Предложения для руководства компании

Была ли эта статья полезной?

Обнаружение способов улучшения компании дает возможность повысить производительность и увеличить прибыльность. Как менеджер, лицо, принимающее решения, или руководитель группы, выявление областей для улучшения в вашей организации — это эффективный способ сделать ее более успешной. Улучшения могут охватывать целый ряд преимуществ, включая повышение эффективности, снижение расходов и повышение уровня удовлетворенности клиентов. В этой статье мы обсудим, почему важно регулярно вносить предложения по улучшению и приведем примеры способов улучшения компании.

Почему важно иметь предложения по улучшению компании??

Постоянное выявление областей для улучшения — это эффективный способ развития и повышения стабильности компании. На конкурентном рынке также важно продолжать повышать уровень производительности, чтобы опередить конкурентов, которые также будут прилагать усилия для повышения качества своей работы. Создание в компании атмосферы, в которой сотрудники чувствуют себя вправе делиться предложениями по улучшению работы, позволяет выявлять инновационные идеи и воплощать их в жизнь на благо компании.

20 предложений по улучшению работы в компании

Рассмотрите следующие предложения по улучшению работы вашей компании:

1. Сделайте уважение краеугольным камнем

Создание корпоративной культуры, в которой сотрудники всех уровней относятся друг к другу с уважением, является эффективным способом повышения производительности в организации. Уважительное взаимодействие на работе может способствовать повышению общего морального духа в компании, что настраивает сотрудников на более высокую производительность. Более высокий уровень уважения в организации также может помочь в сохранении талантов, поскольку это делает вашу компанию более привлекательной для внешних кандидатов и позволяет легче удерживать ценных сотрудников, поскольку они чувствуют, что получают уважение, которого заслуживают.

2. Создайте четкие ценности компании

Наличие четкого набора ценностей для вашей компании — еще один эффективный способ повысить моральный дух и обеспечить руководство для сотрудников. Создание и публикация ценностей и морали вашей компании обеспечивает четкое руководство для того, что компания отстаивает и к чему стремится. Это может служить для сотрудников руководством к действию, когда они сталкиваются с принятием решения во время работы, а также может обеспечить позитивный взгляд на то, к чему ведет работа, которую они делают для компании.

3. Генерировать позитивные улучшения для общества

Положительное влияние на местное сообщество может принести пользу вашей компании различными способами. Внутри организации внесение позитивного вклада — это еще один способ потенциально повысить моральный дух сотрудников, помогая им почувствовать себя частью нравственной организации. В обществе это также может вызвать доброе отношение к вашей компании, что может привести к улучшению возможностей или показателей продаж.

4. Четко формулируйте цели

Создание процедур для четкого определения целей и ожиданий сотрудников может помочь повысить их продуктивность. Постановка определенных целей дает сотрудникам возможность работать и оценивать свою работу. Это также гарантирует, что сотрудники выполняют работу, которая способствует достижению общих целей организации, и может быть важным шагом в содействии проектам, которые требуют, чтобы несколько сотрудников или команд работали независимо в течение значительного периода времени, прежде чем объединить их работу.

5. Установите линии коммуникации

Общение в организации часто является одним из самых важных элементов успешной работы. Предоставление сотрудникам физических методов общения и культуры компании, которая поощряет общение, может помочь сотрудникам более эффективно находить ответы на любые вопросы, которые у них возникают. Это может способствовать увеличению продуктивного рабочего времени сотрудников.

6. Всестороннее документирование решений

Внутренняя документация предоставляет ценную информацию для сотрудников компании различными способами. Создание документов с кратким изложением важных встреч или подробным описанием политики компании позволяет сотрудникам обращаться к ним в случае возникновения вопросов. Документация также представляет собой письменный отчет, который может быть полезен при проведении контроля качества и внутреннего анализа для внесения улучшений в существующую политику компании.

7. Поощряет сотрудников высказывать свое мнение

При оценке эффективности работы предприятия идеи по улучшению могут исходить из любого источника. Создание культуры и предоставление возможности сотрудникам высказывать свое мнение и вносить предложения гарантирует, что вы максимально увеличите количество выдвигаемых идей. Это повышает вашу способность определять позитивные изменения, которые необходимо произвести в организации, и помогает повысить общую производительность труда.

8. Доверяйте своим сотрудникам

По мере становления сотрудников в организации вы можете понять их возможности и уровень ответственности, с которым они могут справиться. Предоставляя тем, кто доказал свою способность принимать более самостоятельные решения или действия, вы можете позволить им использовать свой опыт и навыки для достижения максимальной личной эффективности. Когда у вас много сотрудников, действующих в соответствии со своими намерениями на уровне, сопоставимом с их возможностями, это может привести к тому, что вы будете тратить меньше времени и ресурсов на надзор.

9. Применять стандарты одинаково

Создание справедливых стандартов для оценки работы сотрудников в вашей организации может создать более справедливую и инклюзивную корпоративную культуру. Это может иметь два важных преимущества для улучшения работы вашей компании. Во-первых, применяя стандарты справедливым и четко описанным образом, вы сводите к минимуму возможность для сотрудников почувствовать, что их коллеги получили преимущества, которых они не имели. Установление справедливых стандартов также поможет вам определить сотрудников с более высокими показателями, которые могут получить более широкие обязанности в организации.

10. Демонстрация пути продвижения по карьерной лестнице

Эффективным способом повышения уровня удержания сотрудников является использование внутренних повышений для успешных сотрудников. Изменив свой подход к заполнению руководящих должностей внутренними сотрудниками, вы можете показать, что у членов команды есть путь к карьерному росту, оставаясь в компании. Это может помочь удержать амбициозных, но эффективных сотрудников, заинтересованных в работе в вашей компании, и снизить риск текучести кадров.

11. Узнайте своих сотрудников и их цели

Чем больше у вас информации о сотрудниках, работающих на вас, тем лучше вы сможете удовлетворить их желания и потребности. Устанавливая личные связи с сотрудниками и поощряя старших сотрудников по всей организации делать то же самое, вы можете создать организацию, которая больше ориентируется на своих сотрудников. Это может повысить уровень производительности труда как за счет повышения морального духа в организации, так и за счет подбора заданий в соответствии с сильными сторонами сотрудников, выполняющих их.

12. Обновление документов по обучению

Передовая практика в организации развивается со временем, поскольку сотрудники выявляют более эффективные способы выполнения своей работы. Хотя это и полезно, это может привести к ситуации, когда ресурсы для обучения новых сотрудников не соответствуют текущим стандартам в организации. Хотя новые сотрудники могут учиться и совершенствовать поведение у своих более опытных коллег, изменив свои учебные документы, чтобы включить в них самую актуальную информацию, вы облегчите новым сотрудникам работу, чтобы они быстрее раскрыли свой потенциал.

13. Создавайте умные команды для максимального использования талантов

Изменение рабочих подразделений в вашей компании может быть эффективным способом добиться от сотрудников новых и более высоких результатов. Нахождение наиболее эффективных групп для ваших сотрудников позиционирует их для успеха и максимизирует общую производительность вашей компании. Вы можете объединить одинаково талантливых сотрудников в группы, чтобы они работали над проектом, в котором максимально используются их навыки. В качестве альтернативы вы можете создать группы членов команды с взаимодополняющими навыками, чтобы каждое рабочее подразделение в организации обладало разнообразным набором способностей для выполнения любых обязанностей, которые вы на них возлагаете.

14. Поощряйте отношения наставничества

Создание возможностей для развития навыков сотрудников — один из лучших способов изменить потенциал вашей рабочей силы. Отношения наставничества позволяют более опытному сотруднику давать советы менее опытному члену команды. Это может ускорить развитие нового сотрудника, поскольку он может воспользоваться уроками, которые более опытный член команды извлек из собственного опыта. Это делает подопечного более способным и повышает производительность в вашей компании.

15. Регулярно проводите оценку эффективности работы

Введение новых оценок эффективности в вашей компании может позволить вам лучше направлять сотрудников в их профессиональном развитии. Оценка эффективности работы позволяет вам встретиться с сотрудниками и обсудить, что сработало хорошо, а где есть области для улучшения. Затем члены команды могут скорректировать свою работу, чтобы улучшить ее и добиться лучших результатов для компании.

16. Добавьте веселья в рабочий день

Внедрение новых политик и мероприятий, предоставляющих сотрудникам возможности для развлечений, может стать отличным способом повышения морального духа. Планирование веселых мероприятий, таких как дни тимбилдинга или корпоративные пикники, также может помочь усилить чувство общности в организации и сделать сотрудничество в вашей компании более эффективным. Если ваша компания станет более интересным местом работы, это поможет вам удержать лучших сотрудников и привлечь новых работников, которые пользуются большим спросом и имеют множество вариантов трудоустройства.

17. Повышайте компенсацию для повышения качества сотрудников

Изменение структуры оплаты в вашей компании позволяет вам сделать более привлекательные предложения для нынешних и потенциальных сотрудников. Помимо того, что это позволит вам сохранить самых необходимых сотрудников, показав, что вы цените их труд, это также поможет вам нанимать более качественных сотрудников. Наем более продуктивного персонала может компенсировать увеличение расходов на зарплату в виде роста прибыли.

18. Выражайте благодарность либерально

Изменение степени и искренности, с которой вы выражаете благодарность сотрудникам, может оказать положительное влияние на вашу компанию. Выражение благодарности за хорошо выполненную работу не только помогает сотрудникам почувствовать, что их труд получает должную оценку со стороны старшего персонала, но и служит ориентиром для других сотрудников. Выражение благодарности дает понять, что вы положительно относитесь к проделанной ими работе, чтобы они знали, что могут использовать это в качестве ориентира в будущих проектах.

19. Публично хвалить

Еще один отличный способ дать сотрудникам почувствовать свою значимость, а также внести ясность в ожидания — это публичное выражение благодарности за высокие результаты работы. Внесение этих изменений создает атмосферу, в которой сотрудники знают, что их тяжелая работа вызывает общественную похвалу. Он также извлекает из выражения благодарности профориентационные преимущества и распространяет их на других сотрудников, которые могут увидеть, что сделали их коллеги, чтобы заслужить похвалу, и последовать этим примерам.

20. Понимание важности профессионального баланса

Наличие баланса между работой и личной жизнью важно для работника, поскольку позволяет ему работать с максимальной отдачей в рабочее время. Обновление политики компании с внесением изменений, подчеркивающих важность нахождения баланса между этими двумя понятиями, является отличным способом создания позитивной рабочей культуры, которая генерирует высокие результаты и сохраняет сотрудников счастливыми. Если ваша текущая структура работы требует от сотрудников значительных сверхурочных или непредсказуемых часов, внесение изменений для приведения ее к единообразию может повысить уровень счастья сотрудников и улучшить результаты работы компании.

Блестящая идея – это не просто гениальная мысль, а возможность высокого заработка или успешного развития компании. Поэтому креативно мыслящих и творческих работников ценят и уважают в любой фирме. Прежде чем реализовать себя, каждая идея рядового сотрудника проходит критическую фильтрацию в несколько этапов. 

Этап 1. Проведите анализ

Известно, что деятельность компании – это показатель умственных способностей руководителя и его подчиненных. Поэтому любые новации и предложения от сотрудников начальство воспринимает в первую очередь как претензию или критику существующего положения дел.

Какой бы грандиозной не казалась вам идея, стоит провести небольшое личное исследование как в теоретическом, так по возможности и в практическом плане. Проанализируйте все “за” и “против” вашего предложения и с пошаговой инструкцией по реализации приготовьтесь к оглашению.

Этап 2. Определите, к кому обратиться

Прежде чем собраться с мыслями и духом, стоит понять, какой категории управленцев необходимо объявить данную идею, чтобы получить эффективный результат. Часто вместо того чтобы тревожить директора, продуктивнее и полезнее будет огласить свои предложения руководителю проекта или старшему менеджеру.

Этап 3. Подготовьте доклад

Навыки ораторского мастерства будут особенно полезны в данном случае. Это не только тембр голоса, но и умение грамотно аргументировать свою позицию понятным и доступным языком. Известно, что краткость – сестра таланта, однако, в данном случае, приводить доводы придется до тех пор, пока руководство не станет задавать вам вопросы. Если это случилось, то будьте уверены, что ваша идея была услышана.

Начните с позитива

Первой задачей, которая будет служить решением на пути к убеждению руководителя, станет постановка своей идеи в некритичной, дружелюбной форме. Для этого разговор необходимо начать не с претензий в отношении условий труда, а с положения существующей производительности и возможности улучшить эти показатели. Другими словами, начните диалог с респондентом с позитивной ноты и руководствуйтесь аргументацией финансовой прибыли.

Расскажите о проблемах

Следующим шагом необходимо сообщить руководству реальную обстановку сложившейся ситуации. Здесь следует кратко и четко огласить существующие проблемы и способы, которые успешно или безрезультатно применялись при поиске решений. Далее важно суметь плавно перевести разговор на тему вашей идеи.

Предложите решение

Это довольно ответственное мероприятие, от результата которого зависит не только возможный карьерный рост сотрудника, но и может измениться отношение самого руководства к вам.

Помните, что ваша идея – это не единственная проблема, которая волнует начальство. Поэтому попробуйте взглянуть на нее глазами руководства. Это поможет не только понять актуальность предлагаемого проекта, но и подготовиться к диалогу и приготовить ответы на возможные вопросы.

Проявите настойчивость

Практика показывает, что успех реализации идей сотрудников зависит от самочувствия и настроения руководства. Поэтому не огорчайтесь, если ваше предложение было резко отклонено. Попробуйте переформулировать мысль другим способом, оставляя при этом неизменной основу вашего требования, и вновь подойдите к начальнику через несколько дней. Как правило, настойчивых сотрудников либо лишаю премии, либо повышают в жаловании.

Любую идею важно правильно подать. Даже если вы внезапно поняли, как повысить продуктивность отдела на 1000%, вам придется убедить коллег и руководство, что предложение действительно сработает. Как это сделать? И как предложить идею, в которую поверят? Делимся инструкцией.

Как правильно сформулировать идею

Перед тем как представлять идею коллегам и руководству, важно грамотно ее сформулировать. Предложение «Давайте повысим продуктивность» наверняка кажется отличной идеей — но с практической точки зрения оно совершенно бесполезно: непонятно, что именно и как нужно изменить, как измерять результат.

Полезнее подходить к идее как к гипотезе: мы предполагаем, что действие А приведет к результату Б. С этой точки зрения качество формулировки можно проверить по критериям, которые предлагают Алекс Остервальдер и Дэвид Блэнд. Гипотеза должна быть:

1. Пригодной для тестирования.

2. Четкой — с понятными целью, средством и результатом.

3. Дискретной — то есть описывающей только одну конкретную тему.

«Давайте оптимизируем коммуникацию, чтобы работать быстрее» — звучит хорошо, но действия непонятны.

«Мы полагаем, что, если сократить количество совещаний в неделю с 5 до 1, то у каждого сотрудника высвободится по 2 рабочих часа в день и команда будет закрывать задачи в среднем на 20% быстрее» — гипотезу можно протестировать, цель, средство и результат сформулированы четко.

Есть и другие факторы, которые стоит учесть в формулировке. Предлагая новые или нестандартные решения, мы часто забываем, что реализовывать их будем не в одиночку. А чтобы коллеги поверили в идею и были готовы помочь, они должны понимать:

• какую проблему вы пытаетесь решить и каким образом;

• какие метрики и процессы изменятся в результате;

• как это затронет работу коллег, компанию в целом, отношения с клиентами.

Как презентовать идею коллегам

От собственных идей часто сложно отказаться, особенно если вы потратили много усилий на их разработку. Но даже самая гениальная идея на поверку может оказаться неэффективной для конкретной компании или команды. Не бойтесь признать, что ошиблись, и будьте готовы отступить на любом из этапов ниже или переосмыслить свое предложение, если получите весомые причины для этого.

Выясните, реализовывал ли кто-то похожее решение раньше и к чему это привело. Подкрепите свою позицию мнением экспертов, исследованиями, если они есть. Чем больше обоснований вы приведете, тем выше шансы на успех.

До презентации стоит проверить, так ли идея хороша, как вам кажется. Проведите тестирование, если это не требует больших ресурсов, — например, покажите свои наработки знакомым и коллегам. Или, если ваша идея затрагивает процессы, в которые вы слабо вовлечены, обсудите ее с непосредственными участниками. Так вы сможете доработать свое решение и заручиться поддержкой.

Проанализируйте обратную связь, которую получили на предыдущем шаге, и имеющиеся аргументы. Если аргументов недостаточно, подумайте, как еще можно ответить на критику. Возможно, в идее что-то стоит изменить? Вспомните, с какими контраргументами вы сталкивались раньше: их тоже стоит проработать. И самое важное — постарайтесь отделить конструктивные возражения от вызванных страхом перемен и другими эмоциональными причинами.

Вы можете презентовать идею кому угодно: своему менеджеру, высшему руководству, команде, другим подразделениям. Главное — понять потребности аудитории и объяснить, как именно ваша идея их закроет. Например, при разговоре с менеджером можно делать акцент на достижении показателей. А при обсуждении с командой — на комфорте рабочих процессов.

Даже приятные перемены часто вызывают стресс и тревогу, поэтому вы можете столкнуться с чисто эмоциональным сопротивлением коллег. Чтобы сгладить его, представьте хотя бы примерный план действий. Расскажите, какая помощь вам потребуется, кто за что будет отвечать, как именно может измениться работа команды. Это снизит уровень неопределенности и сделает обсуждение более продуктивным.

Невнятная речь и трясущиеся руки могут сильно испортить впечатление, особенно если вас слушают люди из других подразделений. Чтобы поддержать себя, подготовьтесь к презентации. Подумайте, как вам комфортнее — составить речь или говорить от себя. Наденьте удобную одежду, поешьте, заранее проверьте, все ли нужные файлы открываются. В общем, постарайтесь снизить возможный стресс.

Этот шаг нужен не только для того, чтобы узнать, одобрили вашу идею или нет. Фидбэк поможет понять, каким аспектам стоило уделить больше времени, а что, наоборот, получилось хорошо. Лучше собирать его дважды: сразу после презентации и через некоторое время. В первом случае вы сможете оценить себя как спикера, во втором — получить более взвешенное мнение о предложенном вами решении.

Далеко не во всех компаниях прислушиваются к сотрудникам, предлагающим те или иные идеи и новации. А ведь многие из рацпредложений рядового персонала могут стать для бизнеса источником дохода или помогут сэкономить существенные средства. Некоторые фирмы с мировым именем заработали на таких предложениях миллионы долларов. О том, как эффективно управлять информацией, которая поступает от подчинённых, рассказал сооснователь компании Neaktor Николай Сушко.

Повезло так повезло

Многие известные бренды открыто признают, что их ключевые продукты пришли «снизу вверх», то есть были придуманы не топ-менеджментом, а рядовыми сотрудниками.

Например, Sony PlayStation разработал младший сотрудник Sony Кэн Кутараги, а захватившие мир тамагочи придумала Маите Аки, сотрудница отдела маркетинга компании Bandai.

Эти два случая — счастливое стечение обстоятельств, и компаниям повезло, что идеи работников были услышаны руководителями. А ведь множество хороших идей остаются либо не высказанными, либо не услышанными людьми, которые могут оценить их значимость и воплотить в жизнь. И это можно исправить.

На что способны сотрудники

Сотрудники могут генерировать огромное количество идей, которые позволят компании больше зарабатывать, меньше тратить и выигрывать конкуренцию. Руководителям просто нужно их выслушивать и мотивировать, предоставлять возможность делиться мыслями. Многие западные и японские компании управляют идеями десятки лет.

Например, почти 70 лет назад Toyota запустила систему предложений творческих идей, а вскоре учредила ежегодную премию за самые ценные из них. На сегодняшний день число предложенных идей перевалило за 40 миллионов.

Впрочем, и в Советском Союзе бытовал термин «рационализаторское предложение». Поэтому тем более удивительно, что многие компании из постсоветских стран игнорируют и не используют мощнейший инструмент для развития компании.

Главное, что даёт компании система получения и оценки идей, — это сами идеи. Предложения сотрудников по улучшению работы компании используются для улучшения технологических, маркетинговых процессов, внедрения инноваций. Кроме этого, работа с идеями мотивирует самих сотрудников – они понимают, что руководство не глухое и прислушивается к их мнению.

Можно создать систему бонусов для авторов тех идей, которые были признаны удачными и впоследствии внедрились — это и сотрудников сделает более креативными и старательными, и идей вы получите больше.

Что касается нашей компании, то примеров использования предложений сотрудников — масса. Это то, с чем мы работаем постоянно. Идеи могут быть разные: например, сменить что-то в интерфейсе приложения, которое мы разрабатываем, или идея относительно того, как лучше вести управление контент-планом, как включить это в шаблон бизнес-процесса и т.д. 

Как организовать управление идеями

Управление идеями состоит из четырёх базовых этапов:

• Сбор идей;
• Оценка;
• Доработка;
• Внедрение.

Остановимся подробнее на каждом из этих пунктов.

1. Сбор идей. В доцифровую эпоху предложения собирали с помощью «ящика для идей и предложений», в который автор помещал идею, изложенную на бумаге. Такие боксы стояли по всему предприятию, в каждом отделе или цехе.

Некоторые компании пользуются ими и сейчас, но у ящика много недостатков. Например, автор не может увидеть, на каком этапе изучения находится его идея, и вообще дошла ли она до адресата. Сам принцип такой системы не прозрачен: идеи могут быть потеряны или украдены, сложно анализировать их поток, сложно давать обратную связь авторам.

Можно использовать информационные системы для управления идеями — программные продукты, которые позволяют сотрудникам вносить предложения, а руководству — систематически получать их и работать с ними. Например, это могут быть сервисы 
OI Engine, 
Planbox, 
Yaware Ideas, 
Qmarkets, 
Neaktor и другие.

При использовании этих сервисов управление идеями просто становится одним из бизнес-процессов компании. 

Любой сотрудник сможет легко что-то предложить. Инициатор вносит заявку, она автоматически попадает руководителю или сотруднику, ответственному за разбор идей. На этапе сбора идея может также уточняться, если какие-то нюансы непонятны.

2. Оценка. Чаще всего идея оценивается не одним экспертом, а несколькими, особенно если предложение затрагивает работу нескольких подразделений. Стадию оценки можно реализовать в виде поэтапных согласований. После согласования нужно дать инициатору обратную связь. Если идея достойная, то автора можно премировать, поощрить публично, дать внеочередной выходной, поместить его фото на доску почёта, выразить официальную благодарность — способов много.

• Если вы решили централизованно собирать идеи, будьте уверены, что большинство предложений будут неосуществимыми, странными или покажутся откровенно глупыми.

Не стоит высмеивать их. Иначе сотрудники перестанут предлагать. Достаточно вежливо отказать с пометкой, что в данный момент такая идея не может быть реализована. Кстати, даже явно фантастические идеи иногда стоит рассматривать. Возможно, они натолкнут на неординарное решение или создание инновационного продукта.

Не стоит пренебрегать и совсем небольшими предложениями. Сотрудники Toyota, например, предлагают точечные улучшения, вроде «переставить ящик с инструментами» или «изменить форму отвертки». Благодаря таким микроулучшениям компания экономит сотни тысяч долларов в год.

3. Доработка. Если идея кажется перспективной, её передают на дальнейшую доработку. К автору подключаются нужные специалисты, начинается работа над прототипом. Иногда несколько сотрудников могут предложить схожие идеи. Тогда есть смысл объединить их в одну команду или собрать лучшее со всех вариантов и объединить в один перспективный проект.

Чтобы обогащать и дорабатывать идеи, иногда имеет смысл давать доступ всем сотрудникам к банку идей. В этом случае сотрудники смогут видеть предложения коллег и дополнять уже имеющиеся идеи, вместо того чтобы вносить «дубликаты». С ящиком для идей такое сделать не получится.

4. Реализация идеи. Суть этапа понятна — идеи, прошедшие согласования и испытания, получают воплощение. Затем они либо начинают генерировать прибыль, как PlayStation, либо помогают экономить, как улучшенная теплоизоляция.

Иногда сотрудник, предложивший полезное решение, не только получает премию, но и становится руководителем нового направления, как уже упомянутый Кэн Кутараги из Sony. Такие примеры — мощный стимул для работников быть активнее и включить свою креативность.

Источник:
Probusiness.io.

«Жёсткий менеджмент»: как убить в себе жалость к сотрудникам.
Отпустить вожжи: как контролировать свой бизнес без вреда для коллектива.
В поисках многорукого Шивы: как научиться нанимать качественных сотрудников.