Положение об отделе руководства организации

Положения о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) закрепляют распределение «ролей» и функций между подразделениями внутри одной организации. Они не являются обязательным документом с точки зрения трудового законодательства, но помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством. В статье для вас будет представлен пошаговый алгоритм для разработки положения о структурном подразделении.

Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Этапы разработки Положения о кадровой службе

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.

Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.

2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.

3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого – ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.

5. Согласование и подписание документа.

Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.

Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.

0

В зависимости от масштабов и специфики деятельности организации, ее отраслевой принадлежности и особенностей управления, требований законодательства и иных факторов в организации могут создаваться структурные подразделения. Такие подразделения могут создаваться как внутри организации (например, отделы, службы, управления и т.д.), так и быть обособленными подразделениями. К последним относятся в том числе филиалы и представительства.

А нужно ли разрабатывать положения о структурных подразделениях и как их составлять, расскажем в нашей консультации.

Обязательно ли Положение о структурных подразделениях организации?

Обязательность утверждения Положения о структурном подразделении зависит от вида такого подразделения.

Например, организация решила создать представительство или филиал. Напомним, что представительство – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). А филиал – это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне места его нахождения и осуществляет все его функции или их часть, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).

Несмотря на то, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, закон указывает, что действуют они на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

А если организация создает новый отдел или организует департамент, нужно ли разрабатывать и утверждать положение о таком структурном подразделении? В этом случае разработка положений отдается на усмотрение самой организации. Однако учитывая, что одними из целей создания структурных подразделений являются совершенствование системы управления и повышение эффективности деятельности организации в целом, разработка таких положений считается целесообразной. Ведь именно в положении можно раскрыть задачи и функции структурного подразделения, его подчиненность и порядок взаимодействия с другими подразделениями и работниками организации, а значит, – создать основу для эффективного функционирования такого подразделения.

Положение о структурном подразделении – образец

Положение о структурном подразделении организации составляется в произвольной форме. Структура Положения о структурном подразделении обычно выглядит так:

• общие положения;
• основные задачи и функции структурного подразделения;
• права и ответственность структурного подразделения;
• взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.

Что касается Положения о филиале, то оно может состоять, в частности, из таких разделов:

• общие положения;
• правовой статус филиала;
• имущество филиала;
• финансово-хозяйственная деятельность филиала;
• управление филиалом;
• контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала;
• бухгалтерский учет и отчетность;
• трудовые отношения в филиале;
• прекращение деятельности филиала.

Порядок разработки Положения о структурном подразделении устанавливается самой организацией и зависит от вида такого подразделения. Если в организации создаются филиал или представительство, для этого потребуется решение общего собрания участников, принятое в общем случае большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников ООО (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Если же речь идет о создании внутреннего структурного подразделения (например, отдела), для этого достаточно решения руководителя организации, если иное не предусмотрено Уставом.

Приведем для Положения о структурном подразделении организации образец его заполнения в случае с отделом бухгалтерии.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Важно помнить, что при приеме на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, указание в трудовом договоре с работником о таком подразделении и месте его нахождения является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Хотя на практике в трудовом договоре с работником указывается и внутреннее структурное подразделение, куда он был принят (например, менеджер в отделе продаж). Соответствующая отметка о подразделении делается и в трудовой книжке.

С Положением о структурном подразделении, в котором трудится работник, он должен быть ознакомлен под роспись при принятии на работу в такое структурное подразделение (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Приложение к постановлению

председателя Думы города Радужный

от 03.11.2015 № 07

Положение 

об организационном отделе аппарата Думы города Радужный

1. Общие положения

1.1. Организационный  отдел   аппарата   Думы  города Радужный (далее также – организационный отдел) создан для  организационного, методического, информационного, технического обеспечения деятельности Думы  города Радужный, председателя Думы города Радужный.

1.2. Организационный  отдел  руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации и федеральными законами, законами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Радужный, муниципальными правовыми актами города Радужный.

1.3. Организационный  отдел   организуется в виде самостоятельного структурного подразделения  аппарата   Думы  города Радужный и возглавляется начальником, назначаемым на должность и освобождаемым от должности председателем Думы города Радужный.

1.4. Организационный  отдел  подчиняется председателю Думы города Радужный и руководителю  аппарата   Думы города Радужный .

1.5. Основной задачей организационного отдела является  организационное, методическое, информационное, техническое  обеспечение деятельности  Думы  города Радужный, председателя Думы города Радужный по реализации их полномочий, предусмотренных действующим законодательством.

1. Функции организационного отдела

В соответствии с возложенными задачами организационный отдел осуществляет следующие функции:

2.1. Организация подготовки проведения заседаний Думы города Радужный, депутатских слушаний, других мероприятий в соответствии с планом работы Думы города Радужный и ее комиссий:

— обеспечивает своевременную и качественную подготовку материалов к заседаниям Думы города Радужный, комиссий, их комплектование и предоставление депутатам;

— организует согласование и экспертизу проектов решений Думы города Радужный по поручению председателя Думы города Радужный в пределах своей компетенции;

—  доводит до сведения депутатов и населения города о времени, месте проведения заседания Думы и предполагаемой повестке дня заседания;

— участвует в заседаниях Думы города Радужный;

2.2. Обеспечение ведения делопроизводства Думы города Радужный, постоянных депутатских комиссий, председателя Думы города Радужный.

2.3. Осуществление надлежащего оформления, рассылки и хранения официальных документов Думы города Радужный, председателя Думы города Радужный.

2.4. Оформление и ведение учета Благодарственных писем и Почетных грамот Думы города и иных наград и почетных званий города Радужный в соответствии с решениями Думы города.

2.5. Организация контроля за полнотой, качеством и сроком исполнения  решений Думы города Радужный, ее комиссий, распоряжений и постановлений председателя Думы города Радужный, протокольных поручений, поручений и предложений, высказанных на заседаниях Думы, постоянных депутатских комиссиях Думы.

2.6. Работа с поступающей в  Думу города Радужный, председателю Думы города Радужный  корреспонденцией:

— ведет учет поступающей корреспонденции, обеспечивает своевременное и правильное ее прохождение;

— рассматривает поступающие в Думу города Радужный, председателю Думы города Радужный документы органов государственной власти, обращения органов местного самоуправления, предприятий и организаций, населения, готовит по этим документам и обращениям справочные и другие необходимые материалы.

2.7. Организация доставки и отправление корреспонденции адресатам.

2.8. Организация приема граждан председателем Думы города Радужный и депутатами Думы города Радужный.

2.9. Осуществление подготовки и  организационного обеспечения мероприятий, семинаров, совещаний, проводимых Думой города Радужный, председателем Думы города Радужный, постоянными депутатскими комиссиями, депутатами  Думы города Радужный. Выполняет работу по реализации замечаний, предложений, рекомендаций, высказанных на данных мероприятиях.

2.10. Регистрация депутатских фракций.

2.11. Обеспечение взаимодействия Думы города Радужный, председателя Думы города Радужный с главой города Радужный, администрацией города Радужный, государственными органами, учреждениями, предприятиями любых форм собственности, населением, общественными организациями, движениями, политическими партиями, средствами массовой информации.

2.12. Участие в подготовке информационно-аналитических материалов о деятельности Думы города Радужный, председателя Думы города Радужный.

2.13. Формирование и обеспечение единой системы делопроизводства, а также сдачи документов Думы города Радужный, председателя Думы города Радужный на архивное хранение.

2.14. Подготовка информации о деятельности Думы города Радужный, председателя Думы города Радужный для размещения на официальном сайте муниципального образования город Радужный.

2.15. Выполнение отдельных поручений председателя Думы  города Радужный, Думы города Радужный.

2.16. Взаимодействие со структурными подразделениями аппарата Думы, председателем Думы города, главой города, администрацией города, Счетной палатой города, органами государственной власти, органами местного самоуправления других муниципальных образований, общественными объединениями, организациями, должностными и иными лицами по вопросам, необходимым для реализации функций организационного отдела.

2.17. Осуществление иных функций в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Радужный, муниципальными правовыми актами города Радужный.

1. Права организационного отдела

Организационный  отдел  имеет право:

3.1. Вносить предложения по вопросам совершенствования деятельности  отдела.

3.2. Запрашивать и получать от органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий всех форм собственности, находящихся на территории города, необходимую информацию и материалы по вопросам, входящим в компетенцию организационного отдела.

3.3. Получать информационное, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности организационного отдела.

3.4. Осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Радужный, муниципальными правовыми актами города Радужный.

1. 4. Обязанности организационного отдела

Организационный отдел при осуществлении своих задач и функций обязан:

4.1. Соблюдать требования действующего законодательства при прохождении муниципальной службы, осуществлении своих задач и функций.

4.2. Поддерживать уровень квалификации работников организационного отдела, необходимый для исполнения должностных обязанностей.

4.3. Соблюдать правила внутреннего распорядка.

4.4. Обеспечивать своевременное и качественное исполнение возложенных на организационный отдел функций.

1. Ответственность

Работники организационного отдела несут ответственность:

5.1. За качество подготовки документов и иных материалов, подготовка которых входит в компетенцию организационного отдела.

5.2. За сохранность документов.

5.3. За разглашение охраняемой действующим законодательством информации.

5.4. За небрежное, халатное отношение к исполнению определенных настоящим Положением и должностными инструкциями  задач и функций.

5.5. За несвоевременное предоставление информации и установленной отчетности.

5.6. Начальник организационного отдела несет персональную ответственность за обеспечение выполнения задач и функций, возложенных на организационный отдел настоящим Положением, специалисты организационного отдела несут ответственность за своевременность и качество исполнения своих функциональных обязанностей.

5.7. Степень и порядок привлечения к ответственности работников организационного отдела устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о труде, с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры о муниципальной службе.

1. Руководство организационного отдела  

6.1. Руководство организационного отдела  осуществляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности председателем Думы города Радужный.

6.2 Начальник организационного  отдела  должен иметь высшее образование и соответствовать квалификационным требованиям для должностей муниципальной службы главной группы, установленным законодательством Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

6.3. Начальник  отдела :

— планирует, организует и контролирует работу организационного  отдела;

— разрабатывает должностные инструкции специалистов организационного  отдела;

— распределяет обязанности между работниками организационного отдела и контролирует их исполнение;

— вносит предложения по подбору и расстановке кадров, предложения о поощрении и дисциплинарной ответственности специалистов организационного отдела;

— согласовывает прием и увольнение работников организационного  отдела ;

— несет персональную ответственность за выполнение возложенных на  организационный отдел  задач и функций, за соответствие законодательству Российской Федерации визируемых документов и подготавливаемых юридическим  отделом  заключений;

— представляет организационный  отдел;

— осуществляет иные функции в соответствии с  законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Радужный, муниципальными правовыми актами города Радужный.

6.4. Начальник  отдела  вправе делегировать отдельные, предоставляемые ему полномочия работникам организационного  отдела.

6.5. В случае временного отсутствия начальника организационного  отдела , в том числе по болезни, командировки, отпуска, его полномочия осуществляет один из специалистов организационного  отдела , на основании распоряжения председателя Думы города Радужный.

1. Заключительные положения

7.1. Права, должностные обязанности, ответственность, условия труда и социальные гарантии работников организационного отдела определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Радужный, муниципальными правовыми актами города Радужный.

7.2. Деятельность организационного отдела не может быть приостановлена в связи с роспуском Думы города Радужный.

7.3. Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение осуществляется путем принятия соответствующего правового акта председателя Думы города Радужный.

7.4. Деятельность организационного отдела аппарата Думы города в части, не урегулированной настоящим Положением, регулируется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Радужный, Регламентом Думы города, правовыми актами Думы и председателя Думы города.

_____________________________________________