Руководства по работе кадровых органов вооруженных сил российской федерации

Особенности кадрового делопроизводства военнослужащих

«Делопроизводство», 2015, N 4

В процессе формирования нового облика Вооруженных Сил РФ роль кадровых органов возрастает. В ходе реформирования Вооруженных Сил происходит динамичное развитие военного законодательства, в том числе в части регулирования прохождения военной службы, что оказывает непосредственное влияние на кадровое делопроизводство военнослужащих и деятельность кадровых органов военного ведомства.

В настоящей статье рассматриваются нормативные требования к кадровым службам военных органов и кадровому делопроизводству военнослужащих-контрактников Вооруженных Сил РФ.

Кадровые органы являются структурными подразделениями воинских частей, предназначенными для обеспечения укомплектования войск военными кадрами и организации документационного обеспечения прохождения военной службы.

Военная служба, основываясь на базовых принципах государственной службы, в силу специфического предназначения Вооруженных Сил имеет ряд особенностей, выделяющих ее в особый вид государственной службы и определяющих функционирование кадровых подразделений.

В отличие от государственной гражданской службы граждане проходят военную службу не только в государственных органах, но и в государственных военных организациях.

Граждане, впервые поступившие на военную службу, приводятся к военной присяге на верность своему народу, своей Родине — Российской Федерации.

Гражданин, поступающий на военную службу, должен соответствовать определенным медицинским требованиям, а поступающий на военную службу по контракту, кроме того, еще и профессионально-психологическим требованиям, а также требованиям к уровню образования, профессиональной и физической подготовки.

Отличительными особенностями военной службы являются ее строго обязательный характер, высокая степень императивности, обязательность выполнения служебных обязанностей каждым военнослужащим. Военнослужащий не вправе по собственному желанию менять место службы, занимаемую должность, прекращать выполнение служебных обязанностей, требовать изменения характера служебных обязанностей, условий их выполнения и т.д.

Для военной службы характерно более существенное влияние воинских званий военнослужащих на условия ее прохождения и на объем их служебных и личных прав, чем влияние классных чинов других государственных служащих на условия их службы. Система воинских званий позволяет отчетливо выразить военную и специальную квалификацию, служебный стаж и заслуги, служебное положение и авторитет каждого военнослужащего. Только в условиях военной службы предусмотрены отношения подчиненности как по должности, так и по воинскому званию, что существенно отличает воинские звания от званий других государственных служащих.

Несение военной службы, уклад жизни и быт военнослужащих детально регламентированы особыми документами — общевоинскими уставами Вооруженных Сил РФ <1>. В них определены права и обязанности военнослужащих, характер взаимоотношений между ними. Уставы строго и точно определяют все стороны повседневной жизнедеятельности войск, дают исчерпывающие указания по вопросам поддержания твердой воинской дисциплины, организованности и порядка в войсках, что является объективной потребностью, обусловленной спецификой военной службы.

<1> Указ Президента РФ от 10 ноября 2007 г. N 1495 «Об утверждении общевоинских уставов Вооруженных Сил Российской Федерации» (с изменениями от 23 октября 2008 г., 14 января 2011 г., 29 апреля 2011 г., 29 июля 2011 г.) // СЗ РФ. 2007. N 47 (Часть I). Ст. 5749.

Военная служба связана с риском для жизни военнослужащего и ответственностью за жизнь других людей. Она требует от военнослужащих не просто исполнительности, как в других видах государственной службы, но беспрекословности подчинения требованиям командиров и начальников в любых условиях. Беспрекословность является непреложным принципом служебных взаимоотношений, стержнем воинской дисциплины.

Наличие военной формы одежды и знаков различия также является особенностью военной службы <2>. Возможная форма одежды и знаки различия других государственных служащих, не являющихся военнослужащими, не могут быть аналогичными форме одежды и знакам различия военнослужащих. Ношение военной формы одежды со знаками различия гражданами, не имеющими на это права, запрещено.

<2> Указ Президента РФ от 11 марта 2010 г. N 293 «О военной форме одежды, знаках различия военнослужащих и ведомственных знаках отличия» (в ред. Указов Президента РФ от 30 сентября 2011 г. N 1265; от 27 октября 2011 г. N 1434) // СЗ РФ. 2010. N 11. Ст. 1194.

Специфика военной службы существенно влияет на характер служебных взаимоотношений, порядок их возникновения, развития и прекращения, что, в свою очередь, находит отражение в организации кадровых органов и кадровом делопроизводстве военнослужащих.

Общее руководство деятельностью кадровых органов в Вооруженных Силах РФ и контроль за ней осуществляет Главное управление кадров Министерства обороны РФ.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию и деятельность кадровых подразделений в Вооруженных Силах РФ, является Руководство по работе кадровых органов Вооруженных Сил Российской Федерации, утвержденное Приказом Министра обороны Российской Федерации от 4 мая 2006 г. N 160дсп <3>. По своему содержанию оно играет роль положения о кадровой службе.

<3> Шанхаев С.В. Прохождение военной службы по контракту: Практические рекомендации (комментарии и разъяснения, судебная практика, алгоритмы действий, образцы документов) / Серия «Право в Вооруженных Силах — консультант». М.: «За права военнослужащих», 2008. Вып. 89. С. 29.

Кадровые органы как структурные подразделения воинских частей и военных организаций непосредственно подчиняются соответствующим командирам и начальникам и под их руководством ведут кадровую работу. При осуществлении своей деятельности они руководствуются требованиями законодательства РФ о прохождении военной службы <4>, а также правовыми актами Министерства обороны РФ <5>.

<4> Положение о порядке прохождения военной службы: утв. Указом Президента РФ от 16 сентября 1999 г. N 1237 «Вопросы прохождения военной службы» (в ред. Указа Президента РФ от 16 июня 2015 г. N 306) // СЗ РФ. 2015. N 25. Ст. 3643.
<5> Приказ Министра обороны РФ от 30 сентября 2002 г. N 350 «Об организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изм. от 9 июля 2009 г.) // Российская газета. 2002. 4 дек. (N 230).

В Руководстве определены функции кадровых органов. Условно их можно разделить на несколько групп: обеспечение и поддержание, аналитическая деятельность (прогнозирование, планирование, подготовка предложений), контрольные функции, работа с личным составом, справочная работа и собственно документационное обеспечение военно-служебных отношений.

К первой группе относятся следующие функции:

• обеспечение своевременного и качественного укомплектования Вооруженных Сил РФ военными кадрами как в мирное, так и в военное время;
• обеспечение командиров оперативной и достоверной информацией об укомплектованности воинских частей;
• обеспечение своевременного присвоения воинских званий военным кадрам, в том числе и пребывающим в запасе, и награждения военных кадров и лиц гражданского персонала государственными наградами и военными геральдическими знаками.

Аналитическая деятельность осуществляется по следующим направлениям:

• прогнозирование и планирование потребностей в военных кадрах;
• планирование подготовки или переподготовки и повышения квалификации военных кадров;
• планирование работы с офицерами и прапорщиками запаса, поступающими или призываемыми на военную службу, а также с гражданами, поступающими на военную службу на воинские должности, для которых штатом предусмотрены воинские звания офицеров и прапорщиков;
• планирование и организация плановой замены военных кадров, проходящих военную службу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, местностях с неблагоприятными климатическими и экологическими условиями, а также в воинских частях, находящихся за пределами РФ;
• подготовка предложений по включению военных кадров в кадровый резерв, по их подготовке или переподготовке, дальнейшему служебному предназначению;
• подготовка расчетов и предложений по обеспечению организационно-штатных мероприятий, касающихся использования высвобождаемых военных кадров;
• подготовка предложений по реализации нормативных правовых актов РФ по вопросам прохождения военной службы;
• анализ и обобщение судебной практики по вопросам прохождения военной службы, передового опыта работы с военными кадрами и результатов использования новых кадровых и информационных технологий.

Работа с личным составом включает:

• изучение и подбор военных кадров, анализ их профессиональных и личных качеств, подготовку и внесение соответствующим командирам предложений по назначению военных кадров на воинские должности;
• постоянное изучение военных кадров, обеспечение согласованной работы воинских частей и военных комиссариатов в вопросах изучения и приписки офицеров запаса к воинским частям; принятие мер по подготовке и накоплению необходимых резервов военных кадров;
• организацию работы с офицерами и прапорщиками запаса, поступающими или призываемыми на военную службу, а также с гражданами, поступающими на военную службу на воинские должности, для которых штатом предусмотрены воинские звания офицеров и прапорщиков;
• организацию работы по подготовке, накоплению и учету ресурсов граждан, пребывающих в запасе, имеющих воинские звания офицеров и прапорщиков.

К контрольным функциям относятся:

• контроль за состоянием работы с военными кадрами в воинских частях, проверка деятельности кадровых органов в порядке подчиненности;
• контроль работы с кадровым резервом в кадровых органах нижестоящих командиров.

Документационное обеспечение прохождения военной службы включает:

• организацию работы по заключению контрактов о прохождении военной службы с военными кадрами;
• оформление допусков к сведениям, составляющим государственную тайну;
• подготовку проектов служебных документов, связанных с прохождением военной службы военными кадрами, и оформление соответствующих решений командиров;
• ведение учета приказов по личному составу, документов персонального, штатно-должностного и статистического учета военных кадров;
• заполнение, выдачу, учет и хранение бланков удостоверений личности военнослужащего РФ и присвоение личных номеров;
• обеспечение проведения аттестации военнослужащих, проходящих военную службу по контракту;
• учет поощрений и дисциплинарных взысканий, применяемых в отношении военнослужащих и лиц гражданского персонала Вооруженных Сил РФ;
• организацию своевременного увольнения в запас или отставки военных кадров, выслуживших установленные сроки военной службы.

Кроме перечисленных функций, на кадровые подразделения возлагается также ведение справочной работы. Справочная работа по личному составу организуется и ведется в целях розыска и уточнения сведений о военнослужащих, военнообязанных, лицах, снятых с воинского учета. Она осуществляется посредством составления анкет-запросов, направляемых в зависимости от содержания запрашиваемых сведений в воинские части, архивы и организации.

Данное направление справочной работы необходимо отличать от справочной работы по нормативным правовым актам РФ, нормативным правовым актам Министерства обороны РФ и Генерального штаба Вооруженных Сил РФ, приказам и директивам командиров и начальников, которая заключается в учете и постоянном поддержании в выверенном состоянии всех находящихся в воинской части нормативных актов. Справочная работа по нормативным правовым актам выполняется в соответствии с Наставлением по правовой работе в Вооруженных Силах РФ, утвержденным Приказом Министра обороны РФ от 31 января 2001 г. N 10 <6>.

<6> Приказ Министра обороны РФ от 31 января 2001 г. N 10 «Об утверждении Наставления по правовой работе в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изм. от 30 декабря 2011 г.) // ГАРАНТ [Электронный ресурс]. Электрон, дан. [ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2012]. URL: http://base.garant.ru/6396256/ (дата обращения: 10.11.2014).

Как видим, компетенция кадровых служб военных органов и организаций достаточно широка, она включает не только документационное обеспечение прохождения военной службы, но аналитическую работу, работу с личным составом, справочную работу и др. Большой объем работы связан с военнослужащими, находящимися в запасе, что принципиально отличает кадровые подразделения Вооруженных Сил РФ от гражданских органов.

Анализ нормативной базы Министерства обороны РФ позволяет выделить еще одну специфическую особенность кадровых подразделений. Они должны находиться в постоянной готовности к работе в военное время. С этой целью в мирное время на них возлагаются следующие обязанности:

• поддержание постоянной готовности к работе в период проведения мобилизации, при введении военного положения и в военное время;
• разработка плана мероприятий по обеспечению перехода кадровых органов на штаты военного времени и должностных обязанностей военнослужащих в период мобилизации и на военное время;
• разработка документов по укомплектованию воинских частей военными кадрами на военное время;
• отработка на учениях, учебных сборах и занятиях по командирской подготовке вопросов работы с военными кадрами в военное время.

В отношении документов по личному составу в военный период на кадровые службы возложены две обязанности:

• разработка плана мероприятий по приему и передаче личных дел военнослужащих, а также по своевременной эвакуации при объявлении мобилизации или с переводом воинских частей с мирного на военное положение;
• определение мест дислокации сборных пунктов личных дел и сообщение их почтовых адресов нижестоящим кадровым органам.

Оценка деятельности кадровых органов осуществляется на основе ряда критериев, к которым относятся:

• поддержание общей укомплектованности офицерами и прапорщиками, качественный состав офицерских кадров и прапорщиков;
• знание деловых и морально-психологических качеств руководящего состава, подготовка предложений по расстановке генералов и офицеров на основные командно-штабные воинские должности;
• работа с молодыми офицерами и прапорщиками — наставничество;
• выполнение плана увольнения;
• работа с офицерами и прапорщиками;
• планирование, аналитическая работа;
• стимулирование служебной деятельности офицеров и прапорщиков и некоторые др.

Среди важнейших критериев оценки деятельности кадровых органов — качество разрабатываемых документов по работе с военными кадрами, организация контроля исполнения служебных документов, состояние учета офицеров и прапорщиков и учетно-воинских документов, работа с письмами, жалобами и заявлениями, а также соблюдение законности в работе с военными кадрами. Последнее находит свое непосредственное воплощение в документировании военно-служебных отношений.

Важным фактором, влияющим на содержание и состав кадровой документации, является правовой статус военнослужащего. Он предусматривает ряд ограничений основных прав и свобод, обусловленных спецификой военной службы и осуществляемых в соответствии с Федеральными законами «О воинской обязанности и военной службе» и «О статусе военнослужащих» <7>. Так, военнослужащим запрещено состоять в политических партиях и иных общественных объединениях, преследующих политические цели; участвовать в забастовках. Военнослужащие не вправе совмещать военную службу с работой на предприятиях, в учреждениях и организациях в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, в том числе по трудовым договорам или контрактам; запрещается заниматься предпринимательской деятельностью; получать гонорары за выступления, лекции и т.п. при осуществлении служебной деятельности.

<7> Федеральный закон от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 8 декабря 2011 г. N 424-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. N 50. Ст. 7366; Федеральный закон от 27 мая 1998 г. N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (в ред. Федерального закона от 28 июля 2012 г. N 137-ФЗ) // СЗ РФ. 2012. N 31. Ст. 4326.

Одновременно военнослужащий наделен специальными правами, важнейшим из которых является право на применение оружия в случаях, предусмотренных уставом гарнизонной и караульной службы.

Военнослужащие также имеют специальные обязанности, которые непосредственно связаны с прохождением военной службы. Главной специфической обязанностью военнослужащих является принятие военной присяги на верность служению Отечеству и ее неукоснительное соблюдение.

Военнослужащие должны исполнять свои обязанности, не только находясь при исполнении поставленных задач, но также во время отдыха, в отличие от лиц, состоящих на гражданских должностях государственной службы, которые во время отдыха имеют общий правовой статус граждан Российской Федерации.

Специфика военной службы обусловила особые государственные гарантии военнослужащих. Помимо льгот, для военнослужащих предусмотрено отличное от других видов государственной службы специальное материальное обеспечение, включающее денежное довольствие, надбавки за объем, значимость выполняемых задач, сложность и напряженность несения службы, а также другие выплаты, предусмотренные законодательством.

Перечисленные особенности делают статус военнослужащего совершенно уникальным среди других государственных служащих, что также влияет на документационное обеспечение военно-служебных отношений, которое имеет ряд отличий от кадрового делопроизводства государственных гражданских служащих и наемных работников.

Общее руководство по организации и ведению делопроизводства в Вооруженных Силах РФ и пересылке документов по личному составу осуществляет Управление делами Министерства обороны РФ в соответствии с Временной инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (2009 г.) <8>. Документы по прохождению службы имеют типовую форму, установленную Инструкцией по организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденной Приказом Министра обороны РФ от 30 сентября 2002 г. N 350 «Об организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в Вооруженных Силах Российской Федерации» <9>. Унифицированные формы первичной учетной документации в системе Минобороны России не применяются.

<8> Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации: утв. Приказом Министра обороны РФ 19 августа 2009 г. N 205/2/588 // ГАРАНТ [Электронный ресурс]. Электрон. дан. [ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2012]. URL: http://base.garant.ru/55171107/, свободный.
<9> Приказ Министра обороны РФ от 30 сентября 2002 г. N 350 «Об организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изм. от 9 июля 2009 г.) // Российская газета. 2002. 4 дек. (N 230).

Приказы по личному составу военнослужащих являются основными документами, определяющими их служебное положение. Полномочия по изданию всех приказов по личному составу отнесены к исключительной компетенции Министра обороны РФ <10>.

<10> Приказ Министра обороны РФ от 5 октября 2011 г. N 1818 «О приказах по личному составу» (документ опубликован не был) // КонсультантПлюс [Электронный ресурс]. Электрон. дан. [КонсультантПлюс]. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=520025, свободный.

Нормативной основой контракта о прохождении военной службы является военное, а не трудовое законодательство. Особенностью контракта с военнослужащими является то, что он имеет императивный характер и устанавливает лишь общее обязательство прохождения военной службы. Военное законодательство предписывает существенные различия в установлении момента вступления в силу контракта и формулирует основания для отказа в его заключении. Контракт о прохождении военной службы, в отличие от трудового договора, всегда носит срочный характер. Его заключение предполагает оформление особого комплекса документов, удостоверяющих личность военнослужащего. К ним относятся: удостоверение личности военнослужащего, военный билет и особый знак-жетон — личный номер.

В кадровом делопроизводстве военнослужащих присутствуют также такие документы, как повестка, рапорт, отношение, предписание, наставление, послужной список и т.п., которые не применяются в кадровом делопроизводстве гражданских служащих и наемных работников.

Отличительной особенностью аттестации военнослужащих является тот факт, что представление к присвоению очередных воинских званий происходит без рассмотрения на аттестационной комиссии. Аттестационные листы не составляются при решении следующих вопросов: о назначении военнослужащего на высшую воинскую должность; о направлении на учебу; о включении в кадровый резерв; о представлении к награждению государственной наградой; присвоению воинского звания досрочно или на одну ступень выше занимаемой воинской должности <11>.

<11> Приказ Министра обороны РФ от 29 февраля 2012 г. N 444 «О порядке организации и проведения аттестации военнослужащих, проходящих военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации» // Российская газета. 2012. N 124.

Важным обстоятельством документирования увольнения с военной службы является издание двух приказов об увольнении: приказа по личному составу об увольнении с военной службы и приказа по строевой части об исключении военнослужащего из списков личного состава воинской части в связи с увольнением с военной службы.

Основным документом персонального учета военнослужащих является его личное дело. Порядок ведения личных дел военнослужащих-контрактников осуществляется в соответствии с требованиями Наставления по учету личного состава Вооруженных Сил РФ, утвержденными Приказом Министра обороны РФ от 19 декабря 2005 г. N 085 <12>. В соответствии с ним кроме контракта в личное дело помещаются следующие документы:

• приказ соответствующего воинского должностного лица о назначении на должность;
• послужной список;
• автобиография;
• фотографии;
• аттестационные и дополнительные материалы;
• карточка о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну;
• документы, характеризующие военнослужащего (анкета, копии документов об образовании);
• документы о прохождении переподготовки, повышении квалификации, стаже военной службы и др.

<12> Справочник по кадровой работе в военных организациях: Практическое издание / Астахов А.А. Серия «Право в Вооруженных Силах — консультант. М.: «За права военнослужащих», 2009. Вып. 98. С. 180.

Листы документов, подшитых в личное дело, не нумеруются. В каждом разделе личного дела ведутся внутренние описи. Ранее составленные описи документов пересоставлению не подлежат.

Личные дела военнослужащих имеют гриф «секретно». Документы, подшитые в личное дело, и их копии на руки военнослужащим не выдаются.

При переводе военнослужащего в Вооруженные Силы РФ из других федеральных органов исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, и наоборот, личные дела составляются вновь. Документы из предыдущего личного дела помещаются в раздел «дополнительные материалы» вновь созданного личного дела, которому по заполнению присваивается гриф «секретно».

Архивное хранение кадровых военных документов осуществляется только в ведомственных архивах в соответствии с требованиями Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденными Министром обороны РФ 31 августа 2005 г. <13>.

<13> Приказ Министра обороны РФ от 31 августа 2005 г. N 200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изменениями от 13 ноября 2006 г., 30 мая 2009 г.); (документ опубликован не был) // Интернет-версия ГАРАНТ [Электронный ресурс]. Электрон. дан. [ООО НПП «Гарант-Сервис-Университет», 1990 — 2011] URL: http://iv.garant.ru/SESSION/PILOT/main.htm, свободный. Дата обращения: 12.11.2014.

Подводя итоги, можно отметить, что в силу специфики военной службы, имеющей существенные отличия от службы гражданской, работа кадровых подразделений Вооруженных Сил РФ строго централизована, а кадровое делопроизводство военнослужащих представляет собой обособленную систему, полностью регламентированную нормативно-правовыми актами военного ведомства.

Т.Д.Волкова

Л.Д.Шаповалова

К. и. н.,

доцент

РГГУ