Программа экспресс для нотариусов инструкция пользования

Разделы базы знаний

База знаний разбита на разные разделы; выберите раздел, который Вам необходим. Вы также можете провести детальный поиск с помощью ключевых слов, введенных в строку навигации сбоку от этой заметки.

Система «Экспресс» разработана специально для нотариусов и включает в себя мощный генератор документов и удобный текстовый редактор.

5 декабря 2019 года компания Smart Engines сообщила, что более чем 6500 нотариусов РФ, которые применяют в своей работе систему автоматизации нотариального делопроизводства «ЭКСПРЕСС», доступна технология распознавания российского паспорта Smart IDReader. Она позволяет значительно упростить процедуру ввода данных клиента за счет возможности распознавания паспорта не только с помощью дорогостоящих специализированных сканеров документов, но и используя обычную web-камеру.

В технологии, примененной в системе «ЭКСПРЕСС», процесс распознавания паспорта ведется путем извлечения отдельных кадров из видеопотока. Данные, полученные от распознавания отдельных изображений, сводятся воедино с использованием алгоритмов межкадровой интеграции результатов распознавания, которые обеспечивают высокое качество и скорость распознавания независимо от технических возможностей используемой веб-камеры и внешних условий освещения. В случае, если первое полученное изображение позволяет уверенно распознать все реквизиты, то процесс распознавания останавливается. При этом доля ошибочного распознавания реквизитов значительно ниже, чем при ручном вводе данных.

Обеспечить охват более чем 80% рынка менее чем за 1.5 года нам позволило сотрудничество с компанией Триасофт, которая обладает значительным опытом работы в сложном и достаточно консервативном сегменте нотариальных услуг. Клиенты даже в таких, казалось бы, неповоротливых отраслях начинают постепенно отказываться от традиций и переходить к технологичным решениям, облегчающим выполнение рутинных функций пользователям и сокращающим время ожидания конечных клиентов,

Предложенное Smart Engines решение в области распознавания документов позволяет нашим клиентам сократить затраты на оборудование, сделать процесс ввода паспортных данных интуитивно понятным, быстрым, удобным и безопасным. По сути, автоматизированный ввод данных паспорта стал стандартным инструментом практически каждого нотариуса и помощника нотариуса в нашей стране, отмечает генеральный директор компании «Триасофт» Анатолий Гусев

2018

Распознавание паспорта РФ с помощью веб-камеры

17 сентября 2018 года Smart Engines сообщила что совместно с ТРИАСОФТ предложили нотариусам ИИ для распознавания паспорта РФ с веб-камеры.

В системе автоматизации нотариального делопроизводства «ЭКСПРЕСС» появилась возможность распознавать паспорт РФ с помощью обычной веб-камеры. Это позволит нотариусам сократить время обслуживания клиентов за счет отказа от планшетного сканирования документа и ручного ввода паспортных данных. Данная функциональность реализована на базе технологии искусственного интеллекта для распознавания документов Smart IDReader.

Паспорт является обязательным документом для проведения всех нотариальных действий. Теперь нотариусу или его помощникам для внесения в проекты документов паспортных данных нужно всего лишь поднести документ к веб-камере, чтобы получить максимально четкое изображение. Процесс ввода данных разворота 2 и 3 страниц паспорта РФ обычно занимает всего несколько секунд. Такое быстродействие стало возможным благодаря применению в Smart IDReader глубоких разреженных дискретных нейронных сетей. Фактически по цене веб-камеры нотариусы получают решение сравнимое по качеству работы с дорогостоящими специализированными паспортными сканерами.

С технической точки зрения распознавание с веб-камеры в системе «ЭКСПРЕСС» работает следующим образом. После запуска процесса происходит непрерывное фотографирование кадров из видеопотока. Каждый полученный кадр Smart IDReader обрабатывает как отдельное изображение, осуществляя на нем поиск документа и распознавание паспортных данных. После этого выполняется межкадровая интеграция результатов распознавания отдельных кадров. После распознавания всех полей процесс автоматически завершается.

Для того чтобы полностью распознать паспорт РФ достаточно, чтобы каждый реквизит был хорошо «виден» хотя бы на одном из обработанных изображений. Такой подход обеспечивает высокое качество и скорость распознавания независимо от технических возможностей используемой веб-камеры и внешних условий освещения. В случае, если все данные были уверенно распознаны уже на первом поступившем на обработку кадре, то процесс распознавания останавливается.

Кроме этого, если нотариус хочет использовать специализированный паспортный или обычный планшетный сканер, в системе «ЭКСПРЕСС» также поддерживается традиционная возможность распознавания паспорта РФ на отсканированных изображениях. В отличие от распознавания с веб-камеры, при работе со сканами на обработку в Smart IDReader передается одно изображение, но более высокого качества.

Совместно с коллегами из Smart Engines мы смогли предложить нашим пользователям очередной подход к распознаванию документов. На декабрь 2018 года на примере паспорта РФ можно сказать, что скорость распознавания с веб-камеры соизмерима, а с учетом времени на сканирование документа зачастую превышает скорость обработки на специальном паспортном сканере. Речь идет всего о 5-7 секундах на распознавание данных с разворота паспорта РФ. Учитывая то, что на декабрь 2018 года веб-камеры сейчас есть практически у всех, для нас это очень интересный опыт. Анатолий Гусев, генеральный директор компании «Триасофт»

Работа с компанией ТРИАСОФТ это возможность предложить наше решение тысячам нотариусов через партнера, которому они доверяют. Коллеги работают на ИТ рынке с 1993 года и их экспертиза в этом очень узкоспециализированном сегменте для нас крайне важна.

«Экспресс». Возможности

На сентябрь 2018 года при подготовке документа система «Экспресс»:

• расставляет введенные фамилии в документ в требуемых падежах и формирует связанные с ними слова и окончания;
• расписывает прописью введенные даты, суммы, доли, площади и т.д.;
• проверяет аресты и запрещения по фамилии владельца имущества;
• проверяет номерные доверенности в базе данных утраченных бланков;
• формирует текст документа и удостоверительную надпись;
• выравнивает границы текста документа, центрирует заголовки, выделяет ключевые слова;
• вычисляет тарифы;
• разбивает документ на страницы и обеспечивает равномерное заполнение страниц;
• сохраняет документ в архиве;
• печатает требуемое число подлинников и заданное число копий документа;
• по мере самообучения подсказывает ответы на задаваемые вопросы.

Такой подход позволяет готовить абсолютно корректные документы без напряжения внимания и с минимальными затратами времени.

Поставляемая с системой «Экспресс» библиотека содержит основные виды документов, встречающихся в нотариальной практике и может быть дополнена и модифицирована как самим пользователем, так и по его заказу.

Для каждого пользователя системы «Экспресс» может быть разработан свой индивидуальный фирменный стиль оформления документов, в результате чего документы будут легко узнаваемы и дополнительно защищены от подделки.

В случае необходимости в документах могут быть учтены особенности нотариальной практики конкретного региона. Формируемый системой архив документов позволяет легко найти любой подготовленный документ по его дате, реестровому номеру и ключевым словам.

При использовании локальной вычислительной сети система «Экспресс» обеспечивает формирование единого архива документов, доступного всем компьютерам, входящим в состав сети.

Для обеспечения тайны нотариальных действий подготовленные в системе «Экспресс» документы защищены от несанкционированного доступа с помощью программных и аппаратных средств.

Система «Экспресс» разработана специально для нотариусов и включает в себя мощный генератор документов и удобный текстовый редактор.

При подготовке документа Вы:

• выбираете нужный документ;
• отвечаете на задаваемые системой вопросы;

Вы отвечаете на вопросы в удобной для Вас форме — фамилии, имена, отчества и названия предприятий вводятся только один раз в именительном падеже, суммы, даты, доли, площади и т.д. вводятся цифрами.

При подготовке документа система «Экспресс»:

• расставляет введенные Вами фамилии в документ в требуемых падежах и формирует связанные с ними слова и окончания;
• расписывает прописью введенные Вами даты, суммы, доли, площади и т.д.;
• проверяет аресты и запрещения по фамилии владельца имущества;
• проверяет номерные доверенности в базе данных утраченных бланков;
• формирует текст документа и удостоверительную надпись;
• выравнивает границы текста документа, центрирует заголовки, выделяет ключевые слова;
• вычисляет тарифы;
• разбивает документ на страницы и обеспечивает равномерное заполнение страниц;
• сохраняет документ в архиве;
• печатает требуемое число подлинников и заданное число копий документа;
• по мере самообучения подсказывает Вам ответы на задаваемые вопросы.

Такой подход позволяет готовить абсолютно корректные документы без напряжения внимания и с минимальными затратами времени.

Поставляемая с системой «Экспресс» библиотека содержит основные виды документов, встречающихся в нотариальной практике и может быть дополнена и модифицирована как самим пользователем, так и по его заказу.

Для каждого пользователя системы «Экспресс» может быть разработан свой индивидуальный фирменный стиль оформления документов, в результате чего Ваши документы будут легко узнаваемы и дополнительно защищены от подделки.

В случае необходимости в документах могут быть учтены особенности нотариальной практики конкретного региона. Формируемый системой архив документов позволяет легко найти любой подготовленный Вами документ по его дате, реестровому номеру и ключевым словам.

При использовании локальной вычислительной сети система «Экспресс» обеспечивает формирование единого архива документов, доступного всем компьютерам, входящим в состав сети.

Для обеспечения тайны нотариальных действий подготовленные в системе «Экспресс» документы защищены от несанкционированного доступа с помощью программных и аппаратных средств.

Более подробно с возможностями системы «Экспресс» Вы можете ознакомиться, посмотрев эту презентацию.

В 2006 году в результате сотрудничества с Федеральной нотариальной палатой нашей компанией разработана и внедрена в эксплуатацию Единая информационная система нотариата Российской Федерации (ЕИС «еНот»). В настоящее время эта информационная система, созданная специально для нотариусов, функционирует уже во всех 84 регионах страны, объединяя в рамках корпоративной сети нотариусов и сотрудников нотариальных палат.

Основной задачей Единой информационной системы является обеспечение нотариусов своевременной и достоверной информацией, используемой ими в своей работе.

Специальная версия АРМ нотариуса «Экспресс» для администраций поселений предназначена для использования главами местных администраций и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления при совершении ими отдельных видов нотариальных действий в случае, если в поселении или расположенном на межселенной территории населенном пункте нет нотариуса.

Отличается от стандартной версии АРМ нотариуса «Экспресс» сокращённой библиотекой форм документов, содержащей только те виды нотариальных документов, которые предусмотрены ст.37 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате».

Система автоматизации нотариального делопроизводства Экспресс

Система «Экспресс» разработана специально для нотариусов и включает в себя мощный генератор документов и удобный текстовый редактор.

2019: Распознавание паспорта РФ с помощью Smart IDreader

5 декабря 2019 года компания Smart Engines сообщила, что более чем 6500 нотариусов РФ, которые применяют в своей работе систему автоматизации нотариального делопроизводства «ЭКСПРЕСС», доступна технология распознавания российского паспорта Smart IDReader. Она позволяет значительно упростить процедуру ввода данных клиента за счет возможности распознавания паспорта не только с помощью дорогостоящих специализированных сканеров документов, но и используя обычную web-камеру.

В технологии, примененной в системе «ЭКСПРЕСС», процесс распознавания паспорта ведется путем извлечения отдельных кадров из видеопотока. Данные, полученные от распознавания отдельных изображений, сводятся воедино с использованием алгоритмов межкадровой интеграции результатов распознавания, которые обеспечивают высокое качество и скорость распознавания независимо от технических возможностей используемой веб-камеры и внешних условий освещения. В случае, если первое полученное изображение позволяет уверенно распознать все реквизиты, то процесс распознавания останавливается. При этом доля ошибочного распознавания реквизитов значительно ниже, чем при ручном вводе данных.

2018

Распознавание паспорта РФ с помощью веб-камеры

17 сентября 2018 года Smart Engines сообщила что совместно с ТРИАСОФТ предложили нотариусам ИИ для распознавания паспорта РФ с веб-камеры.

В системе автоматизации нотариального делопроизводства «ЭКСПРЕСС» появилась возможность распознавать паспорт РФ с помощью обычной веб-камеры. Это позволит нотариусам сократить время обслуживания клиентов за счет отказа от планшетного сканирования документа и ручного ввода паспортных данных. Данная функциональность реализована на базе технологии искусственного интеллекта для распознавания документов Smart IDReader.

Паспорт является обязательным документом для проведения всех нотариальных действий. Теперь нотариусу или его помощникам для внесения в проекты документов паспортных данных нужно всего лишь поднести документ к веб-камере, чтобы получить максимально четкое изображение. Процесс ввода данных разворота 2 и 3 страниц паспорта РФ обычно занимает всего несколько секунд. Такое быстродействие стало возможным благодаря применению в Smart IDReader глубоких разреженных дискретных нейронных сетей. Фактически по цене веб-камеры нотариусы получают решение сравнимое по качеству работы с дорогостоящими специализированными паспортными сканерами.

С технической точки зрения распознавание с веб-камеры в системе «ЭКСПРЕСС» работает следующим образом. После запуска процесса происходит непрерывное фотографирование кадров из видеопотока. Каждый полученный кадр Smart IDReader обрабатывает как отдельное изображение, осуществляя на нем поиск документа и распознавание паспортных данных. После этого выполняется межкадровая интеграция результатов распознавания отдельных кадров. После распознавания всех полей процесс автоматически завершается.

Для того чтобы полностью распознать паспорт РФ достаточно, чтобы каждый реквизит был хорошо «виден» хотя бы на одном из обработанных изображений. Такой подход обеспечивает высокое качество и скорость распознавания независимо от технических возможностей используемой веб-камеры и внешних условий освещения. В случае, если все данные были уверенно распознаны уже на первом поступившем на обработку кадре, то процесс распознавания останавливается.

Кроме этого, если нотариус хочет использовать специализированный паспортный или обычный планшетный сканер, в системе «ЭКСПРЕСС» также поддерживается традиционная возможность распознавания паспорта РФ на отсканированных изображениях. В отличие от распознавания с веб-камеры, при работе со сканами на обработку в Smart IDReader передается одно изображение, но более высокого качества.

Работа с компанией ТРИАСОФТ это возможность предложить наше решение тысячам нотариусов через партнера, которому они доверяют. Коллеги работают на ИТ рынке с 1993 года и их экспертиза в этом очень узкоспециализированном сегменте для нас крайне важна.
Владимир Арлазаров, генеральный директор Smart Engines

«Экспресс». Возможности

На сентябрь 2018 года при подготовке документа система «Экспресс»:

• расставляет введенные фамилии в документ в требуемых падежах и формирует связанные с ними слова и окончания;
• расписывает прописью введенные даты, суммы, доли, площади и т.д.;
• проверяет аресты и запрещения по фамилии владельца имущества;
• проверяет номерные доверенности в базе данных утраченных бланков;
• формирует текст документа и удостоверительную надпись;
• выравнивает границы текста документа, центрирует заголовки, выделяет ключевые слова;
• вычисляет тарифы;
• разбивает документ на страницы и обеспечивает равномерное заполнение страниц;
• сохраняет документ в архиве;
• печатает требуемое число подлинников и заданное число копий документа;
• по мере самообучения подсказывает ответы на задаваемые вопросы.

Такой подход позволяет готовить абсолютно корректные документы без напряжения внимания и с минимальными затратами времени.

Поставляемая с системой «Экспресс» библиотека содержит основные виды документов, встречающихся в нотариальной практике и может быть дополнена и модифицирована как самим пользователем, так и по его заказу.

Для каждого пользователя системы «Экспресс» может быть разработан свой индивидуальный фирменный стиль оформления документов, в результате чего документы будут легко узнаваемы и дополнительно защищены от подделки.

В случае необходимости в документах могут быть учтены особенности нотариальной практики конкретного региона. Формируемый системой архив документов позволяет легко найти любой подготовленный документ по его дате, реестровому номеру и ключевым словам.

При использовании локальной вычислительной сети система «Экспресс» обеспечивает формирование единого архива документов, доступного всем компьютерам, входящим в состав сети.

Для обеспечения тайны нотариальных действий подготовленные в системе «Экспресс» документы защищены от несанкционированного доступа с помощью программных и аппаратных средств.

Обзор существующих программных решений для автоматизации деятельности нотариальной конторы

Главной задачей организации в нотариальной конторе является качественное выполнение предоставляемых услуг. Выполнить эту задачу помогает та или иная комплексная программа для нотариусов, обладающая широким спектром возможностей, а именно: учет оказанных нотариальных услуг и нотариальных консультаций по каждому клиенту, учет документов по каждой из консультации и многие другие. Пользуясь программой, которая предполагает систематизированный правовой учет и нотариальный контроль, руководство нотариальной конторы значительно облегчается. Владея значительным потенциалом, программа для нотариусов легко адаптируется под учет в нотариальной фирме. Такая программа по систематизации для нотариусов может осуществлять комплексный учет в нотариальной конторе. Система учета для нотариусов позволяет осуществлять нотариальный контроль и нотариальный учет.

Рассмотрим на примере несколько программных продуктов для автоматизации нотариальной конторы.

Программный продукт Нотариат, создан специально для автоматизации нотариального делопроизводства и документооборота, так любой специалист конторы легко и просто сможет создать документ любой сложности, соответствующий всем требованиям законодательства РФ .

Программный продукт полностью ориентирован на весь цикл нотариального документооборота, начиная с создания и удостоверения документа и заканчивая подачей отчетности в ИФНС по соответствующим формам.

Нотариат является одним из признанных лидеров на рынке программного обеспечения для автоматизации нотариального делопроизводства уже в течение 10 лет.

В продукт заложены опыт и знания постоянно практикующих нотариусов, а также самые передовые технологии, которые позволили разработать

Нотариат — это программный комплекс для нотариусов для подготовки и электронного хранения документов, автоматизации нотариального делопроизводства .

Создание, хранение нотариальных и ненотариальных документов на основе шаблонов нотариуса и обновляемой, встроенной библиотеки шаблонов. Автоматическое формирование текста документа и удостоверительной надписи. Накопление всей необходимой справочной информации. Автоматизация делопроизводства (в том числе формирование описей дел), формирование статистических отчетов и т.п.

Три главных логических элемента: Создать новый документ, Продолжить формирование, Архив нотариальных документов (рис 2).

Рис.2 Три главных логических элемента

В режиме создание нового документа, открывается дерево шаблонов, которые рассортированы по папкам. Пользователь самостоятельно может добавлять новые, удалять и изменять уже созданные шаблоны документов. Библиотека шаблонов может быть дополнена и изменена .

Внешний вид встроенного редактора привычен, приближен к Microsot Word, но ориентирован на нотариальную деятельность. Например, для ускоренного перемещения применяются специальные символы полей и $, которые при печати автоматически удаляются (рис. 3).

Рис. 3 Внешний вид встроенного редактора

В Нотариат предусмотрено несколько систем заполнения шаблонов: упрошенные (диалоговые окна и переключение при помощи мыши) и работа с горячими клавишами, которая значительно увеличивает скорость подготовки документа. Выбрав двух доверителей, добавляется информация для второго

Нотариат работает со справочниками, например, клиентов. Справочники заполняются автоматически, данные берутся из документов. Согласует род, падеж, число, пол. Формирует удостоверительную надпись Проверка паспорта на просроченность

Если документ готовится заранее, его можно отложить, задав название и расположение. Создание папок в отложенных

Переходим к следующей главной иконке Продолжить формирование. Перед нами открываются все документы, которые были отложены. Они отсортированы по дате. Можно воспользоваться поиском.

Открывая документ, подтверждаем дату. В документе подставляется актуальный на данный момент реестровый номер. Вносим изменения в текст, затем распечатываем.

Печать возможна на бланках единого образца, на обычной бумаге или на бумаге с нанесением номера бланка — Нотариат сам делает отметку на документе об используемых бланках.

После того, как документ распечатан, его можно сохранить в электронный реестр (Архив нотариальных документов).

Все сохраненные нотариальные документы хранятся в Архиве нотариальных документов. Поиск можно осуществить по любому атрибуту документа, в том числе и по его тексту. Например, ФИО участника, марка автомобиля или название организации .

Найденные документы. Можно внести изменения в существующие документы или создать на основе новый. При печати измененного документа ранее использованные бланки будут отмечены как испорченные. К документу можно прикрепить сканированные копии различных документов или видеозапись действия, посредством модуля видеосопровождения.

В архиве нотариальных документов Вы можете работать со статистикой и формировать различные отчеты. В том числе производить анализ архива на пропуски и повторения.

Выбираем требуемый шаблон, вводим количество сделанных копий, открываем документ, сохраняем. Программа сама проставит реестровые номера и учтет тариф.

В Нотариат нумерация реестров ведется автоматически, в каждый нотариальный документ вставляется реестровый номер. Формат и количество реестров настраивается один раз.

При внесении в Нотариат номенклатуры дел документы автоматически распределяются по томам и делам.

На основе данных электронного архива и номенклатуры дел Нотариат самостоятельно формирует описи.

В Нотариат можно учитывать доходы и расходы нотариуса и его нотариальной конторы. Автоматически формировать статистический отчет в части расходов. Программа может рассчитывать заработную плату сотрудников.

В Нотариат можно управлять действиями сотрудников. Например, определенным сотрудникам можно запретить просмотр финансовой информации и статистических данных.

Нотариат может работать в локальной сети нотариальной конторы. В сети все документы, шаблоны и данные едины.

Сканирование паспортов позволяет быстро и корректно внести данные паспорта гражданина в документ через сканер. Экономия времени ввода данных 4-5 раз.

Следующим популярным программным решением для автоматизации является программный продукт «Экспресс». Он является практическим единственной программой, по серьезному автоматизирующей подготовку текстов нотариальных документов и нотариальное делопроизводство .

В программе имеется обширная библиотека форм нотариальных документов и удобный механизм заполнения этих форм, позволяющий после окончания заполнения получить синтаксически и юридически правильный документ.

Программа формирует электронный реестр нотариальных действий, что очень удобно для поиска ранее удостоверенных документов и формирования статистической и финансовой отчетности.

Значительная часть рабочего времени нотариуса уходит на подготовку текстов нотариальных документов. Это достаточно трудоемкий процесс. Даже если в распоряжении нотариуса находится большое количество заранее подготовленных шаблонов, такая работа требует концентрации внимания и серьезных затрат времени.

Именно по этой причине подобная рутинная и далеко не всегда творческая работа в первую очередь нуждается в автоматизации.

Уникальная методика работы с документами, реализованная в «Экспресс», эффективно автоматизирует не только подготовку и печать текстов документов, но и многие другие аспекты нотариального делопроизводства.

Большинство документов, ежедневно создаваемых в нотариальной конторе, являются типовыми, и раз за разом нотариусу или его сотруднику приходится выполнять одни и те же постоянно повторяющиеся действия — взять подходящий шаблон документа, внести в него фамилии, адреса и паспортные данные действующих лиц, вставить в определенные места шаблона другую необходимую информацию, например, данные о правоустанавливающих документах, и так далее .

При этом обязательно требуется выполнить ряд мелких правок по тексту самого шаблона: согласовать падежи, заполнить удостоверительную надпись, расшифровать прописью суммы и даты, и многое, многое другое. Как показывает опыт, именно здесь тратится больше всего времени и наиболее вероятны ошибки.

АРМ «Экспресс» выполняет все эти правки автоматически и незаметно для пользователя, законченный документ формируется сразу же после внесения всех основных данных. Более того, пользователю даже не требуется помнить, какие именно данные и куда нужно вносить в тот или иной документ — система сама запрашивает всю необходимую информацию, и сама расставляет введенные данные в нужные места документа, полностью согласуя при этом его различные части.

Тщательное вычитывание текста документа, так необходимое при ручной подготовке его текста, здесь абсолютно не требуется, а это дополнительная и существенная экономия времени.

И, конечно же, у пользователя всегда остается и возможность внесения в текст любых изменений, не предусмотренных логикой работы программы. Встроенный в АРМ «Экспресс» редактор текста напоминает по своему внешнему виду и использованию распространенный редактор Microsot Word и не требует дополнительного обучения .

Итак, для формирования законченного документа пользователю АРМ «Экспресс» достаточно просто ответить на все задаваемые системой вопросы. Естественно, все данные вводятся однократно, в максимально простой и удобной форме, а программа автоматически расставляет их в документе в таком виде, как это требуется по его тексту (рис.4)

Рис. 4. Расстановка данных в тексте

При этом вводимая информация без каких-либо дополнительных усилий со стороны пользователя подвергается различным проверкам. Например, сопоставляя дату рождения гражданина и дату выдачи его паспорта, АРМ «Экспресс» может сразу же выдать предупреждение о паспорте с просроченным сроком действия.

Более сложные проверки используют информацию, размещенную во встроенных базах данных. Например, система способна автоматически выдать предупреждение об отмененной доверенности, недействительном номерном бланке, наличии арестов и запрещений и т.д.

Проведение этих проверок обеспечивает существенное снижение рисков нотариуса при предоставлении ему недостоверной или поддельной информации недобросовестными гражданами .

Все подготовленные с помощью АРМ «Экспресс» документы автоматически сохраняются в электронном реестре. Это очень удобно, так как впоследствии любой документ может быть за считанные секунды найден, исправлен, повторно распечатан и т.д. На основе найденного документа всегда может быть подготовлен новый, для этого достаточно запустить механизм заполнения и ввести новые ответы на все или часть вопросов (рис. 5).

Рис. 5. Механизм заполнения данных

В зависимости от вида документа информация автоматически заносится и в другие базы данных, например, в электронную книгу учета завещаний, книгу учета наследственных дел и т.д. Работать с этими электронными книгами намного удобнее, чем с бумажными, так как информация в них ищется гораздо быстрее.

Опасения, что сохранение такого большого количества информации на компьютере приведет к его переполнению, совершенно лишены основания — емкость накопителей современных компьютеров достаточна для размещения архива более чем за 100 лет.

Возможности АРМ «Экспресс» не ограничиваются заполнением документов, их печатью и хранением, но ограниченный объем данной статьи не позволяет описать их все. Остановимся лишь на некоторых дополнительных удобствах системы.

Сканирование и распознавание паспорта гражданина РФ. Эта функция существенно упрощает ввод паспортных данных. Используя любой планшетный сканер, АРМ «Экспресс» автоматически получает и вставляет в документ все данные, указанные на развороте паспорта.

Все знают, сколько времени и сил отнимает подготовка ежегодного статистического отчета. За счет того, что в АРМ «Экспресс» ведется электронный реестр, годовой статистический отчет может быть сформирован за считанные минуты .

Подсистема видеорегистрации. Не секрет, что иногда нотариусу приходится сталкиваться с особыми категориями граждан, которые впоследствии могут не только отказаться от своей подписи на документе, но и сказать, что они вообще не были в нотариальной конторе и ничего не подписывали. В этом случае нотариус должен обеспечить себя дополнительными материалами, подтверждающими обратное. Любая веб-камера, подключенная к компьютеру, способна превратить АРМ «Экспресс» в фото- и видеокамеру, фиксирующую все, что происходит в помещении нотариальной конторы.

Программа экспресс для нотариусов что это

Компьютерная система «Экспресс»
(АРМ нотариуса «Экспресс», версии для DOS и для Windows, с разновидностями).

разработчик: компания «ТРИАСОФТ».
условия распространения: демонстрационная версия — бесплатно.

Демонстрационная версия имеет следующие особенности и ограничения:
1. Отсутствует возможность печати и сохранения подготовленных документов;
2. В библиотеке форм документов есть тексты только трех документов:
Договор купли-продажи (доли) квартиры;
Передаточный акт к договору купли-продажи (доли) квартиры;
Доверенность на автотранспорт на номерном бланке ГАИ;
3. Содержание всех баз данных значительно сокращено (нотариусы России, недействительные номерные бланки и падежи);
4. Ограничены возможности по использованию буфера обмена;
На сайте разработчиков указано, что система «Экспресс» разработана специально для нотариусов и включает в себя мощный генератор документов и удобный текстовый редактор.

Как пользоваться Express Scribe

Наше мнение:
Эта лучшая программа, реализующая задачу автоматизации деятельности юристов — нотариусов. Это практически единственная программа, используемая юристами — нотариусами в своей деятельности так, как обычный юрист с компьютером использует Microsoft Word, и действительно всерьез автоматизирующая деятельность по составлению договоров.

Договоры Анжелики

разработчик: компания Golden Software (Беларусия).
условия распространения:
бесплатно (с ограниченным количеством договоров).

Сама компания представляет свою программу как программу составления договоров. Может составлять новый договор на основе шаблона, исправлять ранее составленный договор, распечатывать ранее составленный договор, вносить изменения в существующий шаблон, добавлять новый шаблон.

Наше мнение:
В наши руки попала версия от 1999 года. Более поздней мы не нашли. Пользователь заполняет поля своими данными, из которых формируется (в MS Word) готовый договор (при этом все открытые другие файлы в MS Word почему-то закрываются). Изменить условия договора и вообще как-то влиять на текст (который с юридической точки зрения далеко неоднозначен), нельзя.
Самостоятельное составление шаблона, как и любые другие возможности для самого пользователя формировать условия договора — это не для практикующих юристов (почему этого никак не поймут производители подобного программного обеспечения?) — хотя бы потому, что некогда юристам этим заниматься (не говоря уже о том, что это для подавляющего большинства юристов слишком сложно)!
То есть эта программа для серьезного практического каждодневного использования не подходит.

Источник: softlawyer.ru

Вопросы и ответы

3) установить средство криптографической защиты информации “КриптоПро CSP” версии 3.6 R2 и выше (можно приобрести в “Электронном экспрессе”) и утилиту CryptoExpress (включена в комплект поставки).

Быстрое освоение ENOTE. Лекция, часть 1

2. В чем отличие “Экспресс Документа” от почтового клиента?

Обычные почтовые клиенты только обеспечивают передачу информационных сообщений между адресатами. “Экспресс Документ” это решение принципиально иного уровня – оно обеспечивает передачу юридически значимых документов между юридическими лицами, создание и передачу документов в соответствии с требованиями налоговой службы, нанесение электронной подписи и шифрование документов, а также последующую сервисную поддержку.

3. Какие типы документов доступны для отправки/получения через “Экспресс Документ”?

Пользователю “Экспресс Документа” доступны следующие типы документов: договоры, акты, накладные (ТОРГ 12), счета-фактуры. Помимо них выделен пункт «прочие» для передачи с электронной подписью любых текстовых и графических файлов в форматах jpeg, bmp, png, pdf, doc, docx, xls, xlsx и т.д.

Таким образом пользователь “Экспресс Документа” сможет полноценно перейти, в том числе, на электронные договорные, первичные документы и счета-фактуры, избавиться от архаичной бумажной почты. Что важно на данном этапе изменений, не затрагивая при этом отлаженные учетные системы. Это хорошая возможность фокусированного улучшения, которое избавит от необходимости делать много новых вещей сразу. Работа с электронными документами далее может проходить по стандартному сценарию, уже принятому в организации (ведение книги покупок и книги продаж, принятие для целей бухгалтерского учету, сохранение в архив и т.п.).

4. Сколько стоит пользование “Экспресс Документом”?

Стандартное предложение применимо для средних организаций с объемом деловой корреспонденции 200-300 документов в месяц. В 2018 году действуют специальные условия – годовой контракт по цене 5 959 рублей.

Документооборот крупных клиентов объемом свыше 500 документов в месяц, скорее всего, потребует отдельной автоматизации – такие услуги индивидуальны, их стоимость нужно обсуждать отдельно. Мы рекомендуем обращаться по таким ситуациям в “Электронный экспресс”, весьма вероятно, что перед нами клиент, который может быть заинтересован не только в стандартном сервисе, но и в дополнительных услугах.

Для крупных клиентов возможны специальные условия. Общая логика следующая – чем выше объем документооборота, тем ниже стоимость конечного решения в расчете на каждый переданный документ.

5. Какую электронную подпись рекомендуется использовать в “Экспресс Документе”?

Технически можно использовать любой действующий сертификат электронной подписи, выданный удостоверяющим центром, входящим в сеть доверия ФНС. В то же время мы не можем обеспечивать действие сертификатов, выданных другими операторами. Кроме того, если сертификат выдан задолго до подключения к “Экспресс Документу”, то срок его действия скоро истечет. И для того, чтобы гарантированно использовать сервис в течение полного года, мы рекомендуем использовать в “Экспресс Документе” электронную подпись, полученную в “Электронном экспрессе”.

6. Как начать работу с “Экспресс Документом”?

Для того, чтобы начать работу, нужно:

1) перейти к сервису “Экспресс Документ” в системе ГАРАНТ (пункт “Электронный документооборот”) либо перейти по адресу www.gardoc.ru;

2) при отсутствии электронной подписи обратиться в “Электронный экспресс”, чтобы получить установочный диск и следовать его пошаговым инструкциям;

3) при наличии электронной подписи пройти авторизацию по сертификату электронной подписи, выбрав свой сертификат в окне входа и нажав кнопку “войти”. Логин и пароль для входа не требуются.

7. База данных контрагентов в “Экспресс Документе” уже содержит всех контрагентов или ее надо наполнять?

База контрагентов в “Экспресс Документе” содержит данные более чем 100 тысяч сертификатов организаций, участвующих в электронных торгах. Среди них, с большой вероятностью, вы уже найдете своих контрагентов. Для поиска контрагента в “Экспресс Документе” можно воспользоваться окном поиска, введя в него ФИО контрагента, название организации контрагента или ИНН организации контрагента.

В том случае, если контрагент отсутствует в списке, его можно добавить, обратившись в нашу службу технической поддержки. В дальнейшем база будет расширяться за счет включения в нее наших новых клиентов и их контрагентов.

8. Как осуществляется документооборот с контрагентом, у которого стоит другая программа по обмену документами?

Технология “роуминга” (т.е. передачи документов между контрагентами, использующими разные программы для обмена документами) согласована между крупнейшими операторами, в ближайшие месяцы она будет реализована.

9. Сохранится ли доступ к документам в случае замены электронной подписи?

Доступ к документам при замене сертификата электронной подписи будет сохранен. Это значит, что окончание срока действия сертификата ни в коем случае не означают потерю ранее подписанных документов. Просмотр ранее подписанных документов, находящихся в архиве “Экспресс Документа”, возможен в любом случае.

Источник: www.garantexpress.ru

Обзор программного обеспечения для юристов. Часть 2

Обзор программного обеспечения для юристов. Часть 2. Сергей Крюков, ЗАО ПроДизайн
http://www.softlawyer.ru
ЗАО ПроДизайн предлагает программы
для юристов собственной разработки:
ЮристРасчет, ЮристГоспошлина и другие В обзоре:
1. Untaco
2. Программа «Контракт» 3.01
3. Программа BankDogovor — Договор банковского вклада
4. Договор Анжелики
5. Компьютерная система «Экспресс» 1. Untaco (числа прописью, расшифровки чисел) разработчик: Антон Орлов.,
http://antorlov.chat.ru,
условия распространения: бесплатно. Начали мы с простого. Юристы часто в текстах составляемых ими документов пишут числа и даты прописью. Когда таких мест в тексте договора много, это начинает мешать.

Так вот, существует множество маленьких программ (в т.ч. макросы и надстройки для Microsoft Word, Microsoft Excel), которые выполняют эту работу — они сами вставляют в нужное место, в нужном формате, в нужном падеже и т.д. расшифровку числа или даты прописью. Данную проблему разрешает первая программа в нашем обзоре. Программа Untaco, являющаяся дополнением для Microsoft Word 97/2000, предназначена для вставления в документ текстовых расшифровок числа с возможностью последующего их обновления при изменении чисел, для которых были сделаны расшифровки. В исходном числе допускается наличие разделителей разрядов. Результат расшифровки может выдаваться на русском или украинском языках в именительном или дательном падеже, а также на английском языке.

Наше мнение: Макросы от Антона Орлова вызывают у нас большое уважение, потому что неоднократно сталкивались с ними, и от них всегда оставались хорошие впечатления. Хотя написание прописью чисел (текстовые расшифровки чисел) напрямую вроде не относится к программному обеспечению для юристов, но по нашему мнению, как раз юристы чаще других пишут числа прописью. Поэтому эта хорошая программа и появилась здесь. 2.Программа «Контракт» 3.01, contracts 3.01 или «contract2000» разработчик: Каратушин Игорь Васильевич.
условия распространения: бесплатно.
Авторское описание: программа предназначена для разработки, печати, хранения, поиска и редактирования договоров между юридическими и физическими лицами. Ограничение: количество участников одного договора может быть не более 7. Требования к работе программы: наличие MS Office 2000 с Word и Access. Наше мнение: множество мелких ошибок в оформлении (расположение полей непродуманно, они наляпаны как попало, при изменении размера формы элементы формы не отслеживают изменения) — см. рисунки. текст на кнопках не влезает в отведенное поле: текст обрезан: Следует отметить, что внешний вид программы имеет немаловажное значение, особенно, если человек собирается работать с ней постоянно. Поэтому такие накладки невольно вызывают отрицательное отношение к любой программе, даже если она устраивает своей функциональностью.

Что для нас стало совершенного неожиданным, так это то, что программа была протестирована на конкурс Office Extensions испытательной лабораторией журнала PC Magazine/RE, при этом PC Magazine/RE дал такой комментарий: с помощью данной разработки можно максимально автоматизировать задачу ведения договоров в офисе. Проста для применения и изучения.

База данных ведется в формате Access, файлы договоров хранятся в формате Word. Надежна в эксплуатации и гарантирует сохранность фактических текстов договоров даже при ошибках в работе БД. Журнал провел хорошую работу по исследованию программы, однако, на наш взгляд, все впустую.

Журнал говорит: соблюдение логической непротиворечивости при заполнении формы договора возлагается на пользователя. Например, при составлении договора аренды не контролируется обязательное присутствие среди контрагентов как минимум одного арендодателя и арендатора.

Другими словами, в распоряжение пользователя предоставляется «прототип» и полная ответственность за смысловую часть составляемого договора. Попробуем изложить вышесказанное другими словами: пользователь настолько сильно несет полную ответственность за смысловую часть составляемого договора, что смысл существования этой программы теряется вообще — в Microsoft Word полностью вручную подготовить договор проще и надежней. Трудно представить себе такой офис, в котором договоры составляют таким образом, что работу по их составлению может автоматизировать такая программа. И думаем, что нет юристов, которые будут использовать эту программу (если ее кто-то всерьез все же использует, очень прошу сообщить нам об этом — мы хотим поговорить с Вами). ОбЪяснить такую позицию журнала PC Magazine/RE можно так: программу смотрел НЕ ЮРИСТ, и этот человек не разбирается в юридических аспектах составления договоров. 3. Программа BankDogovor — Договор банковского вклада (Word 97/2000)

4. Договор Анжелики разработчик: компания Golden Software (Беларусия).
условия распространения: бесплатно (с ограниченным количеством договоров).
Сама компания представляет свою программу как программу составления договоров. Может составлять новый договор на основе шаблона, исправлять ранее составленный договор, распечатывать ранее составленный договор, вносить изменения в существующий шаблон, добавлять новый шаблон. Наше мнение:
В наши руки попала версия от 1999 года. Более поздней мы не нашли. Пользователь заполняет поля своими данными, из которых формируется (в MS Word) готовый договор (при этом все открытые другие файлы в MS Word почему-то закрываются). Изменить условия договора и вообще как-то влиять на текст (который с юридической точки зрения далеко неоднозначен), нельзя.

Самостоятельное составление шаблона, как и любые другие возможности для самого пользователя формировать условия договора — это не для практикующих юристов (почему этого никак не поймут производители подобного программного обеспечения?) — хотя бы потому, что некогда юристам этим заниматься (не говоря уже о том, что это для подавляющего большинства юристов слишком сложно)! То есть эта программа для серьезного практического каждодневного использования не подходит. 5. Компьютерная система «Экспресс» (АРМ нотариуса «Экспресс», версии для DOS и для Windows, с разновидностями). разработчик: компания «ТРИАСОФТ».
условия распространения: демонстрационная версия — бесплатно.
Демонстрационная версия имеет следующие особенности и ограничения:
1. Отсутствует возможность печати и сохранения подготовленных документов;
2. В библиотеке форм документов есть тексты только трех документов: Договор купли-продажи (доли) квартиры;
Передаточный акт к договору купли-продажи (доли) квартиры;
Доверенность на автотранспорт на номерном бланке ГАИ;
3. Содержание всех баз данных значительно сокращено (нотариусы России, недействительные номерные бланки и падежи);
4. Ограничены возможности по использованию буфера обмена;

На сайте разработчиков указано, что система «Экспресс» разработана специально для нотариусов и включает в себя мощный генератор документов и удобный текстовый редактор. Наше мнение:
Эта лучшая программа, реализующая задачу автоматизации деятельности юристов — нотариусов. Это практически единственная программа, используемая юристами — нотариусами в своей деятельности так, как обычный юрист с компьютером использует Microsoft Word, и действительно всерьез автоматизирующая деятельность по составлению договоров.

Клерк дарит подарки всем бухгалтерам на Новый год! Клерк.Премиум всего за 9 900 ₽ 18 000 ₽

Оформите подписку Клерк.Премиум и получите:

Источник: www.klerk.ru

Программа экспресс для нотариусов что это

В Нотариальной палате Красноярского края прошло занятие по обучению работе с компьютерной программой «Экспресс», разработанной фирмой «Триасофт» специально для нотариусов. Занятие проводили нотариус г. Красноярска Елена Полякова и помощник нотариуса г. Красноярска Сергей Поляков. Нотариальная контора Е.С.

Поляковой работает с вышеназванной программой уже на протяжении двух лет. За это время нотариус и сотрудники конторы успели узнать плюсы и минусы программы «Экспресс». Положительных отзывов этот компьютерный продукт имеет гораздо больше, а потому вероятно, что в перспективе все нотариусы Красноярского края в своей работе будут пользоваться «Экспрессом».

На первом занятии азы компьютерной программы постигали нотариусы, помощники нотариусов и стажеры из Красноярска, Минусинска, Курагинского и Каратузского районов.

«Сейчас с программой «Экспресс» в Красноярском крае работают 23 нотариуса. Лично мне программа нравится, она наиболее адекватная, отражает знания нотариата программистами. «Экспресс» — верный помощник, который позволяет нам выйти на качественно новый уровень обслуживания клиентов и организации работы нотариальной конторы. Программа освобождает от рутины, сокращает время на изготовление документов», — поделилась впечатлениями Елена Полякова.

На занятии было принято решение провести еще один учебный урок по освоению программы «Экспресс» уже с привлечением ее разработчиков, которые проконсультируют по всем вопросам красноярских нотариусов в режиме on-line.

Источник: xn--80aaa4abeeb0adhesdggdxe1w.xn--p1ai

Система «Экспресс» разработана специально для нотариусов и включает в себя мощный генератор документов и удобный текстовый редактор.

При подготовке документа Вы:

• выбираете нужный документ;
• отвечаете на задаваемые системой вопросы;

Вы отвечаете на вопросы в удобной для Вас форме — фамилии, имена, отчества и названия предприятий вводятся только один раз в именительном падеже, суммы, даты, доли, площади и т.д. вводятся цифрами.

При подготовке документа система «Экспресс»:

• расставляет введенные Вами фамилии в документ в требуемых падежах и формирует связанные с ними слова и окончания;
• расписывает прописью введенные Вами даты, суммы, доли, площади и т.д.;
• проверяет аресты и запрещения по фамилии владельца имущества;
• проверяет номерные доверенности в базе данных утраченных бланков;
• формирует текст документа и удостоверительную надпись;
• выравнивает границы текста документа, центрирует заголовки, выделяет ключевые слова;
• вычисляет тарифы;
• разбивает документ на страницы и обеспечивает равномерное заполнение страниц;
• сохраняет документ в архиве;
• печатает требуемое число подлинников и заданное число копий документа;
• по мере самообучения подсказывает Вам ответы на задаваемые вопросы.

Такой подход позволяет готовить абсолютно корректные документы без напряжения внимания и с минимальными затратами времени.

Поставляемая с системой «Экспресс» библиотека содержит основные виды документов, встречающихся в нотариальной практике и может быть дополнена и модифицирована как самим пользователем, так и по его заказу.

Для каждого пользователя системы «Экспресс» может быть разработан свой индивидуальный фирменный стиль оформления документов, в результате чего Ваши документы будут легко узнаваемы и дополнительно защищены от подделки.

В случае необходимости в документах могут быть учтены особенности нотариальной практики конкретного региона. Формируемый системой архив документов позволяет легко найти любой подготовленный Вами документ по его дате, реестровому номеру и ключевым словам.

При использовании локальной вычислительной сети система «Экспресс» обеспечивает формирование единого архива документов, доступного всем компьютерам, входящим в состав сети.

Для обеспечения тайны нотариальных действий подготовленные в системе «Экспресс» документы защищены от несанкционированного доступа с помощью программных и аппаратных средств.

Более подробно с возможностями системы «Экспресс» Вы можете ознакомиться, посмотрев эту презентацию.

В 2006 году в результате сотрудничества с Федеральной нотариальной палатой нашей компанией разработана и внедрена в эксплуатацию Единая информационная система нотариата Российской Федерации (ЕИС «еНот»). В настоящее время эта информационная система, созданная специально для нотариусов, функционирует уже во всех 84 регионах страны, объединяя в рамках корпоративной сети нотариусов и сотрудников нотариальных палат.

Основной задачей Единой информационной системы является обеспечение нотариусов своевременной и достоверной информацией, используемой ими в своей работе.

Специальная версия АРМ нотариуса «Экспресс» для администраций поселений предназначена для использования главами местных администраций и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления при совершении ими отдельных видов нотариальных действий в случае, если в поселении или расположенном на межселенной территории населенном пункте нет нотариуса.

Отличается от стандартной версии АРМ нотариуса «Экспресс» сокращённой библиотекой форм документов, содержащей только те виды нотариальных документов, которые предусмотрены ст.37 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате».

Система автоматизации нотариального делопроизводства Экспресс

Система «Экспресс» разработана специально для нотариусов и включает в себя мощный генератор документов и удобный текстовый редактор.

2019: Распознавание паспорта РФ с помощью Smart IDreader

5 декабря 2019 года компания Smart Engines сообщила, что более чем 6500 нотариусов РФ, которые применяют в своей работе систему автоматизации нотариального делопроизводства «ЭКСПРЕСС», доступна технология распознавания российского паспорта Smart IDReader. Она позволяет значительно упростить процедуру ввода данных клиента за счет возможности распознавания паспорта не только с помощью дорогостоящих специализированных сканеров документов, но и используя обычную web-камеру.

В технологии, примененной в системе «ЭКСПРЕСС», процесс распознавания паспорта ведется путем извлечения отдельных кадров из видеопотока. Данные, полученные от распознавания отдельных изображений, сводятся воедино с использованием алгоритмов межкадровой интеграции результатов распознавания, которые обеспечивают высокое качество и скорость распознавания независимо от технических возможностей используемой веб-камеры и внешних условий освещения. В случае, если первое полученное изображение позволяет уверенно распознать все реквизиты, то процесс распознавания останавливается. При этом доля ошибочного распознавания реквизитов значительно ниже, чем при ручном вводе данных.

2018

Распознавание паспорта РФ с помощью веб-камеры

17 сентября 2018 года Smart Engines сообщила что совместно с ТРИАСОФТ предложили нотариусам ИИ для распознавания паспорта РФ с веб-камеры.

В системе автоматизации нотариального делопроизводства «ЭКСПРЕСС» появилась возможность распознавать паспорт РФ с помощью обычной веб-камеры. Это позволит нотариусам сократить время обслуживания клиентов за счет отказа от планшетного сканирования документа и ручного ввода паспортных данных. Данная функциональность реализована на базе технологии искусственного интеллекта для распознавания документов Smart IDReader.

Паспорт является обязательным документом для проведения всех нотариальных действий. Теперь нотариусу или его помощникам для внесения в проекты документов паспортных данных нужно всего лишь поднести документ к веб-камере, чтобы получить максимально четкое изображение. Процесс ввода данных разворота 2 и 3 страниц паспорта РФ обычно занимает всего несколько секунд. Такое быстродействие стало возможным благодаря применению в Smart IDReader глубоких разреженных дискретных нейронных сетей. Фактически по цене веб-камеры нотариусы получают решение сравнимое по качеству работы с дорогостоящими специализированными паспортными сканерами.

С технической точки зрения распознавание с веб-камеры в системе «ЭКСПРЕСС» работает следующим образом. После запуска процесса происходит непрерывное фотографирование кадров из видеопотока. Каждый полученный кадр Smart IDReader обрабатывает как отдельное изображение, осуществляя на нем поиск документа и распознавание паспортных данных. После этого выполняется межкадровая интеграция результатов распознавания отдельных кадров. После распознавания всех полей процесс автоматически завершается.

Для того чтобы полностью распознать паспорт РФ достаточно, чтобы каждый реквизит был хорошо «виден» хотя бы на одном из обработанных изображений. Такой подход обеспечивает высокое качество и скорость распознавания независимо от технических возможностей используемой веб-камеры и внешних условий освещения. В случае, если все данные были уверенно распознаны уже на первом поступившем на обработку кадре, то процесс распознавания останавливается.

Кроме этого, если нотариус хочет использовать специализированный паспортный или обычный планшетный сканер, в системе «ЭКСПРЕСС» также поддерживается традиционная возможность распознавания паспорта РФ на отсканированных изображениях. В отличие от распознавания с веб-камеры, при работе со сканами на обработку в Smart IDReader передается одно изображение, но более высокого качества.

Работа с компанией ТРИАСОФТ это возможность предложить наше решение тысячам нотариусов через партнера, которому они доверяют. Коллеги работают на ИТ рынке с 1993 года и их экспертиза в этом очень узкоспециализированном сегменте для нас крайне важна.
Владимир Арлазаров, генеральный директор Smart Engines

«Экспресс». Возможности

На сентябрь 2018 года при подготовке документа система «Экспресс»:

• расставляет введенные фамилии в документ в требуемых падежах и формирует связанные с ними слова и окончания;
• расписывает прописью введенные даты, суммы, доли, площади и т.д.;
• проверяет аресты и запрещения по фамилии владельца имущества;
• проверяет номерные доверенности в базе данных утраченных бланков;
• формирует текст документа и удостоверительную надпись;
• выравнивает границы текста документа, центрирует заголовки, выделяет ключевые слова;
• вычисляет тарифы;
• разбивает документ на страницы и обеспечивает равномерное заполнение страниц;
• сохраняет документ в архиве;
• печатает требуемое число подлинников и заданное число копий документа;
• по мере самообучения подсказывает ответы на задаваемые вопросы.

Такой подход позволяет готовить абсолютно корректные документы без напряжения внимания и с минимальными затратами времени.

Поставляемая с системой «Экспресс» библиотека содержит основные виды документов, встречающихся в нотариальной практике и может быть дополнена и модифицирована как самим пользователем, так и по его заказу.

Для каждого пользователя системы «Экспресс» может быть разработан свой индивидуальный фирменный стиль оформления документов, в результате чего документы будут легко узнаваемы и дополнительно защищены от подделки.

В случае необходимости в документах могут быть учтены особенности нотариальной практики конкретного региона. Формируемый системой архив документов позволяет легко найти любой подготовленный документ по его дате, реестровому номеру и ключевым словам.

При использовании локальной вычислительной сети система «Экспресс» обеспечивает формирование единого архива документов, доступного всем компьютерам, входящим в состав сети.

Для обеспечения тайны нотариальных действий подготовленные в системе «Экспресс» документы защищены от несанкционированного доступа с помощью программных и аппаратных средств.

Обзор существующих программных решений для автоматизации деятельности нотариальной конторы

Главной задачей организации в нотариальной конторе является качественное выполнение предоставляемых услуг. Выполнить эту задачу помогает та или иная комплексная программа для нотариусов, обладающая широким спектром возможностей, а именно: учет оказанных нотариальных услуг и нотариальных консультаций по каждому клиенту, учет документов по каждой из консультации и многие другие. Пользуясь программой, которая предполагает систематизированный правовой учет и нотариальный контроль, руководство нотариальной конторы значительно облегчается. Владея значительным потенциалом, программа для нотариусов легко адаптируется под учет в нотариальной фирме. Такая программа по систематизации для нотариусов может осуществлять комплексный учет в нотариальной конторе. Система учета для нотариусов позволяет осуществлять нотариальный контроль и нотариальный учет.

Рассмотрим на примере несколько программных продуктов для автоматизации нотариальной конторы.

Программный продукт Нотариат, создан специально для автоматизации нотариального делопроизводства и документооборота, так любой специалист конторы легко и просто сможет создать документ любой сложности, соответствующий всем требованиям законодательства РФ .

Программный продукт полностью ориентирован на весь цикл нотариального документооборота, начиная с создания и удостоверения документа и заканчивая подачей отчетности в ИФНС по соответствующим формам.

Нотариат является одним из признанных лидеров на рынке программного обеспечения для автоматизации нотариального делопроизводства уже в течение 10 лет.

В продукт заложены опыт и знания постоянно практикующих нотариусов, а также самые передовые технологии, которые позволили разработать

Нотариат — это программный комплекс для нотариусов для подготовки и электронного хранения документов, автоматизации нотариального делопроизводства .

Создание, хранение нотариальных и ненотариальных документов на основе шаблонов нотариуса и обновляемой, встроенной библиотеки шаблонов. Автоматическое формирование текста документа и удостоверительной надписи. Накопление всей необходимой справочной информации. Автоматизация делопроизводства (в том числе формирование описей дел), формирование статистических отчетов и т.п.

Три главных логических элемента: Создать новый документ, Продолжить формирование, Архив нотариальных документов (рис 2).

Рис.2 Три главных логических элемента

В режиме создание нового документа, открывается дерево шаблонов, которые рассортированы по папкам. Пользователь самостоятельно может добавлять новые, удалять и изменять уже созданные шаблоны документов. Библиотека шаблонов может быть дополнена и изменена .

Внешний вид встроенного редактора привычен, приближен к Microsot Word, но ориентирован на нотариальную деятельность. Например, для ускоренного перемещения применяются специальные символы полей и $, которые при печати автоматически удаляются (рис. 3).

Рис. 3 Внешний вид встроенного редактора

В Нотариат предусмотрено несколько систем заполнения шаблонов: упрошенные (диалоговые окна и переключение при помощи мыши) и работа с горячими клавишами, которая значительно увеличивает скорость подготовки документа. Выбрав двух доверителей, добавляется информация для второго

Нотариат работает со справочниками, например, клиентов. Справочники заполняются автоматически, данные берутся из документов. Согласует род, падеж, число, пол. Формирует удостоверительную надпись Проверка паспорта на просроченность

Если документ готовится заранее, его можно отложить, задав название и расположение. Создание папок в отложенных

Переходим к следующей главной иконке Продолжить формирование. Перед нами открываются все документы, которые были отложены. Они отсортированы по дате. Можно воспользоваться поиском.

Открывая документ, подтверждаем дату. В документе подставляется актуальный на данный момент реестровый номер. Вносим изменения в текст, затем распечатываем.

Печать возможна на бланках единого образца, на обычной бумаге или на бумаге с нанесением номера бланка — Нотариат сам делает отметку на документе об используемых бланках.

После того, как документ распечатан, его можно сохранить в электронный реестр (Архив нотариальных документов).

Все сохраненные нотариальные документы хранятся в Архиве нотариальных документов. Поиск можно осуществить по любому атрибуту документа, в том числе и по его тексту. Например, ФИО участника, марка автомобиля или название организации .

Найденные документы. Можно внести изменения в существующие документы или создать на основе новый. При печати измененного документа ранее использованные бланки будут отмечены как испорченные. К документу можно прикрепить сканированные копии различных документов или видеозапись действия, посредством модуля видеосопровождения.

В архиве нотариальных документов Вы можете работать со статистикой и формировать различные отчеты. В том числе производить анализ архива на пропуски и повторения.

Выбираем требуемый шаблон, вводим количество сделанных копий, открываем документ, сохраняем. Программа сама проставит реестровые номера и учтет тариф.

В Нотариат нумерация реестров ведется автоматически, в каждый нотариальный документ вставляется реестровый номер. Формат и количество реестров настраивается один раз.

При внесении в Нотариат номенклатуры дел документы автоматически распределяются по томам и делам.

На основе данных электронного архива и номенклатуры дел Нотариат самостоятельно формирует описи.

В Нотариат можно учитывать доходы и расходы нотариуса и его нотариальной конторы. Автоматически формировать статистический отчет в части расходов. Программа может рассчитывать заработную плату сотрудников.

В Нотариат можно управлять действиями сотрудников. Например, определенным сотрудникам можно запретить просмотр финансовой информации и статистических данных.

Нотариат может работать в локальной сети нотариальной конторы. В сети все документы, шаблоны и данные едины.

Сканирование паспортов позволяет быстро и корректно внести данные паспорта гражданина в документ через сканер. Экономия времени ввода данных 4-5 раз.

Следующим популярным программным решением для автоматизации является программный продукт «Экспресс». Он является практическим единственной программой, по серьезному автоматизирующей подготовку текстов нотариальных документов и нотариальное делопроизводство .

В программе имеется обширная библиотека форм нотариальных документов и удобный механизм заполнения этих форм, позволяющий после окончания заполнения получить синтаксически и юридически правильный документ.

Программа формирует электронный реестр нотариальных действий, что очень удобно для поиска ранее удостоверенных документов и формирования статистической и финансовой отчетности.

Значительная часть рабочего времени нотариуса уходит на подготовку текстов нотариальных документов. Это достаточно трудоемкий процесс. Даже если в распоряжении нотариуса находится большое количество заранее подготовленных шаблонов, такая работа требует концентрации внимания и серьезных затрат времени.

Именно по этой причине подобная рутинная и далеко не всегда творческая работа в первую очередь нуждается в автоматизации.

Уникальная методика работы с документами, реализованная в «Экспресс», эффективно автоматизирует не только подготовку и печать текстов документов, но и многие другие аспекты нотариального делопроизводства.

Большинство документов, ежедневно создаваемых в нотариальной конторе, являются типовыми, и раз за разом нотариусу или его сотруднику приходится выполнять одни и те же постоянно повторяющиеся действия — взять подходящий шаблон документа, внести в него фамилии, адреса и паспортные данные действующих лиц, вставить в определенные места шаблона другую необходимую информацию, например, данные о правоустанавливающих документах, и так далее .

При этом обязательно требуется выполнить ряд мелких правок по тексту самого шаблона: согласовать падежи, заполнить удостоверительную надпись, расшифровать прописью суммы и даты, и многое, многое другое. Как показывает опыт, именно здесь тратится больше всего времени и наиболее вероятны ошибки.

АРМ «Экспресс» выполняет все эти правки автоматически и незаметно для пользователя, законченный документ формируется сразу же после внесения всех основных данных. Более того, пользователю даже не требуется помнить, какие именно данные и куда нужно вносить в тот или иной документ — система сама запрашивает всю необходимую информацию, и сама расставляет введенные данные в нужные места документа, полностью согласуя при этом его различные части.

Тщательное вычитывание текста документа, так необходимое при ручной подготовке его текста, здесь абсолютно не требуется, а это дополнительная и существенная экономия времени.

И, конечно же, у пользователя всегда остается и возможность внесения в текст любых изменений, не предусмотренных логикой работы программы. Встроенный в АРМ «Экспресс» редактор текста напоминает по своему внешнему виду и использованию распространенный редактор Microsot Word и не требует дополнительного обучения .

Итак, для формирования законченного документа пользователю АРМ «Экспресс» достаточно просто ответить на все задаваемые системой вопросы. Естественно, все данные вводятся однократно, в максимально простой и удобной форме, а программа автоматически расставляет их в документе в таком виде, как это требуется по его тексту (рис.4)

Рис. 4. Расстановка данных в тексте

При этом вводимая информация без каких-либо дополнительных усилий со стороны пользователя подвергается различным проверкам. Например, сопоставляя дату рождения гражданина и дату выдачи его паспорта, АРМ «Экспресс» может сразу же выдать предупреждение о паспорте с просроченным сроком действия.

Более сложные проверки используют информацию, размещенную во встроенных базах данных. Например, система способна автоматически выдать предупреждение об отмененной доверенности, недействительном номерном бланке, наличии арестов и запрещений и т.д.

Проведение этих проверок обеспечивает существенное снижение рисков нотариуса при предоставлении ему недостоверной или поддельной информации недобросовестными гражданами .

Все подготовленные с помощью АРМ «Экспресс» документы автоматически сохраняются в электронном реестре. Это очень удобно, так как впоследствии любой документ может быть за считанные секунды найден, исправлен, повторно распечатан и т.д. На основе найденного документа всегда может быть подготовлен новый, для этого достаточно запустить механизм заполнения и ввести новые ответы на все или часть вопросов (рис. 5).

Рис. 5. Механизм заполнения данных

В зависимости от вида документа информация автоматически заносится и в другие базы данных, например, в электронную книгу учета завещаний, книгу учета наследственных дел и т.д. Работать с этими электронными книгами намного удобнее, чем с бумажными, так как информация в них ищется гораздо быстрее.

Опасения, что сохранение такого большого количества информации на компьютере приведет к его переполнению, совершенно лишены основания — емкость накопителей современных компьютеров достаточна для размещения архива более чем за 100 лет.

Возможности АРМ «Экспресс» не ограничиваются заполнением документов, их печатью и хранением, но ограниченный объем данной статьи не позволяет описать их все. Остановимся лишь на некоторых дополнительных удобствах системы.

Сканирование и распознавание паспорта гражданина РФ. Эта функция существенно упрощает ввод паспортных данных. Используя любой планшетный сканер, АРМ «Экспресс» автоматически получает и вставляет в документ все данные, указанные на развороте паспорта.

Все знают, сколько времени и сил отнимает подготовка ежегодного статистического отчета. За счет того, что в АРМ «Экспресс» ведется электронный реестр, годовой статистический отчет может быть сформирован за считанные минуты .

Подсистема видеорегистрации. Не секрет, что иногда нотариусу приходится сталкиваться с особыми категориями граждан, которые впоследствии могут не только отказаться от своей подписи на документе, но и сказать, что они вообще не были в нотариальной конторе и ничего не подписывали. В этом случае нотариус должен обеспечить себя дополнительными материалами, подтверждающими обратное. Любая веб-камера, подключенная к компьютеру, способна превратить АРМ «Экспресс» в фото- и видеокамеру, фиксирующую все, что происходит в помещении нотариальной конторы.