Руководство gmail на русском

Cправка — Gmail

Войти

Справка Google

• Справочный центр
• Сообщество
• Gmail
• Политика конфиденциальности
• Условия предоставления услуг
• Отправить отзыв

Тема отзыва

Информация в текущем разделе Справочного центра

Общие впечатления о Справочном центре Google

• Справочный центр
• Сообщество
• Раньше не работали с интегрированным сервисом Gmail?

Gmail

Организуйте сообщения в чат-группах. Узнайте, как использовать цепочки.

Чем мы можем вам помочь?

Была ли эта статья полезной?

Настройте внешний вид

Вместо того чтобы пялиться на бледное оформление по умолчанию, добавьте ярких красок, включив одну из тем. Для этого в меню настроек в правом верхнем углу выберите раздел Темы и включите любую понравившуюся или загрузите свою.

Кроме того, можно выбрать из трех вариантов размера интерфейса. Обычный режим оставляет много свободного пространства на экране, а Компактный подойдет для тех, кто привык открывать много окон одновременно.

Добавьте друзей и другие почтовые аккаунты

Если вы только начинаете пользоваться Gmail или создали второй Gmail-аккаунт и хотите добавить свои контакты и старую почту, то пройдите в раздел Настройки> Аккаунты и импорт. Вы можете импортировать свои данные и письма из Яндекса, Mail.ru, Hotmail и других. Для этого нужно будет проделать несколько несложных процедур. Но помните, что после этого навсегда отключится сигнал оповещения Gmail о получении письма.

Придайте Gmail сходство с Outlook

В разделе Настройки > Лаборатория поставьте флажок в пункте Область просмотра. Теперь письмо будет полностью отображаться справа (или внизу) от списка входящих писем, как в Outlook. Привычка — вторая натура, так что если вы полжизни проработали с корпоративной почтой в Outlook, а теперь решили перейти на Gmail, то эта функция поможет вам пережить расставание с привычным интерфейсом. Включив Область просмотра однажды, в следующий раз вы сможете найти эту кнопку в выпадающем окне меню настроек на главной странице.

Скриншот: Rusbase

Выберите важное

В Gmail есть функция интеллектуального отбора важных сообщений. В разделе Настойки > Папка «Входящие» отметьте пункт «Отслеживать мои действия в почте…». Теперь сервис будет сортировать ваши письма по важности. Затем можно выбрать пункт «Включить маркеры», пункт «Игнорировать фильтры», а вверху секции поменять Тип папки «Входящие» на «Сначала важные». Затем переходим в раздел Настройки > Общие, и в пункте «Уведомления на рабочем столе» выбираем «Включить уведомления о важных письмах».

Избавьтесь от цепочек писем

Все люди делятся на две большие группы: те, кто любит цепочки писем, и те, кто ненавидит их всеми фибрами души. Если вы относитесь ко второму типу людей, то данную функцию можно легко отключить. В разделе Настройки > Общие найдите и отключите пункт «Цепочки писем». В следующий раз, когда вы откроете последнее письмо в переписке с адресатом, вы увидите приятное глазу поле текста письма, а не список из всех писем. В папке Входящие тоже все письма будут отображаться отдельными кликабельными строчками.

Архивируй меня полностью…

В Gmail есть функция архивирования писем вместо их удаления. Предполагается, что в вашей почте будет достаточно свободного места для хранения множества больших писем без периодической чистки папки входящих. А поскольку места достаточно, можно не удалять прочитанные письма насовсем, а отправлять их на всякий случай в архив. Для этого, выбрав письмо, вверху списка писем нужно нажать на вторую кнопку слева (квадрат со стрелкой вниз). И если вам вдруг понадобится старое письмо, вы можете отыскать его, выбрав в меню слева раздел «Вся почта».

… но не забывай чистить

Каким бы щедрым на объемы бесплатного хранения не был Gmail, но на дворе 2016-й, а письма становятся все более и более объемными. Так что однажды вы столкнетесь с нехваткой места в хранилище, и тогда придется освободить архив от самых тяжелых сообщений. Для этого нажмите маленькую стрелочку в правом конце поисковой строчки. В выпавшем окне выберите и поставьте флажок в пункте «Есть прикрепленные файлы». В строчке Размер введите значение «10» и нажмите синюю кнопку поиска. Поиск выдаст вам все письма с вложениями больше 10 мегабайтов. Отметьте те письма, которые вам точно не пригодятся, и кликайте по значку «корзина» вверху списка писем. 

Ответь и забудь

После прочтения и отправки ответа на письмо разве нужно, чтобы оно еще оставалось в папке входящих? Попробуйте использовать функцию «Отправка и архивирование», чтобы письма сразу удалялись из входящих после ответа на них. Соответствующий пункт вы найдете в разделе Настройки > Общие. Отметив флажком соответствующий пункт, вы добавите кнопку «Отправить и архивировать» в окно ответа. Теперь каждый раз, когда вы отвечаете на письмо, вы можете выбрать: оставить письмо болтаться в папке входящие или отправить его сразу в архив. 

Организуйте почту при помощи ярлыков и фильтров 

Каждое письмо можно отметить ярлыком. Все новые ярлыки будут отображаться слева как отдельные папки. В режиме чтения письма нажмите кнопку Ярлыки (вторая справа кнопка вверху) и создайте новый ярлык или используйте существующий (можно подтащить ярлык из списка папок слева прямо на письмо и таким образом отметить сообщение). Нажмите кнопку Еще (крайняя справа вверху) и выберите пункт «Фильтровать похожие письма». Вам откроется целый мир возможностей для автоматизации почты, таких как автоматическое перенесение всех писем от мамы в папку «Семья». Чтобы ознакомиться со всеми функциями более подробно, обратитесь в раздел «Помощь».

Не хватает памяти — купите

Если уж вам совсем надоело трамбовать письма в ящике и постоянно беспокоиться о памяти хранилища, то можно раскошелиться на платное пространство. Прокрутите письма до самого низа. В левом нижнем углу под списком писем вы увидите статистику использования памяти и кнопку «Управление». Если вы приблизились к 100%, перейдите по этой ссылке и увидите варианты оплаты дополнительной памяти. Есть несколько тарифных планов, начиная от 140 рублей за месяц. Дополнительная память будет распространяться не только на почту, но и на другие сервисы вроде Google Drive и Google Photos, если вы их используете. 

Окиньте взором просторы почты

Если вы хотите обозревать как можно больше писем разом, измените максимальный размер страницы. Для этого перейдите в раздел Настройки > Общие и выберите третий пункт сверху. Вы можете задать одно из предлагаемых значений в пределах от 10 до 100 писем. 

Цвета важности

Отметить важное письмо звездочкой — значит обозначить его важность. Но важность тоже бывает разной. Чтобы выбрать для каждого важного письма особую отметку, перейдите в раздел Настройки > Общие и в подразделе Звезды выберите вариант Все. В следующий раз, когда вы будете отмечать письмо звездочкой, щелкните по звездочке еще раз и выберите один из нужных вам вариантов звезд разных цветов, а также восклицательные и вопросительные знаки и другие значки.

Сделайте из письма задание

Можно из своего почтового ящика сделать список важных дел. Для этого нажмите кнопку Еще над списком писем и выберите «Добавить в задачи». Письмо автоматически станет задачей в соответствующем сервисе Google. К задаче будет приложена ссылка на это письмо.

Следите за непрочитанными

В разделе Настройки > Лаборатория включите пункт «Значок непрочитанных сообщений». Если вкладка Gmail у вас открыта постоянно, как у любого нормального человека, то теперь, взглянув на значок вкладки, вы можете увидеть, сколько непрочитанных писем у вас есть. Это на тот случай, если вам понадобится слегка расстроиться в течение напряженного рабочего дня.

Отключитесь от сети

Если у вас стоит браузер Chrome, то можно попробовать применить режим офлайн-почты. Gmail будет доступен вам даже без подключения к интернету. Нет, без интернета вы не сможете отправлять или принимать письма. Но вы можете, например, просматривать входящие, сортировать письма или продолжать писать ответ, пока не вернетесь к цивилизации. Чтобы включить офлайн-режим, перейдите в раздел Настройки > Офлайн.

Отдайте почту на откуп

Если вы совсем выбились из сил, пытаясь навести порядок в своем почтовом ящике и успеть ответить на все письма, вы можете доверить эту работу кому-то из подчиненных. Для этого перейдите в раздел Настройки > Аккаунты и импорт. В подразделе «Предоставить доступ к своему аккаунту» вы можете добавить другого пользователя Google и таким образом дать ему доступ к вашей почте. Он не сможет изменить пароль и другие настройки, но сможет читать, архивировать и отвечать на ваши письма. Такие письма будут подписаны вашим именем и именем доверенного лица, которое будет указываться в скобках.

Заблокируйте навязчивых собеседников

Некоторые люди не понимают намеков. Для таких существует кнопка блокировки. Когда вы получаете письмо от отправителя, от которого больше ничего не хотите получать, откройте письмо и в правом верхнем углу нажмите стрелочку вниз. В выпадающем списке выберите «Заблокировать отправителя». Теперь все письма с этого адреса будут попадать прямиком в папку Спам.

Перечитайте старые письма

Если вам нужно быстро найти письмо, отправленное вам вашим другом годы тому назад, просто наведите курсор на имя отправителя в списке писем или в окне чтения. Появится окно визитной карточки контакта. Там есть кнопка «Переписка», щелкнув по которой, вы увидите все письма, которыми вы обменивались с этим адресатом.

Не туда!

У всех была такая ситуация, когда письмо вместо одного адресата по ошибке уходило к другому. Теперь можно оградить себя от такой неприятности, включив функцию отмены письма. Перейдите в раздел Настройки > Общие и отметьте пункт «Отменить отправку». Тут же можно выбрать время задержки отправления письма от 5 до 30 секунд. В следующий раз, когда вы будете отправлять письмо, вы увидите кнопку «Отменить отправку». 

Уйти по-английски

Надоели групповые беседы, в которые вас включили? Вы можете потихоньку покинуть их. Для этого выберите цепочку писем и в разделе Еще нажмите на кнопку Игнорировать. После этого все письма в этой цепочке будут обходить вас стороной, только если вы не единственный получатель письма. Если вам захотелось вернуться беседу, найдите соответствующую цепочку во входящих и отмените блокировку. 

Создавайте новые адреса Gmail легко

Допустим, вам не хочется заморачиваться с фильтрами или вы хотите для чего-то создать дополнительный Gmail-аккаунт. В таком случае можно создать виртуальный Gmail-адрес, просто добавляя +что-то между @ и Gmail.com. Так можно создать адрес Вы[email protected] для участия в аукционах или Вы[email protected] для аккаунтов на распродажах и т.д. Теперь все, что будет приходить на эти адреса, будет падать в вашу почту.

Отправляйте письма даже во сне

Пусть ваши клиенты и партнеры думают, что вы маньяк-трудоголик, который работает даже по ночам. Установите расширения Boomerang, с помощью которого можно запланировать отправку письма на будущее. Расширение действует в браузерах Chrome, Safari и Firefox. Бесплатная версия позволяет запланировать отправку до 10 писем в месяц. Это же расширение можно использовать как напоминание о письмах, с которыми вам нужно закончить работу позже.

Автоматизируйте ответы на одинаковые письма

Возможно, вам приходится просматривать и отвечать на десятки одинаковых писем каждый день. Чтобы не писать ответы каждый раз заново, используйте кнопку «Шаблоны ответов» в разделе Настройки > Лаборатория. В следующий раз, написав шаблонный ответ, отметьте его соответствующим образом, и вы сможете отправлять один и тот же ответ снова и снова. 

Скриншот: Rusbase

Не мучайте мышь

Дайте вашей мыши отдохнуть — используйте клавиши быстрого доступа. Часть из них активна по умолчанию. Если хотите узнать о них подробнее, загляните в раздел Настройки > Общие и включите пункт «Быстрые клавиши». Затем нажмите на клавишу «?» на клавиатуре. На экране выскочит таблица всех сочетаний быстрых клавиш для работы с почтой.

Перестаньте следить за другими почтовыми службами

В разделе Настройки > Аккаунты и импорт выберите пункт «Добавьте свой почтовый аккаунт POP3». После этого Gmail будет автоматически получать письма с других ваших аккаунтов. Используйте функцию «Отправить письмо как», чтобы отправить письмо с одного из ваших адресов. 

Источник.

---

Материалы по теме:

Советы по использованию Google-документов от сотрудника Google

Как посмотреть, что о вас знает Google

Как планировать встречи с помощью календарей Google и OS X

6 способов справиться с завалом электронной почты

10 трюков для работы с Facebook

3 способа повысить продуктивность с помощью Gmail

Почтовый ящик Gmail — верный помощник фрилансера. Гугл почта защищает от спама и вредоносных сообщений, позволяет общаться в удобном чате, совершать голосовые и видеозвонки и делиться файлами и задачами. При регистрации аккаунта вы автоматически получаете доступ ко многим сервисам гугла: диску, календарю, документам и др. Это позволяет организовать удобную коммуникацию с заказчиками и эффективно выстроить рабочий процесс.

В статье рассказываем, как создать и настроить почту Gmail.

Что даст регистрация почтового ящика Gmail

Gmail — почта от Google с надёжной защитой, понятным интерфейсом и встроенными инструментами для эффективного общения. Среди основных преимуществ сервиса:

• защита данных — все входящие и исходящие письма учетной записи шифруются, а содержимое не используется для персонализации рекламы;
• безопасность — блокирует 99,9% писем со спамом и вредоносным ПО. Если на почту придёт подозрительное письмо, Gmail предупредит о возможных рисках;
• конфиденциальность — конфиденциальный режим позволяет задавать срок доступа к письму, подключать доступ по коду из смс и запрещать пересылку, копирование и печать письма, а также скачивание файлов;
• умный ввод — позволяет набирать письма быстрее и тратить меньше времени на переписку;
• напоминания — помогает не забыть о важных письмах, требующих ответа;
• офлайн-доступ — можно читать и удалять письма, писать ответы и выполнять поиск без подключения к интернету.

При регистрации аккаунта в гугл почте вы получаете ряд бонусов.

Персонализированный адрес. Вы можете создать корпоративный адрес, который будет ассоциироваться с вами, запоминаться и положительно влиять на имидж. С него также можно запускать рассылки.

Доступ к гугл-диску. Вы получаете 15 Гб в сервисе для хранения, редактирования и синхронизации файлов бесплатно. В состав диска входят документы, таблицы и презентации — офисные приложения, которые помогают организовать совместную работу. Подробнее о работе с документами в гугле можете прочитать в этой статье.

Календарь. Вы можете планировать задачи и вносить корректировки — все изменения сохраняются на всех устройствах автоматически.

Google Hangouts. Звоните бесплатно через сервисы гугла — это удобно, если нужно что-то обсудить с заказчиком или провести интервью.

Google Translate. Переводите тексты на 30+ языков. Если вам неудобно вводить текст вручную, его можно надиктовать.

Интеграция между сервисами. Почта Google позволяет вам общаться с коллегами и заказчиками в Google Meet и Google Chat, отправлять приглашения в календаре и добавлять задачи в список. Если подключить дополнения Google Workspace, вы сможете разместить на боковой панели почты сторонние приложения.

Далее рассказываем, как зарегистрировать почтовый ящик Gmail, чтобы воспользоваться всеми бонусами и преимуществами.

Начало регистрации: как правильно выбрать имя пользователя

Прежде чем заводить почтовый ящик, определитесь, для каких целей будете его использовать. Если только в личных, можете придумать любой логин, который ещё не занят. Если же создаёте почту для связи с заказчиками и коллегами, лучше указывать настоящие данные — имя и фамилию или только фамилию на латинице. Если такой вариант уже используется, разделите имя и фамилию точкой, добавьте дату рождения или другую информацию, которая ассоциируется с вами.

Предположим, Иван Иванов 1990 года рождения занимается smm и хочет создать почту для общения с клиентами. Адрес ivanov.ivan.1900@gmail.com уже занят. Тогда он может ввести ivanov.ivan.smm@gmail.com — вариант свободен, можно регистрировать аккаунт

Если основной канал привлечения клиентов и заказчиков — социальные сети, можете использовать логин оттуда.

Как зарегистрировать почту Gmail: пошаговая инструкция

Регистрация в Gmail проста и не занимает много времени.

Шаг 1. Откройте стартовую страницу google.com и нажмите на кнопку «Почта» в правом верхнем углу браузера:

Шаг 2. Откроется окно «Создайте аккаунт»:

Следуйте инструкциям и введите имя и фамилию на кириллице — если планируете использовать почтовый ящик для работы, лучше указывать настоящие данные:

Придумайте имя пользователя — оно должно быть уникальным, содержать только буквы латинского алфавита, цифры, точки и подчёркивания. Будьте внимательны: тире и нижнее тире использовать нельзя:

Укажите пароль — он должен быть не короче восьми знаков, включать латинские буквы, цифры и специальные символы:

Нажмите кнопку «Далее»:

Шаг 3. Откроется окно «Добро пожаловать в Google»:

Заполните пустые строчки: номер телефона, резервный адрес электронной почты, дату рождения и пол:

Эти данные нужны, чтобы защитить ваш аккаунт и сделать сервисы гугла надёжнее.

Номер телефона. Это поле необязательно для заполнения, но рекомендуем не пропускать его. Если вы забудете пароль, номер телефона поможет быстро восстановить доступ к аккаунту.

Дата рождения. Некоторые сервисы имеют возрастные ограничения. По дате рождения гугл сумеет определить, касаются ли они вас, а также предложить персонализированные объявления с учётом вашего возраста.

Пол. Эти данные позволяют использовать корректное обращение и подбирать наиболее подходящий контент для вас. Если вы не укажете пол, гугл применять по отношению к вам нейтральные фразы.

Нажмите «Далее».

Шаг 4. Если вы указали номер телефона, гугл попросит подтвердить его:

Нажмите кнопку отправить «Отправить», если согласны получить подтверждение по смс. Введите код и сообщения и нажмите кнопку «Подтвердить»:

Шаг 5. Гугл предложит ознакомиться с правилами конфиденциальности и условиями использованиями:

Прочитайте их, и если согласны со всем, нажмите кнопку «Принимаю»:

Ваш аккаунт создан:

Теперь вы можете использовать почту в личных целях или для работы.

Как пользоваться почтой Gmail

Одно из ключевых преимуществ почтового ящика от Google — простой и интуитивно понятный интерфейс. Вам не придётся тратить много времени, чтобы разобраться, как и что работает.

Шаг 1. Чтобы начать пользоваться почтой, откройте стартовую страницу google.com и нажмите на кнопку «Почта» в правом верхнем углу браузера:

Шаг 2. Введите логин и пароль, нажмите кнопку «Войти». Вы попадёте на страницу, где будут отображаться входящие письма. Поскольку вы используете Gmail впервые, на странице будет только одно письмо — от команды гугла:

В письме содержится краткая информация о возможностях Gmail, а также ссылка на справочный центр, где собраны ответы на самые часто задаваемые вопросы.

Как переадресовать письма с других почтовых ящиков

При первом использовании почты над входящими письмами будет отображаться меню «Начало работы» — вы можете использовать его, чтобы настроить переадресацию писем с других почтовых ящиков.

Найдите кнопку «Импорт адресов и почты»:

Следуйте подсказкам сервиса и выполняйте необходимые шаги.

Шаг 1. Укажите адрес аккаунта, из которого хотите импортировать письма и нажмите «Продолжить»:

Сервис проверит, существует ли такой адрес, а затем предложит ввести пароль. Введите пароль и нажмите «Продолжить»:

Шаг 2. Настройте импорт — поставьте галочки напротив нужных пунктов и нажмите «Начать»:

Шаг 3. Процедура импорта занимает от нескольких минут до 48 часов. Пока процесс не будет завершён, импортируемые сообщения не будут отображаться в Gmail.

Необязательно держать браузер открытым, пока выполняется импорт — процедура продолжится в фоновом режиме. Нажмите «Ок», чтобы выйти из настроек:

Проверить состояние импорта вы сможете на вкладке «Настройки» — «Аккаунты и импорт»:

Как настроить оформление и подписи

В меню «Начало работы» вы также можете настроить оформление и подписи аккаунта. Оформление сделает пребывание в сервисе комфортным и уютным, а подписи ускоряет отправку писем, особенно если вы используете почту по работе или общаетесь с клиентами от лица разных компаний: например, как самозанятый на фрилансе и как сотрудник фирмы на фултайме.

Настраиваем оформление

Пошагово рассказываем, как настроить оформление в Gmail.

Шаг 1. Нажмите кнопку «Настройте внешний вид»:

Сбоку откроется панель быстрых настроек:

Шаг 2. Выберите раздел «Тема»:

Шаг 3. Откроется окно, которое позволяет выбрать оформление. Вы можете использовать один из стандартных вариантов гугла или загрузить собственное фото:

Определитесь с темой и нажмите «Сохранить»:

Вы увидите, как изменилось оформление:

Теперь ваша рабочая страница выглядит уютнее и интереснее.

Настраиваем подписи

Переходим к созданию шаблонной подписи.

Подпись — текст, который будет автоматически добавляться в конце исходящих сообщений. В нём вы можете указать свои контактные данные, любимую цитату или стандартную для официальных писем фразу «С уважением, Иванов Иван». Вот как создать подпись в Gmail — пошаговая инструкция:

Шаг 1. В разделе быстрых настроек нажмите кнопку «Все настройки»:

Шаг 2. Прокрутите страницу вниз, найдите строку «Подпись» и нажмите «Создать»:

Шаг 3. Придумайте и введите название подписи и нажмите «Создать»:

Шаг 4. Справа откроется встроенный текстовый редактор. Введите текст подписи, выберите вид и размер шрифта:

Шаг 5. Выберите, где будет отображаться подпись — в новых письмах или в ответах и при пересылке:

Шаг 6. Прокрутите страницу вниз и нажмите кнопку «Сохранить изменения»:

Важно: не забудьте выполнить шестой шаг, иначе изменения не сохранятся.

Как создавать папки и сортировать письма

Ежедневно на рабочую почту приходят десятки, а иногда сотни писем. По данным Mail.ru, количество сообщений, которое в среднем отправляет интернет-магазин за один заказ, достигает 10-12 штук.

Чтобы защитить своих пользователей от информационного перегруза, гугл сортирует письма на «Несортированные», «Промоакции, «Соцсети» и «Форумы». Такая сортировка задана по умолчанию, но вы можете задать собственные параметры, чтобы точно не пропустить важные письма.

Шаг 1. Откройте почту, в правом верхнем углу найдите ползунок настроек и нажмите на него:

Шаг 2. Откроется окно быстрых настроек — выберите пункт «Все настройки»:

Шаг 3. Перейдите во вкладку «Ярлыки»:

Шаг 4. Прокрутите страницу вниз и нажмите кнопку «Создать ярлык»:

Шаг 5. Откроется окно для «Новый ярлык». Придумайте название и нажмите кнопку «Создать»:

Ярлык будет отображаться в списке ярлыков и списке сообщений:

Письма от заказчиков находятся под черновиками

Шаг 6. Перейдите в папку «Входящие», откройте нужное письмо и нажмите на квадрат со стрелкой:

В отобразившемся меню выберите, куда переместить письмо:

Когда выполните все шаги получите такое уведомление:

Как установить Gmail на мобильные устройства

Вы можете использовать почтовый ящик гугл не только на компьютере, но и в мобильном приложении на телефоне или планшете. Процесс установки приложения зависит от того, какое устройство вы используете, — на базе iOS или Android.

Android. Откройте Play Market, введите в поисковой строке «Gmail» и найдите вот это приложение:

Нажмите кнопку «Установить».

После установки приложение готово к работе, нужно только авторизоваться в системе.

Как авторизоваться в системе:

1. Откройте приложение.
2. Нажмите на фото профиля в правом верхнем углу.
3. Нажмите кнопку «Добавить аккаунт».
4. Выберите тип добавляемого аккаунта.
5. Следуйте подсказкам на экране — введите логин и пароль.

iOS. Откройте App Store, введите в поисковой строке «Gmail» и найдите приложение:

Нажмите кнопку «Загрузить». Как только приложение загрузится, можете начать работу в нём.

Как авторизоваться в системе:

1. Откройте приложение.
2. Нажмите на фото профиля в правом верхнем углу.
3. Нажмите кнопку «Добавить аккаунт».
4. Выберите тип добавляемого аккаунта.
5. Следуйте подсказкам на экране — введите логин и пароль.

Необязательно создавать аккаунт в Gmail перед установкой, вы можете сделать это прямо в приложении — логика действий такая же, как в браузере.

Как обезопасить почтовый ящик от взлома

Хотя Gmail блокирует письма от мошенников, проверяет необычные входы и предупреждает о странных действиях, это не гарантирует стопроцентную защиту. Согласно информации с официальной страницы сервиса, уровень защищённости Gmail — 99,9%. Это много, но когда дело касается безопасности ваших личных данных, хочется предусмотреть все возможные риски и угрозы.

Есть четыре способа, которые помогают обезопасить почтовый ящик от взлома.

Способ 1. Подберите надёжный пароль. Надёжный пароль должен содержать заглавные и строчные буквы, минимум одну цифры и один символ. Гугл показывает степень надёжности пароля — учитывайте его подсказки. Когда придумываете пароль, старайтесь сделать так, чтобы он не перекликался с общедоступной информацией: именем, фамилией, датой рождения и др.

Способ 2. Используйте менеджер паролей. Есть программы, которые хранят все логины и пароли в одном месте. Они помогают защитить данные от злоумышленников. Для Windows это — Enpass, Dashlane, 1Password. Для MacOS не требуется установка сторонних менеджеров — связка ключей в самом компьютере.

Способ 3. Настройте двойную аутентификацию. Подключите подтверждение пароля с помощью дополнительного канала: смс-сообщения, кода в вайбере и др. В этом случае, даже если злоумышленник подберёт данные для входа, он не сможет получить доступ к аккаунту, потому что у него не будет кода.

Способ 4. Не «светите» пароль в общественных местах. Старайтесь не вводить пароль от личной почты на чужих устройствах: рабочем ноутбуке, университетском компьютере и др. Если всё-таки пришлось это сделать, проверяйте, чтобы пароль не сохранялся для повторного входа.

Способ 5. Меняйте пароли для разных аккаунтов. Обычно злоумышленники действуют по отработанному алгоритму: подбирают один пароль, а затем пробуют взломать с его помощью остальные аккаунты. Чтобы обезопасить себя, используйте разные пароли для всех аккаунтов. 

Теперь вы знаете, как создать и настроить почтовый ящик Gmail, а также дополнительно защитить его от взлома. С почтой от гугл вы сможете комфортно переписываться с друзьями и коллегами и воспользоваться прочими сервисами гугла: документами, календарём, таблицами, презентациями и др.

Научиться делать интересные и запоминающиеся презентации со стильным дизайном, поможет онлайн-курс от Skillbox «PowerPoint + Google-презентации». Пройдя его, вы сможете эффектно оформлять слайды, создавать таблицы, графики и диаграммы, применять анимацию

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

1. С чего начать

Смените фон

Вместо того чтобы лицезреть обычный белый фон Gmail, оживите свой почтовый ящик чем-нибудь ярким. Просто выберите в настройках в правом верхнем углу раздел «Темы», чтобы установить новый фон из предложенных вариантов, или загрузите собственное изображение.

Кроме того, можете поэкспериментировать с настройками интерфейса. В «Просторном» режиме у вас будет много свободного места, а «Компактный» хорош, когда на экране нужно уместить как можно больше сообщений.

Добавьте друзей (и сообщения)

Чтобы добавить в систему ваши контакты и старые сообщения (неважно, используете вы почту Gmail впервые или заводите дополнительный аккаунт), зайдите в «Настройки» → «Аккаунты и импорт» и выберите ссылку «Импортировать почту и контакты». Так вы сможете добавить свои данные из других почтовых ящиков.

Сделайте Gmail похожим на Outlook

В разделе «Настройки» → «Лаборатория» включите функцию «Область просмотра», чтобы видеть полный текст сообщений справа, как в Outlook. Привычка — вторая натура, так что, если вы всю жизнь работали с корпоративной почтой и только сейчас пытаетесь приноровиться к почте Gmail, функция «Область просмотра» облегчит ваш переход.

После включения вы увидите разные варианты отображения в выпадающем меню слева от настроек.

Сосредоточьтесь на самом главном

Gmail может самостоятельно определять, какие сообщения для вас важнее. Ловко, да? В разделе «Настройки» → «Папка „Входящие“» выберите «Отслеживать мои действия в почте…», чтобы Gmail анализировал ваши сообщения.

Также можете выбрать функцию «Включить маркеры» или «Игнорировать фильтры» (подробнее о фильтрах расскажем ниже) и изменить тип папки, чтобы важные сообщения отображались сверху. Затем в меню «Настройки» → «Общие» в разделе «Уведомления на рабочем столе» (если вы используете браузер Chrome, Firefox или Safari) можете выбрать функцию «Включить уведомления о важных письмах».

Избавьтесь от цепочек писем

Есть два типа людей: те, кому нравится функция «Цепочки писем», и те, кто ненавидит её с силой тысячи солнц. Если вы относитесь ко второй группе, зайдите в раздел «Настройки» → «Общие» и отключите «Цепочки писем».

2. Следите за порядком

Заархивируйте всё

Gmail даёт возможность архивировать сообщения вместо того, чтобы их удалять. Сделано это для того, чтобы вам не нужно было беспокоиться о наличии свободного места и постоянно чистить свой ящик. Если вы хотите заархивировать сообщение, откройте его и нажмите на вторую иконку слева (коробка со стрелкой, направленной вниз). Сообщение будет ждать вас во вкладке «Вся почта» на левой боковой панели.

Следите за своим архивом

Как бы много места для бесплатного хранения файлов Gmail ни предоставлял, на дворе 2016 год и люди шлют всё больше и больше прикреплённых файлов. Если вы достигли своего лимита по объёму памяти, пора избавиться от некоторых сообщений. Нажмите на стрелочку в графе поиска, отметьте пункт «Есть прикреплённые файлы», выберите размер 10 МБ и кликните на кнопку с лупой. Так вы увидите все сообщения, весящие больше 10 МБ. Отметьте галочкой письма, которые вам точно больше не понадобятся, и отправьте их в корзину.

Отвечайте и архивируйте

Зачем оставлять письмо в папке входящих, если вы на него уже ответили? Воспользуйтесь функцией «Отправить и архивировать», чтобы не засорять входящие сообщения, пока вы ждёте ответа на своё письмо. Зайдите в раздел «Настройки» → «Общие» и выберите «Показать кнопку „Отправить и архивировать“ в ответе». Теперь вы сможете отвечать обычным способом, накапливая сообщения в папке входящих, если вам так хочется, или же сразу архивировать лишние письма при ответе.

Используйте ярлыки и фильтры

К каждому сообщению можно добавить ярлык. Новые ярлыки будут появляться на левой боковой панели. Просто откройте письмо и нажмите на значок «Ярлыки» — он второй справа. Теперь создайте новый ярлык или выберите уже существующий (кстати, можете перетащить ярлык с боковой панели прямо в своё сообщение).

Нажмите на кнопку «Ещё» и выберите «Фильтровать похожие письма», а затем — «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». О фильтрах Gmail можно написать отдельную статью, так что за более подробной информацией обращайтесь в раздел «Настройка фильтров».

Купите дополнительное место для хранения файлов

Если же вам совсем надоело возиться с проблемой хранения файлов, можно потратиться на дополнительное место. Прокрутите страницу с сообщениями вниз, и в нижнем левом углу вы увидите, сколько места у вас осталось, а также ссылку «Управление».

Если у вас занято почти 100% доступного места, пройдите по ссылке. План на 100 ГБ стоит 139 рублей в месяц, и дополнительное место можно использовать не только для почты Gmail, но и в Google Drive и Google Photos, если вы ими пользуетесь.

3. Возьмитесь за дело всерьёз

Измените режим отображения писем на странице

Попробуйте увеличить число сообщений на странице до 100: так вы сможете одним взглядом окинуть весь массив своих писем. Зайдите в «Настройки» → «Общие» → «Максимальный размер страницы». Там же можно выбрать отображение по 10, 15, 20, 25 и 50 сообщений на странице.

Распределяйте всё по цветам

Пометить сообщение как важное можно очень быстро, но ведь разные сообщения могут иметь разную степень важности. Зайдите в раздел «Настройки» → «Общие» → «Звёзды» и выберите «Все звёзды». Теперь, если вы кликнете на звёздочку, помечая письмо, она будет менять цвет с каждым нажатием. Так вы сможете сортировать важные сообщения по их содержанию.

Превратите сообщения в списки дел

Скорее всего, вы и так считаете папку со входящими сообщениями одним огромным списком дел. Так почему бы тогда не превратить свои письма в задачи, которые можно вычёркивать? Кликните на кнопку «Ещё» в активной цепочке писем и выберите «Добавить в задачи». Теперь эта цепочка появится в Google Tasks вместе со ссылкой на оригинальное сообщение.

Следите за числом непрочитанных сообщений

В разделе «Настройки» → «Лаборатория» включите функцию «Значок непрочитанных сообщений». Если у вас, как у любого нормального человека, вкладка с почтой открыта весь день, вы всегда будете видеть, сколько непрочитанных сообщений у вас осталось. Это на тот случай, если вам не хватает стресса.

Работайте офлайн

Если вы пользуетесь браузером Google Chrome, у вас есть возможность работать в почте в офлайн-режиме. Конечно, вы не сможете отправлять и получать новые сообщения, но вот перемещать письма из папки в папку и создавать черновики можно. Чтобы включить эту функцию, зайдите в раздел «Настройки» → «Офлайн».

Передайте доступ к своему аккаунту секретарю

Если справиться с письмами всё равно не удаётся, можете передать весь этот ужас своему секретарю. Для этого зайдите в раздел «Настройки» → «Аккаунты и импорт», выберите «Предоставить доступ к своему аккаунту» и добавьте других пользователей Google. У них не будет права менять ваши настройки и пароль, но зато они смогут читать, архивировать сообщения и, конечно же, на них отвечать. Письмо будет подписано вашим именем и именем вашего секретаря в скобках, чтобы избежать путаницы.

4. Контролируйте человеческий фактор

Блокируйте адреса

Некоторые совсем не понимают намёков. К счастью, можно заблокировать любого человека (или сайт) всего парой кликов. Получив сообщение от того, кого вы хотели бы внести в чёрный список, нажмите на стрелочку в правом верхнем углу и выберите функцию «Заблокировать пользователя».

Теперь все сообщения с этого адреса будут попадать сразу в спам.

Найдите старые письма

Хотите быстро найти сразу все сообщения от друга? Просто наведите курсор на имя отправителя, хоть из папки со входящими, хоть из конкретного письма, и появится карточка контакта. Затем нажмите на ссылку «Переписка», чтобы просмотреть все сообщения от этого контакта.

Отменяйте неверно отправленные сообщения

Все мы когда-то случайно отправляли письма не на тот адрес. К счастью, в Gmail можно просто отменить отправку. Зайдите в раздел «Настройки» → «Общие» и включите функцию «Отменить отправку». Здесь также можно выбрать промежуток времени для отмены отправки: от 5 до 30 секунд. В следующий раз, когда будете отправлять сообщение, вы заметите сверху надпись «Отменить».

Пропускайте групповые сообщения

Вы легко можете выйти из цепочки групповых сообщений, нажав на кнопку «Ещё» и выбрав «Игнорировать». Теперь вы пропустите все сообщения кроме тех, где вы единственный получатель письма.

Если захотите вернуться к групповому сообщению, введите в поисковую строку запрос is:muted, так вы увидите все игнорируемые цепочки. Затем выберите «Не игнорировать» в меню «Ещё». Если, конечно, вам себя совсем не жалко.

5. Экономьте время

Создавайте новые аккаунты на ходу

Скажем, вы хотите очень тщательно фильтровать сообщения или, например, создать дополнительный аккаунт для сервисов, где уже используется ваш основной аккаунт Gmail. В таком случае можете создать виртуальный почтовый адрес, привязанный к основному адресу, просто добавив при вводе «+любое слово» перед символом @. Например, «ваш адрес[email protected]» для покупок онлайн.

Все ответные сообщения будут приходить на ваш основной адрес Gmail.

Отправляйте сообщения во сне

Заставьте клиентов и коллег думать, что вы маниакальный трудоголик, запрограммировав отправку сообщений ночью с помощью расширения Boomerang, доступного для браузеров Chrome, Safari и Firefox. С бесплатной версией вы сможете отправлять до 10 сообщений в месяц.

Кроме того, это расширение превратит ваши письма в напоминания, не отображая их в папке входящих сообщений до тех пор, пока вы не будете готовы на них ответить. Это идеально подойдёт для того, чтобы создать видимость пустой папки входящих в пятницу вечером.

Автоматически отвечайте на повторяющиеся запросы

Если назойливые клиенты заваливают вас однотипными запросами, вам вовсе не нужно раз за разом печатать один и тот же ответ. Просто включите функцию «Шаблоны ответов» в разделе «Настройки» → «Лаборатория». В следующий раз, печатая ответ, сохраните его как шаблон и смело отправляйте на все одинаковые запросы.

6. Кликайте меньше

Дайте мышке отдохнуть

Практически все действия в Gmail можно выполнять с помощью клавиатуры. Основные сочетания клавиш работают по умолчанию, но не забудьте зайти в раздел «Настройки» → «Общие» и включить функцию «Быстрые клавиши». Сохраните изменения, а затем нажмите на знак вопроса, чтобы посмотреть возможные сочетания клавиш.

Перестаньте проверять другие почтовые ящики

В разделе «Настройки» → «Аккаунты и импорт» нажмите на ссылку «Добавьте свой почтовый аккаунт POP3», и Gmail будет загружать вашу почту из других ящиков. Затем настройте отправку сообщений: вы сможете отвечать как со своего адреса Gmail, так и с остальных электронных адресов.