Приказ об актуализации должностных инструкций образец - RukovodstvoRus.ru

При необходимости внести какие-либо исправления в должностную инструкцию работника предприятия от лица директора должен быть издан соответствующий приказ.

Коротко о том, что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это один из основных документов организации, посредством которого регламентируются функции, ответственность, права и условия работы каждого сотрудника компании. Сейчас наличие документа не является строго обязательным, тем не менее, во многих фирмах, он по-прежнему имеет распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в должностную инструкцию .docСкачать образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию .doc

По каким причинам чаще всего меняется должностная инструкция

Данный документ обычно формируется непосредственно после регистрации предприятия по каждой позиции штатного расписания на неопределенный срок. В дальнейшем, как показывает практика, чаще всего должностная инструкция претерпевает изменения по следующим причинам: переменах в структуре организации (уменьшении или увеличении подразделений и отделов), сокращении персонала, перераспределении трудовых функций с целью оптимизации работы сотрудников. Также корректировка должностных инструкций может потребоваться при внесении правок в законодательство.

Для чего нужен приказ

Просто так взять и поменять какие-то строчки в должностной инструкции работника предприятия нельзя. Это довольно серьезная процедура, которая включает в себя несколько этапов и самым первым является издание приказа о внесении изменений.

Приказ – это распорядительный акт, на основании которого другие сотрудники компании реализуют начальственные указания.

Отсутствие приказа в случае проверок деятельности организации государственными надзорными органами может привести к административному наказанию директора и самого юридического лица.

Порядок внесения изменений

При необходимости поправить должностную инструкцию кого-либо из работников предприятия, первым делом, как уже было сказано выше, нужно издать соответствующий приказ. Далее, если изменение касается ключевых условий трудового договора, надо в письменном виде уведомить сотрудника компании о намечающихся правках. После этого, следует подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, где также нужно обозначить пункты должностной инструкции, подвергшиеся корректировке.

Как часто можно вносить изменения

Изменения в должностную инструкцию можно вносить сколько угодно раз.

Тем не менее, если правки затрагивают большой объем документа, целесообразнее, вместо редактирования старой инструкции, создать и утвердить новую.

Формат приказа

На сегодняшний день приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, ровно как и любой другой подобный документ, можно делать в свободной форме. Однако это не касается государственных учреждений, где есть унифицированные бланки приказов и тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило свой собственный формуляр документа – при наличии такового использовать следует именно его. При этом вид приказа должен быть обозначен в учетной политике фирмы.

Как оформить приказ, особенности документа

К оформлению приказа, так же как и к его содержанию, никаких особых требований закон не предъявляет. Это обозначает одно: составлять его можно на простом листке бумаги, при этом допустимо делать текст как отпечатанным, так и рукописным. Правда, приказ, сделанный в электронной форме, после окончательной подготовки следует обязательно распечатать, чтобы все, кого он касается, могли поставить в нем свои подписи.

Чьи автографы должны наличествовать в документе

Поскольку все приказы издаются от имени директора, он первым должен поставить под данным распоряжением свою подпись.

Кроме него в бланке должны отметиться все лица, к которым он имеет отношение, а также те сотрудники предприятия, на которых возложена ответственность за исполнение приказа. Следует сказать, что работники организации в некоторых случаях могут оставить свои автографы об ознакомлении не непосредственно в самом приказе, а в отдельном акте или ведомости (это особенно актуально в крупных компаниях, где большое количество персонала).

Печать в документе не является строго обязательным условием его подлинности, но если указание на ее применение есть в нормативно-правовых актах фирмы, то приказ все же следует завизировать при помощи штемпельного изделия.

Как учитывать и хранить

Приказ, как один из основных документов, регулирующих деятельность организации, подлежит определенному учету. Для этого сведения о нем нужно внести в специальный учетный журнал, где достаточно сделать отметку о дате его выпуска и номере. После этого готовый и подписанный всеми заинтересованными лицами бланк следует подшить туда же, где уже лежат другие аналогичные бумаги. Здесь он должен находиться в наличии на протяжении периода, установленного в законодательстве или же в течение срока, прописанного в учетной политике предприятия.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию

Если вам надо сделать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, с которым вы прежде не сталкивались, изучите его образец и подробный разбор – с его помощью вы без проблем создадите правильное распоряжение.

Для начала впишите в документ название компании, затем присвойте приказу номер, укажите место и дату его создания.
Далее формируйте основную часть. Здесь нужно обязательно обозначить основание для составления распоряжения (т.е. дать ссылку на закон или внутренний акт компании, имеющий непосредственное отношение к создаваемому документу), а также обоснование (т.е. реальный повод).
Затем внесите наименование должности, функции по которой меняются, и по порядку впишите в приказ указание на те пункты должностной инструкции, которые подлежат правкам.
Включите новую редакцию каждого пункта, затем отметьте сотрудника, который будет нести ответственность за исполнение данного распоряжения.
В конце не забудьте озаботиться сбором подписей под документом.

Источник

Должностная инструкция относится к локальным нормативным актам, поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Часто работодатель не может изменить инструкцию без согласования с работником. Но не всегда.

Изменить должностную инструкцию можно по согласованию с работником и без него. Для каждого случая свой алгоритм действий.

Работодатель вправе изменить должностную инструкцию, если она оформлена как отдельный документ. Если должностные обязанности работника являются неотъемлемой частью трудового договора, изменить их без согласия работника сложно.

Должностная инструкция — это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, когда и какие изменения с нее вносить.

Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!

«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Посмотреть бесплатный урок из курса

Когда должностная инструкция не обязательна

Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным условием для включения в трудовой договор.

Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.

Как изменить должностную инструкцию

Изменение условий ведения бизнеса, развитие технологий, появление новых задач — все это требует периодического изменения должностных инструкций сотрудников.

Причины, по которым чаще всего меняют должностные инструкции:

утверждено новое штатное расписание;
изменились полномочия и обязанности работников;
перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
внедрили новые технологии;
увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру.

Ограничения в ТК РФ по изменению должностной инструкции

Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя, предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца. Это еще не все требования, предъявляемые к работодателям. Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, то сделать это без его письменного согласия нельзя. Без согласия сотрудника изменить его должностную инструкцию можно, если это временные изменения, в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК:

в случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других случаях, когда есть угроза жизни;
в случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам;
при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества, временно заменить отсутствующего работника.

Временное изменения трудовой функции допускается на срок до 1 месяца.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от:

типа документа. То есть от того, как оформлена должностная инструкция: это часть трудового договора или отдельный документ;
статуса работника: до принятия на работу или после;
сути изменений — меняется трудовая функция работника или нет.

Как оформляется изменение должностной инструкции

Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего распоряжения (приказа) работодателя. Ознакомить работников с новой редакцией должностной инструкции следует под роспись в обычном порядке.

Правки в должностную инструкция можно внести несколькими способами:

утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него);
внести изменения в действующую инструкцию с помощью приказа, в котором перечислены все новые либо исправленные пункты инструкции;
изменить трудовые функции дополнительным соглашением к договору.

Если инструкция оформлена как отдельный документ

Если должностная инструкция оформлена отдельным самостоятельными документом, внести в нее корректировки можно одним из двух вариантов. Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него). Внести изменения отдельным приказом.

Если инструкция — часть трудового договора

В таком случае нужно вносить изменения в сам трудовой договор. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если трудовые функции работника меняются после корректировки должностной инструкции, согласие работника обязательно.

Если вводится новая трудовая функция

Новая трудовая функция устанавливается и вводится с исполнением положений статей 72, 72.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца согласно статье 74 ТК РФ.

Если с изменением должностной инструкции у работника изменятся трудовые функции, внести поправки можно только с письменного согласия работника.

Изменение должностной инструкции по соглашению сторон

Если работник согласен с изменением должностной инструкции, и она не меняет его трудовые функции, внести изменения очень просто.

Алгоритм изменения должностной инструкции по соглашению сторон

Планируемые изменения должностной инструкции обсудить устно.
Подготовить проект новой должностной инструкции и получить подпись работника, выражающую его согласие.
Издать приказ об утверждении нового варианта должностной инструкции.
Получить подпись работника на экземпляре должностной инструкции, которая хранится в кадровых документах компании.
Зафиксировать изменения в трудовом договоре, если в нем есть ссылки на должностную инструкцию. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения.
В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции.

Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ. Если изменения утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после утверждения новой редакции.

Изменение должностной инструкции без согласия работника

Руководитель вправе принять решение о внесении изменений в должностную инструкцию без согласия работника. В соответствии со статьей 74 ТК, руководитель предприятия обязан письменно уведомить работника об изменении должностной инструкции.

Задача уведомления — обосновать необходимость корректировки инструкции изменением организационных и технологических условий труда в организации.

Если работодатель вносит изменения в соответствии со статьей 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.

Алгоритм изменения должностной инструкции без согласия работника

Подготовить уведомление об изменении должностной инструкции не позднее чем за 2 месяца.
Подготовить проект новой должностной инструкции.
Издать приказ об утверждении новой должностной инструкции.
Если работник не согласен, письменно предложить ему другую имеющуюся работу.
Если иной работы нет или работник откажется от работы, оформить увольнение в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 НК РФ.

Источник

Шаблоны и формы

Инструкция: готовим приказ об утверждении новой должностной инструкции

Приказ об утверждении должностной инструкции — это распорядительный документ, который вводит в действие локальный нормативный акт, регламентирующий профессиональную деятельность работника.

Как утверждают инструкции

Должностная инструкция включает перечень функциональных обязанностей, обозначает структуру подчиненности и пределы ответственности, перечисляет квалификационные требования, предъявляемые к должности, содержит иные аспекты в зависимости от кадровой политики организации. Трудовой кодекс не обязывает работодателей иметь такой документ, но он весьма полезен. Трудовая функция указывается в трудовом договоре, но неудобно описывать там подробно обязанности, поэтому для этого используется отдельный документ. Является локальным нормативным актом организации и утверждается, как другие нормативные акты. Может являться приложением к трудовому договору или самостоятельным ЛНА. При внесении изменений рекомендуем руководствоваться письмом Роструда №4412-6 от 31.10.2007.

Введение в действие новых ДИ происходит, когда меняется что-то в действующих (например, в связи с появлением профстандартов возникла необходимость в пересмотре квалификационных требований и функций по должностям) или появляются новые должности. В госструктуры поступают требования об изменениях от министерств и ведомств, которым подчинены эти структуры.

Обязательно ли готовить приказ

Нередко возникает вопрос, нужно ли утверждать должностную инструкцию приказом. Обязательного требования нет.

В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 утверждение осуществляется либо должностным лицом, либо распорядительным документом, либо решением коллегиального органа. Исходя из этого, должностная инструкция утверждается приказом или руководителем организации. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу.

Так выглядит гриф утверждения руководителем:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Иванов И.И. Иванов

12.12.2020

Так выглядит гриф утверждения распорядительным документом:

УТВЕРЖДЕНА

приказом ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от 12.12.2020 №99-од

Компания сама решает, как утверждать новые должностные инструкции, и отражает это во внутреннем регламенте делопроизводства.

Крупные организации разрабатывают специальные регламенты для утверждения локальных нормативных актов компании. Каждая организация действует, как ей удобно.

Как составить приказ

Специальных требований к составлению нет. Есть рекомендованные формы различных ведомств. Оформляется следующим образом:

На бланке организации.
Имеет необходимые реквизиты: дата, номер, место издания (населенный пункт), наименование документа.
Констатирующая часть содержит обоснование и причины создания. Например: «В связи с введением новой должности», «В связи с переименованием отдела», возможна ссылка на нормативный акт (утвержденный профстандарт, распоряжение конкретного ведомства).
Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
Распорядительная часть. Примерный текст: «Утвердить ________ с __.__.___ (дата) должностную инструкцию по должности ______________. Инструкцию от __.__.____ (дата) признать недействительной. Ознакомить всех заинтересованных лиц. Контроль за исполнением возложить на ____________».
Должность руководителя, подпись, расшифровка.

Образец

Вот примерный образец приказа об утверждении должностной инструкции в новой редакции:

Порядок ознакомления с приказом

С документом знакомим тех, кого он непосредственно касается (статья 22 ТК), то есть работников, занимающих должности, о которых идет речь, и ответственных за исполнение.

Срок хранения документа

Определяем срок хранения исходя из того, к каким приказам относится приказ об утверждении должностной инструкции — по основной деятельности; хранится постоянно или до ликвидации организации (для компаний, не являющихся источниками комплектования госархивов) (п. 19 Перечня, утвержденного Федеральным архивным агентством 20.12.2019). Индивидуальные ДИ должны храниться в личных делах работников 75 лет, если утверждены до 01.01.2003, и 50 лет, если после. Типовые ДИ хранятся 3 года после их замены новыми (пункты 442, 443 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019).

Об авторе статьи

Ивашева Светлана

HR-специалист

В 1998 году закончила СПбГИК (информационный менеджмент), в 2001 — ЛИМТУ «Юридические аспекты кадровой работы», в 2008 — СПбГУЭФ ВЭШ, управление персоналом. Опыт начальником отдела кадров в банке, СМИ, на производстве. Оказываю услуги по КДП (аутсорсинг).

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут:

Протокол собрания собственников жилья многоквартирного дома — это документ, необходимый для придания юридической силы принятым решениям на голосовании по повестке дня. Он является основанием для легитимного урегулирования вопросов, возникающих при управлении МКД. Составляется в электронной и письменной форме.

27 апреля 2021

Характеристика на бухгалтера с места работы — это документ, отражающий профессиональные качества и ценность финансового работника для предприятия. Он требуется в разных ситуациях. В зависимости от назначения есть отличия по его составлению.

24 августа 2021

Ознакомить работников под подпись с ЛНА и распоряжениями руководителя компании — обязанность работодателя (ч. 2 ст. 22 ТК РФ, абз. 21 ст. 22 ТК РФ). А если сотрудник откажется поставить подпись? Составляем акт. Рассказываем, как составить акт об отказе работника подписать документ, чтобы избежать штрафов за нарушение трудового законодательства.

26 января 2023

Акт о недостаче товара при инвентаризации — это документ, который составляют при выявлении несоответствий в зарегистрированной и фактической номенклатуре. Его составляют не только при ревизии, но и при приемке, если в партии обнаружены расхождения.

16 августа 2021

Источник

Дополнение к должностной инструкции — это документ, с помощью которого в ЛНА вносятся и оформляются правки, ранее согласованные с работодателем:

профессионально-квалификационные требования;
трудовые функции и действия;
права и ответственность;
прочие, ранее согласованные и отраженные в тексте, условия.

Когда обновить должностной документ

Трудовое законодательство не регламентирует, как и в каких случаях допускается вносить изменения в инструкции сотрудников. ДИ относится к локальным нормативным актам, и поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Выбор законодательно обоснованной процедуры и оформление поправок — самостоятельное решение нанимателя (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). ДИ должны отражать изменения, происходящие в организации, — организационно-структурные, производственные, технологические. Кратко перечислим, в каких случаях меняется должностная инструкция сотрудников:

утверждено новое штатное расписание;
внесены коррективы в полномочия и обязанности;
перевод на новую должность;
работнику вменены дополнительные обязанности;
организационные или технологические корректировки повлияли на условия труда.

Установленный и действующий порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов:

статуса ДИ — является она частью трудового договора или отдельным документом;
от времени проведения — до принятия сотрудника на должность или после;
от характера поправок — конкретизируется ли имеющаяся трудовая функция или вводится новая.

Для соблюдения юридически верной процедуры следует учитывать статус ДИ и вносимые корректировки.

Содержание ДИ не регламентировано законодательством. Она может включать в себя информацию, являющуюся предметом договора, а иногда и нет. В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ к существенным условиям соглашения между работодателем и работником относятся:

описание трудовой функции;
условия труда.

Новая функция устанавливается и вводится согласно ст. 72, 72.1 ТК РФ. Без согласия сотрудника это осуществляется на время в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК. Стоит напомнить о порядке внесения новых положений в договор и сроках оповещения сотрудника:

в случае сохранения трудовой функции: по инициативе работодателя (когда проводятся организационно-технологические преобразования — с уведомлением за 2 месяца, ИП — за 14 дней) — ч. 1 ст. 74 ТК;
любые условия (в том числе основная трудовая функция) и в любой момент — по письменному соглашению сторон (ст. 72 ТК).

В договоре описание функции регламентируется ст. 15 ТК. Должно присутствовать:

наименование должности (специальности, профессии);
вид выполняемой работы (функции).

Если должностная инструкция используется в организации, все правки вносятся следующими способами:

утверждается новая редакция (с изданием приказа или без него);
с помощью приказа — вносимые правки четко перечисляются в тексте;
дополнительным соглашением к договору (ст. 72 ТК).

Практики рекомендуют утверждать ДИ как самостоятельный документ. В договоре следует прописать, что сотрудник обязан выполнять требования ДИ (с которой он знакомится под роспись). Это позволяет:

не перечислять все обязанности;
не вносить каждый раз правки — оформляется дополнительное соглашение.

Особенности оформления, если пересматриваются обязательные положения по соглашению сторон

Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).

Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.

Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.

Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ (либо действовать в порядке статьи 74 ТК РФ при наличии оснований). Если изменения все же утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после новой редакции.

Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:

грифом на документе «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя;
приказом.

Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.

Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.

Изменения положений ДИ по уведомлению

Совсем иной действует порядок изменения должностной инструкции по инициативе работодателя, когда руководитель принял решение и вносит корректировки, не получив согласия сотрудника. В соответствии со ст. 74 ТК обязательно оформляется официальное уведомление. В тексте следует сделать обоснование: доказать необходимость перемен изменением организационных и технологических условий труда в организации.

Справка. Если работодатель вносит изменения в соответствии со ст. 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.

Если работник не согласен

При трудоустройстве трудовая функция фиксируется двумя способами:

описывается в ТД, если инструкция оформлена отдельным документом;
фиксируется в ДИ, когда она часть ТД.

В обоих случаях отсутствие подписи на ЛНА не делает трудовую функцию (обязательные обстоятельства) несогласованной — она регламентируется ТД или считается согласованной, что подтверждается наличием подписи на ТД (для второго случая это установлено апелляционным определением ВС Республики Татарстан от 27.04.2015 по делу № 33-6229/2-15).

Для внесения изменений действует основное правило — корректировка должностных обязанностей работника возможна только после подписания допсоглашения к ТД. В остальных случаях отсутствие подписи не является подтверждением того, что работник не согласен с новой редакцией ДИ, и прямым основанием для:

привлечения к дисциплинарной ответственности;
увольнения.

Типичные ошибки

Несоблюдение алгоритма изменения должностной инструкции вызывает замечания трудинспекции или может привести к судебным спорам с сотрудниками.

Источник