Правила работы кассира на кассе в магазине инструкция

Дата публикации: 2017-12-11

Дата изменения: 2023-04-13

Как работать на кассе: инструкция для кассира

Инструкция для кассиров торговых предприятий – как работать на кассе, что входит в список основных трудовых обязанностей, как проводить расчетные операции.

Согласно положениям 54-ФЗ все организации и предприниматели, осуществляющие розничную торговлю и оказание услуг, обязаны использовать современные модели ККТ для проведения расчетных операций. Многие устройства, установленные в точках продаж, имеют интуитивно понятный и привычный для постоянных пользователей интерфейс. Однако начинающие и еще неопытные кассиры могут испытать трудности при эксплуатации кассовых аппаратов. Если вы или ваш персонал еще не имеете представления, как работать на кассе, предлагаем для начала изучить алгоритм действий и основные нюансы использования оборудования, а уже потом проходить обучение у специалистов ТД «РОКАС».

Основные трудовые обязанности кассира

Каждый сотрудник должен выполнять свои обязанности в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией и общими правилами работы с ККТ. В перечень обязанностей, связанных с обслуживанием в кассовой зоне, относится:

• Проведение денежных операций и выдача чеков каждому покупателю;
• Прием наличных средств и выдача сдачи;
• Точное определение подлинности купюр;
• Проведение оплаты с помощью электронных средств (например, банковских или кредитных карт);
• Контроль и учет наличных купюр в денежном ящике;
• Ведение кассовой отчетности, оформление документов;
• Инкассация денег и их передача инкассатору.

Кассир постоянно контактирует с клиентами, контролирует процесс оплаты товаров и услуг, а также применяет оборудование в кассовой зоне. Чтобы поддерживать высокую скорость и уровень качества обслуживания посетителей, сотрудник должен в совершенстве владеть навыками управления кассовой техникой и хорошо ориентироваться во всех доступных функциях.

Подготовка к работе

Если в основные обязанности сотрудника входит обслуживание покупателей на кассе, то ему необходимо заранее прибыть на рабочее место для своевременного запуска оборудования, проверки его работоспособности, а также устранения возможных неполадок.

Перед началом смены работник должен получить бумагу для печати фискальных документов, монеты и купюры, ключи от денежного ящика (при его наличии). Факт выдачи кассиру денежных средств и сдачи им денег ответственному сотруднику фиксируется в специальном журнале (форма КО-5).

Расчётные операции

Для начала работы на кассе потребуется открыть смену и создать отчет, который в автоматическом режиме отправится оператору фискальных данных. Документ о закрытии смены может быть сформирован в течение 24 часов, том числе на следующий рабочий день. Если не успеть вовремя закрыть текущую смену, то ФН перестанет формировать фискальный признак в чеке, и все расчетные операции станут незаконными.

Вместе с закрытием смены необходимо сформировать документ с данными о состоянии счетчиков, в котором должна содержаться следующая информация:

• Суммы, проведенные через кассу безналичным и наличным путем;
• Число операций прихода, расхода, возврата и сумма по каждой из них;
• Состояние обмена данными с ОФД.

Чтобы сформировать чек в момент купли-продажи и оплаты, кассиру необходимо:

• Внести данные о товаре/услуге в программы вручную или с помощью сканера штрих-кода;
• Озвучить клиенту сумму покупки, отразившуюся на мониторе или дисплее кассы;
• Принять денежные средства или банковскую карточку;
• Назвать сумму сдачи и выдать ее клиенту, если расчет происходит наличными;
• Распечатать чек и передать его покупателю.

Если клиенту потребуется электронный чек, то его можно отправить на e-mail или по мобильному номеру. Дополнительно кассовая техника позволяет формировать следующие фискальные документы:

• бланк коррекции. Он необходим в случае поломки ККТ, перебоев с интернетом и выявления ошибок. Бланк создается, если продажи длительное время велись без обмена данными с ОФД и налоговой;
• бланк возврата. Документ нужен, если необходимо вернуть покупателю ранее оплаченную сумму.

Для авансовых платежей создается чековый документ с признаком «Аванс». В дальнейшем при оплате всей суммы покупки, необходим реквизит «Полная оплата».

Полезная памятка для кассира

Если вы хотите гарантированно избежать штрафных санкций и лишних проверок, вам нужно организовать процесс расчета покупателей в соответствии с действующим законом. Кроме того, потребуются знания в сфере урегулирования споров и навыки оформления возврата товаров и денежных средств.

Каждый кассир после приема в штат должен пройти полноценное обучение работе с кассовым аппаратом и получить на руки должностную инструкцию. Сотрудник не может допустить присутствия у кассы третьих лиц и оставить свое рабочее место без присмотра, при этом он должен следить за своевременностью замены чековой ленты и выполнять полный перечень операций с кассовым оборудованием. Каждый кассир несет ответственность за денежные средства (недостачу, излишки), а также отвечает за работоспособность техники. В случае поломки или незначительного сбоя, сотрудник должен незамедлительно сообщить об этом руководству.

Полноценно научиться работать с оборудованием с нуля достаточно легко. Опытные и квалифицированные специалисты ТД «РОКАС» готовы обучить вас и ваш персонал использованию ККТ и сопутствующего ПО. К нам могут обратиться клиенты из любых городов: Ростов-на-Дону, Краснодар, Астрахань, Волгоград, Майкоп, Элиста, Каменск Шахтинский, Новочеркасск, Таганрог, Шахты и т.д.

Касса в аренду

Скидки

54 ФЗ. Онлайн-кассы.

ЕГАИС
Торговля крепким алкоголем

Ветис Меркурий
Ветеринарный надзор

ЭДО
Электронный документооборот

Маркировка товара

Недавно вступили в силу поправки к Федеральному Закону №54. Теперь все организации, осуществляющие розничную торговлю и оказание услуг (за исключением короткого списка), должны осуществлять расчёт на обновленных KKТ. 

Большинство этих организаций еще не сталкивались с онлайн-кассами и у сотрудников в процессе торговли, возникает множество вопросов по тому или иному рабочему процессу. В этой статье мы расскажем, как переключиться на новый режим работы и подробно разберём такие важные операции как: продажа, возврат, реализация алкоголя и взаимодействие с ЕГАИС.

Как совершать кассовые операции на разных видах KKM

Порядок работы за KKM различается в зависимости от модели кассы. Часть из них имеет понятный интуитивный интерфейс, другие более сложны в обращении и для работы на них требуются стартовая подготовка, либо повышение квалификации. Далее мы опишем модели таких машин, а также дадим пошаговый план по работе с таким оборудованием.

Смарт-терминалы

В число новейших «умных» касс входят такие, как Эвотор, MSPOS-Т-Ф, Атол Сигма 10, Вики Мини. Это не просто кассы, а многоплановое, высокопродуктивное устройство, сочетающее в себе сенсорный экран, печатающее устройство и микрокомпьютер. Отдельно взятые модели укомплектованы дополнительным оборудованием в виде картридера и покупательского экрана. Данные KKM могут функционировать почти сразу после активации, а собственник KKT имеет возможность лично наладить имеющиеся функции под потребности предприятия.  

Изготовители новых KKM предусмотрели, чтобы индивидуальные предприниматели имели возможность удаленного доступа к работающему устройству, войдя через личный кабинет на портале компании производителя. 

Благодаря такой возможности, владелец бизнеса может при наличии интернет соединения, отслеживать любые, совершаемые на KKM операции, находясь в любой точке земного шара.

Также регистрация личного кабинета даёт такие преимущества как:

• Доступ к информации о любом совершаемом на KKM действии в режиме реального времени.

• Получение поэтапных отчётов за любое выбранное время, будь то несколько часов или год.

• Предоставление информации о совершенных торговых сделках отдельной кассы, либо определённого работника. 

• Возможность удалённого контроля начала и окончания рабочего дня, активности в течение смены, количества денежных средств в кассе.

• Контроль складских остатков и наличия продукции с подходящим сроком годности, а также пересорта, либо нехватки определённых позиций из каталога.

• Контроль своевременной пересылки сопровождающей документации.

• Формирование и выпуск товарного каталога, изменение неправильно заведённых строк.

• Ступени доступа для сотрудников в зависимости от занимаемой должности.

Кассы такого типа имеют большую популярность в силу бюджетной цены, отсутствия сложностей в использовании, и способности наладить торговый процесс без дополнительных финансовых вливаний.

Автономные кассовые машины 

Данный вид устройств знаком большинству владельцев торговых розничных точек. Представляет собой кнопочную кассу, видоизменённую и дополненную накопителем памяти и модулями выхода в интернет для отправки кодированной информации оператору фискальных данных.

Среди таких KKM: Атол 90Ф, Меркурий 115Ф, Меркурий 185Ф, Штрих Элвес МФ.

Большое количество владельцев малого и среднего бизнеса уже много лет используют данные модели кассовых аппаратов. Поэтому, когда вышел новый законопроект, предполагающий обязательный переход на онлайн-кассы, они предпочли покупке нового непроверенного оборудования, модернизацию уже имеющихся моделей. 

Такой вид KKТ будет удобен для осуществления торговли в некрупных пунктах розничных продаж, где базовый каталог продукции составляет около 1100 наименований и не предполагает большого покупательского потока.  

Для магазинов с широким ассортиментом и большой посещаемостью использование такой KKT экономически не выгодно.

Потому как внесение информации о товаре на таких устройствах осуществляется вручную, что отнимает много времени, а коды на отдельные товарные позиции придётся записывать, либо запоминать.

 К тому же, начиная с 2021 года, на итоговом чеке в обязательном порядке будет необходимо прописывать информацию о каждой реализованной позиции. На данный момент такая функция присутствует только в современных кассах, на которых установлено необходимое программное обеспечение.

POS-система

Это кассовая система, включающая в себя фискальный регистратор, процессор с экраном (либо моноблок), устройство для считывания штрих-кодов, маркировки и QR-кодов, взвешивающее устройство, ящик для хранения купюр, терминал для безналичного расчёта.

Установку и наладку данного вида систем обычно осуществляют организации, производящие и поставляющие оборудование, либо специалисты сервисных центров и центров технического обслуживания. Сотрудники, осуществляющие работу за POS-системой должны пройти обучающий тренинг, либо курсы переквалификации.

Данная KKТ была разработана для автоматизации крупных торговых точек, а также розничных сетей, нацеленных на обслуживание большого количества клиентов и товарооборота. Такие системы оснащены программным обеспечением, предназначенным для быстрого оприходования и учета товарной номенклатуры. Вы без усилий сможете контролировать поступление, остатки, реализацию по каждой позиции, полученную прибыль, расчёты с партнёрами и многое другое. Каждое действие фиксируется в соответствующей программе.

Приоритетной задачей изготовителей POS-систем и составителей сопутствующего программного обеспечения, является увеличение общей прибыли, благодаря увеличению скорости обслуживания клиентов, что позволяет увеличить количество покупательского потока.

Принципы и этапы работы с автономными кассовыми машинами

Разберём поэтапно осуществление кассовых операций на примере KKT Атол 90ф. Эта недорогая кассовая машина чаще всего устанавливается в некрупных розничных торговых точках, с маленькой базой товарной номенклатуры. Сопряжение с ЕГАИС налаживает сотрудник отдела технического обслуживания.

Этапы работы на KKM Атол 90ф.

Установка чековой ленты. Поднимите крышку принтера, и установите катушку с бумагой так, чтобы лента шла из-под рулона, опустите крышку принтера. 

Включение. Активируйте кассовый аппарат, удерживая кнопку [PE], пока не раздастся звуковой сигнал.

Добавление товарной базы. В тех случаях, когда организация осуществляет реализацию товаров или услуг по зафиксированной цене, существует возможность записать на устройство наименование и стоимость продукции. Когда цена не постоянна, лучше завести в базу только название. 

Открытие смены. Это основная программная операция, осуществляется стандартной последовательностью кнопок. Для этого на включённой кассе введите следующую комбинацию: 1-3-0-ИТ(2 раза). После того, как на дисплее высветится [0000], устройство распечатает X-отчёт.

Реализация товара за наличную оплату. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для вывода итогового чека нажмите кнопку [ИТ].

Возврат. Перед тем как начать оформлять возврат товара проверьте, чтобы на текущей смене было реализовано товара на сумму, не меньше суммы возврата. Дважды нажмите кнопку [X], затем [BB] и введите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, дважды нажмите [BB] и один раз [ИТ]. Для возврата к функции реализации товара, нажмите кнопку [X], а затем [BB].

Безналичный расчёт. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для выпуска итогового чека нажмите [ПС], а затем [00].

Закрытие смены. Для завершения смены нажмите следующую последовательность: [PE]→[3]→[3]→[0]→[ИТ]→[2]. В выпущенном отчёте отражено: сумма поступивших за день наличных и безналичных средств, сколько фискальных документов создано и перенаправлено оператору фискальных данных. Когда касса выпустит Z-отчёт, нажмите кнопку [PE].

Выключение кассовой машины. Удерживайте кнопку [C], до того момента пока дисплей не погаснет.

Инструкция по работе на смарт-терминалах на примере KKТ «Эвотор»

Производимые компанией «Эвотор», KKT оснащены сенсорным дисплеем и дополнительными разъёмами для подсоединения выносных устройств. Также на них можно скачивать приложения и обновления напрямую из магазина Эвотор.

Порядок действия кассира при работе на KKT Эвотор:

Заправка чековой ленты. Поднимите крышку печатающего устройства и установите чековую ленту, чтобы она шла из-под рулона, вытяните ленту за край отсека подачи чеков и опустите крышку до щелчка. 

Активация устройства. Включите вилку устройства в розетку и нажмите на кнопку включения кассы (в зависимости от модели может быть на дне или сбоку). Смена открывается во время первой продажи.

Реализация товара по свободной цене. Нажмите на [Продажи] →[+]→[Товар]→[Свободная цена]→наберите стоимость и количество товара→[В чек]→[К оплате]→введите способ оплаты→введите количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].

Продажа товарной позиции из базы KKM. Продажа]→[+]→[Товар]→ отсканируйте штрих код товара→введите количество→[К оплате]→[Способ оплаты]→количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].

Пересылка информации о покупке по SMS. После того, как отбит весь товар, нажмите [К оплате]→надавите на переключатель [Электронный чек]→ выберите раздел [По SMS]→внесите телефонный номер клиента→отправьте→[Оплатить]. 

Возврат. В основном меню выберите нужный раздел. В случаях, когда у клиента нет чека, выбираете [Без чека]→[+]→[Товар]→в товарной номенклатуре кассы находим необходимую позицию→[К возврату]→тип оплаты, которым он был оплачен→стоимость товара на момент продажи→[Оплатить]. Если чек имеется, то вначале вводим его номер, повторяем шаги, описанные выше, за исключением выбора товара из каталога.

Z-отчёт. Открываем режим администрирования, вводим пароль→[Отчёты]→[Кассовый отчёт]→[Закрыть смену]→После выпуска фискального документа выключаем кассу.

Работа кассира за POS-системой на примере «Атол Ритейл 54»

POS-система «Атол Ритейл 54» создана для оптимизации рабочего времени кассира.

Рабочий комплект, включает в себя: фискальный регистратор Атол 25Ф, клавиатура, POS-компьютер, сетевой блок. Можно доукомплектовать сканером штрих-кода, ящиком для хранения купюр, устройством для взвешивания товаров и др.

Главный элемент данной системы – компьютерный блок, оснащённый экраном, устройство может работать беспрерывно. 

Активация. Для того чтобы перевести систему в рабочее состояние, нажмите на сетевом блоке кнопку [Power]. Активация системы осуществляется на протяжении 5 минут.

Когда программа прогрузится, откроется окно авторизации. Пользователю необходимо ввести свои данные и пароль. 

В программе можно по умолчанию разграничить уровни доступа к устройству. В зависимости от должности, специально для каждого сотрудника прописывается разрешение на совершение определённых кассовых операций, и указываются личные данные каждого, после чего задаётся персональный пароль.

После авторизации логина и пароля, сотруднику открываются разделы в соответствии с заданным владельцем доступом. Для кассира-продавца рекомендуется доступ в разделы, связанные с реализацией товара. Для сотрудника главной кассы возможность открытия и закрытия смены, управляющему аналитику продаж, функции контроля и т.д.

Загрузка товарной номенклатуры. Если на данной кассе еще не осуществлялась реализация товаров, то для ускорения поиска позиций необходимо занести в программу товарную номенклатуру. 

Для этого в главном меню выберите→[Операции]→[Обмен через каталоги]→[OK]. После этого в программу внесутся каталоги товарной номенклатуры и оборудование можно запускать в работу.

В случае необходимости можно добавить позиции в каталог самостоятельно, отсканировав штрих-код товара, либо заполнив все необходимые данные по форме вручную. 

Реализация товара. Для реализации товара: отсканируйте штрих-код→дважды нажмите кнопку [Расчёт]→[Закрыть чек]. В случаях, когда клиент предоставил свои контактные данные, нажимаем [Телефон]→вводим предоставленный номер→если есть электронную почту→KKT выпустит тестовый чек→даём его покупателю для сверки→[Да]. Клиенту должна прийти SMS с подтверждением покупки.

Производитель рекомендует приобретать в комплект к системе 2D сканер штрих-кодов, он считывает не только штрих-коды, но и маркировки с акцизными марками. Сканер штрих-кода позволяет в одно мгновение определять товарную позицию, что существенно ускоряет её поиск и реализацию.

В случаях, когда система не укомплектована сканером штрих-кодов, то отпустить товар можно, найдя реализуемый продукт в каталоге по названию.

Клавиша [Расчёт], используется для выбора необходимого товара. Клавиши [Вверх] и [Вниз] для переключения межу строками. После добавления всех нужных позиций программа покажет сумму покупки→[Расчёт]→тип оплаты наличные средства/безналичный расчёт→Вводим сумму полученную от клиента→[Закрыть чек].

В случаях, когда штрих-код затёрт, либо повреждён, кассир вводит его цифровое обозначение вручную, программа инициирует его в автоматическом режиме и отобразит на монитор название и стоимость. 

Предустановленное ПО Frontol сохраняет данные: 

• про все реализованные товары;

• о совершённых операциях;

• о сформированных отчётах; 

• о возникших ошибках и отменах; 

• о чеках коррекции и возврате позиций;

По этим данным совершается анализ работы сотрудников и отслеживается осуществление продаж на кассе, в магазине или торговой сети.

Взаимодействие KKT с системой ЕГАИС

Для взаимодействия с ЕГАИС необходима установка специализированного программного обеспечения.

Во время прихода алкоголя необходимо сопоставить TTH и оприходовать товар в программе. Разберём процесс на примере 1C

Для этого:

1. Для открытия электронного документа прихода откройте главное меню и выберите [Закупки]→[Входящие TTH]→[Загрузить документы]→когда отразятся новые накладные, в графе поступления напротив необходимой позиции появиться статус→[Требуется оформить].

2. Два раза щёлкните на строку поступление товара и нажмите на [Поступление].

3. Сопоставьте позиции, сверив количество пришедшего товара с количеством, указанным в накладной. В случаях, когда всё совпало, проведите документ и закройте TTH.

4. Перешлите подтверждённый акт в ЕГАИС.

Чтобы прописать розничную стоимость на поставку, выберите в параметрах [Создать на основании] отметьте [цен на основании номенклатуры]. Программное обеспечение сформирует подтверждающий документ, где должны быть указаны название, количество, цена закупки и цена розницы.

Для подтверждения того, что в ЕГАИС поступило согласование TTH, откройте накладную и в левой нижней части монитора откройте протокол обмена. Когда раздел откроется, нажмите на подтверждаемую накладную, а потом [Обработать ответы]. В правой нижней части экрана появится окошко, подтверждающее, что ЕГАИС обработал ответ. 

Когда в TTH отразятся два дополнительных документа: квитанции фиксации и проведения, это будет подтверждением, что позиции из TTH оказались на складе в ЕГАИС и ожидают передачи для выкладки в торговый зал. При реализации они будут списаны из торгового зала, после считывания акцизной марки и оплаты продукции покупателем.

Реализация на кассе алкогольной продукции.

Считайте штрих-код на бутылке, после этого отсканируйте марку. После подтверждения кода в фискальный документ добавится соответствующая позиция. В случае осуществления продажи нескольких одинаковых бутылок, увеличьте их количество вручную, а после этого считайте акцизные  марки с каждой реализуемой бутылки, подтверждённые позиции добавляются в чек.

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования

Согласно обновленному ФЗ № 54 онлайн-касса должна присутствовать в каждой торговой точке. При этом изменились и правила использования кассы, а это значит, что и кассир, и сам предприниматель должны знать особенности и основные принципы ее функционирования. Как же работать на кассе в магазине, чтобы не получить штрафы от ИФНС?

Что такое онлайн-касса и как она работает?

Современная ККМ — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с налоговой в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.

Данная техника оборудована фискальным накопителем для записи и хранения всех платежных сведений и имеет возможность подключения к интернету для беспрерывной отправки данных ОФД.

Чек нового образца стал длиннее и содержит теперь большее количество реквизитов, а также появилась возможность создания его электронной версии для отправки на почту клиента или СМСкой на номер телефона.

Кроме того, исходя из положений закона, аппарат должен отвечать некоторым техническим характеристикам, например иметь встроенные часы, указанный на корпусе заводской номер.

Такой расширенный функционал упростил проверки инспекции, а сам процесс продаж стал более прозрачным.

Схема работы новой техники имеет дополнительные возможности: отправку электронного чека, обновленное ПО и практически автономную работу ФН. Все этапы занимают всего несколько секунд:

1. Клиент вносит оплату наличными или с помощью карты;
2. Эти данные направляются в ФН;
3. Он шифрует информацию, сохраняет ее и пересылает оператору ФД;
4. ОФД выполняет проверку сведений, а затем отправляет их в налоговую;
5. Получив подтверждение, происходит печать чека. Его электронный вид дублируется на e-mail покупателя или его телефон.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

• Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
• Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
• Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
• Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

• Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
• Покупатель передает кассовому работнику оплату
• После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

• Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
• Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
• Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
• Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
• Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
• Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

• «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
• «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
• «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
• «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступили в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появился такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

• Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
• Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
• Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
• Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
• Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
• ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
• ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

• Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
• Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
• Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

• «приход» при обнаружении излишков
• «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ

С появлением онлайн-касс, бизнесменам стало жить немного легче, ведь с них ушел груз оформления самых разных бумаг. Но некоторые все же остались, вот этот список:

• Кассовая книга. В ней необходимо прописать все принятые кассиром деньги, данные о проведенных операциях. Оформлять ее следует по образцу КО-4 в бумажном электронном виде. Не стоит относиться к ней посредственно, ведь если «нагрянет» проверка и сотрудники ФНС не получат ее в должном виде, предпринимателю грозит штраф: ИП – до 5 000 рублей, юрлицам – до 50 000 рублей.
• Приходный и расходный кассовые ордера.

Другие документы, которые необходимы при эксплуатации онлайн-кассы, производятся с помощью кассовых программ. К ним относятся чеки коррекции, возврата и т.д.

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

Речь может идти о таких ситуациях как:

1. Отключение электричества.

В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм. Торговлю в этом случае придется приостановить — поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.

Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков — с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:

• пробить выручку с помощью знакомых нам чеков коррекции;
• уведомить ФНС о вынужденном неприменении онлайн-касс вследствие длительного отключения электричества (с приложением справки или иного документа из Энергосбыта о том, что был сбой в электроснабжении).

Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.

1. Отключение интернета.

Это — самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное — обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства. Поэтому, при обнаружении сбоев в работе интернета кассиру будет не лишне сообщить об этом руководству или ответственным за работу сети сотрудникам.

1. Отказ кассового оборудования (например, в ней программный сбой, она повреждена, на нее что-то пролили и т.д.).

Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение — хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна — прекратить торговлю.

Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года. И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками — аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества. Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально — с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:

• фискализировать принятые суммы с помощью чеков коррекции;
• если произошел массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя, запросить у такого производителя ККТ документацию, подтверждающую возникновение массового сбоя в кассовом оборудовании (и удостоверяющую тот факт, что вины магазина в этом нет);
• направить в ФНС все доступные сведения по возникшей ситуации.

Видео — репортаж о массовом техническом сбое в работе онлайн-касс 17.12.2017 г.:

Но этот способ применим, если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили — рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.

Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.

1. Форс-мажор.

Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета — вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.

В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости — с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.

Если вы не знаете как выполняется регистрация ККТ в налоговой, пошаговая инструкция поможет уяснить алгоритм этой процедуры.

Советуем прочитать статью о нюансах применения контрольно-кассовой техники индивидуальными предпринимателями на разных системах налогообложения.

Какие новшества были использованы в части расчета, оформления и уплаты ЕНВД.

Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф:

Подводим итоги

Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности, прочитавший руководство по эксплуатации и нормативные документы. В обязанности кассира входит принимать от покупателей деньги, оформлять покупки, выдавать сдачу и чеки и не допускать нахождения возле прибора третьих лиц. Индивидуальный предприниматель может работать с кассой самостоятельно, не оформляя никаких дополнительных документов.

В начале дня кассовый аппарат следует включить, распечатав нулевой чек. Если заканчивается лента, необходимо остановить работу, снять старый рулон, опечатать и подписать его и установить новый. Онлайн-кассы — новое поколение устройств, непосредственно взаимодействующее с оператором фискальных данных и таким образом существенно ускоряющее и облегчающее работу продавца.

Купить кассу для офиса

Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.

Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.

Зачем нужна кассовая дисциплина

Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.

Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.

Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.

Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.

Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.

Какие документы нужны для работы с наличными

Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:

1. Приходный кассовый ордер — ПКО.
2. Расходный кассовый ордер — РКО.
3. Кассовая книга.
4. Платежная ведомость.
5. Книга учета кассиром принятых денежных средств.

Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.

Приходный кассовый ордер — ПКО. ПКО подтверждает, что наличные поступили в кассу. Заполняет документ бухгалтер по форме № КО-1, утвержденной Госкомстатом, — указывает номер ордера, дату, кто вносит деньги, основание, сумму цифрами и прописью.

Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.

В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.

Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.

Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.

В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.

Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.

Какие правила нужно знать при работе с документами

Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.

Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.

При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.

В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.

Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.

В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.

Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.

Как принимать наличные

Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.

Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.

Как выдавать деньги

В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.

Кроме того, кассир должен убедиться, что деньги он будет выдавать тому, кто указан в расходном кассовом ордере или в ведомости — платежной или расчетно-платежной. Это значит, что получатель должен предъявить паспорт.

Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.

Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.

Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.

На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:

На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.

Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.

Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.

Лимит остатка кассы

Кроме правил по приему, выдаче и хранению наличных есть еще одно — по соблюдению лимита остатка кассы.

Сумма считается по формулам, приведенным в приложении к Указанию № 3210-У. Их всего две — по объему поступлений денег и по объему выдачи. Организация выбирает, по какой формуле будет считать, и руководитель утверждает рассчитанный лимит приказом.

Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делают это для безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.

Новые организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Так как исходить им не из чего, они берут предполагаемые суммы. Например, только что открытый магазин посуды тоже должен считать лимит остатка кассы по поступлению денег. Основатель магазина предполагает, что его выручка будет около 50 000 Р в день — эту сумму компания и должна взять в качестве основы расчета.

Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то лимит считается равным нулю. То есть любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.

Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.

Расчет лимита кассы по поступлению денег. Формула расчета лимита выглядит так:

Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк

Расчетный период — это число дней, за которые мы берем данные по выручке. Чем период больше, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять период 7 дней, 14 дней, 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые было наиболее характерное, обычное поступление денег. Так лимит будет проще соблюдать.

Период между днями сдачи наличных в банк можно взять не больше 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.

Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают так:

Объем выданных денег (кроме зарплаты) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке

Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.

Как рассчитываться наличными

Лимит для всех одинаковый — 100 000 Р по каждому договору.

Это правило касается не только крупного и среднего бизнеса, но и всех остальных — организаций малого бизнеса и ИП.

Лимит соблюдают компании и ИП, которые рассчитываются между собой. Физлиц и самозанятых это не касается. Например, если человек покупает в магазине диван за 300 000 Р наличными, лимит не действует. Но если этот же диван купит ИП для своего офиса, то наличными он сможет отдать только 100 000 Р, остальное — безналом.

Это правило ввели, чтобы фирмы и ИП меньше рассчитывались наличными, а больше безналом. Налоговой легче контролировать безнал и следить за тем, как организации платят налоги.

Если у договора кончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит сохраняется.

Если разбить один большой договор на несколько маленьких ради соблюдения лимита, налоговая может посчитать такое деление намеренным, объединить договоры и оштрафовать за превышение лимита. Так делать не стоит.

Что делать компаниям с несколькими кассами

У организации или ИП может быть несколько мест, где ведутся расчеты. Например, это может быть несколько магазинов торговой сети или разные платежные терминалы в одном кафе.

Деньги, которые получили в каждом месте, в конце дня нужно сдать либо в кассу организации или ИП — это называется главной кассой, либо в банк. Если деньги сдаются в главную кассу, дальше их передают в банк.

После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, когда рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах. В этом случае остаток в кассе магазина, кафе или торговой точки, даже оставшийся на ночь, может быть равен сумме пробитых чеков новой смены. Давайте разберем на примере.

Закрыть любую смену надо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но так как кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, кто открыл. Это возможно, если ежедневно работает один и тот же кассир.

Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, о которой мы сказали выше. У каждого кассира своя книга учета.

После того как кассу сдали в главную кассу или банк, остаток средств во всех торговых точках организации не должен превышать установленного лимита остатка кассы. Излишек нужно сдавать в банк через инкассаторов или самостоятельно. Если денег на конец дня будет больше лимита — это нарушение кассовой дисциплины. Это не касается малого бизнеса, если он сам не установил себе лимит остатка кассы.

Как быть с обособленными подразделениями

Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу. Исключение — если по завершении дня они сдают все деньги в головную организацию.

Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в порядке, установленным им. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделение также может не вести книгу, если в конце дня сдает все наличные в главную кассу.

Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.

Какие есть штрафы, если нарушить кассовую дисциплину

За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов — 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) — дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.

О чем нужно помнить

1. Кассу должны вести все организации, у кого есть расчеты наличными. Для ИП из кассовых документов обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными.
2. Если кассиров несколько и они передают деньги друг другу, каждый из них ведет книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
3. Хранить деньги в кассе можно только в пределах лимита остатка наличных денег. Этот лимит организации рассчитывают самостоятельно, по формулам, разработанным Центробанком. Малые предприятия и ИП могут не устанавливать лимит и хранить любые суммы наличными.
4. Рассчитываться наличными между организациями и ИП можно только в пределах 100 000 Р по одному договору.
5. За нарушение кассовой дисциплины налоговая может оштрафовать ИП, организацию, ее директора и главного бухгалтера.

Как кассиру работать с онлайн-кассой

Работа любого кассира связана с непосредственным использованием кассовой техники. Именно он выполняет все манипуляции, связанные с приемом денежных средств от покупателя и выдачей фискального чека. В связи с высоким уровнем ответственности к таким сотрудникам предъявляются особые требования для получения доступа к кассовой технике. В нашей статье мы рассмотрим вопросы о том, каким критериям должен соответствовать претендент на должность, и как кассиру работать с онлайн-кассой.

Содержание:

1. Как получить допуск к работе с кассовым аппаратом?
2. Начала работы с кассовым аппаратом
3. Порядок действия кассира при приеме от покупателя денежных средств
4. Что такое признак расчета
5. Что такое признак способа расчетов
6. Когда можно применять чек коррекции
7. Как кассиру закрыть смену
8. Нужно ли вести учет в журнале кассира-операциониста?
9. Актуально ли применение кассовой книги и ордеров?
10. РКО и ПКО для разменных денежных средств
11. Как работать кассиру при возникновении проблем с онлайн-кассой

Как получить допуск к работе с кассовым аппаратом?

К сотрудникам, которые планируют работать кассирами предъявляются следующие требования:

1. Обязательное знание типовых правил эксплуатации кассового оборудования, которые утверждены Минфином РФ (№104 от 30.08.1993). Однако следует отметить, что под юрисдикцию этого документа не попадают современные онлайн-кассы. Использование инновационной техники регламентируется Законом № 54-ФЗ и нормативными актами, которые были приняты с целью его исполнения. Несмотря на то, что в них нет точного определения типовых правил работы с кассовым аппаратом, кассир при расчетах с покупателем должен руководствоваться сбалансированной структурой и проработанной логикой. В некоторых предприятиях на основе типовых правил разработан локальный регламент работы кассира с онлайн-кассой, с которым новому работнику следует ознакомиться перед тем, как заступить на смену.
2. Заключение с работодателем соглашения о полной материальной ответственности. Договор такого типа может быть подписан только совершеннолетним претендентом на должность кассира. При осуществлении трудовых обязанностей без подписания соглашения сотрудник в любой момент может отказаться от материальной ответственности, так как это изначально не было указано в контракте. В ряде некоторых трудовых договоров можно встретить пункт, обязующий работника подписывать соглашения о полной материальной ответственности при возникновении такой необходимости. При отказе сотрудника от подписания документов к нему могут применяться дисциплинарные взыскания, которые могут стать причиной увольнения.

Если материальный договор не был подписан, и возник инцидент с кассой, то компенсация ущерба сотрудником будет ограниченной. Согласно ст. 241 ТК РФ с работника нельзя будет удержать сумму, превышающую размер его среднемесячного заработка. Полная материальная ответственность по закону может наступить только в следующих случаях:

a. Когда в соответствии с законодательными актами на сотрудника возложена материальная ответственность в полном объеме за ущерб, который был нанесен работодателю во время исполнения трудовых обязанностей.
b. При обнаружении недостачи ценностей, которые были вверены работнику на основании дополнительного письменного соглашения либо другого подобного документа.
c. При доказательстве умышленного причинения ущерба.
d. В случае, когда ущерб был нанесен работником в состоянии любого токсического опьянения, в том числе наркотического или алкогольного.
e. Если причинение ущерба стало результатом преступных действий сотрудника, которые подтверждены решением суда.
f. В случае, когда к ущербу привело административное правонарушение, доказанное государственными органами.
g. При разглашении сведений, которые представляют собой охраняемую законом тайну (коммерческую, служебную или государственную).
h. Когда к причинению ущерба привели действия работника, совершенные не при исполнении трудовых обязанностей.

3. Знание инструкции кассира, в которой говорится, как работать с онлайн-кассой определенной модели. Современные онлайн-кассы представляют собой инновационные техническое решения.

Большинство аспектов применения такого оборудования достаточно унифицировано, но при эксплуатации каждого аппарата могут возникнуть определенные нюансы. Перед тем как приступить к приему платежей с ними нужно детально ознакомиться, изучив инструкцию, которая идет в комплекте с онлайн-кассой.

Очень часто в обязанности кассира, согласно трудовому договору, входит мониторинг кассового оборудования и слежение за соблюдением его эксплуатации. В сферу материальной ответственности сотрудника также в большинстве случаев входит обеспечение сохранности кассового аппарата с учетом установленных правил эксплуатации.

Кассиру следует помнить, что существует ряд запрещающих действий, перечень которых прописан в нормативных актах. Это может быть:

• запрет на открытие корпуса кассового аппарата;
• запрет на применения химических веществ для очистки тех или иных элементов кассы;
• запрет на любое воздействие на печатающую головку в термопринтере;
• запрет на допуск к использованию онлайн-кассы неустановленных лиц;
• запрет на оставление кассового оборудования без присмотра кассира.

Начала работы с кассовым аппаратом

Новый сотрудник, который получил допуск к работе с онлайн-кассой, должен выполнять свои должностные обязанности согласно установленным правилам с самого начала работы аппарата. Перед тем как приступить к приему денежных средств, кассир должен получить ККТ в служебное пользование.

Для этого требуется выполнять ряд действий:

• получить ключи от денежного ящика;
• принять разменные денежные средства;
• проверить наличие всех элементов, которые необходимы кассиру для полноценной работы с онлайн-кассой.

Для того чтобы приступить к работе, кассир должен открыть смену. Процедура обязательно должна быть отражена в кассовом аппарате. Для этого работнику потребуется распечатать первый отчет об открытии смены. Этот документ в электронном виде автоматически будет передан в ОФД. В нем будут отражены данные о кассовом оборудовании и о кассире, который открыл смену.

Учет разменных денежных средств, которые получил сотрудник перед началом работы, ведется вне онлайн-кассы. Для этой цели предусмотрены специальные учетные формы (кассовые книги, приходные и расходные кассовые ордера).

Порядок действия кассира при приеме от покупателя денежных средств

Для того чтобы осуществить расчет с покупателем, работнику необходимо выполнить следующие манипуляции:

1. Открыть чек, посчитать общую сумму покупки с учетом всех предусмотренных скидок и сообщить ее покупателю.
2. Получить от покупателя наличные денежные средства либо карту и провести оплату через эквайринговый терминал.
3. Закрыть чек, выдать клиенту фискальный чек и сдачу, если оплата осуществлялась наличными.

Если до того, как получить чек, покупатель сообщил, что ему необходимо выслать копию документа на электронную почту или мобильный телефон, то кассир обязан выполнить просьбу клиента. Интерфейс современных кассовых программ предусматривает специальные опции для ввода данных покупателя.

Номер телефона или e-mail при формировании фискального документа отправляются оператору фискальных данных, с которым заключен договор на обслуживание. ОФД перенаправляет копию фискального чека в электронном виде покупателю на указанный адрес или телефон.

Одним из самых современных способов передать кассиру контактную информацию является предоставление QR-кода на экране мобильного телефона или другого гаджета, поддерживающего работу специального приложения от ФНС. Такой способ позволяет ускорить обслуживание покупателя на кассе, избежать ошибок и обеспечить полную конфиденциальность данных клиента.

Кассиру следует также знать, как работать с онлайн-кассой, если покупатель решил расплатиться наличными и банковской картой одновременно. Большинство современных кассовых аппаратов позволяют выполнить такую операцию и сформировать общий фискальный чек. При проведении подобных операций понадобится указать две суммы, одна из которых будет соответствовать размеру внесенных наличных, а вторая – безналичной оплате.

Законом № 54-ФЗ не запрещается проводить подобные операции, поскольку не имеет значения каким именно способом покупатель решил расплатиться за приобретаемый товар или услугу. Важно чтобы перед отпуском товара была оплачена его полная стоимость. Если же товар отпускается в кредит, то перед тем, как закрыть чек, кассир должен указать номер кредитного договора, который был оформлен покупателем с банковской организацией.

Независимо от способов оплаты любой фискальный чек согласно закону № 54-ФЗ должен содержать два обязательных реквизита: «признак способа расчета» и «признак расчета». Кассир во время проведения платежей должен следить, чтобы на кассовых чеках присутствовали данные реквизиты. Доступный интерфейс современных онлайн-касс существенно упрощает этот процесс.

Что такое признак расчета

Признак расчета – это реквизит, который может отражать следующую информацию:

1. Если выбирается признак «приход», то он отражает факт получения денежных средств за товар или услугу от покупателя. Это операция чаще всего осуществляется при взаимодействии покупателя с кассиром. Она подтверждает факт оплаты.
2. Когда выбирается признак «возврат прихода», денежные средства возвращаются клиенту за возвращенный товар. Возврат чаще всего произаодчт, если товар не подошел по размеру или оказался ненадлежащего качества.
3. Признак «расход» следует выбирать кассиру, когда магазин что-то покупает у физических лиц, к примеру, фермерскую продукцию.
4. Признак «возврат расхода» означает, что посетитель вернул в магазин ранее полученную наличность. Такой реквизит в фискальном чеке можно увидеть, когда приобретенный у физического лица товар магазин возвращает обратно.

Следует отметить, что реквизит «признак расчета» является обязательным для отражения в фискальном чеке как в бумажной, так и в электронной форме. Обеспечение этого требование не всегда входит в компетенцию кассира, поскольку за алгоритмы проставления реквизитов чаще всего отвечает программист или другой специалист с соответствующей спецификацией.

Что такое признак способа расчетов

Этот реквизит не менее важен и должен обязательно присутствовать на фискальном чеке. Он может отражать несколько видов операций:

• Получение аванса представителем магазина за какой-либо товар с указанными характеристиками. Если чек распечатывается в бумажной форме, в нем указывается значение ПРЕДОПЛАТА 100%, в электронной форме для этой цели применяется код 1.
• Получение магазином частичного аванса за указанный товар. В этом случае в бумажном чеке должна отразиться надпись ПРЕДОПЛАТА, а в электронном – код 2.
• Если принимается аванс за неопределенный товар, характеристики которого неизвестны на момент оплаты, то в чеке следует указать значение АВАНС, в электронном виде для этой операции предусмотрен код 3.
• Если же в кассу вносится полная сумма за товар без авансов или предоплаты, то в распечатанной форме чека должен отразиться реквизит ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, а в электронной – код 4.
• В случае если покупатель приобретает товар в кредит и вносит часть суммы за него в кассу, то в качестве признака способа расчета будет значиться ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ. В электронной форме на чеке должен появиться код 5.
• Когда товар отпускается в кредит полностью, то в фискальном чеке будет указан реквизит ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ. В электронной форме этому варианту оплаты будет соответствовать код 6.
• Когда кассир получает оплату за ранее выданный кредит, то в чеке ему нужно будет указать ОПЛАТА КРЕДИТА, а в электронном документе код 7.

Рассматриваемый реквизит указывается в бумажной форме чека по желанию магазина. Это же правило действует и для электронных чеков. Исключением являются только схема, по которой в современных кассовых аппаратах реализована поддержка формата ФД. В версии 1.1 есть условие, что в фискальных чеках обязательно следует указывать реквизит «признак способа расчета».

Когда можно применять чек коррекции

Чтобы правильно работать с онлайн-кассой, сотрудник должен знать, чем отличается чек коррекции от документа, который формируется в следующих ситуациях:

• Если в процессе формирования фискального чека была допущена ошибка, а покупатель передал указанную в нем сумму и вышел из него, то для исправления ситуации потребуется сформировать два обычных чека. В первом чеке будет указан признак «возврат прихода», подтверждающий факт возврата полной суммы за товар покупателю. Вторым формируется обычный фискальный чек с правильной суммой, в котором будет учтена разница в пользу покупателя или магазина. Если исходная сумма в чеке оказалась больше стоимости товара, то клиенту возвращается разница. Если наоборот – то он доплачивает разницу магазину.

При оформлении фискального чека нужно помнить, что если сумма по чеку окажется меньше чем на ценнике, то вернуть разницу можно только с согласия покупателя. Если после совершения покупки клиент ушел из магазина, вернуть деньги можно будет только во время его следующего визита или при личном обращении к нему посредством любых доступных способов связи.

• Если кассир по ошибке включил в фискальный чек лишний товар, то для исправления ситуации ему потребуется оформить чек с признаком «возврат прихода» и вернуть клиенту денежные средства.

Непосредственно чек коррекции оформляется в ситуациях, когда:

• кассир обнаруживает в кассе неучтенную наличность при закрытии смены;
• онлайн-касса по каким-либо причинам не смогла быть применена при расчете с покупателем.

Для того чтобы сформировать корректировочный чек, следует найти необходимый раздел в интерфейсе кассовой программы. При создании такого документа можно указать только один реквизит «приход» или «расход». Таким образом можно сделать вывод, что чек коррекции чаще всего формируется при вынужденном неприменении ККТ во время расчетов с покупателем.

Как кассиру закрыть смену

При работе с онлайн-кассой кассиру нужно помнить, что смена может быть закрыта не позднее 24 часов после открытия. Если нарушить это условие, то кассовый аппарат автоматически заблокируется и не будет выдавать чеки.

Для закрытия кассы требуется сформировать специальный документ, представляющий собой отчет, который будет передан в ОФД. В нем должны содержаться следующие сведения:

• количество чеков, которые были сформированы в течение всей смены;
• число фискальных документов, сформированных кассиром, но не переданных оператору фискальных данных;
• информация о кассире.

После того как отчет будет сформирован, кассир должен сдать выручку инкассатору или другому ответственному сотруднику. После этого необходимо выключить кассовый аппарат и сдать остальное имущество, которое был получено для выполнения должностных обязанностей.

Нужно ли вести учет в журнале кассира-операциониста?

Этот вопрос часто становится темой для дискуссий. До того, как в торговых точках появились инновационные онлайн-кассы ведение журнала кассира-операциониста было обязательным условием. В письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 представители Минфина сообщили, что применение кассовых аппаратов может осуществляться без обязательного заполнения журнала. Это связано с тем, что все операции по кассе отражаются в фискальных чеках, которые передаются в ОФД.

В то же время существует ряд формальных признаков применения такого журнала, подтверждающих то, что обязанность ведения учета в бумажной форме сохраняет юридическую силу. Согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н, инспекторы налоговой службы обязаны оказывать услугу по заверению журнала кассира-операциониста, который имеется у налогоплательщика. В типовых правилах пользования кассовыми аппаратами также отмечено, что такой журнал должен заверяться подписью сотрудника ФНС.

Ранее также было опубликовано Письмо ФНС России от 12.04.2006 № 06-9-10/126@, которое на сегодняшний момент не утратило свою силу. В нем говорится, что представители налоговой вправе истребовать журнал у организации для заверения. Предприниматели могут использовать как унифицированную форму журнала, так и собственную.

Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод, что журнал кассира-операциониста – это традиционный документ для кассового учета, который есть у большинства современных торговых организаций. Однако внедрение многофункциональных онлайн-касс приводит к тому, что необходимость в нем отпадает.

Руководство торгового предприятия вправе обязать ответственного за кассу сотрудника вести журнал и отражать в нем всю необходимую информацию. Это может осуществляться для оценки эффективности работы кассира.

Актуально ли применение кассовой книги и ордеров?

К традиционной категории документов, которые ведутся при работе с ККТ – кассовая книга, приходные и расходные ордера. Для того чтобы разобраться в вопросе актуальности их применения, можно обратиться к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

В этом утвержденном нормативном документе всем предприятиям, которые осуществляют кассовые операции, предписано пользоваться двумя видами ордеров и заносить всю информацию о движении денежных средств в кассовую книгу. Это необходимо делать при любых операциях, предусматривающих оборот наличности через кассу хозяйствующего субъекта. Правило обязательно соблюдать даже в том случае, если рабочее место кассира оснащено современным оборудованием, которое автоматически передает все данные по операциям в налоговую через оператора фискальных данных.

В организациях должны использоваться унифицированные формы ПКО, РКО и кассовой книги, который были утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В отличие от крупных компаний, индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности и могут не заполнять кассовую книгу и соответствующие ордера. Однако они все же обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Это аналог кассовой книги, в которой отражаются все операции по выдаче и приему наличности. Если ИП использует для ведения своей деятельности онлайн-кассу, то ему нужно заполнять книгу ежедневно, иначе – по мере поступления денежных средств.

Чаще всего на практике ПКО и РКО заполняются предпринимателями в конце рабочего дня. Кассир после закрытия смены заполняет приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу по данным распечатанного Z-отчета.

Кассиру, который работает с онлайн-кассой, нужно помнить, что при заполнении приходного ордера следует:

• Оформлять такое количество ПКО, сколько разновидностей кассовых операций отражено в отчете, сформированном при закрытии смены. При этом следует обращать внимание на реквизиты «признак способа расчета» и «признак счета». Таким образом для операций, в которых отражена оплата полной стоимости товаров, нужно заполнять один ордер, а для авансов – другой.
• Если в течение смены был оформлен возврат товара и в фискальном документе отразился признак «возврат прихода», расходный ордер не заполняется. Однако возврат средств клиенту обязательно должен быть отражен в кассовых документах. Для этого составляется приходный ордер, уменьшенный на сумму возврата.

Приступая к работе с онлайн-кассой в крупной торговой организации, кассир должен помнить, что остаток наличности в кассе не должен превышать лимит, установленный руководством организации. В кассах небольших торговых точек и ИП может оставаться любая сумма наличных денежных средств.

РКО и ПКО для разменных денежных средств

Приходные и расходные кассовые ордера также следует оформлять, когда кассир получает и сдает наличность для размена денежных средств. Эта процедура регламентируется Законом № 54-ФЗ. Каждый кассир, профессиональные обязанности которого непосредственной связаны с онлайн-кассой, должен знать, как выполняется эта операция.

В большинстве организаций разменные наличные средства (купюры и монеты) перед началом каждой смены выдаются работникам, ответственным за ККТ. Для этой цели заполняются расходные кассовые ордера, в которых указывается выданная сумма. В строке, где указывается снование для проведения расчетов, должна значится формулировка «Для размена». Данные о разменных суммах должны вноситься кассиром в книгу учета полученных денежных средств.

Как работать кассиру при возникновении проблем с онлайн-кассой

Поскольку при эксплуатации кассового оборудования кассир может столкнуться с различными проблемами, перед началом работы ему необходимо узнать, как действовать в той или иной ситуации.

Рассмотрим самые распространенные сценарии:

• Отсутствие интернет-связи в момент проведения операции. С такой проблемой часто сталкиваются сотрудники торговых точек, однако решается она очень легко. Дело в том, что фискальный чек, сформированный в момент покупки, автоматически сохраняется в памяти фискального накопителя. Как только связь с интернетом будет восстановлена, фискальный документ будет отправлен в ОФД.
  Самое главное, чтобы соединение появилось в течение 30 дней с момента отключения. Если этого не произойдет, кассовый аппарат будет заблокирован. При отсутствии актуальной информации об операциях налоговые инспекторы могут организовать внеочередную проверку хозяйствующего субъекта.
• Поломка онлайн-кассы или отключение электроэнергии при работе с аппаратами, в которых нет аккумулятора. Этот сценарий указывает на невозможность применение кассового оборудования. Использование неисправного аппарата – нарушение закона. В случае если была обнаружена неисправность ККТ или устройство не работает из-за отключения электроэнергии, торговля должна быть прекращена.

Исключение составляют только те сценарии, когда ситуация может привести к серьезным социальным последствиям. Например, если человеку стало плохо на улице, и он зашел в торговую точку купить воды. В этом случае продажа без чека не приведет к серьезным последствиям.

Если в кассе образовалась неучтённая выручка после того, как произошло отключение электричества, кассир должен при первой же возможности оформить чек коррекции. В документе потребуется указать точную сумму неучтенных средств и поставить признак «приход». Детализация товаров в данном случае не является обязательным условием.

Чтобы при необходимости доказать инспектору в ФНС, что прием платежей без применения кассового аппарата имел крайне нежелательную альтернативу, к чеку коррекции лучше приложить какие-либо доказательства этого факта.

Несколько лет назад ведущие СМИ страны сообщали о том, что произошел масштабный сбой кассовых аппаратов у крупных ритейлеров в разных областях. В этой экстренной ситуации ФНС разрешила торговым компаниям принимать денежные средства от покупателей без онлайн-кассы, но при условии, что при восстановлении работы оборудования оперативно будут созданы чеки коррекции. Доказательства тогда не потребовались.

• Локальные технические сбои во время работы кассира с онлайн-кассой. Способы реагирования на возникновения локальных неисправностей бывают разными и зависят от причины возникновения поломки.

Самыми распространенными проблемами такого типа являются:

• Обрыв кассовой ленты во время печати кассового чека. Такие случаи предусматриваются производителями кассового оборудования заранее. При возникновении обрыва ленты программа уведомляет пользователя, что сформированные фискальные документы не действительны. В это же время активируется режим работы устройства без бумаги.

  Приступить к дальнейшей эксплуатации аппарата можно только после замены чековой ленты на новую. Чтобы правильно оформить процедуру, кассиру следует обратиться к ответственному сотруднику и оформить запрос на получение новой ленты. Возможно, на какое-то время кассу придется временно закрыть.

  Чтобы запустить онлайн-кассу в обычной режиме, нужно ввести специальную команду для активации процессора. Эту манипуляцию должен произвести сам кассир в соответствии с имеющимися у него инструкциями. При отсутствии соответствующих компетенций потребуется пригласить другого сотрудника.

• Отсутствие связи между кассовым аппаратом и компьютером. Это может быть связано с обрывом соединительного кабеля, сбоями в работе аппаратных элементов ПК или с отключением питания одного из элементов кассовой инфраструктуры.

Чаще всего устранить неисправность может сам кассир, приняв определённые меры, которые соответствуют его компетенции. К примеру, если речь идет о переподключении кабеля, то для этого не потребуется вызывать специалиста узкой квалификации.

Как правило в большинстве торговых организаций способы решения проблем можно найти в должностной инструкции кассира. Чтобы оперативно устранить неисправность, следует выполнить указанные действия или обратиться за помощью к коллегам.