Руководитель отдела управления проектами должностная инструкция

Должностные обязанности

Начальник отдела сопровождения проектов обязан:

выполнять основные обязанности гражданского служащего, установленные статьей 15 Федерального закона № 79-ФЗ, Федеральным законом № 273-ФЗ;

соблюдать ограничения, связанные с поступлением на гражданскую службу и ее прохождением, установленные Федеральным законом № 79-ФЗ и другими федеральными законами;

не нарушать запреты, связанные с гражданской службой, установленные Федеральным законом № 79-ФЗ;

соблюдать требования к служебному поведению гражданского служащего, предусмотренные Федеральным законом № 79-ФЗ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Начальник отдела сопровождения проектов, исходя из задач и функций управления, определенных Положением о нем, выполняет следующие должностные обязанности:

организует и координирует деятельность отдела сопровождения проектов по исполнению департаментом государственной функции «организация проектной деятельности в автономном округе»;

осуществляет руководство деятельностью отдела сопровождения проектов, разрабатывает внутренние документы, регламентирующие деятельность отдела сопровождения проектов;

распределяет нагрузку между сотрудниками отдела сопровождения проектов, обеспечивая рациональное распределение нагрузки;

осуществляет подготовку текущих и перспективных планов основных мероприятий отдела сопровождения проектов и осуществляет контроль за их исполнением, вносит предложения в план основных мероприятий управления;

контролирует соблюдение работниками отдела сопровождения проектов правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;

готовит для руководства справочные, информационные, аналитические и иные материалы в установленной сфере деятельности;

докладывает начальнику управления обо всех выявленных недостатках в работе;

осуществляет подготовку и проведение совещаний, семинаров и других организационных мероприятиях по вопросам, отнесенным к компетенции отдела сопровождения проектов;

 участвует в разработке и реализации соглашений о сотрудничестве, заключаемых Правительством автономного округа;

участвует в реализации федеральных документов стратегического планирования. Разрабатывает и реализует документы стратегического планирования автономного округа в установленной сфере деятельности;

организует проектную деятельность в автономном округе:

— участвует в согласовании проектных предложений, паспорта проектов, сводных планов проектов, рассматривает вопросы соответствия представленных документов нормативным правовым актам в сфере управления проектной деятельностью в автономном округе;

— ведет реестр проектных предложений, реестр проектов;

— участвует в мониторинге проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения Совета по управлению проектами при Губернаторе автономного округа (далее — Совет при Губернаторе);

— обеспечивает проведение с участием исполнительных органов государственной власти автономного округа оценок и иных контрольных мероприятий в отношении проектов и итогов реализации проектов, а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

— обеспечивает деятельность Совета при Губернаторе;

— согласовывает проекты правовых актов исполнительных органов государственной власти автономного округа, регламентирующих организацию проектной деятельности;

— координирует создание и развитие автоматизированной информационной системы управления проектной деятельностью;

— осуществляет мониторинг внедрения и функционирования автоматизированной информационной системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти автономного округа;

— формирует предложения по развитию системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти автономного округа;

— контролирует соблюдение требований, установленных нормативными правовыми актами в сфере проектной деятельности;

— направляет обязательные для исполнения поручения участникам проектной деятельности в рамках управления проектной деятельностью;

— взаимодействует с федеральным проектным офисом;

— выполняет иные функции, предусмотренные нормативными правовыми актами Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в сфере проектной деятельности;

участвует в подготовке замечаний и предложений к проектам федеральных законов, относящихся к установленной сфере деятельности;

 разрабатывает, согласовывает и представляет на рассмотрение в установленном порядке проекты правовых актов автономного округа в установленной сфере деятельности, обеспечивает их реализацию в пределах своих полномочий;

обобщает практику применения федерального законодательства и законодательства автономного округа, проводит анализ и разработку предложений по совершенствованию государственного управления и реализации государственной политики в установленной сфере деятельности;

подготавливает и представляет в установленном порядке информацию для формирования отчётности о достигнутых значениях показателей для оценки эффективности деятельности органов исполнительной власти автономного округа в установленной сфере деятельности;

подготавливает документацию для осуществления закупки товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд автономного округа (в пределах полномочий отдела);

 подготавливает и предоставляет в уполномоченное структурное подразделение департамента потребности в товарах, работах, услугах для осуществления закупок для государственных нужд (в пределах полномочий отдела), а также осуществляет подготовку предложений в план закупок и план-график закупок;

выполняет обязанности, связанные с реализацией бюджетных полномочий главного распорядителя и получателя бюджетных средств:

— обеспечивает результативность, адресность и целевой характер использования бюджетных средств, выделенных на реализацию подпрограммы 2 «Улучшение инвестиционного климата и формирование системы обеспечения стабильного развития реального сектора экономики в Ямало-Ненецком автономном округе» государственной программы «Экономическое развитие и инновационная экономика Ямало-Ненецкого автономного округа на 2014-2020 годы», утвержденной Постановлением № 1111-П (далее – подпрограмма);

— осуществляет планирование расходов бюджета на реализацию мероприятий подпрограммы, составляет обоснования бюджетных ассигнований, выделяемых на реализацию мероприятий подпрограммы;

— вносит предложения по составлению и внесению изменений в бюджетную роспись департамента в рамках реализации подпрограммы;

— обеспечивает соблюдение получателями межбюджетных субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, а так же иных субсидий и бюджетных инвестиций, условий, целей и порядка, установленных при их предоставлении;

— осуществляет иные бюджетные полномочия, вытекающие из функций и задач управления;

участвует в деятельности рабочих групп, семинаров, совещаний, координационных и совещательных органов в установленной сфере деятельности и осуществление в установленном порядке документационного и организационно-технического обеспечения их деятельности;

осуществляет мониторинг правового пространства, систематизацию и инвентаризацию правовых актов автономного округа в установленной сфере деятельности;

размещает информацию о деятельности департамента в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (в пределах полномочий отдела сопровождения проектов);

организует мероприятия, направленные на развитие отношений с другими субъектами Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, договорами и соглашениями (в пределах полномочий отдела сопровождения проектов);

обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный федеральным законодательством и законодательством автономного округа срок.

Начальник отдела сопровождения проектов обязан:

представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей в порядке и сроки, предусмотренные федеральным законодательством и законодательством автономного округа;

до истечения двух лет после увольнения с гражданской службы обязан:

обращаться для выдачи согласия на замещение должности на условиях трудового договора в организации и (или) выполнять в данной организации работы (оказывать данной организации услуги) в течение месяца стоимостью более ста тысяч рублей на условиях гражданско-правового договора (гражданско-правовых договоров), если отдельные функции государственного (административного) управления данной организацией входили в его должностные (служебные) обязанности, в комиссию по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих департамента и урегулированию конфликта интересов;

при заключении трудовых договоров сообщать представителю нанимателя (работодателю) сведения о последнем месте своей службы;

представлять представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать в порядке, сроки и по форме предусмотренные федеральным законодательством.

Условия работы

Условия прохождения государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого автономного округа (поступление на службу, основания заключения и прекращения служебного контракта, государственные гарантии на гражданской службе, права и обязанности гражданского служащего, ограничения и запреты, связанные с государственной гражданской службой и т.д.) определены Федеральным законом от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 марта 2005 года № 26-ЗАО «О государственной гражданской службе Ямало-Ненецкого автономного округа», иными нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, должностными регламентами. 

Требования к кандидату

К стажу: без предъявления требований к стажу. К уровню образования: высшее образование, подтвержденное документом об образовании и о квалификации. К направлениям подготовки (специальностям): «Экономика», «Менеджмент».

Примечание: высшее образование по иному направлению подготовки (специальности), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие направлению подготовки (специальности), указанному выше.

Перечень предоставляемых документов

Личное заявление по форме согласно приложению № 1 к объявлению; 2) заполненную и подписанную анкету по форме согласно приложению № 2 к объявлению; 3) две фотографии формата 3×4 см; 4) копию паспорта (паспорт предъявляется лично по прибытии на конкурс); 5) копии трудовой книжки или иных документов, подтверждающих трудовую (служебную) деятельность, заверенные кадровой службой по месту работы (службы) или оригиналы указанных документов; 6) копии документов об образовании и о квалификации, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются) или оригиналы указанных документов; 7) документы воинского учета — для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу или оригиналы указанных документов.

Проектная деятельность становится популярной в различных сферах бизнеса. С развитием данной тенденции возрастает потребность в грамотных менеджерах – руководителях проектов. В них заинтересованы многие компании, функционирующие в различных отраслях экономики: от государственного управления, строительства, медицины до маркетинга, дизайна и IT.

Управление проектами с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Что это за профессия? Что делает руководитель проекта? Какими навыками он должен обладать, чтобы преуспеть, построить успешную карьеру? Разберёмся, какое место этот человек занимает в системе проджект-менеджмента, какими качествами он должен обладать, чтобы принести реальную пользу компании.

Кто такой руководитель проекта: его роль в системе Project Management

Руководитель проекта – это координатор, ответственное лицо, определяющее направление движения команды. Он отвечает за планирование, распределение бюджета, настроение участников, их достижения, промахи и в целом за успех проекта. В идеале он должен уметь прогнозировать проблемы до их возникновения, чтобы принять своевременные меры для минимизации последствий. Это специалист в определённой сфере, выступающий в роли начальника группы людей, занятых решением общих задач. Он устанавливает связи между исполнителями и заказчиком. Подбирает и группирует ресурсы, необходимые для решения задачи, поставленной клиентом или высшим руководством, предоставляет итоговые результаты заказчику и вносит необходимые правки в соответствии с его пожеланиями.

Роль руководителя проекта стоит отличать от роли операционного или функционального руководителя. Операционные менеджеры обеспечивают эффективность бизнес операций. А функциональные лидеры осуществляют руководство отдельными подразделениями. Руководитель проекта может подчиняться функциональному менеджеру или управляющему компанией. Функции управляющего проектной деятельностью может выполнять любой опытный сотрудник компании, непосредственный руководитель подразделения или специально приглашённый специалист.

Задачи и функции руководителя проекта

Главная цель, которую преследует каждый project manager, — добиться идеального результата, устраивающего заказчика на 100%. Он прилагает усилия, чтобы завершить проект точно в срок без превышения бюджета. В его функции входит:

• Определение состава работ.
• Установка, документальное оформление зависимостей между отдельными рабочими процессами.
• Оценка их продолжительности, разработка критического пути проекта.
• Составление устава, описание целей, задач, результата, который должен быть достигнут к окончанию проектных работ.
• Разработка плана проекта с определением его контрольных точек.
• Расчёт времени, необходимого для его выполнения.
• Оценка объёма и стоимости ресурсов.
• Разработка программы мотивации для участников команды.
• Организация собраний для обсуждения хода выполнения работ.
• Анализ рисков и отклонений в рабочих процессах.
• Завершение и архивация проекта с предоставлением итоговой информации заинтересованным лицам.

В рамках своей деятельности он выполняет следующие задачи:

• Формулирует цели, проверяет их на реализуемость;
• Согласует сроки выполнения работ и требования к проекту с заказчиком;
• Разбивает общий объём задач на отдельные этапы;
• Составляет техническую, проектную документацию;
• Распределяет обязанности между участниками команды;
• Организует безопасное и удобное хранение информации;
• Контролирует деятельность исполнителей, мотивирует, поддерживает их при возникающих трудностях;
• Делегирует задания контрагентам;
• Разрабатывает альтернативные пути решения проблем, принимает соответствующие решения для их быстрого устранения;
• Предоставляет отчётность руководящему высшему звену.

На разных этапах проекта функции его руководителя различаются:

Инициация	Планирование	Исполнение	Завершение
Ставит цели, задачи. Собирает команду. Обосновывает актуальность проекта. Разрабатывает стратегию. Выделяет основные этапы работы.	Уточняет сроки для реализации каждого этапа. Планирует бюджет, ресурсы. Составляет план-график и дорожную карту проекта.	Работает с исполнителями. Контролирует рабочие процессы. Принимает меры при отклонении от плана.	Подводит итоги работы. Анализирует результаты. Закрывает проект. Формирует базу знаний.

Руководитель проекта работает с огромными объёмами информации. В его функции также входит составление документации, организация переговоров и встреч. Он анализирует достигнутые результаты, разрабатывает планы для дальнейших действий. Чтобы добиться успеха, прогресса в достижении поставленных задач, ему важно чётко понимать функции всех сотрудников, работающих в команде.

Характеристики личности, навыки руководителя проекта

Личность руководителя влияет на будущую судьбу проекта. Его риски и ответственность часто гораздо выше, чем у некоторых линейных руководителей. Многие решения приходится принимать в условиях неопределённости, за что впоследствии он несёт личную ответственность. Поэтому часто эту роль берёт на себя не сотрудник с соответствующим образованием, а опытный, харизматичный лидер, уверенный в себе.

Каждый менеджер, претендующий на должность руководителя проекта, должен обладать определёнными чертами характера:

1. Логическим мышлением. Он видит всю картину происходящего, понимает, на каких этапах работы над проектом могут возникнуть проблемы. Составляет реально работающие планы. Ищет альтернативные пути решения задач на пути достижения поставленных целей.
2. Уверенностью в себе. Это помогает руководителю вдохновлять, мотивировать подчинённых. Сильный, не сомневающийся в своих возможностях и способностях, человек – отличный пример для подражания, которому будут следовать другие участники команды.
3. Инициативностью. Без дара убеждения, владения ораторским искусством, руководителю проекта будет сложно убедить исполнителей в целесообразности тех или иных действий. Он должен иметь активную жизненную позицию, пропагандировать, продвигать её в коллективе.
4. Стрессоустойчивостью. Профессионал должен спокойно и рассудительно воспринимать любые проблемы. Не паниковать в форс-мажорных обстоятельствах, находить оптимальные пути выхода из кризисных ситуаций.
5. Гибкостью в управлении и принятии решений. Реализация проекта требует определённого времени. На него влияют различные внутренние и внешние факторы, которые могут быстро изменяться. Грамотный менеджер не зацикливается на слепом следовании пунктам изначально составленного плана. Не боится корректировать стратегию с учётом обновлённой информации.
6. Ответственностью. Он отвечает за принятые или не принятые решения, результаты работы команды. Не ищет себе оправдания в случае неудач, не перекладывает вину за промахи на участников коллектива.
7. Пунктуальностью, дисциплинированностью. Эффективный руководитель проекта умеет рационально обращаться со своим временем и временем подчинённых. Он соблюдает сроки сдачи проекта, следит за тем, чтобы сотрудники выполняли порученную им работу вовремя.
8. Эмпатией к окружающим, чуткостью к их потребностям. Люди – основной ресурс любого проекта. Об этом знает каждый опытный управленец. Поэтому он должен бережно, с пониманием относиться к членам своей команды, знать их особенности, черты характера. Это поможет организовать благоприятный микроклимат в коллективе, предупредить возникновение спорных ситуаций и конфликтов.

Должностные обязанности руководителя проекта

В разных организациях обязанности проектных менеджеров отличаются. В каких-то случаях их больше или меньше. Всё зависит от специфики и сферы деятельности компании. Примерный перечень обязанностей можно посмотреть в типовой должностной инструкции. Его используют в качестве базы, адаптируют и используют в работе. Чтобы успешно справляться со своими функциями, руководителю проекта необходимо развить в себе следующие навыки:

• Способностью маневрирования в потоке событий, происходящих на проекте, ориентируясь на законодательную базу отрасли.
• Умением быстро переходить на разные типы планирования для решения локальных и стратегических задач.
• Навыком управления временем исполнителей для оперативного и своевременного завершения работ по проекту. Для этого важно использовать соответствующее программное обеспечение, помогающее сделать рабочие процессы прозрачными и понятными каждому сотруднику.
• Желанием повышать свой интеллектуальный и образовательный уровень.

Проектный менеджер должен регулярно повышать свою квалификацию. В бизнес сфере постоянно появляются новые методы, технологии по управлению проектами. Чтобы быть востребованным на рынке труда, претендовать на высокую зарплату, ему нужно в совершенстве владеть данными техниками. Пользоваться полученными знаниями и навыками он может вне офиса, составляя работающие планы, контролируя их исполнение, эффективно и быстро находя решения возникающих проблем.

Как определить эффективность проектного менеджера

Для числовой оценки эффективности данной должности используются специальные инструменты, представляющие собой тесты с вопросами. За ответы анкетируемый получает баллы. Они суммируются по различным категориям. На основании полученных результатов делаются выводы о компетентности, профпригодности руководителя. К данным техникам относятся:

• Методика LeaderCase, основанная на наборе ситуационных кейсов;
• LeaderChart, усовершенствованная техника, включающая кейсы на эмоциональный и логический интеллект;
• «Тест-Ассессмент» и «Бизнес-Профиль», инструменты психологического тестирования.

Также для оценки данной деятельности используются показатели прибыли и KPI.

Эффективное управление проектами с ЛидерТаск

Организация работы над проектом начинается с постановки целей, разработки связанных с ними задач с распределением их участникам команды. Современные компании с этой целью используют специальный софт, позволяющий сделать данные процессы наглядными, понятными для каждого исполнителя. К таким приложениям относится отечественная разработка ЛидерТаск.

Программу удобно использовать для планирования, организации работы в команде и отслеживания задач. Работает на всех цифровых платформах, синхронизируется с популярными сервисами. Функционирует без подключения к интернету, позволяя быть в курсе дел в любом месте, где бы вы ни находились.

В приложении можно составлять, вести проекты, планы, делегировать задачи подчинённым. Контролировать качество их исполнения, отслеживая прогресс каждого сотрудника на удобном графике. Вести учёт времени с помощью встроенного календаря. Переключаться между разными видами планирования. Визуализировать рабочие процессы на Kanban-досках. Общаться с другими участниками команды в корпоративном чате. Прикреплять к задачами комментарии. Пробную версию программы можно скачать и установить бесплатно.

Заключение

Руководитель проекта – это сложная, комплексная, многофункциональная роль. Она требует от исполнителя опыта, развитых коммуникативных навыков, желания постоянного развития. По сути, проджект менеджер – это такой же участник команды с определённым набором обязанностей. Чтобы стать настоящим лидером ему важно научиться ставить корректные цели, находя оптимальные пути для их реализации. Эффективно взаимодействовать с коллегами, находящимися в подчинении, чтобы завоевать их доверие и авторитет. Благодаря этим действиям он успешно выполнит любой проект и приведёт к успеху команду.