Руководство фирмы в таблицах

Что из себя представляет оргструктура организации?

Схема или модель, поясняющая взаимосвязи сотрудников или подразделений для достижения общих целей бизнеса, называется организационной структурой предприятия.

Она выстраивает иерархию внутри компании и схематично определяет направления действий при принятии и исполнении решений.

На основании организационной структуры устанавливаются права и обязанности руководителей и сотрудников, разрабатываются должностные инструкции и описания бизнес-процессов.

Таким образом, цель создания оргструктуры — настроить работу компании. Опираясь на эту схему, руководство сможет:

• определять зоны ответственности по каждому подразделению;
• распределять обязанности между исполнителями;
• устанавливать каналы коммуникаций и передачи документов;
• определять загруженность работников и формировать вакансии.

Структурная схема организации или ИП

Организационная структура не считается обязательным атрибутом деятельности коммерческой компании — её должны разрабатывать только государственные или муниципальные учреждения. Но рано или поздно схема взаимодействия подразделений сформируется стихийно, иначе бизнес просто умрёт.

Если заранее уделить этому внимание, можно будет избежать многих ошибок, связанных с неэффективным коммуникациями внутри компании.

Принципы построения организационной структуры

Прежде чем переходить к непосредственной разработке оргструктуры предприятия, собственники и руководитель должны определиться с основными факторами развития бизнеса, а именно:

• разработать стратегию развития на 3 и более года — объёмы инвестиций, виды продукции и услуг, масштабы и география расширения, пути продвижения;
• провести сегментацию — если предполагается несколько направлений бизнеса, их нужно чётко разграничить (сегментировать) и расписать систему управления и подотчётности;
• определить центры ответственности — проанализировать выполняемые задачи и распределить обязанности по подразделениям (департаментам, отделам, группам).

Уже после построения организационной структуры нужно будет:

1. подробно расписать все бизнес-процессы — регламентировать действия по достижению основных целей бизнеса, с разбивкой по типам и исполнителям;
2. настроить каналы коммуникаций — расписать схему взаимодействия и обмена данными, установить цепочки связей по управлению и контролю с указанием ответственных лиц;
3. сформировать корпоративный кодекс (политику) — правила этики, поведения, внутреннего распорядка в компании.

Типы организационных структур управления предприятия

Нет двух одинаковых фирм, каждый бизнес уникален — у них разные подходы к управлению, масштабы и виды деятельности, менталитеты исполнителей, клиентов, и.т.д. Единственное, что есть у всех компаний, это формальный и неформальный типы оргструктуры:

• формальный — установленная внутренними нормативными актами система управления, в которой расписаны права и обязанности работников, схемы взаимодействия между подразделениями, правила внутреннего распорядка;
• неформальный — устоявшаяся система взаимодействий, построенная на личных взаимоотношениях между сотрудниками. А они, в свою очередь, зависят от социального и психологического климата в компании.

При этом подходы к формированию этих двух типов оргструктур могут быть разными:

Подход	Описание
Механистический	Жёсткая система разграничений обязанностей с прямым подчинением руководителям блоков. Система управления каждого блока замкнута. Схема взаимодействия работает как часовой механизм — стабильно и без изменений.
Органический	Гибкая система взаимоотношений. Нет центрального объекта управления, окончательные решения принимаются коллегиально. Подходит в условиях постоянно меняющихся реалий ведения бизнеса.
Традиционный	Самый распространённый подход для небольших компаний — управление идёт сверху вниз, чётких разграничений между блоками управления нет.

Подходы к схеме организации работ

Рассмотрим 8 основных видов оргструктур, которые применяются в управлении бизнесом. Никаких ограничений в их использовании нет — можно адаптировать структуру под себя, поменять, если не подойдёт, или совмещать виды при разных направлениях деятельности.

Линейная система

hidden>

Самая распространённая структура, которая состоит из нескольких цепей звеньев. Главному руководителю подчиняются заместители — руководители блоков, а им, в свою очередь, начальники отделов и специалисты. Решения спускаются сверху вниз по цепочке. Схематично это выглядит так:

Для малого бизнеса подходит структура управления линейного типа

Положительные стороны такой оргструктуры заключаются в:

• простоте взаимодействия;
• чёткости разграничений прав и обязанностей;
• высоком уровне дисциплины и контроля;
• оперативном рассмотрении вопросов;
• возможностях карьерного роста исполнителей.

В то же время присутствуют и недостатки:

• руководители занимаются широким кругом вопросов, из-за чего может страдать качество работы;
• окончательные решения зависят от конкретных лиц, и если они неверные, то могут повлиять на всю компанию в целом;
• часто отсутствуют коммуникации между исполнителями и высшими уровнями управления;
• возможности для использования высокой должности для корыстных целей.

Линейная структура подходит ИП и юрлицам без филиалов, которые занимаются узкими направлениями деятельности (страховые компании, клининговые фирмы, микрофинансовые организации, и т.д.).

Линейно-штабная система

hidden>

Расширенная версия линейной структуры — с добавлением штаба (мозгового центра), которому делегируются некоторые бизнес-процессы, преимущественно аналитического типа. Некоторые сотрудники выделяются в отдельную структуру (штаб), которая помогает руководству принимать управленческие решения. Штаб собирает и анализирует информацию, даёт рекомендации, но не имеет права выносить решения.

Сама структура будет выглядеть так:

Схема организации бизнеса по линейно-штабному типу

Плюсы линейно-штабной структуры:

• снижение нагрузки на руководителя;
• повышение качества принимаемых решений по итогам аналитической работы;
• более узкая и глубокая специализация сотрудников;
• большее влияние исполнителей на конечный результат.

Минусы:

• отсутствие чёткой иерархии при взаимодействии с сотрудниками штаба может вызвать снижение качества управления;
• распределение обязанностей более размыто, чем при линейной структуре;
• замедление процесса принятия решений из-за необходимости согласования решений между участниками процесса.

Такая структура часто носит временный характер — её создают в период выхода на новые рынки или продвижения нового продукта.

Функциональная система

hidden>

Распределение обязанностей производится по горизонтали — согласно выполняемым функциям. Есть генеральный директор, и есть функциональные директора — по финансам, продажам, производству, и т.д. Каждый отвечает за своё направление деятельности. У каждого из них в подчинении службы и отделы, выполняющие задачи своего узкого направления для всего предприятия. Схема следующая:

Функциональная схема организации предприятия

Чем хороша система? В ней присутствуют:

• высокий профессионализм и специализация исполнителей;
• чёткая иерархия внутри направлений — исполнители знают с кем взаимодействовать и куда обращаться;
• высокое качество работы;
• равноценный вклад подразделений в конечный продукт. Не бывает особых “каст” и “любимчиков”.

В то же время есть и недостатки:

• замкнутость — отделы одного направления зациклены на себе, и мало взаимодействуют с другими службами;
• узко ориентированный сотрудник имеет меньше шансов получить более высокую должность;
• возможно дублирование функций — сотрудники разных направлений могут заниматься одними и теми же вопросами внутри своего блока;
• громоздкость системы и трудности с общим управлением.

Такую модель применяют холдинги — предприятия с множеством направлений деятельности и широкой линейкой продукции.

Линейно-функциональная система

hidden>

Смешанная, линейно-функциональная структура, характеризуется ступенчатой системой управления. Сначала функциональны руководители доносят задачи до линейных руководителей (начальников отделов, цехов), а затем те распределяют их по исполнителям. В этой структуре линейные руководители не принимают самостоятельных решений, а обрабатывают запросы от функциональных управляющих.

Схема такая:

Организационная структура организации: линейно-функциональная схема

Достоинства структуры:

• чёткое распределение обязанностей;
• ответственность линейных руководителей за качественное управление своими службами, а функциональных директоров — за выполнение целей по направлению;
• высокая производительность и качество работы.

Недостатки:

• большая нагрузка на главного руководителя — необходимость решения как функциональных так и линейных задач;
• одновременное взаимодействие по вертикали и горизонтали усложняет обмен информацией, продлевает сроки согласования вопросов;
• сложно оценить конкретный вклад служб в конечный результат или продукт бизнеса.

Дивизионная система

hidden>

В этой структуре генеральный руководитель отвечает за стратегию и развитие компании, а руководители дивизионов (подразделений) — за оперативное управление ими. Дивизионы могут распределяться по:

1. видам продукции и услуг (дивизион продаж продуктов питания, дивизион аренды площадей, дивизион строительства, и т.д);
2. территориальному расположению (представительство в Казани, представительство в Самаре, и т.д.);
3. конечному потребителю (дивизион по работе с коммерческими структурами, дивизион по работе с государственными учреждениями, и т.д.).

Обязанности, ответственность и задачи каждого руководителя будут зависеть от специфики ведения соответствующего направления бизнеса.

Схематично это выглядит так:

Опорная схема коммерческих организаций по дивизионному типу

Чем хороша такая структура:

• делегирование большинства вопросов деятельности руководителям дивизионов;
• оперативность и качество принятия решений;
• высокая производительность;
• фокусировка на оперативном управлении, что позволяет гибко реагировать на рыночные изменения и внештатные ситуации.

Что негативно влияет на качество управления такой моделью:

• оторванность дивизиона от головной компании может усложнить взаимодействие при решении стратегических вопросов развития;
• дивизионы варятся в собственном соку и слабо взаимодействуют с соседями по компании. Это может снизить производительность и сказаться на общем результате;
• нездоровая конкуренция между дивизионами может породить приписки и искажения отчётности.

Проектная система

hidden>

На время осуществления отдельных проектов (например, по строительству нового завода или запуска новой линии продукции), может внедряться проектная структура управления. Компания привлекает проектные группы для решения оперативных задач, а когда проект завершается, группы распускают.

Задача группы — довести проект до логического завершения (ввести завод в эксплуатацию, выпустить опытную партию продукции). Как правило, это сотрудники, работающие по договорам оказания услуг с ограниченными сроками действия.

Модель структуры будет такой:

Проектная система

Положительные стороны проектной схемы:

• гибкость и простота управления — главный руководитель ставит задачи, руководитель проекта их выполняет;
• привлечение высококвалифицированных специалистов для решения специфических задач;
• экономия средств за счёт временной загрузки исполнителей.

Отрицательные моменты:

• сильная зависимость от компетенций, возможностей руководителя и команды проекта;
• высокая цена ошибок уже на начальных этапах внедрения проектов;
• нет интереса проектной команды к развитию объекта после внедрения. Поэтому возможны ситуации выбора решений, имеющих краткосрочный эффект, без учёта влияния на дальнейшую эксплуатацию.

Матричная система

hidden>

Сложная структура — она предполагает одновременную подчинённость исполнителя функциональному руководителю, а также руководителю проекта или дивизиона. Применяется в крупных компаниях, периодически реализующих инвестиционные и инновационные проекты. Узких специалистов в той или иной области могут временно подчинить руководителю конкретного проекта по его направлению. При этом он не освобождается от основной работы, но оказывает помощь в реализации проекта за отдельное вознаграждение.

Приходится выполнять поручения и работу по двум направлениям. Выглядит это так:

Матричная система

Она вобрала в себя преимущества функциональной и проектной структур — специализацию, профессионализм, гибкость и оперативность принятия решений. Но в то же время у этой системы есть большой минус — распределение приоритетности работ. Исполнитель будет в постоянном цейтноте, если два руководителя будут требовать первоочередного решения именно их задач. Тогда пострадают оба направления деятельности. Чтобы этого не допустить, нужен постоянный контроль загруженности и соблюдения графика труда и отдыха.

Бригадная или кросс-функциональная система

hidden>

Применяется на предприятиях с бригадным типом производства. До каждой бригады доводится план выпуска продукции, работники обеспечиваются достаточным количеством сырья и комплектующих. Внутри бригады автономная система управления и распределения работ. Ключевые решения принимаются самостоятельно. Линейные и функциональные службы заняты обслуживанием производственных рабочих.

Вот схема:

Бригадная или кросс-функциональная система

Преимущества указанной модели состоят в следующем:

• сокращение уровней управления;
• дисциплина и надёжность работы бригад;
• эффективное распределение нагрузки;
• относительная свобода действий исполнителей в рамках своих компетенций;
• прямая зависимость полученного дохода от фактической выработки.

Отрицательные моменты:

• сложности в координации действий бригад;
• жесткие требования к квалификации работников;
• текучка кадров из-за физически тяжёлой работы;
• трудности в коммуникации между бригадами и линейными службами.

Заключение

Организационная структура предприятия — это один из основных инструментов развития бизнеса. Но чтобы он был эффективнее, рекомендуем придерживаться золотой середины между жёсткой иерархией и гибким позиционированием. Излишне формализованная структура не даёт возможности фирме быстро адаптироваться под изменения на рынке, но, с другой стороны, рациональное разделение ответственности и налаженные управленческие связи помогут избежать хаоса.

Также очень важна цикличность и надёжность внутренних процессов — они должны оперативно реагировать на изменения, но без излишней перестройки и доработки.

Иначе это существенно замедлит работу и снизит производительность.

Чем проще и короче каналы связи между подразделениями, тем быстрее и эффективнее решаются вопросы. Аналогично, чем меньше структурных единиц и конкретнее их обязанности, тем проще ими управлять.

Популярные примеры организационных диаграмм, созданные с помощью PowerPoint, Excel и Word

Компания или учреждение с четко определенной организационной структурой способствует отличному общению между персоналом. Диаграмма определяет и упрощает связи между обязанностями и ответственностью. Его наиболее значительным преимуществом является продуктивный и эффективный процесс без дискриминации по размеру фирмы. Кроме того, это помогает новичкам получить знания об иерархии фирмы.

Между тем, если организация, в которой вы находитесь, время от времени обновляет персонал или некоторые люди заменяются, вам необходимо будет обновить ее. Однако у вас нет идей, как сделать его более презентабельным и привлекательным. Учитывая это, мы перечислили Word, Excel и Шаблоны организационной диаграммы PowerPoint и использовали их как источник вдохновения для внесения поправок в организационную структуру вашей фирмы. Проверьте их ниже.

• Часть 1. Популярные элементы организационной структуры
• Часть 2. 6 шаблонов организационных диаграмм
• Часть 3. Рекомендация: лучший инструмент для создания организационной диаграммы онлайн
• Часть 4. Часто задаваемые вопросы об организационной структуре

Часть 1. Популярные элементы организационной структуры

Прежде чем перейти непосредственно к примерам шаблонов, необходимо узнать об общих элементах организационной схемы. Это один из жизненно важных определяющих факторов в развитии и планировании рабочей силы. Более того, они важны, потому что они влияют на то, как сотрудники общаются и взаимодействуют друг с другом, включая их обязанности и то, как они вписываются в систему всей компании. Давайте углубимся в каждый существенный элемент организационной схемы без дальнейших объяснений.

Рабочая специализация

Первым элементом, который принимает большинство организаций, является элемент специализации работы. Он помогает достичь организационных целей, распределяя деятельность, обязанности и ожидания в соответствии с положением человека. Кроме того, этот элемент гарантирует отсутствие дублирования усилий, поскольку действия подразделяются на отдельные работы.

Департаментализация

Еще одним элементом организации является ведомственность. Он определяет группировку деятельности по офисам, командам и отделам. Другими словами, у каждого отдела, относящегося к отдельным группам или функциональным подразделениям, есть задачи, которые необходимо выполнить. Затем эти задачи разделяются в зависимости от их специализации, что способствует достижению целей организации.

Диапазон контроля

Как следует из названия, диапазон контроля определяет, сколькими людьми может эффективно управлять каждый менеджер. Этот элемент менее известен как диапазон управления. На самом деле существует два типа контроля диапазона, а именно: узкий диапазон контроля и широкий диапазон контроля.

В узком диапазоне контроля несколько подчиненных подчиняются одному начальнику или менеджеру. Это способствует общению между руководителем и его подчиненными. Этот тип оптимален для крупных структур с разветвленным управлением, требующим большого количества менеджеров.

При широком диапазоне контроля большее количество подчиненных подчиняется вышестоящему. Кроме того, отсутствует прямая связь между руководителями и их подчиненными. Кроме того, это характерно для широкой структуры с несколькими управленческими номерами.

Цепочка команд

Цепочка подчинения используется почти во всех фирмах, включая некоммерческие, военные и коммерческие. Это относится к отчетным отношениям организации. Здесь менеджеры делегируют задачи и сообщают об ожиданиях. Вместо того, чтобы отчитываться перед несколькими менеджерами, у каждого сотрудника есть назначенное лицо, которому он отчитывается. В целом, он описывает набор полномочий организации, полномочия по принятию решений и подотчетность. Организованная и хорошо структурированная цепочка подчинения помогает устранить неэффективность и обеспечить продуктивный бизнес.

Централизация и децентрализация

Централизация и децентрализация также могут присутствовать в некоторых фирмах и организациях. Этот элемент больше фокусируется на том, кто будет принимать большинство решений.

При централизации один орган, обычно высшее руководство, отслеживает и видит все обходы организации. Это означает, что они имеют первое и последнее слово в принятии решений для всей организации. Это означает, что высшее руководство несет ответственность за конечный результат каждого принимаемого им решения. Эта система типична для небольших фирм с небольшим количеством сотрудников или рабочих.

Между тем, децентрализация позволяет всем уровням управления принимать решения за организацию. Другими словами, нижнему уровню организации предоставляется возможность вносить вклад в цели и объекты в рамках большого видения.

Формализация

Последнее, но не менее важное — формализация. Этот элемент помогает менеджерам наметить отношения в межорганизационном аспекте. Он определяет процедуры, правила, обязанности, руководящие принципы и ответственность. При этом его сфера охвата распространяется на отдельных сотрудников, коллективы, группы и организацию в целом. Кроме того, он также затрагивает культурные аспекты. Здесь вы можете указать ожидаемый дресс-код для каждого человека, продолжительность и количество перерывов, которые они могут делать, и т. д.

Часть 2. 6 шаблонов организационных диаграмм

Если вы хотите обновить организационную диаграмму в своей фирме или организации, эти примеры диаграмм могут вам помочь. Кроме того, вы можете сделать их с помощью продуктов Microsoft, таких как PowerPoint, Excel и Word. Без дальнейших объяснений, взгляните на примеры ниже.

Шаблоны организационных диаграмм PowerPoint

Иерархическая организационная схема

Цель иерархической организационной схемы начинается с высшего руководства, спускающегося вниз. В обычном случае для изображения иерархической структуры используется пирамидальная структура. Цепочка управления начинается сверху и состоит из владельцев или генеральных директоров, вплоть до членов команды с соответствующими руководителями групп или руководителями отделов.

Функциональная организационная схема

Функциональная организационная схема также широко используется в фирмах и учреждениях. Он разбивает ответственность и обязанности организации по ее отделам. Тем не менее, принятие решений по-прежнему исходит от центральной верхушки организации.

Шаблоны организационных диаграмм для Excel

Структура сетевой организации

Вот еще один шаблон организационной диаграммы в Excel, который вы можете использовать в качестве вдохновения для обновления своих организационных диаграмм. Эта организационная диаграмма ниже называется сетевой организационной диаграммой. Менеджер может отслеживать персонал внутри организации. Кроме того, это помогает в определении рабочих снаружи. Компании, занимающиеся аутсорсингом, могут извлечь наибольшую выгоду из этой организационной схемы.

Организационная диаграмма продукта

Другой шаблон организационной диаграммы в Excel, который вы можете использовать, — это организационная диаграмма продукта. Эта структура управляется в соответствии с линейкой продуктов, к которой принадлежит работник. Отдел каждого продукта имеет автономию и может работать по своему усмотрению. Это гарантирует, что каждый талант и сила будут использованы, а также производственные линии организации будут более адаптируемыми в соответствии с их производственной практикой.

Шаблоны организационных диаграмм для Word

Организационная схема клиентов

Если вы ищете шаблон организационной диаграммы в Word, вы можете обратиться к приведенной ниже структуре. Это тип структуры, которую вы можете использовать в качестве примера. Организационная структура клиента предназначена для координации ролей в отделе обслуживания. Это также гарантирует, что администрация отвечает конкретным ожиданиям клиентов и потребностям пользователей услуг.

Матричная организационная диаграмма

Матричная организационная диаграмма визуализирует ресурсы и рабочую силу организации, распределенные по разным предприятиям. Здесь менеджер по продукту управляет набором сотрудников или сотрудников, которые будут выполнять действия в данном проекте. Это определяет преимущества и недостатки фреймворка. Таким образом, вы можете определить, является ли конструкция полезной или лучшей для всей организации.

Часть 3. Рекомендация: лучший инструмент для создания организационной диаграммы онлайн

Сделать шаблон организационной диаграммы в целом несложно. Между тем, если вам интересно, как вы можете легко создать его, MindOnMap поможет вам построить организационную структуру без каких-либо затруднений. Он имеет основные элементы, такие как добавление вложений, изменение макетов, изменение форм и многое другое для всеобъемлющей организационной структуры. Кроме того, он позволяет пользователям экспортировать файлы, подходящие для Word, PDF, PowerPoint и Excel. Поэтому, если вы хотите использовать эти продукты для повышения производительности, MindOnMap вам очень поможет.

Чтобы создать бесплатный шаблон организационной диаграммы, следуйте приведенному ниже руководству:

Часть 4. Часто задаваемые вопросы об организационной структуре

Полноценная модель учёта финансов проектных компаний. Простая таблица, где обычными формулами строятся отчёты на основе учётной информации.

Делимся моделью, в которой организован учет в helpexcel.pro. Мы создали таблицу на основе выдержки из нескольких успешных работ. Таблица подойдёт для компаний с проектной деятельностью.

О шаблоне

Таблица состоит из двух основных элементов.

1. Области учета

2. Области отчетности

Ссылка на таблицу в конце статьи. Рекомендуем прочесть до конца, чтобы не сделать ошибок при настройке и правильно понять суть.

Учёт проектов

На данном листе ведём проектный учёт. Это наименования проектов, статусы работы.

Ячейки фиолетового цвета записывает пользователь. Серые считаются формулами и выводят сводные данные.

При необходимости вы можете добавить нужные вам столбцы для ввода параметров проектов. На вычисления это не повлияет и ничего не сломается.

Учёт финансов

Лист предназначен для записи приходных и расходных операций. Он является источником информации для построения отчётов. Поля листа, необходимые для каждого из отчётов, будут описаны ниже.

Значения выпадающих списков регулируются на листе «Справочник».

Отчёт о движении денег

Отчёт формируется на листе “Cash Flow”. В выпадающих списках над отчётом можно определить год и проект, в разрезе которого он выводится. Если поле для выбора проекта пустое, отчет строится по всем проектам и компании в целом.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

Статьи отчета определяются выбором из выпадающего списка в форме отчёта. Предварительно должны быть введены статьи ДДС на лист справочника.

Поля «Дата начисления», «Проект», «Сотрудник/контрагент» заполняются при необходимости.

Отчёт по финансам проектов

Лист “Cash Flow проектов” является производным от отчета о движении денег. Для каждого проекта выводятся сводные поступления и расходы.

На листе предусмотрено десять мини-форм. Одна форма — один проект. Проект выбирается в выпадающем списке левого верхнего угла формы отчета.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

Отчёт по выплатам контрагентам и сотрудникам

Нужен для того, чтобы в динамике видеть суммы выплат по составляющим себестоимости услуг.

Наименования контрагентов и фамилии сотрудников в форме отчётов являются выпадающими списками в поле «Сотрудник/контрагент» листа «Учёт финансов».

То есть чтобы получить правильный справочник на листе учета финансов, нужно заполнить столбец В отчета по выплатам сотрудникам и контрагентам.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

Отчёт о прибылях и убытках (P&L)

Он сделан по методологии, рассчитанной именно под наши процессы. Мы руководствовались принципом минимизации пользовательских действий. Отчет строится кассовым методом.

Мы выделяем несколько составляющих расчета прибыли, которые связаны со статьями ДДС в справочнике.

В заданный период отчета информация попадает по дате начисления, которую указывает пользователь на листе учета финансов.

Например, мы в ноябре выдали заработную плату, начисленную в октябре. Тогда дату операции указываем текущую, а дату начисления октябрь. В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в октябре.

Если не указывать дату начисления, то формулы автоматически приравнивают ее к дате операции. Пользователь может поменять дату в любой момент.

Выручка считается только по поступлениям с галочкой в поле «Акт подписан» листе учета финансов.

Пора поделиться шаблоном таблицы

Чтобы увидеть ее полную функциональность, создайте копию, в меню: Файл → Создать копию.

Вопросы по настройке, конструктивную критику и пожелания пишите в комментарии.

Отвечу каждому и помогу разобраться с адаптацией шаблона.

Что такое организационная структура предприятия

Организационная структура — это схема, по которой сотрудники, отделы и подразделения взаимодействуют между собой. Она определяет, кто и за что отвечает, кто с кем коммуницирует, кто ставит задачи сотрудникам, кто принимает решения.

Основная задача оргструктуры — выстроить понятную схему работы и координировать действия участников. Это важно для всей компании, так как позволяет:

• Устанавливать зоны ответственности. Оргструктура показывает, кто и за что отвечает, какому отделу придется нести ответственность за ошибки, а кого похвалят за достижение цели.

• Распределять обязанности. С продуманной оргструктурой сотрудники делают задачи по своему уровню и функционалу: финдиректор не будет заполнять 6-НДФЛ, а инженер продавать товары. Задачи не дублируются, исключается перегрузка или недогрузка.

• Формировать потребность в сотрудниках. Оргструктура показывает, какие задачи не закрыты, какие специалисты перегружены, каких компетенций не хватает сотрудникам — становится понятно, как оптимизировать штат.

• Устанавливать порядок коммуникации. Оргструктура дает представление о порядке подчиненности: кто и на каком уровне принимает решения, ставит задачи, как отделы и их руководители взаимодействуют между собой.

• Видеть перспективы карьерного роста. Сотрудникам будут видны возможности вертикального и горизонтального карьерного роста.

Каждое предприятие может разработать свою организационную структуру. Для небюджетных компаний никаких требований на уровне закона нет, они могут формировать ее самостоятельно, опираясь на свои цели. А вот для некоторых учреждений и госпредприятий оргструктура предусмотрена законодательством, например, для прокуратуры и пожарной охраны.

Типы организационных структур

Собственники создают организации с разными целями, видами деятельности, территориями ведения бизнеса, количеством сотрудников. Все эти факторы нужно учитывать при выборе подходящей организационной структуры. Есть шесть стандартных видов оргструктур, но никто не запрещает адаптировать их под себя и менять в процессе работы. Рассмотрим основные виды, их плюсы и минусы.

Линейная структура предприятия

Самая простая, но не самая оптимальная, структура. В ней есть один главный руководитель, обычно гендиректор, а в подчиненности у него находятся другие начальники, у каждого из которых есть свой небольшой коллектив рядовых сотрудников.

На схеме это выглядит так:

Чаще всего по такой структуре работают небольшие фирмы, у которых нет обособленных подразделений, а сфера деятельности — узкая. Например, кондитерские, агентства интернет-маркетинга, клининговые компании, локальные производители и пр.

Чаще всего в линейных компаниях бухгалтер один и занимается сразу всем: бухучетом, налогами, зарплатой, отчетностью, кадровым учетом, юридическими вопросами и пр.

Нередко такие компании привлекают аутсорсеров вместо штатных бухгалтеров. Аутсорсеры работают сразу с несколькими организациями и предпринимателями и сдают за них отчетность. С несколькими клиентами удобно работать в Контур.Экстерне: на одной странице видно все отчеты, которые надо сдать, в системе отражаются все поступившие из налоговой требования, в таблице можно в любой момент проверить сроки действия сертификатов и доверенностей, сверка с бюджетом выполняется по всем организациям в автоматическом режиме. Загрузить, проверить и отправить можно большое количество отчетов за один раз.

Функциональная структура предприятия

Тоже достаточно популярная и простая структура. В отличие от линейной, функциональная предполагает четкую специализацию каждого участка, и строится она по горизонтали, а не по вертикали. Тут тоже есть главный руководитель и директора, но они делятся по различным функциям: маркетингу, производству, финансам, логистике, бухгалтерии и т. д.

На схеме это выглядит так:

Этот вариант больше подходит компаниям, которые занимаются сразу несколькими видами деятельности или производят большое количество товаров, работ, услуг. Функциональная структура — для тех, кому крайне важна координация между отделами.

Линейно-функциональная структура предприятия

Объединяет в себе особенности линейной и функциональной структур. Тут также есть гендиректор, взаимодействующие между собой функциональные руководители и линейная подчиненность внутри каждого отдела. Предполагается, что функциональные руководители ставят задачи линейным, которые уже делегируют их исполнителям.

У каждого функционального руководителя в подчинении несколько линейных. Например, директор финансово-экономического отдела может руководить начальниками планово-экономического, кадрового отделов, бухгалтерии и т. д. При такой структуре исполнители получают задачи от линейных руководителей, которые в свою очередь получают их от функциональных. Выходит, что у линейного руководителя в зоне ответственности оперативные вопросы, а у функционального — стратегические и влияющие на работу всей компании.

Такую структуру выбирают компании, которым необходимы разносторонние процессы, а не только, к примеру, производство.

Бухгалтерия в такой структуре, как правило, подчиняется главному бухгалтеру, который получает задачи от директора финансово-экономического отдела, непосредственно подчиняющегося гендиректору.

Дивизиональная структура предприятия

Эта форма предполагает, что у предприятия есть гендиректор, который отвечает за планирование и стратегические решения. Внутри компании выделяют подразделения (дивизионы), за каждым из которых закрепляется свой руководитель, ответственный за оперативную деятельность.

Дивизионы могут быть выделены по следующим признакам:

• по видам выпускаемой продукции;

• по конечному потребителю;

• по местоположению.

Организационную структуру, при которой подразделения выделены по географическому признаку, также называют рыночной.

На схеме это выглядит так:

Все подразделения обладают самостоятельностью, ответственностью и своим набором задач, но все равно подчиняются единому центру управления. Такая структура подходит компаниям, у которых несколько направлений деятельности, много филиалов, покупатели четко разделены на группы.

Бухгалтеру предприятия с дивизиональной структурой нужно отчитываться за филиалы и подразделения, контролировать отчетность и платежи всего предприятия. С Контур.Экстерном это станет удобнее: можно выбрать удобную модель сдачи отчетности, заключить один договор на всё предприятие и отчитываться во все территориальные органы, интегрировать сервис по сдаче отчетности в 1С и не только.

Матричная структура предприятия

Матричная структура считается адаптивной, но и одной из самых сложных. Она представляет собой своеобразную смесь функциональной и дивизиональной оргструктур. Для матричной структуры характерно множественное подчинение, то есть члены каждой команды одновременно подчиняются и руководителю проекта, и своим начальникам (функциональным руководителям).

Схематично матричную структуру можно представить так:

Такая система подходит крупным компаниям, которым помимо базовой структуры управления требуются дополнительные руководители, ответственные за разработку продуктов или проектов. Она часто применяется в авиастроении, производстве электроники, отрасли высоких технологий.

Еще одна структура для работы в сфере инноваций, исследований и разработок — проектная. Тут у каждого проекта есть свой руководитель и своя группа сотрудников, состоящая из специалистов: маркетологов, дизайнеров, менеджеров, программистов, экономистов, инженеров — зависит от типа проекта. Как правило, проектные команды формируют временно и распускают, когда цели достигнуты.

Как выбрать подходящую организационную структуру предприятия

Чаще всего в оргструктурах современных компаний встречается две проблемы:

• слишком большое количество уровней управления — это негативно влияет на скорость принятия решений и их эффективность;

• некачественное распределение обязанностей и ответственности между подразделениями, руководителями и исполнителями — возникает двойная работа, сотрудники выполняют задачи вне рамок их компетенций, отделы перегружены или, наоборот, отдыхают большую часть дня.

Чтобывыбрать оптимальную оргструктуру, нужно понять, какие звенья системы лишние, и исключить их. Это не всегда просто сделать при запуске бизнеса, поэтому со временем оргструктура часто меняется, а вместе с ней пересматривается и штатное расписание.

Для оптимизации оргструктуры следует:

• четко и максимально близко к реальности определить обязанности каждого подразделения;

• посчитать, сколько сотрудников будет находиться в подчинении каждого руководителя, и определить их обязанности;

• продумать и прямое, и функциональное подчинение;

• исключить дублирующие функции: объединить лишние должности в одну позицию, перераспределить обязанности.

Пример. В подчинении у финансового директора находятся управления по направлениям, которые в свою очередь руководят отделами по направлениям: планово-экономический, бухгалтерия, организация труда и зарплата, внутренний аудит и пр. Ликвидация управлений позволит сократить путь информации из отделов к финдиректору и сэкономить на оплате труда и содержании персонала.

После пересмотра этой зоны отделы по направлениям будут находиться в прямом ведении финдиректора. Например, главный бухгалтер станет подчиняться финдиректору, а в его подчинении останется бухгалтерия, аналогично с начальником планово-экономического отдела, который будет руководить группами по производственному планированию, труду и зарплате и т. д.

Продуманная оргструктура позволяет снизить расходы на содержание персонала, повысить централизацию управления и концентрацию власти, ускорить процессы принятия и реализации решений, а также повысить адаптивность к внешней среде.

Организационная структура представлена в Приложении 1.

Структура управления имеет линейно-функциональный вид.

Руководство текущей деятельностью Филиала осуществляется Директором филиала, который непосредственно подчиняется Генеральному директору Общества. Директор филиала назначается и освобождается от должности Советом Директоров Общества по предоставлению генерального директора Общества. Директор филиала руководит всей деятельностью Филиала в соответствии с настоящим Положением, доверенностью и заключенным с ним трудовым договором.

Директору филиала подчинены все нижестоящие руководители. Создана единая вертикальная линия руководства и прямой путь активного воздействия на подчиненных. Преимущество такой структуры управления заключается в простоте, надежности и экономичности. Руководитель в данном случае должен охватывать все стороны деятельности предприятия.

Функциональные подразделения осуществляют всю техническую подготовку производства, подготавливают варианты решения вопросов, связанных с руководством процессами производства, освобождают линейных руководителей от планирования финансовых расчетов, материально-технического обеспечения производства и других вопросов.

Характеристика персонала

В настоящее время состав работников «Мегафон Северо-Запад» составляет 2196 человек. Большинство работников работают на предприятии 5 и более лет, являются специалистами своего дела и обеспечивают хорошее качество выпускаемой продукции.

Перечень работников «МегаФон Северо-Запад» представлен в таблице 1.

Таблица 1. Перечень работников «МегаФон Северо-Запад».

Должность	Количество рабочих мест
1	2
Директор Филиала	1
Первый зам. директора	1
Зам. Директора филиала. Финансовый директор	1
Отдел экономики	12
Отдел финансов	12
Отдел тарифообразования	9
Главный бухгалтер	1
Отдел бухгалтерского учета	14
Департамент налогового учета	10
Зам. Директора филиала. Коммерческий директор	1
Отдел прямых продаж	10
Отдел развития бизнеса	9
Директор по продажам	1
Отдел по работе с дилерами	15
Отдел офисных продаж	20
Отдел по работе с клиентами	26
Директор по развитию	1
Отдел по региональному развитию	12
Отдел по маркетингу	11
Директор по техническим вопросам	1
Отдел по развитию сети	14
Сервисный центр	18
Административный директор	1
Отдел документационного обеспечения	16
Директор по ИТ	1
Отдел развития ПО	10
Отдел поддержки ПО	9
Отдел эксплуатации КВС	12
Директор по управлению персоналом	1
Отдел по работе с персоналом	8
Отдел организационного развития и мотивации персонала	12
Центр обучения и развития персонала	14
Директор по правовым вопросам	1
Отдел по правовым вопросам	9
Директор по монтажу и обеспечению БС	1
Отдел эксплуатации коммуникационных систем	13
Отдел эксплуатации БС	15
Вологодское подразделение	240
Мурманское подразделение	235
Подразделение Ненецкого АО	198
Псковское подразделение	206
Калининградское подразделение	189
Архангельское подразделение	242
Подразделение Карелии	190
Новгородское подразделение	207
Курьеры:	50
Водитель:	15
Уборщица:	24
Итого:	2196

В компании «МегаФон Северо-Запад» применяются следующие методы управления персоналом: административные, экономические и социально-психологические.

административные — издание приказов, распоряжений; отбор и расстановка кадров; разработка должностных инструкций; установление административных санкций и поощрений;

экономические — технико-экономический анализ; планирование; ценообразование; налогообложение;

социально-психологические — социальный анализ в коллективе; создание творческой атмосферы в коллективе; участие работников в управлении; создание нормального психологического климата; развитие у работников инициативы.

Административные методы использует в своей работе директор филиала, а также начальники служб и отделов при отборе кадров.

Экономические методы используют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии.

Социально-психологическими методами пользуются все управляющие, а также сами работники компании.

Визуально управление в компании построено на демократическом стиле. Он подразумевает:

коллективное участие работников в принятии решений компании,

четкое взаимодействие между работниками,

ориентация на выработанную стратегию компании,

лучшие возможности для проявления личных способностей и творческого потенциала,

развитие ответственности и самоутверждения исполнителей,

обеспечение самоконтроля в ходе выполнения заданий.

Все эти принципы, так или иначе, соблюдаются в «МегаФон Северо-Запад».

Тем не менее, зачастую, директор филиала самостоятельно принимает важные для компании и ее работников решения, не собирая коллективные совещания, что не всегда хорошо сказывается на отношении работников к вышестоящему руководству и является основной причиной разногласий в фирме.

Компания использует единые принципы и подходы в работе с персоналом. Взаимоотношения Компании и работников строятся на принципе партнерства, подразумевающем, что у обеих сторон есть определенные обязательства по отношению друг к другу, и они предъявляют друг другу определенные требования.

В Компании взаимодействие всех сотрудников, вне зависимости от их должностного положения, строится на основе уважения прав и свобод человека, на признании равенства возможностей сотрудников. Категорически исключаются любые формы дискриминации по политическим убеждениям, а также по национальным, религиозным, возрастным, половым и физическим различиям.

Целью «МегаФон Северо-Запад» в области подбора персонала является создание команды профессионалов для достижения Компанией высоких бизнес-результатов. Основными критериями при отборе кандидатов на вакантные должности являются:

· высокий профессионализм;

· нацеленность на результат;

· инициативность;

· ответственность;

· стремление к развитию и самосовершенствованию;

· умение работать в команде;

· уважение к коллегам, клиентам, партнерам.