Руководство коллективом в коммуникации

Деловое общение с коллегами отличается от светского вне офиса. Не всегда нам интересно то, что говорит наш коллега. Бывает тяжело найти общий язык и подход в коммуникации с сотрудниками. Исходя из личного опыта («Академия деловых коммуникаций и речевой харизмы») исследований корпоративных коммуникаций и их влияния на бизнес-процессы компании, мы сформировали базовую подборку, помогающую вам коммуницировать с коллегами и стать блестящим коммуникатором.

Подборку составил Денис Решетов (https://denisreshetov.ru), эксперт-практик в области корпоративных коммуникаций, автор бестселлера «Настрой на общение». Приступаем!

1. Базируйтесь на факты, а не мнения о факте.

Обсуждая важные моменты или желая начать спор по поводу какого-то события, задайте себе вопрос — вы сами это видели/слышали, вам это сказали или вы так думаете? Если информация лежит в плоскости «сам видел/слышал» — то это факт. Базируйтесь при общении именно на них. Факт и мнение о факте — это не теория, а практическая аксиома, которая помогает людям отличать то, что действительно произошло, что действительно является правдой, от того, что человек только принимает за правду в своей туннельной реальности.

2. Этикет в переписке

Если вы общаетесь по работе в мессенджеры, всегда спрашивайте разрешения записать аудио или позвонить по телефону, перед тем как сделать это. Простой вопрос покажет, что вы заботитесь о комфорте и времени собеседника, что автоматически даст вам бонус в общении.

3. Выключайте телефон перед тем, как подойти к человеку и обсудить что-то с ним.

Обычно, если этого не сделать, то может раздастся звонок и вам возможно придется сразу закончить разговор. Хотя изначально сами подошли и сами завели разговор. Ощущения после такой коммуникации, мягко скажем, не очень. Не делайте так.

4. Задав вопрос человеку не давайте вариантов ответа, не поясняйте свой вопрос после того, как его задали.

Если хотите пояснить что-то, сделайте это перед вопросом. А вот после вопросительного предложения, просто замолчите и слушайте.

5. Не комментируйте ответ коллеги на ваш вопрос.

Скажите «спасибо» — это лучшее, что вы можете сделать. Ну или задайте следующий вопрос. Обычно мы комментируем ответ и в этом комментарии обесцениваем ответ, который сами и попросили дать. Если вы задали вопрос и вам ответили, то от вас ждут благодарности, а не комментариев и каких-то формулировок.

6. Реагируйте на непрошеные советы одним словом.

И вновь это волшебное слово «спасибо». Знаем, как выводят из себя такие советчики. Обезоружить их и закончить разговор можно словом «спасибо».

7. Правило двух секунд.

После того, как собеседник закончил свою часть диалога, посчитайте до двух про себя и только потом начинайте говорить. Пусть думает, что вы обдумываете, что ответить, что вы перевариваете информацию, полученную от него. А еще вы будете тем, кто его не перебивает. Плюсов вагон. Всего 2 секунды.

8. Только не смейтесь.

Хороший способ для делового знакомства – анекдот. Коллекционируйте их. Спрашивайте у других при знакомстве и рассказывайте свой любимый. Так позитивно разговор у вас двоих давно не начинался. Крутая штука.

9. Задавайте вопросы

Главный навык, который вам позволит узнать больше о реальном мнение собеседника на ситуацию, это умение задавать вопросы. Задавайте открывающие вопросы. Вопросы, на которые нет односложного ответа «да или нет». Это важно.

10. Говорите о выгоде

Детально опишите человека, что он получает от сотрудничества с вами, а не то, как вы это будете делать. Всем все равно, как делался матрас и кем, главное, что на нем удобно и полезно спать.

11. Сохраняйте зрительный контакт во время разговора.

Да, вы об этом знаете, скорее всего. Но наши исследования показывают, что это делает менее 30% людей.

12. Помните о личном пространстве человека.

Если вы вытяните руку вперед, то именно на такой дистанции лучше беседовать с собеседником.

13. Практикуйте навык активного слушания.

Так м называем слушание без перекладывания на свой личный опыт. Зачастую, мы уже знаем, что человек хочет сказать дальше еще в начале разговора. Мы даже знаем, что мы ему хотим ответить. Прошу вас дослушайте человека до конца. И постарайтесь не перекладывать на свой опыт его слова. Нам важно услышать собеседника, а не послушать.

14. Используйте форму передачи обратной связи «Я-сообщение».

Это просто и эффективно. Начните с ситуации — укажите действие, на которое направлена обратная связь. Затем скажите о своих ощущениях и эмоциях. О своих, а не собеседника. В финале расскажите о своих желаниях на будущее, касаемо подобной ситуации.

15. Контролируйте взгляд

Смотрите человеку в левый глаз, если хотите получить «кредит доверия» или на подбородок, если хотите получить в левый глаз.

16. Ставьте точку только в конце предложения, а не после каждого слова.

Избегайте ненужных пауз. Пусть ваши предложения и составленные из них статьи, заметки, посты — будут читабельными и комфортными для произнесения на слух.

Вот и мы ставим точку в подборке «16 лайфхаков для эффективной коммуникации с коллегами… и не только». Все приемы и рекомендации вы легко протестируете уже сегодня.

Выберите понравившиеся вам и опробуйте на практике! Результат не заставит себя ждать. Читайте наши подборки и статьи далее, и скоро вы станете блестящим коммуникатором.

Если хотите больше смотреть и слушать, подписывайтесь на YouTube канал

👇🏻👇🏻👇🏻

А если вы хотите произвести на себя нужное впечатление во время общения или публичного выступления, повысить средний чек покупки за счет коммуникационных продаж и даже получать новых клиентов и партнеров через публичные выступления, то приглашаю вас на личные консультации через форму записи на сайте https://denisreshetov. ru/

До связи!

Секрет успеха в бизнесе — это не только квалификация и опыт, но и умение эффективно коммуницировать. Иногда кажется, что у некоторых людей этот навык приходит сам по себе, но на самом деле это результат упорной работы и использования правильных техник. В мире, где связь и общение играют огромную роль, умение говорить, слушать и понимать других является ключом к успеху. Чтобы стать лучшим коммуникатором на работе, необходимо изучать не только общие правила коммуникации, но и особенности своих коллег, управлять своими эмоциями и использовать полезные инструменты. Давайте разберемся, какие техники помогут вам улучшить свои коммуникативные навыки и добиться успеха в любой области деятельности.

Важность эффективной коммуникации на работе для достижения успеха в коллективе

Успех любой организации зависит от командной работы и совместных усилий, но без эффективной коммуникации это невозможно. Взаимопонимание и ясность в общении с коллегами и подчиненными – это фундаментальный элемент успешного сотрудничества.

Чтобы достигнуть успеха в коллективе, необходимо уметь говорить и слушать. Кроме того, необходимо понимать, что каждый человек уникален и имеет свой стиль общения. Необходимо адаптироваться к этому стилю и подходить к общению с уважением и пониманием.

Эффективная коммуникация также помогает в решении конфликтов, ускорении процессов принятия решений и улучшении общей продуктивности коллектива.

Следовательно, важность эффективной коммуникации на работе не может быть недооценена. Она является не только ключом к успеху, но и способом повышения мотивации сотрудников и укрепления доверия в коллективе.

Как правильно слушать собеседника и уловить его идеи и потребности

Хорошее слушание — это один из важнейших элементов эффективной коммуникации. К сожалению, многие люди считают, что слушание — это просто процесс прослушивания слов, произносимых собеседником. Однако, чтобы слушать правильно, нужно сделать гораздо больше, чем просто сидеть и присутствовать на разговоре.

Вот несколько советов, как правильно слушать собеседника и уловить его идеи и потребности:

1. Будьте внимательны и сосредоточены. Не отвлекайтесь на другие мысли и не думайте о том, что вы будете говорить дальше. Сосредоточьтесь на том, что говорит собеседник.
2. Подтверждайте свое понимание. Подтверждайте свое понимание того, что говорит собеседник, задавая вопросы и повторяя то, что он сказал. Это поможет вам убедиться, что вы правильно поняли его мысли.
3. Не перебивайте собеседника. Дайте собеседнику закончить свою мысль. Не перебивайте его и не говорите, пока он не закончит говорить.
4. Обратите внимание на невербальные сигналы. Наблюдайте за невербальными сигналами собеседника, такими как жесты, мимика и тон голоса. Это поможет вам лучше понять, что он чувствует и думает.

В целом, правильное слушание — это не только ключ к эффективной коммуникации, но и ключ к успеху в деловых отношениях и личной жизни.

Как выражать свои мысли и идеи так, чтобы другие люди могли понять их лучше

Как выражать свои мысли и идеи так, чтобы другие люди могли понять их лучше? Это вопрос, который волнует многих людей, особенно если вы работаете в команде или должны представить свою идею перед аудиторией. Хорошая коммуникация является ключом к успеху, и правильное выражение своих мыслей и идей — это неотъемлемая часть этого процесса.

Что делать, чтобы выразить свои мысли и идеи более ясно и понятно? Вот несколько советов, которые могут помочь:

• Определите свою цель: заранее подумайте, что вы хотите сказать и какую реакцию вы хотите вызвать у своей аудитории.
• Используйте простые слова: избегайте использования сложных терминов и технических терминов, которые могут запутать вашего слушателя.
• Используйте примеры и истории: это поможет вашему слушателю лучше понять вашу мысль и сделает ваше сообщение более запоминающимся.
• Слушайте и задавайте вопросы: выясните, что ваш собеседник думает и понимает, и на основе этого скорректируйте свой подход.

С помощью этих советов вы сможете выражать свои мысли и идеи более ясно и понятно, что поможет вам достичь большего успеха в коммуникации с другими людьми.

Почему важно понимать культурные и индивидуальные особенности своих коллег и как это помогает в коммуникации

Культурные и индивидуальные особенности играют ключевую роль в нашей коммуникации. Понимание того, как работают эти факторы, может помочь улучшить нашу способность общаться и сотрудничать с коллегами из разных культур и с разными личностными характеристиками. Вот несколько причин, почему это важно:

1. Понимание культурных различий может помочь предотвратить недоразумения и конфликты, которые могут возникнуть из-за разных обычаев, традиций и норм поведения.
2. Учитывание индивидуальных особенностей позволяет лучше понять потребности и предпочтения наших коллег, что может помочь нам эффективнее сотрудничать с ними.
3. Знание культурных и индивидуальных особенностей также может помочь укрепить отношения с коллегами, показав, что мы заинтересованы в их культуре и уважаем их личность.
4. Наконец, умение учитывать эти факторы может помочь нам стать более гибкими и адаптивными в нашей коммуникации, что может быть особенно полезно в работе в международной среде или в команде с разными личностными характеристиками.

Как преодолеть конфликты и решить проблемы в коммуникации на работе

Конфликты на работе — это неизбежность. Они могут возникать из-за различных причин: недопонимания, различных взглядов на работу, личных разногласий и так далее. Но как преодолеть эти проблемы и сохранить профессиональные отношения?

1. Не затягивайте проблему. Обсуждайте проблему с коллегой как можно скорее, чтобы избежать накопления негативных эмоций.
2. Слушайте и понимайте точку зрения коллеги. Попытайтесь поставить себя на место другого человека и понять, откуда идет его точка зрения.
3. Выражайте свои мысли четко и ясно, но без агрессии. Используйте «Я-сообщения», чтобы не задеть своего коллегу.
4. Ищите компромиссы. Попытайтесь найти общее решение проблемы, которое будет удовлетворять обе стороны.
5. Если конфликт невозможно разрешить между двумя коллегами, обратитесь к руководству или HR-специалистам.

Преодоление конфликтов требует терпения, понимания и открытости. Решение проблемы в коммуникации может привести к более продуктивному и гармоничному рабочему процессу.

Полезные инструменты и техники, которые помогут вам стать лучшим коммуникатором на работе

Хорошая коммуникация является ключевым элементом успешной работы в коллективе, и некоторые инструменты и техники могут помочь улучшить этот процесс.

Активное слушание

Один из самых важных навыков коммуникации — это активное слушание. Это означает, что вы не просто слушаете, но и понимаете смысл того, что говорит ваш коллега. Чтобы улучшить свои навыки активного слушания, следует:

• задавать вопросы и уточнять информацию;
• показывать, что вы слушаете, например, кивая головой или давая убежденные ответы;
• повторять и перефразировать сказанное, чтобы убедиться, что вы правильно понимаете.

Наблюдение за языком тела

Язык тела может сказать много о том, что человек думает или чувствует. Наблюдение за языком тела коллеги может помочь вам лучше понять их настроение и настроиться на него. Некоторые признаки нервозности или неуверенности могут быть следующими:

• касание губ или лица;
• частое поправление одежды;
• частые вздохи.

Использование «Я-сообщений»

Когда возникают конфликты на работе, важно говорить о своих чувствах и опасениях. Использование «Я-сообщений» — это способ говорить о себе и своих переживаниях, не обвиняя других. Примеры «Я-сообщений» могут быть такими:

• «Я чувствую себя обиженным, когда ты говоришь со мной в таком тоне»
• «Мне кажется, что я не понимаю твои мотивы»

Использование этих инструментов и техник поможет вам улучшить коммуникацию на работе и преодолеть конфликты, когда они возникают.

Коммуникация – это ключевой элемент успеха на работе. Умение эффективно общаться с коллегами и руководством может значительно повысить производительность и качество работы, а также улучшить отношения в коллективе. Кроме того, коммуникация является важным навыком в любой сфере жизни, не только на работе. Но как стать лучшим коммуникатором и достичь эффективной коммуникации? Ответ прост: практика, знание техник и инструментов, и желание улучшать свои навыки. Начните с осознания своих слабых сторон и регулярно тренируйтесь, используя полезные инструменты и техники, о которых мы говорили ранее. И помните, что каждый успех в коммуникации – это шаг к успеху в жизни в целом.

Разместить резюме
Добавить вакансию

Многие собственники бизнеса испытывают сложности с выстраиванием коммуникации внутри команды. Руководителю нужно давать прямую обратную связь и четкие указания, правильно делегировать задачи, хвалить коллег за хорошие идеи и грамотно критиковать, не убивая мотивацию. Все это может даваться непросто.

Чтобы не создать в компании хаос своими же руками, важно понять, как можно решить проблему с неэффективной коммуникацией сотрудников, повысить их заинтересованность в работе и продуктивность.

В этой статье мы разберем основные коммуникативные принципы, правила построения структуры сообщения в рабочих чатах, способы оценки эффективности взаимодействия в команде и инструменты, которые помогут упростить процесс на каждом этапе.

Основные правила коммуникации

Мы выделили несколько правил, которых стоит придерживаться, если вы хотите улучшить коммуникацию внутри вашей команды:

1. Простота и лаконичность. Если вы хотите максимально точно и эффективно донести свою мысль, используйте простые слова и короткие предложения. Старайтесь, чтобы в тексте было больше конкретики и минимум «воды». Если писать длинные замысловатые фразы, суть ускользает. Это только усложняет задачу для коллег, важные детали теряются, как и драгоценное время.
2. Сразу переходите к сути. Много вводных слов, вступлений и прочих условностей только засоряют эфир. Лучше поздороваться и сразу перейти к делу. Например, можно коротко описать сложившуюся ситуацию, объяснить, что нужно сделать, задать вопросы.
3. В одном сообщении — только одна задача. Известный психиатр Тео Компернолле уверен, что многозадачность утомляет. Если мгновенно переключаться между разными делами, наши мыслительные способности истощаются. Из-за этого сотрудники испытывают сильный стресс, теряют продуктивность и креативность. Поэтому возьмите за правило по разным проектам писать отдельные сообщения и создавать отдельные задачи. Складывать все в один текст не нужно — так вы перегружаете письмо смыслами. Также не рекомендуется разбивать задачу на несколько сообщений, так как после каждой порции информации формируется определенная картинка в голове и возникают уточняющие вопросы. Лучше в одном сообщении емко изложить все важные вводные.
4. Не критикуйте коллегу, а оценивайте работу. Иногда приходится указывать на ошибки других. Но здесь нужно действовать осторожно, чтобы не перейти на личности. В текстовом сообщении любая запятая может быть носителем эмоций и не так передать посыл. Выбирайте формулировки, которые не лишают мотивации и помогают улучшиться.
5. Иногда лучше воздержаться от переписки и дать себе время. В коллективе могут возникнуть неприятные ситуации, но решать их нужно не на эмоциях. Когда все на пределе, даже конструктивное сообщение может быть прочитано с искаженной интонацией и воспринято неправильно. В напряженной ситуации попробуйте перечитать свой текст и убедитесь, что вы корректны в формулировках. Иногда лучше воздержаться от переписки, пока эмоции не улягутся.
6. Давайте обратную связь. Бывает, что кто-то из коллег не понял задачу, в чем-то не смог разобраться. Здесь важно проявить терпение и понимание.
7. Просить совета у коллег, а не спрашивать мнение. Взгляд может замылиться, поэтому разумно просить коллег взглянуть на проект со стороны, чтобы не упустить важную деталь. Но лучше не просить людей поделиться мнением, так как это побуждает дать оценку, а не предложить новые идеи. Намного эффективнее просить совета. Тогда человек будет ориентирован на поиск новых решений и сможет поделиться своими навыками.
8. Не перебивайте. Не так важно, в каком формате происходит общение — в переписке, онлайн в видеорежиме или офлайн. Важно уважать себя и остальных участников встречи. Не перебивайте, а дослушивайте коллег до конца. Также избавляйтесь от привычки заканчивать мысль за других.
9. Не спешите с ответом. Даже, если ваш оппонент ждет реакции на его сообщение, дайте себе время подумать, чтобы ответить рационально без лишних эмоций. Особенно этот совет актуален, когда обсуждаются провокационные вопросы.
10. Следите за тоном голоса и жестами. В сообщении интонацию можно додумать, при личном общении ничего не скрыть. Важно не только правильно подбирать слова, но и следить за манерой речи. Язвительность или пренебрежительный тон голоса точно не улучшит коммуникацию в команде. Даже такой простой жест, как скрещенные на груди руки и потупленный в пол взгляд, могут говорить вашему оппоненту, что вы не уверены в себе или не согласны с собеседником.
11. Используйте разные местоимения. Во время обсуждения задачи с коллегами можно говорить исключительно о себе, о проблеме или о вопросе и о собеседниках. Если вы хотите показать свою заинтересованность и повысить вовлеченность коллег, используйте местоимения «мы» и «вы».
12. Давайте короткую обратную связь в ходе разговора. Если хотите избежать недоразумений, после того, как ваш оппонент высказался, коротко повторите его ключевую мысль своими словами. Так вы убедитесь, что говорите об одном и том же.
13. Активное слушание. Формирование навыка коммуникации стоит начать с работы над тем, как вы слушаете. Навыки активного слушания здорово помогают продемонстрировать свою вовлеченность в беседу. Перебивать не нужно, а вот дать понять, что вы здесь и вовлечены в процесс — обязательно.

Мы рассмотрели базовые правила уважительного и эффективного обмена мыслями внутри команды. Но остается вопрос, какой канал коммуникации использовать, чтобы всем было комфортно и не страдала эффективность обработки задач. Этот вопрос обсудим дальше.

Как выбрать правильный канал коммуникации

Если вы ошиблись с выбором канала коммуникации, в лучшем случае вас не смогут понять и придется все объяснять заново. В худшем — сотрудник сделает так, как понял, в результате придется все переделывать в ущерб качеству или срокам проекта. Также можно попасть в нелепую ситуацию — вы отправили на почту письмо, а коллега его так и не прочитал, так как письмо попало в спам. Опять же, проблема — в неверно выбранном канале. Другая ситуация — вы подробно описали задачу в сообщении, но оно затерялось среди других сообщений в рабочем чате. По мнению многих управленцев, мессенджеры — не лучший способ для постановки задач. Нужны специальные инструменты, где можно поставить задачу, четко сформулировать дедлайны и требования. Об одном из таких инструментов мы расскажем в завершении этой статьи.

В целом, каждый руководитель компании должен подумать, какие каналы коммуникации подойдут для постановки задач, обсуждения стратегий, обмена информацией.

Вот, несколько рекомендаций от опытных управленцев:

• личные встречи хорошо использовать для построения стратегии, мозгового штурма и обсуждения проблем;
• если нужно обсудить что-то чуть дольше по времени, эффективнее созвониться, чем долго обмениваться сообщениями;
• если вы отправляете информацию, которую нужно сохранить, используйте единое информационное пространство в вашей компании, например, облако;
• если речь идет о конфиденциальных вопросах, не используйте электронную переписку;
•  не нужно отправлять сообщение с одинаковой информацией разными способами (на почту, в мессенджер);
• если для обсуждения нужно больше часа, лучше организовать встречу.

Эффективная коммуникация нужна для продуктивной работы всей команды. Наряду с личными встречами очень часто используются текстовые сообщения — это хороший формат, если нужно уточнить быстро какой-то вопрос или поставить небольшую задачу, но важно использовать правильную структуру обращения. Об этом поговорим дальше.

Структура сообщения для постановки задачи

При написании сообщения с задачей для исполнителя важно уделить время структуре. Мы предлагаем использовать модель SMART, что поможет сделать любую задачу конкретной, достижимой, уместной, измеримой и со строгим дедлайном.

Пример структуры:

• S — Specific — конкретность. Четко обозначаем для исполнителя, чего нужно достичь по факту исполнения этой задачи.
• M — Measurable — измеримость. Конкретно показываем, как будет измеряться результат. Для количественного показателя обязательно указываем единицу измерения, для качественного — эталон отношения.
• A — Attainable — достижимость. Указываем, за счет каких шагов можно достичь целей.
• R — Relevant — уместность. Поясняем, что вышеперечисленные шаги действительно помогут добиться намеченной цели.
• T — Time-bound — ограниченность во времени. Ставим четкий срок выполнения задачи.

На первый взгляд может показаться, что придерживаться такой структуры сложно и это только занимает время. Но многие опытные руководители проектов подтверждают, что, если держать в уме такую структуру и стараться расписать все блоки, то сообщение получается четким и понятным. Это особенно важно, когда вы работаете над проектом вместе с новичками.

Оценка эффективности коммуникаций в команде

Для оценки эффективности коммуникации внутри компании можно провести тестирование, организовать проверку, собрать обратную связь от руководителей отделов, но все это будет субъективная оценка. Ситуация осложняется тем, что оценивать нужно не просто коммуникативный уровень конкретного сотрудника, а целой команды. Проследить за всеми крайне сложно, да и применять ко всем одинаковые критерии эффективности не получится.

Как вариант, можно использовать симуляции. Это короткие адаптивные игры, разработанные специально под конкретную команду бизнес-тренером компании с учетом ключевых задач, возможностей и проблем конкретного бизнеса. Также можно использовать стандартизированные симуляции, которые позволяют моделировать типовые бизнес-процессы.

Бизнес-симуляция — это современная технология оценки, основанная на моделировании реальных бизнес-процессов компании. При симуляции создаются условия работы, максимально приближенные к реальным, перед сотрудниками ставятся задачи, решая которые, они могут показать свой опыт и раскрыть потенциал. Проводить симуляцию можно в компьютерном формате с использованием специального ПО или же в настольном интерактивном формате, где участники активно взаимодействуют друг с другом.

Такой способ оценки эффективности коммуникации внутри команды позволяет каждому из участников примерить на себя любую деловую роль, решить ряд сложных задач, достигнув определенных показателей. Достигается высокая вовлеченность участников, которые погружаются в игровую среду и стремятся достичь общей цели. Это помогает проявить всем участникам лидерские, коммуникативные навыки и организаторские способности, а руководителю — оценить уровень коммуникации внутри вашей команды.

Выстраивай коммуникации вместе с «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Улучшить обмен мыслями внутри вашей команды поможет использование специальных инструментов, например, КСК.Service&Teamwork. Это разработка компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ», облачное решение для автоматизации бизнес-процессов, создания единого пространства для общения, работы над задачами и проектами.

КСК.Service&Teamwork состоит из четырех модулей, функционал которых нужен каждому бизнесу, где коммуникация важна для достижения целей.

Особенности модулей:

• Корпоративный портал — единое информационное пространство для общения членов команды. Здесь можно обмениваться идеями по проекту, новостями, файлами. Удобно, что на портале можно вести большую базу знаний. Также на портале каждый сотрудник может изучить структуру компании, найти нужную информацию о коллегах. Для быстрого взаимодействия и обмена сообщениями предусмотрен чат.
• Аналитика — удобный модуль для ведения отчетности и контроля выполнения задач. Руководитель может отслеживать работ специалистов, например, как им удается укладываться в сроки. Чтобы собирать обратную связь от коллег, можно использовать опросники, наглядные дашборды.
• Teamwork — модуль с функционалом для управления задачами и общения сотрудников по каждому из проектов. Есть все необходимое для делегирования задач и выполнения, контроля и аналитики.
• Service — модуль для предоставления услуг внутри компании. Есть все необходимое для автоматизации сервисов и услуг любого подразделения.

Используя новую разработку КСК.Service&Teamwork, вы сможете вывести коммуникацию внутри команды на новый уровень. Все сотрудники смогут быстро находить нужные задачи, расставлять их в порядке приоритетности, легко обмениваться файлами и иметь доступ до обсуждений по проекту.

Мы разработали несколько пакетов для старта. Запросите бесплатную консультацию у менеджера «КСК ТЕХНОЛОГИИ» и мы подберем продукт, который будет соответствовать вашим запросам и поможет повысить эффективность коммуникации внутри компании.

В современных условиях мы почти постоянно общаемся с коллегами. Мы, не задумываясь, говорим привет, можем мысленно выпить кофе с удалённым собеседником или отправить коллегам картинку с кошкой в пижаме — и это нормально. Но хотя мы и общаемся друг с другом на работе, такое общение отличается от рабочего взаимодействия.

Рабочее взаимодействие подразумевает общение на работе только касательно самой работы. Знание правил эффективного рабочего взаимодействия поможет вам снизить вероятность недопонимания, повысить удовлетворённость коллектива, укрепить доверие и основу для совместной работы. Коллективы, умеющие эффективно взаимодействовать, лучше справляются с возникающими трудностями. Но формирование конструктивного взаимодействия требует времени и сил — вот тут-то мы и приходим на помощь с нашими 12 способами вывести навыки рабочего взаимодействия на новый уровень.

Что подразумевается под рабочим взаимодействием?

Рабочее взаимодействие — это взаимодействие на работе касательно самой этой работы. Сюда относится обмен информацией о персональных поручениях, публикация актуальных данных в обновлениях статуса проектов, а также обратная связь с руководителями и сотрудниками. Знание того, как обеспечить рабочее взаимодействие, является ключом к эффективной совместной работе. Ведь отсутствие чёткого взаимодействия чревато недопониманием, ошибками и даже оскорблением чьих-то чувств.

Рабочее взаимодействие может осуществляться лично, путём переписки, по видеосвязи или в рамках совещаний. Кроме того, такое взаимодействие может происходить в реальном времени или с некоторой задержкой, например, когда вы общаетесь по работе с помощью электронной почты, системы видеосообщений или через платформу типа инструмента управления проектами. Вот несколько примеров рабочего взаимодействия:

• Коллективные совещания

• Личные беседы

• Приём информации

• Обмен информацией о статусе проекта или ходе работ

• Совместная работа над задачами со специалистами из разных подразделений

• Невербальный обмен информацией

Повысить эффективность командной работы с помощью Asana

Элементы эффективного взаимодействия

Ну, вот вы и узнали, что такое рабочее взаимодействие. С чего же теперь начать повышение его эффективности? Существует несколько основных принципов эффективного взаимодействия, которыми можно пользоваться независимо от характера взаимодействия. В частности, эффективное взаимодействие:

• Подразумевает чёткость. Отправляя сообщение в Slack, составляя письмо по электронной почте или отвечая на чей-то запрос, старайтесь чётко доносить то, что хотите сказать.

• Направлено на разрешение конфликтов, а не на их создание. Взаимодействие осуществляется с тем, чтобы решить проблему или способствовать эффективной совместной работе над проектом или задачей. Эффективное рабочее взаимодействие позволяет выявлять препятствующие факторы и обеспечивать обратную связь, но главная цель при этом заключается в том, чтобы добиться улучшение текущей ситуации.

• Является двухсторонним. Любое рабочее взаимодействие представляет собой обмен информацией, даже если она передаётся невербальным способом и только одним человеком.

Преимущества открытого рабочего взаимодействия

Чёткое эффективное рабочее взаимодействие позволяет:

• Повышать вовлечённость и причастность сотрудников

• Стимулировать интерес коллектива

• Повысить продуктивность

• Формировать здоровую рабочую атмосферу и организационную культуру

• Нивелировать конфликтные ситуации

• Повышать лояльность

Читать о том, что такое матричная организация и как она работает

Семь советов об эффективном рабочем взаимодействии

Эффективное рабочее взаимодействие определяется местом, способом и временем его осуществления. Воспользуйтесь следующими семью советами, чтобы повысить качество общения с коллегами.

1. Учитывайте место и предмет взаимодействия

Взаимодействие осуществляется разными способами: путём личного общения, по электронной почте, через месенджеры и платформы управления работой. Для обеспечения максимальной эффективности следует соблюдать некоторые правила относительно места и предмета взаимодействия.

Иногда понимание места взаимодействия — это уже полдела. В вашей компании могут использоваться разные инструменты для обмена информацией, что делает вопрос выбора нужного средства ещё более важным. Какой вариант подходит для вашего вопроса или комментария? Требуется ли вам оперативный обмен информацией, или несрочного сообщения будет достаточно? Если вы не уверены, уточните у коллеги или руководителя, куда вам отправлять те или иные сообщения. Крайне важно, чтобы все следовали одним правилам. Например, в Asana мы используем следующие решения:

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

2. Развивайте навыки общения

Общение — это основа эффективной работы в коллективе. Для развития навыков совместной работы в коллективе необходимо уметь общаться открыто и честно. Это не значит, что нужно всего со всем соглашаться. Для эффективного взаимодействия очень важно знать, как правильно выражать несогласие и преодолевать разногласия.

Навыки совместной работы и общения напоминают вопрос, что было первым, курица или яйцо? Эффективное общение позволяет обеспечить конструктивную совместную работу, но при этом понимание того, как вести совместную работу, является ключевым компонентом эффективного общения. Фактически это означает, что со временем придётся отрабатывать навыки как совместной работы, так и общения. По мере повышения эффективности совместной работы вы будете улучшать навык обмена информацией и мнениями в рабочей обстановке, и как следствие, такое открытое взаимодействие позволит выполнять совместную работу ещё более слаженно.

Читать о 10 простых шагах к более эффективной совместной работе

3. По возможности используйте личное общение

Пожалуй, самый надёжный и проверенный способ избежать недопонимания — поговорить с человеком лично. Если ваша команда работает в виртуальном режиме, также подойдёт общение по видеосвязи. Личное общение особенно важно, когда предстоит непростой разговор. Бывает трудно передать правильную интонацию в письменном виде, поэтому в идеале желательно, чтобы собеседник видел вашу мимику и жесты.

При удалённом или распределённом режиме работы видеосвязь можно заменить разговором по телефону. Усталость от видеоконференций — это реальная проблема, которая способна заметно осложнить совместную работу и взаимодействие для коллективов, работающих в удалённом режиме. Общение по телефону снижает визуальную нагрузку и при этом позволяет слышать голос и интонацию собеседника.

4. Контролируйте интонацию и жесты

Общение — это не только то, что вы говорите, но и то, как вы это говорите. Не допускайте скрещивания рук и резкого тона. Зачастую жесты могут не иметь никакого отношения к текущей ситуации, например, когда вы устали или испытываете стресс из-за каких-то личных переживаний. Но ваши коллеги, не зная этих обстоятельств, могут неправильно понять вас и предположить, что вы рассержены или чем-то расстроены. Постарайтесь выглядеть и говорить спокойно, чтобы не давать ложных сигналов, особенно когда предстоит сложный разговор.

5. Отдавайте предпочтение двустороннему общению

Слушать собеседника так же важно для рабочего взаимодействия, как и говорить. Для качественной совместной работы в коллективе важно выслушивать чужие идеи, а не только излагать собственные.

Существует два распространённых варианта слушать других: слушать, чтобы ответить, и слушать, чтобы понять. Когда вы слушаете ради того, чтобы ответить, то в первую очередь уделяете внимание собственным высказываниям, а не тому, что говорит собеседник. При таком способе слушать вы рискуете упустить ключевую информацию или даже повторить уже сказанное собеседником.

Лучше стараться слушать, чтобы понять собеседника, то есть слышать, что он говорит, а не думать, что ему ответить. Если вы надумаете что-то сказать, запишите эту мысль, чтобы можно было продолжить слушать собеседника, а не пытаться удержать в голове то, что вы собираетесь сказать дальше.

6. Оперируйте фактами, а не предположениями

Соучредитель Conscious Leadership Group Диана Чапман рекомендует пользоваться так называемой техникой фактов и предположений. В данном случае «факты» — это то, что действительно имело место, и то, с чем никто из присутствующих не станет спорить, а «предположение» — это ваша интерпретация той или иной ситуации.

Например, ваш руководитель озвучивает оценку вашей работы во время совещания. Это факт. Вы не ожидали такой оценки и предполагаете, что руководитель высказался при всех, а не оставил это для беседы с глазу на глаз, потому что он недоволен вашей работой. Это предположение, поскольку вы точно не знаете, правда ли это.

Предположения неизбежны, ведь мы все строим их на основе фактов. Но старайтесь отделять предположения от фактов и не руководствуйтесь ими, если не можете их подтвердить. Например, можно поговорить с руководителем лично и спросить, почему он озвучил свою оценку на коллективном совещании.

7. Разговариваете с нужным человеком

Эффективность рабочего взаимодействия зависит не только от того, что вы говорите, но и от того, с кем вы разговариваете. Неэффективное взаимодействие зачастую возникает, когда вы говорите не с теми людьми или пытаетесь передать информацию в неподходящей обстановке.

Во избежание такой ситуации позаботьтесь о том, чтобы сообщение дошло до нужных людей. Если вы точно не знаете, кто это должен быть, выполните процедуру определения всех важных заинтересованных сторон проекта.

Читать о том, что такое анализ заинтересованных лиц проекта и почему он важен

Пять способов развить навыки взаимодействия у руководителя

Как руководитель вы можете устанавливать процедуры общения в своём коллективе. Эффективное взаимодействие позволяет создать здоровую рабочую атмосферу в компании, обеспечить доверие сотрудников друг к другу и устранить разрозненность в работе различных подразделений. Для этого необходимо соблюдать нижеследующие правила.

1. Контролируйте значительные изменения

Прежде чем приступить к отработке навыков общения в коллективе, позаботьтесь об отсутствии значительных проблем, препятствующих открытому обмену информацией. Все ли чувствуют себя комфортно, разговаривая открыто с коллегами? Нет ли каких-либо факторов, мешающих сотрудникам быть самими собой?

Одним из самых ценных ваших достижений в качестве руководителя может быть создание для сотрудников такой атмосферы, в которой они могут быть на работе самими собой (в той степени, в которой они на это готовы). Будь то обсуждение разногласий, каких-то личных переживаний, не связанных с работой, или вопроса выбора наиболее подходящего варианта взаимодействия, необходимо понимать потребности каждого сотрудника и обеспечить их удовлетворение в рабочей среде коллектива.

Читать о том, как Islamic Relief Canada расширяет своё влияние на 75% с помощью Asana

2. Интересуйтесь мнениями как можно чаще

Если не спрашивать мнения о вашем стиле общения, можно никогда и не узнать, что о нём думают другие. Хотя рабочее взаимодействие влияет на все остальные действия и решения, сотрудники могут не придать должного значения этому фактору. Интересуясь мнением сотрудников о вашем стиле общения, вы сможете продолжить развитие и укрепление стратегий чёткого взаимодействия в своём коллективе.

3. Обеспечьте понимание стилей общения, принятых в коллективе

Ещё один способ обеспечить эффективное взаимодействие с коллективом — спросить у сотрудников, какой стиль общения им ближе. Предпочтительный стиль общения не должен быть секретом или игрой в угадайку. Точно зная, что удобнее вашим коллегам: видеоконференции или телефонные звонки, утренние совещания или дневные собрания, вы сможете создать для них более комфортную рабочую обстановку.

Важно выяснить следующие моменты:

• К какому хронотипу они себя относят: «жаворонки» или «совы»?

• Предпочитают ли они структурно проработанные совещания или коллективное обсуждение вопросов в свободной форме?

• Как им удобнее формулировать мысли: вслух, с места или на бумаге?

• К какому психотипу они себя относят: интроверты, экстраверты или амбиверты?

• Есть ли у сотрудников чувство локтя по отношению друг к другу, или нужно проводить больше мероприятий по сплочению коллектива?

• В какой форме лучше проводить совещания и ставить задачи, чтобы обеспечивался максимальный импульс к действию?

Читать руководство по стилям общения и взаимодействия для руководителей

4. Уделяйте время мероприятиям по сплочению коллектива и преодолению психологических барьеров

Чтобы уметь правильно общаться с коллективом, нужно хорошо его узнать. Особенно важно находить время для знакомства с коллективом в неформальной обстановке. Вопросы для снятия психологических барьеров помогают понять индивидуальные особенности людей и снизить напряжённость на совещании. Поэтому желательно провести непринуждённую беседу с коллегами, прежде чем погружаться в повестку совещания.

Читать о 110+ самых эффективных вопросах для преодоления психологических барьеров и сплочения коллектива

5. Задавайте правильный тон

Помните: то, как вы общаетесь и взаимодействуете с сотрудниками, влияет на всю вашу команду. Именно вы должны задать настрой на открытое рабочее взаимодействие. Как только вы это сделаете, вашему примеру последуют другие.

При этом через каждые несколько месяцев следует проверять, как люди взаимодействуют в коллективе. Не появились ли за последние время какие-либо привычки, которые вы хотели бы искоренить или наоборот развить? Если не просто один раз задать нормы общения и взаимодействия в коллективе и сразу забыть об этом, а регулярно анализировать их, это обеспечит вам более продуманный подход к методам взаимодействия.

Читать о том, как фонд Hope for Haiti повышает уровень жизни большего числа гаитян с помощью Asana

Другие виды рабочего взаимодействия

Рассуждая о рабочем взаимодействии, в большинстве случаев мы исходим из того, что речь идёт о личном общении. Однако существует множество способов взаимодействия в разных местах: от глобальных офисов до удалённых команд. Большинство самых распространённых способов взаимодействия подойдут коллективу любого типа, но есть ещё несколько практических рекомендаций для сплочения команды.

Распределённые коллективы

Распределённые коллективы работают в разных точках земного шара. Они могут жить по разному времени, говорить на разных языках, иметь свои культурные особенности и традиции. Не стоит ожидать, что все они будут взаимодействовать по одной схеме. На самом деле разнообразие мышления, которое вы наблюдаете, работая с коллегами со всего мира, является одним из преимуществ распределённых коллективов.

При работе с распределённым коллективом крайне важно обеспечить полное взаимодействие, с тем чтобы участники коллектива в разных часовых поясах и офисах оставались в курсе событий. Обязательно фиксируйте всё в едином источнике достоверной информации, доступном участникам коллектива в онлайн-режиме, и найдите инструмент, в котором данные оперативно обновляются в реальном времени, чтобы не возникало задержек в работе из-за ожидания информации.

Имейте в виду, что часовые пояса тоже могут влиять на готовность людей к общению. Старайтесь проводить совещания, когда на них могут присутствовать все участники, или предложите делать записи и вести протокол, если кто-то не может принять участие. Также важно перепроверить, чтобы все нужные люди были в курсе происходящего, и чтобы мероприятие не прошло мимо них только из-за того, что они находятся в другом офисе, а не вместе с остальным коллективом.

Читать о сплочении и процветании в распределённом мире вместе с Asana

Совместная работа в онлайн-режиме

При работе с виртуальной командой крайне важно определить, где и как часто вы будете общаться с ней. Если уметь грамотно пользоваться инструментами взаимодействия, участники коллектива будут чувствовать свою вовлечённость, даже находясь на расстоянии.

Читать о том, как Jones Knowles Ritchie разрабатывает надёжные глобальные бренды с помощью Asana

Участники удалённого коллектива могут чувствовать отстранённость в условиях изоляции, поэтому следует продумать вместе с командой предпочтительные варианты взаимодействия. Кому-то удобнее общаться по телефону, а кто-то предпочитает заранее спланированные совещания с чёткой повесткой. Поскольку в таком коллективе меньше возможностей для личного общения, крайне важно выяснить предпочтения коллег, чтобы можно было обеспечить открытые каналы взаимодействия.

И наконец, обязательно проводите для коллег регулярные мероприятия по сплочению коллектива. Независимо от того, используете ли вы какие-то приёмы для снятия напряжённости перед каждым совещанием, или выделяете время для непринуждённой беседы в конце рабочей недели, усилия по сплочению коллектива помогают его участникам свободно общаться независимо от их местонахождения.

Читать о трёх концепциях успешного управления новым коллективом в условиях удалённой работы

Вишенка на торте эффективного рабочего взаимодействия

Последний компонент чёткого взаимодействия — наличие единого источника достоверной информации для всего процесса рабочего взаимодействия. Наличие централизованной системы, такой как инструмент управления работой, позволяет координировать работу на всех уровнях вашей организации. Подробнее о том, как управление работой облегчает координацию и взаимодействие по проекту, рассказано в нашей статье «Общие сведения об управлении работой».

Повысить эффективность командной работы с помощью Asana