Полное руководство по удалённой работе, основанное на личном опыте
Где искать удалённую работу, как не подводить клиентов и коллег и не чувствовать себя оторванным от жизни. А также — особенности работы на Бали.
В июле Tilda провела вебинар, посвящённый практике удалённой работы. В этом материале собраны основные тезисы из него: как найти удалённую работу, организовать рабочий процесс и оставаться востребованным специалистом. Также сотрудники Tilda поделились личным опытом, как им удавалось жить на Бали и эффективно справляться с рабочими задачами.
1. Форматы удалённой работы
Есть три варианта удалённой работы: постоянная, частичная и фриланс. Коротко расскажу о том, чем они отличаются.
Фриланс
Частое заблуждение новичков, что единственно возможный вариант удалённой работы — это фриланс. Но это только один из сценариев: вы можете найти заказчика на специализированных ресурсах и поработать с ним разово — выполнить проект и искать следующий.
Постоянная удалённая работа
Это формат, когда у вас есть полноценная работа в привычном понимании: вы официально трудоустроены в компании и каждый месяц получаете зарплату. Но при этом не ходите в офис и работаете из любой точки мира.
Частичная удалённая работа
Это смешанный формат: вы работаете в офисе, но при этом руководство позволяет определённое количество часов в неделю или месяц работать из дома. Таким образом, вы можете самостоятельно планировать график работы и использовать свободные слоты на личное усмотрение.
2. Где искать удалённую работу
Работодатели уже давно поняли, что не стоит ограничивать свой поиск только Москвой. Таким образом они могут не только сэкономить на зарплате (будем честны, некоторые работодатели по этой причине обращают внимание на удалёнку), но и привлечь к крупным проектам специалистов, которые уже достигли потолка в своём родном городе. Вот несколько вариантов, где искать удалённую работу.
На традиционных сайтах с вакансиями
На HeadHunter, SuperJob и других ресурсах, где публикуются предложения для офисных сотрудников, есть вакансии для удалёнщиков. И там их гораздо больше, чем вы предполагаете.
На сайтах для фрилансеров
Используя сервисы вроде Freelance.ru, Remote Ok, Upwork вы можете попробовать проектную работу, если до этого не работали удалённо. Возможно, разовые заказы — это как раз то, что нужно, чтобы опробовать на себе такой формат работы и решить, подходит он вам или нет.
В социальных сетях
И во «ВКонтакте», и в Facebook* есть крупные группы для поиска работы. Могу порекомендовать сообщество «Вакансии для хороших людей» (VK, FB*), где большая часть предложений предполагает удалённую или частично удалённую работу. Есть вакансии из Москвы, Санкт-Петербурга и других городов. Изредка публикуются предложения зарубежных компаний.
В каналах Telegram
Например, есть канал Павла Федорова «Норм работа», где публикуются вакансии для SMM-специалистов, редакторов, копирайтеров, маркетологов. В первую очередь упор идёт на удалёнщиков. Или канал «Охота за головами: вакансии на удалённую работу»: 50 000 подписчиков и регулярные объявления вакансий в хороших компаниях.
3. Как устроиться на удалённую работу
Вакансию специалиста поддержки в Tilda мне прислал друг. Когда я посмотрел требования, то засомневался, смогу ли я пройти отбор. И вот какой совет могу дать от себя: не бойтесь откликаться на вакансии, которые, по вашему мнению, слишком сложны для вас. Работодатели обычно описывают в требованиях максимум и отсеивают неуверенных людей.
Процесс трудоустройства происходил так: я откликнулся на вакансию на HeadHunter и получил тестовое задание. Оно было рассчитано на 30 минут, но у меня заняло 50. После тестового был этап собеседования. Мы договорились на удобное время и созвонились в Skype.
Так я попал в Tilda и начал работать удалённо из дома. Никаких сложностей не возникло: я отрабатывал половину смены, занимался своими делами, а потом снова садился за работу. Было круто, потому что раньше я тратил два часа в день на дорогу до работы и обратно.
Три лайфхака, которые помогут найти удалённую работу
1. Узнайте, можно ли перейти на удалённый формат на вашей текущей работе. Это самый простой и комфортный вариант. Поговорите со своим руководителем и объясните ему ситуацию: вам не хочется тратить каждый день час-два на дорогу до офиса, поэтому единственный вариант, который вас устроит, — это удалёнка. Если такой вариант возможен, договоритесь, как будет происходить переход. Если нет — думайте дальше, как развиваться в рамках этой компании.
2. Пишите работодателям напрямую. Часто бывает так, что у компании, в которой вы хотели бы поработать, нет открытых вакансий на сайте. Попробуйте написать письмо с предложением и описанием того, как вы можете быть полезны. Высока вероятность, что компания готова работать с удалёнщиками на определённых условиях. Даже если по вашему направлению нет открытых вакансий, не стесняйтесь предлагать свои услуги.
3. Откликайтесь на вакансии с работой в офисе. Допустим, вы встретили на HeadHunter или SuperJob вакансию, в которой чётко написано: работа в офисе, на такой станции метро. Откликайтесь и отправляйте письмо, в котором подробно опишите свой профессиональный опыт, чем вы можете быть полезны и почему считаете, что именно вы должны получить эту должность. Но уточните, что живёте в Курске и успешно работаете удалённо. Даже крупные компании обратят внимание на письмо, если специалист действительно этого заслуживает.
4. Особенности работы на Бали
Я работал удалённо из Ростова-на-Дону, но хотел попробовать пожить за границей. Поэтому, когда узнал, что Иван уезжает на Бали, решил ехать за ним — когда в чужой стране есть знакомые, уже спокойнее. До этого я не выезжал ни в Турцию, ни в Египет, не был в ближнем зарубежье — для меня это была первая большая поездка.
По поводу того, как выглядел наш рабочий день: жизнь на острове не сравнится с жизнью в городе. Сейчас я смотрю за окно, и тут бетонные плиты, панельные дома. А там вокруг необычайно красивые виды: океан с одной стороны, с другой — море, с третьей — горы, леса, рисовые поля.
1 / 0
2 / 0
Кажется, что не рабочее место меняется, а сам ты меняешься. Окружающая обстановка сильно на тебя влияет. Работать там приятнее, даже если условия хуже городских. Например, на Бали у меня не было особого рабочего места: работал дома за кофейным столиком или ехал в кафе.
У нас было одно преимущество — часовые пояса. Мы могли рано встать, поехать куда-нибудь или заняться сёрфингом, а в 11 утра по местному времени садились за работу — в 6 утра по московскому. То есть у нас было 4−5 часов с утра и 4 часа в перерыве на отдых и изучение острова.
С интернетом на Бали хуже, чем в России. Поэтому, когда случались проблемы с подключением, мы ехали в варунги — небольшие кафе, где есть бесплатный Wi-Fi. И конечно, у нас всегда был с собой мобильный интернет, но он довольно дорогой: 600−1 500 рублей за 30 ГБ интернета, который не всегда работает.
Когда мне надоело работать из Красноярска, я купил билеты на Бали, снял хостел на первый месяц и поехал в страну, о которой ничего не знал до этого. Все вопросы решал уже на месте. Вот какие советы могут пригодиться тем, кто захочет повторить наш опыт.
Как получить визу в Индонезию
На срок до одного месяца визу делать не нужно. Если захотите остаться на пару месяцев, то достаточно оплатить в аэропорту визу on arrival. Она стоит 35 долларов и даёт возможность оставаться на острове до 2 месяцев, не покидая пределы страны. Единственное, что нужно сделать, — после первого месяца продлить визу. Это стоит также 35 долларов, если делать самому, и 50 долларов, если поручить агентству.
После окончания действия визы нужно покинуть пределы страны и повторить процедуру для последующего проживания. В Малайзии можно сделать социальную визу (необходимо письмо от жителя Индонезии, можно сделать через агентство) сразу на 6 месяцев. Эту визу можно продлевать прямо на Бали, но покидать страну нельзя — сгорит.
Где лучше снимать жилье и сколько это стоит
Жильё стоит не дороже, чем в России, при этом по качеству лучше. Средний вариант обойдётся примерно в 3 000 000 индонезийских рупий — около 13 000 рублей в месяц. Это guest house, по сути небольшая гостиница. Мы жили в номерах с кондиционером, большими кроватями и со всеми удобствами. Кухня общая на 5 номеров. Рядом бар, бассейн, стоянка для байка. В стоимость входит Wi-Fi и уборка раз в неделю.
Как передвигаться по острову
Неожиданно, но на Бали нет общественного транспорта. Поэтому аренда байка тут такое же обязательное дело, как и поиск жилья. Цены варьируются от 600 тысяч рупий в месяц до 2 миллионов. В рублях это 2 500–8 500 в месяц. За 2 500 рублей вы получите мопед для передвижения по острову, а за 8 500 — снимете Kawasaki Ninja и будете наслаждаться скоростью.
Сколько стоит еда на Бали
Цены для местных и туристов могут отличаться на порядок. Например, кокос стоит 40 рублей — его можно и попить, и поесть. Порция риса с курицей — 60 рублей. То есть за 150 рублей можно хорошо пообедать и выпить свежевыжатого сока, если знаешь где. Я встречал такое, что цена на те же самые блюда увеличивается до десятка раз, если ты ешь в ресторане, а не в кафе, где питаются местные.
Нужна ли медицинская страховка
Обязательно. Мне она не понадобилась, а вот моему другу помощь врачей потребовалась дважды: из-за отравления и зубной боли. Если бы страховки не было, то пришлось бы заплатить 80−100 тысяч рублей. Медицинская помощь здесь очень дорогая.
5. Как организовать работу, чтобы не подводить клиентов и коллег
Для общения с коллегами используем чат в Telegram, там удобно обмениваться чем угодно. Периодически мы тестируем и другие сервисы, например меняем платформы для расписаний — пытаемся найти наиболее подходящую.
Также мы стараемся встречаться с коллегами, если пересекаемся в каких-то городах. Часть команды Tilda общается лично, а мы стараемся созваниваться в видеочатах. Например, по пятницам мы проводим видеовстречи, где все сотрудники поддержки обсуждают задачи за неделю и говорят, что нужно добавить, на что обратить внимание.
Когда в команду приходит новичок, нам не нужно объяснять, что у нас удалённая работа, — это становится ясно уже в процессе собеседования. Мы же в свою очередь помогаем ему постепенно войти в курс дела. Мы только «за», если новичок будет задавать вопросы и отмечать нас в своих задачах. Мы помогаем и не нагружаем сложными вопросами по бэкенду, пока он не освоит основные моменты.
Специалисту, который хочет начать работать удалённо, могу дать три простых совета.
- Выдели зону в своей квартире, где будешь работать. Не подпускай туда никого на пушечный выстрел в течение всего дня. Если не абстрагируешься, тебя будут дёргать весь день, и нормально не поработаешь.
- Не жалей денег на хорошие стул и стол.
- Бегай, плавай, ходи в зал, играй в футбол, баскетбол, практикуй йогу. Выбери что угодно, но обязательно занимайся физической активностью.
В основном коммуникация у нас происходит в Telegram. Но также мы используем отличный таск-менеджер Trello. Туда мы заносим наши пожелания, задачи, баги. И когда задачи решаются, добавляем новые.
Иногда появляются нетривиальные задачи, например, когда пользователи просят возможности, о которых мы даже не задумывались. Мы смотрим на реакцию пользователей: если собирается 30−40 одинаковых запросов, то обязательно передаём их на рассмотрение разработчикам.
У нас выстроена небольшая иерархия: мы общаемся с пользователями, выявляем запросы и баги, передаём их фронтенд- или бэкенд-специалистам. Если для хорошего ответа мне нужна помощь разработчика, то отправляю его в специальный чат.
Выстроить процессы оказалось очень просто. Год я работала удалённо в Москве, а сейчас — в Тбилиси. Всё рабочее общение у нас сосредоточено в Telegram, его дополняют Trello и Google Docs. Оказалось, всё можно делать удалённо.
Но есть и свои особенности: на удалённой работе у меня сбился режим сна, поэтому могу проснуться в 12 часов дня, а заснуть в 4 утра. Поэтому и коллегам могу написать в 3 часа ночи. Но никогда не требую немедленного ответа. Если у них другой режим, они просто сделают работу, когда им будет удобно. Часто так получается, что, когда я просыпаюсь, мне уже прислали результаты.
Чтобы выстроить процессы при работе с удалёнными работниками, не нужно делать что-то необычное: просто объясняешь им, как всё происходит. Любой адекватный человек сможет работать удалённо. А если не может, то он и в офисе не будет справляться. Чтобы оставаться востребованным специалистом на удалёнке, нужно делать то же самое, что и на обычной работе: выполнять свою работу хорошо, быть на связи и уметь общаться с людьми.
6. Как работать вне офиса и не чувствовать себя оторванным от жизни
Одна из частых проблем удалёнщиков, с которой знакомы многие мои коллеги, да и я сам испытал её когда-то, — это некая оторванность от мира. Лично у меня есть два способа, которые помогают с этим справиться. Первый способ — я искусственно придумываю себе поводы выйти из дома. Даже если мне ничего не нужно в магазине, я придумаю, что купить, чтобы лишний раз пройтись 10−15 минут. И второй способ — это путешествия.
Когда я работал в офисе, все вокруг галдели, разговаривали, и к концу рабочего дня общения тебе достаточно. На удалённой работе всё совсем не так — чувствуется нехватка общения. Поэтому хочется выйти, поговорить, погулять. В свободное время я общаюсь с семьёй и друзьями.
1 / 0
2 / 0
Путешествия перезагружают и помогают справиться с тем, что большую часть времени проводишь дома.
Социализацию никто не отменял, я встречаюсь с друзьями. Но также у меня есть ещё два лайфхака. Раз в неделю я выбираюсь работать в коворкинг или кафе на весь день. В этом нет ничего сложного, в России легко найти место с хорошим интернетом. Второе, что меня взбадривает, — экстремальные виды спорта. Два-три раза в неделю я занимаюсь чем-то подобным. Вейкборд, лыжи, сёрфинг, прыжки с тарзанки… После такой деятельности ты словно не работал целый год и всё начинаешь заново. Только с тем опытом, который уже накопил.
Если сравнивать офис и удалённую работу, офис для меня всё же предпочтительнее. Но секрет в том, что нельзя слишком долго работать на одном месте. Офис лучше тем, что это специальное место, куда люди приходят работать — там не поваляешься в трусах на диване. Но если и в офисе сидеть слишком долго, то продуктивность снижается. Поэтому, когда фрилансил, я постоянно выбирался в кафе, библиотеки, коворкинги.
7. Что поможет оставаться востребованным специалистом
У меня есть два совета из личного опыта и опыта моих коллег, которые помогут оставаться востребованным. Оба этих совета исходят из того, что любой удалённый сотрудник скрыт из поля зрения крупных компаний и известных HR-специалистов.
Выбирайтесь на публичные мероприятия
Хотя бы время от времени, раз в полгода или год, съездите на крупную конференцию в Москву или Санкт-Петербург. Это возможность позадавать вопросы коллегам и экспертам, узнать что-то новое, познакомиться с людьми. Это поможет стать более заметным в своей сфере.
Рассказывайте о своей работе
Всем есть о чём рассказать. Делитесь интересными вещами из своего опыта в блоге, соцсетях, Telegram-канале или на YouTube. Если занимаетесь SMM, расскажите, как применяли новые механики в соцсетях. Расскажите про новые подходы к инфографике, если вы дизайнер. Или покажите, что интересного происходит в вашей работе. Делитесь этим, чтобы окружающие вас люди и подписчики видели, чем вы можете быть полезны. И когда у них возникнет потребность нанять сотрудника с такими же навыками, они вспомнят о вас. Даже если они находятся в Москве, а вы в Новосибирске.
Я работаю удалённо уже год, и, на мой взгляд, это лучшее, что может случиться с человеком. Но осознание этого наступило не сразу.
В самом начале было тяжело, когда нужно было научиться переключаться из состояния «я дома отдыхаю» в состояние «а вот я уже работаю». У меня не было рабочего места, а диван так располагал к тому, чтобы просто лежать. Друзья давали советы по самоорганизации: обустроить рабочее пространство для того, чтобы провести чёткое разграничение, завести рабочую кружку и даже переодеваться в рабочую одежду. Очень хорошие советы, которыми я не воспользовалась. Оказалось, самое эффективное для меня — составлять список задач, выполнять их и вычёркивать.
Не хватало социализации. В офисе между выполнением задач можно было болтать с коллегами, обмениваться шутками, играть, а вечером пойти в бар. Большой опенспейс к этому располагал — много коллег, много друзей. А когда работаешь удалённо, то в перерыве между задачами максимум можно пойти на кухню, чтобы пожарить котлетки.
Если сравнивать результаты удалённой и офисной работы, то вне офиса личная эффективность выше. То, что было плюсом в плане социализации, оказалось и минусом: когда тебя отвлекают хохотом коллеги, а в чате флудят, вероятность сосредоточенно поработать скатывается к нулю. Поэтому раньше большинство задач я делала дома, когда никто не пишет и не беспокоит.
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
Последние дни ко мне стало поступать множество сообщений от знакомых с просьбой поделиться опытом, что нужно для удаленной работы? Как им это организовать, если их компания все время до этого жила в офисе?
Обычно я веду по этой теме платное обучение и тренинги. Но в данном случае открытая передача знаний двигает вперед всю индустрию и улучшает отношение общества к удаленной работе в целом.
Поэтому я решил написать статью, где максимально кратко изложить, что нужно сделать, чтобы успешно перевести людей на удаленку. Без долгих отступлений и лишней теории.
Эти правила сформулированы на основе опыта компании Skyeng и сотен тысяч человеко-часов наших сотрудников на удаленке. В том числе моими четырьмя годами в роли топ-руководителя, живущего в 12 часах езды от головного офиса.
Я не буду перечислять плюсы или минусы, типы удаленной работы, особенности найма персонала, динамику и сложности в коллективе на горизонте в полгода/год и так далее. Я не буду убеждать или доказывать, что так нужно или не нужно делать. Все, о чем я пишу, проверено нервами тысяч руководителей, у которых удаленная работа не взлетела. И подтверждено практикой тех, у кого все работает.
Поэтому только по делу. Только то, что вам будет нужно прямо сейчас. Самая выжимка.
Погнали!
Задача
Представим, что у вас — офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и электронную почту. Вы хотите перевести своих сотрудников на домашний офис. То есть хотя бы на время стать распределенной компанией. И не потерять в эффективности.
Что вам для этого нужно сделать?
Подготовка ИТ-службы
1) Решаем вопросы с удаленным администрированием.
Первое, что вы делаете, — даете приказ ИТ-службе установить на компьютеры сотрудников teamviewer/аналог + VPN. Смысл действия в том, что далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой софта — им необходимо помогать, причем делать это удаленно.
Если у них рабочие ноутбуки, то все просто. Если нет, ваши айтишники должны придумать, как они организуют это на личных устройствах людей. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью.
2) Решите проблему с железом у сотрудников.
Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность. Либо дать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку. Одна из самых частых проблем — хреновый звук при звонке. И она легче всего устраняется.
3) Решите проблему с интернетом.
Вторая проблемная точка связи после железа — плохой интернет и 99% таких случаев вне дома. Решить просто. Выпускайте приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и просто начинайте это контролировать. Мобильная связь не подходит. Кафе не подходит. Гостиница обычно тоже не подходит.
Подготовка софта
Два кита, на которых стоит удаленная работа, — это инструменты и психология. Удаленная работа в принципе стала возможна только с появлением определенных инструментов. Это в первую очередь технологическая история. Машина не поедет без двигателя, удаленная работа невозможна без минимального набора критичных элементов. Так и тут.
Психологические моменты интересны и важны, но в статье я рассматривать не буду. Это как отделка в автомобиле — влияют на комфорт и общее впечатление. Но они проявляются на длинной дистанции, а вам нужно начать как можно быстрее.
Обязательный софт
Успех удаленной работы критично зависит от наличия необходимого софта.
Перечислен минимум. При неиспользовании любого из них полноценная удаленная работа невозможна.
ИТ-департамент должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.
4) Чат для всей компании
Telegram подходит только для очень маленьких команд. Используйте Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе).
5) Софт для видеозвонков
Под рукой у людей должно быть 2–3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Можно обходиться бесплатными версиями.
- Во время звонков обязательно включается видео.
- Приучаемся шарить экран. Это дает 100% буст скорости передачи информации.
- Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.
- Для важных звонков — сохраняем записи.
6) Календарь у каждого сотрудника
Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. По возможности — заводим решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь критично важен! Без него будут забывать о встречах, а способа дойти ногами и потормошить — нет.
7) Облако с документами или wiki.
Облако! Никаких папок на личных устройствах сотрудников. Google Docs/Office 365/что угодно. На созвоне мы очень часто открываем какой-то документ и работаем в нем совместно. Это один из основных и очень удобных паттернов при удаленной работе.
Почта
Занес в обязательные, но единственный ее смысл — контролировать доступы и не раздавать их на личные учетки. В остальном электронная почта при удаленной работе не используется.
Остальное — опциональный софт
Наиболее полезны таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma. Но это для крутышей и опытных адептов. Без них можно прожить. Поэтому пойдем дальше.
Подготовка кадровой службы
9) Определяете список сотрудников для перевода на удаленную работу
Часть людей может остаться трудиться в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у удаленщиков. В том числе — доступ к переговоркам.
10) Оформляете все документально
Здесь нужно смотреть на специфику вашей компании и требования регуляторов (этот аспект в статье затрагивать не буду — для России смотрите требования ТК РФ «Дистанционная работа»).
11) Заведите сотрудникам учетки во всех системах, заполните основную информацию
12) Проводите обучение, знакомьте с принципами
По итогам обучения желательно провести тест на знание основ.
О принципах далее. Это самое важное после инструментов. Фактически о том, как эти инструменты применять.
Принципы эффективной удаленной работы
Если инструменты — это половина успеха, то правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов — вторая половина.
Один гендиректор соблюдал эти принципы и заработал себе на яхту. А другой — нет, и его компания разорилась.
Что же это за принципы?
Удаленные сотрудники соблюдают часы присутствия на работе.
Они должны быть едины по компании (минимум 6 часов пересечения). Удаленка не значит, что каждый работает когда хочет. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Либо предупредить руководителя о своем особом графике.
Доступность не значит мгновенных ответов в чате! Чат — асинхронный канал. Доступность значит, что с сотрудником в это время можно назначить встречу, и он на нее придет.
А как же мне контролировать присутствие сотрудника на месте?
Никак. Контролируйте выполнение задач. Ставьте эти задачи и спрашивайте. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, — присутствовать и создавать видимость работы. И толку с этого будет ноль.
Чат — основной клей в компании.
Этот инструмент асинхронный — мы не требуем мгновенного ответа. Мгновенные ответы вредят продуктивности. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. В чате находятся все сотрудники компании.
Чат не используется для решения сложных вопросов.
Больше 50 сообщений в треде → собирайте колл.
Работа с чатом — огромная отдельная тема. Основные лайфхаки: используйте конвенции наименования каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях — используйте публичные каналы.
В чате используются только реальные имена, фамилии и аватарки с фото. Указаны телефоны и email для связи. Чат играет роль публичного справочника сотрудников.
Видеозвонок — основной способ решения всех вопросов.
Он полностью эквивалентен встрече в реале. Если кто-то считает, что вопрос должен быть решен на звонке, то другие люди не должны требовать его решения в чате.
— Давайте обсудим на колле?
— Нет, нафиг нам колл, лучше в чате.
Такая ситуация недопустима, приводит к резкому спаду эффективности. Необходимо ее пресекать.
По умолчанию звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь. Если участников много — предлагаем выбрать время. Самое быстрое — голосовалка в чате, но можно и специальными инструментами.
Все договоренности фиксируются письменно после видеозвонка прямо в чате.
Вы ставите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой, отдельно — с ключевыми сотрудниками лично.
В зависимости от темпа команды. Не реже раза в неделю. Иногда — каждый день. Эти встречи тоже заносятся в календарь.
Принципы организации рабочего места сотрудника.
Это отдельная комната с хорошим каналом в интернет. Десктоп или ноутбук оснащен наушниками или гарнитурой. Работа с телефона допускается в исключительном случае.
Удаленный сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут (подготовьте методичку-объяснение о важности отсутствия отвлечений, которую сотрудник может показать своим близким). Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Сотрудники на удаленке должны решить этот момент.
Итак, мы познакомились с основными инструментами и принципами работы. Подготовили ИТ и кадровую службу. Что же осталось?
Старт работы в режиме home office
Если все сделано, то в самом старте удаленной работы нет ничего сложного.
- Чек-лист готовности от ИТ и кадровой службы.
- Объявляете о дате готовности.
- Все мероприятия, начиная с этой даты, заносятся в календари. Вместо обычных встреч проводятся видеоколлы.
Первое время у сотрудников будет много вопросов — заведите канал помощи в чате, организуйте FAQ-сессии по переходу на удаленку в виде видеоконференций с трансляцией на своих сотрудников.
Ну вот и все. Вы готовы к удаленной работе!
Получилось достаточно сухо и сжато — специально, чтобы это можно было использовать как инструкцию.
Подписывайтесь на мой Telegram-канал о продуктовом менеджменте и управлении.
Завтра в 20 часов по Москве я проведу live-трансляцию с ответом на вопросы и объяснением нюансов удаленной работы. Ссылка на трансляцию будет в канале.
Продуктивной вам работы и не болеть!
#удаленнаяработа #самоизоляция
Отправим материал Вам на почту
Удаленная работа: пошаговая инструкция по переводу на домашний офис
Какие шаги для налаживания дистанционной работы сотрудникам нужно сделать, чтобы учесть все аспекты перевода на удаленку: законодательные, технические, организационные и психологические. В нашей сегодняшней статье инструкция о том, как правильно организовать и перевести на удаленную работу сотрудников, и как СБИС легко обеспечит этот переход.
Кого можно перевести на удаленную работу в офисе? Практически весь персонал, за исключением служб, отвечающих за жизнеобеспечение здания/помещения и техники, а также дежурный офисный персонал. Переводят на удаленную работу программистов, айтишников, менеджеров, юристов, маркетологов, службу поддержки клиентов, пресс-службу, бухгалтерию, кадры, управленческий персонал и других.
Когда пишут про удаленную работу, чаще всего останавливаются на том, как мотивировать сотрудника работать в домашних условиях, а не сидеть в интернете или у телевизора. Однако мотивация сотрудника – это лишь малая часть того, что нужно сделать при переходе на удаленную работу. Необходимо учесть множество аспектов.
4 направления работы при переводе офиса на дом:
- Законодательное (отвечает кадровое подразделение),
- Техническое (отвечает ИТ-служба),
- Организационное (отвечает менеджмент компании),
- Психологическое (отвечают менеджмент и кадры).
Удаленная работа: оформление согласно законодательства. Отвечают кадры
- Прежде всего, нужно определиться, кого именно компания будет переводить на удаленную работу, составить поименный список таких сотрудников и начать готовить всю необходимую документацию. Необходимо знать, что дистанционная работа регулируется Трудовым кодексом. В ТК гл. 49.1 посвящена особенностям регулирования труда дистанционных работников.
- Нужно подготовить приказ об удаленной работе по компании, в котором надо указать причины такого решения и сроки работы на удаленном формате. В текущей ситуации причина – «чрезвычайные меры по противодействию коронавирусной инфекции», а в качестве конечного срока можно указать не конкретную дату, а использовать формулировку — до окончания действия чрезвычайных противоэпидемиологических мер на территории России или субъекта федерации.
- От работника требуется заявление о переходе на дистанционный формат выполнения должностных обязанностей.
- Далее с каждым работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на дистанционную работу. Данное соглашение является обязательным, подробности прописаны в главе ТК о регулировании труда дистанционных работников. В документе должны быть указаны – рабочее место сотрудника, средства связи, передаваемые материальные ценности, требования по защите данных.
- Допсоглашение рекомендуется дополнить локальными нормативными актами. Законодательно эта норма не закреплена, но работодатель имеет право установить правила дистанционной работы. В частности, дополнить допсоглашение актом, в котором будут прописаны принципы удаленной работы, например, порядок постановки задач, сроки их выполнения, способы отчетности. Отдельным актом можно прописать недопустимость передачи данных третьим лицам и ответственность за сохранность данных. Защищенность информации – зона риска работы на удаленке, поэтому данной теме следует уделить особое внимание.
- Оплата удаленной работы осуществляется в полном объеме.
Техническая подготовка – ответственность ИТ-подразделения
- Нужно решить вопрос с «железом», то есть с техникой. Требуется понять каково удаленное место работы сотрудника, какой техникой он располагает. Оптимальный вариант – вооружить всех ноутбуками. Также важно помнить, что у удаленщика требуемая для работы техника на этом не заканчивается: не нужно забывать про наушники и микрофон, которые обязательно понадобятся при удаленной работе.
- Установить на все рабочие места сотрудников, переведенных на удаленную работу, нужное программное обеспечение. Установка и настройка софта – задача, которая может оказаться под силу не всем сотрудникам, лучше, если это сделают профессионалы.
- В задачи ИТ-подразделения также входит и ответственность за качество связи. Нередко сотрудники возлагают надежды на мобильный интернет, однако для полноценной работы его может быть недостаточно или его технические характеристики могут не соответствовать предстоящей нагрузке. Поэтому эксперты в этом вопросе чаще рекомендуют выходить в интернет с выделенной линии или иметь домашний Wi-Fi. Нужно помнить, что у сотрудника есть право потребовать возмещения дополнительных расходов, которые он понес в ходе удаленной работы, в том числе расходов на связь.
Построение новых бизнес-процессов – ответственность руководителя
- Проведите обучение, познакомьте сотрудников с принципами удаленной работы.
- Четче обозначайте задачи и этапы их выполнения.
- Используйте формат видеосвязи. Это простимулирует сотрудника встать с постели, привести себя в порядок и сесть за рабочее место. Данный формат актуален особенно на старте удаленной работы, чтобы у сотрудника выработалась «гигиена» работы в удаленном режиме.
- Используйте канал коммуникации, который позволит сотрудником быть на связи в режиме онлайн.
- Наладьте контроль за работой, на старте сформируйте систему отчетности. Системность позволит сотруднику не отвлекаться на домашние дела и другие, не относящиеся к работе занятия.
- Давайте обратную связь.
Виртуальный корпоративный дух – новое слово в корпоративной культуре
- Важная задача – «не потерять» сотрудника на удаленной работе во время карантина как эффективного и заряженного работника. С одной стороны, на эту цель будут работать хорошо выстроенные бизнес-процессы и коммуникационный инструментарий, о котором мы рассказали выше, с другой – необходимо поддержать сотрудника психо-эмоционально, чтобы он не потерял мотивацию, лишившись живого общения и оказавшись в ситуации социальной неопределенности.
- Чтобы переход на удаленку не демотивировал сотрудника, прежде всего, начать надо с объяснения коллективу происходящих перемен: их причин, сроков работы в новом формате и т.п. Это позволит избежать ненужного напряжения, домыслов и демотивации.
- Используйте групповые форматы онлайн-коммуникации, чтобы у сотрудников не потерялось ощущение командной работы и единства с компанией.
- Информируйте сотрудников о важных событиях, происходящих в компании, о результатах удаленной работы офиса. Для этой цели, безусловно, отличным инструментом служит корпоративный портал.
- Продолжайте соблюдать корпоративные традиции, например, поздравлять сотрудников с днем рождения, создавайте новые объединяющие проекты, например, благотворительные и социальные акции, так актуальные в текущей ситуации и т.п.
- А еще очень важно доверие: ведь нередко отправлять на удаленную работу сотрудников не спешат сами работодатели, которые думают, что дома работники будут «отлынивать» от выполнения своих должностных обязанностей. Такое отношение может повлечь излишнюю заорганизованность процесса. Однако, если на удаленку перейти грамотно, соблюдая все шаги, которые мы описали в статье выше, результат должен приятно удивить скептиков. Да и не время сейчас, чтобы относиться к работе «спустя рукава» – потерять работу в текущих условиях слишком безответственно.
Платформа СБИС — мечта удаленщика
Существенно облегчить удаленную работу сотрудников можно с помощью электронных сервисов. Для того чтобы работать дистанционно в СБИС, не требуется никаких сложных дополнительных действий. В любом браузере компьютера удаленщика, на его мобильном телефоне или планшете вводится логин и пароль пользователя, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. Все функции в системе доступны в круглосуточном режиме, кроме того, в качестве «плеча» существует служба поддержки клиентов, в которую можно обратиться при возникновении трудностей. А если вы не хотите голосовых коммуникаций с поддержкой, то в сервисе есть обширная база знаний, содержащая ответы на абсолютное большинство вопросов. Специально для перехода на удаленный режим мы разработали специальный тариф.
Приведем несколько примеров того, что можно делать в СБИС на удаленке.
- Умная постановка задач.
- Мониторинг действий сотрудника.
- Удобная система внутренних коммуникаций.
- Продажи «под ключ». От удаленного поиска клиентов до выставления счета, оформления актов, накладных, счет-фактур.
- Ведение учета. Дистанционная подготовка отчетности и отправка в контролирующие органы, работа по поиску и трудоустройству персонала и многое другое.
Подробнее о том, как перейти на удаленку с помощью СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.
Тем, кто еще не знаком с системой СБИС, хотим представить наши флагманские решения.
Система СБИС Электронная отчетность автоматизирует процесс подготовки и сдачи электронной отчетности. Система проверяет правильность форм отчетности, точность отчетной информации и соблюдение сроков сдачи отчетов в государвственные органы.
СБИС Бухгалтерия и учет — универсальный инструмент ведения бухгалтерии для любого бизнеса. Сервис не только ведет бухучет, но и рассчитывает зарплату, ведет кадровую документацию и многое другое.
СБИС Электронный документооборот ускоряет обмен данными как внутри компании, так и с контрагентами. Система увеличивает скорость и качество взаимодействия между партнерами.
Со СБИС Управление персоналом – организуйте рабочее пространство для управления сотрудниками. Легко рассчитывайте заработную плату, создавайте мотивационные схемы, контролируйте выполнение задач, ведите документацию по каждому работнику и принимайте сотрудников на работу. Со СБИС Учет и контроль времени составьте персональный календарь каждого работника и следите за выполнением плана по всей компании и каждому отделу в частности.
Для контроля работы коммерческого отдела используйте СБИС CRM система стимулирования продаж: организуйте в период карантина весь цикл продаж онлайн: со СБИС продажи идут даже если сотрудники работают дистанционно. Проводите виртуальные собрания и видеосовещания, делайте рассылки сотрудникам с оперативными новостями через корпоративный мессенджер, используйте облачную телефонию.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Дистанционная работа или, как ее называют, работа с удаленным доступом, становится все более популярной. Спору нет, такой режим работы удобен и для работника, и для работодателя. Однако, поскольку работа удаленно появилась не так уж давно, работодатели допускают ошибки при ее установлении, регулировании или при увольнении. Кому может быть установлен такой режим работы? Как это сделать? Как осуществляется взаимодействие работника и работодателя? По каким основаниям можно уволить дистанционного работника? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.
Суть дистанционной работы
В силу ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:
– вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);
– вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Условием дистанционной работы является использование для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.
Не нужно путать дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Результатом надомной работы является определенная продукция, а результатом дистанционной – информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности.
Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!
«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотреть бесплатный урок из курса
Дистанционными работниками могут быть, например, программисты, редакторы, бухгалтеры, преподаватели, юристы. То есть те, кто осуществляет определенную работу дома или в другом месте, которое не находится под контролем работодателя, а взаимодействует с ним через «Интернет».
Однако некоторые работодатели оформляют дистанционную работу ошибочно. Например, работодатель заключил срочный трудовой договор о дистанционной работе с высококвалифицированным иностранным специалистом на должность бренд-шеф-повара, фактическим местом работы которого являлся ресторан на территории другой республики (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2017 по делу № 33‑22475/2017). Вопрос о том, считается ли эта работа дистанционной, при рассмотрении дела не вставал. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в данном случае должен быть заключен обычный трудовой договор, согласно которому рабочим местом является структурное подразделение, находящееся в другой местности, но при этом контролируемое работодателем.
Кроме этого, Минтруд неоднократно (последний раз в Письме от 16.01.2017 № 14‑2/ООГ-245) высказывал мнение, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не предусмотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ, поскольку заключение трудового договора на таких условиях нарушает ТК РФ. В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ) в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13 ТК РФ). С такими гражданами рекомендовано заключать гражданско-правовые договоры.
Поэтому прежде, чем оформлять работника дистанционно, хорошенько подумайте, подпадает ли выполняемая работа под определение дистанционной.
Оформляем прием на «дистанционку»
Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, но с соблюдением требований гл. 49.1 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63‑ФЗ).
Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом № 63‑ФЗ.
Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.
Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.
Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Каким же образом это происходит?
В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.
Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.
Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.
Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.
Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, запись о приеме на работу производится по общим правилам.
Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.
На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».
Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Трудовой договор
В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы – дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ). Например:
Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).
При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ, в том числе:
– место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;
– режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты – перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).
Укажите в договоре способ взаимодействия между работником и работодателем, а также срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны (ст. 312.1 ТК РФ).
Помимо обязательных, в трудовой договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника (ч. 5 ст. 57, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), в частности:
– о порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2);
– о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2). Например:
Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________.
Если эта обязанность возложена на работника, условие может быть такое:
Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети «Интернет».
– о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2);
– о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). При этом в договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т. д.;
– о порядке и сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3).
Кроме этого, можно указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Нюансы дистанционной работы
Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.
Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).
Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.
В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, в частности:
– расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);
– выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).
Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Особенности при увольнении
Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.
По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.
Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.
Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.
Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ, предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33‑7310/2017).
Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.
Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.
Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.
В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).
На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
5 |
20 |
11 |
2017 |
Трудовой договор прекращен |
Приказ от 20.11.2017 |
|
по инициативе работодателя в связи |
№ 13‑у |
||||
|
с неоднократным нарушением сроков |
|||||
|
сдачи проверенных материалов, |
|||||
|
пункт 6.3.1 Трудового договора |
|||||
|
о дистанционной работе от 15.04.2016 |
|||||
|
№ 15/16‑тд, часть первая статьи 312.5 |
|||||
|
Трудового кодекса |
|||||
|
Российской Федерации. |
|||||
|
Специалист ОК Петрова И. К. Петрова |
|||||
|
МП Иванов |
* * *
Мы рассмотрели особенности дистанционной работы – в частности, касающиеся приема на работу, оформления трудового договора, режиме рабочего времени и времени отдыха, организации охраны труда и увольнении. В остальном на дистанционных работников распространяются общие нормы Трудового кодекса, в том числе по поводу предоставления отпусков, учета рабочего времени в зависимости от его режима и т. д.
Ну и конечно, на дистанционную работу не обязательно принимать новых сотрудников – можно перевести и уже работающих. Но осуществляется такой перевод только по соглашению сторон. В одностороннем порядке по инициативе работодателя он возможен лишь при наличии веских оснований.
Руководство для организации удаленной работы
Организация рабочего процесса при удаленной работе
График работы
Прежде всего нужно определить, по какому графику будете работать. Многие удаленные компании придерживаются стандартной пятидневки, подстраиваясь под большинство клиентов. А вот в течение дня распорядок у всех может быть разный.
Заранее договоритесь, что раньше 10 утра вам писать и звонить не нужно, а на связи вы ровно до 19:00. Или 20:00, как сами решите. Если руководитель строго регламентирует рабочий график, например, с 9:00 до 18:00, то хотя бы определите часы, когда вы будете не онлайн.
При работе на удаленке очень важно соблюдать свой график, т.к. внеофисная обстановка способствует расслаблению и снижению концентрации. При несоблюдении графика рискуете либо срывать дедлайны, либо работать круглыми сутками.
Рабочее место
Мы пишем статью в разгар пандемии коронавируса и массового перевода компаний на удаленный формат. Сейчас у сотрудников нет выбора — где работать, вариант очевиден — только дома, избегая общественных мест.
В обычной же ситуации лучше периодически менять рабочее пространство. Выбирайтесь в коворкинги, кафе, библиотеки. Главное не забывайте про хороший wi-fi. Смена обстановки поможет встряхнуться от рутины и способствует вдохновению.
Если работаете из дома постоянно, позаботьтесь об удобном рабочем месте. В идеале это должна быть отдельная комната по типу кабинета в офисе, но обязательный минимум — свой рабочий стол и удобный стул. Желательно расположиться у окна и вдали от телевизора и других источников шума.
Необходимое техническое обеспечение
Чтобы работать удаленно, нужно обязательно обзавестись хорошей техникой. Мощный ноутбук или персональный компьютер, удобная мышка и клавиатура, хороший интернет — это минимум.
Еще может понадобится микрофон для созвонов с командой, звукопоглощающие наушники на случай громкоголосых домочадцев, подставка под монитор, коврик для мыши. Дополнительные девайсы — вопрос вашего удобства.
Общение с командой
Один из минусов удаленной работы — снижение общения. В офисе вы можете по дороге на кухню поболтать с пятью коллегами, а дома рискуете целыми днями общаться с самим собой и фикусом на подоконнике. Некоторые скажут «да это прекрасно!», но на самом деле дефицит общения может сказаться на психологическом состоянии даже отпетых интровертов.
Обязательно созванивайтесь с членами команды по видеосвязи (будет повод причесаться), планируйте совместные встречи в коворкинге. Поддерживая коммуникацию с другими людьми, вы избавитесь от одиночества и чувства оторванности от остального мира.
Дополнительные нюансы
Представьте — работая в офисе, вы каждый день заходили за кофе в любимую кофейню или завтракали на офисной кухне. Эти действия стали некими ритуалами из-за их повторяемости и помогали настроиться на рабочий лад.
Переходя на удаленную работу, важно придумать новые ритуалы. Это может быть чтение новостей, прогулка в булочную перед работой, пробежка в парке, чтение 10 страниц книги, зарядка — что угодно. Соблюдая ритуал, вашему мозгу будет проще — ведь будет понимание, что после ритуала нужно начать работу.
фото Unsplash
Инструменты для удаленной работы
Коммуникация
Для коллективного труда подойдут Slack, Microsoft Teams, чат в Telegram (для небольших команд). Для видеозвонков — Zoom, Google Hangouts, Skype, Bluejeans и Gather.
Еще напомним, что виртуальное рабочее пространство нужно оберегать от спама. Не скидывайте в рабочий чат или диалог последние новости о коронавирусе или смешные фотографии вашей собаки. Сделайте еще один чат для неформального общения и развлекайтесь там.
Планирование задач
Самые популярные — Trello и Asana. В них легко можно создавать проекты и задачи, прикреплять туда же различные файлы, назначать сроки выполнения и отслеживать прогресс. Еще к ним можно добавлять расширения и тогда функционал платформ становится огромен.
Среди других удобных инструментов выделим Sunsama (интегрируется с Trello, Slack и календарем), Wunderlist, сверхпопулярный Todoist и Evernote. Последний сервис вмещает в себя целое рабочее пространство: можно создавать заметки и списки, хранить файлы и общаться.
Тайм-менеджмент
Отметим RescueTime — сервис для контроля времени и анализа работы за компьютером. Он помогает отследить, на что вы тратите время в течение рабочего дня. Для приверженцев методики Pomodoro есть приложение Focus Booster или расширение Strict Workflow, основанные на этом методе планирования времени.
Чтобы сократить время на согласование звонков и видеоконференций, используйте Calendly. В сервисе вы можете выставить свободное время для общения, разбив его на удобные интервалы, и синхронизировать со своим календарем. Вам останется только выслать ссылку на Calendly людям, а они выберут удобное для них время из предложенного.
Визуальное сопровождение
Общаясь удаленно, иногда непросто четко объяснить, что имеешь ввиду — нужно показывать. В Slack, например, есть рисование на экране — удобно использовать, чтобы обратить внимание слушателей. Также можно использовать инструменты Miro, Figma, Screen Sharing.
Дополнительные инструменты
Рекомендуем использовать Stayfocusd — расширение для Chrome, позволяющее установить блокировку сайтов на определенное время. Аналог — Productivity Owl, он еще и анализирует вашу продуктивность по попыткам зайти на заблокированные сайты.
Также отметим Clearly (скрывает все отвлекающие элементы на сайтах) и f.lux (регулирует цветовую температуру экрана для здоровья глаз).
Ну и для ненавистников звенящей тишины можем посоветовать видео или аудио с определенными звуками — шумом опенспейса, вагона метро, звуками в кофейне или библиотеке.
Фото Pexels
О чем нужно помнить при удаленной работе
Берегите здоровье
Бич удаленной работы — больная спина. Если в офисе вы хотя бы сидите на специальном стуле и прогуливаетесь от и до метро, то на удаленке вы можете целый день сидеть дома, буквально — сидеть. Следите за здоровьем, обязательно делайте перерывы с легкой разминкой, не работайте весь день лежа в постели — садитесь за стол.
Помните, это — работа
Некоторые люди воспринимают удаленную работу как возможность сидеть дома и смотреть сериалы. Нет, удаленка — это работа и относится к ней нужно так же, как к офисному труду. Обустройте рабочее место, не работайте в пижаме, помните о задачах.
Позаботьтесь об аудиогигиене
Речь идет о круглосуточно работающем телевизоре на фоне, играющей музыке или сериале. Дополнительные звуки могут раздражать вашу нервную систему, снижать концентрацию и, конечно, сильно влиять на производительность. Обзаведитесь наушниками со звукоизоляцией, если не можете повлиять на громкость внешнего шума.
Договоритесь с домочадцами
Актуальная проблема в условиях карантина — договориться с домашними о комфортном сосуществовании. Когда в квартире круглые сутки все домочадцы — это нелегко и нужно обозначить правила, обязательные для соблюдения.
Например, четко определите, в какие часы вас нельзя трогать, даже «на минутку». Договоритесь о приемлемом уровне шума в квартире — никаких фильмов на полной громкости. Донести до неработающих домочадцев, что дома вы работаете, а не просто сидите за компьютером.
Не забывайте о социализации
Посвящается одиночкам и интровертам — выбирайтесь из дома (но не на карантине). В обычное время обязательно меняйте обстановку, побольше гуляйте и дышите свежим воздухом. К тому же, вылазки из дома — лишний повод сменить пижамные штаны на джинсы и стряхнуть пыль с расчески.
Фото Pexels