21 ноября 2018, 00:35 / Менеджмент
Эксклюзивно по подписке
Как выбрать оптимальную модель управления филиалами
Уравниловка в управлении филиалами недопустима. Какую модель выбрать?
Подразделения любой сети филиалов или магазинов различаются по объемам продаж и прибыльности. Есть передовики – лучшие филиалы, твердо стоящие на ногах, с хорошим уровнем рентабельности, выполняющие планы продаж. Есть середняки с удовлетворительным уровнем рентабельности и нестабильным выполнением планов. И есть отстающие – филиалы, которым или не удалось выйти на уровень окупаемости, или они работают практически с нулевой рентабельностью. Возможных причин отставания много: и слабый коллектив филиала, и неправильно выбранный регион или город для филиала, и недостаточная помощь головного офиса. Как управлять столь разношерстными филиалами, чтобы перевести отстающих в середняки, а середняков – в передовики? Часто головной офис использует единый для всех подразделений способ управления. Проблема в том, что он сковывает инициативу сильных филиалов, ограничивает возможности развития и получения дополнительной выручки. А слабым филиалам уравнительный стиль управления не обеспечивает достаточного внимания и контроля со стороны головного офиса, что также негативно сказывается на продажах.
Нужно отказаться от уравниловки и выбрать одну из трех классических моделей управления холдинговыми структурами.
1. «Оператор». Головной офис жестко управляет операционной деятельностью филиалов, они не имеют никакой самостоятельности. Головной офис разрабатывает и стратегию, и тактику работы на региональном рынке, а филиалу необходимо исполнять их – и как можно точнее. Головной офис управляет даже ежедневными операциями, в том числе приемкой и перемещением товаров и даже размещением продукции на полках магазина или складе филиала. Головной офис контролирует все нормативы по контактам с постоянными и новыми клиентами: количество звонков и встреч, отправленных предложений и счетов. Так же детально филиал должен отчитываться о затратах. Это предполагает чуть ли не ежедневную отправку в штаб-квартиру множества отчетов, поэтому для контроля филиалов в режиме реального времени используются соответствующие информационные системы. Операторская модель управления как временная мера хорошо подходит для слабых филиалов, помогая улучшить качество управленческих решений. Эту модель можно использовать и постоянно при условии, что филиалы или магазины похожи друг на друга по уровню сервиса и ассортименту.
2. «Стратегический контролер». Если филиал активно развивается в регионе и показывает стабильную доходность, головному офису следует дать ему больше свободы и вмешиваться только в стратегические вопросы. Например, позволить филиалу управлять ценами, ассортиментом и затратами, но с ограниченными полномочиями. Нужно задать филиалу диапазон, в пределах которого тот сможет менять цены по своему усмотрению. Филиалу надо разрешить продавать (или производить) ассортимент, который востребован именно в данном регионе. Но головной офис может ограничить долю регионального ассортимента, например, 15 или 25%. Если перейти на такую модель управления вовремя, выручка и прибыль регионального филиала начнут расти. Головному офису рекомендуется контролировать основные показатели филиала раз в квартал или в полгода: сводные показатели продаж по товарным направлениям, общее количество клиентов или долю текущих клиентов в общем количестве потенциальных клиентов в регионе, оборачиваемость склада и др. «Стратегический контролер» применим и в производстве потребительских товаров, и в промышленности, и в сфере услуг. Проблема в том, что управленцам головного офиса очень трудно отказаться от жесткого вмешательства в операционное управление в регионах.
3. «Стратегический архитектор». Филиал практически полностью самостоятелен в выборе цен, ассортимента, управлении затратами. Но при условии, что он придерживается стратегии, определенной головным офисом. Например, если фармацевтическая компания управляет филиалом как стратегический архитектор, филиалу будет запрещено торговать стальными трубами – раз стратегия предусматривает увеличение доли компании на фармацевтическом рынке. Однако перейти к этой модели очень трудно. Прежде всего из-за высоких требований к директорам филиалов: это должен быть не исполнитель указаний, а успешный бизнесмен, привыкший действовать самостоятельно. Если компания – стратегический контролер захочет стать стратегическим архитектором, ей придется заменить многих директоров филиалов. Но возникает другая проблема: успешный директор-бизнесмен захочет полной независимости, откроет на базе филиала собственный аналогичный бизнес, и тот станет сильным конкурентом компании в регионе. И такие случаи нередки. Модель «стратегический архитектор» должна подкрепляться сильным брендом компании, а также финансированием региональных подразделений – только это удержит получившие свободу филиалы под крылом головного офиса. Чтобы стать стратегическим архитектором, компания должна иметь зрелый, профессиональный менеджмент. Когда филиалы прошли огонь, воду и медные трубы и уже стабильно генерируют значительную выручку и прибыль, можно начать процесс передачи полномочий в филиалы. Головной офис раз в год оценивает итоговые показатели подразделений: возврат инвестиций, норму чистой и операционной прибыли.
Как следует из определения понятия «филиал», ответственность за его деятельность несет создавшая их головная организация. Кроме того, при создании филиала требуется внести изменения в учредительные документы (устав) и Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Регистрируются изменения в МИФНС России на основании решения, принятого общим собранием участников (либо единственным участником) общества.
Процесс постановки делопроизводства и обмена документацией между головным офисом и филиалом определяется Положением о филиале (пример 1), содержание которого утверждает генеральный директор головной организации.
С помощью Положения о филиале наделяем филиал правами. Но это только начало работы.
Организация делопроизводства в филиале имеет не меньшее значение, чем в головном офисе. Кроме того, чем крупнее филиал, тем больше документооборот, и упускать из виду этот процесс ни в коем случае нельзя.
Подготовительную работу перед открытием филиала в регионе выполняют, как правило, либо специалисты по персоналу головной организации, либо на месте так называемые «команды открытия», в обязанности которых входит организация начала работы филиала (в т. ч. набор персонала).
Поскольку на начальном этапе процесс кадрового делопроизводства филиала нуждается, во-первых, в правильной организации, во-вторых, в постоянном контроле и мониторинге со стороны головной организации, то таким образом налаженная работа может сэкономить ресурсы и время.
КТО ДОЛЖЕН ОТВЕЧАТЬ ЗА РАБОТУ ФИЛИАЛА?
Филиал не является юридическим лицом, руководитель организации назначает директора филиала, который действует на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).
Посредством издания приказа (см. пример 2) в штатное расписание организации необходимо внести изменения: дополнить его разделом «Филиал» и соответствующими должностями и профессиями. Это штатное расписание утверждает генеральный директор организации, и оно будет находиться в центральном офисе. В филиал будет передана заверенная выписка из него.
После того, как руководитель филиала будет назначен на должность, по общим правилам оформляется его прием на работу.
Полномочия руководителя филиала оформляются доверенностью.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2017.
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
ПОЛОЖЕНИЕ
о филиале общества с ограниченной ответственностью
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Филиал « » (далее по тексту «Филиал») Общества с ограниченной ответственностью « » (далее по тексту «Общество») создан на основании решения Общества «»2023 г. и действует в соответствии ст. 55 Гражданского кодекса Российской Федерации, ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», другими правовыми актами, Уставом Общества и настоящим положением.
1.2. Полное наименование филиала на русском языке: Филиал Общества с ограниченной ответственностью « ».
1.3. Место нахождения филиала: .
2. ЦЕЛИ И ПРЕДМЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Филиал создан в целях: .
2.2. Предметом деятельности филиала является: .
3. ПРАВОВОЙ СТАТУС ФИЛИАЛА
3.1. Филиал является обособленным подразделением Общества с ограниченной ответственностью « », расположенным вне места нахождения Общества и осуществляющий все его функции, в том числе функции представительства.
3.2. Филиал не является юридическом лицом, действует на основании утвержденного Общим собранием Общества Положения. Общество наделяет филиал основными и оборотными средствами и другим имуществом для осуществления хозяйственной, коммерческой и иных видов деятельности, которое учитывается отдельном балансе. Баланс Филиала входит в баланс Общества.
3.3. Руководитель Филиала назначается Генеральным директором Общества и действует на основании доверенности, выданной Обществом.
3.4. Филиал осуществляет деятельность от имени Общества. Ответственность по всем обязательствам, принятым на себя Филиалом в пределах его компетенции несет Общество.
3.5. Филиал открывает счета в банках в установленном порядке. Количество и виды счетов, которые может иметь Филиал, определяются действующими правовыми актами.
3.6. Филиал имеет печать, штампы и бланки со своим наименованием и указанием на принадлежность Филиала Обществу.
3.7. Филиал осуществляет все виды внешнеэкономической деятельности от имени Общества в установленном законодательством порядке.
4. ИМУЩЕСТВО ФИЛИАЛА
4.1. Имущество Филиала образуется из средств, закрепленных за ним Обществом или переданных Филиалу по иным основаниям, а также денежных и материальных средств, приобретенных в ходе его хозяйственной деятельности. Имущество, числящееся на балансе Филиала, является собственностью Общества.
5. ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ФИЛИАЛА
5.1. Филиал осуществляет финансово-хозяйственную деятельность на условиях, определяемых Обществом и указанных в настоящем Положении и доверенности, выдаваемой Директору.
5.2. В пределах, определяемых настоящим Положением, Филиал самостоятельно осуществляет финансово-хозяйственную деятельность. Общество вправе расширить либо ограничить полномочия Филиала в сравнении с указанными в настоящем Положении.
5.3. Филиал осуществляет распоряжение имуществом и средствами, получаемыми им в результате собственной хозяйственной деятельности в Порядке, установленном настоящим Положением, а также решениями компетентных органов управления Общества.
5.4. В пределах, предоставленных ему полномочий, Филиал вправе заключать хозяйственные договоры и совершать иные сделки. Филиал несет ответственность по заключаемым им сделкам, закрепленным за ним имуществом. При недостаточности имущества Филиала претензии кредиторов удовлетворяются за счет иного имущества Общества.
5.5. Филиал реализует свою продукцию, работы, услуги по ценам и тарифам, установленными Обществом.
5.6. Филиал осуществляет все виды хозяйственной деятельности, направленные на решение уставных задач Общества в порядке, определяемом законодательством Российской Федерации.
5.7. Итоги деятельности Филиала отражаются в его балансе, в отчете о прибылях и убытках, а также годовом отчете Общества.
5.8. Хозяйственный год Филиала совпадает с хозяйственным годом Общества.
6. УПРАВЛЕНИЕ ФИЛИАЛОМ
6.1. Руководство деятельностью Филиала осуществляет Директор, назначаемый Генеральным директором Общества. Директор филиала действует на основании доверенности, выдаваемой и подписываемой Генеральным директором Общества.
6.2. Общество осуществляет следующие функции по управлению Филиалом:
- определяет основные направления его деятельности, утверждает планы и отчеты об их выполнении;
- вносит изменения и дополнения в настоящее Положение, принимает новое Положение;
- осуществляет проверки финансово-хозяйственной деятельности Филиала;
- назначает и увольняет Директора по основаниям, предусмотренным законом;
- определяет структуру Филиала;
- устанавливает размеры, формы и порядок наделения Филиала имуществом, денежными и иными средствами;
- утверждает годовые отчеты по результатам деятельности, определяет порядок распределения прибыли и покрытия убытков;
- принимает решение о прекращении деятельности Филиала, назначает ликвидационную комиссию, утверждает ликвидационный баланс.
6.3. Директор филиала:
- по доверенности действует от имени общества в пределах полномочий, определяемых настоящим Положением и выданной ему доверенности;
- осуществляет оперативное руководство деятельностью Филиала в соответствии с утвержденными Обществом планами;
- представляет интересы Общества в лице Филиала в отношениях с другими предприятиями, организациями, учреждениями и гражданами Российской Федерации и за рубежом;
- распоряжается средствами филиала в пределах и в порядке установленными настоящим Положением и доверенностью;
- в рамках хозяйственной деятельности Филиала самостоятельно совершает сделки от имени Общества, если сумма сделки не превышает рублей. Сделки на сумму свыше рублей, а также любые сделки по отчуждению недвижимого имущества (за исключением сделок по сдаче имущества в аренду) Директор вправе совершать только после предварительного согласия Генерального директора Общества.
- в пределах имеющихся полномочий, издает приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для всех работников Филиала;
- открывает счета в банках;
- принимает на работу и увольняет с работы работников Филиала в соответствии со штатным расписанием Филиала, применяет к ним меры поощрения и налагает на них взыскания в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- совершает иные действия, необходимые для достижения целей и задач Филиала.
7. КОНТРОЛЬ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИЛИАЛА
7.1. Проверка финансово-хозяйственной и деятельности Филиала осуществляется Ревизионной комиссией Общества.
7.2. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Филиала может осуществляться аудиторами (аудиторскими организациями) на основании заключенных с ними договоров.
7.3. Члены ревизионной комиссии Общества и аудиторы вправе требовать от должностных лиц Филиала предоставления им всех необходимых материалов, бухгалтерских или иных документов и личных объяснений.
7.4. Члены Ревизионной комиссии Общества и аудиторы направляют результаты проведенных ими проверок в Общества.
7.5. Ревизионная комиссия Общества и аудиторы составляют заключение по годовым отчетам Филиала. Без заключения Ревизионной комиссии или аудиторов Общество не вправе утверждать результаты хозяйственной деятельности филиала.
8. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
8.1. Филиал учитывает результаты своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации. Баланс Филиала входит в баланс Общества.
8.2. Главный бухгалтер Филиала несет ответственность и пользуется правами, установленными для главных бухгалтеров предприятий и организаций. Главный бухгалтер Филиала подчиняется непосредственно Директору Филиала и подотчетен главному бухгалтеру Общества.
9. ПЕРСОНАЛ ФИЛИАЛА
9.1. Отношения работников Филиала, возникшие на основе трудового договора, регулируются Российским трудовым законодательством и положением о персонале Филиала, утверждаемым Директором.
9.2. Структуру и штатное расписание Филиала утверждает Общества по представлению Директора Филиала.
9.3. Директор Филиала разрабатывает Положение о персонале, в котором предусматривается порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков и другие вопросы. Условия оплаты труда, продолжительность ежегодных отпусков, меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.
10. ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИЛИАЛА
10.1. Деятельность Филиала прекращается:
- по решению Общества;
- при ликвидации Общества по любым, предусмотренным законом основаниям.
10.2. Ликвидация Филиала производится ликвидационной комиссией, создаваемой Обществом либо (в случаях, установленных законом) – назначенной компетентным государственным органом.
10.3. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами Филиала. Ликвидационная комиссия оценивает наличное имущество Филиала, выявляет дебиторов и кредиторов Общества, отношениями с которыми были установлены в процессе деятельности Филиала, и рассчитывается с ними, принимает меры к оплате долгов Филиала третьим лицам, а также составляет ликвидационный баланс и представляет его Обществу.
10.4. Имеющиеся у Филиала денежные средства, включая выручку от распродажи его имущества при ликвидации, после расчетов с бюджетом, оплаты труда работников Филиала, кредиторами распределяются в соответствии с решением Общего собрания Общества.
10.5. При недостатке имущества Филиала для расчетов с кредиторами Общество обязано удовлетворить их законные имущественные требования за счет иного имущества.