Руководство по обучению сотрудников

Конкурентная среда рынка постоянно требует все новых и новых компетенций персонала. Текущих навыков любого специалиста может не хватить для выполнения поставленных задач. Потому успех бизнеса зависит от постоянного развития сотрудников. Open Academy рассказывает, как грамотно организовать процесс обучения сотрудников. 

Организация корпоративного обучения персонала предполагает несколько основных этапов.

Выявите необходимость обучения

Для начала определите, насколько реальная ситуация соответствует желаемому результату. Создайте профиль для каждой должности с учётом существующих компетенций. Опишите, что именно знают и умеют ваши сотрудники на текущий момент.

Возможно, что для оценки навыков потребуется проведение аттестации персонала, глубокое изучение личных дел сотрудников и анализ деятельности в период работы в вашей компании. 

Затем создайте профили должностей, исходя из желаемых компетенций. Подумайте, каких знаний и навыков не хватает вашим сотрудникам для улучшения профессиональных результатов. 

На этом этапе вы поймете, чему нужно обучать персонал.

Установите желаемые цели

Сформулируйте цели обучения по SMART. То есть цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени. Нужно четко определить:

• чему научатся сотрудники;
• какой результат действий считать хорошим;
• насколько реально научить сотрудников;
• какое значение будет иметь достижение целей для вашей компании;
• сколько времени потребуется на обучение.

Чтобы можно было оценить качество обучения, нужно установить учебные цели так, чтобы результаты были выражены в действиях участников. Например: после обучения сотрудник научится пользоваться определенными инструментами или вырастет производительность труда.

Определите методы обучения 

Обучать сотрудников можно по-разному. Например, возможны такие варианты:

• Обучение в процессе работы. Такой формат подойдет, если в компании есть высококвалифицированные сотрудники, способные стать наставниками. Привлекать к обучению сотрудников собственных специалистов можно, если подобные обязанности прописаны в должностной инструкции и/или они оплачиваются отдельно. Также можно рассмотреть возможность стажировки отдельных сотрудников в других компаниях (к примеру, у заграничных партнёров).
• Готовые системы дистанционного обучения. Этот метод целесообразен, если нужно изучить определенное направление. К примеру, программисту нужно освоить новый язык или бухгалтеру необходимо освоить возможности конкретного ПО.
• Специально организованные учебные мероприятия. В этом случае вы можете самостоятельно разработать программу обучения, включив в неё только реально полезные навыки, которых не хватает вашим специалистам.

При выборе наставничества или стажировки вы можете лишь косвенно влиять на процесс обучения. В частности, от вас потребуется постановка целей для наставника или стажёра. Выбирать готовые программы стоит только в том случае, если они соответствуют вашим целям. При разработке собственной системы обучения вы вправе самостоятельно решать, чему и как обучать.

Выберите преподавателей 

При выборе преподавателя обратите внимание на следующие критерии:

• Практический опыт в сфере обучения. В частности, является ли преподаватель теоретиком или практиком, добившимся определённого успеха.
• Методическая подготовка. Преподаватель должен разбираться в особенностях обучения взрослых людей, иметь навыки подготовки учебных материалов.
• Навыки преподавательской деятельности. Выясните, умеет ли преподаватель понятно излагать важную информацию, давать качественную обратную связь и управлять групповым обучением.
• Коммуникабельность. Любому хорошему преподавателю нужно уметь общаться с аудиторией и разговаривать с ней на одном языке.

Подготовьте сотрудников 

После того как вы выбрали специалистов, которых следует обучать, нужно убедиться, что сотрудники:

• согласны пройти обучение и имеют такую возможность;
• понимают, что от них требуется не только получение знаний, но и последующее использование их на практике;
• в точности знают и понимают поставленные цели обучения;
• готовы к проверке полученных знаний и навыков после обучения;
• знают, по каким параметрам будут оцениваться результаты обучения.

Определите содержание процесса обучения 

Качественное обучение должно строиться на принципах естественного получения опыта. Схема обучающего мероприятия может выглядеть следующим образом:

1. Передача информации.
2. Практическое задание.
3. Контроль знаний.
4. Обратная связь.

То есть после изучения темы участник должен на практике показать, что он понял и чему научился. Далее преподаватель проверяет готовую работу и дает рекомендации и/или разбирает ошибки. 

Что касается подачи информации, то выбор методов зависит только от ваших возможностей и предпочтений.

Например, можно:

• организовать офлайн-лекции;
• показывать вебинары в записи;
• вести онлайн-обучение в режиме реального времени;
• осуществлять смешанное обучение (офлайн + онлайн).

Разработайте критерии оценки эффективности обучения

Один из самых известных способов оценки эффективности обучения — модель Дональда Киркпатрика. Согласно этой модели, нужно разделить процесс обучения на четыре уровня, которые и нужно оценивать:

1. Реакция. Проверяем, понравилось ли обучение участникам и как они планируют применять знания. Способы оценки — опросные листы, интервью, фокус-группы.
2. Обучение. Оцениваем качество полученных знаний. Инструменты оценки — тесты, практические задания, опросники.
3. Поведение. Определяем изменения в поведении участников. В частности, используют ли сотрудники новые знания в рабочей деятельности. Способы оценки — обзор поведения и результатов работы, изучение рабочих планов, опросы участников.
4. Результаты. На данном этапе оценивают экономическую эффективность обучения. Для этого нужно до начала обучения замерить определенные бизнес-показатели и после внедрения полученных знаний вновь замерить эти же показатели. Например, можно оценивать уровень продаж, повышение производительности, качество сервиса.

Обучение сотрудников жизненно необходимо компаниям, которые хотят соответствовать рыночным требованиям. Частая ошибка многих руководителей состоит в том, что они пытаются обновить штат при необходимости повышения уровня сотрудников. Это не лучший способ, поскольку знания и новых сотрудников со временем устаревают. Гораздо эффективнее обучать персонал самостоятельно по мере необходимости. Но важно правильно сформулировать цели обучения и чётко обозначить желаемые результаты.

• Оцените, нужно ли вам обучение
• Проведите аналитику и обозначьте цели обучения персонала
• Выберите формы и методы обучения персонала
• Подготовьте сотрудников
• Организуйте учебный процесс
• Разработайте критерии эффективности обучения

Оцените, нужно ли вам обучение

Чтобы успевать за развитием мира, компаниям нужно непрерывно совершенствоваться. Рассмотрим на реальных примерах, как обучение может помочь персоналу, руководителям и бизнесу.

Когда компании может понадобиться обучение персонала?

• Например, вы задумались о работе в другом направлении или о формировании нового подразделения. В этом случае необязательно нанимать сотрудников со стороны и заново выстраивать рабочие отношения. Попробуйте поднять квалификацию коллег и обучить их новым навыкам.
• Когда кажется, что коллеги выгорели или не справляются с обязанностями, скорее всего, они не виноваты. Возможно, им просто не хватает мотивации и навыков для эффективной работы.
• Повышение сотрудника в должности предполагает новые обязанности и вызовы. Чтобы на решение новых задач не уходило много времени и сил, лучше подготовиться заранее. Обученные специалисты будут проще относиться к увеличению нагрузки, меньше переживать, качественнее работать.
• Также обучение необходимо, если вы с командой хотите достичь новых высот. Чтобы быть креативнее, лучше планировать и виртуознее работать, можно научиться этим навыкам у профессионалов.

Получается, развитие сотрудников должно происходить в режиме нон-стоп. На деле учиться без остановок сложно: ведь нужно еще работать. Рассмотрим оптимальные формы и методы обучения персонала для организаций.

Проведите аналитику и обозначьте цели обучения персонала

Сначала подумайте, для каких отделов или специалистов вам нужно провести обучение. Желательно четко понимать, что сотрудники уже умеют.

Определите, каких навыков им не хватает, а какие следует прокачать. Это поможет вам определиться с направлением обучения и его интенсивностью.

Чтобы обучение не просто стало галочкой в списке планов, а решало бизнес-задачи, нужно ставить конкретные цели.

Попробуйте использовать метод SMART, позволяющий запланировать достижимую и понятную цель – на определенный период и с конкретными показателями.

Для формирования цели проанализируйте свой бизнес:

• какие показатели сейчас у вас, а какие у конкурентов;
• чего вы хотите достичь в будущем;
• в чем ваши слабые места и в чем вам нужно вырасти.

После этого станет понятнее, к чему вы придете после обучения:

• будет ли это новый поток клиентов или более глубокий контакт с имеющимися;
• сможете ли вы быстрее закончить работу над текущим продуктом или запустите новый;
• научатся ли ваши коллеги лучше взаимодействовать друг с другом.

Четко сформулированная цель – залог хорошо проведенного обучения.

Выберите формы и методы обучения персонала

В зависимости от цели выделяют три вида обучения персонала.

• Профессиональная подготовка – прокачивание имеющихся навыков и освоение новых для качественной работы в своей должности.
• Переподготовка – получение новых знаний, если должность осталась той же, а требования сильно изменились.
• Повышение квалификации необходимо, чтобы идти в ногу с изменениями, расти в должности и не отставать от конкурентов.

Можно разделить обучение на индивидуальное и групповое.

• Индивидуальное подойдет, если вам нужно повысить компетенции точечно. Например, чтобы подтянуть отстающих или поддержать тех, кто ждет повышения.
• Групповое – для передачи общей информации сразу всем сотрудникам или в разные отделы.

Методы обучения персонала можно разделить на две большие группы: очные и дистанционные.

К очным методам относятся

• Наставничество.

Обучение на рабочем месте от «старших» коллег. Более опытные сотрудники могут делиться своим опытом с новичками, помогая им влиться в коллектив, либо делиться знаниями сразу со всеми.

Проводить уроки можно в форматах советов, мастер-классов и разбора ошибок. Плюс в том, что учиться можно без отрыва от производства. Здесь же кроется и минус метода – наставничество отвлекает людей от работы и создает дополнительную нагрузку на специалиста-учителя.

Поэтому стоит проверить, закреплены ли такие обязанности в должностной инструкции наставника. Если нет, стоит поощрить сотрудника самостоятельно. Это будет дешевле и проще, чем нанимать человека со стороны, и при этом улучшит отношения в коллективе.

Карьерный рост: как продвигаться быстрее и выше

• Лекции.

Не для галочки и скучные, как в университете, где все старались выспаться на последних партах, а полезные и динамичные. Раз уж вы платите спикеру за выступление, проследите, чтобы материал был актуальным, а подача – бодрой. Монолог лектора можно прерывать диалогами, кофе-брейком и интерактивом, а в конце закрепить материал командной игрой.

Не превращайте обучение в «обязаловку», пусть оно ассоциируется у сотрудников с хорошими воспоминаниями и реальной пользой.

• Семинары.

Практическое применение услышанного на лекции.

Вспомните университет. Наверняка семинары всегда были интереснее лекций. Там можно было решать задачи, проводить обсуждения, общаться с товарищами и высказывать свое мнение. Перенесите этот формат на корпоративное обучение.

Отбросьте скучное, оставьте самое важное и упакуйте красиво. Так ваши коллеги не пострадают от студенческих флешбэков, а получат концентрированный заряд знаний.

• Тренинги.

Что-то на молодежном, но не про личностный рост. На тренингах участников ждет практика, практика и еще раз практика.

На лекции вам рассказали, что делать. На семинаре вы обсудили, что делать. А на тренинге вы наконец начнете делать: звонить клиентам, верстать презентации, настраивать оборудование и так далее.

Сергей, 30 лет: «В 2018 году я работал в небольшом контент-агентстве. Мои руководители были сильными спикерами с развитым личным брендом. Они проводили очные курсы для желающих и заодно приглашали туда новичков. Сотрудники учились бесплатно.

Чтобы узнавать новое, мы часто оплачивали один курс на всех от каких-нибудь мэтров digital-маркетинга и слушали его прямо из офиса. Заказывали пиццу, проводили время вместе, обсуждали услышанное. Совмещали приятное с полезным».

Преимущество очных методов – в прямом контакте спикера и слушателей. Сотрудник пришел на «урок» и фокусировался на учебе целый час или даже день. При живом контакте меньше возможностей отвлечься или проигнорировать занятие.

Есть и недостатки. Для организатора, например, это могут быть дополнительные расходы на аренду помещения. А для участников – необходимость выделить личное время, чтобы добраться до места проведения.

Поэтому альтернативой в последнее время часто выступают дистанционные методы – вебинары и видеоуроки. Их можно прослушать прямо из дома или офиса, в рабочее время, после работы или в выходные.

Тепленькое местечко. Как найти работу по душе и на что жить во время поиска

Технологичное образование вылилось в полноценную отрасль под названием EdTech. Вы наверняка слышали про курсы от Skillbox, «Нетологии» или «Яндекс.Практикума», видели рекламу или даже обучались онлайн.

Согласно статистике, в 2021 году россияне впервые потратили на дистанционное обучение больше, чем на очное. Онлайн-обучение прошли 18 млн человек, а самыми популярными направлениями стали IT, маркетинг и образование.

Трудитесь в IT-сфере? В Совкомбанке вы можете оформить ипотеку по льготной ставке от 3,9% на срок от трех до тридцати лет! Рассчитайте свой ежемесячный платеж и оставьте заявку на ипотеку прямо сейчас!

Рассмотрим дистанционные методы подробнее.

• Вебинары.

Обычно проводятся в рамках одной темы. Вебинар – форма обучения персонала, когда на онлайн-встрече спикер рассказывает теорию и показывает примеры, а в конце отвечает на вопросы из чата. В процессе ученикам могут транслировать презентации, видеоролики, мастер-класс или «говорящую голову». Это похоже на семинары или тренинги, только онлайн.

• Видеоуроки.

Как вебинар, только в записи и без разбора ответов в режиме реального времени. Спикеры записывают материал в формате видео и открывают доступ поштучно, блоками или сразу ко всему курсу. Иногда в обучении участвует куратор, который отвечает на вопросы или проверяет домашнее задание.

Минус онлайн-образования – в недостатке контроля. Люди часто откладывают просмотр видеоуроков или забывают выполнять задания.

Хорошее решение в этом случае – совместить форматы. Например, дать сотрудникам доступ к видеоурокам и время на их изучение. А потом вместе обсудить материал и закрепить на практике.

Подготовьте сотрудников

Вы можете просто поставить сотрудников перед фактом. Но лучше подойти к информированию более ответственно.

Руководителю может быть очевидно, зачем сотрудникам компании нужно обучение, а вот подчиненным – не очень. Это может спровоцировать недовольство или безответственный подход к урокам.

Расскажите сотрудникам о целях грядущего обучения. Ответьте на вопрос, как это поможет компании и – в особенности – каждому из них. Предупредите, будет ли оцениваться качество полученных знаний или все получат «зачет автоматом».

Еще лучше – спросить людей, чему конкретно они хотели бы обучиться, а также позаботиться о распределении нагрузки. Удобно ли заниматься после работы или в выходные? А если учеба проходит в рабочее время, не пострадает ли от этого рабочий процесс и не придется ли людям перерабатывать? Учтите нюансы, чтобы всем было комфортно.

Комментарий автора: «В Совкомбанке часто проводят обучение для сотрудников. Форматы бывают разные.

Например, раз в год проходят семинары по продуктам банка. Мы повторяем материал, углубляемся в детали, узнаем о нововведениях и активно общаемся. Спикер отвечает на все наши вопросы; встречи получаются очень плодотворными.

Еще нам помогают прокачивать «хард скиллс» самостоятельно. Мы выбираем книги, которые хотим прочесть, – и в отделе появляется библиотека для всех желающих.

Если нужно повысить компетенции в отдельных вопросах, доступно индивидуальное обучение.

Не забывают в компании и про «софт скиллс». На онлайн-вебинарах нас учат бороться со стрессом, планировать и управлять.

Но самое любимое – это очные тренинги и тимбилдинг. Этот формат объединяет отдых и активное вовлечение в задания. После таких встреч заряжаешься энергией и вдохновением на несколько месяцев вперед, а общение в коллективе и сплоченность становятся в разы лучше».

Организуйте учебный процесс

• Выберите подрядчика

Соберите исходные требования к образовательному процессу и решите, кто будет заниматься поисками подрядчика. Как правило, это делают руководители или HR-специалисты.

Подумайте, что вам нужно: отдельные спикеры, собственная программа обучения или готовые курсы.

• Организуйте площадку

Если обучение будет проходить очно, заранее найдите и арендуйте площадку.

Если онлайн – уточните, не нужна ли вам отдельная платформа для сбора образовательных материалов.

Используете готовые курсы? Уточните у организаторов, как предоставить доступ коллегам.

Если обучение длительное или требует командировки, подумайте о комфортных условиях для слушателей: обеспечьте доступ к воде, еде и удобствам, запланируйте перерывы, забронируйте отели и трансфер.

С картой «Халва» оплату онлайн-курсов на Skillbox можно разделить на 24 месяца без переплаты. Кроме того, в разделе «Образование» вы найдете рассрочку для множества образовательных площадок самых разных направлений: бизнес, ногтевой дизайн, иностранные языки, фуршеты, архитектура, репетиторство, психология и многое другое.

Универсальная карта «Халва» — не просто удобное платежное средство. Она словно швейцарский нож содержит десятки полезных финансовых инструментов в одном пластике и мобильном приложении. Кешбэк до 10%, рассрочка в 250 000+ магазинов и доход на остаток до 12% с бесплатным обслуживанием. Сделайте свою жизнь слаще и удобнее!

• Проследите, чтобы обучение прошло эффективно

Проинструктируйте сотрудников заранее, чтобы все подготовились, нашли место проведения или успешно зарегистрировались на онлайн-платформе.

В день обучения проверьте, все ли на местах и готовы грызть гранит науки в хорошем расположении духа. Убедитесь, что у всех есть блокноты, ручки и другая канцелярия для конспектов.

Не забудьте закрепить знания на практике и получить от участников обратную связь.

Ольга, 33 года: Я работаю инженером-технологом на заводе фармацевтических препаратов. Это довольно консервативное заведение. Вместо тимбилдингов у нас субботники и корпоративы, а за обучение новичков отвечают старшие товарищи и жизнь.

Шутки шутками, но компания серьезно относится к внедрению новшеств. Например, вместе с поставкой нового оборудования к нам приезжают специалисты, которые на месте показывают, как его использовать.

Также нам организуют выездное обучение в крупных городах. Оформляют командировку, покупают билеты, бронируют гостиницу, возмещают дневные расходы. Кроме образовательной программы в такие поездки заложена и культурная. В общем, учат нас редко, но метко.

Разработайте критерии эффективности обучения

Важно понять, как вы будете оценивать полученные знания. Можно использовать научный подход в оценке эффективности. Либо использовать два основных параметра.

• Насколько удовлетворены сотрудники. Соберите обратную связь лично, анкетированием или онлайн-опросами.
• Каких результатов вы достигли. В начале статьи мы писали о постановке целей. По окончании обучения вы можете отследить, насколько выросли ключевые показатели.

Вся информация о ценах и партнерах актуальна на момент публикации статьи.