Руководство по оперативному учету

Содержание:

1.       Процесс формирования потребностей в производстве.

2.       Межцеховое планирование в 1С

3.       Обеспечение потребностей производства

4.       Пооперационный контроль планирования

5.       Учет выработки рабочих

6.       Учет брака в производстве

7.       Учет выпуска и продажи готовой продукции

8.       Учет незавершенного производства в бухгалтерском учете

Оперативный учет на производстве – это учет, позволяющий своевременно и объективно отражать результаты производственной деятельности, получать достоверную информацию о ходе выполнения плановых заданий производственными подразделениями, состоянии обеспеченности производственных процессов всеми видами ресурсов. Система оперативного учета в 1С:ERP 2.4 обеспечивает планирование производственных процессов, с помощью которых определяется порядок запуска в производство, обеспечивается бесперебойное снабжение производства материалами и полуфабрикатами.

Оперативный учет производства включает в себя:

1)    Формирование потребностей в производстве

2)    Обеспечение потребностей производства

3)    Межцеховое планирование

4)    Пооперационное планирование

5)    Учет выработки сотрудников

6)    Учет брака в производстве

7)    Учет времени простоев оборудования и рабочих

    Учет выпуска готовой продукции

9)    Учет незавершенного производства 

1.     Процесс формирования потребностей в производстве.

Процесс формирование потребностей на производстве осуществляется документами:

1)    1С План производства – используется при «толкающей» схеме управления производством, когда потребность к производству возникает внутри организации до того, как возникает «тянущая», внешняя потребность.

2)    Заказы для производства – могут использоваться как для обеспечения внешней, так и внутренней потребности; могут формироваться вручную, по плану (по потребностям, сформированным в планах производства»), по потребностям (по заказам клиентов, на перемещение, внутреннее потребление, на ремонт и т.д.)

3)    Этапы производства – создаются для заказов на производство в статусе «к выполнению», необходимы для управления ходом производства. Содержат в себе информацию о материалах, которые требуется обеспечить для их исполнения, а также являются распоряжением на отгрузку этих материалов. 

2.     Межцеховое планирование в 1С

Межцеховое планирование в 1С позволяет обеспечить:

1)    Управление списком заказов на производство, переданных к производству, определение очередности исполнения, формирование этапов производства, контроль обеспечения материалами, планирование графика производства;

2)    Диспетчирование этапов, позволяющее контролировать ход выполнения производства. 

3.     Обеспечение потребностей производства

Бесперебойное обеспечение производственной деятельности является одной из важнейших задач механизма управления потребностями.

Система НСИ — Настройки сценариев обеспечения производства материалами: НСИ и администрирование -> Настройки НСИ и разделов -> Производство -> Производство:

1.    При заказе в производство – определяет, что является назначением при обособленном обеспечении этапа производства материалами и работами.

2.    При заказе в кладовую – определяет, что является назначением при обособленном обеспечении заказа материалов в кладовую.

Документ «Передача материалов в производство необходим для движения продукции, материалов и полуфабрикатов между складами, производственными подразделениями и цеховыми кладовыми. Документ может создаваться самостоятельно и по распоряжениям документов «Заказы материалов в производство» и «Этапы производства». 

 

4.     Пооперационный контроль планирования

При использовании пооперационного планирования упорядочивается последовательность операций производственных этапов с привязкой к рабочим центрам. Системы НСИ и администрирование – НСИ – Структура предприятия:

Пооперационное планирование осуществляется в рабочем месте: Производство – Внутрицеховое управление – Пооперационное планирование. 

5.     Учет выработки рабочих

В настройке подразделения (НСИ и администрирование – НСИ – Структура предприятия) заполняются настройки по исполнителям и показатели для распределения

В документе «Выработка сотрудника» выполняется расценка и передача сведений в подсистему расчета зарплаты. 

 

6.     Учет брака в производстве

При производстве продукции возникает брак, после разбора которого могут образоваться годные материалы или полуфабрикаты для дальнейшего применения. Исправимый брак можно доработать, используя документы «Заказ на производство» или «производство без заказа». Неисправимый брак необходимо списать на себестоимость производимой продукции или отнести на статьи расходов (28 счет) в рабочем месте «Распределение материалов и работ». 

 

7.     Учет выпуска и продажи готовой продукции

Если выпуск продукции осуществляется без заказов на производство, то он оформляется документами «Производство без заказа» (Производство -> Внутрицеховой учет -> Документы производства). На основании документов «Производство без заказа» можно оформить документы:

1)    Передача продукции из кладовой

2)    Акт выполненных внутренних работ

3)    Выработка сотрудников

Если выпуск продукции осуществляется с помощью заказов на производство, то готовая продукция указывается на завершающем этапе в документе «Этап производства» на закладке «Выходные изделия».

Результаты выпуска продукции можно проанализировать с помощью отчета «Выпуск продукции» 

8.     Учет незавершенного производства в бухгалтерском учете

Остатки незавершенного производства могут быть отражены в виде:

·                    Материалов, переданных в производство и не прошедших переработку;

·                    Продукции произведенной, но не переданной на склад готовой продукции;

·                    Прямых расходов на оплату труда сотрудников, не включенных в себестоимость выпуска;

·                    Прочих затрат, не включенных в себестоимость выпуска.

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Юлия Тузова.

Прежде чем говорить о реализации оперативного учета в продуктах 1С:Предприятие, надо сначала определиться, что же обычно понимается под оперативным учетом. Если говорить о продуктах 1С, то понятие оперучета тождественно понятию учета управленческого и является частью этого учета. Если этот термин и встречается где-то отдельно, то только в контексте отчетности, получаемой по данным оперативных регистров.

Таким образом, под оперативным учетом в 1С понимается оперативная отчетность, доступная пользователям сразу после отражения в системе фактов хозяйственной деятельности (в том числе не имеющих стоимостной оценки, что исключает отражение этих операций в финансовых контурах учета).

За годы развития 1С накопила огромный опыт автоматизации российских предприятий с учетом специфики рынка и особенностей ведения бизнеса. Как результат, у фирмы имеется широкая линейка продуктов, направленная на автоматизацию управленческого учета и получения качественной оперативной отчетности по всем разрезам хозяйственной деятельности.

В статье мы рассмотрим решение задач оперативного учета в 1С на примере флагманского продукта 1С:ERP Управление предприятием 2 (далее 1С:ERP).

Продукт 1С:ERP включает более сотни отчетов оперативного контура, которые можно разделить по функциональным областям: закупки, продажи, управление денежными средствами и т.д.

Комплексная автоматизация от ведущего IT-интегратора 1С. Оценка проекта бесплатно!

Оперативная отчетность

Поговорим о менеджерах нижнего и среднего звена, которые, как правило, отвечают за узкий участок работ и анализируют данные деятельности предприятия, используя небольшой набор отчетов. Для этих целей практически в каждой подсистеме 1С:ERP (продажи, закупки, маркетинг) выделен отдельный подраздел с отчетами по текущему блоку.

Те, кто уже имел опыт работы в 1С, отлично знают, что пользователь может самостоятельно управлять внешним видом отчетов: изменить группировки, настроить детализацию данных, а сделанные настройки сохранить для дальнейшего использования либо для себя, либо для всех пользователей системы с соответствующими правами доступа.

Отдельно стоит упомянуть об универсальном отчете, с помощью которого опытный пользователь может получить данные из любого регистра оперативного контура, разработав тем самым новый отчет самостоятельно, не обращаясь за помощью к техническим специалистам.

Таким образом, можно говорить о том, что задачи оперативного учета в 1С решаются с помощью широкого набора оперативной отчетности доступной пользователю, причем количество отчетов, за счет реализованных механизмов настройки, практически не ограничено.

Отчетность для руководства

Ведя разговор о руководителях отделов и департаментов, следует иметь в виду, что работать с большим набором разнородных отчетов руководству будет, скорее всего, неудобно. Именно поэтому на практике зачастую требуется разработка отчетов, заточенных под конкретные роли или даже под конкретных сотрудников. Для целей получения ключевой оперативной отчетности сотрудниками среднего и высшего звеньев, компания 1С включила в свои решения подсистему мониторинга ключевых показателей.

Оперативные консультации без предоплаты от 1С:Центра компетенции по ERP-решениям

Задачи, решаемые подсистемой мониторинга:

• Простота и наглядность выходных данных;
• Возможность постановки и оценки достижения целей в режиме реального времени;
• Возможность удаленного доступа к отчетности (в т.ч. с использованием мобильных устройств под управлением Android и iOS).

1С ERP поставляется с набором основных показателей деятельности, но грамотному специалисту не составит труда расширить поставку новыми показателями, решающими задачи анализа деятельности конкретного предприятия.

Для удаленного доступа к данным компания 1С выпустила отдельный бесплатный продукт «Монитор руководителя», доступный для установки через Apple Store и Play Market. С его помощью можно удаленно получить доступ ко всему спектру оперативной отчетности доступной в мониторе ключевых показателей.

Итоги

Оперативный учет в 1С 8.3 (новейшая версия платформы «1С:Предприятие») реализован посредством большого количества отчетных форм, доступных как непосредственно в системе, так и удаленно – с использованием мобильных устройств.

Каждый пользователь может самостоятельно настроить «под себя» любой отчет, а руководитель, определив ключевые показатели деятельности, настроить рабочее место, с которого в режиме реального времени будет контролировать выполнение этих показателей.

Оперативный учет

Механизм оперативного учета — один из прикладных механизмов платформы.

Проведение документов, при котором может осуществляться изменение данных, учитываемых в прикладном решении, может осуществляться в оперативном режиме. Оперативное проведение документов пользователями выполняется в режиме «реального времени», т. е. отображает изменения, факты, свершающиеся в настоящее время.

Оперативное проведение особенно актуально при многопользовательской работе. В этом режиме, как правило, осуществляется максимум проверок, способных исключить ошибки при вводе данных пользователями. Например, при оперативном проведении обычно выполняется контроль остатков на складе списываемой номенклатуры с тем, чтобы исключить одновременную продажу одного и того же товара несколькими продавцами.

Оперативное проведение служит для того, чтобы в реальном режиме многопользовательской работы определить возможность или невозможность выполнения той или иной операции (и выполнить ее, если возможно).

Оперативная отметка времени

Для обеспечения возможности оперативного проведения документов и расположения их в правильной хронологической последовательности система использует механизм получения оперативной отметки времени, которая создается каждый раз при оперативном проведении документа. Ее значение формируется исходя из текущего времени и последней созданной оперативной отметки.

Если последняя оперативная отметка меньше текущего времени, в качестве новой оперативной отметки принимается текущее время:

Если последняя оперативная отметка равна или больше текущего времени, в качестве новой оперативной отметки принимается значение, на одну секунду большее, чем старая оперативная отметка времени.

При проведении документа в оперативном режиме, для него будет установлено время, равное полученной оперативной отметке времени.

В условиях экономического кризиса многие компании столкнулись с рядом проблем, в частности со снижением объемов продаж, сокращением отсрочек платежей, снижением платежеспособности, ростом дебиторской задолженности и т. д. Для эффективного управления бизнесом и анализом результатов многие компании приходят к внедрению комплексной системы оперативного управленческого учета.

Управленческий учет: цель и задачи

Цель управленческого учета — обеспечение руководителей и менеджеров компании фактической и прогнозной информацией для принятия управленческих решений. Методика управленческого учета является уникальной для каждой компании и, в отличие от регламентированного учета, не регулируется обязательными для всех компаний нормами и правилами.

Задачи управленческого учета зависят от организационной структуры компании, видов деятельности, целевой ориентированности и других факторов.

Задачи управленческого учета:

• анализ и контроль резервов (материальных, трудовых и финансовых ресурсов);
• оценка и динамика показателей деятельности компании;
• планирование, учет и анализ финансовых результатов по направлениям деятельности;
• анализ расходов в разрезе подразделений, направлений деятельности, регионов, проектов;
• управление рисками;
• ликвидация кассовых разрывов;
• управление запасами;
• планирование, контроль и анализ финансовых результатов стратегического развития компании и ее структурных подразделений;
• персонализация ответственности за финансовые и производственные показатели;
• прогнозирование финансовых результатов при изменении параметров и условий деятельности компании;
• стратегическое прогнозирование деятельности компании.

Направления управленческого учета

Основные направления управленческого учета – это стратегический и оперативный управленческий учет.

Стратегический учет направлен на разработку стратегии развития компании по всем направлениям деятельности в долгосрочной перспективе.

Оперативный управленческий учет направлен на адаптацию и контроллинг текущих бизнес-процессов в соответствии со стратегией развития компании. Оперативный учет позволяет получать структурированную оперативную информацию о текущем положении дел в целом по компании.

Управленческий учет также можно классифицировать в зависимости от направления деятельности и специфических особенностей бизнеса компаний. Например, в производственной компании, кроме стратегического и оперативного управленческого учета, выделяют производственный учет, инвестиционный учет, маржинальный учет, бюджетный учет (рис.1).

Рисунок 1. Классификация видов управленческого учета на примере производственной компании.

Оперативный управленческий учет

Оперативный управленческий учет направлен на мониторинг и контроль отдельных бизнес-процессов в целях текущего управления компанией непосредственно в ходе их осуществления. Оперативный учет позволяет вовремя и адекватно реагировать на изменения внешней рыночной среды, в которой функционирует компания. Оперативный учет обеспечивает выявление узких мест в деятельности компании, в ее производственных возможностях, возможностях реализации, формирует информацию для управления линейкой продукции, товаров или услуг, управления затратами и результатами хозяйственной деятельности, помогает в определении цен предложения и участия на рынке, обеспечивает другую информацию для принятия оперативных управленческих решений.

Одной из современных методик, которую можно использовать в качестве основы для организации системы оперативного управленческого учета, является использование структуры центров финансовой ответственности (ЦФО). В некоторых случаях структура ЦФО совпадает со сложившейся организационной структурой на предприятии, однако зачастую финансовая структура, т.е. структура ЦФО, отличается от организационной. Наиболее целесообразно руководствоваться функциональными признаками и ресурсами, которыми наделено структурное подразделение. Руководитель центра финансовой ответственности несет персональную ответственность за достижение определенных показателей в своем подразделении.

Для эффективного управления, оперативный учет должен осуществляться в режиме реального времени. При этом типичная ошибка, которую совершает руководство компании, заключается в том, что оперативный учет воспринимается, как определенная функция специальных подразделений в виде планово-экономических групп или финансовых служб. Однако основными поставщиками первичной информации в этой системе являются непосредственно центры финансовой ответственности (ЦФО) – исполнители любого бизнес-процесса.

Для внедрения в компании оперативного управленческого учета необходимо разработать систему показателей отчетности ЦФО, верно сформулировать бюджетные задания, проконтролировать их исполнение и провести анализ фактического исполнения бюджета.

Автоматизация оперативного управленческого учета «WA: Финансист. Управленческий учет»

Для выполнения данных задач необходимо внедрение автоматизированной системы, которая дает возможность максимально унифицировать, интегрировать и интерпретировать первичные данные различных центров финансовой ответственности с учетом высокой степени детализации. Данная система в адаптированном виде выдает результат для руководителя любого уровня, которому предназначена данная информация оперативного управленческого учета.

Удобным решением для внедрения оперативного управленческого учета является «WA: Финансист». Функциональные возможности программного продукта «WA: Финансист» позволяют:

• формировать бюджеты в разрезе различных центров финансовой ответственности (ЦФО);
• использовать различные аналитические разрезы для оперативного планирования и учета: 7 стандартных аналитик + 4 пользовательские аналитики + до 3 дополнительных аналитик по каждой статье;

Стандартные аналитики: ЦФО, сценарий, организация, статья бюджета (движения денежных средств или доходов/расходов), валюта, период, сумма. В программе можно создать также до 4 дополнительных аналитик, например, виды продукции, филиалы, менеджеры, проекты, направления деятельности и т.п. Кроме того, для каждой статью бюджета можно добавить до трех собственных аналитик.

• консолидировать бюджеты различных ЦФО в целом по компании/группе компаний;
• проводить оперативную корректировку бюджетов в случае необходимости;
• осуществлять оперативное управление бюджетами ЦФО с помощью оперативных документов планирования (таких, как заявка на расход денежных средств, бюджетная заявка и т.д.);
• автоматически определять лимиты;
• осуществлять электронное согласование любых документов в системе;
• анализировать с помощью различных отчетов выполнение бюджетов, проводить план-факт анализ, сравнение различных сценариев планирования и т.д.;
• с помощью конструктора отчетов строить любые отчеты, в которых оперативно можно получать информацию о выполнении ключевых показателей различными ЦФО;
• получать информацию в режиме реального времени, а не постфактум.

В системе реализована возможность регистрации условий оплаты по договорам с контрагентами. Функционал подсистемы позволяет регистрировать условия по договорам, формировать графики расчетов по договору. На основании зарегистрированных в системе графиков платежей к договору можно автоматически формировать как документы оперативного планирования, так и бюджеты движения денежных средств.

Таким образом, независимо от масштабов и организационной структуры компании, для эффективного управления требуется современная информационная система, которая позволяла бы получать актуальную и достоверную информацию в конкретный момент времени, и реализовывать полный цикл стратегического и оперативного управления. «WA: Финансист» дает возможность консолидировать информацию, поступающую из разных источников, а также составлять, анализировать и контролировать бюджеты ЦФО, показатели деятельности ЦФО и компании в целом в любых разрезах и сочетаниях.

МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 1 сентября 2022 г. N 894

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ

К ВЕДЕНИЮ И ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИИ, НЕОБХОДИМОЙ

ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ОПЕРАТИВНО-ДИСПЕТЧЕРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ

В ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИКЕ И ОПЕРАТИВНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ

В соответствии с абзацем одиннадцатым подпункта «в» пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 13 августа 2018 г. N 937 «Об утверждении Правил технологического функционирования электроэнергетических систем и о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» <1>, подпунктом «а» пункта 1 постановления Правительства Российской Федерации от 2 марта 2017 г. N 244 «О совершенствовании требований к обеспечению надежности и безопасности электроэнергетических систем и объектов электроэнергетики и внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» <2> приказываю:

———————————

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 34, ст. 5483.

<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 11, ст. 1562.

1. Утвердить прилагаемые требования к ведению и хранению документации, необходимой для осуществления оперативно-диспетчерского управления в электроэнергетике и оперативно-технологического управления.

2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении трех месяцев со дня его официального опубликования.

Министр

Н.Г.ШУЛЬГИНОВ

Утверждены

приказом Минэнерго России

от 1 сентября 2022 г. N 894

ТРЕБОВАНИЯ

К ВЕДЕНИЮ И ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИИ, НЕОБХОДИМОЙ

ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ОПЕРАТИВНО-ДИСПЕТЧЕРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ

В ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИКЕ И ОПЕРАТИВНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ

I. Общие положения

1. Настоящие требования устанавливают:

общие требования к ведению (составлению и подписанию, ознакомлению работников субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии) и хранению, в том числе на рабочих местах диспетчерского и оперативного персонала, оперативного журнала, журнала распоряжений, документов по вопросам организации и проведения подготовки и подтверждения готовности работников субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии к работе в сфере электроэнергетики, в том числе прохождения ими обязательных форм работы с персоналом и оформления их результатов, и иной технической, в том числе инструктивной и оперативной, документации, разрабатываемой, утверждаемой и (или) применяемой при организации и осуществлении оперативно-диспетчерского управления в электроэнергетике и оперативно-технологического управления (далее — документация), включая способы ведения и хранения документации;

требования к ведению и хранению документации, дифференцированные для каждого способа ведения и хранения документации и применительно к отдельным видам документации.

2. Предусмотренные настоящими требованиями положения о хранении документации распространяются на случаи хранения, в том числе архивного, подлинников и копий документации, а также на использование документации субъектами электроэнергетики и потребителями электрической энергии, в том числе ее нахождение на рабочих местах диспетчерского персонала диспетчерских центров субъектов оперативно-диспетчерского управления в электроэнергетике и оперативного персонала субъектов электроэнергетики, потребителей электрической энергии, и обеспечение наличия у субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии документации, в том числе в архиве.

3. Настоящие требования распространяются на следующих субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии (далее — субъекты электроэнергетики):

системного оператора и иных субъектов оперативно-диспетчерского управления в технологически изолированных территориальных электроэнергетических системах;

субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии, владеющих на праве собственности или ином законном основании объектами по производству электрической энергии и (или) объектами электросетевого хозяйства, входящими в состав Единой энергетической системы России или технологически изолированных территориальных электроэнергетических систем;

потребителей электрической энергии — юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц, владеющих на праве собственности или ином законном основании энергопринимающими установками, функционирующими в составе Единой энергетической системы России или технологически изолированных территориальных электроэнергетических систем, за исключением потребителей электрической энергии — физических лиц, использующих электроустановки напряжением 1000 В или ниже для удовлетворения личных или бытовых нужд;

организации, осуществляющие деятельность в сфере электроэнергетики, на которые распространяется действие Правил работы с персоналом в организациях электроэнергетики Российской Федерации, утвержденных приказом Минэнерго России от 22 сентября 2020 г. N 796 <1>.

———————————

<1> Зарегистрирован Минюстом России 18 января 2021 г., регистрационный N 62115. Срок действия документа ограничен до 01.03.2027.

4. Ведение и хранение документации осуществляется субъектами электроэнергетики с применением одного или нескольких из следующих способов:

ведение и хранение документации на бумажных носителях;

ведение документации на бумажных носителях и хранение электронной копии такой документации с использованием программно-технических средств или программного обеспечения (далее — программно-технические средства);

создание документации в электронной форме с подписанием такой документации электронной подписью уполномоченного лица субъекта электроэнергетики в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <2> (далее — ведение в электронном виде и Федеральный закон N 63-ФЗ соответственно) без документирования на бумажном носителе и хранение такой документации в электронном виде с использованием программно-технических средств.

———————————

<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2022, N 29, ст. 5306.

Выбор способа ведения и хранения документации осуществляется субъектом электроэнергетики.

Определение способов и программно-технических средств по обеспечению информационной безопасности при ведении и хранении электронной копии документации и документации в электронном виде осуществляется субъектом электроэнергетики самостоятельно, за исключением случаев, когда требования к указанным способам и средствам в отношении определенной документации установлены законодательством Российской Федерации.

5. В случае, если нормативными правовыми актами, утверждаемыми Минэнерго России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 2018 г. N 937 «Об утверждении Правил технологического функционирования электроэнергетических систем и о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» <3>, пунктами 1 и 2(1) постановления Правительства Российской Федерации от 2 марта 2017 г. N 244 «О совершенствовании требований к обеспечению надежности и безопасности электроэнергетических систем и объектов электроэнергетики и внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» <4> (далее — нормативные правовые акты Минэнерго России), предусмотрено, что документация должна быть составлена с соблюдением определенной формы, установленной такими нормативными правовыми актами, то при ведении такой документации:

———————————

<3> Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 34, ст. 5483; 2021, N 6, ст. 985.

<4> Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 11, ст. 1562; 2018, N 34, ст. 5483; 2022, N 18, ст. 3094.

на бумажных носителях субъектом электроэнергетики должно быть обеспечено составление документации в соответствии с формой, установленной нормативным правовым актом Минэнерго России;

в электронном виде субъектом электроэнергетики должна быть обеспечена возможность формирования форм документации для печати или предоставления другим лицам в соответствии с формой, установленной нормативным правовым актом Минэнерго России, при этом требования нормативных правовых актов Минэнерго России на визуальное отображение документации для персонала на экранных формах программно-аппаратных средств, используемых субъектами электроэнергетики при осуществлении деятельности в сфере электроэнергетики, не распространяются.

6. В случаях, установленных нормативными правовыми актами Минэнерго России, при ведении документации в электронном виде или на бумажном носителе субъектом электроэнергетики должно быть также обеспечено наличие документа в электронном виде в формате, который может редактироваться в прикладном программном обеспечении, используемом субъектом электроэнергетики для создания такой документации.

7. В случае, если нормативными правовыми актами Минэнерго России предусмотрено предоставление документации в установленном ими машиночитаемом формате для автоматического (автоматизированного) приема и обработки данных с использованием специализированного программного обеспечения, субъектом электроэнергетики должно быть обеспечено формирование документации в требуемом формате или возможность конвертации в требуемый формат, предусмотренный нормативными правовыми актами Минэнерго России.

8. В случае обязательного ознакомления работников субъекта электроэнергетики под подпись с документацией, ведение которой осуществляется на бумажных носителях или в электронном виде, такое ознакомление также может осуществляться в электронном виде с использованием программно-технических средств.

В указанном случае программно-технические средства, используемые для ознакомления работников с документацией, должны обеспечивать:

автоматическую фиксацию времени и даты ознакомления работника с документом (записью в журнале);

возможность идентификации лиц, ознакомившихся с документом (записью в журнале), посредством электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ.

9. При ведении и (или) хранении документации в электронном виде для идентификации лиц, осуществляющих подписание (согласование, утверждение) документа (записи), публикацию (размещение) документа, изменение электронной версии документа, ознакомление с документом (записью), должна использоваться простая или усиленная (неквалифицированная либо квалифицированная) электронная подпись в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ. Выбор вида электронной подписи, используемой для указанных в настоящем абзаце целей, осуществляется субъектом электроэнергетики.

Документ (запись) в электронной форме, подписанный (согласованный, утвержденный) в соответствии с настоящими требованиями простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, запись об ознакомлении с документом или его изменении, подтвержденная простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документу (записи) на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Определение лица, подписывающего, согласовывающего, утверждающего, изменяющего документ (запись), осуществляющего ознакомление с документом (записью) (далее — лицо, подписывающее электронный документ), по его простой электронной подписи и проверка простой электронной подписи должны осуществляться на основании выполнения одного или нескольких из следующих условий:

соответствие учетных данных пользователя в системе распределения полномочий и прав доступа и (или) в автоматизированной системе, используемой субъектом электроэнергетики, данным лица, подписывающего электронный документ, определяемое в установленном субъектом электроэнергетики порядке;

соответствие учетных данных пользователя в автоматизированной системе данным лица, подписывающего электронный документ, определяемое согласно документации на такую автоматизированную систему одним из следующих способов:

по идентификатору лица, подписывающего электронный документ, — в случаях, если указанный идентификатор закреплен за ним в соответствии с правилами, установленными субъектом электроэнергетики, а при осуществлении информационного обмена документами между субъектами электроэнергетики — в соответствии с правилами, установленными по согласованию между такими субъектами электроэнергетики;

по адресу электронной почты отправителя — в случаях, если такой адрес определен как персональный адрес лица, подписывающего электронный документ.

Субъект электроэнергетики или уполномоченное им лицо, создающее ключ простой электронной подписи, и лицо, подписывающее электронный документ с использованием ключа простой электронной подписи, обязаны соблюдать его конфиденциальность.

10. В случаях, указанных в пунктах 17 и 19 настоящих требований, по решению субъекта электроэнергетики допускается использовать для идентификации лиц, осуществляющих публикацию (размещение) документа, изменение электронной версии документа, вместо электронной подписи технические средства, обеспечивающие идентификацию на основе использования биометрических персональных данных. Использование таких технических средств должно осуществляться с соблюдением требований, предусмотренных статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» <5>.

———————————

<5> Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2022, N 29, ст. 5233.

11. Независимо от выбранного способа ведения и хранения документации субъектом электроэнергетики должно быть обеспечено хранение:

подписанных документов и записей журналов, указанных в пунктах 12, 13, 24, 25, 27 — 31 настоящих требований, — в течение не менее трех лет с даты подписания документа или регистрации (внесения, подписания) записи журнала (для журналов, ведение которых осуществляется на бумажных носителях, — в течение не менее трех лет с даты регистрации (внесения, подписания) последней записи в такой журнал);

документации, не указанной в абзаце втором настоящего пункта, — в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере электроэнергетики и законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Субъект электроэнергетики должен определить сроки хранения им документации, в отношении которой такие сроки законодательством об архивном деле в Российской Федерации и (или) законодательством Российской Федерации в сфере электроэнергетики не определены.

Обеспечение хранения архивных документов должно осуществляться субъектом электроэнергетики в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

II. Требования к ведению и хранению документации

на бумажных носителях

12. При ведении или ведении и хранении на бумажных носителях оперативного журнала, журнала дефектов и неполадок с оборудованием, журнала релейной защиты и автоматики, журнала телемеханики и связи, технологических защит и автоматики, технических средств автоматизированной системы управления, журнала регистрации (учета) инструктажей, журнала учета проверки знаний персонала субъекта электроэнергетики и (или) журнала регистрации обходов и осмотров рабочих мест страницы таких журналов должны быть прошиты и пронумерованы.

13. При ведении или ведении и хранении на бумажных носителях журнала распоряжений для оперативного или диспетчерского персонала должна быть обеспечена сквозная нумерация распоряжений в журнале. Допускается ведение субъектом электроэнергетики как одного журнала распоряжений, так и нескольких журналов распоряжений по отдельным функциональным направлениям деятельности структурных подразделений субъекта электроэнергетики.

14. При ведении или ведении и хранении на бумажных носителях диспетчерских или оперативных заявок должна быть обеспечена сквозная нумерация таких заявок в рамках диспетчерского центра, центра управления сетями, центра управления ветровыми (солнечными) электростанциями, структурного подразделения потребителя электрической энергии, осуществляющего функции оперативно-технологического управления, или объекта электроэнергетики.

15. При внесении исправлений в документ, составленный на бумажном носителе, внесенные исправления должны быть отмечены надписью «Исправлено» на полях напротив соответствующей строки документа и заверены подписью уполномоченного лица с указанием должности, фамилии, инициалов (отчество — при наличии) и даты исправления сведений. Внесение исправлений в виде подчисток (замазывания, стирания), а также путем замены страниц документа не допускается.

16. Субъектом электроэнергетики должен быть обеспечен учет всех изменений и дополнений, вносимых в документ в течение срока его действия после подписания документа, и доступность информации об актуальной редакции документа (внесенных в документ изменениях и дополнениях) для работников субъекта электроэнергетики, использующих документ в своей деятельности. Порядок учета изменений и дополнений, вносимых в документ, определяется субъектом электроэнергетики.

III. Общие требования к ведению и хранению документации

в электронном виде

17. При хранении в электронном виде документации, ведение (документирование) которой осуществляется на бумажном носителе, должны быть соблюдены следующие требования:

наличие у субъекта электроэнергетики подписанных оригиналов документов на бумажном носителе (место хранения подписанных оригиналов документов определяется субъектом электроэнергетики);

обеспечение защиты от несанкционированного доступа к тексту (содержанию) документов и их несанкционированного изменения;

автоматическая фиксация даты и времени публикации (размещения) документа в электронном виде с использованием программно-технических средств;

обеспечение возможности идентификации лица, осуществившего публикацию (размещение) документа и (или) изменение электронной версии документа, посредством использования электронной подписи;

обеспечение резервного копирования электронных документов с периодичностью, установленной главой IV настоящих требований или в соответствии с пунктом 23 настоящих требований (далее — требуемая периодичность).

18. При хранении в электронном виде документации, полученной субъектом электроэнергетики в электронном виде от других лиц, осуществляющих ведение такой документации, должны быть соблюдены требования, предусмотренные абзацами третьим — шестым пункта 17 настоящих требований.

19. Хранение документации, ведение которой осуществляется субъектом электроэнергетики в электронном виде, может осуществляться посредством программно-технических средств, в том числе программно-технических средств, с использованием которых ведется такая документация.

Внутренними документами субъекта электроэнергетики должно быть определено программное обеспечение, используемое при ведении и (или) хранении документации в электронном виде, а при необходимости также виды применяемых для этого программно-технических средств.

При хранении в электронном виде документации, ведение которой осуществляется с использованием программно-технических средств, отличных от программно-технических средств, используемых при ведении документации в электронном виде, должны быть соблюдены следующие требования:

обеспечение защиты от несанкционированного доступа к тексту (содержанию) документов и их несанкционированного изменения;

возможность идентификации лица, осуществившего публикацию (размещение) документа и (или) изменение электронной версии документа, посредством использования электронной подписи;

автоматическая фиксация даты и времени публикации (размещения) документа;

обеспечение резервного копирования электронных документов с требуемой периодичностью.

20. При ведении и хранении в электронном виде документации, подлежащей подписанию уполномоченным лицом субъекта электроэнергетики как единого документа, должны быть соблюдены следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения документации в электронном виде, должны обеспечивать:

защиту от несанкционированного доступа к тексту (содержанию) документа и его несанкционированного изменения;

автоматическую фиксацию времени и даты подписания документа;

невозможность редактирования и удаления текста (содержания) подписанного документа, за исключением случаев, установленных настоящими требованиями;

возможность подписания документа и идентификации лица, подписавшего документ, посредством использования электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ;

б) должно быть обеспечено резервное копирование электронных документов с требуемой периодичностью.

21. При ведении и хранении в электронном виде журналов или документации, которая не подлежит подписанию как единый документ, но в которой по отдельности подписываются документы (записи), ее формирующие, должны быть соблюдены следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения документации в электронном виде, должны обеспечивать:

защиту от несанкционированного доступа к тексту (содержанию) каждого документа (записи);

автоматическую фиксацию времени и даты подписания каждого документа (записи);

невозможность редактирования и удаления текста подписанных документов (записей), за исключением случаев, указанных в главе IV настоящих требований;

возможность подписания документов (записей) и идентификации лиц, подписавших документы (записи), формирующие документацию, посредством использования электронной подписи;

б) должно быть обеспечено резервное копирование электронных документов (записей) с требуемой периодичностью.

22. При ведении и хранении в электронном виде документации, которая подлежит подписанию как единый документ и в которой также подписываются по отдельности записи, должны быть соблюдены следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения документации в электронном виде, должны обеспечивать:

защиту от несанкционированного доступа к тексту (содержанию) документа в целом и отдельных записей документа;

автоматическую фиксацию времени и даты подписания документа и отдельных записей документа;

невозможность редактирования и удаления текста (содержания) подписанного документа в целом и отдельных подписанных записей документа, за исключением случаев, установленных настоящими требованиями;

возможность подписания документов (записей) и идентификации лиц, подписавших документ (запись), посредством использования электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ;

соответствие записи и подписи, которой подписана такая запись;

б) должно быть обеспечено резервное копирование электронных документов с требуемой периодичностью.

23. Субъект электроэнергетики обязан определить периодичность резервного копирования электронных документов для каждого вида документации, ведение и (или) хранение которой осуществляется им в электронном виде. Для документов, указанных в пункте 21 настоящих требований, субъект электроэнергетики обязан также определить периодичность резервного копирования формирующих их записей.

Для документации, указанной в пунктах 24 — 33 настоящих требований, периодичность резервного копирования документов (записей) должна определяться в соответствии с указанными пунктами настоящих требований.

IV. Требования к ведению и хранению в электронном виде

отдельных видов документации

24. При ведении и хранении в электронном виде оперативного журнала должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения журнала в электронном виде, должны обеспечивать:

автоматическую сквозную нумерацию записей журнала;

возможность отмены (изменения) записи при сохранении отмененной (измененной первоначальной редакции) записи в архиве с учетом срока хранения, установленного пунктом 11 настоящих требований, или в соответствии с ним (далее — требуемая глубина хранения);

б) должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование всех записей журнала с учетом требуемой глубины хранения записей.

25. При ведении и хранении в электронном виде журнала распоряжений должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктами 8 и 21 настоящих требований, а также следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения журнала распоряжений в электронном виде, должны обеспечивать:

автоматическую сквозную нумерацию распоряжений;

возможность отмены подписанного (утвержденного) распоряжения при формировании новой записи об отмене распоряжения и сохранении отменяемого распоряжения в архиве с учетом требуемой глубины хранения;

б) должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование всех распоряжений с учетом требуемой глубины хранения записей.

26. При ведении и хранении в электронном виде диспетчерских или оперативных заявок (далее — заявка, заявки) должны быть соблюдены следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения заявок в электронном виде, должны обеспечивать:

защиту от несанкционированного доступа к тексту (содержанию) заявки в целом и ее отдельных полей;

возможность подписания (согласования, утверждения) заявки и идентификации лиц, рассмотревших (согласовавших) или подписавших (утвердивших) заявку, посредством использования электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ;

автоматическую сквозную нумерацию заявок в течение календарного года в рамках диспетчерского центра, центра управления сетями, центра управления ветровыми (солнечными) электростанциями, структурного подразделения потребителя электрической энергии, осуществляющего функции оперативно-технологического управления, или объекта электроэнергетики соответственно;

автоматическую фиксацию (журналирование) всех действий по изменению содержания полей заявки;

автоматическую фиксацию даты и времени рассмотрения (согласования) и утверждения (подписания) заявки и ее отдельных полей;

возможность редактирования подписанной (утвержденной) заявки только при последующем обязательном подписании (утверждении) новой редакции заявки;

автоматическую фиксацию даты и времени автоматической рассылки и получения заявок — при наличии такой рассылки;

б) должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование всех заявок с учетом требуемой глубины хранения.

27. При ведении и хранении в электронном виде журнала релейной защиты и автоматики, журнала телемеханики и связи, технологических защит и автоматики, технических средств автоматизированной системы управления должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения журнала в электронном виде, должны обеспечивать:

автоматическую сквозную нумерацию записей в журнале;

возможность редактирования зарегистрированных (подписанных) записей с фиксацией (журналированием) всех изменений и при последующем обязательном подписании новой редакции записи уполномоченным лицом субъекта электроэнергетики;

б) должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование всех записей журнала с учетом требуемой глубины хранения.

28. При ведении и хранении в электронном виде журнала регистрации обходов и осмотров рабочих мест, журнала (картотеки) дефектов и неполадок с оборудованием должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения журнала в электронном виде, должны обеспечивать:

автоматическую сквозную нумерацию записей в журнале;

возможность отмены (изменения) записи журнала при сохранении отмененной (измененной первоначальной редакции) записи в архиве с учетом требуемой глубины хранения;

возможность редактирования (изменения) записи журнала, подписанной соответственно работником, выполнявшим обход (осмотр) рабочего места (для журнала регистрации обходов и осмотров рабочих мест), или работником, обнаружившим дефект и неполадки с оборудованием, работником, устранившим дефект и неполадки с оборудованием, и лицом, подтвердившим такое устранение (для журнала (картотеки) дефектов и неполадок с оборудованием), только при последующем обязательном подписании таким работником новой редакции записи;

б) должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование всех записей журнала с учетом требуемой глубины хранения.

29. При ведении и хранении в электронном виде журнала регистрации (учета) инструктажей должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения журнала регистрации инструктажей в электронном виде, должны обеспечивать:

автоматическую фиксацию времени и даты подписания инструктирующим и инструктируемым работниками записи о проведении инструктажа;

возможность идентификации инструктирующего и инструктируемого работников посредством использования электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ;

автоматическую фиксацию времени и даты регистрации инструктажа в журнале;

невозможность редактирования записи после подписания записи инструктирующим и инструктируемым работниками;

возможность отмены подписанной записи журнала при сохранении ее в архиве с учетом требуемой глубины хранения;

б) должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование всех записей журнала с учетом требуемой глубины хранения.

30. При ведении и хранении в электронном виде журнала учета тренировок должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения журнала в электронном виде, должны обеспечивать:

автоматическую фиксацию времени и даты подписания руководителем тренировки и участниками тренировки записи о проведении тренировки;

возможность подписания записи и идентификации руководителя тренировки и участников тренировки, подписавших внесенную в журнал запись о проведении тренировки, посредством использования электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ;

автоматическую сквозную нумерацию записей журнала;

возможность отмены подписанной записи журнала при сохранении ее в архиве с учетом требуемой глубины хранения;

возможность редактирования подписанных записей с автоматической фиксацией (журналированием) всех изменений и при последующем обязательном подписании новой редакции записи журнала руководителем тренировки, а также участниками тренировки в случае, если по результатам тренировки оформление протокола контрольной противоаварийной тренировки не требуется;

б) должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование всех записей журнала с учетом требуемой глубины хранения.

31. При ведении и хранении в электронном виде журнала учета проверки знаний, журнала учета работы релейной защиты и автоматики должны быть соблюдены требования, предусмотренные абзацами третьим — шестым пункта 17 настоящих требований, а также следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения журнала в электронном виде, должны обеспечивать автоматическую сквозную нумерацию записей журнала;

б) должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование всех записей журнала с учетом требуемой глубины хранения.

32. При ведении и хранении в электронном виде протоколов заседания комиссии по проверке знаний работников организаций электроэнергетики, протоколов заседания аттестационных комиссий организаций электроэнергетики, оформляемых по результатам аттестации работников по вопросам безопасности в сфере электроэнергетики, промышленной безопасности или безопасности гидротехнических сооружений, протоколов проверки знаний по вопросам охраны труда, протоколов контрольных противоаварийных (противопожарных) тренировок (далее — протоколы) должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктами 8 и 20 настоящих требований, а также следующие требования:

а) программно-технические средства, используемые для ведения протоколов в электронном виде, должны обеспечивать:

автоматическую сквозную нумерацию протоколов;

возможность редактирования подписанного протокола с автоматической фиксацией (журналированием) всех изменений и при последующем обязательном подписании новой редакции протокола всеми лицами, подписи которых в протоколе предусмотрены его формой, утвержденной нормативными правовыми актами Минэнерго России в соответствии с законодательством Российской Федерации (для протокола заседания комиссии по проверке знаний — председателем и членами комиссии по проверке знаний, для протокола заседания аттестационной комиссии — председателем и членами аттестационной комиссии, для протокола контрольной противоаварийной тренировки — руководителем тренировки, контролирующими лицами);

б) должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование всех протоколов с учетом требуемой глубины хранения.

33. При ведении и хранении в электронном виде программ специальной подготовки, подготовки по новой должности, стажировки (ознакомления с объектами электроэнергетики), дублирования (далее — программа) должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктами 8 и 22 настоящих требований, а также следующие требования:

программно-технические средства, используемые для ведения программ в электронном виде, должны обеспечивать возможность формирования отчета по результатам выполнения программы, форма и содержание которого определяются субъектом электроэнергетики;

должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование программ с учетом требуемой глубины хранения.