Руководство бухгалтерией что это

Бухгалтерия и бухгалтер: их роль в организации

А как у вас складываются отношения с бухгалтерией и бухгалтерами? Возможно, вы, как и многие IT-специалисты, с трудом находите с ними  общий язык и, в результате, у вас регулярно возникают рабочие конфликты? Или вы, являясь подрядчиком, постоянно ощущаете со стороны главбуха неприязнь, а ваши счета почему-то оплачиваются в последнюю очередь? А, может, противоречивые требования руководства компании и главбуха ставят вас в тупик, как специалиста по внедрению программного продукта, и вы не понимаете, что с этим делать? Тогда эта статья — для вас.

Сегодня  я решил поговорить о бухгалтерии, бухгалтере и его роли в организации. Предназначена она, в первую очередь, специалистам, занятым в сфере внедрения ERP, CRM, учетных систем (например, 1С) и других продуктов автоматизации бизнеса. И здесь я хочу поговорить о человеческом факторе и о правилах взаимодействия с бухгалтерией.

Также уточню что в данной статье речь будет идти именно о компаниях сферы бизнеса, но не о государственных организациях.

Дело в том, что финансовые потоки, в том числе, утверждение договоров и оплату счетов в малом и среднем бизнесе очень часто держит в своих руках бухгалтер. Владелец (руководитель) бизнеса делегирует бухгалтерии полномочия, если дело касается всего, что связано с финансами. Причины очевидны – занятость руководителя, необходимость грамотного с точки зрения бухгалтерской и налоговой отчетности оформления документов, в конце концов, необходимость в непосредственном выполнении тех или иных действий, связанных с оплатой счетов. Все это оказывается в зоне ответственности бухгалтерии. И если вы не сумеете найти общий язык с бухгалтером, с подписанием документов и оплатой счетов гарантированно возникнут проблемы.

Кроме того, при внедрении любой учетной системы вы обязательно столкнетесь с первичной бухгалтерией. Вам необходимо будет разобраться, каким образом организована работа первичной документации в компании, и как происходит взаимодействие с бухгалтерией (получение документов для заказчиков, информации об оплате и т.д.). И здесь без доброжелательной помощи специалиста-бухгалтера вы рискуете получить массу сложностей, недопонимания, как следствие, переделок и доработок. И, само собой, недовольство заказчика.

Также эта статья может помочь сотрудникам компании, например, системным администраторам, сервисным инженерам или специалистам отдела продаж наладить правильные и эффективные взаимоотношения с бухгалтерией.

На любом предприятии существует два вида учета:

• Управленческий. Необходим для внутреннего контроля и принятия решений руководством организации. В качестве примера можно привести кадровые перестановки, решения о закупке оборудования, стратегическое планирование развития бизнеса и т.д.
• Регламентированный. Этот вид учета используется для отчетности перед государством. Сюда входит бухгалтерский, статистический и налоговый учет.

Что такое бухгалтерия?

Если вы начнете изучать справочники и документацию, определений бухгалтерии встретится много. Например, Википедия предлагает такое:

Бухгалтерия — штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах.

В учебниках вместо краткого, но сложного для восприятия текста, вы найдете целые главы, посвященные этому определению. Но для неспециалиста они также не вносят ясности.

На самом деле, отдел бухгалтерии отвечает за следующие направления:

• Бухгалтерский учет;
• Налоговый учет.

По сути, текущая деятельность бухгалтерии связана с правильным оформлением документов, отображающих все движения средств и активов. А конечная цель – это отчетность перед государством: налоговая, финансовая и статистическая.

Внутреннюю отчетность и управленческий учет возможно вести без бухгалтерских проводок, документов и отчетов определенного образца. В то время как отчетность перед государством жестко регламентирована. На это и нацелена основная функция любой бухгалтерии.

Из кого состоит отдел бухгалтерии

Здесь я не буду рассматривать отдельные подразделения, подчиненные бухгалтерии – финансовый и HR (кадровый) отдел. В разрезе проблематики работы с бухгалтерией эти отделы вызывают наименьшее число проблем.

Финансовый отдел занимается строго движением средств, и взаимодействие с ним редко вызывает вопросы. Часто разработчики и технические специалисты с ним вообще не пересекаются.

Отдел кадров, хоть и относится к бухгалтерии, но является, по сути, отдельным подразделением с собственными системами автоматизации учета и другими особенностями. HR скорее относится к управленческому учету.

Основной состав бухгалтерии делится на два разновесных субъекта:

1. Главный бухгалтер.
2. Рядовой состав бухгалтерии

Невозможно рассматривать работу любой бухгалтерии без учета главного бухгалтера. Более того, именно главбух является ключевой фигурой, так как несет личную ответственность за правильную и своевременно сданную государству отчетность.

От того, как главный бухгалтер понимает свою ответственность и определяет степень личного контроля за документооборотом, в том числе, первичным, напрямую зависят все особенности работы бухгалтерии и ее взаимодействие с другими подразделениями.

Рядовой состав бухгалтерии в вопросах организации работы и взаимодействия с различными специалистами задействуется только в качестве подчиненных, ведомых сотрудников. И особой роли для построения эффективного сотрудничества с бухгалтерией не играет.

Казалось бы, что и организация работы других подразделений строится подобным образом. На самом деле, это не совсем так. Например, в отделе продаж помимо ответственности руководителя за эффективность работы в целом, существует и персональная ответственность каждого менеджера за взаимодействие с клиентами. При этом здесь нет столь строгих правил и четко оговоренной ответственности руководителя подразделения. А потому допускается много больше инициативы, различных подходов к работе и т.д.  

Важно понимать, что в среднем и малом бизнесе ответственность перед государством за деятельность предприятия, отчетность и оплату обязательных отчислений (налоговых и социальных) несут два человека – руководитель компании и главный бухгалтер. О руководителе мы поговорим позже, а сейчас остановимся на главном бухгалтере.

Главный бухгалтер

Итак, главный бухгалтер – это руководитель, на котором лежит ответственность не только перед руководством компании, но и перед государством. Исходя из этого, главные бухгалтера строят обычно работу на основе таких подходов:

1. Так как главный бухгалтер несет личную ответственность за отчетность, а отчетность формируется на основе первичных документов, которыми занимается отдел продаж, значит, главный бухгалтер имеет полное право контролировать работу отдела продаж и оказывать давление в случае, если с документами возникают сложности.
   Я лично видел крупные компании с большими оборотами и числом клиентов, где весь отдел продаж работает в 1С.Бухгалтерии. Без использования любых других программных систем или даже конфигураций 1С. Это означает, что бухгалтер настолько боится нарушений в документообороте, что сумел убедить руководство пользоваться только 1С.Бухгалтерией. Хотя для продаж и управленческой аналитики это далеко не лучшее решение.
2. Главный бухгалтер на какой-то из этапов работы с документами назначает своего человека, т.е. одного из бухгалтеров. И уже сотрудник бухгалтерии контролирует правильность текущего первичного документооборота.
   Например, коммерческое предложение и внутренние документы (резервирование товара, заказ клиента) создаются в отделе продаж с использованием любых удобных систем. Но счет-фактуру, расходные товарные, транспортные, налоговые документы, акты выполненных работ и другие подобные документы имеет право выписывать только сотрудник бухгалтерии.

Основной минус первого варианта – весь учет в компании концентрируется вокруг интересов бухгалтерского учета. Используются системы автоматизации, предназначенные, прежде всего, для бухгалтерии и отчетности перед государством. В итоге, компания теряет в управленческом учете.

В программах для бухучета нет разделения на «Лиды» и «клиентов», не предусмотрены документы типа «заказ поставщику», «запрос (заказ) покупателя» или «коммерческое предложение». В результате невозможно отслеживать все этапы работы с клиентами, невозможно формировать отчетность во многих важных для анализа эффективности работы отчетов и т.д.

Второй вариант также имеет свои недостатки:

1. Размывается ответственность. Бухгалтер, занятый выпиской определенных документов, часто не успевает за действиями менеджеров по продажам. В итоге, он просто «закрывает глаза» на то, что продавцы сами формируют и отправляют необходимую документацию. И тогда этот специалист оказывается «лишним звеном». Проверить всю документацию, которую ежедневно формирует целый штат продавцов один бухгалтер просто не в состоянии. И в случае ошибок, он оказывается «виноватым без вины». Руководство об этом догадывается. И выявить виновника сбоя и связанных с ним убытков становится крайне сложно.
2. Бюрократические проволочки и упущенная прибыль. Если бухгалтер проявляет ответственность, возникают задержки и сложности с отправкой покупателю счетов на оплату и других первичных документов. Клиент работал с отделом продаж или сервисным центром, и вдруг ему нужно ждать, пока бухгалтерия выпишет счет. А бухгалтер может оказаться загружен другими запросами и документами. Снижается скорость работы и уровень сервиса, т.е. компания теряет (упускает) прибыль.

Существует еще один вариант работы главного бухгалтера, который я считаю оптимальным: бухгалтерия не вмешивается в управленческий учет.

В этом случае бухгалтера занимаются исключительно бухгалтерскими документами (выписывают доверенности, контролируют правильность проведенных документов и наличие необходимых оригиналов с печатями и подписями). Т.е. бухгалтерия осуществляет общий контроль за той частью документооборота, которая требуется для отчетности, а также выписывать те документы, которые никто другой выписать не может.

В остальном управленческий учет и текущий документооборот не входят в сферу интересов и жесткого контроля со стороны бухгалтеров. Это позволяет наиболее гибко настроить системы автоматизации для различных подразделений, получить все преимущества качественного управленческого учета. И на сегодняшний день я не встречал лучшего решения для эффективной работы бизнеса.

Причины разных подходов

Понятно, что выбор вариантов документооборота зависит от главного бухгалтера. Руководитель компании чаще всего самоустраняется от формирования процессов взаимодействия с бухгалтерией, так как считает, что это – зона ответственности специалистов по бухучету. Руководитель отдела продаж может пытаться оказать влияние на главбуха, но решение принимает не он.

Но выбор варианта реализации документооборота напрямую зависит от личности и степени профессионализма главного бухгалтера.

Если главный бухгалтер компании является настоящим специалистом в своем деле, он четко понимает цель работы компании, т.е. получение прибыли, и строит свою работу таким образом, чтобы помогать, а не мешать бизнесу.

На самом деле, даже не нужно быть бухгалтером, чтобы понимать – всю первичную документацию проконтролировать невозможно. За исключением случая, когда выпиской этих документов занимаются только бухгалтера. Но этот путь снижает качество и конкурентоспособность бизнеса либо «раздувает» штат бухгалтерии до нерентабельных размеров. А на это уже не пойдет ни один разумный руководитель. Много проще автоматизировать обмен данными между системами и контролировать документооборот на уровне отчетов и выборочных проверок наиболее важных документов.

Также стоит понимать, что многие бухгалтера, даже будучи вполне опытными специалистами, стремятся «завязать» на себя как можно больше процессов, чтобы стать в компании незаменимыми. Это нормальное и вполне понятное человеческое желание – обезопасить свое будущее и стабильно высокий доход. И здесь важно, чтобы подобные желания не выходили за разумные пределы.

Почему так сложно быть главбухом

Одна из самых больших проблем главных бухгалтеров, приводящая к сложностям во взаимодействии с ними, в том числе, при автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, это несоответствие ответственности главного бухгалтера и его заработной платы.

Например, руководитель отдела продаж получает ставку плюс определенный процент, и несет ответственность за возможные ошибки в работе только перед руководством компании. Руководитель бизнеса также получает определенную прибыль в зависимости от успехов компании. Главный бухгалтер получает только ставку (иногда с фиксированной премией) без «плавающей» составляющей вообще, а отвечает за возможные ошибки не только перед руководством, но и перед государством.

Исходя из этого фактора и нужно строить взаимоотношения с главным бухгалтером. Помните об их ответственности и относитесь к попыткам «перестраховываться» с пониманием.

Причины проблем взаимодействия с бухгалтерией

1. Низкая квалификация бухгалтеров. Сегодня нередко можно увидеть в компании главбуха, который едва владеет основами бухгалтерского учета. Как ни парадоксально, но эту должность может занимать даже человек без высшего образования, просто по окончании бухгалтерских курсов. Основная причина таких управленческих решений – руководитель выбирает бухгалтера «под себя». Нашим бизнесменам важнее не квалификация бухгалтера, а возможность ему доверять.
2. Низкая квалификация руководителя и сотрудников компании. Отсутствие базовых знаний в области бухгалтерского учета у руководящего состава приводит к тому, что и сотрудников не особо стремятся обучить первичной бухгалтерии. Впрочем, многие сотрудники и сами не особо интересуются этой областью знаний. В итоге, бухгалтер часто вынужден забирать оформление всей «первички» в свои руки, так как иначе при составлении документов будут допускаться регулярные грубые ошибки.
3. Высокие нагрузки и ответственность бухгалтеров, несоизмеримые с зарплатой. Компания развивается, продажи растут, количество документов и отчетов также. А зарплата бухгалтеров остается на одном уровне. Даже премиальные редко распространяются на это подразделение. Естественно, что с одной стороны, бухгалтер будет перестраховываться, чтобы защитить себя от ошибок. Интересы компании для него будут вторичны. С другой стороны, из-за высокой загруженности оформление первичной документации и оплата счетов будут откладываться «на последнюю очередь». Отчеты для бухгалтера – на первом месте.

Рекомендации для специалистов по внедрению и автоматизации

Исходить в общении с главным бухгалтером компании необходимо из перечисленных выше проблем и понимания огромной ответственности специалиста. При этом есть простые рекомендации, которые помогут найти общий язык тем, кто по тем или иным причинам вынужден взаимодействовать с бухгалтерией в процессе автоматизации бизнес-процессов, внедрения нового ПО, сервисного обслуживания и т.д.

1. Почитайте хотя бы немного о бухгалтерском учете. Не поленитесь полистать учебники и разобраться хотя бы в основах. А если вы занимаетесь программным обеспечением в том числе для бухгалтеров на постоянной основе, можно даже окончить курсы бухгалтеров. Это поможет вам говорить с ними на одном языке: вы будете понимать их проблемы, они – предлагаемые вами решения.
2. Постарайтесь свести время консультаций с бухгалтерами к минимуму. Помните об их высокой загруженности, а также о том, что за консультации им никто не доплачивает. Если вы обладаете базовыми знаниями бухучета, изучите работу компании на уровне документов и консультаций с сотрудниками того же отдела продаж, и только потом придете в бухгалтерию за финальными консультациями и согласованиями, вам будут благодарны.

И самое главное, помните: бухгалтерский учет и документооборот в компании выстраивает главный бухгалтер. От его личности зависят особенности самой структуры. А от того, насколько вы сумеете найти с этим человеком общий язык, успех вашего сотрудничества с компанией в целом.

Бухгалтерия — тонкая наука, от слаженной работы коллектива зависит не только эффективность работы самой бухгалтерии, но и всей компании. Поэтому на плечах главбуха не только сведение дебета с кредитом, но и ответственность за координацию работы всех своих сотрудников. В этом ему могут помочь как современные технологии, так и классическая психология. При чем тут психология? Давайте разбираться.

Нанимая главного бухгалтера, собственник компании чаще всего считает, что теперь он может вообще не думать о бухгалтерском учёте, планировании бюджета и уплате налогов. Со всеми этими задачами, по его предположению, должен справиться новый сотрудник. Но довольно часто представления владельца бизнеса о зоне ответственности главного бухгалтера и собственной вовлечённости в дела бухгалтерии оказываются ошибочными. О том, чем в действительности занимается главный бухгалтер и за что отвечает, рассказала Наталья Немойкина, директор компании «1С-БухОбслуживание. Мордовия».

Распределить роли и обязанности

Главный бухгалтер – это человек, который знает всё о финансах вашей компании. От его профессионализма зависит репутация вашей организации в налоговых органах, финансовых учреждениях, а также у контрагентов. 

За 11 лет работы с компаниями, которым требуется бухгалтерия на аутсорсинге, я убедилась: у большинства из них неверные представления о функциях и роли главного бухгалтера. Это влияет как на оценку деятельности главбуха, так и на критерии его выбора при открытии вакансии. 

Расскажу про основные мифы о главных бухгалтерах и о том, насколько они далеки от реальности. 

Миф №1: главбух должен разбираться во всех нюансах бухгалтерского и налогового учёта

Специалист в сфере бухгалтерии может знать все законы и требования, касающиеся этих видов учёта. Но, как для всякого специалиста, квалификация зависит не только от знаний, но и от их практического применения. То есть важен прошлый опыт главного бухгалтера. Ведение учёта тесно связано с видом деятельности компании, системой налогообложения и спецификой бизнеса. 

Например, если главбух никогда не сталкивался с расчётом НДС и прибыли, а всегда вёл учёт по упрощённой системе налогообложения, то с большой вероятностью не сможет безошибочно сдать отчётность. В первое время он неизбежно будет допускать ошибки, так как только нарабатывает опыт для этого вида учёта. 

Миф №2: главбух обязан возместить штрафы, полученные компанией по его вине

Руководители компаний полагают, что если главный бухгалтер допустил ошибки в учёте или не вовремя подал документы в контролирующие органы, то отвечать за это будет только он. Но, по закону, штраф может быть выписан как на главного бухгалтера, так и на организацию. 

Как правило, штраф для юрлиц в несколько раз выше, чем для исполнителей. Например, при нарушении порядка работы с наличными, бухгалтер может быть оштрафован на 4-5 тысяч рублей, а компания – на сумму, превышающую эту в десять раз. 

По закону, главный бухгалтер обязан возместить лишь прямой действительный ущерб – например, недостачу или присвоение денег. Оплачивать штраф, выписанный компании по его вине, он не должен. 

Миф №3: главбух должен отвечать за участие в торгах, воинский учёт, аттестацию рабочих мест и так далее

Возможно, кто-то удивится, но все перечисленные задачи – зона ответственности директора компании. Он должен заниматься этими вопросами сам, если не делегировал их другому специалисту с помощью внутреннего приказа. 

Если речь идёт о небольшой организации, то главбух может вести воинский учёт или готовить документы для участия в торгах. Но для качественного выполнения этих обязанностей, у него должны быть обязательства и необходимые инструменты. Допустим вариант, когда главбух привлекает для решения этих вопросов внешних специалистов по аутсорсингу. 

Миф №4: главный бухгалтер должен оптимизировать налоги

Некоторые предприниматели считают, что главный бухгалтер найдёт возможность, как законно сократить сумму налоговых выплат. Но главная задача этого специалиста – правильно отразить в учёте все факты финансово-хозяйственной деятельности компании, посчитать налоги и отправить информацию о них в контролирующие органы. Отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и есть главная цель работы главбуха. 

О прибыли должны думать руководители компании. Это они обязаны поставить задачу главному бухгалтеру по расчёту налогов в отведённые законом сроки. И уже через предоставленные данные иметь возможность влиять на налог и прибыль. 

Миф №5: главный бухгалтер обязан заниматься планированием и составлением бюджета

Рано или поздно в компании возникает вопрос о планировании: денежных средств, уплаты налогов, продаж, выпуска продукции, рентабельности, прибыли. Всё это – функции финансиста или экономиста, но не главного бухгалтера. Он не должен уметь профессионально планировать и составлять бюджет, потому что это не его зона ответственности. 

Если главбух говорит, что умеет выполнять данные задачи, то нужно выяснить, что он под ними подразумевает. Как правило, оказывается, что он имел в виду совсем не то, что он него ожидал руководитель компании. 

Миф №6: главный бухгалтер должен активно участвовать в автоматизации работы бухгалтерии

Предприниматель, желая автоматизировать процессы в деятельности этого отдела, рассчитывает, что главный бухгалтер придёт с выбранным IT-решением. И заодно расскажет, как его внедрить, а также будет лично руководить этим процессом. 

В реальной жизни такая ситуация практически исключена. Внедрение проводят IT-специалисты из числа штатных сотрудников или привлечённые подрядчики. Автоматизации предшествует большая подготовительная работа: описание существующих бизнес-процессов, понимание того, как всё должно работать после, выбор продукта, определение сроков внедрения и контрольных точек. 

Главный бухгалтер может активно участвовать в подготовке, но он не станет самостоятельно принимать решения по всем вопросам. Это коллективная работа, во многом зависящая от собственника. Готов ли он потратить на продукт или сервис озвученную сумму, одобряет ли новую схему работы, понимает ли, что в процессе автоматизации могут возникнуть перебои в деятельности отдела и так далее? 

Важно понимать, что и после внедрения не главный бухгалтер занимается обновлением программ и систем. Также он не устанавливает электронные цифровые подписи и не настраивает электронный документооборот. Для этих работ привлекаются квалифицированные специалисты, которые становятся помощниками главбуха. 

Рекомендации, как подходить к поиску главного бухгалтера

• Изучите опыт его работы
  – и поймите, релевантен ли он для вашей компании. 

• Обозначьте обязанности, которые поручаете главному бухгалтеру – и убедитесь, что вы одинаково понимаете каждую из зон ответственности и тот результат, которого должен достичь сотрудник. 

• Убедитесь, что кандидат знаком с программами, в которых ему предстоит работать. 

• Обсудите планы по управленческому учёту: желаемый результат и сроки его достижения. 

• Установите испытательный срок или пробный период. Вы на практике убедитесь, выполняет ли главный бухгалтер свою работу в нужном вам объёме и нужном качестве.

• Зафиксируйте в должностных инструкциях и соглашении о намерениях функционал сотрудника, сроки выполнения задач и желаемый результат.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».

Руководители организации несут ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении любых хозяйственных операций. Им предоставлены широкие пределы полномочий в организации бухучета, что позволяет им активно участвовать во всех этапах учета.

Организационная форма и структура бухгалтерского аппарата устанавливается руководителем предприятия в зависимости от объема работ. Это может быть:

• самостоятельное структурное подразделение под руководством главного бухгалтера;
• наличие в штате должности главного бухгалтера/бухгалтера;
• передача ведения бухучета на договорных началах (для этих целей можно использовать централизованную бухгалтерию, специализированную фирму, бухгалтера-специалиста);
• самостоятельное ведение бухучета (лично руководителем).

Руководитель в обязательном порядке должен обеспечивать должные условия для выполнения подразделениями и работниками требований главбуха, касаемые документального оформления хозяйственных операций с последующим предоставлением в бухгалтерию всей необходимой документации и информации.

Структура и функции бухгалтерии

Структура аппарата бухгалтерии и объем его работ определяются индивидуально в зависимости от объемов работ конкретной организации, степени оперативной самостоятельности ее подразделений и уровня автоматизации учета. Согласно этим конкретным условиям организационной деятельности учет можно организовать по следующим формам:

• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.

Централизованный учет предполагает оформление в подразделениях предприятия исключительно первичных документов с их последующей передачей в установленные сроки бухгалтерии. В ней уже производится синтетический и аналитический учет произведенных операций, подбивается отчетность, в том числе и бухгалтерский баланс сразу по всему предприятию.

Децентрализованный учет представляет собой полный цикл учета (начиная с оформления документации на хозяйственные операции по всем стадиям бухгалтерской обработки информации и заканчивая подготовкой отчетности подразделений), который проходит в структурных подразделениях предприятия.

Центральная бухгалтерия обеспечивает сводку отчетов, поступающих со всех подразделений , составляет сводные отчеты, включая баланс по всему предприятию и контролирует ведение учета в подразделениях. Благодаря децентрализации становится возможным приближение бухгалтерского аппарата к месту непосредственного проведения хозопераций, повышение его оперативности и аналитичности обработанных данных. В то же время такой тип учета усложняет разделение труда между работниками, занятыми в учете, и влечет за собой увеличение расходов на содержание бухгалтерского аппарата.

Смешанная форма организации учета представляет собой выполнение полного цикла учета и составление отдельного бухгалтерского баланса отдельными подразделениями (чаще всего это наиболее крупные локации). Также они занимаются частью учетных работ (например, обрабатывают первичные данные, ведут учет расчетов с работниками и тому подобное).

Состав и численность бухгалтерских подразделений зависит от масштаба хозяйственной деятельности предприятия, объема и сложности учета по ним, а также от квалификации персонала.

Для крупных организаций отделы могут формироваться по следующим признакам;

• предметный;
• линейный;
• функциональный.

По предметному признаку выделяют следующие типы учетных отделов (групп):

• основных средств и нематериальных активов;
• денежных средств;
• материалов;
• производства;
• расчетов с персоналом;
• готовой продукции;
• расчетных операций.

Если организация небольшая, функции ведения бухучета в ней обычно также распределяются по предметному признаку между соответствующими работниками — каждый исполнитель выполняет полный объем работ по своему расчетному участку.

Если бухгалтерские работы распределяются по функциональному признаку, то в таком случае каждый отдел или отдельный исполнитель выполняет конкретный комплекс операций, например, проверку документов или составление отчетности.

Линейный признак предусматривает распределение бухгалтерских работ по подразделениям где они выполняются одним исполнителем или группой.

Основные функции и обязанности главного бухгалтера и бухгалтера

Главный бухгалтер (при отсутствии такой должности в штате — бухгалтер) назначается на должность и снимается с нее только руководителем организации. При вступлении в должность главбух обязан ознакомиться с внутренним положением о бухгалтерии или самостоятельно разработать такой документ (если его нет в наличии). Положение должно состоять из следующих разделов:

• общие положения;
• функции, выполняемые бухгалтерией;
• права и обязанности работников;
• организация работ;
• взаимодействие с прочими структурными подразделениями предприятия.

Также главный бухгалтер имеет право вносить в это положение изменения/дополнения в случае необходимости.

Главбух находится в подчинении у руководителя предприятия. На него возлагается ответственность за формирование учетной политики, ведение бухучета, своевременное предоставление отчетности в полном и достоверном виде. Также к обязанностям главбуха относятся обеспечение соответствия законодательству выполняемых хозяйственных операций, контроль за перемещением активов, а также за тем, как формируются доходы/расходы и как выполняются обязательства.

Все работники предприятия обязаны подчиняться требованиям главного бухгалтера, касаемых документального оформления хозопераций с последующим предоставлением в бухгалтерию всей необходимой документации и информации по ним. Все денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства признаются недействительными, если на них не проставлена подпись главного бухгалтера. Такие документы нельзя принимать к исполнению.

Если между руководителем организации и главбухом возникают разногласия по поводу выполнения отдельных хозопераций, то документация по ним может быть принята к исполнению при наличии письменного распоряжения руководителя предприятия, на которого возлагается ответственность за последствия таких операций.

Если малое предприятие не имеет в своем штате должности кассира, то его функции может выполнять либо главбух, либо иной работник, назначенный распоряжением руководителя предприятия.

Если главный бухгалтер (или бухгалтер) освобождается от своей должности, то он должен произвести передачу дел работнику, который сменяет его. В процессе этого осуществляется проверка состояния бухучета и достоверности информации в отчетностях. После проверки составляется акт, который должен утвердить руководитель предприятия.

На каждого сотрудника бухгалтерии составляются должностные инструкции — в них определены их права и обязанности. Должностные обязанности и требования к знаниям и квалификации должны отвечать тарифно-квалификационным характеристикам, прописанным в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утверждено постановлением №37 21.08.1998 года Министерством труда России). Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и должны быть утверждены руководителем предприятия. Эти инструкции включают следующие разделы:

• общие положения;
• функции, выполняемые работником;
• права и обязанности работника;
• организация работы;
• взаимодействие с другими сотрудниками предприятия;
• правила оценки результативности работ.

Инструкции выдаются работникам лично в руки либо под расписку для ознакомления. Главбух имеет возможность корректировать инструкции по мере необходимости.

Должностная инструкция главного бухгалтера должна отражать круг его полномочий, в особенности в ней должны быть следующие положения:

• организация бухучета хозяйственно-бухгалтерской деятельности;
• организация экономного использования ресурсов и контроль за этим, а также за сохранностью собственности предприятия;
• рациональная организация учета и отчетности (как по предприятию в целом, так и в ее подразделениях) за счет централизации учетно-вычислительных работ и их автоматизации, инновационных форм и методов бухучета и контроля;
• подготовка и проведение мероприятий, которые направлены на соблюдение государственной и финансовой дисциплины;
• организация учета приходящих денежных и основных средств, а также товарно-материальных ценностей, своевременное отражение проведенных операций, задействованных в их перемещении на счетах бухучета, учет издержек производства и обращения, исполнения расходных смет, реализации готовой продукции, выполнения работ/оказания услуг, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, а также расчетных, кредитных и финансовых операций;
• обеспечение контроля за своевременностью, законностью и правильностью оформления документации, составления отчетных калькуляций себестоимости продукции и работ/услуг, подкрепленных экономическим обоснованием, а также расчетов по оплате труда сотрудникам предприятия;
• правильное начисление и перечисление в госбюджет платежей, взносов на госстрахование (социальное), а также средств на обеспечение капитальных вложений;
• своевременное погашение задолженностей банкам по ссудам;
• участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по результатам бухучета и отчетности, который направлен на устранение потерь и непроизводительных затрат;
• препятствие недостачам, незаконному расходованию средств и товарно-материальных ценностей, а также нарушениям финансового и хозяйственного законодательства;
• оформление документов по факту недостач и хищений; контроль за передачей этих документов (если требуется) в органы следствия и суд;
• обеспечение строгого порядка соблюдения дисциплины (финансовой, кассовой и штатной), административно-хозяйственных смет (а также других расходов), законности списания недостач, дебиторской задолженности и иных потерь с балансов, обеспечение сохранности бухгалтерской документации, ее оформления и сдачи в архив согласно установленного порядка;
• разработка документации (рациональной, учетной, плановой), организация введения средств автоматизации учетно-вычислительных работ;
• руководство работниками бухгалтерии предприятия;
• проведение инвентаризаций материально-товарных ценностей и денежных средств, а также платежных обязательств и расчетов;
• подготовка информации по участкам бухучета, необходимой для составления отчетности;
• обеспечение сохранности бухгалтерской документации, ее оформление согласно установленному порядку для сдачи в архив.

В сферу знаний главного бухгалтера должны входить:

• законы Российской Федерации, постановления/решения Правительства Российской Федерации, связанные с вопросами деятельности этой отрасли, постановления, приказы и распоряжения, а также прочие нормативные документы, составленные вышестоящими органами, финансовыми и контрольно-реквизитными органами, касающиеся вопросов организации бухучета и подготовки отчетности, а также финансово-хозяйственной сферы деятельности предприятия;
• структура и перспективность организации, положения и инструкции, связанные с организацией бухучета и правилами его ведения, порядок проведения и оформления операций, а также связанный с этим документооборот, формы финансовых расчетов и порядок их проведения;
• методы экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, способы обнаружения внутрихозяйственных резервов;
• порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и прочих ценностей;
• правила расчетов с дебиторами/кредиторами, правила списания недостач, задолженностей и потерь с бухгалтерского баланса, правила, согласно которым проводятся инвентаризации денежных средств, различных ценностей и обязательств;
• порядок составления отчетности и сроки, отведенные для этого, правила, по которым проводятся различные проверки и ревизии документации;
• порядок использования и возможности применения компьютерной обработки имеющейся информации, а также результатов анализов деятельности предприятия;
• отечественная и иностранная практика улучшения хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, экономика, организация производства, труда и управления, законы о труде, правила и нормативы охраны труда, ТБ, санитарии в условиях производства и противопожарной охраны.

Главный бухгалтер обязан иметь высшее экономическое или финансово-экономическое образование и финансово-бухгалтерский (финансово-экономический) стаж работы не менее 5 лет на руководящих должностях.

Должностная инструкция бухгалтера должна состоять из следующих пунктов, которые определяют границы его полномочий:

• выполнение работ, связанных с бухучетом на различных его участках (сюда входят учет основных средств и товарно-материальных ценностей, производственных затрат, реализованной продукции, хозяйственно-финансовых результатов предприятия, расчетов с поставщиками/заказчиками);
• участие в подготовке и проведении мероприятий, целью которых является улучшение соблюдения финансовой дисциплины и рационального применения ресурсов, приемке и контроле первичных документов по нужным участкам бухучета с последующей их подготовкой к счетной обработке;
• отражение в бухучете действий, которые связаны с перемещением денежных средств и товарно-материальных ценностей;
• составление отчетных калькуляций себестоимости продукта, услуг или работ, выявление источников потерь и непроизводительных расходов и разработка вариантов их предотвращения;
• начисление и перевод платежей в бюджет государства, взносов в государственное соцстрахование, средств на обеспечение капитальных вложений, оплаты труда, налоговых и иных платежей.

Бухгалтер обязан обладать знаниями в следующих областях:

• постановления, приказы, распоряжения и прочие документы руководящего и нормативного характера вышестоящих органов и органов, связанных с организацией бухучета и составления отчетности, формы бухучета и методы его ведения, план счетов и их корреспонденция;
• порядок организации документооборота на участках бухучета, оформления документации и отражения хозяйственных средств и их перемещение в системе бухучета;
• методы экономического анализа хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, правила пользования вычислительной техникой, основы экономики, управления и организации труда, трудовое законодательство и законы, касающиеся охраны труда в РФ, правила внутреннего трудового распорядка, ТБ, производственная санитария и противопожарная защита.

Штатное расписание предприятия должно содержать точное количество работников бухгалтерии, наименование их должностей, обязанности, систему и размер оплаты труда.

Аттестация главных бухгалтеров и прочих специалистов, оказывающих бухгалтерские услуги (индивидуально или в специализированных фирмах) проводится для обеспечения экономической безопасности организаций и соблюдения государственных интересов.

Аттестация главных бухгалтеров и прочих специалистов, оказывающих бухгалтерские услуги — это проверка квалификации физлиц, которые хотят заниматься ведением бухучета на должности главного бухгалтера/бухгалтера и иметь право оказывать бухгалтерские услуги. Кандидаты, которые имеют должное образование и необходимый стаж работы, а также сдавшие экзамены на квалификацию, получают квалификационный аттестат профессионального бухгалтера. Документ должен быть установленного образца.

Министерство финансов РФ устанавливает критерии типов организаций, которые должны иметь подпись аттестованного главного бухгалтера или бухгалтера на своей бухгалтерской отчетности, а также виды услуг, оказываемые таким специалистом. Помимо этого оно определяет:

• требования, предъявляемые к кандидатам на получение квалификационного аттестата;
• порядок проведения аттестации;
• перечень необходимой документации, подаваемой одновременно с заявлением о допуске к аттестации;
• сроки аттестатов квалификации и условия их действия;
• программы экзаменов на квалификацию и порядок их сдачи;
• правила проведения переаттестации.

Порядок подготовки главбухов и прочих специалистов, которые занимаются оказанием бухгалтерских услуг, к аттестации, порядок повышения квалификации и правила сдачи квалификационных экзаменов разрабатываются совместно с аккредитованным объединением бухгалтеров.

По каким требованиям должен вестись бухучет

К ведению бухучета предъявляются единые требования, вне зависимости от форм собственности организаций. К основным относят следующие:

• бухучет ведется предприятием непрерывно, начиная с момента его регистрации как юрлица вплоть до реорганизации или ликвидации согласно законодательству Российской Федерации;
• объекты бухучета отражаются по методу двойных записей на счетах бухучета, взаимосвязанных между собой, а также по методу простой записи (ведется на забалансовых счетах, входящих рабочий план счетов);
• ведется документирование активов, обязательств и прочих подтверждений хоздеятельности, также ведутся регистры бухучета и отчетности на русском языке;
• в данных аналитического учета оборотов и остатков соблюдается равенство (по счетам синтетического учета на первое число ежемесячно);
• все хозоперации и инвентаризации вовремя регистрируются без пропусков или каких-либо изъятий на счетах бухучета;
• организация устанавливает в своей учетной политике способ ведения бухучета;
• все текущие производственные затраты, а также затраты на работы, услуги и капитальные вложения отражаются в учете раздельно.

Ответственные за организацию и ведение бухучета должностные лица, не соблюдающие нормы и требования бухучета, которые предусматриваются законодательством РФ (включая требования, касающиеся искажения такой отчетности и несоблюдения сроков ее предоставления и публикации) будут привлечены к ответственности (она может быть дисциплинарной, административной или уголовной) согласно законам Российской Федерации.

В статье 7 Закона о бухучете №402-ФЗ указано, что ведение бухучета и хранение соответствующей документации должно быть организовано руководством экономического субъекта.

В обязанности руководителя экономического субъекта (кроме кредитных организаций) входит возложение ведения бухучета на главбуха или другое должностное лицо данного субъекта. Также он может заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета.

Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухучета исключительно на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может вести бухучет самостоятельно.

В ОАО (кроме кредитных), страховых организациях, негосударственных пенсионных и акционерных инвестиционных фондах, УК паевых инвестиционных фондов, а также в прочих экономических субъектах, которые имеют допущенные к обращению на биржевых торгах и у прочих организаторов торговли ценные бумаги (исключая кредитные организации), в органах управления внебюджетных госфондов и внебюджетных территориальных госфондов главбух или другое должностное лицо, занятое ведением бухучета, должны соответствовать следующим требованиям:

• иметь профессиональное высшее образование;
• обладать стажем работы, который связан с ведением бухучета или составлением финансовой отчетности (также допускается аудиторская деятельность) от 3 лет из последних 5 календарных, если высшее образование в этой сфере отсутствует — от 5 лет из последних 7 календарных;
• не иметь судимости в экономической сфере (неснятой и непогашенной).

Помимо Закона №402-ФЗ другие федеральные законы могут устанавливать дополнительные требования к главбуху или прочим должностным лицам, занимающимся бухгалтерской деятельностью.

Физлицо, с которым был заключен договор об оказании услуг по ведению бухучета экономическим субъектом, обязано соответствовать требованиям, прописанным в пункте 4 статьи 7 Закона №402-ФЗ. Юрлицо, с которым заключается подобный договор, должно иметь в штате более одного работника, который будет отвечать приведенным выше требованиям.

Банк России устанавливает требования, которым должен соответствовать главный бухгалтер кредитной организации.

Если между руководителем экономического субъекта и главбухом (или иным лицом, ведущим бухучет) возникают разногласия в отношении ведения бухучета, то есть два вида разрешения конфликта:

• данные первичной документации принимаются/не принимаются главбухом или иным лицом, занятым ведением бухучета (должностным или с кем заключен договор) к регистрации и накоплению в регистрах бухучета по письменному указанию руководителя экономического субъекта, принявшего единоличную ответственность за полученные в результате данные;
• объект бухучета отражается/не отражается главбухом или иным лицом, занятым ведением бухучета (должностным или с кем заключен договор) в финансовой отчетности по письменному указанию руководителя экономического субъекта, принявшего единоличную ответственность за отчетную дату, финансовые результаты и движения средств за отчетный период.