Работодатель обязан предоставлять сотруднику документы и копии, связанные с деятельностью специалиста в компании — по статье 62 ТК. Закон не содержит закрытый перечень таких сведений, поэтому на практике возникают трудовые споры. Организация не обязана выдавать все документы, которые просит сотрудник. Рассмотрим, какие копии и выписки не может требовать работник, а какие обязаны выдать по закону.
Какие документы может запросить сотрудник?
По письменной просьбе работника организация выдает:
-
трудовую книжку;
-
выписки из трудовой книжки;
-
копию приказа об увольнении;
-
копию приказа о приеме на работу или о переводе;
-
справку о доходах, о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.
Список неполный, поэтому нужно знать, какие документы может запрашивать сотрудник помимо указанных в законе. Нередко в организации возникают споры, доходящие до судов.
Например, компания не желает делать выписку из табеля учета рабочего времени, аргументируя отказ тем, что в документе содержится информация о других сотрудниках. Такой отказ могут посчитать незаконным, так как специалист имеет право получать сведения, касающиеся его работы. Поэтому кадровый отдел может оформить выписку, указав в документе только информацию о конкретном сотруднике.
Также суды нередко встают на сторону работника, который получил отказ при запросе выписки из штатного расписания, графика отпусков, из личной карточки (Т-2).
Какие документы не вправе требовать работник?
Работодатель может не предоставлять сведения, которые не относятся к деятельности сотрудника компании.
Докладные и служебные записки
Организация не обязана выдавать по просьбе работника документы, которые связаны с расследованием дисциплинарных проступков — объяснительные, докладные, протоколы заседаний дисциплинарных комиссий и так далее. Такие документы не связаны напрямую с работой специалиста и необходимы только для служебного пользования.
Локальные нормативные акты
Речь о документах, с которыми сотрудника знакомят в период деятельности, в том числе под роспись. В некоторых организациях специалисту по запросу выдают копии таких актов. Решение мотивируется тем, что предоставляемая информация связана с работой сотрудника. К тому же специалист может ориентироваться на документы, в которых закреплены требования к его работе.
Однако суды зачастую встают на сторону работодателя, который отказывает выдавать копию локального акта. Ведь документы не содержат персональную информацию о сотруднике, к тому же работник уже был ознакомлен с содержанием акта и поставил подпись.
Документы, содержащие конфиденциальные сведения
Если сотрудник не допущен к конфиденциальной информации, выдавать ему соответствующую документацию не обязаны. Документы, содержащие государственную, коммерческую, служебную тайну, а также личные данные третьих лиц, работник требовать не может.
Нормативные акты министерств и приказы для организации
Работодатель имеет право не выдавать кадровые документы, которые касаются отдельных подразделений компании. То же самое касается нормативных документов, разработанных ведомствами и министерствами. Отказ мотивируется тем, что эти документы составлялись не компанией.
Должностные инструкции других сотрудников
Если копии документов не касаются самого работника, кадровый отдел не обязан их выдавать. К примеру, работник попросил должностные инструкции всех специалистов отдела или начальника.
Как часто работник может запрашивать документы?
Периодичность обращения сотрудников в отдел кадров за копиями и выписками не регулируется в законе. Нередко работники здоупотребляют правом и просят докуметы о работе слишком часто.
Организация обязана выдать сотруднику запрашиваемые сведения о работе в течение 3 дней. При несоблюдении норм трудового законодательства работодателю грозит штраф до 50 тысяч рублей — по статье 5.27 КоАП.
Однако, если сотрудник часто запрашивает документы, которые ему недавно предоставили, подготовьте ответ в течение 3 дней. Сообщите, что вы отказываете в выдаче сведений, так как ранее уже информацию предоставили. Важно, чтобы была отметка о получении документов сотрудником — в специальном журнале или в виде расписки.
Запрашивать документы может и бывший работник организации. При этом не имеет значения, в какой срок после увольнения специалист обратился за сведениями.
Повышение квалификации
Кадровое делопроизводство
- Зачисление в течение всего года
- Минимум 72 часа
Записаться
Повышение квалификации
Делопроизводство и документооборот в организации
- Зачисление в течение всего года
- Минимум 72 часа
Записаться
Источник: https://rostbk.com/o-kompanii/stati/kadrovye-dokumenty-chto-ne-v-prave-trebo/
Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.
Особенности передачи персональных данных работников
При передаче данных сотрудников в пределах компании или третьим лицам необходимо соблюдать требования Трудового кодекса и Закона о персональных данных, иначе компания может понести финансовые потери
Передача ПД работников в пределах одной организации
Работодатель обязан «осуществлять передачу ПД работника в пределах организации, у одного ИП в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись» (абз. 5 ст. 88 ТК РФ).
Передача ПД работников в пределах одной организации – это перемещение данных между структурными подразделениями. Сюда не входят случаи передачи ПД в группе компаний, которая равнозначна передаче ПД третьим лицам.
Во внутреннем локальном акте у каждой компании и ИП должны быть описаны процедура передачи ПД работников, правила и цели их обработки, перечислены структурные подразделения компании, участвующие в обработке, и т.д. С этим актом работник должен быть ознакомлен во время подписания трудового договора.
Часто предприниматели не соблюдают правило о создании локальных актов о ПД. Также многие не знают о том, что документы, регулирующие правила обработки ПД, должны быть разработаны не только для работников, но и для других категорий субъектов ПД (соискателей, клиентов и т.д.).
Читайте также
Персональные данные: ответы на популярные вопросы
Кто и как может получить доступ к персональным данным, в каких случаях не нужно разрешение на их использование и передачу, могут ли не продать товар или не оказать услугу при отказе дать согласие на обработку данных, какие данные собирают владельцы сайтов и как отказаться от рекламной рассылки?
08 мая 2020
Работодатель обязан «разрешать доступ к ПД работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те ПД работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций» (абз. 6 ст. 88 ТК РФ).
Работодатель обязан «передавать ПД работника представителям работников в порядке, установленном настоящим кодексом […], и ограничивать эту информацию только теми ПД работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций» (абз. 8 ст. 88 ТК РФ).
В каждой организации и у ИП должны быть назначены сотрудники, которые имеют право работать с ПД коллег. Одного из них необходимо приказом руководителя назначить ответственным за обработку ПД. В его обязанности должны входить создание локальных актов в сфере обработки ПД и контроль за соблюдением работниками правил, прописанных в этих актах. Наличие такого сотрудника позволяет минимизировать риски компании и разгрузить отдел кадров и руководителя.
Остальные работники должны выполнять обязанности по непосредственной обработке ПД. Обычно это сотрудники бухгалтерии и отдела кадров. Их список необходимо установить приказом или внутренним локальным актом. Эти документы также должны содержать перечень ПД работников, которые могут обрабатываться каждым сотрудником.
Нередко компании не назначают ответственного за обработку ПД и не создают отдельных документов с перечнем лиц, наделенных правом на обработку данных сотрудников.
Ответственность за нарушение закона: штраф для ИП – от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. В случае повторного нарушения штраф для ИП – от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для юрлиц – от 50 тыс. до 70 тыс. руб. (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Также придется выплатить компенсацию морального вреда работнику, чьи права были нарушены.
Пример из личной практики
К нам обратилась компания, которую привлекли к административной ответственности в виде штрафа в размере 45 тыс. руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Госинспекция труда при проверке обнаружила отсутствие локального акта, устанавливающего порядок внутренней передачи ПД работников. Также было вынесено предписание об устранении выявленных нарушений, так как не был составлен перечень лиц, имеющих право на обработку ПД сотрудников.
Пример из судебной практики
ИП привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа. Основание – отсутствие у ИП локального акта, регулирующего передачу ПД работников (Решение Игринского районного суда Удмуртской Республики по делу № 12-127/2018 от 19 октября 2018 г.).
Передача ПД работников третьим лицам
Работодатель обязан «не сообщать ПД работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных законом» (абз. 2 ст. 88 ТК РФ).
Работодатель должен получить от работника письменное согласие на передачу его ПД третьему лицу. В согласии нужно обязательно указать реквизиты компании (ИП), которой передаются ПД работника: наименование компании (Ф.И.О. ИП), ОГРН (ОГРНИП), ИНН, адрес места нахождения.
Если работник не дал своего согласия, передача его ПД третьему лицу невозможна. Но есть исключения: передача данных в ПФР, ФСС, налоговые органы, по мотивированному запросу органов прокуратуры и внутренних дел, по запросу суда и т.д. Не нужно брать согласие работника и в случаях, связанных с исполнением им своих должностных обязанностей, в том числе при направлении работника в командировку1. Например, когда нужно купить авиабилеты, забронировать номер в гостинице и т.д. Другой пример – работодатель передает клиенту Ф.И.О. и номер телефона работника-курьера, который должен доставить посылку.
Остальные случаи передачи ПД без согласия будут нарушением закона. Например, когда работодатель передает ПД работника в охранную организацию для оформления пропуска.
Читайте также
Что учесть при переводе бизнеса в Интернет?
Решили продавать товары или услуги через сайт – подумайте о грамотной обработке персональных данных, чтобы не пришлось платить тысячи и миллионы за нарушение закона
06 апреля 2020
Работодатель обязан «не сообщать ПД работника в коммерческих целях без его письменного согласия» (абз. 3 ч. 1 ст. 88 ТК РФ).
Комментарии компетентных органов о применении данного положения закона отсутствуют. Исходя из нашей практики, речь идет не столько о передаче ПД работников третьим лицам, сколько о размещении этих данных на сайте, в рекламных материалах для привлечения клиентов, а также иных действиях работодателя, направленных на увеличение прибыли. Согласие работника здесь также необходимо, поскольку размещение его ПД на сайте не связано с исполнением им своих должностных обязанностей. Примером нарушения данного положения Трудового кодекса является ситуация, когда коммерческие, медицинские и учебные организации публикуют на своих сайтах биографии сотрудников без их согласия.
Работодатель обязан «предупредить лиц, получающих ПД работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие ПД работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности)» (абз. 4 ст. 88 ТК РФ).
Речь идет о случаях, когда работодатель получает требование о предоставлении ПД работников от организаций, у которых нет права по закону получать такие данных без согласия работника2. Например, работодателю поступил запрос от другой компании, в которой его сотрудник работает по совместительству. В этом случае работодатель по основному месту работы обязан получить согласие работника, а также требовать от организации соблюдения конфиденциальности и использования полученных ПД только в целях, для которых они предоставлены.
В законе не указано, как именно должно оформляться требование о соблюдении конфиденциальности. На практике подписывается соглашение о конфиденциальности или работодатель получает от компании гарантийное письмо.
Иная ситуация, когда ПД сотрудника передаются в целях исполнения договора. Например, при передаче данных работников бухгалтерам на аутсорсе. Работодатель в таком случае обязан соблюдать требования ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, а именно3:
- взять письменное согласие работника на передачу его ПД третьему лицу;
- в поручении для третьего лица указать перечень возможных действий с переданными ПД, цели обработки, требования к защите обрабатываемых ПД;
- в поручении для третьего лица установить его обязанность соблюдать конфиденциальность ПД и обеспечивать безопасность ПД при их обработке.
Ни закон, ни разъяснения Роскомнадзора ничего не говорят о форме поручения. На практике под поручением понимается отдельное положение, включенное в текст договора с третьим лицом (согласно ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных). Например, такое поручение может содержать договор на оказание услуг.
Читайте также
Клиент жалуется на рекламную рассылку – предприниматель платит
За ошибки при обработке персональных данных в рекламных целях организациям и ИП придется уплачивать штрафы
23 апреля 2020
Ответственность за нарушения закона: штраф для ИП – от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для юрлиц – от 15 тыс. до 75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).
И придется выплатить компенсацию морального вреда работнику, чьи права были нарушены.
Несмотря на передачу ПД работника третьему лицу, ответственность за их обработку несет работодатель.
Примеры из личной практики
- К нам обратилась компания, которая была оштрафована на 60 тыс. руб. по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. Основание – передача ПД работников без их согласия сторонней организации, оказывающей бухгалтерские услуги. После проверки документов выяснилось, что компания получала согласие на обработку ПД от каждого работника при заключении трудового договора, считая, что этого достаточно для передачи ПД третьим лицам.
- Региональная сеть частных медицинских клиник была оштрафована на 35 тыс. руб. по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. Основание – размещение Ф.И.О. и данных о медицинском образовании сотрудников на официальном сайте без их согласия.
Примеры из судебной практики
- Работник взыскал с работодателя компенсацию морального вреда за передачу ПД при ответе на запрос адвоката (Решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми по делу № 2-969/2019 от 14 марта 2019 г.).
- Работодатель получил предписание от Роскомнадзора об устранении нарушений порядка передачи ПД работников третьему лицу: было неверно оформлено согласие, и в договоре с третьим лицом не указан перечень действий с ПД (постановление Арбитражного суда Московского округа по делу № А40-81171/2017 от 15 января 2018 г.).
Что нужно сделать компании и ИП до передачи ПД работников?
Если ПД работника передаются в пределах одной организации
- Создайте локальный акт, в котором подробно должны быть расписаны процедура передачи ПД, цели и объем передаваемых данных, структурные подразделения, которые имеют право работать с ПД.
- Приказом или локальным актом определите список лиц согласно штатному расписанию, которые вправе заниматься обработкой ПД работников. Документ должен содержать перечень ПД, обрабатываемых каждым работником.
- Письменно ознакомьте каждого работника с локальными актами и приказами.
Если ПД работника передаются третьему лицу, не имеющему по закону права на получение данных без согласия работника
- Возьмите письменное согласие работника на передачу его ПД третьему лицу в строгом соответствии с требованиями ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.
- Подпишите с лицом, которому передаются ПД работника, соглашение о конфиденциальности или попросите его предоставить гарантийное письмо, в котором лицо должно гарантировать соблюдение конфиденциальности. Документ также должен содержать цели обработки ПД.
Если ПД работника передаются третьему лицу в целях исполнения договора
- Возьмите письменное согласие работника на передачу его ПД третьему лицу в строгом соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.
- В заключенном с третьим лицом договоре необходимо указать следующие условия:
- работодатель поручает исполнителю обработку ПД в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных;
- исполнитель обязуется соблюдать принципы и правила обработки ПД, предусмотренные Законом о персональных данных;
- перечень действий (операций) с ПД, которые будут совершаться исполнителем при обработке ПД работника;
- цели обработки ПД;
- исполнитель обязуется соблюдать конфиденциальность ПД и обеспечивать безопасность при их обработке;
- требования к защите обрабатываемых ПД согласно ст. 19 Закона о персональных данных.
1 Абзац 4 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г. «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве».
2 Абзац 9 п. 4 тех же разъяснений Роскомнадзора.
3 Абзац 2 п. 5 тех же разъяснений Роскомнадзора.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Выдача копии должностной инструкции работнику
Выдача копии должностной инструкции работнику
Подборка наиболее важных документов по запросу Выдача копии должностной инструкции работнику (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.02.2021 N 33-3374/2021 по делу N 2-3420/2020
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О признании незаконным увольнения в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные и товарные ценности; 2) Об изменении формулировки увольнения; 3) О взыскании среднего заработка; 4) О взыскании компенсации морального вреда.
Обстоятельства: По мнению истца, его вина в недостаче денежных средств в крупном размере не доказана.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Отказано.Ссылки истца в ходе рассмотрения дела судом первой инстанции на должностную инструкцию заместителя генерального директора от 13 декабря 2016 г. (л.д. 36-40, том 1), в которой отсутствуют обязанности работника по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств, обоснованно не были приняты во внимание судом первой инстанции, поскольку данная инструкция представлена была истцом только в виде незаверенной ксерокопии, оригинал либо надлежащим образом заверенная копия данного документа истцом не представлена, достоверно установить происхождение представленной истцом копии документа невозможно. При этом ответчик отрицал наличие в организации должностной инструкции по должности заместителя генерального директора от 13 декабря 2016 г., а представленная ответчиком должностная инструкция от 5 мая 2015 г. (л.д. 131-135, том 1) согласуется как с обстоятельством заключения между сторонами договора о полной материальной ответственности, так и с объяснениями истца об объеме фактически выполняемых ею должностных обязанностей.
Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 02.02.2022 N 88-508/2022-(88-21893/2021) по делу N 2-59/2021
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) Об установлении факта трудовых отношений; 2) Об установлении размера средней заработной платы; 3) Об обязании провести расследование несчастного случая на производстве; 4) О признании события несчастным случаем на производстве; 5) Об обязании внести в трудовую книжку запись о работе в организации.
Обстоятельства: Истица ссылается на то, что погиб ее супруг, выполнявший на складе работу прессовщика макулатуры. Страхователем в орган Фонда социального страхования РФ было направлено извещение о несчастном случае, которое было отозвано в связи с отсутствием трудовых отношений между пострадавшим и страхователем.
Решение: Удовлетворено.В этой связи судебная коллегия по гражданским делам суда апелляционной инстанции приняла в качестве допустимых представленные истицей доказательства о сложившихся в период с 1 февраля 2018 года по 15 июня 2020 года трудовых отношениях между ФИО14 А.Г. и ООО «Фортуна», а не ООО «Спектр плюс», по должности прессовщика макулатуры копии документов с подписями ФИО2: договора возмездного оказания услуг от 1 декабря 2019 года, приказа от 1 декабря 2019 года N 6, журнала регистрации вводного инструктажа от 1 декабря 2019 года, журнала инструктажа на рабочем месте, приказа N 6-от от 1 декабря 2019 года, журнала учета выдачи инструкций по охране труда для работников от 1 декабря 2019 года, протокола заседания комиссии по проверке знаний требований охраны труда работников ООО «Фортуна» от 21 февраля 2020 года, должностной инструкции прессовщика N 3.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работуРаботодатель обязан выдать работнику копию его должностной инструкции, если последняя имеется в организации. Работник для этого должен подать заявление. Это следует из ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Аналогичного мнения придерживаются и эксперты сервиса Роструда «Онлайнинспекция.рф».
Нормативные акты
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 19.12.2022, с изм. от 11.04.2023)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2023)По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.
Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.
КАК ЗАПРАШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ
Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль. Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник. В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.
Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].
Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.
Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.
Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕ ВПРАВЕ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК
Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью. В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы. И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.
Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.
Локальные нормативные акты
По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].
Штатное расписание, должностные инструкции
Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].
Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.
Приказы для подразделения, нормативные акты министерств
Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].
Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].
Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].
Документы с конфиденциальной информацией
Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].
Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.
Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.
Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].
КАК ОФОРМЛЯЮТСЯ СПРАВКИ
Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.
Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)
Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:
• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;
• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;
• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).
Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.
Справка о занимаемой должности и зарплате
Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.
Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.
Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования к содержанию и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).
Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).
Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы
Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.
Рекомендованная форма справки приведена в письме Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421. При этом ведомство разъясняет, что орган занятости обязан принять справку в произвольной форме, если она содержит все сведения, необходимые, чтобы определить размер и сроки выплаты пособия по безработице.
Как правило, эту справку готовит бухгалтер, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Печать ставится при ее наличии.
Справка о стаже работы в организации
Справку запрашивают, когда нужно подтвердить, что работник трудился у работодателя в течение определенного времени. Составляется в произвольной форме на фирменном бланке.
Сначала выясните, для чего работник запрашивает справку — от этого будет зависеть объем содержащихся в ней сведений. Уточните, указывать ли периоды работы по всем должностям, которые занимал работник, или достаточно общего трудового стажа в организации, нужны ли ссылки на приказы о приеме и увольнении и т. п.
Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком
Получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет может один из родителей или другое лицо, фактически осуществляющее уход. Поэтому родитель, который не будет получать пособие и использовать отпуск по уходу за ребенком, должен взять об этом справку.
Форму справки закон не устанавливает. Ее составляют в произвольном виде, подписывают руководитель компании и главный бухгалтер.
Справка о характере и условиях труда по основному месту работы
Если работник хочет трудиться по совместительству у другого работодателя, но там условия труда вредные или опасные, он должен представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Это связано с тем, что нельзя работать по совместительству на вредном производстве, если основная работа связана с такими же условиями.
Справку оформляют в произвольном виде. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное лицо.
[1] Решение Советского районного суда г. Липецка от 25.01.2018 по делу № 2-849/2018г.
[2] Определение Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750.
[3] Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.01.2018 по делу № 33-418/2018.
[4] Апелляционное определение Приморского краевого суда от 12.12.2017 по делу № 33-12403/2017.
[5] Апелляционные определения Волгоградского областного суда от 19.12.2014 по делу № 33-374/2015, Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33-663/2017.
[6] Апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.03.2015 по делу № 33-3588/2015.
[7] Решение Арзамасского городского суда Нижегородской области от 22.01.2018 по делу № 2-164/2018 (2-3058/2017;) ~ М-2788/2017.
[8] Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 22.11.2016 № 33-9138/2016.
[9] Апелляционное определение от 02.10.2015 по делу № 33-6746/2015.
[10] Апелляционные определения Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.10.2015 по делу № 33-3515/15, Магаданского областного суда от 25.02.2015 по делу № 2-5237/2014, 33-159/2015.
[11] Приказ ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2018.
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Автор дает ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями. Например, в каком порядке организации подшивать документы в личные дела? где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Вопрос в тему
Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.
Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.
В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:
- внутренняя опись документов личного дела 1;
- лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
- дополнение к личному листку по учету кадров (анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
- заявление о приеме на работу / назначении на должность / заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
- личный листок по учету кадров или анкета установленного в организации формата с фотографией 2;
- автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
- характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
- уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
- согласие работника на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
- трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
- соглашение о конфиденциальности / неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
- копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
- экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра / копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).
Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее…
Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Новые требования профстандарта для специалиста по управлению персоналом
Работа по внедрению профстандартов начата
довольно давно и отдельные профстандарты, утвержденные в самом начале этого пути, уже потребовали корректировки и создания новых рекомендаций. Автор подробно анализирует те изменения, которые внесены в профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом. Комментирует нововведения, которые касаются непосредственно сотрудников, организующих кадровое делопроизводство и документооборот, оформление документов по личному составу, в том числе о приеме и увольнении работников. Будете в курсе, нужно ли вносить изменения в локальные акты или увольнять работников, не соответствующих новому профстандарту.
Надежда Сенаторова
начальник отдела юридического и кадрового
сопровождения ЗАО «КИА Системы»
Споры с работниками по должностным инструкциям
Перечень должностных обязанностей работника,
его права и ответственность обычно фиксируются в должностной инструкции, которую составляет работодатель и вручает ему под подпись. ТК РФ не содержит прямого ответа на вопросы: что делать, если работник отказывается подписать этот документ? можно ли его привлечь за это к дисциплинарной ответственности или нет? как быть в случае, когда работник оспаривает в суде те или иные положения должностной инструкции? Ответы эксперта на эти, а также другие практические вопросы, анализ судебной практики по спорным аспектам применения должностных инструкций найдете статье.
Александр Бычков
директор юридического департамента ООО
«Пимпэй Касса»
Кого назначить начальником отдела закупок?
Кто может быть назначен на должность начальника
отдела закупок?
Валентина Евсюкова
эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сшивать несколько личных дел в одно недопустимо! Или можно?
На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций
по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – «недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т. е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Тонкости ознакомления с кадровыми документами
Работодатель при приеме сотрудника на
работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.
Ирина Куролес
заместитель генерального директора по
правовым вопросам ООО «АсВи-групп», член Ассоциации юристов России
Должность, профессия, специальность: учимся верно указывать в документах
Даже опытные специалисты время от времени
могут спутать понятия «должность» и «профессия», «профессия» и «специальность», ошибочно считая, что это одно и то же. Однако данные термины различаются. Разъясним на примерах составления кадровых документов, в каких случаях какие из этих понятий следует использовать.
Светлана Ларина
юрист, эксперт журнала
О классификации должностных инструкций на типовые и индивидуальные
Что считать типовыми и индивидуальными
должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Новые требования профстандарта для специалиста по управлению персоналом
Работа по внедрению профстандартов начата
довольно давно и отдельные профстандарты, утвержденные в самом начале этого пути, уже потребовали корректировки и создания новых рекомендаций. Автор подробно анализирует те изменения, которые внесены в профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом. Комментирует нововведения, которые касаются непосредственно сотрудников, организующих кадровое делопроизводство и документооборот, оформление документов по личному составу, в том числе о приеме и увольнении работников. Будете в курсе, нужно ли вносить изменения в локальные акты или увольнять работников, не соответствующих новому профстандарту.
Надежда Сенаторова
начальник отдела юридического и кадрового
сопровождения ЗАО «КИА Системы»
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее