Руководство бэк офиса

Что такое «зеркальная комната» и чем она опасна

Сотрудник, отчитываясь перед линейным менеджером – своим непосредственным руководителем – о проделанной работе, старается приукрасить ее результаты так, чтобы его похвалили.

Руководитель, обобщая результаты деятельности своих подчиненных в докладе начальнику отдела также не обходится без приукрашиваний.

Начальник отдела делает то же самое в отчете директору департамента, а директор департамента – собственнику или генеральному директору компании.

В результате представление высшего руководителя о ситуации в организации может резко отличаться от истинного положения дел. И отличаются тем разительнее, чем крупнее компания и чем больше в ней ступеней управления.

Это называется «Зеркальная комната»: руководитель видит не то, что есть на самом деле, а то, что он хочет увидеть – процветание возглавляемой им компании под его мудрым руководством. Явление крайне опасное, способное привести к полной потере управляемости и ставшее причиной гибели многих процветавших ранее компаний и государств.

Избавиться от такого «зазеркалья» проще при оценке деятельности производственных подразделений предприятия – сегодня их результаты обычно оцифрованы, и гигантские приписки, как в советские времена, (надеюсь!) уже невозможны. Генеральный директор автомобильного завода сейчас обычно точно знает, сколько автомобилей собрано в такую-то смену. Руководителю строительной организации доподлинно известно, на каком этапе находится возведение здания, в торговой компании сосчитана точная сумма продаж на такой-то час.

А вот продуктивность таких вспомогательных и обслуживающих подразделений, как, например, бухгалтерия, IT, HR, отдел маркетинга, служба безопасности и подобных (их совокупность нынче принято называть бэк-офисом) для высшего менеджмента часто скрыта завесой тайны. При этом расходы на функционирование данных подразделений могут существенно увеличивать себестоимость продукции компании, а их низкая эффективность – сдерживать работу основных, зарабатывающих компании деньги, подразделений.

Кто главнее: производство или офис?

Можно ли наладить эффективный контроль за продуктивностью подразделений бэк-офиса? Опыт нашей компании «Протон» показал, что это реально. Наша компания, специализирующаяся на внедрении и доработке различных управленческих цифровых продуктов под нужды крупных и средних российских предприятиях (прежде всего, на основе «1С»), получила заказ от одного из крупных клиентов повысить эффективность управления вспомогательными офисными подразделениями.

Не найдя подходящего решения на рынке, «Протон» создал собственную интегрированную с «1С» управленческую систему Gandiva. Для ее внедрения мы предложили перевернуть взаимоотношения между производством и офисом. Зачем?

Заказчик и исполнитель услуг. Кто главнее в вашей компании?

Замечали ли вы, что руководители подразделений бэк-офиса во многих компаниях – это «Очень важные люди». Приходит в кабинет начальника отдела IT, HR, финансов или административно-хозяйственной службы сотрудник производственного подразделения со своей проблемой.

Ему нередко отвечают, что проблема, возможно, будет решена, а возможно – нет. В зависимости от того, изыщет ли руководитель офисного подразделения необходимые ресурсы. Он сам решит, стоит ли решать эту проблему и в какие сроки. Сразу понятно, кто здесь главный.

При разработке Gandiva мы решили, что главными должны быть те, кто зарабатывает компании деньги. Их интересы более полно совпадают с интересами собственника: они, как и собственник, хотят больше производить, строить, перевозить, продавать… Обслуживающие и вспомогательные подразделения должны лишь их обслуживать и им помогать. Компания не может терять прибыль, из-за того, что офисный клерк не нашел ресурсов для удовлетворения запроса зарабатывающего эту прибыль подразделения.

Что если доверить оценку работы офиса производственникам?

Для реализации этого принципа в основу системы управления офисом Gandiva были заложены две аксиомы.

Во-первых, деятельность служб бэк-офиса оценивают сотрудники производственных подразделений. Для этого между ними заключаются договоры SLA (от английского Service Level Agreement). Договор SLA подразумевает, что компания имеет не только внешних, но и внутренних клиентов. Поэтому, если внутри компании подразделения ставят задачи друг другу, то они имеют право рассчитывать на определенные скорость и качество выполнения этих задач.

Попросту говоря, руководители подразделений договариваются о том, в какие сроки и какого качества должны быть выполнены те или иные операции, и их договоренности фиксируются руководством компании.

К примеру, для IT-подразделения максимальное время установки «Клиент-банка» новому сотруднику бухгалтерии определено в 4 часа, а максимальное время подключения нового сотрудника отдела продаж к CRM – 20 минут. Юридическая служба должна согласовывать договоры отдела продаж в течение 48 часов, а административно-хозяйственная часть – менять перегоревшие лампочки в срок не более 30 минут. Заявка считается выполненной с приемлемым качеством после того, как ее закрыл заявитель.

Контроль выполнения заявок внутренних клиентов
сотрудниками вспомогательного подразделения в Gandiva

Во-вторых, высшее руководство компании должно иметь возможность в режиме онлайн получать информацию о действительной загрузке любого офисного подразделения и соблюдении договоров SLA. Генеральный директор получает объективную оцифрованную информацию о загрузке, выработке и качестве работ каждого подразделения бэк-офиса, на основе которой может принимать оперативные управленческие решения.

Объективная информация для управленческих решений

Для реализации двух этих принципов разработчики Gandiva описали и формализовали все возможные заявки, поступающие в подразделения бэк-офиса компании, и оцифровали их в виде каталога бизнес-процессов с определением трудоемкости каждой операции (Подробнее об этом мы писали в статье на Executive.ru «Как сократить затраты на сотрудников офиса»).

В результате руководитель компании на экране своего компьютера или смартфона может в режиме онлайн в форме удобных графиков или таблиц видеть истинную загрузку каждого подразделения бэк-офиса, количество выполняемых, выполненных и просроченных заявок. Он точно знает, действительно ли тому или иному подразделению необходимо увеличивать ресурсы, или причина их плохой работы в слабом менеджменте, и может принимать осознанные управленческие решения.

Отчет о загруженности подразделения
в системе Gandiva в режиме реального времени

Кроме того, выявляются бизнес-процессы – пожиратели времени, которые требуется исправить или автоматизировать. Так, к примеру, в ГК «Агат» (один из крупнейших российских автодилеров) после внедрения Gandiva обратили внимание на большое количество обращений в бухгалтерию на исправление ошибок в счетах-фактурах. Бизнес-процесс был изменен, и количество таких ошибок удалось свести к минимуму.

В ГК «САКСЭС» (строительство и торговля стройматериалами в 15 городах России) выявили чрезмерную загрузку IT-службы, связанную с обслуживанием большого количества разнообразных компьютеров, периферийных устройств и программных продуктов. IT-парк компании был унифицирован, и расходы на его содержание резко сократились. В Иркутской нефтяной компании поступало очень много заявок в бухгалтерию на предоставление справок 2НДФЛ. Компания «Протон» автоматизировала этот процесс в 1С, и теперь справки формируются автоматически после отправления заявки через «Гандива».

Освободите время для главного

Через информационную систему «Гандива» обрабатываются не только простые заявки, вроде замены лампочек, ремонта принтера или выдачи справки, но и сложные, требующие согласования нескольких руководителей или участия нескольких подразделений с указанием сроков принятия решений для каждого руководителя.

Соответствующие уведомления сотрудники компании получают на свой компьютер или смартфон. Также в системе можно вести сложные проекты, вроде открытия нового филиала или запуска в производство нового продукта.

Обычно для выполнения таких проектов в компании проводится большое количество совещаний, пожирающих время и сотрудников, и высшего руководства компаний. Нередко решения таких совещаний по-разному понимаются их участниками и уточняются в неформальном общении, а потому при срыве сроков проводятся новые совещания, на которых собравшиеся пытаются найти виноватого и решить, как исправить положение.

Организация совместной работы над выполнением проекта в системе «Гандива»

В Gandiva для реализации такого проекта заносится последовательность действий каждого ответственного сотрудника, которые должны к запланированным срокам выполнить свою часть работы или представить обоснованные возражения и замечания. В случае отклонения от запланированных сроков, руководитель нерадивого работника получает автоматическое уведомление и должен принять необходимые решения.

Если он по каким-либо причинам не сделает этого, уведомление приходит его руководителю и так далее – вплоть до генерального директора. При возникновении спорных ситуаций сразу видно, кто и почему не выполнил свою часть обязанностей. Никаких двояких толкований при этом быть не может.

Благодаря полной прозрачности процесса потребность в проведении совещаний резко сокращается. Руководитель компании может меньше времени уделять текучке и сосредоточиться на решении стратегических вопросов развития бизнеса. А детальная проработка стратегии развития и есть важнейшая задача как собственника, так и высшего руководителя компании.

Познакомиться с опытом внедрения Gandiva в российских компаниях можно здесь

А заказать демонстрацию системы Gandiva – здесь

Партнерский материал

ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

начальника отдела бэк-офиса

(инвестиционной компании)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела бэк-офиса.

1.2. Начальник отдела бэк-офиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации порядке приказом руководителя организации.

1.3. Начальник отдела бэк-офиса подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.4. На должность начальника отдела бэк-офиса назначается лицо, соответствующее требованиям к квалификации: высшее финансовое или экономическое образование, опыт работы в аналогичной должности не менее ____ лет.

1.5. Начальник отдела бэк-офиса должен знать:

— офисное компьютерное программное обеспечение установленное в бэк-офисе (например, Microsoft Office и/или иное);

— законодательство Российской Федерации, а также общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации, регулирующие банковскую и внешнеэкономическую деятельность.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела бэк-офиса выполняет следующие обязанности:

2.1. Осуществление операций по оформлению сделок.

2.2. Сопровождение оформленных сделок.

2.3. Контроль над формированием дел по сделкам.

2.4. Мониторинг текущих задолженностей.

2.5. Учет и контроль платежей по погашению кредитов и процентов за пользование кредитами.

2.6. Расчет и начисление комиссии по сделкам, контроль залога.

2.7. Проведение операций погашения задолженности по кредиту.

2.8. Проведение операций досрочного погашения кредита.

2.9. Расчет просроченной задолженности.

3. ПРАВА

Начальник отдела бэк-офиса имеет право:

3.1. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела бэк-офиса несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим гражданским законодательством.

4.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы начальника отдела бэк-офиса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

    С инструкцией ознакомлен __________________/_________________/

                                  (подпись)          (Ф.И.О.)

    "___"___________ _____ г.

Ещё 27Выбрать несколько

Возраст

Зарплата

Гражданство

Метро

Владение ин. языком

Образование

Наличие прав

Ранее: Менеджер зарплатных проектов, Специалист дистанционного обслуживания и продаж в цифровом банке ещё 5

Ранее: Заместитель руководителя складского комплекса, Ведущий инженер ещё 3

Ранее: Директор ОП, менеджер по продажам, Специалист отдела приема и обработки страховой документации ещё 5

Вакцинирован(а). Есть сертификат

Вакцинирован(а). Есть сертификат

Ранее: Главный специалист сопровождения клиентских операций, Специалист отдела камеральных проверок ещё 1

Ранее: Кредитный специалист

Ранее: Neobank p2p service (nda project), Руководитель проектов ещё 12

Ранее: Руководитель проектов, Руководитель проектов ещё 1

Вакцинирован(а). Есть сертификат

Ранее: Ассистент по кадровому делопроизводству (Бухгалтер), Ассистент совета директоров ещё 2

Ранее: Начальник Отдела методического обеспечения Управления нормирования расходов на оплату труда Департамента финансов и планирования, Начальник Управления мотивации и анализа затрат на персонал Департамента персонала ещё 2

Ранее: Руководитель проектов, Руководитель направления продаж промышленных ремней и гидравлики GATES ещё 3

Ранее: HRBP (HR Бизнес Партнер), Руководитель отдела персонала ещё 7

Ранее: Старший менеджер отдела гарантийных операций, Главный специалист отдела гарантийных операций ещё 1

В резюме встречается: …Выдача гарантий
— Выполнение функций бэк—офиса, в т. ч. расчет и списание комиссий…

Ранее: Администратор, Кассир билетный ещё 7

Ранее: Руководитель интернет-проектов, Руководитель интернет-магазина ещё 2

Ранее: Менеджер по работе с ключевыми клиентами, Руководитель группы операционного обслуживания ещё 4

Ранее: Начальник управления по работе с драгоценными металлами, Вице-Президент по работе с драгоценными металлами ещё 7

В резюме встречается: …качеством выпускников Академии руководителей организаций и предприятий, выяснение…

Ранее: Менеджер по продажам компьютерного оборудования, Менеджер ещё 4

В резюме встречается: …модемов, обслуживание и поддержка ПО БЭК—офиса. Обеспечение материально-технической…

Любая крупная компания или организация имеет личный офис. Он делится на отделы и подразделения, каждый из которых выполняет определенные официальные функции. Для более простого понимания функций каждого подразделения в предприятии, в русский язык пришли иностранные термины — это такие как бэк офис, миддл и фронт офис. Каждое из них не имеет прямых аналогов в русском, однако такие подразделения можно назвать как основные и вспомогательные.

С развитием торговых отношений и бизнеса в отечественных условиях, такие слова можно встретить все чаще. Необходимо знать их значение и значимость.

Что это такое?

Английские термины активно входят в употребление в русском языке. Это же касается и определения «back office», важно знать, что это такое и для чего нужно компании. С английского, термин можно перевести как «назад-офис». Представляет собой набор подразделений или отделов, которые выполняют функции регистрации, оформления и учета различных операций, которые связаны с финансовой деятельностью предприятия.

Не имеется четкого значения и определения представленного термина, поскольку в back офис могут входить совершенно различные отделы. Помимо бэк, существуют такие понятия как фронт и мидл офис, что это простыми словами, можно понять, если разобраться более детально.

Место каждого в архитектуре компании

Существует три термина, которые следует знать.

Фронт

Дословно переводится как «передний офис». На эти подразделения возложены обязанности по работе с клиентами. Это может быть подразделение, которое осуществляет все функции по работе с заказчиками и покупателями, оформляет соглашения и прочие. То есть это передовые отделы, которые первыми осуществляют контакт со всеми клиентами после их входа на территорию.

Функциональные обязанности фронт офиса в конкретной компании могут отличаться в зависимости от того, в какой деятельности она задействована и ее специфики. В финансовых организациях такой отдел работает с продажами. В банках занимается консультированием посетителей, открытие карт и счетов.

Бэк

Указанные отделы задействованы для выполнения задач по ведению дел, распорядку, административным задачам. Хороший пример — бухгалтерия, которая занимается расчетом заработных плат, считает доходы и расходы, а также занимается отчетностью в налоговые структуры.

Бэк офис занимается тем, что работает над обеспечение и связью всех отделов и подразделений в компании. Они не имеют прямого контакта с клиентами, не занимаются оформлением соглашений с ними.

Миддл

Миддл офис представляет собой канал связи между оставшимися двумя офисами. Перед тем, как закончить сделку с клиентами, проходит этап проверки и обработки всех операций. Именно этим и занимается миддл офис. Потом эти данные передаются в кабинеты «заднего» офиса, который является завершающим звеном в цепи.

В качестве примера, можно рассмотреть банковские отделы, которые выполняют проверку кредитной истории, а также тем, что вносят данные в реестры. Создан с целью восполнения пробела в структуре предприятий и налаживания связи между передним и задним звеньями.

Различия

Фронт и бэк офисы являются совершенно разными структурами, перед которыми стоят различные задачи. Первый направлен на то, чтобы встретить потенциального покупателя или посетителя и решить с ним все необходимые вопросы. Деятельность второго направлена на обеспечение качественной работы всех других департаментов.

То есть это финансовые службы, которые не имеют никакого прямого контакта с посетителями. В их задачи входят организационные, финансовые, бухгалтерские мероприятия, которые поддерживают деятельность фирмы.

Фронт представляет собой менеджерский персонал, деятельность которого направлена на привлечение и прямую работу с возможными новыми партнерами.

Отделы в составе

В состав бэк офиса входят следующие департаменты:

• подразделение, занимающееся статистическими данными;
• архивные службы;
• бухгалтерия;
• кадровый департамент;
• административный штат;
• аналитические и службы поддержки;
• другие службы.

Задачи в разных сферах

Представленное понятие имеет функции, аналогичные для всех сфер бизнеса, однако, конкретные задачи могут отличаться в зависимости от специфики деятельности предприятия. Можно рассмотреть, чем занимается персонал back office, в зависимости от сферы работы:

• банковская сфера. Здесь сотрудники представляют собой департамент, который ведет учетно-операционную работу всей банковской организации. Персонал занимается открытием новых счетов, выполнением операций по кредитам и прочими. Проводятся сделки, которые направлены на операции с ценными бумагами, акциями, пассивами и активами организации;
• торговля. В такой самой распространенной сфере, сотрудники выполняют задачи по контролю финансовых операций, реализации, передвижению товара, оценивают рынки и сбыт;
• общественное питание. Персонал бэк офиса в указанном направлении осуществляет деятельность по текущим операциям: это составление отчетностей, контроль качества кухни и работы поваров, учет продукции, рекрутинг кадров.

Функции специалиста

Сотрудники представленного департамента должны выполнять следующие обязанности:

• провести все начальные операции по совершению сделки;
• закупать и продавать продукцию и заключать по ним контракты;
• контролировать передвижение финансов фирмы;
• проводить различные операции по передаче прав собственности клиенту.

Персонал бэк офиса является одним из основных звеньев в любой фирме. Именно от их качественной работы зависит состояние дел. Даже небольшие ошибки или неточности в действиях с финансами и организации работы могут сделать компании плохо и вести к получению убытков.

Замена программным обеспечением

Развитие технологий внесло свою лепту и в работу back-office. На рынке представлены комплексы ПО для обеспечения деятельности компании, которая имеет отношение к учету, финансам и реализации. Покупка таких автоматизированных комплексов поможет сэкономить средства на выплату заработных плат штату. Однако, такие решения больше подходят для ресторанного и гостиничного бизнеса, но не для крупных компаний, которые имеют многомиллионный оборот. В таким случаях, человека заменить все еще достаточно тяжело.

Бэк офис представляет собой специальный департамент, который занимается деятельностью с финансами, кадрами и другими организационными видами. От качества его работы зависит успех фирмы.

Добавлено в закладки: 0

Что такое бэк офис? Описание и определение понятия
Бэк офис – это подразделение организации, занимающемся ведением бизнес-процессов, увеличением производительности при помощи оптимизации потоков рабочих операций, устранение ручных неэффективных операций в течение полного жизненного цикла бизнес-процессов.

Задачи бэк офиса

В задачи бэк офиса  входит также подтверждение сделок, проведение  расчетов по них, генерирование новых способов учета, подготовка документации, контроль рентабельности, управление отношениями с клиентами, поддержка корпоративных действий, внедрение информационных комплексных систем, просчет фактических и ожидаемых доходов и так далее.

Бэк офис — это учётно-операционное подразделение, которое обеспечивает работу подразделений, которые участвуют в управлении пассивами и активами организации, которая осуществляет деятельность на денежных рынках. Основной задачей бэк-офиса является  электронное и документарное сопровождение и оформление рыночных сделок, которые заключают дилеры (трейдеры) фронт-офиса, а также внутренних (аналитических) сделок между подразделениями организации в границах системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов.

Рассмотрим, более детально, что значит  бэк офис.

Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса.

Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.

Суть работы бэк офиса

Бэк-офис (Back Office) – это отделение, которое есть во всех инвестиционных компаниях, банках и других организациях, и которое совершает сделки на рынке ценных бумаг.

Обычно в состав бэк офиса входит от четырёх до семнадцати человек (это зависит от объёма, а также и от оборота бэк-офиса). Работа бэк-офиса ведётся строго в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела обязательно должен знать и четко соблюдать все эти требования.

Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой оформление необходимых документов и сопровождение сделки, которую заключают специалисты по биржевой торговле (их называют трейдеры ) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются также скупкой ценных бумаг и у физических лиц.

Обязанности специалиста бэк офиса

Специалист бэк офиса должен уметь правильно вести журнал регистрации сделок. Грамотно проводить оформление договоров купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По уже имеющемуся договору специалист должен проводить перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Должен уметь оформлять передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После того, как была проведена перерегистрация и получен документ, который подтверждает права нового владельца на приобретенный пакет акций (то есть выписка), специалист бэк-офиса контролирует сам процесс расчёта компании- покупателя с компанией-продавцом.

Операционный департамент часто называется бэк-офисом, управление торговых операций – фронт-офисом, функции департамента корпоративных финансов и инвестиционного управления могут быть распределены между ними достаточно произвольно.

Бэк-офис – операционное подразделение (settlements, operations), выполняющее расчеты по финансам и ценным бумагам в строгом соответствии с заключенными фронт-офисом сделками; бэк офис также готовит отчетность по выполненным операциям; контролирует соблюдение финансовых пределов и предоставляет информацию для бухгалтерии; ведет внутренний учет в соответствии с требованиями Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам для операций с ценными бумагами. Бэк-офис лично не обслуживает клиентов банка, в отличие от миддл-офиса, однако постоянно взаимодействует с контрагентами.

Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании.

Успешность бизнеса напрямую зависит от сбалансированного и органичного взаимодействия двух неотделимых составляющих — бэк офиса и фронт офиса.

Функции и различия бэк офис и фронт офис

Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.

Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.

В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).

Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.

Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.

Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.

Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.

Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.

Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства . За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты. Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании. Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям).

Роль бэк офиса

Очень часто недооценивается значение бэк офиса. И все же его роль и значимость имеет существенную ценность для успешного бизнеса по крайней мере по таким причинам:
1. Поддержка хорошей репутации компании. В современных условиях жесткой конкуренции хорошая репутация компании очень важна, чтобы удержаться «на плаву». Также, выполняя свою работу, сотрудники бэк офиса, поддерживают имя своей фирмы и ее престижность. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, весь обслуживающий персонал, когда общается с клиентами, стараются оставлять благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить пожелания клиента, в конце концов улыбаются, и в целом относятся к нему очень доброжелательно.
2. Умелое управление рисками. Обычно топ-менеджеры пренебрежительно просматривают уже готовые финансовые или другие отчеты, при этом особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило обычным рядовым труженикам. Ну а поскольку все управленческие решения принимаются только на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Стало быть те, кто старательно вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют непрестижную, но очень ответственную работу и тем самым понижают риск принятия неэффективного решения и для высшего звена компании.
3. Вознаграждение. Конечно, работники бэк офиса не делают напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее своей неэффективной деятельностью или неправильными решениями они могут свести на нет усилия своих коллег. Кроме того, рационализаторские предложения и новые методы экономии, предложенные бэк офисом, могут существенно увеличить прибыль компании (прямо или косвенно).

Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках.

Мы коротко рассмотрели бэк офис.

Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.