В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.
Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.
Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.
Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.
История развития
1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Функционал СЭД: что это такое
По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:
- Совместимость со всеми популярными форматами документов — чтобы не возникало никаких проблем с их оформлением, редактированием, согласованием, получением и отправкой, контролем выполнения.
- Эффективное распределение потоков — для разграничения доступа, совместного пользования, определения маршрутов внутри организации и решения других подобных задач.
- Создание архива — для хранения тех файлов, которые не используются прямо сейчас, но могут понадобиться, а также для быстрого их поиска.
В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.
Требования к системам документооборота СЭД
- Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
- Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
- Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.
Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).
Правовое регулирование и стандарты
Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:
- ФЗ № 1 от 10 01 02 (в редакции от 08 11 07) — «Об электронной цифровой подписи»
- ГОСТ Р 51141-98, регламентирующий нюансы архивации и делопроизводства;
- ФЗ № 149 от 27 07 06, дающий понятия информационных технологий и способов их защиты;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащий требования к оформлению и унификации;
- Постановление № 754 от 22 10 09, утверждающее ключевые международные положения.
Внедряя проекты, следует руководствоваться
ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Преимущества ЭДО
Система СЭД — это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
- автоматическое упорядочивание — каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
- ускорение работы — справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
- отслеживание — в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
- поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
- планирование — можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
- удаленный доступ есть круглосуточно — обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
- максимально быстрый поиск — по ключевым словам в базе данных;
- практичная экономия — не приходится тратиться на распечатку.
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Недостатки ЭДО
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
- начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
- время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
- обязательное обучение задействованных сотрудников;
- наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
- обеспечение общей безопасности — разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
- необходимость регулярного резервного копирования;
- поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).
Какие бывают системы электронного документооборота
Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.
Электронные архивы (ЭА)
Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.
С развитыми workflow-средствами (WF)
Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.
Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.
Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.
Системы типа коллабораций (collaboration)
Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное — чтобы им было комфортно делать это.
Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
- единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
- легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
- стандартизацию форм и реквизитов;
- регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
- индивидуальное и коллективное внесение изменений;
- наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
- создание аналитической, статистической и другой отчетности;
- архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Можно ли совмещать ЭДО с бумажным
Да, и на первых порах после внедрения СЭД это даже придется делать — сразу по двум причинам:
- те отчеты, приказы, справки, которые вы составляли раньше и особенно храните, почти наверняка представлены на физических носителях;
- значительная часть контрагентов не будет придерживаться столь же передовых подходов.
Естественно, со временем вполне реально решить оба этих момента. Например, диджитализировать свой архив и убедить партнеров, поставщиков, клиентов в преимуществах использования более актуальных и удобных технологий. Допустим, наглядно показать, что переслать файл в режиме онлайн гораздо быстрее, чем отправлять его курьером — вторая сторона сразу поймет, насколько это важно в срочных случаях.
При этом для скорейшего перехода всю внутреннюю отчетность необходимо составлять и визировать только в цифровом виде.
Внедрение СЭД в документооборот
Оно в обязательном порядке должно сопровождаться адаптацией системы к потребностям и возможностям конкретной организации. Это предполагает тщательную настройку. Кроме того, следует обучить сотрудников — чтобы они смогли как можно раньше приступить к эффективному выполнению задач и решали деловые вопросы безошибочно.
Но даже при максимально индивидуальном подходе возможны сложности — рассмотрим наиболее частые из них.
Проблемы внедрения
- Низкий уровень компьютерной грамотности персонала в сочетании с психологическим барьером — отдельно взятые люди могут не хотеть обучаться чему-то новому или бояться, что какие-то производственные процессы (например, инвентаризация) станут прозрачными.
- Морально устаревшее руководство — директор отказывается понимать, что такое СЭД, электронный документооборот для него — «темный лес», преимуществ в диджитализации своего бизнеса он не видит и тому подобные факторы.
- Слабая формализация — на предприятии нет четкой иерархии, зато часто меняется структура, а однотипные действия не стандартизованы.
- Недостаточная подготовка контрагентов — кроме вас, новые возможности не использует никто из поставщиков, партнеров, клиентов.
Хорошо хоть, что каждая из этих проблем решаемая. И пусть для ее устранения потребуется время или замена сотрудников, конечный результат — более эффективная, удобная и безошибочная работа — все равно с лихвой окупит все затраты.
Какие существуют СЭД: примеры систем
Самые распространенные из них мы свели в таблицу:
|
Название |
Особенности |
Цена, руб |
|
Логика |
Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости. |
4900-5900 за каждое рабочее место |
|
Дело |
Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом. |
11000-13500 за каждое рабочее место |
|
1С:Архив |
Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео. |
12000-57000 за программу полностью |
|
Евфрат |
Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями. |
От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика |
|
OPTIMA-WorkFlow |
Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций. |
55000-75000 за лицензию |
|
Directum |
Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители. |
7000-2000000 за лицензию |
Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса
Необходимо, чтобы система:
- Была совместима с другими нужными приложениями, например, с ПО, обрабатывающим счета-фактуры, доверенности, накладные, акты и другую бухгалтерию.
- Работала с остальными программами согласованно, то есть поддерживала онлайн справочники и использовала те же данные, что и в остальных источниках.
- Обладала возможностями надстройки активно используемых модулей — Oracle, 1C, Парус и других подобных им.
- Не конфликтовала с внешними средствами и площадками — интернет магазином, e-mail и иными сервисами.
Все это нужно, чтобы при запуске одного ПО можно было выполнить любую совокупность операций и завизировать ее подписью.
Мы подробно рассказали, что такое система электронного документооборота СЭД, это комплексный инструмент, который сегодня необходимо взять на вооружение, и с нами вы сможете им воспользоваться с максимальной выгодой для себя, используя продукты с поддержкой ЭДО.
Количество показов: 81702
Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».
Сначала рассмотрим современные варианты создания в системе электронного документооборота (СЭД) внутренних и исходящих документов организации. А потом покажем, как она может «заглатывать» входящие документы, созданные другими организациями-авторами.
В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.
Создание в СЭД собственных документов
Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.
Например, в организации могут быть спроектированы шаблоны нескольких разновидностей писем: сопроводительного письма, информационного письма, письма-напоминания, письма-требования, письма-подтверждения, коммерческого предложения и др. Шаблоны документов обычно разрабатываются в MS Word и «вкладываются» в СЭД в виде вордовских файлов, в которых есть и постоянная, и переменная информация (на Рисунке 2 переменная информация выделена «маркером»). На Рисунке 1 показан фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» (см. отметки «1» и «2»).
Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.
Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).
Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.
Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.
Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа
Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией
Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.
Если документ подписывается простой ЭП, то фактически СЭД просто запоминает подписанта (идентифицируя его по логину и паролю) и действия, которые он совершил с документом. Такая простая ЭП будет признаваться только внутри доверенной среды (СЭД), но не во внешней среде.
Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.
Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.
Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). ЭП подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.
Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.
Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.
Рисунок 3. Илюстрация работы с ЭП
Эти приемы используют для создания с нуля большинства документов (как исходящих, например, писем, см. Рисунок 4, так и внутренних, например, приказов, распоряжений, протоколов, актов, заявок, служебных записок и др., см. Рисунок 5). А вот входящие документы в СЭД «заглатываются» том виде, в котором они подготовлены другой организацией, потому приемы работы с ними иные.
Рисунок 4. РКК исходящего письма в СЭД «1С:Документооборот»
Рисунок 5. РКК приказа в СЭД «1С:Документооборот»
Заведение в свою СЭД документов, созданных в других организациях
Сначала разберем действия пользователя СЭД в случае поступления документа на бумажном носителе. Заполнение реквизитов в РКК при регистрации входящего документа гарантирует быстрый и удобный поиск документа по диапазону дат, корреспондентам, краткому содержанию и многим другим реквизитам. Тем не менее, чтобы сотрудники могли ознакомиться с содержанием документа, к карточке прикрепляются электронные образы (скан-образы) бумажного документа и приложений к нему.
Электронные образы могут попасть в СЭД двумя способами:
- при помощи сканирования бумажных документов;
- при помощи загрузки полученных электронных образов бумажных документов, поступивших по электронной почте или через другие каналы связи.
Зачастую организации просят контрагентов для оперативности присылать бумажные документы и приложения к ним еще и в виде электронных образов, чтобы избежать временных затрат на сканирование. Но не всегда это возможно. Если поток бумажной корреспонденции невелик, создание электронных копий и «помещение» их в СЭД не вызывает сложностей. Если же объем велик и на его обработку уходит много времени, имеет смысл организовать потоковое сканирование.
Пример 1. Использование штрихкодов для потокового сканирования и загрузки документов в СЭД
Организация ежедневно получает огромный объем писем, которые нужно завести в СЭД. Ответственный за это сотрудник регистрирует карточку каждого входящего документа, далее его задача – пометить 1-й лист каждого документа штрихкодом (его можно распечатать на специальном принтере и приклеить на документ или распечатать штрихкод на чистой странице и положить ее поверх документа). После этого сотрудник загружает стопку документов в потоковый сканер, запускает процесс нажатием одной кнопки и уходит на обед1 
Тем временем идет сканирование документов и прикрепление электронных образов при помощи штрихкодов к карточкам – такая технология реализована в нашей СЭД «1С:Документооборот». Сканирование происходит прямо из СЭД, никакие другие вспомогательные программы не используются.
Отсканированный документ вкладывается в ранее созданную РКК. Если документ многостраничный (в т.ч. могут быть несколько листов приложений к основному документу), то все листы от одного штрихкода до следующего штрихкода СЭД распознает как единый документ и подкрепит их в одну РКК. За счет применения такой технологии затраты времени сокращаются примерно в 3 раза.
Следует учесть, что есть документы, которые не подлежат сканированию, например, с грифом ДСП, содержащие персональные данные, приложения объемом свыше определенного количества листов, неформатные документы. Мы рекомендуем организациям оговаривать эти особенности в специальном разделе своей Инструкции по делопроизводству или в Регламенте работы СЭД.
Некоторые СЭД умеют распознавать отсканированные файлы и переводить их в текстовый формат (см. Рисунок 6) для того, чтобы потом можно было проводить в СЭД полнотекстовый поиск (т.е. по всему содержимому отсканированных документов, а не только по их отдельным реквизитам, заведенным в РКК).
Рисунок 6. Скан-копия входящего документа (уже со штрихкодом) и распознанный текст
Ведь зачастую пользователь знает, о чем идет речь в искомом документе (название мероприятия, топографические наименования, тема и т.д.), но не имеет о нем той информации, что зафиксирована в РКК (наименование автора документа, его вид, номер, дата создания и др.). В таком случае найти документ поможет данная технология.
Обычно распознавание текста производится не силами самой СЭД, а отдельной специализированной программой. Какие-то системы используют импортную программу Adobe FineReader, на которую нужно покупать лицензию. В «1С: Документообороте» для этих целей используется свободно распространяемый отечественный программный продукт CuneiForm – это отдельная программа, установка которой возможна непосредственно из СЭД. На рынке есть и другие программы.
Надо учитывать, что хотя для СЭД выбираются наилучшие решения из имеющихся на рынке, ошибки при распознавании текста все-таки возможны. Происходит это из-за плохого качества самих сканов. Сканы могут быть нечеткими, в низком разрешении, на них могут быть полосы и пятна, лист может быть отсканирован с наклоном и шрифт для программы распознавания станет нечитабельным.
Электронные документы могут поступить в организацию по различным каналам:
- по электронной почте;
- по ЭДО, в т.ч. через модуль 1С-ЭДО;
- по федеральной информационной системе МЭДО, межведомственным информационным системам МСЭД, МосЭДО и др.
Электронные документы, поступившие по электронной почте или через внешние информационные системы, являются для СЭД такими же учетными единицами, как и все другие документы. Для них тоже формируется РКК, в которую «вкладывается» готовый файл либо комплект файлов (если документ с приложениями, если он подписан усиленной ЭП и т.п.). См. Рисунок 7.
Рисунок 7. РКК с файлами, защищенными ЭП
В организациях весьма востребован учет первичной бухгалтерской документации (акты, счета, товарные накладные). При работе с такими документами постоянно возникают 2 проблемы:
- существенные затраты времени на поиск документов;
- существенные затраты времени на ручной ввод документов в информационную систему.
Недавно в «1С:Документооборот» появились новые опции для устранения этих сложностей, но они работают при применении решения «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0» и только для определенных форм документов.
Если обычно пользователь:
- сканирует бумажный документ,
- заполняет поля в РКК,
- прикрепляет электронный образ к РКК.
То по новой технологии он:
- кладет бумажный документ в сканер и
- запускает функцию, которая потом сама запускает сканирование, распознавание документа, в т.ч. типовых реквизитов, и помещает их в соответствующие поля РКК. Сотруднику остается только проконтролировать результат.
Правда, подобное распознавание пока возможно только для наиболее распространенной типовой бухгалтерской документации, т.к. в таких унифицированных формах все реквизиты обычно находятся на одних и тех же местах. Именно за счет этого и возможно распознавание и быстрое занесение данных в СЭД.
Несмотря на то что уже несколько лет организации могут сами конструировать формы своих бухгалтерских документов, большинство продолжает использовать общефедеральные унифицированные формы, в лучшем случае добавляя какое-то свое специфическое поле, но не «перекраивают» документ полностью. Поэтому визуальный контроль человека за результатом работы СЭД все-таки нужен и важен. Например, среди накладных может попасться какая-нибудь особо оригинальная «штучка» и невозможно предугадать, как ее распознает «техника» и что занесет в СЭД.
Все СЭД на рынке постоянно стараются усилить свои возможности. Часто какой-то крупный пользователь реализует удобную для себя доработку СЭД, а потом наиболее удачные решения постепенно перетекают в «коробочную» стандартную версию СЭД.
70. Подготовка проектов правовых актов в форме электронных документов осуществляется посредством Сервиса электронного документооборота единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России <1>.
———————————
<1> Далее — «СЭД».
В случае выхода из строя СЭД проекты правовых актов подлежат оформлению на бумажных носителях.
71. Подготовка проектов правовых актов в форме электронных документов осуществляется путем создания и направления по маршруту прохождения документа внутреннего правового акта подразделения.
72. Непосредственным исполнителем заполняются поля и маршрут прохождения документа, после чего добавляется электронный образ проекта правового акта, подготовленный в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 20 июня 2012 г. N 615, и с учетом положений Правил подготовки нормативных правовых актов.
73. Проект правового акта территориального органа МВД России, созданный в электронной форме, после его подготовки подлежит обязательному согласованию в последовательности, указанной в пункте 23 Правил, и с учетом положений пункта 24 Правил.
74. Проект правового акта подчиненных органов и организаций, созданный в электронной форме, после его подготовки подлежит обязательному согласованию в последовательности, указанной в пункте 26 Правил, и с учетом положений пункта 24 Правил.
75. Порядок согласования проекта правового акта, созданного в электронной форме, определяется непосредственным исполнителем путем заполнения соответствующего маршрута прохождения документа, исходя из требований пунктов 73 и 74 Правил.
Последним в маршруте прохождения документа указывается руководитель (начальник) территориального органа МВД России (органа, организации), которому данный проект правового акта направляется на подписание.
76. Согласование проекта правового акта, созданного в форме электронного документа, осуществляется должностными лицами, указанными в маршруте прохождения документа.
77. В процессе согласования непосредственный исполнитель вправе с разрешения начальника подразделения — ответственного исполнителя учитывать поступающие предложения и устранять возникающие замечания путем изменения электронного документа в рабочем порядке.
78. Замечания и предложения по проекту правового акта, созданному в форме электронного документа, оформляются посредством внесения комментариев в СЭД при согласовании или отклонении данного проекта правового акта.
79. При проведении правовой экспертизы сотрудники правового подразделения территориального органа МВД России (подчиненных органов и организаций) могут по согласованию с подразделением — ответственным исполнителем вносить в рассматриваемый проект правового акта изменения редакционного и юридико-технического характера, не изменяющие концептуального содержания проекта правового акта.
80. По результатам правовой экспертизы принимается одно из следующих решений:
80.1. О возврате проекта правового акта в подразделение — ответственному исполнителю с указанием причин возврата. В этом случае проект правового акта отклоняется через СЭД с приложением мотивированного заключения.
80.2. О согласовании проекта правового акта. В этом случае проект правового акта согласовывается (визируется) через СЭД и автоматически направляется на подпись руководителю (начальнику) территориального органа МВД России.
После согласования проекта правового акта начальником правового подразделения территориального органа МВД России либо его заместителем (начальником правового подразделения органа, организации), запрещается изменение электронного документа и маршрута его прохождения.
81. Проекты правовых актов, в отношении которых отсутствует информация о проведении их правовой экспертизы (согласовании) начальником правового подразделения территориального органа МВД России либо его заместителем (начальником правового подразделения органа, организации), подлежат отклонению, снятию с маршрута и возврату в подразделение — ответственному исполнителю через СЭД.
82. Правовые акты, созданные в форме электронных документов, подписываются (утверждаются) соответственно руководителем (начальником) территориального органа МВД России и начальниками подчиненных органов и организаций (лицами, исполняющими их обязанности) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
83. Подразделение делопроизводства и режима территориального органа МВД России (подчиненных органов и организаций) направляет адресатам через СЭД электронный образ подписанного (утвержденного) и зарегистрированного правового акта, созданного в форме электронного документа, согласно рассылке, оформленной в СЭД подразделением — ответственным исполнителем.
Система предоставления сведений в МВД
Сервис обработки запросов МВД без участия сотрудников организации.
Гарантированное предоставление информации в установленный срок. Электронно и безопасно.
8 минут — средняя скорость формирования
ответа на запрос
от 59 рублей без НДС за один запрос отправленный в МВД
Запросы шифруются по ГОСТ с применением средств криптозащиты
В соответствии с
УПК РФ, ст. 26 ФЗ-395
и ФЗ-152
Автоматические ответы на 11 типов запросов
Все данные зашифрованы ключами МВД и организации
Определение авторства каждой операции
Возможность проверки запросов сотрудником организации
Запросы защищены от подделки
Система позволяет автоматически обмениваться 11 типами запросов с заверением электронной подписью
Система соответствует требованиям ФЗ-152 «О персональных данных» и ст.26 ФЗ-395-1 «О банках и банковской деятельности», включая соответствующие подзаконные акты
Каждый запрос подписывается руководителем следствия. Система проверяет ЭП: невозможно подписать запрос недействительным сертификатом (закончился срок/ аннулирован/отозван).
Регистрирует данные о пользователях, которые выполнили действия: сохраняют в базу данных информацию о правах, сертификате и др.
Являясь оператором ЭДО и EDI, платформа имеет обширную экспертизу в шифровании и передаче данных. СберКорус проводит беспрерывный мониторинг устойчивости систем и использует надежные дата-центры.
Шифрование запросов по банковским картам происходит на отдельном сертификате. Подобные запросы можно расшифровать только в контуре работ с банковскими картами.
Платформа защищена WAF и другими средствами информационной безопасности. Запросы шифруются по ГОСТ с применением средств СКЗИ.
Оптимизация затрат
на ручную обработку запросов
Ответ в срок, установленный законом. Снижение штрафов за просрочку ответов
Сократите расходы
на бумажный документооборот
до минимума
От ручного ввода
при формировании ответов
Закажите презентацию сервиса
Оставьте заявку — мы перезвоним и расскажем о сроках, условиях и стоимости подключения вашей компании
Какие запросы доступны для ответа?
Система работает со списочными запросами и подзапросами
- Сведения о счетах (карточных, вкладах), принадлежащих указанному в запросе лицу на дату/период
- Сведения о владельце указанного счета / вклада
- Сведения о картах и счетах, принадлежащих указанному в запросе лицу на дату / период
- Сведения о владельце указанной карты
- Сведения о номерах телефона, привязанного к карте на дату/период
- Сведения о картах, к которым привязан указанный номер телефона на дату/период
- Сведения о движении денежных средств по счету за период
- Сведения о движении денежных средств по карте за период
- Сведения о наличии арендованных банковских ячеек
- Сведения о ip-адресах входа в удаленные каналы обслуживания
- Сведения о смс-сообщениях на указанный номер телефона/ карту за период
- Интеграция рассчитывается дополнительно
- Цена указана без НДС
- Доступ к 11 типам запросов
Для организаций, получающих запросы от МВД:
- Кредитных организаций
- Операторов сотовой связи
- Систем денежных переводов
- Систем электронных денег
- Интернет-провайдеров
- Электронных торговых площадок
- Операторов пассажирских перевозок
Это безопасно. Канал связи между платформой СберКорус и клиентом организовывается с применением средств СКЗИ (Инфотекс, ФПСУ-IP, С-терра и др.)
Запросы шифруются на стороне МВД, ответы шифруются на стороне клиента, когда он отвечает на запрос МВД. СберКорус не видит информацию, передаваемую в обоих направлениях.
Ваши сотрудники также могут проверять состав информации в судебных решениях и после отправлять на автоматическое формирование ответов.
В BPM можно настроить любой удобный вам процесс, например, с обязательной проверкой сотрудником перед отправкой в МВД. Вы можете сами решать, что и когда отправлять.
Да, это собственная разработка российской цифровой платформы для компаний и физических лиц СберКорус. Серверы находятся в Российской Федерации.
Заполните форму, с вами свяжется менеджер и ответит на ваши вопросы