Руководство по открытию офиса

Инструкция по открытию 

онлайн-агентства

Об эксперте: Юлия Волощук, Директор по созданию среды и корпоративной культуры компании Sinteza.

За последние годы, с распространением интернета и диджитализацией, назначение офиса сильно эволюционировало. Для многих он перестал быть единственном для работы местом, куда обязательно приходить каждый день. Все чаще поднимается вопрос о его необходимости, некоторые предрекают его смерть. Корпорации с удаленными сотрудниками вроде Apple, «Яндекс», «Тинькофф», SkyEng — тому подтверждение. Однако опыт карантина показал, что хоронить офис рано.

Работая из дома, сотрудники тоскуют по офисной среде, атмосфере и общению с коллегами. 76% опрошенных миллениалов и зумеров говорят, что офис для них по-прежнему важен. Это пространство, в котором живет корпоративная культура, дух компании. Если этого нет, мотивация падает и тормозят рабочие процессы.

Зачем нужен офис сегодня

• Для планирования и эффективности

Офис дает возможность эффективной организации труда. И хотя во время самоизоляции сотрудники пытались приспособить квартиру под рабочее пространство, многие столкнулись с проблемами. Как минимум, для этого нужны оборудование и свободная площадь. В офисе можно переключиться с одной задачи на другую, пока идешь с одного этажа на другой. В то время как дом по сути — одно цельное пространство, часто не зонированное. А для work-life balance важно разграничивать home office и сам дом, как место для сна, семьи и отдыха после работы.

• Для работы в команде

Офисная среда располагает к определенному типу общения. Когда мы физически находимся рядом с собеседником, у нас больше коммуникационных возможностей. При групповом взаимодействии растет и уровень креативности: внезапная идея может прийти за чашкой кофе с коллегой. Кроме того, мотивация работника во многом зависит от включенности в группу, которую зачастую сложно организовать без офлайн-участия. И даже самым распределенным, удаленным командам, по моему опыту, хотя бы пару раз в год необходимо собираться для физического общения. Причем, чтобы почувствовать себя частью компании, не обязательно встречаться на совещаниях. Речь идет и о встречах в неформальной обстановке.

• Для встреч с клиентами

Офис — прежде всего деловое пространство, где проходят рабочие встречи, часть из которых — с клиентами. В офис можно позвать клиента, чтобы получше познакомить его с продуктом и вашей компанией. Также физическое наличие офиса подтверждает репутацию бизнеса, что повышает доверие.

Как корпоративная культура влияет на офисное пространство

Основу корпоративной культуры закладывают собственники и основатели бизнеса. Со временем она усиливается и транслируется людьми, которые работают в компании. Дизайн офиса отражает дух компании, ее ценности и свойства. Поэтому при разработке офисного дизайна учитывать корпоративную культуру важно не меньше, чем эффективность и эргономичность пространства. И хотя рабочее место — это отдельная статья расходов, и многие пытаются уплотнить размещение сотрудников, все же экономить на материалах не стоит. Ведь рабочее пространство может стать ресурсом, который способен повысить производительность сотрудников и в целом удовлетворенность работой.

Соотношение личных, переговорных и общественных пространств, их функциональное назначение и дизайн — дополнительная возможность показать и поддержать культуру организации. Кроме того, офис транслирует преимущества бренда работодателя. Например, наличие массажного кабинета и капсул для сна — показатель заботы компании о сотрудниках и доказательство комфортных условий труда. При этом иногда детали могут все решить или наоборот — разрушить. Во многих IT-компаниях команды работают в тапочках, что может оттолкнуть сотрудника условного «Газпрома». А вот в SkyEng это нормальная практика. Поэтому при проектировании офиса важно учитывать, для какой компании он делается, какая у нее культура, стратегия, ценностное предложение для сотрудников, и уже от этого отталкиваться.

Именно корпоративная культура определяет дизайн офиса, а не наоборот. Попытки скопировать известные офисы вроде Google могут закончиться плачевно. Не всем подходят игровые комнаты или яркие цвета, это должно быть подкреплено культурой компании. Иное возможно только в случае трансформации компании, когда вы осознанно, меняя среду, поддерживаете культурные изменения.

Какие бывают офисы

Согласно исследованиям ученых Мичиганского университета, большинство корпоративных культур можно разделить на три основных типа: клан, адхократия и иерархия. В зависимости от типа культуры бывают и разные офисы.

Иерархическая культура — классические офисы

Иерархический, он же бюрократический, подход к организационной культуре применяется компаниями, цель которых — обеспечить эффективный, последовательный и предсказуемый результат. Здесь четко определены границы и обязанности между сотрудниками и отделами, все процессы четко регламентированы. Такой тип культуры чаще всего наблюдается в государственных структурах и на предприятиях, которые ориентированы на соблюдение всех правил и внутренний комфорт, нежели на потребителей.

Компании с иерархической культурой чаще используют офисы кабинетно-коридорного типа — «закрытую» систему, где люди работают в основном индивидуально, командное взаимодействие сведено к минимуму. При этом коридоры, проходы, стены занимают полезную площадь.

Например, в «Газпром нефти» выбор кабинетно-коридорной планировки объясняют тем, что большая часть сотрудников работает с информацией конфиденциального характера. В то же время компания пытается достичь баланса между закрытой деятельностью и общением — эту задачу решают гибкие функциональные пространства. Сосредоточенность работников поддерживает и оформление пространства: выбран минималистичный стиль, который не отвлекает людей от работы. Атмосферу доброжелательности создают светлые тона и правильно подобранное освещение, а обилие растений, зеленых стен, панно из мха дает сотрудникам почувствовать себя частью природы даже в таком закрытом пространстве. Доказано, что озеленение офисов повышает удовлетворенность работой. Надо отметить, что игровых зон в этом проекте нет.

Компании с преобладающей иерархической культурой стремятся подчеркнуть свою респектабельность, консервативность и сдержанность и в дизайне офиса. Например, Объединенная вагонная компания, которая называет своей основной ценностью лидерство и инновационность в вагоностроении, для нового офиса перевезла старую массивную мебель с кожаным покрытием. В представительских зонах оформление перекликается с интерьером лобби дорогого отеля или бизнес-клуба. В отделке предпочтение отдают натуральным материалам. Но даже такие заказчики понимают, что без перемен не обойтись, поэтому в новом проекте к традиционной кабинетной рассадке добавили зоны опенспейса. Чтобы поддержать заявленную инновационность компании выбирают при строительстве экологичные материалы, могут организовать в офисе раздельный сбор мусора, а на территории организовать велопарковки для тех сотрудников, которые готовы отказаться от автомобиля.

Компании с бюрократической корпоративной культурой также могут существовать в условиях опенспейса, но даже офис открытого типа у них будет организован так, что сотрудники могут чувствовать себя в приватной обстановке. Медицинская компания Baxter выбрала рабочие места в виде кубиклов — станции, отделенной от других перегородками. Отделка и декор — максимально лаконичные и соответствуют культуре компании. Миссией бренда заявлено спасение жизней.

При этом и компании с иерархической культурой пытаются следовать тренду на открытость. Когда сам офис из закрытой в открытую систему руководство переводить не готово, для всеобщего доступа открывают общественные пространства на территории объекта. Так будет с новой штаб-квартирой РЖД.

Семейная культура — гибкие офисы

Компаниями с преобладающей клановой культурой движет чувство единства и общности. Для такого типа рабочей среды характерны семейные качества. Как правило, менеджеры в этих организациях стремятся расширить возможности сотрудников, активно вовлекают их в деятельность, топ-менеджмент общается с подчиненными на равных, иерархия почти отсутствует. Офис, построенный на основе клановой культуры, должен поддерживать командную работу, демонстрировать гибкость и заботу о людях. Следовательно, для отдельного сотрудника будет выделено меньшее пространство, куда больше роли отводится пространствам для групповых взаимодействий, собраний и брейнштормов. Чаще всего компании с клановой, или семейной, культурой работают с клиентами: в розничной торговле или сфере услуг.

Один из таких примеров — онлайн-ретейлер Lamoda. Наиболее активные сотрудники компании даже участвовали проектировке офиса. В компании есть несколько типов пространств для встреч и командной работы: коворкинги, стандартные переговорные (некоторые можно при необходимости объединить для проведения тренинга), тихие будки для созвонов, мягкие зоны разных форматов с пуфами или диванами, разбросанные по всему офису. Так как Lamoda — компания с сильным ИТ-отделом, офис наполнили технологическими решениями. Для перемещений по офису используют Face ID, а для бронирования переговорных — централизованную систему с интерактивным экраном у каждой комнаты. Важным моментом для ретейлера было привести внутреннее (корпоративную культуру) в соответствие с внешним. Так что теперь даже стены и надписи на полу о стиле жизни напоминают сотрудникам, что они работают в индустрии моды. Стеклянные стены с зеркальной пленкой создают впечатление, что ты находишься в магазине с кучей зеркал и примерочных.

Всё популярнее становится концепция офисов с незакрепленными рабочими местами (хотя у той же Lamoda она не прижилась). Сотруднику предоставляется свой шкафчик-локер для хранения вещей, вместо тумбочек, которые занимают место и захламленных столов, что позволяет поддерживать чистоту. В остальном же человеку предоставлена полная мобильность в пространстве: он может выбрать любое незанятое рабочее место. В России такой офис использует фармацевтическая компания GSK. В пространстве есть 18 focus rooms, мест для индивидуальной работы, где сотрудник может уединиться и сосредоточиться на проекте. В офисе нет отдельных кабинетов и строгой иерархии: топ-менеджеры и руководители также работают в опенспейсе.

Пять переговорных комнат являются трансформерами: за счет мобильных перегородок можно сделать одно огромное пространство для мероприятий. В опен-спейсе в роли перегородок между отделами выступают подвесные орнаментальные акустические панели. Они поглощают шум и создают камерную уютную атмосферу, при этом не перегружая пространства и не создавая вокруг сотрудников ограждения. Используется система освещения, которая автоматически регулирует теплоту источника света в зависимости от погоды и времени суток.

По принципу hot desking устроен и офис ИТ-компании Mafin. Сотрудник сам выбирает себе рабочее место в зависимости от актуальной задачи. В офисе также есть так называемые зоны коллаборации, которые подходят как для быстрых встреч, так и для длительной работы. Отдохнуть тоже есть где: помимо лаунж-зон в офисе установлены капсулы сна.

Адхократия — игровые офисы

Наконец, есть адхократия. В компаниях с такой культурой сотрудникам предоставлена свобода мыслей и действий, а стратегические предпосылки этой офисной культуры основаны на инновациях и вере в то, что новаторские инициативы приведут к успеху. Руководство всячески способствует творчеству и активности сотрудников. Адхократии не имеют централизованной власти, вместо этого власть передается от человека к человеку.

Культура адхократии ориентирована на творчество, поэтому дизайн должен стимулировать творческий процесс в компании. Офисные помещения — это не только пространство для непосредственно работы, здесь решаются и другие задачи. Поэтому такой подход требует создания игровой атмосферы, чтобы в офисе было где отдохнуть и повеселиться, переключить внимание с работы.

Особое внимание зонам для отдыха и игр уделили в штаб-квартире «Авито», где сотрудники могут полежать в гамаках или посетить лаунж-зону с искусственным прудом. Avito также следит за здоровьем своих сотрудников — помимо кабинета врача в офисе имеются два спортзала. Один из принципов компании — Work Hard, Play Hard. Поэтому в свободное время команду зовут поиграть в футбол, пинг-понг, заняться йогой, альпинизмом, бегом, принять участие в марафонах. Также в офисе предусмотрены бесплатные обеды.

Интерактивной составляющей офиса уделяют внимание и в CPA-сети Admitad. Само пространство оформлено в супергеройской тематике: на стенах развешаны плакаты героев комиксов и мультфильмов. Помимо зон отдыха для сотрудников есть библиотека и два кофе-пойнта. При организации пространства дизайнеры старались сделать такой офис, который был стал вторым домом для сотрудников. После работы для команды организовывают коллективные дегустации и мастер-классы: кулинарные или по рисованию.

Каким должен быть офис

Необходимость офиса ставится под вопрос не первый год, и весенний карантин приблизил многих к ответу. Компании вынужденно перешли на дистанционный режим и на своем опыте поняли, как им работается удаленно. Многие команды в новых условиях, вне офиса, показали себя менее эффективно: возникали проблемы в коммуникации и концентрации.

Однако перед тем, как переходить к организации офиса, нужно разобраться с корпоративной культурой. Один из способов понять, какое рабочее пространство вам нужно, воспользоваться принципом «Шести П»:

1. Purpose: какова цель существования компании? Все начинается с видения или миссии.
2. Principles: какие ценности движут компанией каждый день?
3. Practices: какие шаги предпринимает компания для последовательного внедрения этих ценностей? Ценности не имеют большого значения, если они не воплощены в практике компании.
4. People: Что нужно людям?
5. Plot: Какова история компании? Любая организация имеет уникальную историю с сюжетом. И способность раскопать эту историю и превратить ее в повествование является ключевым элементом создания культуры.
6. Place: Что нужно сотрудникам и компании для достижения своей цели таким образом, чтобы воплотить их ценности и культуру в жизнь в физическом пространстве? Место формирует культуру организации.

Офис служит объединяющим звеном для всех игроков: руководства, сотрудников и клиентов — здесь проявляется корпоративная культура компании. Если в интерьере, освещении, зонах для отдыха невозможно проследить ваши ценности — это повод задуматься и поработать над офисом, превратив его в визитную карточку. Сейчас самое время, чтобы пересмотреть наполнение офиса, учитывая новые реалии.

---

Подписывайтесь также на Telegram-канал РБК Тренды и будьте в курсе актуальных тенденций и прогнозов о будущем технологий, эко-номики, образования и инноваций.

Этапы создания нового офиса компании

В одной небольшой статье мы решили собрать весь наш опыт, а так же партнеров и Заказчиков, чтобы тезисно описать методологию этапов создания нового офиса.

С чего вам предстоит начать: 

1. Формирование команды проекта 
2. Адресный обзор рынка и сбор информации по «длинному» списку опций от собственников недвижимости
3. Выбор «среднего» списка опций 
4. Посещение зданий 
5. Анализ и выбор «короткого» списка опций 
6. Получение и анализ коммерческих предложений по аренде или покупке недвижимости
7. Финансовый и качественный анализ 
8. Подготовка тестовых планировок и предварительная техническая экспертиза по зданию

Одна из приоритетных задач при реализации проекта-выбор надежных партнеров: проджект-менеджеров, архитекторов, инженеров, генеральных подрядчиков. 

9. Коммерческие переговоры:
9.1. Подготовка контрпредложений собственников
9.2. Финансовый анализ после каждого раунда переговоров
9.3. Финальное согласование условий в форме 
Письма о намерениях
9.4. Подписание письма о намерениях

От зарождения концепции до переезда компании в новый офис проходит, как правило, не меньше года. Для того, чтобы превратить помещение Shell&Core в удобный и современный офис, очень важно пройти все этапы – от предпроектной стадии (техническая оценка проекта, выработка стратегии, бюджетирование, проведение тендеров) до проектирования и строительно-монтажных, отделочных работ. 

Для решения сложных задач, таких как организация гибкого офисного пространства, интеграция технических решений в интерьер или создание комфортной среды в офисе, правильного эстетического решения, отражающего ценности компании, требуется глубокая проработка решений профессиональными проектировщиками, инженерами и архитекторами, которые будут не только выполнять работы, но и консультировать Вас на всех этапах проекта. 

20. Строительные работы 
21. Послестроительная уборка (клининг) 
22. Переезд в новый офис 

Надеемся, данная методология этапов поможет освоится новичкам в этом сложном процессе, а так же послужит шпаргалкой для опытных специалистов, которым раз в несколько лет выпадает честь участвовать в создании нового офиса компании.

Заказать бесплатный расчет сметы

Друзья, собрала для вас рекомендации Роспотребнадзора — как и что нужно сделать в офисе, если планируете открываться. В Москве — эти рекомендации обязательны (Указ Мэра Москвы от 07.05.2020 № 55-УМ). В других регионах эти требования могут быть обязательны, а могут быть и нет — зависит от наличия подобных указов местного значения.

Проверки проводит Роспотребнадзор.

За нарушение прямых указов глав регионов работодатель может быть оштрафован по ст. 20.6.1 КоАП РФ (это уже разъяснение Верховного Суда РФ).

Размеры штрафов:

· для граждан – от 1 000 до 30 000 рублей;

· для должностных лиц – от 10 000 до 50 000 рублей;

· для ИП – от 30 000 до 50 000 рублей;

· для организаций – от 100 000 до 300 000 рублей.

Кроме того, нельзя исключать возможность привлечения к ответственности за несоблюдение этих рекомендаций и по ст. 6.3 КоАП РФ в виде штрафов:

· от 500 до 1000 рублей – в отношении должностных лиц;

· от 500 до 1000 рублей – в отношении ИП;

· от 10 000 до 20 000 рублей – в отношении организаций.

Деятельность нарушителя может быть прекращена на срок до 90 суток.

Вот как-то так…

И не забудьте проверить, выходить из дома-то можно — это тут:

Мы с коллегами пока дома посидим. А кто с понедельника собирается в офис?