Руководство по erp системам

Стартовая настройка 1C:ERP производится после установки и развёртывания системы, перед началом рабочей эксплуатации. В 1C:ERP существует огромное количество настроек и охватить все в рамках одной статьи просто невозможно. Поэтому мы расскажем только об обязательных универсальных настройках, которые необходимо сделать перед запуском системы для организации с любыми бизнес-процессами.

Внимание! В статье указаны рекомендуемые (минимальные) настройки 1C:ERP. Они могут не учитывать узкоспецифичные бизнес-процессы вашей компании. Наша задача — помочь настроить учётную систему так, чтобы она могла обеспечить стабильную работу с базовыми бизнес-процессами.

Настройка 1С:ERP производится под административным аккаунтом с полными правами доступа. Для этого нужно перейти в рзадел «НСИ и администрирование».

Настройка системы «с нуля» производится в блоке «Настройка НСИ и разделов». Если требуется перенести данные из другой системы или ввести начальные остатки, то вам необходимо воспользоваться пунктом «Начальное заполнение». Работа с функционалом начального заполнения будет рассматриваться в рамках другого материала.

Продажи

1. Проверяем график работы предприятия. Настройка графика производится по соседней ссылке «Призводственные календари». По умолчанию производственный календарь заполнен по стандартному трудовому календарю на текущий год.
2. Устанавливаем галочку «Несколько организаций» в случае, если учёт будет вестись от нескольких юридических лиц.

Остальные пункты в разделе «Предприятие» (напр. валюты учёта) являются опциональными для настройки и зависят от бизнес-процессов компании.

Организации
График работы предприятия	Производственный календарь
Несколько организаций	Да (если у вас несколько юр.лиц)
Обособленные подразделения на балансе	Нет
Раздельные операции закупок и продаж для упр. и рег. учёта	Нет
Несколько вариантов классификации задолженности	Нет

Валюты
Несколько валют	Нет
Валюта регламентированного учёта	RUB
Валюта управленческого учёта	RUB

Номенклатура

1. Разрезы учёта. Множество видов номенклатуры устанавливается, если необходимо использовать виды номенклатуры типа «Работы» или «Услуга». Обычно этот пункт рекомендуется включить.
2. Пункты «Наборы номенклатуры», «Многооборотная тара», «Характеристики номенклатуры», «Упаковки номенклатуры» и «Качество товаров» не являются обязательными для базовой работы системы.
3. Единицы измерения обычно остаются по умолчанию. Можно внести изменения если вы используете единицы измерения отличные от преднастроенных в системе — например учитываете количество наборов, а не количество штук.
4. Настройки создания. Контроль уникальности обычно не являются обязательными для работы системы, поэтому их можно оставить выключенными.
5. Сегменты. Сегменты номенклатуры также обычно не являются обязательными для базовой работы 1С:ERP, поэтому можно оставить отключенными.
6. Настройки поиска и подбора. По умолчанию выбран пункт «Расширенный», мы рекомендуем оставить включенным именно этот пункт.
7. Дополнительная информация. Обязателен пункт «Номенклатура поставщиков» для облегчения загрузки прайс-листов от ваших поставщиков.
8. Дополнительная информация. «Классификаторы номенклатуры» и «Драгоценные камни и металлы» не обязательны к включению.
9. Настройка «Информативные цены номенклатуры» не обязательна для работы.

 

Разрезы учёта
Множество видов номенклатуры	Да
Наборы номенклатуры	Нет
Многооборотная тара	Нет
Характеристики номенклатуры	Нет
Упаковки номенклатуры	Нет
Серии товаров	Нет
Качество товаров	Нет
Единицы измерения
Единица измерения веса	кг
Единицы измерения объёма	м3
Единица измерения площади	м2
Единица измерения длины	м
Единицы измерения количества штук	шт
Единица измерения разливной продукции	л (дм3)
Единицы измерения для отчётов	Да
Настройки создания
Контроль уникальности рабочего наименования номенклатуры и характеристик	Нет
Контроль уникальности номенклатуры и характеристик по сочетанию значений реквизитов	Нет
Сегменты
Сегменты номенклатуры	Нет
Настройки поиска и подбора
Поиск в списках товаров	Расширенный
Максимальное количество элементов в дереве отбора	50
Дополнительная информация
Номенклатура поставщиков	Да
Номенклатура, продаваемая совместно	Нет
Сертификаты номенклатуры	Нет
Классификаторы номенклатуры	Нет
Драгоценные камни и металлы	Нет
Информативные цены номенклатуры
Использовать информативные цены номенклатуры	Нет

Бюджетирование и планирование

Для работы системы с базовыми бизнес-процессами включение бюджетирования и планирования не является обязательным. Мы рекомендуем оставить эти настройки выключенными и включить их позднее, когда это потребуется.

CRM и Маркетинг

1. Настройки CRM → «Независимо вести партнеров и контрагентов» рекомендуется включить. Эта настройка позволяет разделить сущности брендов (например, OZON RUS) и юридических лиц (ООО «ОЗОН РУС», ООО «ОЗОН СКЛАД»).
2. «Фиксировать претензии клиентов» рекомендуется к включению, если вы работаете с рекламациями, претензиями и гарантийными обращениями клиентов. В иных случаях эту настройку можно оставить выключенной.
3. Остальные пункты в разделе «Настройки CRM» не обязательны для настройки и базовой работы системы.
4. Маркетинг. «Несколько видов цен» рекомендуется к включению для корректной работы учёта.
5. Остальные настройки в разделе «Маркетинг» не обязательны для настройки и при необходимости могут быть включены в дальнейшем.

Важно! Если вместо «урезанной» CRM в 1С:ERP вам нужна полноценная CRM-система с широким функционалом и интеграциями, рекомендуем обратить внимание на модуль CRM для 1C:ERP «Управление отделом продаж».

Настройки CRM
Независимо вести партнёров и контрагентов	Да
Фиксировать претензии	Да
Бизнес-регионы	Нет
Проекты	Нет
Сделки с клиентами	Нет
Виды связей клиентов, поставщиков	Нет
Фиксировать первичный спрос	Нет
Роли контактных лиц	Нет
Роли участников сделок и проектов	Нет
Маркетинг
Несколько видов цен	Да
Ценовые группы	Нет
Ручные скидки в продажа	Нет
Ручные скидки в закупках	Нет
Карты лояльности	Нет
Автоматические скидки в продажах	Нет
Согласование цен	Нет
Маркетинговые мероприятия	Нет
Анкетирование	Нет
Конкурентная разведка	Нет
Фиксировать первичный спрос	Нет
Управление ассортиментом	Нет
Управление коллекциями товаров	Нет
Товарные категории	Нет
Форматы магазинов	Нет
Рейтинги продаж номенклатуры	Нет

Продажи

1. Оптовые продажи. В пункте «Соглашение с клиентами» рекомендуется установить Не использовать.
2. «Договоры с клиентами». Не обязательно для включения.
3. «Заказы с клиентами«. Рекомендуется установить галочку.
4. «Заявки на возврат» не обязательны к включению.
5. Использование заказов. Крайне рекомендуем отметить галочкой пункт «Заказ со клада и под заказ» для корректной работы системы резервирования и планирования. А также рекомендуем отметить галочки напротив пунктов «Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок» и «Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок».
6. Причины отмены заказов клиентов — можно не отмечать.
7. Обособление товаров. Выбирайте пункт «По заказу клиента».
8. Статусы реализаций товаров и услуг. По умолчанию отмечены галочкой, рекомендуем её оставить включённой.
9. Все остальные пункты в разделе «Продажи» не являются обязательными для базовой работы системы.

Оптовые продажи
Использование соглашений с клиентами	Типовые и индивидуальные соглашения
Договоры с клиентами	Нет
Заказы клиентов	Да
Заявки на возврат	Нет
Обособление товаров	По заказу клиента
Использование заказов	Заказ со склада и под заказ
Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок	Да
Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок	Да
Причины отмены заказов клиентов	Нет
Реализация по нескольким заказам	Нет
Акты выполненных работ по нескольким заказам	Нет
Счета на оплату	Нет
Коммерческие предложения клиентам	Нет
Запросы коммерческих предложений от клиентов	Нет
Оказание агентских (комиссионных) услуг	Нет (во всём блоке)
Комиссионные продажи — Передача на комиссиию	Нет
Передача на ответственное хранение с правом продажи	Нет
Корректировки реализаций	Нет
Акты о расхождениях после отгрузки	Нет
Статусы реализаций товаров и услуг	Да
Отгрузка без перехода права собственности	Нет
Акты на передачу прав	Нет
Реализация товаров с нескольких складов	Да
Запрет отгрузки	Нет
Условия и порядок оплаты	Произвольное количество этапов оплаты
Стоимость товаров при оценке рентабельности продажи	Определяется по расчётной себестоимости
Согласование заказов клиентов	Нет
Согласование соглашений с клиентами	Нет
Согласование заявок на возврат	Нет
Розничные продажи
Розничные продажи	Нет
Торговые представители
Ведётся работа через торговых представителей	Нет
Производство из давальческого сырья
Производство из давальческого сырья	Нет
Печать документов
Штрихкодирование печатных форм	Нет
Колонки с НДС в печатных формах	Да
Печатные формы на английском языке	Нет
Товарно-транспортные накладные	Нет
Формировать ТОРГ-12, ТТН и счета-фактуры в базовых единицах измерения	Да

Закупки

1. Соглашения и договоры с поставщиками. Галочки «Соглашения с поставщиками» и «Договоры с поставщиками» не являются обязательными для настройки, их можно оставить пустыми.
2. Заказы поставщикам. Обязательна для установки только галочки «Заказы поставщикам» и «Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам». Остальное для базовых бизнес-процессов не является обязательным.
3. Документы закупок. Для «Условия и порядок оплаты» выбираем пункт «Произвольное количество этапов оплаты». Остальные галочки необязательны.
4. Статусы документов. Статусы заказов поставщикам рекомендуется установить.

Соглашения и договоры с поставщиками
Соглашения с поставщиками	Нет
Договоры с поставщиками	Нет
Постановка поставщиков на мониторинг 1СПАРК	Да
Заказы поставщиками
Заказы поставщиками	Да
Поступления по нескольким поставщикам	Нет
Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам	Нет
Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам	Нет
Корректировки приобретений	Нет
Запросы коммерческих предложений у поставщиков	Нет
Коммерческие предложения поставщиков	Нет
Причины отмены заказов поставщикам	Нет
Согласование заказов поставщикам	Нет
Документы закупок
Условия и порядок оплаты	Произвольное количество этапов оплаты
Поступление товаров на несколько складов	Да
Акты о расхождениях после приёмки	Нет
Приёмка на ответственное хранение с правом продажи	Нет
Товары в пути	Нет
Неотфактурированные поставки	Нет
Статусы документов
Статусы заказов поставщикам	Нет

Склад и доставка

1. Склад. Отмечаем «Несколько складов». За склад можно также считать склад при магазине или офисе, строительный объект или любое другое место, где может хранится наш товар.
2. «Ордерные склады» отключаем, если не работаем по ордерной системе.
3. «Упаковочные листы» не являются обязательными для настройки, этот пункт можно оставить выключенным.
4. Доставка. «Управление доставкой» можно не отмечать.
5. Если используется несколько складов или адресное хранение (хранение по ячейкам), необходимо включить «Перемещение товаров» и «Заказы на перемещение», а также «Статусы заказов на перемещение» и «Статусы перемещений товаров».
6. «Внутреннее потребление», «Заказы на внутреннее потребление» и «Статусы заказов» на внутреннее потребление рекомендуется включить при настройке 1C:ERP, особенно если вы планируете активно использовать производственный блок.
7. «Сборка (разборка) товаров» можно оставить выключенным.
8. «Обеспечение потребностей» — оставляем все настройки, включённые/выключенные по умолчанию.

Склад
Несколько складов	Да
Ордерные склады	Нет
Перемещение товаров
Перемещение товаров	Да
Перемещать товары других организаций	Нет
Заказы на перемещение	Да
Не закрывать частично отгруженные заказы на перемещение	Да
Перемещение по нескольким заказам	Нет
Акты расхождения после перемещения	Нет
Статусы заказов на перемещение	Да
Статусы перемещений товаров	Да
Внутреннее потребление товаров
Внутреннее потребление	Да
Внутреннее потребление по нескольким заказам	Да
Заказы на внутреннее потребление	Да
Не закрывать частично отгруженные заказы на внутреннее потребление	Нет
Обособление товаров	По заказу на внутреннее потребление
Статусы заказов на внутреннее потребление	Да
Статусы внутренних потреблений	Да
Прочее оприходование товаров	Нет
Сборка (разборка) товаров
Сборка (разборка)	Нет
Обеспечение потребностей
Обособленное обеспечение потребностей	Да
Разрешение обособление товаров и работ сверх потребностей	Нет
Обеспечение потребностей	Расширенное
Для распределительного центра обеспечению подлежат	Планируемые отгрузки со склада на удалённые склады

Производство

Производство
Использовать производство	Да
Методика управления	Без планирования графика производства
Контроль выполнения при закрытии заказа на производство	Да
Разрешить использование интервала планирования «Час»	Нет
Использовать параметры назначений спецификаций	Нет
Использовать аналоги материалов	Нет
Обособление материалов при производстве
При заказе в производство	По этапу производства
При заказе в кладовую	По назначению получателя
Операции
Виды технологических операций	Нет
Контроль выполнения операций при закрытии этапов производства	Нет
Оформлять выработку сотрудников на основании производственных операций	Нет
Переработка на стороне
Производство на стороне (версия 2.4)	Да
Не закрывать частично отработанные заказы переработчикам	Да
Не закрывать частично оплаченные заказы переработчикам	Да
Производство на стороне (версия 2.5)	Нет
Производственные затраты
Валюта расценок видов работ сотрудников	RUB
Плановые цены продукции и отходов	Плановая
Валюта плановых цен материалов, продукции и отходов	RUB
Плановые калькуляции при выпуске продукции	Нет
Аналитический учёт по группам (видам) продукции	Нет
Статусы документов
Статусы движения продукции и материалов	Да
Статусы заказов переработчикам	Да

Кадры

Все опции выключаются, если в компании используется 1С:Зарплата и управление персоналом.

Зарплата

Аналогично блоку «Кадры» все опции нужно выключить, если расчёт заработной платы уже ведётся в 1С:ЗУП.

Важно! Если в вашей организации ведётся учёт мигрантов или иностранных сотрудников, вы можете автоматизировать работу при помощи нашего модуля «Миграционный учёт» для 1С:ЗУП 8.

Казначейство и взаиморасчёты

Для запуска системы достаточно снять все галочки, кроме «Заявки на расходование денежных средств» в разделе «Планирование и контроль денежных средств».

Финансовый результат и контроллинг

Все опции оставляем включёнными или выключенными так, как это было сделано по умолчанию после установки 1С:ERP.

Учёт НДС, импорт, экспорт

Оставляем включённым учёт НДС и отключаем всё, что касается импортно-экспортных операций.

Учёт НДС
Формировать отчётность по НДС	Да
Реализация товаров, облагаемых НДС у покупателя	Нет
Покупка товаров, облагаемых НДС у покупателя	Нет
Вести отдельную нумерацию счетов-фактур, выданных на авансы	Нет
Использовать печатные формы счета-фактуры, УПД и УКД версии 2.5	Нет
Регистрация и контроль номеров ГТД
Торговля импортным товаром	Нет
Импорт
Импортные закупки	Нет
Экспорт
Экспорт несырьевых остатков	Нет
Экспорт сырьевых товаров, работ и услуг	Нет
Регистрация таможенных деклараций на экспорт	Нет

Регламентированный учёт

Если ваш финансовый отдел работает в 1С:Бухгалтерия и вы ещё не разобрались с работой блока «Регламентированный учёт», то во время настройки 1C:ERP рекомендуем отключить этот блок. Этот блок можно будет включить в любое время, когда вы примите решение использовать регламентированный учёт в вашей ERP-системе.

Внеоборотные активы

Для работы с основными бизнес-процессами учёт внеоборотных активов компании необязателен, поэтому в графе «Учёт внеоборотных активов» можно установить статус «Не используется».

Международный финансовый учёт

Аналогично предыдущим блокам, можно отключить использование МСФО сняв галочку «Международный финансовый учёт». Она может быть включена в любой момент.

Настройка 1C:ERP специалистами ALEXROVICH

Настройка 1С:ERP — это один из самых важных этапов при внедрении учётной системы в вашей организации. За каждой «галочкой» может стоять множество бизнес-процессов, функций, документов и отчётов, которые могут пригодится в работе или наоборот, помешать ей. Чтобы произвести правильную и осознанную настройку системы, которую сделает работу компании эффективной, нужно обладать опытом и пониманием работы учётных систем, производственных, финансовых и коммерческих бизнес-процессов.

Если вы не обладаете достаточным опытом работы с 1C:ERP, закажите настройку ERP у специалистов ALEXROVICH. Мы проведём обследование рабочих процессов организации, профессионально настроим систему, а также поможем расширить функционал или автоматизировать работу компании.

---

Планирование ресурсов предприятия (ERP) меняет игру для организаций, стремящихся улучшить и организовать свои повседневные бизнес-процессы. Проблема в том, что, несмотря на множество преимуществ ERP, плохо выполненная стратегия может привести к провалу.
Когда проект ERP терпит неудачу, это часто происходит из-за плохой реализации проекта. Вот что вы должны знать, чтобы подготовить свой бизнес к ERP и обеспечить его успешную интеграцию в вашу организацию.

Что такое ERP?

ERP, или планирование ресурсов предприятия, является универсальным термином для программного обеспечения для управления бизнесом, которое автоматизирует некоторые или большую часть повседневной деятельности организации. Эти мероприятия могут включать в себя:

1. Продажи.
2. Маркетинг.
3. Планирование и разработка продукта.
4. Производство.

Поскольку около 64% предприятий используют ERP для повышения эффективности своего бизнеса, из этого следует, что внедряемое вами ERP-решение должно быть эффективным и соответствовать индивидуальным потребностям вашей организации. Итак, как вы гарантируете, что ваша система ERP соответствует вашим потребностям?

Внедрение ERP-системы: пошаговое руководство

1. Определите свои цели.
Каждый бизнес индивидуален, что означает, что не существует универсального подхода к созданию ERP-решения. Решите, что вам нужно от вашей системы и расставьте приоритеты в поиске ERP.

2. Проведите исследование.
Как только вы узнаете, что вам нужно от системы ERP, взгляните на компании и программное обеспечение, доступное в вашем бюджетном диапазоне. Не спешите с принятием решений и задавайте столько вопросов, сколько необходимо для принятия решения. Правильный консультант будет рад помочь вам выбрать идеальный вариант для ваших нужд.

3. Проведите резервное копирование ваших данных.
Если у вас есть данные, хранящиеся на разных платформах, создайте их резервные копии, чтобы вы не потеряли их, если они будут повреждены при переходе на новую систему. Создайте список, в котором укажите, где находятся все ваши данные и откуда они поступают, чтобы вы могли отслеживать все это. Это также хорошее время для проверки вашей кибербезопасности и обеспечения надлежащей защиты ваших ключевых бизнес-данных.

4. Установите временную шкалу.
Решите, когда вы хотите, чтобы ваша ERP-система начала работать, и соответствующим образом спланируйте процесс внедрения. Всегда оставляйте время для неудач и откладывайте бюджет на «непредвиденные» расходы, чтобы ваш бюджет не задерживал ваш график внедрения. Регулярно проверяйте свой прогресс и принимайте меры, если вы отстаете от графика.

5. Протестируйте систему.
Протестируйте каждый аспект вашего решения ERP, прежде чем оно будет запущено. Это единственный способ обнаружить любые проблемы в реальном времени и решить их до того, как они повлияют на вашу бизнес-деятельность. Создайте процедуры тестирования или сценарии для максимально возможного количества сценариев.

6: Обучите своих сотрудников.
Даже самая лучшая система ERP безнадежна, если ваши сотрудники не знают, как ее эффективно использовать. Обязательно обучите своих сотрудников новой системе и убедитесь, что они знают, к кому они могут обратиться за советом. Рекомендуется назначить контактное лицо по любым вопросам, особенно в первые несколько месяцев.

Правильное ERP-решение может помочь вам сократить ваши потребности в рабочей силе и улучшить итоги, одновременно повышая общую эффективность вашего бизнеса.

Время на прочтение
16 мин

Количество просмотров 5K

«Применение ERP-систем значительно повышает качество управления организацией», «система легко настраивается под различные бизнес-процессы», «ERP-системы – это простота, прозрачность доступа ко всем данным» – всё это выдержки из многочисленных публикаций про ERP. Уже многие годы руководителям предприятий внедряется в умы, что ERP – это эффективно, просто, легко и, вообще, волшебно. И услышав это все одухотворенные собственники руководители принимают решение внедрять у себя ERP. С таким посылом к ним обращается не только пресса, но и приходят представители компаний-внедренцев, многие из которых (или даже все) любят расписывать златые горы и рисовать перспективы, как будет прекрасно идти бизнес, когда на предприятии будет функционировать система ERP. И да, всё так или примерно так и будет, но важный момент, который стоит честно обозначать клиенту – вначале предприятию придётся пройти через боль. И боль эта будет либо сильной, либо очень сильной.

Очень часто внедренцы любят говорить о болях бизнеса и как их система поможет унять эту боль.

Основная причина боли любого бизнеса в том, что он ведётся «на бумажке», без выстроенных бизнес-процессов, как привыкли делать годами. Многое зависит от конкретных людей на местах, и, если человек вдруг увольняется или заболевает, система может разрушиться. Например, на складах предприятий (если склад не автоматизирован) часто бывают работники, которые просто на память знают, где у них что «положено», и без присутствия такого ответственного лица никто никогда ничего не найдёт на этом складе, или поиск чего-либо нужного займёт очень много времени и нервов. Это основная причина и как следствие этого:

1. Не всегда технологические процессы производства чётко прописаны на предприятиях до всех мельчайших деталей. Поэтому при автоматизации производственных процессов придётся дорабатывать описания всего, чего пока нет, – прописывать подробно составляющие всех изделий и продумывать всё то, что раньше как-то пускалось на самотёк.

2. Основной стоппер — трудовые ресурсы. Одни сотрудники не могут работать по-новому в силу невысокого профессионализма, в силу возраста, психологических причин, а другие откровенно не хотят и даже противодействуют. Человек, как правило, склонен к устойчивости, к сохранению привычной зоны комфорта, даже если это не очень комфортный комфорт, но вот он такой, какой есть. И все те внедренцы, цифровые трансформаторы, кто приходит на предприятие и стремится многое на нём поменять, воспринимаются как откровенные враги. И если эта точка зрения доносится до инициатора автоматизации (например, до гендиректора или владельца) со стороны его приближённых, которым он доверяет, то легче руководителю бывает отказаться от внедрения ERP, чем начинать революцию против работников собственного предприятия. Потому что войны, интриги, подковёрные игры – это сильная боль. Исходя из своего опыт могу сказать, что сопротивление со стороны персонала одна из основных причин провальных внедрений.

3. Отсутствие корректно прописанных (а не формально) должностных обязанностей и чётко обозначенных трудовых процессов. Если вы хотите увеличить шансы успешного внедрения — придется заняться составлением регламентов и должностных инструкций.

Классификация информационных систем

Любому бизнесу необходимо единое информационное пространство в котором будут работать все его сотрудники и в котором будет накапливаться история его деятельности. Бизнес если хочет выжить на современном рынке должен провести у себя цифровую трансформацию, то есть переосмыслить способы организации  работы сотрудников для их эффективного взаимодействия с клиентами за счёт использования современных технологий и анализа данных. Цель любой трансформации проста — повысить эффективность работы организации: тратить меньше, зарабатывать больше и обходить конкурентов и самих себя прежних. Чтобы достичь этого, нужно делать ставку на развитие потенциала сотрудников. Именно они изо дня в день взаимодействуют и с купленным вами оборудованием, и с вашими клиентами.

И рано или поздно любая компания начинает задумываться о внедрении ERP-системы, которые являются одним из типов информационных систем. На самом деле если компания небольшого размера, то ERP может быть и излишней.

Какие же бывают информационные системы?

• ERP (Enterprise Resource Planning) — система планирования (управления) ресурсами предприятия. При этом имеется в виду управление всеми видами ресурсов: финансовыми, человеческими и материальными. Все что может быть подсчитано может быть управляемо и контролируемо (managable)

• CRM (Customer relationship management) — система работы с данными клиентов. Могут являться частью ERP-системы либо быть отдельным приложением.

• CPM (Corporate Performance Management) — концепция управления эффективностью бизнеса, охватывающая весь спектр задач в области стратегического и финансового управления компанией.

• HRM (Human Resource Management) — обеспечение организации персоналом и оптимальное его использование.

• EAM (Enterprise Asset Management) — для автоматизации процессов связанных с
  оборудованием

•  EDMS (Electronic Document Management) — система управления документами предприятия.

•  Workflow/Business Process Management (BPM) — система отвечающая за документооборот предприятия в комплексе, начиная от простого поручения до конечных маршрутов и версий используемых документов.

• Collaboration — система, отвечающая за электронное взаимодействие людей, но не
  формализованное, как workflow, и не просто “архив”, как EDMS.

Если компания использует несколько систем (например учет ведет в 1С, задачи ставит в Jira, а учет клиентов ведет в AMOcrm), то существует риск того, что часть информации будет потеряна и руководство начнет принимать неверные управленческие решения из-за разрывов бизнес-процессов (как следствие того, что наши используемые системы не связаны между собой). Именно поэтому часто есть запрос избавиться от всех используемых систем и перейти в одну единственную.

Наиболее целостной системой является ERP система, которая может в себе объединить CRM, учетную системы, HRM, WMS и другие сегменты ведения бизнеса.

Как и любая информационная система, ERP работает с данными. Каждый сотрудник и отдел постоянно создают сотни мегабайт информации. В небольшой организации руководитель обладает непосредственным доступом ко всем сведениям и временем для отслеживания процессов. Если большой объем данных создается в рамках одного-двух бизнес-процессов, то руководителю достаточно цифровизовать их точечными ИТ-решениями. Как правило, организация покупает ПО для бухгалтерии и, например, CRM.

С ростом компании те отдельные процессы, управление которыми раньше занимало минимум времени, трансформируются в большие объемы информации. В связке с другими бизнес-процессами разрозненные информационные потоки требуют огромного административного штата для их объединения и анализа. Поэтому ERP-система как правило требуется не малому, а среднему и крупному бизнесу (про что косвенно было сказано выше).

Когда же вам точно нужна ERP-система? Мировой опыт показывает 4 основных признака, которые позволят это понять:

• Данных для принятия взвешенного управленческого решения становится недостаточно.

• Недостаток интеграции между ИТ-системами приводит к сбоям в работе и мешает росту компании.

• Ваши клиенты недовольны обслуживанием.

• Вы используете устаревшие системы.

Иметь желание ERP-систему вполне нормальное, но как показывает практика превалирующее большинство компаний внедряющих ERP испытывают серьезные трудности, которые требуют изменения бизнес-процессов и организационных подходов, и 44 % компаний сталкиваются с существенными техническими проблемами.

Итак, какие необходимо сделать шаги перед стартом проекта внедрения?

Перед началом проекта внедрения

“Что выбрать?” – такой вопрос рано или поздно встает перед руководителями предприятий. Но к сожалению, они далеко не всегда пытаются дать ответ на другой вопрос: “А для чего?”.

Начиная проект внедрения и не понимая критериев по которым можно оценить результат, они становятся подобны Алисе из “Алисы в стране чудес”, которого встретила Чеширского кота и которому она задала вопрос:

— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
— только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.
— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот. — Нужно только достаточно долго идти.

И в большинстве случаев компании попадают не туда куда надо.

Как показывает мой опыт участия во внедрениях и опыт моих коллег по цеху, компании начиная внедрять какую-то современную, мощную систему живут в ожиданиях тех же результатов, которые давала старая система (в наших реалиях компании как правило хотят уйти с 1С, если говорить про учетные системы) и продолжают делать то, что и делали.

Но необходимо помнить о том, что система ERP-класса эффективна настолько, насколько эффективны персонал и бизнес-процессы. Чем меньше осложнений в этих процессах, тем более эффективной будет ERP-система.

При этом начиная внедрение компании пытаются описать существующие сегодня бизнес-процессы с помощью внедряемой системы. При таком подходе они пытаются “автоматизировать” сегодняшний образ деятельности предприятия, нисколько не улучшая его. А если учитывать тот факт что в процессах большинства компаний царит хаос, то внедрение системы приведет к автоматизированному хаосу либо вообще ни к чему не приведет. Помните золотое правило: если вы будете работать так как работали, вы будете получать то, что получали.

Проекты внедрения системы для достижения непонятных целей часто заканчиваются ничем. Такой исход рассматривается как неудача, и в этой неудаче часто обвиняют саму внедряемую систему, а точнее в отсутствии в самой системе желаемой функциональности. Очень часто я сталкиваюсь с реакцией клиентов: “Ой а тут этого нет, а я думал, что это будет. В любой нормальной системе это есть” или “Ой все, если этого не будет – мы не сможем без этого работать”. На это хочется ответить, что может дело не в отсутствии функционала, а может в вас самих. В систему можно добавить практически любой функционал, а вот как в вас добавить желание работать в системе или как вам дать понять, что успех внедрения зависит по большей мере от вас самих – это еще тот вопрос.

Просто купить ERP-систему и ждать того, что она сама собой внедрится либо это сделает компания у которой вы купили эту систему глупо. Успешного внедрения без напряженной работы самого предприятия не будет. ERP – это не просто компьютерная программа, так как в ее основу составляет MRP II, то есть концепция управления предприятием, реализация которой стала возможной благодаря компьютеру.

Поэтому если вы хотите получить желаемый результат вам придется попотеть и регламентировать все свои процессы и подготовить сквозные кейсы, которые вам покажут, что будущая системы делает то, что нужно. Без этого чего-то требовать от компании внедренца глупо.

Факторы, определяющие успех или неудачу проектов по внедрению ERP

Опыт внедрения систем MRP II во всем мире показывает, что факторы определяющие результат внедрения ERP систем сгруппированы в следующих областях.

Планирование внедрения

Перед тем как начинать проект по внедрению ERP компания должна определить свои цели на несколько лет вперед и видение того какой будет компания в будущем.

Далее необходимо оценить состояние компании на сегодняшний день. После этого подумайте как компания будет двигаться из пункта А в пункт Б. Сделайте список того, что может быть улучшено только за счет изменений процедур, другой организации бизнес-процессов, обучения персонала, повышения дисциплины или большего внимания к деталям.

Командный подход

Внедрение требует привлечения значительных усилий и ресурсов компании. Именно руководители должны обеспечить распределение этих ресурсов, а также установить направление их движения. В этот процесс должны быть вовлечены как генеральный директор так и руководители основных подразделений.

ERP являются интегрированными системами, и одним из результатов внедрения является то, что подразделения компании вынуждены объединятся для достижения целей проекта. Если такого объединения не будет, то существенно повышаются риски неудачи. Например сейчас в нашей компании на внедрении находится крупный проект (в компании более 400 человек) и в процессе внедрения выяснилось что одному отделу пофиг что происходит у второго (бухгалтерию не интересует, что происходит в HR) — в такой ситуации ожидать комплексной системы можно ждать долго и не дождаться.

Управление ожиданиями

Вот этот фактор по моим наблюдениям является определяющим. Давайте себе представим отдел бухгалтерии, который много лет работает в своей 1С, никто их не трогает и они себя чувствуют как сыр в масле. И тут руководство говорит – “Пора двигаться вперед. Будем внедрять у себя ERP систему и заменим ею нашу устаревшую 1С”.  Представляете какое сопротивление будет со стороны бухгалтеров, особенно если они старой закалки и никогда не видели ничего другого кроме своей 1С. Либо у них будет просто страх перемен и естественное нежелание бросить то, что хоть и плохо но работает, и принять совершенно неизвестное и пугающее новое. Наилучший способ преодоление этого страха – тщательное обучение персонала. При этом такое обучение должно затрагивать не только работу в самой системе (какую кнопочку нажать), а и вопросы общего образования: концепция MRP II, управление изменениями, управленческий учет и т.п.

Обучение

Образование – это всегда лучшие инвестиции и особенно оно актуально если компания намеренная у себя успешно внедрить ERP систему. Начальное обучение и подготовка персонала один из факторов успешного внедрения.

Использование консультантов

Вы не сможете купить успешный проект просто купив услуги консультантов. Консультант (а особенно тот у которого есть опыт) может предостеречь и помочь избежать ошибок и проблем, с которыми он уже сталкивался. Он может вам помочь организовать процесс. Хороший консультант может помочь вам “выжать” из системы столько, сколько сама компания в состоянии использовать. Но консультант никогда не сможет и не должен брать на себя ответственность за все внедрение или за любую значительную часть внедрения. Почему спросите вы. Да потому, что это ваша система, это инструмент который вы будете использовать в своей деятельности и на который вы будете полагаться еще долгое время после того как консультант завершит свою работу. Тут у меня всплывает ассоциация с вождением машины – вы же не просите другого человека научится водить машину, если сами хотите быть за рулем? Это ваша компания и каждый ваш сотрудник должен сам стать собственником соответствующей части системы и взять на себя ответственность за ее функционирование.

Как сделать правильный выбор ERP системы

Итак вы приняли решение, что ERP нужна. Но вот какая? Вот в чем вопрос. Давайте рассмотрим основные этапы выбора ERP системы.

Этап 1. Предварительная подготовка

Формирование группы выбора

К выбору системы и последующему проекту необходимо привлекать основной операционный персонал. Это снизит риск ошибочного выбора и позволит создать инструмент для управления используемый всем персоналом, а не “какую-то систему для ввода данных с малопонятной целью”.

Выбор системы дело ответственное и от этого решения будет зависеть успешность бизнеса в будущем. Поэтому люди входящие в группу выбора должны обладать определенными знаниями. Здесь правильным путем будет сначала обучить этих людей основам методологии MRP II, а также методологии которая будет поддерживаться системой, а также немного освежить знания по современным концепциям управления промышленным предприятием (это актуально только для промышленных предприятий)

Использование консультантов

Внедрение системы так или иначе потребует привлечение внешних консультантов. Очень часто здесь привлекаются консультанты, основная деятельность которых связана с бухгалтерским учетом, такие консультанты как правило решают проблемы бизнеса с помощью тех инструментов которые есть у них под рукой: “Если у вас из инструментов есть только молоток, то со всем, что вам нужно сделать вы будете поступать, как с гвоздями”. Знания бухгалтерии, программирования и СУБД это конечно хорошо, но они вам не помогут выбрать инструмент, основное назначение которого – управление операциями, от которых зависит деятельность компании.

Консультационные услуги могут быть одной из самых значительных статей затрат при выборе и внедрении ERP системы. Да, они вам будут помогать и направлять, но их услуги стоят недешево (например консультант по ERP ODOO стоит от 40 долларов в час) и очень часто эти услуги уходят в никуда, а если вы еще консультантом поручаете сделать за вас какое-нибудь решение, то потом это вам может вылезти боком.

Выходом есть наличие персонала, который обладает необходимыми знаниями реального бизнеса и большим опытом работы. Это кстати также является залогом того, что потенциальные выгоды и преимущества ERP системы будут реально использоваться в повседневных операциях.

Выбирая консультантов, обращайте внимание на их прошлый опыт. Очень часто консультанты имеют опыт работы только с одной системой (например 1С) и когда им задаешь вопрос, а какую систему выбрать – ответ будет очевидным. Но ради этого ли вы нанимаете консультанта?

Этап 2. Выбор направления

В большинстве случаев компании уже берут готовую систему, а потом ее уже адаптируют под себя. Но есть и такие, которые начинают разработку с нуля.

Самостоятельная разработка

Начиная самостоятельную разработку готовьтесь к тому, что она займет слишком много времени (больше года точно). Вторым моментом есть то, что разработанная система может в результате оказаться неработоспособной или ее просто не “примут” сотрудники. Еще одним риском есть то, что разработанная система может быть очень специфична и если компания вдруг надумает поменять методы управления, то не факт что разработанная такими трудами система переживет такой переход.

Стандартная система

Вторым вариантом есть выбор уже готовой системы. Как правило любая система является “неполной”, то есть в ней может отсутствовать необходимый функционал, который необходим для существующих методов ведения бизнеса. Но даже если бы чисто гипотетически существовали системы которые на 100% вам подходят, то все равно рано или поздно в них бы потребовалось бы вносить какие-либо изменения. Это неизбежно.

Также выбранная система может оказаться для вас слишком сложной. Я люблю сложные системы, в которых есть много много функционала, который можно расширять до бесконечности. Но для рядовых пользователей системы – она должна быть максимально простой и не отягощенной лишним функционалом. У пользователя не должно возникать вопроса “А что это за поле” или “А что это за кнопка”. Наличие большого функционала автоматически повышает стоимость владения системой, а также стоимость обучения, внедрения и сопровождения. Стоимость ненужных функций (модулей) может легко превзойти ожидаемый эффект от их использования.

Но с другой стороны необходимо думать и о будущем, ведь бизнес не стоит на месте. И беря сегодня систему, которая содержит в себе столько функционала сколько вам нужно, вы себя очень ограничиваете в случае роста вашей компании или изменений в будущем. Поэтому выбирая систему смотрите также на то, насколько она гибкая в плане расширения, а также на то какая аудитория пользователей у этой системы и сколько компаний занимаются внедрением иди разработкой под нее.

Необходимо помнить о том, что любая ERP система содержит в себе баги. Исправление таких ошибок во многом количестве случае сможет сделать только ваш поставщик системы. Поэтому беря систему позаботьтесь о согласовании нормальных условие технической поддержки.

Подытоживая вышесказанное я думаю понятно, что в 99,99% случаев лучше взять готовую систему. Это же показывает и мировая практика

Основные требования к системе

Выбирая ERP систему – выбирайте ту которая поддерживает не только финансы, бухгалтерию, но и другие процессы компании (закупки, продажи, логистику, кадры). Помните, что вы выбираете систему не только для сотрудников бухгалтерии, а ваша цель – дать единое пространство для работы всех сотрудников.

И хотелось бы дать несколько рекомендаций.

1. Быстрый выбор – не всегда правильный. Но и затягивать нельзя.

2. Не пытайтесь найти совершенную систему – ее не существует. Кроме того, каждый месяц неиспользования системы – это потерянные деньги.

3. Не стоит делать автоматизацию ради самой автоматизации.

4. Не ставьте на себе экспериментов – зачем покупать систему, которая не проверена жизнью. Если вам не подходит система в каком-то аспекте – лучшим выбором будет изменение ваших процессов под систему.

5. Беря систему ориентируйтесь на критерий стоимости. Всегда рассматривайте полную стоимость системы (внедрение, использование, поддержка)

6. Не приносите жертвы – если у вас в компании например работает великолепная бухгалтерская система, которая вам дает всю необходимую информацию, то не пытайтесь найти “суперсистему”, которая будет делать то, чего у вас нет плюс то, что у вас уже есть (и причем не хуже).

7. Если вам выбранная система подходит на 75-95% считайте, что это победа. Думайте над тем как восполнить недостающие 5-25%

Этап 3. Последовательность действий по выбору системы

У нас практика составления такого документа как “Запрос на предложение” используется очень редко. Для тех кто не знает “Запрос на предложение” – это документ, в котором описываются требования к системе, наличие которых предприятие считает для себя совершенно необходимым. Формат такого документа может быть произвольным, но в нем должна быть перечислена все предполагаемая функциональность (такой документ иногда еще называют FRD). При этом необходимо четко определить и классифицировать функции которые должны быть и которые желательны. К превеликому сожалению многие компании клюют на эффектно продемонстрированных желательные функции и не замечают, что за этой красотой жизненно необходимые функции просто отсутствуют. Такая ошибка может стоить очень дорого.

Кроме функциональных требований существуют еще нефункциональные требования и бизнес-требования. Бизнес требования — это не требования к самой системе, а скорее к задачам, которые она должна решать (на уровне процессов).

Далее необходимо определить потенциальных поставщиков систем и переслать им ваши сформулированные требования. Если вы еще не определились с ERP системой не лишним будет изучить рейтинг ERP-систем, их возраст, функции которые они в себе содержат, стоимость системы и внедрения, распространенность системы в мире, перспективы развития и т.д.

После того как на горизонте появились поставщики, каждый из которых говорит, что их ERP самая лучшая, начинается этап отсева этих поставщиков. Причин этого может быть много:

• слишком много функций “должно быть” отсутствуют либо слабо выражены;

• предлагаемая система слишком маленькая либо слишком большая и сложная;

• у предлагаемой системы нет удачных внедрений;

• состояние поставщика нестабильно;

• другие причины

Далее необходимо выяснить возможность реализации недостающей функциональности “должно быть” и ее стоимость.

Далее начинается этап презентации системы поставщиком.

Наверное самый решающий этап и на его результат влияет много факторов:

• Интерфейс пользователя системы (цвет и дизайн экранов) – время когда людям нравится интерфейс 1С 7.7 давно прошел

• демонстрируемые консультантом знания и искусства презентации системы

• соответствие демонстрируемой системы и ожиданиям сотрудников.

Тут необходимо быть особенно внимательными, так как за красивыми картинками может быть пустота и отсутствие жизненно важных функций. Как правило потенциальные поставщики демонстрируют лучшее что есть в системе и скрывает слабые, поэтому держите “ушки на макушке”

В некоторых случаях (большинстве) желательным будет демонстрация кейса который отображает особенности деятельности компании в системе. И если вам такой вариант предлагает поставщик системы, то это ему большой плюс. При таком варианте вам необходимо подойти к составлению кейса со всей ответственностью.

После проведения встреч со всеми поставщиками наступает этап выбора системы и поставщика.

Наверное самым важным здесь критерием будет стоимость проекта. Как правило заказчики пытаются выбить минимальную цену. Это желание конечно естественное, но как правило это в дальнейшем сказывается на качестве проекта.

На стоимость внедрения влияет много факторов. Например одним из них является стоимость времени специалистов которые задействованы на проекте. А зарплаты у таких специалистов немаленькие. Приведу пример из своей практики (конечно обезличенный). Компании которая находилась у нас на внедрении понадобился дополнительный функционал, которого нет во внедряемой системе. Для разработки этого функционала и для того чтобы он был качественный необходимо выделить команду из одного системного аналитика, одного ведущего программиста и одного обычного программиста. При этом данная команда выделяется только на этот проект. Стоимость такой команды в месяц допустим 7000 долларов. Но заказчик хитрый и больше 5000 не дает. Вопрос: будет ли такая команда действительно работать на этом проекте полное время? или она будет вынуждена принимать участие в других проектах для того чтобы перекрыть недостающую сумму. И это мы говорим только о себестоимости труда и не затрагиваем тему других затрат связанных с этими сотрудниками, а также рентабельности деятельности компании в целом.

Стоимость внедрения может быть уменьшена в большинстве случае за счет уменьшения сокращения в участии компании которая занимается внедрением и увеличения степени участия сотрудников компании где делается внедрение (это тоже не бесплатно, так как вы им платите ЗП).

Риски проекта внедрения

Ну и напоследок стоит поговорить о рисках проекта внедрения ERP. Таких рисков много:

1. Наиболее типичные риски проекта внедрения:

2. Смена целей внедрения во время выполнения проекта

3. Ошибки в планировании проекта внедрения

4. Отсутствие грамотного технического задания

5. Отсутствие методологии внедрения

6. Неслаженность работы участников проекта (проектных групп)

7. Информационные разрывы между модулями

8. Недостаточное документирования проекта внедрения

9. Несовпадение внедренного функционала заявленным требованиям

10. Нехватка ресурсов (персонал и финансы)

11. Возможное неприятие новой системы большинством персоналом предприятия

Итоги

Наличие системы автоматизации (ERP) в нынешнее время является  необходимостью и если вы уже приняли решение заняться внедрением такой системы готовьтесь тратить на это много времени. Прежде всего вам будет необходимо заняться регламентацией своих процессов — отсутствие описанных процессов значительно снижает шанс успешного завершения проекта по внедрению.

При выборе ERP системы ориентируйтесь на свои потребности, но также обращайте внимание на возможность масштабирования системы и ее способность адаптироваться под ваши процессы. На рынке сейчас есть с чего выбрать (BAS, ODOO, MS Navision и пр.).

Иллюстрация: Polina Vari для Skillbox Media

Редактор Skillbox Media. Пишет о бизнесе и маркетинге вместе с экспертами.

Маркетолог онлайн-системы для управления и автоматизации бизнеса Flowlu.

Сайт: Flowlu

ERP-система — IT-решение для эффективного управления крупным, средним, а иногда даже малым бизнесом. Для менеджеров знание ERP — конкурентное преимущество. Умение работать с такими системами станет плюсом при отборе в крупную компанию.

Для маркетологов ERP — это источник данных для аналитики. Система поможет получить быстрые ответы от руководства, отдела продаж, производства и бухгалтерии. В некоторых компаниях без данных из ERP маркетолог не сможет оценить ситуацию, принять верные решения, создать стратегию и сформировать бюджет.

В стартовом гайде о ERP мы расскажем:

• что такое ERP-системы;
• как они устроены: платформа, база данных, модули;
• какие задачи решает бизнес с помощью ERP;
• о недостатках ERP: почему такие системы подходят не всем;
• в чём отличия ERP от CRM;
• какими бывают ERP: обзор популярных систем.

---

ERP-система — это программный комплекс для управления компанией. Такая система хранит и связывает между собой данные обо всех бизнес-процессах: чаще всего это продажи, бухгалтерия, производство, склад, закупки, управление персоналом и проектами.

ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning. В переводе с английского — планирование ресурсов предприятия. Здесь может возникнуть путаница. Термин ERP означает принцип, стратегический подход. Он предполагает, что данные всей экосистемы бизнеса нужно собрать в одном месте. ERP-система — программное обеспечение, созданное для этой цели.

ERP-системы решают несколько задач. Они позволяют специалистам и менеджерам получать информацию из других структур бизнеса, автоматизируют процессы и снижают трудозатраты. С их помощью можно получать продвинутую бизнес-аналитику. Подробно пользу от ERP-систем мы разбираем в этом разделе.

ERP используют преимущественно крупные и средние компании, малый бизнес внедряет этот инструмент реже. Во-первых, потому что ERP-система — дорогой продукт. Во-вторых, в небольшой компании такая система может не ускорить, а замедлить работу. Тогда она не оправдает затрат.

Самые популярные в России ERP-системы разработаны компаниями 1C, Microsoft, SAP и «Галактика». Эти корпорации производят и другие продукты для бизнеса, которые важно не путать с ERP. Если в компании «работают с 1С», речь может идти не о ERP, а о бухгалтерской программе.

Самая сильная потребность в ERP — у крупных и растущих компаний с упором на производство и торговлю. Им нужно обрабатывать большие объёмы информации и связывать работу многочисленных отделов. Однако крупный бизнес может обойтись и без ERP-системы. Вместо неё можно использовать несколько специализированных программ и собственные методики.

По информации TAdviser, 15,4% всех установленных в России ERP-систем приходится на торговлю. Также значительные доли ERP-рынка — у машиностроения (9,7%), строительства (8,1%) и пищевой промышленности (6,5%).

Такие системы состоят из трёх больших частей.

Платформа — это программная среда для операций, «скелет системы». В неё входят базовые функции и справочники по работе с системой.

Модули — компоненты, которые компании выбирают и подключают исходя из своих задач. Модули управляют разными отраслями внутри бизнеса: есть модули для производства, финансов, поставок и так далее. Каждый модуль можно легко соединить с другими.

База данных — это серверное хранилище и набор инструментов для обработки информации. Здесь хранятся данные, которые потом расходятся по модулям. Примеры таких данных — финансовые документы, материалы производственной базы знаний.

Модульный принцип позволяет компаниям собирать ERP-системы под свои задачи. Систему можно внедрять поэтапно, добавляя новые компоненты. ERP-системы сложны и стоят дорого, но модульный принцип делает их более гибкими.

Давайте посмотрим, какие модули самые распространённые.

• Бухгалтерия, финансы. Нужен для финансового анализа, оценки текущего состояния и будущих перспектив. Модуль позволяет создавать и хранить финансовые документы, такие как платёжные квитанции и налоговые отчёты.
• Управление персоналом. Включает кадровый учёт, расчёт зарплаты, составление рабочих графиков, учёт рабочего времени и другие инструменты для HR-менеджмента.
• Поставки. В этом модуле — управление закупками, отношения с поставщиками, логистика, анализ и прогноз спроса внутри компании. Помогает оптимизировать закупки и вовремя получать всё, что нужно для производства и других подразделений компании.
• Производство. Полная информация о производстве в реальном времени. Модуль может показать, например, запасы сырья и загрузку оборудования. Он нужен, чтобы спланировать и оптимизировать процессы: найти узкие места, расставить заказы по приоритетности, связать работу нескольких цехов.
• Управление проектами. Бюджетирование, контроль сроков и задач, работа с портфелями проектов, планирование потребностей в трудовых ресурсах и другие инструменты, которые нужны для проектного менеджмента.
• Управление складом. Отслеживает запасы, местоположение товаров, сроки доставки, упаковку, отгрузку и другое. Помогает спланировать движение товаров, трудозатраты и объём заказов у поставщиков.

Эти модули можно назвать базовыми. Они позволят выстроить документооборот, производство и другие критичные для бизнеса процессы. Разработчики создают модули и для других задач: «техобслуживание и ремонт оборудования», «управление качеством», «автотранспорт» или «полиграфия». Существуют специфические отраслевые модули — например, для птицеводства.

Есть четыре распространённых проблемы, которые решают компании, внедряя ERP.

1. Сотрудники работают в нескольких программах, и эти программы нельзя интегрировать между собой. ERP-система упорядочит информацию, соберёт в одном месте все процессы и предоставит наглядные отчёты.
2. Функциональности применяемых программ уже не хватает. Растёт нагрузка на производство, в компании много процессов, ей нужно обрабатывать большие объёмы данных. Для этого нужна ERP-система.
3. Персонал часто ошибается. ERP поможет снизить процент ошибок. К тому же некоторые процессы станут автоматическими и на них больше не будет влиять человеческий фактор.
4. Компании нужно точно и быстро передавать данные между подразделениями.

Мы перечислили боли, от которых бизнес хочет избавиться с помощью ERP‑системы. Сейчас мы посмотрим на пять главных позитивных результатов.

Прозрачные процессы и удобная совместная работа. ERP централизует данные и делает их доступными для всех сотрудников. Например, с помощью такой системы инженер строительной компании отследит запасы материалов и запланированные поставки.

Оптимизация отчётности и планирования. С ERP-системой в организации появится унифицированная система документов. На основе этих документов можно создавать отчёты и строить аналитику. Можно сравнивать работу разных отделов без сведения многочисленных таблиц.

ERP-система позволяет контролировать обороты и план-факт денежных поступлений. Кроме того, ERP поможет соблюдать нормативные требования к документации: можно задать требования в системе, и сотрудники будут заполнять документы по шаблонам.

Автоматизация и экономия времени. ERP-решение автоматизирует повторяющиеся процессы. Команды избавятся от рутины. Они смогут сосредоточиться на задачах, которые влияют на доход компании.

Высокая степень защиты данных. ERP-системы предлагают высокий уровень безопасности. Они обеспечат централизованное резервное копирование важных и конфиденциальных данных.

Улучшенный клиентский сервис. Информация о клиентах будет централизована, ERP автоматизирует маркетинг и обслуживание клиентов. Отделам продаж и сопровождения будет проще работать с покупателями.

Проблемы ERP-систем связаны в основном с тем, что такие программы — масштабные и сложные. Вот самые важные недостатки:

• Высокая стоимость. Дорого стоит не только сам программный комплекс, но и его внедрение и обслуживание. Если назвать приблизительную цифру, то это полмиллиона рублей в месяц и больше.
• Долгое внедрение. Крупной компании на это может потребоваться от шести месяцев до трёх лет.
• Потребность в обучении сотрудников. Им сложно осваивать ERP-решения. Чтобы ERP-система работала, сотрудникам потребуются тренинги. При этом часто у них нет мотивации и энтузиазма.
• Сопутствующие затраты. Компаниям часто приходится обновлять оборудование, чтобы работать с ERP.
• Сложная интеграция уже имеющихся данных. Информацию из предыдущих систем в ERP не всегда можно перенести легко и без потерь.

CRM — знакомое менеджерам и маркетологам решение. Бизнес использует и ERP, и CRM для автоматизации, экономии времени и управления. Но назначение этих систем — разное.

Основная цель CRM — обработка лидов и управление информацией о клиентах. CRM хранит данные о сделках и заявках, а также всю историю переговоров. В системе можно посмотреть информацию о покупках, звонках, переписке, счетах и многом другом.

CRM-система автоматизирует все этапы продаж. С автодействиями менеджер не забудет о звонке или письме клиенту. А ещё — сэкономит время на подготовке предложений, счетов и актов. Кроме того, с помощью CRM можно создавать отчёты об эффективности продаж, оценить работу отделов или сотрудников.

Фокус ERP — планирование, контроль ресурсов предприятия и организация труда. ERP нужна, чтобы объединить все структуры компании и согласовать работу отделов. В системе находится единая база данных. Достаточно внести информацию один раз, и она будет доступна всем.

Таким образом, ERP-система сфокусирована на сокращении затрат и оптимизации процессов. Цель CRM — рост прибыли за счёт продаж.

Некоторые CRM-системы добавляют в свою функциональность модули, которые раньше можно было встретить только в ERP. Так они комбинируют функции CRM и ERP. Например, облачная система Flowlu позволяет подключить и связать между собой модули для работы с клиентами, для финансового менеджмента и планирования, для управления проектами и знаниями компании.

Комбинированные системы не совсем соответствуют классическому представлению о CRM, и при этом им не хватает обширных процессов ERP. Комбинированные системы интересны компаниями, которым мало возможностей простых CRM, но они не готовы подключать ERP. Бизнесу с 40 сотрудниками может быть достаточно функций комбинированной CRM, но для корпорации с тысячами работников уже нужна ERP.

Российские ERP отличаются от западных как по цене, так и по функциональности. Расчёт стоимости для каждой системы уникален: итоговая цена может зависеть от числа пользователей, функциональности и других факторов. Но в среднем цена на российские ERP ниже. Стоимость 1С:ERP стартует с 432 тысяч рублей — это единоразовый платёж. Зарубежную систему можно взять в аренду от 650 тысяч рублей в месяц.

Функциональность российских ERP в целом проще. На мировом рынке популярно понятие Intelligent ERP — это сочетание искусственного интеллекта, блокчейна и массивных наборов данных. «Разумная ERP» ориентирована на пользователя, облачные технологии и интернет вещей. Российские ERP-системы более «лаконичны». Экспертный рейтинг этих систем говорит о том, что российские пользователи выбирают стандартную функциональность.

ERP отличаются по типу лицензии. Они бывают проприетарными, то есть с закрытым исходным кодом, и с открытым кодом — open-source. Системы с открытым кодом можно дорабатывать под нужды компании самим. Проприетарные ERP самостоятельно модифицировать нельзя.

Есть три формата поставки ERP-систем:

• Коробка — программу покупают один раз и устанавливают на серверы компании.
• Облако — разработчик предоставляет онлайн-доступ к решению по подписке.
• On-premise — систему устанавливают на серверы компании, но работает она только по подписке.

Все перечисленные ниже ERP-системы можно приобрести в любом формате. Кроме «Галактики» — у неё пока нет облачного решения.

1С:ERP. Отечественный продукт со множеством модулей и отраслевых решений. Внутри — объёмная функциональность для управления, в том числе промышленным производством. Пользователи отмечают такие преимущества системы, как скорость обработки заявок, автоматическое начисление заработной платы сотрудникам и удалённая постановка задач.

Microsoft Dynamics. Простая кастомизация, то есть настройка под нужды компании. Систему легко интегрировать с другими продуктами Microsoft, такими как Word и Excel, поэтому из неё легко выгружать отчёты.

Сильный акцент на управление финансами, производство и цепочку поставок. Подходит для среднего и крупного бизнеса, который имеет несколько филиалов в разных регионах и странах. Можно собирать данные о продажах из PoS-систем и направлять их напрямую в головной офис.

SAP ERP. Через ресурсы SAP, по данным самой компании, проходит 87% всей мировой торговли. SAP ERP — гибкая, удобная для пользователя программа. Подходит для разных сфер благодаря отраслевым модулям, которые охватывают продажи, CRM, закупки, управление запасами, финансы, производство и другое.

Галактика ERP. Разработана для российского рынка. Учитывает специфику договорных отношений в России и странах СНГ, а также изменения в законодательстве. Систему можно встроить в существующую IT-инфраструктуру. Для этого разработчик поставляет интеграционную (сервисную) шину — инструмент, который отвечает за обмен данными с продуктами других производителей.

• ERP-система — это программный комплекс для управления компанией, который получает и связывает данные от многих подразделений.
• Такие системы состоят из хранилища данных, основной платформы и модулей, которые компании подключают по необходимости.
• ERP-системы хранят данные в одном месте, делают процессы прозрачными, улучшают работу с клиентами, дают продвинутую аналитику.
• В то же время ERP стоят дорого, их тяжело внедрять, а сотрудникам нужно учиться, чтобы с ними работать. Это системы не для всех.
• Самые популярные в России ERP-системы — 1С: ERP, Microsoft Dynamics, SAP ERP и «Галактика».
• Часть функций ERP выполняют комбинированные CRM. Они подходят для малого и среднего бизнеса, для которого ERP — дорого и сложно.

Научитесь: Профессия Бизнес-аналитик
Узнать больше

Интеграция клиентских и серверных систем, а также процессов в единую платформу занимает от полугода до двух лет. На продолжительность и затратность процесса влияет целый ряд факторов, например размер организации, сложность текущей среды, число пользователей и перенос данных из устаревших систем.

Хотя изменений и адаптаций не избежать, для успешного внедрения важно составить план ERP-проекта перед развертыванием. В этом 5-этапном руководстве описаны стадии процесса и советы по его оптимизации.

Шаг 1. Подготовка и планирование

Соберите группу линейных сотрудников и менеджеров из каждого отдела, чтобы разработать и внедрить план ERP-проекта. Разносторонний опыт этой группы покажет вам, как изменения систем и процессов повлияют на повседневные операции.

Первый шаг для этой новой проектной группы — оценить текущие бизнес-практики, чтобы определить, какие процессы можно улучшить или автоматизировать в новой ERP-системе. Рассмотрите эти процессы, начиная с главных, и определите стратегические цели и область реализации с помощью полученной оценки.

Совет. Изучите примеры внедрения ERP-системы в похожих организациях, чтобы представлять оптимальный вариант для своей отрасли.

Шаг 2. Анализ процессов

Попросите проектную группу комплексно проанализировать компоненты и возможности новой ERP-система. У этого анализа две цели:

• Ознакомить проектную группу со всеми аспектами нового ERP-решения, а также определить квалификацию и нехватку навыков перед более масштабным развертыванием. Этот опыт ляжет в основу обучения.
• Проверить, какие ручные процессы автоматизирует новая система, и внести перед развертыванием все изменения, необходимые для оптимальной автоматизации.

Совет. Опросите ключевых сотрудников из каждого отдела, чтобы получить представление о том, как работают текущие процессы и как наиболее эффективно их автоматизировать.

Шаг 3. Подготовка данных

Определите, какие из существующих данных необходимо перенести в новую систему, а затем проанализируйте их и удалите бесполезную или устаревшую информацию. Если возможно, найдите исходные документы, чтобы проверить точность и полноту данных. Важность «уборки» на этом этапе сложно переоценить, ведь полезность ERP-система напрямую зависит от порядка в данных. Если данные пестрят неточностями, ее ценность будет сомнительной.

После проверки и очистки данных создайте листы для сбора полезных данных с их последующим сегментированием на логические таблицы, чтобы ускорить переход к новой системе.

Совет. Установите реалистичные ожидания от процесса на всех уровнях: от высшего руководства до линейного персонала. Это поможет меньше волноваться о новых инструментах и процедурах, а также спокойнее работать с новым ПО после развертывания.

Шаг 4. Тестирование и обучение

Потренируйте проектную группу на тестовой базе данных, заполненной фактическими транзакциями за полную неделю. Так вы оцените выводы системы, проверите точность, а также работу интеграций и интерфейсов. Помимо тестирования новой системы, на этих практических занятиях с новым ПО проектная группа создаст памятки и техническую документацию для обучения всего коллектива.

Формат обучения зависит от сотрудников. Такие факторы, как количество свободного времени и местонахождение сотрудников, помогут вам выбрать очное обучение, электронные курсы или их сочетание.

Какой бы подход к обучению вы ни выбрали, эти советы помогут сделать процесс эффективнее для всех участников:

• Обучайте технически грамотных сотрудников как привилегированных пользователей ERP-систем, чтобы они помогали обычным пользователям, разгружая ИТ-отдел для решения крупных проблем.
• Игрофицируйте элементы обучения, чтобы повысить вовлеченность и усилить дружескую конкуренцию между коллегами.
• Поощряйте вовремя завершенное обучение. Сочетание приятных мелочей, например бесплатной еды или дополнительного часа на обед, и серьезных наград, таких как премии или дополнительные выходные, поможет эффективно разрядить обстановку и мотивировать сотрудников.

Совет. Включите памятки и техническую документацию в обычные рабочие процедуры — доступные всей организации и регулярно обновляемые.

Шаг 5. Развертывание и оценка

Составьте контрольный список на ближайшие дни и недели после ввода в эксплуатацию, чтобы обеспечить следующее:

• тестирование системы после ввода в эксплуатацию;
• график и бюджет для переработок или временных сотрудников;
• протоколы связи при простое системы;
• проверки скорости и надежности сети;
• процессы резервного копирования данных.

В день развертывания приготовьтесь к наплыву вопросов и нестыковкам. Убедитесь, что проектная группа способна поддерживать отделы на протяжении всего процесса, а ваш ИТ-отдел готов вносить необходимые изменения и корректировки. Внедрение ERP весьма трудозатратно, однако рост продуктивности и прибыльности стоит того.

После развертывания оцените результаты ERP-решения в соответствии с целями, заданными проектной группой на этапе планирования. Помогает ли новая система в их достижении? Успешно ли автоматизированы ручные процессы? Если ответ отрицательный, понадобятся дополнительные изменения и уточнения.

Совет. Выполняйте периодические аудиты для сравнения показателей ERP-решения с эталонными результатами, чтобы определить его ценность.

Сэкономьте время, деньги и нервы — обратитесь к поставщику решений

Привлечение поставщика решения в самом начале внедрения ERP-системы повысит шансы на успех и позволит избежать распространенных ловушек и ошибок. Поставщики решений управляют покупкой, развертыванием и первоначальной настройкой ERP-решений, многие из них специализируются на определенных продуктах. Например, сертифицированные партнеры Microsoft специализируются на продуктах Microsoft и обладают подтвержденными навыками по развертыванию наших решений. Это означает, что вы получите проверенный профессионализм и опыт внедрений.

Если бюджет позволяет вам, помните: дополнительные затраты на привлечение экспертов окупаются за счет упрощения и ускорения развертывания.