Руководство по работе с формами

Содержание

Что такое Google-формы

Google формы — один из облачных сервисов Google, связанный с облаком и таблицами. Как и для использования любых других продуктов Google, для авторизации достаточно просто иметь почтовый ящик на Gmail.

Гугл-формы — простой, удобный и надёжный инструмент. Он интуитивно понятный, лёгкий в освоении, быстро внедряется и, что немаловажно, бесплатный.

Важно отметить простой, лаконичный дизайн и высокий уровень юзабилити. Кроме того, внешний вид можно кастомизировать в соответствии с предложенными темами и даже создавать темы самостоятельно. Для этого просто нужно загрузить лого или шапку, и алгоритм автоматически подберёт соответствующую палитру интерфейса.

Сервис имеет много тонких настроек. Вопросы могут содержать от текстовых полей до чекбоксов.

При оформлении можно использовать картинки и видео.

Структура опроса может быть не линейной, а вариативной. Отвечая на вопросы, люди будут попадать на разные страницы, в зависимости от того, какие ответы они дают. Это существенно расширяет потенциальные сферы применения и создаёт простор для творчества.

Сервис кроссплатформенный — использовать его можно на ПК, планшетах и смартфонах. Данные корректно синхронизируются.

Работа с формами предусмотрена как для одного специалиста, так и для команды.

Сферы применения

Продукт позволяет:

• Проводить опросы;
• Регистрировать участников мероприятий;
• Сегментировать клиентов;
• Брифовать клиентов;
• Получать обратную связь;
• Собирать отзывы;
• Проводить тестирования и викторины;
• Собирать контакты для рассылок.

Помимо этого, можно применять Google Forms для лидогенерации , используя их в качестве посадочной страницы.

Результаты пользователей записываются в Google-таблицы.

Области применения: от образования до решения бизнес-задач.

Куда попадают ответы

Статистику и ответы можно просматривать как непосредственно в самих Google-формах, так и в отдельной таблице, которая создаётся автоматически по умолчанию. Можно указать и ранее созданную.

В личном кабинете доступна общая сводка и ответы отдельных пользователей.

При нажатии на зелёную иконку открывается соответствующая Google-таблица со всеми ответами.

У раздела «Ответы» есть своё меню, которое позволяет управлять уведомлениями о новых ответах по email, настраивать, в какую именно таблицу нужно сохранять ответы, отключать связь с формой, скачивать ответы в формате CSV, печатать ответы и удалять их.

Обзор функционала

Создание формы

Начать работу с сервисом можно, выбрав один из предложенных шаблонов по различным тематикам.

В большинстве случаев работа начинается с чистого листа под определённый формат. Создаётся пустая форма, которая настраивается, к ней раздаются права доступа. После чего оформляется внешний вид и конструируются блоки вопросов.

Настройки формы

Данный раздел имеет три подраздела

• Общие;
• Презентация;
• Тесты.

Рассмотрим подробнее каждый из них.

Общие настройки позволяют:

• Управлять сбором контактов респондентов;
• Отправлять им копии их ответов;
• Ограничивать количество попыток заполнения формы;
• Настраивать возможность редактирования ответов респондентами после отправки.

В подразделе «Презентация» настраивается:

• Внешняя визуализация прогресса при заполнении формы — понимание пользователями того, на какой стадии они находятся и сколько осталось. В большинстве случаев повышает их вовлечённость и процент тех, кто заполнил форму до конца. 
• Выдача вопросов в случайном порядке.
• Включение и отключение ссылки для повторного заполнения.
• Редактирование текста подтверждения, который высвечивается после записи ответа.

Подраздел «Тесты» позволяет оценивать ответы и начислять за них баллы. Респонденты могут видеть оценку сразу после отправки формы или после ручной проверки.

Также можно настроить подсветку правильных и неправильных ответов после заполнения формы, а также общее количество баллов и баллы за отдельные вопросы.

Настройки доступа

Кнопка «Отправить» позволяет делиться формой по электронной почте, в соцсетях Facebook* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России) и Twitter, путём отправки прямой ссылки или встраиванием на внешний сайт.

Также в данном окне находится ссылка для настроек доступа.

Прямую ссылку можно сократить, отметив соответствующий чек-бокс.

При генерации HTML-кода есть возможность менять размеры будущего блока с формой для корректного отображения на сайте.

Конструктор форм

Это основная часть функционала сервиса, поэтому рассмотрим его максимально подробно.

Меню

У конструктора есть своё лаконичное, но вполне функциональное меню, которое позволяет:

• Добавить вопрос;
• Вставить видеоролик из YouTube по прямой ссылке или найдя его в поиске;
• Отредактировать название и описание блока;
• Импортировать вопросы;
• Добавить раздел.

Разделы

У каждого раздела есть своё меню, позволяющее копировать, перемещать и удалять его, а также объединять с разделом выше. 

Изменять порядок вопросов можно привычным перетаскиванием.

Изображения можно загрузить непосредственно с устройства, а также сделать фотографию в моменте, подгрузить картинку по прямой ссылке, из Google-диска или найти через поиск.

Оформление вопросов и форматы ответов 

Рассмотрим детально возможности при формировании вопросов.

Ответы могут быть представлены в виде обычного текста, в виде одной строки или абзаца.

Доступны функции добавления описания и проверки ответов по числу, тексту, количеству символов и регулярному выражению.

Проверка по числу позволяет выбрать одно из предложенных логических условий и необходимые значения.

Вариант «Текст» проверяет валидность вводимого адреса электронной почты и веб-ссылки, а также оценивать содержимое на предмет содержания или отсутствия в нём определённого слова или выражения. 

Пункт «Длина» регламентирует минимальное или максимальное количество символов, из которых должен состоять ответ. 

«Регулярное выражение» может содержать или не содержать, полностью совпадать или не совпадать с указанным шаблоном.

Имеется вариант выбора одного ответа из представленного списка. Можно добавить текстовое описание, выбрать дальнейшее действие для каждого варианта ответа и рандомизировать порядок выдачи предлагаемых вариантов ответов. 

Вариант «Несколько из списка» позволяет получать ответы в виде отметок в чек-боксах. Можно добавить описание, проверку ответов — выбор не более, не менее или строго заданного количества пунктов.

Имеется привычный многим выпадающий список. В него добавляется описание, настраивается выбор дальнейшего действия после каждого варианта ответа и возможность их перемешивания в случайном порядке.

Необходимость загрузки пользовательских файлов ощущалась достаточно давно — к примеру, фото, видео, документов. С недавнего времени в Google-формах появилась такая опция. Пользователю доступна загрузка файлов общим объёмом до 1Гб на одну форму. Также можно определить типы файлов, которые можно загружать:

• Таблицы;
• PDF;
• Видео;
• Презентации;
• Изображения;
• Аудио.

Помимо этого можно ограничить количество загружаемых файлов и их размер.

В меню вопроса доступно только добавление и редактирование его описания.

В случаях, когда важна визуальная наглядность, можно предложить пользователям взаимодействовать со шкалой, к которой добавляется описание, а также подписи в начале и конце шкалы.

Для респондентов шкала выглядит следующим образом:

Ещё один сложный формат — сетка с множественным выбором. Помимо описания можно задать произвольное количество строк и столбцов, включить ограничение — не более одного ответа на столбец — и возможность рандомизации порядка столбцов и строк.

Сетка отображается подобным образом:

Сетка флажков тоже полезна в случаях, когда необходимо предложить пользователям множественный выбор. Дополнительные опции данного формата аналогичны сетке с множественным выбором.

При необходимости добавляется блок для ввода даты. Он может иметь произвольное описание, возможность включения и отключения ввода года, а также поля для ввода точного времени.

Блок «Время» позволяет пользователю добавлять время, а если в меню вопроса переключить тип ответа на «Продолжительность», то формат меняется на часы : минуты : секунды.

Google Forms — это бесплатный инструмент для сбора информации с помощью опросов, форм обратной связи и тестирования. Разобраться в интерфейсе не составит никакого труда, а для создания формы нужен только аккаунт Google.

C помощью данного инструмента вы можете:

1. открыть онлайн-регистрацию для участников мероприятия;
2. организовать голосование — например, каким будет следующий дизайн нового продукта или какой будет тема следующего обучающего курса;
3. создать анкету для тестирования кандидатов на должность;
4. проводить онлайн-исследования — узнать мнение и предпочтения вашей аудитории;
5. создать бриф (техническое задание) и удаленно согласовывать все детали проекта с заказчиком/исполнителем;
6. собрать отзывы о проведенном мероприятии или качестве обслуживания.

Сервис Google Forms обладает рядом преимуществ:

1. удобство в использовании: опрос не нужно скачивать, пересылать в виде файла респондентам, а им заново отправлять ответы;
2. уникальность дизайна: вы можете использовать галерею шаблонов или собственные изображения;
3. доступность: форма хранится на Google Диске, поэтому можно работать с ней с разных устройств и не бояться, что вы забудете нужный файл на рабочем компьютере;
4. адаптивность: можно создавать, просматривать, редактировать форму на мобильных устройствах без потери функциональности;
5. эффективные настройки доступа: возможно совместное редактирование с другими членами команды;
6. удобство анализа: результаты опроса автоматически формируются в таблицы и графики.

Начало работы с Google Forms

Чтобы создать гугл-форму, необходимо авторизоваться в аккаунте Google. Если такого нет, его можно создать по ссылке accounts.google.com.

Перейти к созданию гугл-форм можно несколькими способами.

Из адресной строки браузера

Самый простой способ начать создавать форму — прямо в приложении Google Forms. Перейдя по ссылке https://docs.google.com/forms, вы окажетесь на главной странице, где сможете выбрать один из шаблонов или создать свой пустой файл.

Чтобы автоматически создать новую пустую форму, впишите forms.new в адресную строку любого браузера и нажмите Enter.

Из почты Gmail и стартовой страницы Google

Нажмите на иконку «Приложения Google» и в появившемся меню выберите значок «Формы». В некоторых аккаунтах может не быть этого значка по умолчанию, в таком случае необходимо выбрать пункт «Диск».

Из Google Диска

Нажмите в левом углу на кнопку с плюсиком «Создать» и в раскрывающемся меню выберите нужный пункт.

Из сервисов офисного пакета Google

Ссылка на Google Forms есть в документах, таблицах и презентациях: нажмите Файл → Создать → Форма, чтобы создать новую пустую форму.

Если вы уже работаете с таблицей Google и вам необходимо создать форму, которая будет автоматически с ней связываться, просто нажмите Инструменты → Создать форму. Ответы формы будут сохраняться в этой таблице отдельным листом без дополнительных настроек.

Панель инструментов в Google Forms

Давайте создадим гугл-форму с нуля, используя пустой шаблон.

Интерфейс у сервиса простой, приятный и интуитивно понятный. В верхней панели находятся элементы, с помощью которых можно задать основные настройки:

1. Настройки темы

Сделайте индивидуальным дизайн для гугл-формы, выбрав цвет вашего корпоративного стиля или воспользовавшись предложенными шаблонами. В Google Forms есть возможность выбирать изображение для верхнего колонтитула, изменять цветовую схему и шрифт.

Обложка — это первое, на что обратит внимание респондент при открытии вашей формы. Вы можете добавить собственную тематическую фотографию или брендированное изображение: логотип компании, баннер с промоакцией, названием и датой проведения мероприятия. Также можно воспользоваться галереей изображений, где они удобно распределены по темам.

После того, как вы выберете изображение для верхнего колонтитула, Google Forms автоматически подберет под него гармоничную цветовую схему. При желании тему можно изменить, нажав на иконку с плюсиком:

Что касается шрифтов, то выбор их тут невелик, а также отсутствует возможность добавить кастомные шрифты. Вы можете сохранить свой индивидуальный стиль в письме, установив пользовательские шрифты в емейл-редакторе eSputnik.

2. Предпросмотр

Полезная функция, которая пригодится перед отправкой формы. Позволяет увидеть форму такой, какой ее увидят ваши респонденты. Воспользоваться предпросмотром, чтобы оценить форму визуально, проверить все ли правильно работает и заметить все недочеты, можно на любом этапе ее создания.

3. Настройки

Вкладка «Общие»

Если вы хотите собирать адреса электронной почты ваших респондентов, нажмите галочку «Собирать адреса электронной почты». При выборе этого пункта появится обязательное для заполнения поле «Адрес электронной почты» в начале формы. Пока пользователь не введет адрес email, ему будут недоступны для просмотра остальные разделы формы.

Также в этой вкладке можно задать, сможет ли респондент отправлять форму более одного раза. Эта функция поможет избежать искусственной накрутки показателей: если поставить галочку, пользователь должен будет авторизоваться в своем аккаунте Google и сможет ответить только один раз.

Здесь же можно настроить, могут ли респонденты изменять ответы после отправки формы и видеть другие ответы.

Вкладка «Презентация»

Добавляет некоторые визуальные штрихи вашему опросу: здесь вы можете вставить индикатор заполнения формы, выбрать функцию перемешивания вопросов, а также добавить текст, который будет показан респонденту после заполнения формы.

Вкладка «Тест»

Если вы создаете форму для тестирования, включите опцию «Тест» в этой вкладке. Это позволит назначать количество баллов за ответы и сделать оценивание автоматическим. Также здесь можно установить, что будет показано респонденту при прохождении теста:

4. Кнопка «Отправить»

Google Forms предлагает несколько удобных способов для отправки формы: в виде электронного письма, ссылки, как публикацию в Facebook и Twitter, а также в виде HTML-кода для вставки на сайт.

Ниже в этой статье мы расскажем подробнее, как вставить опрос в электронное письмо.

5. Дополнительные настройки

В этой вкладке вам доступны различные действия с формой: копирование, удаление, печать, создание шаблона для заполнения, настройка доступа и некоторых параметров по умолчанию для всех новых форм.

Пункты меню «Редактор скриптов» и «Дополнения» расширяют возможности использования гугл форм, помогая реализовать различные полезные функции:

1. получать уведомления, когда кто-то отправляет заполненную форму;

1. автоматически закрывать форму в зависимости от установленного срока действия, количества принятых ответов или другого триггера;
2. отправлять пользователям подтверждающее письмо о заполнении Google Forms и т.п.

Для опытных разработчиков вся необходимая информация о скриптах собрана в справочных материалах, а обычный пользователь найдет нужный ему инструмент в Дополнениях.

Конструктор форм

Приступим к созданию самого опроса. В Google Forms есть возможность не только создавать вопросы, а и вставлять изображения, видео и делить форму на разделы. Сделать это можно при помощи панели инструментов, которая находится справа от блока с вопросом:

Пункт меню «Импортировать вопросы» позволяет повторно использовать вопросы из ранее созданных форм, причем вы можете выбрать, какие именно вопросы перенести. Это удобно для тех, кто часто работает с Google Forms.

Добавить изображение можно прямо с устройства, с камеры, по ссылке, с Google Диска или через поиск Google. Видео встраиваются с YouTube: вы можете указать ссылку либо найти видео на данной платформе, не покидая своей формы.

Добавление разделов удобно использовать, если опрос получается слишком длинным или содержит вопросы, которые можно объединить в одну тему. Длинный опрос, разбитый на разделы, визуально воспринимается проще. Вы можете добавить название и краткое описание для каждого раздела, а также копировать разделы для создания похожих.

В конструкторе форм у каждого блока есть общие элементы, которые встречаются в любом вопросе:

• поле для вопроса;

• поле для описания (по умолчанию скрыто, но можно добавить при помощи меню в виде трех вертикальных точек в правом нижнем углу);
• кнопка для загрузки изображения;
• меню для выбора типа вопроса;
• кнопки «Сделать копию» и «Удалить»;
• опция «Обязательный вопрос» (не ответив на данный вопрос, респондент не сможет отправить форму);
• меню с дополнительными функциями в зависимости от типа вопроса.

Типы вопросов

Google Forms предлагает различные типы вопросов в зависимости от того, какие ответы вы желаете получить от вашей аудитории:

1. краткие;
2. развернутые;
3. выбрать один вариант из предложенных;
4. выбрать несколько вариантов и т. д.

Для выбора типа ответа щелкните раскрывающееся меню рядом с полем вопроса:

Текст (строка)

Удобно использовать для коротких ответов в нескольких словах: узнать имя, возраст, адрес, емейл, получить ссылку на профиль в соцсетях и т.п.

Чтобы ответ был релевантным, и вместо ответа на числовой вопрос пользователь не вводил, например, случайные буквы, можно установить правила с проверкой ввода данных. Для этого щелкните пиктограмму с тремя точками в правом нижнем углу блока с вопросом и выберите опцию «Проверка ответов».

Текст (абзац)

Этот тип аналогичен предыдущему, но предполагает более подробный ответ из одного или нескольких абзацев. Подходит для случаев, когда пользователю нужно описать свое мнение или рассказать ситуацию.

Один из списка

Респондент может выбрать один из предлагаемых вариантов или вписать свой в текстовом поле. Этот тип ответа дает возможность перенаправить респондента в определенный раздел опроса в зависимости от выбранного им варианта. Для этого нужно нажать на значок «Ещё»

После этого станет доступен выбор возможных переходов в зависимости от ответа пользователя: он может быть перенаправлен в другой раздел формы либо после определенного ответа опрос будет завершен, а форма отправлена:

Для этого типа ответа также доступна опция «Перемешать ответы»: при каждом открытии формы варианты ответов будут меняться местами.

Если в настройках Google Формы вы отметили, что это тест, в блоке с этим типом вопроса вам будет доступна дополнительная настройка ответов:

Здесь есть возможность указать правильный вариант ответа, а также количество баллов за верный ответ и добавить пояснение: как для правильных ответов, так и для неправильных.

Несколько из списка

У респондента есть возможность выбрать несколько вариантов из предложенных, в том числе вариант «Другое» для короткого текстового ответа.

При тестировании для такого типа вопроса доступна функция «Проверка ответов». Здесь можно выбрать количество правильных вариантов и текст, который будет показан как сообщение об ошибке.

Раскрывающийся список

Как и «Один из списка», предполагает выбор одного из предложенных вариантов, но в данном случае они представлены в виде раскрывающегося меню. Такой вариант удобен, когда вариантов ответов слишком много: раскрывающееся меню смотрится более компактно.

Функции для этого варианта ответа аналогичны выбору одного из списка:

1. перенаправить респондента к следующей группе вопросов в зависимости от его ответа;
2. выводить ответы в случайном порядке при новом открытии формы;
3. задать правильный ответ и пояснения.

Загрузка файлов

Позволяет респонденту загружать в качестве ответа собственные файлы. Тип и максимальный размер файла вы можете задать в настройках.

При создании блока с таким типом ответа нужно учесть следующие особенности:

1. чтобы загрузить свой файл, пользователь должен авторизоваться в своем Google-аккаунте;
2. загружаемые файлы используют пространство Google Диска владельца опроса;
3. данный тип вопроса невозможно использовать, если гугл-форма хранится на общем диске или включена функция «Защита от потери данных».

Технически возможно, чтобы файлы смогли загружать пользователи и без использования учетной записи, но в таком случае необходимо будет использовать дополнительные скрипты Google.

Шкала

Вариант, который отлично подходит для оценивания какого-либо показателя. Респонденту предлагается выбрать оценку в определенном числовом диапазоне. Вы можете установить метки от 0 до 1 для начала и от 2 до 10 для конца шкалы, а также задать подписи для начала и конца шкалы, например, в виде эмоджи.

Такую шкалу также удобно использовать для определения NPS — индекса лояльности потребителей. Чтобы выявить уровень удовлетворенности клиентов, им предлагается оценить компанию, товар или услугу по 10-балльной шкале. В зависимости от ответов, можно выделить условные группы покупателей и разработать стратегию взаимодействия с ними. Подробнее об индексе потребительской лояльности и о том, как работать с клиентами разных сегментов, можно прочитать у нас в блоге.

Сетка (множественный выбор)

У респондента есть возможность оценить различные параметры по предложенной шкале. При данном типе вопроса создается сетка, в которой можно выбрать один ответ для каждой строки. Дополнительные функции предлагают возможность ограничить ответы одним выбором для каждого столбца, требовать заполнение всех строк и перемешать строки.

Сетка флажков

Респондент оценивает разные параметры по нескольким критериям. Тип ответа аналогичен предыдущему, но при этом есть возможность выбрать один или несколько предложенных вариантов из строки.

По аналогии с типом «Сетка» (множественный выбор), есть функции для ограничения ответов одним выбором для каждого столбца и перемешиванием строк.

Дата

Респонденту предлагается выбрать дату из календаря. При необходимости можно включить выбор года или добавить время в настройках.

Время

Респондент может ввести значение времени в часах и минутах, либо указать продолжительность в часах, минутах, секундах. Выбрать нужный вариант можно в меню «Ещё» в правом нижнем углу. Этот тип ответа удобно использовать, например, при почасовом бронировании, уточнении времени встречи, доставки и т.д.

Создание и редактирование форм в конструкторе сделано удобно для пользователя: можно как продумать последовательность разделов и вопросов заранее, так и упорядочить их в процессе создания. Любой элемент формы — раздел, вопрос, изображение или видео — можно легко переместить, потянув за шесть точек вверху блока. Возможность копирования значительно упрощает добавление похожих разделов и вопросов в вашу форму, а отменить нежелательное действие можно привычными сочетаниями клавиш CMD+Z или Ctrl+Z.

Кроме этого, как и во всех приложениях офисного пакета Google, вы можете сотрудничать в формах с другими соавторами. Для этого перейдите в дополнительные настройки в правом верхнем углу и выберите пункт «Настройки доступа». Здесь вы можете указать редакторов из списка электронных адресов, а также возможность изменять разрешения и параметры доступа.

Добавляем форму в письмо

Когда ваш опрос будет создан, определитесь, каким образом привлечь респондентов: разместить форму на сайте, поделиться в соцсетях или отправить по электронной почте. Рассмотрим, как с помощью редактора eSputnik сделать так, чтобы в письме получатель увидел не длиннющую ссылку с набором букв, цифр и символов, а красиво оформленный призыв заполнить форму.

Источник: eSputnik

Статья обновлена 05.07.2022

В Сети часто задают вопросы вроде: что такое Гугл-форма или Google Forms, что это? Если следовать определению самого Google, представляет собой облачное программное обеспечение для анкетирования и тестирования. Что означает: вы можете создавать формы онлайн прямо в своем браузере. Сервис был запущен в 2008 году как простая интеграция с Google Таблицами. Но тогда пользователям приходилось использовать 3 разных листа: один для добавления формы, другой для ее изменения и еще один — для просмотра полученных ответов. Позже, в 2016 году, Гугл-формы стали независимым приложением с более продвинутыми функциями.

Теперь вы можете создавать и управлять данными, которые получаете из форм, прямо в автономном приложении. Google Forms — простой и удобный в использовании инструмент, позволяющий проводить опросы, собирать данные пользователей и получать обратную связь. Сфера применения платформы ограничена только вашей фантазией и набором инструментов — задействовать Гугл-формс можно где угодно.

Google Forms имеют много общих характеристик с другими приложениями Google Офиса, например совместную работу в реальном времени и персонализацию документов. Читайте наш Google Forms Review, чтобы узнать, как пользоваться Гугл-формами профессионально, зачем нужна Гугл-форма, какая таблица отвечает за ответы и какие существуют ограничения при создании. 

Google Forms: как ими пользоваться

Google Forms — облачный сервис Google. Чтобы создать опрос в Гугл-формах, нужно иметь рабочий аккаунт на Gmail. Информация, полученная в таких документах, свободно интегрируется в другие пространства платформы — например, в Google Таблицы.

Чтобы создать Гугл-форму, достаточно войти в аккаунт. За использование этого инструмента, как и за многие другие сервисы Google, не нужно платить. Кроме того, дизайн здесь интуитивно понятен, а в интерфейсе можно разобраться за считанные минуты. Начинающим пользователям понравится простое меню, а для более продвинутых юзеров доступны расширенные настройки.

Оформление Гугл-форм — ещё один важный пункт. Если у вас нет времени самостоятельно подбирать цветовую гамму, оставьте это платформе. Достаточно загрузить изображение для шапки, и алгоритм выберет наиболее подходящий оттенок для оформления. Поэтому опросы всегда выглядят минималистично и красиво: их приятно использовать при работе в компаниях или для проведения официального анкетирования в образовательном учреждении.

Гугл-форм: возможности 

Сервис позволяет обрабатывать различные типы данных. Вот некоторые возможности:

• задавать параметры и размеры текстовых полей, собирать через Гугл-формы отзывы;
• отмечать необходимость заполнения определенных ячеек;
• дополнять анкету в Гугл-форме интерактивными элементами — чекбоксами, линейными шкалами, табличками;
• оформлять опрос с помощью картинок и видео.

Кроме того, можно создать Гугл-форму для опроса с вариациями. В зависимости от того, как пользователи отвечают, платформа предлагает им разные страницы со следующими вопросами. Благодаря этому, например, можно сделать онлайн-квест.

Еще одна особенность платформы — возможность задавать количество баллов за каждый вопрос. Эту функцию оценят преподаватели и студенты. Больше не нужно искать сторонний сайт для создания учебных тестов. Алгоритм сразу же подсчитает количество правильных ответов, выведет данные в отдельную табличку, где можно сравнить результаты одного ученика с другим.

Чтобы редактировать Google-форму или создать её не нужно иметь специальное приложение — можно работать через версию для вашего браузера. Данные синхронизируются в режиме реального времени.

Преимущества Гугл-формы

1. Все ваши формы онлайн

Поскольку Google Forms — это облачное приложение, не нужно устанавливать его на свой компьютер. Это дает возможность редактировать и управлять опросами с любого устройства и в любом месте. Вам просто нужен Интернет, чтобы получить доступ к Гугл-формам на десктопе или в портативном гаджете.

Поскольку на многих компьютерах не так много места для хранения данных, решения вроде Google Forms, могут оказаться полезными. Ведь вам не придется тратить место на жестком диске для установки еще одного программного обеспечения. Все файлы будут в целости и сохранности в облаке.

1. Экономия времени 

Если у вас мало времени, чтобы настраивать форму с нуля, всегда можно использовать шаблоны. Галерея находится в верхней части страницы и включает несколько категорий:

• Работа — заявление о приеме на работу, заказ работ, заявление на отпуск, отзывы клиентов и другие.
• Личное — контактная информация, ответ на приглашение, регистрация на мероприятие и так далее.
• Образование — анкета, рабочий лист, оценка курса и все, что с этим связано.

Помните:вы также можете создавать собственные шаблоны на основе существующих. Они будут расположены в той же галерее.

1. Опция автосохранения

Если ваш компьютер по какой-либо причине выключится или пропадет Интернет, ваши формы никуда не денутся. Они сохранятся в облаке, причем в последней версии, которую вы редактировали. Каждый раз, когда вы заканчиваете создавать форму, Google Forms автоматически сохраняет ее. 

Где применяются Google Forms

Сфера применения инструмента крайне широка. Что можно создать с помощью Google-форм:

• форму регистрации на событие или форум;
• свои тесты, проверять присутствие учеников на онлайн-уроках;
• гугл-опросник для получения обратной связи от участников мероприятий, студентов, работников компании и клиентов;
• онлайн-тестирование;
• онлайн-квест;
• формы для сбора контактов клиентов.

Как видите, Google Forms применяются практически везде — можно создать Гугл-форму для регистрации или опросник в любой сфере, от образования до предпринимательства. Инструмент легко видоизменяется для решения разных задач.

Как пример того, что можно делать в Google-формах — Гугл-форма для регистрации на мероприятие. Организаторам не придется вручную собирать данные участников. Уменьшается вероятность неправильной записи контакта для связи, потому что алгоритм Google Forms мгновенно вносит данные в отдельную табличку, связанную с основным опросом. Уже там можно сортировать информацию так, как вам комфортно: по городам, номерам телефонов или цели присутствия на мероприятии.

Инструкция по работе с Гугл-формами: как делать опросы

Хоть новичку и легко разобраться с тем, как создавать Гугл-формы, инструкция всё же необходима. В этом разделе разберемся в тонкостях создания и настройки опроса в «Гугл-документы». 

Типы вопросов в Google-формах и когда их использовать

В Google-формах есть 11 видов вопросов. Каждый из них полезен для сбора различных типов ответов.

1. Текст / строка — короткий ответ

• Используется: для коротких ответов в произвольной форме. Несмотря на то, что это называется «строкой», респонденты могут вводить столько текста, сколько захотят. Если автор формы не ограничит длину.
• Параметры: число, текст, длина и регулярное выражение — код, который позволяет сравнивать и группировать данные в опросе, например, выделять правописание или найти все почтовые индексы.

1. Текст/абзац

• Используется: для длинных ответов в произвольной форме.
• Параметры: число, текст, длина, регулярное выражение.

1. Один из списка

• Используется: для выбора одного ответа из короткого предварительно отобранного списка.
• Параметры: текст, задание перехода к другому разделу в зависимости ответа, ранжирование ответов в случайном порядке.

Если в списке более 4-х ответов, рассмотрите возможность использования раскрывающегося списка.

1. Несколько из списка

• Используется: для выбора нескольких вариантов из списка заранее выбранных ответов.
• Параметры: текст, задание перехода к другому разделу в зависимости ответа, ранжирование ответов в случайном порядке. 

1. Раскрывающийся список

• Используется: для выбора одного ответа из списка заранее выбранных.
• Параметры: переход к разделу, основанному на ответе, случайный порядок ответов.

1. Загрузка файлов

• Используется: для прикрепления к опросу документа, таблицы или другого файла.
• Параметры: ограничение типа файла, максимального количества файлов или их размера.

Вы также можете ограничить максимальный размер файлов, загружаемых всеми респондентами. После достижения заданного уровня дальнейшая загрузка будет запрещена. Если вы используете данный тип вопроса, то не сможете встроить форму с опросом на сайт.

1. Шкала

• Используется: для оценки по шкале.
• Параметры: нижний предел шкалы может быть 0 или 1, верхний — от 2 до 10. Также можно добавлять пометки к верхнему и нижнему пределам.

1. Сетка с множественным выбором

• Используется: для сравнения нескольких элементов по определенной шкале — таких как полезность функций или мнения о возможностях. В каждой строке можно выбрать не более одного варианта.
• Параметры: требование обязательного ответа в каждой строке, ограничение в 1 ответ на вопрос, случайный порядок строк.

1. Сетка флажков

• Используется: для сравнения нескольких элементов по одной шкале. В отличие от множественного выбора, в каждой строке может быть выбрано несколько вариантов.
• Параметры: требование обязательного ответа в каждой строке, ограничение в 1 ответ на вопрос, случайный порядок строк.

Поскольку вариантов вопросов и ответов в такой форме очень много, всегда используйте функцию предварительного просмотра Гугл-формы. Чтобы убедиться, что окончательный макет выглядит так, как вы хотите.

1. Дата

• Используется: для запроса информации о дате, например, о наилучшем дне для встречи.
• Параметры: год, дата.

1. Время

• Используется: для запроса информации о времени, например, когда произошло событие или какова ожидаемая продолжительность задачи.
• Параметры: время, продолжительность.

Как работать с Гугл-формами

Любая Гугл-форма потребует войти в аккаунт. Нпаример, чтобы создать голосование Гугл, авторизуйтесь, зайдите на главную страницу Google Диска и нажмите на линк «Создать форму» в левом верхнем углу. Если вам сложно сделать дизайн Гугл-формы, шаблоны придут на помощь — они расположены здесь же.

Одна из самых популярных форм — это тест с правильными вариантами ответов. Рассмотрим его создание в нашей инструкции по работе с Гугл-формами.

Если вы опытный пользователь и знаете, что делать, можете выбрать уже имеющуюся форму или новый шаблон «Тестирование» из галереи.

Для новичков рекомендуем пошагово пройти всю процедуру. Начнем с вопроса. Его нужно вписать в одноименное поле.

Чтобы изменить любой текст в форме, просто щелкните по полю с текстом, который хотите отредактировать. Под редактируемым текстом должна появиться черная линия. Сам раздел будет подсвечен синим у левого края. Прямо в тексте появится курсор.

Когда закончите редактировать фрагмент текста, нажмите на следующий элемент, который хотите изменить.

После того, как мы ввели вопрос, пора назначить ему тип. Это может быть выбор одного из нескольких вариантов или более сложные формы. Среди вариантов:

• текстовое поле — длиной в одну строчку или размером в абзац;
• список — выбор одного варианта, множественный выбор, раскрывающийся список;
• загрузка файлов — например, если в качестве ответа нужно загрузить выполненное домашнее задание в формате PDF или квартальный отчет в формате *docx;
• шкала, сетка с множественным выбором, сетка флажков;
• дата и время.

Так, например, выглядит вопрос в формате «Сетка флажков»:

Если с текстом и списками и другими типами все интуитивно понятно, то с файлами нужно пояснение. Вы можете загрузить файлы размером до 1 Гб. Поддерживаются практически все форматы. Вот что принимает Гугл-форма:

• таблицы;
• PDF-файлы;
• видео- и аудиофайлы и изображения;
• презентации PowerPoint;
• текстовые документы.

Выставить предельное количество загружаемых файлов можно в момент редактирования Гугл-формы.

Чтобы изменить тип задаваемого вопроса, щелкните по соответствующему полю. Появится раскрывающееся меню с рядом форматов. Они определяют то, что появится под вопросом.

Чтобы объяснить пользователю, как заполнить Гугл-форму, добавьте краткое или развернутое описание к вопросам или же ко всему опроснику. В режиме редактирования ссылки отображаются обычным текстом, но при заполнении формы они будут активны.

В нашем примере мы ограничимся самым востребованным форматом «Один из списка». Это значит, что из всех вариантов ответа правильный только один.

Заполняем все варианты ответов. На этом этапе многие начинают терзать поисковик с вопросом, как создать Гугл-форму в виде опросника. Потому что непонятно, как указать правильные и неправильные варианты, нет никакой кнопки. На самом деле она есть, но не в самой форме, а в её дополнительных настройках. 

Как же сделать Гугл-форму опросником? Заходим в настройки и выбираем знак шестеренки в верхнем правом углу. В открывшемся окне передвигаем ползунок «Тест» в положение «включено». Здесь же можем задать другие параметры нашего теста. Например, сразу же показать респонденту результаты или правильные ответы. Нажимаем на «Сохранить» и возвращаемся к редактированию.

Теперь у нас появилась ссылка «Ответы», где мы и можем задать «вес» каждому из них в баллах, указать какой он — правильный или неправильный. Теперь вы знаете, как просто работать с Google-формой: создать все разделы, присвоить каждому вопросу баллы и назначить правильный ответ.

Вы в любой момент можете отредактировать текст рядом с любым из вариантов и даже полностью изменить структуру опросника. Чтобы внести новый параметр, нажмите на поле «Добавить вариант» и введите текст, который должен отображаться. Чтобы удалить какой-то параметр, нажмите на серый крестик справа от того вопроса, который нужно убрать.

Под списком вариантов для каждого вопроса справа расположены две иконки.

Первая, которая выглядит как листы бумаги, дублирует вопрос. Вторая, похожая на корзину для мусора, удаляет его.

Рядом с ними находится опция «Обязательный вопрос» и ползунок. Если его включить, это будет означать, что респондент должен заполнить данное поле, чтобы отправить вам всю форму.

Крайний правый значок с тремя точками определяет ряд других параметров вашей формы. Вам нужно нажать на него, чтобы раскрыть дополнительное меню.

• «Описание» — можно добавить краткое описание вопроса.
• «Выбрать действие для каждого варианта ответа» — пункт нужен, чтобы создавать квесты. Тут можно задавать, куда отправится пользователь после ответа, например, к следующему разделу.
• «Перемешать ответы» — задать алгоритм, чтобы варианты ответов отображались в случайном порядке для каждого респондента.

Если вы сначала заполнили вопрос, а потом поняли, что он должен быть в другом месте, ничего страшного. В центре формы прямо над вопросом, который вы редактируете, расположены 6 серых точек. Щелкните и удерживайте эту иконку, чтобы переместить вопрос выше или ниже по форме.

Форма готова.

Как создать Гугл-форму с телефона или планшета

Чтобы создать опрос в Гугл-форме с мобильного устройства, не нужно скачивать отдельное приложение. Просто введите «forms.google.com» в адресную строку браузера. Это адрес, по которому находится Гугл-форма. Такой вход в систему подойдет как пользователям Apple, так и юзерам на Android.

Если вы хотите создать простую Гугл-форму для опроса, шаблон не нужен — дизайн и интерфейс легко настроить самостоятельно. Достаточно заполнить форму информацией, выдать права доступа и скопировать ссылку для заполнения, которую планируете распространять. А если нужно понимать, как сделать анкету в Гугл-форме более детальной, стоит поэкспериментировать с настройками.

Гугл-формы: как пользоваться настройками

Настройки Google Forms находятся в правом верхнем углу документа — это значок шестерёнки рядом с кнопкой «Отправить».

С помощью общих настроек можно:

• автоматически собирать адреса электронной почты респондентов для дальнейшей обработки;
• требовать у респондентов входа в аккаунт, чтобы в дальнейшем с одного Google-аккаунта нельзя было ответить на вопросы дважды;
• настроить доступ — разрешить или запретить редактировать ответы после отправки, настроить доступ к чужим ответам. 

Во вкладке «Презентация» находятся не менее важные функции. В этом разделе настраиваются следующие опции:

• демонстрация прогресса при заполнении опросника — отличная функция, чтобы повысить вовлеченность и процент юзеров, прошедших форму до конца;
• порядок демонстрации вопросов — случайный или настроенный изначально;
• демонстрация ссылки для повторного заполнения опросника.

Кроме того, здесь настраивается текст, который увидят пользователи после того, как заполнят форму.

Вкладка «Тесты» будет полезной для использования Google Forms в образовательных целях. При заполнении опросника студенты увидят, сколько баллов начисляется за каждый вопрос. Сразу после отправки ответов респонденты узнают полученную оценку, смогут проделать работу над ошибками.

Тест в Гугл-форме — это простой способ проверить знания учеников. Ответы сразу же сохраняются в табличке, прикрепленной к форме.

Как узнать ответы Гугл-формы 

Ответ на вопрос, как открыть ответы в Гугл-формах, может быть разным. В зависимости от того, с какой стороны вы находитесь — как создатель формы или же как участник опроса.

Со стороны владельца Google-опросника все просто. В конструкторе формы Гугл вопросы / ответы находятся в двух разных вкладках. Переключаться между ними можно в верхней части страницы прямо во время редактирования документа. Перейдите во вкладку «Ответы». Здесь вы увидите всех респондентов в виде списка и сможете отсортировать их данные.

Просмотр Гугл-формы для проверки ответов — не единственный способ для владельца узнать реакцию респондентов.

Как посмотреть результаты полного опроса в Гугл-форме? У каждого теста в Google Forms есть алгоритм, как узнать ответы. К форме автоматически привязывается табличка, в которую заносятся все варианты. Она становится доступной после первого прохождения опросника любым участником. При этом вы можете привязать к форме и старую табличку, если нужно, чтобы данные из нескольких анкет в Гугл-форме добавлялись в один документ. Данные из формы в Гугл-таблицу вносятся автоматически до тех пор, пока вы не отключите возможность отвечать.

Как включить данную опцию? На вкладке «Ответы» есть иконка в виде зеленого значка с белым крестом. Щелкните по нему, и появится диалоговое окно с просьбой ввести название таблицы, в которую нужно записывать результаты вашей формы или опроса. Введите имя и нажмите «Создать».

Теперь Google создаст электронную таблицу в вашей учетной записи Google Docs, куда будут отправляться все ответы из вашей формы.

Во вкладке «Ответы» есть и другие функции меню. Там можно:

• удалить все полученные ответы;
• настроить уведомления о новых ответах на электронную почту;
• скачать таблицу с полученными ответами в формате CSV или распечатать их.

Как посмотреть ответы в Гугл-формах, если вы не создатель опроса

Если вы — обычный участник теста или анкетирования и не имеете доступа к редактированию Гугл-формы без входа в аккаунт, то наверняка задавались вопросом, как найти ответы на тест в Гугл-форме?

У нас для вас плохая новость на тему, как такое получить. Дело в том, что взять и «достать» правильные ответы на тест в Гугл-формах через код страницы нельзя. Их там просто нет — все вопросы и ответы обрабатываются специальным скриптом на JavaScript. Мало того, верных вариантов нет и там. Они содержатся в базе данных сервера, с которыми скрипт и сравнивает полученные ответы.

Так что вам придется взломать аккаунт преподавателя и получить доступ к его Гугл-анкете, создав фальшивый вход. Либо хакнуть базу данных сервера Google — вряд ли эта задача «по зубам» обычным студентам. Есть еще и третий вариант, но он работает не всегда. Только если у теста есть варианты правильных ответов, которые показываются после заполнения. Можно ответить на вопросы с вымышленным именем. И получить в результате полный список всего, что было заполнено неверно. А проще всего — «учить матчасть», искренне советуем!

Как закрыть Гугл-форму для заполнения

Если собранных данных достаточно, владельцу стоит знать, как закрыть опрос в Гугл-форме. За это тоже отвечает опция ответов. При редактировании Google формы ответы могут как приниматься, так и нет. Это регламентируется отдельной кнопкой «Принимать ответы» в соответствующей вкладке «Ответы». Если вы переведете регулятор в положение «выключено», то никакие ответы больше приниматься не будут.

Как настроить доступ в Гугл-формах

После создания Гугл-формы для опроса или тестирования ею нужно поделиться. Кнопка «Отправить» в правом верхнем углу — стандартная функция для документов Google. Во всплывающем окне настраивается ссылка на Гугл-форму и возможность доступа к анкете. Если вам нужно понимать, как отправить Гугл-форму всем будущим респондентам, просто зайдите в раздел. Там вы увидите все возможные опции.

Есть несколько способов распространить вашу ссылку на Google Формы:

• отправка на почту;
• вставка Google-формы на сайт;
• рассылка через Гугл-формы с помощью социальных сетей: Facebook или Twitter.

Если вас интересует, как вставить Google Form на сайт, выберите третью опцию с иконкой в виде скобок в поле «Как отправить». Здесь вы можете скопировать HTML-код, а также настроить ширину и длину опросника для корректного отображения на веб-странице.

Тем, кто хочет узнать, как запретить редактировать Гугл-форму, тоже нужен раздел отправки. Здесь в настройках доступа можно удалить права редактора у существующих пользователей.

Совместная работа над созданием Гугл-формы

Одна из удачных особенностей облачных онлайн-инструментов, таких как Google-формы, — в том, что они позволяют одновременно работать над документом нескольким людям.

Эти функции удобны, если у вас есть несколько сотрудников, которым нужно получить доступ к Гугл-форме в любой момент времени.

И данная функция уже встроена. Чтобы в Google-форме создать такой доступ, найдите в правом верхнем углу иконку в виде трех точек. Щелкните по ней и появится ряд дополнительных параметров. Выберите опцию «Настройки доступа».

В открывшемся диалоговом окне в поле «Редакторы» можно добавить новых пользователей. Для этого введите адрес электронной почты человека, с которым хотите сотрудничать, и нажмите кнопку «Отправить».

Пригласив всех, кого нужно, можно вернуться к редактированию формы.

Google Forms: обратная форма на сайт

Google Forms для обратной связи настраивается вставкой формы на сайт. Это удобно и быстро: клиентам не нужно тратить время на отправку длинных электронных писем, а вы получите уведомление каждый раз, как придёт новый ответ.

Обратите внимание: для сокращения ссылки на форму не нужно использовать сторонние сервисы. Поставьте галочку в чек-боксе «Короткий URL».

Как сохранить Гугл-форму

Как сохранить опрос в Гугл? Для этого не нужно совершать дополнительных действий. Данные, внесенные в форму, сохраняются автоматически — Гугл-форма опроса запоминает данные как при создании, так и при дальнейшем редактировании.

Если вас интересует, как скачать саму Гугл-форму или как скачать ответы Гугл-формы, чтобы все это не потерялось, то вот ответ — скачивать ничего не нужно. Все данные хранятся в виртуальном облаке. Вы имеете к нему доступ в любой момент.

Как скопировать диаграмму из Гугл-форм

В разделе «Ответы» результаты ответов нередко оформляются в виде диаграмм. Этим и удобны Google Forms: они автоматически создают диаграммы, которые вы потом можете свободно использовать — например, вставлять в другие документы.

Как скопировать диаграмму из Гугл-форм в Ворд, например? Выберите функцию «Копировать» в правом верхнем углу необходимой диаграммы. Далее в файле DOC, который вы редактируете, перейдите на пункт меню «Вставка» и вставьте скопированное изображение.

Как копировать Гугл-формы

Уже созданные формы можно удалять, изменять и даже копировать их содержимое в новые. Как скопировать Гугл-форму? Достаточно зайти в новую форму — ту, в которую хотим скопировать предыдущие вопросы. Выбираем значок со стрелочкой про импорт данных.

В новом окне выбираем форму-«донора», задаем параметры копирования — все вопросы или только какие-то конкретные, отмечаем галочками. Все, новая Google-форма создана, причем на базе существующей.

Конструктор Гугл-форм

Как работать с Гугл-формами, во многом зависит от вашего умения пользоваться продуктами Google. Общие принципы схожи: обновления сохраняются автоматически, а для доступа к редактированию достаточно интернет-подключения.

Однако конструктор в Google Forms немного отличается от интерфейса Google Docs или Google Spreadsheets, поэтому на первый взгляд может показаться запутанным. Стоит разобраться в основных функциях меню.

Меню Google Forms

Меню для работы находится справа сбоку, рядом с блоками. Оно перемещается в зависимости от действий с формой. Доступны такие опции:

• добавить новое название, описание;
• импортировать вопросы из другой формы — если вы используете один и тот же опросник каждый месяц, например, для получения отчетов сотрудников;
• сделать новый раздел в Google-форме или создать разрыв раздела;
• добавить изображение — доступны загрузка с компьютера и поиск среди картинок Google;
• добавить видеоролик из YouTube — можно прикрепить ссылку или найти видео через встроенный в формы поиск.

Как ориентироваться во всех этих функциях? Справа от формы, которую мы заполняем, есть прямоугольное поле с рядом иконок.

• В виде крестика — можно добавить еще один вопрос к форме.
• Лист бумаги со стрелкой — импортирует список вопросов из другой формы.
• Две буквы «Тт» — добавляют еще один заголовок и вопрос ниже; это удобно, если вы хотите задать новую группу вопросов.
• Рамка с двумя треугольниками — добавляет картинку к форме.
• Значок видео — позволяет добавить видеоролик.
• Знак равенства — нужен для более сложных форм, добавляет к форме разрыв раздела.

Каждый вопрос визуально представлен как отдельный блок. Он свободно двигается вверх-вниз, поэтому вы управляете формой как конструктором. Внизу находится кнопка для установки отметки «Обязательный вопрос» — пользователь не сможет отправить форму, не ответив на него.

Вот так выглядит картинка, вставленная в форму:

Еще одна удобная функция — вставка фотографии, сделанной прямо с камеры в момент заполнения. Это актуально для пользователей, создающих форму с телефона.

Сбоку настраивается тема. Можно задать размер шапки для Гугл-формы, загрузив её, а также выбрать визуальное оформление, цвет фона, тип шрифта.

Можно создать оригинальную шапку, воспользовавшись советами из этой статьи.

Как сделать в Гугл-формах визуальное оформление? В правом верхнем углу экрана расположены 4 иконки. Одна из них — палитра. Нажмите на нее, и можете задавать любой из 16 вариантов цвета. Каждому основному стилю темы соответствует несколько дополнительных фонов. Выберите нужные, и ваша форма сразу изменится. Здесь же можно выбрать стиль шрифта.

Вы также можете изменить дизайн темы для своей формы. Для этого щелкните по пункту «Верхний колонтитул» и в появившемся списке выделите нужную. Кроме того, в верхней вкладке вы увидите опцию «Добавить». Если изображение имеет размер не менее 800 на 200 пикселей, вы можете загрузить его и использовать его в качестве основы своей темы.

Полезные советы и лайфхаки при работе с Гугл-формами

1. Обязательно просмотрите форму в режиме превью перед отправкой

Даже если вы на 100% уверены, что никаких ошибок нет, просмотрите форму перед отправкой, прежде чем делиться ссылкой со всем миром.

В правом верхнем углу экрана, рядом с палитрой, есть иконка в виде глаза. Нажмите на нее — и вы увидите именно то, что и ваши сотрудники или клиенты, когда они откроют эту форму. Всегда полезно тщательно вычитать все перед окончательной отправкой.

Когда закончите просмотр, нажмите на значок карандаша в правом верхнем углу экрана.

1. Используйте дополнения

Вы можете существенно улучшить свой опыт работы с Гугл-формами. Просто используйте программные дополнения, которые помогут создавать новые, более сложные опросы. Для этого нужно подключиться к сторонним инструментам и интегрировать данные своих форм с другими приложениями — например, с Google Таблицами.

Делается это через основное меню в виде троеточия — там нужно выбрать опцию «Дополнения».

Откроется список всех надстроек и приложений, совместимых с Гугл-формами. Вот список самых популярных:

• Form Notifications
  Используйте дополнение для отправки настраиваемых уведомлений по электронной почте вам и вашим респондентам. Например, если хотите отправить им подробную информацию о результатах опроса или поблагодарить за ответы.
• Form Limiter
  Если нужно ограничить количество ответов в опросе или тесте, используйте formLimiter. Он позволяет установить максимальное количество ответов на определенную дату и время. Или присвоить определённые значения количеству ответов. Например, после достижения лимита в 1000 ответов или даты 31.12.2021 надстройка автоматически отключит вашу форму и не даст ее заполнять.
• Form Ranger
  С помощью этого дополнения вы можете автоматически задать параметры множественного выбора, списка флажков в любой форме. Данные создаются в документе Гугл Таблиц или Doctopus.
• Data Scope
  Дополнение собирает данные в автономном режиме, генерирует PDF-отчеты в реальном времени. Также позволяет вашим респондентам отвечать на персонализированные формы со своих мобильных устройств.

1. Настройте собственное уведомление в Гугл-форме

Когда пользователь проходит опрос или тест в Google Forms и нажимает «Отправить», он получает стандартное сообщение: «Ответ записан». Знаете ли вы, что можно заменить его собственным? И не только создать персонализированный текст, но даже пригласить человека перейти к другой задаче, когда он закончит заполнение формы.

Для этого в форме перейдите в раздел «Настройки», выберите вкладку «Презентация». В поле «Текст подтверждения» измените сообщение на произвольную формулировку. По завершении нажмите «Сохранить».

1. Унифицируйте создаваемые Google-формы

При создании Гугл-формы есть много типовых операций. Например, нужно внести разные типы вопросов. И наиболее частая опция, которая занимает время, — делать каждый отдельный вопрос обязательным. Пользователь увидит рядом с ним красную звездочку и не сможет отправить форму или перейти в другой раздел, пока не будут заполнены все необходимые поля.

В Гугл-формах есть функция, которая позволяет все сделать «одним ударом».

Перейдите в раздел с тремя точками в правом верхнем углу и выберите ссылку «Настройки». Установите флажок «Делать новые вопросы обязательными».

Когда вы вносите это изменение, оно влияет на все вопросы. Не только в этой форме, но и во всех других созданных вами — пока вы не отключите настройку.

В разделе также можно назначить вопросу значение баллов по умолчанию. Это пригодится, когда вы преобразуете какой-нибудь опрос в викторину. Баллы по умолчанию будут добавлены к каждому вопросу в текущем и будущих тестах. Вы можете изменить количество баллов за отдельный вопрос в любое время.

Еще можно автоматически включить в каждой форме сбор адресов электронной почты всех ответивших. И не делать это в индивидуальных настройках каждого опросника.

1. Включите более совершенную проверку ответов

Когда вы задаете вопрос, который требует ответа в текстовом виде — например, «Текст/строка» или «Текст/абзац», то вводите правильные ответы вручную. Это может привести к некорректной обработке. Например, человек напишет синоним, а его засчитают как неправильный ответ. Чтобы предотвратить такие ошибки, нужно изменить параметры проверки ответа.

В меню настроек раздела с тремя точками перейдите на пункт «Проверка ответов». Выберите желаемый тип проверки ответа. Возможные варианты и настройки перечислены ниже.

Число

Если правильный ответ — число, оно может быть:

• больше чем;
• больше или равно;
• меньше чем;
• меньше или равно;
• равно или не равно;
• между или вне диапазона;
• число — то есть не может быть нечисловым символом;
• целое число.

Текст

Варианты проверки текста следующие:

• содержит или не содержит;
• электронная почта;
• URL.

Длина

Возможны следующие варианты проверки длины поля:

• максимальное количество символов;
• минимальное количество символов.

Регулярное выражение

Функция для продвинутых создателей форм. Регулярные выражения — это текстовые строки, используемые для поиска совпадений с образцом, подсчета символов с помощью кода. Например, регулярное выражение может искать шаблон почтовых индексов, подсчитывать количество введенных слов или проверять варианты написания. Более подробную информацию можно найти в официальной инструкции Гугл-форм. Для проверки по этому параметру доступны следующие варианты:

• содержит или не содержит;
• совпадает или не совпадает.

Короткие ответы и текст с абзацами позволяют проверять ответы, прежде чем респондент сможет отправить форму. Если ответ не соответствует выбранным параметрам, отображается сообщение об ошибке. При желании сообщение об ошибках по умолчанию можно заменить собственными, в том же разделе.

1. Используйте Google Forms для сбора данных

Создав Гугл-форму, вы можете собирать данные в формате CSV, просматривать их в Google Документах или Google Таблицах. Вы также можете вставить результаты в Google Слайды или в презентацию PowerPoint, импортировать их в базу данных и проанализировать тенденции голосования.

Гугл-формы интегрируются с популярными сторонними программными решениями, включая:

• MailChimp;
• SalesForce;
• Trello;
• Slack.

1. Пользуйтесь лайфхаками, чтобы экономить время

Вот еще несколько советов, которые сделают использование Гугл-форм более эффективным.

Основные функции

• Вы можете быстро перейти к Гугл-формам из любого приложения Google — Документы, Таблицы или Презентации. Просто нажмите на верхнее меню и выберите «Формы».
• После того, как вы введете нужный ответ, нажатие на кнопку Enter переместит вас на следующий вариант.
• Быстрее всего редактировать шаблон, а не начинать создавать Гугл-форму с чистого листа.
• Не используйте тип «Один из списка», если всего вопросов в форме более 5. Вместо этого рассмотрите формат раскрывающегося списка — тогда все уместится на экране респондента.
• Все части Google Suite имеют свою цветовую схему. Документы помечены синим, слайды — желтым, таблицы — зеленым, а формы — фиолетовым.

Расширенные функции

• У большинства элементов — например, вопросов, есть поле для описания, но оно по умолчанию скрыто. Чтобы увидеть его, в правом нижнем углу щелкните на значок меню для этого элемента. Затем выберите «Показать» и «Описание». Даже если вы измените шрифт, поле описания не изменится. Вы также можете добавлять сюда URL-адреса.
• При настройке вопроса о времени или дате часовой пояс по умолчанию будет соответствовать часовому поясу создателя формы.
• Если вы настраиваете переходы между разделами в зависимости от того, как респондент отвечает на вопрос, потратьте некоторое время на создание схемы: кто какие разделы должен видеть. Иначе легко запутаться.
• Если у вас много форм, вы можете создать папки, чтобы организовать их на главной странице Гугл-форм. Просто нажмите на значок папки под шаблонами.
• Google Forms сохраняет все ответы, записанные в режиме предварительного просмотра. Если вы ввели какие-либо данные при тестировании формы, удалите их перед отправкой. Щелкните на вкладку «Ответы», выберите меню формы и пункт «Удалить все ответы».
• Если у вас есть вопрос, связанный с загрузкой файлов, вы не сможете встроить такую форму на свой сайт.
• Вы можете получать уведомления, когда кто-нибудь заполняет вашу форму. Перейдите на вкладку «Ответы», затем в меню формы выберите пункт «Получать уведомления по электронной почте о новых ответах…».

Безопасны ли Google-формы

Google строго относится к безопасности, но всегда есть риски — как для самих создателей форм, так и для респондентов.

Риски для создателя Гугл-формы

Если вы хотите получить конфиденциальную информацию, будьте внимательны, отправляя форму людям для заполнения. По умолчанию ссылка доступна только тем, у кого она есть. Но лучше еще раз убедитесь, что вы или ваши соавторы не изменили права доступа. Есть еще пара дополнительных параметров для ограничения круга допущенных лиц:

• Используйте функцию проверки, чтобы ограничить круг лиц, имеющих доступ к форме — запросите их адрес электронной почты или потребуйте ввести назначенный вами пароль.
• Если ваша компания работает в Google Apps for Work, вы можете ограничить доступ к формам только для людей внутри вашей организации.
• Не слишком доверяйте параметрам по умолчанию. Выбрать «Любой пользователь, у кого есть ссылка» может казаться безопасным решением. Потому что форма не будет индексироваться в поисковых системах. Но как только ссылка будет опубликована, любой, у кого она есть, сможет переслать ее другим. И эти люди также могут получить доступ к форме — поделиться линком дальше.
• Проверяйте необходимость встраивания формы на сторонние ресурсы. Независимо от того, как у вас настроена безопасность, если вы встроите код формы на сайт, к нему сможет получить доступ любой человек. Который догадается просмотреть код страницы. 

Риски для респондентов

• Безопасность предоставленных данных целиком зависит от создателя формы и установленных ограничений доступа.
• Создатели формы могут настроить ее так, чтобы респонденты могли видеть ответы других. Поэтому имейте это в виду при заполнении формы.
• В Google-формах есть дополнения, которые могут использовать их владельцы. И эти программы также могут иметь доступ к вашим ответам.
• Создатель формы может подключить к редактированию других людей, которые также могут видеть ответы респондентов.

Бонус: список «горячих клавиш» для Google Forms

«Горячие клавиши» идеально подходят для ускорения работы в Гугл-формах. Вот несколько сочетаний, которые будут полезны.

Действие	«Горячие клавиши»
Показать список всех «горячих клавиш»	Ctrl + /
Распечатать	Ctrl + P
Предварительный просмотр	Ctrl + Shift + P
Меню настроек	Ctrl + E
Вставить новый вопрос	Ctrl + Shift + Enter
Вставить заголовок и описание	удержать Ctrl, нажать L, потом H
Вставить изображение	удержать Ctrl, нажать L, потом P
Вставить видео	удержать Ctrl, нажать L, потом V
Вставить раздел	удержать Ctrl, нажать L, потом B
Переместить элемент вверх	Ctrl + Shift + K
Переместить элемент вниз	Ctrl + Shift + J
Удалить пункт	Alt + Shift + D
Копировать элемент	Ctrl + Shift + D
Отменить	Ctrl + Z
Повторить	Ctrl + Y илиCtrl + Shift + Z
Перейти к следующему полю	Tab
Перейти к предыдущему полю	Shift + Tab
Отметить как правильный вариант ответа	Ctrl + Shift + C
Отметить как неправильный вариант ответа	Ctrl + Shift + I

Теперь вы знаете, как сделать Гугл-форму, и понимаете, как пользоваться Гугл-таблицей для поиска ответов на вашу анкету. Свободно используйте возможности Google Forms для учебы, работы и творчества.

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Обозреватель Skillbox Media по маркетингу и IT. С 2015 года работает с SEO, таргетированной и контекстной рекламой. Писала для Skypro, Yagla и Admitad.

«Google Формы» — онлайн-инструмент от Google, с помощью которого можно составлять опросы, проводить голосования, собирать отзывы и информацию о пользователях. Чтобы создать свою форму, нужно только иметь почту в Gmail.

«Google Формы» полезны маркетологам, HR-специалистам, менеджерам и специалистам многих других профессий. В статье мы рассказываем:

• для чего можно использовать «Google Формы»;
• чем удобен этот инструмент;
• какие форматы вопросов выбрать и как их настроить;
• как изменить дизайн формы;
• какие есть настройки форм и как их использовать;
• какие лайфхаки можно использовать в работе с формами;
• что можно сделать с помощью внешних приложений для «Google Форм».

---

Обычно формы создают для опросов. Но функциональность инструмента гораздо шире. Вот несколько вариантов того, как можно использовать «Google Формы».

Проводить исследования. В «Google Формах» доступны закрытые и открытые вопросы, а также вопросы с выбором одного или нескольких готовых ответов. С помощью инструмента можно собирать, например, данные для расчёта NPS — индекса лояльности клиентов.

Искать новых сотрудников. Через формы можно собирать отклики на вакансии. Там же можно задать соискателям вопросы, чтобы проверить их знания, и попросить выполнить тестовое задание. Ещё можно закрыть приём резюме и тестовых после определённой даты, чтобы вам не писали после дедлайна.

Проверять знания. В «Google Формах» можно создавать тесты, автоматически считать баллы, показывать или скрывать правильные ответы. Можно ограничить время выполнения задания. Чтобы иллюстрировать вопросы, можно добавлять картинки.

Регистрировать участников мероприятий. Все телефоны и электронные адреса сохраняются в одном месте. Потом по этим данным можно приглашать на платформы для вебинаров и делать email‑рассылки с напоминаниями и рекламой.

Собирать отзывы. Многие стесняются писать отзывы от своего имени, но в «Google Формах» можно собирать мнения анонимно. А если отзывов всё равно не оставляют, можно создать опрос о качестве услуг или товара. Отвечать на вопросы проще, чем придумывать рассказ о продукте самостоятельно. Результаты опроса — это материал для отзыва.

За «Google Формы» не нужно платить. Это бесплатный инструмент, который можно использовать в браузере на компьютере и на смартфоне. Интерфейс интуитивно понятен, его можно освоить за полчаса.

Как и в других инструментах от Google, здесь доступен режим совместной работы. К работе над формой можно подключить коллег.

В формах есть встроенная статистика. Можно получить данные по ответам на каждый вопрос. Если данных много или нужно построить графики, информацию из «Google Форм» можно экспортировать в «Google Таблицы».

Можно расширять возможности форм с помощью внешних приложений. Например, приложение Certify’em умеет автоматически выдавать сертификаты тем, кто прошёл тест.

Чтобы начать работу, нужно войти в аккаунт Google и перейти в «Google Формы». Нажмите на «Открыть Google Формы», а затем на «Пустой файл», и форма появится автоматически.

Теперь можно создавать опрос. Чтобы добавлять новые вопросы, нажмите на значок плюса справа от панели вопросов.

Рассмотрим, какие типы вопросов есть в «Google Формах».

Вопросы, на который нужно отвечать текстом. Ответы на них делятся на типы «текст (строка)» и «текст (абзац)». Другими словами, можно выбрать вопрос с коротким или длинным полем для ответа. Короткие подойдут для ответов в 2–3 слова — например, для имени или контактов.

Если это тест, можно указать правильный ответ, и форма автоматически проверит информацию. Чтобы указать правильный ответ, нажмите на три точки рядом с вопросом, а затем на «Проверка ответов».

Выберите формат ответа — «Число», «Текст», «Длина» или «Регулярное выражение». Если выбрать регулярное выражение, нужно будет настроить алгоритм, по которому форма проверит результат. У ответа могут быть синонимы, их тоже стоит учитывать.

Вопрос с развёрнутым ответом обычно используют, чтобы респондент поделился мнением или сделал тестовое задание. Можно подробнее пояснить, чего вы хотите от пользователя. Для этого используйте строку описания. Её можно добавить, нажав на три точки под вопросом и выбрав «Описание».

Один вариант из списка. Классический «тестовый» вопрос: пользователь увидит список вариантов, один из которых сможет выбрать. Чтобы добавлять варианты ответов, вводите текст и нажимайте Enter. Вариантами ответов могут быть не только тексты, но и картинки.

Несколько вариантов из списка. Тоже вопрос с готовыми ответами, только здесь пользователь сможет поставить несколько галочек. В вопрос этого формата можно добавить строчку для самостоятельного ответа.

Раскрывающийся список. Ещё один вариант выбора ответа из списка, только он занимает меньше места. Если вы хотите показать как можно больше вопросов на одном экране, используйте этот формат.

Загрузка файлов. Пригодится, если нужно, чтобы пользователи загрузили резюме или фото. Чтобы отправить файл, придётся войти в аккаунт Google. Иначе это сделать не получится.

Шкала. Это вопрос, в котором вы предлагаете пользователю поставить оценку в баллах. Например, можно спросить, понравился ли слушателям вебинар или как клиенты оценивают работу службы поддержки. Минимальный балл — 0 или 1. Максимальный — от 2 до 10.

Так выглядит готовая шкала:

Сетка с множественным выбором. Пользователю нужно будет сопоставить варианты в строках и столбцах: например, закон и дату его принятия. Вот как выглядит готовая сетка:

Чтобы создать её, нужно заполнить варианты в строках и столбцах:

Сетка флажков. Ещё один формат вопроса, когда пользователям нужно сопоставить информацию в строках и столбцах. Но здесь участники опроса смогут выбирать больше одного варианта. Вот как выглядит сетка флажков:

А вот так выглядит настройка сетки:

Дата и время. Формат вопроса, который позволяет пользователю выбрать дату или время.

Когда все вопросы готовы, нужно нажать на кнопку «Отправить» в верхней правой части страницы. Можно скопировать ссылку на опрос, послать его по электронной почте или встроить код с формой на свой сайт.

«Google Диск» сохраняет форму сразу, как только вы её создали, ничего делать не нужно.

Форму могут редактировать несколько человек. Чтобы выдать доступ коллегам, нажмите на три точки в верхней части страницы и выберите «Настройки доступа». После этого выберите «Изменить» и нажмите «Доступно пользователям, у которых есть ссылка». Ссылку нужно отправить коллегам, которые будут работать с формой.

Когда соберёте нужное количество ответов, форму можно закрыть вручную в разделе «Ответы», передвинув тумблер.

По умолчанию цвет формы — фиолетовый. Но вы можете оформить её, например, в корпоративных цветах.

Чтобы изменить шрифты, цвета, шапку формы, нажмите на значок палитры в верхнем правом углу.

Как поменять дизайн? Для верхнего колонтитула можно выбрать одну из сотен уже загруженных тем или свою фотографию. Фон формы тоже может быть любым — можно взять его из цветовой палитры или вставить шестнадцатеричный код. Также можно выбрать один из четырёх стилей шрифта — «Стандартный», «Декоративный», «Официальный» или «Обычный».

Как поменять вопросы местами. Нужно навести курсор на вопрос — тогда в верхней части блока с вопросом появятся шесть маленьких кружочков. Нужно нажать на них левой кнопкой мыши и, не отпуская, перенести вопрос в нужное место.

У форм есть глобальные настройки, их можно найти справа от вкладок «Вопросы» и «Ответы».

Настройка «Тест» подойдёт для оценки знаний. Если её активировать, можно будет выбрать:

• когда показывать оценку за тест — сразу после отправки или после ручной проверки;
• показывать ли правильные ответы, когда оценки уже выставили;
• показывать ли, на какие вопросы респонденты ответили неправильно;
• количество баллов за каждый правильный ответ.

В «Ответах» можно включить сбор электронных адресов тех, кто участвовал в опросе. При этом респондентам можно отправлять их ответы. Если функция сбора адресов отключена, отправить ответы не получится.

Чтобы пользователи не могли заполнить анкету больше одного раза, нужно включить соответствующую функцию, но тогда в опросе смогут участвовать только те, у кого есть аккаунт в Google.

В разделе «Презентация» можно изменить то, как форма предстанет перед респондентами, — например, перемешать вопросы. Эта функция подойдёт для учебных тестов, которые можно пройти несколько раз, чтобы студент не смог запомнить порядок правильных ответов.

Также можно изменить текст подтверждения. Например, написать, до какой даты пользователь получит ответ по заполненной анкете.

Есть функция отключения автосохранения, но чаще всего её рекомендуют не использовать. Человек может случайно закрыть страницу с опросом, и данные не сохранятся. Никто не захочет дважды заполнять одну и ту же анкету — соответственно, респондентов будет меньше, чем могло бы.

В «Значениях по умолчанию» можно включить автоматический сбор адресов электронной почты — они пригодятся для рассылки. Здесь же можно сделать все вопросы обязательными — подробнее мы рассказываем об этом в разделе с лайфхаками.

Используйте шаблоны. На стартовой странице «Google Форм» находится галерея шаблонов. В ней есть, например, форма для сбора контактной информации. Отредактировать шаблон быстрее, чем создавать форму с нуля.

Можно менять вопросы в зависимости от того, что ответил пользователь. Для этого нужно создавать разделы, подробнее о них можно прочитать здесь. Система будет отправлять пользователей в тот или иной раздел в зависимости от того, какие варианты ответов они выбирают. Внутрь разделов нужно поместить вопросы.

Можно получать уведомления о том, что кто-то заполнил форму. Для этого нужно во вкладке «Ответы» в меню выбрать «Получать уведомления о новых ответах по электронной почте».

Все вопросы можно сделать обязательными. Чтобы не назначать обязательным каждый по отдельности. Это делается в настройках в разделе «Тест» — там же можно поставить для всех вопросов одинаковое число баллов за правильный ответ.

Перед отправкой формы обязательно просмотрите её в режиме превью. Даже если кажется, что ошибок в опросе нет. Чтобы увидеть превью, нажмите на иконку глаза в правой верхней части формы.

В Google Workspace Marketplace можно подключить приложения, которые позволят использовать в формах новые функции. Все эти приложения бесплатны. Вот несколько примеров дополнений, которые могут пригодиться в работе.

FormLimiter. Дополнение закрывает приём ответов после дедлайна — или если уже опрошено достаточно пользователей. Инструмент полезен для сбора откликов на вакансии или для организации конкурса с дедлайном.

Quilgo. Это таймер, который закрывает доступ к документу, когда время закончится. Дополнение обычно используют для тестов и экзаменов. Чтобы снизить процент списывающих, можно включить камеру и отслеживание действий на экране.

Certify’em. Дополнение автоматически выдаёт сертификат тем, кто успешно прошёл тестирование. Инструмент пригодится онлайн-школам и университетам.

QR Code Generator. Создаёт QR-код, по которому можно перейти на форму. Пригодится, если нужно распространить форму офлайн — например, раздать листовки на мероприятии.

Где найти функции приложений? Сначала нужно установить приложение, потом — кликнуть по трём точкам в правом верхнем углу страницы с формой. Здесь нужно выбрать «Дополнения».

Эти материалы могут быть вам полезны

• Интервью: как софт-скиллы помогли устроиться маркетологом без опыта и образования
• Гайд по монетизации в «Яндекс.Дзене»: можно ли заработать на платформе 200 тысяч рублей в месяц
• Опрос про эффективные методы тайм-менеджмента для бизнеса: как сделать так, чтобы сотрудники всё успевали
• Гайд о нецензурной брани: можно ли материться на работе и как мат влияет на трудоспособность
• Мнение: заменит ли искусственный интеллект digital-специалистов

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше