Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя .doc
Образец должностной инструкции помощника руководителя
1. Основные положения
- Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
- Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
- Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.
Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:
- полное высшее образование;
- опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
- знание основ оргтехники и компьютерных программ;
- хорошее знание делового английского языка.
Помощник руководителя должен разбираться в:
- основных нормах делопроизводства;
- основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
- востребованных в офисе компьютерных программах;
- деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
- ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
- внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
- иерархии фирмы и её структуре;
- приемах стенографии;
- правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
- правилах пользования оргтехникой;
- стандартах делового этикета.
Помощник руководителя руководствуется:
- действующими законами РФ;
- внутренними документами фирмы;
- пунктами данной должностной инструкции.
2. Функции
Функции помощника руководителя:
- Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
- Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
- Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
- Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
- Организация оптимального приема посетителей.
- Помощь руководителю в планировании его делового графика.
- Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
- Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
- Выполнение рабочих поручений руководителя.
- Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
- Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
- Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
- Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
- Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.
3. Ответственность
Помощник руководителя несёт следующую ответственность:
- За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
- За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
- За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
- За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.
4. Права
Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:
- Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
- Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
- Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
- Визировать документы в границах своей компетенции.
- Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
- Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
- Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
- Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.
Зачем нужна должностная инструкция
Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.
Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.
И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.
Что нужно учитывать при написании ДИ
Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:
- Общие положения.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.
Основные положения
Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.
Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.
Функции
Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.
Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.
Ответственность
В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.
Права
Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.
После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности помощника руководителя
Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.
III. Права помощника руководителя
Помощник руководителя имеет право:
3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность помощника руководителя
Помощник руководителя несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Должностная инструкция помощника руководителя (профстандарт)
Должностная инструкция
помощника руководителя по профстандарту
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция помощника руководителя разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. №276н; в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей помощника руководителя, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации.
1.3. Помощник руководителя назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации. На время отпуска и временной нетрудоспособности помощника его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу руководителя, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.4. Помощник руководителя относится к категории технических исполнителей, непосредственно подчиняется руководителю и выполняет свои должностные обязанности под руководством руководителя организации.
1.5. На должность помощника руководителя принимается лицо:
- имеющее высшее образование – бакалавриат, дополнительное профессиональное образование;
- с опытом работы не менее трех лет по профилю деятельности организации;
- прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.6. В своей деятельности помощник руководителя руководствуется должностной инструкцией, составленной в соответствии с профстандартом, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства РФ по вопросам, касающимся его трудовой деятельности. Также, помощник руководителя руководствуется:
- административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
- Уставом и локальными правовыми актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя организации;
- правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности;
- трудовым договором между работником и работодателем.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
- внутреннюю и внешнюю политику организации;
- информационно-коммуникационные технологии;
- источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных;
- источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
- категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад;
- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- нормативные документы, государственные стандарты в области деятельности организации;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
- основы написания речей и докладов руководителя;
- особенности общенаучной и прагматической функции обзоров;
- особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
- особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
- понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
- правила проведения контроля исполнения поручений руководителя;
- правила работы с внешними носителями информации;
- правила составления и оформления документов;
- правила формирования и использования баз данных;
- принципы и методы администрирования;
- принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
- психологию делового общения, основы конфликтологии;
- системы электронного документооборота, базы данных;
- современные информационные технологии;
- современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации;
- современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
- справочные правовые системы;
- структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
- структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
- структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- структуру организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
- требования охраны труда;
- требования, предъявляемые к управленческой информации;
- формы предоставления управленческой информации;
- функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке;
- этикет и основы международного прокола.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
- анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
- вести переговоры с партнерами;
- вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса;
- излагать материал в логической последовательности;
- использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышать их гибкости и динамичности;
- обеспечивать безопасность деятельности организации;
- обеспечивать информационную безопасность организации;
- обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
- обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
- определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
- осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
- оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя;
- оформлять текст в соответствующем стиле;
- передавать информацию в систематизированном виде;
- пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
- пользоваться системами электронного документооборота;
- пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
- правильно интерпретировать полученные данные и предоставлять их в систематизированном виде;
- применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
- применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
- применять основы психологии делового общения;
- производить анализ и оценку изложенного материала;
- производить анализ исполнительской дисциплины;
- производить литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения, анализа и оценки, написания выводов и рекомендаций;
- производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
- работать в режиме многозадачности;
- работать с большим объемом информации;
- работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
- разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
- редактировать текст документов;
- собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
- создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
- составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя;
- составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя;
- составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и других конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
- составлять план поездки руководителя;
- составлять пресс-релизы;
- формулировать выводы и рекомендации;
- четко и быстро принимать решения в процессе работы.
1.9. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией помощника руководителя, разработанной с учетом профстандарта, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.10. Сотрудник должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в организации.
2. Трудовые функции
Основными трудовыми функциями помощника руководителя являются:
2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:
2.1.1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями.
2.1.2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.
2.1.3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
2.1.4. Организация исполнения решений руководителя.
3. Должностные обязанности помощника руководителя
3.1. В рамках трудовой функции формирования информационного взаимодействия руководителя с организациями:
- информирует деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений;
- информирует руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений;
- обрабатывает и интерпретирует информации для подготовки проектов решений;
- организовывает решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя;
- отбирает источники информации в соответствии с заданными критериями;
- подготавливает документы для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами;
- подготавливает запросы по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов;
- подготавливает материалы для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций.
3.2. В рамках трудовой функции анализа информации и подготовки информационно-аналитических материалов:
- пишет и оформляет обзоры, доклады, аналитические справки;
- определяет круг библиографических источников;
- подбирает источники и литературу по теме обзора, доклада, аналитической справки;
- подготавливает информационно-аналитические материалы;
- разрабатывает тематический план обзорного документа, доклада;
- собирает, перерабатывает и анализирует информацию для решения задач, поставленных руководителем.
3.3. В рамках трудовой функции организации деловых контактов и протокольных мероприятий:
- встречает участников переговоров, обеспечивает их информационными материалами, ведет запись переговоров;
- организовывает заседания, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем;
- организовывает и планирует деловые контакты, встреч и поездок руководителя;
- подготавливает и проводит пресс-конференции руководителя;
- подготавливает материалы для совещаний, ведет и оформляет протоколы;
- подготавливает презентации по указанию руководителя.
3.4. В рамках трудовой функции организации исполнения решений руководителя:
- документально оформляет решения руководителя, доводит до сведения работников организации устные распоряжения руководителя;
- контролирует исполнение решений руководителя;
- координирует деятельность по исполнению решений руководителя;
- подготавливает отчеты о выполнении поручений и решений руководителя.
3.5. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.6. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.7. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.8. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
3.9. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.10. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
3.11. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.12. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3.13. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.14. Осуществляет контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.15. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
3.16. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.17. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
3.18. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.19. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.20. Копирует документы на персональном ксероксе.
3.21. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.22. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3.23. Помощник руководителя соблюдает положения данной должностной инструкции, разработанной на основе профстандарта, Устав и Правила внутреннего трудового распорядка организации, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты организации, приказы руководителя.
3.24. Сотрудник периодически проходит бесплатные медицинские обследования, аттестацию, повышает свою профессиональную квалификацию и компетенцию.
3.25. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
4. Права
Помощник руководителя имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей помощника руководителя, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним правдивые объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции помощника руководителя.
4.8. На повышение уровня квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными Федеральными законами Российской Федерации, проходить аттестацию на добровольной основе.
4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
4.10. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.11. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением сотрудником норм профессиональной этики.
4.12. На поощрения, награждения по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.13. Помощник руководителя имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом организации, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка.
5. Ответственность
В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке помощник руководителя несет ответственность:
5.1. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией по профстандарту, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя организации и иных локальных нормативных актов, помощник руководителя подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации.
5.2. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм помощник руководителя организации привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.3. За умышленное причинение организации или сотрудникам организации материального ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей помощник несет материальную ответственность в порядке и в пределах, предусмотренных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления образовательной деятельности несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Продолжительность рабочего времени для помощника руководителя устанавливается исходя из нормы 40-часовой рабочей недели.
6.2. Помощник руководителя самостоятельно планирует свою деятельность. План работы помощника руководителя согласовывается и утверждается непосредственно руководителем организации.
6.3. Получает от руководителя и заместителя руководителя информацию нормативно-правового характера, систематически знакомится под расписку с соответствующими документами и приказами.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками организации.
6.5. Сообщает руководителю и его заместителю, а также руководителям подразделений информацию, полученную на совещаниях, семинарах, конференциях непосредственно после ее получения.
6.6. Принимает под свою персональную ответственность материальные ценности с непосредственным использованием и хранением их в приемной руководителя организации.
6.7. Информирует руководителя организации о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя компании, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления помощника руководителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у руководителя организации, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____202___г. _____________ /_______________________/
Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции для школы по ЕКС
Должностные инструкции для школы по профстандарту
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:
Обязанности личного помощника руководителя:
- организация рабочего времени директора, сопровождение его на мероприятиях;
- подготовка необходимых документов, контроль документооборота;
- выполнение различных поручений и др.
Кто такой помощник руководителя
Профстандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией предусматривает следующие трудовые функции:
- организация делопроизводства, контроль документооборота;
- работа с телефонными звонками, почтой, посетителями.
Но работа персонального ассистента этим не ограничивается. На практике помощник руководителя — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в компании.
Должностная инструкция помощника директора
В соответствии со ст 57 ТК РФ, трудовая функция работника обязательно включается в его контракт. Вписать в него и конкретные должностные обязанности ассистента руководителя не возбраняется, но это делает договор чересчур объемным и создает дополнительные трудности при изменении функционала. Гораздо удобнее закрепить их отдельным документом. Чаще всего в качестве такового используется должностная инструкция, которая содержит несколько ключевых разделов: цели и задачи личного ассистента, перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. Претендент на должность ассистента внимательно изучает ее еще до оформления трудового договора.
Обычно на должность помощника руководителя назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:
- исполнительность, ответственность;
- грамотность, аккуратность;
- стрессоустойчивость, инициативность;
- обучаемость, трудолюбие;
- позитивность, дипломатичность;
- выносливость, усидчивость;
- коммуникабельность;
- честность, преданность;
- дисциплинированность, организованность.
Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:
- образование — среднее специальное;
- дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
- требования к опыту — не предъявляются;
- особые условия допуска к работе — не предъявляются.
Функции
Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. В квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ним, основные обязанности помощника руководителя предприятия сводятся к таким функциям:
- осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
- ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
- организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.
Обязанности
Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации функции менеджмента практически одинаковые. Обязанности помощника сводятся:
- к выполнению личных поручений и просьб начальника;
- ведению документации;
- сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
- координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
- организации звонков для руководителя;
- ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
- принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всей информационной базой;
- организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
- осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
- обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
- участию по необходимости в переговорах;
- организации презентации компании.
Права
Говоря о том, каков функционал помощника руководителя, необходимо упомянуть и о его правах. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:
- вносить предложения по улучшению своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
- требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.
Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.
Ответственность
Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и, в ряде случаев, уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента наступает:
- за нанесение материального ущерба организации;
- халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
- занятие личными делами в рабочее время;
- невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
- грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
- действия вне своей компетенции.
Для иллюстрации — примерная должностная инструкция ассистента руководителя, которую рекомендуется дополнять в зависимости от специфики организации.
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Помощника руководителя
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность помощника руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Помощник руководителя относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. Помощник руководителя отвечает за:
- своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению;
- соблюдение исполнительской и трудовой дисциплины;
- соблюдение мер безопасности труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности на порученном ему участке работы (рабочем месте).
1.5. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) или высшее образование (непрофильное) (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности и опыт практической работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.6. В практической деятельности помощник руководителя должен руководствоваться:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
- внутреннюю и внешнюю политику организации;
- принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
- принципы и методы администрирования;
- особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
- структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
- правила формирования и использования баз данных;
- современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- современные информационные технологии;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
- структуру организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
- формы представления управленческой информации;
- источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
- требования, предъявляемые к управленческой информации;
- особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
- основы написания речей и докладов руководителя;
- категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад;
- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
- современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
- источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных;
- функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке;
- особенности общенаучной и прагматической функции обзоров;
- правила работы с внешними носителями информации;
- понятие и специфику библиографического, реферативного и аналитического информационного издания;
- справочные правовые системы;
- психологию делового общения, основы конфликтологии;
- правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
- этикет и основы международного прокола;
- правила составления и оформления документов;
- информационно-коммуникационные технологии;
- правила проведения контроля исполнения поручений руководителя;
- технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
- системы электронного документооборота, базы данных;
- требования охраны труда.
1.8. В период временного отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями.
2.2. Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений.
2.3. Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов.
2.4. Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений.
2.5. Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.
2.6. Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций.
2.7. Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами.
2.8. Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений.
2.9. Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем.
2.10. Подготовка информационно-аналитических материалов.
2.11. Разработка тематического плана обзорного документа, доклада.
2.12. Определение круга библиографических источников.
2.13. Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки.
2.14. Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки.
2.15. Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.
2.16. Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.
2.17. Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.
2.18. Подготовка презентаций по указанию руководителя.
2.19. Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя.
2.20. Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров.
2.21. Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.
2.22. Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
2.23. Контроль исполнения решений руководителя.
2.24. Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.
В случае служебной необходимости помощник руководителя может привлекаться к выполнению обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Помощник руководителя имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.
3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.5. Требовать создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.
3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.7. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Помощник руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы помощника руководителя осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы помощника руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы помощника руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью помощник руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Порядок пересмотра должностной инструкции
6.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
6.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.
(подпись)
Содержание
- Общая характеристика должности личного помощника руководителя
- Функциональные обязанности сотрудника
- Права и ответственность личного помощника руководителя
- Требования к опыту и образованию
- Требования к личным качествам помощника руководителя
- Зарплата личного помощника руководителя
- Возможности карьерного роста
О ком речь? Личный помощник руководителя – это фактически правая рука главы компании или начальства уровнем пониже: директора филиала, шефа отдела, топ-менеджера. В любом случае, основная задача такого сотрудника – облегчать работу патрона.
На что обратить внимание? Функциональные обязанности личного помощника могут быть самыми разнообразными, зависящими от индивидуальных потребностей работодателя. Тем не менее, такой сотрудник обязан соответствовать некоторым ключевым требованиям.
Общая характеристика должности личного помощника руководителя
На должность «личный помощник руководителя» могут претендовать люди, имеющие опыт работы секретарем, делопроизводителем, офис-менеджером, то есть те, кто достиг профессионального потолка в своей деятельности, но продвинуться выше в карьерном плане не позволяет структура организации. Иногда обязанности личного помощника по совместительству выполняет кто-то из служащих (юрист, переводчик и т.д.).
Хороший ассистент может сделать работу высшего руководства более эффективной, сэкономив много рабочих часов. Он берет на себя большую часть рутины, чтобы директор мог заниматься глобальными вопросами: управлением предприятием, укреплением внешних связей, стратегическим планированием.
Далеко не все представляют, какие обязанности должен выполнять помощник современного руководителя. Многие по старинке продолжают думать, что это скучно и неинтересно. Однако сегодня эта работа представлена административными должностями:
- Менеджера-делопроизводителя, который осуществляет контроль документооборота компании, одновременно являясь секретарем и архивариусом.
- Офис-менеджера, подчиняющегося непосредственно руководителю фирмы/отделения и высшему директорскому составу. На него возлагаются функции контроля первичной документации, некоторые секретарские и хозяйственные обязанности. «Хозяйка офиса» решает вопросы материально-технического снабжения и обеспечения нормальной работы сотрудников.
- Секретаря-референта, которому обычно поручается вся «бумажная» и рутинная работа, связанная с документооборотом, обработкой входящей и исходящей почты, телефонными звонками.
- Секретаря-ассистента, выполняющего обязанности личного помощника руководителя и подчиняющегося только ему. Как правило, он следит за документооборотом и исполняет поручения своего начальника.
- Бизнес-ассистента или, как говорят, «правой руки» директора, управляющего или владельца предприятия. Выполняет поручения только своего руководителя, подчас играет роль заместителя директора, многие вопросы решает самостоятельно.
В открытом доступе до 21 мая
Полезные материалы для руководителей от Егора Соколова
Каждый владелец бизнеса вынужден предпринимать радикальные действия, чтобы выжить при нестабильной мировой экономике. Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!
Чек-лист. 21 пункт проверки финансового состояния бизнеса.
Чек-лист: как делегировать задачи, чтобы их выполняли с первого раза.
Как увидеть полную картину бизнеса в цифрах.
Как найти точки роста бизнеса.
Пожалуй, ни одна другая деятельность не подразумевает таких размытых и «растяжимых» обязанностей. Личный помощник – это не профессия, а своего рода призвание. Порой трудно предположить, какие навыки потребуются и какие вопросы придется решать в процессе работы. Здесь много нюансов, которые обговариваются в индивидуальном порядке с руководством.
Одним руководителям нужен отдельный сотрудник, способный избавить от рутины с бумагами, другим – для выполнения дел частного характера. Иногда владелец бизнеса нанимает несколько человек для разных задач, бывает, что в крупной компании работает целый отдел под руководством личного бизнес-ассистента руководителя.
Функциональные обязанности сотрудника
Работа личного помощника руководителя обычно состоит в следующем:
- принимать, проверять и систематизировать письма и документы, поступающие на имя управляющего/директора, докладывать об исполнении распоряжений руководства;
- готовить ответы респондентам, доводить приказы до конкретных исполнителей, отделов и подразделений, запрашивать информацию;
- осуществлять контроль за исполнением распоряжений в указанные сроки;
- принимать заявления сотрудников и другие документы, с которыми необходимо ознакомить руководство;
- проверять и подготавливать документы, касающиеся проектов, требующих согласования руководителя;
- готовить документацию к совещаниям и заседаниям, проводимым директором (собирать материалы и данные, вести протокол, оповещать и регистрировать участников, озвучивать повестку собрания);
- координировать посещение сотрудниками кабинета директора;
- обеспечивать сохранность документов и своевременно отправлять то, что необходимо, на хранение в архив;
- следить за соблюдением рабочего графика руководителя: напоминать о совещаниях, рабочих встречах или поездках, приносить на подпись документы, готовить билеты, вызывать машину;
- заботиться о комфортных условиях для работы: следить за чистотой, уютом в кабинете, работой оргтехники, соблюдением тишины;
- уделять внимание психологическому комфорту директора: составлять график встреч с учетом его пожеланий, напоминать по его просьбе о важных событиях, предоставлять информацию в удобной форме.
Задачи личного помощника руководителя отличаются в зависимости от конкретного предприятия, могут быть шире или, напротив, уже. Специфика должности в обязательном наличии факторов индивидуального характера.
Права и ответственность личного помощника руководителя
Как правило, должность личного помощника руководителя предусматривает следующие права:
- получать информацию об изменениях и решениях начальства, касающихся его обязанностей;
- обращаться к руководителю с предложениями по усовершенствованию своей деятельности, закрепленной в инструкции;
- запрашивать в отделах и филиалах компании документацию и сведения, которые необходимы для решения оперативных задач в соответствии с функционалом;
- при возникновении трудностей с исполнением обязанностей и прав просить руководство о содействии.
В случае ненадлежащего исполнения или отказа исполнять обязанности на помощника руководителя может быть наложено взыскание, как того требует трудовое законодательство РФ и в соответствии с положениями трудового договора.
Требования к опыту и образованию
Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.
Выпускник, предъявивший красный диплом об окончании одного из главных университетов страны, имеет преимущества при отборе. Кроме того, желательно проработать не меньше 3-х лет на административной работе. Как правило, вопрос выбора помощника решается индивидуально.
Соискатели должны обладать следующими профессиональными знаниями:
- об основных статьях законов РФ, относящихся к сферам производства и управления предприятия;
- об основах административной деятельности;
- навыками в некоторых технических вопросах: правильно использовать компьютер, принтер, факс, переговорные устройства, обеспечивать их работоспособность;
- хорошо ориентироваться в документообороте;
- уметь вести деловую переписку и переговоры с соблюдением нормативных, корпоративных и профессионально-этических принципов и правил;
- владеть одним или несколькими иностранными языками на необходимом уровне;
- в случае отбора на должность помощника, соответствующего уровню замдиректора, кандидат должен понимать специфику компании и ее основные бизнес-процессы.
Стандартный набор должностных обязанностей секретаря руководителя может дополняться другими требованиями в соответствии с размером, сферой деятельности и особыми условиями организации. В отдельных случаях важным критерием в пользу кандидата служат предъявленные сертификаты об окончании образовательных программ по маркетингу, рекламе или другим направлениям.
Требования к личным качествам помощника руководителя
Список требований формируется в зависимости от функций личного помощника, определяемых руководителем. Но какие бы ни ставились задачи в компании, кандидат должен соответствовать основным требованиям и обладать:
- Высоким уровнем культуры − этот показатель является, пожалуй, самым востребованным для отбора кандидата. Технические умения и навыки обращения с документами приобретаются очень быстро, что нельзя сказать о культурном уровне, который создается в течение многих лет.
- Грамотной речью – замечено, что лучше других справляются с обязанностями помощника те, кто закончил гуманитарный вуз. Экономисты и юристы также востребованы, но владение русским и иностранными языками, развитая речь и богатый словарный запас признаны самыми важными качествами и навыками личного помощника руководителя.
- Коммуникабельностью – это качество вытекает из предыдущего. Нужно не просто любить общаться, а уметь выстраивать правильную коммуникацию с разными людьми, завоевывать доверие, тушить начинающуюся ссору, оставаться доброжелательным и внимательным в каждый момент времени.
- Стрессоустойчивостью – сохранять спокойствие и хладнокровие в непростых ситуациях, не поддаваться на эмоциональные вызовы и попытки манипулировать. Без таких качеств трудно всегда быть эффективным на рабочем месте.
- Внимательностью. У личного помощника должен быть «наметан глаз» на ошибки при оформлении и составлении документов. Как известно, большие проблемы часто возникают по причине отсутствия внимания к мелочам.
- Памятью. Секретарские обязанности предполагают обработку больших объемов информации: это нормативные акты и законы, постоянно поступающие звонки, почта и сообщения. Нужно многое держать в голове: от ФИО клиентов и сотрудников, до состояния актуальных проектов.
- Интеллектом. Хороший секретарь способен не ударить в грязь лицом в интеллектуальной беседе, продемонстрировать компетентность в технических, политических и социальных вопросах, проявить практическую сметку и быструю реакцию в нестандартных обстоятельствах, решать одновременно несколько задач.
- Развитым эмоциональным интеллектом. Личному помощнику приходится много общаться, поэтому крайне важно различать и контролировать свои чувственные реакции и также быть внимательным к чужим эмоциям.
- Абсолютной преданностью – здесь речь о способности посвящать всего себя делу, лояльности, готовности помогать, служить другим, даже если это выходит за рамки контракта.
- Исполнительностью – в большинстве случаев от помощника требуется ответственное, добросовестное и четкое выполнение поручений, без попыток проявлять личную инициативу и самодеятельность.
- Умением хранить секреты. Помощник имеет доступ к конфиденциальной информации, является доверенным лицом руководителя, подчас выполняющим личные поручения. Он располагает данными платежных карт, кодами от сейфа и т.п.
Не менее важно для секретаря овладеть своеобразным «чутьем» на настроение начальства. Наличие полной психологической совместимости служит гарантом успеха в работе.
Зарплата личного помощника руководителя
Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.
Второй фактор, влияющий на зарплату – это размер и доходность самого предприятия. Крупные и прибыльные компании предлагают высокие оклады за работу личного помощника. От небольшой фирмы не стоит ожидать того же.
Для сравнения приведем несколько цифр по зарплатам секретаря руководителя в различных регионах России. Вот статистические данные, которые указывают основные агентства по трудоустройству: личный помощник в Москве может получать около 60000 руб., для Санкт-Петербурга цифра составляет 50000 руб., региональные зарплаты примерно 30000 руб. в месяц. В отдельных компаниях помощник директора может получать 100 000 руб. и более.
Возможности карьерного роста
Секретарь руководителя практически не может рассчитывать на карьерное продвижение. В этой работе много зависит от личных факторов и привязанностей. Если помощник полностью отвечает всем требованиям и запросам начальства, то это очень ценное «приобретение» и его никуда не отпустят. Как правило, все развивается по сценарию, когда постепенно нарабатываются профессионализм и другие сопутствующие навыки и знания, за счет чего повышается уровень дохода и положение в компании.
Другой вариант – человек, благодаря совершенствованию коммуникационных навыков, развитию связей в бизнес-среде, госорганах, административных и управленческих способностей, знанию документооборота, аналитическим и прогностическим способностям, может пробовать себя в маркетинге. Стать юристом или HR-специалистом тоже возможно, если к этому есть стремление.
Но сначала придется преодолеть сопротивление босса, которому вряд ли понравится перспектива снова искать помощника, обучать, вводить в курс дела, привыкать.
В редких случаях личный секретарь может официально занять должность заместителя директора. Для этого он должен очень хорошо профессионально вырасти, стать грамотным управленцем и менеджером.
Для самых свободолюбивых и амбициозных есть еще путь – это развитие своего бизнеса и открытие компании. Неплохая перспектива, если человек получил достаточно много знаний и опыта, наработал связи и «горит» своими бизнес-идеями.
И теперь уже новоиспеченному бизнесмену и руководителю предстоит нанимать себе помощника, которому можно поручить рутинные дела и обязанности, проверку почты, передачу сообщений, звонки, разные организационные задачи. Ведь один человек, даже самый знающий и многоопытный, не справится всегда со всем. И, конечно, вместе с профессиональными навыками этот помощник должен иметь определенный набор личных качеств.
Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»
Должностная инструкция личного помощника руководителя
№ 18-ДИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Личного помощника руководителя ООО «Бета».
1.2. Личный помощник руководителя назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению Офис-менеджера.
1.3. Личный помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На должность Личного помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет.
1.5. Личный помощник руководителя должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности ООО «Бета» и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав ООО «Бета» и его структурных подразделений;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
– архивное дело;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила написания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;
– основы организации труда и управления;
– основы трудового законодательства.
1.6. В своей деятельности Личный помощник руководителя руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора;
– настоящей Должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия Личного помощника руководителя его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Личный помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организационно и информационно обеспечивает деятельность генерального директора.
2.2. Контролирует прием и своевременную передачу в структурные подразделения или конкретным исполнителям корреспонденции, поступающей на рассмотрение генерального директора.
2.3. Готовит документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
2.4. Контролирует своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись.
2.5. Организует ведение контрольно-регистрационной картотеки по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям генерального директора.
2.6. Контролирует правильность ведения оперативного учета прохождения документов.
2.7. Анализирует причины несвоевременного выполнения поручений, документов и резолюций генерального директора.
2.8. Информирует генерального директора о состоянии исполнения документов.
2.9. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений, документов и резолюций в ООО «Бета», а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота ООО «Бета».
2.10. Организует проведение переговоров и встреч генерального директора.
2.11. Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает, принимает и своевременно доводит до сведения генерального директора информацию, полученную по любым каналам связи.
2.12. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.13. Выполняет работу по организации командировок генерального директора ООО «Бета» (заказ и резервирование билетов, мест в гостиницах, подготовка документов для получения виз и т.д.).
2.14. Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3. ПРАВА
Личный помощник руководителя имеет право:
3.1. Требовать от генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Личного помощника руководителя.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Личный помощник руководителя несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Личного помощника руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Личного помощника руководителя в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.
Должностную инструкцию составил:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
С инструкцией ознакомлена:
________________ М.Е. Иванова
Юрист _________________________ Н.А. Павлов