Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…
Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Как правильно написать рапорт? ⇐ Грамматика
Модератор: Селена
-
Автор темы
доктор Vovhu
- старший писарь
- Всего сообщений: 12
- Зарегистрирован: 05.03.2011
- Образование: школьник
- Откуда: г.Красноярск
- Возраст: 23
Как правильно писать предложение-
1. Прошу вашего ходатайства перед вышестоящим командованием об освобождении меня, ефрейтора Ивановой Ольги Николаевны, от исполнения служебных обязанностей.
2. Прошу вашего ходатайства перед вышестоящим командованием об освобождении меня, ефрейтора Иванову Ольгу Николаевну, от исполнения служебных обязанностей.
Какой вариант верный?На основании каких правил?
-
Юрьевич
- помощник писаря
- Всего сообщений: 3
- Зарегистрирован: 07.03.2011
- Образование: высшее техническое
- Откуда: Приморье
- Возраст: 42
Как правильно написать рапорт?
Сообщение
Юрьевич » 07 мар 2011, 06:04
Был намедни дома у одного знакомого, он военный ….увидел у него рапорт его подчиненной, и закрались у меня сомнения в правильности его написания, так мы с ним до истины и не дошли, вся надежда на вас….как будет правильно?
1. Прошу вашего ходатайства перед вышестоящим командованием об освобождении меня, ефрейтора Ивановой Ольги Николаевны, от исполнения служебных обязанностей.
2. Прошу вашего ходатайства перед вышестоящим командованием об освобождении меня, ефрейтора Иванову Ольгу Николаевну, от исполнения служебных обязанностей.
ПС: форму рапорта менять нельзя
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
Марго » 07 мар 2011, 07:56
Верен первый вариант.
PS. У меня такое ощущение, что совсем недавно этот вопрос тут уже звучал. Дежавю? 
-
vadim_i_z
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 7814
- Зарегистрирован: 27.09.2006
- Образование: высшее естественно-научное
- Откуда: Минск, Беларусь
- Возраст: 66
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
vadim_i_z » 07 мар 2011, 14:57
Да, не только в Приморье интересуются карьерой Ольги Николаевны, но и в Красноярске!
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
Марго » 07 мар 2011, 16:32
Спасибо, vadim_i_z, я успокоилась: это не дежавю. 
Однако теперь буду мучиться вопросом: у какого «одного знакомого» могли встретиться «намедни» люди из Красноярска и Приморья?
-
vadim_i_z
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 7814
- Зарегистрирован: 27.09.2006
- Образование: высшее естественно-научное
- Откуда: Минск, Беларусь
- Возраст: 66
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
vadim_i_z » 07 мар 2011, 16:38
Марго:у какого «одного знакомого» могли встретиться «намедни» люди из Красноярска и Приморья?
…причем один из них — школьник…
-
irida
- ВПЗР
- Всего сообщений: 2654
- Зарегистрирован: 28.10.2008
- Образование: высшее гуманитарное
- Профессия: преподаватель новогреческого языка
- Откуда: Греция
- Возраст: 58
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
irida » 07 мар 2011, 17:31
…а второй — папа школьника?
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
Марго » 07 мар 2011, 20:51
…от морганатического брака? 
Потому и в разных концах страны! 
-
irida
- ВПЗР
- Всего сообщений: 2654
- Зарегистрирован: 28.10.2008
- Образование: высшее гуманитарное
- Профессия: преподаватель новогреческого языка
- Откуда: Греция
- Возраст: 58
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
irida » 07 мар 2011, 23:55
Марго, 
-
Юрьевич
- помощник писаря
- Всего сообщений: 3
- Зарегистрирован: 07.03.2011
- Образование: высшее техническое
- Откуда: Приморье
- Возраст: 42
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
Юрьевич » 09 мар 2011, 13:32
Я Уже спрашивал этот вопрос на другом форуме, там до истины так и не дошли, поэтому тот чел видимо тоже заинтересовался верным ответом….а первый вариант точно верен? а то учитель русского из школы сказала, что верен 2 вариант…..
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
Марго » 09 мар 2011, 14:16
Юрьевич:…а первый вариант точно верен? а то учитель русского из школы сказала…
Точно.
Об освобождении (кого?) — ефрейтора Ивановой. Либо освободить (кого?) ефрейтора Иванову.
Учителя — не переподготовку.
-
Esperanto
- старший писарь
- Всего сообщений: 11
- Зарегистрирован: 21.05.2009
- Образование: студент
- Откуда: Пермь
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
Esperanto » 09 мар 2011, 16:02
Тут вопрос в употреблении падежа: или родительный, или винительный.
Что делать в таком случае? Замените «ефрейтор Иванова Ольга Николаевна» на что-то попроще. Например, «стол». Что тогда получится?
….об освобождении меня, стола (родительный падеж), от исполнения служебных обязанностей.
….об освобождении меня, стол (винительный падеж), от исполнения служебных обязанностей.
Какой вариант звучит? Мне кажется, что первый. Поэтому, здесь нужен родительный падеж. Таким образом, первый вариант правильный.
-
Автор темы
доктор Vovhu
- старший писарь
- Всего сообщений: 12
- Зарегистрирован: 05.03.2011
- Образование: школьник
- Откуда: г.Красноярск
- Возраст: 23
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
доктор Vovhu » 10 мар 2011, 17:54
Я так рассуждал.
Прошу(о чём?)об освобождении(от чего?)от исполнения от служебных обязанностей(кого?)меня(кого именно,уточнение)-ефрейтора Иванову.
Вроде логично…
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
Марго » 10 мар 2011, 19:25
Esperanto:Что делать в таком случае? Замените «ефрейтор Иванова Ольга Николаевна» на что-то попроще. Например, «стол». Что тогда получится?
….об освобождении меня, стола (родительный падеж), от исполнения служебных обязанностей.
….об освобождении меня, стол (винительный падеж), от исполнения служебных обязанностей.
Esperanto, а Вас не смущает, что поскольку ефрейтор сущ. одуш., то формы род. и вин. падежей у него совпадают (нет ефрейтоРА, вижу ефрейтоРА)? Так что напрасно Вы тут со столом аналогии проводите.
-
vadim_i_z
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 7814
- Зарегистрирован: 27.09.2006
- Образование: высшее естественно-научное
- Откуда: Минск, Беларусь
- Возраст: 66
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
vadim_i_z » 10 мар 2011, 20:55
Марго:ефрейтор сущ. одуш.
Не все военнослужащие с этим согласятся
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
Марго » 10 мар 2011, 23:12
Все, конечно, vadim_i_z. Одуши ведь тоже разные бывают.
-
vadim_i_z
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 7814
- Зарегистрирован: 27.09.2006
- Образование: высшее естественно-научное
- Откуда: Минск, Беларусь
- Возраст: 66
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
vadim_i_z » 10 мар 2011, 23:14
— А ну, быстро: гимназия — какая часть речи?
— Имя существительное, нарицательное, неодушевленное! — отчеканил я.
— А гимназист?
— Одушевленное…
В это время из двери гимназии выходил огромного роста детина в гимназической форме. Он мрачно и презрительно оглядел мой матросский
костюмчик и так же мрачно сказал:
— Ошибаешься, юноша! Брешешь. Гимназист — существо неодушевленное.
Я, потрясенный рыком и ростом этого ученого мужа, почувствовал себя совсем сбитым с панталыку.
-
Автор темы
доктор Vovhu
- старший писарь
- Всего сообщений: 12
- Зарегистрирован: 05.03.2011
- Образование: школьник
- Откуда: г.Красноярск
- Возраст: 23
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
доктор Vovhu » 11 мар 2011, 05:29
Зафлудили..
Так как правильно-то?
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
Марго » 11 мар 2011, 06:43
Как правильно, я уже ответила: Как правильно написать рапорт?
Не надо дублировать темы, тогда и флуда не будет.
-
Esperanto
- старший писарь
- Всего сообщений: 11
- Зарегистрирован: 21.05.2009
- Образование: студент
- Откуда: Пермь
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
Esperanto » 11 мар 2011, 09:34
Esperanto, а Вас не смущает, что поскольку ефрейтор сущ. одуш., то формы род. и вин. падежей у него совпадают (нет ефрейтоРА, вижу ефрейтоРА)? Так что напрасно Вы тут со столом аналогии проводите.
В этом-то вся соль! Если бы говорили просто об ефрейторе — то проблемы бы не было. Но ведь тут ещё ФИО, у которой падежи не совпадают.
Но если вам всем так не нравится стол, давайте заменим его на лису! Не на чучело лисы, а на самую что ни на есть одушевленную лису — с лапами и хвостом (надеюсь, автор темы не обидится). Тогда, в р.п. — лисы, в в.п. — лису. 
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно писать предложение-
Сообщение
Марго » 11 мар 2011, 11:53
Esperanto:Но если вам всем так не нравится стол, давайте заменим его на лису!
Если это предложение ко мне, то я по этой теме уже все сказала (см. ссылку в моем посте) и не вижу причины напрягаться с заменами: случай-то простейший.
-
Автор темы
доктор Vovhu
- старший писарь
- Всего сообщений: 12
- Зарегистрирован: 05.03.2011
- Образование: школьник
- Откуда: г.Красноярск
- Возраст: 23
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
доктор Vovhu » 11 мар 2011, 12:56
1. Прошу вашего ходатайства перед вышестоящим командованием об освобождении от исполнения служебных обязанностей меня, ефрейтора Ивановой Ольги Николаевны.
А так тоже правильно?
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
Марго » 11 мар 2011, 14:06
Порядок слов нарушен.
-
Автор темы
доктор Vovhu
- старший писарь
- Всего сообщений: 12
- Зарегистрирован: 05.03.2011
- Образование: школьник
- Откуда: г.Красноярск
- Возраст: 23
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
доктор Vovhu » 11 мар 2011, 14:43
В русском языке порядок слов свободный вроде.
В таком порядке правильно?
В рапорте ходатайствуют не об освобождении Ивановой(из плена),а от исполнения обязанностей(кого)меня,Иванову.
Можно не два слова просклонять,а сделать разбор предложения?
-
Марго
- Гениалиссимус
- Всего сообщений: 13772
- Зарегистрирован: 11.11.2009
-
Лучшие Ответы: 2
- Образование: высшее гуманитарное
- Откуда: Моcква
Re: Как правильно написать рапорт?
Сообщение
Марго » 11 мар 2011, 14:56
доктор Vovhu:В русском языке порядок слов свободный вроде.
Это заблуждение. Читайте раздел справочника Розенталя «XLII. ПОРЯДОК СЛОВ В ПРЕДЛОЖЕНИИ»: http://www.evartist.narod.ru/text1/63.htm
Начало:
Существует устойчивое представление о том, что порядок слов в русском языке свободный. Если бы он был действительно свободным, не вставал бы вопрос ни об ошибках в порядке слов, ни о таком стилистическом приеме, как инверсия. Правильнее было бы сказать, что порядок слов в русском языке гибкий: не только грамматический, но и смысловой.
Для отправки ответа, комментария или отзыва вам необходимо авторизоваться
-
- 20 Ответы
- 5867 Просмотры
-
Последнее сообщение Франсуа
14 июл 2019, 23:06
-
- 4 Ответы
- 11026 Просмотры
-
Последнее сообщение Ingvarion
27 авг 2009, 11:13
-
- 4 Ответы
- 1434 Просмотры
-
Последнее сообщение Polinchik
17 ноя 2009, 12:43
-
- 2 Ответы
- 724 Просмотры
-
Последнее сообщение Pryanik
16 ноя 2009, 20:48
-
- 1 Ответы
- 713 Просмотры
-
Последнее сообщение Марго
18 ноя 2009, 12:37
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.