Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству 2022

Образец оформления приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации

2. Совместные приказы Минобрнауки России и федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — «ПРИКАЗ» располагается по центру;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления совместного приказа:

Зарегистрировано в Минюсте России 17 августа 2018 г. N 51922

---

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ
от 11 апреля 2018 г. N 44

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 N 44

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

I. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее — Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства <1> (далее — Служба делопроизводства).

<1> В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов <2>.

<2> Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст. 7344; 2013, N 26, ст. 3207; 2013, N 27, ст. 3477; 2013, N 30 (Часть I), ст. 4084; 2013, N 44, ст. 5631; 2013, N 51, ст. 6677; 2013, N 52 (Часть I), ст. 6990; 2014, N 45, ст. 6154; 2016, N 22, ст. 3097; 2017, N 30, ст. 4440; 2018, N 1 (Часть I), ст. 65).

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.

2.7. Для изготовления документов в организации используются: бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» <3>.

<3> Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» с Изменением N 1. — М.: Стандартинформ, 2018.

2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта — N 12 — 14 пт <4>.

<4> Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: «pt»).

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — N 10, 11 пт.

2.18. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.19. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.23. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 <5>:

<5> ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменением N 1. — М.: Стандартинформ, 2018.

а) эмблема (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

б) товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

в) код формы документа;

г) наименование организации;

д) наименование структурного подразделения;

е) наименование должности лица;

ж) справочные данные об организации;

з) наименование вида документа;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

м) место составления (издания) документа;

н) гриф ограничения доступа к документу;

о) адресат;

п) гриф утверждения документа;

р) заголовок к тексту;

с) текст документа;

т) отметка о приложении;

у) гриф согласования документа;

ф) виза;

х) подпись;

ц) отметка об электронной подписи;

ч) печать;

ш) отметка об исполнителе;

щ) отметка о заверении копии;

ы) отметка о поступлении документа;

э) резолюция;

ю) отметка о контроле;

я) отметка о направлении документа в дело.

2.24. Бланк приказа (распоряжения) организации должен включать реквизиты:

эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

2.25. Бланк письма организации должен включать следующие реквизиты:

эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

наименование организации;

справочные данные об организации;

отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит «наименование должности лица», а в бланк письма структурного подразделения (совещательного, методического, экспертного или иного органа) организации — наименование структурного подразделения.

2.26. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.27. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, размещается на бланках документов в соответствии с пунктом 2.9Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, центрованно над реквизитами организации.

2.28. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке, воспроизводится на бланках организации в соответствии с пунктом 2.9Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается на верхнем поле документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, над реквизитами организации или слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля.

2.29. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.

2.30. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в уставе организации. На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы, над наименованием организации указывается наименование вышестоящей организации (при ее наличии), под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.

2.31. Наименование структурного подразделения (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) указывается в бланках писем и бланках конкретных видов документов, издаваемых соответствующими подразделениями в соответствии с локальными нормативными актами организации. Над наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, чьим филиалом, отделением, представительством, коллегиальным или совещательным органом данное подразделение является.

2.32. Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием организации.

2.33. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

2.34. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).

2.35. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

2.36. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.

2.37. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На N … от …» в бланке письма.

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.38. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование, например: Московский городской университет управления.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например: с. Благовещенское Вельского р-на Архангельской обл.

2.39. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования» <6>, гриф «Коммерческая тайна» <7>) может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

<6> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<7> Часть 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, ст. 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100).

В документах организации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения. Например:

2.40. Адресат — реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов — справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения. Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <8>:

<8> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545).

а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

2.41. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках). Например:

2.42. Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии

письмо (о чем?) о предоставлении информации

акт (чего?) приема-передачи дел

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

2.43. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации <9>.

<9> Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

в приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («… приказываю»);

в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («… приказываем»);

в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает…», «институт считает возможным…»);

в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, — от первого лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»);

в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …»);

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела проверку…»).

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

2.44. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте:

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:

если приложение (приложения) сброшюровано(ы):

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:

если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1), (приложение N 1);

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

2.45. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дата и номер письма. Например:

2.46. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

Согласование проектов документов (внешнее, внутреннее) осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

2.47. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:

или:

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.48. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации <10> отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

<10> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956).

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.47 Примерной инструкции.

2.49. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

2.50. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева. Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.51. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Примерной инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

2.54. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

2.55. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении (приложение N 1).

ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.

Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.

3.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);

законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;

ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.4. ЛНА издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;

изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;

отмены ранее установленных норм, требований, правил.

3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом.

3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;

требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА;

выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений.

3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:

вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;

прогноз последствий принятия нормативного документа;

организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;

перечень ранее изданных ЛНА, подлежащих отмене в связи с изданием нового нормативного документа;

предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.

3.8. Согласование проектов ЛНА осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.13 Примерной инструкции.

3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.

Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.

3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например:

при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:

при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное …». Например:

3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в соответствии с пунктом 2.44 Примерной инструкции.

3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.

3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления приказа и распоряжения (приложения N 2, 3).

Приказы издаются в целях оформления решений:

нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, приказ об утверждении структуры и штатной численности организации);

организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.

3.16. Проекты приказов по основной деятельности готовят структурные подразделения организации на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта приказа, согласование и правильное оформление проекта несет руководитель подразделения, который готовит проект приказа и представляет его на подпись.

3.17. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Служба делопроизводства организации.

3.18. Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, Уставу организации, локальным нормативным актам организации и ранее изданным приказам организации.

3.19. Приказы по основной деятельности издаются:

во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций;

в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

3.20. Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

3.21. Приказы организации оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа руководителем организации.

3.22. Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству;

О порядке финансирования рекламной кампании;

О создании экспертной комиссии.

3.23. Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:

3.24. Распорядительная часть приказа начинается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть может содержать:

решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);

конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.

3.25. Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Например:

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Например:

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Например:

Последний пункт приказа — пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

3.26. Не включается в текст приказа пункт «Приказ довести до сведения …».

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа приказа.

3.27. В приказах не допускается:

изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций-исполнителей;

применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

3.28. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение N 1); … (приложение N 2); … «согласно приложению», на приложении оформляется отметка о приложении:

Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием номера приложения), например:

3.29. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части. Например:

Распоряжения могут не иметь преамбулы.

3.30. До представления на подпись проект приказа (распоряжения) согласовывается с заинтересованными лицами в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

3.31. Приказ подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.

Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномоченными им лицами.

3.32. Копии приказов (распоряжений) рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.

Электронная копия приказа размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».

3.33. При оформлении приказа, издаваемого совместно с другой организацией:

бланк не используется;

наименования организаций печатаются на одном уровне;

наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру.

Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

Протокол оформляется в течение одного — трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

3.35. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

3.36. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:

протокол заседания аттестационной комиссии

протокол заседания научно-методической комиссии.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания: 12 — 13 мая 2018 г.

3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.38. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения. Рекомендуемый образец оформления полного протокола (приложение N 4).

Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Рекомендуемый образец оформления краткого протокола (приложение N 5). В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.

3.39. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».

3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.

3.41. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.42. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях — отметка о приложении. Рекомендуемый образец оформления делового письма (приложение N 6).

3.43. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

3.44. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.45. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

3.46. При составлении деловых писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.

3.47. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим …», «предлагаем …», «напоминаем …»);

от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным …», «институт не располагает возможностью …»);

от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»), если письмо оформляется на должностном бланке.

3.48. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) — на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

3.49. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.50. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

3.51. Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. Рекомендуемый образец оформления акта (приложение N 7).

3.52. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

3.53. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

3.54. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.55. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.57. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3.58. Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством. Рекомендуемые образцы оформления докладной записки и служебной записки, подготовленной на основе электронного шаблона (приложения N 8, 9).

3.59. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

3.60. При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:

3.61. Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде в СЭД.

При организации работы с докладными (служебными) записками в электронном виде используются электронные шаблоны докладной и служебной записок.

3.62. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

в третьей части излагаются выводы.

3.63. Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД, при отсутствии СЭД — в структурном подразделении, подготовившем документ.

3.64. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств — бывших республик в составе СССР), оформляются на бланке письма организации с реквизитами на русском и одном из иностранных языков.

3.65. Письмо, направляемое зарубежному адресату, составляется на русском языке, проходит согласование со всеми заинтересованными лицами организации, после чего письмо переводится на один из иностранных языков (язык адресата или английский язык) и оформляется на бланке письма, предназначенном для переписки с зарубежными корреспондентами.

Подлинник письма, оформленный на одном из иностранных языков, должен быть идентичен по содержанию экземпляру на русском языке с визами заинтересованных лиц.

3.66. На подпись руководителю представляются: экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный на бланке, копия данного письма на стандартном листе бумаги с визой исполнителя, экземпляр письма на русском языке с визами заинтересованных лиц.

3.67. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:

экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату;

копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.

3.68. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

3.69. Реквизит «адресат» оформляется справа под реквизитами бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.

Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем — почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна.

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами. Например:

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.

При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США — название штата).

Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs — господа).

Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность.

Например:

3.70. В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 24 января 2017 г.

При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2017, January 24.

3.71. В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата. Например:

Уважаемый господин Торговый советник!

Уважаемый господин Ангелов!

Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой «С уважением, …».

IV. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов

4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.

Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.

4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

4.4. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;

соисполнителями (при их наличии);

руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);

заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);

юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);

Службой делопроизводства.

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.

Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.

4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.

Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют <11>:

<11> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.

проекты деловых (служебных) писем — 1 — 3 рабочих дня;

проекты приказов без приложений — 1 — 3 рабочих дня;

проекты приказов с приложениями справочного характера — 3 — 5 рабочих дней;

проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;

проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;

проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1 — 3 рабочих дня.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.

4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46Примерной инструкции.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:

наличия существенных замечаний по проекту документа;

несогласия с проектом документа.

4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.

4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.

В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).

4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.

4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).

4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.

4.21. Утверждение документа производится:

непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;

приказом организации.

4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 10).

Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.

4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 11).

Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.

V. Организация документооборота

5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота — организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота — обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем организации.

5.4. Организация движения документов в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Службой делопроизводства. Маршруты движения организационно-распорядительных документов должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.

5.5. Организация документооборота основывается на принципах:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения входящих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.6. В документообороте организации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы филиалов и территориально обособленных подразделений;

документы из государственных и негосударственных организаций;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

обращения граждан;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) <12>, СЭД).

<12> Для государственных организаций — участников МЭДО.

5.8. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

5.9. Прием документов осуществляется Службой делопроизводства. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в Службу делопроизводства для регистрации и/или учета.

5.10. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

проставление отметки о поступлении документа в организацию.

5.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).

5.12. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками Службы делопроизводства.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

5.13. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

5.14. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой «Лично» («Private») — непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа — в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

5.15. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принимаются Службой делопроизводства.

Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности <13>; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.

<13> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка документов, поступивших в форме электронных документов, с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

5.16. Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт организации) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

5.17. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 12) <14>.

<14> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства или в структурном подразделении организации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства <15>.

<15> В индивидуальной инструкции по делопроизводству устанавливается место регистрации входящих документов (централизованно — в Службе делопроизводства или в Службе делопроизводства и структурных подразделениях), а также способ регистрации (в СЭД или в регистрационно-учетных формах на бумажном носителе).

Документы, поступающие из других организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.

5.19. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения <16>.

<16> Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638; 2015, N 45, ст. 6206; 2017, N 49, ст. 7327).

5.20. Сведения о поступившем документе вносятся в электронную регистрационную карточку (ЭРК) СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) по используемым классификаторам <17>.

<17> Структура регистрационного номера входящего документа определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

5.21. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости — время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа в соответствии с пунктом 2.36 Примерной инструкции.

5.22. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

5.23. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству организации, после регистрации в Службе делопроизводства передается в соответствующее подразделение или работнику организации для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.

5.24. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения поступающих в организацию документов на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

5.25. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется в Службе делопроизводства после регистрации документов.

Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступления документов с отметками, требующими незамедлительного рассмотрения и исполнения документа.

5.26. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в организацию и на имя ее руководителя.

Документы, адресованные подразделениям, руководителям подразделений и специалистам, передаются в структурные подразделения без предварительного рассмотрения <18>.

<18> Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в организации, может быть конкретизирован в индивидуальной инструкции по делопроизводству.

5.27. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов, с учетом установленного в организации распределения функциональных обязанностей между руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений.

5.28. По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются на документопотоки, направляемые:

на рассмотрение руководителя организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);

на рассмотрение заместителей руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемых соответствующими заместителями);

на рассмотрение иных руководителей, главных и ведущих специалистов;

на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.

5.29. По завершении предварительного рассмотрения документы передаются соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению).

5.30. Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.

5.31. Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.

5.32. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) специалистом Службы делопроизводства вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу или электронной копии документа, если документ поступил на бумажном носителе.

5.33. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение или помещаются в дело в Службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел организации.

Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения могут использоваться журналы (реестры) передачи документов.

5.34. При бумажном документообороте подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям Служба делопроизводства передает копии документа.

5.35. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, регистрируются в Службе делопроизводства организации.

5.36. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

5.37. Перед регистрацией исходящих документов Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

5.38. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в ЭРК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.

Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.

5.39. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми классификаторами и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле, в соответствии с пунктами 2.35, 2.36 Примерной инструкции.

5.40. Исходящий документ, подписанный руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.

5.41. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из организации, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи (факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).

Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <19>.

<19> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545).

5.42. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

5.43. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.44. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

5.45. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений), подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в Службу делопроизводства для проверки правильности их оформления.

5.46. Правильно оформленные приказы, распоряжения передаются на подпись руководителю организации или иному уполномоченному им лицу.

5.47. Подписанные приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в Службе делопроизводства <20>.

<20> Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководителем и их регистрация осуществляются подразделением по управлению персоналом.

Приказам, распоряжениям по основной деятельности присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер документа может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.

Сведения о регистрируемых приказах, распоряжениях вносятся в СЭД или в иные регистрационно-учетные формы на бумажном носителе или в электронной форме в соответствии с пунктом 5.54 Примерной инструкции.

5.48. Подлинники приказов (распоряжений) по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.

Копии приказов, распоряжений рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки.

Копии приказов, распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются в соответствии с пунктом 2.51Примерной инструкции.

5.49. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством организации, регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями соответствующих руководителей.

Протоколы заседаний, совещаний, проводимых коллегиальными (совещательными) органами, комиссиями или в структурных подразделениях организации, регистрируются в подразделениях, ответственных за организацию и проведение мероприятия. Копии таких протоколов готовятся к рассылке и рассылаются структурным подразделением, ответственным за организацию и проведение мероприятия.

5.50. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно.

Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.

5.51. Внутренние документы на имя руководителя другого структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии СЭД или отсутствии возможности зарегистрировать внутренний документ в СЭД) регистрируются в подразделении, создавшим документ. Зарегистрированный документ передается непосредственно в подразделение — адресат, в котором повторно не регистрируется.

5.52. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе <21>:

<21> Указанный состав сведений, включаемых в СЭД при регистрации и в ходе рассмотрения и исполнения входящих и исходящих документов, обязателен для организаций — участников МЭДО.

а) наименование организации (корреспондента);

б) адресат;

в) наименование вида документа;

г) дата поступившего документа;

д) регистрационный номер поступившего документа;

е) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

ж) дата поступления документа;

з) входящий регистрационный номер;

и) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

к) количество листов основного документа;

л) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

м) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

н) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);

о) срок исполнения документа;

п) индекс дела по номенклатуре дел;

р) сведения о переадресации документа;

с) отметка о контроле;

т) гриф ограничения доступа к документу;

у) сведения об электронной подписи;

ф) результат проверки электронной подписи <22>.

<22> Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

5.53. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

а) адресат;

б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

ж) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

з) количество листов основного документа;

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) подразделение — ответственный исполнитель документа;

н) сведения об электронной подписи.

5.54. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе <23>:

<23> Состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

а) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

е) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

з) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

л) отметка о контроле;

м) гриф ограничения доступа к документу;

н) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа.

Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

5.55. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по организации в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

5.56. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек.

5.57. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия — единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

5.58. Результаты учета объема документооборота в организации ежегодно обобщаются Службой делопроизводства и представляются руководству в виде отчета об объеме документооборота за год.

VI. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;

Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях — сроков исполнения документов (поручений).

В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 2.54Примерной инструкции, а в структурных подразделениях организации — все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.

6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства <24>.

<24> Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.

6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.

На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

6.14. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

6.15. Служба делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 — 5 дней до окончания срока исполнения документа);

раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, — по отдельным исполнителям.

VII. Организация работы исполнителя с документами

7.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства организации и руководителя подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.2. Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в подразделение, не имеет отношения к компетенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его в Службу делопроизводства для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).

7.3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и анализ необходимой информации;

подготовку проекта документа и его оформление;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости, — повторное согласование);

подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело <25>.

<25> Выполняется Службой делопроизводства.

7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю подразделения для внесения изменений в ЭРК документа в СЭД или иную регистрационно-учетную форму.

7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, — по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, установленными в разделе 3 Примерной инструкции, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке организации установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), должность, фамилия лица, давшего замечание, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено, — причину отклонения).

7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки и/или включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VIII. Формирование документального фонда организации

8.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях организации.

8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов <26>. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

<26> Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия — единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

8.6. Номенклатура дел организации (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях <27> (далее — Правила хранения).

<27> Приложение N 25 к Правилам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830) (далее — Правила хранения).

Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

8.7. Номенклатура дел организации подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, один раз в 5 лет представляется на согласование соответствующей экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями в порядке, установленном Правилами хранения <28>.

<28> Пункт 4.8. Правил хранения.

Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

8.8. Согласованная с соответствующей ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства, второй — используется Службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий — передается в архив организации в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел организации, утвержденной руководителем организации, передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация.

В подразделения организации номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

8.10. Номенклатура дел организации строится по структурной (названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой организации), или функциональной схемам (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации).

8.11. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каждом подразделении организации работником, ответственным за делопроизводство подразделения, при участии ведущих специалистов подразделения, согласовывается с экспертной комиссией подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме, установленной Правилами хранения <29>.

<29> Приложение N 26 к Правилам хранения.

Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства.

8.12. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой организации или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01 — 05, где:

01 — код структурного подразделения;

05 — порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

8.13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

8.14. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела — регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

«Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета»;

«Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним».

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

«Протоколы заседаний дирекции».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

«Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

«Переписка с ООО «Горсвязь» о предоставлении услуг связи».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

«Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы».

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

«Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

«Отчеты структурных подразделений за 2017 год»;

«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)».

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

8.16. В графе 4 «Срок хранения и N статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

8.17. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:

«Электронные документы. СЭД «Канцелярия», БД «Служебные записки».

8.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений организации.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

8.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

8.20. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности <30>.

<30> В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380); с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2016 N 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный N 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены.

8.21. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

8.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.23. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем подразделения в случаях:

перед передачей документов в архив организации;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;

при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

8.24. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом Службой делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; экземпляр акта представляется в архив организации при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

8.25. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

при составлении номенклатуры дел;

при подготовке дел к передаче в архив организации;

в архиве организации.

8.26. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия (далее — ЭК), в организациях, имеющих подведомственные организации, филиалы, — центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <31>.

<31> Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15.06.2018, регистрационный N 51357).

8.27. Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

8.28. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопроизводителями подразделений совместно с ЭК организации и под методическим руководством Службы делопроизводства организации.

8.29. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

8.30. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

8.31. Отбор электронных документов для передачи в архив организации осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку «Индекс дела» («Срок хранения»).

8.32. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации одновременно. Согласованные ЭК (ЦЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации.

8.33. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях организации по месту формирования документов в дела.

8.34. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения <32>.

<32> Приложения N 8, 27, 28 к Правилам хранения.

8.35. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.36. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование вышестоящей организации (организации-учредителя); наименование организации — источника комплектования государственного (муниципального) архива;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация.

8.37. При оформлении обложки дела:

наименование вышестоящей организации (организации-учредителя), при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии);

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой организации (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования организации или подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора — дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

8.38. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

8.39. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.40. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.41. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.42. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

8.43. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации осуществляется структурным подразделением организации — владельцем соответствующей информационной системы совместно с подразделением (специалистом), обеспечивающим функционирование информационной системы.

8.44. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

конвертация электронного документа в формат архивного документа <33>;

<33> Пункт 4.34 Правил хранения.

формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A <32>;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.

8.45. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами <32>, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.

8.46. Описи дел составляются в структурных подразделениях организации под методическим руководством Службы делопроизводства.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам).

Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установленным Правилами хранения <34>.

<34> Приложения N 23, 24 к Правилам хранения.

По описям дел структурных подразделений документы передаются в архив организации.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

При наличии в организации СЭД описи дел формируются в системе.

8.47. Описи дел структурных подразделений представляются в архив организации не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

8.48. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечания.

8.49. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.

8.50. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.51. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации.

8.52. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

порядковый номер электронного дела по описи;

индекс электронного дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения дела;

объем электронного дела в Мб;

примечания.

В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

8.53. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и Службой делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

8.54. Описи дел структурного подразделения организации составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив организации также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

8.55. Дела передаются на хранение в архив организации в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем организации или иным уполномоченным им лицом и согласованным с руководителями структурных подразделений.

8.56. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, электронные документы передаются в архив организации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.

8.57. Передача дел в архив организации производится по описям дел структурных подразделений.

8.58. Уполномоченный работник архива проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.

8.59. Прием каждого дела в архив организации производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника (делопроизводителя) структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.

8.60. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

8.61. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения организации делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.62. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме, установленной Правилами хранения <35>.

<35> Приложение N 21 к Правилам хранения.

На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всей организации по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.63. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

8.64. Дела с отметкой «ЭПК» <36> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

<36> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Остальные документы дела с отметкой «ЭПК» включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

8.65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

8.66. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения, государственного или муниципального архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

8.67. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста Службы делопроизводства, и датой:

«Уничтожено. См. акт N _____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия».

8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

8.69. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

IX. Организация доступа к документам и их использования

9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, структурных подразделениях организации работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются.

9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок использования документов может быть продлен.

9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.

9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции.

9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД или иной информационной системе.

Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пунктами 9.1 — 9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом.

9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций.

9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей

10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуальной инструкции по делопроизводству или приказом руководителя в составе комплекта (альбома) бланков.

10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации.

10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в организации, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.

10.5. Служба делопроизводства организации:

оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;

осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения организации;

осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов <37>.

<37> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации может быть предусмотрено ведение учета бланков документов.

10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» <38> и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — печать организации).

<38> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088; 2017, N 52, ст. 7916).

В организации также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц.

Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц <39>, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом организации.

<39> С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994, N 32, ст. 3301; 2011, N 15, ст. 2038).

10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» <40>.

<40> ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями N 1 — 4.

10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя Службы делопроизводства организации.

Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.

10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроизводства или иное подразделение организации.

10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации.

10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации — владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель организации.

10.16. При передаче организацией электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее — электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <41>.

<41> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65; N 26, ст. 3889).

10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.

10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД.

10.19. Служба делопроизводства или иное подразделение организации ведет учет ключей электронных подписей <42> в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.

<42> Виды электронных подписей, используемых в организации, устанавливаются организацией и закрепляются в локальном нормативном акте.

10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом организации, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.

10.21 Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1

рекомендуемый образец

1. Общие положения

1.1. Отдел научно-технической информации (далее — ОНТИ) является самостоятельным структурным подразделением ФБУ «Наименование организации», осуществляющим информационное обслуживание научно-исследовательских и проектных подразделений и организаций научно-методической информацией по науке и научно-технической политике…

1.2. ОНТИ возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется заместителю директора ФБУ «Наименование организации», курирующему деятельность ОНТИ.

1.3. Заведующий ОНТИ назначается на должность и освобождается от должности приказами директора ФБУ «Наименование организации» в соответствии с заключенным трудовым договором по представлению заместителя директора ФБУ «Наименование организации», курирующего деятельность ОНТИ.

1.4. ОНТИ состоит из четырех структурных подразделений: сектора информационного обеспечения и ведения справочно-информационного фонда, сектора зарубежной научно-технической информации в сфере инноваций, сектора электронных ресурсов научно-технической информации и редакционно-издательского сектора.

1.5. Реорганизация и ликвидация ОНТИ проводится приказами директора ФБУ «Наименование организации» …

Приложение N 2

рекомендуемый образец

В целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в деятельности ФБУ «Наименование организации», соблюдения требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела … приказываю:

1. Создать экспертную комиссию ФБУ «Наименование организации» в составе:

председатель — зам. генерального директора Фамилия И.О.;

секретарь — делопроизводитель Фамилия И.О.;

члены: начальник общего отдела Фамилия И.О., заместитель заведующего планово-экономическим отделом Фамилия И.О., заместитель главного бухгалтера Фамилия И.О., заведующий отделом кадров Фамилия И.О., заведующий отделом инновационных технологий Фамилия И.О., заведующий отделом экспериментальных исследований Фамилия И.О.

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение).

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Фамилия И.О.

Приложение N 3

рекомендуемый образец

В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета:

1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) подготовить и представить ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до 15.06.2017.

2. Ученому секретарю (Фамилия И.О.) обеспечить формирование проекта плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в срок до 01.07.2017.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по научной работе Фамилия И.О.

Приложение N 4

рекомендуемый образец

заседания дирекции

Председательствующий — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы …

Доклад заместителя директора Фамилия И.О.

2. …

1. СЛУШАЛИ: Петров П.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. — краткая запись выступления.

Фамилия И.О. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ)

1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов федеральной целевой программы …

1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой программы …

2. …

Приложение N 5

рекомендуемый образец

оперативного совещания

у заместителя директора центра

Заместитель директора — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. …

1. Установить, что …

2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль ….

1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о ….

<*> Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем — фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

Приложение N 6

рекомендуемый образец

Уважаемый Имя, Отчество!

Предлагаем Вам принять участие в анкетировании образовательных организаций, осуществляющих подготовку специалистов по инженерным специальностям.

Анкетирование проводится нами в целях сбора информации о вузах, выпускающих специалистов необходимых нам специальностей, которых в дальнейшем можно было бы привлекать для прохождения производственной практики и пополнения штата специалистов на предприятиях отрасли.

Заполненную анкету просим выслать в наш адрес.

Приложение: Анкета на 2 л. в 1 экз.

С уважением,

Фамилия, имя, отчество, референт директора

(495) 934-23-23; mail@techno.ru

Приложение N 7

рекомендуемый образец

Основание: приказ ФБУ «НИЦ …» от 30.07.2017 N 89 «О проверке технического состояния оргтехники, используемой отделом делопроизводства».

Составлен: зам. начальника информационно-технического отдела Фамилия И.О.; начальником административно-хозяйственной службы Фамилия И.О., зав. отделом делопроизводства Фамилия И.О.

В ходе проверки технического состояния оргтехники отдела делопроизводства, проведенной 04.08.2017, установлено …

Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:

…

Приложение N 8

рекомендуемый образец

Уважаемый Имя Отчество!

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с ….

прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на одну должность специалиста 2-й категории.

С уважением,

Приложение N 9

рекомендуемый образец

Кому: Руководителям управлений и отделов

От: Фамилия И.О., руководитель административно-хозяйственной службы

Дата: 17 апреля 2017 г.

Тема: Подача заявок на автотранспорт

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В целях повышения эффективности использования и сокращения простоев автотранспортных средств центра прошу руководителей подразделений подавать заявки на автотранспортные средства не позднее 15:00 дня, предшествующего поездке.

Приложение N 10

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Инструкции, должностные инструкции.

4. Классификаторы информации, документов.

5. Методические рекомендации, методические указания и методики.

6. Номенклатура дел организации.

7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

10. Политики.

11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).

12. Порядки.

13. Правила.

14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).

15. Стандарты организации.

16. Уставы.

17. Унифицированные формы документов.

18. Штатное расписание.

Приложение N 11

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, — по необходимости).

9. Удостоверения работников.

Приложение N 12

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ <1>

<1> Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».

9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

11. Прейскуранты.

12. Пригласительные билеты, приглашения.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

15. Учебные планы, программы.

16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 29 декабря 2022 г. N ЕД-7-10/1289@

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ

СЛУЖБЫ ПО СУБЪЕКТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И В МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ

ИНСПЕКЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

В целях совершенствования делопроизводства в территориальных органах ФНС России приказываю:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, согласованную с Федеральным архивным агентством (письмо Росархива от 26.12.2022 N 7/3581-А).

2. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций Федеральной налоговой службы обеспечить:

разработку и утверждение индивидуальных инструкций по делопроизводству управлений Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, межрегиональных инспекций Федеральной налоговой службы;

разработку типовой инструкции по делопроизводству в подведомственных инспекциях (при наличии).

3. Признать утратившими силу:

приказ Федеральной налоговой службы от 01.07.2014 N ММВ-7-10/346@ «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы»;

приказ Федеральной налоговой службы от 20.11.2014 N ММВ-7-10/594@ «О внесении изменений в приказы ФНС России, регламентирующие делопроизводство»;

пункт 1.3 приказа Федеральной налоговой службы от 16.03.2016 N ММВ-7-10/143@ «О внесении изменений в приказы ФНС России, регламентирующие документационное обеспечение управления в системе ФНС России»;

пункт 2 приказа Федеральной налоговой службы от 01.06.2018 N ММВ-7-10/367@ «О внесении изменений в приказы ФНС России»;

пункт 1 приказа Федеральной налоговой службы от 15.02.2019 N СА-7-10/69@ «О внесении изменений в приказы ФНС России»;

приказ Федеральной налоговой службы от 18.04.2019 N ММВ-7-10/195@ «О внесении изменений в приказы ФНС России».

Руководитель Федеральной

налоговой службы

Д.В.ЕГОРОВ

Утверждена

приказом ФНС России

от _____________ N ___

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ

СЛУЖБЫ ПО СУБЪЕКТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И В МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ

ИНСПЕКЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

Используемые сокращения

АИС «Налог-3» — единая информационная система ФНС России, обеспечивающая автоматизацию деятельности ФНС России по всем выполняемым функциям, определяемым Положением о Федеральной налоговой службе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506, в том числе прием, обработку, предоставление данных и анализ информации, формирование информационных ресурсов налоговых органов, статистических данных, сведений, необходимых для обеспечения поддержки принятия управленческих решений в сфере полномочий ФНС России и предоставления информации внешним потребителям;

АО «ГНИВЦ» — акционерное общество «Главный научный инновационный внедренческий центр»;

Архив ТНО — структурная единица в составе Подразделения ДОУ, осуществляющая хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности ТНО, а также подготовку документов к передаче их на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы;

БД — база данных;

Ведомственный перечень документов — Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@;

Гербовая печать — печать ТНО с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

ГП-3 — прикладная подсистема «Система юридически значимого электронного документооборота при представлении НБО и других документов в электронном виде»;

Государственный архив — федеральный государственный архив или государственный архив субъекта Российской Федерации;

Делопроизводитель отдела — работник отдела ТНО, которому поручено ведение делопроизводства в этом же отделе;

Дополнительная печать — печать ТНО, предназначенная для определенных групп документов (например, печать «Для документов»), порядок использования которой регламентируется приказом ТНО;

Закон N 59-ФЗ — Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Заместитель Руководителя — заместитель руководителя управления Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации, заместитель начальника Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы;

ОРД-документы — организационно-распорядительные документы, образующиеся в деятельности ТНО (приказы, распоряжения, протоколы, соглашения);

Перечень документов 1067 — Перечень документов, подлежащих обмену в бумажном виде между центральным аппаратом ФНС России, управлениями ФНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями ФНС России, утвержденный приказом ФНС России от 10.11.2022 N ЕД-7-10/1067@;

Перечень документов 1148 — Перечень документов, поступающих на бумажном носителе, не подлежащих сканированию и размещению в системе электронного документооборота территориальных органов ФНС России, утвержденный приказом ФНС России от 24.12.2021 N ЕД-7-10/1148@;

Печать ТНО — гербовая или дополнительная печать ТНО.

Подразделение ДОУ — отдел ТНО, в функции которого входит документационное обеспечение управления;

Порядок 97 — Порядок уничтожения несекретной информации, доступ к которой ограничен федеральным законодательством, а также служебной информации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью в налоговых органах, утвержденный приказом ФНС России от 09.02.2022 N ЕД-7-24/97@;

Правила 526 — Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526;

Правила делопроизводства — Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27.12.2019, регистрационный N 57023);

Приказ 1111 — приказ ФНС России от 16.12.2021 N ЕД-7-10/1111@ «О порядке согласования приказов (распоряжений) в территориальных органах ФНС России»;

Приказ 403 — приказ ФНС России от 25.06.2020 N ЕД-7-10/403@ «О порядке работы с управленческими документами в территориальных органах ФНС России» (с учетом изменений и дополнений);

РК — регистрационная карточка;

Руководитель — руководитель управления Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации, начальник Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы;

СЭД-Регион — программный комплекс «Система электронного документооборота Федеральной налоговой службы» регионального уровня;

Типовая инструкция — Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы;

Типовой перечень документов — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 N 236;

ТНО — Управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации, Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы;

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;

ФГИС ДО (портал Госуслуг) — федеральная государственная информационная система, обеспечивающая процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг;

ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России — Федеральное казенное учреждение «Налог-Сервис» Федеральной налоговой службы (г. Москва);

ФНС России — Федеральная налоговая служба;

ЦА ФНС России — центральный аппарат Федеральной налоговой службы;

ЦЭК — Центральная экспертная комиссия ТНО;

ЭК — Экспертная комиссия ТНО;

ЭП — электронная почта;

ЭПК архивного учреждения — экспертно-проверочные комиссии федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела;

Lotus Notes — программное обеспечение ведения информационных ресурсов ФНС России в среде «Lotus Notes».

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция разработана в целях установления общих требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности ТНО, совершенствования делопроизводства ТНО и повышения его эффективности.

1.2. Типовая инструкция разработана на основании следующих положений законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»;

постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

постановление Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506 «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;

постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»;

приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;

приказ Федерального архивного агентства от 24.12.2020 N 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления»;

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;

приказ Министерства финансов Российской Федерации от 17.07.2014 N 61н «Об утверждении типовых положений о территориальных органах Федеральной налоговой службы»;

приказ Федеральной налоговой службы от 17.02.2014 N ММВ-7-7/53@ «Об утверждении Регламента Федеральной налоговой службы»;

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с Изменением N 1);

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы.

1.3. Положения Типовой инструкции:

распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий;

не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. Положения Типовой инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется отдельными актами ФНС России.

Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения (далее — документы с пометкой «Для служебного пользования»), регулируются приказом ФНС России от 21.07.2011 N ММВ-7-10/459@ «Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию» (с учетом изменений и дополнений), приказом ФНС России от 21.04.2021 N ЕД-7-24/391@ «О работе с несекретной информацией, доступ к которой ограничен федеральным законодательством, а также служебной информацией, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью», приказом ФНС России от 09.02.2022 N ЕД-7-24/97@ «О порядке уничтожения несекретной информации, доступ к которой ограничен федеральным законодательством», другими нормативными и распорядительными актами ФНС России.

1.6. Требования Типовой инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.7. В Типовую инструкцию включены положения, регламентирующие порядок рассмотрения:

обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее — обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций;

запросов юридических и физических лиц в ТНО о предоставлении информации о деятельности этого органа.

В Типовую инструкцию не включены положения, регламентирующие порядок рассмотрения запросов граждан и организаций о предоставлении государственных услуг, оказываемых ФНС России.

1.8. На основании Типовой инструкции ТНО:

— издают индивидуальные инструкции по делопроизводству, в которые, исходя из специфики своей деятельности, могут включать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящей Типовой инструкции, но не противоречащие ее положениям;

— разрабатывают типовые инструкции по делопроизводству в подведомственных инспекциях.

1.9. Делопроизводство в ТНО организуется с использованием программного комплекса «Система электронного документооборота Федеральной налоговой службы» регионального уровня (далее — СЭД-Регион).

Для автоматизированного учета и обработки документов Руководителя, Заместителей Руководителя, отделов ТНО в СЭД-Регион создаются БД «Канцелярия Руководителя», «Канцелярия Заместителя Руководителя» и «Канцелярия отдела».

Допускается для нескольких Заместителей Руководителя создавать общую БД «Канцелярия Заместителей Руководителя».

Для автоматизированного учета и обработки ОРД-документов в СЭД-Регион создается БД «ОРД».

Для автоматизированного учета и обработки обращений граждан и организаций создается БД «Канцелярия ЗГ».

Для каждого документа, циркулирующего в ТНО, в СЭД-Регион создается РК.

Все работники ТНО регистрируются в СЭД-Регион, при этом каждому работнику в Lotus Notes создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД-Регион в БД «Справочник организации».

Администрирование СЭД-Регион осуществляет администратор СЭД (работник филиала ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России).

1.10. В ТНО действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым:

— ряд функций (прием и регистрация всей входящей документации; регистрация и отправка всей исходящей документации; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов и распоряжений по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, протоколов Коллегии и совещаний у Руководителя, поручений Руководителя) централизован и выполняется Подразделением ДОУ;

— ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно Заместителям Руководителя в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в ТНО; учет и контроль исполнения поручений Заместителей Руководителя) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных Заместителей Руководителя <1>;

———————————

<1> В случае отсутствия в утвержденном штатном расписании должности работника приемной Заместителя Руководителя, эти функции выполняет работник, назначенный Заместителем Руководителя из числа курируемых ими отделов, или работник Подразделения ДОУ.

— ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно в отделы в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в ТНО; учет и контроль исполнения поручений начальников отделов; учет, регистрация и контроль исполнения внутренних документов, направляемых непосредственно в отделы; регистрация и отправка внутренних документов) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделах (работниками отделов, которым поручено ведение делопроизводства в этих подразделениях, или начальниками отделов) <2>;

———————————

<2> Далее — делопроизводитель отдела.

— учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов по личному составу, о предоставлении отпусков и направлении в служебные командировки может осуществляться Подразделением ДОУ или отделом, отвечающим за кадровые вопросы, и должно быть закреплено в индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО.

1.11. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в ТНО, а также соблюдение требований Правил делопроизводства возлагается на его Руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности.

1.12. Ответственность за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в ТНО и подведомственных инспекциях (при наличии) возлагается на Подразделение ДОУ.

1.13. Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в отделах ТНО возлагается:

— на начальников отделов;

— на делопроизводителей отделов;

— на непосредственных исполнителей в части, относящейся к кругу их обязанностей.

1.14. Функции, задачи, права и ответственность Подразделения ДОУ регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников Подразделения ДОУ и делопроизводителей отделов, устанавливаются должностными регламентами.

1.15. Начальники отделов обязаны:

— своевременно, в день поступления или на следующий рабочий день, обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей;

— организовать оперативное ознакомление работников со всеми документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей;

— организовать контроль исполнения документов, находящихся на исполнении в отделе.

Доведение документов до исполнителей или на ознакомление осуществляется:

— для электронных документов, электронных образов документов — путем направления соответствующей РК в СЭД-Регион;

— для документов на бумажном носителе, не включенных в СЭД-Регион путем сканирования, — на бумаге с обязательным направлением соответствующей РК в СЭД-Регион.

1.16. Работники отделов ТНО несут персональную ответственность за:

— сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов, проектов документов;

— разглашение служебной информации, содержащейся в документах, проектах документов, находящихся у них на исполнении или ознакомлении;

— несоблюдение требований Типовой инструкции.

1.17. Передача служебных документов, их копий, проектов средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или физическим лицам допускается только с разрешения Руководителя или иного уполномоченного им лица.

1.18. Изъятие (выемка) подлинников документов из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления и разрешения Руководителя с извещением начальника отдела, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями ТНО и соответствующего органа исполнительной власти. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

В дело также подшивается документ, на основании которого производилось изъятие (выемка) подлинников.

1.19. Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному Руководителю (Заместителю Руководителя).

Электронные документы ТНО, включенные в СЭД-Регион, передаются в сторонние организации в виде копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п. 4.9.12 Типовой инструкции.

1.20. При длительном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные им документы передаются замещающему его работнику отдела. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

При длительном отсутствии делопроизводителя отдела (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) начальник отдела возлагает ведение делопроизводства на другого работника данного отдела.

При длительном отсутствии (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя, его обязанности распоряжением Заместителя Руководителя возлагаются на работника отдела, деятельность которого координирует данный Заместитель Руководителя (по согласованию с руководством соответствующего отдела) или на работника Подразделения ДОУ.

1.21. При увольнении или переводе делопроизводителя отдела в другой отдел составляется акт о сдаче-приемке дел и документов, утверждаемый начальником отдела (приложение N 1).

При увольнении или переводе в другой отдел работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. В случае невозможности исполнить и закрыть поручения, завершить согласование документов, из числа работников отдела — исполнителя назначается лицо, ответственное за исполнение указанных процедур. Фамилия назначенного лица сообщается администратору СЭД для внесения изменений в систему.

2. Основные понятия и термины

В Типовой инструкции используются следующие основные понятия и термины:

визуализированный файл документа — файл, визуально отображающий текст документа и содержащий графические элементы регистрационных данных (о регистрационном номере и дате документа), а также отметку об электронной подписи (о сертификате УКЭП подписавшего лица);

визуализация электронного документа — создание визуализированного файла документа в СЭД-Регион;

гербовый бланк — бланк, содержащий изображение Государственного герба Российской Федерации и изготовленный типографским способом;

дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности ТНО, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, обработку, использование и оперативное хранение документов;

документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование — запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых (формируемых) в ТНО, с указанием сроков их хранения;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в РК в СЭД-Регион;

резолюция — реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

реквизит документа — элемент оформления документа;

система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, регистрацию и управление ими, а также их хранение и доступ к ним;

электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме. Электронный документ, подписанный УКЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе;

электронный образ документа — файл, созданный путем сканирования подлинника документа на бумажном носителе;

электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документооборот — документооборот с использованием СЭД-Регион.

3. Документирование управленческой деятельности

3.1. Документы ТНО

Состав документов, образующихся в процессе деятельности ТНО, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, гражданами и организациями, закрепленными в положении о ТНО в соответствии с приказом Минфина России от 17.07.2014 N 61н «Об утверждении Типовых положений о территориальных органах Федеральной налоговой службы».

В ТНО создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные образы документов.

3.2. Бланки и электронные шаблоны бланков документов ТНО

3.2.1. В ТНО применяются бланки, изготовленные типографским способом, и электронные шаблоны бланков документов:

— угловой бланк письма ТНО (приложение N 2);

— угловой бланк письма Руководителя (приложение N 3);

— угловой бланк письма Заместителя Руководителя (приложение N 4);

— продольный бланк приказа ТНО (приложение N 5);

— продольный бланк распоряжения ТНО (приложение N 6);

— продольный бланк протокола (приложение N 7).

3.2.2. Бланки должны быть изготовлены типографским способом в черно-белом варианте в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

3.2.3. При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

3.2.4. В случае официального издания регламентирующих документов (государственных стандартов), требующих использования бланков, отличных от перечисленных выше, необходимо использовать бланки, предусмотренные вновь изданными регламентирующими документами (государственными стандартами).

В остальных случаях использование бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Типовой инструкции, не допускается.

3.2.5. Использование и учет бланков, указанных в п. 3.2.1 Типовой инструкции, координируется Подразделением ДОУ <3>.

———————————

<3> Порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков, указанных в п. 3.2.1. Типовой инструкции, регламентируется приказом ТНО или может быть предусмотрен индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

3.2.6. Бланки документов, перечень которых определен в п. 3.2.1, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

3.3. Общие требования к изготовлению служебных документов

3.3.1. При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники и сохранность.

3.3.2. Служебные документы оформляются в соответствии с требованиями Правил делопроизводства, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24.12.2020 N 199, и настоящей Типовой инструкцией.

3.3.3. Служебные документы оформляются на бланках, изготовленных типографским способом, на электронных шаблонах бланков или на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм).

С использованием электронных шаблонов бланков оформляются служебные письма, направляемые в электронном виде (по СЭД, ЭП и др.), а также направляемые на бумажном носителе в другие ТНО или организации, находящиеся в ведении ФНС России, гражданам и организациям по результатам рассмотрения их обращений <4>.

———————————

<4> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть предусмотрено направление копий электронных документов на бумажном носителе иным адресатам. Такие документы создаются с использованием электронных шаблонов бланков и должны быть оформлены в соответствии с п. 4.9.12 Типовой инструкции.

Остальные служебные письма оформляются на гербовом бланке.

Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без использования бланков.

Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата A3 (420 x 297 мм).

3.3.4. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля:

30 мм — левое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее;

10 мм — правое.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правового поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3.5. Документы в ТНО создаются с использованием текстового редактора шрифтом, являющимся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman (с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля), размером N 13 — 14 через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Приложения к документам могут создаваться с использованием специализированных программ (табличного редактора, редактора презентаций и др.).

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

— создание новых и открытие существующих электронных текстовых и табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX);

— сохранение электронных текстовых и табличных документов в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов должны иметь формат PDF/A.

Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

3.3.6. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт.

3.3.7. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: -3-) или слов «с.», «стр.» (страница).

3.3.8. Проекты соглашений, планов мероприятий («дорожных карт»), а также проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленных совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата A4) без бланка.

Названия органов исполнительной власти или организаций, издающих документ, перечисляются в верхней части первого листа документа и располагаются на одном уровне, при этом первым ставится название органа, инициирующего подготовку этого документа.

При оформлении совместного приказа наименование вида документа («приказ») — центрируется.

Дата совместного письма или приказа — единая, также центрируется.

Подписи руководителей органов исполнительной власти или организаций располагаются ниже текста на одном уровне (для соглашений, совместных приказов (распоряжений), писем).

3.4. Оформление реквизитов документов

При подготовке документов в ТНО используются следующие реквизиты:

— изображение Государственного герба Российской Федерации;

— наименование вышестоящей организации — Минфин России;

— наименование ФНС России — Федеральная налоговая служба;

— наименование ТНО;

— наименование должности лица — автора документа (используется в бланках должностных лиц);

— справочные данные о ТНО: почтовый адрес ТНО, номер телефона, факса, адрес официального интернет-сайта (входят в состав бланка письма);

— наименование вида документа (указывается на всех документах, за исключением служебных писем);

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

— место составления (издания) документа (входит в состав бланка приказа, распоряжения, протокола);

— гриф ограничения доступа к документу;

— адресат;

— гриф утверждения документа;

— заголовок к тексту;

— текст документа;

— отметка о приложении;

— гриф согласования документа;

— виза;

— подпись;

— отметка об электронной подписи;

— печать;

— отметка об исполнителе;

— отметка о заверении копии;

— резолюция.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Правила составления и расположения отдельных реквизитов документов приведены в приложении N 8.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться иные реквизиты, уточняющие отметки, например: «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.5. Процедура подготовки документов

3.5.1. ТНО для исполнения своих полномочий в сфере деятельности, установленной Положением о ТНО, издает приказы (распоряжения) по вопросам, отнесенным к его компетенции, подготавливает служебные письма, издает (утверждает) другие документы (правила, инструкции, регламенты и т.д.).

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, ТНО издает документы по вопросам, отнесенным к его компетенции, совместно или по согласованию с другими органами государственной власти субъекта Российской Федерации.

3.5.2. Отделы ТНО разрабатывают проекты служебных документов в соответствии с их компетенцией, определенной положениями об отделах, либо в соответствии с поручениями руководства ТНО. К документам прилагаются копии материалов, послуживших основанием для составления этих проектов.

3.5.3. Разработка служебных документов состоит из следующих этапов: сбор информации, подготовка и оформление проекта документа, согласование, утверждение.

3.5.4. Если документ в соответствии с резолюцией Руководителя или Заместителей Руководителя исполняется несколькими отделами, отделы — соисполнители представляют исполнителю, поименованному в резолюции первым (ответственный исполнитель), необходимые материалы для подготовки проекта служебного документа (проекта ответа) в течение первой половины срока, а при длительном сроке исполнения (более 7 рабочих дней) — не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения документа.

3.5.5. Отдел — ответственный исполнитель оформляет проект служебного документа на основании собственных материалов, а также материалов, предоставленных отделами — соисполнителями.

3.5.6. Особенности оформления приказов (распоряжений)

3.5.6.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-распорядительного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ТНО.

3.5.6.2. Положения (регламенты, инструкции, методические рекомендации и т.д.) разрабатываются отделами в соответствии с функциональными задачами и вводятся в действие путем издания приказа об их утверждении.

Положение готовится с целью установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции ТНО.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Текст проекта положения (регламента, инструкции, методических рекомендаций и т.д.) печатается на стандартных листах бумаги формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте могут использоваться слова: «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Констатирующей частью положения (регламента, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (регламента, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.5.6.3. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю:», которое печатается вразрядку (межзнаковый интервал 2 — 3 пт). Преамбула в проектах распоряжений завершается двоеточием (слово «приказываю» в распоряжении не пишется).

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются отделы (начальники отделов), Заместители Руководителя, подведомственные инспекции (при наличии) и председатели рабочих групп (комиссий).

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Если приказ (распоряжение) отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Признать утратившим силу…», далее указываются дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…», далее указываются вид (приказ или распоряжение), дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

3.5.6.4. Приказы (распоряжения) должны разрабатываться с учетом необходимости совершенствования действующих актов ТНО.

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Если в связи с разработкой проекта требуется внесение изменений или дополнений в другие акты ТНО (независимо от того, каким отделом они были подготовлены), следует одновременно подготовить проект новой редакции изменяемых или дополняемых пунктов этих нормативных актов.

3.5.6.5. Приказы подписываются только Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться Заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

3.5.6.6. Подготовленные в отделах приказы (распоряжения) ТНО за подписью Руководителя (Заместителя Руководителя) направляются средствами СЭД-Регион (по кнопке «В ОРД» БД «Канцелярия отдела») в Подразделение ДОУ для окончательного оформления.

Работник Подразделения ДОУ после поступления в БД «ОРД» РК приказа (распоряжения), содержащей файлы, предусмотренные п. 4.6.14 Типовой инструкции, распечатывает проект приказа (распоряжения) на гербовом номерном бланке и формирует комплект документов на подпись Руководителю (Заместителю Руководителя) без участия исполнителя.

После подписания приказа (распоряжения) осуществляется его регистрация и отправка в соответствии с листом рассылки.

Приказы (распоряжения), направленные в работу за 30 минут до конца рабочего дня, оформляются Подразделением ДОУ, как правило, на следующий рабочий день. Срочные документы готовятся вне очередности только по согласованию с руководством Подразделения ДОУ.

Подразделение ДОУ вправе вносить в проект документа редакционные поправки орфографического, пунктуационного и стилистического характера, а также устранять недочеты оформления документа. Вносимые изменения не должны менять смысл документа.

3.5.7. Особенности оформления служебных писем

3.5.7.1 Служебные письма готовятся отделами как:

— ответы на запросы ЦА ФНС России, ТНО и подведомственных инспекций (при наличии);

— ответы на запросы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц;

— информационные письма в адрес ЦА ФНС России, ТНО и подведомственных инспекций (при наличии);

— инициативные письма.

3.5.7.2 Руководителем подписываются служебные письма, направляемые: руководителю и заместителям руководителя ФНС России, руководителям органов государственной власти субъекта Российской Федерации, судебных, правоохранительных и контрольно-надзорных органов субъекта Российской Федерации, главным федеральным инспекторам в субъектах Российской Федерации, а также ответы на официальные запросы депутатов, направленные непосредственно в ТНО.

Перечисленные документы в исключительных случаях (отпуск, болезнь, командировка Руководителя и т.п.) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя.

3.5.7.3 Служебные письма, направляемые в вышеперечисленные органы власти без указания должностного лица (например, финансовый орган субъекта Российской Федерации), на имя заместителей руководителя или в адрес отделов, могут подписываться Заместителями Руководителя.

Заместители Руководителя подписывают запросы и заключения в адрес структурных подразделений ЦА ФНС России в рамках установленной компетенции. Заместители Руководителя могут направлять запросы в подведомственные инспекции (при наличии) и давать им конкретные поручения по проверке поступающих жалоб и заявлений.

Заместителями Руководителя также подписываются служебные документы, направляемые органам местного самоуправления, в адрес организаций, должностных лиц и граждан, ответы на запросы, поступившие в адрес Заместителей Руководителя и в адрес отделов.

3.5.7.4. Начальники отделов, действуя на основании утвержденных должностных регламентов, подписывают ответы на обращения граждан и организаций, а также служебные письма в адрес подведомственных инспекций (при наличии).

3.5.8. Особенности оформления протоколов заседаний (совещаний) и других мероприятий

3.5.8.1. В ТНО проводятся следующие виды заседаний (совещаний), оформляемые протоколом, под председательством:

— Руководителя: заседания коллегии, совещания, заседания координационных и совещательных органов, рабочих групп, возглавляемых Руководителем;

— Заместителей Руководителя: заседания координационных и совещательных органов, рабочих групп, возглавляемых Заместителем Руководителя; совещания.

3.5.8.2. Протокол коллегии или других заседаний (совещаний) составляется на основании записей, произведенных во время коллегии или заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

3.5.8.3. Сроки подготовки протоколов заседаний (совещаний):

— текст проекта протокола заседания коллегии должен быть подготовлен не позднее чем через 3 рабочих дня со дня заседания. Проект протокола согласовывается в электронном виде со всеми заинтересованными отделами в срок, не превышающий 10 календарных дней со дня заседания;

— подготовка и согласование в электронном виде проекта протокола заседания (совещания) осуществляется в течение 2 рабочих дней со дня его проведения.

3.5.8.4. Подлинники протоколов заседаний (совещаний) и других материалов (регламент, справки по обсуждаемым вопросам, списки лиц, участвующих в заседании), а также листы согласования к ним хранятся в Подразделении ДОУ.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.5.8.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей — их фамилии и инициалы.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом «О» («Об»), печатается центровано, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

3.5.8.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.5.8.7. Ознакомление должностных лиц представительных и исполнительных органов государственной власти с материалами состоявшихся заседаний (совещаний), с принятыми решениями (включая протокольные), а также направление им экземпляров указанных документов осуществляется только с разрешения Руководителя.

3.5.8.8. Протоколы печатаются на бланке протокола (приложение N 7) или на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

— наименование федерального органа исполнительной власти — указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;

— вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку (межзнаковый интервал 5 пт), полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

— вид заседания (совещания) — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

— место проведения заседания (совещания) — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания (совещания)», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

— дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже реквизита «вид заседания (совещания)»; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через один межстрочный интервал.

Примеры оформления протоколов (полного и краткого) приводятся в приложениях NN 9 — 10.

3.5.9. Допускается подготовку, оформление, согласование, утверждение и хранение приказов (в том числе по административно-хозяйственным вопросам), распоряжений, протоколов заседаний (совещаний), срок хранения которых не превышает 10 лет, осуществлять в электронной форме без документирования на бумажном носителе. Файл должен быть в формате PDF/A подписанный УКЭП.

Перечень приказов, распоряжений, протоколов заседаний (совещаний) создание которых осуществляется в виде электронных документов без документирования на бумажном носителе, а также порядок их подготовки, создания, согласования, утверждения и хранения устанавливается индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

Документооборот в ТНО осуществляется с использованием СЭД-Регион.

В процессе документооборота обеспечивается:

— прием, обработка и регистрация входящих документов;

— распределение поступающей корреспонденции;

— рассмотрение документов руководством и доведение до исполнителей;

— работа исполнителя с документами и подготовка проектов документов;

— согласование проектов документов;

— подписание проектов документов;

— обработка и регистрация исходящих документов;

— отправка (рассылка) исходящих документов.

В документообороте ТНО в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются следующие документопотоки:

— поступающая корреспонденция (входящая);

— отправляемая корреспонденция (исходящая);

— внутренняя корреспонденция.

В ТНО входящая корреспонденция может поступать:

— средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, курьерской связи, а также представляться лично на бумажном носителе;

— в электронном виде в форме электронного документа, электронного образа документа, текстового сообщения по каналам СЭД-Регион, электронной почты E-mail, ТКС, через сервисы на официальном сайте ФНС России (интернет-обращения);

— в форме электронного документа по каналам электронной почты, оснащенным средствами криптографической защиты информации (документы с пометкой «Для служебного пользования»);

— в электронном виде посредством ФГИС ДО (портал Госуслуг).

Из ТНО исходящая корреспонденция может отправляться:

— средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на бумажном носителе;

— в электронном виде по каналам СЭД-Регион, электронной почты E-mail, ТКС;

— в электронном виде по каналам электронной почты, оснащенным средствами криптографической защиты информации (документы с пометкой «Для служебного пользования»);

— в электронном виде путем загрузки в ФГИС ДО.

Как правило, исходящие документы подготавливаются (оформляются, согласовываются и подписываются) в форме электронного документа.

При необходимости отправки на бумажном носителе электронного документа Подразделение ДОУ распечатывает визуализированный файл документа, проштамповывает его круглой печатью «Для документов», конвертует и готовит к отправке.

В настоящей Инструкции отдельно выделены:

— организация работы с внутренней корреспонденцией — особенности документооборота описаны в разделе 5;

— организация работы с обращениями граждан и организаций — особенности документооборота описаны в разделе 6;

— организация работы с запросами о предоставлении информации о деятельности ТНО — особенности документооборота описаны в разделе 7.

4.2. Прием, обработка и регистрация входящих документов

Все документы, поступившие в ТНО, обрабатываются, регистрируются и распределяются Подразделением ДОУ в день поступления. При наличии отметки «Срочно», «Оперативно» документы регистрируются незамедлительно. Документы, поступившие в ТНО в течение последних 30 минут до окончания рабочего дня, кроме представленных заявителем лично (через представителя), могут регистрироваться на следующий рабочий день.

Для каждого поступившего документа в СЭД-регион создается РК:

— в БД «Канцелярия ЗГ» — для обращений граждан и организаций, подпадающих под действие части 4 статьи 1 Закона N 59-ФЗ (поступивших в ТНО от заявителя, перенаправленных в ТНО государственным органом или органом местного самоуправления для рассмотрения и подготовки ответа заявителю либо для заключения или запроса позиции по обращению); для обращений граждан и организаций, являющихся жалобами данных лиц на акты налоговых органов ненормативного характера, а также действия (бездействие) их должностных лиц, на рассмотрение которых не распространяются положения Закона N 59-ФЗ;

— в БД «Канцелярия экспедиции» — для всех остальных документов, в том числе для запросов конкурсных и арбитражных управляющих; для писем органов государственной власти и органов местного самоуправления; для коммерческих предложений; для заявлений на оформление разрешений (лицензий); для документов, поступающих в рамках гражданского, административного и уголовного судопроизводства; для документов, образующихся в деятельности ТНО в рамках взаимодействия с налогоплательщиками.

4.2.1. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей на бумажных носителях

4.2.1.1. Все документы на бумажных носителях в течение рабочего дня поступают в Подразделение ДОУ.

Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству ТНО, в их приемные, а также начальникам отделов, подлежат передаче в этот же рабочий день в Подразделение ДОУ для их регистрации.

Документы, поступившие по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным ТНО. Факт доставки документов регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью «Весьма срочно», «Вручить немедленно», «Срочно» ответственный дежурный докладывает об этом руководителю Подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.

4.2.1.2. При приеме внешней корреспонденции, поступившей почтовой, курьерской, специальной, фельдъегерской связью, в Подразделении ДОУ проверяется:

— правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившие документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

— целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки сотрудник Подразделения ДОУ проставляет на упаковке отметку — «Поступило в поврежденном виде», заверяет своей подписью с расшифровкой и датой.

При поступлении подозрительных почтовых отправлений незамедлительно информируется начальник Подразделения ДОУ.

Входящие документы вскрываются в Подразделении ДОУ. Подсчет числа страниц не производится. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» <5>.

———————————

<5> Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Конверты с надписью «Лично» вскрываются адресатом.

Поступившие на бумажных носителях документы сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации <6>. Не подлежащие регистрации документы передаются в отделы и должностным лицам ТНО в соответствии с п. 4.2.1.9 Типовой инструкции.

———————————

<6> Перечень документов, поступивших на бумажном носителе и не подлежащих регистрации, приводится в приложении к индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении N 11 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденным приказом Росархива от 24.12.2020 N 199.

4.2.1.3. Если документ представляется заявителем (далее также — гражданином, организацией, физическим лицом или юридическим лицом) лично (через представителя), в Подразделении ДОУ проверяется комплектность документации, в том числе наличие указанных в документах приложений без подсчета страниц. При неполном комплекте документ принимается только при наличии соответствующей отметки с подтверждающей подписью заявителя (его представителя).

По просьбе заявителя (его представителя) на представленной им копии документа проставляется отметка о получении документа, содержащая текущую дату (по требованию — текущее время) и подпись работника Подразделения ДОУ. При неполном комплекте дополнительно проставляется соответствующая отметка с подтверждающей подписью работника Подразделения ДОУ.

4.2.1.4. Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих отделов ТНО — исполнителями документов.

При необходимости составляется соответствующий акт (приложение N 11) в двух экземплярах, подписанный работниками Подразделения ДОУ и отдела, назначенного исполнителем (далее — отдел — исполнитель). Один экземпляр направляется заявителю, другой подшивается в дело в Подразделении ДОУ.

4.2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам.

4.2.1.6. В СЭД-Регион производится первичная обработка поступившего в бумажном виде документа: создается РК, в которой заполняются поля: «От кого», «Исходящий N», «Дата исходящего» и «Краткое содержание». Для документа с пометкой «Для служебного пользования» дополнительно включается переключатель «ДСП документ», указываются номер экземпляра и количество листов документа и приложений.

По документам на бумажном носителе, направленным из ЦА ФНС России, ТНО, подведомственных инспекций (при наличии), ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России, АО «ГНИВЦ», от отправителя в БД «Канцелярия экспедиция» автоматически поступают РК с уже заполненными полями. В случае, если РК документов поступили в СЭД-Регион, а документы на бумажном носителе в течение 30 дней не были доставлены, то их РК не регистрируются, а автоматически возвращаются отправителю с комментарием «Истек срок ожидания документа на бумажном носителе».

4.2.1.7. Поступившие документы в бумажном виде сканируются, создаваемый электронный образ документа помещается в РК в поле «Документ» <7>.

———————————

<7> В дальнейшем работа с такими документами осуществляется как с документами, поступившими в электронном виде.

Не подлежат внесению в СЭД-Регион документы с пометкой «Для служебного пользования», а также отдельные документы, предусмотренные Перечнем документов 1148.

4.2.1.8. После первичной обработки документов их РК регистрируются, в соответствующих полях РК автоматически проставляются входящий регистрационный номер и дата регистрации.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного бумажного документа, а также на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в Подразделении ДОУ, указывается дата регистрации документа и входящий номер.

4.2.1.9. В Подразделении ДОУ ведется реестровый учет всей корреспонденции, поступившей в ТНО на бумажных носителях. При необходимости реестры формируются и распечатываются с помощью СЭД-Регион.

Порядок передачи документов на бумажных носителях из Подразделения ДОУ работникам приемных Руководителя (Заместителей Руководителя), делопроизводителям отделов регламентируется индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

4.2.2. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей в электронной форме по каналам СЭД

4.2.2.1. Вся корреспонденция из ЦА ФНС России, ТНО, ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России и АО «ГНИВЦ» должна поступать по каналам СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе:

— писем с пометкой «Для служебного пользования»;

— предусмотренных Перечнем документов 1067.

4.2.2.2. Корреспонденция в электронной форме средствами СЭД-Регион поступает в БД «Канцелярия экспедиция» в виде РК с уже заполненными полями, в которой вложен документ в форме визуализированного документа с дополнительным файлом «ЭД.zip», содержащим файл документа (не визуализированного) и файл УКЭП.

В исключительных случаях в форме:

— электронного документа — файла документа (не в формате PDF/A), подписанного УКЭП;

— электронного образа документа. При этом наличие УКЭП не требуется.

Если документ в электронной форме состоит из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, то для приложений наличие УКЭП не требуется.

4.2.2.3. Поручения руководителя ФНС России или его заместителей, поручения ЦА ФНС России в электронной форме средствами СЭД поступают в БД «Канцелярия экспедиция» в виде РК.

Отличительной особенностью РК поручений является наличие в поле «Номер документа» отметки «Поручение», при этом номер документа отсутствует. В поле «Документ» помещается файл документа (электронный образ документа, обращения, интернет-обращения), по которому создано поручение, информация о заявителе и дате регистрации документа в ЦА ФНС России, текст резолюции по документу и фамилия должностного лица, подписавшего резолюцию. РК поручения не содержит УКЭП.

4.2.2.4. В Подразделении ДОУ проверяется:

— правильность заполнения основных реквизитов;

— наличие электронного документа или электронного образа документа;

— для электронного документа — наличие и подлинность УКЭП; Отсутствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего электронного документа не является ошибкой;

— для электронного образа документа — наличие регистрационного номера и даты регистрации, а также подписи должностного лица в файле поступившего документа.

Несоответствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего документа, со значениями регистрационной карточки является ошибкой.

Разница между датой регистрации документа и датой поступления документа не должна превышать один рабочий день.

При выявлении ошибок РК документа средствами СЭД возвращается отправителю без регистрации с указанием причины отказа.

4.2.2.5. РК, обращений граждан и организаций, запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности ТНО, поступивших из ЦА ФНС России, ТНО, подведомственных инспекций (при наличии) с сопроводительным письмом, а также в виде поручений по обращениям граждан из БД «Канцелярия экспедиция» перенаправляются в БД «Канцелярия ЗГ» для их регистрации и распределения.

4.2.3. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по электронной почте

4.2.3.1. Электронная почта используется как резервный канал связи с ЦА ФНС России, ТНО и подведомственными инспекциями в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.

Корреспонденция, поступившая по ЭП, должна содержать электронный документ, подписанный УКЭП, либо электронный образ документа.

Обработка и регистрация корреспонденции, поступившей по ЭП, осуществляется вручную.

В Подразделении ДОУ проверяется наличие электронного документа и подлинность УКЭП.

При выявлении ошибок документы, поступившие по ЭП, не регистрируются, а отправителям сообщается об ошибках.

В случае отсутствия ошибок для каждого документа, поступившего по ЭП в СЭД-Регион создается РК, в которой заполняются поля: «От кого», «Исходящий N», «Дата исходящего» и «Краткое содержание». В поле «Документ» помещается файл(ы) электронного документа.

Доведение корреспонденции, поступившей по электронной почте, осуществляется работниками Подразделения ДОУ с использованием средств СЭД-Регион.

4.2.3.2. Для обмена документами с органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, исполнительно-распорядительными органами местного самоуправления, конкурсными (арбитражными, финансовыми) управляющими, общественными и другими организациями, может использоваться технологический почтовый ящик электронной почты Единой унифицированной почтовой системы. Письма, направленные на него, автоматически поступают в СЭД-Регион. Порядок создания технологических почтовых ящиков для СЭД осуществляется в соответствии с письмом ФНС России от 12.04.2022 N 6-4-02/0062@. Обмен электронными документами с использованием технологического почтового ящика должен осуществляться на основании соглашения о взаимодействии (или иного документа).

4.2.3.3. Документы, поступившие по электронной почте или иным каналам связи в приемную Руководителя (Заместителей Руководителя), подлежат передаче в этот же рабочий день в Подразделение ДОУ для регистрации.

4.2.4. Прием, обработка и регистрация интернет-обращений

4.2.4.1. Для приема обращений граждан и организаций, а также запросов о предоставлении информации о деятельности ТНО в форме электронных сообщений (интернет-обращения) применяется специализированное программное обеспечение, реализованное в виде сервисов «Обратиться в ФНС России» или «Личный кабинет», размещенных на интернет-сайте ФНС России.

4.2.4.2. Интернет-обращения в электронной форме поступают в СЭД-Регион в виде РК с уже заполненными полями и вложенным файлом(ами) обращения в БД «Канцелярия ЗГ».

4.2.5. Прием, обработка и регистрация факсограмм

4.2.5.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи информации с бумажного носителя и приема этой информации в виде копии-факсимиле.

4.2.5.2. Передача средствами факсимильной связи секретных документов, а также документов, содержащих пометку ограничения доступа к ним, в том числе пометку «Для служебного пользования», запрещена.

4.2.5.3. Первичная обработка в СЭД-Регион и регистрация принятых факсограмм аналогична первичной обработке документов, поступивших почтовой и фельдъегерской связью.

4.2.5.4. Факсограммы, поступившие из органов государственной власти и подлежащие в соответствии с п. 4.3 докладу Руководителю, обрабатываются и исполняются в обычном порядке.

4.2.5.5. Остальные факсограммы, направленные на рассмотрение в приемную Заместителя Руководителя или в отдел, рассматриваются как информационные материалы, которые подлежат исполнению только после досылки подлинника документа. В случае особой важности и, если о факсограмме уже проинформирован соответствующий Заместитель Руководителя, такие факсограммы принимаются к исполнению.

4.2.5.6. Если по факсограмме, принятой к исполнению без подтверждающего подлинника документа, требуется предоставление конфиденциальной информации, исполнитель связывается по телефону с автором факсограммы и сообщает, что информация может быть предоставлена только после получения официального письма.

4.2.5.7. В случае поступления документа на бумажном носителе, ранее полученного по факсимильной связи, на нем проставляется регистрационный номер, который присвоен ранее поступившей факсограмме, и дата поступления документа на бумажном носителе. В РК документа в СЭД-Регион делается отметка о дате поступления документа на бумажном носителе.

4.2.6. Прием, обработка и регистрация обращений, поступающих из ФГИС ДО

4.2.6.1. Прием и обработка обращений граждан, поступающих из ФГИС ДО, осуществляются сотрудниками Подразделения ДОУ.

4.2.6.2. Сотрудник Подразделения ДОУ в ФГИС ДО с помощью кнопки «Сохранить как» сохраняет файл печатной формы обращения гражданина, файлы приложений (при наличии) на магнитный носитель (flash-накопитель) для переноса обращения в СЭД-Регион в БД «Канцелярия ЗГ».

4.2.6.3. Для регистрации обращения в БД «Канцелярия ЗГ» СЭД-Регион работником Подразделения ДОУ создается РК обращения, в которой заполняются все необходимые поля:

— в поле «Способ доставки» из списка допустимых значений выбираем значение «GOSUSLUGI.RU»;

— в поля «Документ» и «Приложения» размещаются с магнитного носителя (flash-накопителя) файлы печатной формы обращения и приложений (при их наличии);

— в поле «Краткое содержание» заносится текст: «Обращение с сайта GOSUSLUGI.RU подлежит рассмотрению до ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ»,

где ЧЧ:ММ расчетное время, до которого необходимо разместить решение по обращению в ФГИС ДО (должно быть на два часа раньше регламентного времени, указанного в карточке жалобы во ФГИС ДО).

РК обращения регистрируется в СЭД-Регион в БД «Канцелярия ЗГ» (присваивается входящий регистрационный номер) в установленном порядке. Далее работа с обращением ведется в соответствии с разделом 6.

4.2.7. Прием, обработка и регистрация обращений, поступающих по ТКС

4.2.7.1. Все обращения налогоплательщиков, отправленные по ТКС (в рамках 02 документооборота), автоматически загружаются в СЭД-Регион в БД «Канцелярия экспедиции».

В БД «Канцелярия экспедиции» автоматически создается РК, в которой поле «Краткое содержание» находится сообщение «Интернет-обращение N [идентификатор] через сервис ГП-3», содержащее идентификатор документа в АИС «Налог-3». При этом РК вложения (приложения к электронным документам) не содержит, в связи с их дублированием в АИС «Налог-3».

4.2.7.2. Сотрудник Подразделения ДОУ, осуществляющий регистрацию обращений, поступающих по ТКС, открывает РК и исходя из ее содержания принимает решений о ее регистрации или обработке с помощью кнопки «Отказать в регистрации» (для документов, не требующих регистрации, например, тестовые сообщения, сообщения о благодарности и др.) <8>. Не допускается удалять или оставлять необработанными РК обращений, не подлежащих регистрации;

———————————

<8> После регистрации поступившей корреспонденции информация о регистрации обращения пересылается в АИС «Налог-3». При нажатии кнопки «Отказать в регистрации» в АИС «Налог-3» направляется сообщение, по которому обращение помечается как не требующее ответа. При этом в СЭД-Регион РК документа переходит в статус «Отказано в регистрации», а в поле «Причина отказа» заносится значение «Не требует регистрации».

Далее работа с РК обращения ведется в соответствии с п. 4.3 Типовой инструкции.

4.3. Распределение поступающей корреспонденции

Подразделением ДОУ в РК заполняется поле «Кому» и документы рассылаются адресатам. Документы, поступившие в бумажном виде, передаются в отделы под роспись в реестре об их получении (или ином порядке, определенном в индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО).

Зарегистрированные документы распределяются с учетом следующего.

4.3.1. Для доклада Руководителю направляются все документы из ЦА ФНС России за подписью руководителя или заместителей руководителя ФНС России; высших должностных лиц субъектов Российской Федерации; руководителей или заместителей руководителя органов государственной власти субъектов Российской Федерации; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; руководителей ТНО; руководителей подведомственных инспекций (при наличии) по кадровым и финансово-экономическим вопросам; руководителей исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления.

Руководителю направляются обращения граждан и организаций:

— с пометкой «Лично»;

— по вопросам, входящим в компетенцию отделов, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель;

— в случае неоднократной переадресации Заместителями Руководителя обращений по принадлежности (два раза и более);

— содержащие жалобы на неправомерные действия (бездействие) начальников отделов ТНО и подведомственных инспекций (при наличии).

По указанию Руководителя данный список может быть расширен.

4.3.2. Заместителям Руководителя направляются обращения граждан и организаций, а также остальные документы согласно распределению их обязанностей по координации деятельности отделов ТНО.

4.3.3. В отделы направляются документы, поступившие из подведомственных инспекций (при наличии), адресованные непосредственно отделам ТНО, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО, а также информационные документы, не требующие управленческих решений.

По решению Руководителя отдельные виды документов могут передаваться непосредственно в отделы ТНО <9>.

———————————

<9> Перечень документов передаваемых непосредственно в отделы ТНО может быть установлен индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

4.3.4. В случае ошибочного направления Подразделением ДОУ документов в БД «Канцелярия Руководителя», БД «Канцелярия Заместителя Руководителя» или БД «Канцелярия отдела», они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в Подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную Заместителя Руководителя или отдел ТНО.

Если в ходе исполнения документа, поступившего из Подразделения ДОУ (без резолюции Руководителя, Заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом отделе, об этом незамедлительно сообщается служебной запиской в Подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.

4.3.5. «Спорные» документы (т.е. документы, неоднократно возвращаемые в Подразделение ДОУ для переадресации по принадлежности) докладываются Руководителю (Заместителю Руководителя) для определения ответственного исполнителя. В последующем аналогичные документы направляются в указанный Руководителем (Заместителем Руководителя) отдел.

4.4. Рассмотрение документов руководством и доведение до исполнителей

Все входящие и внутренние документы поступают по принадлежности на рассмотрение Руководителю, Заместителям Руководителя либо начальникам отделов ТНО.

Рассмотрение, поступающих документов в электронной форме, осуществляется в СЭД-Регион без бумажного документирования:

— в БД «Канцелярия Руководителя» — корреспонденции, поступающей в приемную Руководителя;

— в БД «Канцелярия Заместителя Руководителя» — корреспонденции, поступающей в приемную Заместителя Руководителя;

— в БД «Канцелярия отдела» — корреспонденции, поступающей в отдел ТНО.

В результате рассмотрения для каждого документа формируется резолюция, которая средствами СЭД-Регион доводится до исполнителя.

4.4.1. Порядок подготовки и оформления резолюций к корреспонденции, поступающей в приемную Руководителя

4.4.1.1. В почту Руководителя поступает входящая (пп. 4.3.1, 6.4.1) и внутренняя (п. 5.1) корреспонденция. Документы докладываются Руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов особого характера, которые докладываются незамедлительно.

4.4.1.2. К документам, поступившим в почту Руководителя, оформляются проекты резолюций.

По входящей корреспонденции проекты резолюций формируются средствами СЭД-Регион в Подразделении ДОУ на основании анализа содержательной части документов, с учетом положений об отделах ТНО, а также исходя из распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями, и их указаний.

По внутренней корреспонденции проекты резолюций, оформленные в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 12, поступают из отделов вместе со служебными записками в соответствии с пунктом 5.1 Типовой инструкции. В Подразделении ДОУ проекты резолюций Руководителя формируются средствами СЭД-Регион, файл проекта резолюции удаляется из РК.

4.4.1.3. В состав резолюции входят следующие элементы:

— ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

— ответственный организатор исполнения поручения — заместитель Руководителя, а также заместители Руководителя, координирующие деятельность отделов — соисполнителей;

— содержание поручения;

— срок исполнения поручения (при необходимости).

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым документ направляется для информации.

Заместитель Руководителя, на которого возложено исполнение обязанностей Руководителя, в резолюции и.о. Руководителя в качестве куратора отдела, являющегося ответственным исполнителем (соисполнителем) по документу, не указывается. При необходимости поручение пересылается из БД «Канцелярия Руководителя» в соответствующую БД «Канцелярия Заместителя Руководителя».

4.4.1.4. Ответственным исполнителем документа является начальник отдела ТНО, поименованный первым в резолюции Руководителя. Организатором исполнения документа является поименованный первым в резолюции Заместитель Руководителя, который организует работу ответственного исполнителя и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в резолюции Руководителя.

Если исполнение резолюции предусматривает подготовку итогового документа (ответа), его подготавливает отдел — ответственный исполнитель и подписывает Заместитель Руководителя — ответственный организатор исполнения поручения, за исключением ответов, подготавливаемых за подписью Руководителя в соответствии с п. 3.5.7.2 Типовой инструкции.

Если в соответствии с резолюцией ответственным исполнителем и соисполнителями (при наличии) являются отделы, деятельность которых координирует Руководитель, организатор исполнения документа — Заместитель Руководителя не указывается.

Итоговый документ (ответ) в этом случае подписывается Руководителем или по его указанию Заместителем Руководителя.

Допускается в качестве ответственного исполнителя в резолюцию включать начальника подведомственной инспекции (при наличии).

4.4.1.5. Поручение должно быть сформулировано конкретно, лаконично и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: «Для подготовки ответа», «Прошу принять участие», и т.п.).

Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с пп. 9.4 — 9.5 Типовой инструкции, а также исходя из содержания документа.

4.4.1.6. Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

4.4.1.7. Входящие документы, поступающие Руководителю на рассмотрение, выделяются в следующие потоки:

— документы, поступившие в электронном виде, по которым Подразделение ДОУ формирует в СЭД-Регион проекты резолюции и направляет Руководителю на рассмотрение в электронной форме. Руководитель средствами СЭД-Регион подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;

— документы, поступившие на бумажном носителе, по которым Подразделение ДОУ формирует в СЭД-Регион проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками документов передает Руководителю на рассмотрение. К данному потоку относятся документы с пометкой «Для служебного пользования», а также документы, предусмотренные Перечнем документов 1148;

— документы, поступившие как в электронном виде, так и на бумажном носителе, формирование резолюции к которым в СЭД-Регион и направление на исполнение осуществляет Подразделение ДОУ (без доклада Руководителю). К данному потоку относятся письма, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО; информационные документы, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие на рассмотрение Руководителю; другие входящие документы, перечень которых определяет Руководитель.

Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции Руководителя к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403.

4.4.1.8. Начальник (или другой уполномоченный работник) Подразделения ДОУ ежедневно докладывает Руководителю поступившую корреспонденцию на бумажном носителе с проектами резолюций.

После доклада Руководителю, с учетом внесенных им корректив, в СЭД-Регион формируются окончательные резолюции. Подписанные Руководителем резолюции скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью.

До исполнителей, поименованных в резолюции, РК документов доводятся средствами СЭД-Регион. Подлинники документов выдаются исполнителю, поименованному в резолюции первым, для последующего формирования их в дела отделов вместе с итоговыми документами (ответами).

Документы на бумажном носителе с пометкой «Для служебного пользования», а также документы, не переведенные в электронный вид (электронный образ), выдаются исполнителям на бумажном носителе под расписку в реестрах, которые остаются в Подразделении ДОУ (если иной порядок не предусмотрен индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО).

4.4.1.9. Если из содержания документа следует, что он носит срочный характер, документ с проектом резолюции немедленно направляется исполнителям, до доклада Руководителю.

После доклада Руководителю в случае внесения им корректив в проект резолюции документ повторно направляется исполнителям по СЭД-Регион с указанием текста «Взамен ранее разосланного» в поле «Краткое содержание» РК.

4.4.1.10. Если по объективным причинам в подписанную Руководителем резолюцию необходимо внести изменения, то отдел — ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений. Служебная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 5.1. Типовой инструкции, проект резолюции к служебной записке должен быть согласован начальником заинтересованного отдела.

В случае возражений, имеющихся у заинтересованного отдела по данным предложениям, к служебной записке об изменении состава исполнителей прилагается обоснованное мнение этого отдела по указанному вопросу.

На основании принятого Руководителем решения по служебной записке Подразделение ДОУ корректирует в СЭД-Регион резолюцию Руководителя и повторно направляет РК документа исполнителям. В бумажном виде скорректированная резолюция не переподписывается.

4.4.2. Порядок подготовки и оформления резолюций к корреспонденции, поступающей в приемную Заместителя Руководителя

4.4.2.1. Входящие документы поступают на рассмотрение Заместителям Руководителя в соответствии с распределением их обязанностей. Во время отсутствия Заместителя Руководителя корреспонденция направляется Заместителю Руководителя, исполняющему его обязанности.

Документы, поступающие Заместителям Руководителя, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные (докладные) записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения.

Входящие документы, в соответствии с п. 4.3.2, после первичной обработки в Подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-Регион и направляются в БД «Канцелярия Заместителя Руководителя» в форме РК.

При необходимости документы на бумажном носителе передаются из Подразделения ДОУ в приемные Заместителей Руководителя под роспись в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 5.2, поступают по СЭД-Регион в базу данных «Канцелярия Заместителей Руководителя» в форме РК. При необходимости экземпляр служебной записки на бумажном носителе передается исполнителем в приемную Заместителя Руководителя.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-Регион в базу данных «Канцелярия Заместителей Руководителя» в форме РК.

4.4.2.2. Все входящие документы, поступившие в приемную Заместителя Руководителя, должны рассматриваться Заместителями Руководителя в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов Заместителю Руководителя они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны быть возвращены с соответствующей пометкой в Подразделение ДОУ для переадресования надлежащему Заместителю Руководителя.

4.4.2.3. По документам, содержащим поручения Руководителя, Заместитель Руководителя организует контроль их исполнения. При необходимости оформляются дополнительные поручения отделам-исполнителям в форме дополнительных резолюций.

По остальным документам, поступившим на рассмотрение Заместителям Руководителя, работники, ответственные за делопроизводство в приемных, готовят проекты резолюций в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

В состав резолюции входят следующие элементы:

— ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение, включая подразделения, деятельность которых заместитель Руководителя не координирует);

— содержание поручения;

— срок исполнения поручения (при необходимости).

Сроки исполнения документов определяются в соответствии с пп. 9.4 — 9.5.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для сведения. Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполняющего обязанности другого Заместителя Руководителя, документ дополнительно направляется замещаемому Заместителю Руководителя для сведения.

Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в резолюцию включать руководителей подчиненных инспекций (при наличии).

4.4.2.4. Входящие документы, поступающие Заместителю Руководителя на рассмотрение, выделяются в следующие потоки:

— документы, поступившие в электронном виде, по которым работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, формирует в СЭД-Регион проекты резолюции и направляет Заместителю Руководителя на рассмотрение в электронной форме. Заместитель Руководителя средствами СЭД-Регион подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;

— документы, поступившие на бумажном носителе, по которым работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, формирует в СЭД-Регион проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками документов передает Заместителю Руководителя на рассмотрение. К данному потоку относятся документы с пометкой «Для служебного пользования», а также документы, предусмотренные Перечнем документов 1148;

— документы, поступившие как в электронном виде, так и на бумажном носителе, формирование резолюции к которым в СЭД-Регион и направление на исполнение осуществляет работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя (без доклада Заместителю Руководителя). К данному потоку относятся письма, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО; информационные документы, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие на рассмотрение Заместителю Руководителя; другие входящие документы, перечень которых определяет Заместитель Руководителя.

Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции Заместителя Руководителя к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403.

4.4.2.5. Утвержденную Заместителем Руководителя резолюцию к документу, поступившему на бумажном носителе, работник, ответственный за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя, заносит в РК документа в СЭД-Регион и направляет на исполнение всем отделам, поименованным в резолюции. <10>

———————————

<10> По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых Заместитель Руководителя является ответственным исполнителем, работник, ответственный за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя, рассылает резолюцию по СЭД-регион путем создания дополнительных поручений.

Резолюции, подписанные Заместителем Руководителя, скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью. Подлинники документов выдаются исполнителю, поименованному в резолюции первым, для последующего формирования их в дела отделов вместе с итоговыми документами (ответами). Остальным исполнителям — копии на бумажном носителе, подготовленные работником, ответственным за ведение делопроизводства приемной Заместителя Руководителя <11>.

———————————

<11> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть установлен иной способ доведения документов до соисполнителей.

4.4.2.6. Если по объективным причинам в резолюцию Заместителя Руководителя необходимо внести изменения, то отдел — ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Заместителю Руководителя служебную записку, содержащую мотивированное обоснование вносимых изменений.

Если служебная записка содержит предложения по смене ответственного исполнителя, то она должна быть согласована с начальником отдела, которому осуществляется передача документа на исполнение. Срок согласования служебной записки о смене ответственного исполнителя не должен превышать 3 рабочих дня <12> с даты поступления РК в соответствующую БД «Канцелярия отдела».

———————————

<12> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть установлен иной срок согласования служебной записки, но не более предусмотренного абзацем вторым п. 4.4.2.6 Типовой инструкции.

Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполнявшего обязанности другого Заместителя Руководителя, который вновь приступил к исполнению своих обязанностей, отдел — ответственный исполнитель направляет служебную записку на рассмотрение Заместителю Руководителя, вновь приступившему к исполнению своих обязанностей.

4.4.3. Порядок подготовки и оформления резолюций в отделах

4.4.3.1. Документы, поступающие в отделы, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные (докладные) записки и др.); документы, содержащие поручения Руководителя; документы, содержащие поручения Заместителя Руководителя; приказы, распоряжения и протоколы.

Входящие документы, подлежащие направлению непосредственно в отделы, в соответствии с п. 4.3.3 Типовой инструкции после первичной обработки в Подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-Регион и направляются в БД «Канцелярия отдела» в форме РК. При необходимости документы на бумажном носителе передаются из Подразделения ДОУ Делопроизводителю отдела под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 5.3 Типовой инструкции, поступают по СЭД-Регион в БД «Канцелярия отдела» в форме РК. При необходимости служебная записка на бумажном носителе передается исполнителем Делопроизводителю отдела.

Документы с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя), приказы, распоряжения и протоколы поступают по СЭД-Регион в БД «Канцелярия отдела» в форме РК. При необходимости документ на бумажном носителе с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя) Делопроизводитель отдела получает в Подразделении ДОУ (у работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя).

4.4.3.2. Все входящие документы, поступившие в отдел, должны рассматриваться в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления входящих документов в отдел они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в Подразделение ДОУ для переадресования в надлежащий отдел ТНО.

4.4.3.3. Входящие документы, поступающие в отдел на рассмотрение, выделяются в следующие потоки:

— документы, поступившие в электронном виде, по которым Делопроизводитель отдела формирует в СЭД-Регион проекты резолюции и направляет начальнику отдела на рассмотрение в электронной форме. Начальник отдела средствами СЭД-Регион подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;

— документы, поступившие на бумажном носителе, по которым Делопроизводитель отдела формирует в СЭД-Регион проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками документов передает начальнику отдела на рассмотрение. К данному потоку относятся документы с пометкой «Для служебного пользования», а также документы, предусмотренные Перечнем документов 1148;

— документы, поступившие как в электронном виде, так и на бумажном носителе, формирование резолюции к которым в СЭД-Регион и направление на исполнение осуществляет Делопроизводитель отдела (без доклада начальнику отдела). К данному потоку относятся письма, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО; информационные документы, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие на рассмотрение начальнику отдела; другие входящие документы, перечень которых определяет начальник отдела.

Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции начальника отдела к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403 <13>.

———————————

<13> Рассмотрение поступивших документов, формирование резолюции и направление документа на исполнение может осуществляться начальником отдела самостоятельно (без участия Делопроизводителя отдела).

4.4.3.4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по входящей корреспонденции — в соответствии с пп. 9.4. — 9.5 Типовой инструкции;

по внутренней корреспонденции — в срок, указанный в документе, а при отсутствии конкретной даты — в срок не более месяца.

4.4.3.5. Если в ходе исполнения документа, поступившего из Подразделения ДОУ (без резолюции Руководителя, Заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом отделе, об этом незамедлительно сообщается служебной запиской в Подразделение ДОУ для направления документа по принадлежности в адрес соответствующего отдела.

4.4.3.6. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям, минуя Делопроизводителя отдела.

4.4.3.7. Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции начальника отдела к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403.

4.5. Работа исполнителя с документами, подготовка проектов документов

4.5.1. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

— сбор и обработка необходимой информации;

— подготовка проекта документа, его оформление;

— согласование проекта документа;

— доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

— повторное согласование проекта документа (в случае доработки);

— представление на подпись (утверждение) проекта документа;

— регистрация и отправка адресату.

4.5.2. Ответственный исполнитель организует работу по исполнению документа согласно резолюции и несет ответственность за его исполнение. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным является исполнитель, определенный в резолюции первым.

4.5.3. Соисполнители представляют ответственному исполнителю замечания и предложения в пределах своей компетенции по исполнению данного документа.

Ответственный исполнитель подготавливает проект исходящего документа с учетом замечаний и предложений соисполнителей.

При несогласии с предложениями заинтересованных отделов (соисполнителей) о проекте документа докладывается руководителю с приложением соответствующих обоснований для принятия решения.

4.5.4. Проекты документов готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов, установленными Типовой инструкцией в разделе 3.

Если проект документа является ответом на входящий документ, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

4.5.5. Порядок подготовки исходящих документов в СЭД-Регион регламентируется Приказом 403.

4.6. Согласование проектов документов

4.6.1. Проект документа, подготовленный в соответствии с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя), должен быть согласован (завизирован) всеми должностными лицами, поименованными в резолюции, в том числе при наличии служебной записки о согласовании.

Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы со всеми заинтересованными отделами.

Лист согласования является неотъемлемой частью документа <14>.

———————————

<14> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может содержать положения в части оформления листа согласования на обороте основного документа или на отдельном листе, прилагаемом к основному документу.

Учитывая срочность и важность отдельных документов, допускается при отсутствии разногласий у отделов между ответственным исполнителем и соисполнителями (урегулированы в рабочем порядке) направлять РК проектов ответов на подпись (утверждение) Руководителю (Заместителю Руководителя) при наличии в карточке согласования в СЭД-Регион фразы «Согласовано со всеми заинтересованными отделами в рабочем порядке, замечаний не имеется». Запись прописывает лично начальник отдела — ответственного исполнителя по документу при согласовании в электронном виде.

4.6.2. Проект служебного письма могут не визировать начальники отделов-соисполнителей:

— чьи предложения были изложены в письменной форме и полностью учтены в проекте документа;

— которые направили соответствующее письмо (служебную записку) о том, что вопросы, изложенные в проекте служебного письма, не входят в их компетенцию.

Если вопросы, изложенные в проекте приказа (распоряжения), не входят в компетенцию согласующего отдела, при согласовании ставится пометка «согласование не требуется».

4.6.3. На бумажном носителе осуществляется согласование <15>:

———————————

<15> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть расширен перечень документов, согласование которых осуществляется в электронной форме.

— приказов, распоряжений по отдельным кадровым и финансовым вопросам, перечень которых определяется Руководителем <16>;

———————————

<16> Перечень приказов и распоряжений по отдельным кадровым и финансовым вопросам, согласование которых осуществляется на бумажном носителе, должен быть закреплен в индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО или отдельным приказом. В случае, если такой перечень не установлен, приказы и распоряжения (кроме ДСП-документов) согласуются в электронной форме.

— писем, приказов, распоряжений с пометкой «Для служебного пользования»;

— документов, предусмотренных Перечнем документов 1067.

Согласование остальных служебных документов осуществляется в электронной форме средствами СЭД-Регион. Порядок согласования исходящих документов в СЭД-Регион регламентируется Приказом 403, приказов (распоряжений) — Приказом 1111.

Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Проекты служебных документов визируются (согласовываются) исполнителем и начальником отдела, подготовившими проект затем Заместителем Руководителя, координирующим деятельность данного отдела. Далее проекты служебных документов согласовываются со всеми заинтересованными отделами (визируются их начальниками) и Заместителями Руководителя, координирующими их деятельность.

4.6.4. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с отделом, отвечающим за финансово-экономические вопросы.

4.6.5. Проекты приказов (распоряжений) и служебных писем, требующие правовой и антикоррупционной экспертизы, согласовываются с отделом, отвечающим за правовые вопросы. В отдел, отвечающий за правовые вопросы, такие документы направляются после их согласования со всеми заинтересованными отделами и координирующими их деятельность Заместителями Руководителя, но до согласования с Подразделением ДОУ.

4.6.6. Проекты приказов по личному составу ТНО и подведомственных инспекций (при наличии) готовятся в отделе, отвечающем за кадровые вопросы, и согласуются с руководством отделов, отвечающих за правовые и финансовые вопросы (при необходимости), отделами, заинтересованными в решении вопроса, а также с курирующими соответствующие отделы Заместителями Руководителя.

4.6.7. Все готовящиеся проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с Подразделением ДОУ, осуществляющим контроль за правильностью оформления документов. Проект документа направляется в Подразделение ДОУ для визирования (согласования) в последнюю очередь.

4.6.8. Согласование служебных документов отделами должно осуществляться в следующие сроки:

— с пометкой «Срочно» («Оперативно», «Незамедлительно») — в день получения документа на согласование;

— проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе утверждающих положения, правила, инструкции, методические рекомендации, конкурсную документацию — не более пяти рабочих дней;

— проектов приказов (распоряжений) по вопросам административно-хозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о командировках), государственных контрактов (договоров), заключаемых по результатам конкурсов на размещение заказов — не более двух рабочих дней;

— остальных служебных документов — не более трех рабочих дней.

4.6.9. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несет отдел — исполнитель, подготовивший проект.

4.6.10. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется (согласовывается) с отметкой «с замечаниями», и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются отделом — ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование (согласование) с отметкой «с замечаниями» без представления самих замечаний не допускается.

При полном учете замечаний повторное визирование (согласование) может не проводиться.

4.6.11. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на отдел, подготовивший проект данного документа.

4.6.12. Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы с обязательным указанием даты визирования.

4.6.13. При завершении согласования документа, к которому имелись замечания, исполнитель на листе согласования (в карточке согласования СЭД-Регион, на визовом экземпляре бумажного документа) пишет фразу:

— «Все замечания учтены», если учтены все замечания;

— «Замечания учтены, кроме…», если учтены не все замечания и заверяет ее личной подписью.

При несогласии с неучтенными замечаниями отдел — ответственный исполнитель излагает свои аргументы в служебной записке, адресованной должностному лицу, принимающему окончательное решение по документу.

4.6.14. После завершения согласования документа на бумажном носителе исполнитель передает его на подпись должностному лицу.

После завершения согласования служебного письма в электронной форме исполнитель средствами СЭД-Регион направляет его на подпись должностному лицу.

После завершения согласования приказа (распоряжения) в электронной форме исполнитель:

— формирует файл, содержащий лист электронного согласования (приложение N 13);

— вкладывает в поле «Приложение» РК приказа (распоряжения) файлы, содержащие лист электронного согласования и заполненный лист рассылки приказа (распоряжения) (приложение N 14);

— проверяет наличие в РК приказа (распоряжения) наличие следующих файлов: итоговой редакции приказа (распоряжения) и приложений к нему, листа электронного согласования; заполненного листа рассылки приказа (распоряжения);

— направляет РК приказа (распоряжения) в БД «ОРД» (по кнопке «В ОРД» БД «Канцелярия отдела»).

4.7. Подписание проектов документов

4.7.1. Подписание приказов (распоряжений)

4.7.1.1. Приказы и распоряжения подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться Заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

Приказы и распоряжения подписываются на гербовых бланках.

Подписание приказов и распоряжений, срок хранения которых не превышает 10 лет, допускается в электронной форме без документирования на бумажном носителе. Порядок утверждения приказов в электронной форме устанавливается индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

4.7.1.2. После завершения согласования документа <17> исполнитель:

———————————

<17> В результате электронного согласования исполнителю на почтовый ящик Lotus Notes поступает уведомление «Согласование завершено успешно».

— направляет РК приказа (распоряжения) в БД «ОРД» (по кнопке «В ОРД» БД «Канцелярия отдела») для дальнейшей обработки в Подразделении ДОУ;

— уведомляет ответственного работника Подразделения ДОУ о направлении приказа (распоряжения) в БД «ОРД».

Файл проекта приказа (распоряжения) с пометкой «Для служебного пользования» передается работнику Подразделения ДОУ для оформления с использованием машинного носителя информации <18>. Оформленный лист согласования и лист рассылки к приказу (распоряжению) с пометкой «Для служебного пользования» в Подразделение ДОУ передается на бумажном носителе.

———————————

<18> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть предусмотрен иной способ передачи в Подразделение ДОУ проекта приказа (распоряжения) с пометкой «Для служебного пользования», обеспечивающий исключение несанкционированного доступа к нему.

4.7.1.3. Для приказов (распоряжений), подписание которых осуществляется на бумажных носителях, ответственный работник Подразделения ДОУ выполняет следующие действия:

— проверяет правильность оформления проекта приказа (распоряжения) и наличие необходимых согласований (виз) рецензентов;

— вносит (при необходимости) в текст документа правки редакционного и оформительского характера;

— распечатывает проект приказа (распоряжения) на гербовом бланке и приложения к нему в одном экземпляре (для документа, издаваемого совместно несколькими органами исполнительной власти, — для каждого органа исполнительной власти);

— проверяет соответствие листа электронного согласования, вложенного исполнителем, данным, содержащимся на закладке «Согласование» РК приказа (распоряжения), распечатывает лист электронного согласования;

— распечатывает лист рассылки;

— прикладывает лист согласования и лист рассылки к проекту приказа (распоряжения);

— дооформляют (при необходимости) РК приказа (распоряжения) в БД «ОРД»;

— формирует документ для доклада Руководителю (Заместителю Руководителя);

— если распоряжение подписывается Заместителем Руководителя — передает сформированный документ исполнителю для последующего доклада Заместителю Руководителя.

Ответственность за правильное содержание приказа (распоряжения) возлагается на отдел, подготовивший документ.

Подразделение ДОУ имеет право вносить в лист рассылки отделы и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке (например, отдел, которому в приказе дается поручение).

4.7.1.4. Приказы (распоряжения) подписываются Руководителем (Заместителем Руководителя) на гербовом бланке.

После подписания Руководителем (Заместителем Руководителя) приказа (распоряжения) внесение исправлений в него запрещается.

4.7.1.5. Приказы (распоряжения) ТНО, подписанные на гербовых бланках, рассылаются в виде электронных образов документов (в формате PDF). Электронный образ приказа (распоряжения) должен отображать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату.

Приказы (распоряжения) ТНО, утвержденные в электронной форме, рассылаются в виде электронного документа (файл в формате PDF/A, подписанный УКЭП Руководителя (Заместителя Руководителя) и файла визуализации, содержащего графические элементы регистрационных данных (о регистрационном номере и дате документа), а также отметку об электронной подписи).

4.7.1.6. Подлинники приказов (распоряжений) остаются в номенклатурных делах Подразделения ДОУ.

4.7.2. Подписание служебных писем Руководителем (Заместителем Руководителя)

4.7.2.1. После завершения электронного согласования проекта служебного письма исполнитель средствами СЭД-Регион направляет РК документа на утверждение Руководителю (Заместителю Руководителя).

После завершения согласования документа на бумажном носителе исполнитель передает документ, оформленный на бланке или на шаблоне бланка, в Подразделение ДОУ (работнику, ответственному за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя).

Файл документа должен иметь формат PDF/A.

4.7.2.2. Руководитель (Заместитель Руководителя) рассматривает документ, поступивший на подпись, и принимает одно из решений:

— утвердить (подписать) документ (средствами СЭД-Регион для электронных документов, поступивших на утверждение по СЭД-Регион; для документов на бумажном носителе — собственноручной подписью);

— отказать в утверждении (не подписать) документ (средствами СЭД-Регион для электронных документов, поступивших на утверждение по СЭД-Регион; для документов на бумажном носителе — возвратом в Подразделение ДОУ (работнику, ответственному за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя)).

4.7.2.3. После подписания (утверждения) Руководителем (Заместителем Руководителя) внесение исправлений в служебные документы запрещается.

Служебные письма, направляемые в электронной форме, должны быть подписаны УКЭП Руководителя (Заместителя Руководителя).

4.7.2.4. Ответственность за направление на регистрацию документов, утвержденных УКЭП Руководителя (Заместителя Руководителя), несет исполнитель.

4.7.2.5. Порядок утверждения исходящих документов в электронной форме средствами СЭД-Регион регламентируется Приказом 403.

4.8. Обработка и регистрация исходящих документов.

4.8.1. Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера — цифрового или буквенно-цифрового обозначения.

4.8.2. Вся исходящая корреспонденция (служебные письма) регистрируется Подразделением ДОУ в БД «Исходящие» СЭД-Регион.

Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии и совещаний, соглашения регистрируются в БД «ОРД» СЭД-Регион.

4.8.3. Исходящие документы регистрируются в день подписания (утверждения) с соблюдением принципа однократности. Документы, подписанные (утвержденные) за 30 минут до окончания рабочего дня, могут регистрироваться на следующий рабочий день.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата составления.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год (06.12.2022). Допускается словесно — цифровой способ оформления даты (6 декабря 2022 г.).

Регистрационные номера состоят из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: 1-2-03/123.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

4.8.4. На документах, оформленных на бланках (шаблонах бланков), регистрационный номер и дата проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов.

4.8.5. При поступлении в БД «Исходящие» РК документа, не имеющего пометки «Для служебного пользования», проверяется наличие файла электронного документа, подписанного УКЭП. Если проект документа является ответом на входящий документ, то проверяется наличие связки с РК входящего документа.

При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в отдел, ответственный за документ.

В случае отсутствия ошибок в оформлении РК документ регистрируется.

4.8.6. Служебные письма на бумажном носителе принимаются к регистрации при наличии в СЭД-Регион в БД «Исходящие» РК исходящего документа с вложенным файлами документа и приложений (при наличии), кроме документов с пометкой «Для служебного пользования».

При получении документа на бумажном носителе в Подразделении ДОУ проверяется наличие подписи в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД «Исходящие». В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК отсылается в отдел — исполнитель с указанием причины отказа.

После регистрации документа в СЭД-Регион регистрационный номер и дата переносятся на бланк документа на бумажном носителе в соответствии с расположением этих реквизитов.

Если документ утвержден в электронной форме, а отправляется на бумажном носителе, распечатывается визуализированный файл документа, в котором уже размещены регистрационный номер и дата.

4.8.7. Ответственность за своевременное представление на регистрацию исходящих документов и их РК несет исполнитель.

4.8.8. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.

4.9. Отправка (рассылка) исходящей корреспонденции

4.9.1. Документы пересылаются (направляются адресатам) в электронной форме и на бумажном носителе.

4.9.2. В электронной форме корреспонденция подлежит отправке в виде электронного документа в формате PDF/A, подписанного УКЭП.

Документ, отправленный по СЭД-Регион (в том числе на электронную почту Е-mail), поступает адресату в виде трех файлов: файла документа, файл УКЭП и визуализированного файла документа.

В исключительных случаях допускается направление документов в ЦА ФНС России, ТНО, подведомственные инспекции (при наличии), ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России, АО «ГНИВЦ» в виде электронного образа документа (в формате PDF). Электронный образ документа должен отображать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.

Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД-Регион правильно оформленной РК исходящего документа.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного документа, вложенного в регистрационную карточку, подлиннику и за заполнение листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

4.9.3. На бумажном носителе отправляются документы:

— с пометкой «Для служебного пользования» (если документы не подлежат отправке в электронной форме);

— юридическим и физическим лицам (если документы не подлежат отправке в электронной форме);

— требующие наличия рукописной подписи и/или печати;

— письма в ЦА ФНС России и ТНО, предусмотренные Перечнем документов 1067;

— в подведомственные инспекции (при наличии, перечень документов, обмен которыми производится на бумажном носителе, утверждается приказом (распоряжением) ТНО);

— в другие ТНО и их инспекции, в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами.

К отправке принимаются документы отделов при наличии в БД «Исходящие» РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой «Для служебного пользования».

4.9.4. Исходящая корреспонденция рассылается на бумажном носителе фельдъегерской, специальной или почтовой связью либо в электронной форме с помощью СЭД-Регион, по ЭП или загружается в ФГИС ДО.

4.9.5. Порядок отправки исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» устанавливается отдельным актом ФНС России.

4.9.6. Отправка исходящих документов производится в день регистрации или на следующий рабочий день только Подразделением ДОУ.

4.9.7. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочных документов, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от отдела — исполнителя (с уведомлением об этом работников Подразделения ДОУ) по реестру. При этом в поле «Краткое содержание» РК исходящего документа Подразделением ДОУ делается отметка «Оригинал получен на руки» с указанием должности, фамилии и инициалов лица, получившего документ для доставки, даты формирования реестра.

Ответственность за своевременное вручение документа несет исполнитель, получивший документ для доставки. В случае невручения документов в день его получения в Подразделении ДОУ или на следующий рабочий день, документ возвращается в Подразделение ДОУ для отправки почтовой связью. При этом в поле «Краткое содержание» РК исходящего документа Подразделением ДОУ делается отметка «Оригинал возвращен для отправки почтовой связью в связи с невручением» с указанием должности, фамилии и инициалов лица, вернувшего документ, даты возврата.

Ответственность за своевременный возврат недоставленных документов в Подразделение ДОУ возлагается на исполнителя, получившего документ для доставки.

4.9.8. Визовые экземпляры исходящих документов формируются в дела отделов — исполнителей в соответствии с номенклатурой дел вместе с материалами, послужившими основанием для подготовки документа.

4.9.9. Отправка корреспонденции почтовой, фельдъегерской и специальной связью.

4.9.9.1. До отправки работник Подразделения ДОУ обязан проверить правильность оформления документа (наличие подписи, наименование адресата с указанием почтового адреса и индекса, наличие необходимых приложений, даты и исходящего номера, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона), количество экземпляров документа для отправки (при отправке документа, подготовленного на бумажном носителе), наличие РК документа в БД «Исходящие».

В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК документа возвращается в отдел исполнителя с указанием причины возврата.

4.9.9.2. При отправке исходящих документов на бумажном носителе не более чем в четыре адреса, адресатам отправляются подлинники документов. На подлиннике документа выделяется наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр.

При отправке исходящих документов на бумажном носителе более чем в четыре адреса, адресатам отправляются копии подлинника, изготовленного на бумажном носителе. На копии документа карандашом указывается наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр документа.

4.9.9.3. Письма физическим и юридическим лицам (в том числе ответы на обращения), подготовленные в электронной форме, но отправляемые на бумажном носителе, распечатываются работником Подразделения ДОУ в визуализированном виде, проштамповываются круглой печатью «Для документов», конвертуются и готовятся к отправке.

4.9.9.4. В адрес ЦА ФНС России и ТНО документы, как правило, направляются фельдъегерской связью. Конфиденциальные документы или требующие срочной доставки также отправляются фельдъегерской связью.

4.9.9.5. Остальные документы отправляются почтовой связью. Обработка документов для отправки осуществляется Подразделением ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (в действующей редакции).

Заказными письмами отправляются документы, поименованные в отдельно утверждаемом списке. При этом списки заказных почтовых отправлений могут предъявляться в период рассмотрения дел, по требованию судов и участников арбитражных (гражданских) процессов как доказательство их отправки.

Документы по рассмотрению дел в арбитражных судах и судах общей юрисдикции могут выдаваться на руки представителям отдела, отвечающего за правовые вопросы, участвующим в судебных заседаниях. В этом случае представитель отдела, отвечающего за правовые вопросы, получает документы в Подразделении ДОУ, при этом на визовом экземпляре документа проставляет надпись «Оригинал получен на руки», указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

В случае необходимости отмечается особый порядок оформления отправки документов, например, «Заказное», «Ценное» и т.д.

4.9.9.6. Допускается передача документации на руки адресату при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации-адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение документов.

В этом случае на визовом экземпляре документа получатель документации делает запись о вручении документа, с росписью и указанием фамилии, имени, отчества и даты.

Должностное лицо сторонней организации-адресата также указывает свою должность. Должностное лицо судебного или правоохранительного органа дополнительно указывает серию и номер служебного удостоверения.

4.9.9.7. РК документов, отправленных почтовой, фельдъегерской или специальной связью в ЦА ФНС России, ТНО, подведомственную инспекцию (при наличии), пересылаются автоматически с помощью СЭД-Регион.

4.9.10. Отправка корреспонденции в электронном виде с помощью СЭД-Регион

4.9.10.1. Документы, направляемые в электронной форме по СЭД, подлежат отправке в форме электронных документов, и в отдельных случаях в форме электронных образов документов.

При отправке исходящей корреспонденции электронный документ должен иметь формат PDF/A и быть подписан УКЭП.

Электронные образы документов, поручения Руководителя и его заместителей, поручения по обращению физического или юридического лица (в случае, если в резолюцию включено руководство подведомственной инспекции (при наличии)) УКЭП не подписываются.

4.9.10.2. Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется работником Подразделения ДОУ средствами СЭД-Регион.

При этом в СЭД-Регион автоматически контролируется ход доставки документов и их регистрация в ЦА ФНС России, ТНО, подведомственной инспекции (при наличии).

Документы большого размера (более 6 МБ) направляются в электронной форме по СЭД (кроме ДСП-документов) с использованием сервиса «Файловое хранилище» в соответствии с приказом ФНС России от 29.11.2013 N ММВ-7-6/531@ «О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения «Сервис временного хранения для целей обмена между налоговыми органами большими массивами информации в рамках налогового администрирования с использованием технических возможностей Интранет-портала».

4.9.10.3. При поступлении РК документа в БД «Исходящие», работником Подразделения ДОУ осуществляется проверка правильности заполнения основных реквизитов РК, наличие и комплектность вложенных файлов. При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в отдел, ответственный за подготовку документа.

4.9.10.4. При необходимости отправки документа на бумажном носителе и в электронной форме, для документа на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с п. 4.9.9 Типовой инструкции.

4.9.11. Отправка корреспонденции по электронной почте (ЭП) с использованием СЭД-Регион.

4.9.11.1. По ЭП могут отправляться:

— письма (в том числе ответы на интернет-обращения) физическим и юридическим лицам;

— документы, адресованные в организации, находящиеся в ведении ФНС России;

— документы, адресованные органам исполнительной власти субъекта Российской Федерации, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, исполнительно-распорядительными органам местного самоуправления, конкурсным (арбитражным, финансовым) управляющим, общественным и другим организациям, при условии организации взаимодействия с ними посредством использования технологического почтового ящика в соответствии с п. 4.2.3.2 Типовой инструкции.

ЭП также используется как резервный канал связи с ЦА ФНС России и ТНО в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.

4.9.11.2. Отправка электронных документов по ЭП осуществляется только при наличии в СЭД-Регион правильно оформленной РК исходящего документа.

Файл документа, отправляемый по ЭП должен:

— создаваться в электронной форме с использованием электронного шаблона бланка, который воспроизводит реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе;

— иметь формат PDF/A;

— быть подписан УКЭП.

Адресату документ поступает в виде трех файлов: файла документа, файла УКЭП и визуализированного файла документа.

При необходимости, в качестве второго адресата может быть выбран ЦА ФНС России, ТНО или подведомственная инспекция (при наличии), которому документ поступит по СЭД-Регион.

4.9.11.3. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде по ЭП осуществляется работником Подразделения ДОУ средствами СЭД-Регион.

Исполнитель несет персональную ответственность за корректность заполнения РК исходящего документа (в том числе листа рассылки) и вложенных файлов.

4.9.11.4. При необходимости отправки документа на бумажном носителе и в электронной форме, для документа на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с п. 4.9.9 Типовой инструкции.

4.9.12. Передача сторонним организациям копий на бумажных носителях электронных документов, находящихся в СЭД-Регион, осуществляется в следующем порядке:

— уполномоченному должностному лицу представляется распечатанный визуализированный файл электронного документа;

— уполномоченное должностное лицо сверяет текст, распечатанного визуализированного файла электронного документа, с текстом электронного документа, хранящегося в СЭД-Регион;

— в случае соответствия текста, распечатанного визуализированного файла электронного документа, тексту электронного документа, уполномоченное должностное лицо в нижней части последнего листа делает запись «Верно. Копия соответствует электронному документу, находящемуся в системе электронного документооборота», указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату;

— подпись уполномоченного должностного лица заверяется печатью ТНО.

5. Организация работы с внутренней корреспонденцией

Внутренняя корреспонденция подразделяется на:

— служебные (докладные) записки, адресованные Руководителю;

— служебные (докладные) записки, адресованные Заместителям Руководителя;

— переписку между отделами.

5.1. Подготовка служебных (докладных) записок на имя Руководителя

5.1.1. Служебные (докладные) записки на имя Руководителя оформляются (подготавливаются, согласовываются и подписываются) и направляются в форме электронного документа, за исключением служебных (докладных) записок по отдельным кадровым и финансовым вопросам, а также с пометкой «Для служебного пользования», которые подготавливаются и передаются для доклада на бумажном носителе.

Служебные (докладные) записки на имя Руководителя подписывают Заместители Руководителя, начальники отделов. Служебные записки, подписываемые начальниками отделов, должны быть согласованы с координирующим их деятельность Заместителем Руководителя.

Регистрация служебных записок на имя Руководителя осуществляется в отделах, их подготовивших.

5.1.2. К служебной (докладной) записке на имя Руководителя отделы готовят проект резолюции Руководителя с фамилиями ответственных исполнителей и соисполнителей — начальников отделов, также координирующих их деятельность Заместителей Руководителя, с текстом поручения и, при необходимости, сроками исполнения. Образец проекта резолюции, подлежащей докладу Руководителю, приведен в приложении N 12.

Файл проекта резолюции вкладывается в РК служебной записки.

Согласование (визирование) служебных (докладных) записок производится в электронной форме средствами СЭД-Регион, а имеющих пометку «Для служебного пользования» — на бумажном носителе путем проставления собственноручной подписи с расшифровкой и даты визирования.

Проекты резолюций и служебных (докладных) записок согласовываются начальником отдела их подготовивших в случае, если служебные (докладные) записки на имя Руководителя подписывает Заместитель Руководителя, координирующий его деятельность.

Проекты резолюции и служебной (докладной) записки, предусматривающие внесение изменений в подписанную ранее Руководителем резолюцию и затрагивающие вопросы, входящие в компетенцию другого отдела, должны быть согласованы (завизированы) начальником заинтересованного отдела. Если заинтересованный отдел имеет возражения по данным предложениям, то к комплекту документов прилагается его обоснованное мнение по указанному вопросу.

Для внутренних документов, адресованных Руководителю, направляемых в порядке информации, допускается не подготавливать проекты резолюций.

5.1.3. Служебные (докладные) записки для доклада Руководителю направляются в БД «Канцелярия Руководителя» в форме электронного документа, а с пометкой «Для служебного пользования» — на бумажном носителе с одновременным направлением РК.

Допускается отдельные служебные (докладные) записки по кадровым и финансовым вопросам готовить и передавать в Подразделение ДОУ для доклада Руководителю на бумажном носителе.

5.1.4. Для направления служебной (докладной) записки в БД «Канцелярия Руководителя» в БД «Канцелярия отдела» создается РК, в которой:

— в поле «Документ» вкладывается файл служебной записки в формате PDF/A, подписанный УКЭП;

— в поле «Приложение» вкладывается файл проекта резолюции, файлы приложений (при наличии);

— на закладке «Реквизиты» в поле «Подписал» выбирается должностное лицо, утверждающее документ, в соответствии с пунктом 5.1.1 Типовой инструкции;

— в поле «Кому» на закладке «Лист рассылки» из группы «Внутренние» выбирается Ф.И.О. Руководителя.

После завершения согласования и утверждения служебной (докладной) записки РК регистрируется в БД «Канцелярия отдела» и направляется в БД «Канцелярия Руководителя». Распечатывание и передача служебной (докладной) записки в Подразделение ДОУ не требуется.

5.1.5. Служебная (докладная) записка с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе передается в Подразделение ДОУ, где факт приема фиксируется в специальном журнале или реестре приема-передачи документов. При необходимости, по требованию Подразделения ДОУ, в журнале делается отметка о дате и времени представления документа и подписью исполнителя.

Документы, переданные в Подразделение ДОУ, докладываются Руководителю в установленном порядке.

5.1.6. РК служебной (докладной) записки возвращается в БД «Канцелярия отдела» без доклада Руководителю, если она оформлена с нарушениями установленного порядка.

Служебная (докладная) записка с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе возвращается в отдел без доклада Руководителю, если она оформлена с нарушениями установленного порядка либо отсутствует РК в БД «Канцелярия Руководителя».

5.2. Подготовка служебных (докладных) записок, адресованных Заместителям Руководителя

5.2.1. Все служебные (докладные) записки на имя Заместителя Руководителя должны направляться в электронном виде.

Допускается отдельные служебные (докладные) записки на имя Заместителя Руководителя по отдельным кадровым и финансовым вопросам, а также с пометкой «Для служебного пользования» согласовывать, подписывать и передавать в приемную Заместителя Руководителя на бумажном носителе.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД-Регион обязательна.

5.2.2. Для этого исполнитель в СЭД-Регион в БД «Канцелярия отдела» создает РК, в которую вкладывает файл документа.

В поле «Кому» на закладке «Лист рассылки» выбирает фамилию Заместителя Руководителя, которому направляется документ.

5.2.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-Регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-Регион направляет на утверждение начальнику отдела.

5.2.4. После утверждения документа Делопроизводитель отдела, регистрирует РК и отправляет в БД «Канцелярия заместителя Руководителя».

5.3. Переписка между отделами

5.3.1. Обмен внутренними документами между отделами производится только в электронной форме с использованием СЭД-Регион.

Допускается переписку по отдельным кадровым и финансовым вопросам, а также документы с пометкой «Для служебного пользования» согласовывать, подписывать и передавать Делопроизводителю отдела, которому направляется документ, на бумажном носителе.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД-Регион обязательна.

5.3.2. Для этого исполнитель в СЭД-Регион в БД «Канцелярия отдела» создает РК, в которую вкладывает файл документа в электронной форме.

В поле «Кому» на закладке «Лист рассылки» выбираются отделы, в которые направляется документ. При необходимости документ может направляться и в отделы, и в приемные заместителей Руководителя.

Если направляемый документ является ответом на входящий документ, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

5.3.3. Согласование внутреннего документа со всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-Регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-Регион направляет на утверждение начальнику отдела.

Допускается направлять документы на утверждение заместителю начальника отдела, если ему делегировано право подписи внутренних документов (в части внутренних документов) начальником отдела.

5.3.4. После утверждения документа Делопроизводитель отдела регистрирует РК и отправляет ее в БД «Канцелярия отдела», в которую направляется документ (указанную в поле «Кому»).

5.4. Порядок подготовки, согласования, утверждения и отправки внутренних документов в электронной форме посредством СЭД-Регион регламентируется Приказом 403.

6. Организация работы с обращениями граждан и организаций

Обращениями граждан и организаций (далее — заявители) являются направленные в ФНС России индивидуальные и коллективные письменные предложения, заявления или жалобы, поступившие непосредственно от заявителей либо из государственных органов и органов местного самоуправления.

Организация работы с обращениями регламентируется Законом N 59-ФЗ.

Настоящий раздел не регламентирует порядок работы с жалобами физических и юридических лиц на действия или бездействие налоговых органов Российской Федерации и их должностных лиц, а также на акты налоговых органов ненормативного характера, которые рассматриваются в порядке досудебного урегулирования в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

6.1. Порядок рассмотрения обращений

Все обращения, поступившие в ТНО, регистрируются в БД «Канцелярия ЗГ» в день их поступления и направляются в Подразделение ДОУ для предварительного рассмотрения и определения контрольных сроков с заполнением соответствующих полей в РК обращения («На контроль», «Признак повтора», «Срок исполнения»). Документы, поступившие в течение последних 30 минут рабочего дня, кроме представленных заявителем лично (через представителя), могут регистрироваться на следующий рабочий день.

6.1.1. На обращения, в которых заявителем указаны наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилия, имя, отчество (последнее — при наличии) заявителя, почтовый либо электронный адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагается суть предложения, заявления или жалобы, дается письменный ответ по существу поставленных вопросов.

6.1.2. На обращения, в которых не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, или почтовый либо электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается ответ. Указанные обращения формируются Подразделением ДОУ в соответствующее номенклатурное дело.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит незамедлительному направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией с сопроводительным письмом за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, координирующего деятельность Подразделения ДОУ, либо начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента.

6.1.3. На обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, не дается ответ по существу поставленных вопросов. Авторам таких обращений направляется уведомление за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, координирующего деятельность Подразделения ДОУ, либо начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента, о недопустимости злоупотребления правом.

6.1.4. На обращения, не поддающиеся прочтению, не дается ответ. Авторам таких обращений в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется уведомление за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, координирующего деятельность Подразделения ДОУ, либо начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента, о невозможности дать ответ по существу (если фамилия и почтовый адрес либо электронный адрес поддаются прочтению).

6.1.5. На обращение, текст которого не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Авторам таких обращений в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется уведомление за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, координирующего деятельность Подразделения ДОУ, либо начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента, о невозможности дать ответ.

6.1.6. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную, налоговую или иную охраняемую федеральным законом тайну, авторам таких обращений направляется уведомление за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего отдела — ответственного исполнителя, либо начальника отдела, действующего на основании утвержденного должностного регламента, о прекращении переписки по данному вопросу о невозможности дать ответ в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

6.1.7. Авторам обращений, переписка с которыми прекращена в установленном порядке, направляется уведомление за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего отдела — ответственного исполнителя, либо начальника отдела, действующего на основании утвержденного должностного регламента, о прекращении переписки по данному вопросу.

6.1.8. Обращения, изложенные не на государственном языке Российской Федерации (иностранном языке), подлежат рассмотрению только при наличии заверенного в установленном порядке перевода на русский язык, идентичного по содержанию и техническому оформлению подлиннику. При отсутствии перевода работник Подразделения ДОУ списывает обращение в соответствующее номенклатурное дело.

6.1.9. Авторам обращений, в которых затрагиваются интересы неопределенного круга лиц, в частности, в которых обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ по которым, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, размещен на официальном сайте ФНС России в сети Интернет, в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется уведомление за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего отдела — ответственного исполнителя, либо начальника отдела — ответственного исполнителя, действующего на основании утвержденного должностного регламента, с электронным адресом официального сайта ФНС России в сети Интернет, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении.

6.2. Направление обращений на рассмотрение в подведомственную инспекцию (при наличии)

Обращения по вопросам, относящимся к компетенции подведомственной инспекции, не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации направляются в подведомственную инспекцию для рассмотрения и подготовки ответа заявителю с обязательным уведомлением автора обращения о переадресации.

Для обращений, перенаправляемых в подведомственную инспекцию работником Подразделения ДОУ либо работником отдела — ответственным исполнителем, уведомление заявителю может формироваться как отдельным письмом на имя заявителя, так и путем включения заявителя в качестве второго адресата в сопроводительном письме за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, либо начальника отдела, действующего на основании утвержденного должностного регламента.

6.3. Перенаправление обращений в другие государственные органы

Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции ФНС России, не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы власти для рассмотрения и подготовки ответа заявителю с обязательным уведомлением автора обращения о переадресации. Уведомление гражданину формируется как отдельным письмом на имя заявителя, так и путем включения заявителя в качестве второго адресата в сопроводительном письме, за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего отдела — ответственного исполнителя, либо начальника отдела, действующего на основании утвержденного должностного регламента.

6.3.1. Для обращений, перенаправляемых работником Подразделения ДОУ либо работником отдела — ответственным исполнителем, уведомление заявителю о перенаправлении обращения формируется отдельным письмом на имя заявителя, так и путем включения заявителя в качестве второго адресата в сопроводительном письме, на указанный почтовый адрес, за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя, координирующего деятельность Подразделения ДОУ, либо начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента, и направляется на указанный в обращении почтовый либо электронный адрес заявителя.

При выборе способа отправки уведомления предпочтение отдается отправке по адресу электронной почты заявителя (в случае указания им в письменном обращении одновременно и почтового адреса, и адреса электронной почты).

6.3.2. В случае содержания в обращении информации о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции обращение перенаправляется сопроводительным письмом в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации в течение 5 дней со дня его регистрации в ТНО.

6.3.3. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

6.3.4. Обращения, поступившие из ФГИС ДО, по вопросам, не относящимся к компетенции ТНО, в течение 3 рабочих дней со дня регистрации во ФГИС ДО направляются работником Подразделения ДОУ на рассмотрение в уполномоченный государственный орган (ведомство).

6.4. Рассмотрение обращений в ТНО

Подлежащие рассмотрению обращения направляются Руководителю, Заместителям Руководителя.

6.4.1. Руководителю докладываются обращения:

— с пометкой «Лично»;

— по вопросам, входящим в компетенцию отдела, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель;

— в случае неоднократной переадресации (2 раза и более) обращений Заместителями Руководителя по принадлежности исполнения.

К вышеуказанным обращениям работником Подразделения ДОУ подготавливается проект резолюции и РК обращения направляется из БД «Канцелярия ЗГ» в БД «Канцелярия Руководителя». После утверждения резолюции Руководителем РК обращения направляется Подразделением ДОУ в БД «Канцелярия заместителя Руководителя» и в БД «Канцелярия отдела».

6.4.2. Заместителям Руководителя направляются обращения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, руководство деятельностью которых они осуществляют.

При поступлении обращения в БД «Канцелярия Заместителя Руководителя» работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, формирует проект резолюции в РК обращения в БД «Канцелярия Заместителя Руководителя» в день поступления или на следующий рабочий день и направляет РК обращения на рассмотрение Заместителю Руководителя.

6.4.3. Уровень должностного лица, уполномоченного подписать ответ заявителю, определяется Заместителем Руководителя в ходе утверждения в СЭД-Регион проекта резолюции к обращению, подготовленного работником приемной Заместителя Руководителя.

В РК обращения информация об уровне должностного лица, подписывающего ответ на обращение, отображается в поле «Уровень подписанта ответа».

6.4.4. При подготовке проекта резолюции работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, отражает в РК обращения предполагаемый состав исполнителей, уточняет срок исполнения обращения.

Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в резолюцию включать руководителей подведомственных инспекций (при наличии).

6.4.5. В случае ошибочного направления обращения из БД «Канцелярия ЗГ» по вопросам, не входящим в компетенцию Заместителя Руководителя, работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, сообщает об этом работнику Подразделения ДОУ в день поступления РК обращения в соответствующую канцелярию либо в первой половине следующего рабочего дня.

6.4.6. Если отдел — ответственный исполнитель считает необходимым внести изменения в резолюцию Заместителя Руководителя, в том числе о смене ответственного исполнителя либо добавлении соисполнителя, то ответственный исполнитель в течение 2 дней со дня направления ему резолюции, готовит служебную записку с мотивированным обоснованием вносимых изменений.

Если служебная записка содержит предложения по смене ответственного исполнителя, то она должна быть согласована с начальником отдела, которому предполагается передача документа на исполнение. Срок согласования служебной записки о смене исполнителя не должен превышать 3 рабочих дней.

Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполнявшего обязанности другого Заместителя Руководителя, который вновь приступил к исполнению своих обязанностей, отдел — ответственный исполнитель направляет служебную записку на рассмотрение Заместителю Руководителя, вновь приступившему к исполнению своих обязанностей.

При положительном решении Заместителя Руководителя работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, направляет служебную записку вновь назначенным ответственным исполнителям и в Подразделение ДОУ. Далее изменяет текст резолюции в БД «Канцелярия Заместителя Руководителя» и направляет обращение в соответствующие отделы.

Если ответственным исполнителем является отдел, деятельность которого координирует Руководитель, то служебная записка о необходимости переадресации обращения в иной отдел направляется на имя Руководителя. В этом случае Подразделение ДОУ направляет обращение в соответствующий отдел согласно резолюции Руководителя.

6.5. Сроки рассмотрения обращений

6.5.1. Обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Для обращений, направленных в ТНО Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации, Министерством финансов Российской Федерации и другими органами государственной власти, срок исполнения устанавливается равным сроку, указанному в сопроводительном письме к обращению. Если в сопроводительном письме срок не указан, срок исполнения исчисляется со дня его регистрации в ТНО и равен 30 дням.

6.5.2. Для обращений, поступивших в ТНО из ЦА ФНС России, срок исполнения исчисляется со дня их регистрации в ЦА ФНС России.

6.5.3. Для обращений, поступивших в ТНО и перенаправленных по компетенции в иной ТНО, срок исполнения исчисляется со дня их регистрации в первом ТНО.

6.5.4. Срок исполнения обращений граждан, поступивших в ФНС России из ФГИС ДО, соответствует расчетному времени от 5 до 15 рабочих дней (и зависит от причины обращения), установленному в ФГИС ДО. Продление срока рассмотрения жалоб, поступивших из ФГИС ДО, не допускается.

Если жалоба, поступившая из ФГИС ДО, подлежит рассмотрению в соответствии с положениями налогового законодательства Российской Федерации, Закона N 59-ФЗ или Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», то заявитель уведомляется о том, что его жалоба будет рассмотрена в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

6.5.5. В случае поступления направленного в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, запрашиваемые документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

6.5.6. В исключительных случаях, а также при необходимости для подготовки ответа на обращение получения дополнительных материалов или информации, в том числе в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, срок исполнения может быть продлен на срок, не превышающий 30 календарных дней. При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать 60 календарных дней с момента регистрации его в БД «Канцелярия ЗГ».

Для продления срока исполнения обращения (независимо от уровня должностного лица, который должен подписать окончательный ответ) отдел — ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения обращения представляет Заместителю Руководителя, координирующему деятельность данного отдела, мотивированную служебную записку с указанием причин.

При положительном решении Заместителя Руководителя в адрес заявителя направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения за подписью начальника отдела, а в Подразделение ДОУ направляется служебная записка для продления срока рассмотрения обращения в БД «Канцелярия ЗГ».

РК уведомления в обязательном порядке связывается с РК обращения, проставляется признак «Уведомление о продлении срока рассмотрения», что обеспечивает отражение информации о корректной процедуре продления сроков, и регистрируется в БД «Канцелярия отдела» (ответственного исполнителя).

После проверки наличия в РК обращения информации о направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения и предоставления ответственным исполнителем файла уведомления в формате PDF/A работником Подразделения ДОУ в РК обращения вносятся необходимые изменения.

6.5.7. Если последний день срока исполнения обращения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день.

6.5.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет Подразделение ДОУ.

6.5.9. Ответственность за полное и всестороннее рассмотрение поставленных в обращении вопросов с соблюдением контрольных сроков исполнения несет отдел — ответственный исполнитель, осуществляющий подготовку ответа.

6.6. Подготовка ответа на обращение

Ответ заявителю подготавливается ответственным исполнителем в форме электронного документа (без бумажного документирования) и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.6.1. Ответы на обращения подписываются Руководителем, Заместителем Руководителя, координирующим деятельность соответствующих отделов, начальником отдела, действующим на основании утвержденного должностного регламента.

Порядок подготовки, согласования, утверждения и отправки ответов на обращения граждан и организаций средствами СЭД регламентируется Приказом 403.

6.6.1.1. Заместители Руководителя подписывают ответы на обращения, если:

— резолюцию к обращению подписал Руководитель;

— обращение в соответствии с резолюцией Заместителя Руководителя направлено на исполнение в несколько отделов;

— ответ готовится на повторное обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если заявитель не удовлетворен ранее данным ответом либо ответ на первичное обращение не был направлен в установленные законодательством сроки;

— в иных случаях, предусмотренных законодательством, а также по решению Заместителя Руководителя, подписавшего резолюцию к обращению.

6.6.1.2. В случаях, не упомянутых в п. 6.6.1.1 Типовой инструкции, ответ может быть подписан начальником отдела, действующим на основании утвержденного должностного регламента.

6.6.2. РК ответа на обращение создается в БД «Канцелярия отдела», ответственного за рассмотрение обращения.

РК ответа в обязательном порядке связывается с РК входящего обращения, а также с РК других обращений (при наличии), на которые дается единый ответ.

В поле «Документ» РК ответа вкладывается файл ответа в формате PDF/A.

6.6.3. РК ответа на обращение направляется на электронное согласование внутри отдела, а также с иными заинтересованными отделами (при наличии соисполнителей в резолюции к обращению).

После успешного согласования РК ответа направляется в электронном виде на утверждение Заместителю Руководителя или начальнику отдела в соответствии с установленным в резолюции уровнем должностного лица, подписывающего ответ на обращение.

После утверждения РК ответа уполномоченное лицо подписывает файл ответа УКЭП.

РК ответа на обращение, утвержденная Заместителем Руководителя или начальником отдела, направляется на регистрацию в БД «Исходящие».

6.6.4. Регистрация ответов гражданам осуществляется работниками Подразделения ДОУ в соответствии с пунктом 4.8 Типовой инструкции, направление адресату ответов — в соответствии с пунктом 4.9 Типовой инструкции.

В случае отправки ответа заявителю на бумажном носителе из РК ответа работником Подразделения ДОУ формируется визуализированный документ со штампом подписи, содержащим сведения о сертификате УКЭП подписавшего лица. Файл визуализации распечатывается, проштамповывается круглой печатью «Для документов» и передается в экспедицию на конвертование и отправку.

6.6.5. Исходящие документы, такие как запросы, уведомления (о продлении срока, о перенаправлении в другой государственный орган или ТНО) по обращениям ответы заявителям, подписанные Руководителем, Заместителем Руководителя, координирующего деятельность соответствующего отдела, начальниками отделов, действующих на основании утвержденного должностного регламента, регистрируемые в Подразделении ДОУ, регистрируются в БД «Исходящие».

6.6.6. При повторном обращении заявителя с вопросом, на который ему уже давался ответ по существу, и им не приводятся новые доводы или обстоятельства, то заявителю направляется ответ по существу поставленных вопросов с предупреждением о возможности прекращения переписки по данному вопросу и информацией о ранее направленном ответе (реквизиты ранее направленного ответа).

6.6.7. Если заявитель неоднократно обращался по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел — ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с заявителем по данному вопросу на имя Руководителя или Заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего отдела.

В случае принятия положительного решения о прекращении переписки в адрес автора обращения направляется соответствующее уведомление за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя.

6.6.8. Если от заявителя поступило повторное обращение с вопросом, по которому переписка с ним была прекращена, заявителю направляется уведомление с указанием регистрационного номера и даты ранее направленного ответа о прекращении переписки.

Если в обращении появляются новые вопросы, заявителю сообщается, что переписка по определенному вопросу прекращена, а по новому вопросу ему дается письменный ответ по существу вопроса.

6.6.9. Если до окончания срока рассмотрения основного обращения поступили новые обращения от одного и того же заявителя по аналогичному вопросу, заявителю дается единый ответ. В тексте ответа делается обязательная ссылка на входящие регистрационные номера и даты регистрации обращений, а также сведения о государственных органах власти, направивших обращения в адрес ТНО, с указанием даты и номера сопроводительного письма.

Если обращение поступило после рассмотрения основного обращения, то заявителю направляется ответ, содержащий дату и исходящий номер ранее отправленного ответа на основное обращение. Копия ответа на основное обращение направляется повторно в случае сообщения заявителем о его неполучении.

6.7. Снятие обращения с контроля

Обращение снимается с контроля работником Подразделения ДОУ после проверки связи РК ответа и РК обращения, соответствия реквизитов ответа и обращения, и наличия в тексте ответа разъяснений по существу поставленных в обращении вопросов.

6.7.1. Снятие с контроля обращения, поступившего из ФГИС ДО, осуществляется работником Подразделения ДОУ путем занесения в РК обращения информации об исполнении документа и размещения решения по обращению в ФГИС ДО с учетом строго установленного расчетного времени.

6.7.2. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в ТНО, для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

визуализированного файла ответа заявителю, данного ТНО;

визуализированного файла ответа заявителю, данного подведомственной инспекцией, с сопроводительным письмом ТНО.

6.8. Личный прием граждан

6.8.1. В ТНО личный прием граждан осуществляется в специально оборудованном помещении — общественной приемной, в порядке живой очереди по мере прибытия заявителей в установленное режимом работы время: с понедельника по четверг с 9:00 до 17:30, в пятницу с 9:00 до 16:15, перерыв с 13:00 до 13:45. В выходные и праздничные дни прием не осуществляется.

Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

6.8.2. Информация о порядке проведения личного приема граждан (место приема, условия приема, необходимые документы, контактный телефон/факс) размещается на официальном сайте ФНС России в сети Интернет (www.nalog.gov.ru), а также на информационном стенде, размещенном при входе в административное здание ТНО.

6.8.3. Прием граждан в общественной приемной осуществляется Руководителем (Заместителем Руководителя), работниками отделов в очном режиме, в режиме аудио- и/или видеосвязи как при личном обращении, так и на основании обращений, содержащих просьбу о личном приеме, поступивших в ТНО.

6.8.4. Прием граждан в общественной приемной ТНО обеспечивает работник Подразделения ДОУ с привлечением, в случае необходимости, сотрудников отделов, в компетенцию которых входит рассматриваемый в ходе приема вопрос.

Если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в соответствующий отдел.

6.8.5. Личный прием граждан Руководителем (Заместителем Руководителя) осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан, утверждаемым отдельным приказом ТНО.

При назначении даты и времени проведения личного приема граждан учитываются распределение рабочего плана Руководителя (Заместителя Руководителя), время на подготовку материалов работников отделов для всестороннего рассмотрения вопроса по существу.

6.8.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность (паспорт гражданина Российской Федерации либо паспорт гражданина иностранного государства).

6.8.7. Информация о ходе личного приема заносится работником Подразделения ДОУ в карточку личного приема гражданина в БД «Обращения».

6.8.8. По телефону справочной службы предоставляется только информация, размещенная на официальном сайте и во внутренних справочных информационных ресурсах ФНС России.

6.8.9. Устный запрос пользователя информацией, обратившегося в общественную приемную ТНО, и данные о результатах проведенного приема подлежат регистрации в СЭД-Регион в БД «Обращения» в день его поступления.

6.8.10. Письменные запросы пользователей информацией, принятые в ходе приема, регистрируются в течение трех дней со дня его поступления в ответственном отделе с проставлением на первом листе штампа «Личный прием».

По просьбе пользователя информацией на втором экземпляре письменного запроса проставляется отметка о принятии запроса с указанием даты.

6.8.11. Организация работы с гражданами, обратившимися в ТНО лично, проводится в соответствии с внутриведомственным актом об организации личного приема.

7. Организация работы с запросами о предоставлении

информации о деятельности ТНО

Организация работы с запросами граждан и организаций регламентируется Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

7.1. Рассмотрение запросов о предоставлении информации

Запросы о предоставлении информации о деятельности ТНО (далее — запрос) могут поступать от граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления, а также от их представителей, полномочия которых оформлены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее — пользователи информацией).

Запросы, относящиеся к деятельности ТНО, могут быть пересланы из ЦА ФНС России по СЭД-Регион в виде поручения.

7.1.1. Все запросы, подлежащие рассмотрению в ТНО, рассматриваются непосредственно отделом, ответственным за организацию работы с запросами (далее — отдел).

7.1.2. Запросы должны быть составлены на государственном языке Российской Федерации и в них указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факс либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса, фамилия, имя и отчество — при наличии (физического лица), либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, наименование государственного органа, в который направляется запрос.

7.2. Основания, исключающие возможность предоставления информации о деятельности ТНО

Информация о деятельности ТНО не предоставляется в случае:

7.2.1. Если в запросе не указан почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос, либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией, запросы не рассматриваются и списываются в номенклатурное дело работником Подразделения ДОУ как анонимные.

7.2.2. Если запрашиваемая информация не относится к деятельности ТНО, то в течение 7 дней со дня регистрации запроса он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией.

7.2.3. Если содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию о деятельности ТНО в целях предоставления ответа на запрос, пользователь информацией уведомляется о необходимости уточнения содержания по одному из указанных в запросе каналов связи.

7.2.4. Если отсутствуют сведения о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом в течение 7 дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю информацией.

7.2.5. Если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.

Если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, запрашиваемая информация предоставляется, за исключением информации ограниченного доступа.

7.2.6. Если запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией.

7.2.7. Если в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых ТНО, или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

7.2.8. Если запрашиваемая информация опубликована в средстве массовой информации или размещена в сети Интернет, в ответе на запрос ТНО ограничивается указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации или электронного адреса официального сайта.

7.3. Сроки рассмотрения запросов о предоставлении информации

Поступившие в ТНО запросы в письменной форме, в день их поступления подлежат регистрации в БД «Канцелярия ЗГ» и подлежат рассмотрению в течение 30 дней со дня их регистрации в ТНО.

Запрос, поступивший из ЦА ФНС России, рассматривается в сроки, установленные в поручении.

7.3.1. Если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, начальник Подразделения ДОУ вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 15 дней, с уведомлением пользователя информацией об отсрочке в течение 7 дней со дня регистрации запроса.

7.3.2. Если отдел не располагает запрашиваемой информацией, то в соответствующий отдел согласно компетенции запроса, направляется служебная записка за подписью начальника Подразделения ДОУ.

Отдел предоставляет необходимую информацию в срок, не превышающий 10 дней.

При невозможности предоставить указанную информацию отдел в течение 3 дней направляет служебную записку с указанием причины непредставления информации.

7.3.3. Если запрашиваемые сведения, по мнению начальника Подразделения ДОУ, могут относиться к сведениям ограниченного распространения, то проект ответа на запрос незамедлительно направляется на согласование в соответствующий отдел, в функции которого входит комплексная защита информации.

Согласование либо мотивированный отказ в согласовании проводится в срок, не превышающий 2 рабочих дней.

7.4. Подготовка ответа на запрос о предоставлении информации

Ответ пользователю информацией подготавливается, согласовывается, утверждается в Подразделении ДОУ и регистрируется в электронной форме (без бумажного документирования) в БД «Исходящие».

7.5. Копия ответа на запрос, поступивший из ЦА ФНС России, направляется с сопроводительным письмом в структурное подразделение ЦА ФНС России, направившего запрос.

Допускается ответ на запрос направлять в два адреса: пользователю информацией и структурное подразделение ЦА ФНС России. В этом случае подготовка сопроводительного письма не требуется.

7.6. Отправка ответа пользователю информацией на бумажном носителе осуществляется аналогично п. 6.6.4 Типовой инструкции.

8. Управление документами в системе электронного

документооборота (СЭД-Регион)

8.1. Доступ к работе в СЭД-Регион должны иметь только зарегистрированные работники ТНО.

8.2. Включение документов в СЭД-Регион осуществляется посредством заполнения полей РК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК, размещения документа в СЭД-Регион.

8.3. В РК СЭД-Регион вносятся следующие сведения о поступивших (входящих) документах:

— наименование отправителя (ЦА ФНС России, ТНО, органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, гражданина);

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— дата поступления документа;

— входящий регистрационный номер;

— способ доставки документа;

— заголовок к тексту (краткое содержание документа);

— количество листов основного документа;

— отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

— резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, срок исполнения документа, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

— индекс дела по номенклатуре дел;

— сведения о переадресации документа;

— отметка о контроле;

— гриф ограничения доступа к документу;

— ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (кроме документов с пометкой «Для служебного пользования»);

— сведения об электронной подписи;

— почтовый адрес и электронный адрес отправителя.

8.4. В РК СЭД-Регион вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:

— наименование адресата (ЦА ФНС России, ТНО, органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, гражданина);

— фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— заголовок к тексту (краткое содержание документа);

— сведения о связанных документах;

— количество листов основного документа;

— отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

— индекс дела по номенклатуре дел;

— гриф ограничения доступа к документу;

— подразделение — ответственный исполнитель документа;

— сведения об электронной подписи;

— ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (кроме документов с пометкой «Для служебного пользования»);

— почтовый адрес и электронный адрес корреспондента;

— способ доставки документа адресату.

8.5. При включении в СЭД-Регион внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— гриф ограничения доступа к документу;

— наименование отдела, подготовившего документ;

— фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

— сведения о связанных документах;

— заголовок к тексту (краткое содержание документа);

— количество листов основного документа;

— отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

— индекс дела по номенклатуре дел;

— ссылки на файл документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (кроме документов с пометкой «Для служебного пользования»);

— наименование адресата(ов).

8.6. При включении в СЭД-Регион обращений граждан и организаций в РК вносятся следующие сведения о документе:

— фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

— наименование организации — адресата (проставляется признак «Обращение ЮЛ»);

— дата обращения гражданина, организации;

— регистрационный номер обращения;

— дата поступления обращения гражданина, организации;

— входящий регистрационный номер;

— краткое содержание обращения гражданина, организации;

— количество листов основного документа;

— отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

— индекс дела по номенклатуре дел;

— сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации);

— электронный адрес гражданина, организации;

— почтовый адрес гражданина, организации;

— способ доставки;

— вопрос по тематическому классификатору.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Организация контроля исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, мониторинг информации о ходе исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и отвечающего установленным требованиям исполнения поручений, зафиксированных в документах.

9.2. Контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами СЭД-Регион.

9.3. В настоящем разделе Типовой инструкции не рассматривается исполнение документов в процессе реализации ТНО государственных функций и предоставления государственных услуг.

Порядок контроля и сроки исполнения таких документов устанавливается соответствующими нормативными правовыми актами (как правило, административными регламентами).

Порядок контроля и сроки исполнения иных документов определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, с учетом требований, перечисленных в пп. 9.4 и 9.5 Типовой инструкции.

9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

— для документов, поступивших из ЦА ФНС России и высших органов государственной власти субъектов Российской Федерации, — со дня подписания (утверждения) документа;

— для обращений граждан и организаций, поступивших в ЦА ФНС России по вопросам, относящимся к компетенции территориального налогового органа, и перенаправленных в соответствующий ТНО, срок исполнения исчисляется со дня его регистрации в ЦА ФНС России. При перенаправлении обращения гражданина в сопроводительном письме, как правило, указывается контрольный срок исполнения;

— для обращений граждан и организаций, поступивших в подведомственные инспекции, по вопросам, относящимся к компетенции ТНО, и перенаправленных в вышестоящее ТНО, срок исполнения исчисляется со дня его регистрации в подведомственных инспекциях;

— для документов, поступивших из других органов государственной власти субъектов Российской Федерации, организаций, а также обращений граждан и организаций, поступивших непосредственно в ТНО, — со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день.

9.5. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

9.5.1. Поступившие из ЦА ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации:

— с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

— до конкретной даты исполнения — в день, предшествующий указанной дате;

— с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» или аналогичной пометкой — в течение 3 дней;

— с пометкой «Оперативно», «В возможно короткие сроки» — в 10-дневный срок;

— остальные — в течение одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

9.5.2. По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатским запросам) — в течение 30 дней.

9.5.3. По запросам, поступившим из правоохранительных органов, — в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

9.5.4. По протестам прокурора — в течение 10 дней или в срок, установленный в документе; по представлениям прокурора — в течение месяца.

9.5.5. По запросам судебных приставов-исполнителей — в течение семи дней.

9.5.6. По запросам средств массовой информации — в течение семи дней.

9.5.7. По запросам финансовых (арбитражных) управляющих — в течение семи дней с момента получения запроса.

9.5.8. По обращениям уполномоченного по правам предпринимателей в субъекте Российской Федерации — в течение 15 дней со дня получения <19>.

———————————

<19> Ответ на обращение уполномоченного по правам предпринимателей в субъекте Российской Федерации направляется за подписью должностного лица, которому оно непосредственно было адресовано.

9.5.9. По запросам, поступившим из Общественной палаты, — в течение 30 дней со дня получения, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой, не позднее чем 14 дней. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

9.5.10. Все остальные документы исполняются в срок не более месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

9.5.11. Если в резолюции к документу указан более короткий срок, чем срок, предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, документ исполняется в срок в соответствии с резолюцией. Если в резолюции к документу указан более длительный срок, чем срок, предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, по инициативе исполнителя в СЭД-Регион в РК входящего документа указывается новая резолюция и документ исполняется в срок в соответствии со скорректированной резолюцией.

9.6. Контроль исполнения документов, подписанных Руководителем

9.6.1. Подразделение ДОУ осуществляет контроль исполнения подписанных (утвержденных) Руководителем:

— резолюций по документам, поступившим в ТНО;

— резолюций по документам, созданным в ТНО;

— приказов и распоряжений;

— протоколов Коллегии и совещаний.

Контролю подлежат пункты резолюций по документам, приказам, распоряжениям и протоколам Коллегии, имеющих конкретный срок исполнения.

9.6.2. Контроль документов, к которым Руководитель в резолюции добавил текст «Доложите», осуществляется в следующем порядке.

Для контрольных документов срок для доклада устанавливается равным половине срока исполнения поручения, указанного в резолюции. Для неконтрольных документов — 10 дней.

Начальник отдела — ответственный исполнитель (как правило) или заместитель Руководителя — организатор исполнения поручения обязан в установленные сроки доложить Руководителю предложения по порядку выполнения поручения. В ходе доклада Руководитель может просмотреть готовящиеся материалы, дать уточняющие указания, запросить необходимую подборку документов.

После получения информации о докладе Руководителю Подразделение ДОУ устанавливает окончательный срок исполнения поручения в соответствии с указанием по исполнению документа.

9.6.3. Если по объективным причинам (требуется получение результатов выездной налоговой проверки, требуется проведение судебного разбирательства, в случае запроса документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц и т.д.) исполнение поручения, поставленного на контроль в Подразделении ДОУ, в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за три дня до его истечения представляет в адрес Руководителя мотивированную служебную записку, оформленную в соответствии с требованиями пункта 5.1 Типовой инструкции, о продлении срока исполнения. В адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием срока представления окончательного ответа.

Сроки поручений с отметками «Срочно» и «Оперативно» не продлеваются.

9.6.4. Информация о продлении срока Руководителем фиксируется в РК документа в Подразделении ДОУ.

9.6.5. Приостанавливать или отменять исполнение подписанных Руководителем указаний по исполнению документов, приказов и распоряжений имеет право только Руководитель.

9.6.6. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления в Подразделение ДОУ отделом — исполнителем документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Руководителя к служебной записке отдела, оформленной в соответствии с требованиями пункта 5.1 Типовой инструкции.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлением его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

9.6.7. Если от гражданина или организации неоднократно поступали обращения по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел — ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, адресованную Руководителю, координирующему деятельность соответствующего отдела.

В случае принятия положительного решения, в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью Руководителя, а в Подразделение ДОУ предоставляется уведомление в электронной форме для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем гражданина или организации по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

9.6.8. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в ТНО для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

— визуализированного файла ответа заявителю, данного ТНО;

— визуализированного файла ответа заявителю, данного подведомственной инспекцией (при наличии), с сопроводительным письмом ТНО.

9.6.9. Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии (или их отдельные пункты) считаются исполненными и снимаются с контроля на основании поступившего в Подразделение ДОУ в электронной форме указания должностного лица ТНО, ответственного за осуществление контроля исполнения соответствующего документа, к служебной записке отдела — исполнителя.

Снятие с контроля приказов, распоряжений, протоколов Коллегии (или их пунктов), в которых не определено должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением данных документов, осуществляется на основании предъявления отделом — исполнителем в Подразделение ДОУ копий материалов, подтверждающих выполнение поручений, содержащихся в таком документе.

При наличии поручений подведомственным инспекциям (при наличии) в приказах, распоряжениях и протоколах Коллегии, контроль исполнения и обобщение представляемой информации осуществляет отдел — ответственный исполнитель.

9.6.10. Продление сроков исполнения приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и поручений Руководителя по служебным запискам отделов допускается, когда исполнение соответствующего документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. По таким документам отдел — ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование продления срока исполнения.

Оформление и направление служебных записок, адресованных Руководителю, осуществляется в соответствии с требованиями п. 5.1 Типовой инструкции.

9.6.11. Для принятия мер по обеспечению исполнения документов в Подразделении ДОУ готовятся следующие контрольно-аналитические материалы <20>.

———————————

<20> Перечень контрольно-аналитических материалов по контролю исполнения документов может быть расширен и закреплен в индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО.

Руководителю:

— еженедельные, квартальные и годовые справки по исполнению документов, приказов и распоряжений, контроль которых осуществляет Подразделение ДОУ;

— ежемесячные и годовые справки по работе с обращениями граждан.

Заместителям Руководителя:

— ежедневные справки по исполнению документов, контроль которых осуществляет Подразделение ДОУ, по отделам, деятельность которых координирует заместитель Руководителя.

Начальникам отделов:

— еженедельную информацию о неисполненных документах, приказах и распоряжениях, контроль которых осуществляет Подразделение ДОУ и срок исполнения которых истек или истекает.

9.7. Контроль исполнения документов, подписанных Заместителем Руководителя

9.7.1. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями Заместителей Руководителя по исполнению документов осуществляется:

— по обращениям граждан — Подразделением ДОУ;

— по остальным документам, в том числе обращениям организаций — работниками приемных Заместителей Руководителя.

Работники приемных обязаны регулярно докладывать Заместителям Руководителя о ходе исполнения документов, ежедневно представлять справки о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

9.7.2. Если для исполнения документов, поставленных на контроль Заместителем Руководителя, необходимо провести выездную налоговую проверку, получить результаты судебного разбирательства или иные документы, на представление которых требуется более одного месяца, ответственный исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет Заместителю Руководителя, подписавшему указание по исполнению документа, служебную записку о продлении срока исполнения. При положительном решении заместителя Руководителя в адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием срока представления окончательного ответа.

При этом в РК документа работником, осуществляющим контроль, вносится соответствующая запись, а срок исполнения документа устанавливается в соответствии с датой, указанной в промежуточном ответе.

9.7.3. Поручение Заместителя Руководителя считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления отделом — исполнителем работнику приемной документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение Заместителя Руководителя может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Заместителя Руководителя по исполнению документа к служебной записке отдела, оформленной в соответствии с требованиями пункта 5.2 Типовой инструкции.

Снятие документа с контроля оформляется работником, осуществляющим контроль, в СЭД-Регион отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

9.7.4. Если от гражданина или организации неоднократно поступали обращения по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел — ответственный исполнитель представляет Заместителю Руководителя, координирующему деятельность соответствующего отдела, мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

В случае принятия положительного решения, в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью Заместителя Руководителя, а в Подразделение ДОУ предоставляется уведомление в электронной форме для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем гражданина или организации по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

9.7.5. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в ТНО, для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

— визуализированного файла ответа заявителю, данного ТНО;

— визуализированного файла ответа заявителю, данного подведомственной инспекцией (при наличии), с сопроводительным письмом ТНО.

9.8. Контроль исполнения документов в отделе

9.8.1. Если в ходе исполнения документа, поступившего из Подразделения ДОУ (без указания по исполнению документа Руководителя, Заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом отделе ТНО, об этом незамедлительно сообщается в Подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.

9.8.2. Информация о ходе исполнения документов, о продлении сроков исполнения, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, либо иное основание для снятия с контроля) заносится в СЭД-Регион (в БД «Канцелярия отдела») непосредственным исполнителем документа или работником отдела, ответственным за ведение делопроизводства.

9.8.3. Делопроизводители отделов обязаны регулярно информировать начальников отделов о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

9.8.4. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу.

Снятие документа с контроля оформляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, в СЭД-Регион (в БД «Канцелярия отдела») отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

10. Документальный фонд ТНО

Документы, созданные и полученные в процессе деятельности ТНО, образуют документальный фонд этого ТНО.

10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела, обеспечивает систематизацию, индексацию дел, порядок формирования, учета дел в делопроизводстве, сроки их хранения и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда ТНО.

10.1.2. Номенклатура дел включается в СЭД-Регион в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД-Регион.

В ТНО создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

10.1.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел отделов ТНО постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

10.1.4. В ТНО составляются номенклатуры дел отделов ТНО (приложение N 15) и номенклатура дел ТНО (приложение N 16).

При составлении номенклатуры дел в части определения сроков хранения следует руководствоваться Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

10.1.5. Номенклатура дел отдела ТНО составляется Делопроизводителем отдела, согласуется с Подразделением ДОУ, работником Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО) и направляется в Подразделение ДОУ в электронном виде со служебной запиской.

Номенклатура дел отделов ТНО на следующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущего календарного года.

При создании в текущем календарном году нового номенклатурного дела отдел ТНО информирует Подразделение ДОУ о необходимости включения в номенклатуру дел нового дела, путем представления через СЭД-Регион служебной записки с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела. Для возможности добавления вновь создаваемых дел допускается наличие резервных номеров в конце каждого раздела номенклатуры дел.

10.1.6. Вновь созданный или реорганизованный отдел ТНО разрабатывает номенклатуру дел отдела и представляет ее в Подразделение ДОУ в срок не позднее даты начала деятельности отдела (или новой структуры отдела) в порядке, установленном п. 10.1.5 Типовой инструкции, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел ТНО.

10.1.7. Номенклатура дел ТНО:

— составляется Подразделением ДОУ на основе номенклатур дел отделов;

— визируется работником Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО);

— подписывается начальником Подразделения ДОУ;

— согласуется с ЦЭК (ЭК) ТНО и не реже одного раза в 5 лет с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела) <21>;

———————————

<21> Если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела отказывается от сотрудничества с ТНО (отсутствует договор о сотрудничестве), допускается утверждение номенклатуры дел ТНО Руководителем после согласования их с ЦЭК (ЭК).

— утверждается руководителем ТНО.

10.1.8. Номенклатура дел ТНО в конце каждого года утверждается руководителем ТНО и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел ТНО являются наименования отделов, содержащие цифровое обозначение.

Разделы номенклатуры дел ТНО должны содержать все отделы утвержденной структуры ТНО. Цифровые обозначения отделов присваиваются непосредственно в ТНО и могут не совпадать с порядковыми номерами, указанными в утвержденной структуре.

В отделах, осуществляющих несколько функциональных обязанностей, разделы номенклатуры дел допускается разделять на подразделы в соответствии с функциональными обязанностями и индексацию дел производить в пределах подразделов.

Допускается создавать разделы в номенклатуре дел ТНО для постоянно действующих комиссий (подкомиссий), рабочих групп и т.д.

10.1.10. В номенклатуру дел ТНО и отделов включаются заголовки дел, отражающие деятельность отделов ТНО, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.); документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов. Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

10.1.11. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

10.1.12. Графы номенклатуры дел ТНО и отделов заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы дел.

Индекс дела состоит из установленного в ТНО цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для переходящих дел и для однородных дел в пределах разных отделов ТНО.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности, конкретный состав которых определяется характером и содержанием документов дела:

— название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

— название ТНО и его отделов;

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документа дела;

— название территории, с которой связано содержание документов дела;

— дата (период), к которым относятся документы дела;

— указание на наличие копий документов дела.

Если дело состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Например: «Приказы Управления (Межрегиональной инспекции) по основной деятельности».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: «Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических проверок».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с инспекциями ФНС России по Республике Карелия по вопросам налогообложения».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: «Годовые отчеты УФНС России о работе автотранспорта».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Например: «Годовой отчет о начислении и поступлении налогов по форме 1-НМ».

Заголовки томов, уточняющие содержание заголовка дела, включаются в сводную номенклатуру дел после общего заголовка и нумеруются через дробь.

Например:

16-01 — Налоговые паспорта организаций — общий заголовок дела;

16-01/01 — Налоговый паспорт «Авиационные линии Кубани»;

16-01/02 — Налоговый паспорт «ОАО Краснодаргазстрой»;

16-01/03 — Налоговый паспорт «ОАО Краснодаррегионгаз»… и т.д.,

где:

16 — индекс отдела;

01 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела;

/01, /02, /03 — номер уточненного заголовка тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел рекомендуется использовать формулировки статей Типового и Ведомственного перечня документов.

В графе 3 по окончании календарного года указывается количество фактически сформированных дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статьи по перечню документов, использованному при определении сроков хранения дел.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие. Переходящие дела в номенклатуре дел — это те дела, которые Делопроизводители отделов ТНО не закрывают в конце уходящего года, они переходят на следующий год и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

10.1.13. По завершении календарного года в каждом отделе ТНО оформляется итоговая запись к номенклатуре дел отдела, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов, частей (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в Подразделение ДОУ со служебной запиской в электронном виде.

10.1.14. На основе полученных из отделов данных Подразделением ДОУ по завершении календарного года формируется:

— итоговая запись номенклатуры дел ТНО о категориях и количестве дел, заведенных в течение года;

— дополнение к номенклатуре дел ТНО, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел отделов указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел ТНО.

Дополнение к номенклатуре дел ТНО подписывается начальником Подразделения ДОУ и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел ТНО.

10.2. Формирование дел и их текущее хранение в отделах ТНО

10.2.1. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

— документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

— в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

— документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

— в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

— в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

— приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);

— факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

— в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

— дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов (рекомендуется 200 листов) при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

— документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

10.2.2. При формировании дел в отделах необходимо учитывать особенности, характерные для отдельных категорий документов.

Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ — ответ помещается за документом — просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его органов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств в пределах календарного года.

10.2.3. Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в Архив ТНО <22> или выделения к уничтожению осуществляется в отделах по месту их формирования.

———————————

<22> Передача документов на централизованное хранение в филиалы ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России осуществляется в соответствии с Порядком централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3», утвержденным приказом ФНС России от 01.02.2022 N ЕД-7-10/74@.

10.2.4. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

10.2.5. В отделах ТНО Делопроизводители отделов обеспечивают сохранность документов и дел в соответствии с Правилами 526.

Дела размещают в рабочих комнатах на стеллажах, в шкафах, сейфах.

Дела для их учета и поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.

10.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение в Архив ТНО и Государственный архив

10.3.1. Подготовка отделами документов и дел к передаче на архивное хранение в Архив ТНО предусматривает:

— проведение экспертизы ценности документов;

— оформление дел в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 17);

— составление описей дел по результатам экспертизы их ценности (приложение N 18).

10.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ТНО создается ЦЭК (ЭК), действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК) и утверждаемого приказом ТНО. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в отделах ТНО работниками отделов перед передачей дел на архивное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Типового и Ведомственного перечней документов, номенклатуры дел отделов.

Дела с отметкой «ЭПК», проставленной в номенклатуре дел отделов к сроку хранения, подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Дела с отметкой «ЦЭК», проставленной в номенклатуре дел отделов к сроку хранения, подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, имеющих длительное практическое значение. Срок хранения выявленных в таких делах документов может быть продлен в установленном порядке.

10.3.3. По результатам экспертизы ценности документов Делопроизводителями отделов ежегодно составляется опись дел отделов, а также проводится оформление дел в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование отдела ТНО, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Дела постоянного и временных сроков хранения <23>, в том числе по личному составу, передаются вместе с описями дел отделов в Архив ТНО через два года после завершения дел в делопроизводстве, но не позднее трех лет с момента завершения дел в делопроизводстве.

———————————

<23> Решение о передаче дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения в Архив Управления (Межрегиональной инспекции) или об их хранении в отделах, с последующим уничтожением в установленном порядке, принимается Руководителем и оформляется организационно-распорядительным документом.

Описи дел отделов составляются в двух экземплярах: один передается в Архив ТНО, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

10.3.4. При составлении описей дел отделами соблюдаются следующие требования:

— заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел отдела. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел;

— порядок нумерации дел в описи — валовый;

— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками обозначение дел словами «то же» не допускается, одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью);

— графа «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и другое.

В опись постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером, а многотомные дела вносятся по порядку номеров томов.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Описательная статья содержит следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела (тома).

В описи дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) вместо количества листов в деле (томе) указывается количество томов дела. Опись дел отдела ТНО подписывается начальником отдела.

10.3.5. Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки описей дел ТНО постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (приложение N 19 — 21), предисловия к описям дел и исторической справки к фонду, которые в рамках подготовки документов и дел к передаче в Государственный архив формирует Архив ТНО.

10.3.6. При подготовке описей дел ТНО постоянного хранения и по личному составу проводится экспертиза ценности документов. Для ее организации и проведения создается и утверждается приказом ТНО ЦЭК (ЭК), действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК).

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел ТНО, правильность определения сроков хранения дел, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.3.7. В ходе подготовки описей дел ТНО постоянного хранения Архив ТНО проводит проверку наличия и состояния документов и дел, и при необходимости возвращает их в отдел-исполнителя, для осуществления переоформления дел постоянного срока хранения для их последующей передачи в Государственный архив.

10.4. Передача дел на хранение в Архив ТНО и выдача дел из Архива ТНО

10.4.1. Передача документов в Архив ТНО осуществляется по графику, составленному работником Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО), согласованному с начальником отдела, передающего документы в Архив ТНО, и утвержденному руководителем ТНО.

10.4.2. Передача дел производится по описям дел отделов ТНО.

10.4.3. В период подготовки дел отделами к передаче в Архив ТНО работником Архива ТНО предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, подготовленных для передачи. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов обязаны устранить в двухнедельный срок.

10.4.4. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Архив ТНО Делопроизводителями отделов (ответственность за сохранность документов при транспортировке и за сдачу их в Архив ТНО несет отдел, передающий документы).

10.4.5. Прием дел производится работником Архива ТНО в присутствии Делопроизводителя отдела с проставлением в двух экземплярах описей дел отдела отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Архива ТНО и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе «Примечание» номенклатуры дел ТНО проставляется отметка «Передано в архив, опись от…. N….».

10.4.6. При ликвидации или реорганизации отдела с передачей функций другим отделам Делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) отдела в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив ТНО независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие отделы (в случае реорганизации).

Передача дел в Архив ТНО при ликвидации отдела осуществляется по описи дел отдела.

В случае реорганизации отдела с передачей функций другим отделам передача дел осуществляется по описи дел отдела и оформляется актом приема-передачи дел (приложение N 22). Опись дел и акт приема-передачи оформляются в 3-х экземплярах. Первый экземпляр подписанных документов передается в Архив ТНО, а второй и третий остаются в качестве контрольного экземпляра в отделах.

10.4.7. Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении в Архиве ТНО, подлежат учету.

10.4.8. Работниками Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО) проводится проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях в Архиве ТНО не реже одного раза в 10 лет.

Проверка наличия проводится путем сверки статей Описи номенклатуры дел ТНО с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 23).

10.4.9. В случае утраты документов и дел составляется акт об утрате документов (приложение N 24), проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Акт об утрате документов согласуется с ЦЭК (ЭК) и ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела).

10.4.10. Выдача дел или копий документов дела из Архива ТНО отделам осуществляется на основании служебной записки либо с разрешения начальника Подразделения ДОУ и регистрируется в книге выдачи дел.

При этом копии документов с пометкой «Для служебного пользования» выдаются из Архива ТНО только при наличии письменного согласия отдела, передавшего эти документы в Архив ТНО; направляются со служебной запиской Подразделения ДОУ и регистрируется в книге выдачи дел.

Дела выдаются из Архива ТНО во временное пользование работникам отделов на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

10.4.11. Выдача дел или копий документов дела иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям осуществляется на основании их письменных запросов и с разрешения руководителя ТНО или иного уполномоченного им лица.

При этом копии документов с пометкой «Для служебного пользования» направляются с сопроводительным письмом в запросившие их государственные органы, органы местного самоуправления и организации при наличии письменного согласия отдела, передавшего эти документы в Архив ТНО.

Выдача дел из Архива ТНО во временное пользование государственным органам, органам местного самоуправления и организациям подтверждается актом выдачи дел во временное пользование (приложение N 25).

10.4.12. Перед выдачей документов (дел) и их копий из Архива ТНО проверяется соответствие заголовка дела и обязательных реквизитов документа. При возвращении документов (дел) в Архив ТНО проверяется состояние документов (дел) в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов работниками Архива ТНО составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 26).

Акт о неисправимых повреждениях архивных документов согласуется с ЦЭК (ЭК) и ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела).

10.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения <24> в Архиве ТНО

———————————

<24> Документы и дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), хранящиеся в отделах ТНО, срок хранения которых истек, включаются в перечень документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, и передаются в Архив ТНО.

10.5.1. Ежегодно работниками Архива ТНО проводятся мероприятия по уничтожению:

— документов и дел с истекшими сроками хранения, руководствуясь Правилами 526, настоящей Типовой инструкцией, Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

— документов с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, руководствуясь Порядком 97.

10.5.2. Мероприятия по уничтожению предполагают последовательное проведение следующих этапов:

— этап 1: согласование описей дел постоянного хранения и по личному составу на заседании ЦЭК (ЭК) и их утверждение (согласование) с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела) <25>;

———————————

<25> Если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела отказывается от сотрудничества с ТНО (отсутствует договор о сотрудничестве), допускается утверждение описей дел ТНО постоянного хранения и по личному составу Руководителем после их согласования с ЦЭК (ЭК).

— этап 2: подготовка и согласование с отделами перечня документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению (приложение N 27), в отношении документов, срок хранения которых истек к 1 января текущего года;

— этап 3: подготовка, согласование на заседании ЦЭК (ЭК) и утверждение Руководителем ТНО в текущем году акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 28), составленного на основании согласованных отделами перечней документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению;

— этап 4: организация в текущем году мероприятий по физическому уничтожению документов.

10.5.3. Перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, составляются работником Архива ТНО после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу Руководителем ТНО.

10.5.4. Дела включаются в перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, после истечения по состоянию на 1 января текущего года, установленного для них Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами срока хранения. Например, дела с 5-летним сроком хранения, законченные в делопроизводстве в 2015 году, могут быть включены в перечень документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, составленный не ранее 1 января 2021 года.

Дела с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

10.5.5. Перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, направляются на согласование отделам ТНО по средствам СЭД-Регион.

10.5.6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составленный на основании согласованных отделами перечней документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК).

10.5.7. Согласованный на заседании ЦЭК (ЭК) акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, утверждается Руководителем ТНО и выделенные дела передаются на физическое уничтожение.

10.5.8. Уничтожение документов до утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, запрещается.

10.5.9. Способ уничтожения бумажных документов, не подлежащих хранению, выбирается при условии, что будет исключена возможность восстановления, ознакомления с ними посторонних лиц, а также неполное их уничтожение.

Допускается уничтожение документов способом сжигания, химической обработки активными веществами, воздействующими на бумагу и превращающими ее в однородную массу, или измельчением на промышленном шредере.

При выборе вида уничтожения способом сжигания необходимо отследить, чтобы все папки с документами прогорали до основания.

При выборе вида уничтожения способом измельчения на промышленном шредере документы должны измельчаться на полосы шириной не более 12 мм, после чего смешиваться с другими сортами макулатуры.

Документы утилизируются в присутствии уполномоченных лиц или при условии проведения видеоконтроля и фотофиксации. Документы нельзя отправить на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

10.5.10. Оказание услуг по физическому уничтожению документов, не подлежащих хранению и не имеющих пометки «Для служебного пользования», проводится соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

10.5.11. После передачи документов на физическое уничтожение делается соответствующая запись в акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

10.5.12. По факту физического уничтожения документов составляется акт об уничтожении документов на бумажных носителях, не подлежащих хранению. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, содержащих конфиденциальную информацию, может оформляться отдельным актом.

10.5.13. После уничтожения дел в номенклатуре дел ТНО проставляется отметка («Уничтожено. См. акт от… N…»).

Приложения

Приложение N 1

Форма акта сдачи-приемки дел и документов

Продолжение приложения N 1

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела (документа)

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 2

МИНФИН РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

УПРАВЛЕНИЕ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФНС России по Волгоградской области)

пр. им. Ленина, 90, Волгоград, 400005

Телефон: (8442) 74-29-05; Телефакс: (8442) 74-29-41;

www.nalog.gov.ru

N

На N

Образец углового бланка письма ТНО

Приложение N 3

МИНФИН РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

УПРАВЛЕНИЕ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФНС России по Волгоградской области)

РУКОВОДИТЕЛЬ

пр. им. Ленина, 90, Волгоград, 400005

Телефон: (8442) 74-29-05; Телефакс: (8442) 74-29-41;

www.nalog.gov.ru

N

На N

Образец углового бланка письма Руководителя

Приложение N 4

МИНФИН РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

УПРАВЛЕНИЕ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФНС России по Волгоградской области)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

пр. им. Ленина, 90, Волгоград, 400005

Телефон: (8442) 74-29-05; Телефакс: (8442) 74-29-41;

www.nalog.gov.ru

N

На N

Образец углового бланка письма Заместителя Руководителя

Приложение N 5

МИНФИН РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФНС России по Волгоградской области)

ПРИКАЗ

«__» __________ 20

г.

N ________________

город

Образец продольного бланка приказа ТНО

Приложение N 6

МИНФИН РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФНС России по Волгоградской области)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«__» __________ 20

г.

N _____________

город

Образец продольного бланка распоряжения ТНО

Приложение N 7

МИНФИН РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФНС России по Волгоградской области)

ПРОТОКОЛ

«__» __________ 20

г.

N _____________

город

Образец продольного бланка протокола

Приложение N 8

ПРАВИЛА

СОСТАВЛЕНИЯ И РАСПОЛОЖЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события (в протоколах), зафиксированного в документе.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Датой акта может являться:

— дата события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Если авторами документа являются две и более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Документы, изданные двумя и более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

— арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 06.12.2022 <26>;

———————————

<26> Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль.

— словесно-цифровым способом, например: 6 декабря 2022 г.

Дата документа проставляется при его регистрации, утверждении должностным лицом или при его составлении (например, заявление, объяснительная записка).

Допускается проставление даты подписания или утверждения документа работниками Подразделения ДОУ, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

01.09.2022 N 02-43/08610

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления» (в бланках писем).

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита подпись.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

письмо <наименование автора документа> от 16.03.2022 N <…>.

2. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, присваиваемый при регистрации и состоящий из порядкового номера документа, который дополняется цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

Регистрационные номера исходящих документов состоят из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например:

03-10/543 или 12-2-03/123,

где 03-10 и 12-2-03 — индекс дела по номенклатуре дел, 543 и 123 — порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива документов.

Регистрационный номер документа, отправленного в электронной форме по СЭД или электронной почте, дополняется знаком @, являющимся неотъемлемой частью номера.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в зоне расположения этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.

Регистрационный номер документа, изданного совместно ТНО и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Реквизит используется в бланках писем, включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

4. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается. Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

В остальных случаях место издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления: г. Новосибирск, г. Клин Московской области.

5. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами ФНС России.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись (пометка) «Для служебного пользования», которая дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже ограничительной надписи (пометки) через 1 межстрочный интервал.

Гриф ограничения доступа к документу рекомендуется печать тем же размером шрифта, что и текст документа.

Например:

Для служебного пользования

Экз. N 2

6. Адресат

Реквизит используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и др.).

Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа организаций, структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностное лицо, гражданин.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или выравниваются по ширине относительно самой длинной строки. При наличии грифа ограничения доступа к документу реквизит «адресат» размещается под ним.

Строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, органа местного самоуправления, организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, фамилия, инициалы лица указываются в дательном падеже. Например:

Руководителю Федеральной

налоговой службы

Егорову Д.В.

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание. Например:

Наименование

государственного органа

Начальнику Департамента

(наименование)

генерал-майору полиции

Фамилия И.О.

При адресовании письма в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование государственного органа (организации) в именительном падеже. Например:

Федеральная налоговая служба

или:

ФНС России

При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения. Например:

Федеральная налоговая служба

Административно-контрольное управление

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы. Например:

ФНС России

Начальнику Финансового

управления

Балашовой И.Е.

При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения, адресат указывается обобщенно. Например:

Руководителям

территориальных органов

Федерального казначейства

в субъектах Российской

Федерации

При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям, под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

Руководителям органов

исполнительной власти

Республики Калмыкия

(по списку)

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки. Список рассылки оформляется отдельным файлом в произвольной форме и прикладывается к документу, но его наличие в РК не является обязательным.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО «Строймонтажсервис»

ул. Строительная, д. 125/2,

г. Волжский,

Волгоградской области,

404113

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента. Например:

Фамилия И.О.

ул. Весенняя, д. 5, кв. 124,

Москва, 119235

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается; должен быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Министерство

экономического развития

Российской Федерации

abcd@gov.ru

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, организации, находящиеся в ведении ФНС России, и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

В документах, направляемых в ТНО (всем или по списку), адресаты указываются по следующей форме:

Например:

Управления ФНС России

по субъектам Российской

Федерации

Межрегиональные инспекции

ФНС России

Организации, находящие в

ведении ФНС России

7. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется на документах, подлежащих утверждению должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или организационно-распорядительным документом (например, приказом, распоряжением, протоколом).

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, в именительном падеже, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель УФНС России

по Тверской области

(личная подпись)

(инициалы, фамилия)

«__» ____________________________ 2022 г.

При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек), согласованного с наименованием утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

(Регламент)

УТВЕРЖДЕН

приказом УФНС России

по Ростовской области

от 15.06.2022 N 125

(Правила)

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом УФНС России

по Астраханской области

от 20.06.2022 N 105

(Инструкция)

УТВЕРЖДЕНА

приказом УФНС России

по Волгоградской области

от 24.06.2022 N 113

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения), и гриф утверждения.

Например:

Приложение N 3

УТВЕРЖДЕН

приказом УФНС России

по Волгоградской области

от 24.06.2022 N 110

8. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом для всех документов (за исключением телеграмм и документов, имеющих текст небольшого объема в 4 — 5 строк), включает краткое содержание документа и вносится в соответствующее поле РК СЭД-Регион.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?» (или «о ком?»):

приказ (о чем?) о премировании работников;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) об участии в совещании.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В приказах, распоряжениях и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются.

Заголовок к служебному письму печатается шрифтом размером N 11 — 12. Заголовок к приказу, распоряжению и другим документам с продольным расположением реквизитов печатается шрифтом размером N 13 — 14.

9. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст печатается на расстоянии 2 — 3-межстрочных интервалов (24 — 36 пт) от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа печатается одним размером шрифта, не допускается использование разных размеров шрифта в одном тексте.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа.

Во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты — арабскими. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

В приказах (распоряжениях), изданных единолично, текст документа излагается от первого лица единственного числа («приказываю:»).

В приказах, изданных совместно с двумя и более государственными органами, текст документа излагается от первого лица множественного числа («приказываем:»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа — «решила(о):», «постановляет:».

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа — «слушали», «постановили».

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например, «ФНС России направляет…».

Если письмо оформлено на бланке Руководителя, Заместителя Руководителя, то в отдельных случаях допускается излагать текст от первого лица единственного числа («прошу…», «направляю…»).

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от края листа — 10 мм.

10. Отметка о приложении

Реквизит содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.

Отметка о приложении оформляется под текстом через один межстрочный интервал от границы левого поля одним из следующих способов:

— если приложение названо в тексте, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение:

1. Статистическая отчетность на 4 л. в 1 экз.

2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Минюста России от 14.04.2022 N 02-22 и приложение к нему, всего на 34 л.

— если документ имеет приложение в виде файла, созданного с помощью специализированной программы (например, табличного редактора), допускается не указывать количество листов приложения:

Приложение: в электронном виде.

— если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:

Приложение: Соглашение о сотрудничестве от 12.04.2022 N 65 в 2 экз.

— если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому из них:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

— если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение: Аналитическая справка о… на 20 л., Справка_195.pdf.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив. Например:

Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip).

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: …(приложение)… или …(приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: …(приложение N 1);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2

к приказу ФНС России

от 08.04.2022 N ЕД-7-12/280

Строки реквизита выравниваются по левому краю.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом ФНС России

от 08.04.2022 N ЕД-7-12/280

Если одним распорядительным документом утверждается несколько документов, на каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.

11. Гриф согласования документа

Гриф проставляется на документах, согласованных органами власти, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющимся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель руководителя

Федеральной налоговой службы

(личная подпись)

(инициалы, фамилия)

«__» __________ 2022 г.

Если согласование осуществляется совещательным, координационным, методическим или иным органом, в грифе согласование указывается наименование органа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:

СОГЛАСОВАНО

Методологическим советом

ФНС России по совершенствованию

системы налогового администрирования

(протокол от __________ N ____)

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНО

письмом Федерального архивного

агентства от 30.03.2020 N 01-15/155-К

12. Виза

Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

На бумажном носителе осуществляется визирование:

— приказов, распоряжений по отдельным кадровым и финансовым вопросам, перечень которых устанавливается Руководителем;

— писем, приказов, распоряжений с пометкой «Для служебного пользования»;

— писем в ТНО, входящих в Перечень документов 1067.

Визирование остальных служебных документов осуществляется в электронной форме средствами СЭД-Регион.

Визирование приказов и распоряжений на бумажном носителе оформляется на листе согласования (приложение N 13). Для приказов и распоряжений, согласованных в электронном виде, электронный лист согласования распечатывается.

Для служебных писем, визируемых на бумажном носителе:

— если письмо направляется в бумажном виде от 1 до 4 адресатам, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа отдельного (визового) экземпляра служебного письма, который оформляется либо на чистом листе бумаги формата A4 (без бланка), либо с использованием электронного шаблона бланка;

— в остальных случаях визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Для служебного письма на 1 листе визирование допускается оформлять на визовом экземпляре.

Если проект служебного письма визируется на бумажном носителе, виза включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости — наименование должности. Все указанные реквизиты вписываются ручкой, расшифровка подписи карандашом не допускается.

13. Подпись

В приказах, распоряжениях ТНО в реквизите «подпись» содержится полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы имени, отчества и фамилия. Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Например:

Руководитель Управления

Федеральной налоговой службы

по Волгоградской области

И.О. Фамилия

личная подпись

или

Руководитель УФНС России

по Волгоградской области

И.О. Фамилия

личная подпись

или

Руководитель

И.О. Фамилия

личная подпись

Если документ оформляется на бланке Руководителя, Заместителя Руководителя, то подпись включает личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию. Наименование должности в подписи не указывается, но может включать классный чин.

Если документ оформляется на бланке ТНО, то подпись включает наименование должности, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Например:

Начальник отдела работы

с налогоплательщиками

И.О. Фамилия

личная подпись

Если документ оформляется не на бланке, то в подписи содержится полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени, отчества и фамилия. Например:

Заместитель руководителя

УФНС России

по Волгоградской области

И.О. Фамилия

личная подпись

При подписании документа исполняющим обязанности должностного лица подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Например:

И.о. руководителя

УФНС России

по Волгоградской области

И.О. Фамилия

личная подпись

или:

Исполняющий обязанности

руководителя УФНС России

по Волгоградской области

И.О. Фамилия

личная подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Электронный документ, после визуализации содержит отметку об электронной подписи (информацию о сертификате УКЭП подписавшего лица).

14. Отметка об электронной подписи

Реквизит используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями. Например:

Заместитель Руководителя

К.Н. Чекмышев

15. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Перечень документов, подлежащих удостоверению гербовой печатью в ТНО, утверждается приказом ТНО.

Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ или на месте, обозначенном «МП» («Место печати»), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).

16. Отметка об исполнителе

Реквизит включает фамилию, имя и отчество исполнителя (ответственного исполнителя), номер его телефона (с указанием добавочного номера при наличии). Например:

Шильников Андрей Александрович

+7(495) 913-00-00, доб. 2672

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля и печатается шрифтом N 10. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

При подготовке документов, адресуемых в ЦА ФНС России, другие ТНО, организациям, находящимся в ведении ФНС России, сведения о номере телефона исполнителя дополняются номером внутренней телефонной нумерации с указанием кода зоны телефонной нумерации <27>, например:

———————————

<27> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть предусмотрено дополнение отметки об исполнителе сведениями о часовой зоне относительно московского времени (например, МСК+7).

Шильников Андрей Александрович

+7(495)913-01-67

8(99)26-72

При подготовке служебных (докладных) записок, адресуемых Руководителю, Заместителям Руководителя, начальникам отделов ТНО, указываются фамилия, имя и отчество исполнителя и номер внутренней телефонной связи, например:

Шильников Андрей Александрович

26-72

17. Отметка о заверении копии

Отметка оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно

Консультант отдела кадров

УФНС России

по Волгоградской области

Дата

Подпись

И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью ТНО:

«Подлинник документа находится в УФНС России по Волгоградской области в деле N 12-04 за 2017 г.».

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Листы многостраничных документов нумеруются. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети Интернет, СЭД и др.), заверяются электронной подписью Руководителя или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

— наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

— наименования документов, копии которых направляются получателю;

— названия файлов документов с указанием форматов файлов;

— дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

Заверенную копию документа выдает тот отдел ТНО, в котором находится его подлинник.

Приложение N 9

МИНФИН РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕСПУБЛИКЕ КАЛМЫКИЯ

(УФНС России по Республике Калмыкия)

Образец оформления полного протокола

Приложение N 10

Образец оформления краткого протокола

Приложение N 11

Примерная форма

Приложение N 12

РУКОВОДИТЕЛЬ

УПРАВЛЕНИЯ ФНС РОССИИ ПО СУБЪЕКТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Фамилия И.О. начальника отдела,

которому дается поручение

Фамилии И.О. начальников

отделов — соисполнителей

Фамилии И.О.

заместителей Руководителя,

курирующих

исполнителя и соисполнителей

Текст поручения

Срок

+ Фамилии И.О. должностных лиц,

которым

документ направляется для информации

_______________ И.О. Фамилия

«__» _________________ 20__ г.

___________________________

К служебной записке от

__.__. 20__ N _________________

Образец бланка резолюции по документу, подлежащему

докладу Руководителю

Приложение N 13

Должность

Фамилия И.О.

Подпись

Дата

Примечание

Заместитель Руководителя Управления (Межрегиональной инспекции)

Начальник отдела, подготовившего проект документа

Наименование структурного подразделения/Должность

ФИО

Дата

Согласование/Несогласование

(+/-)

Примечание

Образец оформления Листа согласования к приказу

(распоряжению) ТНО

———————————

<28> Листы электронного согласования хранятся в Подразделении ДОУ и являются неотъемлемой частью приказа (распоряжения) ТНО.

Приложение N 14

ЛИСТ РАССЫЛКИ

приказа (распоряжения)

____________________________________________________________

(краткое содержание приказа, распоряжения)

N п/п

Кому

Отметка

(+)

1.

Схема 1

(….)

2.

Схема 2

(….)

…

…

8.

Схема __

(….)

9.

По списку:

Начальник отдела

Ф.И.О.

исп.

Телефон

Образец оформления Листа рассылки приказа (распоряжения)

Приложение N 15

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во томов (частей)

Срок хранения и N статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет вкл.)

ИТОГО:

Приложение N 16

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Управления

(Межрегиональной инспекции)

N _______

Подпись

Расшифровка подписи

на 20__ год

«__» ______________ 20__ г.

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения и N статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет вкл.)

ИТОГО:

———————————

<29> При наличии договора.

Приложение N 17

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ

НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Частичное оформление дел на бумажном носителе, подлежащих передаче в Архив ТНО, предусматривает:

— оформление реквизитов обложки дела (приложение N 29).

Полное оформление дел на бумажном носителе, подлежащих передаче в Архив ТНО, предусматривает:

— оформление реквизитов обложки дела (приложение N 29);

— подшивку документов в дело или переплет дела;

— нумерацию листов в деле;

— составление листа-заверителя дела (приложение N 30);

— составление внутренней описи документов дела (приложение N 31).

1. Оформление реквизитов обложки дела

1.1. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

1.2. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

1.3. На обложке дела указываются реквизиты:

— наименование фондообразователя (наименование ТНО);

— наименование отдела фондообразователя, делопроизводственный номер (индекс) дела (индекс дела по номенклатуре дел);

— заголовок дела;

— дата дела (тома);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела и номер статьи по перечню;

— архивный шифр дела (для дел постоянного хранения).

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

1.3.1. Наименование ТНО указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием организации — источника комплектования (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, ТНО было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

1.3.2. Наименование структурного подразделения: записывается название отдела в соответствии с утвержденной структурой;

1.3.3. Делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел ТНО, если дело состоит из нескольких томов, то на обложке указывается номер очередного тома;

1.3.4. Заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел ТНО, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и другое;

1.3.5. Дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за… год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом работником кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

1.3.6. Количество листов в деле: количество пронумерованных в деле листов проставляется в листе-заверителя дела, без учета количества листов внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

1.3.7. Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи по перечню» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Типовом или Ведомственном перечне документов (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные), федеральных законах, иных нормативно правовых актах.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

1.3.8. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в Архиве ТНО только после включения этих дел в описи дел ТНО, утвержденных (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела) уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела (до этого он проставляется карандашом).

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

1.4. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов Государственного архива и ТНО по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

2. Подшивка документов в дело или переплет дела

2.1. Документы в делах постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

2.2. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

2.3. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

2.4. Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

2.5. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в установленном порядке.

2.6. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

3. Нумерация листов в деле

3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

3.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

3.3. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

3.4. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

3.5. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

3.7. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

3.8. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

3.9. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

3.9. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле; во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Архив ТНО или Государственный архив допускается по согласованию с соответствующим архивом употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

4. Составление листа-заверителя дела

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись) по установленной форме, помещаемый в конце дела на отдельном листе.

4.1. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.), наличие пропущенных и литерных номеров дела.

4.2. Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

5. Составление внутренней описи документов дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

5.1. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, в целях учета и более быстрого нахождения документов в деле.

5.2. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все относящиеся к ним приложения.

5.3. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись наклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.4. Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

5.5. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

5.6. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

5.7. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Приложение N 18

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

Наименование отдела

ОПИСЬ N <1> _____

дел _____________________

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения <*>

Количество листов <**>

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Название раздела

В данную опись внесено

дел,

(цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера

Начальник отдела

Управления (Межрегиональной инспекции)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата _____________

Передал

дел и

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

ответственного за составление описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата _____________

Принял

дел и

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности

работника архива Управления (Межрегиональной инспекции)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата _____________

———————————

<1> Номер описи состоит из индекса отдела с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

<**> В графе указывается количество томов для документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Опись дел постоянного срока хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет) срока хранения, временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Приложение N 19

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

Фонд N ____

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Управления

(Межрегиональной инспекции)

ОПИСЬ N ____

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за ______________ год

Подпись

Расшифровка подписи

«__» ______________ 20__ г.

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 20

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

Фонд N ____

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Управления

(Межрегиональной инспекции)

ОПИСЬ N ____

дел постоянного хранения

за ______________ год

Подпись

Расшифровка подписи

«__» ________________ 20__ г.

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Приложение N 21

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

Фонд N ____

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Управления

(Межрегиональной инспекции)

ОПИСЬ N ____

дел по личному составу

за ______________ год

Подпись

Расшифровка подписи

«__» _______________ 20__ г.

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 22

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела, передающего дела

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела, принимающего дела

подпись

расшифровка подписи

подпись

расшифровка подписи

«__» _______________ 20__ г.

«__» _______________ 20__ г.

АКТ

N

приема-передачи дел

Приложение N 23

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

Руководитель Управления

(Межрегиональной инспекции)

N

подпись

расшифровка подписи

проверки наличия и состояния архивных документов

«__» _______________ 20__ г.

Фонд N

Название фонда

Номера описей

Проверка проводилась с

по

Проверкой установлено:

1. Числится по описям дел

ед. хр.

(количество)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеют литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи

ед. хр.

(количество)

б) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи

ед. хр.

(количество)

2.2. Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи

ед. хр.

(количество)

б) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи

ед. хр.

(количество)

2.3. Другие, в результате чего объем

увеличился на

ед. хр.

(количество)

уменьшился на

ед. хр.

(количество)

3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок

ед. хр.

(количество)

4. Не оказалось в наличии

ед. хр.

(количество)

5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи)

ед. хр.

(количество)

из них требующих:

а) дезинфекции

ед. хр.

(количество)

б) дезинсекции

ед. хр.

(количество)

в) реставрации

ед. хр.

(количество)

г) переплета или подшивки

ед. хр.

(количество)

д) восстановления затухающих текстов

ед. хр.

(количество)

е) неисправимо поврежденных

ед. хр.

(количество)

6. Имеется не включенных в описи

ед. хр.

(количество)

7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи), имеющихся в наличии

ед. хр.

(количество)

8. Характеристика условий хранения

Проверку производили:

(наименование должности работника)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(наименование должности работника)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Приложение N 24

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

Руководитель Управления

(Межрегиональной инспекции)

N

(подпись)

(расшифровка подписи)

об утрате документов

«__» _________________ 20__ г.

Фонд N

(название фонда)

В результате

установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п

Опись N

Ед. хр. N

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7

Итого

ед. хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими

ед. хр.:

(номера ед. хр. и их групповые заголовки)

(наименование должности руководителя архива; лица, ответственного за архив)

(подпись)

(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО <*>

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

архивного учреждения

Протокол ЦЭК (ЭК) Управления

(Межрегиональной инспекции)

от

N

от

N

Изменения в учетные документы архива внесены.

(наименование должности работника архива)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата __________

———————————

<*> Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Приложение N 25

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

АКТ

N

о выдаче дел во временное пользование

(наименование организации, ее адрес, почтовый индекс)

На основании

(указывается основание)

(для какой цели выдаются ед. хр.)

выданы единицы хранения Фонда N

(название фонда)

N п/п

Опись N

Ед. хр. N

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Всего выдается

ед. хр.,

(цифрами и прописью)

срок возвращения

.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дела, полученные во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

(наименование должности руководителя организации, выдающей дела)

(наименование должности руководителя организации-получателя)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата

Дата

Печать организации

Печать организации

Приложение N 26

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

Руководитель Управления

(Межрегиональной инспекции)

N

(подпись)

(расшифровка подписи)

о неисправимых повреждениях архивных документов

«__» _______ 20__ г.

Фонд N

(название фонда)

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п

Опись N

Ед. хр. N

Заголовок поврежденных ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Сущность и причины повреждения

1

2

3

4

5

6

7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных

ед. хр.

(цифрами и прописью)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

(наименование должности руководителя архива; лица, ответственного за архив)

(подпись)

(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО <*>

Протокол ЦЭК (ЭК) Управления

(Межрегиональной инспекции

Протокол ЭПК

архивного учреждения

от

N

от

N

Изменения в учетные документы архива внесены.

(наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата ____________

———————————

<*> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Приложение N 27

п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Номер описи <*>

Номер ед. хр. по описи

Количество ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

———————————

<*> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графы 4 и 5 не заполняются.

Приложение N 28

УПРАВЛЕНИЕ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Управления

(Межрегиональной инспекции)

АКТ

N

подпись

расшифровка подписи

о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

«__» _________________ 20__ г.

На основании

(название и выходные данные перечня документов с указаниями сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы Фонда N

(название фонда)

п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Номер описи <*>

Номер ед. хр. по описи

Количество ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

ИТОГО

ед. хр. за

годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за

годы утверждены ЭПК

(наименование архивного учреждения)

(протокол от

N

)

Наименование должности руководителя архива (лица,

ответственного за архив)

подпись

расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Управления

(Межрегиональной инспекции)

от

N

———————————

<*> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графы 4 и 5 не заполняются.

Продолжение приложения N 28

(продолжение или оборотная сторона)

Документы в

ед. хр.

на бумажном носителе весом

кг сданы на уничтожение;

Наименование должности работника, сдавшего документы

(подпись)

(расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата _________

Приложение N 29

(наименование государственного архива)

(наименование Управления (Межрегиональной инспекции))

(наименование отдела)

ДЕЛО N

ТОМ N

Заголовок дела

Крайние даты

На

листах <*>

Ф. N

Хранить

Оп. N

Д. N

———————————

<*> Не указывается для документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения).

Приложение N 30

ЛИСТ — ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

В деле подшито и пронумеровано

лист(ов),

(цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе:

литерные номера листов:

пропущенные номера листов:

+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата _____________

Приложение N 31

N п/п

Регистрационный индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Подробности

Опубликовано: 13.04.2022 15:53

Просмотров: 344

Распоряжение от 21.02.2022 г. № 36 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Сандатовского сельского поселения». Скачать (формат — .doc)