Правильное руководство состоит в

Успешная
деятельность фирмы во многом зависит
от деловых качеств ее руководителя.
Часто считают, что умение руководить —
это качество, которое человек по­лучает
от рождения или не получает вовсе. Такая
посыл­ка ошибочна: искусству руководить
можно научиться. Сами по себе секреты
умения руководить весьма просты.
Настоящий лидер должен иметь следующие
качества:

Наличие
воображения

Руководитель
должен четко представлять себе ко­нечный
результат своей деятельности. Отбирая
лучшее из своего прошлого опыта, он
создает в воображении единое целое.
Возможно, реальность будет иметь с ним
мало общего, но, по крайней мере, вначале
руководи­тель знает, чего хочет.

Знание

Без
него не спланировать маршрут, который
приве­дет к цели. Именно знание дает
руководителю необхо­димую уверенность
в правильности намеченных целей.

Руководителем
надо родиться

То,
что он получает знание, — мало, нужен
опыт в жизни и в работе. У февральских
очень много зависит от отчества. Если
его отчество Степанович — он очень
сложный человек. Антонович, Павлович —
они слож­ные, но не плохие. Олегович
если взрывается, в этот момент его лучше
не трогать, а через мгновение он мо­жет
даже попросить у вас прощение. Если у
руководи­телей отчества Алексеевич,
Михайлович, Сергеевич, Петрович, да еще,
если они родились в марте, такой
эмоциональности не имеют. Зимние, кроме
январских и ноябрьских, любят власть и
даже стараются быть руководителями на
больших фирмах.

Умение
руководить другими

Часто
человек является мастером своего дела:
он легко выполняет то, что недоступно
другим. Но когда он выходит за пределы
собственных способностей и организует
работу других, личное мастерство отходит
на второй план. Наиболее важным становится
умение руководить другими. Каждый под
его началом полу­чает задание точно
по своим возможностям, знает, что ему
надлежит сделать. У такого руководителя
всегда порядок и в фирме, и в своем
кабинете. Он не расходу­ет впустую ни
времени, ни денег, ни усилий.

Хорошие
руководители получаются из родившихся
в сентябре, октябре, мае, августе, их
зовут: Владимир Васильевич, Александр
Сергеевич, Петр Михайлович, Руслан
Валентинович. Их можно долго перечислять.

Умелый
руководитель
должен иметь свой стиль, то есть в
известной мере обладать артистичностью.
Хорошо организовать дело — это, в конце
концов, уп­ражнение в эстетике:
требуется распределить усилия так,
чтобы никто не перерабатывал и никто
не бездель­ничал. Организация бурлит,
а в ее центре — зона спо­койствия, где
работает самый умелый из всех, работа­ет
без всякого раздражения и паники.

Решительность

Понимание
руководителем того, что выполнить
по­ставленную задачу коллективу под
силу; вера в успех дела; умение представить
задачу так, чтобы все осталь­ное
казалось пустым и совершенно неважным.
Реши­тельность действий необходима
при принятии реше­ний. Любое решение
лучше бесконечных сомнений и шараханий
из стороны в сторону. После принятия
ре­шения дело сводится к тому, чтобы
действия руково­дителя основывались
на здравом смысле. Если решена и эта
проблема, будущему лидеру надо научиться
пользоваться своей властью, сделать ее
убедительной и приемлемой для сотрудников.

Беспощадность

Это
качество не всегда принимается с
готовностью. Опыт показывает, что
настоящий лидер не должен знать жалости
к разгильдяям, бездельникам и тем, кто
не бо­леет за дело. В противном случае
все бремя забот ляжет на плечи усердных
тружеников. В фирме, где служат не
приносящие пользы люди, остальные быстро
теряют чувство локтя. Без элемента
страха нет власти.

Привлекательность

Руководитель
должен быть магнитом, центральной
фигурой, к которой притягиваются все
остальные.

129

Он
должен внешне быть очень привлекательным,
обаятельным и чтобы при общении не
ругался нецен­зурными словами. Он
должен своим обаянием привле­кать к
себе своих сотрудников и, самое главное,
не врать тем, с кем работает. Тогда за
таким директором его сотрудники пойдут
на край света. Но, к сожалению, есть
случаи, когда директор врет, особенно
если к нему желают зайти сотрудники, а
он не хочет никого видеть. Он говорит
секретарю, что занят и принять не может.
Или подолгу не выплачивает зарплату
сознательно. От такого руководителя
сотрудники уходят.

агнетизм
зависит от частоты появления на пуб­лике.
В зоне активных действий истинный лидер
дол­жен быть всегда на переднем плане.
Возникает впечат­ление, что он
одновременно находится всюду. Один из
простых способов произвести впечатление
— не по­явиться на мероприятии, где
тебя ждут. Этого доста­точно, чтобы
пошли слухи о каком-то сверхъестествен­ном
и неотложном деле, задержавшем
руководителя. С другой стороны, такой
лидер появляется там, где его никто не
ждет, вновь возбуждая разговоры: для
кого- то это пустяк, а он всем интересуется.
Этот дар будить любопытство к своей
персоне лидер всегда сочетает с нежеланием
говорить о себе. Его явно интересуют
дру­гие: он расспрашивает людей,
подбивает их на откро­венный разговор,
запоминает или записывает то, что считает
важным.

Хорошие
руководители
не обязательно должны превосходить
наиболее подготовленных сотрудников
по профессиональным качествам. В одном
они обязаны быть безусловными лидерами
— в умении выбирать наи­более оптимальные
формы и методы общения в деловых и
межличностных ситуациях, поддерживать
уверен­ность людей в том, что вклад
каждого в совместную де­ятельность
будет замечен и оценен по достоинству.

В
руководителе рядовые члены коллектива
ценят интеллектуальные способности,
внешнюю привлека­тельность,
организаторские способности, юмор,
до­ступность. Ради этого коллектив
готов даже простить некоторые другие
недостатки. Стиль руководителя дол­жен
складываться из разнообразных, порою
даже про­тиворечивых форм и методов
воздействия на людей, как будто бы
исключающих друг друга: твердость и
покладистость, единоначалие и широкая
коллегиаль­ность, умение требовать
от подчиненных и выполнять их требования,
контролировать и доверять, быть
офи­циальным и в то же время по-товарищески
близким с людьми, убеждать и внушать,
улыбаться и сердиться. Одна из необходимых
черт лидера — стремление к по­стоянному
росту, развитию.

Умелое
в психологическом отношении руководство
должно основываться в своей деятельности
на следую­щих правилах.

Уметь
брать на себя личную ответственность
при неудачах, а не винить во всем различные
обстоятель­ства, и что еще хуже —
перекладывать ответственность на
подчиненных.

Всячески
поощрять повышение уровня квалифи­кации
и рост талантов своих сотрудников. Люди,
труд которых недооценивается и которые
имеют недостаточ­ную заинтересованность
в труде, работают хуже дру­гих. В
конечном счете качественный уровень
всей ра­бочей группы определяется по
умению трудиться ее наиболее слабого
сотрудника.

Уметь
оказывать моральную поддержку сотрудни­кам
в случае допущения ими просчетов в
работе.

Достигать
намеченных целей, улучшая условия труда
подчиненных, обеспечивая тесное
сотрудниче­ство, а не наставляя своих
подначальных.

Уметь
показывать сотрудникам пример в работе.
Не требовать от них того, что выходит
за рамки их возмож­ностей.

Никогда
не прибегать к помощи угроз,
созданию страха и паники в работе. Это
— признаки неумелого руководства.

Уметь
высоко оценивать работу не только
ведущих, но рядовых сотрудников, давать
им возможность ощу­тить результаты
собственного труда.

Мудрый
руководитель
никогда не издаст приказ, если понимает,
что существует опасность его невыпол­нения.
Это делает только руководитель-разрушитель,
который пришел на готовое. Он не создавал
ни фирму, не подбирал персонал. Обычно
так делают руководи­тели, рожденные
зимой или весной. Они по своему ха­рактеру
разрушители, а не созидатели, поэтому
им не жаль, он ведь не создавал.

Дело
всегда успешнее идет к завершению, если
ру­ководитель всем своим внешним
видом и интонацией голоса демонстрирует
доброжелательный подход, ис­креннее
участие, уверенность в успехе.

При
выдаче любого задания руководитель
должен проявлять приветливость и
вежливость. Заниженные объемы заданий
или завышенные сроки их исполне­ния
портят даже хороших работников. С другой
сторо­ны, по своей сложности задания
должны соответство­вать возможностям
конкретного исполнителя.

Важно
быть внимательным
и объективным даже к тем предложениям
сотрудников, которые заведомо не будут
реализованы. Грубо отвергнутые предложения
могут лишить руководителя возможности
получать их в будущем.

Во-первых,
он теряет авторитет среди своих
сотруд­ников, которые ему верой и
правдой служат. У зимних руководителей
такое часто случается, и из-за этого у
него нет подъема производства. Осенние
— всегда дип­ломатично общаясь, говорят
«спасибо, что принесли, я должен подумать
и проанализировать, а через неде­лю
зайдите ко мне мы обсудим».

Очень
важно вовремя похвалить сотрудника, но
вдвойне важно не упустить момент для
критики. Хва­лить полезнее на людях,
а критиковать — с глазу на глаз. Выговор
в присутствии других членов коллектива
— одна из самых строгих мер наказания,
и прибегать к ней це­лесообразно лишь
в самых крайних случаях.

Ломать
сложившиеся в коллективе, хотя и не
совсем верные, традиции, с которыми люди
свыклись, надо ос­торожно. В первый
период работы нового руководите­ля,
когда сотрудники оценивают его особенно
пристра­стно, избегать не только
крупных ошибок, но и мелких промахов.
Отдаваемые приказы и распоряжения в
этот период требуют тщательной проработки,
а подписывае­мые документы — особо
внимательного изучения.

Грамотный
руководитель
делает замечания сво­им подчиненным
по мере обнаружения недостатков в их
работе, плохой же руководитель накапливает
недо­статки сотрудников и в один день
устраивает им пуб­личный разнос.

Основой
для здорового общения с подчиненными
является демократический стиль
руководства, сочета­ющий требовательность
со справедливостью. Демокра­тия без
поддержания должного порядка неминуемо
скатывается к анархии.

Человеку
в высшей степени свойственно подража­ние
— стремление походить на того, кто чем-то
заинте­ресовал тебя. Руководитель
должен служить объектом для подражания.
В этом случае при длительном взаи­модействии
с сотрудниками, путем логических
дока­зательств, убеждений, используя
свое личное обаяние, он способен внести
в сознание других необходимость
выполнения предлагаемой им программы
действий. Этот процесс идет тем
эффективнее, чем сильнее воля лидера,
чем убедительнее и целесообразнее его
поведе­ние, чем выше его способность
заражать других своим примером. Эти
свойства и образуют то, что называют
авторитетом руководителя. Его влияние
на сотрудни­ков по мере роста авторитета
усиливается. По этим со­ображениям
нужно стремиться, как можно реже ме­нять
лидеров, если, конечно, они не перестают
удов­летворять необходимым требованиям.

При
подборе управленческого персонала
лучше идти снизу вверх: каждый вышестоящий
начальник должен быть по своим
профессиональным и интеллектуальным
качествам выше нижестоящего. Плохо,
когда делают наоборот: назначают
директора, тот назначает себе за­местителя,
естественно, послабее себя. Заместитель
под­бирает начальников отделов — по
уровню ниже себя.

По
моей новой методике сначала изучают
руко­водителя,
психологию его характера, отношение с
кол­лективом, делается это достаточно
быстро, в течение нескольких минут.
Потом рассматривается кандидату­ра
заместителя, даже полезно спрашивать
группу кро­ви руководителя — это может
иметь значение в случае двух равно
хороших кандидатур. Вся процедура
зани­мает всего-навсего полчаса
времени. И если не подхо­дит — то тут
же дают человеку ответ, чтобы не отнимать
его время. Такой метод позволяет
определять человека с точностью на
70-80 %. Метод проверен мною на пяти тысячах
человек на фирме «Саммастер».

Хорошо,
если при этом директор — крупная,
масш­табная фигура. Если же отбор идет
снизу, то уровень директора определяется
автоматически, в зависимос­ти от
сложившегося коллектива.

Чем
выше положение руководителя, тем больше
вре­мени ему приходится уделять
заседаниям, переговорам, деловым встречам
и другим формам межличностного общения.
Даже на предприятиях с эффективной
орга­низационной структурой драгоценное
время самых ум­ных руководителей
зачастую тратится попусту. В свя­зи
с этим весьма полезными могут оказаться
советы, дающие возможность экономить
рабочее время.

Часто
возникает вопрос о целесообразности
выне­сения какого-либо вопроса на
совещание. Если нет не­обходимости
проведения диалога между заинтересо­ванными
лицами, а руководитель хочет лишь
передать информацию, то лучше обойтись
без совещания. Соби­рать совещание
коллектива сотрудников целесообраз­но
по трем причинам: при необходимости
принятия коллективного решения; при
условии, что решение вопроса имеет
значение одновременно для нескольких
подразделений; при условии, что для
решения вопро­са нужно воспользоваться
различными мнениями от­дельных групп
специалистов.

Каждый руководитель в определенной мере должен быть и психологом, ибо правильный стиль руководства, благоприятная обстановка на работе, культура управленческого труда способствуют повышению качества и результативности труда, оказывают решающее влияние на результаты деятельности коллектива. Поведение руководители, его умение управлять подчиненными, здоровый психологический климат в коллективе способствуют развитию творческой инициативы работников и в итоге дают не меньший производственный эффект, чем механизация и автоматизация труда. Повседневная практика учит, что руководители, сумевшие добиться здоровых отношений в коллективе, наладившие прочный контакт и взаимоотношения между сотрудниками, добиваются лучших результатов в работе.

Настоящая Памятка имеет целью обобщить основные требования, которые жизнь ежедневно предъявляет к руководителю. Несомненно, что все качества, перечисленные в Памятке, не могут быть сосредоточены полностью в одном человеке. В ней приведены методические подходы, которые в определенной мере помогут руководителям в их работе.

Работать с Памяткой рекомендуется следующим образом: каждый пункт касается одной из сторон деятельности руководителя, поэтому желательно, чтобы все разделы любой руководитель анализировал с одной позиции: «А как это относится ко мне?»

Памятка поможет руководителю объяснить (понять) причины временных затруднений, встречающихся в работе, сделать выводы и применить их в практической деятельности. Памятка рекомендуется для руководителей при осуществлении практической работы по управлению как на производстве, так и в аппарате управления.

Личные качества руководителя

1. Выдержка . Руководитель должен прежде всего уметь сдерживать проявления своего настроения, никогда не терять самообладания. Сильный, оптимистически настроенный человек и в окружающих вселяет спокойствие и уверенность в успехе дела, заражает энтузиазмом. Неспокойный, нервозный руководитель зря дергает и нервирует себя и подчиненных, часто портит им настроение с самого начала рабочего дня, и тем больше, чем сложнее обстановка. Невыдержанность одного лишь руководителя причиняет неприятности многим сотрудникам.

2. Вежливость . Руководитель, никогда не допускающий грубость с подчиненными, добивается в работе с ними лучших результатов. Вспыльчивостью, грубостью, криком трудно доказать свою правоту, скорее можно настроить собеседника против себя. Неизменная же вежливость положительно действует на самого нервного и раздражительного сотрудника.

3. Тактичность . Деятельность руководителя как организатора немыслима без тактичного отношения к сотрудникам. Распекая человека, нужно не унижать его, а оставлять ему веру в свои силы. Никогда не следует критиковать ради самой критики.

4. Скромность и непримиримость к лести . Это необходимое для каждого руководителя качество. Подчеркивание своих заслуг, любое давление авторитетом на подчиненных недопустимы. Нет лучшего способа усыпить бдительность человека, чем лесть, ибо иногда трудно отличить, где лесть, а где проявление действительного уважения. Руководитель должен пресекать любое восхваление его достоинств, но в то же время не бояться хвалить тех сотрудников, которые его заслужили. Нужно только помнить, что хвалить человека, даже за дело, непосредственно перед тем, когда хочешь его о чем-то попросить, — тоже лесть.

5. Чуткость . Хороший руководитель знает своих подчиненных не только по имени, но и по отчеству, интересуется проблемами, возникающими в их личной жизни, условиями быта. Умеет вовремя заметить, что сотрудник расстроен, и по мере возможностей помочь ему, поинтересоваться здоровьем, спросить о детях, поздравить с днем рождения, к месту пошутить — это облегчает ему работу с людьми, помогает завоевать доверие, создать хорошее настроение в коллективе.

6. Самокритичность . Неотъемлемыми качествами каждого руководителя должны быть умение объективно оценивать свою деятельность, критически относиться к своим недостаткам, способность не только признать свою ошибку, но и отменить неправильное решение.

7. Самодисциплина . От организации труда самого руководителя, его личного примера зачастую зависят количество и качество работы коллектива. Если руководитель небрежен, неаккуратен, халатно относится к своим обязанностям, он может быть уверен, что все эти качества в той или иной мере присущи и его сотрудникам. Хороший руководитель не только рассказывает, но и показывает (в том числе собственным примером), как надо делать.

8. Требовательность . Руководитель только в том случае сможет наладить работу сотрудников, если будет систематически требовать от них выполнения их задач. Попустительство в этом вопросе приводит к безответственности, расхлябанности, волоките, что дезорганизует всю работу коллектива.

9. Равное отношение ко всем . В своей работе руководитель должен обязательно опираться на всех сотрудников. Практика окружать себя избранными и в дальнейшем полагаться только на них восстанавливает против руководителя остальную часть коллектива.

Руководитель и коллектив

1. Залог успешной работы коллектива, благоприятной атмосферы в нем — психологическая совместимость его членов. Отношения товарищества и взаимопомощи, сложившиеся внутри коллектива, создают условия для плодотворной деятельности, устраняют неприязнь, подозрительность, зависть, недоверие. Построить правильные, хорошие взаимоотношения в коллективе, поддерживать чувство взаимной симпатии работников друг к другу, умело руководить — это искусство. Хорошие качества руководителя определяются главным образом тем, насколько он образован, а также его самодисциплиной, энергией, настойчивостью, способностью принимать оптимальные решения, смелостью и чувством ответственности.

2. Если руководитель хочет иметь крепкий, спаянный коллектив, он должен подбирать кадры по принципу: каждый человек соответствует занимаемой должности и каждая должность — занимающему ее человеку.

3. В вопросах работы руководитель не имеет права следовать личным симпатиям и антипатиям. Приоритетными для него должны быть деловые качества сотрудника, его активность, отношение к работе, полезность для общего дела.

4. Руководитель должен помнить, что он отвечает за работу вверенного ему коллектива в любое время. Поэтому он обязан подготовить себе преемников, которые в его отсутствие (болезнь, отпуск, командировка) могли бы выполнять его обязанности без ущерба для дела.

5. Целесообразна такая организация труда помощников, когда они имеют «скользящий» круг обязанностей, т.е. время от времени меняются (между собой) сферами деятельности. Это позволяет ознакомить их со всем аппаратом и подготовить к дальнейшей самостоятельной работе.

6. Ничто так не подрывает авторитет руководителя, как неумение сдержать свое слово. Семь раз взвесьте свои возможности, прежде чем один раз пообещать. Но, дав слово, приложите вес силы и энергию для выполнения обещанного.

7. Нельзя переносить выполнение текущих дел на часы приема посетителей. Люди, которые ожидают, когда вы освободитесь, тратят столько же сил, как на самую тяжелую умственную работу. Поэтому если у руководителя приемная всегда полна посетителями, то это не признак его бурной деятельности, а лишь пример, как не надо работать.

8. В аппарате управления современным коллективом деятельность одного работника тесно связана с деятельностью других. Поэтому знать чужие обязанности ничуть не менее важно, чем свои. Это поможет избежать дублирования в работе аппарата управления фирмы (предприятия, организации), лишней траты времени па повторение того, что уже сделано или что может сделать намного быстрее специалист. Знать свои обязанности и уметь их выполнять означает определить, когда следует прибегнуть к помощи другого сотрудника.

9. Ничто так не раздражает людей, как безделье. Поэтому лучше давать задания с более сжатыми сроками, чем с растянутыми. Условия и границы, в которых должна протекать работа, должны быть строго оговорены. В противном случае работа никогда не будет доведена до конца.

10. Справедливость прежде всего. Если вы хвалите или порицаете за дело, ваше мнение будет высоко цениться в коллективе. Помните, что ни один проступок не должен оставаться незамеченным, иначе возникают безнаказанность и безответственность. Однако мера наказания должна соответствовать степени проступка. Бойтесь излишней строгостью вызвать озлобление.

11. Между проступком и наказанием нет и не может быть линейной зависимости. Хороший работник, допустивший промах в первый раз, не может быть наказан со всей строгостью. Первый выговор всегда нужно делать наедине. Следует помнить, что есть люди, психологически легкоуязвимые, К ним применять разные взыскания нужно особенно осторожно, так как несправедливое наказание легко может вызвать у них озлобленность или даже психическое заболевание.

12. Только в крайнем случае разрешается применять выговор в присутствии коллег. Излишнее злоупотребление распеканиями создает в коллективе дополнительные промахи, и все это лишь приводит к потере доверия к руководителю.

Роль руководителя

1. Немыслимо руководить современным коллективом без достаточной профессиональной квалификации, основательных технических, экономических, управленческих, педагогических знаний, понимания существа общественно-политических преобразований в стране.

2. Современный руководитель должен уметь адаптироваться к быстро изменяющейся обстановке в производстве и жизни. Он, работая динамично, должен постоянно повышать свой уровень знаний, умений и навыков, чтобы не оказаться «на обочине жизни» и не подвести возглавляемый коллектив.

3. Принцип единоначалия означает как право руководителя на принятие решений, так и его личную ответственность за их выполнение. Руководитель несет ответственность не только за свою работу, но и за работу своих подчиненных.

4. Каждый руководитель обязан работать так, чтобы стиль и методы его руководства соответствовали характеру современных взаимоотношений в обществе, выделяя главные задачи, не допуская работы по формуле «цель оправдывает средства», приводящей к перенапряжению коллектива. Задача руководителя — подобрать ровный, умеренный ритм работы аппарата управления, обеспечивающий высокую работоспособность в течение длительного времени.

5. Руководитель обязан создать в коллективе наиболее благоприятную атмосферу для свободного обмена мнениями, научиться совещаться с опытными людьми, внимательно выслушивать чужое мнение.

6. Девизом руководителя должно стать: всегда можно сделать лучше, чем было до сих пор. Существующий порядок — это не единственный из возможных. Руководитель должен постоянно искать лучшие формы и методы организации деятельности подчиненного ему коллектива. Избегайте, однако, слишком частых реформ. Они вносят в работу путаницу, беспорядок и неорганизованность.

7. Срыв задания может зачастую отразиться на деятельности всего предприятия, структурного подразделении. Поэтому при планировании роботы руководитель должен учесть, какое место в ней занимают другие службы; предусмотреть, чтобы все необходимое им было включено в этот план, добиться в первую очередь выполнения межслужебных заданий.

Цените время

1. Время — неоценимое богатство, и его надо беречь. Требуйте от себя и подчиненных точного и конкретного изложения вопросов по существу. Длинные разглагольствования мешают выделить главную мысль, затрудняют взаимопонимание и отнимают много времени. Нужно говорить так, чтобы вас поняли с первого раза.

2. Умейте слушать. Не перебивайте собеседника, проследите его мысль до конца. Свои замечания вы всегда успеете высказать, ведь именно за этим к вам обращаются. Одна из первостепенных задач каждого руководителя, каждого работника — научиться планировать свой рабочий день, выработать умение следовать намеченному плану, экономить время.

3. Заранее составив распорядок дня, вы не только избегаете долгих раздумий, с чего бы начать работу или что же делать дальше, но и будете уверены, что все намеченное вами будет выполнено.

4. Никогда не нужно откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня, даже если эта работа вам не нравится. Научитесь быть решительным. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте.

• Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время издержек, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов.

• Приступайте к делу сразу же, раз вы знаете, что надо делать. Тут нельзя дать никаких советов. Никто, кроме вас, не сможет помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами.

• Начинайте раньше. Начиная рабочий день всего на 15—20 минут раньше того, к чему вы привыкли, вы зададите тон всему дню.

• Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему.

• Цените время и свое, и чужое! Остерегайтесь любителей поговорить в рабочее время: они сорвут вам самые прекрасные планы и намерения. Умейте приостанавливать праздный разговор.

• Научитесь говорить «нет». Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми вы никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.

• Не увязайте в телефонных разговорах. Ничто не может соперничать с телефоном как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данные, выяснить недоразумение, дать указание или условиться о свиданиях. Но всегда также есть искушение просто поболтать по телефону. Оберегайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубку и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор по-деловому.

• Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Явившись на совещание к 14.30, если оно назначено на 15.00, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то делать, уточните, где, когда, что, почему. Если что-нибудь остается неясным, сразу же задайте вопрос для выяснения.

Главные принципы постановки заданий

Деятельность руководителя в основном заключается в выборе методов и средств осуществления определенной задачи, которая выполняется штатом его сотрудников. Поэтому от правильности распоряжения иногда зависит успех всей работы. Ниже приводятся основные принципы постановки заданий.

1. Давать как можно меньше распоряжений. Чем больше отдается распоряжений, тем труднее осуществляются их реализация и контроль исполнения, много времени уходит на объяснение, что и как должен делать каждый исполнитель. Кроме того, если проблема чересчур раздроблена, распределена между многими сотрудниками, то неизбежно дублирование в их работе. Руководитель должен выделять в первую очередь главное — одну, но основную задачу, решение которой определяет дальнейшее направление в работе.

2. Не давать много распоряжений одновременно. Целесообразно давать задания в разное время в той последовательности, в которой они должны выполняться. Это обеспечит исполнителю возможность заняться каждой задачей (проблемой) отдельно, не отвлекаясь и не распыляясь.

3. Давать распоряжения в наиболее удобный момент. Если исполнитель в данное время занят другой, более важной и срочной работой, он не сможет хорошо уяснить, продумать новое задание. В результате этого резко снижается эффективность выполнения распоряжения. Каждый сотрудник в каждый текущий момент должен заниматься только одним заданием, выполнять одну функцию и полностью нести за нее ответственность.

Главные причины невыполнения распоряжений и пути их устранения

1. Распоряжение было плохо сформулировано, не раскрывало цели и характер работы либо недостаточно разъяснено. В этом случае руководитель должен его пересмотреть и выправить.

2. Распоряжение было отдано правильно, но плохо понято исполнителем. Руководитель обязан убедиться в том, что его поняли. Исполнитель не должен принимать распоряжений, пока не уяснит себе их смысл.

3. Распоряжение было отдано правильно и хорошо понято исполнителем, но исполнитель не имел необходимых условий для его выполнения и преодоления встречающихся затруднений. В этом случае руководитель должен, отдавая распоряжение или в ходе его выполнения, обеспечить условия, выходящие за рамки компетенции сотрудника. Последний же должен иметь мужество признать свою неспособность выполнить данное распоряжение и потребовать обеспечения дополнительных средств и условий.

4. Все необходимые предпосылки для исполнения распоряжения были обеспечены, но исполнитель был либо недостаточно заинтересован, либо внутренне не согласен с распоряжением. Здесь вина падает главным образом на исполнителя, но и руководитель не может полностью снять с себя ответственность, так как в его обязанности входят убеждение подчиненных и поиск правильного пути для повышения их заинтересованности в работе.

5. Все приказы и инструкции должны быть конкретными, исчерпывающими, наглядными, точно адресованными и с указанием сроков исполнения.

Вам будет интересно

Перейти на главную блога