Руководство компанией удаленно

Мне посчастливилось руководить отделом маркетинга, в котором из сотрудников, работавших удаленно, была только я и дизайнер. В моем подчинении было восемь сотрудников. В таком режиме я работала почти два года. За это время поняла, что важнее всего наладить коммуникацию с сотрудниками. Сейчас расскажу, как это сделать.

Временная работа в офисе

Офисная работа в течение месяца-двух помогает установить контакт и организовать работу отдела. Правда, при условии, что руководитель выполняет свои управленческие функции, то есть планирует, делегирует, контролирует и обучает.

В небольших компаниях так происходит не всегда. Если сотрудника повысили до руководителя и он сразу не передал свои старые функции другому или новому сотруднику, то пребывание в офисе совершенно бесполезно.

Акцентирую внимание на этом, потому что не смогла с самого начала организовать собственную работу. Я участвовала в решении многих задач. По большей мере они были связаны с контентом. Когда руководство приняло на работу нового копирайтера, я еще не была руководителем, соответственно, не могла вмешаться в процесс оценки специалиста. В результате мне в помощь был взят новичок, который не мог сразу (да и через полгода тоже) взять на себя весь объем работ.

Если не удается перераспределить весь функционал из-за того, что нужно долго обучать новых сотрудников или руководство не желает расширять штат, то с самого начала лучше отказаться от продолжительного пребывания в офисе.

Ежемесячные встречи

Большую пользу приносят ежемесячные встречи в офисе. Я приезжала на три-пять дней в начале каждого месяца. Обычно в компании проводились общие собрания первого числа, на которых подводились итоги и обсуждались общие планы на месяц.

Каждую такую поездку нужно хорошо продумать: запланировать встречи и подготовиться к ним. Тогда работа будет эффективной и не придется все время тратить на спонтанно возникающие проблемы, которые можно решить и без выездов.

Постановка задач и чаты для общения

Многие компании используют набор инструментов, чтобы организовать работу. Например, рабочие чаты создают в Telegram или Skype, ставят задачи в Trello. Мы использовали «Битрикс24», который объединяет все необходимые инструменты. Система позволяет распределить сотрудников по отделам и назначить руководителя, который видит задачи всех своих подчиненных и может контролировать их.

Переход на работу в сервисе был довольно-таки продолжительным. В любой системе нужно не просто освоиться, но и научить всех использовать инструмент. Элементарная настройка уведомлений о новой задаче экономит время, нервы и даже деньги. Если сотрудник не заметит важную задачу и не выполнит ее вовремя, может остановиться работа всего отдела.

Особенно важно, чтобы руководитель знал, как пользоваться этим инструментом, и мог научить сотрудников. Ведь правила работы устанавливает он, а если не знаешь, что и как работает, то не получится наладить взаимодействие.

Общение по рабочим вопросам организуется в личных и общих чатах, а также в группах. Для отдела маркетинга мы создали:

• Группу «Отдел маркетинга». Она нужна, чтобы группировать задачи, которые ставятся и выполняются внутри отдела. В списке задач тогда сразу видны все поставленные задачи и проще ориентироваться в них.
• Чат «Отдел маркетинга». Этот чат нужен для оперативного взаимодействия с руководителями групп продаж и административным отделом.
• Чат маркетологов «Акулы маркетинга». Сначала все важные объявления я размещала в группе. Но оказалось, что это тормозит взаимодействие: не все видят сообщения в ленте, так уж устроен сервис. Поэтому мы создали чат, в котором были только маркетологи. Здесь шло как неформальное, так и рабочее общение.

В процессе работы может появиться необходимость в создании других чатов. Например, когда некоторые сотрудники стали жаловаться на то, что у них началась депрессия и им не хочется работать, я создала специальный чат для них, чтобы обсуждать их ситуацию и вместе искать подходящие способы восстановить работоспособность. Чат решал сразу две задачи:

• сотрудники помогали друг другу разрулить депрессивное настроение;
• ситуация не распространялась на коллег.

В работе с чатами могут возникнуть трудности:

• Если их много, легко перепутать и написать не в тот чат. Это не смертельно, но не всегда приятно.
• Руководитель может поругать своих сотрудников не в том чате, забыв о простом правиле: критиковать с глазу на глаз, хвалить публично.
• Сообщений в чатах может быть настолько много, что сотрудники пропустят важную информацию. Поэтому руководителю нужно контролировать, все ли ознакомились с сообщением.

Планирование работы

План на год

План на год мы составляли после многочисленных совещаний. В дистанционном режиме можно планировать в два этапа.

Первый. В «Битриксе» поставить общую задачу и провести мозговой штурм, чтобы каждый мог внести идеи, которые можно реализовать в следующем году.

Второй. Поставить задачу каждому сотруднику. В комментариях к ней индивидуально обсуждается все, что спланировано. План дополняется и корректируется.

Персональное плановое задание на месяц

План на год в дальнейшем будет конкретизироваться составлением персональных плановых заданий (ППЗ) на месяц. Эту идею я подсмотрела в книге Владимира Моженкова «Ген директора». ППЗ помогает каждому сотруднику сфокусироваться на основных задачах. А руководитель видит, справляется ли сотрудник со своими задачами, сколько времени у него уходит на выполнение, какие из них требуют больше месяца и почему.

Персональное плановое задание также оформлялось в виде задачи с чек-листом. Некоторые пункты этого списка затем превращались в отдельные задачи.

До применения ППЗ мы испытывали разные системы.

• Составляли план работы на весь отдел. В нем было сложно ориентироваться, и по факту им никто не пользовался, кроме руководителя. К тому же все ждали, когда же я поставлю всем задачи из этого списка.
• Просто ежедневно писали план в чате и отчитывались о его выполнении в конце дня. Но единого плана на месяц ни у кого не было. Из-за этого было сложно понять, какие задачи ключевые и выполняется ли план на год.

ППЗ решало многие задачи. В процессе его составления, хочешь, не хочешь, а приходилось заглядывать в план на год. Сотрудники понимали, что им надо делать. Они сами могли оценить, насколько они загружены, и внести изменения в план.

Правила взаимодействия с сотрудниками, которые далеко

Оценив свое дистанционное управление, я пришла к выводу, что есть всего три правила, которые помогают взаимодействовать с сотрудниками и создавать деловую обстановку. Вот они.

Правило 1. Ритуал начала и окончания рабочего дня

Можно подумать, что в начале дня достаточно просто поздороваться, а в конце — попрощаться. При взаимодействии на дистанции это не так эффективно. Рабочий день лучше начинать с планирования и заканчивать подведением итогов. В идеале каждый сотрудник скидывает в чат свой план работы на день, который составляет самостоятельно с учетом того, что в течение дня могут появиться дополнительные задачи.

Руководитель и другие сотрудники могут в начале дня скорректировать планы друг друга. Подведение итогов в конце дня помогает прежде всего в эмоциональном плане. Даже если дело не завершено, констатация этого факта переключает внимание: сотрудник в мыслях не уносит незавершенную задачу домой. Переключение повышает эффективность и снижает риск выгорания.

Правило 2. Все задачи согласовывать с руководителем или ставить через него

Для работы на дистанции это особенно важно. Если вся компания работает в офисе и только один руководитель не участвует в ее реальной жизни, эффективность его работы может снизиться из-за того, что он обо всем узнает в последнюю очередь.

Этот момент надо учитывать. Если генеральный или исполнительный директор не готовы организовать взаимодействие, лучше вообще отказаться от руководства. Из этого не получится ничего хорошего.

С одной стороны, у сотрудников возникает когнитивный диссонанс: у них есть руководитель, но он руководитель только для них, а все остальные с ним не считаются. С другой — воплощать задуманное другими придется в первую очередь руководителю. Если он не будет видеть резона в придуманной на бегу идее, то вряд ли вложится в ее реализацию на все сто.

В целом руководитель должен знать, что происходит в его отделе и в компании. К нему пойдут сотрудники с вопросами о том, что и как делать, чтобы реализовать идею. Кстати, некоторые сотрудники просто отказываются выполнять те задачи, которые ставит им кто-то другой, а не их руководитель. К этому они приходят на основании печального опыта, когда одни и те же задачи начинают ставить все кому не лень, особо не вникая в то, чем на данный момент занимается сотрудник и весь отдел в целом.

Правило 3. Сообщать об отсутствии

Руководителю не надо быть 24 часа в сутки на связи. Важнее — сообщать сотрудникам, что вас не будет, например, с 15:00 до 18:00, но потом вы появитесь и обязательно ответите на вопросы, ознакомитесь с отчетами за день.

Срочные и важные вопросы сотрудники, которые вникают в свою работу, прекрасно решают и без руководителя. Да и в целом роль любого руководителя не должна сводиться к тотальному контролю каждого шага и каждого действия. Когда руководишь удаленно, это сделать просто невозможно да и не нужно.

Вместо заключения

Большинство проблем, касающихся организации работы удаленных сотрудников, связано с тем, что в компаниях по-прежнему используются традиционные способы управления, вроде необходимости по первому зову явиться на ковер. Некоторые директора вообще не представляют, как можно управлять, не видя сотрудника, и не пытаются вникнуть в процессы, которые на деле помогают сэкономить.

Обычно история с руководителем, управляющим на дистанции, заканчивается печально: не из-за сложностей во взаимодействии с сотрудниками, а из-за отсутствия контакта с другими руководителями компании. Но это уже другая история.

---

Материалы по теме:

Привет!

На связи Степан Родионов — основатель сервиса учета денег предпринимателей Adesk. Мы создаем удобный сервис для контроля финансов для малого и среднего бизнеса, а еще ведем Telegram, где регулярно публикуем всякие полезности.

В связи с последними событиями мы все чаще получаем вопрос – а можно ли управлять финансами удаленно, не из офиса или дома, а, скажем, из другой страны? Можно! И не только финансами, а всей работой компании — персоналом, продажами, задачами.

Я собрал 7 сервисов для удаленного управления бизнесом, которые, на мой взгляд, помогут контролировать работу компании из любой точки планеты и не переживать, что в ваше отсутствие что-то пойдет не так.

Ну а если у вас есть что добавить – пишите в комментариях, обсудим!

Для управления задачами: Weeek

Удобный таск-менеджер для удаленной работы с задачами и взаимодействия с командой. Подойдет, если вам нравится иметь в одном месте всевозможные полезные мелочи, вроде медитативных картинок или помодоро-таймера. По сути, Weeek — это российская версия Trello с расширенным функционалом и задачами в одной рабочей области.

Что есть внутри:

Сервисом можно пользоваться в браузере или на смартфоне — есть приложение для Android и iPhone.

Предусмотрен бесплатный тариф с ограниченными возможностями и платные — от 590 ₽ в месяц за пользователя.

Для работы с персоналом: Mirapolis HCM

Mirapolis HCM — это система управления персоналом или HRM-система. С ее помощью можно упростить подбор сотрудников, сократить время на адаптацию новичков, ставить цели для компании, оценивать KPI, рассчитывать премии.

Возможности:

Пробного периода нет, но есть демо-версия.

Стоимость сервиса определяется индивидуально: в зависимости от масштабов компании и выбранных модулей.

Для контроля продаж: amoCRM

Простая CRM-система для управления продажами и клиентами с набором полезных функций вроде сканера визиток или чата для команды. Сервис интуитивно понятный, поэтому долго разбираться в возможностях не придется. Поможет следить за продажами из любой точки планеты, прослушивать разговоры с клиентами или строить воронки продаж.

Возможности:

Есть браузерная версия и мобильное приложение для Android и iOS.

Пробный период — 14 дней с доступом ко всем возможностям сервиса.

Тарифы — от 499 ₽ в месяц за пользователя.

Для командной работы над задачами: Pruffme

Pruffme – многофункциональный сервис для онлайн-обучения и совместной работы над задачами. Основной инструмент — видеоконференции, куда входят в том числе и интерактивные доски.

Возможности:

Предусмотрен бесплатный тариф, но с ограничениями по количеству участников. Платная версия — от 3910 ₽ в месяц.

Для управления финансами: Adesk

Мониторинг финансового состояния компании в реальном времени. Все денежные потоки, показатели рентабельности, остатки денег на счетах, картах и в кассе – все это можно посмотреть в Adesk из любой точки планеты, где есть доступ к интернету.

Подойдет для компаний практически любой направленности, будь то диджитал агентство, строительная компания или бизнес по продаже плюшевых медведей.

Функция согласования платежей поможет контролировать расходы и участвовать в утверждении счетов на оплату, находясь за тысячи километров от офиса. Выберите сотрудников, которые должны согласовывать платежи, прежде чем их проведет бухгалтер и не переживайте, что в ваше отсутствие бюджет будет расходоваться нерационально.

Возможности:

Сервис Adesk доступен в браузере и на смартфоне – есть приложение для Android и iOS, а также удобная мобильная версия.

Тарифы — от 833 ₽ в месяц.

Для анализа рекламных кампаний: Rick.ai

Строить отчеты, оптимизировать CPL или оценивать влияние воронки продаж на стоимость лида поможет Rick.ai. Локация значения не имеет — вся информация по рекламным кампаниям содержится в личном кабинете и доступна всем подключенным пользователям.

Возможности:

Сервис Rick.ai представлен только в браузерной версии. Есть пробный доступ — можно подключить свой Google Analytics и сразу посмотреть честную конверсию.

Цена — от 10 000 ₽ в месяц.

Для коммуникации с сотрудниками: Яндекс Телемост

Связываться с командой, где бы вы ни находились, проводить планерки или удаленно обсуждать планы поможет Яндекс Телемост — сервис для проведения видеовстреч. Одновременно можно подключить до 40 участников — это весь штат небольших компаний. Ограничения по времени нет. Созвон не прервется в самый неподходящий момент, нарушив мозговой штурм или важное совещание.

Возможности:

Яндекс Телемост доступен бесплатно — можно использовать браузерную версию, программу для компьютера и приложение для смартфона.

Кроме этих семи сервисов, для удаленного управления бизнесом пригодится облако для хранения данных, онлайн-редактор с совместным доступом – Яндекс.Документы или Google Docs, например, а также стабильный мессенджер и менеджер паролей с многопользовательским режимом.

А какие сервисы еще для удаленного управления бизнесом вы знаете?

Один из самых известных HR-аналитиков мира Джош Берсин и директор по управлению персоналом IBM Дайан Герсон пару дней назад на совместном вебинаре говорили: «Финансовые директора спасли свои компании в тяжелом 2008 году. Директора по персоналу спасут свои компании в 2020-м».

Управление удаленной командой имеет ряд базовых принципов, связанных с управлением любой командой, и при этом накладывает новые требования на способы взаимодействия, коммуникации, принятия решений, выполнения работы, организации рабочего пространства и рабочего времени.

В управлении малыми и крупными рабочими группами важны многие аспекты, среди которых я хотел бы отметить следующие:

1. Общение и обратная связь
2. Прозрачность и доверие
3. Поддержка и взаимопомощь
4. Ясные цели
5. Измеримые результаты
6. Технические средства
7. Баланс работы и личной жизни
8. Лидерство и ответственность на уровне каждой команды и каждого сотрудника

Я основал 12 компаний, включая ABBYY, где 1300 сотрудников работает в 13 странах мира, Yva.ai, сотрудники которой в четырех странах мира работают удаленно. При этом я сам последние восемь лет живу в Кремниевой долине и 100% времени работаю удаленно из дома.

На базе опыта крупнейших распределенных организаций Кремниевой долины, с основателями которых мне приходилось общаться, и личного опыта создания удаленных команд, я хотел бы предложить следующие советы всем тем, кто сегодня переводит свои команды на работу из дома.

Совет №1. Организуйте цифровое офисное пространство

Если вы еще не перешли на корпоративные мессенджеры Slack, MS Teams, то теперь вы обязаны это сделать. Электронная почта недостаточно оперативна, не имеет публичных каналов, функций «упоминания», «эмоджи-реакций» и, по многим другим причинам, не может стать заменой оперативному живому общению.

При этом WhatsApp также не может стать вашим корпоративным мессенджером. Это совершенно принципиально. Вы должны перейти не на WhatsApp, а в Slack или MS Teams. WhatsApp не является корпоративным мессенджером, так как ваши системные администраторы не могут контролировать состав участников общественных каналов. Если кто-то из сотрудников уволится, то нет системного способа удалить (или не забыть удалить) его из группы, что приводит к серьезным дырам в безопасности. Есть много и других причин.

Используйте сервисы видеоконференций, поддерживающие открытые видеокомнаты, например Zoom.

Создайте виртуальные zoom-переговорные комнаты для каждой команды, куда может зайти любой и пообщаться голосом, как в канале мессенджера. Создайте виртуальную zoom-кухню-кофейню, куда сотрудники могут подключиться в момент перерыва на кофе или перекус. Там можно пообщаться в течение рабочего дня с удаленными коллегами, которые тоже захотели перекусить или выпить кофе.

Совет №2. Встречайтесь через видеоконференции много раз в день

Во-первых, организуйте короткие регулярные ежедневные и еженедельные встречи по важным темам. Это создает необходимый ритм работы удаленной команды. Во-вторых, обеспечьте возможность оперативных встреч между коллегами рабочих групп, руководителями и сотрудниками в течение дня.

Важно, чтобы каждая рабочая команда запланировала короткий стендап на 15-20 минут каждый день в заранее определенное время. Предложите сотрудникам приходить на стендап за 2-3 минуты до начала и использовать это время для общения. Интересуйтесь друг другом. Семьей, детьми, кошками, собаками, погодой, чем угодно. Личное общение повышает уровень окситоцина и вазопрессина — важных гормонов счастья, которые усиливают привязанность, теплые чувства и командный дух.

Если вы руководитель рабочей группы, то в некоторые периоды вы можете вообще не выключать вашу виртуальную zoom-комнату. Сотрудники смогут заходить к вам в течение дня по коротким вопросам.

Совет №3. Устраивайте виртуальные посиделки

Встречайтесь через видеоконференции вечером после работы в виртуальных клубах по интересам и неформальных посиделках и ужинах. Это работает! Это прикольно, весело и очень необычно! Можете играть в «Крокодила», настольные игры, «Мафию», «Контакт и др. Это вызывает огромное количество положительных эмоций. В ABBYY, например, создали специальную группу в корпоративной социальной сети — #remoteworktogether. В ней сотрудники организуют разные активности: устраивают спортивные челленджи, совместный просмотр и обсуждение конференций Ted Talks, играют в настольные игры по Zoom, делятся советами, как не сойти с ума на удаленке.

Совет №4. Соблюдайте правила доброжелательного общения

Важно отметить, что для сотрудников, для которых удаленная работа не является привычной, текстовая коммуникация может привести (и часто приводит) к скрытым или открытым конфликтам. Это связано с тем, что мы иногда пытаемся домыслить написанное собеседником или думаем, что собеседник знает то, что знаем мы.

Несколько советов, которыми мы делимся со своими сотрудниками.

• Остановитесь в споре, не пытайтесь во что бы то ни стало выйти из спора победителем, особенно в публичных каналах коммуникации. Во-первых, ваш собеседник тоже умный человек. Во-вторых, если вы хотите, чтобы собеседник принял вашу точку зрения, то лучший способ это сделать — беседовать наедине и путем приведения конструктивных доводов в доброжелательной форме и только после осмысления встречных аргументов собеседника 
• Предположите, что у собеседника были положительные намерения.
• Знакомьтесь друг с другом (личные отношения позволяют доверять).
• Благодарите!!! (использование любой возможности поделиться похвалой создает климат, где обратная связь рассматривается как подарок, а не как атака).
• Будьте терпимы, ваш собеседник не может знать все (как и вы сами).

Совет №5. Минимизируйте количество цифровых сервисов, стандартизируйте их и используйте в полном объеме

Используйте какой-то один сервис в каждой категории, откажитесь от дублирования. Кому-то временно станет неудобно, зато выиграет вся организация.

Вам потребуются:

• корпоративные мессенджеры Slack или MS Teams,
• видеоконференции Zoom или аналоги,
• офисный комплект, сервис хранения документов и коллективной работы G Suite, Office 365, Яндекс.Диск, Box, Dropbox,
• сервисы цифровой подписи и управления документами,
• CRM (AmoCRM, SalesForce, …),
• сервис управления задачами (Jira, Asana, Bitrix, Trello),
• система обратной связи от сотрудников Yva.ai, Glint, Qualtrics,
• системы моментальной благодарности типа Karma Bot,
• корпоративная социальная сеть Facebook Workplace, Yammer,
• для сотрудников, которые не изучали в школе слепой десятипальцевый метод печати, обеспечьте возможность пройти соответствующий курс, например «Соло на клавиатуре» Шахиджаняна. Набор на клавиатуре медленнее 150–200 знаков в минуту крайне затрудняет цифровую коммуникацию в эпоху удаленной работы,
• другие системы.

Совет №6. Документируйте все

При переходе на удаленную работу больше не существует такого понятия, как «неписаные правила». Все должно быть задокументировано. Даже если это промежуточное решение. Каждая встреча должна иметь повестку и протокол решений. Это категорически важно для обеспечения передачи знаний. При удаленной работе, особенно в разных часовых зонах, люди работают асинхронно, и непрерывное документирование даже в объеме трех строк в канале Slack — это компенсация уменьшившегося объема живых коммуникаций.

Документирование и протоколирование встреч должно стать правилом, обязанностью и привычкой каждого сотрудника. На плечи бывших секретарей и помощников руководителей теперь возлагается особая миссия документировать виртуальные встречи и публиковать в корпоративных каналах протоколы встреч.

Все цели должны быть определены в письменном виде. Для каждой команды и каждого сотрудника. И результат достижения этих целей должен обсуждаться с сотрудниками не реже 2-4 раз в месяц, а иногда и несколько раз в неделю. Как никогда стали важны встречи в режиме 1-on-1 с записями и пометками о содержании этих встреч в одном и том же документе от встречи к встрече.

Совет №7. Следите за бизнес-процессами в реальном времени

Когда люди более-менее адаптируются к новым условиям, руководителям компаний понадобится отслеживать и поддерживать эффективность бизнес-процессов. В этом могут помочь платформы Process Intelligence, такие как, например, ABBYY Timeline или аналогичные. Эти интеллектуальные решения в реальном времени помогают анализировать, что происходит внутри организации: на каком этапе находится выполнение задачи, нет ли срыва сроков и иных нарушений. Они опираются на цифровые следы, которые сотрудники оставляют в информационных системах, поэтому для подобных решений безразлично, где работают сотрудники, в офисе или дома.

Еще один совет: облегчить жизнь сотрудникам и по максимуму освободить их от рутины. Первое время работа из дома может напоминать «день сурка», особенно если в рабочих задачах много ручных операций, которые не требуют сильной интеллектуальной нагрузки. Помочь в этом могут решения для интеллектуальной обработки информации. Они автоматически распознают документы, извлекают из них ценные данные и вносят их в информационные системы компании. Это разгрузит сотрудников и даст им возможность уделять больше времени непосредственно работе с клиентами и в целом более сложным задачам, а также в дальнейшем упростит поиск и анализ информации.

Совет №8. Обеспечьте непрерывную обратную связь от сотрудников, измеряйте их счастье и стресс

Нельзя улучшить то, что нельзя измерить. Примерно так высказался лорд Кельвин 100 лет назад. Мы в компании Yva.ai повторяем эти слова как мантру.  Человеческий капитал — это главный актив и ценность организации, особенно во времена удаленной работы. В связи с этим вы должны постоянно думать об эмоциональном, личном и профессиональном благополучии ваших сотрудников.

Но как понять объективно, что беспокоит сотрудников? Как получить эту информацию в режиме реального времени?

Часто для этого используют опросные системы. Это программы, которые задают сотрудникам вопросы на тему вовлеченности. Однако проблема таких систем в том, что опросы распространяются раз в квартал или раз в месяц, что крайне неоперативно для современных организаций, особенно в период трансформационных процессов.

В период внезапного перехода на удаленную работу наша жизнь меняется еженедельно и ежедневно. Но если мы попытаемся опрашивать сотрудников ежедневно, то они просто перестанут отвечать на опросы. По статистике процент сотрудников, отвечающих на еженедельные или ежедневные опросы, падает до 5-10%, так как люди не видят ценности в трате времени на ответы.

Для решения этого парадокса мы в компании Yva.ai создаем так называемые «умные опросы» и «умную обратную связь». Суть этих технологий в том, что анонимизированную обратную связь от сотрудников можно получать, даже не задавая вопросов или почти не задавая вопросов. Цифровые взаимодействия сотрудников уже несут в себе огромное количество знаний, которые можно измерять и возвращать сотрудникам в форме персональных рекомендаций для улучшения их профессиональных навыков и создания более качественных условий работы.

Современные технологии Yva.ai и People Analytics позволяют автоматически измерять качество сотрудничества, вовлеченность, усталость, стресс, выгорание, успешные лидерские практики, конфликты и многие другие сигналы. Эти технологии анализируют так называемую пассивную обратную связь — анонимизированные сигналы взаимодействия сотрудников в корпоративных системах Slack, MS Teams, CRM, электронную почту, а также активную обратную связь — краткие 60-секундные индивидуальные опросы.

Технологии Yva.ai на базе пассивной и активной обратной связи позволяют выявлять проблемы в работе удаленной команды, повышать вовлеченность, обеспечивать конструктивную связь между сотрудниками, а также между сотрудниками и руководителями, повышать эффективность и доверие в команде.

Совет №9. Выявите неформальных лидеров и сделайте их своими союзниками

Знаете ли вы, что 3% сотрудников вашей организации управляет мнением 84% всех остальных сотрудников? Такова статистика. Эти 3% сотрудников называются неформальные лидеры.

Эти люди и так в сильной степени управляли вашей организацией, но в период удаленной работы управление вашей организацией полностью перейдет к неформальным лидерам, хотите вы этого или нет.

А знаете ли вы, кто они — эти неформальные лидеры? Разделяют ли они ваши ценности? На вашей ли они стороне?

Большинство неуспешных трансформационных процессов в организациях проваливались по причине того, что высшее руководство полагалось на формальных лидеров в попытке провести глобальные изменения. Но формальные лидеры и неформальные лидеры — это разные группы людей, и они пересекаются лишь частично.

Современные аналитические инструменты ONA (organizational network analysis), в частности Yva.ai, позволяют автоматически выявить таких неформальных лидеров, получать от них обратную связь в режиме реального времени и, как результат, наладить с ними эмоциональную и профессиональную связь.

Выявите своих неформальных лидеров. Организуйте с ними регулярные встречи один на один. Оказывайте им свое профессиональное уважение тем, что вы доносите им свои идеи лично, слушайте их и обязательно учитывайте их мнение, наделяйте их полномочиями, и качество управления и трансформационных процессов в вашей компании вырастет радикально.

Резюме

Современные вызовы и внезапный переход на удаленную работу требуют от каждого руководителя и каждого сотрудника целенаправленных и согласованных действий.

Необходимо внедрить и активно использовать цифровые средства совместной работы и общения — корпоративные мессенджеры и видеоконференции, коллективные видеокофейни и переговорные комнаты, ежедневные стендапы.

Необходимо документировать все решения для «выравнивания» коммуникации в разных временных зонах и передачи знаний.

Необходимо принимать к сведению и улучшаться, обеспечивая постоянную обратную связь, как активную (путем микроопросов), как и пассивную (путем корпоративной аналитики), обеспечить баланс работы и личной жизни.

Все эти изменения руководству не под силу реализовать по старинке — сверху вниз, особенно когда изменения должны произойти за несколько недель. Чтобы трансформация прошла быстро и успешно, вам необходимо выявить неформальных лидеров на всех уровнях своей организации, и с их помощью вовлечь и наделить необходимыми полномочиями каждого сотрудника.

Как говорят в Кремниевой долине, «лидерство — это не усиленный контроль, а расширение возможностей людей».

Хороший руководитель должен уметь управлять компанией не только непосредственно в офисе, общаясь с подчиненными, встречаясь с клиентами, но и на расстоянии. Последний навык поможет организовать эффективную работу коллектива на период длительного отъезда начальства или в случае перевода сотрудников на дистанционку. Но, чтобы удаленный формат приносил положительные результаты, необходимо корректно организовать трудовой процесс и научиться правильно управлять компанией в целом.

Как организовать работу коллектива дистанционно

В переводе работников на удаленный формат есть множество плюсов, главным из которых является снижение затрат, например, за счет отказа от найма помещения под офис, оплаты коммунальных услуг, приобретения канцелярии. У работодателя появляется возможность нанять талантливых людей, проживающих в другом городе. Онлайн-сотрудники не опаздывают на работу, а результат их труда повышается. Кроме того, компания может перейти на сдельную оплату и начислять вознаграждение только за проделанную работу, а не за часы, которые работник провел в офисе.

Удаленный формат работы – сравнительно новое направление. Не все компании готовы менять традиционный трудовой процесс. Но вносить новшества приходится в связи с острой необходимостью и изменениями окружающей среды.

В первую очередь руководителю необходимо организовать трудовой процесс. Для этого решают организационно-технические вопросы, распределяют должностные обязанности, готовят программу адаптации сотрудников к новым условиям и план их мотивации.

Не менее важный этап – обеспечение безопасности информации. Всё дело в том, что во время выполнения трудовых функций работники будут обмениваться важными для компании сведениями через Интернет. В процессе данные могут попасть конкурентам, что негативно отразится на результатах деятельности фирмы в целом.

На самом деле удаленный формат весьма полезен для компаний. Прежде всего, он помогает экономить на ресурсах. Но пользу он принесет только при правильном управлении фирмой в онлайн-режиме в целом.

Организационные принципы

При удаленном управлении компанией эксперты рекомендуют сначала решить все организационно-технические вопросы. Важно позаботиться об обеспечении сотрудников инструментами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей. Проще говоря, нужно обеспечить работников рабочим местом.

В офисе это сделать намного легче. Как правило, каждому работнику отводят свой уголок или кабинет, оснащенный всем необходимым для выполнения трудовых функций. Сложнее организовать рабочее место для сотрудников на удаленке.

Крупные компании приобретают для них инструменты для работы самостоятельно. Сотрудникам выдают компьютер в сборе или ноутбук, наушники, гарнитуру, при необходимости факс, принтер, сканер, оплачивают доступ к Сети и мобильную связь. Некоторые фирмы компенсируют даже затраты на электроэнергию.

Помните о том, что обеспечение сотрудника предметами труда – это прямая обязанность работодателя, закрепленная трудовым законодательством. Но, как показывает практика, многие руководители намеренно или по своему незнанию уклоняются от этого, обязуя удаленного сотрудника самостоятельно организовать свое рабочее место, что приводит к ухудшению результатов его труда. Это может произойти из-за слабого Интернета, маломощного компьютера, отсутствия средств у работника на приобретение специализированных программ и по другим причинам.

Второе, о чём важно позаботиться руководителю, управляющему компанией удаленно, – это обеспечение доступа сотрудникам ко всем рабочим ресурсам. Это могут быть: CRM, корпоративная почта, 1С, удаленный доступ к офисному компьютеру и прочие.

Не забудьте выбрать единые каналы связи (постоянные и дополнительные, используемые в экстренных случаях). Во время работы для общения с сотрудниками можно использовать мессенджеры. Рекомендуем создать чаты, предназначенные для публикации информации широкого доступа.

Планерки и совещания можно проводить по видеосвязи, например в скайпе. Не стоит отказываться от ежедневных стендапов, так как сотрудники должны чувствовать контроль со стороны руководителя. В противном случае продуктивность их труда рано или поздно упадет.

Начальство крупных компаний обычно организует не только общие ежедневные видеосозвоны, но и личные, с главами отделов или ведущими специалистами, раз в неделю или больше.

Важно выбрать метод направления официальной документации. Обычно для этого используют электронную почту. Кроме этого, необходимо позаботиться о дополнительных каналах связи, которые могут понадобиться в непредвиденной ситуации, например когда основной инструмент недоступен.

Распределение должностных обязанностей

При управлении компанией онлайн необходимо четко распределить должностные обязанности между сотрудниками. Их закрепляют в должностной инструкции.

Рекомендуем регулярно составлять план, где можно описать, кто из работников какую функцию будет выполнять. Поручения обычно выдают раз в неделю или раз в день, по утрам. Распределением обязанностей между персоналом и их выдачей может заниматься сам руководитель. Но если компания крупная, то это лучше поручить отдельному сотруднику, закрепленному за определенной группой.

Важно подойти к распределению обязанностей между персоналом внимательно, опираясь на личные навыки и умения каждого из трудящегося. Если человек отлично ладит с людьми, умеет правильно построить диалог даже с интровертом, но плохо справляется с письменными заданиями, подготовкой документов, то ему лучше поручить прием звонков, даже если в офисе он выполнял совершенно другие функции.

Мотивация и адаптация сотрудников

Процесс перехода с традиционного формата работы на дистанционный – достаточно сложный. В это время рекомендуем не требовать от сотрудников высоких результатов. Важно разработать план адаптации, который поможет персоналу перестроиться на иной вид трудовой деятельности.

Адаптационный период обычно проходит в период от двух недель до полутора месяцев. В это время советуем уделить максимум времени на помощь сотрудникам:

• составляйте план работы на день;
• обозначайте главные проблемы, требующие незамедлительного решения;
• будьте всегда на связи;
• без промедления отвечайте на вопросы работников;
• указывайте на недостатки в мягкой форме и не наказывайте строго тех сотрудников, которые выполнили работу с недостатками.

Помните о том, что человек при отсутствии контроля со стороны руководства расслабляется, часть заданий, которые можно выполнять сегодня, он откладывает на завтра, уделяет время развлечениям, общению с родственниками, знакомыми. Всё это приводит к падению результатов его деятельности.

Чтобы этого не происходило, важно замотивировать сотрудника. В первую очередь рекомендуется перейти на сдельную оплату труда, исходя из совокупных результатов конкретного человека.

Введите систему премирования. Крупные компании обычно выплачивают премию за выполнение KPI и за превышение плана.

Не забывайте о неденежных методах мотивации сотрудников. Поощряйте продуктивное выполнение задач, прилюдно хвалите отличившегося работника, поздравляйте персонал с общими и личными праздниками, обеспечьте возможность обучения персонала, повышения квалификации, карьерного роста.

Обеспечение безопасности информации

Удаленный формат работы осложнен опасностью утечки информации. Сведения, поступающие лицам через Интернет, могут попасть в чужие руки и стать инструментом воздействия на компанию конкурентами.

Подпишите со всеми сотрудниками, имеющими доступ к коммерческой тайне, договор о ее неразглашении. Укажите в контракте информацию, не подлежащую огласке и передаче третьим лицам, и ответственность за нарушение условий соглашения.

Для безопасности в Сети используйте VPN-сеть. Не применяйте для обмена сведениями незнакомые каналы связи. Грамотно настройте права доступа.

Сложности удаленного управления

Удаленное управление компанией – сложный и многогранный процесс, требующий максимального участия руководителя. В этом и заключается главная трудность менеджмента на расстоянии. Чтобы устранить проблему, рекомендуем распределить должностные обязанности директора между несколькими подчиненными, которые в дальнейшем и будут контролировать процесс, а затем отчитываться перед начальством.

Сложности удаленного управления	Описание проблемы	Решение
Дезориентация персонала	Работники не знают, какие функции они обязаны выполнять прямо сейчас, куда обращаться в случае возникновения проблем и вопросов	Четко распределить должностные обязанности, регулярно составлять план работы на короткий промежуток времени (день, неделю) или поручить выполнение данных задач менеджеру
Возникновение у сотрудников ощущения бесконтрольности	При наличии контроля со стороны руководителя, персонал расслабляется, меньше уделяет времени выполнению трудовых функций, откладывает решение задач на будущее	Организовать постоянный контроль, поручив надзор менеджеру, или внедрить специальные инструменты, позволяющие отслеживать деятельность персонала в режиме реального времени
Появление конфликтов между персоналом	Конфликты в коллективе – это довольно распространенное явление. В случае отсутствия эффективного менеджмента конфликтная ситуация перерастает в нечто большее и оказывает прямое воздействие на результаты труда	Поставить во главе менеджера, имеющего авторитет перед сотрудниками, наделить его расширенными полномочиями, незамедлительно присоединяться к разрешению конфликтов

В процессе управления компанией на расстоянии руководители часто совершают ошибки: боятся, что их работу не сможет выполнить подчиненный, которому она поручена, в связи с чем отказываются от делегирования полномочий либо, наоборот, вообще отстраняются от руководства фирмой, возлагая надежды на сотрудников.

Не нужно бояться поручать свои полномочия другим. Бизнес – дело сложное, и рано или поздно придется часть обязанностей передать менеджеру, ведь с ростом компании расширяются и полномочия. Их делегирование помогает повысить продуктивность деятельности.

Полностью отстраняться от управления тоже не стоит. Никто не знает, справится ли человек, которому бизнесмен полностью передал свои обязанности, с их выполнением.

Еще одна ошибка, которую часто совершают руководители, управляя компанией дистанционно, – недооценка ресурсов, неправильное планирование. Нельзя за короткий период построить идеальную систему или заставить выполнить сотрудника задание, не предоставив все необходимые инструменты.

Контроль задач и сроков

Неважно, по какой причине руководитель управляет сотрудниками в удаленном режиме: из-за перевода работников на дистант, в связи с длительным отъездом директора или его постоянным пребыванием в другом городе. Главное – организовать рабочий процесс таким образом, чтобы у персонала не возникало вопросов, связанных с их должностными обязанностями и методами выполнения трудовых функций.

Проще говоря, удаленному руководителю предстоит обеспечить сотрудников трудовыми инструментами, организовать рабочее место и четко распределить обязанности.

Каким бы ни был ответственным человек, в случае длительного отсутствия контроля он расслабляется, некачественно выполняет задачи или откладывает их решение на завтра. Чтобы этого не произошло, руководителю нужно наблюдать за процессом выполнения работниками трудовых функций.

Контроль в удаленном менеджменте и его виды

В менеджменте контроль делят на предварительный, текущий и заключительный. Первый выполняется на этапе подготовки работы. Руководитель проверяет, всего ли достаточно для выполнения сотрудниками поставленных им задач, правильно ли распределены обязанности, формирует кадровый резерв на непредвиденный случай.

1. Текущий контроль – это и есть наблюдение за выполнением работниками их трудовых функций. Его целью является своевременное обнаружение недостатков и их устранение.
2. Заключительный контроль осуществляется на последнем этапе, по итогам какого-либо периода или после завершения проекта.

Вообще, контроль может быть сплошным и выборочным. В первом случае руководитель наблюдает за всеми процессами, а во втором направляет свое внимание только на определенные моменты.

Удаленному руководителю идеально подходит активная форма текущего контроля, когда он может в любой момент увидеть, кто и чем занимается прямо сейчас, а в случае выявления недостатков быстро их устранить.

Для контроля выполнения сотрудниками поставленных перед ними задач в режиме реального времени рекомендуем использовать специальные инструменты: программы фиксации времени, кабан-доски, менеджеры проектов.

Помните о том, что пассивный контроль допускается использовать только в том случае, если рабочий процесс уже налажен, а организационно-техническими вопросами, распределением должностных обязанностей, управлением командой занимается управляющий.

Общение команды

Успех компании во многом зависит от уровня коммуникации внутри команды. В офисе проще. Там все сотрудники видят друг друга. Каких-либо дополнительных действий для того, чтобы пообщаться с коллегой или задать ему вопрос, предпринимать нет необходимости.

Что касается руководителя, то для общения с подчиненными он может использовать специальные инструменты:

• для постановки задач – плагины, менеджеры проектов;
• для контроля времени, уделяемого сотрудниками работе, – тайм-трекеры;
• для видеоконференций – зум или скайп;
• для хранений и передачи информации – Google Docs, Unicraft, «Яндекс.Диск», электронная почта.

Для общения руководителя с подчиненными и сотрудников между собой можно использовать мессенджеры. Рекомендуем создать специальные чаты: общий – где директор будет публиковать важную информацию для всего персонала, и личные, предназначенные для использования небольшой группы людей, например отдела, в котором работники будут обсуждать текущие рабочие вопросы.

Чаты

В чате советуем установить четкие нормы и правила. Все вопросы, относящиеся только к одному сотруднику, задавайте ему в личных сообщениях. Если информация касается широкого круга и требует экстренного реагирования, проставляйте тег «@».

В рабочее время всегда будьте на связи. Отвечайте на поступившие сообщения быстро, не более чем через полчаса. Игнорировать письменные обращения нельзя. Если ответить на вопрос прямо сейчас невозможно, проинформируйте об этом адресата.

Для неформального общения рекомендуется создать отдельный канал. Это поможет исключить засорение основного чата от фула (ненужных, малоинформативных сведений). А для налаживания контакта среди персонала можно ввести в традицию проведение онлайн кофе-брейков – это видеосозвоны, на которых люди общаются на разные темы, интересные широкому кругу.

Неформальное общение можно организовать в виде общего корпоративного хобби: онлайн-медитации, виртуального видеотура по домашнему офису, командных онлайн-игр, приготовления любимых блюд, изучения иностранного языка, совместного занятия спортом.

Видеосозвоны

Не отказывайтесь от регулярного проведения видеовстреч. Для этого можно использовать любой мессенджер или специализированные программы. На созвон приглашайте только тех сотрудников, которых касается обсуждаемый на совещании вопрос. Вообще, рекомендуется сделать видеосозвон обязательным в начале каждого рабочего дня. Это поможет сотрудникам (особенно удаленным) настроиться на рабочий процесс.

Перед видеовстречей напишите в общем чате повестку дня – вопрос, который коллеги обсудят на онлайн-совещании. Это поможет подготовиться работникам к созвону. Старайтесь проводить планерки в одно и то же время, не опаздывайте на них.

Делайте записи видеовстреч. Если кто-то отсутствовал, он сможет просмотреть, что сегодня обсуждали коллеги.

На каждом созвоне обсуждайте 1–2 темы, не больше. Во время общения не закрывайте камеру. Людям важно видеть мимику и реакцию своего собеседника на реплики. Тем, кто просто прослушивает информацию, а в это время занимается выполнением иных функций и не участвует в диалоге, рекомендуем выключить микрофон.

Инструменты для удаленного управления компанией

Еще на этапе подготовки к удаленному процессу управления компанией рекомендуем подготовить перечень инструментов менеджмента. Их можно разделить на группы по типам и направлению использования:

• общение с подчиненными;
• постановка и контроль задач;
• хранение документов и обмен ими;
• вспомогательные инструменты.

По каждому направлению используйте минимальное количество интернет-ресурсов. Это поможет избежать дезориентации персонала в рабочем онлайн-пространстве.

Общение

Для общения с подчиненными используют мессенджеры и электронную почту. Коммуникации при удаленном менеджменте могут быть письменными и устными. Для первого типа взаимодействия подходят:

1. Telegram – бесплатный сервис для быстрого обмена сообщениями и файлами, без возможности связаться с собеседником по видео.
2. Viber – мессенджер для обмена сообщениями, который можно интегрировать с «Планфикс», «Битрикс24», amoCRM, Carrot quest, retailCRM.
3. Signal – одно из самых безопасных приложений для корпоративного общения. Его советует для использования американский программист Эдвард Сноуден, который когда-то работал в ЦРУ.
4. Slack – довольно популярный мессенджер, который можно синхронизировать с Google Docs, Trello, Google Drive, DropBox и интегрировать с BITbucket Server и JIRA.

Можно пользоваться программами, которые предназначены не только для обмена сообщениями и файлами, но и для видеовстречь. В их перечень входят Skype, Webex Teams, Hangouts, Wire и прочие.

Для проведения масштабных видеоконференций идеально подойдет Zoom. Он доступен в онлайн-версии или в приложении для «Андроид» или iOS. Он не только организует безопасную видеосвязь, но также позволяет демонстрировать участникам конференции экран, передавать файлы и сохранять записи разговоров. Существенным плюсом зума является то, что приложение можно использовать бесплатно. Вместо Zoom часто используют Skype для бизнеса, Slack, Hangouts Meet.

Постановка и контроль задач

Для постановки и контроля задач используют специальные менеджеры. Их выбирают, опираясь на набор доступных функций. Часто используют Todoist. Его можно установить на любое устройство. Он позволяет быстро добавлять дела, организовывать их по спискам и приоритету, назначать время и прикреплять исполнителей.

Компания может использовать Todoist бесплатно, но в таком случае его функционал ограничен. Нельзя вести больше 80 проектов и добавлять в каждый из них более пяти исполнителей.

Менеджер проектов Asana доступен для скачивания на смартфон или айфон. У него существует веб-версия, которую и используют в работе. Asana позволяет планировать и структурировать поток задач множеством способов. Каждый сотрудник четко видит свои обязанности и сроки работы. А руководитель может легко отслеживать прогресс и наблюдать за общей картиной проекта.

В удаленной работе полезно использовать канбан-доски. Они позволяют отслеживать выполнение задач в режиме реального времени. После завершения этапа в программе меняется статус: «В планах», «Выполняется» и «Завершено».

Одним из примеров кабан-доски является Trello. Это простой и относительно бесплатный сервис, который можно использовать для постановки и контроля сложных задач.

Отследить, на что сотрудник тратит свое рабочее время, можно при помощи тайм-трекеров. В их число входят Toggl Track, Tick, Timesheets, OfficeTime, Timely, Hours, Kickidler и др.

Хранение документов и обмен

Для хранения документов и обмена ими можно использовать специализированные сервисы. Для этих целей идеально подходит офисный пакет «Гугл», в который входит Google Docs, «Гугл Таблицы», «Гугл презентации». Каждому пользователю доступно 15 Гб дискового пространства для хранения файлов. При необходимости есть возможность докупить дополнительную память.

Вместо офисного пакета «Гугл» для хранения файлов можно использовать Office 365, Quip, Apple iWork, а передавать документы по электронной почте.

Вспомогательные инструменты

Набор вспомогательных инструментов, используемых для выполнения работниками задач, напрямую зависит от направлений деятельности организации и от специфики работы. Зачастую используют:

• OneNote – сервис заметок, который по своей сути напоминает обычную записную книжку;
• LightShot – менеджер скриншотов, позволяющий сделать снимок экрана, отредактировать его и сохранить или послать третьему лицу;
• «Мировые часы» (World Time Buddy, «Яндекс.Время», 24timezones) – подходят для коллектива, когда работники живут в разных часовых поясах, для синхронизации по времени.

Помимо этого, могут понадобиться программы для открытия и редактирования PDF-файлов (Acrobat Pro DC, Soda PDF, PhantomPDF), менеджер паролей (LastPass, Dashlane, Hypervault, Keeper, 1Password), службы автоматизации (Zapier, Power Automate, IFTTT).

Несомненно, для полноценной работы понадобится стандартный набор инструментов: Office 365, калькулятор, будильник, почтовые сервисы (Gmail, «Яндекс.Почта», «Майл.ру»), переводчики, напоминалки.

Можно ли управлять бизнесом на расстоянии? Насколько эффективным будет такое управление? Эти и подобные им вопросы не дают покоя бизнесменам, которые по тем или иным жизненным обстоятельствам оказались на значительном расстоянии от места своей основной деятельности.

Как организовать работу коллектива

Для того, чтобы безопасно и продуктивно управлять компанией на расстоянии необходимо сначала правильно выстроить работу и взаимодействие коллектива.

Вот основные моменты, на которые руководители-удаленщики должны прежде всего обратить внимание и скорректировать при необходимости.

Инструкции

Для начала необходимо четко и в деталях прописать всю работу компании и конкретных ее звеньев. Находясь в непосредственной близости, вы сможете контролировать бизнес наглядно и отдавать необходимые указания и рекомендации сотрудникам сразу в момент ошибки.

Но, будучи на расстоянии, вы должны четко понимать, что ваши работники выполняют все то, что вы от них хотите. Но для этого сперва необходимо детально определить, что собственно вы от них хотите. То есть расписать по пунктам деятельность каждого сотрудника, общее взаимодействие коллектива, протекание рабочего процесса.

Обязанности

От вас потребуется распределить обязанности таким образом, чтобы каждый сотрудник отвечал только за свой сегмент деятельности и не пересекался с работой других отделов или направлений работы (максимум в форме передачи необходимых данных). Это необходимо для того, чтобы человек не имел представления о том, как работает машина бизнеса в целом, а лишь его небольшая шестеренка.

Например, менеджер по продажам не должен быть вхож в отдел закупок или производственный цех.

Так вы обезопасите себя от самых «умных» сотрудников, которые в ваше отсутствие могут решить организовать себе дополнительный источник доходов в виде- откатов, слива клиентов конкурентам или даже желанием обзавестись собственной мини-фирмой, которая по договоренности с производством станет продавать ВАШУ ЖЕ продукцию ВАШИМ ЖЕ клиентам, но через СВОИ счета (и такое бывает).

Личное взаимодействие с клиентами

Хорошо бы, конечно, со всеми клиентами, даже новыми, поддерживать прямую связь и общаться лично, хотя бы в форме деловой переписки.

Если речь о розничной торговле мелким товаром, то в идеале установить в офис или магазин соответствующее программное обеспечение (об этом речь чуть ниже), которое будет отслеживать все реализованные товары, деятельность сотрудников, выставленные счета и прочее.

Исполнительный директор

Если все же вы пришли к выводу, что без исполнительного директора вам никак не обойтись, то выбирайте человека на эту должность правильно.

Он должен быть ответственным, умным, действенным, но в первую очередь- верным и зависимым от вашего мнения и от системы. Не удивляйтесь! Если вы найдете хорошего управленца, который сможет сам справляться со всеми трудностями, и который не боится брать на себя ответственность в полной мере, то считайте, что вы не нашли, а потеряли…свой бизнес.

Исключаем такое развитие событий в том случае, если ваш бизнес связан с грандиозными вложениями и имеет невообразимые масштабы. Но, в любом случае, если вы будете искать человека, похожего на себя, то задайте себе вопрос- почему вы не работаете на кого-то, а имеете собственный бизнес, и почему он (ваш исполнительный директор), набравшись опыта, не поступит также?

Читайте также:

Топ курсов для product manager. Продакт менеджер: кто такой, обучение онлайн, сколько зарабатывает

Реклама, продвижение, пиар

На этом нельзя экономить ни при стационарном управлении, ни при дистанционном. Дайте своим сотрудникам работы и как можно больше!

Мотивация

Хороший управленец знает, что только лишь ожиданием результатов и требованиями достижений толковых сотрудников в своей компании удержать крайне сложно. Людей нужно уметь замотивировать, то есть сделать каждую должность действительно привлекательной для соискателей и действующих работников.

Как это сделать:

1. Прежде всего, конечно же, финансово. Собственно, что может больше волновать сотрудника в работе, чем его доход? Ничего. Но это не значит, что нужно выставлять всем зарплаты выше среднерегиональных или выдавать каждый месяц внушительные премии. Введите систему бонусов и поощрений. Что называется, каждому по заслугам.

Составьте план выработки каждого сотрудника в отдельности, далее отдела и всего коллектива. Согласно ним, назначайте премирование. Люди должны знать, что работают не просто на благо компании и ее руководства, то есть вас, а прежде всего на свое благо! В идеале, конечно добиться, чтобы ежемесячный оклад составлял не больше половины от возможного дохода. Однако, стоит помнить и о том, чтобы планы были реальными, а не заоблачными цифрами, на которые ваша компания никогда и не выходила.

2. Организуйте здоровое соперничество, мотивируя сотрудников каким-то значительным бонусом в конце года/месяца/квартала. В идеале, конечно, что-то действительно ценное, например, автомобиль, телефон, дорогие часы, тур в теплые страны и так далее.

3. Создайте коллективу достойные условия труда. Необходимо не скупиться и снять хороший офис в престижном районе, сделать стильный ремонт, организовать зону отдыха сотрудников. Так же не стоит забывать о пространстве для приема пищи. Многие почему-то считают, что чайник с микроволновкой, стоящие где-нибудь в полуподвальном помещении вполне себе подойдут для организации обеденной зоны.

Начнем с того, что у вас работают люди, так и относиться к ним нужно по-людски. Сделайте так, чтобы сотрудники гордились тем, что они у вас трудятся, чтобы им нравилось приходить в свое рабочее пространство и проводить там время, чтобы, сравнивая с другими вакансиями, они оставались верны вам, даже при условии, что где-то будет доход чуть выше.

4. Организуйте досуг коллективу. Не скупитесь на корпоративных мероприятиях! Выбейте сотрудникам скидки в ближайшие спортзалы, бассейны и прочее. Почему-то многие управленцы считают, что это не столь важная сторона рабочего процесса и тратить бюджет в такие вещи попросту отказываются.

Однако, задайте себе вопрос, уважающий себя сотрудник предпочтет работу в компании, где на новый год весь коллектив вывозят на горнолыжный курорт или дарят по шоколадке?

Ваша задача создать престижные рабочие места, чтобы сотрудники сражались (образно) за возможность их занять и боялись потерять. Люди должны быть уверены в том, что лучшей работы им не найти и поэтому им необходимо делать все возможное для того, чтобы трудиться на вас. Лишь тогда не нужно будет опасаться покидать свою фирму на долгий срок и спокойно управлять бизнесом на расстоянии.

Читайте также:

Лидогенерация и привлечение клиентов. Что такое лид? Секреты успешной лидогенерации

Контроль

Однако, какая бы замечательная и востребованная работа не была, пускать все на бесконтрольный самотек никак нельзя. Тем более с нашим русским менталитетом, который всегда в поиске халявы и денег за «ничегонеделанье». Ну что уж там, как повелось, так повелось…

Сталина на них, конечно, не нужно, а вот адекватный контроль работы необходим.

Что сюда может входить:

1. Прежде всего, конечно отчетность, в идеале, согласно инструкциям, о которых говорилось в начале. На основе отчетности необходимо проводить анализ работы каждого сотрудника в отдельности и всего предприятия в целом. Если есть проблемы-корректировать работу, иногда конкретного сотрудника из-за которого съезжает работа отдела, иногда и всего отдела полностью, ну а в критичной ситуации проводить реорганизацию деятельности фирмы в целом.
2. Видеокамеры. Это, само собой не понравиться вашим сотрудникам и конечно же не добавит балл престижа фирме в целом, однако, вы будете наверняка уверены в том, что в ваше отсутствие из вас не делают дурака и каждый работник занимается своим делом. А это, пожалуй, поважнее, чем душевно равновесие коллектива, который «будет чувствовать себя, как под микроскопом». Тем боле, давайте, честно, хорошему работнику без разницы следят за ним или нет, он просто выполняет свои должностные обязанности. А вот недовольны будут как раз те, кто либо халтурит, либо мухлюет.
3. Программы шпионы на компьютеры. Такие программы показывают все те действия, которые выполняет сотрудник на своем ПК. То есть вы сможете четко понять сколько часов в день он уделяет работе, а сколько личным делам. Так минутный поиск телефона поликлиники, например, это простительно, а вот трехчасовой поиск платья для какого-то торжества, вот это уже повод обсудить с работницей ваше дальнейшее с ней сотрудничество.

Читайте также:

Высшие учебные заведения России, где можно учиться дистанционно

Сервисы и техническое оснащение, которое вам поможет управлять бизнесом на расстоянии.

К счастью, энергичное развитие информационных технологий, свидетелями которого мы с вами являемся, позволяет контролировать подчиненных и решать все вопросы бизнеса, находясь в любой географической точке нашей планеты. В этом помогает интернет, а также знание особенностей некоторых инструментов, реализуемых через всемирную паутину.

1. Для начала необходимо наладить общение со своими сотрудниками, клиентами, поставщиками и всеми, кто вовлечен в ваш бизнес. Здесь в помощь куча сервисов, которые все знают, скорее всего, и, для работы которых понадобиться только лишь Интернет. Skype позволит вам проводить совещания, конференции, общаться с сотрудниками. Также для быстрой переписки возьмите на вооружения все известные мессенджеры:

• WhatsApp
• Facebook Messenger
• Viber
• WeChat
• Telegram
• Line
• Snapchat

2. Всевозможные CRM системы, которые вам не только облегчат работу, но и помогут сделать ее намного продуктивнее.

Например, система управления малым бизнесом MegaPlan. Благодаря этому инструменту вы сможете:

• управлять продажами и налаживать взаимоотношения с клиентами;
• осуществлять постановку задач сотрудникам своего предприятия, а также контролировать выполнение этих заданий;
• хранить различного рода документы;
• осуществлять управление проектами;
• управлять имеющимися в вашем распоряжении финансами;
• планировать рабочий день сотрудников и осуществлять множество прочих задач.

Информация в пределах этого продукта надежно защищена, программа максимально проста и позволяет входить в личный кабинет из любой точки планеты с использованием для этой цели любого браузера.

3. Сервис «умных рассылок» под названием SmartResponder. Это превосходный инструмент, позволяющий сформировать свою целевую аудиторию, состоящую из потенциальных клиентов. Стартовая версия продукта абсолютно бесплатна. Данный инструмент используют практически все отечественные сетевые бизнесмены.

4. Система Ecommtools, позволяющая принимать платежи и заказы от клиентов. Этот инструмент достаточно легко встроить в используемый вами сайт, он позволяет на протяжении полных суток принимать в автоматическом режиме платежи клиентов в самых разнообразных платежных системах. Собственнику сайта не нужно ничего разрабатывать на ресурсе, программное обеспечение устанавливается самостоятельно. Продукт позволяет создать любую партнерскую программу, а также значительно упрощает обработку заказов.

5. Сервис DropBox, созданный для обеспечения возможности удаленного хранения самых разнообразных файлов. Для каждого пользователя этого сервиса процесс выглядит максимально просто, на его компьютере появляется специальная папка, в которую можно копировать любые файлы, которые моментально синхронизируются с сервером. Воспользоваться размещенной информацией можно с любого компьютера или смартфона. К информации можно разрешить доступ участников вашей бизнес-команды. Данные из этого хранилища зашифрованы специальным протоколом, который используют банки и военные ведомства.

Напоследок, необходимо сказать о самом важном. В любом бизнесе должен присутствовать порядок. В том случае, когда бизнес не формализован, а напротив, завязан на тех или иных конкретных личностях, в том случае, когда в нем так называемый «человеческий фактор» необычайно силен, то вы, как владелец или руководитель бизнеса, вряд ли обретете в самое ближайшее время достаточное количество свободного времени. Прежде, чем решиться оставить свое дело на расстоянии, убедитесь, что все работает как часы. Иначе вы рискуете потерять не только время или сотрудников, но и сам бизнес.

Руководителям компаний при переводе сотрудников на дистанционную работу в режиме карантина приходится не только следить за неукоснительным исполнением трудового законодательства, но и решать управленческие задачи, чтобы такой режим не снизил производительность работы работников. Мы попросили руководителей-практиков рассказать о своих решениях.

Своими подходами делится управляющий партнер российского хостинг-провайдера RUVDS Никита Цаплин

Сохранение коммуникации

Мы пересмотрели работу всех отделов и сначала выяснили, кто может уйти на удаленку совершенно безболезненно: маркетинг, руководство и разработка. Каждый из них уже работал удаленно когда-то, и все было в порядке.

Чтобы точно не случилось накладок в коммуникации, мы ввели общие правила для всех:

1. Соблюдать время, когда все сотрудники должны быть онлайн в корпоративном менеджере Slack. Обычно мы начинаем работу в 12 дня и заканчиваем в 8–9 вечера.
2. Быть доступным по телефону. Если человек не отвечает дольше 2 часов, это засчитывается как прогул.

Установили стендапы в 12 дня и 8 вечера, чтобы договориться о задачах на день и обсудить результаты.

Для созвонов мы используем Zoom: у него пока лучшее качество связи среди всех.

Обеспечение безопасности работы с домашних устройств

У нас есть внутренние сервисы, которые надо защитить от кражи данных. Например, это система, в которой работает техподдержка и отвечает на тикеты.

Для всех сервисов уже ранее были реализованы:

• двухфакторная аутентификация по сертификату;
• логин и сложный пароль к ресурсам;
• лишение любого сотрудника доступа одним кликом через руководство.

Звонки в офис: переадресация на личные телефоны

Тут все оказалось проще простого: мы пользуемся онлайн-телефонией, и в ней все быстро настраивается конечной переадресацией на мобильные сотрудников.

Для техподдержки сохранили старое расписание: сотрудник получает входящие только в свою смену.

Бухгалтерия и документооборот

У нас 2 вида клиентов: физические и юридические лица. Первым обычно хватает автоматической системы: в личном кабинете предусмотрена возможность скачать все договоры, акты и акты сверок с печатями.

Некоторым юридическим лицам важно получать оригиналы, а не копии. В этом случае бухгалтер готовит все документы из дома, а курьер отвозит их, чтобы проставить подписи, печати и довезти оригиналы до конечной точки. У нас есть курьерская компания, с которой мы постоянно работаем. Они пока остаются в строю, и мы договорились на более плотную работу. Входящую корреспонденцию из офиса тоже забирают курьеры и отвозят по адресатам.

Дата-центры

Информационная инфраструктура (наш основной продукт и услуга — серверы) никогда не находилась в офисе. Сисадмины всегда проводили настройку дистанционно: у всех серверов есть особенный удаленный интерфейс управления, гораздо более функциональный, чем классический KVM. Доступ к оборудованию у нас остается даже в ЧС. Наши дата-центры в Московском регионе находятся в нескольких точках:

1. Дата-центр в Королеве на территории стратегического оборонного завода «Композит» (по совместительству — бывшего бомбоубежища).
2. Дата-центр в М9 — это один из ключевых узлов связи в Москве и стратегически важный объект информационной инфраструктуры России. Через него мы связаны со всем миром, если упадет М9, с большой вероятностью в Москве кончится весь интернет.

Доступ к таким объектам не закрывают для инженеров даже во время пандемии. Кроме этого, мы закупили запас комплектующих и дизельного топлива на 2 недели работы в случае отключения электроэнергии.

Добавляет Михаил Горяной, генеральный директор торгово-производственной компании JinCheng International Trading Co., Ltd.

Технический и личностный аспекты

Можно выделить несколько основных направлений рисков, связанных с управлением компанией в удаленном режиме.

Для выведения рабочих мест сотрудников на надлежащий уровень технической подготовки в удаленном режиме мы составили список программ, необходимых для установки на личные компьютеры, подготовили сервер с линкам для индивидуальной загрузки и пошаговый мануал. Специалисты IT были в постоянной досягаемости, чтобы оперативно решать вопросы в процессе отлаживания средств коммуникации и других программ.

Менеджеры каждого отдела получили задание сформировать KPI для каждого сотрудника на неделю и на каждый день.

Все сотрудники должны быть в досягаемости для своих коллег и клиентов в привычные им рабочие часы.

Ежедневные KPI помогают уменьшить вероятность невыполнения поручений и отследить результативность как конкретных исполнителей, так и каждого бизнес-процесса. Разумеется, дополнительная нагрузка по составлению такого плана ложится на менеджеров и руководителей отделений в первую очередь.

Мотивировать можно как индивидуальными премиями для руководителей, так и премиями для целых отделений с целью повышения результативности их работы.

К перегрузкам всех элементов компании может привести нецелевое или слишком обильное планирование KPI. По сути, необходимо осознать, что результативность и продуктивность, особенно на начальном этапе, будут падать. Основная задача — минимизировать спад и сделать метод удаленной работы более привычным.

Как управлять бизнесом из другой страны

Если руководитель организации или ИП уезжает в другую страну, юридически это не мешает ему управлять бизнесом в России. Но к релокации нужно подготовиться: найти доверенное лицо, рассказать налоговой об открытии счета за границей, контролировать валютную деятельность, следить за потерей резидентства и предусмотреть проблемы в процессах. Мы собрали гайд о том, как управлять бизнесом удаленно.

Еще полезное про управление бизнесом:

1. Что делать предпринимателю, если его мобилизуют.
2. Как предприниматели перевозят бизнес в другие страны.
3. Личный опыт: как я релоцировал бизнес из Петербурга в Ереван.