Бухгалтерия — тонкая наука, от слаженной работы коллектива зависит не только эффективность работы самой бухгалтерии, но и всей компании. Поэтому на плечах главбуха не только сведение дебета с кредитом, но и ответственность за координацию работы всех своих сотрудников. В этом ему могут помочь как современные технологии, так и классическая психология. При чем тут психология? Давайте разбираться.
Бухгалтерия — тонкая наука, от слаженной работы коллектива зависит не только эффективность работы самой бухгалтерии, но и всей компании. Поэтому на плечах главбуха не только сведение дебета с кредитом, но и ответственность за координацию работы всех своих сотрудников. В этом ему могут помочь как современные технологии, так и классическая психология. При чем тут психология? Давайте разбираться.
Стиль управления от главбуха
В психологии управления существует 3 типа лидерства — авторитарный, либеральный и демократический. В зависимости от того, какой стиль выбирает главный бухгалтер в компании может складываться все дальнейшее взаимодействие в коллективе.
Авторитарный стиль
Жесткий директивный стиль взаимодействия с сотрудниками, когда указания раздаются как в армии, все должно быть строго и четко. Возможно, при таком варианте все будет четко и без сбоев, но зато с возможными нервными срывами у коллег, потому что не все могут выдержать жесткий стиль руководства, отсутствие эмпатии и прочих важных элементов для нормальной работы.
Демократический стиль
Данный стиль предполагает, что построение работы в команде между лидером, т.е. главным бухгалтером и его подчиненными будет построено на взаимовыгодном сотрудничестве. Именно при таком стиле взаимодействия все сотрудники понимают, что даже от мелких действий каждого из них зависит общий успех всей компании и стараются не подводить руководителя в разных ситуациях.
Либеральный стиль
В либеральном стиле руководитель старается не оказывать давления на сотрудников и позволяет им реализовывать различные задачи без контроля и напоминаний с их стороны. Сотрудники чувствуют себя максимально расслабленными, но в то же время понимая, что их действия необходимы для достижения результатов всей организации.
Что же выбрать главбуху, чтобы максимально эффективно отладить систему взаимодействия в коллективе? Комбинацию либерального и демократического стиля управления, сотрудники должны чувствовать, что не просто выполняют задачи по указке начальства, но при этом имеют возможность предложить свое решение, попросить помощи, развиваться и не ограничиваться рутинными делами.
Чтобы механизм либерально-демократического главбуха заработал бесперебойно, ему нужны разные системы помощи, которые увеличат производительность и скорость взаимодействия между сотрудниками. Давайте поговорим о таких чудо-помощниках.
CRM системы в бухгалтерии
Незаменимым помощником для главного бухгалтера в вопросе налаживания связей станут CRM-системы. Удобный автоматизированный процесс исключает множество ошибок из-за человеческого фактора, а также позволяет оперативно наблюдать за происходящей ситуацией в компании.
1. Все процессы собираются в единый поток, менеджеры и бухгалтеры теперь могут работать в одной системе. Представьте, сколько денег теряет компания из-за нерасторопности бухгалтера или забывчивого менеджера. Не надо увольнять этих сотрудников, они могут быть классными специалистами, просто с определенными особенностями, с которыми справится CRM-система. Теперь менеджеру не придется записывать все задачи на бумаге, постоянно напоминать бухгалтеру о первичных документах, все это можно сделать в одной единой системе.
Почитайте о том, как компания перестала терять по 800 тысяч рублей из-за нерасторопных сотрудников после внедрения CRM.
2. Подготовка отчетности вечная проблема для бухгалтера, нужно собрать и свести воедино большой массив данных, уточнить откуда появилась та или иная цифра и в итоге, отчетный период затягивается почти на месяц, а все остальные процессы в этом месяце замирают. Чтобы не тормозить работу компании можно просто сформировать задачи в системе для каждого сотрудника и потом очень быстро свести все цифры.
Познакомьтесь с возможностями CRM от S2 по отчетности и аналитике.
3. CRM систему можно легко интегрировать с 1С и синхронизировать данные по компаниям, сделкам, контрактам и т.д. И все изменения, внесенные в 1С автоматически будут отражаться в CRM и наоборот.
S2 предлагает комплексное решение по интеграции CRM и 1С.
Чтобы бухгалтерия заработала без сбоев не всегда поможет только автоматизация процессов, ведь, когда в товарищах согласья нет, на лад их дело не пойдет. Чтобы не быть лебедем, раком и щукой, важно сначала выстроить психологическое доверие в коллективе, а уж потом автоматизировать процессы, которые будут только помогать, но не заменять полностью человека.
Попробуйте бесплатно CRM систему от S2.
Наша статья «а-ля авторитет» — для бухгалтеров, которых на работе в силу каких-то причин не ценят, не понимают, не спрашивают, вообще не слышат. А когда что-то случается, с удовольствием делают публичную вычитку. Знакомо?! Тогда открываем «Билль о правах бухгалтера» и начинаем избавляться от комплексов при общении с начальством: учимся защищать «честь» подразделения, ломаем стереотипы о серых мышках и нахлебницах! Если вы работаете в фирме, где директор – отец родной, а бухгалтерия – родная мама, советы не для вас – счастливой обладательницы «идеальной семьи».
Содержание
- Когда Билль правде рознь
- Директор тоже человек
- Говорите на языке цифр
- Где деньги, Зин
- Не прозорливости ради
- Имидж имиджу рознь
- Снежный ком
- Хлебом единым
Когда Билль правде рознь
Прежде чем записать себя в ряды бухгалтеров, оскорбленных судьбой и обиженных начальниками, проанализируйте свой рабочий «статус-кво». Ответьте на несколько вопросов честно и без утайки:
- Вы знаете истинное положение дел в своей организации?
- Предлагаете помощь коллегам из других отделов?
- Докладываете о своих результатах лично директору?
- Легко и быстро можете воспроизвести нужную цифру?
- Всегда вовремя сдаете отчеты и декларации, загодя доводите тревожную информацию до руководства?
- Умеете аргументировано защищать свою позицию, признавать ошибки?
- Считаете свою профессию нужной и важной?
Если хотя бы на 2 вопроса ответили отрицательно, то диагноз очевиден: либо ваш профессионализм сейчас находится не в лучшей форме, либо вы сами спускаете все на тормозах, не заботясь об авторитете отдела и своем как специалиста.
Совет 1. Меняйте отношение к работе, и вам не придется скрещивать шпаги с начальником.
Директор тоже человек
Тема про глупого начальника уступает главенство в рейтинге анекдотов разве что историям про тещу. Если вы тоже любите подшучивать над руководителем, держите его «за идиота», подсовывая «сырые» цифры, не ждите к себе хорошего отношения. Но бывает и так: вы к нему и так и эдак, со словами и со сведенными цифрами, а он все равно недоволен, либо не воспринимает «вашу какую-то там бухгалтерию» всерьез и надолго. Что делать, если начальник не слышит вас? Доказывать свое право на существование. Как? Не только цифрами.
- Ищите повод для личного общения. Будьте в курсе экономических новостей компании, придумайте интересную и понятную форму внутренних отчетов, пробивайте путь к директору своим профессионализмом.
- Не используйте глаголы несовершенного вида. «Я изучала нововведения в законодательстве» звучит для менеджера как «Сегодня я пыталась занять себя с пользой». Лучше говорить о своих результатах как о свершившихся фактах: «Я сделала отчет об изменениях капитала», «вовремя сдала налоговую отчетность» и т.д.
- Не стесняйтесь произнести сакраментальную фразу: «Я второй человек в этой организации, после вас, конечно». И доказывайте: ведите учет его, директора, материальных средств, подстилайте соломки, сообщая о рисках.
- Составьте список продуктов, которые производит бухгалтерия, вычеркните бесполезную «возню», поработайте над повышением качества основных задач.
Совет 2. Берите под контроль не только первичный учет и приказ об учетной политике, контролируйте финансовую грамотность начальника и его осведомленность о важных бухгалтерских проводках.
Говорите на языке цифр
Не всегда культура организации располагает к милому и тактичному общению. Иногда чтобы добиться первичных документов от снабженцев и других отделов, приходится действовать жестче. И не всякий директор может согласиться с вашим «занудством»: «Вам, товарищ бухгалтер, платят деньги за то, чтобы считали правильно, а не требовали то, что и без вас найдется». Не спешите обижаться. Докажите руководителям, сколько, например, оборотных средств в виде замороженного НДС может потерять фирма. Не убедили? Ищите другие доказательства.
Совет 3. Веские цифровые аргументы — ваш главный конек в общении с администрацией.
Где деньги, Зин
Еще одна распространенная проблема: босс считает, что контролировать деньги должны вы. И если денег нет – виноваты тоже вы. Посчитали неправильно, налогов много заплатили. В этом случае не стоит обижаться и с пеной у рта доказывать ограниченность своего функционала. Расскажите, что такое реальные, а что такое виртуальные деньги, подготовьте таблицу, где видно, куда что утекает, и когда обещает вернуться. Не вы – значит вас. Закон офисных джунглей.
Совет 4. Не отсиживайтесь в сторонке, не ждите обвинений, будьте проактивны. Наблюдайте за манерами шефа, поймите, как и когда с ним надо разговаривать, чтобы получился диалог.
Не прозорливости ради
Почему один бухгалтер быстро становится правой рукой и главным помощником директора, а другой, как не старается, так и остается в «нахлебниках»? Да потому что надо уметь «читать» перспективу. Предугадать, как те или иные цифры отчетности скажутся на будущем организации, подсказать руководителю правильный ход, вложить в его руки нужное оружие – способность лучших из племени опытных бухов.
Совет 5. Вписывайте свои действия и бухгалтерские цифры в перспективный бизнес-план. Смотрите вперед и будьте в нужном месте чуть раньше остальных.
Имидж имиджу рознь
Не подводите директора, занимаясь «бесполезными» мелочами в виде спасения НДС на 180 рублей, особенно если в это время дебиторская задолженность будет расти. Грош цена вашим усилиям, вы не умеете расставлять приоритеты.
Совет 6. Руководителю не нужно 80% продуктов, которые производит бухгалтерия. Умейте доказать, что именно они способствуют получению результата по главным 20%.
Снежный ком
Вы загружены «по уши», а руководство «сливает» бухгалтерии новые задачки одну за другой? Что ж, и такое не редкость. Таблица с функционалом и показатели подразделения – вам в помощь. Заготовьте пример, как несвойственные функции помешают спасти прибыль.
Совет 7. Используйте выжидательную тактику. Исполните очередную «хотелку», а потом покажите, сколько времени она заняла.
Хлебом единым
Ваша сила – в цифрах. В случае с желанием получать бо´льшую зарплату – тоже. Не бойтесь подходить к директору с личным вопросом, но тщательно подготовьтесь:
- Выждите момент, когда дела компании идут хорошо, сданы все балансы и отчеты.
- Подготовьте положительную динамику достижений бухгалтерии.
- Расскажите о личном вкладе.
- Приведите аналитику роста зарплат.
- Просите!
Совет 8. Разговор о повышении зарплаты планируйте не менее чем за полгода. Выжидайте время и собирайте фактуру в свою пользу!
Начальник еще не стал вашим лучшим другом? Не стремитесь к этому. Ровные деловые взаимоотношения всегда лучше дружеских непоняток или вражеских диверсий. Воплощайте советы в жизнь – результат не заставит себя ждать. И пусть ваши профессиональные и личные качества будут самым дорогим активом организации!
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Организовать эффективную работу бухгалтерской службы — одна из самых нетривиальных задач как в бизнесе, так и при любых других формах хозяйствования. Часто можно наблюдать, что на предприятии, начиная с обеда, бухгалтеры красят ногти и раскладывают пасьянс «Косынка». В то же время, на других позициях, или в другой организации специалисты, не поднимая головы, трудятся во внеурочное время. Как организовать рациональное распределение обязанностей работников бухгалтерии, чтобы увеличить производительность этого участка, рассказываем ниже.
Как определить объем работы бухгалтерии
Всегда очень сложно определить, чем вызваны частые переработки бухгалтера — завышенным объёмом работ, недостаточной квалификацией, неумением распределить свое рабочее время, личностными качествами (ленью, медлительностью, отсутствием сообразительности и т. д.). Для одного сотрудника ведение 200 единиц основных средств может казаться непосильной ношей, а для другого и 20 000 не предел.
Для установления истинных объемов проводимых операций необходимо произвести нормирование труда. Практикуются несколько методов такого нормирования:
- Предоставить главному бухгалтеру право самостоятельно определить объемы работ для каждого сотрудника или участка бухгалтерии. Этот метод распространен, но его эффективность вызывает сомнения. Главный бухгалтер может быть прекрасным специалистом, головокружительно представлять интересы компании в спорах с налоговыми органами, контрагентами и государственными структурами. При этом он может быть тираном, или наоборот — слишком лояльным к своим подчиненным, а также совершенно не разбираться в нормировании труда и подсчету временных затрат.
- Внедрить подходящие по роду деятельности предприятия уже разработанные нормативы. Изучением этой проблемы занимаются как научные институты («ВНИИ Труда и социального страхования» Минтруда России, Академия Плеханова), так и отраслевые организации, производящие расчет норм согласно специфике своего производства. Этот метод гораздо эффективней и объективней, чем первый. Однако каждый хозяйствующий субъект имеет свои нюансы деятельности, о которых самый уважаемый институт знать не может и не обязан.
- Самостоятельно разработать нормативы труда. Суть заключается в том, что замеры временных затрат руководители производят внутри предприятия. Сделать это можно следующими способами:
- При помощи специальных программ. В этом случае сотрудник не знает о проверке, и есть возможность отследить эффективность его работы, а также измерить время на выполнение одной операции (заполнение платежного поручения, например).
- С использованием секундомера, в присутствие сотрудника.
- Полагаясь на устный или письменный ежедневный отчет сотрудника о проделанной работе и затраченном времени на него. Следует учитывать, что чем больше бухгалтер вовлечен в установление норм для него самого, тем мягче они будут.
- Привлечение сторонних специалистов-нормировщиков, ежедневно исполняющих такие замеры, или передача этой работы в аутсорсинговую компанию. При этом методе главная проблема — выбор специалистов или компании с высоким уровнем компетенции и благонадежности. Если выбор сделан правильно, то беспокоится руководителю уже не о чем.
Важно!
Самостоятельное определение объемов работ — процесс трудоемкий и сложный. Работа бухгалтера неоднородная. Оформление платежной ведомости занимает приблизительно одинаковое количество времени, тогда как формирование товарных накладных зависит от количества имеющихся в ней позиций. Поэтому нормы труда бухгалтера-материалиста или бухгалтера-расчетчика определить сложно. Все больше организаций доверяют этот фронт работ профильным компаниям.
Организация бухгалтерского учета на предприятии
Как распределить обязанности в бухгалтерии
Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.
При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:
- перечень продуктов, которые производит участок;
- количество действий, связанных с их выполнением;
- эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).
Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.
Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета
Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета. Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира. Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.
Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.
Пример распределения обязанностей в бухгалтерии
Для закрепления ответственных за тот или иной участок учета издается приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.
Скачать образец приказа о распределении обязанностей в бухгалтерии
Какой должна быть эффективная бухгалтерия
Для создания эффективного подразделения мало иметь в штате первоклассного главбуха, опытных расчетчиков, аудитора, специалиста по налогообложению, IT-специалиста и юрисконсульта и т.п. Необходимо, чтобы сотрудники:
- обладали высокими компетенциями в областях налогового, финансового, трудового и бухгалтерского права;
- имели опыт успешного прохождения налоговых и аудиторских проверок;
- знали внутренние распорядки, правила налоговых органов и других государственных структур, с которыми приходится соприкасаться по ходу деятельности предприятия;
- имели навыки оптимизации налоговой нагрузки предприятия законными способами (+ аргументированно обосновывали налоговое планирование перед ФНС);
- умели спроектировать оптимальную систему для автоматизации учета;
- имели опыт успешного создания бухгалтерской службы (желательно нескольких).
Конечно, обладать всеми этими знаниями и умениями один бухгалтер не может по определению, для этого нужен целый штат сотрудников. Но не каждая фирма может позволить себе узкопрофильных специалистов, поэтому у руководителя ООО есть два варианта — время от времени привлекать внешних экспертов. Второй вариант — обратиться за помощью в бухгалтерскую компанию.
Например, в 1C-WiseAdvice в штате есть специалисты самых разных профилей: бухгалтеры, аудиторы, специалисты по налоговому планированию, делопроизводители, кадровики и пр. Каждый из них имеет не только безупречную теоретическую подготовку, но и внушительный опыт работы именно по своему направлению.
Найти квалифицированных специалистов, произвести оптимальное распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, разработать четкий функционал для всех сотрудников участка, произвести нормирование труда, автоматизировать процессы — многозадачная цель.
Конечно, можно приложить все усилия, чтобы самостоятельно создать эффективную бухгалтерскую службу, которая будет работать на благо бизнеса. Но, как показывает практика, для большинства компаний это задача неподъемная. Потому что постоянно «выскакивают» препятствия, например, финансовые возможности не позволяют нанять крутого специалиста или внедрить современное ПО, у руководства нет желания «раздувать» штат ради создания должности «налогового консультанта», сотрудники в принципе не понимают термин «эффективная бухгалтерская служба» и чем она полезна бизнесу.
Мы сравнили, какой вариант ведения бухгалтерского учета приносит бизнесу больше пользы:
|
Штатная бухгалтерия |
Аутсорсинговая компания |
|---|---|
|
цели учета и цели бизнеса, как правило, расходятся |
бухгалтерский учет ориентируется на специфику организации и бизнес-цели руководителя компании |
|
небольшие компании не могут позволить себе (или не видят необходимости) привлечение узкопрофильных специалистов; задачи распределяются между несколькими бухгалтерами |
в штате компании есть узкопрофильных специалисты, специализирующиеся на том или ином участке/вопросе (расчетчики зарплаты, налоговые консультанты, аудиторы, главные бухгалтеры и пр.) |
|
при найме работников бухгалтерии в штат предприятие вступает в трудовые правоотношения, что накладывает дополнительную социальную ответственность на субъект бизнеса |
отношения со сторонней фирмой строятся в рамках общегражданского законодательства, что значительно упрощает взаимодействие (предприятие не может заболеть, уйти в декретный отпуск) |
|
бухгалтерия работает «по факту» — начислить, перевести, сдать отчет |
проактивная позиция обслуживающей команды |
Выводы
С точки зрения «полезности» бухгалтерии для бизнеса плюсы привлечения сторонней организации очевидны. Основная сложность — найти ту самую компанию, которой можно доверить самое сокровенное.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Содержание страницы
- Что собой представляет ведение бухучета
- От чего зависит сложность бухгалтерской работы
- Варианты первичной организации бухучета
- Роль руководителя в организации бухучета
- Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерский учет необходим любой организации. Вести его начинать нужно сразу, как только получены регистрационные документы. За организацию и правильность бухучета отвечает директор фирмы, ИП в этом плане легче — для них бухучет не обязателен. Нарушение правил ведения бухучета чревато серьезными штрафами, которые в 2018 году выросли еще больше.
Как организовать работу бухгалтерии интернет-провайдера?
Рассмотрим, какие варианты есть у руководителя, только налаживающего работу ООО, в организации бухгалтерской работы, какие компоненты должны в нее входить в обязательном порядке, как избежать типичных ошибок и недостатков.
Что собой представляет ведение бухучета
На обыденном уровне каждый знает обязанности бухгалтера: правильно считать приход и расход денег организации. Требования к бухгалтерии предъявляются на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.
Каковы обязанности заместителя главного бухгалтера?
Бухгалтерская служба в организации заключается в постоянном мониторинге информации, касающейся имущества и денежных средств организации, а также регулярном отражении этих данных в специализированных формах документов. В ведении бухгалтера находятся:
- регистры счетов;
- учетные книги;
- финансовые и налоговые отчеты;
- «первичка»;
- кадровые документы;
- договоры;
- бумаги, касающиеся денежной динамики (по кассе, банку);
- другие документы, необходимые для ведения в ООО, предусмотренные законодательством.
Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Посмотреть ответ
От чего зависит сложность бухгалтерской работы
В некоторых фирмах организовать и вести бухгалтерию может оказаться значительно сложнее, чем в других. Факторы, от которых зависит этот процесс, касаются особенностей деятельности фирмы:
- Действующий налоговый режим. Общая система налогообложения предусматривает самую усложненную форму бухучета, чуть легче предпринимателям, пользующимися упрощенной системой «Доходы минус расходы», самым легким для бухгалтера считается налоговый режим УСН «Доходы».
- Наличие наемных служащих. Персонал во много раз увеличивает бухгалтерскую нагрузку. Мало того, что нужно постоянно рассчитывать заработную плату и взносы в социальные фонды, еще регулярно подлежат учету больничные, отпускные, премиальные, декретные и т.п. Если работников в компании нет, по этим показателям нужно сдавать нулевую отчетность. Отсутствие сотрудников не освобождает от обязанности ежегодного информирования о своей среднесписочной численности.
- Направления деятельности. Если фирма занимается однотипными хозяйственными операциями, бухучет вести значительно легче, чем в организации, ведущей работу по разным векторам. Ведь каждая отрасль имеет свою специфику бухучета.
- Активность фирмы. Поскольку в бухучете фиксируется каждая финансовая операция, в фирмах, где проводки денег (закупки, продажи, другие операции) происходят чаще, придется уделять их оформлению больше времени.
- Особенности контрагентов. Учет требует специального подхода, если фирма сотрудничает с представителями других налоговых режимов, с иностранными партнерами, с государственными структурами.
ВНИМАНИЕ! Даже самый упрощенный вариант бухгалтерского учета требует специальных знаний, навыков и постоянного внимания к обновлению законодательной базы.
Варианты первичной организации бухучета
Поскольку ответственность за организацию бухучета и корректность его ведения лежит на руководителе, ему и выбирать форму реализации бухгалтерской службы. Возможны различные способы решения этого вопроса:
- Директор и бухгалтер в одном лице. Этот способ подходит начинающим бизнесменам, которые производят сравнительно небольшое количество хозяйственных операций, имеет смысл пользоваться им на УСН. Закон разрешает руководителю выполнять обязанности главбуха.
Плюсы:
- приобретение важного опыта;
- освоение нюансов бухгалтерского учета;
- экономия на зарплате еще одной штатной должности или оплате услуг аутсорсера.
Минусы:
- неизбежность ошибок, особенно на первых порах;
- каждая ошибка – это штраф, а налоговое нарушение – еще и заморозка расчетного счета;
- освоение бухгалтерии требует времени, которое можно потратить более производительно.
ВАЖНО! Если фирма прогрессивно развивается, настает момент, когда этот вариант перестает себя оправдывать, и необходимо принимать решение о его пересмотре.
- Аутсорсинг. Если цена ошибок стала слишком дорогой, а учет набрал объем, его можно поручить специалисту на стороне. Специализированная фирма за плату возьмет на себя бухгалтерское сопровождение вашей деятельности. Это особенно удобно для организаций с однотипными операциями, более сложный учет стоит дороже.
Плюсы:
- освобождение драгоценного времени для руководителя;
- стоит дешевле, чем завести постоянного бухгалтера;
- не нужно заботиться о подборе и замене сотрудника, постоянное внимание к операциям гарантировано.
Минусы:
- замедленные темпы обмена информацией;
- дополнительные расходы за более сложные проводки;
- доплата за работу в нестандартное время.
- Бухгалтер в штате. Эта форма организации бухучета рано или поздно станет обязательной, если фирма выросла, начала выполнять большое количество сложных операций, нуждается в оптимизации налоговых платежей. Для руководителя это самый удобный вариант, единственный «минус» которого – в расходах на трудовое вознаграждение штатного специалиста. Зато в должностных обязанностях бухгалтера инструкция позволяет прописать и заботу о договорах, архиве, первичной документации, что снимет с плеч руководителя значительную ношу.
Роль руководителя в организации бухучета
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
- принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
- составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
- позаботиться о документообороте первички;
- решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
- решить вопросы хранения документации;
- периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.
Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерия – полноценный структурный отдел организации. В больших фирмах она представлена не одним человеком – главным бухгалтером, а представляет собой целый аппарат, имеющий свою структурную специфику. Она зависит от особенностей управления фирмой, объема учетных данных, направления деятельности. Сегодня применяются 3 основные формы структуры этого подразделения в организации:
- линейная;
- функциональная;
- «в разрезе» подразделений.
Линейная организация бухгалтерии – наиболее простой вариант структуры этой службы. Применима при небольшом бухгалтерском штате, до 10 человек. При этом типе структуры все работники бухгалтерии находятся в подчинении главного бухгалтера, который, в свою очередь, подотчетен непосредственно руководству.
Структура бухгалтерии по функциональному признаку предполагает наличие групп или отделов, каждый из которых занимается определенным видом учета: заработной платы, материальных активов, готовой продукции, производственных затрат и пр. Каждый отдел возглавляют старшие бухгалтера, распределяющие работу между непосредственными исполнителями. Начальников групп контролирует главбух. Эту форму организации бухгалтерской службы применяют средние и часть крупных предприятий.
Организация бухучета в разрезе структурных подразделений означает наличие такого отдела в каждом обособленном отделе организации (цехе, участке производства). Иными словами, это отдельная бухгалтерия для каждого подразделения. Каждый участок имеет своего старшего, организовывающего работу в отдельной бухгалтерской структуре. В рамках такого подразделения бухучет может осуществляться и по функциональным признакам. На больших предприятиях, занимающихся разнообразной деятельностью, такая структура помогает охватить всю полноту операций.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Какая бы структура ни функционировала в фирме, необходимо решить вопрос о ее централизации, то есть сосредоточении контроля и сведения данных в единую систему в главной бухгалтерии. Эта форма эффективнее децентрализованного учета, когда балансы составляются в каждом подразделении по отдельности.
Бухгалтер — важная персона в любой компании. Но можно быть серой мышкой и тихо выполнять работу, а можно — правой рукой директора и человеком, без которого не принимается ни одно серьезное решение. Как поднять свой авторитет? Правил здесь великое множество. Но есть такие, которые действуют практически на всех руководителей.
Аккуратность и порядок
Бухгалтер, у которого стол беспорядочно завален счетами, накладными, актами, отчетами, может, и хороший специалист, но хаос на рабочем месте натолкнет на мысль, что нужная бумага до сих пор не обработана, а вы никак не выкроите время, чтобы систематизировать рабочий процесс. У вас все должно быть разложено по полочкам: каждой бумажке — подписанная папка. Чтобы вы могли найти любой документ за доли секунды.
Показывайте успехи в цифрах
Вы можете отбиться от претензий ФНС или сэкономить фирме N-ную сумму. Но если вы просто скажете руководителю об этом, это воспримется фоном. Или и вовсе у него не отложится. Рапортуя об успехах, составьте мини-отчет на бумаге и укажите достижения в цифрах. И не забудьте оставить ее боссу в качестве наглядного напоминания своих заслуг.
Ненавязчивый совет
Даже если вы семи пядей во лбу и лучше всех в мире знаете, как правильно вести бухучет, не забывайте «советоваться» с боссом. Поинтересуйтесь, стоит ли выполнять ту или иную операцию сейчас или отложить ее на потом, как лучше отразить сделку и подготовить отчет. И даже если вы уже все давно решили, сформулируйте вопрос так, чтобы подразумевалось два варианта ответа: хороший и очень хороший. Какой бы ни выбрал босс, дело от этого не пострадает. А лишнее обращение за советом еще раз докажет, что вы цените мнение руководителя и считаете его самым умным.
Выполняйте задания оперативно, но не слишком
Если начальник поручил вам что-то выяснить, сделайте это оперативно, но и не слишком быстро. Торопиться не стоит: может сложиться впечатление, что вы даже не изучили проблему в полной мере. Но и тянуть с выполнением задания незачем: начальник всегда считает, что его поручения самые важные, и уделить им внимание стоит в первую очередь.
Сравнивайте между прочим
Доказать, что вы лучший специалист, невозможно без сравнения с худшими. Между делом, вскользь, как бы невзначай, расскажите боссу, как бухгалтер из соседней фирмы попала на приличный штраф за не сдачу отчетности или не вовремя выявила задолженность. Но этот разговор должен выглядеть в духе «Кстати, я вспомнила». Ни в коем случае не говорите: «У меня так никогда не будет». Во-первых, от «налоговой не зарекайся», а во-вторых, начальник может раскусить, что вы набиваете себе цену. Но если не подчеркнете собственные достоинства, босс и так и не поймет, насколько ему повезло с вами.
Записывайте и конспектируйте
Если руководитель говорит что-то мудрое (то есть, практически всегда), записывайте его мысли и советы в блокнот. Ну или даже не очень мудрое — все равно записывайте. Ваш начальник подумает, что вы весьма исполнительный товарищ, а заодно — вы сами не забудете то, что он, может, через минуту и не вспомнит. Зачитайте важные поручения, которые он давал на прошлой неделе, и сообщите, что задание выполнено.
Улыбка и позитив!
Ну, не прямо так 8 часов постоянно с улыбкой ходить по офису, но демонстрировать здоровый оптимизм и уверенность в завтрашнем дне просто необходимо. Никто не любит нытиков и неудачников. И если все время сидеть на работе с кислым выражением лица, то руководство может подумать: что-то в бухгалтерии идет не так. Или что вам ваша работа не нравится. Но если у шефа плохое настроение, лучше и вам сделать серьезный вид. Не то ваше счастливое лицо станет мощным раздражителем.
Интересуйтесь личными делами
Говорить на работе только о работе — это оставьте роботам. Все мы живые люди, и, если вы поинтересуетесь у начальника, как сдала экзамены его дочка, как он отдохнул на выходных, как съездил к теще или в отпуск, это подчеркнет, что вы уважаете его не только, как руководителя, но и как хорошего человека. Каждый день проявлять жгучий интерес к личной жизни не стоит (а то подумает, что ваш нос слишком далеко суется). Но раз в неделю поинтересоваться чем-то, кроме работы, — нормально.
Не обсуждайте ни с кем плохие стороны руководителя
Даже если ваш начальник деспот и недалекий человек, не вздумайте обсуждать это с коллегами. Обязательно кто-то донесет наверх или невзначай проболтается. Если ваша задача — поднять авторитет, а не потерять его из-за сказанного не так слова, выражайте только позитив! Ну, в крайнем случае, можно пожаловаться лучшей подружке. И то, если она не работает в этой же фирме.
Полезная и интересная информация для бухгалтеров вас ждет на нашем сайте: разъяснения сложных вопросов, актуальные изменения законодательства, профессиональные советы начинающим и опытным специалистам. А на нашем форуме вы всегда можете получить бесплатный совет опытного эксперта.