Руководство пользованием офиса

Microsoft Office – это набор универсальных программ, которые стали незаменимыми в каждой профессии. В пакет входят более 10 приложений и к самым распространенным относятся Word, PowerPoint и Excel. С помощью этого пакета данные оформляются в виде текста, таблиц, презентаций, всевозможных диаграмм и рисунков. Это ценнейший ресурс, который на самом деле облегчает хранение информации и помогает донести как можно понятнее и красочнее. Каждый в силах научиться быстро и легко работать в Microsoft Office.

Запуск Microsoft Office

В левом нижнем углу расположена кнопка «Пуск». При нажатии выберите пункт «Программы». Если версия относительно новая, сразу выводится «Microsoft Office». Далее раскрывается перечень приложений, и уже выбирается конкретный пункт.

Выберите нужный, щелкните, откроется новый файл, и приступайте к работе. За счет единого интерфейса приложений вам будет легко адаптироваться к каждому из них.

Microsoft Word

Выбрав этот текстовый редактор, открывается меню с несколькими разделами. Наличие «WordArt» разрешает добавлять словам декоративности, т.е. делает их выпуклыми, с эффектом 3D, свечения или отражения. Выбрать можно шрифт и цвет, начертание и выравнивание, расстояние между строками, добавить рамку для всей страницы, выбрать заливку фигуры.

Причем это делается двумя способами: использовать меню или выделить текст, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать нужное действие. Однако это не единственное возможное редактирование текста. Переделать его можно в желаемый вид или же вставить фигуры и рисунки для разнообразия и креативности. Например, выбираем «Вставка» → «Диаграмма». Автоматически открывается таблица в Excel, где вводятся данные.

И тут выбирается цвет каждого сегмента, стиль, дизайн – все на ваше усмотрение и фантазию. Кроме того, супер удобно, что, изменив числа или слова в таблице, они сразу переносятся в диаграмму.

Благодаря встроенным функциям Word проверяет и орфографию. Текст подчеркивается красным или зеленным в зависимости от ошибки. Это особенно полезно для учеников и студентов или же для собственной проверки.

Microsoft Excel

В приложении также редактируется текст, но главная цель использования – создание баз данных, их хранение и подсчеты.

Самая простая и часто используемая формула – сумма. Сначала создается таблица, а затем высчитывается значение. На картинке видно 3 способа как ввести формулу.

Для того, что определить сумму фруктов выполняются следующие действия:

Шаг 1. Щелкнуть дважды в ячейке, где будет написан результат. Пересечение строк и столбцов – В10.

Шаг 2. Вводим «=сумм» и выделяем числа напротив фруктов, которые плюсуются, при этом зажав на клавиатуре «Ctrl», и нажимаем «Enter». В ячейке появится правильный ответ.

Это только один пример подсчета. Возможно вести электронный журнал, где годовая оценка одного или нескольких учеников по одному предмету будет подсчитываться автоматически при помощи «СрЗнач» — среднее значение. Также создаются сложные таблицы с несколькими подпунктами. На самом деле в Excel такой диапазон возможных действий, что каждый день вы будете постоянно находить новое.

Microsoft PowerPoint

Программа используется не только в учебных заведениях, но и в крупных маркетинговых и бизнес компаниях. С ее помощью создаются яркие, притягательные и оригинальные презентации.

При открытии на экране появится один слайд. Для добавления новых используйте «фишку». Нажмите на первый слайд и затем на «Enter» столько раз, сколько вам нужно.

Кроме того, что перечислялось выше, в этом приложении появляется обширный диапазон дизайна, анимации, устанавливаются переходы и время смены картинок. Оформляя слайд-шоу, текст печатается вручную или вставляется при помощи мыши или клавиатуры. Добавляются фото или рисунки, перетаскивая их с рабочего стола или же опять с помощью правой кнопки мыши.

В новых версиях помогает исключительно полезная функция, когда на картинке понравился конкретный объект, а вот фон – никак нет.

Сделайте следующее:

1. Нажмите «Вставка» → «Рисунок». Из открывающегося окошка выберите нужный файл и нажмите «Вставить».

2. Станет доступно «Удалить фон». Щелкнув, начинается редактирование – выделяется объект или область, которая вырезается, и «Сохранить изменения».

Помимо отмеченного потенциала, программа PowerPoint представляет собой незаменимого помощника в создании мини-клипов, т.к. презентация может даже сопровождаться музыкой. Для этого из раздела «Вставка» выберите «Звук».

Завершение работы в Microsoft Office

После редактирования и оформления текст сохраняется. Нажмите «Файл» → «Сохранить как». Откроется новое окно, где выбирается «Рабочий стол» или конкретная папка, вводится имя файла и щелкается «Сохранить».

Если документ уже сохранен, но требует редактирования, используйте способ проще. Зажмите кнопки «Ctrl+S» и изменения сразу же сохранятся. Это сто процентный мгновенный метод, который защищает от непредвиденных ситуаций. Из-за всевозможных проблем компьютер отключается, и файл будет окончательно утерян. А если периодически в процессе работы использовать сочетание этих клавиш, результат будет спасен.

Благодаря понятному внешнему виду набора пакета, можно легко найти нужную функцию и быстро освоить программы. Большие и замысловатые тексты возможно представлять увлекательно с помощью MS Office.

Привет всем!

Всем известно, что встречают по одежке. Для юридического лица такой «одежкой» является офис. От того, как выглядит ваш офис зависит впечатление, которое компания произведет на клиента и партнеров. Ведь согласитесь, что всегда приятнее вернуться вновь в ту компанию, где вам не только качественно оказали услугу, но и приятно удивил офис. Как же арендовать помещение под офис?

Для начала, участникам, собирающимся регистрировать компанию, необходимо решить несколько задач.

Определить требования, которым должен отвечать офис с учетом специфики бизнеса

От грамотного решения данного вопроса будет зависеть, столкнётся ли компания с проблемой нехватки места или же наоборот сэкономит деньги не взяв в аренду лишнее пространство. При этом следует учесть не только помещения, которые будут предназначаться для сотрудников компании, но и те, в которых будут проводиться переговоры, помещения для хознужд, складские и др.

После этого можно переходить к следующему этапу.

Поиск подходящего помещения

Существуют два способа поиска:

• поиск офиса своими силами;
• поиск офиса с помощью агентства или частного риэлтора.

Для среднего бизнеса более актуален самостоятельный поиск, поскольку зачастую агентства, занимающиеся поиском помещений «выкатывают» немалые комиссионные (чаще всего их размер составляет месячный размер арендной платы).

Следует учесть, что при таком способе поиска вы можете потратить немало времени, хотя никто не застрахован от задержек, когда для поиска привлечено агентство недвижимости или риэлтор. Один мой знакомый предприниматель столкнулся с агентами-мошенниками, которые долго не давали адреса и телефоны потенциальных арендодателей, а потом «попросили» денежное вознаграждение за предоставление данной информации.

Большинство компаний, ориентированных на клиентов предпочитают снимать офисное помещение в центральных частях города. Но стоит учесть, что аренда такого офиса обойдется арендатору в «копеечку». Да и с парковками в центре всегда сложно. И здесь придется все заранее продумать, иначе есть риск того, что клиент, обратившийся в вашу компанию и испытавший трудности при парковке, в следующий раз может и вовсе не приехать к вам в офис. С другой стороны — офис в центре города, это престижно.

В условиях современной жизни, у многих предпринимателей может отсутствовать необходимость в аренде отдельного офисного помещение. В связи с этим существует возможность арендовать не офис, а отдельное рабочее место. При использовании данной системы на постоянной основе арендатор платит сумму, зависящую от перечня предлагаемых арендодателем возможностей (например, будь это стул и стол, оргтехника, доступ к интернету, услуги секретаря, курьера и др.).

«Классы» офисов

На территории РФ законодательно не утверждено такое понятие, как «класс офиса». Но все мы знаем, что такими терминами пользуются профессиональные риэлторы.

Помещения делят на:

• «А класс»;
• «В класс»;
• «С класс».

Офисы класса А — помещения в удобнорасположенных офисных зданиях с высококачественным ремонтом. Как правило их арендуют крупные компании с «именами».

Офисы класса В — уступают помещениям А класса по арендной плате, но порой, не уступают в качестве отделки офисов и удобству расположения.

Офисы класса С — порой под офисные помещения такого типа используют реконструированные здания. Чаще всего их арендуют компании, которые не хотят серьезно тратиться на арендную плату в связи с тем, что не планируют встречи с клиентами в офисе.

При аренде помещения в офисах любого из вышеперечисленных классов следует обратить внимание на:

• Наличие лифта (если здание выше 3 этажей);
• Систему пожаротушения;
• Вентиляцию;
• Исправность электричества;
• Ну, и как уже говорилось выше, немаловажно наличие достаточного количества парковочных мест.

Покупка юридического адреса

Многие предприниматели считают необязательным арендовать помещение под офис, ограничиваясь покупкой юридического адреса, по которому представляется возможным связаться с компанией. Следует заметить, что юридический адрес необходим прежде всего для того, чтобы вашу компанию зарегистрировали в налоговом органе. Данный способ особенно актуален для организаций, деятельность которых не связанна с частыми встречами с контрагентами. При этом, крайне важно помнить о таком аспекте, как заключение договора на предоставление почтового обслуживания. При данных условиях заключение этого договора оградит вас от нежелательных последствий, а именно — от неполучения корреспонденции. Поскольку ответственность за невозможность связаться с компанией полностью ложится на плечи вышеупомянутой.

Заключение договора

После того, как вы выбрали понравившейся вам офис, который отвечает всем необходимым требованиям, следует заключить договор аренды.

Обращаю внимание на нюансы, на которое необходимо заострить внимание при заключении договора аренды:

• предмет договора аренды (точный адрес по которому расположен офис, его площадь и другие его существенные характеристики);
• срок договора аренды. Напомню, что договор аренды нежилого помещения, заключенный на срок более 11 месяцев подлежит государственной регистрации (вообще законом установлен иной предельный срок — более одного года, но фактически от использования срока равного, например, 364 дня те, кто не хотят регистрировать договор аренды, отказались из практических соображений и указывают срок аренды равным 11 месяцам);
• размер арендной платы (может быть обозначен точной цифрой за все помещения или за единицу площади);
• размер обеспечительного платежа (депозита) и условия его возврата (конечно, если он предусмотрен договором);
• возможность/невозможность повышения арендной платы в одностороннем порядке;
• условия досрочного расторжения договора, если договор заключен на определенный срок;
• порядок и условия прима-передачи помещения в аренду;
• время работы офиса (часы, когда арендаторам предоставляется доступ в офис);
• возможность использования адреса арендуемого офиса в качестве адреса юрлица (к сожалению, не все арендодатели разрешают регистрировать арендаторам свои фирмы по адресу их фактического офиса. В этом случае арендаторам приходится не только арендовать офисное помещение, но и дополнительно приобретать услугу покупки юрадреса).

В заключении хочется сказать о том, что каждая компания вправе решить для себя, что для неё выгоднее: арендовать, а быть может и купить собственный офис, или ограничиться покупкой юридического адреса.

Ищем автора статей