Руководство по осуществлению стандартов

ГОСТ Р 1.2-2020

 НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 Стандартизация в Российской Федерации

 СТАНДАРТЫ НАЦИОНАЛЬНЫЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 Правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок и отмены

 Standardization in Russian Federation. National Standards of Russian Federation. Instructions for development, taking over, revision, correction and cancellation

___________________________________________________________

ОКС 01.120

Дата введения 2020-09-01

 Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии, Федеральным государственным унитарным предприятием «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 012 «Методология стандартизации»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 июня 2020 г. N 328-ст

4 ВЗАМЕН ГОСТ Р 1.2-2016

На основании части 1 статьи 16 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» применение настоящего стандарта является обязательным при разработке национальных стандартов Российской Федерации.

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 7, 2021 год

      1 Область применения

1.1 Настоящий стандарт устанавливает правила разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации (далее — национальные стандарты), проведения работ по их обновлению (внесению изменений или пересмотру) и внесению поправок, а также правила отмены национальных стандартов.

1.2 Правила, установленные в разделах 6-8, распространяются также на государственные стандарты Российской Федерации, которые признаны национальными стандартами в силу нормативного правового акта Госстандарта России [1].

1.3 Настоящий стандарт не распространяется на предварительные национальные стандарты и основополагающие национальные стандарты.

Примечания

1 Правила разработки, утверждения и отмены предварительных национальных стандартов установлены в ГОСТ Р 1.16.

2 Порядок разработки основополагающих национальных стандартов, внесения в них изменений, порядок их утверждения и отмены установлен в соответствующем нормативном правовом акте Минпромторга России [2].

      2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения

ГОСТ 1.5-2001 Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению

ГОСТ Р 1.5-2012 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные. Правила построения, изложения, оформления и обозначения

ГОСТ Р 1.6-2013 Стандартизация в Российской Федерации. Проекты стандартов. Правила организации и проведения экспертизы

ГОСТ Р 1.7 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные. Правила оформления и обозначения при разработке на основе применения международных стандартов

ГОСТ Р 1.8 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты межгосударственные. Правила проведения в Российской Федерации работ по разработке, применению, обновлению и прекращению применения

ГОСТ Р 1.12 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения

ГОСТ Р 1.14 Стандартизация в Российской Федерации. Программа национальной стандартизации. Требования к структуре, правила формирования, утверждения и контроля за регистрацией

ГОСТ Р 1.16 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные предварительные. Правила разработки, утверждения, применения и отмены

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

      3 Термины, определения и сокращения

3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 1.12 и ГОСТ 1.1.

3.2 В настоящем стандарте применены следующие сокращения:

ТК — технический комитет по стандартизации;

ПТК — проектный технический комитет по стандартизации;

ФОИВ — федеральный орган исполнительной власти.

      4 Общие положения

4.1 Разработку национальных стандартов Российской Федерации осуществляют для достижения целей стандартизации, решения задач и в соответствии с принципами стандартизации, которые установлены в статьях 3 и 4 федерального закона [3].

4.2 Разработку и утверждение национальных стандартов осуществляют в следующей последовательности:

— организация разработки национального стандарта (см. 5.1);

— разработка первой редакции проекта национального стандарта (см. 5.2);

— публичное обсуждение первой редакции проекта национального стандарта, подготовка сводки отзывов на нее (см. 5.2);

— подготовка окончательной редакции проекта национального стандарта, проведение ее экспертизы и нормоконтроля (см. 5.3);

— подготовка к утверждению, утверждение национального стандарта (5.4.1-5.4.4);

— регистрация утвержденного стандарта (см. 5.4.5);

— опубликование национального стандарта (см. 5.4.7).

Последовательность разработки и утверждения проекта национального стандарта схематично представлена в приложении А.

4.3 Требования и правила, устанавливаемые в национальном стандарте, должны основываться на современных достижениях науки, техники, технологий, относящихся к данному объекту и/или аспекту стандартизации, и учитывать условия использования продукции, выполнения работ или оказания услуг (если на них распространяется данный стандарт).

Разработку национальных стандартов осуществляют на основе применения международных стандартов, а также с учетом применения региональных, в том числе межгосударственных, стандартов, а также стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств в соответствии с ГОСТ Р 1.7 в случае, если такое применение возможно и соответствует экономическим, техническим, технологическим, климатическим и географическим особенностям Российской Федерации.

4.3.1 Требования и правила, устанавливаемые в национальном стандарте, не должны:

— противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, международным договорам Российской Федерации, федеральным законам, актам Президента Российской Федерации, актам Правительства Российской Федерации, нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти и нормативным правовым актам Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» и иных государственных корпораций, изданным в соответствии с установленными полномочиями, техническим регламентам, в том числе техническим регламентам Евразийского экономического союза, относящимся к данному объекту и/или аспекту стандартизации;

— дублировать нормы законодательства Российской Федерации;

— изменять права участников гражданско-правовых отношений, установленные законодательством Российской Федерации или нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;

— устанавливать ответственность организаций, должностных лиц и отдельных работников за нарушение требований национального стандарта;

— дублировать требования и правила действующих национальных стандартов, межгосударственных стандартов, введенных в качестве национальных стандартов Российской Федерации*, если не планируется отмена действующих национальных стандартов на тот же объект или аспект стандартизации;

_______________

* Для исключения дублирования применяют ссылки на стандарты в соответствии с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 4.3; подпункты 4.3.1, 4.3.3-4.3.5, 4.3.7).

— содержать значения показателей качества и норм безопасности, которые ниже установленных в существующих национальных стандартах.

4.3.2 Требования и правила, устанавливаемые в национальном стандарте, должны:

— быть увязаны с требованиями и правилами стандартов, утвержденных (признанных в соответствии с 1.2) ранее и/или действующих в Российской Федерации в качестве национальных стандартов (в том числе межгосударственных стандартов);

— в случаях, когда предполагается включение разрабатываемого стандарта в перечень документов по стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований технического регламента, быть увязаны с требованиями технического регламента применительно к группе однородной продукции или процессу ее проектирования, производства, монтажа, наладки, эксплуатации, транспортирования, хранения, реализации и утилизации;

— в случаях, когда предполагается обязательность применения стандартов в отношении объектов стандартизации, предусмотренных пунктом 2 статьи 6 федерального закона [3], соответствовать требованиям по обеспечению единства измерений в области использования атомной энергии, установленным нормативным правовым актом Госкорпорации «Росатом» [4];

— проверяться объективными методами;

— быть изложены максимально кратко, точно, в форме, не допускающей различные толкования, логически последовательными, необходимыми и достаточными для использования стандарта в соответствии с его областью применения.

При изложении требований к материалам, технологическому или испытательному оборудованию, полуфабрикатам, изделиям приводят их краткие конкретные функциональные свойства (параметры и характеристики) с указанием требований к основным показателям назначения, которым должны удовлетворять эти материалы. При изложении требований к материалам, оборудованию, изделиям или полуфабрикатам указание товарного знака или наименования производителя не допускается.

При изложении требований к эталонам, стандартным образцам и средствам измерений приводят их основные метрологические характеристики и условия их применения.

4.3.3 При разработке национального стандарта используют или учитывают:

— требования действующих на территории Российской Федерации технических регламентов;

— результаты научно-исследовательских работ, технических предложений, опытно-конструкторских, опытно-технологических и проектных работ, а также аналитических работ, относящихся к данному объекту и/или аспекту стандартизации;

— международные стандарты, нормы, правила, рекомендации и другие документы по международной (региональной) стандартизации, а также региональные технические регламенты;

— информацию о современных достижениях отечественной и зарубежной науки, техники и технологии, в том числе опыт применения на практике новых видов продукции и процессов;

— предложения органов власти, юридических и физических лиц, заинтересованных в разработке стандарта.

При необходимости разработчик также может учитывать региональные стандарты и технические регламенты, а также национальные стандарты, своды правил и технические регламенты других государств.

4.3.4 Наименование, построение, изложение и оформление проекта национального стандарта — по ГОСТ Р 1.5.

4.3.5 При разработке национального стандарта на основе международного или регионального стандарта (регионального свода правил, стандарта или свода правил иностранного государства или иного документа по стандартизации иностранного государства) соблюдают соответствующие правила, установленные в ГОСТ Р 1.7.

4.3.6 При использовании документов, относящихся к объектам патентного права, соблюдают соответствующие нормы законодательства Российской Федерации, а также руководствуются положениями основополагающих документов, принятых в международной стандартизации [5]*.

В том случае, если при разработке проекта национального стандарта включаются положения, связанные с использованием объектов патентного права, в том числе описания изобретений, полезных моделей и промышленных образцов, разработчик стандарта обязан раскрыть информацию об использованных в стандарте принадлежащих ему патентах, а также об известных ему использованных патентах третьих лиц и обеспечить бессрочное лицензирование патента в интересах выполнения требований стандарта на безвозмездной основе. Не допускается включение в стандарт положений, связанных с использованием объектов патентного права, которые защищены патентом, если от патентообладателя (лицензиара) не получено предварительное согласие на бессрочное лицензирование патента в интересах выполнения требований стандарта на безвозмездной основе.

Информацию об использовании в стандарте объектов патентного права приводят в предисловии стандарта и в пояснительной записке к проекту национального стандарта.

Разногласия устраняются в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации [6], на основе принципа соответствия целям и задачам стандартизации.

4.4 Для размещения соответствующей информации и документов по каждому этапу разработки национального стандарта используют Федеральную государственную информационную систему (ФГИС*) федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации.

_______________

* ФГИС Росстандарта «БЕРЕСТА».

      5 Правила разработки и утверждения национальных стандартов

5.1 Организация разработки национального стандарта

Для организации разработки национального стандарта соответствующая тема должна быть включена в Программу национальной стандартизации, формируемую по ГОСТ Р 1.14, в соответствии с областью деятельности, на текущий год.

Если объект стандартизации не относится к области деятельности ни одного из существующих ТК (ПТК), то предварительно проводят работы по созданию нового ТК (ПТК) в соответствии с положениями федерального законодательства [3] и основополагающих национальных стандартов.

5.2 Разработка первой редакции проекта национального стандарта и ее публичное обсуждение, подготовка сводки отзывов

5.2.1 Разработчик готовит первую редакцию проекта национального стандарта и пояснительную записку к нему в срок, установленный Программой национальной стандартизации.

Примечание — Разработчиком может быть физическое** или юридическое лицо — как заключившее контракт или договор на разработку или обновление стандарта с федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации или иным заказчиком, так и осуществляющее разработку стандарта за счет собственных средств.

_______________

** Здесь и далее по тексту настоящего стандарта под физическим лицом подразумевается физическое лицо, зарегистрированное в установленном законом порядке и осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

5.2.1.1 При разработке национального стандарта учитывают общие требования к содержанию стандартов, которые установлены в ГОСТ 1.5-2001 (раздел 7), за исключением случаев, предусмотренных ГОСТ Р 1.7.

Примечание — Кроме общих требований к содержанию стандартов существуют национальные стандарты и рекомендации по стандартизации, устанавливающие особые требования в отношении отдельных объектов и аспектов стандартизации [7]-[15], которые также учитывают при разработке стандарта.

5.2.1.2 В пояснительной записке к первой редакции проекта национального стандарта приводят:

— основание для разработки стандарта с указанием шифра соответствующего задания в Программе национальной стандартизации;

— краткую характеристику объекта и аспекта стандартизации;

— технико-экономическое, социальное или иное обоснование целесообразности разработки стандарта на национальном уровне;

— сведения о соответствии проекта национального стандарта техническим регламентам Евразийского экономического союза, федеральным законам, техническим регламентам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, которые содержат требования к объекту и/или аспекту стандартизации;

— сведения о соответствии проекта национального стандарта международному стандарту, региональному стандарту, региональному своду правил, стандарту иностранного государства и своду правил иностранного государства, иному документу по стандартизации иностранного государства и о форме применения данного стандарта (документа) как основы для разработки проекта национального стандарта Российской Федерации, а в случае отклонения от международного стандарта, регионального стандарта, регионального свода правил, стандарта иностранного государства и свода правил иностранного государства, иного документа по стандартизации иностранного государства — мотивированное обоснование этого решения и/или иные сведения о научно-техническом уровне проекта национального стандарта;

— сведения о проведенных научно-исследовательских работах, технических предложениях, опытно-конструкторских, опытно-технологических и проектных работах, а также аналитических работах, послуживших основой для разработки первой редакции проекта национального стандарта (при наличии);

— сведения о наличии в Федеральном информационном фонде стандартов переводов международных, региональных стандартов, стандартов и сводов правил иностранных государств, на которые даны нормативные ссылки в стандарте, использованном в качестве основы для разработки проекта национального стандарта Российской Федерации;

— сведения о взаимосвязи проекта национального стандарта с проектами или действующими в Российской Федерации другими национальными и межгосударственными стандартами, сводами правил, а при необходимости также предложения по их пересмотру, изменению или отмене (одностороннему прекращению применения на территории Российской Федерации межгосударственных стандартов);

— перечень исходных документов и другие источники информации, использованные при разработке стандарта, в том числе информацию об использовании документов, относящихся к объектам патентного или авторского права;

— сведения о технических комитетах по стандартизации, в областях деятельности которых возможно пересечение с областью применения разрабатываемого проекта национального стандарта (далее — технических комитетах по стандартизации в смежной области деятельности);

— сведения о разработчике стандарта с указанием его организационно-правовой формы, почтового адреса, номера контактного телефона и адреса электронной почты.

В случае разработки национального стандарта для включения в перечень документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований принятого или разрабатываемого технического регламента, в пояснительной записке к проекту национального стандарта указывают структурные элементы стандарта (разделы, подразделы, пункты, подпункты, приложения либо стандарт в целом), применение которых обеспечивает соблюдение требований данного технического регламента.

Пояснительную записку подписывает руководитель разработки стандарта и исполнитель, подготовивший пояснительную записку. Если разработчиком национального стандарта является физическое лицо, то пояснительную записку подписывает только разработчик.

5.2.1.3 Разработчик направляет первую редакцию проекта национального стандарта и пояснительную записку к нему в секретариат ТК (ПТК), за которым закреплена соответствующая область деятельности или объект стандартизации (далее — секретариат ТК).

При необходимости изменения наименования разрабатываемого стандарта по отношению к наименованию стандарта, указанному в Программе национальной стандартизации, разработчик указывает это в пояснительной записке к проекту стандарта, приводя обоснование необходимости изменения наименования разрабатываемого стандарта.

Секретариат ТК (ПТК) в срок, не превышающий 10 рабочих дней, осуществляет проверку соответствия первой редакции проекта стандарта положениям 4.3.1 и 4.3.2 настоящего стандарта, а также правилам, установленным в разделах 3 и 4 ГОСТ Р 1.5. По результатам проверки секретариат ТК (ПТК) может вернуть проект стандарта разработчику для доработки или подготовить свой отзыв в соответствии с 5.2.2.

5.2.1.4 Секретариат ТК (ПТК) посредством ФГИС направляет в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации для размещения на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в установленном порядке [3] уведомление о разработке проекта национального стандарта, где указываются даты начала и окончания публичного обсуждения, и осуществляет рассылку первой редакции проекта стандарта с пояснительной запиской к нему членам ТК (ПТК), а при необходимости — заинтересованным органам исполнительной власти, иным заинтересованным юридическим и физическим лицам. Срок публичного обсуждения устанавливается в интервале от 60 до 90 календарных дней включительно.

Если объект стандартизации разрабатываемого национального стандарта затрагивает область деятельности другого (других) ТК, то секретариат ТК направляет первую редакцию проекта национального стандарта и пояснительную записку к нему в секретариат этого (этих) ТК для рассмотрения. ТК в смежной области деятельности готовит отзыв на проект национального стандарта по форме приложения Б в пределах срока, установленного для публичного обсуждения стандарта, и направляет отзыв в секретариат ТК, направившего проект разрабатываемого стандарта.

5.2.2 Члены ТК (ПТК), заинтересованные органы исполнительной власти, другие юридические и физические лица рассматривают первую редакцию проекта национального стандарта, готовят отзывы на нее и направляют их в электронном виде, как в формате, позволяющем осуществлять копирование текста без его искажения, так и в виде сканированных изображений подписанных отзывов по электронной почте разработчику и в секретариат ТК (ПТК) в течение срока, предусмотренного для публичного обсуждения данного проекта стандарта.

5.2.2.1 Все замечания и предложения излагают конкретно и обоснованно. При этом следует приводить предлагаемые автором отзыва редакции отдельных пунктов, подпунктов, абзацев, таблиц, приложений и изображения графического материала, используя приведенную в приложении Б форму отзыва, избегая в предложении по одному структурному элементу ссылок на предложения по другому элементу.

5.2.2.2 Отзыв на проект национального стандарта рекомендуется излагать в следующей последовательности:

— о целесообразности разработки стандарта;

— о проекте в целом;

— о наименовании стандарта;

— об области применения стандарта;

— о структуре стандарта;

— об отдельных разделах, подразделах, пунктах, подпунктах, абзацах, таблицах, графических материалах и/или приложениях стандарта.

5.2.3 Публичное обсуждение проекта национального стандарта прекращают при наступлении срока, указанного в уведомлении о его разработке. Секретариат ТК (ПТК) посредством ФГИС направляет в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации для размещения на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в установленном порядке [3] уведомление о завершении публичного обсуждения проекта национального стандарта.

Решение о продлении сроков публичного обсуждения принимает федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации с учетом представленного ТК (ПТК) обоснования необходимости продления сроков публичного обсуждения. При этом федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации, где это применимо, вносит соответствующие изменения в Программу национальной стандартизации. Суммарный срок публичного обсуждения не должен превышать 120 календарных дней.

5.2.4 Разработчик составляет сводку отзывов на первую редакцию проекта национального стандарта, которые поступили в процессе публичного обсуждения, по форме и правилам, приведенным в приложении В, оценивает целесообразность учета этих замечаний и предложений и дорабатывает проект национального стандарта с учетом принятых им замечаний и предложений заинтересованных лиц в пределах срока, установленного в Программе национальной стандартизации на разработку окончательной редакции национального стандарта. В случае отклонения представленных замечаний и предложений заинтересованных лиц разработчик стандарта в графе «Заключение разработчика» должен указать обоснованный отказ в отклонении представленных замечаний и предложений.

Примечание — Срок доработки проекта национального стандарта рекомендуется устанавливать в диапазоне от одного до трех месяцев после окончания публичного обсуждения данного проекта.

5.2.5 При наличии существенных разногласий в мнениях заинтересованных сторон, выявленных при составлении сводки отзывов, перед подготовкой окончательной редакции проекта национального стандарта секретариат ТК или разработчик могут предложить оформить вторую (а при необходимости — и последующие) редакцию проекта и провести ее обсуждение с заинтересованными лицами, от которых поступили возражения по существу проекта стандарта и предложения на первую редакцию данного проекта с участием секретариата ТК. При этом форму и дату обсуждения устанавливает разработчик по согласованию с секретариатом ТК. По решению председателя ТК (ПТК) может быть создана рабочая группа для доработки проекта стандарта.

5.3 Подготовка окончательной редакции проекта национального стандарта, проведение ее экспертизы и нормоконтроля

5.3.1 Разработчик готовит окончательную редакцию проекта национального стандарта с учетом принятых им замечаний и предложений заинтересованных лиц на первую редакцию проекта стандарта, а также результатов обсуждения второй (а также последующих) редакций проекта стандарта (если эти редакции оформлялись). При этом соблюдают срок, установленный в Программе национальной стандартизации для представления окончательной редакции.

При подготовке проекта окончательной редакции национального стандарта пояснительную записку к нему дополняют сведениями о проведении публичного обсуждения и краткой характеристикой полученных отзывов заинтересованных лиц, а также результатов обсуждения второй (последующей) редакции этого проекта в случае оформления таковых редакций.

После подготовки окончательной редакции проекта национального стандарта и до утверждения данного стандарта разработчик обязан предоставить этот проект и сводку отзывов на первую редакцию любому заинтересованному лицу по его запросу или сообщить сайт технического комитета по стандартизации в сети Интернет, на котором можно ознакомиться с ними.

5.3.2 Разработчик направляет окончательную редакцию проекта национального стандарта на рассмотрение в секретариат ТК, за которым закреплена соответствующая область деятельности (объект стандартизации), вместе со следующими документами:

— пояснительной запиской к проекту окончательной редакции национального стандарта;

— сводкой отзывов на проект стандарта;

— зарегистрированным в соответствии с Порядком [16] переводом на русский язык международного либо регионального стандарта или иного иноязычного документа, использованного в качестве основы при разработке проекта национального стандарта.

5.3.3 Если объект стандартизации разрабатываемого национального стандарта затрагивает область деятельности другого (других) ТК, секретариат ТК направляет окончательную редакцию проекта национального стандарта и пояснительную записку к ней в секретариат этого (этих) ТК для согласования. ТК в смежной области деятельности готовит отзыв на окончательную редакцию проекта национального стандарта по форме приложения Б в срок, не превышающий 30 дней, и отсылает отзыв в секретариат ТК, направившего проект стандарта на окончательную редакцию. При отсутствии отзыва в установленный срок окончательная редакция проекта стандарта считается согласованной.

5.3.4 Секретариат ТК (ПТК) рассматривает представленные согласно 5.3.2 документы и организует проведение экспертизы окончательной редакции проекта национального стандарта в соответствии с порядком, установленным федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации [17]. При этом содержание экспертизы и экспертное заключение должны соответствовать требованиям, установленным в ГОСТ Р 1.6.

5.3.4.1 Если для проведения экспертизы окончательной редакции проекта национального стандарта (как предусмотрено в соответствующем порядке [17]) формируют рабочую группу, то в нее включают членов ТК (ПТК), которые в отзывах на первую редакцию данного проекта высказали свои предложения и замечания по существу проекта стандарта и/или участвовали в рабочей группе по его доработке.

5.3.4.2 Если согласно правилам [18] проект национального стандарта подлежит метрологической экспертизе, то ее проводят одновременно с экспертизой в ТК (ПТК).

В ходе экспертизы в ТК (ПТК) также устанавливается эквивалентность стандартов для применения в целях сертификации и аккредитации в национальной системе аккредитации.

Примечание — Стандарты считаются эквивалентными в случае, если в новую редакцию стандарта не внесены существенные изменения в части правил и методов исследований (испытаний) и измерений, в том числе правила отбора образцов продукции, применяемых в целях подтверждения соответствия. Понятие «эквивалентность» по отношению к ранее действующему стандарту применяется исключительно при использовании стандарта органами оценки соответствия.

Экспертиза в ТК и метрологическая экспертиза могут быть проведены по ускоренной процедуре в срок, не превышающий 20 календарных дней, в случае подготовки национального стандарта на основе применения стандарта организации, который ранее (не позднее чем за два года до этого) проходил экспертизу в том же ТК.

5.3.4.3 Секретариат ТК (ПТК) готовит проект мотивированного предложения об утверждении национального стандарта на основании голосования членов ТК (ПТК) в случае достижения в ТК (ПТК) консенсуса с соблюдением соответствующих правил [19]. Форма мотивированного предложения приведена в справочном приложении Г.

5.3.4.4 Ответственный секретарь ТК размещает окончательную редакцию в Федеральной государственной информационной системе (ФГИС) федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации.

5.3.5 При наличии в мотивированном предложении ТК (ПТК) предложения об утверждении проекта в качестве национального стандарта разработчик направляет окончательную редакцию проекта национального стандарта на нормоконтроль в организацию, уполномоченную федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации на проведение нормоконтроля проектов национальных стандартов.

5.3.6 Если ТК (ПТК) в мотивированном предложении рекомендует утвердить проект в качестве предварительного национального стандарта, то разработчик оформляет данный проект в соответствии с правилами, установленными в ГОСТ Р 1.5 для проектов предварительных национальных стандартов.

Примечание — Дальнейшие работы с проектом предварительного национального стандарта осуществляют по ГОСТ Р 1.16.

5.3.7 Уполномоченная организация проводит нормоконтроль проекта национального стандарта в установленном порядке в срок, не превышающий 30 календарных дней, за исключением времени, необходимого разработчику для доработки замечаний по результатам нормоконтроля.

При подготовке национального стандарта на основе применения действующего не менее двух лет стандарта организации нормоконтроль проекта национального стандарта проводится в срок, не превышающий 20 календарных дней.

5.3.8 Представляемый на нормоконтроль оригинал окончательной редакции проекта национального стандарта должен быть оформлен по ГОСТ Р 1.5.

5.3.9 Комплекс стандартов, имеющих общий объект стандартизации, запланированных к утверждению и вводу в действие одновременно и содержащих перекрестные нормативные ссылки друг на друга, должен представляться на нормоконтроль с присвоенными оператором Федерального информационного фонда стандартов обозначениями комплекса стандартов в соответствии с ГОСТ Р 1.5, перекрестные нормативные ссылки должны быть внесены в проект в соответствии с полученными обозначениями стандартов.

5.3.10 На каждой странице проекта стандарта, прошедшего нормоконтроль, редактор проставляет номерной штамп «В набор». Проект стандарта со штампом «В набор» организация, уполномоченная федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации на нормоконтроль проектов национальных стандартов, передает разработчику. Копию проекта национального стандарта со штампом «В набор» разработчик направляет в секретариат ТК (ПТК).

5.4 Подготовка к утверждению национального стандарта, его утверждение и регистрация

5.4.1 Секретариат ТК (ПТК) направляет в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации следующие документы:

— копию проекта стандарта со штампом «В набор»;

— протокол заседания ТК (ПТК) (или выписку), на котором был достигнут консенсус в соответствии с правилами достижения консенсуса [19];

— экспертное заключение ТК (ПТК);

— мотивированное предложение об утверждении национального стандарта по форме приложения Г;

— отзыв ТК в смежных областях деятельности на окончательную редакцию проекта национального стандарта по форме приложения Б;

— пояснительную записку к окончательной редакции проекта национального стандарта;

— сводку отзывов на проект стандарта.

5.4.2 Федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации принимает решение об утверждении национального стандарта путем оформления соответствующего организационно-распорядительного документа.

Примечание — В случаях, предусмотренных в частях 12 и 16 статьи 24 Федерального закона [3], ТК может предложить отклонить проект или утвердить его в качестве предварительного национального стандарта. Соответствующее решение федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации принимает на основании мотивированного предложения ТК.

В случае, предусмотренном в части 18 статьи 24 Федерального закона [3], если экспертное заключение на проект стандарта не соответствует требованиям ГОСТ Р 1.6-2013 (приложение А), федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации может направить проект национального стандарта на экспертизу повторно. Федеральный орган исполнительной власти также вправе запросить дополнительные материалы у ТК (ПТК) для принятия решения об утверждении стандарта.

5.4.3 Дату введения национального стандарта в действие устанавливают в организационно-распорядительном документе, указанном в 5.4.2 настоящего стандарта, с учетом времени, необходимого для реализации организационно-технических мероприятий, проводимых при внедрении данного стандарта перед его практическим применением, но не ранее тридцати дней после утверждения этого стандарта. При этом срок действия национального стандарта не ограничивают, за исключением случаев, когда это обусловлено законодательными или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В документе, указанном в 5.4.2, устанавливают закрепление вновь утвержденного национального стандарта за ТК*, а также, где применимо, приводят данные об эквивалентности стандарта в соответствии с 5.3.4.2 настоящего стандарта.

_______________

* Стандарт, представленный на утверждение ПТК, за этим комитетом не закрепляют. В таком случае функции, которые в соответствии с разделами 6-8 поручены ТК, по отношению к данному стандарту выполняет подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации (до закрепления за соответствующим ТК).

5.4.4 По решению федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации при установлении даты введения национального стандарта в действие может быть предоставлено право досрочного применения вводимого впервые национального стандарта со дня его опубликования.

5.4.5 Регистрацию утвержденного национального стандарта осуществляют с соблюдением соответствующего порядка, установленного федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере стандартизации [16].

5.4.6 Федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации на своем официальном сайте в сети Интернет размещает уведомление об утверждении национального стандарта.

5.4.7 Официальное опубликование национального стандарта организует федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации в соответствии с порядком, установленным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере стандартизации [20].

      6 Правила проведения работ по обновлению национальных стандартов

6.1 Организация работ по обновлению национальных стандартов

6.1.1 Национальный стандарт подлежит обновлению в следующих случаях:

— если его содержание вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны;

— если его содержание не соответствует требованиям, установленным в 4.3.1 настоящего стандарта;

— если содержание стандарта не соответствует достигнутому уровню развития науки и техники;

— если содержание стандарта препятствует соблюдению требований действующего технического регламента (в том числе технического регламента Евразийского экономического союза) или препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;

— если опубликована новая версия международного стандарта (регионального стандарта или иного документа), использованного ранее в качестве основы при разработке проекта национального стандарта, за исключением случая, когда Российская Федерация в соответствии с установленными процедурами выступала против принятия данного международного стандарта (регионального стандарта или иного документа);

— если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в Российской Федерации).

В последнем случае при организации обновления действующего национального стандарта необходимо стремиться к обеспечению комплексности работ по стандартизации взаимосвязанных объектов по срокам введения в действие распространяющихся на них стандартов и сводов правил.

6.1.2 Обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра или разработки изменения к нему.

6.1.3 При необходимости обновления национального стандарта члены ТК, другие заинтересованные пользователи стандарта направляют соответствующие предложения (с аргументированным обоснованием и предложением по финансированию данной работы) в секретариат ТК, за которым закреплен данный стандарт, а при отсутствии такого ТК — в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации либо подведомственный ему институт стандартизации для рассмотрения и подготовки мотивированного предложения по обновлению национального стандарта в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации. Вместе с предложениями могут быть представлены документы, подтверждающие их обоснованность, текст изменения, который целесообразно внести в данный стандарт, а также предложение по закреплению стандарта за ТК, к которому относится соответствующий объект или аспект стандартизации, если данный стандарт не был официально закреплен за ТК или ранее был закреплен за другим ТК.

6.1.4 Секретариат ТК (федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации либо подведомственный ему институт стандартизации) рассматривает, анализирует и обобщает полученные предложения по обновлению национального стандарта, оценивает их актуальность, определяет способ обновления стандарта (в виде изменения или пересмотра).

6.1.5 Если в течение пяти лет после введения в действие, обновления или проверки актуальности национального стандарта в секретариат ТК (либо в подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации) не поступали предложения по его обновлению, секретариат ТК (либо подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации) самостоятельно проводит проверку содержания данного стандарта и/или направляет членам ТК запрос о предоставлении предложений, позволяющих оценить целесообразность обновления стандарта или его отмены.

Проверку национального стандарта проводят с целью выявления необходимости его обновления, которое может быть направлено:

— на обеспечение соблюдения требований действующего на территории Российской Федерации технического регламента;

— устранение противоречий с действующими и вводимыми нормами законодательства Российской Федерации;

— приведение стандарта в соответствие с вновь заключенными международными соглашениями;

— гармонизацию стандарта на международном и/или региональном уровне;

— распространение передового опыта, повышение качества продукции (работ или услуг) в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии, потребностями населения, экономики и безопасности страны;

— более полное достижение целей национальной стандартизации и решение задач, которые установлены в статье 3 Федерального закона [3];

— устранение противоречий или дублирования с вновь разработанными, обновленными национальными стандартами Российской Федерации и межгосударственными стандартами, действующими на ее территории в качестве национальных стандартов, а также сводами правил;

— исключение ссылок на отмененные стандарты или на межгосударственные стандарты, действие которых на территории Российской Федерации прекращено в одностороннем порядке.

В случае если по результатам проверки не выявлено необходимости обновления действующего национального стандарта, соответствующее решение направляется секретариатом ТК за подписью его председателя (заместителя председателя) в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации. Секретариат ТК может единовременно представить решение по нескольким таким стандартам.

При согласии с решением ТК об актуальности стандарта федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации направляет данное решение в подведомственный ему институт стандартизации для учета и опубликования в информационном указателе «Национальные стандарты» (ИУС).

6.1.6 При проведении работ, указанных в 6.1.4 и 6.1.5, следует оценить необходимость одновременного обновления взаимосвязанных с обновляемым национальным стандартом других национальных стандартов Российской Федерации, а также межгосударственных стандартов (в том числе стандартов, в которых даны нормативные ссылки на данный стандарт), а также сводов правил.

6.1.6.1 Если в процессе проверки выявлена необходимость обновления взаимосвязанного национального или межгосударственного стандарта, закрепленного за другим ТК, секретариат ТК (подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации), проводивший проверку, направляет соответствующее предложение в секретариат другого ТК.

6.1.6.2 ТК (либо подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации), в который поступило предложение по обновлению национального стандарта, анализирует его и при необходимости определяет способ обновления закрепленного за ним стандарта (в виде изменения или пересмотра) и в срок, не превышающий 30 календарных дней, сообщает свое мнение в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации для последующего включения в Программу национальной стандартизации на соответствующий год.

6.1.6.3 Федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации рассматривает предложения различных ТК и принимает решение, направленное на обеспечение координации проводимых ими работ, доводя его до секретариатов соответствующих ТК в срок, не превышающий 30 календарных дней. В случае положительного решения соответствующую тему работ включают в Программу национальной стандартизации на соответствующий год.

6.1.7 При необходимости федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации может организовать совместно с ТК проведение анализа определенной части фонда действующих национальных стандартов с целью его обновления путем оценки научно-технического уровня входящих в него стандартов.

6.1.8 Проверку действующих национальных стандартов секретариат ТК (либо подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации) проводит при включении их в перечень документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований принятого технического регламента (в том числе технического регламента Евразийского экономического союза), или в перечень документов в области стандартизации, содержащих правила и методы исследований (испытаний) и измерений, в том числе правила отбора образцов, необходимые для применения и исполнения принятого технического регламента и осуществления оценки соответствия.

Примечание — В том случае, когда по результатам проверки действующего стандарта выявлена необходимость его изменения или пересмотра, данный стандарт может быть включен в один из указанных перечней только после введения в действие этого изменения или заменяющего стандарта.

6.2 Разработка изменения национального стандарта

6.2.1 Разработку изменения национального стандарта осуществляют в соответствии с Программой национальной стандартизации, а также по решению федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации в случаях, обусловленных указом или распоряжением Президента Российской Федерации, либо в случаях, установленных поручениями Президента Российской Федерации, постановлением или распоряжением Правительства Российской Федерации, изменением федерального законодательства.

6.2.2 Изменение национального стандарта на продукцию разрабатывают при необходимости замены (модификации) или исключения отдельных его положений или их фрагментов, если это не влечет за собой нарушения взаимозаменяемости продукции, изготовленной по измененному стандарту, и продукции, изготовленной по стандарту до внесения в него изменения, а также не приводит к нарушению совместимости с другой продукцией, с которой была совместима продукция, изготовленная по стандарту до внесения в него изменения.

Изменение национального стандарта на метод контроля (испытаний, измерений, анализа) разрабатывают, если вносимое изменение не ухудшает результаты испытаний и характеристики погрешности результатов измерений, полученных при использовании метода, регламентированного действующим национальным стандартом.

Для всех видов национальных стандартов изменение стандарта разрабатывают, если его объем не превышает 20% текста стандарта.

Примечание — Объем измеряется в авторских (издательских) листах.

6.2.3 Изменение национального стандарта только редакционного (лингвистического) и/или ссылочного характера, а также направленное на устранение ошибок или опечаток, допущенных при подготовке стандарта к утверждению, опубликованию или последующему изданию, в форме самостоятельного документа не разрабатывают, а включают в изменение, необходимость которого обусловлена заменой, дополнением и/или исключением определенных положений стандарта, или оформляют в виде поправки (см. раздел 7).

6.2.3.1 Изменение стандарта разрабатывают также в том случае, если в стандарте дана нормативная ссылка на один из следующих документов:

— межгосударственный стандарт, применение которого в Российской Федерации прекращено в одностороннем порядке (в соответствии с ГОСТ Р 1.8);

— отмененный национальный стандарт, если данный стандарт отменен без замены или вместо него действует межгосударственный стандарт или другой национальный стандарт, имеющий в обозначении иной регистрационный номер.

Примечания

1 В иных случаях, связанных с необходимостью актуализации датированной ссылки при пересмотре или изменении ссылочного национального или межгосударственного стандарта при условии, что замена данной ссылки не влияет на техническое содержание стандарта, вместо изменения в стандарт вносят поправку в соответствии с разделом 7.

2 Если по какой-либо причине не было разработано изменение стандарта (или не была внесена поправка в стандарт), направленное на актуализацию нормативных ссылок, пользователи стандарта самостоятельно осуществляют поиск стандартов, которые действуют взамен отмененных ссылочных стандартов. Причем в случае, когда ссылочный стандарт отменен без замены или утратил статус действующего в Российской Федерации на национальном уровне без утверждения вместо него национального стандарта, положение (или его часть), в котором дана эта ссылка, может не применяться. При этом в случае возникновения разногласий у пользователей стандарта по вопросам, связанным с применением нормативных ссылок на отмененные стандарты, рекомендуется обращаться за разъяснениями в секретариат ТК в соответствии с его компетенцией, а при отсутствии такого ТК — в подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации.

3 Актуализация нормативных ссылок и оформления стандарта при переиздании не является изменением или обновлением национального стандарта.

6.2.3.2 Положение национального стандарта, в котором дана ссылка, указанная в 6.2.3.1, исключают или модифицируют путем включения недостающего требования (правила).

6.2.4 Если в национальный стандарт уже внесено три изменения, то следующее изменение не разрабатывают, а осуществляют пересмотр стандарта в соответствии с 6.3. Пересмотр стандарта также является предпочтительным, если объем вносимого изменения может превысить 20% текста стандарта или при необходимости существенного изменения его обозначения, наименования либо области применения.

6.2.5 Построение и изложение изменения национального стандарта — по ГОСТ Р 1.5. При этом вносимому в стандарт изменению присваивают очередной порядковый номер.

6.2.6 Разработку изменения национального стандарта, его утверждение, регистрацию и введение в действие проводят в соответствии с правилами, установленными для стандартов в разделе 5, а также правилами, установленными в настоящем подразделе.

Примечание — При необходимости одновременно с разработкой данного изменения осуществляют работы по разработке изменений к взаимосвязанным с ним национальным и межгосударственным стандартам и сводам правил.

6.2.6.1 При выборе разработчика изменения национального стандарта предпочтение рекомендуется отдавать разработчику данного стандарта.

6.2.6.2 В пояснительной записке к проекту изменения вместо характеристики объекта и аспекта стандартизации приводят характеристику вносимого изменения, а также обоснование целесообразности его внесения и ожидаемой эффективности от изменения стандарта. В пояснительной записке к проекту изменения национального стандарта допускается не приводить сведения об использованном ранее при его разработке международном стандарте, региональном стандарте, региональном своде правил, стандарте иностранного государства, своде правил иностранного государства, иных документах по стандартизации иностранных государств, если вносимое изменение не обусловлено необходимостью восстановления гармонизации национального стандарта с использованным документом в случае его обновления.

6.2.6.3 Нормоконтроль проектов изменений проводит уполномоченная федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации организация.

6.2.6.4 В уведомлении о разработке изменения национального стандарта приводят цель внесения данного изменения.

6.2.6.5 Изменение национального стандарта вводят в действие не ранее 30 календарных дней после его утверждения и с учетом времени, необходимого для проведения соответствующих организационно-технических мероприятий.

6.2.7 Уведомление об утвержденном изменении национального стандарта размещают на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации в сети Интернет.

6.2.8 Издание изменения национального стандарта в печатном виде осуществляют в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты».

В обоснованных случаях вместо публикации текста изменения национального стандарта осуществляют новое издание стандарта (переиздание), включающее это и все предыдущие изменения данного стандарта, а также поправки к нему.

6.2.9 Внесение изменения в экземпляры национального стандарта, находящиеся у его пользователей, рекомендуется осуществлять в соответствии с порядком, приведенным в приложении Д.

В тех случаях, когда необходимо использование официального издания национального стандарта, например при использовании стандарта для подтверждения соблюдения требований технического регламента, при проведении подтверждения соответствия данному стандарту, аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий, заключении договоров и контрактов, в арбитражных спорах, судебных разбирательствах и иных видах разрешения разногласий между изготовителями и потребителями продукции, исполнителями и заказчиками услуг и т.п., а также в библиотеках и органах научно-технической информации, следует применять только те экземпляры стандарта, изменения в которые внесены в соответствии с порядком, приведенным в приложении Д.

В остальных случаях способы внесения изменения в экземпляры национального стандарта, находящиеся у его пользователей, определяются ими самостоятельно.

6.3 Проведение пересмотра национального стандарта

6.3.1 Пересмотр национального стандарта необходим, если предлагаемые значительные изменения его содержания и/или структуры, а также включение в него новых и/или более прогрессивных требований приводят к следующим последствиям:

— нарушению взаимозаменяемости с продукцией, изготовленной до введения этих требований;

— нарушению совместимости с другой продукцией, с которой была совместима продукция, изготовленная по стандарту до введения в него новых требований;

— оказанию влияния на результаты испытаний и характеристики погрешности результатов измерений параметров продукции и проводимых по пересмотренному и действующему ранее стандарту.

6.3.2 При пересмотре национального стандарта разрабатывают новый национальный стандарт взамен действующего. При этом разработку стандарта, его утверждение, регистрацию, издание и введение в действие проводят с соблюдением правил, установленных в разделе 5 для вновь разрабатываемых стандартов, а также правил, установленных в настоящем подразделе.

Примечание — При необходимости одновременно с пересмотром данного стандарта осуществляют работы по подготовке изменений к взаимосвязанным с ним национальным и межгосударственным стандартам и сводам правил или работы по их пересмотру.

6.3.2.1 Пересмотр национального стандарта осуществляют в соответствии с Программой национальной стандартизации на текущий год.

6.3.2.2 В качестве разработчика обновляемого национального стандарта, как правило, привлекают разработчика действующего стандарта.

6.3.2.3 В пояснительной записке к проекту разрабатываемого национального стандарта приводят технико-экономическое, социальное или иное обоснование целесообразности пересмотра данного стандарта и краткую характеристику содержания пересмотра, а также описание ожидаемой эффективности от применения новой версии стандарта вместо его прежней версии. При этом в пояснительной записке допускается не приводить сведения о международных и региональных стандартах, если пересмотр действующего стандарта не обусловлен необходимостью гармонизации данного межгосударственного стандарта на международном или региональном уровнях.

6.3.2.4 В уведомлении о разработке проекта национального стандарта взамен действующего и в уведомлении о завершении публичного обсуждения данного проекта наряду с наименованием стандарта приводят соответствующую информацию с указанием обозначения действующего стандарта, вместо характеристики объекта стандартизации указывают цель пересмотра, а отличия от соответствующего международного стандарта отражают только в случае, когда пересмотр обусловлен применением новой версии международного или регионального стандарта.

6.3.3 При пересмотре действовавший ранее национальный стандарт отменяют, а в пересмотренном стандарте (в предисловии) указывают, взамен какого стандарта он разработан. При присвоении обозначения обновленному стандарту сохраняют регистрационный номер действовавшего ранее стандарта и приводят после него (отделяя тире) четыре цифры, означающие год утверждения обновленного стандарта.

6.3.4 Информацию о замене действующего национального стандарта и об утверждении обновленного стандарта размещают на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации в сети Интернет в виде соответствующего уведомления.

6.3.5 Официальное опубликование обновленного стандарта организует федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации в соответствии с порядком, установленным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере стандартизации [20].

      7 Правила внесения поправок в национальные стандарты

7.1 При необходимости внесения исправлений в опубликованный национальный стандарт, которые направлены на устранение ошибок или опечаток, допущенных при подготовке данного стандарта к утверждению, опубликованию или последующему изданию, любой пользователь этого стандарта может направить в секретариат ТК, за которым закреплен данный национальный стандарт (при отсутствии такого ТК — в подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации), предложение по внесению в стандарт поправки.

Внесение в стандарт поправки может быть обусловлено необходимостью:

— указания в нем информации о наличии в стандарте объектов патентного права в случае, если патентообладатель (лицензиар) заявил о своих правах на изобретение после утверждения и/или введения стандарта в действие;

— актуализации датированной ссылки на другой национальный или межгосударственный стандарт в случае пересмотра ссылочного стандарта, когда замена данной ссылки не влияет на техническое содержание стандарта;

— устранения в стандарте технической ошибки, исправление которой обосновано соответствующим заключением ТК.

В случае принятия Правительством Российской Федерации или федеральным органом исполнительной власти нормативного правового акта, требования которого необходимо срочно учесть в действующем стандарте, а разработка изменения в соответствии с установленными в 6.2 правилами не позволяет это сделать, федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации принимает решение по внесению в данный стандарт поправки на основании согласования с председателем ТК, за которым закреплен этот стандарт.

7.2 Секретариат ТК рассматривает предложение по внесению в национальный стандарт поправки и в случае согласия с ним оформляет в соответствии с приложением Е поправку и направляет ее для проведения нормоконтроля в подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации.

Секретариат ТК направляет поправку, прошедшую нормоконтроль, вместе с мотивированным предложением, подписанным председателем ТК, в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации.

7.3 Поправка утверждается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации должностным лицом.

7.4 Текст утвержденной поправки к национальному стандарту размещают на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации в сети Интернет, а также учитывают при переиздании данного стандарта, соблюдая при этом соответствующий порядок [20].

7.5 Издание поправки к национальному стандарту в печатном виде осуществляют в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты» (ИУС). Датой введения в действие поправки является дата ее размещения на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации в сети Интернет.

(Поправка. ИУС N 7-2021).

      8 Правила отмены национальных стандартов

8.1 Действующий национальный стандарт отменяют в следующих случаях:

а) при утверждении и введении в действие взамен данного стандарта другого национального стандарта, в том числе при включении положений данного стандарта в другой стандарт;

б) при утверждении национального стандарта или введении в действие в Российской Федерации в этом качестве межгосударственного стандарта, который распространяется на тот же объект и аспект стандартизации;

в) при полном прекращении выпуска продукции, проведения работ или оказания услуг, которые осуществлялись по данному стандарту;

г) при выявлении несоответствия стандарта требованиям, установленным в 4.3.1 настоящего стандарта;

д) в случае принятия решения об отмене на заседании Комиссии по апелляциям при федеральном органе исполнительной власти в сфере стандартизации;

е) в других случаях, когда стандарт утратил свою актуальность в связи с изменением направлений работ по национальной стандартизации в данной области.

8.2 Отмену национального стандарта осуществляют с максимальным учетом мнения заинтересованных лиц.

8.3 Если стандарт отменяют в случаях, указанных в перечислениях а) и б) 8.1, рассмотрение возможности отмены членами ТК, за которым закреплен данный стандарт, и другими заинтересованными лицами осуществляется одновременно с публичным обсуждением проекта национального стандарта, который будет действовать вместо отмененного стандарта.

8.4 В случаях, указанных в перечислениях в) и г) 8.1, члены ТК, за которым закреплен данный стандарт, другие заинтересованные федеральные и иные органы исполнительной власти, юридические и физические лица могут направить мотивированные предложения об отмене действующего национального стандарта в секретариат этого ТК, а при его отсутствии — в подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации.

8.5 Секретариат ТК организует рассмотрение поступившего предложения об отмене национального стандарта членами данного ТК и проведение публичного обсуждения предложения об отмене стандарта путем подготовки соответствующего уведомления, сформированного во ФГИС Росстандарта «БЕРЕСТА», для размещения его на официальном сайте в сети Интернет.

Срок публичного обсуждения предложения об отмене национального стандарта должен быть не менее 60 календарных дней.

В случае отмены национального стандарта на основании решения Комиссии по апелляциям при федеральном органе исполнительной власти в сфере стандартизации публичного обсуждения не проводится.

8.6 Если отмена национального стандарта противоречит интересам юридического или физического лица, члена ТК, органа исполнительной власти, государственных корпораций, научных организаций, изготовителей, исполнителей, общественных объединений, применяющих данный стандарт, то член ТК, другое заинтересованное лицо (орган, организация) направляет письмо о нецелесообразности отмены в секретариат ТК, за которым закреплен данный стандарт, а при отсутствии такого ТК — в подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации.

8.7 При согласии с предложением об отмене стандарта всех членов ТК, за которым закреплен данный стандарт, выразивших заинтересованность в рассмотрении данного предложения, и в случае отсутствия писем других заинтересованных сторон о нецелесообразности отмены секретариат ТК (либо подведомственный федеральному органу исполнительной власти в сфере стандартизации институт стандартизации) готовит и направляет в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации соответствующее заключение о целесообразности отмены стандарта, а также направляет следующие документы в одном экземпляре:

— письмо с мотивированным предложением об отмене стандарта, если это предложение исходит не от секретариата данного ТК;

— протокол заседания ТК по рассмотрению предложения об отмене (допускается проведение заседания в заочной форме) или иные документы, подтверждающие согласие с отменой стандарта всех членов данного ТК, выразивших заинтересованность в рассмотрении этого предложения.

8.8 Федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации оценивает целесообразность отмены национального стандарта и в случае согласия принимает соответствующее решение в виде организационно-распорядительного документа, в котором указывается дата отмены данного стандарта.

8.9 В обоснованных случаях федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации принимает решение об отмене приказа о введении в действие национального стандарта на срок, не превышающий три года.

К таким случаям относятся:

— принятие федерального закона или нормативного правового акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, другого федерального органа исполнительной власти, Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» или иных государственных корпораций, положения которого необходимо учесть в действующем национальном стандарте;

— принятие технического регламента (в том числе технического регламента Евразийского экономического союза) или заключение Российской Федерацией международного договора, которому противоречат положения, установленные в национальном стандарте;

— применение национального стандарта не обеспечивает безопасность продукции, процесса либо услуги, на которую распространяется данный стандарт, или наносит явный ущерб национальной экономике или социальным отношениям;

— правила, установленные национальным стандартом, противоречат требованиям законодательства Российской Федерации или международным договорам, иным путем нарушают или ограничивают права юридических и физических лиц, в том числе на объекты патентного права;

— невозможность выполнения технических требований или отсутствие методов контроля установленных требований, которые обоснованы соответствующим заключением ТК;

— принятие решения об отмене действия стандарта Комиссией по апелляции при федеральном органе исполнительной власти в сфере стандартизации.

В других случаях — при отсутствии времени для пересмотра или изменения стандарта в связи с установленной недопустимостью применения действующего стандарта в существующем виде.

Предложение об отмене приказа о введении в действие национального стандарта может быть подготовлено секретариатом ТК, за которым закреплен данный стандарт, а при отсутствии такого ТК — подведомственным федеральному органу исполнительной власти институтом по стандартизации.

Решение федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации об отмене приказа о введении в действие национального стандарта оформляют соответствующим организационно-распорядительным документом, в котором указывают причину отмены приказа о введении действия данного стандарта, а также, где это применимо, новую дату введения стандарта в действие.

8.10 Восстановление действия национального стандарта оформляют организационно-распорядительным документом федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации об утверждении изменения к данному стандарту, устраняющего причины, по которым введение в действие национального стандарта было отменено. Если в течение трех лет не было утверждено изменение стандарта, введение в действие которого было отменено, или не был завершен его пересмотр, стандарт подлежит отмене.

Действие национального стандарта без внесения в него изменения может быть восстановлено, если причина отмены приказа о введении в действие данного стандарта устранена, а также по результатам повторной экспертизы стандарта, организованной федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации.

8.11 Решение федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации об отмене (либо отмене введения в действие) национального стандарта оформляют соответствующим организационно-распорядительным документом. Уведомление об отмене (либо отмене введения в действие) национального стандарта размещают на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации в сети Интернет. Решение об отмене (либо отмене введения в действие) национального стандарта публикуют в ИУС, а также учитывают при подготовке следующего ежегодного информационного указателя «Национальные стандарты».

8.12 Опубликование официальной информации об отмене либо отмене введения в действие национального стандарта является основанием для прекращения ссылок на данный стандарт при разработке новой нормативной или технической документации, а также при пересмотре действующей документации (или при внесении в нее изменений).

Приложение А

(справочное)

 Последовательность разработки и утверждения проекта национального стандарта

Этап	Ответственный	Структурный элемент настоящего стандарта
1 Разработка	1.1 Организация разработки	Разработчик	5.1
	1.2 Разработка первой редакции	Разработчик	5.2.1, 5.2.1.1-5.2.1.2
	1.3 Отправка в секретариат ТК на публичное обсуждение	Разработчик	5.2.1.3
2 Публичное обсуждение	2.1 Размещение уведомления о разработке проекта национального стандарта, рассылка проекта членам ТК	Секретариат ТК, ФОИВ в сфере стандартизации	5.2.1.4
	2.2 Рассмотрение проекта и составление отзывов	Члены ТК, заинтересованные лица	5.2.2
	2.3 Завершение публичного обсуждения	Секретариат ТК, ФОИВ в сфере стандартизации	4.2.3
3 Доработка	3.1 Редактирование проекта в соответствии с отзывами	Разработчик	5.2.4
	3.2 При необходимости рассмотрение второй и последующих редакций	Разработчик, члены ТК	5.2.5
	3.3 Подготовка окончательной редакции	Разработчик	5.3
4 Экспертиза	4.1 Экспертиза проекта	Члены ТК	5.3.4
	4.2 Составление экспертного заключения и мотивированного предложения по результатам экспертизы	Секретариат ТК	5.3.4
	4.3 Достижение консенсуса	ТК	5.3.4
5 Подготовка к утверждению, утверждение	5.1 Нормоконтроль	Разработчик, уполномоченная организация	5.3.6-5.3.9
	5.2 Отправка комплекта документов в ФОИВ в сфере стандартизации	Секретариат ТК	5.4.1
	5.3 Принятие решения об утверждении	ФОИВ в сфере стандартизации	5.4.3-5.4.5
	5.4 Регистрация	ФОИВ в сфере стандартизации	5.4.6
	5.5 Опубликование	ФОИВ в сфере стандартизации	5.4.7

Приложение Б

(обязательное)

 Форма отзыва на проект национального стандарта*

_______________

* Отзыв на проект национального стандарта представляется в электронном виде по электронной почте и/или средствами ФГИС Росстандарта в редактируемом формате (doc, docx, xls, xlsx) и в виде сканированной копии подписанного отзыва.

	Отзыв
		наименование организации, органа управления или иного заинтересованного лица
	на проект национального стандарта
	наименование стандарта
	Структурный элемент стандарта	Замечание, предложение	Предлагаемая редакция	Обоснование предлагаемой редакции
	Руководитель подразделения, ответственного за подготовку отзыва
	должность		личная подпись		Ф.И.О
	Составитель отзыва
	должность		личная подпись		Ф.И.О

Приложение В

(обязательное)

 Форма сводки отзывов на проект национального стандарта и правила ее заполнения

СВОДКА ОТЗЫВОВ

на проект национального стандарта

наименование стандарта

Структурный элемент стандарта

Наименование организации или иного лица (номер письма, дата)

Замечание, предложение, предлагаемая редакция

Заключение разработчика

Руководитель разработки*

должность и наименование организации — разработчика стандарта

личная подпись

Ф.И.О

Разработчик стандарта или

иной составитель сводки отзывов

должность

личная подпись

Ф.И.О

_______________

* Не приводят, если разработчиком является физическое лицо.

В.1 Сводку отзывов заполняют в следующей последовательности:

— в целом по проекту национального стандарта;

— по отдельным разделам, подразделам, пунктам, подпунктам, таблицам, графическим материалам (в порядке изложения стандарта);

— по приложениям в целом и по их структурным элементам (в порядке их размещения).

В.2 Замечания и предложения, которые высказаны в отзывах различных организаций, но относятся к одному структурному элементу, приводят вместе, но в разных строках.

В.3 При первом упоминании в сводке отзывов организации, представившей отзыв, указывают реквизиты сопроводительного документа или дату направления отзыва заинтересованным лицом по электронной почте.

В.4 Заключение разработчика приводят с использованием следующих типовых формулировок:

— «Принято»;

— «Принято частично» с указанием части, относительно которой учтено данное замечание или предложение;

— «Отклонено» с приведением обоснования нецелесообразности учета данного замечания или предложения;

— «Принято к сведению», если содержание данного замечания или предложения не предполагает его учет при доработке проекта или относится к структурному элементу, который исключен или изменен по другой причине.

Приложение Г

(рекомендуемое)

МОТИВИРОВАННОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

наименование стандарта
1 Основание для разработки стандарта
Проект стандарта разработан
	сведения о разработчике стандарта
на основании Программы национальной стандартизации, тема		,
	шифр темы по программе
по заказу
	краткое наименование организации-заказчика
/в инициативном порядке с целью содействия соблюдению требований технического регламента/реализации нормативного правового акта (при наличии)
наименование и реквизиты технического регламента либо нормативного правового акта
2 Выводы по результатам проверок
2.1
на соблюдение правил разработки стандартов, которые установлены в ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» и ГОСТ Р 1.2, в том числе опубликования информации о разработке проекта стандарта и завершении его публичного обсуждения
2.2
на соответствие федеральному законодательству, в том числе техническим регламентам, иным актам, нормам и правилам, принятым (утвержденным) федеральными органами исполнительной власти
2.3
на соответствие требованиям ГОСТ Р 1.5
2.4
на полноту учета замечаний и предложений, высказанных в отзывах
2.5
на полноту учета замечаний и предложений, высказанных в экспертных заключениях (если проводилась специализированная экспертиза проекта стандарта)
2.6
на обеспечение взаимосвязи проекта стандарта с действующими стандартами и/или другими нормативными документами
2.7
на достоверность сведений о степени соответствия примененному международному или региональному стандарту (если сведения о гармонизации на соответствующем уровне приведены в предисловии представленного стандарта)
2.8
обоснованности и достаточности предложений по отмене, пересмотру и изменению стандартов
2.9
содержания пояснительной записки на соответствие требованиям настоящего стандарта
2.10
согласование проекта стандарта со смежным ТК
3 Достижение консенсуса в ТК по проекту стандарта
3.1 По проекту стандарта достигнуты следующие результаты голосования:
4 Предлагаемые решения по проекту стандарта
4.1 По проекту стандарта предлагается следующее решение:
содержательная часть с обоснованием предлагаемого решения о готовности проекта стандарта для представления на утверждение в качестве национального стандарта (или обоснованное предложение о его утверждении в качестве предварительного национального стандарта или необходимости его отклонения и возврата на доработку)
4.2
	предлагаемая дата введения стандарта в действие
4.3
	предлагаемые формулировки поручений подразделениям федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации и/или рекомендаций пользователям стандарта по вопросам его применения
Председатель ТК
	личная подпись		инициалы и фамилия
Ответственный секретарь ТК
	личная подпись		инициалы и фамилия

_______________

Для проекта изменения стандарта после слов «Мотивированное предложение» указывают: «на
проект изменения N		ГОСТ Р		«.
			обозначение и наименование стандарта

Приложение Д

(рекомендуемое)

 Порядок внесения изменений и поправок в экземпляры национального стандарта

Д.1 Для внесения изменения (поправки) в экземпляр официально опубликованного национального стандарта Российской Федерации находящийся у пользователя, в библиотеке или в фонде научно-технической информации текст данного изменения (поправки), официально опубликованный в информационном указателе «Национальные стандарты» (ИУС), размножают любым способом копирования и подклеивают (или надежно прикрепляют иным способом) к корешку первой страницы стандарта.

Д.2 Экземпляр ИУС, на основании которого были внесены изменения (поправки) в стандарты, оставляют в качестве контрольного.

Д.3 На первой странице контрольного экземпляра ИУС ставят штамп (или делают запись) «Контрольный экземпляр». Контрольный экземпляр указателя хранят в том подразделении организации-пользователя, которое осуществляет учет и хранение официально опубликованных национальных стандартов.

Приложение Е

(обязательное)

 Форма поправки к национальному стандарту

«УТВЕРЖДАЮ»

Руководитель Управления

технического регулирования и стандартизации

личная подпись

инициалы и фамилия

»

»

г.

ПОПРАВКА

(Предложение по опубликованию поправки)*

ОКС

к ГОСТ Р

обозначение и наименование стандарта**

В каком месте***

Напечатано

Должно быть

Председатель ТК

личная подпись

инициалы и фамилия

Ответственный секретарь ТК

личная подпись

инициалы и фамилия

_______________

* Предложение по опубликованию поправки приводят с использованием слов: «с опубликованием» или «без опубликования».

** При необходимости указывают год издания стандарта или сборника стандартов.

*** При указании места внесения поправки указывают номер (обозначение) структурного элемента (пункта, абзаца, таблицы, рисунка, приложения) и расположение внутри структурного элемента, не допускающее неоднозначного толкования.

 Библиография

[1]	Постановление Госстандарта России от 30 января 2004 г. N 4 «О национальных стандартах Российской Федерации», зарегистрированное в Минюсте России 13 февраля 2004 г. N 5546 в качестве нормативного правового акта
[2]	Порядок разработки основополагающих национальных стандартов Российской Федерации, правил стандартизации и рекомендаций по стандартизации, внесения в них изменений, порядок их редактирования и подготовки к утверждению, порядок их утверждения и отмены, утвержденный приказом Минпромторга России от 6 июля 2017 г. N 2170
[3]	Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»
[4]	Метрологические требования к измерениям, эталонам единиц величин, стандартным образцам, средствам измерений, их составным частям, программному обеспечению, методикам (методам) измерений, применяемым в области использования атомной энергии, утвержденные приказом Госкорпорации «Росатом» от 31 октября 2013 г. N 1/10-НПА.
[5]	Директивы ИСО/МЭК, часть 1. Консолидированное дополнение ИСО. Процедуры, специфичные для ИСО*. 10-е издание, 2019 (ISO/IEC Directives, Part 1 — Consolidated ISO Supplement — Procedures specific to ISO, 10th edition, 2019)
[6]	Гражданский кодекс Российской Федерации
[7]	ГОСТ Р ИСО 22310-2009	Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению
[8]	ГОСТ Р 14.08-2005	Экологический менеджмент. Порядок установления аспектов окружающей среды в стандартах на продукцию (ИСО/МЭК 64)
[9]	ГОСТ Р 57149-2016/ ISO/IEC Guide 51:2014	Аспекты безопасности. Руководящие указания по включению их в стандарты
[10]	ГОСТ Р 54930-2012/ Руководство ИСО/МЭК 76:2008	Разработка стандартов на услуги. Рекомендации по учету нужд потребителя
[11]	ГОСТ Р 54937-2018/ ISO/IEC Guide 71:2014	Руководящие указания для разработчиков стандартов, рассматривающих вопросы создания доступной среды
[12]	ГОСТ Р 58207-2018/ ISO/IEC Guide 50:2014	Аспекты безопасности. Руководящие указания по вопросам безопасности детей, рассматриваемым в стандартах и технических условиях
[13]	ГОСТ Р ИСО 704-2010	Терминологическая работа. Принципы и методы
[14]	Р 50.1.075-2011	Разработка стандартов на термины и определения
[15]	Р 50.1.080-2012	Методические указания и принципы участия потребителей в разработке стандартов
[16]	Порядок регистрации федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации документов национальной системы стандартизации, сводов правил, международных стандартов, региональных стандартов и региональных сводов правил, стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств, утвержденный Приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 27 мая 2016 г. N 1716
[17]	Порядок проведения экспертизы проектов документов национальной системы стандартизации, утвержденный приказом Росстандарта от 5 мая 2016 г. N 547
[18]	Правила по межгосударственной стандартизации ПМГ 92-2009	Метрологическая экспертиза проектов межгосударственных и национальных стандартов
[19]	Правила достижения консенсуса при разработке национальных стандартов, утвержденные приказом Росстандарта от 5 мая 2016 г. N 548
[20]	Порядок первого размещения на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет текста документа национальной системы стандартизации, общероссийского классификатора в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, издания и распространения документов национальной системы стандартизации и общероссийских классификаторов, утвержденный Приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 26 февраля 2018 г. N 522

УДК 006.05:006.354	ОКС 01.120
Ключевые слова: национальная система стандартизации; стандартизация; стандарты национальные Российской Федерации; основополагающие стандарты; правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок, изменения, пересмотра, приостановки действия и отмены

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

— если приложения сброшюрованы:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

— при наличии замечаний:

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

или

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа