Руководство по проверке документов

4.7.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

4.7.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;

при реорганизации или ликвидации организации.

4.7.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;

изымать дела, не внесенные в опись;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

4.7.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

4.7.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение 22).

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.

4.7.6. Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

4.7.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

4.7.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

4.7.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;

проверить дела находящихся рядом фондов;

изучить дело фонда — акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.

4.7.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.

4.7.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ФОНДОВ КОГКУ «ГАСПИ КО»

Содержание

1	Общие положения	1
2	Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов	3
3	Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов	4
4	Оформление результатов проверки наличия и состояния архивных документов	6
5	Организация розыска дел, необнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов	9
6	Рассмотрение вопросов о снятии с учета дел, необнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов	10
7	Внесение изменений в учетные документы	12
8	Список приложений	13
9	Приложения 1-10	14

УТВЕРЖДАЮ

Директор КОГКУ «ГАСПИ КО»

__________ Е.Н. Чудиновских

«____»____________2010 г.

Инструкция по организации проведения и оформлению результатов

проверки наличия и состояния архивных документов

фондов КОГКУ «ГАСПИ КО»

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации проведения и оформлению результатов проверки наличия и состояния архивных документов фондов Государственного областного учреждения «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» (КОГКУ «ГАСПИ КО») (далее —инструкция) подготовлена с целью организации и порядка:

• проведения работ по проверке наличия и состояния архивных документов (далее — проверка наличия);

• рассмотрения вопросов, связанных с розыском необнаруженных при проверке единиц хранения и с внесением изменений в учетные документы КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее — архив).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

— Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), с изменениями (2009);

— Информационно-методическим письмом Росархива от 31.08.98 № 5/695-тр «Об организации и совершенствовании работы по проверке наличия и розыску дел»;

— Памяткой о порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов/ Письмо Росархива от 23.09.2004 № 5/1709 – Т;

— Приказом управления по делам архивов Кировской области от 10.11.2009 № 83 «О комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел управления по делам архивов Кировской области»;

— Нормами времени на работы и услуги, выполняемые КОГКУ «ГАСПИ КО»/ КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2007;

— Руководством пользователя базой данных «Проверка наличия и состояния архивных документов»/КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2009;

— Порядком учета архивных документов» КОГКУ «ГАСПИ КО»/КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2010.

1.3. Проверка наличия проводится в целях:

• установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих документов для организации их розыска;

• выявления и устранения недостатков в учете архивных документов;

• выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

1.4. Проверка наличия проводится в плановом порядке в соответствии с планом работы архива и индивидуальных планов сотрудников отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (далее – отдел обеспечения сохранности), занимающихся проверкой.

1.5. Плановая цикличная проверка наличия в архиве проводится:

— уникальных документов — ежегодно;

• особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет;

• остальных архивных документов — на основании решения экспертно — методической комиссии архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 25 лет.

1.6. Единовременно (внеочередные) проверки наличия проводятся в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы.

1.7. Не подлежат проверке наличия фонды, которые за последние пять лет:

— поступили в архив;

— прошли научно-техническую обработку;

— подверглись целевой экспертизе ценности с одновременной проверкой наличия дел;

— проводилось усовершенствование описей с частичным редактированием заголовков, просмотром дел и проверкой их наличия.

1.8. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия дел, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года.

1.9. Инструкция предназначена для сотрудников отдела обеспечения сохранности архива, занимающихся проверкой наличия и состояния архивных документов.

2. Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов

2.1. Проверка наличия является постоянной плановой работой архива. План рассчитывается по действующим в архиве нормам времени на работы и услуги, выполняемые в КОГКУ «ГАСПИ КО». Норма выработки включает те виды работ, которые будут проведены в ходе проверки наличия, а именно:

• выемка дела;

• сверка описательных статей описи с шифром и заголовками дел на обложках;

• визуальный осмотр физического состояния дел;

• сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях;

• подкладка дела;

• заполнение листа проверки (Приложение 1);

• отметка в описи об окончании проверки наличия.

2.2. На розыск необнаруженных дел и внесение изменений в учетные документы, шифровку не зашифрованных дел, смену ярлыков, и другие виды работ предусматривается специальное время.

2.3. Проверку наличия одного фонда рекомендуется проводить двум специалистам.

2.4. Проверку наличия конкретного фонда рекомендуется завершать по возможности в течение года. Розыск необнаруженных дел проводится в течение года с момента обнаружения отсутствующего архивного дела.

2.5. Координация и контроль работы по проверке наличия осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и заведующим архивохранилищем.

3. Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов

3.1. В начале проверки наличия заведующим архивохранилищем проводится выверка учетных документов, которая включает:

— установление полноты учетных документов на проверяемый архивный фонд;

— сверку сопоставимых показателей в учетных документах;

— уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел;

— проверку правильности составления итоговой записи.

3.2. Для проведения проверки наличия исполнителю выдается один экземпляр описи.

3.3. Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия единиц хранения с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер единицы хранения, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов единицы хранения, количество листов) с описанием на обложке дела. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.

3.4. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном виде (например, документы личных фондов, картографические материалы).

3.5. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

3.6. Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилища.

3.7. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи, считаются имеющимися в наличии.

3.8. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

• сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

• подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

• изымать из проверяемого архивного фонда и передавать заведующему архивохранилищем неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов. Заведующий архивохранилищем должен изучить документы по проверке наличия данного фонда и проверить, не значатся ли эти дела в розыске, а также проверить книги выдачи дел из хранилища: сотрудникам архива и в читальный зал – не значатся ли данные дела в числе не списанных;

• изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями и сообщать заведующему архивохранилищем для немедленной их изоляции;

• изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

3.9. В ходе проверки наличия не допускается:

• вносить в опись дел неучтенные единицы хранения;

• делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

4. Оформление результатов проведения проверки наличия и состояния архивных документов

4.1. Информация по результатам проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются исполнителем в листе проверки (Приложение 1).

4.1.1. Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки наличия на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке, датируются и подписываются исполнителями.

4.1.2. Сведения о наличии документов указываются в графах 1-15:

— в графу 1 вносится номер проверяемой описи фонда и/или номера проверяемых описей;

— графа 2 заполняется на основании последней итоговой записи в описи;

— в графу 3 вносятся все литерные номера, если они не учтены в итоговой записи описи, т.е. не вошли в общее количество дел по описи;

— в графу 4 вносятся все литерные номера, если они не перечислены в итоговой записи, но в общем количестве дел учтены;

— в графе 5 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количества дел в итоговой записи;

— в графе 6 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества дел, но не перечислены в итоговой записи;

— в графах 7,8 указываются выявленные технические ошибки, обнаруженные во время проверки в данном фонде, в результате чего объем фонда увеличился или уменьшился;

— в графе 10 указываются номера архивных документов, выданных во временное пользование (п. 3.6);

— в графе 11 указываются номера дел, не оказавшихся в наличии на момент проверки (п.3.5);

— графа 12 заполняется после завершения сверки наличия дел с описью. В ней указывается только количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются дела, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи);

— в графу 13 вносятся делопроизводственные или другие номера, временные индексы не обработанных (не внесенных в описи) дел, обнаруженных в процессе проверки наличия.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты в графы 14, 15.

Например, номера дел, внесенные в опись дважды, или номера дел с непронумерованными листами, номера дел, в которых не совпадают количество листов, крайние даты и т.д. Количество таких граф может быть уменьшено или увеличено в зависимости от потребности.

4.1.3. Сведения о состоянии документов отражаются в графах 16 –23:

— при визуальном осмотре дел определяется их физическое состояние, и заполняются графы 16-21;

— графа 20 заполняется только при проверке уникальных и особо ценных документов и дел. При проверке прочих дел фондов 1 и 2 категорий необходимость ее заполнения определяется руководством архива; при проверке фондов 3 категории – не заполняется вообще.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты в графы 22, 23, 24.

4.2. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов проставляются штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

4.3. Информация с листа проверки, оформленного исполнителем, заносится в «Лист проверки» (Приложение 2) базы данных «Проверка наличия и состояния архивных документов» (далее — БД «Проверка наличия»).

4.4. После сохранения занесенной информации в «Листе проверки» (Приложение 2), БД «Проверка наличия» автоматически формирует «Акт проверки наличия и состояния архивных документов» (далее — «Акт») по установленной форме (Приложение 3). «Акт» формируется на каждую опись проверенного фонда. Чтобы сгруппировать несколько актов фонда в один, необходимо отметить группу описей и сформировать «Акт» для последующего вывода на печать.

БД «Проверка наличия» осуществляет автоматизированный контроль результатов проверки наличия и состояния архивных документов за определенный период времени, а также позволяет группировать архивные фонды, подлежащие плановой цикличной проверке.

4.5 Сведения с листа проверки заносятся исполнителем в карточку учета проверенного фонда (Приложение 4). Карточка передается заведующему архивохранилищем, который ведет картотеку учета проверенных фондов на бумажном носителе.

4.6. По результатам проверки наличия при необходимости заведующий архивохранилищем составляет:

— акт о технических ошибках в учетных документах (Приложение 5);

— акт об обнаружении архивных документов (Приложение 6);

— акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду (см. Приложение 6);

— акт о неисправимых повреждениях архивных документов (Приложение 7);

4.7 Фонды, прошедшие проверку наличия, учитываются начальником отдела обеспечения сохранности в журнале учета проверки наличия дел в фондах, в котором фиксируются следующие данные: номер и название фонда, номера описей, количество дел, оказавшихся в наличии по описи, дата проверки.

4.8. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись к описи дел пересоставляется заместителем директора.

4.9. На все отсутствующие в ходе проверки наличия единицы хранения исполнителем заполняются карточки учета необнаруженных архивных документов (Приложение 8). Карточки передаются заведующему архивохранилищем, который ведет картотеку необнаруженных дел на бумажном носителе.

4.10. На место необнаруженного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается, в какое время при проверке наличия дело отсутствовало, что существенно помогает в работе при выдаче дел.

4.11. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в Базу данных «Проверка наличия».

4.12. Акты проверки наличия и состояния архивных документов с приложением других документов проверки наличия утверждаются директором архива, при необходимости делаются письменные распоряжения о дальнейшей работе.

4.13. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

4.14. После проверки наличия коробки и/или связки с архивными документами могут опечатываться (в основном это касается редко используемых фондов), и в дальнейшем, в случае сохранности опечатки, исключаются из проверок наличия.

1. Организация розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов

5.1. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года.

5.2. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки начальника отдела обеспечения сохранности.

5.3. Для организации розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия дел, необходимо:

• изучить дело фонда и выяснить историю комплектования фонда, проводились ли работы по усовершенствованию и переработке описей, экспертиза ценности, расфондирование и объединение фондов и дел и т.д.;

• изучить старые, подвергшиеся переработке описи;

• изучить пофондовые и постеллажные топографические указатели;

• изучить аналогичные по содержанию с необнаруженными дела, которые подвергались микрофишированию, реставрации, переплету, т.к. в процессе этих работ могли быть допущены ошибки в формировании и систематизации дел, в их описании и шифровке, а изменения своевременно не внесены в учетные документы;

• изучить фонды вышестоящих или аналогичных по названию учреждений, в которые необнаруженные дела могли быть переданы или ошибочно подложены;

• изучить книги по выдаче дел в читальный зал, сотрудникам архива, в лаборатории по реставрации и микрофиширования, во временное пользование;

• организовать поиск в других государственных архивах, куда они могли быть ошибочно переданы с непрофильными фондами (при необходимости);

• организовать поиск в ведомственных архивах, откуда документы поступили на хранение, т.к. необнаруженные в фонде дела могли быть оставлены в учреждении без соответствующих отметок в описях.

5.4. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются заведующему архивохранилищем, который подкладывает их на место.

В листе проверки в графе «Примечание», в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем. В БД «Проверка наличия» также делается отметка об обнаружении дел.

Составляется справка, с обязательным указанием места обнаружения дела. При этом акт проверки наличия остается неизменным (обнаруженные дела не вычеркиваются).

6. Рассмотрение вопросов о снятии с учета дел, не обнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов

6.1. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

6.2. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, заведующий архивохранилищем составляет:

• акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 9);

• справку о проведении розыска дел по фонду (см. п. 6.2.1);

• перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию (Приложение 10).

6.2.1. В справке о проведении розыска необходимо указать:

— номер, название и категорию фонда;

— объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;

— крайние даты документов;

— краткую историю фонда (дата поступления дел в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);

— ход и пути розыска необнаруженных документов;

— предполагаемые причины отсутствия документов;

— возможность восполнения утраченной информации (очень кратко со ссылкой на акт);

— наличие страховых копий необнаруженных документов.

Справка подписывается начальником отдела обеспечения сохранности (заведующим архивохранилищем) и сотрудником отдела обеспечения сохранности, осуществляющим розыск.

6.3. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, справка о проведении розыска и перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию, вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются заместителем директора на утверждение директору архива, а затем в комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при управлении по делам архивов Кировской области (далее комиссия), для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

6.4. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом директора архива на основании решения комиссии.

6.5. Отметка о снятии архивных документов с учета делается в БД «Проверка наличия» и картотеке необнаруженных архивных документов.

6.6. Результаты полной или выборочной проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года (см. п. 1.8.) оформляются:

— при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

— при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования – в установленном порядке;

— при выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

7. Внесение изменений в учетные документы

7.1. Изменения в объеме и составе фондов архива вносятся заместителем директора на основании актов, составленных по результатам проверки наличия, и в соответствии с «Порядком учета архивных документов» КОГКУ «ГАСПИ КО»/КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2010.

Составитель:

Начальник отдела обеспечения

сохранности и государственного учета

архивных документов А.А. Баранова

___________________

ОДОБРЕНО Протокол ЭМК КОГКУ «ГАСПИ КО» от_________№ ______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от__________ № ______

Список приложений

1. Приложение 1 — лист проверки наличия и состояния архивных документов

2. Приложение 2 — лист проверки наличия и состояния архивных документов в электронном формате (БД «Проверка наличия»)

3. Приложение 3 — акт проверки наличия и состояния архивных документов, сформированный БД «Проверка наличия»

4. Приложение 4 — карточка учета проверенного фонда

5. Приложение 5 — акт о технических ошибках в учетных документах

6. Приложение 6 — акт об обнаружении архивных документов

7. Приложение 7 — акт о неисправимых повреждениях архивных документов

8. Приложение 8 — карточка учета необнаруженных архивных документов

9. Приложение 9 — акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны

10. Приложение 10 — перечень дел (документов), необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию

последнее обновление страницы: 2017-07-03

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок. 

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Ответственность главного бухгалтера с 2019 года

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Кто отвечает за неверно заполненные документы

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Оформление первичных бухгалтерских документов (требования и правила)

Вывод

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Если во время проверок в первичке были выявлены ошибки, их необходимо исправить. Порядок действий зависит от типа ошибки. Возможны такие варианты:

1. Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
2. Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Не допускается внесение исправлений в документы, подтверждающие движение денежных средств. Необходимо выписывать новые. Также нельзя вносить исправления путем затирания или корректировки записей без заверения подписями.

Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.

Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:

• Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
• Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.

В некоторых случаях приходится корректировать отчетные документы, которые отправляются в государственные органы.

Памятка по организации и проведению проверки наличия и состояния дел и документов в архиве организации 

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» плановая проверка наличия и состояния документов в организации проводится не реже, чем один раз в пять лет, а также перед передачей дел на муниципальное хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:

-после перемещения дел в другое помещение;

-после чрезвычайных происшествий;

-при смене лица, ответственного за архив;

-при реорганизации и ликвидации предприятия;

Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.

Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:

-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

-выявление и устранение недостатков в учете документов;

-выявление дел, не внесенных в опись;

-выявление несоответствия порядка расположения дел;

-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;

Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:

1. 1.      Выверка комплекта учетной документации.

Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.

До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:

-правильность нумерации;

-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;

-обозначенные пропущенные номера в описи;

-наличие итоговой записи.

По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.

О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.

2.   Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.

При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:

-название организации и структурного подразделения на обложке дела;

-порядковый № дела  в описи и шифр на деле;

-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;

-заголовок дела в описи и на деле;

-крайние даты в описи и на деле;

-количество листов в описи и на деле;

-физическое состояние дела.

Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.

При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.

Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе  вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).

При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1).  В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог.  Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.

Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.

Сразу после завершения сверки дел по данной описи в конце описи после итоговой записи делается отметка «Проверено», дата и подпись исполнителей с указанием должности.

В ходе проверки необходимо:

-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;

-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;

-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;

-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.

3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).

Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:

пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);

пункт 2 – количество  необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;

пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных  номеров;

пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;

пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;

пункт 7 –  количество дел, выявленных не включенных в описи;

пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:

подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;

подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;

подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;

пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.

Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.

При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.

После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.

4. Организация розыска дел.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя

проводится розыск необнаруженных дел.

1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:

-изучить учетные документы;

-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;

-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;

-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;

-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;

-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;

-проверить все дела временного срока хранения;

2). Организовать розыск дел в других организациях:

-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если  есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;

-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;

Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.

5. Оформление итогов розыска дел.

В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:

-дела могут быть найдены;      

-отсутствие дел может быть подтверждено документально;

-дела могут быть не найдены.

Дела, найденные в ходе работы по розыску, подкладываются на место, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись «Найдено и подложено». Ставится подпись того, кто нашел дело с указанием должности и даты.

Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.

На дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется «Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны» (приложение 4). В нем указываются номера описи и дела, которые не обнаружены при проверке наличия, предполагаемая причина отсутствия, какими делами может быть частично восполнена содержащаяся в необнаруженных делах информация. Акт подписывается лицом, ответственным за архив. К акту составляется подробная справка о проведении розыска дел, ее форма не регламентирована, но в ней должна быть отражена следующая информация: название фонда, дата предыдущей проверки наличия, меры, предпринятые по розыску дел, какие документы были найдены, содержание необнаруженных дел, предполагаемое восполнение информации по другим делам, причины отсутствия дел, выводы. Справка подписывается ответственным за архив.

Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.

После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда.  Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.

Приложение 1 

Главный бухгалтер                                                         Подпись                                                         Расшифровка подписи	Ведущий специалист                                                        Подпись                                                      Расшифровка подписи	Проверку проводили:	ИТОГО _______________________________ дел                              (цифрами и прописью)			1	№ описей	ЛИСТ ПРОВЕРКИ наличия и состояния дел	Наименование организации
		2	Количество дел (ед. хр.), числящихся по описи
		3	№ необнаруженных дел
		4	Не учтенный	Литерный № дела, не отраженный в итоговой записи
		5	Не перечисленный, но учтенный в объеме
		6	Не учтенный	Пропущенный № дела, не отраженный в итоговой записи
		7	Не перечисленный, но учтенный в объеме
		8	№ дел, выданных во временное пользование
		9	Количество дел, оказавшихся в наличии (описанных)
		10	Временные шифры необработанных дел
		11	Шифры дел, неправильно подложенных в данный фонд
		12	Дезинфекции	№ дел (ед. хр.), требующих
		13	Дезинсекции
		14	Реставрации
		15	Подшивки и переплет
		16	Восстановления затухающих текстов
		17	№ дела, неисправимо поврежденного
		18	Примечание

                                                                                                                      Приложение 2

Наименование организации                                        ФОНД ___________

                                                                                        ОПИСЬ № _______

КАРТОЧКА УЧЕТА

НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ

№ дела	Заголовок дела	Отметка о ходе и результатах розыска	Дата записи	Наименование должности и подпись лица, внесшего запись

                                                                                                                      Приложение 3

Наименование организации

Название архива

                 АКТ

__________№_________

_____________________

(Место составления)

проверки наличия и состояния дел

_____________________________

(Постоянного, временного хранения,

по личному составу)

Фонд №________

Основание_________________________________________________ (плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

председатель комиссии_________________________________________________

                                        (наименование должности, инициалы, фамилия)

члены комиссии_______________________________________________________

                                (наименование должностей, инициалы, фамилия)

_____________________________________________________________________

Проверка проводилась с ___________________по___________________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: ________________________________________  дел,

                                                                      (цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области, __________________________________________ дел.

                                                                                  (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел,

                                                                      (цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области ___________________________________________ дел.

                                                                                     (цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. Не учтенные в итоговых записях описей ____________________________ дел.

                                                                                     (цифрами и прописью)

3.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ___________________________________________________________________дел.

                                          (цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. Не учтенных в итоговых записях ___________________________________ дел.

                                                                                      (цифрами и прописью)

4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ___________________________________________________________________ дел.

                                            (цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам ___________________________________________________________________ дел.

                                            (цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) ___________________________________________________________________ дел.

                                             (цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи _____________________________________ дел.

                                                                               (цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии ___________________________________________________________________ дел.

                                            (цифрами и прописью)

Из них:

8.1. требующих дезинфекции _______________________________________ дел.

                                                                (цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции ________________________________________ дел.

                                                               (цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации ________________________________________ дел.

                                                               (цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки _______________________________ дел.

                                                                                 (цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов___________________ дел.

                                                                                                (цифрами и прописью)  

8.6. неисправимо подтвержденных ___________________________________дел.

                                                                               (цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки ______________________________ дел.

                                                                               (цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование _______________________________ дел.

                                                                               (цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№…)

Проверку проводили:

(наименование должностей)                              Подписи               Расшифровка подписей

Дата

Наименование организации АКТ № О не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны Дата

УТВЕРЖДАЮ наименование должности руководителя организации Подпись        Расшифровка                          подписи Дата ______________  (название фонда)

В результате_________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

Опись №	Ед.хр. №	Заголовок ед.хр.	Количество листов	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________________  ед.хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.:______________________________________________________________________

                                       (номера ед.хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)         Подпись     Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области Протокол от ______________№_____

СОГЛАСОВАНО ЭК организации Протокол от ________№____

Изменения в учетные документы внесены.

Руководитель архива

(лицо, ответственное за архив)        Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

ЭМК МУ «Архив города Перми»

Протокол от 16.02.2006 г. № 2

Иногда секретарю требуется переосмыслить свою работу и «подтянуть» слабые места. Например, когда какой-то рабочий процесс дает сбой. Или когда хочется делать больше, чтобы «расти» в профессиональном плане. В новом цикле статей проанализируем опыт коллег и взглянем шире на привычные задачи секретаря. Он для всех, кто хочет идеально выполнять свои обязанности, научиться исправлять ошибки и не допускать их в будущем. Цикл поможет вам повысить свою ценность в организации и стать лучшим помощником для своего начальника.

В первой статье цикла рассмотрим, как секретарю проводить комплексную оценку и редактирование проектов документов. Чужие ошибки больше не будут причиной замечаний требовательного руководителя. Мы составили алгоритм, состоящий из четырех обязательных этапов нормоконтроля: ознакомления с проектом документа, оценки его композиционной структуры, оценки фактического материала, оценки языка и стиля текста.

Почему небрежные документы попадают на подпись руководителю?

Наверняка в вашей практике или практике коллег были ситуации, когда руководитель, подписывая документы, находил в них недочеты. Первым с критикой сталкивается секретарь – тот человек, который передает проекты документов на подпись. В попытке оправдаться секретарь ссылается на исполнителя документа, ведь именно последний отвечает за его подготовку. Но подобное обоснование может создать еще большее напряжение между руководителем и секретарем. Шеф внимателен к документообороту и требует того же от своего секретаря.

Итак, почему небрежный документ попал на стол руководителя? Есть три причины:

1. Секретарь просматривал документы в спешке и упустил недочеты, не справившись с многозадачностью.
2. Секретарь «потерял бдительность»: не изучил документ, положившись на исполнителя, который всегда был на хорошем счету и ранее не допускал оплошностей в работе. Кстати, довольно часто работники просят секретаря обеспечить оперативное подписание документа, ссылаясь на то, что «руководитель его уже видел, одобрил и ждет сию минуту» или «его уже редактировали ранее, изменилось только одно слово в тексте».
3. Секретарь не знает основных этапов редактирования текста проекта документа.

И если первые две ситуации носят, скорее, случайный характер (и в результате секретарь учится на своих ошибках), то третий пункт требует более детального осмысления.

Что такое нормоконтроль?

В должностные обязанности секретаря организации очень часто входит редактирование проектов документов. В Профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] редактирование текстов служебных документов – это одно из необходимых умений специалиста, который занимается организационным, документационным и информационным обеспечением, информационно-аналитической и организационно-административной поддержкой деятельности руководителя организации.

Процесс редактирования проектов документов регламентирован в очень немногих организациях. Иногда можно встретить несколько пунктов о правилах их редактирования в инструкции по делопроизводству, положении о работе отдела (например, в положении о работе службы делопроизводства). Куда чаще эта обязанность просто упомянута в должностной инструкции секретаря.

Секретарь – правая рука руководителя, и от того, какой вид и содержание имеют проекты документов, которые он передает шефу на подпись, во многом зависит уровень доверия к нему. Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря – довольно грамотные и внимательные люди, способные разглядеть ошибки и дать оценку вашей работе. А вот исполнители документов, стремясь обеспечить быстрое документальное оформление вопросов, далеко не всегда думают о форме подачи информации.  Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря, ведь он на «последнем рубеже» готовит документы к подписанию и, как правило, проводит их нормоконтроль – то есть оценку соответствия документа существующим требованиям.

Уточним, что термин «нормоконтроль» используется, как правило, в отношении технической документации, и означает проверку ее соответствия установленным техническим требованиям, нормам, регламентам. В сфере делопроизводства он применяется редко. Нет и емких аналогов, как и собственно строгих требований к процедуре проверки управленческих документов. В инструкциях по делопроизводству, как правило, говорится о «контроле за правильностью оформления проектов»  отдельных видов документов (например, приказов) и предполагается оценка их соответствия требованиям, принятым в организации (чаще всего они закреплены в инструкции по делопроизводству), и нормам русского языка.

Современные руководители понимают, что документ низкого качества может всерьез навредить репутации, поэтому все чаще разыскивают секретарей с образцовой грамотностью и даже вносят изменения в штатное расписание, «повышая» секретаря до должностей советника, помощника, консультанта и наделяя его обязанностью осуществлять строгий контроль качества подготавливаемых в организации документов.

Проблемы в работе начинаются тогда, когда представление секретарем процесса редактирования сужается до поверхностного ознакомления с текстом и устранения только очевидных композиционных/орфографических ошибок, что не совпадает со взглядом начальника. И вот, например, руководитель, заметивший нарушение логики и противоречия в тексте письма, задает вопрос секретарю: почему плохо составленный документ допущен до подписания?

Таким образом, перед секретарем ставится задача осуществлять полноценную и качественную обработку документов перед их передачей руководителю. Поговорим о том, как сделать это собственными силами.

Алгоритм оценки и редактирования проекта документа

Разработанный и согласованный в установленном порядке проект документа поступает в приемную, где секретарь осуществляет его подготовку к подписанию руководителем, проводит нормоконтроль и, в случае необходимости, редактирование. Несоответствующий нормам проект документа следует вернуть на доработку исполнителю.

Рекомендуем использовать алгоритм оценки и редактирования проекта документа (Алгоритм). Далее рассмотрим, что нужно проверить и учесть на каждом этапе.

Этап 1.  Как ознакомиться с проектом документа?

Редактирование начинается с общего ознакомления с текстом проекта документа. Это очень важный этап. Никогда не пропускайте его и не приступайте к редактированию по ходу первого прочтения. Секретарю важно прочитать текст от начала и до конца, чтобы иметь целостное восприятие. На следующих этапах редактирования это поможет оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки и т.д.

Ознакомиться с текстом – не значит только лишь прочитать его. Если документ объемный, целесообразно отметить место, которое вызывает вопрос: в бумажном проекте документа его можно подчеркнуть простым карандашом или приклеить стикер, а в электронном – сделать примечание к нему, оставить комментарий, заметку (в разных приложениях и программах инструменты со схожим предназначением называются по-разному) – это поможет на следующих этапах редактирования.

Этап 2. Как оценить композиционную структуру текста?

Нормы оформления документов, требования к их композиции устанавливают в инструкциях по делопроизводству организаций, которые обычно разрабатывают с учетом положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Инструкция по делопроизводству, если работе над ней было уделено достаточно внимания, становится надежным помощником в процессе редактирования.

Приведем Чек-лист для оценки композиционной структуры документа и рассмотрим, как именно следует работать с текстом на этом этапе.