Руководство компании исполнительный директор

Можно завоевать вселенную, сидя на коне, но управлять ею, оставаясь в седле, невозможно

кому: собственникам, топ-менеджерам

Исполнительный директор — противоядие для собственника от бега по кругу оперативных задач

Кому информация будет полезна и почему

Статья в первую очередь предназначена для собственников, которые занимают должность генерального директора в своих компаниях, и при этом погрязли в оперативных вопросах.

Топ-менеджеры и управляющие, ознакомившись со статьёй, могут помочь своему шефу в делегировании полномочий и решении вопросов оперативного управления. Что, безусловно, укрепит их собственный профессионализм.

Другие руководители смогут увидеть путь, по которому необходимо идти, чтобы стать исполнительным директором.

Крест собственника, или Бег по кругу оперативных задач

Представьте собственника, все ежедневные действия которого сводятся к одной функции: “тушение пожаров и форс-мажоров”, которым нет конца и края. Настал момент, когда у владельца от бессилия опускаются руки. Предприниматель приходит на работу с мыслью, что он навечно застрял в “дне сурка”. И вместо любимой работы по стратегическому развитию и придумыванию новых идей, он вынужден снова заниматься… рутиной!

Как это происходит? Модель следующая. Владелец компании рассчитывает, что вот сегодня наконец-то он “потушит все пожары”, а завтра энергично возьмётся за решение вопросов стратегического развития, пересмотрит систему продаж и наконец-то приструнит расслабившийся коллектив (возможно, с помощью регулярного менеджмента). “Завтра” откладывается снова и снова по следующим причинам:

• В то время, когда собственник тушит одни “пожары”, на соседних направлениях возникают новые. Ведь у владельца не было времени на принятие превентивных мер по их предотвращению.
• Подчинённые и сотрудники привыкли приходить со всеми проблемами к шефу. Более того, они с удовольствием несут ему задачи, которые в состоянии решить сами. Но собственнику разобраться и обучать сотрудников некогда, т.к. он слишком занят “тушением пожаров”.

Внутренние препятствия к спасению

Возможно ли вырваться из этого замкнутого круга? Ответ кажется очевидным — найти и нанять человека, который будет разбираться со всей “оперативкой”.

Но и здесь не всё так просто, есть два “внутренних” препятствия в “головах” собственников:

1. Управление — это не работа. В России многие всё ещё не считают управление полноценной работой: на неё жалко денег, да и непонятно как оценивать промежуточные результаты. Услышать через 6 месяцев “извините, не получилось” — зря потратить деньги и время. Да и не совсем понятно, как правильно передать задачи, чтобы они вновь не “прилетели” к собственнику в возросшем объёме.
2. Ревность к собственному детищу. Я же владелец бизнеса, значит и сам должен и могу справиться со всеми управленческими задачами! Если возьму управляющего — распишусь в собственной беспомощности. Все будут говорить, что я добился успеха “только с помощью управляющего”.

Список безусловно можно продолжить. Если вы обнаружили что-то из перечисленного у себя — обдумайте этот момент. Уверен, что и без моей помощи вы сможете прийти к правильной мысли. Остальные же сомнения относительно необходимости исполнительного директора я постарался развеять во второй части статьи.

Основная управленческая роль управляющего фирмой

Управляющий компанией — человек, который занимается оперативным контролем выполнения существующих правил, обеспечивает выполнение внутренних распоряжений; решает вопросы, которые не могут быть решены на уровне сотрудников или других руководителей. В этом и состоит основная функция управляющего — Администрирование.

Не рассчитывайте “взвалить” на управляющего дополнительно: стратегическое развитие компании, разработку системы продаж и развитие клиентских процессов. Ведь управляющий, как правило, хорошо играет управленческие роли “Администратор” и “Производитель результатов”. Такого и нужно искать в первую очередь (подробнее разобраться с управленческими ролями вам поможет статья “Как собственнику делегировать ключевые функции топ-менеджерам и руководителям среднего звена, и избежать при этом типовых ошибок”, см. раздел “Типовая ошибка №2: Требовать от руководителя исполнять противоположные управленческие роли на “отлично”).

Как называется должность управляющего — не так важно. Это может быть исполнительный или генеральный директор. В дальнейшем я буду использовать как синонимы “исполнительный директор” и “управляющий”.

Задача управляющего — взять на себя контроль за всеми административными функциями, а также оперативное управление сотрудниками вместе с поощрением и наказанием

Если вы взялись за делегирование функции управления в своей компании другим людям, — начните с управляющего. Ведь именно роль “Администратор” зачастую хуже всего развита у “Предпринимателей”.

Помните, что сейчас вы управляете каждым сотрудником, у которого нет непосредственного руководителя: и секретарём, и начальниками отделов, и другими (системный администратор, бухгалтер, HR-специалист и т.д.). Исполнительный директор возьмёт это на себя.

Затем можно перейти к делегированию развития (топ-менеджер по развитию) и, наконец, генерального директорства, где собственник сможет перейти из роли “генеральный директор” в роль “акционер”.

Обязанности управляющего могут различаться в разных компаниях, поэтому далее я приведу выдержку из требований к управляющему, которые действуют в “Открытой Студии”. Копируйте и берите их за основу.

Ключевые зоны ответственности исполнительного директора

• Осуществлять оперативное управление компанией.
• Контролировать выполнение клиентских и внутренних процессов, работу сотрудников.
• Организовать работы, в рамках согласованных стратегических, тактических и оперативных планов.

Ключевые функции (обязанности) исполнительного директора и требования к профессиональным навыкам

Все перечисленные действия должны выполняться сотрудником самостоятельно не позднее чем через 6 месяцев после выхода на работу:

1. Оперативно управлять деятельностью компании (играть роль “управляющего”)
• Самостоятельно осуществлять оперативное управление компанией в рамках предоставленных полномочий (нести полную ответственность за результаты работы всех сотрудников компании, как штатных, так и внештатных).
• Осуществлять контроль и нести личную ответственность за выполнение внутренних регламентов, инструкций и технологий всеми сотрудниками компании (в том числе и путём делегирования полномочий руководителям соответствующих подразделений). Сюда входят планирование и отчетность, работа с задачами, проектами, регламентами и т.д.
• Играть роль “фильтра” от оперативных вопросов для вышестоящих топ-менеджеров: организовать предупреждение (превентивные меры), сбор, своевременную обработку и решение возникающих оперативных вопросов: от сотрудников, организационных, событий и т.д.).
• Организовать, контролировать и развивать процессы учёта финансов (в т.ч. ежемесячный расчёт чистой прибыли, прогнозы и т.д.)
2. Контролировать выполнение клиентских и внутренних процессов в компании, участвовать в их развитии
• Организовать и контролировать соблюдение сотрудниками: стандартов качества, технологий, регламентов и правил при выполнении работ с клиентских проектами и задачами (подробнее о разработке эффективных регламентов рассказываю в мини-тренинге «Мастер регламентов»).
• Находить и ликвидировать узкие места в клиентских процессах (как эффективнее сделать работу при улучшении её качества).
3. Выполнять работы в рамках согласованных советом директоров стратегических, тактических и оперативных планов/проектов. Организовывать работу других специалистов и участников. Нести ответственность за выполнение.
4. Организовать работу с кадрами:
• Организация процесса приема и увольнения сотрудников как для штатных, так и для заштатных специалистов.
• Организация процесса (как для штатных, так и для заштатных специалистов) расчёта и перевода заработной платы, отпускных и т.д.
5. Организовать работу со всеми видами официальных бухгалтерских и внутренних документов: учёт, хранение, документооборот, отправка и т.д. Лично нести ответственность за отсутствии закрывающих Актов (или юридически значимых документов, их заменяющих) со стороны Контрагентов и Клиентов компании.
6. Организовать внутренние офисные процессы и управлять ими. Речь идет о переездах, перестановках, расширениях, инфраструктуре и т.п.
7. Работать с внешними подрядчиками / экспертами
• Оперативно управлять и своевременно решать возникающие вопросы (управленческие — самостоятельно, профессиональные — с привлечением соответствующих специалистов контрагентов-исполнителей) из области: IT, бухгалтерия, юридические, аренда помещений, другие контрагенты-исполнители.Организовать и контролировать, принимать участие в развитии следующих служб: 1) IT-служба; 2) бухгалтерия; 3) юридическая служба и др.
• Организовать (сформулировать критерии) и выполнять подбор внешних подрядчиков / экспертов по различным направлениям бизнеса: бухгалтерия, юристы, IT-специалисты, продажи и т.д.
8. Прекрасно ориентироваться в проектном и процессном управлении. Успешно управлять любыми внутренними проектами (в т.ч. нестандартными и новыми).
9. Успешно решать любые, в т.ч. нестандартные ситуации с Клиентами, партнёрами или другими контрагентами.
10. Быть положительным примером выполнения правил, стандартов, регламентов, договорённостей и принципов регулярного менеджмента для остальных сотрудников.
11. Осваивать самостоятельно новые управленческие технологии, обучать им сотрудников. Иметь высокую способность к обучаемости.

Схема взаимодействия в компании с исполнительным директором

Если раньше все нерешённые вопросы от сотрудников “прилетали” к генеральному директору (собственнику), то теперь управляющий становится своего рода барьером от потока оперативных задач и принимает “удар” на себя. Схема взаимодействия выглядит так:

• ВОПРОС ПО ЗАДАЧЕ → постановщик задачи → руководитель проекта → руководитель постановщика задачи → ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР → собственник.

Заметьте, если у сотрудника по задаче нет руководителя проекта и линейного руководителя, то при отсутствии исполнительного директора она сразу же “прилетает” к собственнику.

Отсюда вытекает призрачность возможности заменить одного управляющего несколькими линейными руководителями по направлениям или руководителями проектов. Да, функции распределить можно. Но не будет сотрудника, который полностью отвечает за весь процесс (это опять же будете только вы). А значит, все проблемы на стыке направлений, или нерешённые руководителями направлений и проектов, — опять же “постучатся” сразу к вам.

Хотелось бы отметить, что исполнительный директор находится на “переднем крае”, обеспечивая выполнение далеко не всегда популярных решений

Фактически исполнительный директор находится на “переднем крае” (все оперативные контакты замыкаются на него) и несёт бремя информирования сотрудников и воплощения в жизнь далеко не всегда популярных решений.

Поэтому если кто-то думает, что быть управляющим-профессионалом “может любой дурак”, он глубоко заблуждается. Профессия управляющего сложная, требует постоянного обучения, развития управленческих компетенций и время от времени сопровождается нервотрёпкой. Одним словом, заслуживает глубокого уважения тот, кто профессионально выполняет эту роль.

Исполнительный директор (управляющий) в коммерческой компании: ответы на вопросы собственников

В моей компании управляющий работает более 4-х лет. Также мне довелось видеть много примеров делегирования функций и полномочий исполнительному директору у своих Клиентов: как положительных, так и отрицательных. Ситуации бывают разные.

Дальнейшую информацию по исполнительному директору (управляющему) я решил представить в формате “вопросы и ответы”.

Я постарался в общих чертах собрать рекомендации и кратко прокомментировать, почему советую делать именно так.

Среди вопросов: 1) мои собственные, на которые когда-то я затруднялся ответить; 2) вопросы Клиентов, с которыми я сталкиваюсь при внедрении регулярного менеджмента; 3) собранные мной вопросы в социальных сетях от директоров и собственников компаний специально для этой статьи. Ещё раз выражаю глубокую признательность всем авторам вопросов.

Многие из рекомендаций в равной степени относятся, как к другим топ-менеджерам, так и к руководителям среднего звена

Хочу сразу отметить важный момент: варианты и сценарии действий, которые я предлагаю, — не догма. Полезно будет не просто “брать и делать”, а сначала проанализировать, насколько они применимы лично в вашей ситуации.

Из плюсов: многие из рекомендаций в равной степени относятся как к другим топ-менеджерам, так и к руководителям среднего звена. Поехали!

Где и как мне найти управляющего для своей компании?

Вопрос настолько обширен, что кратко на него ответить не представляется возможным. Поэтому подробно всё распишу в отдельной статье. Но краткую информацию всё же дам.

На мой взгляд, большое заблуждение, что эту задачу можно полностью делегировать HR-специалисту. В одной компании собственник удивлялся: почему HR не может подобрать ему исполнительного директора, а отобранные кандидаты показывают свою проф. непригодность. Будьте готовы: для успешного найма в большинстве этапов поиска вам будет необходимо принять личное участие — начиная от формирования требований и создания фильтров подбора и заканчивая личным участием в собеседованиях после “сортировки заведомо неподходящих”.

Но вопросов по найму значительно больше. Как понять, что мы сработаемся? Лучше найти опытного человека или растить в своем коллективе? Стоит ли искать управляющего только среди знакомых “надёжных” людей? Обо всём этом — в отдельной статье.

Должен ли исполнительный директор иметь опыт работы в сфере деятельности, в которой работает компания?

На мой взгляд, если компания работает на рынке корпоративных услуг (рынок B2B), опыт работы с клиентскими процессами будет значительным преимуществом кандидата на должность исполнительного директора. Во-первых, это поможет лучше понимать внутренние отраслевые нюансы, а во-вторых, наличие практики позволит более осмысленно контролировать процессы, с которыми работают сотрудники.

Но возможен вариант, когда управляющий будет из смежной сферы и без опыта работы на клиентских процессах. Тогда имеет смысл при вводе его в должность сделать так, чтобы он получил практический опыт работы с клиентами, поучаствовал в клиентских процессах.

Не торопитесь бросать исполнительного директора “в бой”. Если есть такая возможность, сначала проверьте его управленческие навыки на “уровне ниже”, заодно и опыт передадите.

Генри Форд старался не брать на руководящую работу специалистов в конкретной области, так как они во многом, по его мнению, обладают “отраслевым” шаблонным мышлением и едва ли от них можно ожидать прорывов.

Но если у вас небольшая компания и важно, чтобы исполнительный директор мог быть “горячей заменой” ключевых сотрудников, работающих с клиентами, то ищите с опытом. Рынок труда тоже не забудьте изучить. Чем более узкие требования, тем меньше вероятность найти.

Какая система оплаты труда должна быть у исполнительного директора? Какая мотивация?

Первая часть — денежное вознаграждение в виде достаточно высокого оклада. Формулы здесь нет, но сумма должна явно выше среднего по компании. Оклад важен, т.к. исполнительный директор во многом ориентирован на выполнение заранее зафиксированных процессов.

Можно сделать часть оклада в виде достижения некоторых KPI. Но будьте с ними осторожны. В одной транспортной компании собственник поставил в зависимость “количество нерешённых проблем, которые до него доходят” и “зарплату управляющего”. До владельца проблем стало доходить меньше, но оказалось, что перестали доходить и те, которые мог решить только он (исполнительный директор всеми силами пытался решать ситуации, лежащие далеко за его областью ближайшего развития). В результате KPI формально выполнялся, но из-за этого компания несла убытки.

Вторая часть денежного вознаграждения исполнительного директора — процент от чистой прибыли. Как правило, управляющий может влиять на неё с помощью сокращения издержек, а также точности соблюдения технологий и ликвидации перекосов в них. Размер процента обсуждается индивидуально.

Про варианты “мотивировать долей” читайте в ответе на вопрос «Стоит ли мотивировать исполнительного директора долей в компании? Должен ли я сделать его партнёром при успешной работе?”

Стоит ли приглашать управляющего, чтобы он внедрил в компании регулярный менеджмент?

Важно отделять процесс “внедрение регулярного менеджмента” от процессов “активное участия во внедрении” или “администрирование в рамках регулярного менеджмента”.

В лучшем случае у управляющего будет кроме “администрирования” ещё и “опыт участия”. Как я уже упоминал в начале статьи, хорошее одновременное выполнение функций “стратегического развития” и “администрирования” крайне редко встречаются в одном управленце.

Но многие конечно же хотят всё и сразу по принципу “волшебной таблетки”. Я же предлагаю два вариант действий:

1. Взять управляющего вместе со стартом проекта внедрения регулярного менеджмента или чуть позже («проверить его в бою», подключить его к активной работе над проектом внедрения регулярного менеджмента).
2. Пригласить, когда для системы управления компанией будет заложен фундамент с помощью регулярного менеджмента.

Пользуясь случаем, рекомендую к прочтению статью “Время «Ч»: Когда внедрение регулярного менеджмента в вашей компании неизбежно, а оттягивание старта лишь принесёт дополнительные убытки”.

Как правильно ввести в должность управляющего?

Будет неплохо, если управляющий сначала поработает на должности управленца, который непосредственно участвует в наиболее важном процессе для компании. Чтобы прочувствовал всё “на своей шкуре”.

Например, для компании, которая занимается продажей частных домов, это может быть менеджер, курирующий стройку от принятия денег от клиента до сдачи ключей. Т.е. руководствоваться принципом: “Прежде чем доверить армию, дайте покомандовать ротой”.

Во время испытательного срока исполнительный директор может совмещать две функции (соотношения между выделяемым временем могут быть разными и зависят от опыта управляющего, его профессиональных навыков и текущей ситуации в компании).

Прежде чем доверить армию, дайте покомандовать ротой

Первая функция принятого сотрудника — исполняющий обязанности исполнительного директора (выделять от 60% до 80% времени), вторая — руководитель клиентского процесса (в примере — строительством частного дома). Это даёт возможность исполнительному директору лучше узнать клиентский процесс на практике, увидеть в нём нестыковки и перекосы.

Когда есть время, то можно и вовсе выделить 3 месяца на работу только со второй функцией. И лишь затем постепенно подключать функцию исполнительного директора.

После выхода на работу, исполнительному директору потребуется апгрейд управленческой квалификации. Подробнее об организации процесса читайте в “Система грейдов, или Как вырастить руководителей и сотрудников-профессионалов”.

Как уменьшить вероятность риска, что управляющий “уведёт” мой бизнес или откроет параллельный и будет втихую перетаскивать клиентов?

Пожалуй, это один из самых значимых страхов собственников. Если в случае производства “увести бизнес” не так просто (попробуй, перенеси себе завод по производству зубной пасты), то в компаниях, оказывающих услуги или в компаниях-посредниках (продажа оборудования, товаров, в т.ч. оптовая), проблема “увода бизнеса” стоит значительно острее.

Типовая схема выглядит так: в какой-то момент сотрудник начинает “уводить” часть клиентов “налево”, в свою фирму. Или сразу после ухода из компании использует клиентскую базу и технологии, предлагая “всё тоже самое, но со значительной скидкой”.

Привяжите свою “корову” так, чтобы “унести” или “подоить” её без вашего ведома было невозможно

Отсюда, естественно, не следует, что теперь нужно перестать всем доверять. Но принцип “доверяй, но проверяй” никто не отменял. А ещё лучше сделать так, чтобы с помощью “продолжения картины мира в будущее” показать, что с вами подобный номер не пройдёт (продление картины мира в будущее необходимо начинать ещё на этапе собеседования, о чём, как и обо всём процессе поиска, расскажу в одной из следующих статей).

Хочу отметить, что все перечисленные ниже способы предотвращения негативных сценариев относятся ко всем сотрудникам, работающим с клиентами.

• Тайный покупатель. Лучшая проверка не только того, насколько качественно обрабатываются входящие заявки, но и “сливаются ли заявки налево” (Не так давно был в торговом центре с детьми на аттракционах. Сотрудник, который следил за “кабиной 5D”, предложил заплатить со скидкой мимо кассы).
• Контроль наиболее критичных точек (обычно это поступление и учёт денежных средств).
• Юридически значимое соглашение о неразглашении, которое подписывается как с управляющим, так и со всеми остальными сотрудниками. Обязательно укажите в нем, что клиентская база и база исполнителей — собственность компании.
• Внешние подрядчики или независимые аудиторы по ключевым направлениям (необходимо общаться на уровне собственников). Если что-то пойдёт не так — сразу просигнализируют.
• Личное знакомство с ключевыми клиентами, желательно на уровне собственников. Общение хотя бы 1 раз в 6 месяцев. Заодно прекрасная возможность получить обратную связь о работе компании.
• Выстраивайте процесс так, чтобы в первую очередь “прокачивался” бренд компании, а не управляющего (он не говорит, что всё хорошо, т.к. он гениальный, а позиционирует внутри компании свои достижения как заслугу системы управления).
• Премия за честность как для сотрудников (подрядчиков), так и для клиентов. Если вам что-то предложили мимо кассы — получите это бесплатно. Если вы стали свидетелем факта нарушения интересов компании (расшифровка понятия “факт нарушения интересов” должна быть в общем регламенте) с чьей-либо стороны — сообщите и получите премию в 10.000 руб.
• “Волчий билет” с потерей репутации на рынке (для этого надо общаться с коллегами в отрасли). Свой бизнес может и не пойти, даже с чужой клиентской базой. И что сотрудник с такой репутацией будет делать дальше?
• Прозрачность всех процессов в компании, насколько это возможно (обслуживание клиентов, отгрузки товаров / оказание услуг, учёт финансов и т.д.).

Самое главное, у собственника должна быть чёткая готовность идти до конца при борьбе с попытками увода бизнеса или клиентской базы. Готовность развернуть как юридическое преследование (юристы само собой должны быть наготове), так и другие методы (“волчий билет”).

Действуйте по принципу “двигай выгодой, удерживай вредом”. Не забывайте вознаграждать достижения своего исполнительного директора за достижения, иначе он попросту покинет вашу компанию (про мотивацию я писал выше).

Как не попасть в зависимость от управляющего? Как предупредить его “звёздную болезнь” и чувство незаменимости?

Чувство незаменимости в конечном итоге приводит, как правило, к вседозволенности в поведении. Это влияет крайне негативно на компанию, других сотрудников и, как это ни странно, на самого «незаменимого». Чувствуя себя звездой, он перестаёт развиваться.

Заведите отдельный регламент для управляющего, где будут описаны технологии и алгоритмы выполнения им своих функций. Если исполнительный директор занимается выплатой зарплаты сотрудникам, то значит в регламенте должно быть подробно описано: как необходимо рассчитывать зарплату, как её выдавать, какие таблицы и документы необходимо заполнить.

Обязуйте исполнительного директора самостоятельно поддерживать свой регламент в актуальном состоянии.

Проблема “ликвидации незаменимости” подробно разобрана в статье “Как избавиться от незаменимых сотрудников и избегать возникновения незаменимости: пошаговый алгоритм действий”.

Относятся ли к исполнительному директору принципы регулярного менеджмента или для него должны быть исключения? Как лучше всего контролировать?

Что касается регулярного менеджмента и стандартов работы, то управляющий должен быть примером их соблюдения для всего коллектива. Во-первых, любой руководитель задаёт образец действий для своих подчинённых. Во-вторых, исполнительный директор должен строго спрашивать за все принципы регулярного менеджмента с каждого сотрудника компании.

К управляющему должны применяться самые жёсткие требования по соблюдению договорённостей. Естественно, в рамках “борьбы ЗА человека”, а не “против него”. Т.е. если есть договорённость о том, что исполнительный директор приходит на работу в 10 часов, а он самовольно начинает приходить в 11, должна последовать незамедлительная реакция с вашей стороны.

К исполнительному директору применяются такие же управленческие инструменты, как и ко всем остальным сотрудникам

Контроль работы исполнительного директора осуществляется его непосредственным руководителем — собственником (если тот играет роль генерального директора). К исполнительному директору применяются такие же управленческие инструменты, как и ко всем остальным сотрудникам: планирование и учёт времени по задачам, формализация всех результатов работ (в том числе и переговоров).

Рекомендую выделить в компании функциональные процессы, за которые отвечает управляющий и контролировать их с определённой периодичностью по чек-листам.

Например, функция “управленческая работа с сотрудниками”. Чек-лист может состоять из следующих пунктов: 1) записи в личных делах сотрудников; 2) итоги переговоров; 3) обратная связь от сотрудников; 4) наличие отчётов по рабочему времени; 5) процент разобранных отчётов; 6) наличие зафиксированных планов и т.д.

Можно ли передать управляющему работу с финансами, бухгалтерией, договорами и т.д.?

Да, при формализации соответствующих процессов в виде принципов, регламентов и инструкций. И, естественно, продумывании контрольных точек.

Можно делегировать право подписи всех бухгалтерских и юридически значимых документов: договоры, акты, трудовые контракты с сотрудниками и т.д.

Предоставить полномочия решать вопросы в налоговой инспекции, всевозможных государственных фондах, работать с банковским счётом. При этом рекомендую ограничить в доверенности возможность брать кредиты.

Всё вышеперечисленное можно сделать как в рамках общества с ограниченной ответственностью, так и если вы — индивидуальный предприниматель. В случае ИП права подписи и другие функции делегируются с помощью нотариально заверенной доверенности.

Как выстроить отношения с управляющим? Должен ли он быть моим другом?

Рекомендую здесь руководствоваться фразой, которую приписывают великому полководцу Александру Суворову: «Служба и дружба — две параллельные линии — не сходятся».

Статус управляющего прежде всего поддерживают предоставленные полномочия. Например, принимать решение об увольнении сотрудника, повышении заработной платы, применять наказания и поощрения, решать заранее оговорённые вопросы без участия вышестоящего руководителя. Вобщем, как у каждого руководителя: выработка решений, претворение их в жизнь, санкционирование по итогам.

Если же вы планируете поддерживать статус исполнительного директора количеством поблажек и дружескими отношениями, то деградация качества работы и “звёздная болезнь” ждать себя не заставят.

Почему именно так и какие исключения могут быть, подробно рассказываю в статье “Родственники-подчинённые: что делать руководителю, когда они садятся на шею”.

Стоит ли мотивировать исполнительного директора долей в компании? Должен ли я сделать его партнёром при успешной работе?

Действительно, многие собственники надеются, что получив “долю в компании” управляющий начнёт работать “за троих” и “по выходным”, ведь это теперь будет и его бизнес. Это большое заблуждение. Степень заблуждения усиливается, если доля предоставлена “за слова”, а договорённости не зафиксированы на бумаге вместе со сценариями действий в случае: “что будет с долей, если условия не будут выполнены?” и “сколько времени необходимо проработать в таком режиме?” и “что вы будете делать, если человек банально заболеет?”.

Некоторые рассчитывают с помощью предоставления доли удержать ценного человека в компании. Но что будет, если через какое-то время вам покажется, что новый партнёр работает не в том направлении или недостаточно интенсивно? Как управляющего вы его могли уволить, но вот как партнёра — уже нет.

Желающих получить “на халяву” долю в бизнесе немало, вот только всё, что досталось даром, никак не мотивирует, а лишь портит

Важно помнить, что роли “управляющий — наёмный сотрудник” и “управляющий — совладелец” сильно различаются. В первом случае вы можете уволить сотрудника (равно как и он сам может уйти), а во втором — нет. Увидеть, как изменится ваше взаимодействие, поможет статья “Как «играющий собственник» разрушает бизнес своими руками: можно ли спасти свою компанию от проблем, которые создают совладельцы-партнёры?”.

Да, если вы рассматриваете возможность продать долю, то можно продать по рыночной цене или с небольшим дисконтом. Ну а если нет… Чтобы вас не шантажировали в духе “дай долю, иначе уйду и у тебя всё развалится”, выполняйте регулярно и заблаговременно все мероприятия, озвученные в вопросах про “незаменимость” и “потенциальный увод бизнеса”.

Тем не менее, варианты мотивации “совместным бизнесом” всё же существуют. На мой взгляд, если у исполнительного директора (или кого либо из топ-менеджеров) есть стремление открыть свой бизнес (насильно эту идею не вздумайте проталкивать), вы можете предусмотреть для них следующий сценарий:

• предоставить возможность покупки доли в одном из существующих направлений деятельности компании (не ранее, чем через 2-3 года работы);
• взять одно из малоразвитых на данный момент направлений деятельности компании или смежное в качестве основы для нового бизнеса (с вашим участием в качестве акционера и эксперта).

Как выстраивать отношения с коллективом после приёма на работу исполнительного директора?

Есть два типовых варианта реакции коллектива (по крайней мере его большей части) на замаячивший приход исполнительного директора:

• “Ура! Наконец-то здесь наведут порядок”. Это своего рода желаемый сценарий для собственника. Актуален, когда вам удалось собрать вокруг себя команду ответственных людей, а текущий хаос обусловлен отсутствием у вас возможностей или желания заниматься администрированием.
• “Зачем он нам нужен, и без него всё было хорошо!”. Важно понимать, что с приходом управляющего он получит власть не только за счёт передачи ему части ваших полномочий, но и за счёт сотрудников. Часть из них текущая ситуация, когда вам некогда их контролировать, вполне устраивает. Значит, и сопротивление будет.

Краткий алгоритм действий:

• Объявить перед коллективом о своих целях. Заявить: “буду делегировать оперативку!”.
• Показать сотрудникам безальтернативность сценария (“Делегирую в любом случае, даже если многое придётся изменить или с кем-то распрощаться в будущем”).
• Озвучить планируемые полномочия управляющего и его ключевые функции.
• Не “трястись” над своей репутацией. (“Ошибки допускать могу и буду. И каждый из вас может их допускать. Но буду чётко смотреть, кто мне помогает в этом процессе, а кто мешает”).
• Попросить поднять руки тех, кто планирует мешать. Если таковые есть — запланировать индивидуальную беседу с каждым по отдельности (формат похож на беседу из моей статьи “Старт внедрения регулярного менеджмента для конкретного сотрудника: пошаговый план действий”) с последующими орг. выводами. Если таковых нет, расслабляться рано. Упомянутая статья также поможет найти их и вывести на чистую воду.
• Перейти к поиску управляющего.

Бонус для внимательных читателей: образец соглашения о неразглашении (конфиденциальности) для сотрудников

Хотите получить образец реально действующего соглашения о неразглашении (конфиденциальности), которое вы сможете использовать не только для исполнительного директора, но и для штатных и удалённых специалистов?

Выполните 2 простых действия:

1) Оставьте комментарий к статье в самом низу, как на скриншоте по ссылке: https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV. (Напишите кратко свой опыт работы с управляющим или о своих планах его подключения к управлению).
2) Отправьте запрос на получение образца “соглашения о конфиденциальности” через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение):

Вместо заключения, или Преодолевая препятствия

Подведём итоги. Многие собственники рано или поздно планируют отойти от управления оперативкой в своём бизнесе. Для этого необходимо найти и организовать работу управляющего.

Здесь возникает немало вопросов, поэтому в некоторых компаниях исполнительного директора ищут годами, а если и находят — он задерживается на своём месте в лучшем случае 3 месяца.

Успешность поиска и точность подбора зависят во многом от того, как построен процесс поиска исполнительного директора. Вот об этом мы и поговорим подробно в одной из ближайших статей.

Содержание статьи

Место исполнительного директора в управлении бизнесом

Требования к исполнительному директору

Зарплата исполнительного директора

Режим труда и отдыха исполнительного директора

Назначение исполнительного директора

Должностная инструкция исполнительного директора

Образец должностной инструкции исполнительного директора

Трудовой договор с исполнительным директором

Образец Трудового договора с исполнительным директором

Приказ о назначении исполнительного директора

Образец Приказа о назначении исполнительного директора

Право подписи исполнительного директора

Образец Приказа о праве исполнительного директора подписывать документы

Образец доверенности исполнительному директору

Должностные обязанности исполнительного директора

Ответственность исполнительного директора

В 90% случаев при создании компании её руководителем становится учредитель (или один из учредителей). Это является правильным и с юридической, и с организационной точек зрения, поскольку у нового предприятия активы малы и типовая хозяйственная деятельность еще не определилась. А это значит, что практически каждую сделку, заключенную руководителем, необходимо утверждать у собственников. Если же собственник сам является руководителем, то эта сложная и длительная процедура заменяется выпуском Решения за его подписью. 

По мере развития бизнеса, штат компании начинает увеличиваться. Поскольку штатное расписание заполняется «сверху», с руководящих должностей, то, прежде всего, у руководителя появляются заместители по направлениям – финансовый директор, заместители генерального директора по снабжению, по маркетингу, по внешне-экономической деятельности и т.п. 

Но основное руководство компанией и ответственность за бизнес в целом всегда остаются за генеральным директором. И если масштабы деятельности достигают размеров, когда руководителю становится сложно справляться со своими обязанностями, то в штатное расписание вводится должность исполнительного директора. При этом из поля зрения руководителя постепенно уходит текучка и со временем остаются только ключевые вопросы:

• организация проведения общих собраний собственников;
• взаимодействие с советом директоров;
• постановка целей;
• стратегическое планирование;
• организационная политика;
• привлечение долговременных инвестиций;
• создание филиалов и представительств. 

Такая последовательность формирования бизнеса является единственно правильной, поскольку дает четкое представление о роли каждого элемента управления и исключает конфликты между ними. 

В основе лежит тезис: исполнительный директор – это как бы «третья рука» руководителя, воплощающая его идеологию управления. Отсюда проистекают все требования к личности этого должностного лица, его функции, права и степень ответственности.

Место исполнительного директора в управлении бизнесом

Иерархия системы управления компанией прописывается в Уставе фирмы либо определяется приказом руководителя, определяющим сферы влияния и ответственности всех должностных лиц. Прежде всего, заместителей генерального директора. Эти сферы могут соприкасаться, но ни в коем случае не должны пересекаться. 

Иногда этот документ регламентирует и область ответственности исполнительного директора, но чаще всего в этом нет необходимости, поскольку в сферу интересов этого должностного лица может входить всё, что не передано заместителям по направлениям. 

Исполнительный директор подчиняется непосредственно руководителю предприятия и только ему. Его ранг соответствует первому заместителю руководителя. Он не имеет права издавать приказы, а свои полномочия реализует путем издания письменных распоряжений за своей подписью, обязательных для исполнения всеми подчиненными ему работниками. Распоряжения, противоречащие приказам руководителя, не имеют силы. То же самое относится к распоряжениям, затрагивающим области деятельности, отнесенные к компетенциям заместителей руководителя. 

Исполнительный директор может быть приглашен на заседание совета директоров и на общее собрание собственников, но его задача состоит не в выработке стратегии, а в оценке возможности реализации решений, принимаемых этими органами во время заседания, и в оценке требующихся для этого ресурсов. То есть, носит технический характер. В голосовании он не участвует.

Требования к исполнительному директору

Если кадровая политика компании такова, что TOP-менеджеры должны иметь диплом MBA, то это распространяется и на данное должностное лицо. Но, на самом деле, в этом случае гораздо важнее практический опыт управления аналогичной компанией, достигшей значительных успехов в бизнесе. 

Немаловажное значение имеют и личные качества, в числе которых непременно должны быть:

• умение работать с людьми и разрешать конфликты;
• качества лидера, вызывающие уважение у коллектива;
• способность сплотить коллектив;
• умение мобилизовать людей на эффективный труд;
• умение находить компромисс;
• высокая работоспособность;
• стрессоустойчивость;
• легкий, необидчивый характер. 

При этом излишняя инициативность и креативность не относятся к числу достоинств, поскольку основной задачей является реализация принятых руководством решений. 

Исполнительному директору может быть назначен испытательный срок продолжительностью до 6 месяцев, но на практике этот срок делают гораздо короче – 30 дней или даже две недели. Так делается потому, что если он не взял в свои руки бразды правления сразу, то этого и не будет. 

Кроме того, надо иметь в виду, что испытательный срок распространяется на обе стороны договора – и на работника, и на компанию. Поэтому, если установить продолжительность испытательного срока в 6 месяцев, то исполнительный директор может в любой день подать заявление об уходе и уволиться в течение трех дней. А если в это время генеральный директор будет в отъезде, то предприятие окажется без руководства. 

Зарплата исполнительного директора

Размер оплаты труда данного работника имеет двойственное значение. 

С одной стороны, это стимул для того, чтобы прилагать максимум усилий для эффективности бизнеса. С другой стороны, это составляющая его авторитета, ибо к низкооплачиваемому руководителю у работников не будет ни уважения, ни доверия. 

По сложившейся практике, должностной оклад может находиться на уровне 75-80 процентов от зарплаты руководителя. При этом правильным решением является выплата квартальной премии и тринадцатой зарплаты в конце года, а также дополнительное ежегодное премирование за достигнутые показатели. Как правило, премия устанавливается решением совета директоров и может достигать 50 процентов должностного оклада за год. 

Хорошим стимулом является полный социальный пакет, включающий в себя медицинское страхование самого работника и членов его семьи. 

Иногда компетентного и приносящего прибыль исполнительного директора пытаются дополнительно мотивировать и закрепить в компании, подарив ему долю в уставном капитале. 

Но хороший партнер – тот, кто сам добивается партнерства, кто жаждет из управленца стать совладельцем, перевести свои отношения с компанией на более высокий уровень. И кто из своих личных средств оплатил право на участие в бизнесе. 

Если же человек получил предложение стать совладельцем компании, а сам и не думал об этом, но принимает его – ничего хорошего не получится. Не будет взлета показателей, ожидаемого другими собственниками. А будут только дополнительные сложности в отношениях с ним, связанные с даром полученными правами. 

Известны случаи, когда исполнительный директор со временем терял интерес к работе и его увольняли (или он сам уходил). А потом приходилось ту долю в уставном капитале, которую ранее ему подарили, у него же и выкупать. Причем, по цене, которую продавец сам назначил, и которая в разы больше реальной стоимости доли. 

Так получается потому, что человек, реально ничего не вложивший в бизнес и прекративший с компанией трудовые отношения, превращается в нахлебника, паразитирующего на прежних заслугах и безосновательно получающего дивиденды. Ничего не вложив, он ничем и не рискует, в отличие от других акционеров, а потому на общих собраниях всегда голосует за максимальные дивиденды в ущерб перспективам развития. Он понимает, что от него все желают избавиться, а потому назначает максимальную цену на подаренные ему акции (долю в уставном капитале). 

Режим труда и отдыха исполнительного директора

Этот сотрудник является штатным наемным работником, а потому подчиняется общему трудовому распорядку компании, определяющему начало и окончание рабочего дня, перерыв на обед и перерывы на отдых, если они предусмотрены коллективным договором. Продолжительность предоставляемого ему оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. 

Ему устанавливается ненормированный рабочий день и дополнительный оплачиваемый отпуск, размер которого определен в коллективном договоре, но не менее трех календарных дней. По сложившейся практике, дополнительный отпуск составляет одну неделю. 

Нерабочие праздничные дни в отпуск не включаются. 

Отпуск предоставляется в удобное для этого работника время, но с учетом производственной необходимости его участия в производственном процессе. 

Исполнительный директор никогда не уходит в отпуск одновременно с генеральным директором, в период проведения общих собраний собственников или заседания совета директоров, а также в случае аврала, ликвидации последствий стихийных бедствий или при наличии у предприятия острых экономических или юридических проблем. 

Назначение исполнительного директора

Процедура назначения руководителя такого уровня имеет свою специфику, связанную с тем, что даже во время испытательного срока ему дается большая административная власть, а если кандидатура окажется неудачной, то поиск другого человека может занять значительное время и потребует немалых ресурсов. Поэтому желательно иметь несколько кандидатов на эту должность. 

С учетом сказанного, в процесс назначения включаются следующие процедуры:

• рассмотрение заявления кандидата и его резюме;
• предварительное собеседование, проводимое работником кадровой службы, призванное проверить документы соискателя и оценить соответствие реальности анкетных данных из его резюме;
• углубленная проверка кандидата службой безопасности;
• основное собеседование;
• собеседование с руководителем предприятия;
• дополнительные консультации, сравнение с другими кандидатами;
• одобрение кандидатуры руководителем предприятия;
• медицинский контроль состояния здоровья кандидата;
• ознакомление кандидата (производится под расписку):
• со структурой организации;
• с правилами трудового распорядка;
• с его будущей должностной инструкцией;
• с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну;
• с правилами техники безопасности;
• с правилами пожарной безопасности.
• экскурсия по производственным, складским и офисным помещениям;
• знакомство с другими лицами руководящего состава;
• рассмотрение кандидатуры на совете директоров или на общем собрании собственников;
• подписание трудового договора с кандидатом;
• издание приказа о приеме на работу и назначении на должность;
• занесение записи в трудовую книжку работника. 

Должностная инструкция исполнительного директора

Содержание этого документа напрямую не регламентируется действующим законодательством, но все его положения должны соответствовать Трудовому кодексу. 

Условия, не соответствующие законодательству, даже если они приняты обеими сторонами, являются недействительными. 

Должностная инструкция должна быть утверждена руководителем предприятия. Работник, принимаемый на должность, регламентированную этой инструкцией, обязан выполнять все её положения. Инструкция с ним не согласовывается, а его замечания по составу инструкции не рассматриваются. Отказ от подписания инструкции рассматривается как отказ от должности.

Трудовой договор с исполнительным директором

 Этот документ является обязательным при найме работника, поскольку регулирует все основные параметры взаимоотношений с ним. Со стороны работодателя этот документ подписывает непосредственно руководитель (генеральный директор, президент). 

Хотя обе стороны, подписывающие этот договор, являются юридически грамотными руководителями, рекомендуется делать его кратким и наполнять простыми формулировками, исключая дублирование законодательно установленных норм.

Приказ о назначении исполнительного директора

Процедуру подбора кандидатуры на эту должность завершает издание приказа, определяющего сам факт найма и установления трудовых отношений с выбранным кандидатом. 

Этот приказ подписывает непосредственно руководитель. И очень часто, даже если имеется письменное решение совета директоров об одобрении этой кандидатуры, руководитель до своего подписания визирует приказ у председателя совета директоров. 

Налицо перестраховка, связанная с тем, что в случае, если кандидатура не оправдает надежд или, тем более, приведет к убыткам, то непременно будут искать виновного. А по сложившейся практике, виновным всегда является генеральный директор, который, при наихудшем раскладе, может лишиться должности. 

Поэтому опытный руководитель представляет дело так, что инициатива и само решение пришли от совета директоров, а он лишь это решение выполняет. 

У этого факта есть и еще одна, скрытая подоплека: руководитель никогда не одобрит кандидатуру, которая лучше его самого. Поскольку иначе он сам рискует остаться без должности. Так что руководителю приходится балансировать, чтобы не нанять себе конкурента и чтобы человек не завалил дело. 

Право подписи исполнительного директора

Для осуществления своих полномочий в полном объёме, руководителю такого ранга предоставляется право подписи документов и право заключения сделок от имени предприятия. Для этой цели руководитель компании выпускает два документа. 

Приказ о праве подписи исполнительного директора определяет его право подписывать внутренние документы компании, находящиеся в его ведении согласно должностной инструкции, а также право первой подписи на платежных документах, направляемых в банк. В последнее случае это право должно быть выделено в приказе отдельной строкой и должен быть изготовлен дополнительный экземпляр приказа, направляемый в банк.

Содержание приказа должно полностью коррелировать с полномочиями и обязанностями, указанными в должностной инструкции.

На практике приказ относительно права первой подписи делается в виде отдельного документа, чтобы не загружать банк излишними сведениями. 

Для заключения сделок от имени компании, исполнительному директору выдается доверенность, подписываемая руководителем. 

Эта доверенность может быть нотариальной. В этом случае для её получения руководителю компании необходимо лично обратиться к нотариусу, предъявив регистрационные и уставные документы компании, а также протокол или решение о своем назначении, приказ о вступлении в должность и паспорт. 

Несмотря на то, что нотариальная доверенность требует финансовых затрат и времени, она приобретает всё большую популярность. Это связано с введением единого реестра доверенностей, что позволяет контрагенту легко проверить её действительность с помощью интернета. 

Кроме того, такую доверенность можно в любое время отозвать, что особенно важно, если исполнительный директор будет уволен. При этом, если по отозванной доверенности всё же будет совершена сделка, то за неё уволенный работник будет отвечать лично, как физическое лицо. На компанию такая сделка не накладывает никаких обязательств. 

Доверенность без нотариального заверения тоже имеет право на существование. 

При любой форме доверенности желательно минимизировать срок её действия и максимально ограничивать полномочия для исключения возможности злоупотребления. 

В отдельных случаях, когда это необходимо, в доверенности предусматривается право передоверия. При этом объём передоверия и срок действия вторичной доверенности не могут превышать аналогичные параметры основной доверенности. 

В соответствии с юридическими нормами, при заключении договора от имени компании, исполнительный директор прикладывает свою доверенность к экземпляру противной стороны, поэтому для регулярной деятельности ему необходим пакет доверенностей. 

В хозяйственной практике приняты три вида доверенностей:

1. генеральная доверенность, передающая широкий спектр полномочий. Как правило, она выдается сроком на один год и предполагает участие в переговорах, принятие обязательств, участие в судебных процессах, выступление перед журналистами и участие в других мероприятиях, при которых достаточно предъявить доверенность и не требуется её приобщать к каким-либо документам;
2. периодическая доверенность, выдаваемая на определенный период для осуществления однородных операций. Например, отпуска товара;
3. разовая доверенность, предусматривающая полномочия на конкретные действия или на несколько действий. В такой доверенности указывают максимально узкие полномочия и минимальный срок действия. При совершении сделки доверенность передается контрагенту. 

Перечисленные виды как таковые, включая генеральную доверенность, законодательством не предусмотрены, поэтому на документе пишется просто «Доверенность», а само разделение по видам используется только при их учете.

Указание должности доверенного лица и приведение образца его подписи не является обязательными.

Должностные обязанности исполнительного директора

Помимо обязанностей, перечисленных в вышеприведенной должностной инструкции, на исполнительного директора могут быть возложены другие функции, зависящие от вида деятельности компании. 

Для производственного предприятия:

• контроль поставки сырья и материалов;
• контроль за заполнением склада сырья и склада готовой продукции, исключающие дефицит и затоваривание;
• обеспечение правильных условий хранения сырья и готовой продукции (температурный режим, влажность, вентилируемость и т.п.);
• контроль ритмичности производственного процесса;
• обучение и аттестация персонала;
• обеспечение производственного процесса рабочей силой с учетом отпусков и сезонной заболеваемости;
• обеспечение энерговооружения предприятия и создание необходимых резервов (электрических мощностей, запаса топлива и т.п.);
• контроль за работой транспортного цеха, своевременностью текущего и профилактического ремонта, прохождения технического контроля и обновления парка;
• выработка учетной политики (совместно с главным бухгалтером). 

Для торгового предприятия:

• контроль за деятельностью торговых точек, филиалов и франчайзи;
• создание новых торговых точек и продажа франшиз;
• контроль за обеспечением плана продаж;
• руководство маркетингом;
• курирование номенклатуры продаваемых товаров;
• курирование оптимальности торговых запасов;
• контроль за правильностью хранения товаров и сроков реализации;
• контроль за деятельностью охраны и службы безопасности.    

В некоторых компаниях пошли по иному пути и у них предприятием реально руководит только сам генеральный директор, а должность исполнительного директора — это калейдоскоп временно назначенных людей, принимаемых по срочному трудовому договору. 

Например, на тот случай, когда:

• надо повысить работникам нормы выработки;
• надо понизить расценки;
• надо сократить сотрудников;
• предстоит переезд производственной базы в другой город;
• происходит реорганизация или перепрофилирование фирмы, связанные с большими сокращениями или сложной переаттестацией;
• запланировано закрытие отдельных направлений. 

Должностные обязанности такого исполнительного директора сводятся к объявлению коллективу о новых расценках или новых условиях труда, к выбору кандидатов на увольнение и погашению возможных протестов и недовольства персонала. 

Такие временные исполнители психологически хорошо подготовлены к выполнению трудных заданий, имеющих подчас трагические последствия для работников предприятия. 

Делая эту неблагодарную работу, они сохраняют репутацию и нервы генеральному директору. Даже понимая, что непопулярные в коллективе решения исходят от собственников, человек злится на исполнительного директора, объявляющего конкретно ему об увольнении или ухудшении условий труда, ибо такова уж психология людей. 

Затем исполнительного директора увольняют, и у людей создается впечатление, что они избавились от виновника их неприятности, вследствие чего в коллективе постепенно восстанавливается прежняя здоровая атмосфера. 

Ответственность исполнительного директора

Данное должностное лицо относится к TOP-менеджерам компании, что накладывает определенную специфику на его ответственность и на санкции, которые к нему могут быть применены. 

В общем случае, ответственность исполнительного директора может быть разделена на три составляющие:

1. ответственность как гражданина;
2. ответственность как физического лица, работающего по найму;
3. ответственность как должностного лица, обладающего служебными полномочиями. 

В первом случае исполнительный директор отвечает:

• за хищения без использования служебного положения;
• за нанесение предприятию убытков действиями, которые осуществил он лично (к примеру, сломал офисную мебель). 

Во втором случае исполнительный директор отвечает:

• за выполнение распоряжений руководителя;
• за исполнение своих должностных обязанностей;
• за соблюдение трудового законодательства им самим;
• за соблюдение им самим правил техники безопасности и пожарной безопасности, положений по охране труда и охране окружающей среды; 

При этом к исполнительному директору могут быть применены следующие меры воздействия:

• замечание (делается устно);
• выговор (может быть объявлен в приказе руководителя, но, как правило, делается устно, чтобы не подрывать репутацию);
• увольнение, в том числе вследствие утраты доверия. 

В третьем случае исполнительный директор отвечает:

• за противоправные действия с использованием своего служебного положения;
• за нанесение компании убытков своими умышленными действиями или бездействием. 

При этом исполнительный директор отвечает только за те действия, на которые у него были полномочия, и которые предусмотрены должностной инструкцией или трудовым договором. 

Само наличие предоставленных доверенностью полномочий не является основанием для возникновения ответственности, поскольку доверенность лишь предоставляет право, но не возлагает обязанностей. 

Руководитель компании вправе в течение 30 дней своим приказом взыскать нанесенный компании ущерб в полном объёме, но не более размера среднего месячного заработка исполнительного директора. Если работник не согласен с приказом либо если сумма ущерба превышает средний размер его заработка, взыскание производится через суд. 

При этом за исполнительным директором всегда остаётся право добровольно погасить нанесенные компании убытки. 

Copyright «Всероссийский бизнес-клуб»
Автор: Владимир Судариков

Может ли на корабле быть два капитана? Это вряд ли, а вот два руководителя в организации — вполне возможно. Обычно это — генеральный и исполнительный директор. Каждый из них участвует в управлении компанией в рамках своих полномочий. Рассмотрим, как определяются обязанности и ответственность исполнительного директора.

Зачем компании нужно несколько директоров

Возможность разделения полномочий руководителя компании между несколькими лицами появилась у российских бизнесменов в 2014 году. Это позволяют сделать изменения, внесенные в п. 1 ст. 53 ГК РФ.

Важно отметить, что речь идет не о коллегиальном органе (например, правлении) или наличии у генерального директора заместителей. В данном случае имеется в виду, что компанией управляют два независимых руководителя, а иногда — и больше. Все эти директора равноправны и подчиняются только собственникам бизнеса.

Необходимость разделения управленческой функции может быть вызвана несколькими причинами:

• компания занимается разными видами деятельности и каждый из руководителей компетентен в своей сфере;

• у организации есть два или более совладельцев, каждый из которых хочет иметь своего представителя в руководстве;

• компания присоединила к себе другое юридическое лицо и его представитель «вводится» в управление для упрощения интеграции.

Как разделяются полномочия между директорами

Конкретный регламент взаимодействия директоров в ГК РФ подробно не прописан. Упомянуто только о том, что они могут действовать совместно или по отдельности.

Здесь возможны следующие варианты:

1. Совместное управление. В этом случае любое решение должны утвердить оба руководителя. Но данный вариант больше похож на работу коллегиального исполнительного органа. Отсутствие одного директора (например, по болезни) может парализовать работу всего бизнеса. 

2. Независимое управление. В этом случае каждый из руководителей может принять любое решение по управлению фирмой. Но здесь велик риск того, что из-за несогласованности позиций будут возникать конфликты. Например, один из директоров заключил сделку, предусматривающую определенные ограничения, а договор, заключенный вторым руководителем, нарушает условия первой сделки. 

3. Независимое управление с разделением полномочий. При этом варианте каждый из руководителей принимает управленческие решения в своих сферах работы компании. При этом обычно генеральный директор занимается «стратегическими» вопросами, а исполнительный – управлением текущей деятельностью компании.

Но при любом из перечисленных вариантов каждый из руководителей в отдельности несет ответственность за свои нарушения, как должностное лицо, имеющее полномочия выступать от имени компании. Чем конкретно занимается и за что отвечает исполнительный директор — рассмотрим далее.

Ответственность генерального директора ООО

Что входит в обязанности исполнительного директора

Порядок разделения полномочий между руководителями должен быть прописан в уставе общества и должностных обязанностях директоров. Важно подробно отразить все нюансы во внутренних документах общества, чтобы свести к минимуму возможные разногласия.

Каждая организация распределяет обязанности индивидуально, но обычно к полномочиям исполнительного директора относят:

• оперативное планирование работы компании;

• текущее управление деятельностью;

• организацию документооборота;

• контроль за финансовыми потоками (совместно с финансовым директором или главным бухгалтером);

• оперативный анализ деятельности компании и контроль исполнения текущих планов;

• контроль за соблюдением трудового законодательства;

• подбор персонала. Если речь идет о ведущих позициях — то совместно с генеральным директором.

Ответственность перед организацией

Исполнительный директор, как и любой другой руководитель, является сотрудником компании. Поэтому он отвечает перед организацией по ТК РФ.

Эта ответственность делится на две категории:

1. Дисциплинарная может быть в виде замечания, выговора и увольнения. Здесь важно отметить, что собственники могут уволить директора не только за какие-либо нарушения, но и «просто так» (ст. 278 ТК РФ). 

2. Руководитель, как и любой сотрудник, обязан возместить организации ущерб, полученный по его вине. Материальная ответственность директора по умолчанию является полной, даже если это не указано в договоре с ним (ст. 277 ТК РФ).

В рамках гражданско-правовых отношений, в отличие от трудовых, с руководителя может быть взыскан не только прямой ущерб, но и упущенная выгода (ст. 15 ГК РФ)

Ответственность перед кредиторами

В ряде случаев исполнительный директор несет ответственность перед кредиторами компании.

Имущественная ответственность учредителя и директора ООО

Имущество руководителя может оказаться под угрозой в следующих случаях:

1. При банкротстве, если директора признали контролирующим должника лицом (ст. 61.10–61.12 закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»). 

2. Если компания была ликвидирована по решению регистрирующего органа, как прекратившая деятельность, но все долги не были погашены (п. 3.1 ст. 3 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»). 

3. Если налоговики доказали, что работа организации является только прикрытием для уклонения от взыскания обязательных платежей (постановление КС РФ от 08.12.2017 № 39-П).

Ответственность перед государством

Если в обязанности исполнительного директора входит подписание первичных, документов, договоров и отчетности, то он несет ответственность по КоАП РФ и УК РФ, как исполнительный орган общества.

Руководитель может быть наказан по десяткам статей административного и уголовного законодательства. Перечислим наиболее «распространенные» области:

• налогообложение;

• банкротство;

• правила торговли;

• антимонопольное законодательство;

• трудовое право;

• противодействие коррупции.

Сами санкции могут изменяться от незначительного штрафа в несколько сотен рублей по КоАП РФ до многомиллионных взысканий и лишения свободы на срок до 10 лет при уголовном преследовании.

Как избежать нарушений в организации документооборота

Одним из важных составляющих системы управления является документооборот. Он обычно относится к компетенции исполнительного директора.

От работы с документами во многом зависят результаты всего бизнеса. Из-за утери важной информации, ошибок или просрочек можно не только потерять возможность заключения крупного контракта, но и подвергнуться штрафным санкциям.

Часто ошибки в документообороте связаны с влиянием человеческого фактора. Во многих компаниях работа с документами строится без определенного плана. Новые формы и порядок их применения создаются в рабочем порядке, т.е. по мере необходимости, часто — без учета уже существующих регламентов.

Когда к нам обращаются с просьбой систематизировать документооборот, другими словами, навести порядок в бумагах, мы в первую очередь анализируем текущую ситуацию. Далее определяем проблемные участки и области, организованные оптимально. На финише, учитывая масштаб «бедствия», наши специалисты дают рекомендации, которые позволяют оптимизировать систему работы с документами, приведя ее к единому формату на основе наиболее удачных образцов.

Вывод

Действующее законодательство разделяет управление в организации между несколькими равноправными лицами.

Наиболее целесообразно в данном случае выделить каждому руководителю свою сферу ответственности, отразив это в учредительных документах компании.

Исполнительный директор обычно отвечает, в том числе, и за документооборот. Но до этой важной области у руководителя нередко не доходят руки.

Чтобы настроить работу  с документами, учитывая текущую ситуацию и особенности конкретного бизнеса, имеет смысл обратиться в аутсорсинговую компанию.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Престижная должность исполнительного директора привлекает многих претендентов, однако кандидат на вакансию должен обладать определённым опытом и личными качествами, иначе его не примут на работу. Должностные обязанности исполнительного директора весьма разнообразны: он следит за поддержанием репутации компании, контролирует финансовое состояние предприятия, работу коллектива. Человек, желающий занять данную должность, должен быть ответственным, организованным, целеустремлённым и способным работать в стрессовой обстановке.

Поэтому прежде чем претендовать на место топ-менеджера, работающего в непосредственной связи с высшим руководством, необходимо ознакомиться с особенностями и нюансами данной деятельности.

Особенности должности

Управляющий организацией является представителем руководящего органа компании: функциональные обязанности исполнительного директора могут быть аналогичными должности гендира или директора, однако, независимо от присвоенного функционала, он подчиняется только высшему руководителю или собранию учредителей.

Требования: какие знания и навыки необходимы соискателю на вакансию управляющего

Человек, желающий однажды занять должность исполнительного директора должен постоянно развивать в себе необходимые личностные качества: аналитические способности, дисциплинированность, преданность интересам предприятия, лидерские задатки, умение выстраивать продуктивные, корректные отношения с подчинёнными. Кандидат должен владеть основами менеджмента, оперативного и финансового планирования, психологии коллектива.

На должность исполнительного директора может претендовать лицо, имеющее высшее экономическое образование или образование, связанное со спецификой выбранной кандидатом компании. Поскольку обязанности и ответственность исполнительного директора включают контроль и устранение допущенных ошибок внешней деятельности компании, соискатель должен знать нормы законодательных, подзаконных и внутренних актов, регулирующих работу организации.

Одним из главных достоинств исполнительного руководителя является способность оставаться всегда информированным и ориентироваться во всех процессах, протекающих в рамках финансовой, экономической, маркетинговой, хозяйственной деятельности предприятия. Это необходимо, поскольку в лице исполняющего обязанности директора реализовывается общее руководство компанией:

• утверждение и выполнение плана продаж;
• выстраивание и оптимизация бизнес-процессов;
• распределение финансовых, трудовых и иных ресурсов предприятия;
• координация работы подразделений организации;
• управление ключевыми рисками;
• управление процессом подбора и обучения персонала;
• разработка стандартов работы и корпоративной этики;
• выстраивание продуктивных отношений с заказчиками, партнёрами, поставщиками, контролирующими органами;
• выстраивание логистической, информационной, технологической политики;
• разработка бюджетов.

Полномочия

Сотрудник, исполняющий обязанности директора, наделяется всеми необходимыми полномочиями, без которых невозможно исполнение функций руководителя.

Топ-менеджер вправе:

• разрабатывать, утверждать, согласовывать внутренние распоряжения, инструкции, иные нормативные акты в границах сферы своей деятельности;
• издавать распоряжения, касающиеся функционирования подконтрольных директору отделов;
• принимать решения о взысканиях либо поощрениях работников подчинённых подразделений;
• при необходимости принимать на себя полномочия гендира, если таковые будут делегированы руководящим органом компании.

Исполнительный директор: схема взаимодействия с компанией

На фигуре исполнительного директора замыкается решение всех текущих вопросов, он становится для собственника бизнеса своеобразным барьером, ограждающим последнего от бесконечного потока оперативных задач.

Схема взаимодействия выстраивается следующим образом:

• формулировка задачи;
• передача вопроса руководителю проекта/отдела;
• согласование с исполнительным директором вариантов выполнения задачи;
• решение управляющего и последующий контроль;
• отчёт собственнику или руководящему органу.

Любой компании, преодолевшей начальный уровень развития, необходим человек, к которому сходились бы нити управления всеми процессами. Можно распределить функции директора между функциональными руководителями, однако в ходе деятельности предприятия ежедневно возникают проблемы, находящиеся на стыке различных направлений и интересов. Линейные начальники этих проблем решить не смогут а значит, все эти задачи лягут на плечи владельца компании. Назначение исполняющего обязанности директора избавляет собственника от решения текущих вопросов и позволяет ему полноценно заниматься стратегическим управлением.

Управляющий держит в своих руках все оперативные контакты, руководит информированием коллектива, проводит решения, которые не всегда встречают понимание среди персонала. Поэтому профессия исполнительного директора требует постоянного совершенствования навыков, привычки к самообучению, развития управленческих компетенций.

Ответственность, права, должностные обязанности исполнительного директора

В должностной инструкции или Постановлении, которое регламентирует деятельность исполнительного директора, как и у других руководящих сотрудников, правам придаётся такое же важное значение, как и обязанностям.

Общие положения

1. Управляющий относится к группе высшего руководящего состава.
2. Назначить исполняющего обязанности директора или освободить его от должности может собственник, руководящий орган или генеральный директор посредством соответствующего приказа.
3. Управляющий подчиняется непосредственно собранию учредителей или генеральному директору.
4. На период отсутствия сотрудника его права и полномочия специальным приказом передаются лицу, временно исполняющему обязанности директора.
5. На должность исполнительного директора может быть принят кандидат, имеющий профильное образование и опыт управленческой работы не менее трёх лет.
6. Руководитель должен знать и применять в ежедневной работе:
   — трудовое законодательство;
   — основные нормы гражданского, налогового, коммерческого, финансового права;
   — организационную структуру, направление стратегии, особенности политики предприятия;
   — порядок оформления финансовых расчётов, отчётов, операций;
   — порядок организации оборота коммерческой документации.

Должностные обязанности исполнительного директора предприятия

1. Организация рабочего процесса и результативного взаимодействия производственных единиц: отдельных сотрудников, бригад, отделов.
2. Участие в разработке и внедрении стратегии предприятия.
3. Выполнение экономического, финансового анализа деятельности организации, а также структурных подразделений.
4. Организация и контроль за исполнением распоряжений руководящего органа и генерального директора.
5. Анализ и оптимизация системы мотивации сотрудников.
6. Контроль за соблюдением трудовой дисциплины, внутреннего распорядка, корпоративной этики.
7. Организация делопроизводства, юридической проработки документов: договоров, инструкций, соглашений.
8. Участие в составлении оперативных планов предприятия.
9. Выявление и устранение недочётов в бизнес-процессах самостоятельно или совместно с руководством.
10. Выполнение служебных поручений высшего руководящего органа.

Права управляющего компанией

1. Исполнительный директор представляет интересы предприятия в процессе взаимодействия с внешними организациями.
2. Подписывает документы в рамках своей компетенции, издаёт распоряжения.
3. Устанавливает стандарты работы и определяет служебные обязанности для подчинённых.
4. Запрашивает информацию и документацию от линейных руководителей в рамках своих должностных обязанностей.
5. Вносит на рассмотрение руководства предложения о назначении, переводе, освобождении от должности сотрудников; представления к поощрению, решения о наложении дисциплинарных взысканий.
6. Выносит на рассмотрение проекты по усовершенствованию рабочих процессов.
7. Исполнительный директор вправе требовать от руководства организации установления нормальных организационно-технических условий работы, разработки документов, необходимых для исполнения своих обязанностей.

Ответственность

1. На топ-менеджера возлагается ответственность за несвоевременное исполнение или регулярное неисполнение своих обязанностей, халатное отношение к работе.
2. За несоблюдение действующих приказов, распоряжений, инструкций.
3. За разглашение коммерческой тайны и другой информации, которой присвоен статус конфиденциальной.
4. За нарушение трудовой дисциплины, противопожарной безопасности, принятых внутри компании норм взаимодействия между сотрудниками, техники безопасности.

Управляющий в коммерческой организации: вопросы владельцев бизнеса

В поиске управляющего нельзя полностью полагаться на HR-специалиста. Для того чтобы подобрать достойного профессионала, генеральному директору или собственнику необходимо принимать личное участие на многих этапах отбора: сформировать требования к кандидату, лично проводить интервьюирование и тестирование отобранных соискателей.

Считать ли опыт работы в сфере деятельности, где развивается компания, преимуществом кандидата? На этот вопрос нет однозначного ответа.

Практический опыт помогает лучше разбираться во внутренних отраслевых тонкостях, строже контролировать бизнес-процессы. Однако некоторые собственники полагают, что опытные специалисты приобретают слишком много шаблонов, а это снижает гибкость мышления управляющего.

Имеющего опыт управления, но незнакомого с тонкостями конкретной деятельности директора проще обучить под потребности компании, заодно оценив его административные способности на более низкой должности во время стажировки.

Система мотивации и оплата труда

Никто не спорит, что вознаграждение труда исполнительного директора должно быть достаточно высоким, иначе эта должность потеряет привлекательность, несмотря на высокое положение занимающего её сотрудника.

Система мотивации должна состоять из нескольких частей:

• оклад;
• премия за достижение заданных показателей;
• процент от прибыли (обсуждается индивидуально).

Можно добавить к поощрению систему бонусов за соблюдение ключевых показателей эффективности управляющего. Однако, разрабатывая свод KPI для исполнительного директора, следует тщательно исключать ситуации, которые могут нанести вред компании. Так, один из владельцев бизнеса поставил размер зарплаты своего управляющего в зависимость от переданных собственнику нерешённых управляющим задач. Владелец освободил своё время от решения текущих вопросов, однако в результате предприятие понесло убытки: менеджер старался самостоятельно закрывать любые задачи, включая те, которые относились исключительно к компетенции собственника.

Оставлять директора без оклада, переводя его вознаграждение в полную зависимость от достигнутых результатов, тоже нецелесообразно: значительная часть процессов, которыми он оперирует, имеет фиксированный характер.

Как вводить претендента в должность

Хорошо, если у собственника есть возможность для начала определить претендента на должность управленца, контролирующего наиболее значимые бизнес-процессы компании. Эту деятельность можно совместить с другой функцией: выполнением обязанностей исполнительного директора. Исполняющий обязанности директора действует на основании соответствующего приказа, а заодно вникает в тонкости ключевых производственных процессов.

При таком подходе компания ничем не рискует:

• исполняющий обязанности директора не может выдавать доверенности, если такое право не оговорено в Уставе, но вправе представлять интересы организации и вести внутреннюю руководящую работу;
• исполняющий обязанности директора может уволить работника, только если данное положение прописано в дополнительном соглашении к приказу о назначении;
• теоретически можно исполнять обязанности директора сколько угодно — известны примеры, когда сотрудник оставался ВРИО руководителя годами: это не противоречит нормам законодательства РФ.

Как владельцу строить отношения с исполнительным директором

Один из самых распространённых страхов собственника — это опасение, что исполнительный директор, сосредоточивший в своих руках значительные нити управления и информационные каналы, рано или поздно «приберёт бизнес к рукам».

Известно несколько способов профилактики развития подобного сценария событий:

• практика «тайный покупатель» позволяет не только оценить качество обработки входящих заявок, но и выявить случаи перевода заказов «на сторону»;
• контроль ключевых точек, особенно поступления и учёта финансов;
• подписание соглашения о неразглашении, в котором чётко прописывается, что клиентская база — это собственность предприятия;
• осуществление аудита силами независимых специалистов;
• личное общение с ключевыми партнёрами на уровне собственников;
• развитие компании ориентировано на бренд, а не на личность управляющего;
• внедрение института «премий за честность» как для клиентов, так и для собственных сотрудников: это профилактика нарушений интересов организации;
• обеспечение максимальной прозрачности всех процессов предприятия.

При всём при том, разумеется, необходимо справедливо вознаграждать директора за объективные достижения, иначе он оставит компанию без всяких «хитростей».

А вот излишне неформальные отношения между владельцем и управляющим могут привести к «звёздной болезни» наёмного сотрудника. Можно наделить директора большими полномочиями, можно делегировать ему право подписи финансовых и юридических документов, однако дружить с менеджером не стоит. Иначе будет сложно требовать от него исполнения стандартов работы.

Заключение

Исполнительный директор входит в руководящий состав организации. Лицо, исполняющее обязанности директора, несёт ответственность за благополучие предприятия перед высшим руководящим органом, которым является собственник, генеральный директор или совет акционеров (учредителей). Полномочия и функции исполнительного директора закрепляются в уставных или учредительных документах организации. Топ-менеджер контролирует финансовые потоки, хозяйственные операции, управление персоналом, решение оперативных производственных задач.