Руководство финансово экономического отдела

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника финансово-экономического отдела

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность начальника финансово-экономического отдела [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Начальник финансово-экономического отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Начальник финансово-экономического отдела подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Начальник финансово-экономического отдела относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. На должность начальника финансово-экономического отдела назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и стаж муниципальной службы (государственной службы) не менее 2 лет или не менее одного года стажа работы по специальности.

1.6. Начальник финансово-экономического отдела отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.7. Начальник финансово-экономического отдела должен знать:

• Конституцию РФ;
• Устав [наименование муниципального образования];
• Бюджетный кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, регламентирующие бюджетные правоотношения и бюджетный процесс;
• нормативные правовые акты, регулирующие вопросы организации местного самоуправления, муниципальной службы, противодействия коррупции, размещения муниципального заказа;
• методы хозяйствования и управления;
• порядок ведения учета и составления отчетов о хозяйственно-финансовой деятельности учреждения;
• порядок заключения и оформления муниципальных контрактов;
• регламент и инструкцию по делопроизводству органов местного самоуправления;
• структуру органов местного самоуправления [наименование муниципального образования];
• порядок формирования и исполнения бюджета;
• порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности;
• вопросы социально-экономического прогнозирования, трудовых отношений;
• вопросы торговли и бытового обслуживания населения;
• порядок ведения муниципальной статистики;
• основы законодательства о труде и охране труда Российской Федерации;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.8. Начальник финансово-экономического отдела должен обладать профессиональными навыками:

• квалифицированного планирования работы;
• организации и обеспечения выполнения задач;
• эффективного планирования рабочего времени;
• предупреждения и разрешения конфликтов;
• подготовки делового письма;
• практического применения нормативных правовых актов;
• умения контролировать процессы и анализировать результаты деятельности;
• эффективной и последовательной организации работы по взаимосвязям с организациями, государственными органами, населением;
• эффективного сотрудничества с коллегами;
• адаптации к изменениям ситуации и применения новых подходов к решению возникающих задач;
• работы со служебными документами.

1.9. Начальник финансово-экономического отдела в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.10. В период временного отсутствия начальника финансово-экономического отдела (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Начальник финансово-экономического отдела в процессе организации работы по установлению и выплате пенсий, контролю установления и выплаты пенсий и иных выплат выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Соблюдать Конституцию РФ, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты РФ, законы и иные нормативные правовые акты [наименование субъекта РФ], Устав [наименование муниципального образования] и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение.

2.2. Исполнять распоряжения, поручения и указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, изданные в пределах их должностных обязанностей и полномочий, в полном объеме и в установленные сроки. Не исполнять неправомерные поручения. При получении от соответствующего руководителя поручения, являющегося, по его мнению, неправомерным, представлять руководителю, давшему поручение, в письменной форме обоснование неправомерности данного поручения с указанием положений нормативных правовых актов, которые могут быть нарушены при исполнении данного поручения. В случае подтверждения руководителем данного поручения, в письменной форме отказаться от его исполнения.

2.3. Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.

2.4. Поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей, овладевать современными методами работы.

2.5. Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.

2.6. Давать показания и делать заявления в отношении информации, содержащей государственную или иную охраняемую законом тайну, только в связи с возбужденным уголовным делом или в иных, прямо предусмотренных законом случаях, письменно предупредив об этом [наименование должности непосредственного руководителя].

2.7. Беречь государственное, муниципальное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей, и имущество других работников.

2.8. Ежегодно представлять в [наименование муниципального органа] сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.

2.9. Сообщать [наименование должности непосредственного руководителя] о выходе из гражданства РФ в день выхода из гражданства РФ или о приобретении гражданства иностранного государства в день приобретения гражданства иностранного государства.

2.10. Соблюдать ограничения, выполнять обязательства, не нарушать запреты, которые установлены ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ и другими федеральными законами.

2.11. Сообщать [наименование должности непосредственного руководителя] о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта, а также по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов.

2.12. Уведомлять [наименование должности непосредственного руководителя], органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

2.13. Разрабатывать планы организационных мероприятий по составлению проекта бюджета [наименование муниципального образования].

2.14. Руководить разработкой проекта бюджета [наименование муниципального образования].

2.15. Организовывать работу по сбору и анализу показателей для формирования проекта бюджета [наименование муниципального образования].

2.16. Разрабатывать основные направления бюджетной и налоговой политики [наименование муниципального образования].

2.17. Руководить разработкой прогноза социально-экономического развития [наименование муниципального образования].

2.18. Составлять и вести сводную бюджетную роспись бюджета [наименование муниципального образования].

2.19. Обеспечивать доведение утвержденных показателей сводной бюджетной росписи до главных распорядителей бюджета и осуществлять контроль за их выполнением.

2.20. Разрабатывать инвестиционную программу [наименование муниципального образования].

2.21. Обеспечивать контроль за соблюдением финансовой дисциплины, поступлением доходов в бюджет, своевременным и полным выполнением договорных обязательств.

2.22. Осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль за исполнением бюджета [наименование муниципального образования], в том числе контроль за целевым и эффективным расходованием бюджетных средств главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств.

2.23. Организовывать исполнение и исполнять бюджет [наименование муниципального образования].

2.24. Вести реестр расходных обязательств [наименование муниципального образования].

2.25. Осуществлять руководство и составлять отчетность об исполнении бюджета [наименование муниципального образования].

2.26. Составлять и вести кассовый план.

2.27. Составлять отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете поселения.

2.28. Представлять интересы отдела в органах власти и управления.

2.29. Вносить на рассмотрение [наименование должности непосредственного руководителя] проекты нормативно-правовых актов, издавать инструкции, выносить предписания по вопросам, входящим в его компетенцию.

2.30. Рассматривать обращения и заявления граждан и юридических лиц, принимать решения в пределах своей компетенции, осуществлять контроль за рассмотрением обращений специалистами отдела.

2.31. Планировать свою работу, отчитываться о проделанной работе.

2.32. Руководить работой подчиненных сотрудников.

В случае служебной необходимости начальник финансово-экономического отдела может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Начальник финансово-экономического отдела имеет право:

3.1. На ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.

3.2. На обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

3.3. На оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством, законодательством о муниципальной службе и трудовым договором (контрактом).

3.4. На отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.

3.5. На получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.

3.6. На участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы.

3.7. На повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета.

3.8. На защиту своих персональных данных.

3.9. На ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.

3.10. На объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов.

3.11. На рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством, защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений.

3.12. На пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.13. Контролировать работу подчиненных сотрудников, отдавать им распоряжения в рамках их служебных обязанностей и требовать их четкого исполнения, вносить предложения руководству по их поощрению или наложению взысканий.

3.14. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.15. После предварительного письменного уведомления непосредственного руководителя выполнять иную оплачиваемую работу, если это не повлечет за собой конфликт интересов.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Начальник финансово-экономического отдела несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы начальника финансово-экономического отдела осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы начальника финансово-экономического отдела является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы начальника финансово-экономического отдела определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью начальник финансово-экономического отдела обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью начальнику финансово-экономического отдела для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Начальнику финансово-экономического отдела для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Финансово-экономическая служба (ФЭС) является важнейшим подразделением любого предприятия. Основная цель ее деятельности — эффективное управление финансовым циклом, который включает в себя все основные бизнес-процессы организации. Данная служба принимает непосредственное участие во всех этапах управления деятельностью компании: целеполагание, планирование, контроль реализации планов, анализ достигнутых результатов, корректировка целей.

Основные задачи финансово-экономической службы:

• организовать учет хозяйственных операций (на его основе формируется отчетность и принимаются управленческие решения);
• обеспечить управление денежными потоками и взаиморасчетами с внутренними и внешними контрагентами компании;
• контролировать сохранность и эффективность использования материальных ресурсов организации.

Из перечисленного понятно, что от качества организации работы ФЭС во многом зависят важнейшие показатели коммерческого предприятия: рентабельность бизнеса, платежеспособность и финансовая устойчивость, конкурентоспособность на рынке сбыта, привлекательность для кредиторов и инвесторов. В связи с этим рассмотрим, как наиболее эффективно организовать работу финансово-экономической службы.

РАЗРАБОТКА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ

Организационная структура ФЭС конкретной компании зависит от нескольких факторов:

• отрасль деятельности;
• специфика бизнеса;
• масштабы бизнеса;
• методы управления деятельностью компании.

Важный момент: основные функции ФЭС всегда остаются неизменными, вопрос только в объеме трудозатрат, необходимых для их выполнения. От объема трудозатрат финансовой службы зависит ее организационная структура.

Функции финансово-экономической службы:

• учет фактов хозяйственной деятельности компании (регламентированный и управленческий);
• планирование деятельности и развития компании;
• контроль выполнения планов и эффективности использования ресурсов компании;
• анализ результатов выполнения планов, выявление негативных фактов развития компании;
• управление денежными потоками и активами компании;
• управление взаиморасчетами с контрагентами (поставщики и покупатели, сотрудники компании, государственные органы и др.).

1. Отрасль деятельности компании существенно влияет на структуру и состав сотрудников финансово-экономической службы. Так, в производственных компаниях обязательно должны быть отдел производственного учета и ревизионный отдел.

В торговых компаниях большее внимание уделяют вопросам ценообразования, поэтому у них практически всегда есть выделенное подразделение или сотрудники, отвечающие за разработку и соблюдение ценовой и кредитной политики компании.

В компаниях, занимающихся разноотраслевым бизнесом, возрастает роль аналитической функции службы, поэтому в таких организациях появляются отделы (сотрудники) финансового анализа и контроля.

2. Влияние специфики бизнеса компании выражается в том, что особенности построения бизнес-процессов вынуждают организовывать специализированные отделы или сотрудников для выполнения обязанностей, которые не могут быть совмещены с основными функциями имеющихся работников. Если, к примеру, у компании большое количество счетов и кредитов в банках, то в структуре ФЭС должна быть выделена казначейская функция с выделенными сотрудниками для ее реализации.

В компаниях холдингового типа есть необходимость консолидации данных и контроля над внутригрупповыми оборотами, поэтому требуется создание отдела финансового контроля в управляющей компании холдинга.

3. Масштабы бизнеса всегда влияют на организационную структуру финансово-экономической службы, поскольку с ростом хозяйственной деятельности неизбежно увеличивается количество хозяйственных операций, усложняются бизнес-процессы и методы управления, возникает необходимость расширить финансовый контроль над использованием ресурсов компании и т. д.

Для примера рассмотрим взаимосвязь роста масштабов бизнеса и структуры финансово-экономической службы компании. Основными стадиями развития компании можно считать:

• начало деятельности и выход на рынки сбыта продукции/услуг компании;
• завоевание устойчивой доли рынка и выход на уровень предприятия среднего бизнеса;
• увеличение существующей доли рынка за счет основных конкурентов и выход на новые рынки сбыта — компания переходит в разряд крупного бизнеса;
• открытие новых направлений бизнеса и создание холдинговой структуры управления бизнесом.

На начальном этапе развития компании финансовыми потоками управляют руководитель и главный бухгалтер, поэтому финансово-экономическая служба состоит из одной бухгалтерии. В лучшем случае есть должность экономиста, который подчиняется главному бухгалтеру.

У предприятий среднего бизнеса в состав финансово-экономической службы включают бухгалтерию и планово-экономический отдел. Часто появляется сотрудник, отвечающий за финансовый контроль деятельности компании.

На данном этапе руководить службой могут как финансовый директор, так и главный бухгалтер (в случае, когда должность финансового директора в организационной структуре компании не предусмотрена).

Для предприятий крупного бизнеса для финансово-экономической службы характерно не только наличие руководителя в ранге заместителя генерального директора, но и четкое разделение внутри службы функций учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности компании.

У компаний, достигших холдингового ведения бизнеса, структура ФЭС расширяется в соответствии с ростом потребности в консолидации информации о результатах деятельности, управления общими денежными потоками и товарно-материальными ресурсами компаний холдинга. На таких предприятиях резко возрастает роль контрольно-ревизионной функции финансово-экономической службы.

4. Методы управления бизнесом компании сказываются на структуре ФЭС в большей степени в крупных и холдинговых компаниях. При линейном методе управления в компаниях с филиальной структурой или несколькими обособленными юридическими лицами задачи и цели финансово-экономической службы ставит руководитель филиала/компании, который определяет структуру и численность службы.

При функциональном методе управления задачи и структуру всех финансово-экономических служб филиалов/компаний определяет финансовый руководитель управляющей компании холдинга.

В любом случае для правильной организации работы финансово-экономической службы компании следует определиться с такими вопросами:

• утверждение организационной структуры службы;
• определение функциональных обязанностей отделов и сотрудников службы;
• распределение фонда трудозатрат сотрудников службы;
• регламентация бизнес-процессов службы;
• утверждение системы мотивации сотрудников службы.

Рассмотрим в качестве примера организационную структуру финансово-экономической службы крупной производственно-торговой компании «Альфа».

Компания имеет в своем составе три производственных цеха и торговый дом. Также есть сеть собственных розничных магазинов. Годовой оборот компании составляет 800 млн руб., сотрудников более 1000 чел. Компания работает с примерно двумястами поставщиками и реализует свою продукцию шести сотням покупателей.

Поскольку компания является многопрофильной, имеет различные финансовые и производственные циклы по разным направлениям деятельности, то для эффективной работы финансово-экономической службы ей требуются не только учетное и планово-аналитическое подразделения, но и подразделения, контролирующие движение денежных средств и товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

У компании большое количество покупателей и поставщиков. Это предполагает наличие в составе бухгалтерии отдельных подразделений документооборота и расчетов с контрагентами. Присутствие производственной деятельности требует выделения отдела производственного учета.

Организационная структура ФЭС компании «Альфа» выглядит так (рис. 1).

Согласно утвержденной структуре финансовый директор отвечает за качество функционирования финансово-экономической службы компании.

Заместитель финансового директора руководит функцией планирования деятельности и развития бизнеса, осуществляет контроль за выполнением планов, занимается вопросами организации системы управленческого учета компании. В зону его ответственности входит контрольно-ревизионная функция финансово-экономической службы, обеспечивающая сохранность ТМЦ и других активов компании. Поэтому ему подчинены планово-экономический отдел, отдел финансового контроля и анализа, ревизионный отдел.

Главный бухгалтер курирует вопросы организации регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета хозяйственной деятельности компании, взаимодействия с контролирующими органами. Он отвечает за обеспечение взаиморасчетов с контрагентами компании и работу с платежным календарем. С учетом многопрофильности и большого объема хозяйственных операций у главного бухгалтера есть два заместителя.

Чтобы бухгалтерия работала более эффективно, в ее структуре выделены три отдела, которые обрабатывают основную массу первичных документов компании: отдел документооборота и взаиморасчетов, отдел производственного учета и отдел расчета заработной платы.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ФОНДА ТРУДОЗАТРАТ ФЭС

Для эффективной организации работы финансово-экономической службы очень важно распределить фонд трудозатрат ее сотрудников. Это необходимо, чтобы не допустить дефицита времени на выполнение наиболее важных функций службы, обеспечить равномерную нагрузку работников службы, проверить соответствие квалификации каждого сотрудника перечню выполняемых им обязанностей.

Руководителю ФЭС нужно принимать во внимание, что продуктивное рабочее время сотрудника составляет не более шести часов в день, поскольку один час уходит на коммуникации с другими сотрудниками и выполнение мелких поручений руководства, еще один час — на технологические перерывы. Поэтому среднемесячный фонд трудозатрат сотрудника составляет около 126 ч работы (6 ч × 21 день).

Допустим, еще шесть часов в месяц у сотрудника уходит на совещания и планерки как в рамках финансово-экономической службы, так и компании в целом. В итоге получаем цифру в 120 ч в месяц, которые сотрудник службы реально может потратить на выполнение служебных обязанностей.

Далее руководителю ФЭС нужно выполнить следующие действия:

• составить перечень работ, необходимых для выполнения бизнес-процессов подчиненных ему сотрудников и подразделений;
• организовать экспертную оценку трудозатрат на каждый вид работ;
• определить, какое подразделение будет выполнять каждый вид работ;
• рассчитать необходимое количество сотрудников для выполнения работ и сопоставить с фактическим количеством;
• провести в случае необходимости кадровые перестановки или перераспределение обязанностей сотрудников.

Оценим оптимальность фонда трудозатрат сотрудников финансово-экономического блока компании «Альфа». В данный блок входят:

• планово-экономический отдел (ПЭО) — 2 сотрудника;
• отдел финансового контроля и анализа (ОФК) — 2 сотрудника;
• ревизионный отдел (РО) — 1 сотрудник.

Руководит указанными подразделениями заместитель финансового директора.

Сформируем перечень работ, выполняемых сотрудниками подразделений, оценим необходимые трудозатраты и укажем, какое подразделение выполняет тот или иной вид работ. Полученные результаты — в табл. 1.

Чтобы визуализировать структуру трудозатрат рассматриваемых подразделений, добавим к таблице круговую диаграмму (рис. 2).

В итоге получаем следующую ежемесячную загрузку сотрудников подразделений:

• планово-экономический отдел: 200 ч — 1,7 сотрудника (200 ч / 120 ч);
• отдел финансового контроля и анализа: 236 ч — 2 сотрудника (236 ч / 120 ч);
• ревизионный отдел: 144 ч — 1,2 сотрудника (144 ч / 120 ч).

Проведенная работа позволяет увидеть, что у планово-экономического отдела есть свободный фонд рабочего времени, тогда как сотрудник ревизионного отдела перегружен на 20 %. В данной ситуации нужно привлечь сотрудников ПЭО к проведению ревизий товарно-материальных ценностей и уменьшить за счет этого нагрузку сотрудника ревизионного отдела до нормального месячного фонда трудозатрат.

Важный момент: аналогично оптимизируют фонд трудозатрат подразделений учетного блока финансово-экономической службы.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ

Чтобы руководитель финансово-экономической службы мог оперативно контролировать качество работы своих подчиненных и своевременно реагировать на негативные моменты, во внутреннем регламентном документе нужно зафиксировать основные бизнес-процессы службы, указать ответственных, установить целевые показатели для каждого бизнес-процесса.

В общем виде регламент бизнес-процессов финансово-экономической службы должен содержать следующие разделы:

1. Перечень бизнес-процессов службы с указанием их целей, владельцев и исполнителей.

2. Документация, используемая при реализации бизнес-процессов.

3. Взаимодействие указанных в регламенте бизнес-процессов службы с другими бизнес-процессами компании.

4. Организация выполнения бизнес-процессов службы.

5. Целевые показатели результатов выполнения бизнес-процессов службы.

Перечень бизнес-процессов планово-экономического отдела компании «Альфа» из регламента финансово-экономической службы приведен в табл. 2.

Из таблицы 2 видно, какие бизнес-процессы выполняет планово-экономический отдел, какие результаты нужно получить по завершении каждого бизнес-процесса, кто из сотрудников ФЭС отвечает за результат процесса, кто выполняет каждый из указанных бизнес-процессов.

В таблице 3 представлен образец оформления организации выполнения бизнес-процесса финансово-экономической службы на примере БПП01 «Анализ результатов хозяйственной деятельности компании», который выполняет планово-экономический отдел.

Таблица 3. Организация БПП01 «Анализ результатов хозяйственной деятельности компании»
Исполнитель БП	Условия начала БП	Выполнение БП
сроки выполнения	процедура	результат
Экономист ПЭО	Закрытие отчетного месяца в базе данных компании	Ежемесячно до 18-го числа месяца, следующего за отчетным	Сбор данных для проведения финансового анализа	Получены все данные, необходимые для проведения анализа
Экономист ПЭО	Получены все данные, необходимые для проведения анализа	Ежемесячно до 20-го числа месяца, следующего за отчетным	Обработка данных и формирование показателей по доходам от хозяйственной деятельности	Получены аналитические показатели по видам доходов от хозяйственной деятельности
Экономист ПЭО	Получены все данные, необходимые для проведения анализа	Ежемесячно до 20-го числа месяца, следующего за отчетным	Обработка данных и формирование показателей по расходам от хозяйственной деятельности	Получены аналитические показатели по видам расходов от хозяйственной деятельности
Экономист ПЭО	Получены аналитические показатели по видам доходов и расходов от хозяйственной деятельности	Ежемесячно до 22-го числа месяца, следующего за отчетным	Обработка данных и формирование показателей по финансовым результатам хозяйственной деятельности	Получены аналитические показатели по финансовым результатам от хозяйственной деятельности
Экономист ПЭО	Получены аналитические показатели по финансовым результатам от хозяйственной деятельности	Ежемесячно до 25-го числа месяца, следующего за отчетным	Обработка данных и формирование показателей по эффективности хозяйственной деятельности	Получены аналитические показатели эффективности хозяйственной деятельности
Заместитель финансового директора	Получены аналитические показатели эффективности хозяйственной деятельности	Ежемесячно до 27-го числа месяца, следующего за отчетным	Оформление пояснительной записки к расчетам по финансовому анализу деятельности	Составлена пояснительная записка к таблицам и расчетам по анализу деятельности
Заместитель финансового директора	Составлена пояснительная записка к таблицам и расчетам по анализу деятельности	Ежемесячно до 30-го числа месяца, следующего за отчетным	Разработка и предоставление рекомендаций по итогам финансового анализа деятельности	Предоставлены рекомендации по улучшению хозяйственной деятельности

РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ

Еще один инструмент управления качеством работы финансово-экономической службы — система мотивации ее сотрудников, направленная на поощрение за достижение установленных ключевых показателей. Как показывает практика, наиболее эффективной мотивацией для сотрудников ФЭС является система оплаты труда, состоящая из трех частей:

• постоянная часть заработной платы (оклад);
• переменная часть зарплаты за достижение индивидуальных целей (ключевых показателей работы сотрудника);
• переменная часть зарплаты за выполнение плановых показателей компании (премия по итогам работы организации за отчетный период).

В компании «Альфа» для сотрудников финансово-экономической службы утверждена следующая мотивационная модель:

• оклады за выполнение должностных обязанностей;
• премия за выполнение компанией плана продаж за отчетный месяц в размере 5 % от оклада сотрудника;
• премия за выполнение компанией плана прибыли за отчетный месяц в размере 10 % от оклада сотрудника;
• премия за достижение сотрудниками индивидуальных ключевых показателей () — до 15 % от должностного оклада. При этом для каждого отдела установлено три ключевых показателя с градацией премирования в 7, 5 и 3 % (отражает значимость для эффективности работы подразделения).

В таблице 4 представлена мотивационная модель для сотрудников финансово-экономического блока компании «Альфа».

В этой системе мотивации оклады сотрудников устанавливают в зависимости от сложности работ, выполняемых специалистами каждого отдела. Премирование за выполнение планов компании по продажам и прибыли устанавливают в едином по компании размере. Оно призвано мотивировать всех сотрудников ФЭС на участие в выполнении планов компании.

Премии за достижение индивидуальных целевых показателей установлены в едином по службе размере по отношению к окладам. Для каждого отдела они разные.

Ключевой показатель № 1 для отделов ФЭС:

• планово-экономический отдел — утвержденная величина стоимости единицы выпуска продукции;
• отдел финансового контроля — уровень операционных расходов по отношению к сумме реализованной продукции;
• ревизионный отдел — доля просроченной дебиторской задолженности покупателей компании в общем ее размере.

Таким же образом устанавливают второй и третий ключевые показатели для каждого из отделов финансово-экономической службы компании «Альфа».

ВЫВОДЫ

1. На организационную структуру финансово-экономической службы любой компании влияет несколько факторов: отрасль деятельности, специфика и масштабы ведения бизнеса, используемые методы управления компанией.

2. Для наиболее эффективной организации работ финансово-экономической службы ее руководитель должен периодически оценивать использование фонда трудозатрат службы, при необходимости проводить кадровые изменения, перераспределять служебные обязанности сотрудников службы.

3. Чтобы полноценно контролировать качество работы сотрудников и функционирование бизнес-процессов финансово-экономической службы, ее руководитель должен регламентировать работы в рамках этих бизнес-процессов.

4. Чтобы вовлечь сотрудников ФЭС в оптимизацию работы службы, нужна система мотивации, в которой сочетаются материальные стимулы за выполнение индивидуальных целевых показателей отделов/сотрудников и общих планов компании.

Начальник финансового отдела: должностная инструкция и обязанности

Вряд ли можно поспорить с тем, что создание финансового отдела коммерческой структуры – весьма ответственная задача, ведь периодически происходит расширение его функционала. Как правило, его элементы формируются исходя из тех задач, решением которых должен заниматься непосредственно начальник финансового отдела. Какие из них пользуются актуальностью сегодня? Каковы обязанности руководителя? Какие сведения содержит его должностная инструкция? На эти и другие вопросы при желании можно отыскать ответ в статье.

Функционал финансовой службы предприятия

Первоначально следует отметить, что задачи, которые формируются на основе нижеперечисленных функций, должен решать непосредственно начальник финансово-экономического отдела, поэтому функционал ему необходимо знать в обязательном порядке. Чем же занимается финансовая служба?

Во-первых, это контроллинг в финансовой сфере, который заключается в создании определенных планов и осуществлении контроля за качественным их исполнением. Важно отметить, что он тесно взаимосвязан не только с анализом и учетом, но и с контролем грамотного исполнения разнообразных бизнес-задач коммерческой структуры.

Дополнительные функции

Второй функцией финансовой службы любого предприятия является казначейство, которое подразумевает под собой управление деньгами предприятия, создание и последующее ведение платежного календаря, а также контроль непосредственно за состоянием разного уровня взаиморасчетов. Кстати, переоценить функционал казначейства невозможно. Заключающей функцией является организованное формирование и дальнейшее ведение бухгалтерского учета.

Должностная инструкция начальника финансового отдела предприятия

Прежде чем перейти к рассмотрению должностной инструкции начальника финансового отдела коммерческой структуры, следует уяснить один нюанс. Если руководителем финансового отдела компании служит непосредственно финансовый директор, то его деятельность можно регламентировать посредством соответствующего документа. Если же финансовый отдел является самостоятельным подразделением, то инструкция (должностная) начальника финансово-экономического отдела разрабатывается с учетом применения общего алгоритма создания такого рода деловых бумаг.

Алгоритм: общие положения, требования и обязанности

Общий алгоритм формирования должностных инструкций включает в себя обычно следующие элементы:

• Общие положения — предполагают описание документа, указание должности, на которую принимается сотрудник. В данном случае уместен начальник финансового отдела.
• Актуальные требования, предъявляемые к квалификации. Среди них уровень образования сотрудника, совокупность навыков и умений, которые нужны для исполнения должностных обязанностей.
• Должностная инструкция начальника финансово-экономического отдела также включает должностные обязанности. Важно заметить, что данный раздел необходимо заполнять максимально подробно. Это следует производить для того, чтобы у сотрудника возникало меньше вопросов по поводу определенных задач, которые должен выполнять специалист.

Критерии успешности и права сотрудника

Помимо представленных выше пунктов, инструкция начальника финансово-экономического отдела включает следующие составляющие:

• Критерии, определяющие успешность в плане исполнения должностных обязанностей. Необходимо отметить, что данный раздел достаточно сложен по отношению к заполнению, ведь далеко не всегда возможно формирование этих критериев. Кроме того, важно рассматривать исключительно те критерии, исполнение которых в полной мере подлежит контролю.
• Также должностная инструкция начальника финансового отдела содержит информацию о правах специалиста. В данном разделе преподносятся непосредственно обязанности предприятия перед сотрудником. Среди них, как правило, своевременная зарплата, качественная организация рабочего места и, конечно же, инфраструктуры в плане технологии, а также абсолютное соблюдение норм в плане санитарии.

Полномочия руководителя и ответственность сотрудника

Дополнительные элементы стандартной должностной инструкции:

• Раздел, аргументирующий права и обязанности руководителя, по своей структуре является некоторым дополнением к предыдущему. Он содержит объяснения по поводу полномочий руководителя данного специалиста.
• Ответственность сотрудника подразумевает описание того, за что отвечает специалист, и содержит сведения о возможных взысканиях в случае, если не исполняются должностные обязанность начальника финансового отдела.

Необходимо заметить, что осуществление эффективной деятельности финансового отдела невозможно в случае некачественной системы предоставления информации!

Общие положения. Подробное описание

В соответствии с общими положениями должностной инструкции, начальник финансово-экономического отдела должен иметь высшее профессиональное (инженерно-экономическое или же стандартное экономическое) образование, а также стаж работы по специальности (организация финансовой деятельности структуры) не меньше, чем пять лет. Кроме того, сотрудник данной категории обязан знать:

• Правовые акты в плане нормативов и законодательства, которые регламентируют деятельность структуры по поводу экономики и производства.
• Сведения нормативного и методического характера, которые касаются непосредственно финансовых операций компании.
• Перспективы развития структуры.
• Актуальное состояние, а также перспективы развития в отношении рынков сбыта производимой продукции или оказываемых услуг, а также финансовых рынков.
• Технологии, затрагивающие производственные процессы.
• Грамотная организация финансовой деятельности в компании.

Что необходимо знать руководителю финансовой службы?

Помимо приведенных выше пунктов, начальник финансового отдела должен знать:

• Актуальный порядок формирования планов в отношении финансов предприятия, а также прогнозов по отношению к реализации выпускаемой продукции или оказываемых услуг.
• Совокупность методик и рычагов, которые обеспечивают непосредственно управление потоками финансов.
• Актуальный порядок в отношении финансирования из бюджета государственного уровня, кредитования как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, привлечения инвестиций, а также использования собственных денежных средств и приобретения различного рода ценных бумаг (акций, облигаций).
• Актуальный порядок распределения финансовых средств, а также выявления эффективности инвестиций.
• Нормирование в отношении оборотных денежных средств.
• Актуальный порядок и, соответственно, формы финансовых расчетов.
• Законодательство в сфере налогообложения.
• Стандарты в плане финансового учета и отчетности.
• Экономические процессы, организацию производственных операций.
• Бухгалтерию.
• Технику для вычисления, основы работы с ней.
• Положения в отношении трудового законодательства.
• Правила и нормативы в плане охраны труда.

Начальник финансового отдела: обязанности

В должностной инструкции указаны такие обязанности начальника финансового отдела предприятия:

• Организация управления в отношении движения финансовых средств компании и грамотное регулирование взаимоотношений в сфере финансов, которые, как правило, возникают между субъектами хозяйствования в рыночных условиях. Это необходимо делать с целью максимально эффективного использования различных составляющих ресурсного потенциала предприятия в течение производственного процесса, а также реализации выпускаемого продукта или оказываемых услуг для получения максимальной суммы в качестве прибыли.
• Обеспечение разработки финансовой стратегии структуры, а также его финансовой устойчивости.
• Руководство в отношении разработки проектов как текущих, так и перспективных финансовых планов, а также балансов прогнозного характера и бюджетов денежных ресурсов.

Задачи начальника финансовой службы

Что же еще обязуется делать начальник планово-финансового отдела? В составляющие его деятельности, как правило, входят следующие пункты:

• Обеспечение доведения финансовых значений, которые уже утверждены, до соответствующих подразделений компании.
• Активное участие в разработке проектов в отношении планирования реализации выпускаемой продукции или оказываемых услуг, вложений капитального характера, исследований и инновационных разработок в научной сфере, планировании по поводу себестоимости продукта, а также рентабельности непосредственно производства.
• Непосредственное принятие участия в расчете прибыли и, естественно, налога на прибыль.
• Определение источников для финансирования деятельности компании в производственном и экономическом плане (финансирование бюджетной направленности, кредитование как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, формирование и покупка ценных бумаг, финансирование в отношении лизинговых операций, привлечение заемных средств, эффективное использование собственных денежных ресурсов).

Чем еще занимается начальник финансового отдела?

Помимо перечисленных выше обязанностей, начальник финансового отдела обязан заниматься исполнением следующих пунктов инструкции:

• Проведение исследования и подробного анализа рынков финансовой направленности, оценка возможных рисков в отношении управления финансовыми потоками, разработка предложений по минимизации данных рисков.
• Осуществление политики в плане инвестиций, а также грамотное управление активами структуры (определение их оптимального состава, подготовка предложений по поводу замены или же ликвидации активных средств), проведение анализа и формирование соответствующей оценки, определяющей эффективность финансовых вложений.
• Организация разработки норм оборотного капитала, а также мер по существенному ускорению их оборачиваемости.
• Обеспечение своевременного поступления доходов, оформление в определенные сроки операций банковского и финансового характера, оплата счетов подрядчиков и поставщиков, погашение различного рода займов, выплата банковских процентов, зарплаты сотрудникам предприятия, перечисление налоговых платежей в бюджеты федерального, регионального и местного уровня, а также во внебюджетные фонды государства, носящие социальный характер.

Дополнительные обязанности начальника финансового отдела

Заключительными в перечне обязанностей начальника финансовой службы являются следующие пункты:

• Качественный анализ экономико-хозяйственной деятельности структуры, участие в формировании предложений, направленных непосредственно на организацию платежеспособности компании, предупреждение создания и исключение неприменяемых ценностей товарно-материальной природы, максимальное повышение рентабельности в отношении производственных процессов, увеличение прибыли от реализации продукции, существенное снижение издержек как в плане производства, так и по отношению к реализации продукта, укрепление дисциплины в отношении финансов.
• Осуществление контроля за исполнением финансового, реализационного, прибыльного и других планов, за остановкой производства продукта, который не имеет сбыта, за грамотным расходованием в отношении денежных ресурсов предприятия и целевым применением как собственных, так и заемных оборотных средств.

Заключительный аккорд

Еще одной немаловажной обязанностью начальника финансовой службы любой коммерческой структуры является обеспечение ведения учета движения средств финансового характера и формирования отчетности по итогам всевозможных финансовых операций в соответствии с актуальными стандартами учета и отчетности, а также достоверности финансовых сведений. Помимо этого, начальник финансового отдела осуществляет контроль за правильностью оформления отчетных документов, своевременностью их подачи как внешним, так и внутренним пользователям. И конечно же, данный сотрудник максимально эффективно руководит специалистами финансовой службы.

• 18.04.2017
• Ольга Епимахина
• Бизнес статьи

I. Общие положения

1. Начальник финансового отдела относится к категории руководителей.

2. На должность начальника финансового отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области организации финансовой деятельности не менее 5 лет.

3. Назначение на должность начальника финансового отдела и освобождение от

нее производится директор предприятия по представлению		.

4. Начальник финансового отдела должен знать:

4.1. Законодательные и нормативные документы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность.

4.2. Нормативные и методические материалы, касающиеся финансовой деятельности предприятия.

4.3. Перспективы развития предприятия.

4.4. Состояние и перспективы развития финансовых рынков и рынков сбыта продукции (работ, услуг).

4.5. Основы технологии производства.

4.6. Организацию финансовой работы на предприятии.

4.7. Порядок составления финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов де-нежных средств, планов реализации продукции (работ, услуг), планов по прибыли.

4.8. Систему финансовых методов и рычагов, обеспечивающих управление финансо-выми потоками.

4.9. Порядок финансирования из государственного бюджета, краткосрочного и долго-срочного кредитования предприятия, привлечения инвестиций и заемных средств, использования собственных средств, выпуска и приобретения ценных бумах, начисления платежей в государственный бюджет и государственные внебюджетные социальные фонды.

4.10. Порядок распределения финансовых ресурсов, определения эффективности фи-нансовых вложений.

4.11. Нормирование оборотных средств.

4.12. Порядок и формы финансовых расчетов.

4.13. Налоговое законодательство.

4.14. Стандарты финансового учета и отчетности.

4.15. Экономику, организацию производства, труда и управления.

4.16. Бухгалтерский учет.

4.17. Средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи.

4.18. Основы трудового законодательства.

4.19. Передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования финансовой деятельности предприятия.

4.20. Правила и нормы охраны труда.

5.1. Положением о финансовом отделе предприятия.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

6. Начальник финансового отдела подчиняется непосредственно
	(директору предприятия;
заместителю директора по коммерческим вопросам)

7. Начальник финансового отдела осуществляет руководство работниками отдела.

8. На время отсутствия начальника финансового отдела (командировка, отпуск, бо-лезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Начальник финансового отдела:

1. Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе про-изводства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

2. Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую ус-тойчивость.

3. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

4. Обеспечивает доведение утвержденных финансовых показателей до подразделений предприятия.

5. Участвует в подготовке проектов планов реализации продукции (работ, услуг), капи-тальных вложений, научных исследований и разработок, планировании себестоимости продукции и рентабельности производства, возглавляет работу по расчету прибыли и налога на прибыль.

6. Определяет источника финансирования производственно-хозяйственной деятельно-сти предприятия, включающие бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств, проводит исследование и анализ финансовых рынков, оценивает возможный финансовый риск применительно к каждому источнику средств и разрабатывает предложения по его уменьшению.

7. Осуществляет инвестиционную политику и управление активами предприятия, опре-деляет оптимальную их структуру, подготавливает предложения по замене, ликвидации активов, следит за портфелем ценных бумаг.

8. Проводит анализ и оценку эффективности финансовых вложений.

9. Организует разработку нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

10. Обеспечивает:

10.1. Своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финан-сово-расчетных и банковских операций.

10.2. Оплату счетов поставщиков и подрядчиков.

10.3. Погашение займов.

10.4. Выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим.

10.5. Перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюдже-ты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учрежде-ния.

11. Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

12. Участвует в разработке предложений, направленных на обеспечение платежеспо-собности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины.

13. Осуществляет контроль за:

13.1. Выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям.

13.2. Прекращением производства продукции, не имеющей сбыта.

13.3. Правильным расходованием денежных средств.

13.4. Целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.

14. Обеспечивает ведение учета движения финансовых средств и составления отчетно-сти о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации.

15. Контролирует правильность составления и оформления отчетной документации, своевременность ее предоставления внешним и внутренним пользователям.

16. Участвует в проведении совещаний-семинаров (учебы) с работниками главной бухгалтерии и финансового отдела предприятия.

17. Участвует в разработке предложений по социальной защищенности работников предприятия.

18. Обеспечивает защиту информационных ресурсов, содержащих собственные сведе-ния ограниченного доступа и полученные от других организаций.

III. Права

Начальник финансового отдела имеет право:

1. Действовать от имени отдела, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия и другими организациями по финансовым вопросам.

2. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. Запрашивать от структурных подразделений предприятия необходимую информацию.

4. Вносить на рассмотрение директора предприятия:

4.1. Представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых долж-ностей работников финансового отдела.

4.2. Предложения:

— о поощрении отличившихся работников;

— привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей произ-водственной и трудовой дисциплины.

6. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с деятельностью финансового отдела.

7. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

8. Давать руководителям структурных подразделений предприятия указания, по вопро-сам надлежащей организации и ведению финансовой работы.

9. Подписывать по уполномочию директора организации финансовые документы.

10. Визировать все документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия (планы, отчеты, пр.).

11. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия а также иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения директора предприятия.

12. Вносить предложения директору предприятия о привлечении к материальной и дис-циплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.

IV. Ответственность

1. Начальник финансового отдела несет ответственность:

1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

1.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

2.1. Несвоевременное и некачественное исполнение документов по поручению дирек-тора предприятии, ненадлежащее ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, а также использование информации работниками отдела в неслужебных целях.

Должностная инструкция разработана в соответствии с