Реализован проект под руководством

Письмо с разъяснениями от ПО РФ по ПП №628 от 22.04.2022

Единая методика по подготовке и реализации национальных проектов (программ), федеральных проектов и ведомственных проектов

Стандарт подготовки и проведения тематических недель национальных проектов в Ульяновской области

Документ способствует повышению информированности руководства и граждан о ходе реализации конкретных национальных проектов на территории субъекта РФ

Шаблон плана коммуникаций

Документ может использоваться для планирования коммуникаций в проекте (способы коммуникаций, периодичность ,ответственные , участники и др.)

Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru

---

Фото: личный архив Александра Парамонова

Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.

Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.

Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:

• для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
• какие этапы включает управление проектом;
• какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
• какие системы и инструменты используют для управления проектами;
• как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
• можно ли управлять проектами без специального образования;
• как узнать больше о проектах и управлении.

---

Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».

Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.

В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.

Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.

Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.

В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.

Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:

• организация гибридного формата работы сотрудников;
• перестройка и локализация цепочек поставки;
• цифровая трансформация.

Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:

• Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
• Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
• Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.

В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.

Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:

• инициацию;
• планирование;
• исполнение;
• управление и контроль;
• завершение.

Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.

Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.

Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.

Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.

Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.

Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.

Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.

Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.

За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.

В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.

Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.

Эту модель применяют в таких случаях:

• Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
• Технологии выполнения проекта известны заранее.
• Приоритет проекта — высокое качество продукта.
• Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
• Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
• Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.

Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:

• Люди важнее процессов и инструментов.
• Качество продукта важнее подробной документации.
• Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
• Готовность к изменениям важнее следования плану.

Методы Agile применяют в таких случаях:

• Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
• Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
• Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.

Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.

Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:

• простая упорядоченная среда;
• сложная упорядоченная среда;
• запутанная среда;
• хаотичная среда;
• беспорядочная среда.

Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.

При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.

Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.

Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.

Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.

Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.

Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.

Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.

Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.

Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.

Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.

Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:

• быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
• быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
• иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.

Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.

В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:

• «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
• «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.

• Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
• Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
• Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
• Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.

• Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
• В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
• Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
• Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Листая дальше, вы перейдете на страницу курса

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

2. Механизм реализации проекта «Компьютер — друг или враг?»

1. Для работы над проектом мы составили план:

№ этапа	Название этапа	Вид деятельности учащихся	Исполнители
1	Поиск информации	Работа с источниками в библиотеке, в Интернет	Группа 1
2	Обработка информации	Выбор нужных материалов. Подбор различных упражнений	Группа 1 Группа 4
3	Исследование	Соцопрос, наблюдения	Группа 2
4	Обработка исследования	Создание таблиц, диаграмм	Группа 2
5	Оформление работ	Создание презентаций, плаката, памяток, проведение бесед, мероприятий, оформление фотовыставки	Группа 3 Группа 5
6	Защита	Защита проекта	Группа 6

Участники проекта разбились на группы, распределили обязанности.Каждая группа поставила перед собой определённую цель:

а) определить источники информации, собрать и проанализировать информацию;

б) определить способы представления результатов;

1 группа посетила детскую и взрослую библиотеки, вышла на сайты в Интернете. Ребята взяли энциклопедии, познавательные статьи из журналов, изучили и подготовили сообщения об истории происхождения компьютера, с использованием слайд-презентации.

2 группа разработала анкеты (под руководством учителей), провела опросы, затем проанализировала их, сделала вывод. Ребята подготовили с помощью учителей диаграммы и выступили перед ребятами, которые участвовали в опросах. Провели конкурс на лучшее сочинение “Мой друг компьютер”.

3 группа обратилась за консультацией к школьной медсестре, совместно подготовили материал для беседы о строении глаз, о строении позвоночника, из разных источников информации выбрали упражнения для снятия напряжения с глаз, для укрепления осанки. Нашли в Интернете фильм «Загадки человеческого тела» – «Глаз человека», «Загадки человеческого тела» – «Скелет человека», «Как правильно держать осанку за компьютером»

4 группа обратилась за помощью к психологу школы, так как в анкетах явно просматривалось мнение ребят о том, что общение с компьютером у них чаще, чем общение с друзьями. Поэтому совместно с психологом подобрали упражнения психотренинга для расслабления перед общением друг с другом, повышения самооценки и разучили с ребятами.

5 группа занялась обобщением и выявлением, на их взгляд, важных правил при работе за компьютером, затем оформила для ребят закладки для книг, на которых написали памятки “Береги глаза”, “Упражнения за компьютером”.

6 группа посетила место работы родителей и выяснила, какое место в их жизни и деятельности занимает компьютер.

Защита проекта «Компьютер — друг или враг?»

Итогом работы проекта стало проведение внеклассного мероприятия в форме ток-шоу «Компьютер – друг или враг», в котором приняли большое количество учащихся с 5 по 11 классы, учителя школы.С самого начала ток-шоу пошел горячий спор о том, друг компьютер или враг, каждый отстаивал свое мнение и хотел, чтобы выслушали его. Учащиеся 5, 6 классов, которые только переступили порог среднего звена, очень серьезно защищали свою точку зрения, что было очень похвально видеть.

Ребятам,не смотря на возраст, очень понравилось это мероприятие, каждый из них получил право и возможность высказаться по проблеме и самое главное – они осознанно понимали, что вопрос, поднятый на сегодняшний день, очень актуальный и были благодарны организаторам этого мероприятия. Самые активные участники ток-шоу, а их было немало, получили небольшие сувениры в конце мероприятияи пожелали, чтобы в будущем чаще проводили такие виды работ, которые развивали бы в них речь, публичное выступление перед оппонентом с целью убеждения слушателей аудитории.

Рефлексия

После подготовки проекта в беседе с ребятами подвели итоги. Была проведена рефлексия деятельности, где ученики оценили своё поэтапное продвижение к желаемому результату, возможность его достижения, перспективы и последствия своего поведения в дальнейшем. Детям были предложены вопросы:

• Понравилось ли вам работать в группе?
• Какие роли вы выполняли в процессе работы?
• Чему научились друг от друга?
• Какую часть выполнили самостоятельно?
• Какой вид работы принес положительные эмоции?
• Какие умения приобрели, работая по проекту?
• Если бы заново начать работу, то что бы вы изменили?

Ребята высказали удовлетворенность результатами проделанной работы. Они считают, что подняли очень актуальную проблему. Никто из учеников не остался в стороне.

Авторы проекта не только участвовали в тех же мероприятиях, что и их одноклассники, но и ещё глубже изучали историю, работали с литературой в библиотеке, анализировали, обобщали, проводили анкетирование, брали интервью.

В ходе работы им необходимо было сотрудничать друг с другом, оказывать помощь, распределять обязанности, самостоятельно осуществлять поиск нужной информации, выбирать лучшее решение.

Было очень важно видеть своих одноклассников заинтересованными как учебным предметом, так и исследовательской деятельностью. Важно, что мы сами восприняли этот проект как серьёзную и нужную работу. Такая работа стимулирует творчество учащихся, рождает потребность в самореализации, помогает накапливать жизненный опыт.

Мнения педагогов по поводу проекта:

• Хорошо, что затронута актуальная проблема о влиянии компьютера на здоровье.
• Компьютер облегчил бы подготовку к урокам если в каждом кабинете будет стоять компьютер с выходом к Интернет-ресурсам
• Ребята лучше усваивали бы материал
• Важно, что ребята не только нашли нужный материал, сами разучили упражнения по сохранению и укреплению здоровья, но и применяют на практике.
• Приятно и то, что они поделились опытом с другими учащимися и учителями.
• Мероприятия в виде дискуссий и ток-шоу оживили школьную жизнь.

Учащиеся 9-В гр класса встретились с завхозом школы ЧарипбековымТалгатомКыдырбековичем.В ходе беседы, были рассмотрены следующие вопросы:

1. Сколько компьютерных классов в школе?
2. Сколько мультимедийных проекторов?
3. На сколько компьютеризация влияет на учебный процесс?

Талгат Кыдырбекович рассказал ребятам, что в школе 3 компьютерных класса. Активно участвуя в жизни школы, учителя и учащиеся, в прошлом и настоящем учебном году не только поднимают рейтинг школы, но и получила в подарок еще три мультимедийных проектора, итого в школе 11 мультимедийных проекторов, интерактивные доски в 8 кабинетах.

В сравнении с прошлыми годами расширились информационные возможности: учителя имеют возможность более разнообразить уроки, ребята лучше усваивают новый материал, самостоятельно готовятся к урокам. Используя Интернет, они могут найти ответы на любые вопросы.

Родителей тоже заинтересовал проект. Они активно участвовали: давали интервью, помогали детям искать информацию. Опрос показал, что родители удовлетворены результатами проекта, считают, что он поможет сохранить здоровье детей. Также они с удовольствием будут использовать при работе на компьютере памятки, которые разработали их дети.

В ходе бесед с ребятами выяснилось, что ребята и дома, играя на компьютере, применяют разученные гимнастики особенно младшеклассники.

В процессе работы стало ясно, что мы не ошиблись, и такой проект был необходим для учащихся нашей школы.

Мы сделали следующие выводы:

1. Компьютер – наш друг, он помогает нам:
2. находить материал при подготовке к урокам;
3. общаться по Интернету;
4. играть;
5. рисовать;
6. создавать слайд-презентации;
7. получить дистанционно образование;
8. принимать участие в различных олимпиадах;
9. просматривать результаты учебы в электронном журнале «Кунделік», в любое для вас удобное время и месте.

Большая часть опрошенных высказала положительное мнение на о компьютере.

Но, нужно, чтобы он не превратился во “врага”. Для этого:

• выполнять упражнения для сохранения зрения и укрепления осанки;
• не сидеть за компьютером более 1 часа в день;
• больше бывать на свежем воздухе и общайся с друзьями.

Заключение

Наступивший век — эпоха информационных технологий. Отлучить нас – детей от компьютера все равно не удастся, да и не нужно. Ведь без знания компьютера в современном мире просто не обойтись. Данное исследование доказало, что компьютер, как и всё, что окружает нас, может быть и полезным, и вредным.

Мы пришли к выводу, что «общение» с компьютером необходимо, полезно в работе, расширяет наши возможности для обучения, открывает доступ к нужной информации, значительно экономит наше время, но требует жесткого ограничения рабочего времени и соблюдения правил техники безопасности. Это важно, чтобы уменьшить отрицательное воздействие компьютера на детский организм. Мы советуем выполнять правила безопасной работы за компьютером, которые мы составили, и тогда компьютер не будет вам врагом, а будет верным другом и помощником.

Судить о том, каковы отдаленные последствия работы на компьютере для жизни и здоровья человека, с достаточной определенностью можно будет только после того, как сменится поколение компьютерных пользователей, то есть мы с вами все еще находимся в «стадии эксперимента», а вот наши дети и внуки будут обладать более достоверной информацией.Будьте здоровы, работая за компьютером!

Литература

1. Ковалько В. И. Здоровьесберегающие технологии: школьник и компьютер. Москва. Вако. 2007.

2. Компьютер для детей. Энциклопедия. –М.: АСТ-ПРЕСС КНИГА, 2001.– 304 с.

3. Смирнов Н. К. Здоровьесберегающие образовательные технологии в работе учителя школы. – М.: АРКТИ, 2003.

4. Старостин В.В. Компьютер как дважды два. – СПб., 2006.

Приложение 1

1 группа посетила детскую и взрослую библиотеки, вышла на сайты в Интернете. Ребята взяли энциклопедии, познавательные статьи из журналов, изучили и подготовили сообщения об истории происхождения компьютера, с использованием слайд-презентации.

2 группа разработала анкеты (под руководством учителей), провела опросы, затем проанализировала их, сделала вывод. Ребята подготовили с помощью учителей диаграммы и выступили перед ребятами, которые участвовали в опросах. Провели конкурс на лучшее сочинение “Мой друг компьютер”.

3 группа обратилась за консультацией к школьной медсестре, совместно подготовили материал для беседы о строении глаз, о строении позвоночника, из разных источников информации выбрали упражнения для снятия напряжения с глаз, для укрепления осанки. Нашли в Интернете фильм «Загадки человеческого тела» – «Глаз человека», «Загадки человеческого тела» – «Скелет человека», «Как правильно держать осанку за компьютером»

4 группа обратилась за помощью к психологу школы, так как в анкетах явно просматривалось мнение ребят о том, что общение с компьютером у них чаще, чем общение с друзьями. Поэтому совместно с психологом подобрали упражнения психотренинга для расслабления перед общением друг с другом, повышения самооценки и разучили с ребятами.

5 группа занялась обобщением и выявлением, на их взгляд, важных правил при работе за компьютером, затем оформила для ребят закладки для книг, на которых написали памятки “Береги глаза”, “Упражнения за компьютером”.

6 группа посетила место работы родителей и выяснила, какое место в их жизни и деятельности занимает компьютер.

Защита: Ток-шоу «Компьютер – друг или враг»,

Когда вы ставите любую задачу самому себе и добиваетесь поставленной цели, вы даже не задумываетесь о таких словах, как планирование, эффективность, ресурсы, согласование и т.п. Всё это кажется каким-то незначительным: вот задача, вот её исполнение, а вот результат…

Но что, если задача будет не из разряда «полить цветы» (заметьте, даже здесь нужна некая периодичность и обязательная ответственность, ведь, если цветы не полить вовремя, они могут погибнуть), а, скажем, запустить строительство крупного торгового центра в Москве или даже сети торговых центров, организовать собственный СМИ-портал с тысячами материалов в разных категориях и со своим штатом редакторов/журналистов, запустить федеральную сеть автосервисов с привлечением инвесторов и т.п.?

Здесь уже нельзя просто «пойти и сделать». Любой руководитель любого предприятия подтвердит, что создание и реализация проекта, особенно крупного предполагает огромный пласт работ. На самом деле это полноценный и очень важный бизнес-процесс. Для осуществления задуманного нужно составить максимально подробный план, разбитый на этапы, привязать его ко времени (установить конкретный срок для каждого из этапов, чтобы не было никаких накладок), рассчитать и распределить ресурсы, назначить, а иногда найти и нанять соответствующих исполнителей, правильно поставить им задачи, расставить контрольные точки и «держать руку на пульсе» до тех пор, пока проект не будет завершён.

Итак, чтобы лучше разобраться с процессом планирования и реализации нового проекта, нужно сначала подтянуть теоретическую базу. Методологии внутри каждого предприятия могут быть разными, но у всех есть общие черты, ведь задачи везде остаются задачами. Поэтому на всякий случай о терминах.

Определения

Создание проекта или реализация проекта – это некий системный процесс или цепь взаимосвязанных процессов, который/которые состоят из определённых действий, привязанных ко времени и направленных на достижение заданного результата.

Сами по себе проекты могут быть частью других, более сложных, или, наоборот, разбиваться на более мелкие.

Цели не всегда бывают фиксированными, они могут требовать уточнения в процессе выполнения действий или после некоторых этапов. Внутри проекта могут быть промежуточные цели и т.д.

Результат любого проекта – конкретный продукт, одна его единица или множество. Вот только продукты не всегда могут быть материальными. В бизнесе иногда ещё применяется термин «ценный конечный продукт» (ЦКП) – товар или услуга, имеющая ценность как внутри компании, так и за её пределами.

Если обобщить, то можно увидеть, что проект – это более масштабная и ответственная задача, часто имеющая большое количество подзадач.

Именно поэтому у нас в Projecto раздел проектов – это своего рода хаб для объединения или выделения в отдельные группы таких сущностей, как «События», «Задачи», «Документы» и «Файлы».

План и этапы реализации проекта

Любой проект имеет свой жизненный цикл. Во многих программах обучения для менеджеров / управленцев выделяются одни и те же фазы жизни любых типов проектов. Назовём их ниже.

Основные этапы создания и реализации проекта:

1. Генерация концепции (предпроектный или предварительный этап). Здесь производится постановка цели, а также оценивается необходимость и возможность её реализации.
2. Разработка плана (планирование реализации проекта). На этом этапе важно правильно распределить имеющееся ресурсы и привязаться ко времени.
3. Непосредственно реализация (для проектов с длительным жизненным циклом это фаза ввода в эксплуатацию и сама эксплуатация).
4. Завершение проекта (его сдача, закрытие, угасание и т.п., всё будет зависеть от исходных целей и задач). Для каких-то проектов стадия завершения – это благо, а для каких-то катастрофа, например, если завершается жизненный цикл работы предприятия.

Внутри каждого из этапов могут происходить корректировки, смена курса, полный отказ от идеи, формирование новой стратегии, изменение приоритетов и т.д. Все возможные риски максимально можно снизить за счет усиления контроля и сбора аналитики (получения качественных и количественных характеристик различных вложенных процессов в контрольных точках).

С другой стороны, при неправильном планировании и распределении задач излишний контроль и сбор метрик может дать обратный результат – привести к дестабилизации деятельности системы.

Значение и необходимость специальных инструментов управления проектами

Теперь, когда у вас уже есть теоретическая база, остаётся только правильно применить её на практике – то есть внутри своей компании, предприятия или команды.

Чем выше сложность проекта, тем больше нюансов нужно учесть. Старый «дедовский» способ с записями в блокноте при больших масштабах уже никак не поможет.

Одно дело, когда вам нужно распланировать работу персонала из 5-10 человек на день (это оперативное планирование), а другое, когда у вас в работе крупный инновационный и/или инвестиционный проект.

Рынок инструментов для планирования существует не первый день. Здесь есть разные реализации: оффлайн-программы (так называемые планировщики), специальный корпоративный софт (ERP-системы, системы электронного документооборота и т.п.), а также облачные сервисы (готовая SaaS-инфраструктура).

У каждого типа решений есть те или иные достоинства и недостатки.

Большинство классических планировщиков обычно подходит только для личного использования, даже если все задачи хранятся в облаке и есть готовое мобильное приложение.

Для бизнеса наиболее интересны ERP-системы и облачные системы управления проектами.

Корпоративные ERP-системы устанавливаются на рабочие места пользователей, часто требуют доработки (адаптации под запросы конкретной компании) и оплаты услуг внедрения/сопровождения. Даже если сама система поставляется бесплатно, вам всё равно придётся покупать мощный сервер и организовывать для него всю необходимую структуру самостоятельно (питание, локальная сеть, резервное копирование и т.п.). А это серьёзные разовые (капитальные) финансовые вложения. Такие системы могут позволить себе только крупные предприятия.

Наиболее выгодными в плане соотношения цены и качества для малого и среднего бизнесаявляются облачные системы управления проектами. Даже если система предполагает ежемесячную оплату. Это будут оперативные расходы, а не капитальные, как в случае с корпоративными ERP. Всю необходимую инфраструктуру вы получаете сразу (без развёртывания и с минимальными усилиями для внедрения). Сервис доступен с любых устройств и в любое время дня и ночи. Любые проблемы решаются штатными специалистами, ведь это включено в оплату. Вам не нужно искать среди ночи приходящего сисадмина или вызванивать штатного специалиста из отпуска.

Остаётся только правильно подобрать сервис. Чтобы он подходил под ваши технические требования, мог легко подстроиться под имеющуюся методологию управления, решал все стоящие перед ним задачи и быстро осваивался сотрудниками.

Вот тут мы и подошли к самому важному!

Функционал Projecto отлично сочетается с работой над проектами внутри коммерческой организации любого размера и типа. Он универсален для любой методологии.

Что «под капотом»?

• Проекты можно делить на группы, например, для выделения тематики: «Работа с персоналом», «Работа с финансами» и т.п. Критерии деления не автоматические, поэтому вы сможете разделить проекты так, как удобно вам.
• Параметры привязки ко времени – опциональные. Если вам нужны чёткие временные рамки для конкретного проекта, вы можете их задать (начало и конец, или только начало, только конец).
• Тип проекта. Новая сущность необязательно должна ставиться кому-то на исполнение в приказном порядке. Сотрудник может создавать свой личный проект и определять в нём перечень своих собственных задач. В обычном проекте можно задействовать других сотрудников, а корпоративные будут видны сразу всем работникам предприятия, зарегистрированным в системе.
• Внутри команды создаваемого проекта можно выбрать не только участников, но и назначить руководителя. У него будет больше полномочий для контроля и организации процесса.
• По мере работы над проектом будет меняться его статус. В системе предусмотрены все возможные состояния (запланирован, в процессе, приостановлен, завершён, провален, неактуален, на согласовании).
• Вспомогательные возможности – метки (теги), логотип (для более удобного визуального восприятия и соотнесения), личные и общие заметки.

Реализация проекта осуществляется задействованными сотрудниками в рамках поставленных целей и задач. Управление целями и задачами становится доступно уже после создания проекта. И целей, и задач может быть любое количество.

Что касается непосредственно задач

Задачи – это сущность для реализации любого проекта.

• Вы можете назначить исполнителя и наблюдателя или целые группы сотрудников в нужном статусе.
• Можно определить место и время (начала/завершения).
• Есть встроенная система управления напоминаниями, которые можно организовать на определённый интервал перед назначенной датой, точно в нужную дату или с заданной периодичностью (по дням недели или месяца).
• Задачу легко можно сделать периодичной. Повторы привязываются к дням недели, дням месяца, заданному временному промежутку и т.д.
• Одну задачу можно соотнести сразу с несколькими разными проектами.

Цели – это самостоятельные сущности внутри проекта

• Их можно планировать на определенный срок.
• У них есть свой статус (поручена, в процессе, достигнута, провалена, неактуальна).
• Цель можно связать с определенными задачами (одной или целым перечнем). Таким образом, проект можно разделить на более мелкие составляющие и промежуточные этапы.

По каждому проекту ведется автоматическая история событий. К нему можно прикрепить файлы и заметки.

Когда проект будет готов?

Понятно, что автор проекта или его руководитель может менять его статус, когда посчитает это нужным. Но как быть в ситуациях, когда проект ответственный и связан со сложными бизнес-процессами?

Для этих случаев вы можете назначить проектный комитет. Тогда готовность тех или иных задач/целей будет определять коллегиальный орган. Проект можно будет закрыть только после согласования статуса всеми участниками комитета.

Обсуждение, обсуждение и ещё раз обсуждение…

Чат прикреплен к любому проекту и к задачам. А цели… цели можно только достигать или проваливать. Здесь комментировать нечего. Поэтому и функционала обсуждения у них нет.

Внутри чатов сотрудники могут обмениваться текстовыми сообщениями, файлами (загружаются извне или из файлового хранилища Projecto) и заметками (это как аналог самостоятельных страниц, на которых можно разместить различную информацию, изображения, ссылки, списки и т.п., заметки можно прикреплять к разным проектам и откреплять от них).

Сквозной поиск поможет найти элементы и сообщения, которые могли затеряться в ленте, нужные файлы и документы.

Внутри чата можно упоминать конкретных сотрудников (им придёт специальное уведомление) и выбирать конкретные сообщения для ответа (чтобы было понятно, к чему относится ваше высказывание).

А как же контроль?

На самом деле – это важный вопрос. Это ключевая функция всей системы. Сопровождение реализации проекта в Projecto хорошо визуализировано:

• Вы можете фильтровать проекты по статусу.
• Каждый из них можно экспортировать в PDF или в табличном формате.
• По умолчанию колонка с задачами отображается в виде таймлайна с выделением промежуточных целей. Но вы можете переключиться на отображение в виде графика Ганта, Канбан-доски или календарного графика.
• Задачи и цели тоже можно фильтровать по статусу, экспортировать и искать по определенным критериям.

Получается, что управление реализацией проекта у вас как на ладони – всё в одном месте, наглядно и одновременно просто.

Остаётся только настроить систему уведомлений, чтобы всегда держать руку на пульсе и не пропустить важное событие/мероприятие. А ещё лучше, получать уведомления на смартфон. Хотя, подождите! У нас же есть как раз для этих целей есть готовые нативные приложения для iOS и Android.

С Projecto создать и реализовать проект будет легко, даже если он очень сложный.

Обсудим стадии проекта, а также процессы внутри них. Разберемся, что делает менеджер проекта на этапах инициации, планирования, выполнения и запуска.

Жизненный цикл и границы проекта

Любой проект имеет начало, выполнение и завершение. Этапы можно разделить на пять процессов:

Поговорим про каждый более детально.

Инициация

Инициация проекта, говоря человеческим языком, — понимание наличия задачи и необходимости начала работы над ней вместе с командой. На данном этапе есть две важные задачи: выявить заинтересованных лиц и составить устав проекта.

Заинтересованными лицами могут быть как сам заказчик, так и люди, на которых последствия выполнения проекта влияют напрямую или косвенно. Для начала менеджер проекта формирует карту стейкхолдеров. Например, такую:

Еще одна из классификаций заинтересованных лиц — по уровню влияния. Так, в ближнем кругу будут первичные стейкхолдеры, активно влияющие на проект (команда, владельцы, заказчик, клиенты), а во внешнем — вторичные (инвесторы, конкуренты, СМИ).

Составление устава проекта — также важный процесс этапа инициации. Здесь необходимо ответить на вопрос: “Что решает продукт, создаваемый в процессе проекта, и что мы получим на выходе?”. Таким образом, устав представляет собой сводный документ о проекте, “паспорт объекта”. Его содержание включает в себя элементы, которыми проджект управляет во время работы:

Планирование

Большинство проблем проекта возникает из-за ошибок именно на этапе планирования, поэтому важно учесть максимальное количество нюансов.

На данном этапе можно выделить несколько основных процессов.

1. Управление рисками

Риск — это какое-то неопределенное событие, которое имеет вероятность произойти. Последствия могут быть как негативными, создающими прямые проблемы (допустим, победитель IT-тендера отказался от выполнения работ, а у вас больше нет идей, кого нанимать в качестве исполнителя), так и позитивными (вы сделали платформу для онлайн-обучения, а начавшаяся пандемия и карантин способствовали увеличению заинтересованности в сфере EdTech).

Само управление рисками можно разделить на 4 шага:

2. Тайминг проекта

— план того, когда и что должно быть сделано. Рассмотрим на примере проекта разработки виджета.

ВременнОе планирование начинается с даты подтверждения проекта, то есть дня, когда мы получаем формальное подтверждение старта работ. Официальным обоснованием, например, может быть оплата, гарантийное письмо или оформление брони.

Следующий важный пункт — PPM (или Kick off) — Pre Production Meeting — встреча с командой, которая будет осуществлять работу над проектом: менеджерами, разработчиками, дизайнерами, аналитиками. На обсуждении происходит посвящение команды в цели и детали проекта.

Заведение нового продукта в CRM — пункт не обязательный, но стоящий отдельной строки: если в тайминге проекта есть моменты, которые важны только для вас как для менеджера и занимают продолжительный период времени, то необходимо отобразить это в плане. Так, вы не упустите важный, хоть и не относящийся напрямую к разработке, процесс.

Разработка дизайна, внесение правок и утверждение — здесь важно учесть, что дизайн практически никогда не согласовывается с первого раза, так что важно заложить несколько итераций с заказчиком. Особенно, если речь идет о более крупных проектах.

Передача API (как программы взаимодействуют между собой), ТЗ по взаимодействию с API, проверка API — если у вас есть кросс-командные процессы, допустим, вы знаете, что tech-команда должна передать вам API, то вносим это в планирование с пометкой “клиент”.

Техническая разработка — верстка, программинг.

Тестирование и релиз — процесс заключительных правок и день завершения работы над проектом.

3. Формирование команды проекта

Один из главных шагов планирования — поиск исполнителей и создание сильной команды, ведь именно от ее опыта и квалификации будет зависеть результативность проекта. Формирование команды может происходить двумя способами: через найм подрядчиков или рекрутинг. Как только этап подбора специалистов завершен, на менеджера может быть возложена часть ответственности HR’а: познакомить членов команды между собой и с проектом.

Выполнение проекта

На текущем этапе выполняются все основные работы по проекту (дизайн, верстка, программинг, тестирование, внедрение), результаты согласовываются и передаются между специалистами для доработки. Здесь среди задач менеджера можно выделить:

Дизайн — необходимо донести до дизайнера цели проекта, пожелания клиента, передать ему все исходные материалы от заказчика. Первый результат, который мы можем ожидать от дизайнера — дизайн-прототип для дальнейшего утверждения с клиентом. Работа дизайнера может курироваться старшим дизайнером, креативным или арт-директором, то есть человеком с большим опытом, который подскажет тренды отрасли и даст совет по креативу. Проджекту же важно контролировать соответствие концепта заявленным требованиям.

Верстка — этап, на котором человеческий фактор даже выше чем при дизайне или программировании, так как процесс передачи задачи от дизайнера к верстальщику достаточно трудоемкий и некоторые нюансы могут быть упущены. Проджекту необходимо контролировать качество перехода проекта между специалистами и выстроить коммуникацию так, чтобы никакие детали не были потеряны.

При программировании может возникнуть большое количество рисков и сценариев, которые менеджеру необходимо учитывать. Дизайн и верстка — лишь визуальное оформление, поэтомупри разработке часто обнаруживаются подводные камни, не дающие реализовать проект так, как предполагалось на более ранних этапах.

Тестирование — процесс трудоемкий и достаточно времязатратный, не забудьте заложить на него хотя бы около 10 процентов от времени проекта. На данном этапе может найтись большое количество багов и недочетов, которые не позволят закрыть проект в срок.

Завершается проект только в том случае, если все нюансы были согласованы, ни у клиента, ни у команды не осталось вопросов, была произведена оплата и подписаны документы. После закрытия заказчику передаются все доступы, файлы и инструкции по использованию системы.

Данный материал — вырезка из урока на мини-курсе “Project Manager”. Ознакомиться с полным списком необходимых знаний и навыков для старта в прожект-менеджменте (например, как управлять требованиями заказчика, распределять задачи внутри команды и управлять проектом по Agile) можно в программе курса по ссылке:

Если есть сомнения в выборе профессии, предлагаем посетить бесплатную карьерную консультацию — топовый эксперт сферы IT поможет наметить индивидуальную дорожную карту развития на основе вашего предыдущего опыта и предпочтений.