Руководство по анализу поставщиков

Как оценить эффективность сотрудничества с поставщиками?

Успех и прибыльность сети зависят от многих факторов. Значимое место среди них занимает грамотно отлаженная закупочная логистика. Ведь несвоевременное поступление товаров или ненадлежащее их качество либо количество может иметь значительные негативные последствия для ритейла. Сеть не только потерпит немалый убыток, но и приобретет не лучшую репутацию среди покупателей.

Что важно учесть при выборе поставщиков?

Поставщики – важная группа партнеров для любого ритейла. Взаимодействие с ними напрямую влияет на показатели продаж и конкурентоспособность сети. Поэтому выбирая поставщиков, необходимо обеспечить:

• формирование ходового ассортимента;
• оптимальные цены закупки товаров;
• соблюдение сроков и объемов поставок;
• высокое качество товаров.

Именно по этим критериям закупки и направлениям следует проводить анализ поставщиков и при необходимости корректировать взаимоотношения с ними.

! Важно помнить, что оценивать уровень надежности следует не только среди потенциальных поставщиков, но и проверять существующих.

Анализируем поставщиков пошагово!

Оценка поставщиков является очень полезным инструментом для определения условий и последующего налаживания коммерческих отношений с ними. Правильный поставщик рано или поздно становится не просто партнером, но и союзником торговой сети. Но для того чтобы этого достичь, следует регулярно проводить их оценку, так называемую «ревизию взаимоотношений».

Рассмотрим несколько шагов, которые следует выполнять, чтобы понять, имеете ли вы дело с надежными партнерами или же стоит прекращать сотрудничество с ними.

Шаг 1: Рейтинг поставщиков сети

Сначала следует установить, кто среди поставщиков наиболее значимый для сети и сотрудничество с кем является стратегически важным.

В качестве числовых индикаторов могут выступать показатели доли поставщиков в обороте, прибыли, остатках. Они покажут, кто из поставщиков приносит сети большую часть выручку и прибыль, и чьих товаров больше всего в торговом зале.

Так можно выделить наиболее влиятельных и значимых партнеров. В дальнейшем это поможет ритейлеру выстраивать нужные связи или вносить какие-либо коррективы в сотрудничество с отдельными поставщиками.

Шаг 2: Оценка «популярности» ассортимента

Главным индикатором «ходового» товара является его оборачиваемость. То есть, чем быстрее вращается товарная позиция, тем более востребована она среди покупателей.

Здесь необходимо в разрезе отдельных товаров для каждого поставщика проанализировать следующие показатели:

• Оборот;
• Средний товарный запас;
• Коэффициент оборачиваемости и длительность одного оборота;
• Сумма высвобожденных (задействованных) средств в результате ускорения (замедления) оборачиваемости.

Анализировать такие показатели следует в динамике, выявляя их рост или сокращение. Таким образом, можно понять насколько товары поставщика важны для сети и пользуются спросом.

! Критерием «популярности» товара является и величина его среднего чека. Поэтому отдельно можно проанализировать данный показатель и выявить, сколько в среднем товар генерирует выручки для сети и является ли выгодным.

Шаг 3: Исследование ценовой политики поставщиков

Важная характеристика надежного поставщика – оптимальная ценовая политика на предлагаемый ассортимент товаров. В качестве числовых индикаторов можно анализировать:

• Цену закупки;
• Абсолютное и относительное изменение закупочной цены;
• Разницу между розничной и закупочной ценами;
• Дополнительные расходы, которые поставщик включает в счет оплаты.

На этом этапе следует обращать внимание на конкурентность цены на рынке и её изменения. Это позволит сравнить цены поставщика с существующими на рынке и установить, являются ли они конкурентными и выгодными для сети.

Кроме того, сопоставляя закупочные цены за два периода, можно выявить тенденцию их изменения (рост/сокращение) и определить, являются ли они приемлемыми для сети.

Шаг 4: Безопасность поставок

Надежность поставщика проявляется в выполнении им условий договора о стоимости и количестве поставленного товара. Показатель, позволяющий оценить данный параметр для поставщика – безопасность поставок.

Безопасность поставок – процентное соотношение между стоимостью (количеством) полученных и стоимостью (количеством) заказанных товаров.

Идеальным является его стопроцентное значение. Любые отклонения в ту или иную сторону не желательны для сети:

• более 100% — чрезмерное поступление товаров, что влечет за собой дополнительные расходы на хранение, возникновение избыточных запасов и «замораживание» средств в обороте;
• менее 100% — недостаточное и несвоевременное поступление товаров, что может привести к потерям оборота и прибыли.

Анализ этого показателя позволит выявить ненадежных поставщиков, с которыми следует прекращать сотрудничество во избежание дополнительных потерь.

Шаг 5: Анализ качества поставляемых товаров

Качество – важная характеристика товаров, однако оценить ее количественно достаточно трудно. Индикатором некачественных товаров является число возвратов приобретенных товаров. Поэтому для данного направления анализа полезно изучать следующие показатели:

• Количество и стоимость списанных товаров;
• % списаний в общей величине товаров;
• Стоимость и количество возвратов покупателями;
• % возвратов покупателями в общей величине оборота;
• Стоимость и количество возвратов поставщикам;
• % возвратов поставщикам в общей величине товаров.

Если у поставщика данные показатели высокие и растут в динамике, это сигнал о том, что сотрудничество с ним может повредить репутации сети и привести к потере постоянных клиентов.

Рассмотренные этапы не исчерпывающие, однако с их помощью можно сформировать реальную картину сотрудничества с поставщиками, выявить «слабые» места и определиться со стратегией дальнейших действий по ее оптимизации.

Для выполнения такого анализа рекомендуем использовать специально разработанный отчет «Анализ поставщиков» на аналитической платформе для ритейлеров ВІ.Datawiz. 

Принимайте решения на основе реальных данных Datawiz BI

От этих субъектов зависят эффективность работы организации, себестоимость и качество производимой продукции.

1. Что такое анализ поставщиков и для чего он нужен?

Его основная цель — убедиться, что поставщики способны обеспечить соответствие требованиям бизнеса к качеству, цене и доставке.

Проведение анализа поставщиков дает компаниям глубокое представление о потенциальных поставщиках и связанных с ними рисках, позволяя им принимать более обоснованные решения при выборе поставщика для своих бизнес-нужд.

2. Как проводить анализ поставщиков, по каким критериям оценивать, система анализа поставщиков.

Существует несколько критериев, которые необходимо оценивать при проведении анализа поставщиков, включая:

• Качество продуктов или услуг
• Опыт или репутация в отрасли
• Сроки доставки и надежность
• Конкурентоспособность по цене или затратам
• Финансовая стабильность и кредитоспособность
• Этические стандарты и социальная ответственность
• Потенциал и гибкость
• Системы и процедуры управления
• Технические возможности
• Обслуживание клиентов и поддержка

Чтобы провести анализ поставщиков, предприятия могут создать систему анализа поставщиков для сбора и оценки этих критериев.

Некоторые полезные инструменты для этой цели включают таблицы показателей, показатели эффективности поставщиков и формы оценки поставщиков. Также важно поддерживать открытую коммуникацию с поставщиками, чтобы отслеживать изменения в их возможностях или устранять потенциальные проблемы.

Анализ поставщиков является процессом оценки потенциальных и существующих поставщиков по показателям качества, обслуживания и цены.

Он также позволяет определить, насколько надежны поставщики в выполнении условий контракта, оценивая их финансовое положение, уровень рекламаций и качество предоставляемых продуктов и услуг.

Если поставщики материалов и комплектующих имеют значительную индустриальную мощь, то могут оказать организации значительное влияние и даже создать зависимость от себя.

Поэтому, проведение анализа поставщиков требует углубленного и всестороннего изучения их деятельности и потенциала, чтобы установить отношения, которые обеспечат организации максимальную силу во взаимодействии с поставщиками.

3. Методы оценки анализа поставщиков

Существуют различные методы оценки анализа поставщиков, включая:

— Количественный анализ:

Этот метод предполагает использование числовых данных для сравнения поставщиков на основе конкретных показателей, таких как затраты, сроки поставки и качество.

— Качественный анализ:

Этот метод включает в себя проведение тщательной оценки навыков, опыта, репутации поставщика и других важных факторов, которые могут повлиять на эффективность бизнеса и конечные результаты.

— Анализ рисков:

Этот метод включает оценку рисков потенциальных поставщиков, таких как их финансовая стабильность, сроки поставки и репутация, а также потенциальных рисков, связанных с ведением бизнеса с ними.

4. Рекомендации

При проведении анализа поставщиков важно учитывать эти рекомендации:

• Установите четкие критерии отбора и спецификации: Определите четкие критерии отбора поставщиков и эффективно доведите их до сведения потенциальных поставщиков.
• Мониторинг работы поставщиков: Контролируйте работу поставщиков и проводите регулярные оценки, чтобы убедиться, что они соответствуют потребностям и ожиданиям бизнеса.
• Поддерживайте открытое общение с поставщиками: Поддерживайте регулярную связь с поставщиками для решения любых проблем или изменений в их работе.
• Взаимодействуйте с поставщиками в качестве партнеров: Устанавливайте отношения сотрудничества с поставщиками, основанные на взаимном доверии и уважении, поскольку это может привести к лучшим результатам для обеих сторон.

5. Выводы по статье.

Оценивая потенциальных и существующих поставщиков на основе набора критериев и стандартных методов измерения, предприятия могут принимать обоснованные решения о том, следует ли поддерживать существующие отношения с поставщиками или искать новые партнерские отношения.

Благодаря регулярным оценкам и общению предприятия могут выстраивать прочные отношения со своими поставщиками и добиваться более высокой производительности и результатов.

Содержание:

1.    Анализировать цены по поставщикам в 1С

2.    Отслеживать качество поставляемой продукции в программе 1С:УТ

3.    Как определить надежность поставщика в программе 1С

В условиях нестабильности мировой экономики перед организациями остро встает необходимость проверки и анализа поставщиков. В этой статье разберемся, как можно проанализировать поставщиков с помощью функционала 1С:Управление торговлей.

Анализ поставщиков выполняется методом рейтинговых оценок. Как правило, оценка включает в себя показатели:

— Цена;

— Качество;

— Надежность.  

1.    Анализировать цены по поставщикам в 1С

Анализировать цены по поставщикам в 1С удобно через отчет «Условия закупок». Для этого перейдем в раздел «Закупки» и выберем «Отчеты по закупкам 1С». В поле для ввода номенклатуры указываем интересующую нас позицию и нажимаем кнопку «Сформировать». Отчет отображает сравнение цен на один и тот же товар или услугу в разрезе поставщиков. Оптимальная цена выделяется зеленым цветом, самая высокая цена выделена красным.

Для корректной работы отчета необходимо сначала зарегистрировать цены поставщиков в разделе «Закупки» — «Цены поставщиков (Прайс-листы)».  

2.    Отслеживать качество поставляемой продукции в программе 1С:УТ

В 1С Предприятие Управление торговлей существует возможность отслеживать изменение качества поставляемой продукции. Включить этот функционал можно в настройках программы 1С установкой галочки «Использовать качество товаров». Проанализировать изменение качества поставляемой продукции от поставщика можно с помощью отчета «Себестоимость товаров предприятия по операциям», выполнив в программе 1С настройку отчета:  

3.    Как определить надежность поставщика в программе 1С

Также при выборе отбора по поставщику можно проанализировать количество бракованной продукции от конкретного поставщика и принять соответствующее управленческое решение.

Надежность поставщика в программе 1С определяется с помощью индексов должной осмотрительности, финансового риска и индекса платежной дисциплины.

В программе «1С:Управление Торговлей» реализована интеграция с сервисом «1СПАРК Риски», что позволяет управлять индексами в режиме реального времени не выходя из программного продукта 1С.

Для анализа предусмотрен отчет «Индексы 1СПАРК Риски», открыть который можно из раздела «Закупки» — «Отчеты по закупкам 1С».

Также на начальной странице в блоке «Текущие дела» в режиме реального времени отображаются критические изменения состояния контрагентов.

При нажатии на ссылку откроется расшифровка события:

Для ведения аналитики по контрагентам необходимо «поставить» контрагентов на мониторинг в разделе «Закупки» — «Контрагенты на мониторинге 1СПАРК Риски».

Сервис «1СПАРК Риски» также позволяет получить справку по поставщику непосредственно из карточки контрагента программы 1С Предприятие Управление торговлей.

Благодаря функционалу по анализу поставщиков в 1С:Управление торговлей существенно снижаются риски заключить невыгодную сделку или попасться на удочку неблагонадежного поставщика.

Успешной Вам торговли!

Специалист компании «Кодерлайн»

Удалова Кристина

К элементам управления качеством в процессе закупок относят оценку и выбор поставщиков, которые способны обеспечить требуемый уровень качества поставляемой продукции. Во многих отношениях оценка и выбор поставщиков происходит с учетом тех же факторов, что и при любой крупной покупке (например, компьютера или автомобиля). Организация-потребитель принимает во внимание цену, качество, репутацию поставщика, предыдущий опыт работы с ним, послепродажное обслуживание, расположение, готовность и способность поставщика реагировать на изменение спроса.

В процессе оценки и выбора поставщика организация-потребитель должна убедиться в том, что:

1. поставщик знаком с основными принципами, которыми руководствуется потребитель, и активно на постоянной основе поддерживает с ним взаимоотношения;
2. поставщик располагает стабильной системой управления и пользуется хорошей репутацией у других потребителей;
3. поставщик располагает производственными мощностями высокого технического уровня и готов внедрять технические новшества в будущем;
4. поставщик способен поставить сырье и детали, отвечающие требованиям потребителя к качеству продукции, и располагает необходимыми технологическими возможностями;
5. поставщик способен контролировать объем производства и может вложить средства, обеспечивающие выпуск необходимого количества продукции;
6. разглашение конфиденциальной информации со стороны поставщика исключается;
7. поставщик устанавливает приемлемую для потребителя стоимость поставляемой продукции и осуществляет поставки в заданный срок;
8. взаимоотношения с поставщиком исключают возникновение проблем при транспортировке продукции и предусматривают четко отлаженную связь;
9. поставщик будет придерживаться контрактных обязательств и выполнять их.

Примерами процесса управления взаимоотношениями с поставщиками могут быть:

• оценка соответствующего опыта;
• деятельность поставщиков в сравнении с деятельностью конкурентов;
• анализ качества закупаемой продукции, цены, осуществления поставки и реагирования на проблемы;
• аудит СМК;
• контроль сведений и имеющихся данных поставщика об удовлетворенности потребителей;
• финансовая оценка обеспечения жизнеспособности поставщиков в течение периода сотрудничества;
• реагирование поставщиков на запросы, котировки и участие в тендерах;
• возможности обслуживания, монтажа оборудования и поддержки со стороны поставщиков;
• осведомленность поставщиков;
• возможности материально-технического обеспечения со стороны поставщиков;
• положение и роль поставщиков в сообществе, а также их восприятие обществом.

В качестве основных методов оценки возможностей поставщиков можно выделить следующие:

• оценку отдельных образцов поставляемой продукции;
• оценку на основе опыта аналогичных поставок и опыта других потребителей;
• оценку возможностей поставщика (метод А. Робертсона);
• исследование репутации поставщика;
• аудит СМК;
• комплексный анализ информации, относящейся к процессам деятельности поставщика.

Оценка отдельных образцов продукции считается достаточно распространенным методом. Его использование предполагает обоюдное стремление поставщика и потребителя к сотрудничеству. Организация-поставщик поставляет образцы своей продукции, которая подвергается тщательному контролю, анализу, и на их основе делаются соответствующие выводы о всей продукции.

Для оценки отдельных образцов продукции, а также партий изделий могут использоваться различные приемы. Одним из них является методика оценки поставщика путем выделения и классификации дефектов поступающих изделий. Данная методика предусматривает использование штрафных баллов, назначаемых в зависимости от значимости дефекта. Для каждой партии ведется учет, регистрирующий номера деталей, полученное и проверенное количество деталей, общее число штрафных баллов. Этот показатель рассчитывается ежемесячно или ежеквартально в зависимости от характера поставок следующим образом:

• определяется общее число фактически поставленных изделий;
• суммируются штрафные баллы по всей партии;
• число штрафных баллов делится на число фактически проверенных изделий и умножается на 100.

В результате получается шкала поставщика, выраженная в штрафных баллах на 100 штук изделий. Она может быть преобразована в какую-либо производственную шкалу, отражающую оценку поставщика. Например:

• 100 баллов и менее — отлично;
• 101—300 баллов — хорошо;
• 301—600 баллов — на поставщика нужно обратить внимание;
• свыше 600 — плохо, на поставщика требуется немедленно обратить внимание или исключить его из списка своих поставщиков.

Следующий метод базируется на использовании положительного опыта взаимодействия организации с данным поставщиком в прошлом. Необходимо отметить, что эффективное применение этого метода возможно лишь в сочетании с другими, позволяющими оценить настоящее положение дел у поставщика.

Оценка на основе опыта других потребителей предполагает получение информации о надежности поставщика от его партнеров по договорным обязательствам. Этот метод также может использоваться только в сочетании с другими, особенно в тех случаях, когда в качестве потребителей выступают организации-конкуренты.

Метод оценки возможностей поставщика, предложенный английским специалистом в области управления качеством А. Робертсоном, предполагает учет таких составляющих поставки, как качество, цена, своевременность и предоставляемое поставщиком обслуживание.

Названные выше области оценки распределяются следующим образом:

• качество — 44 балла;
• цена — 30 баллов;
• своевременность поставки — 16 баллов;
• обслуживание — 10 баллов.

Итого — 100 баллов.

Показатель качества определяется следующим образом:

Уровень качества = 44 х (Общее число изделий приемлемого качества) / (Общее число проверенных изделий)

Данный показатель рассчитывается как средневзвешенное по результатам нескольких поставок.

Показатель уровня цены =30 х (Цена самой дешевой оферты) / (Цена поставщика)

При оценке своевременности поставки используется шкала, в которой показывается значение данного показателя в зависимости от соблюдения или несоблюдения сроков поставки (табл. 1).

Таблица 1. Шкала определения показателя своевременности поставки по методу А. Робертсона, баллы

Показатель обслуживания может включать такие составляющие, как транспортировка продукции, монтаж, гарантийное обслуживание и т.п. При наличии любого из видов обслуживания значение показателя принимается равным 10 баллам.

В целом оценка возможностей поставщика осуществляется путем суммирования показателей качества, цены, своевременности поставки и обслуживания. Чем ближе полученное значение к 100 баллам, тем надежнее поставщик. Рассмотренный метод достаточно распространен, хотя значимость показателей оценки, которые в нем используются, может быть различной в зависимости от приоритетов организации-потребителя. Рассмотренный метод не учитывает репутацию поставщика, поскольку предполагается, что перед размещением заказа было установлено, что он в состоянии выполнить минимальные требования потребителя.

Следующий метод базируется на исследовании характеристик, отражающихрепутацию поставщика.

В примерный перечень характеристик, отражающих репутацию поставщика, входит следующее.

1. Организованность: расширение рынков сбыта продукции; формирование круга постоянных потребителей; обеспечение экологической безопасности; ресурсосбережение при производстве и утилизации; защита интеллектуальной собственности и безопасность бизнеса; соблюдение контрактов, договоров, графиков поставок по принципу «точно в срок».
2. Партнерство: корпоративные цепочки поставок; открытость для общества; активизация внешних связей; поддержка социальных программ; деятельное участие в ассоциации, холдинге, советах; кооперация с другими поставщиками и (или) потребителями.
3. Перспективность: лидирующая роль в отрасли; освоение новых технологий; внедрение информационных технологий; использование современных методов маркетинга, финансового менеджмента; поставки на рынок новых изделий; подготовка элементов логистической системы товародвижения; совершенствование организационной структуры предприятия.

Аудит СМК поставщика проводится для достижения следующих целей:

• понимания поставщиком роли гарантий качества продукции в своем звене цепочки поставок и принятия на себя ответственности;
• проведения поставщиком эффективных корректирующих действий, запрошенных потребителем в отношении его системы управления или качества продукции;
• получения поставщиком стабильной обратной связи от системы управления потребителя.

Аудит СМК поставщика позволяет потребителю получить достаточно подробную информацию о наличии и уровне зрелости такой системы, сделать выводы о способности организации поставлять качественную продукцию. Однако применения только этого метода также недостаточно для получения целостного представления о деятельности поставщика. В определенной степени восполнить этот пробел позволяеткомплексный анализ информации, относящейся к процессам деятельности поставщика. При этом организация может применять самый разнообразный набор показателей, отражающий важнейшие аспекты его работы. Условно все эти характеристики можно отнести к двум группам: отражающие ресурсы поставщика и относящиеся к его деятельности в области качества.

Рассмотрим перечень характеристик, отражающих ресурсы поставщика:

1. Производственно-технологическая база: знания и опыт освоения технологий; обеспечение инженерных сооружений; возможности технологического оборудования; оснащенность метрологической службы.
2. Потенциал менеджеров высшего уровня: лидерство; профессионализм; способность к стратегическому прогнозированию развития; навыки в планировании качества; знания и навыки управления ресурсами; умение укреплять корпоративные связи.
3. Финансовая стабильность: платежеспособность, финансовая устойчивость; партнерские отношения с банками; фондовая деятельность; динамика инвестиций; развитие инновационного потенциала.
4. Возможности персонала: структура кадрового состава (менеджеры, специалисты, исполнители в основном, подготовительном и обслуживающих производствах); характеристики персонала (образование, квалификация, повышение квалификации, переподготовка, ротации).

Анализ деятельности поставщиков в соответствии с представленными направлениями дает достаточно полную картину и позволяет принять по его результатам решение о выборе. Одним из недостатков этого метода является необходимость получения большого объема данных, что не всегда возможно.

Применение любого из перечисленных методов предполагает согласие на его использование со стороны поставщика. Практически каждый метод может быть использован в комплексе с другими.

После выбора поставщика потребитель может заключить с ним соответствующий договор, устанавливающий взаимоотношения между организациями на определенный период. На этом этапе предоставляется возможность лучше узнать поставщика и принять решение о прекращении или продолжении взаимоотношений с ним. Заключение официальных соглашений предусматривает выполнение поставок в течение продолжительного времени. Поставщик должен постоянно ориентироваться в своей деятельности на улучшение качества поставляемой им продукции, снижение ее стоимости и повышение эффективности поставок.