Приглашение на встречу с руководством

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя. После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Совещания могут быть важным элементом эффективности, координации и единства команды. Многие компании проводят встречи не реже одного раза в неделю, это может быть неформальная встреча, чтобы просто поговорить со своими сотрудниками, или более официальное собрание правления, чтобы обсудить планы компании на будущее и годовой отчет на конец года. Администраторы или руководители обязаны рассылать участникам или гостям письма с приглашением на собрание.

Приглашение на встречу важно для эффективного и беспрепятственного проведения официальных встреч. Существует множество способов отправки приглашений на встречи. В этой статье мы сосредоточимся на рассмотрении письма с приглашением на встречу, самый удобный и популярный способ приглашать людей участвовать в ваших собраниях.

Содержание

Шаблоны быстрых встреч с AhaSlides

Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?

Электронное письмо с приглашением на собрание, являющееся ключевой частью деловой активности, представляет собой письменное сообщение с демонстрацией цели собрания и просьбой присоединиться к собранию после определенной даты и места, а также с более подробными вложениями, если они есть. Он может быть написан в формальном или неформальном стилях в зависимости от особенностей встреч. Они должны быть написаны в соответствующем тоне и стиле, чтобы соответствовать деловому этикету электронной почты.

Однако не путайте электронное письмо с приглашением на собрание с электронным письмом с приглашением на собрание. Основное различие между этими электронными письмами заключается в том, что электронное письмо с приглашением на встречу направлено на то, чтобы назначить встречу с кем-то, а электронное письмо с приглашением на встречу направлено на то, чтобы пригласить вас на встречу в объявленные даты и место.

Почему электронное письмо с приглашением на встречу важно?

Использование приглашений по электронной почте дает много преимуществ. Преимущества электронных приглашений перечислены ниже:

Это факт, что каждый день отправляются миллиарды электронных писем, и многие из них являются спамом. Поскольку каждый использует хотя бы одно электронное письмо для обмена важными сообщениями по работе, покупкам, встречам и многому другому. Однако, поскольку вам приходится читать тонны электронных писем в день, неудивительно, что вы иногда сталкиваетесь с явлением «усталости от электронной почты». Таким образом, отправив хорошее электронное письмо с приглашением, вы сможете избежать ненужного непонимания или невежества со стороны получателей.

Напишите электронное письмо с приглашением на встречу шаг за шагом

Хорошее письмо с приглашением на встречу имеет важное значение. Существуют правила этикета и принципы, которым каждый должен следовать, чтобы заполнить электронное письмо с приглашением на деловую встречу в отношении получателей. Вы можете узнать, как написать стандартное электронное письмо с приглашением на встречу, выполнив следующие действия:

Шаг 1: Напишите сильную тему письма

Это факт, что 47% получателей электронной почты читают электронные письма с четкой и краткой темой. Первое впечатление важно. Это может дать получателям чувство срочности или важности, что приведет к более высокому проценту открываемости.

Например: «Встреча 4/12: Мозговой штурм по проекту» или «Важно. Пожалуйста, ответьте на приглашение: встреча по стратегии нового продукта 10 октября».

Шаг 2. Начните с краткого введения

В самой первой строке рекомендуется кратко описать, кто вы, каково ваше положение в организации и почему вы обращаетесь к ним. Тогда можно прямо показать цель встречи. Многие совершают ошибку, сообщая неясную цель собрания, поскольку предполагают, что участники должны об этом знать.

Например Здравствуйте, член команды, я с нетерпением жду встречи с вами на презентации нового продукта в следующий понедельник.

Шаг 3. Расскажите о времени и местоположении

Вы должны указать точное время встречи. Вы также должны сообщить им, как и где проходит встреча, лично или онлайн, и предложить рекомендации или ссылки на платформу, если они им понадобятся.

Например: Присоединяйтесь к нам в пятницу, 6 октября, в 1:00 в конференц-зале 2, на втором этаже административного здания.

Шаг 4: Наметьте повестку дня встречи

Осветите ключевые цели или предлагаемую повестку дня встречи. Не упоминайте подробности. Вы можете просто указать тему и сроки. Для официальных встреч можно прикрепить подробный документ. Это особенно полезно, чтобы помочь участникам заранее подготовиться.

Например, вы можете начать с: Мы планируем обсудить…./ Мы хотим решить некоторые вопросы Или как следующий график:

Шаг 5: Попросите RSVP

Требование RSVP может помочь подтвердить ответ от ваших получателей. Чтобы избежать двусмысленности, в ваше электронное письмо следует включить предпочтительный ответ и срок, в течение которого участники должны сообщить вам о своем присутствии или отсутствии. Таким образом, если вы не получили их RSVP в то время, когда вы регулируете, вы можете предпринять быстрые последующие действия.

Например: Пожалуйста, ответьте до [дата] на [адрес электронной почты или номер телефона]

Шаг 6. Добавьте профессиональную подпись электронной почты и брендинг

Брендинг подписи электронной почты является ключом к повышению доверия и осведомленности как о личных брендах, так и о брендах компаний. Это свидетельствует о профессионализме и аккуратности. Подпись делового электронного письма должна сочетать полное имя, название должности, название компании, контактную информацию и другие адреса с гиперссылками. Вы можете легко настроить свою подпись с помощью Gmail.

Например:

Джессика Мэдисон

Региональный директор по маркетингу, Инкоиндустрия

555-9577-990

Типы электронных писем с приглашением на встречу и примеры

Имейте в виду, что разные типы встреч будут иметь разные стандарты и стили написания. Обычно мы разделяем электронные письма с приглашениями на встречи в зависимости от их уровня формальности или неофициальности, включая или исключая виртуальные встречи или чисто онлайн-встречи. В этой части мы собираем и представляем вам некоторые типичные типы приглашений на встречи и шаблоны каждого типа, которые обычно используются в электронных письмах с приглашениями на деловые встречи.

№1. Электронное письмо с официальным приглашением на встречу

Электронное письмо с официальным приглашением на собрание используется для крупных встреч, которые обычно проводятся от одного до трех раз в год. Это очень обычная встреча, поэтому ваше электронное письмо должно быть написано в официальном стиле. Прилагаемые приложения нужны для того, чтобы участнику было более понятно, как участвовать в собрании, как найти место, а также детализирована повестка дня.

Официальные встречи включают:

Пример 1: акционеров шаблон электронного приглашения

Тема сообщения: Важно. Вы приглашены на ежегодное общее собрание. [Время]

[Имя получателя]

[Название компании]

[Должность]

[Адрес компании]

[Дата]

Уважаемые акционеры!

Мы рады пригласить вас на ежегодное общее собрание, которое состоится [Время], [Адрес]

Ежегодное собрание акционеров является исключительным поводом для обмена информацией и дискуссий между [Название компании] и все наши акционеры.

Это также возможность выразить свое мнение и проголосовать, чтобы играть активную роль в принятии важных решений для [Название компании], независимо от количества акций, которыми вы владеете. На встрече будут рассмотрены следующие основные темы:

Повестка дня на 1 век:

Повестка дня на 2 век:

Повестка дня на 3 век:

Повестка дня на 4 век:

Вы найдете инструкции о том, как принять участие в этом собрании, повестке дня и тексте резолюций, которые должны быть представлены на ваше утверждение, в прикрепленном ниже документе.

Я хотел бы поблагодарить вас от имени правления за ваш вклад и вашу верность [Название компании] и я с нетерпением жду встречи с вами на встрече [Дата]

С уважением,

[Имя]

[Название должности]

[Название компании]

[Адрес компании и веб-сайт]

Пример 2: Стратегическое совещание шаблон электронного приглашения

[Имя получателя]

[Название компании]

[Должность]

[Адрес компании]

[Дата]

Сюжетная линия: Запуск проекта Маркетинговая кампания Встреча: 2 февраля

От имени [Название компании], я хотел бы пригласить вас посетить деловую встречу, которая состоится в [Название конференц-зала, название здания] [Дата и время]. Встреча продлится в течение [Продолжительность].

Я рад приветствовать вас на первом этапе нашего проекта, чтобы обсудить наше предстоящее предложение [Подробности], и мы ценим ваше ценное мнение о нем. Вот краткое изложение нашей повестки дня:

Повестка дня на 1 век:

Повестка дня на 2 век:

Повестка дня на 3 век:

Повестка дня на 4 век:

Это предложение рассматривается всей нашей командой как одно из самых важных. Для дальнейшего ознакомления мы приложили к настоящему письму документ с более подробной информацией, чтобы вам было удобно заранее подготовиться к встрече.

Мы все с нетерпением ждем возможности поговорить с вами, чтобы обсудить, что еще мы можем сделать, чтобы это предложение успешно сработало. Пожалуйста, присылайте любые вопросы или рекомендации для встречи до [Крайний срок] мне напрямую, ответив на это письмо.

Удачного дня.

Благодарю Вас,

С уважением,

[Имя]

[Название должности]

[Название компании]

[Адрес компании и веб-сайт]

№ 2. Электронное письмо с приглашением на неформальную встречу

С официальным электронным письмом с приглашением на встречу, если это просто встреча с подчиненными или членами команды. Вам гораздо легче думать о том, как правильно писать. Вы можете писать в неформальном стиле с дружелюбным и радостным тоном.

К неформальным встречам относятся:

Пример 3. Шаблон электронного приглашения на встречу для регистрации

Тема сообщения: Срочно. [Название проекта] обновления. [Дата]

Уважаемые команды,

Приветствую!

Было приятно и забавно работать с вами над [Название проекта]. Тем не менее, чтобы иметь возможность эффективно осуществлять наши планы, я считаю, что настало подходящее время для того, чтобы сообщить о достигнутом прогрессе, и я был бы признателен за возможность встретиться с вами в [место нахождения] для дальнейшего обсуждения этого вопроса на [Дата и время].

Я также приложил список всех повесток дня, которые нам необходимо обсудить. Не забудьте подготовить отчет о выполнении задачи. Пожалуйста, используйте это [Link] дайте мне знать, сможете ли вы это сделать.

Пожалуйста, напишите мне подтверждение как можно скорее.

С уважением,

[Имя]

[Должность]

[Название компании]

Пример 4: Команда буilding шаблон приглашения по электронной почте

Уважаемые члены команды,

Настоящим сообщаю вам, что [Название отдела] организует Тимбилдинговая встреча для всех наших сотрудников члены на [Дата и время]

Для дальнейшего профессионального развития чрезвычайно важно, чтобы мы росли вместе, а это может произойти только в том случае, если мы будем работать в команде, чтобы наши навыки и таланты можно было использовать для повышения производительности. Вот почему наш отдел ежемесячно продвигает различные мероприятия по тимбилдингу.

Пожалуйста, приходите и присоединяйтесь к мероприятию, чтобы мы могли услышать ваш голос о том, как мы можем улучшить, чтобы оказать вам лучшую поддержку. Также будет несколько командообразующие игры вместе с напитками и легкими закусками будут предоставлены компанией.

Мы с нетерпением ждем возможности весело провести время на этом тимбилдинговом мероприятии, организованном для того, чтобы помочь каждому из нас расти. Если вы считаете, что не сможете принять участие в этой встрече, пожалуйста, сообщите [Имя координатора] at [Телефонный номер]

С уважением,

[Имя]

[Должность]

[Название компании]

№3. Письмо с приглашением приглашенного докладчика

Электронное приглашение приглашенного докладчика должно содержать информацию, относящуюся к выступающему в отношении встречи и возможности выступления. Крайне важно, чтобы спикер знал, как он может внести свой вклад в ваше мероприятие и какие преимущества он может получить, участвуя в вашем мероприятии.

Пример 5: Шаблон электронного приглашения приглашенного докладчика

Уважаемые [Оратор],

Мы надеемся, что это сообщение найдет вас хорошо! Сегодня мы обращаемся к вам с фантастической возможностью выступить для вашего размышления. Мы хотели бы попросить вас быть нашим почетным спикером на [Название встречи], мероприятие, посвященное [Описание цели и аудитории вашего мероприятия], Целиком [Название встречи] Команда вдохновлена ​​вашими достижениями и считает, что вы были бы идеальным экспертом, чтобы обратиться к нашей аудитории профессионалов-единомышленников.

[Название встречи] состоится в [Место проведения, включая город и штат] on [Даты]. Ожидается, что наше мероприятие примет около [Предполагаемое количество участников#]. Наша цель — [Цели встречи].

Мы считаем, что вы потрясающий оратор, и ваш голос был бы важным дополнением к этому разговору, учитывая вашу обширную работу в [Область знаний]. Вы можете представить свои идеи продолжительностью до [Duration] минут, связанные с областью [Тема встречи]. Вы можете отправить свое предложение до [крайний срок] по [ссылке], чтобы наша команда могла выслушать ваши идеи и заранее определить детали вашего выступления.

В любом случае, если вы не сможете присутствовать, мы убедительно просим вас связаться с нами через [ссылка]. Спасибо за ваше время и внимание, мы с нетерпением ждем положительного ответа от вас.

Лучший,
[Имя]
[Должность]
[Контакты]
[Адрес веб-сайта компании]

№ 4. Электронное письмо с приглашением на вебинар

В современных тенденциях все больше и больше людей проводят онлайн-встречи, поскольку это экономит время и деньги, особенно для удаленных рабочих групп. Если вы используете платформы для конференций, есть хорошо настроенные пригласительные сообщения, которые отправляются вашему участнику непосредственно перед началом собрания, например шаблон электронной почты с приглашением Zoom. Для виртуального вебинара вы можете обратиться к следующему образцу.

подсказки: Используйте такие ключевые слова, как «Поздравляем», «Скоро», «Идеально», «Обновление», «Доступно», «В конечном итоге», «Лучшее», «Специальное», «Присоединяйтесь к нам», «Бесплатно» и т. д.

Пример 6: Шаблон электронного приглашения на вебинар

Тема сообщения: Поздравляем! Вы приглашены на [Название вебинара]

Уважаемые [Имя кандидата],

[Название компании] очень рад организовать вебинар для [Тема вебинара] на [Время] в [Продолжительность ], стремясь [[Цели вебинара]

Это будет хорошая возможность для вас заработать огромную прибыль от приглашенных вами экспертов в области [темы вебинара] и получить бесплатные подарки. Наша команда в восторге от вашего присутствия.

Примечание. Этот вебинар ограничен [Число людей]. Чтобы сохранить место, пожалуйста, зарегистрируйтесь [Связь], и не стесняйтесь поделиться им с друзьями. 

Я надеюсь увидеть вас там!

Хорошего дня,

[Ваше имя]

[Подпись]

Выводы

К счастью, в Интернете есть много доступных шаблонов приглашений на деловые встречи, которые вы можете настроить и отправить своим участникам за считанные секунды. Не забудьте сохранить некоторые в своем облаке, чтобы вы могли подготовить свое электронное письмо с идеальным письмом, особенно в случае срочности.

Если вы также ищете другие решения для своего бизнеса, вы можете найти АгаСлайды — это хороший инструмент для презентаций со множеством замечательных функций для поддержки ваших вебинаров, тимбилдингов, конференций и многого другого. Сохраните свой день с АгаСлайды прямо сейчас!

Менеджеры часто очень заняты, поэтому знание эффективных способов обращения с просьбой о встрече может помочь вам назначить встречу в их расписании. Если вы хотите предложить новую идею, обсудить проект или сделать объявление, вам будет полезно узнать, как составить письмо с просьбой о встрече.

В этой статье мы обсудим, как попросить о встрече с начальником и какие шаги вы можете предпринять для составления запроса на встречу.

Как запросить встречу с руководителем

Рассмотрите следующие шаги, чтобы попросить о встрече с начальником:

1. Проверить их доступность

Убедитесь в доступности человека по телефону перед отправкой письма. Это может ускорить процесс, сократив количество сообщений туда и обратно в попытке найти подходящую дату и время. Выбор подходящего времени также повышает шансы на то, что ваша встреча будет принята. Попробуйте позвонить их секретарю или помощнику, чтобы узнать несколько дат, когда они свободны, и предложите встретиться в один из этих дней. Убедитесь, что у вас нет других обязательств в эти дни перед отправкой запроса.

2. Выберите место

Выберите удобное место. Комфортное пространство может способствовать общению. Предложите бизнес-ланч, чтобы учесть график вашего руководителя. Это также предлагает стимул для встречи с вами.

3. Подготовьте свои заметки

Запишите все, что вы хотите рассказать своему руководителю, и структурируйте свои идеи. Прочитайте их вслух, чтобы подготовиться. Это поможет вам получить представление о том, сколько времени вам потребуется для разговора с руководителем, что полезно знать при определении времени начала и окончания встречи. Подготовка заметок также поможет вам понять, нужно ли вам присутствие третьей стороны в вашей дискуссии, будь то эксперт, чтобы поддержать аргументы вашей новой идеи, или сотрудник HR, чтобы поддержать вас с претензиями.

4. Напишите тему письма

Выбирайте четкую и прямую тему письма, которая подчеркивает причину, по которой вы хотите встретиться со своим боссом. Если возможно, укажите конкретную дату встречи. Это может мотивировать вашего начальника быстрее открыть письмо и ответить на него. Вот несколько примеров:

• Просьба о встрече в среду, 5 мая

• Запрос на встречу — улучшение маркетинга

• Планирование встречи

5. Выберите подходящую лексику

Некоторые слова могут подразумевать негативное восприятие, в то время как другие могут выражать уважение. Правильно подобранные слова помогут вам передать правильное приглашение. Вот некоторые термины, которые вы можете использовать:

• Могу ли я предложить … : Эта фраза — вежливый способ сделать предложение, не звучащее так, будто вы выдвигаете требования.

• Я хотел бы обсудить … : Обсудить — лучший выбор, чем объяснить, так как это подразумевает, что руководитель обладает значительными знаниями.

• Какие у вас мысли? : В заключение попросите руководителя высказать свои соображения. Это показывает уважение к их мнению и авторитету.

6. Правильно оформляйте электронное письмо

Вот основные элементы, которые необходимо включить в письмо с просьбой о встрече:

• Приветствие: Используйте формальное приветствие, например Уважаемый [имя получателя] , проверьте название должности и имя человека, чтобы убедиться в правильности написания.

• Вступление: Начните свое письмо с представления себя, если они еще не знают вас лично. В зависимости от ваших отношений с руководителем, вам может не понадобиться включать это в письмо.

• Причина: Сообщите причину встречи. Не обязательно сообщать подробности, лучше дать общее представление о том, чего они могут ожидать от встречи. Постарайтесь указать причины, которые выгодны вам обоим, чтобы убедить руководителя в необходимости встречи.

• Время: Предложите дату и время в пределах их доступности, как было рекомендовано в первом шаге. Лучшая практика — предложить временные рамки и спросить руководителя, подходит ли им это время или они предпочитают другое время.

• Место: Предложите место проведения встречи и добавьте схему проезда или карту, если ваш начальник не знаком с районом. Предложите встретиться в другом месте по их выбору, чтобы продемонстрировать свою гибкость.

• Подтверждение: Попросите руководителя подтвердить, что он получил ваш запрос, и одобрить или отклонить встречу. Это может внести ясность и обеспечить взаимное понимание ситуации.

• Благодарность: Напишите фразу, чтобы сообщить начальнику, что вы цените его время или внимание и надеетесь на скорую встречу.

7. Подготовьте или приложите свою документацию

Вот некоторые документы, которые вы можете включить в письмо с запросом на встречу или подготовить перед встречей:

• Представление идеи: Приведите краткое изложение вашего предложения. Прикрепите слайд-шоу или презентацию к электронному письму, чтобы они могли просмотреть ее перед встречей.

• Жалоба: Если вы уже обсуждали проблему с другими коллегами, подумайте о том, чтобы включить документированный обмен письмами по этому вопросу, чтобы показать шаги, которые вы уже предприняли для решения проблемы. Это поможет вашему руководителю войти в ситуацию хорошо информированным.

• Увольнение: Если вы просите о встрече, чтобы сообщить о своей отставке, подготовьте письмо об отставке с указанием даты, когда вы собираетесь уйти. Рассмотрите возможность включения в письмо причины вашей отставки.

• Объявление: Если целью встречи является объявление личного решения или информации, подумайте о подготовке причин и деталей объявления. Например, дата вашего декретного отпуска или город, в который переезжает ваша семья. Кроме того, постарайтесь подготовить план или предложение о том, как вы можете выполнить текущие задания.

8. Последующие действия

Если вы не получили никакого ответа на свой запрос, подумайте о том, чтобы отправить повторное письмо. Есть несколько причин, по которым вы можете не получить ответ в первый раз, в том числе:

• Время или место встречи было неудобным

• Они забыли или были слишком заняты, чтобы ответить

• Они не получили ваше сообщение

Отправьте повторное письмо по электронной почте:

• Спросите их, получили ли они ваш запрос на встречу

• Предложите им выбрать дату, место и время

• Подтвердите важность этой встречи

9. Ответьте на их электронное письмо

Если ваш руководитель согласится на встречу, поблагодарите его за согласие и сделайте необходимые приготовления. Возможно, вы захотите подтвердить время и место вашей встречи.

Примеры запросов на встречу

Изучение примеров просьб о встрече может помочь вам составить свою. Вот примеры просьб:

Встреча для обсуждения вопросов

Уважаемый Джон,

Я пишу, чтобы попросить о встрече с вами для решения нескольких проблем, с которыми мы столкнулись в ходе проекта по удержанию клиентов. Если возможно, я хотел бы встретиться на этой или следующей неделе. Пожалуйста, сообщите мне, свободны ли вы и какие дни и время вам подходят больше всего.

Я ценю ваше внимание и надеюсь встретиться с вами в ближайшее время.

С уважением,,
Пол

Встреча для обсуждения карьерного роста

Дорогая Лиза,

Я хотел бы встретиться с вами, чтобы обсудить возможность взять на себя больше ответственности в моей нынешней роли. Пожалуйста, дайте мне знать, можете ли вы пообедать во вторник, 5 мая, в полдень в ресторане Гранд в центре города?

Если дата или время вам не подходят, пожалуйста, сообщите мне свободные дни и время, и я внесу соответствующие коррективы.

Спасибо за ваше внимание. С нетерпением жду вашего ответа.

С наилучшими пожеланиями,
Сьюзан Спелл

Встреча для выдвижения новой идеи

Уважаемый Ланс Кольт,

Меня зовут Марк Томас. Я обращаюсь к вам от имени отдела маркетинга. Я и моя команда хотели бы встретиться с вами, чтобы обсудить новую блестящую идею. Она может принести значительные улучшения нашей компании.

Любое время между 8 и 11 часами утра 5, 6 или 9 мая было бы замечательным, но я готова подстроиться под другую удобную дату и время по вашему выбору.

Спасибо за уделенное время и внимание. С нетерпением жду встречи с вами.

С наилучшими пожеланиями.
Марк Томаш

Письмо-вызов на совещание

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Когда вы собираетесь связаться с профессионалом по электронной или обычной почте, существуют определенные формулы для завершения письма. 💯 Электронная почта в настоящее время является наиболее используемым инструментом для общения с клиентами, потенциальными клиентами или поставщиками, воспользуйтесь примерами электронных писем с профессионального просьбой о встрече, представленными здесь, чтобы быть уверенным, что вас прочтут. 🥸

Итак, давайте перейдем к 10 примерам профессиональных писем с просьбой о встрече, не так ли? 💫

10 примеров письма с профессионального просьбой о встрече

1. Образец электронного письма с просьбой о встрече после собеседования

2. Пример запроса на профессиональную встречу по электронной почте с предложением о коммерческой встрече

3. Пример запроса на профессиональную встречу по электронной почте для холодного контакта

4. Образец запроса на подтверждение назначения по электронной почте

5. Образец запроса на профессиональный контакт в LinkedIn

6. Образец запроса на напоминание о назначении по электронной почте

7. Пример запроса на назначение специалиста по электронной почте для отдела кадров

8. Пример запроса на профессиональную встречу по электронной почте для клиента

9. Пример запроса на встречу по электронной почте директору

10. Образец заявления о назначении специалиста по электронной почте

💡 Чтобы пойти еще дальше, загрузите эти шаблоны электронных писем бесплатно для создания эффективных и действенных писем по поиску потенциальных клиентов, или попробуйте наш бесплатный Waalaxy CRM, чтобы автоматизировать рассылку писем!

Discover Waalaxy 🪐

Как отправить профессиональное письмо с просьбой о встрече?

Чтобы эффективно назначить встречу по электронной почте, отправитель должен сначала персонализировать свое сообщение чтобы можно было легко назначать встречи по электронной почте. 👌 Для этого необходимо использовать персонализированный и последовательный адрес отправителя, избегайте адресов, которые были у вас в колледже, типа “joker1999@hotmail.com”. 🤡

Также позаботьтесь о своей подписи к электронному письму, указав внизу сообщения свое имя, фамилию, название компании и контактную информацию . В настоящее время существует множество инструментов для ее создания! ⚒️

Кроме того, отправитель может одновременно отправить письмо только одному получателю и может добавить кого-либо в качестве копии или дополнительных получателей. Электронное письмо должно быть персонализировано путем включения имени клиента в тело сообщения сообщения. 📩

Массовые электронные письма обычно оказывают меньшее влияние на потенциальных клиентов и покупателей, а также могут автоматически классифицироваться почтовыми службами как “спам” (нежелательная почта). 👀

В то же время электронная почта тематические строки должны быть простыми, понятными и эффективными. 💎 Фактически, этот элемент является первым , что на получатели читают, поскольку это единственный текст , который они видят, когда открывают свой почтовый ящик.

Получатель должен быть в состоянии быстро понять, о чем письмо. 🧐 Как правило, тематические строки состоят из 5-6 слов. Основной текст обычно составляет до 15 строк, в идеале – 5 коротких предложений. Обратите внимание, что первое предложение читается более внимательно, чем второе.

👉 Поэтомуотправитель должен следовать принципу перевернутой пирамиды при написании письма. Переходите к сути, переходите к сути с самого начала и, наконец, переходите к деталям.

Кроме того, содержание должно быть ясным и кратким. ✍️ Отправитель должен четко сформулировать действие, которого он ожидает от получателя. В нашем случае цель состоит в том, чтобы подтвердить деловую встречуа не продать товар прямо сейчас!

С другой стороны, подумайте о том, чтобы добавить призыв ккнопка действия чтобы закрыть письмо, 🛎️ когда это уместно. Например, вы можете предложить бронирование через программу планирования бронирования.

Наконец, обратите особое внимание на орфографию и синтаксису в электронных писем. Слова не должны быть подчеркнуты, выделены жирным шрифтом или написаны заглавными буквами. 📣
Этот формат зарезервирован для гиперссылок или ключевых дат/мест.

Восклицательные, вопросительные знаки и многоточия должны использоваться в соответствии с обычными правилами пунктуации, и сайт эмодзи можно использовать в небольших дозах, чтобы сохранить профессионализм. 🤠

Наконец, отправитель должен проверить адрес получателя и вычитать его перед отправкой ошибочного письма 🫠, а также не забыть вставить необходимые вложения, если они есть.

Советы по получению ответа на запрос о деловой встрече

Знаете ли вы , что когда кто-то посылает письмо по адресу электронное письмо, у вас есть всего 3 секунды, чтобы решить, читать его или нет? 🤫

Поэтому важно знать, как писать маркетинговые электронные письма, которые являются релевантные которые быстро привлекают внимание получателя, особенно когда вы хотите пригласить его на встречу. 📆

Вот несколько советов, которые помогут вам писать их лучше: 👇

• Тема письма: Должна состоять максимум из 5-7 слов , быть простой и понятной. Избегайте длинных предложений.
• Тело письма Должно быть не более 15 строк . В идеале оно должно состоять из 5 предложений (включая переносы строк). Обратите внимание , что первое предложение письма всегда читается легче, чем второе .
• Говорите в своем письмеоб одной теме . Если у вас несколько запросов, мы рекомендуем отправить разные электронные письма.
• Соблюдайте минимум вежливости: Всегда приветствуйте получателя в конце письма и перед тем, как перейти к теме.
• Всегда подписывайте сообщения: Для удобства вы можете использовать автоматические подписи.
• Правописание и сайт синтаксис из вашего сообщение являются существенным для привлечь внимания людей внимание.
• Используйте вопросительные, восклицательные или отстраненные знаки в соответствии с традиционными правилами пунктуации. Конечно, при желании вы можете сопроводить ихэмодзи .
• Подчеркивать в сообщениях следуеттолько гиперссылки.
• Забудьте о таких сокращениях, как “TLDR” или “ASAP” ,потому что не все их поймут.
• Наконец, проверьте почту ваш получателей и не забудьте на вычитывать ваше сообщение перед тем, как на отправить его.

👉 В заключение, если у вас есть общие интересы, всегда полезно начать письмо с комплимента. Это может помочь сгладить ситуацию . Например, вы также можете применить метод AIDA, чтобы вызвать желание у вашего потенциального клиента!

Теперь увас есть несколько шаблонов которые вы можете адаптировать для своей компании. Они являются источником вдохновения для совершенствования вашего подхода, начиная с назначения встреч и заканчивая привлечением потенциальных клиентов.

И самое главное, никогда не забывайте проводить несколько тестов ,чтобы определить , какие электронные письма наиболее успешны для ваш потенциальными клиентами. 💥

Заключение: Электронное письмо с просьбой о профессиональной встрече

Самым важнымдействием, которое должен совершить продавец , является назначение встречи с потенциальным клиентом. 🤓

Электронная почта – это очень простой и эффективный инструмент, который он может использовать для достижения этой цели. Этот маркетинговый канал , безусловно, менее формален, чем письмо, но его гораздо легче отправить .

Однако для того, чтобы ваше сообщение было прочитано, и особенно для того, чтобы вы смогли начать отношения однако для того, чтобы ваше сообщение было прочитано, а тем более для того, чтобы вы смогли начать бизнес отношения, вы также должны соблюдать определенные правила письма или “копирайтинга”. 🪶 В этой статье мы рассмотрели 10 примеров профессионального письма с просьбой о встрече, которые работают во всех случаях.

Вы могли заметить , что эти различные типы электронные письма содержат информацию о потенциальных клиентах. 🧲 Это важный момент, который необходимо учитывать, так как он позволяет вам использовать персонализированный подход при написании электронных писем.

Например, если вы разделяете те же интересы , что и ваш потенциальный клиент, не стесняйтесь упомянуть это в своем сообщении с помощью персонализации через Waalaxy. 😉

💡 Также важно быть конкретным в своем контенте. Но помните , что основная цель электронного письма – добиться встречи, а не продать товар или услугу.

Watch The Demo 🪐

Часто задаваемые вопросы о профессионального просьбой письме с о встрече

Как написать профессиональное письмо с просьбой о встрече?

Вы хотите знать, как начать начать ваш электронную почту? 🦶 В этой статьемы покажем вам 5 лучших приветствий для отправки электронного письма по любому поводу. 💯 Помните , что первое впечатление необратимо. 👀 Поэтому, отправляя деловые или личные электронные письма, обязательно представьтесь, чтобы начать с хорошего старта! 🤝

Как написать письмо с просьбой о назначении профессиональной встречи?

Вот образец письма, как правильно сформулировать просьбу о профессиональной встрече: ⏬

Вот так, теперь вы знаете лучшие практики и 10 лучших примеров письма с профессионального просьбой о встрече. 📨

Приглашение на рабочее совещание (образец заполнения)

---------------------------------------------------------------------------
¦    Генеральному конструктору                                            ¦
¦    ЗАО "Электроника"                                                    ¦
¦    М.А. Дальнему                                                        ¦
¦                                                                         ¦
¦    ПРИГЛАШЕНИЕ                                                          ¦
¦                                                                         ¦
¦    Уважаемый Марк Анисимович!                                           ¦
¦    В соответствии с планом совместных работ по созданию опытного образца¦
¦изделия  "Регина"  20 января 2012 г.  в 10 часов  состоится  установочное¦
¦совещание с участием представителей заказчика и разработчика изделия.    ¦
¦    Место   проведения   совещания   -   актовый   зал  главного  корпуса¦
¦промышленного   объединения   "Точмаш"  (г. Малоярославец,  ул. Пилюгина,¦
¦д. 10). Предполагаемая продолжительность совещания - 2 часа 30 минут.    ¦
¦    Программой  совещания   предусмотрен  обмен  мнениями  представителей¦
¦сторон о порядке выполнения совместных работ  во втором квартале текущего¦
¦года,   а  также  подписание  соответствующих  документов.  По  окончании¦
¦совещания  организуется  бизнес-ланч, в ходе которого участники совещания¦
¦могут продолжить  обмен  мнениями  по проблематике выносимых на совещание¦
¦вопросов.                                                                ¦
¦    В  связи  с  изложенным  просим  Вас  сообщить  до  10 января с.г.  о¦
¦возможности участия в работе совещания.                                  ¦
¦    Ответственный организатор совещания - помощник генерального директора¦
¦ПО "Точмаш" Миртин Иван Эвальдович.                                      ¦
¦    Телефон/факс: 632-20-21,632-20-22.                                   ¦
¦    E-mail: mirtin@tochmash.mj.ru.                                       ¦
¦                                                                         ¦
¦    Программа совещания на 1 листе прилагается.                          ¦
¦                                                                         ¦
¦    С уважением,                                                         ¦
¦    от имени генерального директора ПО "Точмаш"                          ¦
¦    Елена Резцова, шеф-секретарь                                         ¦
---------------------------------------------------------------------------

Требования

Существуют правила деловой переписки, которых нужно придерживаться для того, чтоб избежать неправильного истолкования. При наличии в письме явных нарушений даже одного пункта все письмо может быть воспринято, как оскорбление. Чем лучше письмо составлено, тем более увеличиваются шансы на то, что встреча для переговоров состоится.

Основные требования к письму:

1. Должны отсутствовать грамматические и синтаксические ошибки, письмо должно быть составлено грамотно;
2. Письмо составляется доброжелательным тоном (не важно, какие при этом испытываются эмоции к адресату) и официально-деловым стилем, с уважением и стремлением к тому, чтобы соблюдались интересы к общему делу, выгоду или сотрудничеству;
3. При составлении нужно учитывать этические нормы, принятые в деловых кругах;
4. Составляется короткими фразами, которые четко выражают определенную мысль, с определенной структурой, при этом логика изложения четко делится на составные части;
5. Необходимо использовать понятные адресату языковые конструкции, без различных завуалированных фраз и сложных терминов.

В наше время большая часть переговоров может происходить посредством электронных видов связи, однако вышеописанные требования должны соблюдаться и в таком случае.

Но письма, которые оформлены на обычном листе или бланке, имеют несколько преимуществ:

1. Такое письмо легче представить в суд как доказательство его наличия, ведь взять готовое письмо проще, чем электронное распечатать, а в последующем доказать, что оно подлинно;
2. Письменная документация обязательно регистрируется в журнале учета, что позволит легче ее найти;
3. Органам, осуществляющим контроль, проще вести свою работу.

Схема составления

При знании формата составления деловых писем легко можно самостоятельно составить свое деловое письмо, ориентируясь на образцы. Главное, чтобы четко понимать цель послания.

Существующий образец письма о встрече для переговоров включает в себя следующие сведения:

1. Данные организации;
2. Название адресата;
3. Номер и дату документа;
4. Обращение;
5. Представление;
6. Аргументацию обращения;
7. Назначение встречи;
8. Цель;
9. Подпись.

Реквизиты

Как в шапке письма, так и отдельно на верхней части листа могут содержаться данные об организации. Обязательно донести до адресата возможные пути связи с отправителем. В случае, когда письмо составляется только в электронном виде, можно в конце письма разместить просто номер телефона для связи.

Номер и дата

Обязательно нумеровать входящую и исходящую корреспонденцию, ведь она в дальнейшем отображается в журналах регистрации. Поэтому подобные записи могут быть прямым доказательством того, что переписка организаций существовала в реальности.

Дата, которая ставится сверху или снизу в письме, – это дата его подписания. Если отсутствует подпись, то в таком случае письмо не имеет никакой юридической силы.

Данные адресата

Название адресата располагается в верхнем правом углу. Бывали ситуации в практике, когда деловое письмо доставлялось по ошибке другому адресату. Для того, чтоб таких случаев не возникало, нужно в письме указывать всю известную информацию об адресате, как минимум ФИО, телефон, адрес электронной почты или сайта. Лучше, если будут стоять данные адреса и другие.

Обращение

Письмо нужно писать в уважительном тоне с самого начала. Лучше, если будет в приветствии использоваться слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. В случае, когда это должностное лицо (а специалист работает в этой компании), то лучше указать должность или специальность его.

Представление

По этикету нужно при обращении к кому-либо представиться самому. Например, «Меня зовут Петров Игорь Валерьевич, я менеджер компании «Дайвинг»». При удачном завязывании переписки будет принято решение о том, чтобы встретиться. В таком случае адресат точно должен знать, как именно нужно обращаться к тому лицу, с кем планируется встреча.

Однако данное правило может работать только тогда, когда раньше не было переписки между данными работниками компаний (или частным и физическим лицом).

Причина

У письменного делового письма всегда есть цель. В письме о встрече для переговоров обязательно четко прописываются причины, которые побуждают одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того, чтобы письмо направлял на конкретное действие, его составитель указывает время и место встречи. Однако нужно понимать, что назначить дату не так просто.

Есть следующие способы, как может поступить автор письма:

1. Назначение конкретной даты;
2. Назначение даты, но при этом с условием, что в случае необходимости ее можно перенести при договоренности или при желании адресата;
3. Установление временных рамок, в которые удобнее всего провести встречу (к примеру, с 10.00 понедельника до 17.00 пятницы), при этом даты необходимо указать;
4. Оставление выбора даты и времени адресату.

Последний вариант наиболее вежлив, но при этом менее надежен. Ведь в деловой переписке важно, чтобы был момент, который мотивирует на совершение конкретного действия. А в данном случае инициатива на встречу перекладывается на адресата, который может быть в ней не заинтересован. Так можно поступать только в том случае, если ест уверенность, что встреча точно состоится.

Дополнительные части

Желательно, но не обязательно, в письме отметить следующее:

1. Благодарность за то, что есть возможность приглашения на встречу;
2. Сведения о тех, кто также приглашен принять участие во встрече;
3. Действия, если адресат не может явиться в указанное время на встречу (к примеру, уведомить письмом, внести предложения и др.);
4. Контактное лицо (если данная информация не указана в начале)

Делаем вывод, что письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме, но с обязательным соблюдением требований, которые к нему предъявляются.

Скачать бланк письмо о встрече для переговоров:

Скачать бланк письмо о встрече для переговоров (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма о встрече для переговоров:

Скачать образец письма о встрече для переговоров (в формате Doc, редактируется в Word)