Проект обращения к руководству

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

• гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
• коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
• просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
• приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
• напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• сопроводительная, например, опись вложений;
• поздравление;
• требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
• обращение к адресату — по центру;
• преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
• основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

• использовать достоверную информацию;
• излагать информацию кратко и доступно;
• использовать деловой стиль;
• не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
• не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Образец, как писать официальное письмо:

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

Правила составления:

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Отправка электронного письма начальнику — это эффективный способ сообщить о любых изменениях, вопросах и важной информации, касающейся задач и проектов. Если ваша должность требует, чтобы вы обращались к своему руководителю, знание того, как составить профессиональное электронное письмо, может оказаться полезным для вас.

В этой статье мы обсудим, почему вам может понадобиться написать письмо начальнику, объясним, как написать его профессионально, а также предоставим шаблоны и примеры, которые вы можете использовать при написании письма.

Зачем писать письмо начальнику?

На рабочем месте принято обращаться к своему руководителю с любыми вопросами или просьбами. Вот несколько причин, по которым вы можете написать электронное письмо своему начальнику:

• Запрос на отгул

• Задать вопрос, связанный с рабочим местом

• Подтверждение выполненного задания

• Просьба о продлении срока выполнения задания

• Выражение благодарности и признательности

• Обмен важной информацией относительно задачи или проекта

Как написать электронное письмо своему руководителю

Следуйте этим шагам, чтобы помочь себе в написании электронного письма руководителю:

1. Определитесь с причиной написания письма

Прежде чем написать письмо, определите причину, по которой вы обращаетесь к своему руководителю. Это поможет вам не сбиться с пути при составлении письма и убедиться, что вы включили всю необходимую информацию. Например, если вы хотите попросить изменить сроки выполнения проекта, обязательно укажите предыдущий срок, новый запрашиваемый срок и причину изменения.

2. Добавьте соответствующую тему письма

В теме письма следует кратко изложить причину вашего обращения. Отправка соответствующей темы письма поможет вашему руководителю найти письмо, понять, чего ожидать, и определить приоритетность письма по степени важности и срочности. Вот несколько примеров тематических строк, которые вы можете включить в письмо своему руководителю:

• [Название проекта или задачи] завершено [дата]

• Вопрос по [теме]

• Просьба о предоставлении отгула с [дата] по [дата]

• Запрос на продление для [название проекта]

• Спасибо за [причину]

3. Включите приветствие

Приветствие — это первая строка вашего письма, сразу после темы. Укажите имя и должность, по которым ваш руководитель предпочитает, чтобы вы его называли, и укажите их в приветствии по электронной почте. Например, если ваш начальник предпочитает, чтобы его называли по имени, то вы можете обратиться к нему следующим образом. Если вы не уверены в том, какое имя и должность предпочитает ваш руководитель, то можете использовать его фамилию. Вот некоторые примеры приветствий:

• Уважаемый господин. Smith

• Здравствуйте, госпожа. Гарсия

• Добрый день, Марк

4. Укажите причину, по которой вы пишете это письмо

После приветствия включите вступительное предложение, в котором укажите причину вашего письма. В начале письма объясните причину своего поступка, чтобы письмо было кратким и ясным. Вот несколько примеров вступительного предложения:

• Я пишу сегодня, чтобы поблагодарить вас за [причина].

• Я обращаюсь к вам, чтобы подтвердить, что [название задачи или проекта] было выполнено в [дата и время].

• Я хотел бы попросить отгул с [дата] по [дата].

• Я и моя команда хотели бы попросить продлить срок выполнения [название задачи или проекта] с [первоначальный срок] до [новый срок].

5. Дать объяснение

Если возможно, предоставьте подробности или объяснение причины вашего обращения по электронной почте. Может быть полезно дать объяснение, чтобы ваш руководитель имел представление о ситуации, однако вы можете опустить любую не относящуюся к делу или личную информацию. Вот несколько примеров:

• Это важно, потому что [укажите причину].

• Ваша помощь была полезна для [объяснить преимущества].

• Это изменение необходимо, потому что [укажите причину].

6. Перечислите действия, которые необходимо выполнить вашему руководителю

После объяснения не забудьте включить информацию о любых заданиях, которые необходимо выполнить вашему руководителю после ознакомления с вашим письмом. Это может быть утверждение предложения по проекту или изменение сроков, проверка льгот на отгулы или принятие решения по проекту. Вот несколько примеров:

• После изучения прилагаемой информации, пожалуйста, [описание необходимых действий].

• Пожалуйста, сообщите мне [информация о предмете].

7. Добавьте заключение

Заключение — это последняя строка вашего письма, в которой вы можете поблагодарить руководителя за уделенное время, повторить важную информацию или предложить ему задать любые вопросы по содержанию вашего письма. Вот несколько примеров заключительных строк:

• Спасибо, что уделили время рассмотрению этого письма.

• Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы.

• Вы можете связаться со мной с дальнейшими вопросами или для получения дополнительной информации.

8. Включите подпись

В своей подписи укажите свое полное имя и должность, чтобы руководитель мог вас идентифицировать. Вот несколько примеров подписей к электронным письмам:

• Искренне, Карен Джонс, старший представитель по работе с клиентами

• Еще раз спасибо, Дэниел Самсон, младший инженер-программист

• С наилучшими пожеланиями, Эндрю Тури, техник ИТ-службы

Советы по написанию электронного письма своему руководителю

Вот несколько советов, которые вы можете использовать при составлении электронного письма своему руководителю:

Будьте лаконичны

Излагайте содержание письма кратко, включая ключевые моменты и исключая лишнюю информацию. Старайтесь использовать короткие и простые предложения, которые передают суть сообщения, чтобы ваш руководитель мог быстро понять причину вашего письма.

Используйте свою рабочую электронную почту

Когда вы пишете своему руководителю, лучше всего использовать свой рабочий адрес электронной почты, чтобы сохранить профессионализм и убедиться, что ваш руководитель получит ваше письмо своевременно. Некоторые рабочие места отфильтровывают электронные письма с личного почтового ящика сотрудника.

Убедитесь, что это легко понять

Поскольку руководители получают различные электронные письма в течение дня, убедитесь, что ваше письмо легко понять, на случай, если им понадобится пропустить его или быстро прочитать. Вы можете попросить доверенного коллегу прочитать ее, чтобы убедиться, насколько легко он сможет ее понять.

Проверьте

Перед отправкой письма обязательно вычитайте его, чтобы найти орфографические, грамматические ошибки и проблемы с форматированием. Отправка безошибочного электронного письма своему руководителю демонстрирует профессионализм и гарантирует, что руководитель поймет ваше сообщение.

Шаблоны электронных писем

Вот несколько шаблонов, которые вы можете использовать для составления письма своему руководителю:

Благодарственное письмо

Тема письма: Спасибо за [причина]

Уважаемый [имя руководителя],

Сегодня я пишу письмо, чтобы выразить свою благодарность за [причина]. Ваша помощь в работе над [название проекта или задачи] помогла нашей команде [перечислить преимущества помощи]. Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой информацией, содержащей [описание информации]. Спасибо, что уделили время на рассмотрение этого письма.

Искренне,
[Ваше имя и должность]

Просьба об отгуле

Тема письма: Запрос на отгул с [дата] по [дата]

Уважаемый [имя руководителя],

Я пишу сегодня, чтобы попросить отгул с [дата] по [дата]. У меня есть [задание, которое вы выполнили, чтобы подготовиться к отгулу]. Пожалуйста, свяжитесь с вами по любым вопросам, касающимся моего отгула. Спасибо за ваше время.

Искренне,
[Ваше имя и должность]

Подтверждение выполненного задания

Тема письма: [Название проекта или задачи] завершено в [дата и время]

Уважаемый [имя руководителя],

Я пишу сегодня, чтобы подтвердить, что моя команда выполнила [название задачи] в [дата и время]. Проект включает в себя [укажите соответствующую информацию о проекте]. Спасибо, что уделили время рассмотрению этого письма, и не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами по проекту.

Искренне,
[Ваше имя и должность]

Запрос на изменение сроков

Тема письма: [Название проекта] Запрос на изменение сроков с [дата] по [дата]

Уважаемый [имя руководителя],

Сегодня я пишу письмо, чтобы попросить продлить срок сдачи [название проекта] с [дата] до [дата]. Это изменение необходимо для того, чтобы у моей команды было достаточно времени для [задача] и [задача]. Я уверен, что мы сможем завершить проект к предложенному сроку. Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой информацией, содержащей [описание информации]. Спасибо, что уделили время на рассмотрение этого письма, и, пожалуйста, обращайтесь ко мне с любыми вопросами.

Искренне,
[Ваше имя и должность]

Обмен информацией

Тема письма: [Тип информации, которой вы делитесь] для [Название проекта или задачи]

Уважаемый [имя руководителя],

Я хочу сообщить вам [информацию] относительно [название проекта]. Эта информация показывает, что [дайте объяснение]. Важно иметь в виду, что [укажите подробную информацию о проекте]. В связи с этим я считаю, что мы должны [предлагаемое изменение в связи с информацией]. Благодарю вас за то, что уделили время изучению этого письма, и прошу обращаться ко мне с любыми вопросами относительно этой информации.

Искренне,
[ваше имя и должность]

Примеры электронных писем

Вот несколько примеров электронных писем от сотрудника своему руководителю:

Спасибо, электронная почта

Тема письма: Спасибо за дополнительные материалы по проекту

Уважаемая Елена,

Я пишу сегодня по электронной почте, чтобы выразить свою благодарность за дополнительные материалы, которые вы предоставили для исследовательского проекта моей команды. Ваша помощь в исследовательском проекте помогла нашей команде провести вдвое больше тестов и наблюдений, чем мы обычно делаем. Ознакомьтесь с прилагаемой информацией, содержащей благодарственные письма от каждого члена команды. Поблагодарите вас за то, что уделили время рассмотрению этого письма.

Искренне,
Кара Смит, ведущий разработчик проекта

Заявление на отгул

Тема письма: Просьба о предоставлении отгула с 10 по 15 июня

Уважаемый господин. Sharp,

Я пишу сегодня по электронной почте, чтобы попросить отгул с 10 июня 2021 года до 15 июня 2021 года. Я уже связался с членами моей команды по поводу моего отсутствия в течение этого времени. Пожалуйста, обращайтесь с любыми вопросами относительно моего отгула. Спасибо, что уделили время рассмотрению этого письма.

Искренне,
Фред Ковальски, младший техник по кодированию

Подтверждение выполненного задания

Тема письма: Выплата заработной платы завершена 31021 в 5:15 p.m.

Дорогая Кэтрин,

Я пишу сегодня по электронной почте, чтобы подтвердить, что моя команда завершила начисление заработной платы за последний период 10 марта 2021 года в 5:15 вечера.m. В проект также были включены все сотрудники, принятые на работу после 16 февраля 2021 года, и все сотрудники, которые недавно внесли изменения в свое рабочее время. Спасибо, что уделили время рассмотрению этого письма, и не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами по проекту.

Искренне,
Ханна Лоури, младший бухгалтер

Запрос на изменение крайнего срока

Тема письма: Запрос на изменение крайнего срока анализа затрат за период продаж с 51021 на 51321

Уважаемая госпожа. Маршалл,

Я пишу сегодня, чтобы попросить продлить срок выполнения проекта по анализу затрат на весенний период продаж с 10 мая 2021 года до 13 мая 2021 года. Это изменение необходимо для того, чтобы у моей команды было достаточно времени для оценки всех продаж и точного выполнения расчетов. Я уверен, что мы сможем завершить проект к предложенному сроку. Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой информацией, содержащей обновленные указания по проекту в соответствии с обновленными сроками. Спасибо за то, что уделили время рассмотрению этого письма, и, пожалуйста, свяжитесь со мной по любым вопросам.

Искренне,
Сандра Армстронг, финансовый консультант

Совместное использование информации

Тема письма: Маркетинговая информация для осенней линии одежды

Уважаемая Регина,

Я хочу сообщить вам о маркетинговой статистике, касающейся запуска осенней линии одежды. Эта информация показывает, что наша целевая аудитория на 40% чаще просматривает нашу рекламу в социальных сетях, чем на телевидении. Важно помнить, что реклама в социальных сетях обычно дешевле, чем реклама на телевидении. В связи с этим я считаю, что мы должны рассмотреть возможность переноса всей нашей рекламы в социальные сети, поскольку именно там находится основная часть нашей аудитории. Спасибо, что уделили время рассмотрению этого письма, и, пожалуйста, обращайтесь ко мне с любыми вопросами относительно этой информации.

Искренне,
Лорен Глисон, специалист по маркетингу

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Самоловских Наталья
Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2023 году, и пойдет речь ниже.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Также официальное письмо должно быть:

• емким;
• грамотным;
• сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Образец официального делового письма

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

• этикета;
• делопроизводства.

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

• дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
• обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
• адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
• обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

• одна сторона производит продукцию;
• вторая заинтересована в ее приобретении.

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

• отправка образцов товара;
• получение допсведений о продукции;
• согласование действий и не только.

Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

• произвести оплату в установленные сроки;
• отгрузить товар;
• предоставить те или иные образцы продукции;
• принять на работу сотрудника и не только.

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

• Смена графика работы;
• о пролонгации договора;
• о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

• рассмотреть вопрос;
• выполнить что-либо.

Обычно с помощью этого вида переписки:

• запрашивается информация;
• доносятся сведения до адресата;
• излагаются просьбы разного характера.

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

• Скачать бланк письма обращения
• Скачать образец письма обращения

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

• просьбу;
• обращение;
• требование.

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

• продажа некачественного товара;
• отмена сделки купли-продажи товаров;
• просьба о замене товара и не только.

• Скачать письмо руководителю — образец 1
• Скачать письмо руководителю — образец 2

Шаблон прикреплен ниже.

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

• обсуждение сроков оплаты товара;
• просьба о зачете взаимных требований;
• информирование о смене расчетных счетов и так далее.

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Правила написания делового письма в 2023 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

• требующие ответа;
• не требующие ответного послания.

В первую группу попадают:

• обращения;
• требования;
• предложения и не только.

Во вторую включают:

• инструкции;
• приглашения;
• рекомендации;
• поздравления;
• благодарность;
• подтверждения в получении товара/услуги.

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

• коммерческая;
• некоммерческая.

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

• запрос;
• оферта;
• претензия;
• напоминание.

Некоммерческая корреспонденция:

• предупреждение;
• просьба;
• информационная рассылка и так далее.

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

• свободная форма с авторским текстом;
• написание по строго установленному образцу деловых писем.

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

• циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
• обычное – уходит от одной стороны другой;
• коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

• факсовое сообщение;
• электронная почта;
• почтовое отправление в конверте.

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

• излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
• использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
• тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
• склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
• устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
• похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
• ошибки в числительных;
• двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

• перемена местами структурных частей документа;
• несоблюдение правил оформления;
• использование в письме фамильярных обращений;
• неполные реквизиты.

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Источник статьи: http://businessman.ru/new-obrazcy-delovogo-pisma.html

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/

В данной статье подробно рассказывается как правильно надо писать письмо обращение к руководителю, и все что об этом надо знать. Написанное ниже расскажет о: правах граждан на жалобы, права их рассмотрения, обеспечение безопасностью, как производится регистрирование и перенаправление, как рассматривают и их сроки, как происходит прием и соблюдается ли контроль по правам.

Права граждан на обращения.

Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ (ред. от 27.11.2017) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» повествует о том, что каждый гражданин или юридическое лицо имеет правомерные действия на обращение, коллективное обращение в органы как государственные, муниципальные, так и к руководителям.

Просьба носит свободный характер, по своему желанию.

Право на рассмотрение обращения.

При рассмотрении обращения, каждый человек имеет право на следующие действия:

• Показать документы или потребовать их предъявления;
• Ознакомление с документацией по обращению, если не хранит государственную тайну;
• Получение ответа в письменной или электронной форме;
• Перенаправление обращения с жалобой в судебные органы.

Безопасность обращения.

Запрещены любые действия с угрозой безопасности и жизни за требование. Не допускается оглашение информации указанной в письме.

Существуют требования, которые необходимо выполнить для принятия обращения:

• Личные данные должностного лица;
• Свои инициалы;
• Данные почты для ответного отправления;
• Уведомление о переадресации;
• Изложение смысла просьбы;
• Число и роспись.

Если требуются дополнительные сведения, прикладывает причины, по которым произошла данная жалоба. Если просьба была в электронном формате, решение отправляется в таком же виде.

Регистрирование обращения и перенаправление.

Когда апелляционный документ поступил в соответствующие образования, его регистрируют в течение 3 дней. Если в наличие есть вопросы не входящие в компетенцию данного органа, его переадресовывают. Доходит до нужной организации он в 7 суток. Гражданина оповещают об этом.

Если таких структур несколько, копии обращения рассылают в эти учреждения в течение семи дней. Решение в этих органах должно быть выслано при необходимости.

Запрет на рассылку прошения, если оно подлежит обжалованию.

Рассмотрение обращения.

Руководитель обязан:

1. Объективно рассмотреть прошение, если требуется в присутствии гражданина;
2. Делает запрос на необходимые ему документы (за исключением органов дознания, суда);
3. Осуществляет восстановление прав гражданина;
4. Дать ответ на заявление;
5. Докладывает о перенаправлении в другой исполнительный орган.

Если произошло отправление в другую организацию, они обязаны предоставить сведения для решения проблемы в течение 15 дней. Кроме сведений охраняемых государством.

Решение по заявлению должно быть подписано руководителем учреждения. Далее документ отправляется либо по электронной почте, либо по почтовому адресу, смотря, как она поступила.

Сроки рассмотрения жалобы.

Предложения, полученные руководителем, рассматриваются в срок 30 дней со дня регистрирования. Если же это обращение в сфере миграции и нарушения этого законодательства, жалобы будет рассмотрена за 20 дней. В особых случаях, если это предусмотрено срок продлевается еще на месяц.

Прием граждан лично.

Сведения о приеме начальства доводят до человека лично. В определенных структурах потребуется предъявить паспорт. Сведения, сказанные устно, заносятся в дело обращения, и если позволяют условия, ответ будет дан также. Если жалоба поступила в письменной форме, ответ должен быть дан так же письменно. Если нет оснований для ответа, и обращение имеет отношение к другой структуре, гражданину разъясняют это.

Контроль правомерности соблюдения законодательных актов.

Должностные лица обязаны выявлять нарушение прав и свободы граждан, контролировать порядок жалоб и анализировать причины.

Если лицо обращалось в суд, с иском на руководителя организации для рассмотрения предложений, может потребовать возмещение убытков и компенсацию морального вреда.

За дачу ложных показаний гражданин несет ответственность перед законом, и все издержки судебного разбирательства будут приписаны ему.

 В этой статье вы узнали, как правильно надо писать письмо обращение к руководителю. Если у вас возникли вопросы и проблемы, требующие участие юристов, то вы можете обратиться за помощью к специалистам информационно-правового портала «Шерлок». Просто оставьте на нашем сайте заявку, и наши юристы вам перезвонят.