Работа на онлайн кассе инструкция для кассира

Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой

Как правильно принимать оплату онлайн в интернет-магазине по 54-ФЗ?

Еще нет своего сайта? Запустите интернет-магазин на платформе 5CMS — Все для продаж уже внутри!

Рекомендуем прочитать

Чем онлайн-касса отличается от старой ККТ?

Ключевая разница между кассой и старой ККТ заключается в наличии фискального накопителя. Это устройство, которое записывает всю информацию о транзакциях и передает данные в налоговую в режиме реального времени по интернету. Сначала данные о покупке идут посреднику — оператору фискальных данных, а оттуда уже направляются в ФНС.

Обратите внимание! Касса показывает количество чеков, которые не были отправлены ОФД. Это может случиться из-за отсутствия интернета или проблем с настройками. В любом случае неотправленные чеки — это плохо. Если они «провисают» в системе больше 30 дней, фискальный накопитель будет заблокирован — придется отчитываться перед налоговой.

Функционал онлайн-касс сильно отличается в зависимости от модели. В некоторых случаях кассиру нужно вручную вбивать сумму транзакции, а в других достаточно выбрать товарную позицию из списка доступных на сенсорном мониторе или даже отсканировать товар с помощью сканера штрихкодов. На таких нюансах мы останавливаться не будем.

Как кассиру работать на онлайн-кассе?

Обязанность регистрации, подключения кассы к интернету и заключения договора с ОФД лежит на предпринимателе. Кассир в свою очередь обязан пройти соответствующий инструктаж по работе с онлайн-кассой и расписаться о его прохождении в журнале. Вводный курс организовывается предпринимателем или другим ответственным лицом.

Обратите внимание! Как правило, инструктаж бесплатен для предпринимателя. Он часто входит в список сопутствующих услуг при заключении годового договора с центром технического обслуживания. Иногда бесплатно предлагается дистрибьюторами касс в случае покупки их техники.

Кроме подписи в журнале о прохождении инструктажа, кассир подписывает договор о полной материальной ответственности. Это означает, что любые штрафы, которые оплатит компания, будут вычтены из его зарплаты. Оттуда же будет покрыта недостача средств в кассе.

При работе с некоторыми моделями касс предприниматель выдает сотруднику средство идентификации — индивидуальный номер или специальную пластиковую карту. Если такой идентификатор выдан, кассир должен использовать его для авторизации в системе.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Раньше кассирам приходилось вручную заполнять журнал кассира-операциониста, но с приходом ККТ это стало необязательным. Чтобы узнать больше, прочитайте отдельную развернутую статью об этом в нашем блоге.

Открытие смены и подготовка рабочего места

Пошаговая инструкция работы с онлайн-кассой начинается с открытия смены. Прийти на работу следует за полчаса до открытия торговой точки. Вам еще нужно получить ключи от денежного ящика, чековую ленту, авторизоваться в системе, сформировать несколько нулевых отчетов и открыть смену. Подробнее об открытии и закрытии смены мы уже писали в нашем блоге. Прочитайте статью, чтобы узнать больше.

Обратите внимание! Печать нулевых отчетов нужна для проверки правильности работы онлайн-кассы, а печать X-отчета — для сверки денежных средств во время закрытия смены.

Выдача чека покупателю: электронная и бумажная форма

Кассир обязан пробить товары на кассе, посчитать итоговую сумму, озвучить ее потребителю и выдать чек в бумажном виде. Если клиент попросит отправить электронную версию чека, кассир должен сделать это, используя интерфейс ККТ. Порядок работы с онлайн-кассой выглядит так:

Процесс работы с устройством отличается в зависимости от модели. Мы разберем, как работать кассиру на онлайн-кассе на примере кнопочного устройства «АТОЛ 90Ф». В нем можно продавать товары по свободной и фиксированной цене. При пробитии простого чека по свободной цене нужно ввести код товара, дважды нажать на клавишу «ВВ», а потом нажать на «ИТ». Если одинаковых товаров несколько, нужно сначала ввести количество товара, нажать клавишу «Х», ввести код товара, дважды нажать на «ВВ» и на «ИТ». Таких нюансов много. Отдельная процедура предусмотрена при безналичной оплате, при расчете сдачи, при возврате оплаты наличными и т. д.

Особенности каждой онлайн-кассы на рынке мы рассмотреть, к сожалению, не можем. Откройте инструкцию по работе со своей кассой и выучите комбинации клавиш — так вы будете уверены в правильности действий.

Дополнительный функционал современной ККТ

У кассира уйдет некоторое время на обучение работе с новым оборудованием. С другой стороны, функционал онлайн-кассы автоматизирует операции, упрощает работу и позволяет обслуживать клиентов быстрее. Базовая прошивка и ПО многих устройств позволяют:

• Совершать быстрый поиск по товарным позициям. Быстрый поиск осуществляется либо с помощью сканера штрихкодов, либо по первым буквам, либо с помощью окна с избранными товарами. Своеобразный «топ-продаж».
• Проще работать с программами лояльности и разными способами оплаты. Процент скидки рассчитывается автоматически, есть возможность быстро оформить возврат покупки или совершить отложенный платеж. Можно перемешивать способы оплаты (часть наличными, часть — картой) и т. д.
• Быстро определять сумму весового товара. Многие кассы подключаются к электронным весам. Достаточно выбрать товарную позицию, а ПО самостоятельно рассчитает сумму к оплате с учетом заложенной цены за кг.

Благодаря такому функционалу кассиры могут спокойно работать в компаниях с огромным количеством товарных позиций — крупных ритейлерах и гипермаркетах. Можно также самостоятельно заводить товар в номенклатуру нажатием пары кнопок.

Как закрыть смену на онлайн-кассе?

По окончании работы кассир обязательно должен закрыть смену. Смена может быть открыта только 24 часа. Выдача чеков после 24 часов непрерывной работы фискального накопителя будет считаться грубым нарушением кассовой дисциплины. Такие ограничения обусловлены техническими особенностями записывающего устройства.

Обратите внимание! Если вы забыли закрыть смену, но чеки не пробивались, это не будет считаться серьезным нарушением для налоговой. С другой стороны, предприятию будет сложнее вести управленческий учет. Сотрудника могут оштрафовать.

Чтобы закрыть смену, нужно выбрать соответствующую графу в меню «Текущие смены» или нажать комбинацию кнопок (если ККТ не оборудована сенсорным экраном). Подробнее о закрытии смены мы писали здесь. Вы также можете почерпнуть полезную информацию из видео по работе с онлайн-кассой.

Что должен мониторить кассир при работе на новой ККТ?

Любая онлайн-касса сообщает сотруднику о количестве фискальных документов, которые не были отправлены оператору. Попробуйте отправить их заново. Если чеки не отправляются, нужно доложить об этом начальству. 30 дней просрочки ведут к блокировке фискального накопителя. Стоимость нового начинается от 7600 рублей.

Также следует проследить за отправкой электронного чека потребителю. Если произошла ошибка и чек так и не был отправлен, ИП заплатит штраф в размере 2 тыс. рублей, а юридическое лицо — 10 тыс. рублей. Т. к. кассир подписывал договор о материальной ответственности, эта сумма будет списана с его зарплаты.

Обратите внимание! На момент вашей рабочей смены за ККТ должны работать исключительно вы. Рабочая смена начинается с формирования чека открытия и заканчивается печатью чека закрытия. После печати чека закрытия смены никаких манипуляций с техникой проводить нельзя.

Когда формируется чек коррекции?

Чек коррекции печатается в том случае, если вы допустили ошибку в работе с ККТ. Не учли какое-то поступление или расходы. Чтобы сформировать чек коррекции, нужно:

• Выбрать признак расчета. Выберите «Приход», если забыли учесть операцию получения, или «Расход», если забыли учесть операцию выдачи средств.
• Выбрать основание для коррекции. Если вы нашли ошибку самостоятельно, нужно выбрать пункт «Самостоятельная операция», если на ошибку указала налоговая — «По предписанию».
• Выбрать название товара или услуги, указать другие реквизиты в соответствии с письмом ФНС от 09.04.2018. Каждая корректируемая сумма должна отражаться в чеке коррекции отдельной строкой.

Если вы допустили ошибку при формировании чека, нужно выбрать «Возврат прихода», а потом сформировать корректирующий чек «Приход» с указанием правильных реквизитов. Если вы самостоятельно нашли ошибку и выбрали основание «Самостоятельная операция», проблем с налоговой удастся избежать.

Обучающие уроки по работе с онлайн-кассой

Дистрибьюторы, производители и даже пользователи выкладывают на YouTube уроки по онлайн-кассам. Введите модель и просмотрите доступные. Вот примеры хороших обучающих видео с инструкцией по применению онлайн-кассы.

Видео уроки по онлайн-кассе помогут вам чувствовать себя увереннее, но не заменят инструктаж полностью. За ним нужно обращаться в центры технического обслуживания или к дистрибьюторам оборудования.

Профессиональное обучение работе с онлайн-кассой

Предприниматель может повысить квалификацию своих сотрудников, воспользовавшись услугами компании «ККТ Астрал» — одного из самых крупных дистрибьюторов касс и сопутствующих товаров в России. Базовое обучение включает в себя разбор всех операций: открытие и закрытие смены, пробитие чека, возврат прихода, добавление товара и проверку связи с ОФД. После прохождения курса специалист полностью готов к работе с ККТ. Если этой информации окажется недостаточно, специалисты могут предоставить расширенное обучение по работе с ККТ нового образца. Услуга стоит от 1000 рублей, а заказать ее можно по ссылке на официальном сайте нашей компании.

Согласно обновленному ФЗ № 54 онлайн-касса должна присутствовать в каждой торговой точке. При этом изменились и правила использования кассы, а это значит, что и кассир, и сам предприниматель должны знать особенности и основные принципы ее функционирования. Как же работать на кассе в магазине, чтобы не получить штрафы от ИФНС?

Что такое онлайн-касса и как она работает?

Современная ККМ — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с налоговой в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.

Данная техника оборудована фискальным накопителем для записи и хранения всех платежных сведений и имеет возможность подключения к интернету для беспрерывной отправки данных ОФД.

Чек нового образца стал длиннее и содержит теперь большее количество реквизитов, а также появилась возможность создания его электронной версии для отправки на почту клиента или СМСкой на номер телефона.

Кроме того, исходя из положений закона, аппарат должен отвечать некоторым техническим характеристикам, например иметь встроенные часы, указанный на корпусе заводской номер.

Такой расширенный функционал упростил проверки инспекции, а сам процесс продаж стал более прозрачным.

Схема работы новой техники имеет дополнительные возможности: отправку электронного чека, обновленное ПО и практически автономную работу ФН. Все этапы занимают всего несколько секунд:

1. Клиент вносит оплату наличными или с помощью карты;
2. Эти данные направляются в ФН;
3. Он шифрует информацию, сохраняет ее и пересылает оператору ФД;
4. ОФД выполняет проверку сведений, а затем отправляет их в налоговую;
5. Получив подтверждение, происходит печать чека. Его электронный вид дублируется на e-mail покупателя или его телефон.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

• Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
• Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
• Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
• Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

• Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
• Покупатель передает кассовому работнику оплату
• После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

• Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
• Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
• Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
• Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
• Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
• Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

• «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
• «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
• «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
• «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступили в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появился такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

• Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
• Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
• Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
• Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
• Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
• ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
• ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

• Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
• Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
• Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

• «приход» при обнаружении излишков
• «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ

С появлением онлайн-касс, бизнесменам стало жить немного легче, ведь с них ушел груз оформления самых разных бумаг. Но некоторые все же остались, вот этот список:

• Кассовая книга. В ней необходимо прописать все принятые кассиром деньги, данные о проведенных операциях. Оформлять ее следует по образцу КО-4 в бумажном электронном виде. Не стоит относиться к ней посредственно, ведь если «нагрянет» проверка и сотрудники ФНС не получат ее в должном виде, предпринимателю грозит штраф: ИП – до 5 000 рублей, юрлицам – до 50 000 рублей.
• Приходный и расходный кассовые ордера.

Другие документы, которые необходимы при эксплуатации онлайн-кассы, производятся с помощью кассовых программ. К ним относятся чеки коррекции, возврата и т.д.

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

Речь может идти о таких ситуациях как:

1. Отключение электричества.

В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм. Торговлю в этом случае придется приостановить — поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.

Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков — с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:

• пробить выручку с помощью знакомых нам чеков коррекции;
• уведомить ФНС о вынужденном неприменении онлайн-касс вследствие длительного отключения электричества (с приложением справки или иного документа из Энергосбыта о том, что был сбой в электроснабжении).

Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.

1. Отключение интернета.

Это — самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное — обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства. Поэтому, при обнаружении сбоев в работе интернета кассиру будет не лишне сообщить об этом руководству или ответственным за работу сети сотрудникам.

1. Отказ кассового оборудования (например, в ней программный сбой, она повреждена, на нее что-то пролили и т.д.).

Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение — хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна — прекратить торговлю.

Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года. И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками — аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества. Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально — с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:

• фискализировать принятые суммы с помощью чеков коррекции;
• если произошел массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя, запросить у такого производителя ККТ документацию, подтверждающую возникновение массового сбоя в кассовом оборудовании (и удостоверяющую тот факт, что вины магазина в этом нет);
• направить в ФНС все доступные сведения по возникшей ситуации.

Видео — репортаж о массовом техническом сбое в работе онлайн-касс 17.12.2017 г.:

Но этот способ применим, если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили — рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.

Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.

1. Форс-мажор.

Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета — вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.

В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости — с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.

Если вы не знаете как выполняется регистрация ККТ в налоговой, пошаговая инструкция поможет уяснить алгоритм этой процедуры.

Советуем прочитать статью о нюансах применения контрольно-кассовой техники индивидуальными предпринимателями на разных системах налогообложения.

Какие новшества были использованы в части расчета, оформления и уплаты ЕНВД.

Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф:

Подводим итоги

Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности, прочитавший руководство по эксплуатации и нормативные документы. В обязанности кассира входит принимать от покупателей деньги, оформлять покупки, выдавать сдачу и чеки и не допускать нахождения возле прибора третьих лиц. Индивидуальный предприниматель может работать с кассой самостоятельно, не оформляя никаких дополнительных документов.

В начале дня кассовый аппарат следует включить, распечатав нулевой чек. Если заканчивается лента, необходимо остановить работу, снять старый рулон, опечатать и подписать его и установить новый. Онлайн-кассы — новое поколение устройств, непосредственно взаимодействующее с оператором фискальных данных и таким образом существенно ускоряющее и облегчающее работу продавца.

Купить кассу для офиса

Товар добавлен в корзину

Сумма