Руководство по эффективной презентации

Эффективная презентация – та, которая способна донести до слушателей информацию наилучшим образом. Сфер и целей применения данного инструмента достаточно много: от школьного обучения до выступления знаменитых ученых, от привлечения финансирования стартапами до многократного увеличения продаж в бизнесе.

Однако, чтобы презентация оказалась действительно эффективной, придется немало потрудиться. При ее подготовке и проведении следует обратить внимание на целый ряд важных моментов: выбор наиболее подходящих инструментов, тщательное продумывание структуры доклада, подробное изучение будущей аудитории. И список этим далеко не ограничивается. Но давайте обо всем поподробнее.

Суть презентации

Что же такое презентация? Это документ, содержащий информацию о чем-либо. В век прогресса в сфере информационных технологий его обычно создают на компьютере или любом мобильном устройстве. Все реже можно увидеть визуальные материалы на бумажных носителях.

Презентация состоит из слайдов, которые сменяют один другого во время выступления спикера.

Но не все презентации в режиме онлайн сопровождаются комментариями автора. Есть и такие, которые рассылаются целевой аудитории для самостоятельного изучения.

Слайды помимо текста могут содержать диаграммы, таблицы, графики, картинки, фото, инфографику. В презентации также добавляют музыку, звук, видеоролики, анимацию. Все это используется для лучшего восприятия информации, поэтому именно такой формат стал наиболее популярным на многих форумах, семинарах, конференциях и др.

Сохранение, копирование, изменение такого мультимедийного документа происходит за пару секунд на любом устройстве. А если вы хотите, чтобы ваш коллега смог вносить коррективы в презентацию в онлайн-режиме так же, как и вы, то просто нужно открыть ему доступ к файлу.

Продолжительность презентации может быть различной, все зависит от мероприятия, на котором она будет демонстрироваться.

В бизнесе, как в основной, но далеко не единственной области применения, она используется для продвижения товара, услуги либо новой идеи. Наука, государственное управление, образование ‑ вот далеко не полный перечень сфер, где необходима презентация.

В мире каждый день транслируются тысячи презентаций. Но далеко не все из них действительно находят отклик аудитории. Если это сухие цифры, дополненные изображениями низкого качества, то вряд ли вы сможете заинтересовать публику.

Чтобы информация была усвоена, стоит не только потрудиться над темой презентации, но и заранее изучить аудиторию, которой она будет адресована. Визуальные и вербальные материалы вам в этом помогут.

4 вида презентаций

Информационные презентации

Существует 3 подвида презентаций, которые чаще всего используют в образовании:

1. Обучающая презентация

   Здесь речь идет и о презентации самого преподавателя, его портфолио, и об учебном плане, это различные инструкции по использованию программ, необходимых для школьного процесса, например, или видеоролики о правилах заполнения налоговой декларации.

2. Презентация диплома

   На защите выпускной работы студент использует презентацию, в которой собраны основные тезисы его деятельности, добавлены графические материалы, которые помогают ему сделать доклад более информативным, ярким и лучше раскрыть тему.

   

3. Научная презентация

   Данный вид очень схож с предыдущим. Основным отличием является то, что презентация исследовательской работы будет продемонстрирована более широкой аудитории на конференции, нежели представление дипломной.

Корпоративные презентации

Многие компании, описывая свои инструменты корпоративной коммуникации и представляя их своим сотрудникам, потенциальным кандидатам или партнерам, используют именно презентации.

• Презентация для инвесторов

Один из важных публичных документов, который используется коммерческими организациями. Их создают даже несколько раз в год, чтобы отчитаться перед своими инвесторами (акционерами).

• Отчет о работе за год (период)

Еще один документ, который презентуют инвесторам – годовой отчет о финансовых результатах компании и ее перспективах развития на предстоящий период. Эти материалы публикуются, как правило, на сайте компании в информационном разделе для партнеров.

• Отчет об устойчивом развитии

По содержанию обычно такой документ раскрывает общественно важные и социально значимые вопросы. Поэтому его структура и наполнение должны быть выполнены в соответствии с установленными стандартами. Это может касаться безопасности труда на производстве, принятия мер по уменьшению негативного воздействия на окружающую среду, описание вклада конкретной компании в экономику региона или страны в целом и т. д.

• Презентация финансовых результатов

Форма финансового отчета, предназначенная для инвесторов и деловых партнеров, считается отдельным видом коммуникационного инструмента компании.

• Оnboarding-презентация (предназначена для сотрудников)

Такие презентации применяются для выполнения нескольких важных функций: сократить процент текучести кадров, создать благоприятный микроклимат в коллективе, повысить уровень доверия и степень удовлетворенности сотрудников выполняемой работой.

Название – от английского слова «onboard», что означает «на борт», онбордингом называют процесс адаптации новичка в команде. В этот период очень важно познакомить его не только с должностными обязанностями, структурой отдела и компании в целом, но и донести ценности, основные принципы организации и корпоративной культуры фирмы.

• Брендбук

Это некое собрание всех визуальных, корпоративных и коммуникационных атрибутов компании. Его называют одним из основных официальных документов. Его необходимо разрабатывать в самом начале работы фирмы. Переработка брендбука происходит только тогда, когда необходим ребрендинг и изменение стратегии позиционирования торговой марки, предприятия в целом и его продуктов. Данный документ является настольной книгой и путеводителем отдела маркетинга.

Инвестиционные презентации

Как вы уже поняли из названия, данный вид презентаций применяется для привлечения дополнительного финансирования.

Выделяют два основных вида инвестиционных презентаций:

1. Стартап питч-дек

   С помощью этого инструмента начинающий предприниматель может привлечь тех, кто будет готов финансировать его бизнес-проект. Здесь крайне важно уделить внимание качеству и наполнению презентации, так как от этого будет зависеть получение поддержки со стороны инвесторов.

   

2. Презентация инвестиционного проекта

   Не нужно путать этот вид презентации с питч-дек. У них существенное отличие ‑ с помощью первой вы хотите привлечь внимание к новому проекту, который может зайти, а может и провалиться. А вот если бизнес уже работает, то презентовать его новое направление лучше с помощью инвестиционной презентации.

Маркетинговые презентации

Этот вид презентаций можно по праву назвать лидером по частоте использования.

Основная цель маркетинговых презентаций – рост продаж.

• Презентация продукта

Эффективная презентация продукта (товара) помогает вам рассказывать потенциальным покупателям о новинках, их преимуществах, выгодах. Стимулируется спрос и снимаются возможные возражения. В центре внимания не сама компания, а именно продукт.

• Презентация услуги

Вид презентации, схожий с презентацией продукта. Единственное отличие – акцент делается на услуге и ее описании.

• Коммерческое предложение

Вид презентации, который обычно адресуется потенциальным партнерам. В нем кратко, содержательно рассказывается об основных условиях сотрудничества с вашей компанией.

• Презентация компании

Это один из основных инструментов для поддержания собственного имиджа организации, выстраивания коммуникаций с партнерами, клиентами, сотрудниками. В такой презентации компания может обозначить свои основные преимущества, выгодно отстроиться от конкурентов и рассказать о своих продуктах.

Принципы эффективной презентации

Чтобы презентация имела тот результат, на который изначально ориентируется выступающий, важно учитывать основные принципы. Их всего пять:

1. Увлекательность. Задача – завладеть вниманием аудитории и удерживать его до завершения выступления.

2. Содержательность. Важно показать суть, значимость для тех, кому она адресована.

3. Интерактивность. После просмотра презентации человек должен захотеть совершить действие, к которому призывал его презентующий.

4. Запоминаемость. Здесь важно оставить так называемое послевкусие у слушателей, чтобы они по завершении просмотра презентации еще некоторое время размышляли о предмете, о котором говорилось.

5. Сбалансированность. Необходимо соблюдать равновесие всех элементов презентации.

Инструменты эффективной презентации

Теперь давайте более подробно остановимся на тех наглядных материалах, которые чаще остальных используют в презентациях:

• Текстовые материалы

С их помощью выступающий гораздо легче может привлечь внимание слушателей к тому или иному аргументу или факту, о котором идет речь. Такие материалы должны быть набраны крупным, легко читаемым шрифтом, их стоит размещать в верхней части слайда/кадра, чтобы даже те, кто далеко сидит, смогли без труда их разглядеть.

• Графические материалы

Рисунки, схемы, графики и диаграммы – то, что помогает скорейшему запоминаю и лучшему восприятию сказанного. При этом очень желательно дополнить изображение текстом, чтобы пояснить его смысл. Приветствуются картинки, выполненные в контрастирующих оттенках, а не в моноцвете. Это опять же облегчит сравнение.

• Модели или макеты

Технология создания эффективной презентации в некоторых случаях подразумевает демонстрацию моделей или макетов. Это даст возможность потенциальному покупателю ознакомиться с новинкой уже на ранней стадии ее жизненного цикла и понять все возможные преимущества. Так, многие компании изготавливают макеты целых микрорайонов или отдельных зданий, планирующихся к строительству, что значительно повышает число продаж.

• Доска для мела или маркера

Безусловно, вы произведете большее впечатление, когда заранее сделаете крутую презентацию с различными графиками и диаграммами. Но поверьте, что график, нарисованный во время общения с аудиторией, будет дополнением к заранее подготовленному материалу, и даже позволит усилить запоминаемость материала. Так вы добавите интерактивности в сам процесс общения с аудиторией.

• Проекторы

Очень удобное техническое средство, которое уже давно применяется для демонстрации различного вида материалов (как в образовательном, так и в производственном процессе). Он достаточно прост в использовании и не требует никаких дополнительных навыков.

• Слайды

На слайдах обычно помещают схемы, таблицы, графики и другие изображения. Аппаратура, которая для этого понадобится, более сложная, чем проектор. Потребуется выключать освещение и овладеть некоторыми тонкостями, которые пригодятся в процессе проведения самой презентации.

Есть и еще более современные, но при этом весьма дорогостоящие средства для презентации. Это компьютерные показы, видеофильмы и др. Здесь без помощи профессионалов вам уж точно не обойтись. Но даже несмотря на это, сейчас все чаще стали использовать электронные презентации, так как они обладают рядом существенных преимуществ.

3 главных плюса использования электронных презентаций

Чем же в целом так предпочтителен формат презентаций для нас? Все просто – так мы можем быстрее привлечь нужного зрителя к необходимой информации. Именно цифровая презентация открывает перед нами больше возможностей для того, чтобы использовать все самые качественные и эффективные инструменты презентации:

1. Гибкий дизайн

   Сейчас можно найти большое количество готовых шаблонов для создания электронных презентаций, которые значительно облегчают вашу задачу по созданию материала. Их дизайн очень разнообразный и отличается по цветам, формам, компоновке разделов и т. д. Так вы сможете удовлетворить вкус и любопытство любого зрителя.

   Кроме того, редактировать электронный слайд, добавлять или удалять изображения, графики, таблицы, текст можно за считанные секунды, одним нажатием мышки.

   Если сравнить с бумажной презентацией, то преимущество очевидно.

2. Возможность использования мультимедийных ресурсов

   Для придания большей динамики презентации вы можете легко дополнить ее видеороликом или аудиосопровождением. Кроме того, добавить анимацию вы сможете в любую часть текста или картинки, которая включена в презентацию.

3. Возможность демонстрации перед большой аудиторией

   Аудитория, которой планируете показывать презентацию, может быть огромной. При этом вы сохраняете зрительный контакт с каждым ее представителем во время демонстрации.

   

3 определенных минуса использования электронных презентаций

Рассказав о преимуществах электронной презентации, утаить ее минусы было бы не совсем честно. Существует три основных недостатка:

1. Первый – прямая зависимость от технологических ресурсов. Чтобы воспроизвести презентацию для аудитории вам понадобится как минимум компьютер, проектор, экран и источник питания, куда будут подключены все эти технические средства.

2. В качестве второго недостатка можно назвать риск потери информации. Компьютерный вирус или техническая ошибка в работе устройства могут стать причиной повреждения или полного удаления информации.

   

3. Третьим минусом считается риск технических нарушений. Может случиться функциональный или звуковой сбой, возникнуть ошибка в компьютерных терминалах или проблема с воспроизведением презентации из-за несовместимости компьютерной программы и версии, в которой был создан документ.

6 популярных сервисов для создания презентаций

Существует несколько сервисов и программ, как бесплатных, так и на платной основе, с помощью которых вы легко сможете создать электронную презентацию. Вот самые популярные из них, которые помогут, если установить их на компьютер:

1. Microsoft Power Point. Пожалуй, самый известный конструктор слайдов для пользователей ОС Windows. Программа платная, но для обладателей лицензионной версии операционной системы продукт доступен как одна из встроенных опций.

2. Keynote. Вариант для пользователей Apple. Интерфейс в отличие от предыдущей программы гораздо более лаконичный, что не мешает ей быть в числе лидеров в качестве инструментария по созданию презентаций.

   

3. Libre Office Impress. Редактор презентаций входит в бесплатный офисный пакет. Очень похож по интерфейсу на ранние версии Power Point.

4. «Google Презентации». Сервис, действующий на бесплатной основе. Можно назвать аналогом Power Point. При этом интерфейс приложения более простой. Для пользователей доступны практически те же функции, что и у десктопного редактора слайдов.

5. Prezi. Облачный сервис для создания интерактивных презентаций. При бесплатной версии ваши возможности будут ограничены, но даже с их помощью сможете сделать вполне достойную, привлекательную для зрителей презентацию. Есть шаблоны готовых презентаций, которые можно изменять, ориентируясь на поставленные цели.

6. Canva. В этом графическом редакторе вы можете создавать не только презентации, но и обложки для социальных сетей и видеоролики. Наличие большого разнообразия готовых шаблонов является одним из главных преимуществ этого приложения. Ряд из них доступны только на платной основе, но их вполне можно заменить на свои.

6 этапов создания эффективной презентации

Итак, чтобы создать презентацию, которая найдет отклик в сознании каждого зрителя, необходимо провести планомерную подготовительную работу. Давайте более подробно разберем каждый из этапов подготовки:

Этап 1 – определяем структуру презентации

Продумываем четкую схему выступления, помня об основных моментах, которые должны быть затронуты:

• наименование компании;

• сфера деятельности;

• производимый продукт;

• историческая справка, географическое местоположение;

• основные партнеры (клиенты, поставщики и др.);

• предоставляемые услуги;

• что вас отличает от конкурентов (в чем уникальность данного предложения: инновации, собственное производство и проч.).

Последний пункт нельзя недооценивать, хотя многие выпускают его из вида. Сравнение с конкурентами в вашу пользу всегда сыграет на руку фирме и поможет привлечь новых партнеров.

Этап 2 – определяем способ подачи информации и готовим иллюстрационные материалы

Основная задача – донести информацию до аудитории, при этом порядок ее подачи значения не имеет:

• от общих фактов к частным деталям;

• используя сравнения;

• формулируя выводы;

• методом возражений («это верно, однако…»).

Это означает, что вы можете выбрать любой понравившийся метод эффективной презентации.

Создавая такой документ, помните, что большего эффекта вы сможете достичь лишь тогда, когда будете использовать визуальный объект, который считается главной ее составляющей. Это может быть как видео/фото самого предмета презентации, его модель или готовый шаблон, изображения и клипы с опытом его использования.

Слайды и видеоролики по праву считаются самыми действенными визуальными компонентами презентаций. Как минимум половина материала, который вы включаете в презентацию, усваивается благодаря визуальному контенту.

Этап 3 – выбираем программу для создания проекта

Как мы уже выяснили ранее, наиболее популярен редактор PowerPoint. Но для усиления эффекта можно прибегать к помощи дополнительных редакторов. К примеру, вы можете прорисовать отдельные элементы в удобном для вас графическом редакторе, а затем использовать их для дополнения своей презентации.

Этап 4 – пишем сценарий выступления

В сценарии предусмотрите, в какой последовательности будете демонстрировать слайды, их количество, какие программы для этого нужны, сколько времени этой займет и т. д. Кроме того, предусмотрите навигационную систему презентации.

Этап 5 – проводим репетицию

Идеально, если у вас будет возможность отрепетировать свое выступление и демонстрацию презентации в том зале, где планируется основное выступление. Также следует проверить работу оборудования, рассадку гостей.

Основные моменты, на которые стоит обратить особое внимание при репетиции:

• удостовериться в бесперебойной работе оборудования;

• при необходимости расставить декорации, если они запланированы;

• если выступление продолжительное, более 30 минут, то нужно позаботиться о сидячих местах для зрителей;

• продумать и подготовить необходимый раздаточный материал: сувениры, рекламные буклеты, открытки и проч.;

• уточнить число выступающих;

• узнать, кто будет вести мероприятие;

• ознакомиться с регламентом.

Этап 6 – проводим презентацию

Если хотите, чтобы презентация прошла успешно, то изучите тему так, чтобы вас считали в ней экспертом, держитесь свободно, завладейте вниманием аудитории, давайте информацию увлекательно, но без воды.

Необходимость изучения аудитории перед презентацией

Презентация является частью маркетинга, а значит глупо было бы пренебрегать таким важным этапом, как изучение целевой аудитории. То есть перед выступлением поинтересуйтесь, кто будет присутствовать на презентации.

Все, кто придут на встречу, являются вашими потенциальными покупателями, клиентами.

Если знакомство с аудиторией происходит впервые, то обратите особое внимание на пол, возрастную группу, профессию, должностные характеристики зрителей. Всех присутствующих можно поделить на три категории: эмоциональных, визионеров и любителей фактов.

Представители творческих профессий чаще относятся к эмоциональной группе. Они окружают себя красотой, очень идейны и для них в приоритете чувства. Поэтому начало выступления лучше сопроводить чем-то запоминающимся, оригинальным. Это позволит закрепить в их сознании яркое воспоминание о вашей презентации.

Если в группе присутствующих на встрече преобладают любители фактов (бухгалтера, юристы, программисты), то про яркие картинки и эмоциональные приемчики можете забыть. Только сухие факты, четкие данные, статистика, диаграммы и отсутствие воды. Ведите себя во время выступления сдержанно, подкрепляйте информацию мнением экспертов и актуальными результатами исследований, и т. д.

Визионеры – это те, кто мыслит стратегически. Это руководители, менеджеры. Они одинаково хорошо реагируют как на эмоции, так и на факты. Поэтому здесь пускайте в ход всю тяжелую артиллерию: яркие картинки, диаграммы, схемы на доске, экспертное мнение. Так вы сможете донести до них суть еще быстрее.

Понимание своей аудитории поможет безошибочно определить точки соприкосновения. А значит и результат презентации будет более эффективен.

Структура подачи информации

Не столь важно, какую цель вы преследуете, демонстрируя презентацию. Более значима ее четкая структура. Для организации эффективной презентации важна последовательность подачи информации. Представьте, что вы ведете деловые переговоры и начали их не с приветствия, а наоборот с прощания и подведения итогов. Вывод очевиден.

Чтобы не упустить основной смысл в потоке размышлений, придерживайтесь структуры:

1. Завладейте вниманием аудитории. Дайте ей вызов, провокацию, сделайте эффектный выход или жест. Не сомневайтесь – до последнего слова выступления их внимание будет приковано к вам и тому, о чем говорите.

   

2. Определите основную проблему и обозначьте ее зрителям. Представьте их вниманию несколько фактов, приведите статистические данные по выбранной теме. Аудитория должна понимать, зачем будет тратить свое время на ваше выступление.

3. Приведите неопровержимые доказательства выявленной проблемы и предложите оптимальное решение: можете использовать реальные истории из жизни, рассказы о личном опыте. Так называемый сторителлинг беспроигрышно работает в большинстве случаев.

4. Использование принципа «Explain like I’m 5» («Объясните так, как будто мне 5 лет»): подавайте информацию легко, используя простые фразы, избегайте сложных предложений. Представьте, что вы рассказываете то же самое ребенку. Главная задача – сделать так, чтобы он все понял с первого раза.

5. В конце выступления дайте зрителю конкретные выводы, руководство к действию, сценарии, которые он сможет применить для решения представленной в начале презентации или подобной проблемы.

6 критериев оценки эффективности презентации

Как оценить, насколько эффективна презентация? Существует несколько пунктов и сейчас разберем каждый из них на примерах:

1. Оцениваем эффективность презентации по цели

   Перед совершением любого действия важно ставить конечную цель. Не исключение и подготовка презентации. Какой результат вы хотите получить после демонстрации презентации? Для ответа на этот вопрос можете использовать модель SMART или любую другую. Главное, чтобы впоследствии получилось измерить степень достижения цели.

   

   Пример целеполагания: «После выступления получить 100 новых подписчиков на моей странице в Инстаграм, которые разместят посты об этом выступлении у себя на страницах и отметят меня».

2. Делаем UTM-ссылку в презентации

   Для перехода на сайт добавьте в презентацию ссылку или QR-код. В этом поможет сервис для создания UTM-меток. С его помощью также сможете отследить, сколько людей пришло к вам на страничку после презентации.

   QR-код дает возможность участникам презентации прямо на мероприятии переходить по ссылке. По завершении презентации можно оценить проявленную ими активность. Также сможете отследить действия, совершаемые участниками мероприятия на вашем сайте и определить наиболее понравившиеся им информационные разделы.

   Посчитайте или уточните заранее, сколько участников присутствует на мероприятии. Так вы сможете определить конверсию, зная количество совершенных переходов по ссылке.

3. Замеряем знания аудитории во время выступления

   Это можно сделать с помощью голосования. Прямо в зале, если презентация проходит вживую или в чате; если формат встречи – онлайн, попросите аудиторию проголосовать, как была воспринята информация.

   

   После того, как вы рассказали информацию о своих продуктах, нужно проверить, правильно ли аудитория поняла все характеристики. Это можно сделать в легкой игровой форме. Если же ответы не соответствуют действительности, то есть возможность тут же корректировать информацию либо ее подачу.

4. Собираем обратную связь после презентации

   Есть три варианта, как это сделать:

   • Самый удобный. Он идеально подойдет для общего анализа. Обычно организаторы мероприятий рассылают всем участникам анкеты обратной связи, где просят отметить наиболее понравившихся спикеров и указать моменты, на которые в следующий раз стоит обратить внимание и скорректировать. Конечно, это не даст вам развернутого ответа, но позволит увидеть общую картину.

   • Наиболее быстрый. Используйте маркетинговый прием: в конце презентации разместите ссылку на опрос и пообещайте небольшой бонус всем, кто его пройдет. При живой встрече используйте QR-код, а при электронной отправке – ссылку. Анкету можно создать в Гугл- или Яндекс-формах. Так вы оперативно увидите результаты и сможете их проанализировать.

   • Доступный. Живое общение с участниками презентации во время перерывов. Вот перечень вопросов, которые помогут оценить эффективность презентации:

     Выполнят или уже выполнили то, что вы рекомендовали сделать?

     Откликаются ли на представленные идеи? Будут ли внедрять или уже использовали ваши предложения? Какой опыт, результат при этом получили?

     Как оценивают подачу информации? Легкость восприятия; что зацепило?

5. Анализируем постактивность в СМИ и соцсетях.

   Сбор статистики в социальных сетях: сколько подписчиков прибыло после презентации, какова их активность, сколько это составило от общего количества подписок. Можно придумать #хештег и предложить участникам отметить свои публикации о вашем выступлении. Взамен сто́ит выслать книгу или методичку в подарок.

6. Узнаем, сколько раз скачали презентацию.

   Если ваша презентация полна ценной информации, которая будет использоваться как настольная книга, то сработает эффект вирусности и она будет работать на повышение узнаваемости бренда.

   Также отлично работают чек-листы и другие материалы, которые слушатели будут использовать в работе многократно.

   

   Такая презентация вполне может быть размещена на официальном сайте, ссылку на нее можно давать на всех встречах и конференциях. Это позволит отслеживать количество скачиваний. Кроме того, если в саму презентацию добавить ссылки на дополнительные материалы, то сможете оценивать активность аудитории.

Вряд ли стоит использовать сразу все способы оценки эффективности презентации. Это не добавит информативности. Остановитесь на тех, которые соответствуют вашим целям.

6 приемов как сделать презентацию действительно эффективной

Специалисты дали несколько советов, которые помогут вам сделать презентацию максимально привлекательной для целевой аудитории:

Качество восприятия информации

Количество слайдов должно быть такое, чтобы донести суть темы до слушателей или научить их чему-либо.

Слайды должны содержать минимум информации и максимум смысла. При этом каждый из них не должен отвлекать слушателя от восприятия основного выступления.

Все картинки и графика должны быть высокого качества. Если же фото низкого качества, то вряд ли кто-то захочет с ним ознакомиться, так вы только испортите общее впечатление от всей презентации.

Графики и диаграммы должны быть максимально простыми и очевидными. Если необходимо добавить статистические данные, то постарайтесь, чтобы они были легко понятны каждому зрителю. Кроме того, большое значение имеет актуальность представляемых данных.

Шрифт должен соответствовать общей концепции презентации и быть легко читаемым. Если предстоит эффективная презентация творческого проекта, то вполне уместны креативные (в меру) варианты шрифтов. Если же вы готовите представление информации для деловых партнеров или акционеров, то шрифт должен быть максимально четким, деловым.

Оттеночная гамма шрифтов и графики должна вписываться в общую картину и концепцию презентации. Выбранные цвета должны сочетаться между собой, при этом не отвлекать от сути. Рекомендуется использовать не более трех цветов.

Проверьте, чтобы был порядок во всем: отсутствовали лишние пробелы, отступы, чтобы строки были ровными.

Выстраивание речи

Определите ключевую фразу, которая будет проходить красной нитью через все ваше выступление. Для этого представьте, что есть всего 30 секунд, чтобы раскрыть суть темы. Второго шанса при этом вам никто не даст.

К примеру, Стив Джобс, презентуя Macbook Air, охарактеризовал его как самый тонкий в мире. Это и стало визитной карточкой этой модели в дальнейшем.

Придумайте конкурента, даже если его не существует. Он будет, как в любой сказке, играть роль злодея, против которого все объединяются. В случае с Apple этим злодеем стала корпорация IBM, а в дальнейшем – Microsoft.

Мозг человека устроен таким образом, что ему постоянно нужно давать какое-то разнообразие (текста, картинок и т. д.). Именно поэтому Стив Джобс каждые 10 минут говорил про новое преимущество продукта или приглашал на сцену следующего гостя.

Помните про эмоции. В выступление должны быть встроены моменты, которые западут в память аудитории. Так, на презентации первого iPhone Стив Джобс анонсировал представление миру трех революционных продуктов, обладающих следующими характеристиками: сенсорный экран, революционный мобильный телефон и новое устройство для выхода в Интернет. А далее он добавил, что это все – характеристики одного гаджета. Фурор был обеспечен.

Поведение оратора

Не исключено, что вам понадобится реквизит. Положите его на стойку или журнальный стол. Пусть во время презентации аудитория раздумывает о его назначении. И в подходящий момент он будет использован как наглядный пример.

Рисование или построение чертежей во время выступления на флипчарте или доске всегда хорошо работает. Кроме того, это не только позволит лучше запомнить информацию зрителю, но еще и подчеркнет вашу индивидуальность.

Кстати, сейчас можно рисовать даже слайды. Это вызывает неподдельный интерес аудитории. Вот только для этого понадобятся специальные средства – планшет с возможностью рисования или графические программы.

Оригинальность презентации

Поражайте воображение слушателей. В памяти каждого из нас остаются картинки и события, которые мы не привыкли наблюдать в обычной жизни. Так, например, в 2012 году дизайнер Люси Макрэй на презентации своих работ, использовала оригинальные красочные фотографии. Естественно, это произвело фурор.

Пусть нестандартные пути вас не пугают. К примеру, известный шоумен и шеф-повар Джейми Оливер для привлечения внимания к проблеме лишнего веса у школьников применил следующий прием: после интервью с мамой одного из учеников, у которого было явное ожирение, Джейми опрокинул тележку с сахаром. Это было показателем того, сколько сладкого во время обучения в школе съедает ребенок.

Представьте себя звездой! И правда: вспомните, когда на концерте кумира в начале его выступления было световое или музыкальное шоу, то и весь концерт как будто запоминался лучше и вызывал более сильные эмоции. Также и вы – центральная фигура мероприятия. Конечно, вряд ли стоит начинать выступление с песни или танца. Можете интересно представить себя или команду, которая помогала при создании этой презентации.

Контакт с аудиторией

Общайтесь с аудиторией как во время выступления, так и после него. Снимите сторис и попросите слушателей сделать то же самое. Пусть они отметят вашу страницу, а сами потом сможете сделать репост публикации в собственном аккаунте.

Увлеченность выступающего

Даже если вы – великолепный оратор и обладаете харизмой, человек, которому не интересна тема выступления, не сможет увлечь и слушателей.

Заразите всех присутствующих своей идеей – и тогда все будут слушать, что называется, открыв рты. От вас должна исходить особая энергетика и бить искра в самое сердце каждого участника презентации. Поделитесь историей о том, как сами загорелись этой идеей, как готовились к выступлению, как продолжаете бороться с волнением даже сейчас.

Эти простые приемы помогут вам подготовить отличную электронную презентацию.

12 ошибок при проведении презентации

Конечно, считать подготовку презентации простой задачей в корне не верно. Это работа, которая требует от человека набора определенных знаний, умений и навыков. Но, безусловно, без должного опыта не стоит полагать, что на первой же презентации вы выступите без единой ошибки.

Но это не означает, что надо впадать в отчаяние и терять уверенность в безупречном выступлении, даже если у вас это не сто второе по счету представление материала аудитории. В этом помогут знания о наиболее распространенных ошибках, которые допускают большинство выступающих:

1. Самопрезентация

   Никогда не начинайте выступление с рассказа о себе. Так презентация будет обречена на провал. Представить вас и личные достижения должен ведущий мероприятия. Согласитесь, что не очень-то корректно расхваливать себя, только выйдя на сцену и толком не познакомившись с публикой. Если все-таки выступление пошло по такому сценарию, то велика вероятность продолжения общения с аудиторией в некотором напряжении. Все дело в психологии человека: доверия и расположения добиться гораздо сложнее, если начать знакомство с самовосхваления.

2. Нет фокуса

   Четко сформулируйте и запишите цель вашей презентации. Какой бы она ни казалась остальным, вы должны ее четко представлять и ориентироваться на нее с начала подготовки материалов и до окончания самого выступления. Если этого не сделать, то велик риск потерпеть неудачу на презентации.

   

3. Нет четкой структуры

   Часто бывают выступления, где отсутствует четкая структура подачи информации. В итоге это трудно назвать эффективной презентацией. Спикер начинает с описания характеристик продукта, затем переходит к его конкурентным преимуществам и лишь в завершении рассказывает о сложностях, которые может устранить пользователь с его помощью. Правильнее проблемы обозначить в самом начале выступления, и только потом переходить к перечислению путей их решения.

4. Внимание на демонстрируемом материале, а не на выступающем

   Одной из самых распространенных ошибок можно назвать перенос внимания выступающего с собственной персоны на информацию и демонстрируемый материал. То есть оратор не обладает должным опытом, поэтому всячески старается переключить внимание аудитории с себя на доску, экран или демонстрационный продукт, просто начиная зачитывать материал. Так делать нельзя категорически.

   Успех презентации зависит во многом от того, насколько внимание аудитории сосредоточено именно на выступающем. В идеале этот показатель должен быть не менее 80 %. Тогда можно быть уверенным, что публика внимательно вас слушала и запомнила информацию, которую ей представляли.

5. Длительное молчание

   Без пауз во время выступления не обойтись. Но речь идет о том, чтобы ведущий виртуозно умел их заполнять. Чем? – Например, каким-либо оригинальным жестом, забавной, но не выпадающей из ситуации, мимикой.

   Концентрация внимания публики со временем снижается. Аудитория становится более рассеянной, ведущий же при этом выглядит в не очень выигрышном свете. Возможны выкрикивания из зала и подшучивания над оратором.

6. Детская позиция

   Если вы собираетесь первый раз выступать перед аудиторией с заявленной темой, то ни в коем случае не выбирайте модель поведения растерянного школьника, которого вызвали отвечать к доске по неизученному им материалу. Так не вызовете ничего, кроме жалости. Если вы хотите донести информацию до публики и достичь поставленной цели, то станьте экспертом в обсуждаемом вопросе.

7. Отсутствие примеров из личного опыта

   Заранее позаботьтесь о том, чтобы сделать доклад не сухим и протокольным, а интересным. Разбавьте свое выступление примерами из личного опыта по освещаемой теме или историями из жизни друзей и знакомых (конечно, с их разрешения). Прочитать сухую теорию каждый сможет и без вас. На презентацию человек приходит, как правило, за тем, чтобы услышать про опыт других людей. Так вы сможете произвести на публику сильное эмоциональное впечатление.

8. Перегрузка информацией

   Не старайтесь в одну презентацию впихнуть все, что можно: текст, графику, схемы, диаграммы, анимацию, видео и т. д. Поставьте себя на место любого слушателя. Насколько комфортно будет воспринимать весь подаваемый материал в таком объеме? Кроме эмоциональной перегрузки аудитории вы не достигнете никакой цели, потратив время впустую. Человек во время презентации должен успевать смотреть, слушать, читать, анализировать, вникать в суть – и все это делать одновременно.

   Остановитесь на двух, максимум – трех типах материалов, которые помогут лучше закрепить информацию и гарантировать ее понимание большинством из присутствующих.

9. Использование слайдов без необходимости

   Вы можете во время выступления не использовать ни одного слайда. Именно так! Успешные примеры таких презентаций можно привести: выступление американского правозащитника Брайана Стивенсона длилось всего 18 минут и не сопровождалось ни одним слайдом. В итоге он получил миллион долларов, которые впоследствии передал на благотворительность.

   

   Используйте слайды для усиления эффекта или объяснения какой-либо темы.

10. Не определена основная проблема

    Наверняка вы видели на просторах интернета байку о двух продавцах.

    Суть в следующем: их отправили в Африку и поставили задачу – продавать обувь. Через некоторое время один пишет: «Заберите меня отсюда! Здесь все ходят босиком, наша обувь никому не нужна». Второй же, который был более опытным, написал: «Высылайте ещё партию— здесь все ходят босиком!».

    Вывод очевиден: первый продавец не уяснил саму суть ситуации, поэтому не понял, куда ему двигаться. Для второго же все было ясно и понятно. То есть всегда сначала определите проблему, затем разложите на факты и попробуйте их усилить.

11. Неудовлетворительная подготовка

    Если подготовка к презентации заняла у вас лишь ночь перед выступлением, то считайте, что ее попросту не было.

    Все известные ораторы тратят на подготовку к выступлениям уйму времени. Так, например, актер и коуч, оратор и автор книг Майкл Порт перед каждым представлением репетирует и старается найти новые вариации этой программы.

12. Остановка в собственном развитии

    Многие из тех, кто относит себя к великолепным ораторам, продолжают изо дня в день, из года в год выступать с одними и теми же программами, используя при этом одинаковые жесты и интонации. Жизнь изменяется, как совершенствуется и искусство презентации.

    Все процессы должны сопровождаться развитием и выходом на новый уровень. С помощью программ мы можем создавать привлекательные для визуального восприятия слайды, сторителлинг усиливает восприятие информации на слух. Ищите новые источники вдохновения для каждой аудитории.

Это лишь самый минимум, который каждый из тех, кто хочет развить в себе ораторское мастерство и навык создания презентации, должен прочесть.

Несколько слов в заключение. Крайне важно учитывать все условия и правила создания эффективной презентации. Это техническая, умственная и в то же время творческая работа. Если вы хотите самостоятельно заниматься всем процессом подготовки и на выходе получить качественный результат, то будьте готовы к тому, что придется стать аналитиком, художником, оратором и прокачать свои технические компетенции.

Да, никто не говорит, что это просто. Но при этом вас не заставляют всю работу выполнять самостоятельно. Существует множество профессионалов, готовых прийти на помощь в создании качественного продукта, в том числе презентации.