Работа с гугл календарем видео инструкция

Как пользоваться Гугл Календарем

Инструкции

Как пользоваться Google Calendar

Советы и лайфхаки для работы и отдыха

Google Calendar — сервис для планирования дел, событий и встреч. Сюда можно вносить грядущие мероприятия и настроить напоминания о них. Сервис поддерживает совместную работу — это удобно для команд.

Разбираемся, как работать с Google Календарём, чтобы использовать функционал сервиса по максимуму.

Вход в Google Calendar

Главная страница Google Calendar

Начать работу с Google Calendar

Google Календарь работает в большинстве браузеров — Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari. Для работы с сервисом в браузере должны быть включены JavaScript и файлы cookie. Чтобы начать пользоваться на компьютере:

  1. Откройте Google Календарь.
  2. Войдите в свой аккаунт Google (или создайте новый аккаунт, если вы ещё не зарегистрировались). 
  3. После авторизации откроется ваш календарь Google. 
  4. Для изменения настроек перейдите в раздел «Настройки», кликнув на соответствующий значок. 

Также перейти в Календарь можно из Gmail, Google Диск, Google Документы. На боковой панели сервисов Google есть значок, клик по которому откроет Календарь. 

Для использования Google Календаря на мобильном устройстве скачайте приложение в Google Play или App Store, установите его и после открытия войдите в свой гугл-аккаунт.

Изменять режим отображения

Сразу после входа в сервис открывается календарь на неделю. Режим отображения можно изменить, например, на месяц или год — как вам удобнее. Можно открыть один день или расписание.

Меню настройки режима находится в верхнем правом углу.

Изменение режима отображения

Смену режима можно персонализировать в настройках и указать нужный период

Создавать календари под разные задачи

По умолчанию у вас есть только один календарь. Он обозначен вашим именем на левой боковой панели. Если будете использовать Google Calendar для разных целей — например, для личных дел и работы — то все задачи станут отображаться в одной вкладке. Это не очень удобно. В таких случаях вы можете создать новый календарь.

В левой части страницы найдите раздел «Другие календари» и кликните на знак плюса. В появившемся меню выберите «Создать календарь».

Создание нового календаря

При создании нового календаря можно использовать добавление по URL

Откроется форма, где можно указать название и описание нового календаря, часовой пояс и владельца.

Настройка нового Google Calendar

Выбор часового пояса позволит синхронизировать Google Calendar с вашим текущим временем

Таким способом можно создать столько календарей, сколько требуется. Меняйте цвета, чтобы календари было удобно отслеживать. Для этого кликните на троеточие возле нужного календаря и выберите цвет в открывшемся меню.

Смена цвета

При необходимости можно добавить свой собственный цвет

По умолчанию сервис отображает на главной странице общий календарь, в который входят все остальные. Чтобы отключить видимость неактуальных календарей, просто снимите галочку в перечне.

Подписываться на интересные календари

С помощью Google Календаря можно отслеживать праздники в разных странах, фазы луны и спортивные события. Для этого кликните на «Добавить календарь», а затем на «Интересные календари».

Интересные календари

Выберите интересную вам тему и поставьте галочку — календарь добавится в ваш список.

Дни рождения в Google Calendar

С помощью календаря можно отслеживать дни рождения своих контактов

Добавлять карточки с заданиями

Вы можете создавать карточки с описанием запланированного события и прикреплять их к нужному дню. Для этого есть три способа. 

Способ 1. Кликните на кнопку «Создать» на левой панели и выберите пункт «Задача».

Создание карточки через команду

Кнопка «Создать» открывает карточку задания

В открывшемся окошке можно задать параметры карточки: выбрать мероприятие, задачу или напоминание, указать дату и время, добавить описание.

Создание карточки в Google Calendar

Способ 2. Кликните на нужную дату в календаре — откроется день с почасовым расписанием. Выберите время, в открывшемся окошке укажите характеристики задачи и сохраните карточку.

Назначение задачи с выбором времени

Задачи можно создавать и внутри дня

Способ 3. На правой боковой панели найдите значок задач и кликните по нему. 

Список задач

Список задач полезен при работе над большими проектами с подзадачами

На открывшейся панели вы можете добавить задачу с описанием и подзадачами. 

Добавление задачи через боковую панель

Первые два способа синхронизируются с календарями на мобильных устройствах. Список задач отображается только в веб-версии сервиса.

Все созданные карточки отображаются в календаре. Поэтому можно легко отслеживать свободные дни.

Отображение задач

Все карточки отображаются в Google Calendar

По мере необходимости карточки можно редактировать или удалять выполненные задачи. Также карточки можно переносить на другие дни обычным перетаскиванием. 

Создавать мероприятия и приглашать гостей

По принципу создания задач планируются и мероприятия. В этом случае доступно больше настроек:

  • добавление названия, даты и времени;
  • добавление гостей через адрес электронной почты участника;
  • настройки параметров доступа — можно выбрать, смогут ли гости изменять мероприятие, приглашать других гостей, видеть список всех участников;
  • отправка приглашения на мероприятие по email;
  • выбор нужного календаря и изменение цвета карточки. 

На мероприятие можно пригласить даже тех, у кого нет Google Календаря. Достаточно указать их email-адреса в другом почтовом сервисе. В полученном приглашении гости могут сразу дать ответ о своём присутствии: да, нет или может быть. Статусы ответов приходят на почту организатору и отображаются в карточке мероприятия.

Создание мероприятия

Планирование мероприятия открывает расширенные настройки карточки

Как сделать мероприятие ещё удобнее:

  • укажите конкретное место встречи с адресом — участники смогут найти его при помощи Google Карт;
  • добавьте видеоконференцию Google Meet — это бесплатный сервис видеозвонков, хорошая альтернатива Zoom;
  • добавьте описание или прикрепите необходимые файлы, чтобы все гости смогли подготовиться ко встрече.

На одно мероприятие можно пригласить максимум 200 человек. Если нужно больше участников, используйте Google Группы, позволяющие приглашать до 100 000 человек.

Настройка мероприятия

Файлы для мероприятия легко прикрепить к карточке

Кликнув на название календаря, вы можете указать параметры доступа — общедоступное (описание видно всем пользователям) или личное (видите только вы) . Также можно настроить напоминание о встрече. 

Настройка уведомления

Уведомления помогут не забыть о важной встрече

Если кликнуть в карточке на «Другие параметры», откроются дополнительные настройки. Обратите внимание на пункт «Найдите время». Если у добавленных участников есть общедоступные расписания, при выборе этой опции откроются календари гостей. Можно выбрать время, которое будет удобно для всех. 

Поиск удобного времени

При добавлении гостей полезно свериться с их расписанием

Просматривать чужие расписания и предлагать время встречи

Если работаете в команде и вам доступны расписания коллег, вы можете просматривать график конкретного человека и предлагать удобное время встречи. 

На левой панели найдите строку «Поиск людей». Укажите email нужного человека — откроется его расписание. Важно, чтобы владелец расписания сделал его доступным для вас.

Просмотр расписаний

Можно просматривать доступные календари других людей

Настроить опцию «Повестка дня»

При включении этой опции вы сможете ежедневно получать список задач на день. Вот как это сделать:

  • перейдите в общие настройки;
  • в левой части страницы найдите раздел «Настройки моих календарей» и выберите нужный календарь;
  • зайдите в подраздел «Другие уведомления»;
  • в пункте «Повестка дня» измените «Нет» на «Эл. почта».

Теперь уведомления о задачах будут приходить вам в письме.

Повестка дня

Ежедневное получение повестки дня упростит планирование времени

Просматривать расписание дня

Если в режиме отображения календаря выбрать «Расписание», вы увидите все запланированные события в виде списка. Клик по отдельной задаче откроет карточку с её описанием.

Расписание

Удобно следить за своими задачами

Менять владельца мероприятия

По умолчанию вы становитесь владельцем всех карточек в календаре, которые создали. Но когда речь идёт о мероприятии, вы можете сменить владельца — или организатора — и предоставить ему полный контроль. Для этого откройте карточку и кликните на троеточие в правом верхнем углу. Выберите пункт «Сменить владельца» и укажите email нового организатора. Новый владелец получит уведомление о том, что ему передали права на мероприятие. Текст сообщения можно предварительно отредактировать. 

Смена владельца

Передача карточки передаёт и все права на неё

Включать совместное использование

При командной работе удобно использовать совместный календарь, в котором отмечены все задачи по проекту. Вы можете открыть доступ к расписанию только для просмотра или позволить вносить правки.

Чтобы открыть доступ для других пользователей, перейдите в общие настройки и выберите нужный календарь. После перехода к частным настройкам выберите «Доступ для отдельных пользователей». В пункте «Добавить пользователей» укажите email участников.

Настройка совместного доступа

Принцип совместного доступа такой же, как в Google Документах

Для каждого отдельного пользователя можно настроить уровень доступа.

Доступ для пользователей

Также вы можете настроить доступ по ссылке к мероприятию или сделать календарь общедоступным в разделе «Разрешения на доступ к мероприятиям». 

Включение доступа по ссылке

Можно поделиться ссылкой на свой Google Calendar

Выбранные настройки сохраняются автоматически и действуют до тех пор, пока вы их не отмените. 

Настраивать синхронизацию с сервисами

Google Календарь можно синхронизировать с другими сервисами. В первую очередь это касается приложений Google. Например, заметки Google Keep встроены в сервис — оранжевый значок на правой панели.

Дополнительные сервисы можно добавить через функцию «Установить дополнения» — знак плюса на правой панели. Клик по значку откроет Google Workspace Marketplace. Здесь можно выбрать нужный сервис среди 100 различных приложений. Например, найти CRM, Zoom, облачные хранилища и другие полезные сервисы.

Google Workspace Marketplace

Google Workspace Marketplace

Также синхронизировать Календарь можно с теми сервисами, которых нет в Workspace Marketplace. К примеру, можно настроить интеграцию с Trello.

Распечатывать календари

Любой созданный календарь можно распечатать. Это удобно, когда вы офлайн — наглядное расписание будет рядом, на рабочем месте.

Перейдите в настройки и выберите пункт «Распечатать».

Печать Google Calendar

Можно отправить в печать отдельную карточку с мероприятием. Вызовите меню через троеточие в карточке и кликните на «Распечатать». 

Печать карточки

Настраивать повторяющиеся напоминания

С помощью Calendar можно «запоминать» определённые даты — дни рождения, памятные события. Настроив регулярные напоминания, вы не забудете о важном дне. 

Откройте календарь на год. Начните создавать карточку с задачей, выбрав нужный день и время. В графе с выбором даты по умолчанию стоит отметка «Не повторять». Вы можете настроить свой режим напоминаний: просто кликните на надпись и выберите желаемый вариант. Например, можно настроить ежегодное напоминание в конкретный день.

Настройка напоминаний

Напоминания не позволят забыть о важных датах

Таким же способом можно настраивать ежедневные, еженедельные или ежемесячные напоминания про любые важные задачи.

Применять быстрые клавиши

С помощью быстрых клавиш можно упростить работу с Google Календарём. Например, клавиша «T» перенаправит к текущему дню, а клик на «S» откроет настройки. 

Для включения быстрых клавиш откройте настройки сервиса и поставьте галочку в соответствующем разделе. 

Быстрые клавиши

Быстрые клавиши сэкономят время при работе с Google Calendar

Полный список быстрых клавиш можно просмотреть, кликнув на «?» после включения функции. Также подробное описание доступно в Справке

Перечень быстрых клавиш

Список быстрых клавиш достаточно велик, советую его сохранить для себя

Google Календарь — удобный, надёжный и бесплатный планировщик. Сервис упрощает планирование задач, как личных, так и рабочих. Вы можете создавать: 

  • списки бытовых или рабочих задач; 
  • расписание рабочего дня;
  • график деловых встреч; 
  • список задач для сотрудников;
  • совместные расписания для команды;
  • напоминания о мероприятиях; 
  • напоминания о значимых датах. 

Любое важное событие или задачу можно внести в календарь, добавить для него описание и настроить напоминание. Интеграция со сторонними сервисами расширяет список возможностей и упрощает планирование.

ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

документ

документ

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

unisender

С ростом количества задач и встреч у каждого человека появляется необходимость где-то фиксировать информацию, чтобы всё успевать и ничего не забывать. 

В Yagla уже есть статья про тайм-менеджмент где мы затрагиваем тему грамотного планирования времени, рассказываем про самые популярные техники и делимся шаблоном планировщика в Notion. Сегодня мы затронем конкретный инструмент, который на самом деле способен дать фору любом таск-трекеру — Google календарь.

Что такое Google календарь

Гугл календарь — это бесплатный сервис, который можно использовать для организации своего расписания, координации встреч с другими людьми, а также фиксирования и напоминания о каких-то особо важных задачах и событиях. Он обладает множеством полезных функций, включая возможность открывать доступ к собственному календарю другим людям. Получить доступ к календарю можно с любого компьютера или мобильного устройства, если есть аккаунт в Гугл. На телефон нужно будет скачать приложение, а вот на компьютере календарь будет сразу встроен в Google Chrome.

Сервис можно использовать в личных делах или вести взаимодействие с целой командой. Например, если кто-то является руководителем отдела — он может открыть доступ и скидывать свой календарь команде, чтобы они видели, когда у него есть свободное время. Это помогает упростить коммуникацию с командой, так как они смогут бронировать время на созвон или просто приходить за советом в мессенеджер.

Использовать сервис для личных нужд еще проще. Его можно вести как обычный блокнот и просто накидывать разные дела на определенные даты и время. Например, не забыть погулять с собакой, сходить в магазин за молоком, поставить напоминание о дне рождения друга и что угодно еще.

Как попасть в Google календарь

Сервис интегрирован в браузер. Достаточно зарегистрировать аккаунт, скачать браузер и кликнуть на своем мониторе девять точек, которые находятся в верхнем правом углу. Нажав на эту кнопку можно увидеть инструменты, которые есть у Google, в том числе и календарь:

 Где найти Google календарь

Настройка Google календаря

Перед началом работы в календаре, можно отправиться в настройки и выставить параметры под свои нужды. Меню настроек можно вызвать путем нажатия на шестеренку в верхнем правом углу:

Настройки Google календаря

Настройки позволяют выставить собственный часовой пояс, указать страну, а также формат времени, который вам привычнее — AM или PM. Также, с помощью настроек можно активировать опцию вторичного часового пояса, чтобы открыть возможность начинать события в одном часовом поясе, а заканчивать в другом. Зайдите в «Настройки» → «Часовой пояс» → «Показывать дополнительный часовой пояс» и выберите его из списка.

Настройка языка и региона в Google календаре

Сервис синхронизирован с видеоконференцией «Google Meet» и параметры встреч можно настроить прямо внутри календаря: выставить предпочитаемую продолжительность звонка, а также поставить ограничения для будущих гостей встречи. Это напрямую относится к организации группового созвона, так как только организатор решает, что могут делать остальные участники, а что нет. Возможно, кто-то из участников решит самостоятельно пригласить на созвон того, кого быть не должно. Такие моменты стоит учесть заранее. 

Настройка мероприятий в Google календаре

Также можно создать собственный настраиваемый вид в дополнении к стандартным «Сеткам» дней, недель, месяцев и годов. Перейдите в «Настройки»  → «Режим просмотра» и задайте параметр «Персонализированный режим просмотра».

Настройка режима просмотра в Google календаре

В меню настроек доступен импорт и экспорт — можно сохранить на ПК собственный календарь или же добавить чей-то календарь к себе. Например, импортировать календарный план проекта из Trello, чтобы видеть дедлайны и определенные вехи.

 Импорт и экспорт в Google календаре

Как работать с Google календарем

При попадании в сервис, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. По своей сути это обычный расчерченный календарь, где человек практически сразу может написать свою первую карточку.

Для того, чтобы создать карточку есть два пути:

  • нажать на кнопку «Создать» в левом верхнем углу,
  • кликнуть на любое пустое место в самом календаре.

Как создать задачу, напоминание или мероприятие в Google календаре

После этого откроется окно с возможностью выбора типа карточки, даты, времени и полем для описания самой задачи.

Задачи в Google календаре

 Помимо возможности создать простую задачу, на скриншоте изображены кнопки «Мероприятие» и «Напоминание». Давайте разберемся подробнее, что это значит.

Мероприятие

Самым очевидным и часто используемым инструментом является создание карточки мероприятий. Все потому что именно у нее самый обширный функционал. 

«Мероприятие» позволяет фиксировать задачи, важные события, рабочие встречи и привязывать их к определенному временному диапазону. То есть если вам нужно выделить под сложную задачу 3 часа свободного времени в своем календаре или запланировать созвон с 12:15 до 13:00, то лучше сделать это с помощью мероприятий. Также, это единственный инструмент, который позволяет выбрать дату начала и окончания, а также добавить напоминания. 

Добавить, отредактировать или удалить карточки можно в любой момент, используя компьютер или мобильное устройство. Единственное — сервис предварительно нужно синхронизировать с мобильным устройством.

Теперь к вопросу о том, как работать с сервисом в режиме планирования  мероприятий. В этом плане все также, как и при создании обычной задачи:

  • Нажмите на любое место в календаре и или нажмите на кнопку «Создать»;
  • Выберите типа карточки — «Мероприятие»;
  • Задайте необходимые параметры.

Если к мероприятию нужно подключить несколько людей и отправить им приглашение, то нужно сделать следующее:

  • В разделе «Добавить гостей» введите их имена или адреса почты;
  • Чтобы добавить сразу большую группу пользователей используйте список адресов рассылки;
  • Если оказалось так, что кто-то из гостей лишний — нажмите на крестик сбоку его почты;
  • Чтобы позволить скорректировать доступ к событию другим пользователям — в настройках в разделе «Разрешения» для гостей проставьте нужные галочки.

Также следует внести необходимую информацию о запланированном событии, а именно:

  • Настроить часовой пояс;
  • Добавить место проведения встречи — удобнее всего будет воспользоваться встроенной видеоконференции «Google Meet», но никто не запрещает использовать «Zoom» или «Skype»;
  • Указать, какое оборудование потребуется — веб-камера, микрофон;
  • Внести описание встречи, чтобы всем было понятно, по какому вопросу все собираются;
  • Прикрепить необходимые файлы, изображения или другие материалы, если они нужны.

Быстрое создание мероприятия в веб-версии Google календаря

После завершения всех настроек карточка автоматически появится в календаре гостя, если он им пользуется, а также продублируется на почту.

Напоминание

По сути эта карточка — маленькая записка, которая поможет не забыть что-то важное: дни рождения друзей, знакомых и коллег, праздничные дни, юбилеи, годовщины людей и события вроде «забрать ноут из ремонта» или « не забыть ограничить доступ к списанию средств на карте».

Для начала проверьте включена ли вообще эта функция. Для этого посмотрите в календарь и проверьте наличие галочек в разделе с календарями:

Как найти напоминания в Google календаре

Если галочка не активна — никакие уведомления о предстоящих событиях приходить не будут.

Чтобы прикрепить «напоминалку», необходимо:

  1. Выбрать нужную дату или интервал в календаре;
  2. Нажать на кнопку «Напоминание»;
  3. Ввести дату, время, название события;
  4. Для настройки частоты напоминаний кликните на «Не повторять» и там выберите нужные настройки. Например, вы можете выбрать ежедневные напоминания или же напоминания по определенным дням;
  5. Чтобы не привязывать напоминание к определенному времени поставьте флажок на пункте «Весь день». Так вы закрепите напоминание в самом верху календаря;
  6. Сохранить изменения.

Напоминание в Google календаре

Когда карточка будет создана — ее интерфейс немного поменяется. Появится значок с изображением ручки, который позволит редактировать карточку, а галочка даст возможность отметить событие как выполненное, и тем самым прекратить повторяющиеся «напоминалки». Либо можно удалить карточку, кликнув на значок мусорного бака.

Что можно делать с напоминание в Google календаре

Мои календари

В левом нижнем углу находится функция «Мои календари». Если есть потребность разделить свои рабочие задачи, досуг и что угодно еще — можно создать сразу несколько вкладок, которые помогут рассортировать карточки по разным сферам. 

Вот так выглядит стандартный интерфейс календаря. Здесь указан аккаунт пользователя, задачи и напоминания, о которых мы уже говорили ранее:

Список моих календарей в веб-версии Google календаря

Самое распространенное деление — рабочие и личные встречи. Чтобы максимально удобно распределить свои ежедневные дела, в календаре можно создать отдельную вкладку для каждого подраздела жизни.

Чтобы создать дополнительный календарь — нужно нажать на плюсик рядом с разделом «Другие календари» и создать персональные вкладки.

Как создать новый календарь в Google календаре

После того как удалось создать интересующие вкладки, этой функцией можно будет пользоваться только с помощью мероприятия. Распределить задачи и напоминания по разным календарям нельзя.

Как пользоваться дополнительными вкладками в Google календаре

На примере выглядит пустовато, но если у кого-то будет каждый день с десяток карточек, то фильтрация по цвету поможет сразу понимать, к чему относится задача. Таким образом можно привязывать мероприятие к определенной задаче, так как само слово «мероприятие» не обязует пользователя использовать ее только для каких-то встреч. 

От нас можем посоветовать создать вкладки «срочное», «важное» и «неважное», воспользовавшись матрицей Эйзенхауэра. Так будет еще удобнее ориентироваться в календаре и понимать, какой карточке уделить больше внимания.

Дополнительные возможности и фишки

Откройте или закройте доступ к своему календарю для других

Неочевидный момент, который заставляет гуглить и нервничать в попытках найти информацию. Чтобы открыть доступ для других людей, нужно навести курсор на определенную вкладку в колонке «Мои календари» и нажать на появившиеся три точки. 

 Как включить общий доступ к календарю в веб-версии Google календарь 

В открывшемся меню, в разделе «Разрешения на доступ», можно сделать календарь общедоступным, добавить отдельных знакомых, либо скопировать ссылку на календарь, которую потом следует разослать любым удобным способом.

Таким образом можно точечно открыть доступ на конкретные части календаря, ну или открыть все и сразу. 

Это полезно если кто-то управляет отделом и хочет, чтобы сотрудники не доставали его в любое время, а знали, когда и во сколько у него будет свободное окно. При определенном доступе, сотрудники смогут самостоятельно вписать в персональный календарь руководителя встречу, тем самым никого не отвлекая. 

Добавляйте интересные календари

Гугл позволяет добавлять так называемые «Интересные календари». Чтобы увидеть весь список доступных календарей — нажмите на плюсик рядом с «Другие календари» и перейдите в соответствующую вкладку.

Список календарей доступных в Google календаре

В интересных календарях можно посмотреть расписание праздников разных народов, события из мира спорта или фазы Луны. В стандартном календаре будут доступны праздники, которые проходят в регионе, в котором он живет.

Используйте горячие клавиши

Работа с помощью горячих клавиш удобна в любом месте, в том числе и Гугл календаре. Мы не будет показывать весь список, так как с ним можно ознакомиться на официальном сайт Google support.

Расскажем о тех клавишах, которые показались самыми удобными:

  • Обновление календаря — R
  • Удаление задачи — Delete или BackSpace
  • Отмена — Z
  • Переход в настройки — S
  • Переход к конкретной дате — G

Используйте вложения

Если кто-то проводит рабочие встречи, то чаще всего у него есть дополнительные материалы, которыми он собирается поделиться. Чтобы не высылать каждому человеку какие-то документы или изображения, их можно просто прикрепить в саму карточку.

Рабочие встречи зачастую предполагают разбор какой-либо проблемы или обсуждение плана и тут не обойтись без дополнительных материалов, которые потребуются всем участникам. Чтобы сделать это, необходимо создать карточку «Мероприятие» и тыкнуть на «Другие параметры».

Дополнительные параметры мероприятия в Google календаре

После этого нажать на значок скрепки и прикрепить необходимые документы, изображения, файлы или видеоматериалы.

Вложения в Google календаре

Укажите рабочие часы

У всех нас абсолютно разное расписание. Особенно, это заметно, когда люди работают удаленно из разных часовых поясов. Если же человек не раз сталкивался с тем, что ему писали или звонили рано утром или поздно ночью, то эта функция как раз для него.

«Рабочие часы» – это функция, которая уведомляет других пользователей, пытающихся назначить встречу во внеурочное время, о расписании человека. Другими словами, если кто-то работает с 12:00 до 19:00 по мск, а ему хотят поставить встречу в 10:00 то организатор получит сообщение, в котором будет указано, что рабочие часы конкретно этого человека начинаются в 12:00.

Чтобы указать свое рабочее время, необходимо открыть меню настроек в верхнем правом углу, после чего в разделе «Общее» выбрать «Рабочее время» и указать нужные вам часы. 

Только у обладателей бизнес-аккаунта Google есть доступ к функции «Рабочие часы».

Дополнения Гугл календаря

По аналогии с Gmail существует возможность установить дополнения — это приложения, которые могут облегчить планирование и проведение встреч. Чтобы посмотреть все дополнения нажмите на «+» на боковой панели:

Дополнительные инструменты в Google календаре

После клика по кнопке откроется доступ к различным дополнениям. В списке, который выйдет после нажатия находится достаточно много приложений, которые можно интегрировать в календарь:

Дополнительные инструменты в Google календаре

Три полоски в левом верхнем углу это разбивка всех сервисов по категориям — они помогут вам сориентироваться в приложениях исходя из задач. Также в верхней части окна есть поиск, который поможет быстро проверить совместимость календаря с каким-то конкретным приложением. 

Итог

Гугл календарь — это сервис, который представляет из себя обширный и удобный инструмент планирования своего личного времени. Так как гугл синхронизирует свои сервисы, все уведомления поступают на почту, а встроенная видеоконференция помогает не тратить время на интеграцию сторонних приложений и назначать созвон в одной карточке. А возможность открывать доступ к календарю дает возможность превратить сервис в корпоративный инструмент. Также, в новых версиях постоянно появляются дополнительные функции, которые упрощают и улучшают работу с приложением. 

Практически все люди много времени проводят в браузере, поэтому приятно иметь инструмент, который всегда находится под рукой. Быстрый доступ к сервису и простота интерфейса помогут заглядывать в календарь чаще и выработать привычку фиксировать свои дела на постоянной основе. По сути, любой инструмент может стать прекрасным решением в заинтересованных руках. Таск-трекеров также много, как и техник планирования и каждый в определенный момент выбирает то, что больше всего ему подходит. Поэтому, остается только самому все пощупать и решить, подходит ли вам календарь для ежедневного использования или нет. 

Хотите тоже написать статью для читателей Yagla? Если вам есть что рассказать про маркетинг, аналитику, бизнес, управление, карьеру для новичков, маркетологов и предпринимателей. Тогда заведите себе блог на Yagla прямо сейчас и пишите статьи. Это бесплатно и просто

У Google много удобных сервисов собственной разработки. Сегодня поговорим о календаре, который помогает планировать время и избавляет от необходимости держать в голове одновременно несколько задач.

В статье разберем, что такое Google Календарь, как он работает, и какие в нем есть функции.

Реклама: 2VtzqvSTRwm


Читайте также: Лучшие системы управления проектами

Google календарь — это планировщик задач. В нем создаются карточки — задачи, которые нужно выполнить в определенные дни. По всем заданиям приходит уведомление на почту. Если какие-то задачи не выполнены или не требуют срочности, можно перенести их в календаре на другой день. Инструмент универсальный и подходит, как для ежедневных рутинных задач, так и для планирования бизнес процессов.

Что можно сделать в Гугл Календаре:

  • To-do лист с бытовыми задачами — провести генеральную уборку, погулять с собакой, сходить на йогу, проверить почту, купить продукты;
  • Контент план — удобно для тех, кто ведет свой блог, канал, страницу в соцсетях. Можно расписать темы эфиров, их количество и продолжение, в какой день выкладывать публикации;
  • Список задач для сотрудников — создайте несколько календарей для сотрудников и распишите задачи для каждого на неделю или месяц. Также любой сотрудник может сам составить свой мини-план и контролировать его выполнение. Календарь часто используют для совместной работы над проектами.
  • Расписание встреч — поможет не пропустить важную встречу.
  • План уроков — подходит для учителей и репетиторов.
  • Напоминание о мероприятиях — чтобы помнить про дни рождения, планировать встречи с друзьями и другие знаменательные события.

Кому подходит календарь — всем, кому нужен удобный, надежный  и бесплатный планировщик. Им пользуются блогеры, фрилансеры, предприниматели, учителя, сотрудники компаний и просто те, кому важно соблюдать распорядок дня.

Для Гугл Календаря есть мобильное приложение, чтобы отслеживать задачи с телефона, но можно работать и в веб версии.

Возможности, функции, настройка

Познакомимся с возможностями календаря. Как их настроить и правильно использовать.

Создание своего календаря

Основная функция сервиса — календарь, в который добавляются задачи. Можно создать сразу несколько календарей, например, «Бытовое», «Работа», «Задачи по проекту Х», но пока мы остановимся на одном — все остальные создаются по аналогии.

Заходим в Google Календарь. По умолчанию открывается неделя, но можно изменить режим на дневной, месячный, годовой или в виде расписания. Для этого нужно нажать на кнопку «Неделя» возле шестеренки и выбрать нужный режим.

Что такое Google Календарь

Можно работать в том календаре, который создался автоматически или сделать отдельный календарь, для этого в списке календарей находим пункт «Другие календари» и нажимаем на плюс, во всплывающем окне кликаем «Создать календарь».

Как использовать Google Календарь

Вводим название и описание календаря, дальше жмем на кнопку «Создать календарь».

Как создать Гугл Календарь

Как добавить карточку с заданием к календарю

Есть 2 способа, первый — через кнопку создать. Нажимаем на нее.

Как добавить карточку с заданием к календарю 

Пишем название карточки, ее тип — мероприятие, напоминание, задание. Указываем время. Добавляем описание и местоположение (если нужно), можно сразу добавить гостей, то есть настроить совместный доступ. Им на почту придет уведомление о созданной карточке. Есть еще расширенные настройки, их можно заполнить позже, уже после создания карточки. Как и подключить совместный доступ. После первоначальных настроек жмем «Сохранить».

Как создать напоминание

Второй способ добавления карточек удобнее — нужно просто кликнуть на нужный прямоугольник в сетке, и создается карточка. Настройки такие же, как в предыдущем варианте.

Есть еще третий способ — через кнопку «Задачи» — синий круг с карандашом в правой части календаря.

Задачи в Гугл Календаре

Если воспользоваться им, то карточка создается не в сетке, а над ней.

Как добавить задачу в Гугл Календаре

Первые 2 способа синхронизируются с мобильным приложением, а карточки, созданные через «Задачи» остаются в веб-версии календаря.

После создания карточек с заданиями получается день, неделя или месяц в виде таблицы, в которой сразу видно, когда есть свободное время.

Планирование в Гугл Календаре

Созданные карточки можно редактировать. Для этого жмем на карточку, а затем на символ карандаша. Либо можно просто 2 раза кликнуть левой кнопкой мыши по карточке.

Как изменить карточку в Гугл Календаре

Здесь можно изменить текущие настройки, например, время и дату или добавить новые — настроить количество и частоту уведомлений, время их прихода (например, за полчаса), разрешения для совместного доступа.

Настройка карточки мероприятия в Гугл Календаре

Карточки можно переносить на другие дни обычным перетаскиванием. Это нужно для того, чтобы не создавать новую карточку, если вдруг вы не успели выполнить задачу вовремя.

По умолчанию на главной странице сервиса показывается общий календарь, куда могут входить все остальные. Можно отключить видимость некоторых календарей — нужно просто снять галочку в их перечне.

Как скрыть Гугл Календарь

Настройка цветов

Карточки можно обозначать определенным цветом. Это делается для того, чтобы не путаться в задачах. Очень удобно, особенно, если вы работаете одновременно над несколькими проектами.

Цвет назначается двумя способами:

  1. При расширенном редактировании карточки — нужно нажать на цветной круг рядом с почтовым адресом и выбрать цвет.
    Настройка цветов в Гугл Календаре
  2. В самом календаре — нажимаем правой кнопкой мыши на карточку и выбираем цвет. Здесь же можно удалить карточку.
    Как изменить цвет карточки

Опция «Повестка дня»

Если ее включить, то каждый день в определенное время вы будете получать на электронную почту список задач на день. Заходим в настройки конкретного календаря (находим календарь в списке, нажимаем 3 точки — Настройки и общий доступ).

В настройках находим пункт Другие уведомления, дальше Повестка дня, нажимаем на галочку и выбираем Электронная почта (по умолчанию стоит Нет).

Настройка уведомлений

Расписание

Расписание — это тип календаря, который показывает мероприятия списком, а не таблицей. Находится вверху рядом с шестеренкой, там, где мы выбираем тип календаря — день, неделя, год.

Как настроить расписание в Гугл Календаре

Смена владельца

По умолчанию, вы — владелец всех созданных карточек, но можно назначить другого человека владельцем, тогда у него будет полный контроль над карточкой. Для этого нажимаем на карточку, затем на 3 точки (справа от конверта), в открывшемся окне жмем «Смена владельца». Далее нужно указать почту другого человека.

Как сменить владельца

Синхронизация с сервисами

Календарь можно связать с другими сервисами, особенно если они гугловские, например, заметки Google Keep, уже встроены в календарь — оранжевый значок.

Интеграции для Гугл Календаря

Больше интеграций можно найти, если нажать на 3 точки в правой части календаря, а затем «Установить дополнения».

Как установить дополнения

Здесь в основном сервисы для бизнеса — Zoom, CRM, облачные хранилища, хотя календарь совместим и с другими сервисами, которых нет в этом списке. Например, с Trello.

Как настроить интеграции в Гугл Календаре

Карточки из Trello можно добавить в Гугл Календарь. Заходим в меню Trello — добавить улучшения, находим в списке сервисов Календарь и добавляем его в меню.

Как добавить карточки из Trello в Гугл Календарь

В меню появился значок календаря, нажимаем на него и в открывшемся окне выбираем «Редактировать настройки Улучшений».

Как редактировать Гугл календарь

Выскакивает предложение включить синхронизацию с личным Гугл календарем, включаем и выпадает окошко с ссылкой. Нужно скопировать эту ссылку.

Копируем ссылку

Затем идем в Гугл Календарь, нажимаем на плюсик, чтобы добавить новый календарь.

Как добавить новый календарь

И далее нажимаем «Добавить по URL».

Добавить по урл

В открывшемся окне нужно вставить ссылку, которую мы скопировали в Trello.

С какими еще сервисами можно синхронизировать Календарь:

  • Outlook;
  • Таланто;
  • Todoist;
  • Windows календарь на ПК;
  • GetCourse.

Есть удобный инструмент albato, через который можно настроить интеграцию календаря с десятками сервисов.

Печать

Можно распечатать календарь и повесить его на видное место. Для этого нажимаем на значок шестеренки вверху над календарем и жмем распечатать. Также можно распечатать отдельно карточку, для этого жмем на карточку — 3 точки — Распечатать.

Как распечатать из Гугл Календаря

Планируем дни рождения/мероприятия/события

Для дней рождения и памятных дат можно воспользоваться готовым календарем, который есть по умолчанию у всех пользователей сервиса.

Как планировать дни рождения/мероприятия/события

Он ничем не отличается от других календарей, но чтобы было проще создать карточки, привязанный к датам, лучше переключиться на вид календаря «Год» в общих настройках (шестеренка), выбрать нужный день и уже в нем создать карточку с напоминанием.

Гугл Календарь

Защита от СПАМА (когда его рассылают)

Иногда мошенники рассылают спамные приглашения на мероприятия владельцам почты на gmail. Карточки с мероприятием автоматически добавляются в календарь. В карточках содержится реклама и ссылки на другие сайты. Что делать:

  1. Если спама мало, и он появляется редко, можно просто заблокировать карточки и адреса отправителей. Кликаем 2 раза на карточку, открываются настройки, нажимаем на кнопку «Дополнительные действия» и в списке находим «Отметить как спам».
    Защита Гугл Календаря от СПАМА
  2. Если спама много, и его рассылают с разных адресов, то, скорее всего придется удалить календарь, чтобы потом создать новый. Выбираем календарь из списка, жмем на 3 точки — Настройки и общий доступ.

Опция «Повестка дня» в Google Календаре

В настройках нажимаем Удаление календаря и подтверждаем действие.

Как удалить Гугл Календарь

В будущем, чтобы избежать спама, советуем проделать такие шаги:

Если это все не помогает, нужно настраивать антиспам фильтры на почте в Gmail.

К сожалению, у этих способов есть и минусы, во-первых они могут лишь частично защитить от спама,  во-вторых, можно случайно пропустить не спамные мероприятия.

Совместная работа

Удобно, если над проектом работает несколько сотрудников, или вы используете календарь для расписания планерок. Например, у вас запланирована онлайн конференция в Zoom. Можно создать карточку в календаре и открыть доступ всем участникам конференции — они получат дополнительные уведомления, кроме тех, что рассылает сам Zoom.

P.S. Как работать в Zoom, мы уже писали.

Можно дать доступ ко всему календарю или к конкретной задаче. Как это сделать:

  1. Открываем доступ к календарю. Выбираем нужный календарь в списке слева, нажимаем на 3 точки, далее Настройки и общий доступ.

Совместная работа в Гугл Календаре

В настройках выбираем «Разрешения на доступ» или «Доступ для отдельных пользователей».

Разрешения на доступ

Можно включить общий доступ по ссылке или разослать индивидуальные приглашения на почту. Принцип такой же как в Гугл Доках.

Как включить общий доступ по ссылке

  1. Открываем доступ к карточке. Выбираем карточку и открываем расширенное редактирование — значок карандаша. В поле Гости вводим нужные емейл адреса или выбираем из адресной книги. Сразу под этим пунктом настройка разрешений для гостей, например, если оставить галочки, как на скрине, гости смогут приглашать других людей, но не смогут менять содержимое карточки. Также можно настраивать роли для каждого конкретного участника.

Как открыть доступ к карточке

Заключение

Гугл Календарь — удобный и бесплатный инструмент для планирования как личных, так и рабочих задач. Его часто используют для совместной работы над проектами, как напоминание о встречах или как To-do лист. Для более удобной работы можно синхронизировать онлайн календарь с мобильным приложением.

Другие статьи про сервисы Google:

  • Google Meet — бесплатный сервис видеоконференций
  • Сервис для перевода горизонтального видео в вертикальное
  • Google Data Studio — для отчетов
  • Настройка рекламы в Google Ads

Компания Google является одним из крупнейших ИТ-разработчиков, который предлагает огромный ассортимент собственной продукции. Главная задача заключается в том, чтобы упростить пользователям жизнь, решение повседневных задач, расширить имеющиеся возможности.

Как настроить и использовать Google-календарь

Многие недооценивают такой сервис как Google Календарь. Хотя в действительности это очень полезный инструмент, способный дать многое своим пользователям. Вопрос лишь в том, как научиться им правильно пользоваться.

Ничего сложного здесь нет. Можно организовать собственный Google Календарь на компьютере с ОС Windows и не только, а также синхронизировать его с мобильным гаджетом.

Возможности сервиса

Мало просто вывести Google Календарь на рабочий стол компьютера или телефона. В его функциях и возможностях следует более детально разобраться.

Ошибочно считать, что Гугл Календарь может устанавливаться только на компьютер, поскольку миллионы пользователей активно применяют его на мобильных девайсах. Будь то планшет или смартфон.

Гугл Календарь позиционируется как планировщик для различных задач. Здесь можно создать специальные карточки, то есть задачи, которые выполняются в определённые дни, согласно индивидуальному расписанию пользователя. Обо всех заданиях, которые приближаются, пользователь узнаёт с помощью уведомлений по электронной почте. Невыполненные и не особо срочные задачи легко переносятся.

Работа с Google Calendar

Календарь весьма универсальный, что позволяет с его помощью организовывать свой повседневный быт либо же планировать ведение бизнеса, целой компании, включающей в себя большое количество сотрудников и, соответственно, пользователей сервиса от Гугл.

К функциональным возможностям Гугл Календаря можно отнести несколько основных пунктов:

  1. Лист задач. Он же To Do лист. Это перечень бытовых задач, которые нужно выполнять каждый день. К примеру, сюда вводятся походы по магазинам, посещение врача, проверка почты, уборка и пр.
  2. Контент-план. Актуально для юзеров, у которых есть своя активная страница в социальных сетях, блог, канал на видеохостинге. Гугл Календарь поможет распределить своё время, назначить даты новых выпусков, эфиров и публикаций.
  3. Задачи для сотрудников. Ещё одна полезная функция, позволяющая создать несколько различных календарей, где будут расписаны задачи для каждого из сотрудников в течение недели, месяца и даже более длительного периода. Здесь же сотрудники могут вносить свои коррективы, следить за выполнением, ставить метки о завершении задач и пр. Такие календари часто используют, чтобы организовать совместную работу над одним проектом.
  4. Встречи. Расписание всех запланированных встреч, которые важно не пропустить.
  5. Уроки. Применяется для педагогов, учителей, а также тех, кто занимается репетиторством. Так точно не пропустишь, когда и с кем запланирован урок.
  6. Мероприятия. Актуальный инструмент, чтобы не забыть про день рождения, встречу, какое-то важное событие.

Google Calendar

Многим кажется, что всё это можно сделать и без планировщика. На самом деле человеку свойственно забывать порой даже очень важные вещи, включая дни рождения близких людей. Не говоря уже о деловых встречах, запланированных мероприятиях, рабочих задачах.

Гугл Календарь привлекает внимание тем, что работает он максимально стабильно, довольно простой в использовании, а также совершенно бесплатный. Это популярнейший инструмент среди блогеров, предпринимателей, учителей, фрилансеров и тех людей, кто следит за собственным распорядком дня.

Ещё одним весомым аргументом в пользу Гугл Календаря выступает наличие мобильного приложения. С его помощью можно одновременно работать на смартфоне или планшете, а также на ПК или ноутбуке. Поскольку все задачи синхронизируются, ничего в работе планировщика нарушено не будет.

Как настроить сервис

Теперь к вопросу о том, как установить и настроить собственный Гугл Календарь. Если говорить о работе с ПК, то тут мы настраиваем всё прямо в браузере. Ничего скачивать и устанавливать не нужно, в отличие от мобильных телефонов. Здесь придётся установить приложение. Далее настройки довольно простые.

ВАЖНО. Работа с Календарём требует наличия аккаунта в Google.

Аккаунт в Google

Если аккаунт уже есть, в него достаточно войти. Если же нет, сначала создаётся аккаунт, после чего в браузере открывается Календарь. Ранее созданные аккаунты можно использовать, чтобы создавать разные планировщики. Потому создайте аккаунт либо используйте уже имеющийся, и под этим аккаунтом войдите в Гугл Календарь. Всё, основа создана. Можно приступать к настройкам.

Здесь требуется:

  • выбрать нужный период;
  • создать и назвать маркеры;
  • отключить или выключить выходные дни;
  • отключить или выключить отклонённые мероприятия и пр.

В зависимости от проектов и их числа пользователь может создавать различные календари.

Настроить их довольно просто. Здесь нужно:

  1. Открыть меню настроек сервиса. Это значок шестерёнки в верхнем правом углу, и далее в перейти в «Настройки».Настройки
  2. Далее «Добавить», а затем на пункт «Создать календарь».Создать календарь
  3. Здесь следует прописать его название, описание, задать часовой пояс, а затем сохранить.Детали нового календаря
  4. Новый календарь появляется вместе со всеми теми, которые создавались ранее, если такие есть.
  5. В зависимости от назначения, календарь можно сделать приватным либо же открыть общий доступ. Также здесь задаются цвет и оформление.

Если требуется убрать, то есть удалить старый Google Календарь, очистить созданные ранее планы, здесь ничего сложного нет. Перед тем как очистить экран от ненужных календарей, чтобы там не отображались удалённые мероприятия, нужно сделать следующее:

  • открыть Календарь;
  • нажать на значок шестерёнки;
  • войти в настройки;
  • в списке слева выбрать ненужный календарь;
  • нажать на его название;
  • кликнуть на кнопку «Удалить»;
  • подтвердить своё действие.

Вот и всё. Это позволяет быстро и легко редактировать все свои календари, избавляться от лишнего и добавлять новые задачи в планировщик.

Синхронизация

Многих интересует, как синхронизировать созданный на ПК Гугл Календарь с Айфоном. Задача несложная. На практике синхронизация календаря от Google возможна не только с iPhone, но и с Андроид-устройствами.

Google Calendar на смартфоне

Для начала о том, что дают синхронизированные календари от Google для устройств под управлением ОС Android или iOS, к примеру. Довольно часто календарь синхронизируется на Андроиде и Айфоне, а также на планшетных компьютерах, чтобы отображать одно и то же расписание на двух или нескольких устройствах одновременно. Это позволяет следить за своими планами, не нарушать их, вовремя вносить изменения, когда под рукой нет ноутбука или компьютера.

Теперь к вопросу о том, как же самому синхронизировать Гугл Календарь. Здесь следует отталкиваться от того, с каким именно устройством требуется объединить расписание.

Для начала будут рассмотрены планшеты и смартфоны на ОС Андроид. Здесь нужно:

  • скачать из мобильного Маркета официальное приложение;
  • зайти на телефоне или планшете в тот же Гугл аккаунт, как и на ПК или ноутбуке;
  • дождаться автоматической синхронизации.

Обычно никаких дополнительных действий предпринимать не требуется.

В случае с продукцией Apple принцип тот же. То есть нужно скачать из Маркета приложение, после чего система всё автоматически объединит и синхронизирует.

Calendar на iPhone

Как планировать мероприятия

Следует более детально разобраться в том, как пользователя Гугл Календарём и какими возможностями он обладает.

Самым очевидным и наиболее часто используемым инструментом является создание мероприятий.

Тут стоит посмотреть, как правильно добавлять в свой Google Календарь различные праздники, важные события, всевозможные мероприятия. Причём добавить и удалить их можно в любой момент, используя компьютер либо же мобильное устройство. При условии, что они предварительно были синхронизированы.

Теперь к вопросу о том, как работать с календарём от Гугл в режиме планирования мероприятий. Эту процедуру можно разделить на несколько этапов:

  • создание мероприятия;
  • добавление гостей;
  • описание события;
  • сохранение.

Далее по каждому пункту отдельно.

Создание мероприятия

Тут есть 2 варианта, как это сделать.

  • нажать на свободный интервал, в котором кликнуть на кнопку «+», то есть «Создать»;
  • нажать на кнопку «Мероприятие», а затем уже задать ему все необходимые параметры, включая дату и время.

Создание мероприятия

Ничего сложного здесь нет.

Добавление гостей

Поскольку мероприятие создаётся минимум для нескольких людей, их нужно добавить в списки. Для этого необходимо:

  1. В разделе «Добавить гостей» ввести их имена либо адреса почты. Если они есть в списке, то гости отобразятся. Если их аккаунтов нет, просто полностью пропишите имя гостя.Список гостей
  2. Чтобы добавить сразу большую группу пользователей, можно задействовать адрес списка рассылки.
  3. Если присутствие того или иного человека не является обязательным, можно навести курсор на его имя и нажать соответствующую кнопку.
  4. Чтобы позволить корректировать мероприятие другим пользователям, в разделе с разрешениями для гостей следует поставить нужные флажки.

Описание события и сохранение

Также следует внести необходимую информацию о запланированном мероприятии. А именно:

  • указать часовой пояс;
  • настроить событие, если оно повторяющееся, а не разовое;
  • определить время, чтобы все приглашённые были свободны;
  • добавить место проведения встречи, формат, условия и пр.;
  • если нужно, добавить видеоконференцию;
  • указать, какое оборудование требуется (веб-камера, микрофон);
  • расписать инструкции, описание, особенности события;
  • нажав на значок скрепки, добавить нужные файлы, изображения, видео и пр.

Подготовив полностью мероприятие, его требуется сохранить, а затем отправить гостям.

Оповещение гостей

Для сохранения достаточно нажать на кнопку «Сохранить». Для отправки используется кнопка «Отправить».

Как работает напоминание

Часто оказывается, что вы используете далеко не все возможности, которыми обладает Гугл Календарь. А причина очевидная. Пользователь не до конца разобрался в том, как пользоваться этим инструментом и какими функциями он обладает. Одной из них выступает использование напоминания.

Для начала убедитесь, что у вас включена функция напоминания. Для этого загляните в свой календарь, откройте раздел с календарями и там проверьте наличие галочки на пункте «Напоминания» (Reminders). Если флажок не активен, никакие уведомления о предстоящих событиях приходить не будут.

Если же вы только начинаете осваивать этот сервис, будет логично спросить, как добавить в созданный Гугл Календарь тот же день рождения или иное событие. В итоге вы своевременно вспомните про добавленный юбилей, концерт или иное событие. Просто добавляйте их в список. Когда они добавляются, в последующем приходят «напоминалки» о днях рождения знакомых и друзей, каких-то иных значимых событиях, пропустить которые точно не хотелось бы.

Создание напоминания

Чтобы создать «напоминалку», необходимо:

  • выбрать нужную дату или интервал в календаре;
  • нажать на кнопку «Напоминание»;
  • ввести дату, время, название события;
  • для настройки частоты кликните на «Не повторять» и там выберите нужные настройки;
  • для ежедневного напоминания флажок должен стоять на пункте «Весь день»;
  • далее просто сохранить изменения.

Это к вопросу о том, как добавить себе в календарь от Google «напоминалку» о днях рождения друзей, знакомых и коллег, про праздничные дни, юбилеи, годовщины людей, либо значимые события в жизни компании. Здесь вас никто не ограничивает в плане того, какие именно напоминания создавать. Можно хоть установить «напоминалку» о том, что в тот или иной день в определённое время состоится спортивное соревнование.

Значок с изображением ручки или карандаша позволяет вносить изменения о напоминании. А галочка даёт возможность отметить событие как выполненное, и тем самым прекратить повторяющиеся «напоминалки». Либо можно вовсе удалить, кликнув на значок мусорного бака.

Открыть общий доступ и просматривать чужие календари

Часто юзеры интересуются тем, как расшарить созданный Гугл Календарь, то есть открыть к нему доступ для других пользователей.

Общие и личные календари

В этом нет ничего сложного, если внимательно изучить пошаговую инструкцию. Следует подробнее рассказать о том, как открыть доступ к Календарю от Google и что для этого потребуется сделать. Если доступ будет открыт, им смогут пользоваться другие участники. Тем самым формируются корпоративные события, объединяются усилия нескольких человек, работающих над одним проектом. Без совместного доступа сложно определить, кто какие задачи будет выполнять. При этом, открывая доступ, нужно заранее подумать, кому он разрешён, а кому нет, дабы не добавить кого-нибудь лишнего.

Для открытия доступа нужно:

Это коротко о том, как сделать общий доступ в сервисе Гугл Календарь.

Для получения общего доступа нужно отправить HTML ссылку на событие. Для этого выбираются «Настройки», «Разрешения на доступ» и затем пункт «Доступ по ссылке». Скопируйте эту ссылку и выполните рассылку.

Если вас интересует, как добавить в Гугл Календарь определённого человека либо открыть доступ нескольким людям, добавив их в списки приоритетных юзеров, то для этого требуется:

  • нажать на значок шестерёнки;
  • перейти в «Настройки»;
  • выбрать пункт доступа для отдельных пользователей;
  • добавить нужных юзеров;
  • выбрать уровень доступа к содержимому календаря.

Уровни доступа

Важно отметить, что существует разный уровень доступа:

  • к данным о свободном времени;
  • ко всем сведениям;
  • с возможностью внесения изменения;
  • с редактированием и возможностью открывать доступ другим.

Также ещё появляются вопросы касательно того, как просматривать события и мероприятия в календаре другого пользователя. Для этого нужно открыть раздел «Другие календари» и нажать на меню «Добавь другие календари», после чего кликнуть на «Подписаться».

Далее вводится имя либо электронная почта пользователя и выбирается нужный юзер из выплывающего списка. При наличии доступа, чужой календарь отобразится в списке. Тем самым можно наблюдать за работой человека, ориентироваться на его график, расписание, свободное время и пр.

Возможности календаря от Google действительно обширные. Вопрос лишь в том, что из всего этого нужно конкретному пользователю.

Пользуетесь ли вы Google Календарём? Насколько он упрощает ведение повседневных задач?

Подписывайтесь, оставляйте отзывы и рассказывайте о нас своим друзьям!

Применяйте горячие клавиши, добавляйте места встречи и скрывайте личные события.

15 фишек «Google Календаря», которые стоит использовать на полную

1. Создавайте отдельные календари для разных нужд

По умолчанию Google предоставляет вам только один календарь, в котором и скапливаются все ваши мероприятия. Если вы будете активно им пользоваться, то рабочие задачи и встречи, домашние дела и личные события перемешаются и превратятся в настоящую свалку.

Поэтому лучше создавать несколько календарей под разные типы событий. Для этого нажмите на значок шестерёнки сверху и зайдите в настройки. Там выберите опцию «Добавить календарь» → «Создать календарь». Укажите название и, если это необходимо, описание. Так можно будет держать рабочие дела в одном календаре, расписание тренировок — в другом, дни рождения — в третьем и так далее.

2. Подписывайтесь на календари коллег

Иногда нам нужно следить за тем, чем занимаются наши друзья или коллеги. Если они используют «Google Календарь», вы можете добавлять их календари к себе и отслеживать, какие события там появляются.

На боковой панели слева найдите строку с надписью «Поиск людей». Введите туда имя или адрес электронной почты вашего знакомого. В появившемся всплывающем окне нажмите «Запросить доступ», и человек получит сообщение с просьбой разрешить просмотр его календаря. Когда он подтвердит ваш доступ, созданные им события будут отображаться у вас в разделе «Другие календари».

3. Выбирайте для встречи время, которое устроит всех

Вам нужно организовать встречу с коллегами или посиделки с друзьями, но никак не удаётся подобрать время, когда все будут свободны? Вместо того чтобы рассылать приглашения, воспользуйтесь функцией «Найти время».

Создайте новое событие и нажмите на кнопку «Другие параметры». На открывшейся странице выберите вкладку «Найдите время». В поле «Добавьте гостей» справа введите имена людей, которых вы хотите пригласить, — Google позволяет добавить до 20 человек. Перед вами появятся их события. Если у кого-то что-то запланировано, он будет помечен как «Занят». Остаётся только отыскать для встречи время, когда все свободны.

4. Скрывайте личные события

Допустим, вам нужно провести встречу конфиденциального характера. И вы не хотите, чтобы весь офис увидел, куда вы собираетесь. Для этого нужно пометить встречу как «Личную». Тогда информацию о ней увидят только те, кому вы позволили редактировать (а не только просматривать) ваш календарь.

Создайте мероприятие и зайдите в «Другие параметры». Нажмите на кнопку «Настройки приватности по умолчанию» и выберите вариант «Личное». Всё, теперь посторонние не увидят, где, с кем и в какое время вы встречаетесь. Если ваш календарь открыт для других, во время приватного мероприятия в нём просто появится пометка «Занят», без деталей.

5. Добавляйте видеовстречи

Вместо того чтобы рассылать свой логин Skype или Google Hangouts всем коллегам, можно вставить ссылку на видеоконференцию прямо в событие календаря. Для этого при создании мероприятия в «Других параметрах» нажмите на кнопку «Добавить видеоконференцию». Когда время встречи настанет, приглашённым будет предложено созвониться в Google Hangouts.

6. Прикрепляйте вложения

Зачастую на совещаниях или конференциях нужен доступ к какому-нибудь документу, для изучения которого все и собрались. «Google Календарь» позволяет прикреплять файлы и документы непосредственно к событию. Так все приглашённые участники будут иметь к ним простой и быстрый доступ.

Выберите нужное событие и нажмите на кнопку со значком карандаша, чтобы отредактировать его. В пункте «Описание» кликните на значок скрепки и загрузите все необходимые файлы. Их можно брать со своего компьютера или добавлять из облака Google Drive.

7. Включите мировые часы

Функция «Мировые часы» в «Google Календаре» очень полезна, если вы работаете с удалёнными сотрудниками, разбросанными по всему свету. С её помощью вы легко сможете узнавать, какое у них время, прямо из интерфейса.

Откройте «Настройки», нажав на соответствующий пункт в меню с шестерёнкой сверху. Найдите сбоку «Мировые часы». Включите опцию «Показывать мировые часы», а затем добавьте города, где живут ваши коллеги. И их местное время будет отображаться на боковой панели.

8. Оповещайте приглашённых по электронной почте

Иногда надо сообщить приглашённым на встречу, чтобы они что-то сделали — например, захватили с собой ноутбуки или ознакомились заранее с какими-нибудь материалами. Можно, в принципе, написать об этом в замечаниях к событию, но надёжнее привлечь внимание людей электронным сообщением.

Для этого откройте предстоящее событие и нажмите на значок с конвертом. И вам будет предложено написать сообщение, которое разошлётся всем приглашённым участникам.

9. Добавляйте конкретные места встречи

Плюс запланированных в «Google Календаре» мероприятий в том, что к ним можно прикреплять ссылки на «Google Карты». Так вам не придётся созваниваться или списываться с участниками встречи и долго и нудно объяснять им, как проехать туда-то и туда-то.

Зайдите в параметры встречи и найдите поле «Где». Введите туда адрес, и Google найдёт его. Теперь, когда приглашённый откроет событие, он сможет нажать на адрес и увидеть место встречи на карте.

10. Добавляйте интересные календари

Google позволяет подписываться на так называемые интересные календари. В них можно посмотреть, например, расписание праздников в вашем регионе, события из мира спорта или фазы Луны.

Найдите на панели слева раздел «Другие календари» и нажмите на значок «+». В открывшемся меню выберите «Интересные календари». Пометьте галочками те, на которые хотите подписаться, и они появятся в вашем графике.

11. Делитесь своими календарями

При необходимости вы можете сделать так, чтобы другие пользователи смогли просматривать (или даже редактировать) ваши календари. Это полезно, если вы управляете командой коллег и хотите, чтобы они знали о всех грядущих мероприятиях. Или вы студент и создали для одногруппников расписание лекций.

Наведите курсор на нужный календарь на панели слева и нажмите на троеточие. Выберите пункт «Настройки и общий доступ». В открывшемся меню, в разделе «Разрешения на доступ», можно сделать календарь общедоступным (для всех пользователей Сети), добавить отдельных знакомых (для этого вам понадобится их адрес почты) либо скопировать ссылку на календарь, которую потом следует разослать любым удобным способом.

12. Используйте горячие клавиши

Работать с клавиатурой можно быстрее и эффективнее, чем водить курсором мыши. «Google Календарь» обладает изрядным количеством хоткеев, с полным списком которых можно ознакомиться здесь. Вот самые полезные из них:

  • c — создать новое событие.
  • Backspace или Delete — удалить событие.
  • / — перейти к строке поиска.
  • Цифры от 1 до 6 — переключить вид календаря: день, неделя, месяц, год, повестка дня.
  • t — перейти на сегодняшний день.
  • k или p — прокрутить календарь к предыдущему диапазону дат. То есть, если у вас календарь в режиме просмотра месяца, он прокрутится на предыдущий месяц. Если в режиме дня — на предыдущий день и так далее.
  • j или n — прокрутить календарь к следующему диапазону дат.

13. Перетаскивайте события

Если вы создали событие, но промахнулись днём или временем суток, необязательно залезать в настройки мероприятия и набирать цифры вручную. Схватите событие и перетащите его на нужный день или время — так быстрее будет.

14. Используйте «Google Задачи»

«Google Задачи» — простенький менеджер дел, интегрированный прямо в «Google Календарь». Чтобы открыть их, нажмите на синий значок на панели справа и увидите список ваших тасков. Тут не так много функций, как в каком-нибудь Wunderlist, зато «Google Задачи» всегда перед глазами.

Добавлять новые дела, редактировать их, назначать им срок исполнения и периодичность повтора можно как через панель в веб-интерфейсе, так и через мобильное приложение от Google.

15. Отменяйте ненужные действия

Напоследок небольшая хитрость. Допустим, вы создали мероприятие, старательно снабдили его описанием, приложили к нему кучу файлов, согласовали его со всеми коллегами, а потом нечаянно удалили.

Спокойствие! Вам не придётся пересоздавать его заново. Просто нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Z, и удалённое мероприятие будет восстановлено. Так можно отменять любые нечаянные действия в календаре. Это немного неочевидно, потому что в интерфейсе нет кнопки «Отменить», но очень полезно.

Читайте также 🧐

  • В «Google Календаре» и Google Keep для Android появилась тёмная тема
  • Почему календарь эффективнее списков дел
  • Календарь, который расставит всё в жизни по местам

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Делаем забор из профнастила своими руками пошаговая инструкция
  • Бон пастил таблетки инструкция по применению
  • Осуществляет руководство деятельностью органов местного самоуправления
  • Детрагель инструкция по применению отзывы при варикозе ног взрослым
  • Руководство по эксплуатации для volvo s60