Руководство по деятельности читального зала

8.3.1. В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.

При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место.

8.3.2. В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

8.3.3. Архив организации предоставляет юридическим или физическим лицам для использования в читальном зале, в том числе для изготовления копий, выписок, открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства.

Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

их плохого физического состояния;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;

пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.

8.3.4. На каждого пользователя в читальном зале архива, кроме работников организации, заводится карточка (приложение 43).

8.3.5. Дела из хранилища выдаются на основании заполненного бланка заказа (приложение 17) и учитываются в книге выдачи дел из хранилища (приложение 19).

8.3.6. Каждое выдаваемое из хранилища в читальный зал дело должно иметь лист использования дела (приложение 20).

Утверждены
директором РГАЭ

6 ноября 2014 г.

1. Общие положения

2. Порядок допуска пользователя в читальный зал

3. Права и обязанности пользователей

4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, электронных образов документов, печатных изданий, справочно-поисковых средств

5. Порядок копирования и выдачи копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

6. Режим работы читального зала РГАЭ

7. Приложения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальном зале Российского государственного архива экономики (далее – Порядок) разработан в соответствии с 

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611),.

Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждёнными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059),

Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635 (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный № 30386)

и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале Российского государственного архива экономики (далее – РГАЭ). 

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами РГАЭ, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале РГАЭ (далее – читальный зал).

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам РГАЭ и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании прейскуранта работ и услуг, выполняемых (оказываемых) Федеральным казенным учреждением «Российский государственный архив экономики».

2. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, учёное звание, учёная степень, тема, хронологические рамки и цель исследования. 

2.2. Пользователь заполняет анкету установленного образца (см.  приложение 1 к настоящему Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.  

2.3. Разрешение на работу в читальном зале даётся руководителем архива или уполномоченным им лицом (далее – руководство архива) на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.

Срок работы в читальном зале может быть продлён руководством архива по заявлению пользователя. При отсутствии изменений анкетных данных пользователя допускается использование анкеты пользователя за предыдущие годы при условии ее визирования пользователем. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала. 

2.4. Проход по пропускам для работы в читальных залах осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.  

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинника и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-коммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Заказывать единовременно и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа: до 20 единиц хранения общим объёмом не более 1500 листов из архивных фондов учреждений и организаций (либо не более одного дела свыше 1500 листов) или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения (либо не более одного дела объёмом свыше 500 листов). Общее количество подлинных дел и копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов на срок – не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.   

3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, заключать договоры с архивом на копирование архивных документов техническими средствами РГАЭ или пользователя (см. приложение 2 к настоящему Порядку).

3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенного для работы пользователей.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением устройств копирования, собственные технические средства без звуковых сигналоа и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы, письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии аривных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.

3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива. Делать записи в Книге отзывов и предложений.

3.1.16. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов РГАЭ, для учёта архивных документов, введённых в научный оборот.

3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читальных залов.

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 × 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы, письма и личные вещи в прозрачном пакете и/иди сумке размером не более 200 × 300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отстутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.

3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средств к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и служюы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.14. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, дкументы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации — место хранения дел, документов, их поисковые данные.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу арихва в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ,
МИКРОКОПИЙ,  ЭЛЕКТРОННЫХ ОБРАЗОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТНЫХ ИЗДАНИЙ, СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫХ СРЕДСТВ 

4.1.Дела, документы, печатные издания, справочно-поисковые средства предоставляются пользователям на основании заполненных бланков усстановленного образца с указанием полных поисковых данных. Неправильно оформленные заказы (требования) к исполнению не принимаются. 

4.2. Дела, документы и копии фонда пользования выдаются пользователю не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа, в объёмах и на сроки, установленные в п. 3.1.5.

 и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа (требовании) и в книге выдачи дел за каждую единицу предоставленного материала.

4.3.Описи дел, документов, печатные издания, материалы справочно-информационного фонда архива выдаются пользователю в день их заказа. Доступ к автоматизированным справочно-поисковым системам через компьютеры, находящиеся в читальном зале предоставляется пользователю в день заказа.

4.4. По окончании работы в день посещения читального зала дела и описи сдаются сотруднику читального зала.

4.5. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.5.1. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела на рабочем столе (незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время), писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.5.2. Пользоваться при работе с архивными делами, документами клеем, скотчем, маркером, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;

4.6. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

• их плохого физического состояния;

• ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

• необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

• выдачи дел и документов во временное пользование другим организациям;

• экспонирования заказанных материалов на выставке;

• выдаче их другому пользователю.

В случае отказа или отсрочки выдачи дел пользователь информируется о причинах отказа и/или о сроках, в течение которого дела могут быт выданы.



---

5. ПОРЯДОК КОПИРОВАНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

5.1. Копии документов (ксерокопии, цифровые образы, фотоотпечатки) изготовливаются по заказам пользователей. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на бланке установленного образца и передаются на исполнение сотрудникам архива.

5.3. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.4. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам после подтверждения факта оплаты произведённых работ. Рекламации пользователей по срокам и качеству изготовления копий принимает сотрудник читального зала.

5.5. Частично рассекреченные документы и документы, содержащие тайну личной жизни, копируются с изъятием не рассекреченных частей текста и фрагментов, содержащих сведения, относящиеся к тайне личной жизни.

5.6. Вынос копий документов за пределы РГАЭ оформляется в установленном порядке специальным пропуском.

5.7. При отсутствии в архиве необходимых технических возможностей допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей производится в специальном помещении в присутствии сотрудника архива и оплачивается по договору пользователя с архивом в соответствии с прейскурантом РГАЭ. Архив не несет ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей.



---

6. РЕЖИМ РАБОТЫ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА РГАЭ

6.1.Информация о режиме работы читального зала РГАЭ размещена на сайте РГАЭ по адресу: http://rgae.ru/deyatelnost/uslugi/chitalnyi-zal.shtml.

Контактный телефон читального зала 8 (495) 580-88-17.

6.2. Режим работы читального зала РГАЭ:

понедельник, вторник, четверг 10.00 – 17.00; среда 12.00 – 20.00 (бюро пропусков работает до 18.00); пятница 10.00 – 16.00.

6.3. Первый рабочий день каждого месяца читальный зал РГАЭ закрыт на санитарный день.

6.4. Читальный зал РГАЭ в пос. Вороново работает по расписанию:

среда, четверг 10.00 – 17.00. 



---

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1. Анкета пользователя, работающего в читальном зале РГАЭ

Приложение 2. Типовой договор

---

Приложение 1
 

Российский государственный архив экономики

Дело пользователя №

Анкета пользователя, работающего в читальном зале РГАЭ

1. Фамилия, имя, отчество                                                                                                                           

2. Дата рождения                                         ___________________________________________         _ 

3. Гражданство           ___________________________________________                                            _ 

4. Место работы (учебы) и должность ____________________________________________________

(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

5. Образование, учёная степень, звание    ________________________________________________ 

6. Основание для проведения исследований      ___________________________________________   

(указать направление организации или по личному заявлению)

7. Название темы, хронологические рамки                                                                                                   

8. Цель работы                                                                    ___________________                                       

9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона       _______________________________

10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона           _________________                       

11. Номер мобильного телефона, электронный адрес                                                                                 

12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан          ___________________________                           

Обязательство-соглашение

Я, ___________________________________________________________________________________

        (фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в Российском государственном архиве экономики и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранение данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«_____ » _____________________ 200 г.

_____________________________  подпись расшифровка

_____________________________ подпись расшифровка

должность сотрудника РГАЭ

«_____ » _____________________ 200 г.



---

Приложение 2

Типовой договор № ____________________________________________________________________ к 

г. Москва                                                                                                                               «__ » августа 20__ г.

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив экономики» (РГАЭ), именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице директора Тюриной Елены Александровны, действующей на основании

Устава, с одной стороны, и ……………………………….., именуемый в дальнейшем «Заказчик», заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Ксерокопирование документов РГАЭ.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Исполнитель обязуется:

2.1.1. Изготовить ксерокопии выявленных документов.

2.1.2. Предоставить Заказчику ксерокопии выявленных документов РГАЭ после получения копии платёжного поручения.

2.2. Заказчик обязуется:

2.2.1. Оплатить выполняемые Исполнителем работы в соответствии с п. З договора.

3. СТОИМОСТЬ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЁТА

3.1. Стоимость работ по п. 2.1.1. и 2.1.2. составляет ………….  руб…………. коп. (………….. рублей …….  копеек).

Сумма, составляющая стоимость работ не облагается НДС.

3.2. Исполнитель по мере оказания услуг предоставляет Заказчику Акт сдачи-приёмки оказанных услуг, а также счёт-фактуру. Заказчик обязан в течение 5 (пяти) дней подписать указанный Акт.

4. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

4.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до 31 декабря 2014 г.

5. РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

5.1. Договор может быть расторгнут по инициативе любой из сторон с письменным уведомлением другой стороны, если какая-либо сторона допускает существенное нарушение положений настоящего договора и не устраняет его (при возможности устранения) в течение 15 календарных дней после получения соответствующего письменного уведомления.

6. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ РАЗНОГЛАСИЙ И СПОРОВ

6.1. Все споры между сторонами, по которым не достигнуто соглашение в процессе выполнения настоящего договора, должны решаться в установленном законом порядке, в суде общей юрисдикции или арбитражном суде.

7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

7.1 Настоящий Договор составлен в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

7.2. Все изменения и дополнения к Договору должны быть оформлены в письменной форме по согласованию сторон и подписаны уполномоченными на то лицами.

7.3. Исполнение пункта 2.2.1 Настоящего Договора является условием изготовления ксерокопий выявленных документов РГАЭ при заключении Заказчиком новых договоров на ксерокопирование.

7.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

8. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ:

ИСПОЛНИТЕЛЬ                                                                                       ЗАКАЗЧИК

Федеральное казенное учреждение                                                         Фамилия, имя, отчество

«Российский государственный архив экономики»                                    почтовый адрес

119435, г. Москва, ул. Б. Пироговская, д. 17

ИНН/КПП 7704202969/770401001

Банковские реквизиты:

УФК по г.Москве (л/с 04731383010

Федеральное казенное учреждение

«Российский государственный архив экономики»)

Банк получателя: Отделение 1 Москва

Сч.№40101810800000010041

БИК 044583001

Код бюджета получателя 15511301991010700130

Директор РГАЭ

______________________ Е.А. Тюрина                                              ____________подпись и расшифровка подписи

Документ утратил силу в связи с приказом Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635
«Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федеральной архивной службы России
от 6 июля 1998 г. № 51

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1, Федеральным законом от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Государственной архивной службе России, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов и т.п.) государственных архивов и центров хранения документации Российской Федерации.

1.3. Порядок работы, обязанности сотрудников архивов по обслуживанию пользователей в читальных залах, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России.

1.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивов.

1.5. Плата за посещение читальных залов архивов и пользование документами не взимается.

1.6. Платные услуги пользователям предоставляются архивами в соответствии с установленным порядком.

1.7. На основании настоящих Правил архивы могут разрабатывать документы, регламентирующие использование архивных материалов через читальные залы, с учетом специфики их состава и особенностей работы архивов. Указанные документы не могут противоречить настоящим Правилам.

1.8. Распорядок работы читальных залов устанавливается руководством архивов.
 

2. Порядок допуска пользователей в читальные залы архивов

2.1. Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архивов на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивов или сотрудниками читальных залов.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (приложение № 1).

2.5. Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.
 

3. Права, обязанности и ответственность пользователей

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы, в том числе позитивные копии кинодокументов, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков на карточках фотокаталога архива), фонодокументы по теме исследования, а также техническое оборудование для работы с микрокопиями, аудиовизуальными и машиночитаемыми документами.

3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читальных залов, услугах, оказываемых архивами через читальные залы, порядке и условиях их предоставления.

3.2.2. Получать консультации специалистов архивов о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивах справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архивов, в органы управления архивным делом субъекта Российской Федерации, Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.

3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно-справочных библиотек, справочно-информационных фондов.

3.2.6. Заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.

3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архивов использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон) или арендовать технические средства архивов. Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.

3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его заведующим (сотрудником) машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском.

Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

3.4. Пользователи обязаны:

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальных залах архивов Российской Федерации.

3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).

3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

3.4.5. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе с микрокопиями и документами на специальных и электронных носителях.

3.4.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.4.7. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 12, п. 2) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа).

3.5. Пользователи могут предоставить архивам библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
 

4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий,
предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10–20 дел или 10–20 единиц хранения кинодокументов, фонодокументов временем звучания не более 3 часов. С учетом специфики состава документов руководством архива могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.

4.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливаются руководством архивов, но не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день заказа.

4.4. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы – до 5 дней, уникальные документы по разрешению руководства архива – на один день, дела и микрокопии, печатные издания – на один месяц.

Продление сроков хранения и использования в читальных задах описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архивов, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архивов.

4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальные залы, как правило, не выдаются.

Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, некачественные копии, наличие у пользователей медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями, иные обстоятельства).

4.6. Кинофотофонодокументы предоставляются пользователям в виде копий.

4.7. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.7.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты. Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах.

4.7.2. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.7.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.8. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

4.9. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.

При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

4.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

• их плохого физического состояния;

• ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

• необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

• выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

• экспонирования заказанных материалов на выставке;

• выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.
 

5. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей

5.1. По заказам пользователей в зависимости, от технических возможностей архивов и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивами.

5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читальных залов. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива может дополнительно прилагаться их перечень.

5.3. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации Об авторском праве и смежных правах.

5.5. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архивов с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

5.6. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства архивов.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архивов в каждом конкретном случае.

5.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

5.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивов допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архивов в их помещениях и под контролем сотрудников читальных залов.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивы не несут.

5.9. По согласованию с руководством архивов пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещениях архивов под контролем их сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

5.10. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.

5.11. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные архивом по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются им на общих основаниях.

5.12. Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском, подписанным ответственным лицом.
 

Приложение № 1
к Правилам работы
пользователей в читальных залах
государственных архивов
Российской Федерации

Название государственного архива

АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия __________________________________________________________________

Имя ________________________ Отчество _____________________________________

Место работы (учебы) и должность ___________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес ______________________________

__________________________________________________________________________

Образование ______________________________________________________________

Ученая степень, звание _____________________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования ___________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Место жительства __________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Телефон (домашний) _____________________ (служебный) _______________________

Серия и № документа, удостоверяющего личность _______________________________

__________________________________________________________________________

С Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов
Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.

Дата _______________________ ____________________________ (Подпись)

версия для печати

Порядок использования архивных документов в читальном зале ГКУ «ЦДНИ УР»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в государственном казенном учреждении «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» (далее – Порядок) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации; Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 27.07.2010), Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральным законом от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», Конституцией Удмуртской Республики, Законом Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике», Административным регламентом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов», утвержденным приказом председателя Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 03.10.2011 № 114-п (в редакции приказа Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 15.05.2013 № 40-п, зарегистрирован в федеральном регистре нормативных актов субъектов Российской Федерации 07.10.2011, регистрационный № 18000201100593), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059), методическими рекомендациями «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» (М., 2009), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 03.06.2013 г. № 635 (зарегистрирован Минюстом РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386), Уставом ГКУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале ГКУ «ЦДНИ УР» (далее – Центр).

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале Центра.

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам Центра и справочно-поисковым средствам к ним (в том числе в электронном формате) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются Центром в соответствии с действующим Прейскурантом цен на работы и услуги, выполняемые (оказываемые) государственными казенными учреждениями, подведомственными Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, на платной основе.

1.6. Порядок работы, обязанности сотрудников Центра по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, Удмуртской Республики, нормативно-правовыми актами Федерального архивного агентства, Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

2. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ ЦЕНТРА

2.1. Пользователи допускаются к работе с документами Центра на основании личного заявления (приложение № 1) или официального письма направившего их учреждения (организации) на имя директора Центра, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Иностранные пользователи оформляются на основании официального письма зарубежного научного учреждения, принимающей российской организации, дипломатического представительства или личного заявления на имя директора Центра.

2.3. Учащиеся школ допускаются к работе в читальном зале под руководством выделенного учебным заведением лица или родителей, ответственных за соблюдение учащимися настоящего Порядка.

2.4. Пользователи знакомятся с настоящим Порядком, заполняют анкету установленного образца (приложение № 2) и предъявляют паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.5. Разрешение на работу в читальном зале дается директором, зам. директора по основной деятельности (далее – руководство) Центра на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке (приложение № 3). Учет выданных пропусков ведется в «Журнале учета выдачи пропусков посетителям ГКУ «ЦДНИ УР» (приложение № 4). Срок работы в читальном зале может быть продлен по заявлению пользователя.

При изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь представляет новое письмо или заявление.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

3.1. Пользователи, работающие в читальном зале Центра, вправе:

3.1.1. Получать непосредственно в Центре или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг.

3.1.2. Получать консультации специалистов Центра о составе и содержании документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.3. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами Научно-справочной библиотеки и Справочно-информационного фонда Центра по теме исследования.

3.1.4. Заказывать непосредственно в Центре или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Получать описи дел, печатные издания и другие материалы Научно-справочной библиотеки и Справочно-информационного фонда Центра, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.6. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на следующий рабочий день после оформления заказа:

— до 20 дел на бумажной основе;

— до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

3.1.7. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов.

Листы документов, содержащие сведения конфиденциального характера, при выдаче пользователям конвертуются, пользователь не имеет право их вскрывать.

Допуск пользователей к документам фондов общественных объединений и организаций, фондов личного происхождения осуществляется в соответствии с условиями использования документов, установленными фондообразователями, передавшими документы на постоянное хранение, и указанными в договорах с Центром.

3.1.8. Получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел, документов и о сроках, в течение которых дела, документы могут быть ему предоставлены.

3.1.9. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления или специальной обработки дел, документов.

3.1.10. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.11. Получать платные услуги в соответствии с действующим Прейскурантом цен на работы и услуги, выполняемые (оказываемые) государственными казенными учреждениями, подведомственными Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, на платной основе.

3.1.12. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.13. Использовать при работе с документами, справочно-поисковыми средствами к ним, по специальному разрешению руководства Центра, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива (персональный компьютер, диктофон). Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей и не нарушает требования пожарной безопасности.

Применение в читальном зале фотоаппарата, видеокамеры, а также ноутбука, планшета, телефонного аппарата со встроенными фотокамерами и видеокамерами не допускается.

3.1.14. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма (тетради, блокноты, карандаши, шариковые авторучки), личные вещи (документы, деньги, телефон, предметы личной гигиены), выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

Вносить в читальный зал и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы по согласованию с сотрудником читального зала.

3.1.15. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.16. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотруднику читального зала, руководству Центра или делать записи в «Книге предложений, заявлений граждан о работе читального зала ГКУ «ЦДНИ УР», а также обращаться в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, Федеральное архивное агентство и в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации для решения спорных вопросов.

3.1.17. Предоставлять Центру библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.18. Обжаловать отказ в выдаче документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователи обязаны:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в «Журнале учета посещений читального зала и выдачи документов пользователям ГКУ «ЦДНИ УР».

3.2.4. Оставлять в гардеробе верхнюю одежду, сумки размером более 200×300 мм, пакеты, зонты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.13, 3.1.14.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете или сумке размером не более 200×300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, копий фонда пользования их целостность, сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.) (приложение № 5).

3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала предоставленные ему дела, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы Научно-справочной библиотеки и Справочно-информационного фонда Центра.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Выполнять требования сотрудников Центра, охранной организации в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.13. Предъявлять сотруднику охранной организации, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.13, 3.1.14.

3.2.14. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.15. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации, то есть сокращенное название Центра (ГКУ «ЦДНИ УР»), поисковые данные документов (номер фонда, описи, дела, листа) в соответствии с законом Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Пользователь несет полную ответственность за точность воспроизведения или цитирования документов Центра, а также за их интерпретацию.

3.2.16. Нести административную и уголовную ответственность за неправомерное использование, публикацию, распространение и передачу третьим лицам архивной информации, имеющей ограничение на использование или содержащей сведения конфиденциального характера, согласно ст. 13.11, 13.14, 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ и ст. 137 Уголовного кодекса Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу документов, причинение материального ущерба имуществу Центра в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.3. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

— выносить дела из читального зала Центра, передавать их третьим лицам;

— оставлять дела без присмотра (об оставленных на рабочем столе даже на непродолжительное время документах, делах следует предупреждать сотрудника читального зала);

— оставлять открытыми дела на рабочем столе (незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время);

— писать на листах бумаги, положенных поверх документов;

— вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания;

— загибать углы листов;

— копировать документы через кальку;

— вкладывать в дела посторонние предметы;

— пользоваться при работе с архивными делами, документами клеем, скотчем, маркером, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами или другими режущими предметами.

3.4. В читальном зале Центра не разрешается курить, употреблять продукты питания и напитки.

3.5. Доступ в служебные помещения и архивохранилища Центра пользователям воспрещен.

4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ПЕЧАТНЫХ ИЗДАНИЙ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

4.1. Дела и копии фонда пользования предоставляются пользователю на основании заполненных бланков заказов (требований) (приложение № 6).

4.2. Дела и копии фонда пользования выдаются на следующий день с момента подачи требования.

4.3. Дела, документы могут предоставляться в день оформления заказа иногородним пользователям, прибывшим из районов республики и других регионов страны на ограниченное время, по решению руководства Центра.

4.4. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца; подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель. Продление сроков использования архивных дел, документов согласуется с руководством Центра на основе письменного заявления пользователя, при необходимости оформляется новый заказ.

4.5. Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

4.7. Научно-справочный аппарат к документальным и печатным материалам Центра (фондовый каталог, описи, перечни, тематические картотеки, систематические каталоги Научно-справочной библиотеки и Справочно-информационного фонда, каталог периодических изданий, автоматизированные базы данных и др.) предоставляется пользователям в день обращения. Описи и другие архивные справочники выдаются на срок до 5 дней.

4.8.Ограничение допуска к архивным делам, документам устанавливается Центром в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации и Удмуртской Республики, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), Порядком применения метода В.Ф. Привалова по выявлению и учету документов на бумажной основе с повреждениями (дефектами) носителя и текста в государственных архивах Удмуртской Республики, утвержденным приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 14.07.2014 №51-п, методическим пособием «Описание, обеспечение сохранности, учёт и использование электронных копий архивных документов в государственных архивах Удмуртской Республики» (Ижевск, 2014).

4.9. В читальный зал не выдаются:

— архивные дела и документы, не прошедшие научного описания и технического оформления;

— документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (доступ к ним осуществляется в порядке, установленном законодательством РФ);

— подлинники уникальных документов;

— подлинники документов на бумажной основе, позитивы и негативы фотодокументов при наличии копий фонда пользования;

— документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии (документы, общее физическое состояние которых характеризуется буквенно-цифровыми индексами А-1, А-2, А-3, А-4, А-5, А-0, Б-1, 0-1). Оценка физического состояния документов проводится в соответствии с методическим пособием Привалова В.Ф. «Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе» – М., 2005. 112с.

Решение о признании документов в неудовлетворительном физическом состоянии принимается руководством Центра на основании данных учетной картотеки документов с повреждениями носителя и текста. После проведения работ по реставрации документов доступ к ним может быть открыт.

4.10. Подлинники документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства Центра.

4.11. Отсрочка в выдаче архивных дел, документов допускается в следующих случаях:

— необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками Центра (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и местного самоуправления, создание сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, оцифровка документов, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

— экспонирование заказанных дел, документов на выставке;

— выдача заказанных дел, документов во временное пользование другим учреждениям;

— выдача заказанных дел, документов другому пользователю.

Причина отсрочки и возможные сроки выдачи пользователям этих архивных дел, документов указываются заведующим архивохранилищем на бланке заказа пользователя.

5. ПОРЯДОК КОПИРОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей Центра и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, электронные копии документов.

5.2. Копирование архивных документов осуществляется на основании оформленного пользователем в читальном зале заказа (приложение № 7). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. Заполненный бланк заказа на копирование визируется руководством Центра.

5.3. Копирование документов общественных объединений и организаций, фондов личного происхождения производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом РФ (глава 70, часть 4) по разрешению авторов или их правопреемников (наследников).

5.5. Сроки копирования устанавливаются руководством Центра с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

5.6. Изготовление копий производится после оплаты пользователем счёта за копирование по безналичному расчёту и предъявлении работнику читального зала квитанции об оплате.

5.7. Пользователь должен оплатить счёт за изготовление копий в течение месяца со дня его получения. В случае неоплаты пользователем счёта в установленный срок, документы, предназначенные для копирования, возвращаются в архивохранилище.

5.8. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности (см. п. 4.10 настоящего Порядка):

5.9. Копирование документов техническими средствами пользователя производится в исключительных случаях (отсутствие у Центра технических возможностей) с разрешения руководства в отдельном помещении и под контролем специально назначенного сотрудника.

5.10. Не производится в полном объеме копирование дел, описей, каталогов, картотек, а также баз, банков данных и других архивных справочников. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством Центра в каждом конкретном случае.

5.11. Вопрос о копировании особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством Центра в каждом конкретном случае.

5.12.Копирование архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, может быть проведено для:

— собственников документов;

— организаций — фондообразователей;

— субъекта информации (доверенного лица или родственника при наличии документа, удостоверяющего личность, нотариально заверенной доверенности субъекта данных, а в случаях его смерти – свидетельства о смерти и документа о наследовании), данные которого содержатся в документе, если это не противоречит законодательству Российской Федерации (законам от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.) В копии документа должны отсутствовать персональные данные других субъектов информации;

— пользователя: при наличии у него нотариально заверенного разрешения собственника документов, организации-фондообразователя, субъекта персональных данных; при обезличивании персональных данных.

Копирование документов после окончания 75 лет со времени создания производится без ограничений.

5.13. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные с изъятием при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются на общих основаниях.

5.14. Заверенные согласно установленным правилам копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам (при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке) под расписку в «Книге учета выдачи копий документов ГКУ «ЦДНИ УР» или пересылаются почтой по указанным адресам. 

Приложение № 1

Форма заявления пользователя

Приложение № 2

Форма анкеты пользователя

Приложение № 3

Лицевая сторона