Правила руководства проекта

1. Важно не то, что ты сказал, а то, как тебя услышали

Основную часть рабочего времени проектный менеджер тратит на коммуникации, и здесь важно уметь донести именно то, что вы хотите сказать. Необходимо учитывать, что человек воспринимает услышанное через призму собственных эмоция и уровня сознания.

Любое задание выполняется после прохождения цепочки «услышал – понял – сделал». И на любом из этих шагов может произойти искажение. Армейская аксиома: «Приказ, который может быть неправильно понят, понимается неправильно». Поэтому в армии после отдачи приказа принято требовать его проверять: «Повторите приказ!».

В обычной жизни другие правила общения, но все равно необходимо убедиться, что партнеры и собеседники правильно вас поняли. В этом случае вероятность успешного выполнения заданий и проекта в целом проекта сильно повышается.

2. Лучше спросить, и показаться дураком, чем не спросить, и оказаться сволочью

Одно из золотых правил коммуникаций Оргкомитета «Сочи 2014». Общение, общение и еще раз общение. Люди хотят говорить, люди готовы говорить, люди только и ждут, чтобы их спросили. Правильно спросили. И надо их обязательно спрашивать.

Не бойтесь и не пренебрегайте уточнять, спрашивать и переспрашивать, если действительно чего-то не понимаете.

В проектной команде поддерживайте атмосферу открытости, чтобы участники проекта чувствовали себя свободными обратиться к вам за уточнениями и разъяснениями заданий или целей проекта.

3. Проектный менеджер регулярно информирует заинтересованных лиц и делает это первым

Совместная работа требует налаженной, полновесной коммуникации и наличия системы раннего предупреждения. Руководитель проекта должен держать своих партнеров в курсе происходящего и должен быть первым, от кого они получают сведения и изменения плана. С партнерами необходимо консультироваться до того, как события уже произойдут, даже если их участие в проекте незначительно. Руководитель проекта, который огорошивает своих партнеров, потеряет свою репутацию и будет рассматриваться как нечестный (находящийся вне системы).

Во многих компаниях есть правило для руководителя проектов «No surprises» («Нет сюрпризам!»). Это означает, что руководитель не должен сталкиваться с неожиданностью из-за того, что его не проинформировал проектный менеджер.

4. Люди – разные. Их нужно стремиться понять

У каждого своя картина мира. Свой жизненный опыт. Свои представления о прекрасном. И когда вы сталкиваетесь с сопротивлением, присмотритесь – чаще всего люди действуют не со зла, а исходя из того, что им кажется правильным и нужным. Старайтесь понимать, почему человек делает то, что делает. Часто самые прочные стены строятся не из камня и бетона, а из непонимания.

Но можно идти и другим путем. Помните, как в диалоге с Чеширским котом: «Как тебя понимать? – Понимать меня не обязательно. Обязательно любить и кормить вовремя».

5. Руководитель проекта должен знать мотивацию участников проекта

Руководитель проекта должен знать мотивацию участников проекта, то есть их систему премирования и штрафов, их регламенты и другие компоненты культуры компаний.

Понимание мотивации – ключ к эффективному управлению командой проекта. Команда ценна тем, что позволяет добиться результата, которого, как правило, не под силу достичь поодиночке никому из ее членов. Чтобы собрать действительно успешную команду, руководителю проекта важно знать и понимать, чем живут участники проекта, к чему стремятся, что является той самой кнопкой, которая включает и вовлекает человека в проект, заставляет занимать активную позицию, а не обреченно бормотать «часть команды, часть корабля, часть команды, часть корабля…»

• Каждый член команды должен знать, что ему будет, если на проекте будут получены необходимые результаты.
• Каждый член команды должен знать, что ему будет, если необходимые результаты на проекте получены не будут.
• Проектный менеджер тоже это должен знать и доносить до участников, если они вдруг забудут.

6. Рабочее время персонала очень ценно

Ваша задача оградить персонал от ненужной работы. Вы должны быть внимательны как менеджер, понимающий значение других людей и ценящий их время (то есть поручаемая работа и организуемые совещания должны быть действительно необходимы). Там, где это возможно, вы должны оградить персонал от ненужной работы (например, можно игнорировать некоторые запросы или их инициатору можно направлять отказ).

Опытный менеджер проекта отличается от новичка тем, что тратит определенное время и усилия, что избавить проектную команду от еще большей траты времени и усилий на работу, которую можно не делать, или помогает выполнить ее более эффективным способом. Одна из основных задач проектного менеджера заключается в том, чтобы обеспечить поддержку членам проектной команды в создании результатов проекта. Это правильная гемба. Подробнее очень рекомендуем обратиться к трудам Масааки Имаи и Владимира Ананьина по организации систем управления.

7. Мы работаем на результат. Единое понимание результата – ключ к успеху проекта

Как правило, результаты проекта, продукт проекта служат достижению вполне определенных бизнес-целей. Проектный менеджер должен как можно раньше постараться понять действительную потребность заказчика, цель проекта, «увидеть» этот самый конечный продукт проекта. Одна из основных задач проектного менеджера, можно сказать, его роль и миссия – это понимание цели и результатов проекта, и организация работы по достижению этих результатов. Результаты должны быть ПРОВЕРЯЕМЫ, то, что в английском языке выражается термином «deliverables». На русский язык этот термин сложно перевести однозначно, самый близкий аналог – «материальный конечный продукт». Проектный менеджер должен организовать получение этих конечных продуктов. К сожалению, на практике значительное количество проектов испытывают сложности или даже проваливаются по причине различного понимания целей и результатов проекта его участниками и заинтересованными сторонами.

8. Неудачи – это извлеченные уроки на будущее

Думайте, что неудачи – это выученные на будущее уроки. Иногда правильно думать, что это только выученные уроки. Старайтесь повторять их во время работы.

Данное правило применимо практически ко всем сторонам нашей жизни, также выражается известными афоризмами «все, что нас не убивает, делает нас сильнее» и «тот не ошибается, кто ничего не делает». Не бойтесь ошибок, но прикладывайте усилия, чтобы их не совершать. Делайте выводы из своих ошибок.

9. Не следует считать, что вы знаете, почему руководство принимает то или иное решение

Не следует предполагать, будто вы знаете, почему высшее руководство предпринимает нечто. Если вы чувствуете, что должны это знать, спросите. Вы получите неожиданные ответы, которые скорее всего вас удивят.

Как писал Генри Минцберг, каждый руководитель – это «нервный центр» своего подразделения. Каждый из специалистов внутри подразделения, как правило, понимает в своем деле куда больше, чем менеджер, но только последний в силу того, что он связан со всеми остальными сотрудниками и с другими руководителями, владеет ситуацией в целом. Спрашивайте его, если сомневаетесь.

10. Проектный менеджер всегда должен быть готов объяснить принятые решения

Проект – это создание нового, что практически всегда означает принятие специфичных, уникальных или нестандартных решений. Будьте готовы к тому, что вас обязательно и неоднократно будут спрашивать, почему были приняты те или иные решения. Почему выбрали именно такой подход к реализации проекта? Именно с этим подрядчиком? Именно с этой технологией? Именно на этом оборудовании? Почему все именно так, а не иначе? Нужно уметь отвечать, вежливо, убедительно, аргументировано. Обеспечьте прозрачность принятия решений по проекту. Фиксируйте результаты встреч и договоренностей. Ведите протоколы. В целом позаботьтесь о наличии оснований принятия решений и подтверждающих документов.

***

Если вы хотите узнать больше о том, как управлять проектами, операционными процессами, продуктами, командами и компаниями в любых условиях, выбирайте одну из программ Школы управления СКОЛКОВО

Автор: Юрий Ивaнoвич Пoпoв, кандидат экономических наук, Институт экономики и финансов «Синергия», Европейский фонд развития менеджмента (EFMD).

Проекты, по определению, уникальны. Каждый проект организуется для достижения своей специфической цели. Тем не менее, существуют некоторые общие принципы, на основании которых строится управление успешными проектами. Их называют «золотыми правилами» управления проектами.

1. Правильный старт в управлении проектами

Для практически любого начинания последствия неудачного старта бывает очень трудно возместить в дальнейшем. Проекты в этом смысле не являются исключением. Неудачные проекты, как правило, имеют такую печальную участь из-за несоблюдения в самом начале проекта ряда основополагающих принципов. При запуске проекта особенно важно установить порядок ведения проекта и те рамки, в которых проект будет осуществляться.

2. Работа с заказчиком в управлении проектами

Определяйте, кто наиболее заинтересован в успехе проекта и кто больше всего теряет в случае его неудачи. Необходимо установить, в чьих интересах выполнение проекта и, в частности, кто его финансирует. Как правило, это не одни и те же люди. Желательно выяснить сферы влияния этих людей, согласовать с ними, когда и как может быть востребована их поддержка. Менеджер проекта обречен на неудачу, если он не осознает цели, мотивы и направления деятельности всех вовлеченных в проект сторон.

Один из наиболее эффективных способов добиться поддержки всех заинтересованных сторон — использовать такие организационные формы, как наблюдательный совет или комитет по управлению проектом. Так как покупают, создают и используют результаты проекта люди, поэтому если поддерживать цели, позиции и потребности этих людей, то можно добиться реальных выгод в бизнесе для заказчика и получить удовлетворение от хорошо выполненной работы.

3. Определение области применения проекта

Достигайте соглашения с заказчиком о четком определении области работ и взятых обязательствах. Такое соглашение должно быть как можно более детальным, чтобы его в дальнейшем можно было использовать в качестве основы для контроля изменений. Надо понять, каким образом область, в которой работает исполнитель, связана с бизнес-целями заказчика и какие основные выгоды получит заказчик при их реализации.

4. План в управлении проектами

Не пытайтесь составлять план того, чего не знаете. Лучше планировать на короткий срок, подробно описав циклы «план — выполнение — результаты». Это самый простой и, возможно, самый эффективный способ управления рисками. Должен быть микроплан на текущий этап, затем микроплан на будущие этапы, включающий ключевые показатели выполнения.

Следует обратить внимание на сделанные при подготовке плана предположения и допущения (особенно связанные с более поздними этапами), представив их на утверждение заказчику. Но отметим, что только ближайшее будущее может быть предсказано с определенной степенью точности.

5. Управление рисками

Определяйте основные риски, анализируйте их воздействие, разрабатывайте стратегии и планы их сдерживания. Риски должны контролироваться на каждой стадии проекта для того, чтобы вовремя привести в действие план по их сдерживанию. Любое изменение в требованиях к проекту, области его применения, подходе к проекту представляет собой риск, который должен быть обязательно оценен и включен в план.

Если риски по проекту не отслеживаются, то, как правило, возникает ситуация, когда на первые 90% работ по проекту приходится 10% затрат, а последние 10% работ требуют 90% затрат. Необходима специальная методика для преодоления рисков, внесения соответствующих изменений и гарантии достижения критических факторов успеха.

6. Подбор команды

Любой тренер знает, что наилучшие шансы победить имеет та команда, в которой обеспечен правильный подбор из имеющихся в наличии игроков. Проекты в этом смысле не являются исключением. Надо определить оптимальную конфигурацию команды и включить в нее тех, кто «вписывается» в состав или имеет большие потенциальные возможности. Важное значение имеет способность индивида к адаптации, его умение «вписываться» в коллектив.

Один, но способный быстро обучаться, зачастую бывает лучше нескольких «всезнаек». Следовательно, при подборе людей необходимо руководствоваться их профессиональными качествами, умением быстро адаптироваться и умением работать в команде.

7. Поддержка командного духа в управлении проектами

Проводите больше времени вместе, чтобы у членов команды проекта возникало ощущение принадлежности к достижению целей проекта. Никогда не существует отдельного «я» в проекте — всегда есть «мы», как в случае успеха, так и в случае неудачи. Необходимо разъяснять цели проекта и как эти цели связаны с намерениями заказчика. Надо четко представлять, как эти цели будут достигнуты командой проекта.

Это особенно важно для тех членов команды, кто «влился» в команду не с самого начала работ по проекту. Следует акцентировать внимание на персональной ответственности, но в то же время каждый член команды проекта должен четко знать, что от него ожидают и по каким показателям будет оцениваться выполненная работа. Необходимо создавать рабочую среду, наиболее подходящую для команды, находить время для того, чтобы поблагодарить людей, особенно, если это касается выполнения работы, выходящей за круг их обязанностей.

Признательность — один из основных мотивов, побуждающих к работе.

8. Искренность и уверенность в общении

Договоритесь о стандартах и принципах общения и подготовки отчетности о состоянии проекта, твердо придерживайтесь этих принципов. Будьте искренними в общении. Старайтесь вести работу так, чтобы избегать неожиданных ситуаций. В связи с этим необходимо всегда быть «в гуще событий». Не стоит ограничиваться формальными отчетами, можно использовать и презентации, и специальные брифинги, и контрольные встречи.

Желательно использовать стратегию, направленную на минимизацию конфликтов, но избежать полностью конфликтных ситуаций вряд ли удастся. Нужно быть готовыми к возникновению таких ситуаций и уметь их разрешать.

9. Использование плана качества работ по проекту

В плане качества работ по проекту должно быть четко определено, каким образом будут исполняться обязательства по проекту. Важно, чтобы включенные в методологию проекта оценки, а также процессы планирования, контроля и управления изменениями, спорными вопросами, а также подготовка документации, подкреплялись реальным опытом практической деятельности.

В плане качества работ по проекту должны быть описаны процедуры и стандарты, которые будут использованы в проекте и на основе которых будет проводиться аудит качества. Из этого следует, насколько важно утверждение данного документа со стороны заказчика.

10. Подготовка документации

Любой опытный менеджер проекта скажет, что любые действия, как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика должны быть согласованы в письменном виде. Необходимо документировать и сохранять все результаты, соглашения, решения, спорные вопросы, предпринимаемые действия (т.е. все, что может оказать влияние на ход выполнения проекта), а также всю переписку и протоколы совещаний. Все это необходимо хранить, так как никогда не знаешь, в какой момент это может понадобиться.

Письменные доказательства используются для того, чтобы избежать разногласий или урегулировать спорные моменты. Так, к примеру, хорошо проработанный контракт обеспечивает взаимную защиту как исполнителя, так и заказчика.

11. План завершения проекта

Умелое и эффективное завершение проекта может внести значительный вклад в его успех. Завершение проекта — заключительный этап процесса вносимых изменений. Планировать завершение проекта нужно заранее. Заключительное впечатление о проекте остается в памяти людей.

Необходимо подготовить отчет об окончании проекта, в котором должно быть отражено: что было сделано хорошо, что было сделано плохо, что можно было бы сделать лучше. Такая самооценка необходима и тем, кто будет осуществлять будущие проекты, и как инструмент самосовершенствования.

Золотой курс управления проектами:

Сегодня десятки начинающих проектных менеджеров с замиранием сердца примутся за своипервые проекты. Для того, чтобы помочь им выжить в этом новом качестве, я готов поделиться с ними несколькими правилами. Итак, правила управления проектом:

Правило 1: Создайте хороший бизнес-план

Убедитесь в том, что в основе вашего проекта лежит продуманный бизнес-план,обеспеченный сильной поддержкой спонсора. Экономическое обоснование – фундамент проекта. Оно должно содержать список ожидаемых выгод. На него должны ориентироваться все, кто вовлечен в проект. Это – первоочередная причина, по которой проект вообще запущен. В ходе работы проект меняет свой статус, реализует изменения, производит продукт или дает иной результат. Бизнес-план должен внятно объяснить, что будет происходитьс проектом и почему.

Рэйчел Эгейси, экономист и исполнительный директор Report Content Writer, считает, что «хорошие истории всегда запоминаются. Составление бизнес-плана – это и есть ваша история успеха. Хорошо написанный бизнес-план, возможно, является самым эффективным методом для создания визуального представления о результатах работы в воображениипотенциального клиента». Убедитесь в том, что вы хорошо изучили все ключевые вопросы перед составлением бизнес-плана проекта.

Правило 2: Определите факторы, критичные для успеха проекта

Определите вместе с заказчиком, какие ключевые факторы способны повлиять на успехвашего проекта. Убедитесь в том, что они измеряемы. Например, «15% снижение стоимости сырья к концу года». Используйте информацию об этих факторах после завершения работы над проектом, чтобы измерить степень его успешности. Результаты проекта должны быть такими, чтобы их можно было выразить в конкретных цифрах. Остальные параметры будут второстепенными по отношению к критическим факторам успешности. Соблюдение этого правила поможет составить реалистичный контракт с заказчиком.

Мой любимый вопрос звучит так: «Можете ли вы описать критические факторы успешности проекта в 25 словах?»

Правило 3: Создайте хороший проектный план

Согласно поговорке, «время, потраченное на разработку плана, — это время, проведенноес пользой». Убедитесь в том, что у вас есть четкий план работ, что все его детали тщательно продуманы, и что все, кто вовлечен в проект, хорошо понимают направление усилий. Хороший проектный план содержит следующую информацию:

— четко задокументированные этапы и результаты проекта;
— реалистичные сроки;
— точную оценку стоимости;
— детальный план ресурсов;
— систему раннего оповещения, которая помогает отслеживать отставание по срокам;
— способы отслеживать прогресс и фокусировать команду на поставленных задачах.

Недостатки планирования приведут к проблемам. Убедитесь, что вы предусмотрелипогрешности во всех расчетах. Рекомендую устанавливать погрешности в размере 10-15%. Лучше смотреть на положение дел слегка пессимистически, но закончить проект вовремя, чем оставаться оптимистом и упустить сроки. Однако, будьте осторожнее: слишком большая погрешность может привести к заниженным оценкам, что так же плохо, как и завышенныеожидания.

Положение 10 из «Топ-10 фраз, подслушанных во время работы над провальным проектом» Рика Клемма гласит: «Проектный план? Этот проект слишком простой, чтобы тратить времяна создание плана!» Это серьезная ошибка, которую никогда не сделает опытный проектный менеджер.

Правило 4: Управляйте ожиданиями

Управление ожиданиями – цель номер 1 в работе проектного менеджера. Один из способовее достичь – разбить проект на несколько подпроектов с более мелкими фазамии результатами. Этот метод известен как «гибкий подход». Вы управляете ожиданиями, достигая промежуточных результатов, что позволяет заказчику видеть прогресс работы, задавать вопросы и обсуждать проблемы.

Цитируя актера Брюса Беннетта, «потребности и ожидания клиентов, как правило, довольно разнообразны». Не думайте, что вы знаете обо всех потребностях клиента, даже если вы ужеработали над сходными проектами. Лучше всего точно узнать, чего они хотят!

Правило 5: Мотивируйте команду

Замотивированная команда сделает все возможное, чтобы завершить проект в срок,уложиться в бюджет и обеспечить надлежащее качество. Мотивируйте команду, максимально вовлекая сотрудников в процесс работы. Разбивайте проект на мелкие этапы, чтобы создатьу команды ощущение прогресса. Помните о необходимости регулярной коммуникации –не забывайте сообщать команде, когда вы одобряете их действия. Не стоит сводить общение только к порицаниям.

Ли Якокка, хорошо известный своим вкладом в возрождение Chrysler Corporation в 1980-х, сказал: «Мотивация – это самое важное. Вы можете работать за двоих, но не станете двумя разными людьми. Однако, вы можете вдохновить вашего подчиненного, а он, в свою очередь, вдохновит своих сотрудников». Мотивирование сотрудников всегда приносит свои плоды.

Правило 6: Выясняйте, а не придумывайте

Это особенно верно в отношении проектного менеджмента. Хорошо налаженная коммуникация с заказчиками, конечными пользователями, спонсорами и, в особенности,с проектной командой очень важна для успеха проекта.

Все ли в команде хорошо понимают вас?
Хорошо ли сотрудники понимают, чего от них ждут, или вы считаете, что они понимают?
Хорошо ли налажена связь между сотрудниками, общение с заказчиком и другими отделами?

Важность хорошей коммуникации невозможно переоценить, поэтому общайтесьс заинтересованными лицами так много, как это необходимо. Не думайте, что люди всегда понимают, чего от них хотят.

Убедитесь, что вы не повторяете ошибку, описанную в Положении 9 из «Топ-10 фраз, подслушанных во время работы над провальным проектом» Рика Клемма: «Пока я не услышуобратного, я считаю, что все идет по плану». Это знак того, что проектный менеджерне способен эффективно общаться.

Правило 7: Говорите «Нет!»

Самое ценное и наименее употребляемое слово из словаря проектного менеджера – «нет». Никогда не обещайте того, чего не сможете выполнить. Позднее это гарантированно принесет проблемы. Будьте непреклонны независимо от того, насколько авторитетен человек,с которым вы общаетесь – позже он только поблагодарит вас за это. Если этого не случится,вам, возможно, пора сменить работу. Ваш отказ должен быть твердым и обоснованным.

Сэмюэл Дэш, широко известный, как главный юрисконсульт Сенатской Комиссии по Уотергейту, сказал: «Учитесь говорить «нет», в тех ситуациях, когда сказать это сложно, даже если после этого вас уволят. Говорите «нет» в любом случае, потому что иногда это дает вам больше возможностей».

Правило 8: Избегайте расширения границ проекта

Расширение границ проекта – одна из самых распространенных причин, по которым проект превышает бюджет и сроки. Заказчики часто забывают о дополнительных заданиях и техусилиях, которые вы приложили для их выполнения. Убедитесь, что вы выяснили все ожидания еще в начале работы над проектом. Четко определите, что входит в рамки проекта,и что выходит за границы. Укажите это в ключевой проектной документации.Не рассчитывайте, что заказчик прочтет и поймет эти документы. Рекомендую вам провестихотя бы часовое совещание с заказчиком, чтобы просмотреть проектный план. Убедитесь, что клиент понял и согласовал масштаб проекта. Не предпринимайте никаких действийдо окончательного согласования.

Положение 5 из «Топ-10 фраз, подслушанных во время работы над провальным проектом» Рика Клемма гласит: «Это небольшое изменение ни на что не повлияет». Это не так!Маленькие изменения имеют свойство накапливаться, что приведет к превышению бюджетаи нарушениям календарного плана. Избегайте этого!

Правило 9: Определите риски проекта

Никто не любит думать о рисках – в особенности, в начале работы над проектом. Однако, избегать этого вопроса можно только на свой страх и риск. Рекомендую вам вести реестр рисков, в котором будут указаны меры по снижению каждого из них. Разошлите ваш план по управлению рисками всем заинтересованным сторонам и найдите время, чтобы обсудитьс ними все возникшие вопросы. Четкое понимание своих действий в любой неблагоприятной ситуации значительно снижает нагрузки.

Барт Джутт, основатель и консультант Concilio, сказал: «Выгода от управления рисками огромна. Вы можете сэкономить большое количество денег, если будете работатьс неблагоприятными для проекта факторами профилактически». Не позволяйте рискам застать вас врасплох и погубить проект.

Правило 10: Закройте проект

По определению, каждый проект имеет определенный жизненный цикл. Незавершенный проект будет продолжать потреблять ресурсы. В конце работы над проектом заказчик должен подтвердить, что все желаемые результаты были достигнуты. Пусть он подпишет все необходимые документы, в противном случае он должен указать на недоработки. Исправьте их. Мне удобнее использовать Акты приемки, которые я отдаю в PMO. На этом этапевы можете попросить клиента заполнить анкету, чтобы узнать, насколько он удовлетворенвашей работой. Результаты опроса могут предоставить вам ценную информацию, которая будет полезна в работе над другими проектами.

Мэнжит Сингх в своей книге «Краткое руководство по проектному менеджменту», пишет: «В процессе закрытия проекта вы официально принимаете результаты работы и закрываетепроект или его отдельные этапы. Вы можете обсудить результаты работы с командой или заинтересованными лицами. Вы должны составить официальный документ о закрытии проектаи отчет, в котором будут рассмотрены результаты работы».

Заключение

Работа проектного менеджера сложна, однако, вы будете переживать гораздо меньше стрессовых ситуаций, если воспользуетесь этими 10 правилами. Желаю удачи во всехначинаниях!

Дункан Хоги, PM

Просмотры: 5 900

Проекты, по определению, уникальны. Каждый проект организуется для достижения своей специфической цели. Проектом также может быть отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов. Тем не менее, существуют некоторые общие принципы, на основании которых строится управление успешными проектами. Их называют «золотыми правилами» управления проектами.

Проекты, по определению, уникальны. Каждый проект организуется для достижения своей специфической цели. Тем не менее, существуют некоторые общие принципы, на основании которых строится управление успешными проектами. Их называют «золотыми правилами» управления проектами.

1. Правильный старт

Для практически любого начинания последствия неудачного старта бывает очень трудно возместить в дальнейшем. Проекты в этом смысле не являются исключением. Неудачные проекты, как правило, имеют такую печальную участь из-за несоблюдения в самом начале проекта ряда основополагающих принципов. При запуске проекта особенно важно установить порядок ведения проекта и те рамки, в которых проект будет осуществляться.

2. Работа с заказчиком

Определяйте, кто наиболее заинтересован в успехе проекта и кто больше всего теряет в случае его неудачи. Необходимо установить, в чьих интересах выполнение проекта и, в частности, кто его финансирует. Как правило, это не одни и те же люди. Желательно выяснить сферы влияния этих людей, согласовать с ними, когда и как может быть востребована их поддержка. Менеджер проекта обречен на неудачу, если он не осознает цели, мотивы и направления деятельности всех вовлеченных в проект сторон.

Один из наиболее эффективных способов добиться поддержки всех заинтересованных сторон — использовать такие организационные формы, как наблюдательный совет или комитет по управлению проектом. Так как покупают, создают и используют результаты проекта люди, поэтому если поддерживать цели, позиции и потребности этих людей, то можно добиться реальных выгод в бизнесе для заказчика и получить удовлетворение от хорошо выполненной работы.

3. Определение области применения проекта

Достигайте соглашения с заказчиком о четком определении области работ и взятых обязательствах. Такое соглашение должно быть как можно более детальным, чтобы его в дальнейшем можно было использовать в качестве основы для контроля изменений. Надо понять, каким образом область, в которой работает исполнитель, связана с бизнес-целями заказчика и какие основные выгоды получит заказчик при их реализации.

4. План

Не пытайтесь составлять план того, чего не знаете. Лучше планировать на короткий срок, подробно описав циклы «план — выполнение — результаты». Это самый простой и, возможно, самый эффективный способ управления рисками. Должен быть микроплан на текущий этап, затем микроплан на будущие этапы, включающий ключевые показатели выполнения.

Следует обратить внимание на сделанные при подготовке плана предположения и допущения (особенно связанные с более поздними этапами), представив их на утверждение заказчику. Но отметим, что только ближайшее будущее может быть предсказано с определенной степенью точности.

5. Управление рисками

Определяйте основные риски, анализируйте их воздействие, разрабатывайте стратегии и планы их сдерживания. Риски должны контролироваться на каждой стадии проекта для того, чтобы вовремя привести в действие план по их сдерживанию. Любое изменение в требованиях к проекту, области его применения, подходе к проекту представляет собой риск, который должен быть обязательно оценен и включен в план.

Если риски по проекту не отслеживаются, то, как правило, возникает ситуация, когда на первые 90% работ по проекту приходится 10% затрат, а последние 10% работ требуют 90% затрат. Необходима специальная методика для преодоления рисков, внесения соответствующих изменений и гарантии достижения критических факторов успеха.

6. Подбор команды

Любой тренер знает, что наилучшие шансы победить имеет та команда, в которой обеспечен правильный подбор из имеющихся в наличии игроков. Проекты в этом смысле не являются исключением. Надо определить оптимальную конфигурацию команды и включить в нее тех, кто «вписывается» в состав или имеет большие потенциальные возможности. Важное значение имеет способность индивида к адаптации, его умение «вписываться» в коллектив.

Один, но способный быстро обучаться, зачастую бывает лучше нескольких «всезнаек». Следовательно, при подборе людей необходимо руководствоваться их профессиональными качествами, умением быстро адаптироваться и умением работать в команде.

7. Поддержка командного духа

Проводите больше времени вместе, чтобы у членов команды проекта возникало ощущение принадлежности к достижению целей проекта. Никогда не существует отдельного «я» в проекте — всегда есть «мы», как в случае успеха, так и в случае неудачи. Необходимо разъяснять цели проекта и как эти цели связаны с намерениями заказчика. Надо четко представлять, как эти цели будут достигнуты командой проекта.

Это особенно важно для тех членов команды, кто «влился» в команду не с самого начала работ по проекту. Следует акцентировать внимание на персональной ответственности, но в то же время каждый член команды проекта должен четко знать, что от него ожидают и по каким показателям будет оцениваться выполненная работа. Необходимо создавать рабочую среду, наиболее подходящую для команды, находить время для того, чтобы поблагодарить людей, особенно, если это касается выполнения работы, выходящей за круг их обязанностей.

Признательность — один из основных мотивов, побуждающих к работе.

8. Искренность и уверенность в общении

Договоритесь о стандартах и принципах общения и подготовки отчетности о состоянии проекта, твердо придерживайтесь этих принципов. Будьте искренними в общении. Старайтесь вести работу так, чтобы избегать неожиданных ситуаций. В связи с этим необходимо всегда быть «в гуще событий». Не стоит ограничиваться формальными отчетами, можно использовать и презентации, и специальные брифинги, и контрольные встречи.

Желательно использовать стратегию, направленную на минимизацию конфликтов, но избежать полностью конфликтных ситуаций вряд ли удастся. Нужно быть готовыми к возникновению таких ситуаций и уметь их разрешать.

9. Использование плана качества работ по проекту

В плане качества работ по проекту должно быть четко определено, каким образом будут исполняться обязательства по проекту. Важно, чтобы включенные в методологию проекта оценки, а также процессы планирования, контроля и управления изменениями, спорными вопросами, а также подготовка документации, подкреплялись реальным опытом практической деятельности.

В плане качества работ по проекту должны быть описаны процедуры и стандарты, которые будут использованы в проекте и на основе которых будет проводиться аудит качества. Из этого следует, насколько важно утверждение данного документа со стороны заказчика.

10. Подготовка документации

Любой опытный менеджер проекта скажет, что любые действия, как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика должны быть согласованы в письменном виде. Необходимо документировать и сохранять все результаты, соглашения, решения, спорные вопросы, предпринимаемые действия (т.е. все, что может оказать влияние на ход выполнения проекта), а также всю переписку и протоколы совещаний. Все это необходимо хранить, так как никогда не знаешь, в какой момент это может понадобиться.

Письменные доказательства используются для того, чтобы избежать разногласий или урегулировать спорные моменты. Так, к примеру, хорошо проработанный контракт обеспечивает взаимную защиту как исполнителя, так и заказчика.

11. План завершения проекта

Умелое и эффективное завершение проекта может внести значительный вклад в его успех. Завершение проекта — заключительный этап процесса вносимых изменений. Планировать завершение проекта нужно заранее. Заключительное впечатление о проекте остается в памяти людей.

Необходимо подготовить отчет об окончании проекта, в котором должно быть отражено: что было сделано хорошо, что было сделано плохо, что можно было бы сделать лучше. Такая самооценка необходима и тем, кто будет осуществлять будущие проекты, и как инструмент самосовершенствования.