Руководство по управлению своим делом - RukovodstvoRus.ru - инструкции пользования и руководства

Покажите мне деньги! Полное руководство по управлению бизнесом для предпринимателя-лидера

Познакомьтесь с человеком, который помог избежать финансовых проблем миллионам людей. Дэйв Рэмси воплощает собой классическую американскую мечту – начав с нуля, он создал суперуспешную консалтинговую компанию, которая не только устояла во время кризиса 2008 г., но и преуспела. «Покажите мне деньги!» – о том, как удалось добиться таких результатов. Это первое полное руководство по ведению бизнеса, которое заряжает драйвом и заставляет действовать. Книга наполнена энергией и страстью к предпринимательству. Автор учит, как стать предпринимателем-лидером, то есть уметь сочетать лидерские качества с нестандартным мышлением новатора.

Вы когда-нибудь разорялись? Бывало такое, что вы не могли оплатить счета за электричество, а от изъятия вашего дома за долги вас отделяло лишь несколько дней? Приходилось ли вам думать о том, что ваши дети будут есть завтра? Я прошел через все это.

Вас когда-нибудь ломала жизнь? Я имею в виду ситуацию, когда вы начинаете воплощать в жизнь свою мечту, открыв собственный бизнес, какое-то время все идет отлично, но затем начинает происходить то, чего вы не ожидали. Кажется, что весь мир ополчился против вас. Как бы вы упорно ни трудились, каким бы умным вы ни были, ваши мечты оборачиваются сущим кошмаром. Вы вкладываете свои психические, душевные, физические силы и финансовые ресурсы до последней капли в реализацию своей мечты, но сталкиваетесь с непреодолимыми препятствиями, и то, что вы создали, рушится у вас на глазах. Вы когда-нибудь оказывались в таком положении? Мне доводилось.

Более 20 лет назад я решил воплотить в жизнь американскую мечту — создать собственный бизнес и управлять им. Будучи «пробивным» молодым человеком, я быстро развил свой бизнес, связанный с инвестициями в недвижимость. Я начал с нуля и к 26 годам владел недвижимостью на сумму более $4 млн, а мои собственные активы составляли $1 млн. Мы владели и/или управляли сотнями объектов и быстро развивали и укрепляли свою небольшую империю. Однако мой бизнес был построен при помощи слишком больших денежных займов, и управлял я им весьма слабо и неумело. Наш основной банк-кредитор был продан другому банку, и последний, проанализировав нашу ситуацию, принял судьбоносное решение — ограничить свои риски и потребовать от нас погашения всех долгов, всех и сразу. В течение двух с половиной лет я потерял все, чем владел. Против нас бесчисленное количество раз подавали в суд, нас много раз лишали имущества, и, в конце концов, мы стали банкротами. И вот я оказался со своим малышом на руках, мой брак висел на волоске, я был разорен и сломлен. Я был так напуган, что не выдержал и сдался. Со всеми, как говорится, потрохами.

Эта книга не о том, как я восстановился после полного краха; хотя если вы собираетесь управлять и/или владеть предприятием, то вам придется усвоить эти уроки. Тем не менее вам будет полезно узнать корни, внутреннюю структуру колоссального успеха в каждой области нашего бизнеса, которого мы достигли спустя более 20 лет, прошедших после оглушительного падения. Моя полная капитуляция лежит в основе нашего сегодняшнего потрясающего успеха.

Сейчас в нашей компании работают сотни сотрудников, мы обслуживаем миллионы клиентов, а наш оборот составляет десятки миллионов долларов. После провала моего бизнеса, который случился, когда мне было немногим более 20 лет, наша компания начала свой путь очень скромно — на журнальном столике в моей гостиной.

Эта книга — план развития нашей компании. Я покажу вам, что мы используем одни и те же методы, чтобы достичь необычайных финансовых успехов и, что более важно, чтобы получить удовлетворение и испытать радость от нашего бизнеса. Знайте, что можно стать успешным в бизнесе и получать при этом огромное удовольствие.

Это не книга по бизнесу и лидерству, которая полна теории. Эта книга не пестрит формулами, основанными на исследованиях. В нашей книге содержатся принципы, которые были открыты опытным путем. Если вы внимательно прочтете мою историю, то увидите, что нами пролито немало крови, пота и слез. Эта книга — личный план успешного предпринимателя-лидера. Читая, вы усвоите мои уроки и уроки моей команды, которые мы получили, занимаясь делом. Мы практики по натуре. Когда я закончу эту главу, я пойду на собрание, посвященное маркетингу, либо на встречу с членом коллектива, либо займусь со своими сотрудниками «мозговым штурмом» с целью найти способы, чтобы сделать обслуживание клиентов еще более высококлассным. На самом деле я стремлюсь «достичь успехов» в бизнесе ежедневно и ежечасно.

Капитуляция

Итак, какую роль сыграла моя капитуляция в нашем успехе? Я был на самом дне, разорен и сокрушен. Однако это только укрепило мою веру. Поскольку я христианин, я принял решение о том, чтобы в каждой сфере своей жизни совершать такие поступки, которые будут находиться в как можно более близком соответствии с Библией. Только не нужно злиться на меня или удивляться моим словам. Я не намерен вдаваться в обсуждения теологии в бизнесе. Я обещаю не «обрабатывать» вас своими религиозными проповедями. Тем не менее необходимо сказать, что, когда я начал строить новый бизнес, я решил, что буду следовать духу и направленности Священного Писания при управлении компанией. Я убежден, что библейские принципы, которыми пропитаны страницы этой книги, являются той причиной, по которой мы достигаем больших успехов.

Даже если вы атеист, вам все равно необходимо верить в ценность усердной работы, либо вы не станете успешным. Вы должны поверить в то, что следует обращаться с людьми так, как вы бы хотели, чтобы обращались с вами. Вы обнаружите, что принципы, которым мы неотступно следуем, проникнуты здравым смыслом. Нет практически ничего таинственного или необычного в принципах нашей деятельности, кроме того, что мы всегда достигаем успехов. Верующий вы человек или нет, вы будете соглашаться со мной, читая эту книгу.

В самом начале

Мы начали свой бизнес с того, что в моей гостиной, сидя за небольшим столиком, учили людей обращаться со своими деньгами. Вначале мы проводили личные консультации и встречи. Когда наши рабочие дни уже были полностью расписаны, мы решили нанять первого сотрудника. Затем я нанял еще людей, но в глубине души я не хотел делать этого. По моему мнению, наемные сотрудники всегда опаздывают на работу, покидают ее раньше положенного времени и воруют. Они никогда не работают в полную силу и никогда не заботятся о бизнесе так, как я. Поэтому я был против традиционной модели, предполагающей наличие наемных работников и общепринятых взаимоотношений. У меня очень ярко выражены предпринимательские склонности, поэтому я хотел, чтобы сотрудники моей компании также обладали мощным предпринимательским духом. Я настолько ненавидел стандартный менталитет наемного сотрудника, что совсем перестал использовать это словосочетание. Я называю людей, которые работают у нас в компании, членами команды, и говорю это совершенно серьезно. Действительно, необычно то, что мы требуем от людей, работающих у нас, чтобы они вели себя как единая команда. Мы хотим, чтобы в нашей организации работали те, кто любит отдавать, а не получать. Те, кто любит получать, практически моментально покидают нашу команду, потому что не вписываются в нее.

Когда для этого пришло время, я нанял первого члена команды — Расс Кэрролл, чтобы она частично взяла на себя финансовый консалтинг. Мы перенесли некоторую мебель из моей гостиной в грузовик, который мы взяли в аренду в компании U-Haul, а затем переехали в наш первый небольшой офис. Помню, я сломал палец, когда грузил стол. Этот стол до сих пор находится в нашем офисе, и, наверное, на нем еще можно увидеть пятно моей крови.

Мы взяли в свою команду женщину, которая была нашим секретарем, бухгалтером, регистратором и выполняла еще множество обязанностей. Работая без перерыва, испытывая большую неуверенность, но сохраняя страсть к своему делу, мы начали понемногу расти. Через год или около того в нашей команде уже было семь человек, и мы переехали в офис, который был немного лучше и больше предыдущего. На том этапе мы добивались всего преимущественно своими силами. Именно в это время, когда наша команда состояла из семи человек, я понял, что нужно развивать моих сотрудников, чтобы они помогали мне управлять компанией. Меня испугала эта мысль. Как и большинство молодых предпринимателей, я был полностью уверен, что могу сам справиться со своими задачами и управлять подчиненными таким образом, чтобы они также справлялись со своими задачами. Но я был действительно не уверен в том, нужно ли передавать часть контроля из своих рук в руки других. Мы разбили свою компанию на три отдела (которые впоследствии стали крупными подразделениями), и я приступил к тому, что долгими часами обучал и готовил троих человек, которые руководили этими отделами. Моя цель заключалась в том, чтобы они знали, как бы я поступил в любой момент в любой ситуации. Процесс подготовки этих людей и становление их как молодых лидеров был медленным и основательным. Но моя уверенность в этих людях растет уже на протяжении 20 лет, и сегодня, пройдя вместе сквозь огонь и воду, я могу сказать, что они являются одними из моих лучших друзей и наиболее надежных советников.

Мы продолжали расти, и наступил момент, когда нам понадобилось воспитать новых лидеров. На этом этапе мы уже не могли позволить себе потратить столько времени на подготовку лидеров, поэтому нам нужен был другой план. Пребывая в сомнении, наставник обучает. По своей природе я наставник. Поскольку я ежедневно обучаю людей тому, как нужно обращаться с деньгами, мы решили, что первое, что нам требуется для воспитания лидеров, — это курс обучения. Я начал курс обучения по культуре и тактике нашей компании. Я проводил занятия с пяти до шести часов вечера каждый вторник. Так как рабочий день в нашей компании заканчивается в половине шестого, то те члены команды, которые хотели вместе со мной развивать компанию, тратили полчаса рабочего времени и полчаса свободного времени. В первый раз это занятие посетили 10 или 20 человек. Позже члены моей команды начали спрашивать меня, можно ли им пригласить на занятие пасторов, друзей или членов семьи, поскольку содержание курса было и остается очень интересным и полезным. Мы начали приглашать всех желающих. После того как я несколько раз прочитал посетителям весь материал курса, мы увидели, что нам удается сформировать уверенных и компетентных лидеров. Мы не успели оглянуться, как число слушателей выросло до 100 человек, причем большинство из них даже не работало в нашей компании.

Рождение нашего плана

Не нужно было быть провидцем, чтобы понять: наш обучающий курс пора расширять. Поэтому мы запустили платный и невероятно насыщенный обучающий курс под названием «Мастер-класс по лидерству в предпринимательской деятельности». Люди с удовольствием участвовали в данном мастер-классе, и этот мощный отклик стал причиной для написания данной книги. В ней будут освещены все элементы того плана, согласно которому работает наша компания. Этот план привел нас к головокружительным успехам, этот план был рожден в муках и основан на наших пробах и ошибках. Наша команда победителей возникла не случайно. Мы осознанно формировали свою культуру, систему ценностей и миссию, которые позволили нам добиться успеха. Мы совершали грубые ошибки, они причиняли нам боль, и мы клялись, что больше никогда не позволим им повториться.

Извлечение уроков из совершенных ошибок — это ключевой фактор для достижения успеха. Извлечение уроков из чужих ошибок является менее болезненным процессом. Генри Форд однажды сказал: «Те, кто никогда не допускает ошибок, работают на тех из нас, кто их допускает».

Именно на этом духе основана Америка, именно эта сила заставила вас взять в руки эту книгу. Если вы можете или хотите стать частью этого великого мира бизнеса, оставайтесь со мной, и я покажу вам, как можно добиться успеха.

Смотрите также

Источник

Мы не будем мучить вас длинными предисловиями о том, как собственный бизнес поможет вам разбогатеть, как он важен для развития страны и социального благополучия всего человечества. Вы ведь просто хотите узнать, как открыть свое дело – с чего начать..

как открыть свое дело – с чего начать, что нужно сделать в первую очередь?

Значит, мы не будем отвлекать. Вот вам простая и понятная пошаговая инструкция открытия собственного бизнеса.

Шаг 1: определяемся с нишей

Идеи для бизнеса всегда лежат на поверхности. Часто они появляются от желания заниматься тем, что действительно нравится, еще чаще – от злости на отечественный сервис или от того, чего вам самим не хватает: например, в вашем городе нет нормального детского сада или салона красоты для собачек. Еще один вариант – взять популярную западную идею и адаптировать ее для России: так в нашей стране появились оффлайн-квесты, кошачьи кафе и многое другое.

Параллельно с этим, нужно определиться, что вы умеете делать по-настоящему хорошо. Например, вам нравится общаться с детьми или вы долгое время работали в сфере организации праздников. А может, вы отлично разбираетесь в элитной обуви и побывали во многих странах мира? Подключите к этому простейшую математику: оцените спрос и предложение, подумайте, какие конкурентные преимущества вы можете предложить. Это может быть лучшее качество, скорость работ, интересная цена, экологичность и т.д.

Таким образом, чтобы ваш бизнес был успешным, должно соблюдаться как минимум три требования. Еще раз – не одно из них, а все три сразу:

вам должно нравиться то, чем вы собираетесь заниматься;
вы должны хорошо разбираться в выбранной сфере;
на ваш товар или услугу должен быть стабильный спрос.

Главная причина, по которой многие прекрасные идеи для бизнеса загибаются с самого начала – это отсутствие начального капитала. Поэтому сразу – слышите, сразу – искореняйте убежденность, что вы не сможете начать свой бизнес без стартовых вложений. Копить годами бесполезно: к тому моменту, когда вы подойдете к вожделенной сумме, может пропасть всякое желание чем-то заниматься, а доллар опять подорожает. Пока у вас есть силы и уверенность, лучше попросите взаймы у друзей, попробуйте получить государственную субсидию, узнайте подробнее, как привлечь инвесторов или повесьте свою идею на Kickstarter. А самое главное, не бойтесь быть маленьким бизнесом: пусть у вас пока нет офиса и летаете вы не бизнес-классом – все придет со временем.

Шаг 2: рисуем бизнес-план

Специалисты утверждают, что грамотный бизнес-план, который построен на реальных цифрах и расчетах – важный помощник в бизнесе. Результаты исследования рынка, анализ затрат и прибыли позволят вам взглянуть на свою идею со стороны и более прагматично оценить свои перспективы.

Идеи для бизнеса нужно соотносить с реальностью. Чтобы бизнес был успешным, он должен решать какую-то проблему и удовлетворять потребность. Попробуйте ответить на следующие вопросы:

существует ли потребность в вашем бизнесе? Как он впишется в рынок?
кто ваша целевая аудитория? Каково позиционирование вашего продукта?
кто ваши основные конкуренты? Чем вы отличаетесь от них?

Еще один серьезный повод за составление бизнес-плана – с его помощью гораздо легче привлечь стоящие инвестиции. Хотите ли вы получить субсидию от государства или грант от фонда, привлечь помощь венчурного фонда или воспользоваться бизнес-кредитованием, наличие тщательно продуманного бизнес-плана существенно увеличивают ваши шансы на успех и демонстрируют всю серьезность ваших намерений.

Краткая структура бизнес-плана: вступление ака резюме, цели и задачи, описание предприятия, финансы, маркетинг, производство, организационный план, развитие персонала. Бизнес-план должен быть простым, понятным и ориентироваться на конечный результат. Вы можете подготовить его самостоятельно, однако нужно понимать, что написание серьезной работы требует немало знаний и проведение исследований рынка. Скачивание готовых бизнес-планов с Интернета – первый шаг к резиновой женщине, поэтому гораздо лучше обратиться к помощи специалистов.

Шаг 3: определяемся с юридическим лицом

Официально бизнес начинается с момента его государственной регистрации. Собственно, у малого бизнеса есть два возможных варианта развития: ИП (Индивидуальный предприниматель) или ООО (Общество с ограниченной ответственностью).

Преимущества ИП

простота и оперативность открытия;
отсутствие уставного капитала;
минимальные требования к бухгалтерскому учету;
упрощенная отчетность и минимум налогов.

Недостатки ИП

необходимость отвечать в суде своим личным имуществом – машиной, квартирой, счетом в банке;
необходимость платить 35 тыс. рублей в Пенсионный фонд и в Фонд социально страхования вне зависимости от размера прибыли – даже если вы ничего не заработали;
у ИП нет фирменного названия – обычно ИП и бренд никак не связаны;
бизнес практически невозможно продать, разделить или передать по наследству.

Преимущества ООО

в случае, если на вас подадут в суд, вы будете отвечать только имуществом компании и уставным капиталом, который составляет от 10 тыс. рублей;
вы можете платить в Пенсионный фонд только за себя или если у вас работают сотрудники – если деятельность компании не ведется, ничего платить не нужно;
компанию можно в любой момент продать;
компании можно дать любое название.

Недостатки ООО

необходимость уставного капитала;
более сложный бухгалтерский учет;
больше отчетность;
более высокие штрафы и пошлины по сравнению с тем же ИП.

Обратите внимание, что компании, занимающиеся некоторыми видами деятельности, не могут работать под ИП по определению. Среди них – продажа алкоголя, частная охранная деятельность, военная отрасль и т.д.

Шаг 4: определяемся с налоговой схемой

Еще один важный шаг на пути к открытию собственного бизнеса – это выбор системы налогообложения. Она, собственно, может быть двух видов – обычная и упрощенная.

Обычная налоговая система – это бесконечный и муторный документооборот. Такая схема наименее удобна и выгодна для предпринимателей, поэтому, пока ваша выручка в год не превысит 60 млн рублей, можно смело выбирать упрощенку.

Упрощенная система налогообложения (УСН) – это специальный налоговый режим, который значительно упрощает налоговую нагрузку и ведение налогового и бухгалтерского учета для малого и среднего бизнеса. Если у вас низкая себестоимость или ее почти нет (интеллектуальный продукт), то чаще всего походит 6% от доходов. Если вы продаете товары, которые до этого закупили оптом, лучше всего подойдет 15% от разницы между доходами и расходами.

Единый налог на вмененный доход (ЕНВД) – интересен тем, что не привязывается к реальным доходам, то есть рассчитывается не с фактически полученного, а с предполагаемого вмененного дохода, который учитывает только физические показатели деятельности (площадь торгового зала, количество работников и т.д.). Налоговая ставка составляет 15% и освобождает от налога на прибыль, имущество и НДС. Актуально для таких сфер деятельности, как розничная торговля, общественное питание, ремонт, бытовые и ветеринарные услуги и т.д.

Также для предприятий некоторых сфер деятельности существуют свои специальные налоговые режимы. Например, для фермерских хозяйств это единый сельскохозяйственный налог. А некоторым компаниям малого бизнеса повезло вдвойне: с 2015 года для них действуют налоговые каникулы, которые позволят освободиться от уплаты налогов на 1-3 года.

Шаг 5: регистрируем компанию и открываем счет в банке

Чтобы облегчить себе жизнь, все необходимые заявления и документы можно подготовить на специальных сайтах, например, nalog.ru.Там же можно узнать адрес ближайшей налоговой и заполнить квитанцию на оплату госпошлины.

Итак, пошаговая инструкция регистрации компании:

скачайте программу для подготовки документов;
определитесь с кодами ОКВЭД и включите все, которые могут пригодиться;
заполните заявление по специализированной форме для ИП или ООО (при личной подаче, нотариальное заверение не требуется);
заполните заявление по специализированной форме 26.2-1, которое позволяет перейти на упрощенную систему налогообложения;
для ООО – подготовьте дополнительные документы: 2 оригинала устава сообщества, 2 оригинала договора учреждения общества, подтверждение юридического адреса (письмо владельца или копия свидетельства о собственности);
сделайте копию паспорта и оплатите государственную пошлину – 800 рублей для ИП и 4 000 для ООО;
сдайте все заявления в налоговую и приходите через 5-10 дней за готовыми документами;
закажите печать ИП или ООО;
откройте счет в вашем любимом банке и в течение 7 рабочих дней отправьте уведомление в налоговую, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, чтобы с самого начала не схлопотать штраф в 10 тыс. рублей.

Напоминаем, что для осуществления некоторых видов деятельности, вам также необходимо пройти процедуру лицензирования или сертификации. Это касается, например, деятельности кредитных организаций, оборота алкогольной продукции, реализации лекарств, образовательных учреждений, международных грузоперевозок и т.д.

Шаг 6: принимаемся за работу!

Самое время найти подходящее помещение, закупить оборудование, нанять сотрудников и приняться за работу! Также сразу определитесь, кто будет заниматься документооборотом и отчетностью: бумажная волокита никому не нравится, но деньги любят счет, а документы всегда должны быть в порядке. Ну, и конечно, не забудьте про рекламу и маркетинг. Но это уже совершенно другая история!

Юрий Богомолов
Основатель и автор бизнес-портала Businessmens.ru

Автор статьи

Источник

Какие книги по бизнес процессам вы бы посоветовали прочитать? – на этот вопрос я отвечаю раз в месяц. Поэтому составил список книг, которые обязан прочитать и знать каждый специалист по бизнес процессам. Конечно, список не исчерпывающий. Но как мне кажется, эти книги по бизнес процессам должен прочитать каждый.

Основная ценность книг не в том, что они дают правильные ответы. Главная ценность в том, что книги позволяют задавать правильные вопросы, которые приводят к ответам. В практической плоскости.

Книги по бизнес процессам — must read

Свод знаний по управлению бизнес процессами. BPM CBOK 3.0

Главная настольная книга любого специалиста по управлению бизнес процессами. Несмотря на то, что я рекомендую ее прочесть специалисту любого уровня, она, книга, ориентирована на практиков с опытом. Если пытаться читать ее в качестве учебного пособия, толку будет не очень много. Свод знаний по управлению бизнес процессами дает множество хороших вопросов, на которые каждому придется найти свои ответы. Но также он дает множество ответов. В конце концов, любой свод знаний — это результат труда многих экспертов и профессионалов своего дела. BPM CBOK не исключение. В книге собраны ответы на вопросы по проектированию, моделированию, анализу и управлению бизнес процессами. Вы узнаете о том, как управлять эффективностью бизнес процессов, о трансформации и организации процессов, о технологиях BPM. Кроме того, данная книга содержит наиболее полный и точный глоссарий терминов в области управления бизнес процессами.

Бизнес процессы. Инструменты совершенствования. Бьерн Андерсен

Наверное, одна из основных, если не основная книга по совершенствованию бизнес процессов. В книге рассмотрено столько инструментов, подходов, методик и принципов, что точно хватит на годы практического применения и изучения. Это учебник в хорошем смысле слова. Учебник для тех, кто готов встать на путь улучшения процессов и не знает, с какого конца подойти к проблеме. В книге раскрыто множество методик измерения и анализа показателей бизнес процессов. Описаны методы понимания и анализа проблем. И конечно же, приведено множество инструментов улучшения процессов и описаны методики их использования. Да, в книге даже приведены формы, которые помогут использовать инструменты совершенствования.

Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по реализации проектов. Д.Джестон., Й.Нелис

Эта книга — инструкция по применению. Вот здесь вы найдете множество ответов на вопрос — «Как реализовать управление бизнес процессами в компании?» Но самое главное в этой книге то, что она дает не только ответы на вопросы «что?» и «зачем?». Она дает ответ на вопрос «как?» — как реализовывать проекты по оптимизации и управлению бизнес процессами. Отсутствие ответов на этот вопрос — основная причина неудач в реализации таких проектов. Из книги вы узнаете, что из себя представляет управление бизнес процессами, какие стадии нужно пройти и какими инструментами воспользоваться, как управлять проектами и многое другое. Есть одно «но» — такие книги по бизнес процессам часто изобилуют большим количеством «воды». И эта — не исключение.

Учитесь видеть бизнес процессы. Построение карт потоков создания ценности. М.Ротер., Д.Шук.

Определение процессов (process discovery) — отдельный и весьма непростой раздел управления бизнес процессами. С этого начинается все управление. От правильного определения процессов зависит успех последующих этапов. Эта книга посвящена двум вопросам: как правильно определить процессы верхнего уровня и как сформировать уникальную цепочку добавленной ценности. Что крайне важно, в книге рассказано о том, как перейти от одного состояния формирования ценности для клиента к другому — целевому состоянию. Подход авторов сконцентрирован на сути управления бизнес процессами — связке продуктов, которые производят процессы и клиентов, которые эти продукты потребляют.

Книги по бизнес процессам — принципы и идеология

Критическая цепь. Элия Голдратт.

Что такое критическая цепь? Это метод оценки и планирования работ, проектов, в основе которого лежит понимание взаимосвязи задач и ресурсов, а также влияние рисков на весь проект или работы. Иными словами, критическая цепь — это та последовательность задач, изменение которой влияет на весь проект целиком. Метод критической цепи — основа всей Теории ограничений. Как и многие другие книги Голдратта, Критическая цепь написана в стиле бизнес романа. Так что читается легко и приятно, а иллюстрация принципов метода критической цепи на примере проблем действующего предприятия позволяет легко понять методику и «прикинуть» ее применение на практике.

Серия «Цель». Элия Голдратт.

Такие книги по бизнес процессам — редкость. Серия бизнес романов «Цель», признанная бестселлером в мире — обязательный предмет изучения для любого специалиста по управлению бизнес процессами. Серия подробно рассказывает о применении Теории ограничений в разных отраслях — от производства до розничной торговли и информационных технологий. Голдратт так просто рассказывает об инструментах Теории ограничений, что совершенно нет возможности понять что-то неправильно. Мне известно множество случаев, когда после прочтения книги управленцы достаточно просто применяли теорию на практике и достигали действительно классных результатов в своих компаниях. У Теории ограничений, разработанной и популяризованной Голдраттом, есть одна особенность — если вы ее действительно поймете — уже не сможете игнорировать ее подходы.

Дао Тойота. Д.Лайкер

Тойота — компания, известная своими поистине выдающимися достижениями в области управления качеством и эффективностью бизнес процессов. Компания, которая смогла наиболее эффективно реализовать главный принцип процессного управления — ориентация продуктов процессов на клиентов. Внешних и внутренних. Принципы, приведенные в книге, не ограничиваются вопросами непрерывного совершенствования процессов под названием Кайдзен, но раскрывают саму философию управления, основанную на долгосрочном планировании и операционном совершенстве. Я бы сказал, что эта книга — отличный трамплин для изучения операционной эффективности.

Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга. Г.Нив

Эдвард Деминг — личность, труды которого должен знать не только каждый специалист по управлению бизнес процессами, но и любой управленец. Понимание и реализация цикла Деминга, тот который PDSA, позволяет перейти на совершенно иной, отличный от привычного нам уровень управления. В книге раскрыты два важных блока: основы, которые позволяют понять и использовать цикл Деминга и блок из 14 пунктов, раскрывающих управленческую базу, нацеленную на долгосрочное конкурентное преимущество. Проще говоря, 14 пунктов, которые поведают о том, что делать любой компании точно нужно и точно не нужно.

Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний. М.Имаи.

Кайдзен — это не просто система управления качеством и совершенствования бизнес процессов. Это философия, применение которой в организации меняет самую суть управления и реализации бизнес процессов. Собственно о том, как реализовать философию Кайдзен, и рассказывает книга. Здесь вы найдете информацию о методиках организации и контроля качества, использования Кайдзен для менеджеров и производственных систем, в том числе оборудования. Также здесь достаточно информации для понимания процесса развертывания системы управления качеством на основе Кайдзен и работы с проблемами и ограничениями. Но самое главное, вы поймете саму философию японского подхода к управлению качеством.

Книги по бизнес процессам — оптимизация

Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес процессов. М.Хаммер.

Майкл Хаммер — автор концепции реинжиниринга бизнес процессов. Он не просто уверен, он знает, что успех компаний зависит от способа организации бизнес процессов. Книга рассказывает о принципах проектирования бизнес процессов, работы с показателями процессов, управления процессами, инфраструктурой и участниками процессов, а также о том, как организовать управление бизнес процессами для оптимизации операционной деятельности. Но самое главное заключается в том, что в книге рассказано о том, как все это соединить вместе. А также каких ошибок стоит избегать и как это сделать.

Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. Д.Харрингтон

На мой взгляд, нет другой книги, которая настолько подробно раскрывала бы вопросы оптимизации бизнес процессов, как эта. Здесь вы найдете подробное описание конкретных методик и инструментов оптимизации процессов. Мистер Харрингтон раскрывает вопросы организации улучшения бизнес процессов, подходов к формализации, анализу и определению возможностей по улучшению бизнес процессов. Помимо этого затрагивается тема проектирования и внедрения новых, улучшенных процессов. Одно «но» — упор сделан на административные процессы. Но чаще всего именно низкая эффективность административных процессов является залогом низкой эффективности операционной деятельности компаний.

Практическое руководство по реинжинирингу бизнес процессов. М.Робсон., Ф.Уллах.

Реинжиниринг бизнес процессов — подход, а также набор методик и инструментов, который используется для того, чтобы построить новые, оптимальные процессы без учета старых процессов. Несмотря на многие споры вокруг подхода, он остается весьма действенным методом достижения операционной эффективности.

В этой книге раскрыта не только концепция, но и подходы к организации реинжиниринга в компании. Да, фактически это действительно практическое руководство. Жаль только, что для моделирования процессов авторы использовали нотацию eEPC, а не BPMN. Впрочем на момент написания книги нотация BPMN еще не приобрела популярность и фактически только начинала свой путь.

Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе. М.Хаммер., Дж.Чампи.

Автор концепции реинжиниринга бизнес процессов уверен — нельзя делать перестройку постепенно, наоборот, революция должна изменить то, что не может решить подход постепенного улучшения. Именно эти взгляды вызывают осуждение со стороны бизнес сообщества. И на мой взгляд, небезосновательно. Однако это не мешает изучить подходы реинжиниринга в рамках всей компании, так сказать, во всей красе. Если я не ошибаюсь, это первая книга по реинжинирингу от авторов концепции. Все, что здесь написано, позволяет получить очень интересные вопросы. А правильные вопросы, как я уже неоднократно писал, залог правильных ответов.

Руководство по улучшению бизнес процессов. Harvard Business School.

Как и многие книги от Harvard Business School, эта представляет из себя простое и сжатое описание процесса оптимизации бизнес процессов. Книга скорее для тех, кто хочет начать изучение вопроса и понять, насколько это нужно и применимо, чем для реального источника знаний в этой области. Книга совсем небольшая и простая. Думаю, за пару часов максимум ее можно осилить. Поэтому я всегда рекомендую ее руководителям, которые хотят получить представление о вопросе, но не имеют возможности тратить на это много времени и не хотят углубляться в изучение сложных и громоздких текстов.

Производство без потерь для рабочих. Институт комплексных стратегических исследований.

Если вы хотите узнать о применении подходов Бережливого производства в родной для него производственной сфере, то это именно то, что нужно. Вся книга посвящена работе со всеми видами потерь производственного процесса. Фактически эта книга должна стать учебником, который должен изучить каждый рабочий и каждый управленец нижнего и среднего звена. Здесь вы найдете подробное описание типов потерь, причин их возникновения и способов устранения. А главное, в книге подробно рассказано о способах предотвращения потерь, что гораздо важнее, чем просто их устранение.

Книги по бизнес процессам — системное мышление

Системность во всем. Универсальная технология повышения эффективности. Сэм Карпентер

«Менеджеры работают в системе, руководители работают над системой.» — С.Кови Мне кажется, что не только специалисты по бизнес процессам, но и руководители в компаниях испытывают трудности, потому что: 1) не читали эту книгу 2) не используют, изложенные в ней принципы. Эта книга — очень простое изложение применения системного подхода в разных аспектах бизнеса. От принципов работы и документирования процессов до подбора персонала и оценки эффективности. Здесь вы найдете ответ на самый главный вопрос — чем системный подход и мышление в повседневной операционной деятельности отличается от несистемного.

Искусство системного мышления. Д.О. Коннор

Очень отчетливо помню, какое количество заметок и закладок я сделал в процессе чтения этой книги. До сих пор периодически просматриваю эти записи. Системность начинается с мышления. И именно с изменения мышления необходимо начинать, если хотите построить систему. Книга поможет вам понять, что такое система и системное мышление, что такое контуры и петли в системном мышлении, как строятся ментальные модели и, наконец, как научиться мыслить по-новому — системно. В книге множество простых примеров из жизни, что позволит легко усвоить информацию и начать использовать знания в повседневной жизни.

Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса. Джамшид Гараедаги.

Книги по бизнес процессам не могут быть простыми. Наверное. Вот это — точно непростая книга. Но речь идет о сложных системах, частью которых мы с вами являемся. Подробно, иной раз даже слишком подробно автор рассказывает о том, что такое система на примере социо-экономических систем. Раскрывает сущность и характеристики систем, а также приводит в пример структуры и взаимосвязи систем. Все это необходимо для того, чтобы вы смогли подойти к финальной главе подготовленными. Последняя глава раскрывает методологию построения платформы для моделирования бизнес архитектуры — сложнейшей и динамичной системы, на которую влияют и которая оказывает влияние на многие другие системы.

Ключевые показатели менеджмента. Киран Уолш

Специалист по бизнес процессам, в первую очередь, должен понимать и знать, как работает бизнес. Бизнес — первичен, процессы — вторичны. А для того, чтобы это понимать, помимо прочего, необходимо знать, на что смотреть и на какие показатели необходимо опираться. Ключевые показатели менеджмента — это книга не столько о самих показателях, хотя о них вы узнаете безмерно много, сколько о том, как по телу бизнеса передвигается его кровь — деньги. Без понимания эффективности деятельности компании, того как она использует и формирует денежный поток и прибыль, просто невозможно заниматься управлением бизнес процессами. Кроме того, не припомню другой книги, где бы действительно были доступно рассмотрены самые важные бизнес показатели.

Азбука системного мышления. Д.Медоуз.

Система — нечто большее, чем просто сумма ее составных частей. Мне кажется, что это лучшая книга о том, что из себя представляет система, какими свойствами и компонентами она обладает и как это знание можно использовать в практическом решении задач. Это книга о взаимосвязях элементов систем. Об их целях, задачах и предназначении. О потоках и запасах. О динамическом равновесии. О балансирующих и усиливающих циклах. А также о том, что понимание принципов работы систем позволяет не только увидеть эти системы вокруг нас и взглянуть на них под иным углом зрения, но и хоть краешком глаза заглянуть за кулисы самой сложной системы в мире.

Книги по бизнес процессам — инструкции по применению

Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию. У.Детмер.

В списке выше я уже рекомендовал к прочтению книги доктора Голдратта. Но эта книга написана не им. Уильям Детмер собрал воедино мыслительные техники, которые являются основными инструментами для применения принципов теории ограничения на практике. В книге подробно рассказывается о том, что такое Дерево текущей реальности, Диаграмма разрешения конфликтов, Дерево будущей реальности и Дерево перехода. Вы узнаете, как выявить проблемы, проверить их, разработать модель того, к чему нужно прийти и как сделать рабочий план перехода от текущего состояния к будущему. Каждая мысль иллюстрируется понятным и простым примером. Эта и подобные книги по бизнес процессам всегда должны быть у вас на столе и в голове.

Найти идею. Введение в ТРИЗ. Г.Альтшуллер.

Как мне кажется, уже не должно остаться людей, которые не знакомы с Теорией решения изобретательских задач. Но я ведь скорее всего ошибаюсь, правда? ТРИЗ — это методология нахождения решений. Несмотря на то, что изначально методология была ориентирована на решения в области технических систем и изобретательских инженерных задач, она нашла применение в безграничном количестве других областей. Даже в повседневной жизни. Не могу сказать, что книга очень простая. Язык, которым пользовался Альтшуллер, мягко говоря, не простой. Кто-то даже скажет, вычурный. Так что настройтесь на терпеливое и вдумчивое чтение. Поверьте, ваше терпение будет вознаграждено полезным знанием.

Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг. Майкл Джордж

Инструментарий из арсенала Бережливого производства и Шесть сигма должен знать и использовать любой уважающий себя специалист по бизнес процессам. Эта книга и о том, и о другом, да еще и в применении к самой сложной, с точки зрения управления бизнес процессами, сфере — сфере услуг. Книг по управлению бизнес процессами, по крайней мере на русском языке, не так уж много. Тем более практически отсутствуют книги по управлению сервисными компаниями. Так что можно сказать, что эта книга — уникальна. Не говоря уже о том, что это действительно очень качественный и практический материал. Обязательно к прочтению.

Теория ограничений в действии. Э Шрагенхайм

И снова книга о Теории ограничений. А точнее об ее практическом применении. Автор — дочь доктора Голдратта, изобретателя концепции ограничений. Вся книга построена на конкретных ситуациях, которые происходили в реальных компаниях и разборе этих ситуаций — с использованием принципов и инструментов теории ограничений. Думаю многие найдут для себя эти ситуации знакомыми. А способы их разрешения позволят не только оценить возможность использования теории ограничений в действии, но и что-то изменить прямо сейчас. Приведенные примеры касаются вопросов управления данными, автоматизации, реорганизации компаний, спадов на рынке и так далее.

Канбан. Альтернативный путь в Agile. Дэвид Андерсон

Когда еще Agile не был так популярен в России, мы уже использовали доски канбан в качестве инструмента операционного управления проектами. Канбан — часть производственно-логистической концепции под названием Точно в срок, которую вы тоже должны знать. Канбан — это система, которая позволяет реализовать так называемое «вытягивающее производство», которое было изобретено компанией Тойота. Должен отметить, что реализовать применение этой системы достаточно просто и требует совершенно смехотворных усилий, в то время как эффект может превзойти все ожидания.

Действенное видение. Как обратить текущий объем продаж в чистую прибыль. Д. Кендалл

Как обеспечить значительный рост вашей компании? Через уникальное видение бизнеса как единой системы и применение пока еще не стандартных подходов к решению задач в таких функциональных направлениях, как маркетинг, дистрибуция, управление проектами, операционный менеджмент, ИТ и т.д. Интересен подход действенного видения, описанный в этой книге. Главное, что решение функциональных задач направлено не внутрь каждого процесса, а на достижение одной важнейшей цели — значительного увеличения прибыльности бизнеса. Здесь вы найдете обширный список компаний, успешно использующих идеи этой книги. Идей, основанных, между прочим, на Теории ограничений. В книге много кейсов и описания практических ситуаций.

Учет прохода. Управленческий учет по ТОС. Т. Корбетт

Традиционный управленческий учет оказывается не в состоянии предоставлять руководителям информацию, необходимую для принятия правильных решений. Существует много споров о том, какие функции должна выполнять система управленческого учета и, следовательно, о том, какая информация необходима для принятия управленческих решений. Эта книга о том, как связать между собой локальные действия и решения с прибылью компании таким образом, чтобы руководители могли объективно оценивать действия и решать, приближают они компанию к цели или нет. Подробное описание методик, подходов, принципов и примеров — все это позволит с легкостью понять идеи термина «проход» и формирование его учета.

28. «5S для рабочих. Как улучшить свое рабочее место» Хироюки Хирано

Простой и понятный набор инструкций по реализации системы 5S на рабочих местах технических рабочих. Система 5S — один из инструментов подхода Бережливого производства:

сортировка
соблюдение порядка
содержание в чистоте
стандартизация
совершенствование

Организация рабочего места и, как следствие, рабочего процесса в соответствии с этой системой позволяет существенно повысить эффективность производственных процессов.

«Сбалансированная система показателей» Д.Нортон, Р.Каплан

В свое время Сбалансированная система показателей произвела на меня неизгладимое впечатление и оказала огромное влияние на понимание процессного подхода. Р.Каплан и Д.Нортон предложили систему, основанную на причинно-следственных связях между стратегическими целями, отражающими их параметрами и факторами получения планируемых результатов. Она складывается из четырех составляющих — финансовой, клиентской, внутренних бизнес процессов и обучения и развития персонала, цели и задачи которых отражаются финансовыми и нефинансовыми показателями. Авторы учат, как использовать эти показатели, чтобы привести в соответствие цели каждого работника, бизнес-единицы и всего предприятия, как выявить новые процессы и инициативы, ведущие к удовлетворению клиентов и акционеров.

«5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место» Томас Фабрицио, Дон Теппинг

Питер Друкер в своей книге «Менеджмент. Вызовы 21 века» говорит о том, что сложно повысить эффективность ручного труда. Не потому, что это сложная задача, а потому, что она уже решена — все, что можно было придумать для увеличения эффективности рабочих, уже придумано. Настоящим вызовом и острой необходимостью является повышение производительности работников умственного труда. Система 5S может быть применена не только для организации места рабочего, но и для организации места работника умственного труда. Это позволит повысить его эффективность, если не за счет стимулирования (хотя и это тоже) умственной деятельности, то за счет устранения части отвлекающих факторов.

Книги по бизнес процессам — управление

Практика дао Toyota. Руководство по внедрению принципов менеджмента Toyota. Д.Лайкер.

Книга призвана помочь преодолеть многочисленные препятствия на пути практического внедрения принципов менеджмента Toyota. С чего начать преобразования? Как создать стабильные процессы, построить связанный поток? Всегда ли следует стремиться к потоку единичных изделий? Авторы развивают и углубляют модель 4P, впервые описанную в бестселлере Джеффри Лайкера «Дао Toyota». Множество советов, рекомендаций и примеров делают эту книгу одним из лучших руководств по построению бережливого производства.

Управление качеством в масштабах компании. Йосио Кондо

Несмотря на все трудности, которые встречают концепции качества на пути применения в России, данная книга показывает, что других способов модернизации и перестройки в общем-то и не существует. Не все, что здесь изложено, может быть применено у нас, но главные принципы, такие как ориентация на потребителя, процессный и межфункциональный подходы, вовлечение и мотивация персонала и другие описанные в книге, несомненно должны стать основой эффективного менеджмента. Книга окажет большое влияние на специалистов в области менеджмента качества и работников предприятий, внедряющих новые подходы к менеджменту, стандарты ИСО и заинтересованных в укреплении и повышении конкурентоспособности.

Эдвард Деминг «Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами»

Нет, это не инструкция по выходу из кризиса — таковая просто не может существовать. Но эта книга может помочь вам сформулировать вопросы, ответы на которые могут составить заветную антикризисную инструкцию. Здесь вы найдете прямые вопросы, которые доктор Деминг адресует управленцам. А так как новые требования должны быть обеспечены новыми комплексными подходами и взглядами, в книге уделено много внимания вопросам качества, взаимодействия с клиентами, производительности, сервисной составляющей, себестоимости материалов и готовой продукции и так далее. А еще здесь есть яркие иллюстрации применения идеологии и подходов к управлению Эдварда Деминга.

Управление изменениями. Э.Кемерон., М.Грин

Нельзя заниматься управлением бизнес процессами и реализовывать проекты оптимизации без знаний в области управления изменениями. На эту тему написано множество материалов, но в этой книге собраны ответы на вопросы по управлению изменениями в разных разрезах и масштабах. Индивидуальные и командные изменения, управление организационными изменениями, изменения при реструктуризации, слияниях и поглощениях, изменения корпоративной культуры, роль ИТ в реализации изменений — все это умещено здесь. Если вы еще не знакомы с областью управления изменениями, я бы рекомендовал начать с этой книги.

На этом у меня все. Позже обязательно сделаю продолжение и добавлю версию англоязычных изданий. Комментируйте и добавляйте книги по бизнес процессам, которые должны войти в следующий список.

Источник

В данной статье вы узнаете о методе, помогающем привести в порядок все ваши дела от самых крупных и важных, до тех, что еще только появились в голове.

Я и сама не понаслышке знаю, как сложно перейти от мыслей и планирования к реальным действиям, как не только организовать первостепенные задачи, но и не упустить из вида ценные детали информации.

Я подробно разберу на практике все шаги Getting Things Done метода и вы получите четкую инструкцию к действию (Как привести дела в порядок). Вы сможете не только эффективно организовать свои дела, но и найти больше возможностей для создания новых идей, применяя данную инструкцию на практике.

Теперь давайте узнаем подробнее про данный метод и какой смысл вкладывает в него сам автор.

Что такое Getting Things Done метод или как привести дела в порядок?

Итак, Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. — «Доведение Дел до Завершения» — это метод повышения личной эффективности, посредством организации и контроля задач, созданный Дэвидом Алленом. Сегодня Дэвид Аллен считается ведущим специалистом в области организационной и личной продуктивности.

Немало людей считает Getting Things Done метод слишком сложным, лишенным спонтанности, на что Аллен отвечает, что не любит планировать «то, что не нужно». Интересно, но сам автор метода считает себя одним из самых неорганизованных и спонтанных людей. Придумав метод GTD, он заметил, что получил больше свободы делать то, что хочется, мыслить яснее и свободнее, вдохновляться присутствием во всех делах, которые выполнял.

Наш мозг предназначен для генерации идеи, а не их хранения

По словам Дэвида Аллена, наш мозг предназначен для генерации идеи, а не их хранения. Благодаря GTD методу мозг освобождается от задачи «сохранить информацию» и получает больше энергии для создания идей, которую раньше тратил, старательно удерживая «все, что нужно сделать». Дэвид Аллен называет это состояние естественного функционирования мозга — «разум, подобный воде» — чистый и ясный.

Мы уже привыкли к постоянному чувству волнения и напряжения из-за больших объемов информации. В таком состоянии действительно трудно мыслить креативно, создавать, творить, придумывать что-то новое ведь мозг и наша память всецело заняты удержанием информации.

Аллен называет это состояние «модальностью экстренного сканирования», проще говоря представьте себя, неотрывно следящим за горизонтом, в ожидании тревожного сигнала — не появился ли очередной пожар, который нужно потушить? С легкостью можно ощутить охватывающее чувство беспокойства.

Поэтому так важно отладить процесс выполнения задач и прописать последовательность их выполнения, а не возвращаться снова и снова к планированию. Ведь многие из нас уже теряют продуктивность и немало сил в процессе «первоначального планирования», определяя конечную цель и действия по ее достижению.

Getting Things Done метод создан чтобы избавиться от стресса и навести порядок в мыслях, идеях, рутинных ежедневных делах а также планах на будущее, помогая хранить, отслеживать и использовать подробную информацию, связанную с выполняемой задачей.

Итак, начнем знакомиться с самим методом организации задач и разбирать его этапы на конкретных примерах.

5 этапов работы с информацией

Те задачи, о которых мы думаем ежедневно, все важные данные, что пытаемся запомнить, планы, что строим у себя в голове: одним словом всю эту многозадачность Дэвид Аллен называет «разомкнутыми циклами». «Разомкнутый цикл» по его определению — это незавершенное обязательство. Когда оно находится в психике, а не в системе, то для его отслеживания и поддержания требуется энергия и внимание. Эта умственная многозадачность негативно влияет на продуктивность.

Эта умственная многозадачность негативно влияет на продуктивность.

Чтобы стать продуктивнее, взять под контроль дела и задачи GTD предлагает подойти к управлению рабочим процессом, используя пять шагов:

Cбор
Обработка
Организация
Обзор
Действия

Сбор информации

На первом этапе все имеющиеся мысли, идеи, задачи, проекты, дела нужно выгрузить из вашего ума во внешнюю систему.

Проанализируйте всю информацию, что приходит на ум. Это также могут быть любые неразрешенные вопросы, которые потребуют решения в будущем. Здесь нет неважных дел, все должно быть отражено в системе.

Для этих целей подойдет записная книжка, приложение для планирования задач, почтовый ящик электронной почты или все что угодно, что вам подойдет. Важно отметить, что вам должно быть максимально удобно пользоваться и регулярно обрабатывать информацию.

Также очень важно: не забывайте фиксировать и новые задачи, появляющиеся у вас и своевременно вносить их в систему, без этого невозможна работа системы.

Пример

Все, на данный момент пришедшие мне в голову идеи и задачи, а также информацию со стикеров на письменном столе я записала в нижнем столбце Календаря Tweek, дав этому списку название Входящие.

Фиксирование задач

Примечание автора — Для удобства восприятия увеличивайте картинки, просто нажав на них.

Итак, все задачи выписаны в столбик в произвольном порядке и готовы к следующему шагу — обработке.

Обработка

Для всей хаотичной информации, полученной на первом этапе, был создан достаточно удобный алгоритм упорядоченной обработки — дерево решений.

Пройдитесь по всем пунктам в вашем списке Входящих и проделайте с каждым из них необходимое действие.

Этот алгоритм поможет ускорить и отработать до автоматизма процесс принятия решений относительно поступающей информации.

Итак, получив информацию, первый вопрос, который необходимо себе задать: «Что это за информация?». Как только вы решите, что это такое, вы сможете ответить на вопрос: «Что с этим делать?».

Что это за информация? Что с этим делать?

Разовые задачи, которые занимают не более 2 минут

Это все задачи, которые занимают не более 2 минут и выполняются за одно действие. Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать список дел.

Если вы чувствуете, что данную задачу можно завершить здесь и сейчас, задайте себе вопрос: «Это займет меньше двух минут?» Если ваш ответ — да, то просто выполните задачу, вычеркивайте и больше не думайте о ней.

Пример.

В моем списке дел к таким задачам можно отнести “Заказать цветы на день рождения Кейт”. Я оформляю заказ, вычеркиваю задачу и впоследствии удаляю из списка.

Пример разовой задачи

Иногда, проще выполнить и забыть, то что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти. Такой подход сократит и уровень стресса, и ваш список дел.

Теперь мы можем приступить к разбору остальных задач.

Проекты

Если задание невозможно выполнить за один шаг, то это уже проект, для завершения которого необходимо планирование нескольких шагов или этапов.

Таких проектов одновременно, как правило, несколько и важно регулярно просматривать их, проверяя следующие действия — необходимые дополнительные шаги для их завершения.

Пример.

Определив, что среди моих задач является проектом, создаю еще одну колонку и называю ее Проекты и перетаскиваю в нее задачи из Входящих. В моем случае «Подать заявление на открытие банковского счета» и «Подать заявление на оформление вида на жительство, 20 апреля» будут задачами в несколько шагов.

Выделение проектов в отдельную колонку

Кроме того задачи, на выполнение которых понадобится более двух минут можно делегировать или отложить.

Сюда можно отнести те задачи, которые необходимо отложить — отсрочить ее выполнение в будущем. Так стоит поступить с теми задачами, у которых есть определённый срок выполнения, а также с теми задачами, для завершения которых вам необходимо выполнить еще ряд задач.

Делегирование

Делегировать — значит перепоручить его кому-то другому для выполнения, но оставить за собой контроль и ответственность за его выполнение. Такое задание необходимо поместить в Делегировать.

Пример.

Создаю колонку Делегировать и перетаскиваю задания, которые могу перепоручить на выполнение другим. Например, я могу делегировать своему коллеге, работающему над тем же проектом, написать отчет, а также же попросить офис менеджера забронировать конференц-зал для встречи с бизнес партнерами.

Делегированные задачи

Определившись кому и какие задачи вы передаете на выполнение,
рассмотрим задачи, которые требуют мини плана по их выполнению.

Следующие действия

Существуют задачи без конкретного срока выполнения, но требующие выполнения некоторых действий, прежде чем они будут завершены.

Эти задачи необходимо разместить в отдельный список Следующие действия и определить конкретные следующие шаги, последовательно, для каждого из них.

Пример

Создаю еще одну колонку Следующие действия и прописываю следующие шаги (действия) по каждой задаче, используя Подзадачи. Мы используем Подзадачи, т.к. каждая сложная задача может быть разбита на подзадачи, для того чтобы выполнение каждого из шагов (следующих действий) помогало двигаться к завершению задачи.

«Подать заявление на открытие банковского счета» требует подготовки документов и запланированной встречи со специалистом; «Отправить посылку семье» возможно тогда, когда будут куплены подарки; «Купить подарки коллегам» ждет подходящего момента, а «Почта, отправить подписанные документы» возможно после формирования и подписания всех необходимых бумаг.

Организация списка Следующие действия

Добавление подзадач (следующих шагов) для каждой из задач в списке Следующие действия

Задачи привязанные к определенному сроку

Привязанные к определенному сроку задачи, внесите в свой календарь. Календарь очень важен для контроля над встречами и поручениями. Аллен рекомендует использовать его только для событий и дел с четкой датой исполнения.

Чтобы не запутаться все текущие или ожидающие исполнения без определенного срока дела необходимо внести в списки следующих действий, а не в календарь.

Пример.

Вношу в календарь все задачи по срокам. Устанавливаю напоминания, где это необходимо и для удобства некоторые из них выделяю цветом.

Напоминания для задач с конкретным сроком

Внесение в календарь задач с конкретным сроком

Когда-нибудь

Сюда вы можете разместить дела и задачи без определенного времени для завершения, которые можно отложить на более поздний срок для рассмотрения. Здесь, возможно, будут храниться ваши идеи для воплощения в жизнь.

Пример.

В список Когда-нибудь я помещаю «Найти инфлюенсеров» как идею поиска инфлюенсеров для проекта и «Написать блог», планируя написать блог в будущем.

Идеи и планы на будущее в списке Когда-нибудь

Архив или Справочный материал

Этот список содержит в себе полезную в будущем информацию. Если вы решили, что вам важна эта информация, вы легко можете получить к ней доступ в любой момент, когда это действительно необходимо.

Пример.

Сюда, в колонку Архив перетаскиваю информацию о взятом выходном дне, чтобы не забыть о нем, оформляя отпуск, а также адрес офиса, необходимый для отправки документов почтой.

Архив, содержащий справочную информацию

И наконец задачи, более не требующие действий и не несущие пользы — удалите.

Смело избавляйтесь от информации, не кажущейся вам важной. Освободите время для действительно стоящих вашего внимания дел.

Перетаскивание (Организация)

Как только вы разберетесь со всеми пунктами во Входящих, отсортируйте их и распределите в соответствующие разделы.

Как правило обработка и организация задач идут параллельно. Разбирая входящие задачи, на этапе обработки мы уже определили в какой раздел пойдет та или иная задача.

Резюмируя процесс организации важно отметить: система документов, папок, записей и прочего, что вы выберите для приведения в порядок своей информации, должна быть простой в использовании.

Я нахожу Tweek очень простым и удобным для Getting Things Done планирования потому, что все задачи доступны для обзора в любой момент, а не спрятаны в папки.

Используя Tweek, меняйте местами колонки с задачами, щелкнув по значку трех точек справа, а также сортируйте задачи внутри колонки, например по алфавиту, просто перетаскивая их. Не стесняйтесь перетаскивать задачи из одного столбца в другой по всей матрице GTD.

Обзор

Очень важный этап. Для эффективного решения задач необходимо просматривать список регулярно: ежедневно, еженедельно, так часто как это требуется.

Чтобы добиться хорошего результата необходимо поддерживать систему — чаще обращайтесь к своим спискам, пересматривайте их, очищайте, дополняйте.

Пренебрегая этим пунктом вы рискуете накопить новые задачи и дела, потерять всякую мотивацию и как следствие нарушить работу всей системы.

Поэтому удобнее всего ввести обзор в свою рутину: в конце рабочего дня, в качестве подготовки к новому дню или как утренний ритуал, настраивая себя на предстоящий день.

Действия

Итак, все предыдущие действия по сбору, обработке и организации всех текущих и запланированных на будущее задач были проделаны как раз для того, чтобы теперь вам было проще приступить к их выполнению.

Все, что вам остается — это следовать конкретным, ориентированным на действия пунктам и выполнять задачу за задачей, ведь у вас уже есть подготовленный план!

Все уточнения, даты, сроки работают вам в помощь. Теперь вам не нужно снова вспоминать все детали, которые со временем могут быть утеряны, ведь вы вовремя позаботились об этом еще на этапе организации.

Ошибки при работе с Getting Things Done методом

А теперь давайте рассмотрим возможные ошибки, возникающие при работе с Getting Things Done методом.

1. Не ознакомившись с методом, приступать к его использованию.

Поначалу Getting Things Done метод может показаться весьма запутанным, но если вы прочтете данную статью это вам поможет определиться: подходит ли вам методика, разобраться в основных идеях метода и возможно выбрать его на всю оставшуюся жизнь, по крайней преданных мере последователей GTD немало в мире, что говорит о его эффективности.

2. Недостаточно часто проводить обзор списков.

Добиться продуктивности без постоянного пересмотра и корректировки задач невозможно. Только регулярный анализ, пересмотр, очистка — залог успешно работающей системы, приносящей результаты.

Своевременно внесенные новые задачи, а также скорректированные текущие будут работать на вас, экономя ваше время и снижая стресс, в отличие от накопленного вороха дел.

3. Сразу делать вывод о всей системе, не освоившись в ней.

Дайте себе время привыкнуть к новому способу организации задач, настройте его под себя. Процесс привыкания к системе может быть не таким гладким, но как только вы разберетесь с контекстами вам станет куда проще упорядочить все свои идеи и начать работать с ними.

4. Вы начинаете хранить информацию в разных местах и приложениях.

Это неизбежно ведет к нарушению работы системы и не дает вам возможности получать своевременный доступ к информации, она теряется как и ваша мотивация на выполнение задач.
Вместо этого возьмите себе за правило вносить все идеи в единую систему и избегайте беспорядка, оставляя самому себе записки на столе или холодильнике.

5. Вы пишите нечеткие и некорректные инструкции в «следующих действиях».

Работая над проектом, большая доля успеха в его выполнении — это правильная сортировка (организация) шагов его по его выполнению. Если вы затрудняетесь с их написанием — используйте глаголы, описывающие необходимые последующие действия и подробнее расписывайте детали действий. В таком случае вы сможете приступать к выполнению сразу, а не разгадывать написанное как очередной ребус.

6. Держать информацию в голове.

Фиксировать в системе нужно все, даже мелкие задачи а также то, что кажется не таким важным сейчас.

7. Работать в режиме многозадачности.

Старайтесь думать только о той задаче, которую вы сейчас выполняете и двигаться от задачи к задаче, всецело отдавая силы чему-то одному на момент выполнения.

8. Продолжать придерживаться старого образа жизни и взглядов и надеяться, что система будет сама работать.

Вам необходимо избавиться от негативных закрепившихся привычек и установок: воспринимать задачу не как проблему, а прежде пытаться найти решение, не прокрастинировать — не откладывать дела в долгий ящик или вовсе избегать их решения. Без вашего активного участия система не будет работать, но начав работать с ней вы и сами заметите, как стали придерживаться более четких жизненных позиций, распорядка дня и позитивных установок.

Заключение

Используя Getting Things Done метод на практике, лично я нашла для себя простой способ совмещать организацию текущих дел и планирование долгосрочных проектов, что раньше удавалось с трудом.

Также этот метод помог мне обрести спокойствие и снизить стресс, зная, что вся необходимая для выполнения и запоминания информация находится в одной структурированной системе.

Если вы все еще в поиске подходящей системы планирования, вам определенно стоит попробовать Getting Things Done метод и возможно присоединиться к числу поклонников данного метода — тем, кто делает больше и волнуется меньше.

Оригинальная статья — The Ultimate Guide to the Getting Things Done Method

Источник

В статье рассказывается:

Качества и умения хорошего руководителя
Стили управления коллективом
Методы управления коллективом
5 правил управления коллективом
9 секретов управления коллективом для нового руководителя
Нюансы управления маленьким коллективом
Управление большим коллективом по Сунь-Цзы
Особенности и советы по управлению женским коллективом
ТОП-3 книги про управление коллективом

Любой руководитель знает, как управлять коллективом, но только на горизонте начнут маячить проблемы, сразу разводят руками. То характером с сотрудником не сошелся, то повел себя чересчур мягко по отношению к секретарше, то уволил самого лучшего работника, потому что тот вновь опоздал. Поверьте, это не решение проблем, а закапывание в них. Просто приметите тот факт, что вы так и не научились правильно управлять коллективом.

Чтобы познать истину, нужно начать с себя. Посмотрите на себя со стороны и честно оцените, а вы – хороший руководитель? За вами работники пойдут в огонь, воду и медные трубы? Если закрались сомнения, это отлично – есть куда стремиться. Ниже мы даем четкие инструкции и список литературы, которые помогут заполнить вам пробел в этом серьезном деле.

Качества и умения хорошего руководителя

Для начала стоит разобраться с понятием: кто такой руководитель?

Это деятельный и преуспевающий человек, который отвечает за создание благоприятных условий для труда, формирует атмосферу в штате и налаживает бизнес-процессы, протекающие в компании. Именно от его умения управлять коллективом во многом зависит эффективность работы всего предприятия.

Каждый из нас неоднократно сталкивался с руководителями различных уровней.

Довольно распространённая практика ─ оценивать деятельность начальства с бинарной точки зрения: «хороший руководитель», «плохой руководитель». Разумеется, такие оценки далеки от реальности и весьма субъективны. У сотрудника любого ранга есть как сильные, так и слабые стороны, и руководящий состав не является исключением.

Заслужить репутацию хорошего руководителя сможет только настоящий профессионал своего дела, подкованный в теории и имеющий богатый практический опыт. Вы должны на личном примере проявлять профессиональные качества, формировать достойные условия труда в своей компании, с нуля построить дружную и деятельную команду специалистов.

Как управлять коллективом начинающему руководителю? Поработайте над развитием в себе следующих качеств:

Открытость. Вы должны уметь налаживать эмоциональный контакт с подчинёнными, строить с ними доверительные отношения, внимательно выслушивать их, вовремя давать советы, помогать в решении проблем, возникающих в процессе работы.
Креативность. Учитесь нестандартно мыслить, изыскивать принципиально новые решения, рассматривать поднятые вопросы всесторонне, избегая стереотипов.
Уверенность в себе. Если вместо лидерских качеств и здоровой уверенности в собственных силах вы открыто продемонстрируете своим подчинённым робость, мягкотелость и нерешительность ─ вы никогда не сможете завоевать авторитет в их глазах и заручиться уважением к себе.
Аналитические способности. Вы должны уметь грамотно разрабатывать планы по развитию бизнеса, контролировать текущее положение дел в компании, изыскивать новые перспективы и возможности.
Честность. Как грамотно управлять коллективом? Это определённо стоит делать на принципах честности и объективности. Только так вы сможете добиться доверительного отношения со стороны своих сотрудников и построить с ними эффективную коммуникацию.

Если вы сможете взрастить в себе все эти черты характера и навыки, можно с уверенностью утверждать, что вас ждёт успешное будущее настоящего лидера, за которым команда отправится в огонь и воду.

Не забывайте и о таких важных личностных чертах, как пунктуальность, стрессоустойчивость, смелость и коммуникабельность ─ без них на руководящей должности не обойтись.

Ошибкой будет полагать, что способность управлять коллективом ─ это врождённый талант, который либо есть, либо напрочь отсутствует. Эффективными руководителями не рождаются, ими становятся, долго и упорно работая над собой и совершенствуя нужные профессиональные качества.

Занять руководящий пост способен любой человек, вне зависимости от его пола и возраста. Решают не они, а целеустремлённость, амбициозность и готовность брать на себя столь высокую ответственность.

Если вы мечтаете стать достойным руководителем компании, вам необходимо развить в себе важнейший навык грамотной постановки целей и построения планов для их реализации, воспитывать в себе силу воли, исполнительность и трудолюбие.

Какие способности должен взращивать в себе настоящий лидер, чтобы научиться управлять коллективом? С чего стоит начать?

Учитесь принимать решения в тех областях, где просчёт не разрушит вашу карьеру и не запятнает репутацию. Потерпев неудачу, не опускайте руки ─ как известно, на ошибках учатся.
Учитесь предсказывать дальнейшее развитие ситуации в компании. Возьмите в привычку давать любой сложившейся ситуации оценку по шкале от 1 до 5 ─ от самого неблагоприятного до наиболее успешного исхода, и в соответствии с этой оценкой решайте, стоит ли рисковать.

Чтобы эффективно мотивировать подчинённых на выполнение служебных обязанностей, нужно понимать их потенциал, сильные и слабые стороны. Вы должны быть убедительны и уметь доносить до своих сотрудников простую истину: результат работы зависит от каждого члена команды.
Не забывайте о самоанализе и рефлексии. Учитесь объективно оценивать собственные решения и результаты, к которым они приводят.

Чтобы понять, готовы ли вы управлять коллективом, нужно как можно более объективно взглянуть на самого себя и честно признать ─ есть ли у вас все необходимые профессиональные навыки и личностные черты? Если ответ отрицательный, вы знаете, что делать: воспитывать их в себе, подтягивать теоретическую базу и приобретать новый опыт, работать над собой.

Стили управления коллективом

Разумеется, каждый руководитель придерживается собственных принципов, наработанных за годы практики, но всё же стоит обозначить 6 основных стилей управления сотрудниками ─ один из них так или иначе будет превалировать. У каждого стиля есть как преимущества, так и недостатки.

Командный стиль. Руководство взаимодействует с персоналом в приказном тоне, не терпящем возражений. Так вам будет проще контролировать ситуацию, мотивировать подчинённых строгой дисциплиной и санкциями за её нарушение. Командный стиль хорош в кризисных ситуациях, когда компания рискует потерпеть серьёзные убытки из-за любой оплошности. Хороший руководитель не станет управлять коллективом в таком стиле на постоянной основе, так как он подавляет инициативность сотрудников и их стремление к обучению, зато недовольство и фрустрация растут.
Авторитарный стиль. Авторитарные руководители умеют вести себя с командой строго, но справедливо, выступают для подчинённых лидерами и наставниками, единолично выстраивают бизнес-стратегии и уверенно идут во главе компании, являясь примером для всех остальных. Стиль хорош всем, но есть и подводные камни: вы не добьётесь многого, если не заручитесь доверием и расположением собственной команды. Люди просто откажутся следовать за вами. Ещё один минус ─ при авторитарном стиле управления персонал привыкает чётко следовать инструкциям, которые предоставляются «свыше», и квалификация сотрудников не растёт.
Партнёрский стиль. Вы выстраиваете дружественную коммуникацию со своей командой, создаёте гармоничные уважительные отношения, формируете неконфликтную атмосферу в коллективе. Этот стиль хорош в сочетании с остальными, но вот ограничиваться им одним не стоит ─ так вы не сможете повысить производительность труда. О партнёрском стиле нужно вспоминать, когда возникает необходимость в разрешении конфликтов, когда кто-то из команды нуждается в совете и помощи.

Демократический стиль. Он помогает вовлекать подчинённых в трудовую деятельность, формирует взаимопонимание в команде. Этот стиль прекрасно показывает себя в тех случаях, когда сотрудники работают слаженно, идут к общей цели и обладают достаточным профессионализмом, чтобы любому из них можно было смело доверять ту или иную задачу. Главный минус демократического стиля ─ сотрудников необходимо систематически организовывать, направлять, контролировать, как можно чаще устраивать совещания.
Стиль «Задающий ритм». Отлично подойдёт, чтобы управлять маленьким коллективом. Руководитель задаёт планку на личном примере, трудясь наравне с остальными, и команда стремится справляться с работой столь же качественно. Здесь не обойтись без самоорганизации сотрудников, а потому данный стиль будет неуместен в ситуациях, когда требуется помощь третьей стороны или дополнительное обучение.
Стиль «коуча». Руководитель способствует постоянному профессиональному самосовершенствованию своих подчинённых, вдохновляет и мотивирует их, направляет вперёд. Прекрасный стиль управления, который, увы, не покажет результата, если сотрудники ленивы и не желают работать над собой.

Какому стилю стоит отдать предпочтение, чтобы эффективно управлять коллективом? Не забывайте, что многое определяется не только стилем руководства, но и личностными качествами ваших сотрудников, а также текущим положением дел в компании. Учитесь адаптироваться к любой ситуации, сочетайте разные стили в зависимости от того, какой из них кажется вам наиболее уместным в данный период.

Методы управления коллективом

Методы управления персоналом ─ это приёмы, с помощью которых воздействуют на сотрудников. Выделяют административные, экономические и социально-психологические методы управления.

Административные. Оказывают воздействие на осознанность персонала, взращивают понимание того, что трудовая дисциплина обязательна, формируют в сотрудниках чувство служебного долга и стремление работать на благо компании, следовать её нормам и требованиям.
Экономические. Материальное стимулирование подчинённых.
Социально-психологические. Влияние на персонал оказывается с учётом социальных потребностей каждого члена коллектива, в штате формируется благоприятная эмоциональная обстановка.

Все три категории методов неразрывно связаны и взаимно влияют друг на друга. Стоит выделить и инновационные методы управления. В их числе ─ постановка какой-либо долгосрочной цели перед подчинённым. Когда сотрудник реализует эту цель, приносящую благо всей компании, руководство увеличивает его оклад или повышает в должности.

Кейс: VT-metall

Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве

Узнать как

Вот перечень иных крайне перспективных методов, позволяющих управлять коллективом на работе:

Метод квартальных отчетов. Сотрудник самостоятельно ставит перед собой цели, учится грамотно выстраивать рабочий график и распоряжаться временем. Получив определённую свободу действий, служащий обычно трудится с большей самоотдачей, подходит к работе с инициативностью и ответственностью. Ежеквартальные отчёты не только помогают ему соблюдать самодисциплину, но и вызывают желание показать себя с лучшей стороны, чтобы заслужить одобрение руководства и материальное вознаграждение.
Как управлять большим коллективом? На помощь придёт структурированное планирование. Перед каждым из отделов компании ставится конкретная цель, согласованная с целями других отделов, и все они в совокупности служат на благо компании. Для организации работы в разных отделах используется командный менеджмент ─ сотрудников со схожими взглядами на реализацию поставленных целей объединяют в группы.
Метод ситуационного управления. К нему прибегают лишь по факту появления каких-либо проблем. В этом случае каждый руководитель отвечает за собственный отдел и обязан справляться с конкретными функциями.

Метод сравнений. Система управления, принятая в компании, анализируется в сравнении с системой, которую применяют в другой, более развитой и успешной организации ─ и на этом примере дорабатывают и усовершенствуют имеющуюся стратегию.
Экспертно-аналитический метод. Привлекаются специалисты по управлению персоналом, анализируют ситуацию в компании, выявляют имеющиеся проблемы и предоставляют заключение, в котором исчерпывающе объясняют, как правильно управлять коллективом именно в этой организации.
Метод функционально-стоимостного анализа. Специалисты выясняют, с какими функциями не справляется коллектив и по каким причинам, удаляют излишние функции, определяют степень централизации управления командой.
Метод творческих совещаний. Руководство и ведущие специалисты компании садятся за круглый стол, обсуждают текущее положение дел в компании, предлагают свои варианты по оптимизации управления коллективом, делятся нестандартными идеями.

Отдавая распоряжение, руководитель должен опираться на собственный авторитет.

Помните, приказной тон уместен только в чрезвычайных ситуациях, когда требуется безотлагательное решение проблемы. В этом случае инициатива сотрудника не поощряется ─ с его плеч полностью снимается ответственность, он всего лишь выполняет приказ начальства.

Не отдавайте приказ под угрозой наказания ─ это серьёзно снизит производительность труда. Оптимальным вариантом является распоряжение руководства, поданное как просьба. Подчинённый понимает, что ему оказано доверие, с ним сотрудничают и надеются на его профессиональные навыки. Особенно важно быть тактичным, если исполнение приказа не входит в прямые обязанности работника.
В обязанности руководителя входит как наказание, так и поощрение, а также мотивация сотрудников.

Да, Трудовой Кодекс предусматривает ряд санкций, которые применяются к недобросовестным сотрудникам, но руководство всё равно не должно выносить за скобки элементарные правила этикета. Даже в случае заслуженного наказания нужно стремиться к сохранению здоровой атмосферы в коллективе.
Психологическое управление коллективом подразумевает способность руководителя правильно вести разговор с подчиненными.

Почему важно управлять трудовым коллективом, используя базовые познания в психологии? Без этого невозможно выстроить эффективную коммуникацию и установить доверительные отношения с подчинёнными.

Прежде чем приступить к обсуждению оплошности работника, нужно остудить эмоции и начать разговор с позитивных вещей ─ например, вспомнить объективные достижения провинившегося сотрудника. Такие беседы стоит проводить только тет-а-тет, иначе вы рискуете спровоцировать массовый конфликт в своём отделе.

Доходчиво и тактично объясните подчинённому, что именно вас не устроило в его работе, приведите объективные свидетельства допущенных им ошибок и внимательно выслушайте его объяснения. Не обрывайте разговор на минорной ноте: подчеркните сильные стороны служащего, выразите уверенность в том, что в будущем он обязательно справится и не допустит таких просчётов.
Система мотивации сотрудников в вопросе, как управлять коллективом, имеет огромное значение. Но даже поощрять сотрудников нужно уметь правильно.

Прекрасный способ материально замотивировать сотрудников ─ выплатить им небольшую премию сразу же по факту успешного решения какой-либо задачи. Это гораздо эффективнее, нежели выплачивать ежемесячные бонусы.

Не стоит упускать из виду и нематериальные способы поощрения персонала, нередко они оказываются даже более эффективными, чем денежные премии.

Допустим, вы всегда можете похвалить хорошо показавшего себя члена команды в присутствии его товарищей, что повысит его самооценку и придаст мотивации для дальнейших свершений. Своевременно отметить успех сотрудника и правильно выбрать слова должен уметь каждый хороший руководитель.

В былые времена с такой целью широко использовались различные грамоты, доски почёта и пр., но они постепенно уходят из практики. В некоторых организациях старой закалки ещё используют подобные методы поощрений, но мало кто относится к ним серьёзно.
В обязанности руководителя входит и увольнение сотрудников.

Это весьма неприятная процедура для обеих сторон ─ как для руководителя, который принимает решение об увольнении и вынужден сообщать эту новость работнику, так и для самого служащего, которому указали на дверь.

Сообщая об увольнении, сохраняйте твёрдость и спокойствие, не допускайте извинений ─ так вы можете вселить ложную надежду на то, что место в штате ещё можно вернуть. Не рекомендуется увольнять по праздникам или в преддверии выходных дней. Не затягивайте разговор, постарайтесь уложиться в 10-15 минут. Ваш подчинённый, пребывая в стрессовом состоянии, может просто не услышать или вовсе не понять причины, которые вынудили вас принять решение о его увольнении.

Какова бы ни была ситуация, хороший руководитель обязан относиться к своим сотрудникам с уважением. Используйте только обращение на «Вы», внимательно слушайте подчинённых во время разговоров, активно спрашивайте ─ как работник сам оценивает качество своего труда, что бы он пересмотрел или усовершенствовал, в чём он видит свои сильные стороны.

9 секретов управления коллективом для нового руководителя

Не пытайтесь сразу всё менять

Стандартная ситуация, которая редко заканчивается чем-то хорошим: сотрудник переходит на новую руководящую должность или переводится в другой отдел, он находится на подъёме, преисполнен вдохновением и мотивацией, мечтает как можно скорее начать реализовывать все свои смелые идеи на практике, проявляет чудеса инициативности и готов взваливать на себя огромную ответственность, вести коллектив в светлое будущее… Казалось бы, в чём проблема?

Во-первых, начинать управлять устоявшимся коллективом, в котором уже сложилась определённая атмосфера и негласные правила, довольно-таки сложно: велик шанс того, что новые подчинённые встретят бурные перемены с недовольством и ропотом, и ваши отношения с ними испортятся с самого первого дня. Вы станете вестником не позитивных изменений, а стрессовой ситуации.

Во-вторых, прежде чем перейти к реформам, стоит понять, какова ваша роль в новом коллективе, какой стиль управления персоналом здесь будет наиболее предпочтителен и пр. Обозначьте свой курс и строго следуйте ему, избегая поспешных решений.

Ставьте реалистичные цели

Хороший руководитель должен видеть всю картину целиком, грамотно разрабатывать планы по дальнейшему развитию компании и вести команду в нужном направлении, чтобы своевременно достигать всех поставленных целей. Успех ─ это один из лучших мотиваторов для всего коллектива. И, разумеется, ваши сотрудники серьёзно разочаруются и перестанут вам доверять, если вы поставите перед ними невыполнимые на практике цели. Это станет весомым поводом задуматься о вашей некомпетентности.

Будьте в курсе того, чем занимается ваша команда

Как управлять коллективом начинающему руководителю? Не торопитесь с реформами, для начала пообщайтесь с ведущими специалистами. Осведомитесь у них о том, как именно они решают свои рабочие задачи, какова атмосфера в команде, какие роли занимают служащие. Поинтересуйтесь о типичных для этого коллектива проблемах, спросите мнение сотрудников насчёт возможных способов их решения.

Только получив исчерпывающую информацию о реальном положении дел в штате и сделав правильные выводы, вы сможете понять, какими именно методами стоит воздействовать на ваших подчинённых и как создать благоприятную для всех атмосферу, которая поспособствует повышению производительности труда.

Найдите реальные мотиваторы

Перспектива увеличения оклада позволит замотивировать ваших сотрудников, но некоторым этого может быть недостаточно. Используйте различные мотиваторы в своей практике, например ─ позвольте работать удалённо, если для этого есть возможность, предоставляйте коллективу дополнительные выходные, не забывайте оценивать старательных сотрудников, которые показывают себя с лучшей стороны.

Объясняйте почему

Команда не возьмётся за реализацию целей с полной самоотдачей, если не будет понимать, почему этим необходимо заниматься. Возьмите в привычку аргументировать причины любых реформ и ваших амбиций. Предоставьте своим сотрудникам полную картину рабочего процесса, чтобы они понимали, как именно их деятельность продвигает организацию вперёд.

Чтобы правильно управлять коллективом, нужно помнить и про обратную связь. Регулярно проводите встречи с подчинёнными, обсуждайте их продуктивность, высказывайте своё отношение к их результатам, чётко формулируйте цели и обозначайте ваши ожидания.

Развивайте независимых работников

Самостоятельный сотрудник ─ это продуктивный сотрудник. Если вы хотите, чтобы подчинённые справлялись со своими прямыми обязанностями быстро и без вашего вмешательства, развивайте в них независимость и самодисциплину, поощряйте инициативность. Это позитивно скажется не только на конечных результатах работы всего отдела, но и на лояльности клиентов к вашей организации.

Обеспечьте своему персоналу должную подготовку, предоставьте все необходимые ресурсы и старайтесь избегать микроуправления.

Ищите таланты ваших сотрудников

У любого работника найдутся сильные стороны, которые он сможет раскрыть на том или ином этапе работы команды. Вы должны уметь определять эти стороны и способствовать их развитию, направлять в нужное русло. Грамотно распределяя рабочие задачи между подчинёнными в зависимости от их способностей, вы сможете повысить производительность труда во всём отделе.

Рекомендуем провести несколько тренингов с подчинёнными, на которых вы вместе выявите их сильные стороны, а затем составите персональные обучающие программы.

Развивайте командную культуру

Почему важно управлять трудовым коллективом, основываясь на принципе командной работы? Только сплочённый коллектив, действующий слаженно и идущий в одном направлении, покажет высокую производительность, будет эффективно реализовывать поставленные цели и развивать компанию.

Разумеется, вы не сможете внедрить в своей организации командную культуру против воли самих подчинённых ─ это не та вещь, которую стоит навязывать. Однако в ваших силах правильно организовывать трудовой процесс, исподволь внося в него элементы, которые помогут сотрудникам сблизиться. Устраивайте коллективные тренинги и корпоративы, время от времени ходите в ресторан всей командой и т.п.

Держите вашу дверь открытой

Предоставьте подчинённым возможность свободно посещать вас в случае необходимости ─ так вы будете вовремя узнавать о том, какова текущая ситуация в отделе, имеются ли какие-то проблемы с проектами или конфликты между сотрудниками. Учитесь внимательно слушать своих подчинённых и относитесь к сказанному с уважением.

Дайте работникам понять, что вы всегда готовы их выслушать и помочь в разрешении возникших трудностей, что они могут доверять вам и рассчитывать на вашу лояльность.

Нюансы управления маленьким коллективом

Любой серьёзный бизнес всегда начинается с небольшой дружной команды. Если вы хотите научиться управлять маленьким коллективом, рекомендуем обратить внимание на ряд особенностей, о которых мы расскажем ниже. Они помогут повысить производительность труда, даже если в вашей команде не больше десятка сотрудников.

Автоматизируйте процессы

Преимущество небольшого коллектива в его мобильности, но есть и обратная сторона ─ каждый член команды незаменим. Чтобы максимально облегчить деятельность работников, автоматизируйте как можно больше процессов. Ведите электронный документооборот, внедряйте IT-решения, экономящие время для реализации более важных задач.

Не пренебрегайте аутсорсом

Обычно небольшой коллектив не может позволить себе собственного IT-специалиста, дизайнера или копирайтера. Если необходимо решить какую-либо ситуативную задачу, не входящую в прямые обязанности ваших работников, отдавайте её на аутсорс или привлекайте фрилансеров ─ это серьёзно облегчит жизнь вашей команды и позволит сэкономить массу времени.

Обсуждайте цели и задачи

Управлять маленьким коллективом проще, чем крупной компанией, уже потому, что руководитель хорошо знает каждого подчинённого. Регулярно общайтесь со всеми членами команды, выносите на обсуждение цели и нюансы рабочего процесса. Следите за тем, чтобы ни один член штата не оставался в стороне, иначе вы рискуете столкнуться с неприятными ситуациями по типу: «Я не в курсе дел, потому что мне ничего не сказали», или же «Я не знал, что можно было сделать так».

Не руководите — сотрудничайте

В крупных организациях предусмотрено штатное расписание, обязанности всех служащих чётко определены. В маленьком же коллективе каждый сотрудник нередко играет сразу несколько важных ролей. И это ─ отличная возможность дать команде почувствовать собственную крутость. Пусть ваши подчинённые знают: они настоящие профессионалы и способны на всё, а если возникнут какие-то трудности ─ вы всегда окажете поддержку. Предоставьте коллективу свободу в принятии решений, поощряйте инициативность, учитывайте желания сотрудников.

Выстраивайте корпоративную культуру

Если ваш бизнес только начинает развиваться, вы весьма ограничены в материальных ресурсах. Когда нет возможности для финансового поощрения подчинённых, на помощь придёт корпоративная культура. Не пренебрегайте нуждами своего коллектива, выстраивайте позитивную эмоциональную атмосферу и дружественную коммуникацию, проводите вместе нерабочее время ─ выбирайтесь на отдых всей командой, посещайте кинотеатры.

Не забывайте, все таланты сотрудников по-настоящему раскроются только под началом талантливого руководителя. Хотите изменить что-то к лучшему? Начните с себя: работайте над собой и совершенствуйте свои навыки, показывайте подчинённым достойный пример и направляйте их.

Управление большим коллективом по Сунь-Цзы

Сунь-Цзы ─ китайский стратег и мыслитель, живший в VI веке до н. э. Именно ему принадлежит легендарный трактат о военной стратегии «Искусство войны».

С идеями Сунь-Цзы стоит ознакомиться каждому, кто хочет научиться эффективно управлять большим коллективом.

Ясность цели.

Куда движется компания и все её сотрудники, чего они хотят добиться? В любом бизнесе должна присутствовать ясность поставленных целей. Каждый работник должен назвать общую цель, какую бы должность он ни занимал.

Рассмотрим яркий пример. США запускает ракету на Луну, журналист интересуется у дворника ─ «Чем вы занимаетесь?» и получает уверенный ответ: «Мы готовимся к запуску ракеты на Луну». Именно так множество людей и объединяется вокруг общей цели.

Если же вы опросите два десятка своих сотрудников, поинтересуетесь, как они видят главную цель, к которой стремится компания, и получите двадцать разных ответов ─ это значит, что ни о какой ясности не идёт и речи.
Ясность пути.

Как именно мы реализуем поставленную цель? Сократим расходы, понизим цены, улучшим качество продукции, доработаем рекламную стратегию?

Владелец любого бизнеса должен чётко представлять, какими методами и средствами будут решаться поставленные задачи, грамотно разрабатывать план дальнейшего развития и доступно доносить свои идеи до каждого члена коллектива.

Только при том условии, что все сотрудники ясно понимают, какого пути придерживается компания, и не менее ясно осведомлены о своих ролях в общем деле, можно добиться высоких результатов.
Ясность правил.

Принятые в организации законы, причём не декларативные, а фактические, должны быть ясны всем её сотрудникам.

Допустим, формально руководство соблюдает нормы трудового законодательства и регламентирует стандартный рабочий день, но на практике действует негласное правило: по окончании трудового дня все должны задерживаться ещё на час, а если кто-то отказывается ─ значит, он не лоялен к организации. Увы, такое отношение со стороны руководителей встречается повсеместно.

Именно поэтому важно вносить ясность правил: сотрудники должны понимать, что они обязаны задерживаться после работы, а отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции отходит на второй план. Чётко обозначайте реальные законы, действующие в вашей компании, чтобы избегать недопонимания и конфликтов.

Не допускайте ситуаций, в которых кто-то из членов команды следует прописанным на бумаге формальным законам, а потом узнаёт о том, что он нарушил правила, принятые на практике.
Ясность поощрений и наказаний.

Ваши подчинённые должны чётко знать, за какие оплошности их наказывают и за какие достижения поощряют. Исключите ситуации, в которых работник банально не понимает, в чём он провинился и за что получил санкции. Указывайте все допущенные сотрудником ошибки и аргументируйте своё недовольство качеством выполненной работы.

Аналогично и с поощрениями: хвалите выделившегося работника, подчёркивайте его сильные стороны, объясняйте, за что выплачиваете материальные бонусы ─ например, за решение поставленной задачи в сжатые сроки.
Ясность образцов для подражания.

Вспоминая Сунь-Цзы, «Надо управлять массой так, как управляешь немногими». Это один из секретов, который поможет управлять большим коллективом.

Что значит ясность образцов для подражания? В вашей компании должен быть человек, которого вы с уверенностью сможете назвать примером для всех остальных. Есть ли у вас сотрудник, который выполняет все планы, соблюдает принятые в организации законы, к которому нет никаких претензий со стороны руководства, и при этом он сам доволен своей работой и предоставленными условиями? Если такого работника нет ─ как коллектив поймёт, что заданная вами планка реализуема на практике?

Особенности и советы по управлению женским коллективом

Управлять женским коллективом довольно сложно. Вам придётся регулярно разрешать не только стандартные проблемы, возникающие в любом трудовом процессе, но и множество сопутствующих, присущих коллективам, состоящим из одних лишь женщин. Сплетни, скандалы в отделе, непозволительно долгие обсуждения посторонних тем, постоянные отлучки с рабочего места по десятку причин ─ придётся запастись терпением.

Скачайте полезный документ по теме:

Деловая переписка: Чек-лист для составления идеального письма

Что важно, гендер руководителя не сможет изменить ситуацию в лучшую сторону. Мужчина, назначенный на эту должность, наверняка столкнётся с бесконечными жалобами от коллег и неприкрытым саботажем своих рабочих обязанностей. Женщине придётся не легче ─ её будут обсуждать и оценивать при каждой возможности, подчинённые увидят в ней соперницу и будут задаваться вопросом: «Почему именно она? Чем я хуже?»

Чтобы эффективно управлять женским коллективом, необходимо принимать во внимание некоторые особенности прекрасного пола. Как известно, многие женщины чересчур эмоциональны, необязательны, склонны имитировать бурную трудовую деятельность, имеют слабость к распространению сплетен. Переменчивость настроения легко породит конфликты в отделе, а неуёмное стремление к соперничеству и зависть только усугубят ситуацию.

Секрет хорошего руководителя в том, что он умеет направлять все эти качества в нужное русло.

Чтобы с первых дней вступления в должность заручиться авторитетом у подчинённых и очертить границы, рекомендуем придерживаться следующих правил.

Поставьте на место

Не спускайте с рук нарушение субординации и пресекайте в корне любые попытки сотрудниц оказаться с вами на короткой ноге.
Берите на работу замужних женщин

На то есть несколько обоснований. Во-первых, семейные дамы не будут озабочены поиском партнёра, а значит, с лёгкостью посвятят всё рабочее время выполнению своих прямых обязанностей. Вам же не придётся сталкиваться со служебными романами. Кроме того, замужние женщины гораздо более ответственны, так как семейный быт и забота о детях взращивают в них серьёзность и чувство долга, которые придутся к месту и в офисе.
Ставьте конкретные задачи на день

Как управлять женским коллективом и добиваться высокой производительности труда? Ставьте перед сотрудницами максимально чёткие задачи и задавайте определённые сроки на их выполнение. Прозвучит банально, но лучший метод борьбы с бездельем и пустословием в офисе ─ загрузка прямыми рабочими обязанностями и контроль за соблюдением дедлайнов.
Меняйте виды деятельности

Однообразная рутинная работа снижает производительность труда и в корне убивает любые творческие проявления, зато провоцирует желание отлынивать от обязанностей любыми доступными способами. Постройте рабочий процесс так, чтобы в течение дня различные виды деятельности сменяли друг друга.

К примеру, долго молчавшим сотрудницам можно поручить телефонные переговоры, а тем же, кто, напротив, устал от непрерывной коммуникации, поможет переключиться составление бухгалтерской отчётности.
Организуйте досуг

Корпоративная культура, которой придерживаются в наши дни в большинстве компаний, предусматривает комплекс мер, направленных на сплочение сотрудников. Устраивайте совместный отдых, выезжайте на природу, проводите различные конкурсы и тренинги. Всё это поможет установить в офисе доброжелательную комфортную атмосферу, позволит коллегам чувствовать себя свободнее и устанавливать доверительные и товарищеские, а не сопернические отношения, что особенно актуально для женских коллективов.
Почаще балуйте премиями

Представительницам прекрасного пола небезразлично, как будет оцениваться их внешний образ, в том числе и коллегами-женщинами. Не скупитесь на регулярные денежные бонусы помимо основного оклада: это позволит сотрудницам почаще баловать себя мелочами вроде новой стильной сумочки или набора косметики. Порадовав себя в честь праздника и сделав долгожданную покупку, женщина повысит свою самооценку, почувствует себя увереннее и с энтузиазмом возьмётся за исполнение служебных обязанностей.
Главное достоинство женщин

Ключевыми сильными сторонами каждой женщины являются её эмоциональная гибкость, восприимчивость к чужим проблемам, умение разрешать конфликты и сглаживать острые углы. Эти качества порой оказываются незаменимыми, особенно если речь идёт о работе с клиентами. Мудрый руководитель сможет направить эти личностные черты в нужное русло, правильно распределит обязанности внутри женского коллектива в соответствии со способностями каждой из сотрудниц.

ТОП-3 книги про управление коллективом

Как управлять рабами, Марк Сидоний Фалкс

Книга с экстравагантным названием расскажет вам, как управлять коллективом, и поможет взглянуть на свои прямые обязанности под другим углом. Она написана от лица вымышленного персонажа ─ некого Марка Сидония Фалкса, римского патриция, и представляет собой настольное пособие от античного топ-менеджера, из которого можно почерпнуть массу полезных рекомендаций.

Реальным автором книги является Джерри Тонер, доктор наук, посвятивший себя изучению истории Древнего Рима. Надо отдать ему должное ─ оригинальная подача материала завоевала его произведению огромную популярность как среди руководителей компаний, так и среди знатоков истории.
Жёсткий менеджмент. Заставьте людей работать на результат, Дэн Кеннеди

Если вы только открыли собственный бизнес и не уверены, что сумеете эффективно управлять коллективом ─ книга Дэна Кеннеди станет для вас настоящим спасением. Но и опытные управленцы вынесут из неё немало полезного для себя. Идея автора прекрасно отражена в названии: Кеннеди ценит авторитарный стиль управления превыше всех остальных.

Автор не является сторонником почасовой оплаты труда и уверен, что эффективнее всего материально вознаграждать сотрудников по факту решённых задач ─ только так можно сколотить команду, которая нацелена на результат, а не просто отбывает часы в офисе.
Мифы и правда о KPI, Марина Вишнякова

Книга рассказывает о проблеме, которая в последнее время стала особо актуальной, а именно – внедрение KPI. Это отличный инструмент, но немногие научились грамотно его использовать.

Множество компаний вводят систему экономических показателей ─ и просто оставляют её без дела. Книга Марины Вишняковой поможет изменить ситуацию к лучшему, предложит читателю массу рекомендаций по мотивации и оценке, расскажет про оптимальные способы внедрения изменений в бизнес-процессы. Произведение легко для чтения, основано на реальном опыте организаций, которые с успехом применяют KPI.

В заключение отметим: стать достойным руководителем и научиться грамотно управлять коллективом может любой человек ─ от него потребуется лишь желание и готовность непрерывно работать над собой, совершенствовать свои профессиональные навыки, взращивать необходимые личностные качества.

Руководящий пост подразумевает огромную ответственность. Сотрудник, занимающий эту должность, является примером для своих подчинённых, отвечает за их профессиональный рост, формирует сплочённую деятельную команду и задаёт темп развитию всей компании.

Облако тегов

Понравилась статья? Поделитесь:

Источник

Покажите мне деньги! Полное руководство по управлению бизнесом для предпринимателя-лидера

Оглавление

Смотрите также

Шаг 1: определяемся с нишей

Шаг 2: рисуем бизнес-план

Шаг 3: определяемся с юридическим лицом

Преимущества ИП

Недостатки ИП

Преимущества ООО

Недостатки ООО

Шаг 4: определяемся с налоговой схемой

Шаг 5: регистрируем компанию и открываем счет в банке

Шаг 6: принимаемся за работу!

Книги по бизнес процессам — must read

Свод знаний по управлению бизнес процессами. BPM CBOK 3.0

Бизнес процессы. Инструменты совершенствования. Бьерн Андерсен

Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по реализации проектов. Д.Джестон., Й.Нелис

Учитесь видеть бизнес процессы. Построение карт потоков создания ценности. М.Ротер., Д.Шук.

Книги по бизнес процессам — принципы и идеология

Критическая цепь. Элия Голдратт.

Серия «Цель». Элия Голдратт.

Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга. Г.Нив

Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний. М.Имаи.

Книги по бизнес процессам — оптимизация

Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес процессов. М.Хаммер.

Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. Д.Харрингтон

Практическое руководство по реинжинирингу бизнес процессов. М.Робсон., Ф.Уллах.

Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе. М.Хаммер., Дж.Чампи.

Руководство по улучшению бизнес процессов. Harvard Business School.

Производство без потерь для рабочих. Институт комплексных стратегических исследований.

Книги по бизнес процессам — системное мышление

Системность во всем. Универсальная технология повышения эффективности. Сэм Карпентер

Искусство системного мышления. Д.О. Коннор

Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса. Джамшид Гараедаги.

Ключевые показатели менеджмента. Киран Уолш

Азбука системного мышления. Д.Медоуз.

Книги по бизнес процессам — инструкции по применению

Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию. У.Детмер.

Найти идею. Введение в ТРИЗ. Г.Альтшуллер.

Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг. Майкл Джордж

Теория ограничений в действии. Э Шрагенхайм

Канбан. Альтернативный путь в Agile. Дэвид Андерсон

Действенное видение. Как обратить текущий объем продаж в чистую прибыль. Д. Кендалл

Учет прохода. Управленческий учет по ТОС. Т. Корбетт

28. «5S для рабочих. Как улучшить свое рабочее место» Хироюки Хирано

«Сбалансированная система показателей» Д.Нортон, Р.Каплан

«5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место» Томас Фабрицио, Дон Теппинг

Книги по бизнес процессам — управление

Практика дао Toyota. Руководство по внедрению принципов менеджмента Toyota. Д.Лайкер.

Управление качеством в масштабах компании. Йосио Кондо

Эдвард Деминг «Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами»

Управление изменениями. Э.Кемерон., М.Грин

Что такое Getting Things Done метод или как привести дела в порядок?

5 этапов работы с информацией

Сбор информации

Обработка

Разовые задачи, которые занимают не более 2 минут

Проекты

Делегирование

Следующие действия

Задачи привязанные к определенному сроку

Когда-нибудь

Архив или Справочный материал

Перетаскивание (Организация)

Обзор

Действия

Ошибки при работе с Getting Things Done методом

1. Не ознакомившись с методом, приступать к его использованию.

2. Недостаточно часто проводить обзор списков.

3. Сразу делать вывод о всей системе, не освоившись в ней.

4. Вы начинаете хранить информацию в разных местах и приложениях.

5. Вы пишите нечеткие и некорректные инструкции в «следующих действиях».

6. Держать информацию в голове.

7. Работать в режиме многозадачности.

8. Продолжать придерживаться старого образа жизни и взглядов и надеяться, что система будет сама работать.

Заключение

Качества и умения хорошего руководителя

Стили управления коллективом

Методы управления коллективом

9 секретов управления коллективом для нового руководителя