Руководство пользователя гостиница

Заезд — Checkin

Day use/проживание менее суток

Day use используется в случаях, когда гостю нет необходимости оставаться на срок более суток. Для этого в размещении гостя указывается фактическое время выезда, а продолжительность проживания будет составлять “0” ночей. Оплата при этом взымается за целые сутки.

Просмотр заезда на выбранную дату

Для просмотра гостей на заезд на выбранную дату можно воспользоваться двумя способами:

1 способ

1. Зайти во Фронт-офис, раздел Размещение, вкладка Планируемый заезд.

2. При необходимости изменить дату в поле Заезд (По умолчанию программа показывает гостей на текущую дату).

Важно! Для отображения аналитических данных в верхней части данной формы можно воспользоваться кнопкой  («Показать итоги»), которая показывает количество номеров/гостей на заезд, выезд и количество проживающих гостей.

Для отображения гостей, заселенных за текущий день, необходимо перейти на вкладку Занято, указать текущую дату в поле Заезд, после чего в табличной части будут отображены гости, которые были заселены сегодня.

2 способ

1. Зайти во Фронт-офис, раздел Бронирование, вкладка Журнал брони.

    2. В верхней табличной части нажимаем на статус Действующие, в поле Заезд выбираем нужную дату заезда.

Примечание: информацию по планируемому/фактическому заезду можно посмотреть в отчетах. Для этого заходим в основное меню, переходим в подсистему Главное, Отчеты, в списке слева выбираем папку СПиР, раздел Заезд/Выезд, отчеты «Фактический заезд по номерам» и «Планируемый заезд».

Отмена заселения гостя

Если Вы по ошибке заселили гостя, процедура отмены заселения гостя будет проходить следующим образом:

1. Заходим в подсистему Фронт-офис, раздел «Создать», переходим в Размещение.

2. В правой табличной части во вкладке «Статус» меняем статус «Заезд» на «Аннулирование».

    3. Нажимаем кнопку .

После Аннулирования размещение вернется на заезд со статусом «Бронь».

Поселение без брони

При необходимости поселить гостя без предварительного бронирования можно пойти двумя способами.

1  способ:

     1) Заходим в подсистему Фронт-офис, раздел «Создать», переходим в Размещение.

     2) Заполняем необходимые данные для создания бронирования. Нажимаем записать и закрыть. 

2 способ:

     1) Заходим в подсистему Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости.

     2) Нажимаем на кнопку , открывается документ создания размещения. Заполняем необходимые данные и нажимаем кнопку .

Отмена заселения

Если Вы по ошибке заселили гостя, процедура отмены заселения гостя будет проходить следующим образом:

1. Заходим в подсистему Фронт — офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости. 

     2. Заходим в размещение гостя из таблицы. 

     3. В правой табличной части во вкладке «Статус» меняем со статуса «Заезд» на «Аннулирование». 

     4. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

После этого данное размещение вернется на заезд со статусом «Бронь».

Печать регистрационных карт для группы

Распечатать регистрационные карты можно из размещения гостей, а также из их бронирования. Для печати нужно:

1. Найти бронь/размещение (Через «Журнал брони» или «Проживающие гости»).

2. Нажать на кнопку “Печать” либо из журнала, либо из самого документа.

3. Выбрать печатную форму 112.

4. Поставить флаг “Печатать для всех гостей номера”.

5. Отправить файл на печать.

Предварительный расчёт гостя

В случаях, когда гостю нужно заранее подготовить отчетные документы, используется предварительный расчёт. При этом выполняется Зачёт аванса и печатается счёт. Чтобы сделать предварительный отчет гостю, следуйте инстрикции:

     1. Найдите размещение гостя. (Для этого в боковом меню выберете подсистему Фронт-офис — раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Проживающие гости.)

     2. Проверьте баланс лиц. счета гостя.

        Если необходимо, внесите платежи.

     3. Выполните Зачёт аванса (одноимённая кнопка на форме лиц. счета).

     4. Сделайте печать счёт.

     5. Передайте документы гостю.

Корректировка проживания

Если в проживании гостя происходят изменения, то их нужно так же внести в систему. При этом нужно учитывать, что в закрытой дате (после процедуры “Закрытие дня”) изменения не отразятся в лиц. счете гостя, но при этом они произойдут в текущей и будущих датах.

Для того, чтобы внести изменения в текущую или будущие даты, необходимо:

      1. Найти размещение/бронь гостя. (Через боковое меню зайдите в подсистему Фронт-Офис — раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони.)

     2. Перейти в лиц. счет гостя.

   

     3. Произвести корректировки.

     4. Проверить и сохранить изменения.

Выезд (Check out)

Быстрое выселение гостя с нулевым балансом

Для быстрого выселения гостя без перехода в карточку размещения необходимо, чтобы были выполнены следующие условия:

1. У гостя не должно быть долгов по лицевым счетам.

2. Должен быть выполнен зачет аванса.

Если данные условия соблюдены, вы можете выселить гостя(ей), перейдя в подсистему Фронт-офис, раздел «Размещение», Планируемый выезд. 

Выделите гостей через кнопку Shift или Ctrl и нажмите Выселить в верхней панели. 

Выезд гостя раньше намеченной даты

В ситуации, когда гость выезжает раньше намеченной даты, необходимо:

1. В боковом меню выбрать подсистему Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости. Зайти в карточку размещения гостя.

2. Изменить дату выезда.

3. Зайти в лицевые счета и проверить начисления и оплату. При переплате сделать возврат за те сутки, которые гость не прожил. Чтобы оформить возврат, на странице
лицевого счёта гостя нажмите кнопку .

4. Сделать зачет аванса при необходимости и нажать кнопку .

Операции с кассой

Киоск

Начисление услуг гостю, не проживающему в отеле.

Функционал киоска предназначен для продажи товара или услуги стороннему гостю. 
Форма киоска располагается в подсистеме «Фронт-офис», во вкладке «Размещение».

Для продажи дополнительных услуг стороннему гостю заходим в форму Киоск, в правой табличной части выбираем услугу (при большом количестве услуг поиск осуществляется по наименованию).

Начисление услуги выполняется двойным кликом по услуге, после чего она появится в окне заказа. Для оплаты заказа необходимо выбрать способ оплаты и нажать кнопку «Записать», после чего перечисленные в заказе позиции будут очищены. 

Оплаченные услуги и платёж будут отправлены в лицевой счёт киоска. Нажав на кнопку , Вы перейдете в лицевой счет, в котором будут отражены начисленные услуги и проведенная оплата.

Возврат депозита

Для проведения процедуры возврата депозита необходимо:

1. Перейти в лицевой счет гостя (Подсистема Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости, .

2. Выделить платеж, по которому вам нужно провести возврат и нажать . Программа предложит сумму к возврату на основании платежа, при необходимости вы можете ввести необходимую сумму вручную.

Важно: если вы хотите, чтобы в документах на возврат автоматически заполнилось поле «Причина возврата», введите в форму документа Примечание и нажмите кнопку .

   

4. Автоматически программа выведет на экран формы на возврат, при необходимости можете внести данные по гостю или заполнить поля с недостающей информацией. Далее нажать Печать. 

Закрытие кассовой смены

Перед закрытием кассовой смены рекомендуется проверить правильность проведенных платежей по кассе и терминалу с помощью промежуточных отчетов (Х-отчет). Для этого необходимо:

1. Перейти в главное меню, раздел Фронт-офис, подраздел Касса, Закрытие кассовых смен.

2. В открывшейся форме в верхней панели выбрать Печать X-отчета программы (печатная форма промежуточного отчета).

3. Для печати X-отчета программы по кассовому аппарату выбрать в верхней панели Действие, Печать X-отчета по ФР; по терминалу — Открыть меню сервисных функций платежной системы (терминала), далее выбрать X-отчет.

4. После сверки промежуточных отчетов можно приступать к закрытию кассовой смены и печати Z-отчета.  Для этого необходимо: В левой части верхней панели нажать на кнопку .

5. В открывшейся форме нажать на кнопку . В момент нажатия данной кнопки из кассового аппарата распечатается Z-отчет (кассовый отчет с гашением) и откроется печатная форма закрытия кассовой смены, который можно распечатать при необходимости (кнопка Печать в левом верхнем углу).

Перенос депозита

Процедуру депозита можно осуществлять двумя способами:

1. Между лицевыми счетами гостя

2. Перенос на постоянный лицевой счет гостя или контрагента

Между лицевыми счетами гостя

В первом случае необходимо:

1. Зайти в лицевой счет гостя через подсистему Фронт-офис, раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони

2. Двойным кликом выделите бронь, в которой необходимо перенести оплату и нажмите кнопку .

 2. Выделить оплату в том лицевом счете, из которого вы должны ее перенести, нажав на кнопку  и выбрав пункт «Перенести».

3. Перейти в лицевой счет, в который нужно перенести оплату. В верхней табличной части нажать кнопку  и выбрать пункт «Вставить».

и ввести необходимую сумму для переноса. 

Важно: для удобства переноса можно использовать функционал «Два окна», расположенный в верхней части списка лицевых счетов. Удерживая оплату переносим ее в другой лицевой счет

Перенос депозита на лицевой счет контрагента

1. Для переноса депозита на счет контрагента необходимо создать постоянный лицевой счет. Можно пойти двумя способами:
 Создать постоянный лицевой счет через форму Лицевые счета (Фронт-офис, раздел Касса, Лицевые счета, Создать)

5

 Создать постоянный лицевой счет через карточку контрагента.

2. Заходим в лицевой счет гостя, выделяем оплату, нажимаем Перенести (по аналогии с первым способом переноса). Заходим в лицевой счет контрагента через карточку и нажимаем Вставить.

Начисления

Перенос начислений на другого гостя или комнату

Для переноса начислений на лицевой счет другого гостя необходимо:

     1. Зайти в лицевой счет гостя, начисления которого мы хотим перенести (Подсистема Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости или раздел «Бронирование » — Журнал брони. 

 2. Выделить начисление(ия), в правой верхней части нажать кнопку  и из выпадающего списка выбрать функцию переноса начислений «Перенести».

     3. Возвращаемся в подсистему «Фронт-офис», «Проживающие гости», в поиске находим гостя или номер комнаты, в лицевой счет которого необходимо перенести начисления, нажимаем кнопку . По аналогии с пунктом 2 нажимаем кнопку , выбираем функцию «Вставить». 

Корректировка начисления (отмена)

При неверном начислении можно провести корректировки двумя способами:

1. Отмена начисления.

2. Корректировка услуги.

Для отмены начисления необходимо:

1. Зайти в лицевой счет гостя, двойным кликом выделить начисление, которое нужно отменить.

     2. В верхней табличной части нажать на кнопку отменить. Отмененное начисление будет отображаться красным цветом.

     3. Указать причину отмены начисления, записать и нажать кнопку .

       Для корректировки начисления необходимо:

1. Зайти в лицевой счет гостя, выделить начисление, которое нужно скорректировать.
2. Нажать на кнопку Корректировка в верхней табличной части и указать, каким образом будете проводить корректировку (суммой или процентом). 

  3. Указать необходимую сумму и нажать .

Перенаправление начислений (Billing instructions)

В ситуации, когда один гость оплачивает проживание другого гостя, необходимо:

1. Зайти в карточку размещения/брони того гостя , начисления которого вы хотите перенаправить. Для этого из боковом меню перейдите в подсистему Фронт-офис — Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони.

     2. Перейти в Правила начисления, нажать кнопку Добавить. В открывшейся окне в верхней табличной части в форме поиска заполняем номер и/или фолио гостя, на которого перенаправляем начисления.

    3. Дважды щелкнуть на нужном фолио. В правой форме этого фолио вы можете отметить Правило, Период действия перенаправления. Нажать сохранить.

     4. Программа вернет вас на Правила начисления в карточке размещения/брони. Фолио, которое задано по умолчанию рекомендуется удалить из табличной части.

Задачи и действия

Постановка задач, всплывающих в брони

В конфигурации 1С:Отель есть возможность постановки задачи/примечания, которое будет всплывать при открытии брони.

Для постановки такой задачи необходимо:

1. Зайти в бронирование гостя.

2. Перейти в задачи, которые расположены в правом нижнем углу и создать новую задачу. 

     3. В нижнем левом углу окна поставить галочку «Всплывающее сообщение» и нажать кнопку «Провести и закрыть».

При повторном открытии данного бронирования всплывет окно с текстом задачи, который вы внесете при её постановке.

Постановка/выполнение задачи

В конфигурации 1С:Отель предусмотрена постановка задач пользователям на определенную дату либо во временном интервале.
 Для постановки задач необходимо:

1. Зайти в Главное, Действия и задачи.

Откроется справочник задач с разбивкой по датам и с выводом основной информации в табличной части.

     2. Для создания новой задачи нажимаем кнопку  в левом верхнем углу справочника. 

     3. После этого откроется форма создания нового документа: выбираем тип, заполняем основные данные — отдел и/или сотрудника, для которого вы ставите эту задачу, срок исполнения. Прописываем текст сообщения.

Важно! Если вам нужно, чтобы данная задача выходила напоминанием ответственным пользователям, то поставьте галочку «Всплывающее сообщение».

Бронирование

Принятие депозита на будущую бронь

Для того, чтобы принять депозит по будущей брони, которая уже создана в системе, следуйте инструкции:

1. Найдите бронирование гостя, по которому будет вноситься предоплата любым удобным способом.

2. Зайти в форму “Лиц. Счета” (либо из самой брони, либо через «Журнал бронирования»).

     

     3. Выберете основной лиц. счет для услуг проживания гостя.

     4. Нажмите кнопку “Оплатить”, выберете способ оплаты и укажите сумму оплаты.

     5. Проверьте внесенные данные и нажмите “Провести и закрыть”.

Если даты проживания гостя ещё неизвестны, то депозит нужно внести на постоянный лиц. счет гостя/заказчика. Для этого нужно:

1. Зайти в гостя/заказчика.

2. Перейти в форму лиц. Счетов.

3. Создать новое фолио и поставить флаг “Мастер счет”.

     4. Перейти на вкладку “Постоянные счета” и выбрать созданный нами лиц. счет.

     5. Внести платеж, указав верный способ оплаты и сумму.

Дублирование брони

При бронировании можно использовать дублирование уже существующей брони, если гости будут иметь совпадающие или похожие параметры бронирования. Чтобы дублировать существующую бронь, следуйте инструкции:

1. Зайдите в подсистему Фронт-офис, в разделы “Журнал брони” или “Планируемый заезд”.

2. Найдите бронь, с которой будет осуществляться копирование.

3. Нажмите в правом верхнем углу брони  и выберете «Копировать бронь».

4. В диалоговом окне выберете, необходимо ли очистить гостя в скопированной брони.

5. Измените все необходимые параметры ( гости, категорию и т.д.).

Групповая бронь

Как оформить групповую бронь

Чтобы забронировать набор номеров, не указывая данные гостей и/или состав этого набора, и провести детализацию групповой брони при поступлении дополнительной информации от клиента, следуйте инструкции:  

1. Для бронирования нескольких номеров зайдите в подсистему Фронт-офис, раздел Бронирование — Журнал брони.

2. В открывшемся Журнале брони нажмите кнопку  (клавиша «Insert»).

3. В новом окне «Бронь» (создание) укажите дату заезда, дату выезда, выберите тип номера и вид размещения (можно указать фамилию клиента в поле Гость №1, контрагента в поле Заказчик и другие параметры).

4. Далее нажмите кнопку Записать. Система создаст бронь, но оставит Вас в прежнем окне. Факт создания брони подтверждает смена заголовка окна.

6. Нажмите на кнопку «Открыть»:, которая открывает настройки для группы гостей с указанным номером.

7. Чтобы подобрать номера для гостей из группы, необходимо указать ФИО гостей, отредактировать даты заезда и выезда, необходимо перейти на вкладку Номера группы.

8. В открывшейся вкладке Номера группы доступны следующие возможности:

•     Добавление новой брони в группу

Нажмите кнопку Новая бронь . Выберите тип номера. Укажите, сколько гостей будет жить в одном номере (поля «Взрослые», «Дети»), и сколько таких номеров нужно добавить (поле «Кол-во номеров»). Чтобы сохранить бронь нажмите кнопку .

НАПРИМЕР:

Если нужно добавить три номера с одноместным проживанием и два номера с двухместным, необходимо нажать Новая бронь, указать количество номеров = 3, а количество взрослых = 1. Добавить эти номера в группу. Затем указать количество номеров = 2, количество взрослых = 2 и добавить номера в группу.

• Просмотр существующей брони с возможностью её редактирования

Выделите нужную бронь и нажмите кнопку  или дважды кликните на нужной брони. Откроется окно с параметрами брони. Укажите ФИО, контакты гостя (или гостей), информацию о заказчике, тариф, скидку и другие параметры. Для сохранения изменений нажмите кнопку OK (клавиши «Ctrl+Enter»).

• Изменение параметра одной или нескольких броней

Данная опция позволяет вносить изменения по конкретному параметру (цена номера, цена на гостя, тариф, пакет услуг, скидка, статус брони, период проживания) для выбранных одной или нескольких броней. Используя клавиши «Shift» и «Ctrl» выделите нужные брони, нажмите кнопку  и выберите параметр из выпадающего списка. Задайте новое значение параметра.

Постановка запрета на печать тарифа в регистрационной карте гостя

При необходимости скрыть тариф в печатной форме регистрационной карты гостя в 1С:Отель есть возможность поставить запрет на вывод деталей тарифа.

Для постановки запрета необходимо:

1. Зайти в подсистему Фронт-офис, выбрать раздел «Размещение» — Проживающие гости или Бронирование — Журнал брони.

2. Зайти в карточку гостя.

3. Справа в табличной части во вкладке Детали тарифа ставим галочку Не печатать тариф.

Распечатка подтверждения бронирования

Для распечатки подтверждения бронирования необходимо:

1. Зайти в карточку бронирования (Подсистема Фронт-офис, раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони).

     2. В верхней части формы выбрать Печать, Распечатать подтверждение брони на группу

Важно: бывают случаи, когда гостю необходимо распечатать подтверждение брони после заселения. В этом случае из карточки размещения перейдите в карточку брони и распечатайте подтверждение бронирования.

Фильтр в отчетах по корпусу/отелю

В каждом отчете есть возможность отфильтровать данные по определенному отелю или корпусу. Для этого следуйте инструкции:

1. В боковом меню выберете Главное — Отчеты.

 2. В разделе «Отчеты» выберете необходимый отчет.

 3. В отчете в верхнем левом углу развернуть ссылку на отбор.

4. В отборе можно выбрать сортировку по гостинице или по типу номера.

План загрузки комнат в системе

План загрузки комнат удобно просматривать с помощью графической карты. Открыть её можно:

1. Открыть подсистему “Фронт-офис”, раздел Номера и выбрать пункт “Карта номерного фонда”.

     2. Указав категорию, этаж, корпус номера для просмотра.

Просмотр вакантных комнат по этажам (Схема)

Для просмотра вакантных комнат можно использовать схему плана этажей/блоков, которая графически отражает готовые для заезда номера. Чтобы воспользоваться планом этажей нужно:

1. Зайти в подсистему “Фронт-офис”, раздел Номера и перейти в пункт “Планы этажей”.

Выбрать нужный этаж/блок в списке справой стороны.

     2. В левой части будет графическое отображение плана.

     3. Цвета, которым соответствует каждый из статусов номера, указаны сверху.

Просмотр загрузки

Загрузку гостиницы возможно узнать несколькими способами:

1. Путем открытия формы “Что свободно?”.

2. С помощью отчетов.

Для просмотра загрузки через форму “Что свободно?» необходимо зайти в подсистему “Фронт-офис”, раздел «Бронирование» и выбрать пункт “Что свободно?”.

При этом формирование по умолчанию будет происходить от текущей даты на ранее указанный период.

Для просмотра с помощью отчетов необходимо:

1) Зайти в раздел “Главное” — “Отчеты”;

 2) Выбрать отчет “Прогноз загрузки” (либо другой отчет отражающий загрузку, например “Доходность и загрузка”).

Дублирование брони

При бронировании можно использовать дублирование уже существующей брони, если гости будут иметь совпадающие или похожие параметры бронирования. Для этого нужно:

1. Зайти в раздел Бронирование — “Журнал брони” или раздел Размещение — “Планируемый заезд”.

2. Найти бронь, с которой будет осуществляться копирование.

3. Нажать на кнопку  в броне и выбрать пункт «Копировать бронь».

4. Выбрать в диалоговом окне, нужно ли очистить гостя в скопированной брони.

5. Изменить все необходимые параметры (изменить гостя, категорию и т.д.).

Профиль гостя

Объединение дублирующихся профайлов гостя

Для объединения дублирующихся профайлов гостя необходимо:
1. Зайдите в подсистему Фронт-офис, разрел «Бронирование» — Клиенты (гости).

 2. Находим профайлы гостя.

3. Выделяем профайл, переходим в Еще в правом верхнем углу, нажимаем Заменить одну карточку клиента другой.

4. Выбираем профайлы, которые нужно объединить.
Вся история по гостю и статистика заездов будет отображаться в объединенном профайле.

Просмотр количества ночей и остановок гостя в профайле

Узнать количество прожитых ночей и предыдущих визитов гостя можно в профайле самого гостя. Для этого следуйте инструкции:

1. В боковом меню выберете подсистему Фронт-Офис, раздел Бронирование — Клиенты(гости).

2. Выберете клиента. (Для удобства воспользуйтесь фильтрацией клиентов по параметрам).

Информация о количестве прожитых ночей и предыдущих визитов находится на вкладке “Статистика”. Так же там можно получить историю размещений/бронирований гостя.

Статусы номеров

Изменение статуса номера

Для изменения статуса номера необходимо:

1. Перейти в список номеров ( Фронт-офис, список номеров).

2. В открывшейся форме найти номер, статус которого нужно поменять. Два раза кликаем на статус, из выпадающего списка выбираем нужный статус.

Важно: если необходимо поменять статус нескольким номерам одновременно, следуйте инструкции:

1. Двойным кликом копируем статус номера.

2. Выделяем номера кнопками “Ctrl” или “Shift”.

3. Нажимаем Вставить. Программа заполнит нужный статус во все выделенные номера.

Постановка номера на ремонт

Для постановки номера на ремонт необходимо:
1. Зайти в список номеров (Фронт-офис — Список номеров)

2. В открывшемся справочнике выбрать нужный номер, нажать кнопку  и выбрать пункт «Блокировка».

 3. Выбрать вид блокировки и период действия. Нажать кнопку .

Настройки пользователя

Смена пароля

Для смены пароля пользователя необходимо зайти в Главное, раздел «Сервис» — Настройки пользователя.

Введите пароль и его подтверждение, а затем нажмите кнопку .

Руководство пользователя по работе в Системе HotelCloud

Содержание

Авторизация

Мастер настройки отеля

Справочники

Информационная панель

Бронирование помещения

Заказ дополнительной услуги

Учет поступлений и платежей

Авторизация

Для входа в Систему введите в форме авторизации логин и пароль пользователя.

Необходимо также ввести символы проверочного кода, изображённые на рисунке, после чего нажать кнопку «Войти».  После авторизации пользователь попадает на страницу  Системы — «Информационную панель«.

Если пользователь забыл пароль или логин для входа в систему, необходимо нажать на ссылку «Забыли пароль?», ввести адрес электронной почты, на которую первоначально регистрировалась ваша учетная запись, проверочный код (символы, изображённые на предлагаемом рисунке) и затем нажать кнопку «Изменить пароль». Система автоматически  направит  письмо на указанный адрес, с логином и обновленным паролем.

В случае, если пользователь не в состоянии различить символы (буквы и цифры) проверочного кода или сомневается в точности их определения, он может обновить изображение щелкнув по нему левой кнопкой мыши. Обновляйте изображение до тех пор, пока символы, изображенные на картинке не станут доступны для восприятия.

Мастер настройки отеля

В случае, если основные справочники Системы не заполнены, пользователь при первичном входе в Систему попадает на начальную страницу Мастера настройки отеля. Данный мастер позволит по шагам заполнить все необходимые для работы справочники системы:

— справочник «Отель«;

— справочник «Типы помещения«;

— справочник «Здания«;

— справочник «Помещения«;

— справочник «Периоды«;

— справочник «Налоги и сборы»;

— справочник «Тарифы«;

— справочник «Дополнительные услуги«.

После заполнения необходимых для работы справочников возможно начало работы в Системе по созданию броней  и заказов. Все дополнительные справочники Системы заполняются по мере необходимости.

Справочники Системы

Для использования полной функциональности Системы необходимо заполнить все справочники.

Справочник «Отель» предназначен для занесения данных о предприятии, а также для определения некоторых настроек профиля предприятия при работе в Системе.

Справочник «Здания« предназначен для занесения данных о строениях, в которых располагаются помещения для приема гостей (например, Главный корпус, дальний павильон, домик №1 и т.д);

Справочник «Типы помещений« предназначен для занесения данных о типах помещений для приема гостей (например, одноместный, двухместный, люкс, полу-люкс и т.д.);

Справочник «Помещения» предназначен для занесения данных о помещениях для приема гостей (номера помещений, в т.ч. и буквенные);

Справочник «Периоды» предназначен для занесения данных о периодах (сезонах) времени, в течение которых тарифы на проживание для гостей остаются неизменными (например, Новогодние праздники, Весна, Лето, Основной период). Изменение цен на услуги предприятия происходят только при смене периода (сезона). В течение одного времени может существовать несколько периодов, но имеющих разный приоритет (например в периоде «Весна-2011» может существовать пересекающийся по времени, но меньший по продолжительности период «Майские праздники», приоритет последнего должен быть выше, так как к заказам на период праздников должны быть применены именно тарифы периода «Майские праздники»);

Справочник «Тарифы» предназначен для занесения данных о расценках предприятия на проживание в отеле (гостинице, пансионате, хостеле и т.п.);

Справочник «Скидки» предназначен для занесения данных о скидках предприятия на проживание в отеле (гостинице, пансионате, хостеле и т.п.);

Справочник «Депозиты» предназначен для занесения данных о правилах внесения депозитов и предоплат за услуги предприятия;

Справочник «Спецпредложения» предназначен для занесения данных о специальных предложениях на услуги или пакетах услуг предприятия;

Справочник «Комиссии» предназначен для занесения данных о ставках и размерах комиссионных вознаграждений, в случае работы с агентами по продаже услуг предприятия;

Справочник «Налоги и сборы» предназначен для занесения данных о ставках и размерах налоговых и иных сборов с доходов от реализации услуг предприятия;

Справочник «Дополнительный услуг» предназначен для занесения данных о дополнительных услугах предприятия (например, завтраки, spa-салон, сейф и т.п.);

Справочник «Правила отмены бронирования» предназначен для занесения данных о правилах отмены бронирования номеров (сроки  и размеры штрафных санкций при аннулировании брони);

Справочник «Валюты» предназначен для занесения данных о видах валют, используемых на предприятии;

Справочник «Курсы валют» предназначен для занесения данных о курсах валют, используемых на предприятии.

Информационная панель

Информационная панель является центральной страницей административной части Системы, на которой осуществляется бронирование номеров . Информационная таблица представляет собой сетку, на которой по горизонтали отображаются даты, а по вертикали — помещения предприятия в группировке по зданиям и типам помещений. Фон ячейки таблицы отображает статус помещения на определенную дату:

• желтый — ремонт ( в помещении запланирован, идет в настоящее время или был произведен ремонт), бронирование номера на время ремонта не доступно;
• зеленый — предварительная бронь (помещение предварительно забронировано клиентом, но не получено подтверждение, например, по причине не внесения предоплаты, овербукинга и т.п. Все вновь создаваемые заказы на бронирование первоначально имеют статус предварительной брони до подтверждения администратором или консьержем (до момента подтверждения брони на нее не действуют установленные правила отмены бронирования);
• голубой — подтвержденная бронь (предварительная бронь по данному помещению была подтверждена отелем (с момента подтверждения брони на нее начинают действовать установленные правила отмены бронирования);
• заселен — в настоящее время в данном помещении проживают гости;
• розовый — не трогать, специальный статус, позволяющий запретить бронирование помещения на тот или иной период по различным причинам;
• красный — закрыт, услуги по размещению гостей  в данном помещении выполнены, гости выселены;
• диагональная стека в качестве фона ячейки означает хостельное бронирование помещения (бронирование спального места в помещении).

Если в строке таблицы рядом с номером помещения проставлен знак «+«, это означает, что по данному помещению возможно хостельное бронирование (бронирование спального места в помещении). При нажатии левой кнопкой мыши на знак «+» строки таблицы раскрываются на кол-во строк, соответствующее кол-ву доступных спальных мест в данном помещении.

Пользователь попадает на информационную панель при входе в Систему после авторизации. Быстрый переход к информационной таблице осуществляется при нажатии левой кнопки мыши по логотипу с левом верхнем меню окна, либо при выборе пункта «Информационная панель» меню «Быстрая навигация» в правом верхнем углу.

Бронирование помещения

Создать новое бронирование можно двумя способами:

1. выделением  необходимой области ячеек левой кнопкой мыши в Информационной таблице;
2. создание новой записи в Реестре бронирования (пункт верхнего меню Заказы и бронирование/Бронирование).

Первый способ является более предпочтительным и удобным, поскольку позволяет визуально определить свободные помещения и даты для бронирования.

Внимание: первая (самая левая) ячейка выделенной области означает дату заезда в данное помещение, а последняя (самая правая) ячейка — дату предшествующую дате выезда. Кол-во выделенных ячеек совпадает с количеством ночей проживания. Например, две ячейки с 1 по 2 число месяца будут означать, что помещение забронировано с 1 по 3 число месяца (1-го числа заезд, 3-го числа выезд, кол-во ночей проживания — 2). Это сделано для того, чтобы иметь возможность бронировать и отображать в таблице два заказа, один из которых заканчивается в день, когда начинается другой. Это правильно действует в том случае, если выезд из помещения планируется до расчетного времени выселения.

В случае создания брони в Информационной таблице после выделения необходимой области ячеек появится форма создания брони, с заполненными атрибутами Заезд с, Заезд по, Тип помещения, Помещение, Хостельное размещение (если были выделены ячейки помещения под знаком «+», предполагающего хостельное размещение), Групповая бронь (если были выделены ячейки по нескольким помещениям). Для добавления брони необходимо заполнить недостающие поля с информацией о тарифе, клиенте, гостях, скидках и т.д.

В случае добавления новой брони в Реестре бронирования все поля формы создания брони остаются пустыми.

Элементы формы создания брони:

• • поле Хостельное размещение (необязательное поле): галочка проставляется в случае бронирования спального места или нескольких мест в одном помещении. При выставлении галочки будут доступны для выбора только те помещения и только те тарифы, которые предполагают возможность хостельного размещения;
• • поле Статус помещения по брони (обязательное поле): выбор из списка статусов. Если создается бронь для последующего заселения выбирается статус «Предворительная бронь«. Если необходимо зарезервировать время для проведения ремонтных работ в помещения, выбирается статус «Ремонт«. В случае необходимости запретить бронирование помещения на указанный период, выбирается статус «Не трогать«. В случае необходимости внести информацию о ранее оказанной услуге по размещению гостей, но не внесенной до этого в Систему по како-либо причине, выбирается статус «Закрыт«;
• • поле Клиент (обязательное поле): выбор из реестра клиентов, занесенных в Систему. При вводе первых букв в поле происходит фильтрация всех клиентов по фамилии, имени и названию компании. Если на момент сохранения брони поле остается не заполненным, то в Системе будет создан новый клиент, по имени фамили гостя, указанного в брони, и вставлен в соответствующее поле брони;
• • поле Источник (необязательное поле): выбирается источник бронирования из списка. Брони, созданные клиентами через веб-сайт, будут иметь источник «Сайт«, а брони, созданные агентами предприятия через веб-сайт — источник «Агент«;
• • поле Комментарий (необязательное поле): вводиться текстовое примечание к текущему бронированию;
• • поле Заезд с (обязательное поле): проставляется дата заселения гостя в помещение (по умолчанию предполагается, что время заселения равно расчетному);
• • поле Заезд по (обязательное поле): проставляется дата выселения гостя из помещения (по умолчанию предполагается, что время выселения равно расчетному);
• • поле Групповая бронь (необязательное поле): галочка проставляется в случае, если по одному бронированию (одним клиентом и на одно и тоже время) резервируется несколько помещений. При проставленной галочке все поля, описанные ниже, заполняются отдельно для каждого номера по брони;
• • кнопка Добавить номер: при нажатии добавляется закладка с полями бронирования для еще одного помещения (кнопка доступна только в бронях с пометкой Групповое бронирование);
• • поле Количество взрослых (обязательное поле): выбирается количество взрослых, которое разместиться в одном номере;
• • поле Количество детей (обязательное поле): выбирается количество детей, которое разместиться в одном номере (возраст детей, размещаемых бесплатно, указывается в справочнике Отель);
• • поле Тип помещения (обязательное поле): выбирается доступный вид помещения из списка. Доступность Типа помещения определяется наличием свободных помещений данного типа на указанный период;
• • поле Помещение (обязательное поле): выбирается доступное помещение выбранного типа на указанный период;
• • поле Тариф (обязательное поле): выбирается из списка доступный тариф, действующий на указанный период и на выбранный тип помещения. Поле Тариф не нужно выбирать, если предполагается бронирование по Спецпредложению;
• • поле Спецпредложение (обязательное поле): выбирается из списка доступное  спецпредложение, действующее на указанный период и на выбранный тип помещения. Поле Спецпредложение не нужно выбирать, если предполагается бронирование по Тарифу;
• • поле Стоимость номера (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость проживания в выбранном помещении на указанный период;
• • поле Услуги (необязательное поле): галочками выбираются услуги из перечня доступных, которые будут проданы клиенты в момент бронирования, в поле Кол-во указывается количество предоставляемых услуг, а в поле Кол-во автоматически рассчитывается стоимость заказанных услуг данного типа;
• • поле Стоимость доп. услуг (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается итоговая стоимость всех  выбранных услуг к брони;
• • поле Депозит (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость депозита по бронированию, в зависимости от выбранного Тарифа;
• • поле Скидка (необязательное поле): выбирается скидка из списка доступных. Доступность скидки зависит от выбранного в брони Клиента (персональные скидки) или указанного периода бронирования;
• • поле Сумма скидки (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма скидки по брони (может включать сумму скидки от стоимости номера, так и от стоимости дополнительных услуг, зависит от типа скидки и вида выбранных услуг);
• • поле Итоговая стоимость брони (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма стоимости номера и стоимости дополнительных услуг за вычетом скидки;
• • поле Оплачено (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма Поступлений по данной брони;
• • поле К оплате (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма, которую клиент должен оплатить/доплатить/проавансировать за бронирование;
• • кнопка Пересчитать стоимость номера и услуг: при нажатии автоматически пересчитываются все нередактируемые поля. Кнопку пересчета необходимо использовать при редактировании брони в части неоднократного перевыбора тарифа, типа помещения, скидки (это позволит избежать ошибки в расчете итоговой стоимости брони);
• • кнопка Добавить гостя: при нажатии кнопки добавляется закладка с полями на еще одного гостя (применяется в случае заселения более одного человека в номер). Обратите внимание, в случае Группового бронирования для каждого зарезервированного номера создается своя группа гостей;

Внимание!!! Информация о гостях (ФИО, номер документа, адрес, пол и т.д.) заносится в Систему в случае необходимости (обязательных полей для заполнения нет). Помните, что информация о гостях является персональными данными и должна обрабатываться и защищаться в соответствии с законодательством государства, на чьей территории располагается предприятие. Не вносите персональную информацию о гостях в случае отсутствия необходимости ее дальнейшей обработки и анализа (например, пол гостя необходимо указывать только при хостельном заселении номера).

• • кнопка Добавить : при нажатии кнопки в Системе сохраняются внесенные данные о бронировании;
• • кнопка Отмена: при нажатии кнопки закрывается окно формы создания брони без сохранения.

• Заказ дополнительной услуги

Дополнительной услугой в Системе считается платная услуга предприятия гостиничного типа, не подразумевающая размещения гостей в номерах (основная услуга) и являющаяся сопутствующей услугой к основной. При этом дополнительная услуга может предоставляться клиенту и без предоставления основной услуги по размещению в номере. Примеры дополнительных услуг: завтраки, обеды, ужины, услуги SPA-салона, дополнительная уборка номера, сейф и т.п.

Создать Заказ на дополнительные услуги в Системе можно тремя способами:

• • включение дополнительных услуг в бронь. Этот способ рассматривался в предыдущей главе по созданию брони;

•  • создание Заказа через Реестр заказов (пункт верхнего меню Бронирование и заказы/Заказы);

• • создание Заказа в карточке просмотра брони (на закладке Заказы).

При использовании последних двух способов в Системе создается отдельная форма Заказа, которую необходимо заполнить и сохранить.

Элементы формы создания заказа:

• поле Выберите бронь (необязательное поле): выбор из списка броней. Необходимо выбрать связанную с заказом бронь;

• поле Выберите клиента (обязательное поле): выбор из списка клиентов предприятия;

• поле Услуги (необязательное поле): галочками выбираются услуги из перечня доступных, которые будут проданы клиенты в момент бронирования, в поле Кол-во указывается количество предоставляемых услуг, а в поле Кол-во автоматически рассчитывается стоимость заказанных услуг данного типа;

• поле Стоимость (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость выбранных услуг без учета налогов и сборов;

• поле Налоги (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма налогов по выбранным услугам;

• поле Итого (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость выбранных услуг с учетом налогов и сборов;

• кнопка Пересчитать стоимость : при нажатии автоматически пересчитываются все нередактируемые поля;

• кнопка Добавить : при нажатии кнопки в Системе сохраняются внесенные данные о заказе;

• кнопка Отмена: при нажатии кнопки закрывается окно формы создания заказа без сохранения.

Учет поступлений и платежей

Поступлениями в Системе называется приход денежных средства от клиентов в кассу или на расчетный счет предприятия за оказанные услуги (проживание и дополнительные услуги).

Платежами в Системе называется расходования денежных средств из кассы или расчетного счета предприятия, связанные с оплатой комиссионных вознаграждений агентам, а также с возвратами излишне оплаченных средств клиентами за оказанные услуги.

Создать новую запись с данными о поступлении денежных средств можно двумя способами:

• • добавление новой записи на закладке Поступления в форме просмотра бронирования;
• • добавление новой записи из пункта Поступления раздела Платежи и поступления верхнего меню.

Заполнение полей формы создания поступления:

• • поле Дата поступления (обязательное поле): проставляется дата поступления денежных средств, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
• • поле Ответственный (обязательное поле): автоматически проставляется текущий пользователь;
• • поле Вид поступления (обязательное поле): выбор из справочника видов поступлений (наличные и безналичные платежи, чек, банковская карта);
• • поле Номер документа (не обязательное поле): проставляется номер платежного документа;
• • поле Дата документа (не обязательное поле): проставляется дата платежного документа, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
• • поле Сумма (обязательное поле): вносится сумма поступивших денежных средств;
• • поле Назначение (не обязательное поле): вносится комментарий по текущему поступлению (за что поступили денежные средства);
• • поле Бронь (не обязательное поле): выбирается номер брони, по которой произведена оплата (автоматически проставляется номер при создании записи из закладки Поступления карточки просмотра бронировнаия);
• • поле Заказ (не обязательное поле): выбирается номер заказа, по которому произведена оплата;
• • кнопка  Добавить: при нажатии в Системе сохраняется запись о поступлении;
• • кнопка  Закрыть: при нажатии в Системе форма создания поступления закрывается без сохранения данных в Системе.

Создать новую запись с данными о расходовании денежных средств (платеже)  можно двумя способами:

• • добавление новой записи на закладке Платежи в форме просмотра бронирования;
• • добавление новой записи из пункта Платежи раздела Платежи и поступления верхнего меню.

Заполнение полей формы создания платежа:

• • поле Дата платежа (обязательное поле): проставляется дата расходования денежных средств, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
• • поле Ответственный (обязательное поле): автоматически проставляется текущий пользователь;
• • поле Вид платежа (обязательное поле): выбор из справочника видов платежей (наличные и безналичные платежи, чек, банковская карта);
• • поле Номер документа (не обязательное поле): проставляется номер платежного документа;
• • поле Дата документа (не обязательное поле): проставляется дата платежного документа, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
• • поле Сумма (обязательное поле): вносится сумма израсходованных денежных средств;
• • поле Назначение (не обязательное поле): вносится комментарий по текущему платежу (на что расходуются денежные средства);
• • поле Бронь (не обязательное поле): выбирается номер брони, по которой произведена платеж (автоматически проставляется номер при создании записи из закладки Платежи карточки просмотра бронирования);
• • поле Заказ (не обязательное поле): выбирается номер заказа, по которому произведена платеж;
• • поле Агент (не обязательное поле): выбирается из справочника агент, которому производиться перечисление причитающейся комиссионных отчислений;
• • кнопка  Добавить: при нажатии в Системе сохраняется запись о платеже;
• • кнопка  Закрыть: при нажатии в Системе форма создания платежа закрывается без сохранения данных в Системе.
•  

---

Подборка по базе: РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ЭКСПЕРТИЗЫ ЗАЯВОК.docx, Практическая работа. Составление руководства пользователя ис.doc, должносные инструкции сопровождавших.docx, Сканирование в аудитории_Детальные инструкции ППЭ_20.04.2023_07., Приказ № 101 от …04.2023 г. о внесение изменений в инструкци, Приказ Минздрава РФ от 28.01.2002 N 18 О типовой инструкции по о, 2. ОГЛАВЛЕНИЕ для журнала 1 курс.docx, Памятка пользователя в МИС.pdf, 3. ViPNet_Client_4U_for_Linux Руководство пользователя.pdf, 5. Сканер-ВС анализ защищенности Руководство пользователя.pdf

---

После запуска 1С: Отель пользователь увидит на экране окно, в котором можно условно выделить следующие области:

1 – начальная страница

2 – главное меню

Начальная страница

Примечание: Внимание! Чтобы вернуться на начальную страницу из любого окна программы, нажмите на закладку Начальная страница.

На данной странице отображается учетная дата отеля.

Также на начальной странице расположена ссылка Изменить отель. Обратите внимание, что изменить отель может только пользователь с правами на данное действие. Если соответствующих прав нет, то программа выдаст предупреждение.

В блоке Загрузка отображается уровень загрузки отеля.

Если нажать на ссылку …% в данном блоке, то открывается форма сводных показателей отеля. В данной форме отображаются различные статистические данные.

С помощью ссылок Заезд номеров, Занято номеров и Выезд номеров организован быстрый переход в журнал размещений
(Фронт-офис) на соответствующие вкладки Заезд, Занято и Выезд номеров.

Обратите внимание, что под каждой из ссылок: Заезд номеров, Занято номеров и Выезд номеров, отражается соответственно количество номеров на заезд, количество занятых номеров и количество номеров на выезде.

Примечание: Подробнее про журнал Фронт-офис читайте в соответствующем уроке.

В блоке Состояние номеров отображается состояние номеров в отеле на текущий момент, а именно — количество номеров по каждому используемому статусу номера.

При нажатии на любой из статусов или на количество номеров в итоге Всего открывается форма со списком номеров с включенными соответствующими отборами. Например, при нажатии на Чистый откроется список всех номеров, находящихся в статусе Чистый.

Главное меню

Набор пунктов меню, которые доступны в главном меню, зависит от настроек пользователя. Так для сотрудников службы приема и размещения как правило доступны пункты Главное и Фронт-офис.

В Главное обычно доступны отчеты, обработки, конвертер валют и сервис Попросить помощь. 

Пункт меню Фронт-офис содержит все основные инструменты, которые необходимы для работы сотрудника ресепшен. В последующих уроках данного курса мы познакомимся с большинством этих инструментов.