Руководство операционный директор

Кто это? Операционный директор – это относительно новая должность на отечественном рынке, которую нередко путают с исполнительным директором. Несмотря на пересечение обязанностей, COO (название на английском) занимается своими задачами.

Как найти? Выбрать кандидата на должность операционного директора непросто. Здесь нет универсальных схем. Впрочем, практика показывает, что есть важные индикаторы, которые выявят, насколько человек соответствует вакансии.

Кто такой операционный директор

В обязанности операционного директора (Chief Operating Officer, COO) входит контроль за выполнением рутинных задач на предприятии. Для того, чтобы стали понятнее границы его сферы ответственности, можно сравнить его деятельность с работой главного шефа и провести прямую параллель «исполнитель – мечтатель». В данном случае вторым выступает тот самый генеральный директор. Он работает с внешним рынком, ищет инвесторов, генерирует новые идеи. Как лидер, он занимается постановкой целей, которых должно достичь предприятие.

Операционный же директор является создателем условий для достижения определенных целей. Его организаторские способности всегда на высшем уровне, ведь именно этот человек понимает, что именно надо сделать для достижения успеха, как грамотно выстроить рабочий процесс.

На первый взгляд может показаться, что все эти обязанности входят и в деятельность исполнительного директора и разницы между этими должностями нет. Да, обязанности и первого, и второго схожи. Путаница возникла из-за двоякой трактовки наименования профессии. В странах ближнего зарубежья исполнительный шеф – это производитель, топ-менеджер, который осуществляет полный контроль над повседневными рабочими процессами. Но в западных странах всю эту деятельность берет на себя главный операционный директор, именуемый СОО (англ. chief operating officer).

Каждая компания требует от нанятых специалистов выполнения особенного круга задач. Для больших предприятий должности одного операционного директора может быть недостаточно, поэтому нанимают также и исполнительного. В этом случае работа разделяется так:

• Исполнительный продумывает задачи, основываясь на стратегическом плане, а также прорабатывает координационную деятельность всех подразделений.

• Операционный директор работает над уже сформированными целями. Он делегирует их исполнение компетентным специалистам и следит за реализацией.

Другими словами, первый устанавливает взаимосвязь стратегического и тактического менеджмента, а второй занимается повседневной рутинной деятельностью.

Кому не нужен операционный директор

Должность операционного директора нужна не на всех предприятиях. Если компания образовалась совсем недавно и только вышла на рынок, то процессов у нее совсем немного.

Отдельного специалиста на эту должность нанимать разумно только в том случае, если фирма сформировалась благодаря посевному финансированию. Высокорисковые инвестиции в новый бизнес требуют проведения регулярных аудиторских проверок и строгой отчетности. С этим директор по операционной деятельности справится в разы успешнее, чем рядовой сотрудник или руководитель. Помощь квалифицированного специалиста необходима, поскольку все процессы на предприятии должны быть тщательно выстроены и находиться под контролем. Отсутствие проверок и некомпетентное руководство приведут компанию к краху из-за большого объема нерешенных вопросов и потери доверия инвесторов.

Если генеральный директор компании чувствует свою подготовленность в этих вопросах и располагает временем для решения текущих проблем, то от СОО он может отказаться. Обычно в такой ситуации половину задач отдают под контроль топ-менеджерам, а другая часть переходит СEO-специалистам. Такая схема является рабочей до того момента, пока компания не решит расширяться. Рост продаж, появление новых товаров, укрупнение экспортной сети и другая подобная активность приведет к закономерному исходу – менеджерам и СЕО-отделу не будет хватать имеющихся ресурсов на возросший объем задач.

Кроме вышеперечисленных случаев, помощь операционного директора не нужна в том случае, когда речь идет о маленькой фирме, занимающейся специфичной деятельностью. Обычно у таких компаний малочисленный штат сотрудников и реализуемая продукция разнородного формата. Это всякого рода агентства, которые оказывают юридические или бухгалтерские услуги физическим лицам, компании по аренде недвижимости, SMM-агентства и подобные фирмы. Эти организации имеют вертикальную организационную структуру, предполагающую наличие определенной иерархии, когда более низкие уровни управления подчиняются высшим. Поскольку расширение зависит только от увеличения объёма продаж, услуги COO им не очень нужны.

Функции, обязанности и права операционного директора

Совершенно очевидно, что каждый человек, работающий в компании, выполняет какую-либо определенную деятельность, опираясь на должностную инструкцию. В этом документе прописаны обязанности и права, которые относятся к конкретной должности. Если говорить о деятельности директора по операционной деятельности, то к его функциям относятся:

Права директора по операционной деятельности напрямую связаны с его обязанностями. Он имеет право заключать договоры от лица фирмы, а также может самостоятельно заниматься разработкой и вносить коррективы во внутреннюю документацию предприятия. Специалист должен донести до руководства мысли о том, как сделать работу компании эффективнее, прибыльнее. Формировать реальный план и отправить его директору на утверждение. Стоит заметить, что в рамках собственной компетенции СОО-менеджер вправе принимать самостоятельные решения.

Доверенности операционному директору не требуются. Он может проявлять инициативу при взаимодействии с разными физическими и юридическими лицами, а также с представителями государственных органов.

Трудовое законодательство России определяет не только права, но и ответственность за невыполнение обязательств или умышленное нанесение ущерба. Если это прописано в служебной документации, то может быть установлена индивидуальная ответственность за результаты деятельности предприятия, несоблюдение трудовой дисциплины и другие нарушения. Если же в должностной инструкции операционного директора не было особой пометки, то дополнительные обязательства на него не налагаются.

Общие навыки и умения операционного директора

В настоящее время эта должность считается очень востребованной и престижной. Поэтому и заработная плата у грамотных специалистов высокая. Кандидатов на должность операционного директора всегда много, вели́к и спрос на работников с опытом. По данным крупнейшей российской компании интернет-рекрутмента HeadHunter, на конец апреля 2022 года в РФ насчитывалось 1 027 вакансий на эту должность. Третья часть из них – из Москвы.

Конечно, уровень заработной платы специалиста напрямую зависит от размеров фирмы, вида деятельности, которую она осуществляет, региона, в котором она находится, и от многих других причин. Средняя зарплата на этой должности по стране варьируется от 110 до 650 тысяч рублей.

Работа операционного директора очень ответственная. Далеко не каждый может занять эту должность. При приеме на вакансию многие сталкиваются с жесткими, бескомпромиссными требованиями, а именно:

• наличие высшего образования в области экономики, маркетинга, менеджмента, права или сфере деятельности предприятия;

• опыт работы на руководящих должностях от 2 лет минимум;

• ярко выраженный аналитический склад ума, способность грамотно анализировать ситуацию и делать выводы, направленные на благоприятное развитие компании;

• прекрасное знание сферы деятельности, полное понимание специфики бизнеса;

• знание действующего законодательства и нормативных актов, напрямую регулирующих деятельность фирмы, владение информацией о трудовом и корпоративном праве;

• познания в основах экономики, менеджмента, маркетинга;

• уверенное пользование ПК, прекрасное владение офисным ПО, CRM-системами.

Человеку, являющемуся кандидатом на такую должность, необходимо:

• уметь успешно вести переговоры;

• грамотно презентовать проекты, идеи, отстаивать свое мнение, если полностью уверен в его правильности;

• осуществлять анализ рынка, используя при этом разнообразные современные методы;

• организовывать персонал, осуществлять грамотное руководство подчиненными;

• оптимизировать и выстраивать ключевые процессы в бизнесе.

Директор по операционной деятельности должен быть отличным организатором с ярко выраженными качествами лидера. Он должен вести за собой людей к успеху, разрушая сомнения и преграды на пути.

3 ключевых умения операционного директора

• Умение разбираться в деталях

Очень важно в работе СОО – основательно разбираться во всех тонкостях внутренних процессов фирмы. Руководство многих компаний сталкивалось с тем, что нанятые операционные директора были поверхностно компетентны. При этом они совершенно не понимали специфику деятельности предприятия. Другими словами, они не были погружены в суть работы организации, не вникали в то, как компания реализовывала товар и что из себя представлял продукт в принципе. Вся их деятельность была верной по регламенту, но не жизнеспособной на практике. Грамотный операционный директор обязан выявить из всех регламентов главное и адаптировать это под реалии компании.

• Умение делегировать

Не менее важный навык – перепоручать работу. Например, фирма хочет организовать корпоратив для сотрудников, но HR-специалистов в штате нет. В таком случае операционный директор не обязан брать на себя всю ответственность за мероприятие, его подготавливать. Он должен разбить весь процесс организации на крупные и мелкие задачи, распределить их выполнение между сотрудниками фирмы. Все процессы при этом нужно держать под контролем.

Некоторые специалисты избегают делегирования, потому что боятся доверить задачу кому-то другому. Им кажется, что иной работник не справится или сделает гораздо хуже, чем может он сам. Поэтому при приеме на вакансию нужно ориентироваться на тех сотрудников, которые вызывают доверие своим послужным списком и опытом. Если есть понимание, что должность занимает высококвалифицированный человек, то и делегировать ему работу будет не страшно.

• Умение принимать непопулярные решения

Еще одно важный навык, который показывает хорошего операционного директора. Любое предприятие может столкнуться с кризисом: потребуется сократить штат, снизить зарплату сотрудников, лишить премий. Грамотный операционный директор должен открыто поговорить с коллегами и работниками, объяснить сложившуюся ситуацию, оперируя при этом разумными доводами. Если сотрудники поймут, почему у них снизились зарплаты и из-за чего им не выдадут премии, они гораздо проще переживут трудные времена и будут мотивированы вернуть все в прежнее русло.

Очень важно начинать с себя, принимая непопулярные решения. Руководству тоже нужно отказаться от премий и поощрений. Систему мотивации отделов нужно переделать так, чтобы нехватка средств компенсировалась в первую очередь из зарплат топ-менеджмента.

Очевидно, что функционал операционного директора достаточно широкий. Часто именно COO должны решать самые непонятные и запутанные ситуации, возникающие на производстве.

7 ролей операционного директора в компании

Если говорить о том, чем занимается операционный директор, то насчитывают 7 основных вариаций данной роли:

1. Исполнитель. Его основной функцией является выполнение поручений совета директоров. Он является промежуточным звеном между руководством компании и специалистами среднего звена. У него может быть заместитель директора по операционной деятельности, которому делегируется часть работы по взаимодействию с персоналом.

2. Агент изменений. Такая роль может быть как временной, так и постоянной. Задача директора по операционной деятельности в этом качестве – внести изменения в существующую бизнес-стратегию с целью ее улучшения.

3. Ментор. Эта роль исключительно вре́менная. Руководство нанимает специалиста с богатым опытом в данной сфере для того, чтобы тот провел анализ деятельности фирмы и предложил качественные изменения текущей бизнес-стратегии.

4. Поверенный. Этот операционный директор выполняет важную роль, дополняя генерального руководителя. Цель – сбалансировать работу шефа. Эта должность открывается обычно при импульсивном визионере во главе организации.

5. Партнер. В его работу входит выполнение типичных задач СОО, но генеральный директор фирмы делится с ним некоторыми основными функциями. Такая должность необходима руководителям, которые физически не могут охватить все сферы деятельности своей организации и нуждаются в надежном бизнес-партнере.

   

6. Преемник. Эта вакансия для того, кто точно займет место главы фирмы после ухода нынешнего руководителя. Довольно часто это – ближайшие родственники или лучшие друзья генерального директора. Преемник должен полностью погрузиться в деятельность фирмы, при этом обучаясь обязанностям главы.

7. Ценный работник. Специалист, который отлично трудится, имеет прекрасные рекомендации, а потому может претендовать на высокую должность. Это может быть заместитель директора по операционному управлению или сам руководитель этого направления. Он высоко ценится за аналитический склад ума, креативность, стремление к развитию.

Итоговую роль, которую займет СОО, невозможно предугадать. Все зависит от целей и размеров фирмы. В своем большинстве – это исполнитель, ответственный за воплощение в жизнь идей высшего руководства предприятия.

Этапы найма операционного директора

Весь процесс можно разделить на 4 шага. Остановимся на каждом из этапов более подробно, и рассмотрим нюансы проводимой работы.

Шаг 1: оценочный лист и должностные обязанности

Соискателю недостаточно просто описать свои лучшие качества и достижения на прежнем месте работы, если они имелись. Стоит указать планируемые цели работы, ожидаемые результаты, а также опыт и навыки, которые потребуются на новом месте. К примеру, претендент на эту должность должен иметь больше восьми лет профессионального опыта, а вот понимание процесса продаж только приветствуется.

Оценочный лист поможет во многом:

• Работникам отдела кадров, ассистентам, непосредственным подчинённым, хедхантерам и другим специалистам при найме надо будет предоставить этот документ – и сразу станет ясно, что именно требуется от кандидата.

• Оценочный лист поможет при составлении точного списка должностных обязанностей.

• Он позволит сопоставить навыки кандидатов с требованиями во время собеседования.

• Оценочный лист сделает дискуссии между разными людьми в разы объективнее. Опираясь на него, не придется давать оценку претендентам, основываясь лишь на интуиции.

Благодаря оценочному листу получится создать общедоступное описание вакансии, в котором кратко, но точно будут отражены основные моменты.

Шаг 2: максимальное заполнение воронки

Соискателей должно быть как можно больше, тогда удастся нанять настоящего профессионала.

Для того, чтобы количество заявок на должность было достаточным, надо:

• Разместить описание вакансии на всех подходящих сайтах по трудоустройству, а также в популярных социальных сетях.

• Заключить не эксклюзивные контракты с несколькими агентствами, которые занимаются подбором персонала. Только нужно выбирать такие, у которых оплата берется по результату (компания будет платить агентству примерно 25 % от годового жалованья сотрудника, если наняли их кандидата).

• Использовать холодную рассылку писем на LinkedIn и Xing тем, чье описание подходит под искомые параметры. Сообщение должно быть кратким, но содержательным. К примеру: «Привет, (имя), у нас в (название компании) открыта вакансия операционного директора. Может быть, вакансия заинтересует вас или знакомых (ссылка на сайт фирмы). С наилучшими пожеланиями, генеральный директор (название компании)».

Шаг 3: структурированные телефонные и личные собеседования

Непрофессиональных работников можно распознать уже на этапе телефонного контакта. Руководитель отдела кадров может пообщаться с кандидатами, а потом переключить самых достойных на беседу с генеральным директором. Следующий этап – приглашение на очное интервью. Оценочный лист при телефонном общении точно такой же, как и для очного разговора, разве что некоторые вопросы можно сократить.

Шаг 4: командная проверка кандидата и его рекомендаций

Трем-четырем соискателям, которые вызвали наибольшее доверие, можно провести несколько дней офисных испытаний. Достаточно попросить их выполнить тестовые задания или провести презентацию перед руководством фирмы и будущими подчинёнными (собрав 4–5 человек для общения). Встречи в рабочей группе проводятся в течение пары часов и состоят из 2 частей: выступления и сессии «Вопрос-ответ». После этого претенденты лично беседуют с потенциальными подчинёнными.

К помощи рядовых сотрудников фирмы прибегать очень важно. Причин на то несколько:

• Чем больше людей, тем разнообразнее мнения. Одного человека соискателю уговорить будет просто, а вот пять – уже гораздо труднее.

• Каждый из собеседников может высказать свое мнение о соискателе, даже указать на его некомпетентность и высказаться против его найма – этим можно продемонстрировать серьезные намерения по поводу слаженной работы коллектива и значимости мнения любого человека.

• Претенденту будет полезно побеседовать со своими потенциальными подчинёнными и самостоятельно прощупать почву. Генеральное руководство должно насторожиться, если соискатель сам не просит такой встречи, всячески избегает подобного общения.

Всё это поможет найти идеального кандидата на роль операционного директора. После остается только уладить некоторые юридические вопросы и обсудить компенсации.

Важные нюансы подбора операционного директора

Лучше всего поискать такого специалиста в штате собственной компании

Первым делом стоит обратить внимание на своего финансового или коммерческого директора. Такие люди замотивированы на повышение. К тому же они уже отлично знакомы с продукцией, со всеми процессами производства на фирме, к ним уже хорошее отношение у коллектива.

Положительными сторонами подобного решения являются: быстрый онбординг, доверие, предсказуемость. Из негативного: прогнозируемость. Если человек не новый, то и ждать от него каких-то кардинальных перемен не стоит. Многие просто отказываются от подобной должности, боясь возросшей ответственности. Кандидат на вакансию должен быть лидером, не бояться проявлять инициативу, с удовольствием руководить процессами и прекрасно общаться с командой.

Полномочия нужно развивать постепенно. Нужно увеличивать степень ответственности и следить, как новый операционный директор справляется, не допускает ли он ошибок в работе. Если показатели растут, прибыль увеличивается, то полномочия можно расширять. Далее можно поднять зарплату и поставить KPI. Но даже после этого несколько месяцев необходимо продолжать курировать работу COO – следить за показателями, смотреть на решения, но не вмешиваться в процесс.

Если возникла идея, что должность нужно занять сотруднику фирмы, то могут возникнуть некоторые внутренние конфликты. Некоторые люди их руководящего состава могут быть недовольны таким решением. Эти вопросы тоже придется уладить. Нужно серьезно поговорить с другими управленцами, топ-менеджментом. Необходимо донести до них, что повышение определенного человека должно пойти только на пользу компании. Что это принесет успех и повысит доход каждого.

Не стоит переманивать директора от конкурентов

Этот вариант можно испробовать только в крайнем случае. Например, этот СОО – настоящий профессионал, самый известный на рынке и одним своим присутствием может повысить капитализацию компании. В иных случаях от такого специалиста лучше отказаться.

Не всегда успех чужой фирмы можно повторить точь-в-точь. Не нужно ориентироваться на рост другой компании, не зная всех внутренних процессов. Вполне возможно, что причиной успеха был не операционный директор, а отлаженная его предшественником команда. Или действия специалиста были очень актуальны в одной ситуации, а после определенных изменений его система работы более нежизнеспособна. К тому же, в лидеры той компании мог помочь выбиться банальный фактор везения. Не все зависит от СОО, поэтому не нужно отдавать все силы и финансы, чтобы переманить директора у конкурентов. Нет никаких гарантий, что все показатели сразу же повысятся с его приходом.

Нужно с опаской относиться к тем, кто очень хорошо проходит интервью

Не существует каких-то определенных правил, которые помогли бы сразу вычленить и отсеять недобросовестного или неподходящего кандидата.

Выяснить, насколько хорош претендент, поможет интересная, но сложная проверка – «360 градусов». Смысл в следующем: то, насколько сотрудник соответствует должности, нужно выяснить у его делового окружения. Можно опросить бывших коллег, партнеров, экспертов рынка, клиентов компании, в которой прежде работал соискатель, и многих других. Беседовать с ними придется долго, по несколько часов. Многие могут отказать в разговоре, что абсолютно нормально, и воспринимать это нужно с достоинством. Но результат не заставит себя ждать.

Кроме этого, нужно выяснить, каковы финансовые показатели фирмы до прихода COO и после его увольнения.

Некоторые специалисты по найму отмечают: если человек совершенно не волнуется на собеседовании, значит, он очень часто их проходит. Это не самая лучшая черта. Возможно, он не любит долго находиться на одном месте. Или он не уживается с новым коллективом и постоянно ищет другой. Может, у него имеется какая-то иная особенность, из-за которой он часто меняет компании. Конечно, отсутствие волнения – не повод в решительном отказе. Надо выяснить навыки кандидата, поговорив с человеком. Но это точно повод насторожиться и внимательнее проверить его прошлое, потратить больше времени и тщательно изучить его намерения.

Не заострять внимание на профильном образовании соискателя

Очень много людей в РФ не работает по основному образованию. Часто получают второе высшее в той области, в которой хотят развиваться, первый диплом в этом случае – не показатель.

Если соискатель закончил вуз менее 10 лет назад, можно обратить внимание на место его учебы. Эта информация может многое рассказать. Если человек жил в регионе, а учился в столичном престижном университете, то многое преодолел, чтобы получить образование: он не боится трудностей и готов идти до победного конца. Он может принести пользу компании, когда направит свое рвение и мастерство в правильное русло.

Если же соискатель окончил институт более 10 лет назад, но при этом имеет внушительный опыт, то уже не так важно, где и как он учился. Гораздо важнее его компетенции, полученные во время практической работы.

Надо проверить отношение соискателя к деньгам

Это – замечательный способ выявить отношение к работе любого управленца, в том числе и директора по операционной деятельности. Конечно, разговор о доходе включает много подводных камней. Важен и опыт соискателя, и оборот фирмы, и количество людей в штате, и направление деятельности. Некоторые советуют отталкиваться от заработной платы кандидата на предыдущем месте работы, повышая сумму на 20–25 %. Если соискатель приходит с открытого рынка, то можно предложить средний в компании оклад или даже чуть ниже. Важнее то, из чего состоит эта оплата и как на это реагирует кандидат.

Обычно доход операционщика составляют фиксированная ставка и премия за выполнение KPI. Если COO делает серьезный акцент на фиксированной ставке, настаивает на ее повышении, но при этом практически не обращает внимание на объем KPI, то нанимать такого специалиста не нужно. Вероятнее всего, он не хочет бороться за продвижение фирмы, не верит в успех своей деятельности и планирует получать в основном только оклад.

Нужно стимулировать проявление активной работы и предлагать хорошие премии за выполнение и перевыполнение плана. Хороший специалист СОО обязательно укажет на желаемый размер премии за KPI или поинтересуется своим процентом от прибыли.

Операционный директор является одним из ключевых топ-менеджеров компании. Он действует в связке с генеральным директором, берёт на себя всю важную, но зачастую рутинную работу и следит за тем, чтобы выполнялись все бизнес-процессы. Он контролирует эффективность труда структурных подразделений, координирует его, стремится улучшить результаты хозяйственной деятельности организации.