Правила делового общения с руководством

В IT-компаниях руководители проводят регулярные встречи с сотрудниками — их называют 1-to-1. На таких встречах руководитель обычно уточняет задачи, подсвечивает стороны, которые нужно улучшить в работе. А сотрудник часто… боится. Ведь это же руководитель! А вдруг на встрече он скажет что-то страшное или неприятное?

Я работал в одной компании, где «ван-ту-ваны» проводились примерно раз в месяц. Руководитель в этой компании часто был на взводе, залетал на встречу «с ноги», бывал откровенен и грубоват. Со временем я начал бояться этих встреч: казалось, что он точно уволит меня на одной из них.

От этого страха я вошёл в странный цикл: начал отменять и переносить «ван-ту-ваны». Как-то встреч не было три месяца подряд: я каждую неделю двигал их или отменял, часто по надуманным поводам. Но стресс не ослабевал, а усиливался. Казалось, что чем дольше мы не встречаемся, тем вероятнее встреча закончится скандалом.

Не в силах терпеть постоянный страх, я пришёл к коллегам за помощью. Они дали несколько советов, как вести себя на «ван-ту-ване». Я провёл встречу хорошо — и больше не боялся.

Сергей Король, редактор

Не скрывайте страх

Бывает, что общаться с руководителем страшновато. Мало ли зачем он позвал? Если вы боитесь разговора, смело начните его, показывая страх. Например:

«Жень, у меня мало опыта на „ван-ту-ванах“. У нас отличная коммуникация, но я немного опасаюсь таких встреч, не знаю, что меня ждёт и как правильно себя вести. Буду рада, если ты поможешь».

Руководитель просто улыбнётся, пошутит — и страх как рукой снимет. Вы убедитесь, что «ван-ту-ван» — это не экзамен, вам не нужно отчитываться и «держать удар». Это просто дружеский разговор, диагностика вашего общения.

Подготовьтесь к критике

Есть вероятность, что на встрече руководитель будет подсвечивать места, которые нужно подтянуть в работе. Слушать критику, даже спокойную и дружескую, неприятно. Вот как подготовиться к ней.

Попросите покритиковать. Прямо так и скажите:

«Жень, я буду рад, если ты покритикуешь мою работу. Что мне стоит подтянуть, что мешает расти дальше?»

Руководитель поймёт, что вы спокойно относитесь к критике. Более того, активная просьба дать честную обратную связь часто приводит к тому, что критикуют меньше.

Принимайте критику спокойно. Дайте руководителю высказаться, не перебивайте. Важно не пытаться оправдываться за каждый пункт, а спокойно выслушать. Полезно взять с собой на встречу блокнот или на созвоне сказать: «Я буду делать небольшие заметки для себя». Критика — это важно, нельзя потерять или забыть её.

Обещайте вернуться. Критика должна привести к действиям. Поэтому стоит заявить:

«Большое спасибо. Я всё записал. Подумаю о каждом пункте и вернусь с практическим решением».

Полезно написать после встречи «митинг ноутс», где каждый пункт критики превращается в задачку со сроком реализации. Не обязательно делать это через пять минут после «ван-ту-вана», но желательно — в тот же или на следующий день.

Задавайте вопросы

Встреча с руководителем — это спокойный разговор на равных. Смело задавайте вопросы о том, что вас волнует. Вот о чём полезно спрашивать:

— Как идут дела у компании и подразделения? Насколько хорошо мы все вместе работаем?

— Какие изменения нас ждут в ближайшее время? Какие новые проекты появятся?

— Над какой важной задачей работает сейчас руководитель? Как ему можно помочь? Что вообще его волнует, как дела?

Отдельный блок вопросов касается вашего будущего в компании:

— Как вырасти в ответственности, задачах, зарплате? Что важно сделать, над чем поработать, чтобы стать лучше?

— Какие «блокеры» мешают вам в карьерном росте? Что со своей стороны видит руководитель, что посоветует?

Кроме того, на «ван-ту-ване» можно аккуратно критиковать коллег. Но важно не жаловаться, а преподносить проблему как кейс и спрашивать совета. Например:

«Слушай, у меня вот такая ситуация с коллегой приключилась. Я очень хотела сдать проект в срок, мы же на стендапе обсуждали, что запускаемся строго 20-го. Но один из коллег меня словно проигнорировал, он был занят другим вопросом. В итоге релизились 25-го и едва успели. Подскажи, как правильно тут поступить? Может, нам устроить ретро и обсудить это? Как бы ты себя вела, если бы коллега задерживал?»

В целом чем больше вопросов вы задаёте и чем больше «ван-ту-ван» похож на диалог, тем менее страшно.

Вкратце

— Руководитель — это не суровый преподаватель, а капитан корабля. Это опытный и умный человек, у которого стоит смело просить критики и совета.

— На встрече с руководителем дайте понять, что вы готовы к критике и хотите с её помощью стать лучше. Это покажет вас зрелой личностью и поможет завоевать доверие руководителя.

— Ведите конспект встречи и присылайте список того, о чём говорили и что нужно сделать.

— Смело задавайте вопросы: о компании, проектах, работе, себе.

Начальник — обычный человек, который просто выше вас по должности. При этом, ему тоже хочется общения и хорошего отношения. Мы расскажем о том, как взаимодействовать с начальником, чтобы выстроить отличные отношения.

Обратите внимание на особенности взаимодействия босса с вами

Вам нужно общаться с начальником так же, как и он с вами. Если общение идет напрямую, то периодически разговаривайте с ним. Если он использует телефон, электронную почту или мессенджеры, это негативный момент.

Очень важно общаться с начальником так, как он привык. Если он посылает все задачи на почту или мессенджер, а вы просто начнете разговаривать с ним в жизни, это плохо скажется на вашем общении. Если фирма большая, не исключено, что начальник попросту не знает, кто вы. Это усугубит отношения между вами.

Подбираться к начальнику нужно постепенно. В несколько этапов. Если сразу начать с разговора, это может крайне негативно на вас повлиять.

Подбирайте нужное время для общения

Если вам нужно обсудить с начальником какую-то важную деталь, советуем правильно подбирать для этого место и время. Обратите внимание на настроение начальника. И то, нет ли у него в задачах какой-нибудь важной встречи или мероприятия.

Если он свободен и у него прекрасное настроение, это положительный момент. Он приведет к тому, что вы сможете успешно обсудить нужный вопрос. И, скорее всего, начальник пойдет вам на встречу. Если вы, конечно, не предлагаете что-то неординарное. То, что может плохо на вас повлиять.

Делитесь с начальником только достоверной информацией

Старайтесь всегда говорить начальству правду. Как минимум, в том, что касается работы. Не нужно преувеличивать свои заслуги, если оказывается, что они не столь большие.

Не стоит давать дезинформацию. Однажды начальник узнает, что вы пытались ему соврать. И эта ситуация крайне негативно на него повлияет. Приведет к тому, что к вам будет утрачено доверие. А вернуть его будет довольно проблематично. Поэтому лучше сразу говорить правду.

Поставьте себя на место начальника

Старайтесь в любой ситуации ставить себя на место босса. Думайте о том, что будет выгодно ему.

Учитывайте, что начальника интересует только одно — его собственное благосостояние. На подсознательном уровне ему абсолютно безразличны судьбы сотрудников. Поэтому, когда вы что-то просите, объясняйте, почему боссу это тоже будет выгодно.

Например, не стоит без причины просить повышения. Объясните, что боссу это будет выгодно, например, увеличением ваших обязанностей. И положительными показателями, которые вы принесете определенной компании.

Учитесь общаться с начальством у наиболее успешных работников компании

Наверняка в вашей компании есть успешные сотрудники. Те, которые находятся у начальника на хорошем счету. Вам необходимо проследить за ними. Обратить внимание на то, какие приемы они используют при взаимодействии с начальником. Если они, например, сначала спрашивают у него по интернету, можно ли поговорить, это положительный момент. Он позволит отлично справиться с поставленной задачей.

Следите за языком своего тела

Крайне важно следить за языком своего тела. У вас не должна быть опущена голова. Руки не должны быть скрещены. Вы не должны нервничать и перебирать какой-то предмет.

Вы должны быть расслабленны. Каждая мышца тела должна говорить об этом. Очень важно смотреть в глаза и сохранять контакт. В этом случае начальник будет проще вам доверять. И вы сможете легче справиться с задачей.

Следите за разговором

Во время диалога с боссом вы должны быть спокойны. Чрезмерная эмоциональность крайне негативно на вас повлияет. Держите себя в руках даже в том случае, если вас осуждают. Или говорят вещи, которые вам не нравятся. Негативная реакция с вашей стороны может плохо на вас повлиять.

В любом диалоге с боссом нужно быть уважительным. Не позволяйте себе прерывать начальника. Не повышайте на него голос. И ни в коем случае не кричите. Это повлияет на вас крайне негативным образом. Приведет к тому, что ситуация выйдет из-под контроля. Вы можете спровоцировать босса на самые негативные шаги. В том числе, ваше увольнение. Это может негативно на вас сказаться.

Разузнайте о начальнике побольше

Постарайтесь повзаимодействовать с начальником. Узнайте про его детей. Про его увлечения, интересы и так далее. Крайне важно выяснить особенности жизни начальника. Их вы в будущем сможете вставлять в разговор. Чтобы наладить общение. И успешно повзаимодействовать с ним.

Поговорите о предпочтениях начальника с другими людьми. Когда будете говорить с боссом, давайте высказаться ему. Вы сможете справиться с поставленной задачей. И с легкостью заинтересуете человека. Ведь все любят говорить о том, что интересно именно им.

Вам нужно научиться слушать. Как только удастся вывести босса на рассказ о себе, это положительно на вас скажется. Он приведет к тому, что ситуация положительно на вас повлияет и босс начнет активно разговаривать. Вы сможете эффективно наладить контакт.

Делайте упор на позитив

Старайтесь быть позитивным при общении с боссом. Ищите любую возможность, чтобы поднять человеку настроение. Для этого крайне важно позитивно мыслить. И ни при каких обстоятельствах не унывать. В этом случае получится выстроить общение с начальником.

Не подходите к боссу, когда он злой

Когда начальник не в настроении, с ним лучше не разговаривать. Сидеть в офисе, как говорится, «тише воды, ниже травы». Ни в коем случае не нужно подходить с вопросами и разговорами, когда он пребывает в ужасном настроении. Он может крайне негативно на вас повлиять. Накричать. Что спровоцирует ссору.

Спрашивайте у начальника

Периодически начальнику нужно задавать вопросы. Даже если кажется, что они глупые. Учитывайте, что ситуация может крайне негативно на вас повлиять, если вы ничего не спросите. Босс подумает, что вам его слова не интересны.

Если всегда задавать вопросы, начальник не будет думать, что вы глупый. Наоборот, он заметит, что вы проявляете интерес. А значит на вас можно полагаться.

При этом, вопросы нужно задавать аккуратно. Если на планерке босс что-то сказал, а вы прослушали, подошли к нему и спросили то же самое, это будет воспринято с негативном. Начальника разозлит ваша невнимательность. И то, что вы отказывались его слушать. Подобного лучше не допускать, поскольку ситуация крайне негативно на вас повлияет.

Не фамильярничайте

Если вам удалось сдружиться с боссом, то помните об иерархии и субординации. Нельзя фамильярничать. Особенно при сотрудниках.

Фамильярность может негативно на вас повлиять. Вы как подружились с начальником, так можете и лишиться его расположения. Поэтому субординацию нужно соблюдать всегда. Иначе это может крайне негативно на вас повлиять.

Уважительно общайтесь с начальником

Если подружитесь, то в личных беседах продолжайте уважительно относиться к собеседнику. Не думайте, что босс теперь ваш друг. Начальник, если видит надменное поведение сотрудника, может очень быстро его осадить. И оттолкнуть от себя.

При общении важно помнить, что вы являетесь подчиненным. И вести себя нужно соответствующе. Вы можете шутить вместе с начальником, а не над ним. Ни в коем случае нельзя его подстебывать, обманывать, смеяться над ним. Как в лицо, так и за глаза.

Подобного поведения начальники не терпят. Босс быстро лишит вас всех привилегий и даже могут уволить. Поэтому до подобного лучше не доводить.

Делайте подарки на праздники

На каждый праздник поздравляйте начальство от себя. Дарите боссу личный подарок на день рождения, новый год, 8 марта (если это женщина) или 23 февраля (если мужчина). В этом случае начальнику будет очень приятно. Он начнет относиться к вам еще лучше. И вы укрепите отношения.

Крайне рекомендуем попробовать эту методику. Она позволит растрогать начальника.

Старайтесь в целом вести себя с боссом по-человечески. Помните, что начальник — обычный человек, который просто хочет хорошего отношения. Если давать ему это, то вы будете отлично себя чувствовать.

В общении имеется ряд таких положений, следуя которым можно в значительной степени облегчить деловое общение, повысить его эффективность и избежать промахов в процессе взаимодействия с другими в бизнесе. Эти правила применимы к отдельным видам делового общения: «сверху-вниз» (руководитель — подчиненный), «снизу-вверх» (подчиненный — руководитель) и «по горизонтали» (сотрудник — сотрудник).

Деловое общение «сверху-вниз»

Искусство и успех делового общения во многом определяются теми нормами и принципами, которые использует руководитель по отношению к своим подчиненным: какое поведение на службе приемлемо, а какое — нет. Эти нормы касаются прежде всего того, как и на основе чего отдаются распоряжения в процессе управления, в чем выражается служебная дисциплина, определяющая деловое общение. Без соблюдения этики делового общения между руководителем и подчиненным большинство людей чувствуют себя в коллективе дискомфортно, нравственно незащищенными. Отношение руководителя к подчиненным влияет на весь характер делового общения, во многом определяет его нравственно-психологический климат. Именно на этом уровне формируются в первую очередь эталоны и образцы поведения. Отметим некоторые из них.

• Если сотрудник не выполнил вашего распоряжения, необходимо дать ему понять, что вам известно об этом, иначе он может решить, что провел вас. Более того, если руководитель не сделал подчиненному соответствующего замечания, то он просто не выполняет своих обязанностей.
• Критикуйте действия и поступки, а не личность человека.
• Никогда не советуйте подчиненному, как поступать в личных делах. Если совет поможет, вас скорее всего не поблагодарят. Если не поможет — на вас придется вся ответственность.
• Никогда не давайте сотрудникам возможности заметить, что вы не владеете ситуацией, если вы хотите сохранить их уважение.
• Соблюдайте принцип распределительной справедливости: чем больше заслуги, тем больше должно быть вознаграждение.
• Поощряйте свой коллектив даже в том случае, если успех достигнут главным образом благодаря успехам самого руководителя.
• Укрепляйте у подчиненного чувство собственного достоинства. Хорошо выполненная работа заслуживает не только материального, но и морального поощрения. Не ленитесь лишний раз похвалить сотрудника.
• Защищайте своих подчиненных и будьте им преданными.
• Выбирайте правильную форму распоряжения, учитывая прежде всего два фактора: (1) ситуацию, наличие времени для нюансов, (2) личность подчиненного — кто перед вами, добросовестный и квалифицированный работник или человек, которого нужно подталкивать на каждом шагу. В зависимости от этого следует выбирать и этически наиболее приемлемые нормы поведения и формы распоряжения.

Формами распоряжения могут быть: приказ, просьба, запрос и так называемый «доброволец». Приказ чаще всего следует использовать в чрезвычайной ситуации, а также в отношении недобросовестных сотрудников. Просьба используется в том случае, если ситуация рядовая, а отношение между руководителем и подчиненным основано на доверии и доброжелательности. Такая форма позволяет сотруднику высказать свое мнение на проблему в том случае, если она по каким-либо причинам не может быть решена. А если соответствующим образом произнести фразу, то у сотрудника не возникнет никакого сомнения, что это приказ. Вопрос лучше применять в тех случаях, когда вы хотите вызвать обсуждение, как лучше сделать работу или подтолкнуть сотрудника к тому, чтобы он взял инициативу на себя. «Есть ли смысл заняться этим?», «Как мы должны это сделать?». При этом сотрудники должны быть инициативными и достаточно квалифицированными. В противном случае некоторые могут воспринять ваш вопрос как проявление слабости и некомпетентности.

Этика делового общения «снизу-вверх»

Знать, как следует обращаться и относиться к своему руководителю, не менее важно, чем то, какие требования следует предъявлять к своим подчиненным. Без этого трудно найти общий язык и с начальником, и с подчиненными. Используя те или иные нормы, можно привлечь руководителя на свою сторону, сделать своим союзником, но можно и настроить его против себя, сделать своим недоброжелателем.

Вот несколько необходимых этических норм и принципов, которые можно использовать в деловом общении с руководителем.

• Старайтесь помогать руководителю в создании в коллективе доброжелательной нравственной атмосферы, упрочении справедливых отношений. Помните, что ваш руководитель нуждается в этом в первую очередь.
• Не пытайтесь навязывать руководителю свою точку зрения или командовать им. Высказывайте ваши предложения или замечания тактично и вежливо. Вы не можете ему прямо что-то приказать, но можете сказать: «Как вы отнесетесь к тому, если бы…?» и т.д.
• Не разговаривайте с начальником категорическим тоном, не говорите всегда только «да» или только «нет». Вечно поддакивающий сотрудник надоедает и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит «нет», служит постоянным раздражителем.
• Будьте преданы и надежны, но не будьте подхалимом. Имейте свой характер и принципы. На человека, который не имеет устойчивого характера и твердых принципов, нельзя положиться, его поступки нельзя предвидеть.
• Не стоит обращаться за помощью, советом, предложением и т.д. «через голову», сразу к руководителю вашего руководителя, за исключением экстренных случаев. В противном случае ваше поведение может быть расценено как неуважение или пренебрежение к мнению начальника или как сомнение в его компетентности. В любом случае ваш непосредственный руководитель в этом случае теряет авторитет и достоинство.
• Если вас наделили ответственностью, деликатно поднимите вопрос и о ваших правах. Помните, что ответственность не может быть реализована без соответствующей степени свободы действий.

Этика делового общения «по горизонтали»

Применительно к коллегам-управляющим следует иметь в виду, что найти верный тон и приемлемые нормы делового общения с равными по статусу сотрудниками из других подразделений — дело весьма непростое. Особенно если речь идет об общении и отношениях внутри одной организации. В этом случае они нередко являются соперниками в борьбе за успех и продвижение по службе. В то же самое время это люди, которые вместе с вами принадлежат к команде общего управляющего. В рассматриваемом случае участники делового общения должны чувствовать себя равными по отношению друг к другу.

Вот несколько принципов этики делового общения между коллегами.

• Попытайтесь достичь четкого разделения прав и ответственности в выполнении общей работы.
• Если круг ваших обязанностей пересекается с кругом обязанностей ваших коллег, это весьма опасная ситуация. Если управляющий не разграничивает ваши обязанности и ответственность от других, попытайтесь сделать это сами.
• Не давайте обещаний, которые вы не сможете выполнить. Не преувеличивайте свою значимость и деловых возможностей. Если они не оправдаются, вам будет неудобно, даже если на это были объективные причины.
• Не лезьте человеку в душу. На работе не принято спрашивать о личных делах, а тем более проблемах.
• Не старайтесь показаться лучше, умнее, интереснее, чем вы есть на самом деле. Рано или поздно все равно все выплывет наружу и встанет на свои места.
• Рассматривайте вашего коллегу как личность, которую следует уважать саму по себе, а не как средство для достижения ваших собственных целей.

***

Этические нормативы делового общения и поведения должны описывать общую систему и правила, которых, по мнению организации, должны придерживаться ее работники. Эти нормативы разрабатываются с целью улучшить деловое общение на различных уровнях и в разных сферах деятельности организации. Цель их создания — установление нормальной атмосферы и определение этических рекомендаций при принятии решений. Каждое предприятие, если оно дорожит своей репутацией, будет стремиться к тому, чтобы утвердить у себя стандарты этики делового общения, являющейся важным компонентом бизнеса.

• 

  

  Катарина Карасева

  Старший менеджер по развитию бренда работодателя и
  внутренним коммуникациям OBI Россия

  

  

  Ирина Бебешина

  Бизнес-партнер по управлению персоналом Департамента
  ИТ

• 

  

  Дмитрий Попов

  руководитель направления внутренних коммуникаций,
  АльфаСтрахование

  

  

  Анаит Говорина

  директор департамента по работе с персоналом, ЛК
  «Европлан»

• 

  

  Полина Лаптева

  руководитель отдела внутренних коммуникаций, Skyeng

  

  

  Алексей Алексапольский

  Руководитель проекта по развитию персонала

Я и мои коллеги уделяем полное внимание всем тестовым проектам.

Алексей Клочков
,
основатель Happy Inc.

Тестовое исследование бесплатно!

Подробнее