Дата публикации: 2017-12-11
Дата изменения: 2023-04-13
Как работать на кассе: инструкция для кассира
Инструкция для кассиров торговых предприятий – как работать на кассе, что входит в список основных трудовых обязанностей, как проводить расчетные операции.
Согласно положениям 54-ФЗ все организации и предприниматели, осуществляющие розничную торговлю и оказание услуг, обязаны использовать современные модели ККТ для проведения расчетных операций. Многие устройства, установленные в точках продаж, имеют интуитивно понятный и привычный для постоянных пользователей интерфейс. Однако начинающие и еще неопытные кассиры могут испытать трудности при эксплуатации кассовых аппаратов. Если вы или ваш персонал еще не имеете представления, как работать на кассе, предлагаем для начала изучить алгоритм действий и основные нюансы использования оборудования, а уже потом проходить обучение у специалистов ТД «РОКАС».
Основные трудовые обязанности кассира
Каждый сотрудник должен выполнять свои обязанности в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией и общими правилами работы с ККТ. В перечень обязанностей, связанных с обслуживанием в кассовой зоне, относится:
- Проведение денежных операций и выдача чеков каждому покупателю;
- Прием наличных средств и выдача сдачи;
- Точное определение подлинности купюр;
- Проведение оплаты с помощью электронных средств (например, банковских или кредитных карт);
- Контроль и учет наличных купюр в денежном ящике;
- Ведение кассовой отчетности, оформление документов;
- Инкассация денег и их передача инкассатору.
Кассир постоянно контактирует с клиентами, контролирует процесс оплаты товаров и услуг, а также применяет оборудование в кассовой зоне. Чтобы поддерживать высокую скорость и уровень качества обслуживания посетителей, сотрудник должен в совершенстве владеть навыками управления кассовой техникой и хорошо ориентироваться во всех доступных функциях.
Подготовка к работе
Если в основные обязанности сотрудника входит обслуживание покупателей на кассе, то ему необходимо заранее прибыть на рабочее место для своевременного запуска оборудования, проверки его работоспособности, а также устранения возможных неполадок.
Перед началом смены работник должен получить бумагу для печати фискальных документов, монеты и купюры, ключи от денежного ящика (при его наличии). Факт выдачи кассиру денежных средств и сдачи им денег ответственному сотруднику фиксируется в специальном журнале (форма КО-5).
Расчётные операции
Для начала работы на кассе потребуется открыть смену и создать отчет, который в автоматическом режиме отправится оператору фискальных данных. Документ о закрытии смены может быть сформирован в течение 24 часов, том числе на следующий рабочий день. Если не успеть вовремя закрыть текущую смену, то ФН перестанет формировать фискальный признак в чеке, и все расчетные операции станут незаконными.
Вместе с закрытием смены необходимо сформировать документ с данными о состоянии счетчиков, в котором должна содержаться следующая информация:
- Суммы, проведенные через кассу безналичным и наличным путем;
- Число операций прихода, расхода, возврата и сумма по каждой из них;
- Состояние обмена данными с ОФД.
Чтобы сформировать чек в момент купли-продажи и оплаты, кассиру необходимо:
- Внести данные о товаре/услуге в программы вручную или с помощью сканера штрих-кода;
- Озвучить клиенту сумму покупки, отразившуюся на мониторе или дисплее кассы;
- Принять денежные средства или банковскую карточку;
- Назвать сумму сдачи и выдать ее клиенту, если расчет происходит наличными;
- Распечатать чек и передать его покупателю.
Если клиенту потребуется электронный чек, то его можно отправить на e-mail или по мобильному номеру. Дополнительно кассовая техника позволяет формировать следующие фискальные документы:
- бланк коррекции. Он необходим в случае поломки ККТ, перебоев с интернетом и выявления ошибок. Бланк создается, если продажи длительное время велись без обмена данными с ОФД и налоговой;
- бланк возврата. Документ нужен, если необходимо вернуть покупателю ранее оплаченную сумму.
Для авансовых платежей создается чековый документ с признаком «Аванс». В дальнейшем при оплате всей суммы покупки, необходим реквизит «Полная оплата».
Полезная памятка для кассира
Если вы хотите гарантированно избежать штрафных санкций и лишних проверок, вам нужно организовать процесс расчета покупателей в соответствии с действующим законом. Кроме того, потребуются знания в сфере урегулирования споров и навыки оформления возврата товаров и денежных средств.
Каждый кассир после приема в штат должен пройти полноценное обучение работе с кассовым аппаратом и получить на руки должностную инструкцию. Сотрудник не может допустить присутствия у кассы третьих лиц и оставить свое рабочее место без присмотра, при этом он должен следить за своевременностью замены чековой ленты и выполнять полный перечень операций с кассовым оборудованием. Каждый кассир несет ответственность за денежные средства (недостачу, излишки), а также отвечает за работоспособность техники. В случае поломки или незначительного сбоя, сотрудник должен незамедлительно сообщить об этом руководству.
Полноценно научиться работать с оборудованием с нуля достаточно легко. Опытные и квалифицированные специалисты ТД «РОКАС» готовы обучить вас и ваш персонал использованию ККТ и сопутствующего ПО. К нам могут обратиться клиенты из любых городов: Ростов-на-Дону, Краснодар, Астрахань, Волгоград, Майкоп, Элиста, Каменск Шахтинский, Новочеркасск, Таганрог, Шахты и т.д.
Касса в аренду
Скидки
54 ФЗ. Онлайн-кассы.
ЕГАИС
Торговля крепким алкоголем
Ветис Меркурий
Ветеринарный надзор
ЭДО
Электронный документооборот
Маркировка товара
Должностная инструкция не входит в перечень документов, которые должны быть на предприятии в обязательном порядке. Тем не менее, это очень важный документ, который определяет функции сотрудников, порядок их назначения и увольнения, права, ответственность и прочие условия, сопутствующие трудовой деятельности работников организации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк должностной инструкции кассира .docСкачать образец заполнения должностной инструкции кассира .doc
Зачем нужна должностная инструкция кассира
Этот документ необходим по нескольким причинам: помимо основного предназначения – регламентации служебного функционала, он позволяет руководству эффективно управлять подчиненными и служит доказательством при решении споров и конфликтов в судебном порядке (причем как с одной, так и с другой стороны). Именно поэтому необходимо тщательно и четко расписывать обязанности того или иного сотрудника, избегать неточностей и дублирования, а также учитывать продолжительность рабочего дня и не допускать двоякого толкования формулировок.
Правила составления должностной инструкции
В законе нет такого понятия, как должностная инструкция кассира, соответственно, не существует и единого ее образца. Организации вправе самостоятельно разрабатывать должностные инструкции сотрудников или писать их (при минимальных корректировках) по распространенным шаблонам.
Должностная инструкция всегда содержит несколько разделов, основные из которых: «Общие положения» «Обязанности», «Права», «Ответственность», но иногда этот список пополняется и другими пунктами, такими как «Право подписи», «Прочие условия» и т.д.
Документ должен быть заверен подписью самого кассира, руководителем подразделения (главным бухгалтером, начальником отдела кадров и т.п.), а также директором предприятия.
Подпись кассира будет свидетельствовать о том, что он ознакомился с возлагаемыми на него функциями, согласен с ними и понимает лежащую на нем ответственность.
Удостоверять должностную инструкцию печатью не обязательно, так как она относится к внутренней документации предприятия.
Составление должностной инструкции кассира
Шапка
- Сначала вверху документа посередине нужно указать его наименование.
- Затем в правой верхней части необходимо оставить несколько строк для утверждения должностной инструкции директором компании.
- Тут следует вписать его должность, название организации, фамилию, имя, отчество, оставить строку для подписи с расшифровкой и поставить дату составления документа.
Общие положения
- В первом разделе под названием «Общие положения» следует указать, к какой категории работников относится кассир (специалист, технический персонал, рабочий и т.д.) и основания для начала исполнения трудовых функций (приказ, распоряжение директора и т.п.).
- Затем нужно вписать непосредственного руководителя кассира (без написания конкретных фамилий) и требования по уровню образования, стажу и опыту, без наличия которых сотрудник не может быть допущен к работе.
- После этого в этом же разделе нужно перечислить все законы, акты, нормативы и документы с которыми кассир обязан быть знаком, а также знание кассового аппарата и правила обращения с ним.
- Здесь же вписывается сотрудник, который будет замещать его в период отсутствия на рабочем месте (также без указания конкретных имен).
- В заключение в этом разделе следует указать, какими нормативными документами руководствуется кассир при исполнении рабочих обязанностей (обычно это устав, приказы и распоряжения руководства, законодательные акты и т.п.).
Должностные обязанности кассира
Во втором разделе фиксируются функции, которые возлагаются на кассира. Этому разделу следует уделить особое внимание и описывать их нужно тщательно, подробно и точно, учитывая тот факт, что кассир является материально-ответственным лицом.
Важно, чтобы перечень обязанностей укладывался в рабочее время сотрудника.
Права кассира
В разделе «Права» нужно подробно расписать полномочия и инициативы кассира, которыми он может пользоваться, чтобы выполнять свою работу максимально качественно и эффективно
Ответственность кассира
Раздел «Ответственность» устанавливает конкретные нарушения, за которые кассир может быть привлечен к дисциплинарному наказанию. Важно, чтобы они соответствовали рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В «Условиях работы» следует указать, чем регламентируются условия работы, а также какие-то особенности (например, служебные командировки, сменный график, неполный рабочий день и т.п.).
В конце инструкцию надо согласовать с сотрудником, несущим ответственность за соблюдением норм и правил, прописанных в данном документе. Сюда следует вписать его должность, название предприятия, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись и дать ей расшифровку.
Аналогичным образом чуть ниже следует указать данные о кассире: его фамилию, имя, отчество (полностью), должность, наименование компании, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом.
Должностная инструкция по специальности «Кассир-операционист»
Вы можете скачать должностную инструкцию кассира-операциониста бесплатно. Должностные обязанности кассира-операциониста
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности кассира-операциониста _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2.На должность кассира-операциониста принимается лицо с начальным профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним (полным) общим образованием и специальной подготовкой по установленной программе (требований к стажу работы нет).
1.3.Кассир-операционист принимается на должность и увольняется с нее по приказу руководителя организации.
1.4.Кассир должен знать:
-нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций;
-формы кассовых и банковских документов;
-правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг;
-порядок оформления приходных и расходных документов;
-лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия, правила обеспечения их сохранности;
-порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;
-основы организации труда;
-правила эксплуатации вычислительной техники;
-основы законодательства о труде;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности
Кассир-операционист обязан:
2.1.Осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.
2.2.Обслуживать клиентов по счетам, вкладам, переводам, банковским картам.
2.3.Вести валютно-обменные операции.
2.4.Осуществлять расчеты с клиентами, продажу банковских продуктов.
2.5.Вести на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверять фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.
2.6.Составлять описи ветхих купюр, а также соответствующие документы с целью замены на новые.
2.7.Составлять кассовую отчетность.
3. Права
Кассир-операционист вправе:
3.1.На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2.Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающимися его деятельности.
3.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по усовершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными данной должностной инструкцией.
3.4.В рамках своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить свои предложения по их устранению.
3.5.Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.6.Требовать от руководства учреждения помощи в выполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.7.Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8.Иные права, предусмотренные трудовым законодательством.
4. Ответственность
Кассир-операционист ответственен за:
4.1.Невыполнение или недолжное выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
4.2.Причинение материального ущерба работодателю в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.
4.3.Правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Привыкать к новой технике всегда сложно, но фактически работа кассира с приходом онлайн-касс слабо изменилась. Вам все так же нужно пробивать чеки, обслуживать клиентов, закрывать и открывать смены, формировать другие отчеты. Мы расскажем вам, как пользоваться онлайн-кассой, чтобы избежать проблем с начальством и контролирующими органами. Онлайн-касса — это проще, чем кажется.
Чем онлайн-касса отличается от старой ККТ?
Ключевая разница между кассой и старой ККТ заключается в наличии фискального накопителя. Это устройство, которое записывает всю информацию о транзакциях и передает данные в налоговую в режиме реального времени по интернету. Сначала данные о покупке идут посреднику — оператору фискальных данных, а оттуда уже направляются в ФНС.
Обратите внимание! Касса показывает количество чеков, которые не были отправлены ОФД. Это может случиться из-за отсутствия интернета или проблем с настройками. В любом случае неотправленные чеки — это плохо. Если они «провисают» в системе больше 30 дней, фискальный накопитель будет заблокирован — придется отчитываться перед налоговой.
Функционал онлайн-касс сильно отличается в зависимости от модели. В некоторых случаях кассиру нужно вручную вбивать сумму транзакции, а в других достаточно выбрать товарную позицию из списка доступных на сенсорном мониторе или даже отсканировать товар с помощью сканера штрихкодов. На таких нюансах мы останавливаться не будем.
Как кассиру работать на онлайн-кассе?
Обязанность регистрации, подключения кассы к интернету и заключения договора с ОФД лежит на предпринимателе. Кассир в свою очередь обязан пройти соответствующий инструктаж по работе с онлайн-кассой и расписаться о его прохождении в журнале. Вводный курс организовывается предпринимателем или другим ответственным лицом.
Обратите внимание! Как правило, инструктаж бесплатен для предпринимателя. Он часто входит в список сопутствующих услуг при заключении годового договора с центром технического обслуживания. Иногда бесплатно предлагается дистрибьюторами касс в случае покупки их техники.
Кроме подписи в журнале о прохождении инструктажа, кассир подписывает договор о полной материальной ответственности. Это означает, что любые штрафы, которые оплатит компания, будут вычтены из его зарплаты. Оттуда же будет покрыта недостача средств в кассе.
При работе с некоторыми моделями касс предприниматель выдает сотруднику средство идентификации — индивидуальный номер или специальную пластиковую карту. Если такой идентификатор выдан, кассир должен использовать его для авторизации в системе.
Нужен ли журнал кассира-операциониста?
Раньше кассирам приходилось вручную заполнять журнал кассира-операциониста, но с приходом ККТ это стало необязательным. Чтобы узнать больше, прочитайте отдельную развернутую статью об этом в нашем блоге.
Открытие смены и подготовка рабочего места
Пошаговая инструкция работы с онлайн-кассой начинается с открытия смены. Прийти на работу следует за полчаса до открытия торговой точки. Вам еще нужно получить ключи от денежного ящика, чековую ленту, авторизоваться в системе, сформировать несколько нулевых отчетов и открыть смену. Подробнее об открытии и закрытии смены мы уже писали в нашем блоге. Прочитайте статью, чтобы узнать больше.
Обратите внимание! Печать нулевых отчетов нужна для проверки правильности работы онлайн-кассы, а печать X-отчета — для сверки денежных средств во время закрытия смены.
Выдача чека покупателю: электронная и бумажная форма
Кассир обязан пробить товары на кассе, посчитать итоговую сумму, озвучить ее потребителю и выдать чек в бумажном виде. Если клиент попросит отправить электронную версию чека, кассир должен сделать это, используя интерфейс ККТ. Порядок работы с онлайн-кассой выглядит так:
| Кассир пробивает товар с помощью сканера или вручную вбивает сумму на кнопочном терминале. Он обязан озвучить итоговую сумму клиенту. После этого можно переходить к оплате товара | Кассир принимает оплату наличными или с помощью банковского терминала эквайринга. Фискальный накопитель формирует чек, принтер печатает его, информация передается ОФД, а оттуда — в налоговую службу | Кассир снимает чек и отдает его покупателю вместе со сдачей (если оплата была произведена наличными). Если чек был пробит с ошибкой, нужно создать чек коррекции. Подробнее о его формировании мы поговорим ниже | Если покупатель просит отправить ему электронную версию чека, нужно спросить e-mail или номер телефона. В качестве альтернативы он может дать специальный QR-код из приложения ФНС. Тогда чек отправится туда |
Процесс работы с устройством отличается в зависимости от модели. Мы разберем, как работать кассиру на онлайн-кассе на примере кнопочного устройства «АТОЛ 90Ф». В нем можно продавать товары по свободной и фиксированной цене. При пробитии простого чека по свободной цене нужно ввести код товара, дважды нажать на клавишу «ВВ», а потом нажать на «ИТ». Если одинаковых товаров несколько, нужно сначала ввести количество товара, нажать клавишу «Х», ввести код товара, дважды нажать на «ВВ» и на «ИТ». Таких нюансов много. Отдельная процедура предусмотрена при безналичной оплате, при расчете сдачи, при возврате оплаты наличными и т. д.
Особенности каждой онлайн-кассы на рынке мы рассмотреть, к сожалению, не можем. Откройте инструкцию по работе со своей кассой и выучите комбинации клавиш — так вы будете уверены в правильности действий.
Дополнительный функционал современной ККТ
У кассира уйдет некоторое время на обучение работе с новым оборудованием. С другой стороны, функционал онлайн-кассы автоматизирует операции, упрощает работу и позволяет обслуживать клиентов быстрее. Базовая прошивка и ПО многих устройств позволяют:
- Совершать быстрый поиск по товарным позициям. Быстрый поиск осуществляется либо с помощью сканера штрихкодов, либо по первым буквам, либо с помощью окна с избранными товарами. Своеобразный «топ-продаж».
- Проще работать с программами лояльности и разными способами оплаты. Процент скидки рассчитывается автоматически, есть возможность быстро оформить возврат покупки или совершить отложенный платеж. Можно перемешивать способы оплаты (часть наличными, часть — картой) и т. д.
- Быстро определять сумму весового товара. Многие кассы подключаются к электронным весам. Достаточно выбрать товарную позицию, а ПО самостоятельно рассчитает сумму к оплате с учетом заложенной цены за кг.
Благодаря такому функционалу кассиры могут спокойно работать в компаниях с огромным количеством товарных позиций — крупных ритейлерах и гипермаркетах. Можно также самостоятельно заводить товар в номенклатуру нажатием пары кнопок.
Как закрыть смену на онлайн-кассе?
По окончании работы кассир обязательно должен закрыть смену. Смена может быть открыта только 24 часа. Выдача чеков после 24 часов непрерывной работы фискального накопителя будет считаться грубым нарушением кассовой дисциплины. Такие ограничения обусловлены техническими особенностями записывающего устройства.
Обратите внимание! Если вы забыли закрыть смену, но чеки не пробивались, это не будет считаться серьезным нарушением для налоговой. С другой стороны, предприятию будет сложнее вести управленческий учет. Сотрудника могут оштрафовать.
Чтобы закрыть смену, нужно выбрать соответствующую графу в меню «Текущие смены» или нажать комбинацию кнопок (если ККТ не оборудована сенсорным экраном). Подробнее о закрытии смены мы писали здесь. Вы также можете почерпнуть полезную информацию из видео по работе с онлайн-кассой.
Что должен мониторить кассир при работе на новой ККТ?
Любая онлайн-касса сообщает сотруднику о количестве фискальных документов, которые не были отправлены оператору. Попробуйте отправить их заново. Если чеки не отправляются, нужно доложить об этом начальству. 30 дней просрочки ведут к блокировке фискального накопителя. Стоимость нового начинается от 7600 рублей.
Также следует проследить за отправкой электронного чека потребителю. Если произошла ошибка и чек так и не был отправлен, ИП заплатит штраф в размере 2 тыс. рублей, а юридическое лицо — 10 тыс. рублей. Т. к. кассир подписывал договор о материальной ответственности, эта сумма будет списана с его зарплаты.
Обратите внимание! На момент вашей рабочей смены за ККТ должны работать исключительно вы. Рабочая смена начинается с формирования чека открытия и заканчивается печатью чека закрытия. После печати чека закрытия смены никаких манипуляций с техникой проводить нельзя.
Когда формируется чек коррекции?
Чек коррекции печатается в том случае, если вы допустили ошибку в работе с ККТ. Не учли какое-то поступление или расходы. Чтобы сформировать чек коррекции, нужно:
- Выбрать признак расчета. Выберите «Приход», если забыли учесть операцию получения, или «Расход», если забыли учесть операцию выдачи средств.
- Выбрать основание для коррекции. Если вы нашли ошибку самостоятельно, нужно выбрать пункт «Самостоятельная операция», если на ошибку указала налоговая — «По предписанию».
- Выбрать название товара или услуги, указать другие реквизиты в соответствии с письмом ФНС от 09.04.2018. Каждая корректируемая сумма должна отражаться в чеке коррекции отдельной строкой.
Если вы допустили ошибку при формировании чека, нужно выбрать «Возврат прихода», а потом сформировать корректирующий чек «Приход» с указанием правильных реквизитов. Если вы самостоятельно нашли ошибку и выбрали основание «Самостоятельная операция», проблем с налоговой удастся избежать.
Обучающие уроки по работе с онлайн-кассой
Дистрибьюторы, производители и даже пользователи выкладывают на YouTube уроки по онлайн-кассам. Введите модель и просмотрите доступные. Вот примеры хороших обучающих видео с инструкцией по применению онлайн-кассы.
Видео уроки по онлайн-кассе помогут вам чувствовать себя увереннее, но не заменят инструктаж полностью. За ним нужно обращаться в центры технического обслуживания или к дистрибьюторам оборудования.
Профессиональное обучение работе с онлайн-кассой
Предприниматель может повысить квалификацию своих сотрудников, воспользовавшись услугами компании «ККТ Астрал» — одного из самых крупных дистрибьюторов касс и сопутствующих товаров в России. Базовое обучение включает в себя разбор всех операций: открытие и закрытие смены, пробитие чека, возврат прихода, добавление товара и проверку связи с ОФД. После прохождения курса специалист полностью готов к работе с ККТ. Если этой информации окажется недостаточно, специалисты могут предоставить расширенное обучение по работе с ККТ нового образца. Услуга стоит от 1000 рублей, а заказать ее можно по ссылке на официальном сайте нашей компании.
Возможно у Вас не установлены сертификаты Национального УЦ Минцифры России.
Ознакомиться с инструкциями по установке можно на https://www.gosuslugi.ru/crt
Либо попробуйте войти на сайт в другом браузере по ссылке https://www.sberbank.com/ru/certificates
Если ошибка повторится позвоните нам по номеру 900 или + 7495 500-55-50, если Вы за границей, и сообщите ваш Support ID
Support ID: < 3358807046035772881>
[Назад]