Руководство пользователя подсистема управления закупками

Подсистема
управления закупками предназначена
для осуществления формализованных
процедур обеспечения процесса закупок
товаров, работ и услуг.

На этапе планирования
закупок на основе прогноза обеспечения
государственных и муниципальных нужд
в товарах, работах и услугах, подсистема
управления закупками должна обеспечить
заказчикам и главным распорядителям
бюджетных средств (учредителям)
возможность формирования планов закупок
товаров, работ и услуг для государственных
и муниципальных нужд и планов-графиков
осуществления закупок товаров, работ
и услуг для государственных и муниципальных
нужд в соответствии с утвержденными
планами закупок товаров, работ и услуг
и доведенными бюджетными ассигнованиями
и лимитами бюджетных обязательств.

На этапе осуществления
закупок товаров, работ и услуг для
государственных и муниципальных нужд
подсистема управления закупками должна
позволить заказчикам формировать
извещения об осуществлении закупки
(включая пакет сопутствующей закупочной
документации).

В подсистеме
управления закупками должна быть
обеспечена взаимосвязь плана закупок
с информацией об актах выполненных
работ и накладных, обязательствах
заказчика по оплате поставленных
товаров, выполненных работ, оказанных
услуг.

В целях ведения
реестра контрактов, заключенных
заказчиками, в подсистеме управления
закупками должно быть предусмотрено
наличие всей информации о контрактах
заказчика, в том числе об их изменениях,
исполнениях и расторжениях. Сведения
об исполнении контракта в подсистеме
управления закупками должны формироваться
на основании исполнения заказчиком
обязательств по оплате поставленных
товаров, выполненных работ, оказанных
услуг.

Подсистема
управления закупками должна быть
интегрирована с подсистемами управления
нефинансовыми активами, управления
кадрами, управления расходами, бюджетного
планирования, управления денежными
средствами, учета и отчетности,
информационно-аналитического обеспечения,
ведения реестров, справочников и
формуляров системы «Электронный бюджет»,
а также взаимодействовать с официальным
сайтом Российской Федерации в сети
«Интернет» для размещения информации
о размещении заказов на поставки товаров,
выполнение работ, оказание услуг (далее
– официальный сайт), с внешними закупочными
системами и с электронными торговыми
площадками.

Подсистема
управления закупками разрабатывается
в соответствии с законами и иными
нормативно – правовыми актами,
регламентирующими вопросы в сферах
деятельности, подлежащих автоматизации
в указанной подсистеме.

Федеральным органом
исполнительной власти, осуществляющим
нормативно — правое регулирование в
сфере бюджетной деятельности, является
Министерство финансов Российской
Федерации.

Федеральным органом
исполнительной власти, осуществляющим
нормативно — правое регулирование в
сфере размещения заказов на поставки
товаров, выполнение работ, оказание
услуг для государственных и муниципальных
нужд, является Министерство экономического
развития Российской Федерации.

Автоматизированные функции

Подсистема
управления закупками должна обеспечить
автоматизацию следующих функций:

планирование
закупок;

формирование
закупочной документации;

ведение реестра
контрактов;

исполнение
контракта;

учет расчетов с
поставщиками и подрядчиками.

Пользователями
подсистемы управления закупками
являются:

государственные
органы (в том числе органы государственной
власти), органы управления государственными
внебюджетными фондами, органы местного
самоуправления, казенные учреждения,
и иные получатели бюджетных средств
федерального бюджета, бюджетов субъектов
Российской Федерации или местных
бюджетов, а также бюджетные и автономные
учреждения, выполняющие функции
заказчиков;

государственные
органы (в том числе органы государственной
власти), органы управления государственными
внебюджетными фондами, органы местного
самоуправления, органы местной
администрации, казенные учреждения,
выполняющие функции и полномочия
учредителя или бюджетные полномочия
главных распорядителей бюджетных
средств.

Таблица 5.13.
Использование пользователями функций
подсистемы управления закупками

№ п/п	Пользователи	Функции подсистемы
	Государственные органы (в том числе органы государственной власти), органы управления государственными внебюджетными фондами, органы местного самоуправления, казенные учреждения, и иные получатели бюджетных средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации или местных бюджетов, а также бюджетные и автономные учреждения, выполняющие функции заказчиков.	планирование закупок; формирование закупочной документации; ведение реестра контрактов; исполнение контракта; учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.
	Органы государственной власти (государственные органы), органы управления государственными внебюджетными фондами, органы местного самоуправления, органы местной администрации, казенные учреждения, выполняющие функции и полномочия учредителя или бюджетные полномочия главных распорядителей бюджетных средств.	свод и анализ планов и планов-графиков закупок; осуществление аналитических и контрольных функций

Схема функциональной
структуры подсистемы управления
закупками представлена на рисунке 5.7.

Детализированная
схема функциональной структуры подсистемы
управления закупками представлена на
рисунке 5.8.

Рисунок 5.7.
Схема функциональной структуры подсистемы
управление закупками

Рисунок 5.8.
Детализированная схема функциональной
структуры подсистемы управление
закупками

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

«Электронный бюджет» — это государственная программа, которая предназначена для бюджетного планирования. Она была разработана совместными усилиями Министерства финансов и федерального казначейства в целях повышения прозрачности и открытости государственных инстанций при осуществлении закупочной деятельности.

Что собой представляет система Электронный бюджет

Программа для планирования «Электронный бюджет» повышает качество управления в финансовой сфере среди государственных заказчиков. Первоначально она была создана для объединения денежных потоков.

Концепция создания данной информационной системы прописана в распоряжении Правительства №1275-р от 2011 года. Порядок работы системы, ее цели и задачи регулируются Постановлением Правительства №658 от 2015 года.

Система включает в свой состав несколько подсистем, которые предназначены для реализации тех или иных задач в закупочной и финансовой отрасли. В частности, это подсистемы для управления закупками, кадрами, бюджетного планирования, управления денежными средствами, расходами и доходами, подсистема с нормативно-правовой информацией и пр.

«Электронный бюджет» позволяет заказчикам обеспечивать информационное взаимодействие, заполнять сведения по различным закупочным процедурам, вести бухгалтерский и кадровый учеты и пр.

В программе необходимо зарегистрироваться следующим пользователям:

1. Органам государственной власти и местного самоуправления.
2. Государственным внебюджетным фондам.
3. Организациям, которые являются участниками бюджетного процесса и финансируемые из бюджета.
4. Юрлицам, финансируемыми из бюджета.
5. Компаниям, которые осуществляют закупочную деятельность по нормам 223-ФЗ.

Размещение планов-графиков производится через систему «Управление финансами», если в качестве заказчика выступает РФ. Автономные и бюджетные учреждения вправе формировать и публиковать планы-графики в ЕИС.

С 2019 года размещение плана закупок через сервис для федеральных заказчиков обязательно.

Что требуется для работы

Регламент подключения и работы с системой «Электронный бюджет» закреплен в письме Минфина №21-03-04/35490 от 2016 года. Для работы с системой нужно выполнить следующие действия:

1. Выпустить приказ о назначении ответственных лиц для работы в сервисе. В нем необходимо определить уполномоченных за разработку документации сотрудников, утвердить обязанности ответственных работников и ознакомить всех сотрудников с содержанием приказа.
2. Провести диагностику автоматизированных мест, с точки зрения возможности их подключения к системе. Для этого должны соблюдаться требования к сертификату и программному обеспечению. Среди базовых требований: процессор с частотой не менее 60 МГц, оперативная память – от 128 Мб, сертифицированный КриптоПро CSP, ОС Windows Vista/7/8/8.1 и пр.
3. Сделать для каждого исполнителя квалифицированные ключи ЭЦП. Если у пользователей есть ключи, которые они используют для ЕИС, то такие ключи подойдут и для «Электронного бюджета».
4. Установить специализированное программное обеспечение Windows Installer, а также необходимые драйверы.
5. Оформить заявку на подключение. Она имеет установленную форму по письму Минфина №21-03-04/61291 от 2016 года.
6. Дождаться результатов проверки сертификатов казначейством.
7. Установить на рабочем месте сертификат и зарегистрировать новых исполнителей в ЕИС.
8. Подключиться к системе, войти в личный кабинет и начать работу.

Для подключения к системе заказчику необходимо собрать определенный комплект документов, включающий в свой состав:

1. Приказ о назначении ответственных лиц.
2. Файлы с сертификатами ЭЦП, которые подписаны ответственными сотрудниками.
3. Согласие на обработку персональных данных.
4. Заявку по установленной форме.
5. Доверенность на получение сертификата.

На сайте Казначейства можно найти специальный раздел с практическими советами о подключении к сервису.

Порядок формирования и размещения плана закупок

Порядок формирования закупочного плана определен в письме Минфина №21-03-04/35490.

Законодательство о контрактной системе регулирует вопросы подготовки плана закупок, но не содержит ссылок на порядок его публикации в «Электронном бюджете».

При этом федеральным казначейством было подготовлено руководство для пользователей, в котором весьма подробно прописан порядок публикации закупочного плана.

Алгоритм действий заказчиков для публикации закупочного плана должен быть таким:

• Заказчик переходит на портал и выбирает опцию «Управление закупками».
• Выбирает вкладки «Формуляры / Планирование / План».

• Прописывает позиции плана закупок и нужные статусы.

• Выбирает нужный элемент управления: «Создать, редактировать, удалить, отправить на согласование, изменить, утвердить».
• В ручном режиме заполняет вкладки с основными сведениями, объемом обеспечения и листом согласования.

• Проверяет заполнение разделов с общей информацией и сведениями о заказчике.
• Корректирует порядковый номер для ИКЗ (кода заказа), заполняет тип заказа и его наименование, коды ОКПД и ОКПД2, тип заказа, дополнительные поля при необходимости (например, если контракт в обязательном порядке проходит процедуру общественного обсуждения).
• Заполняет раздел об объеме финансирования.
• Приводит документальное обоснование заказа, которое нужно прикрепить с помощью вложения (указанные сведения не передаются в ЕИС).

• Заполняет лист согласования с указанием должностей согласующего и утверждающего лица.
• Проверяет корректность представленных данных и сохраняет изменения.
• План отправляется на согласование и утверждение. Форма для согласования содержится в разделе «Управление закупками / Формуляры / Планирование / План закупок».
• Статусы по несогласованным позициям нужно регулярно проверять для их корректировки.
• Заказчик переходит в пункт меню «Управление закупками» — Вкладка «Формуляры / Планирования / План закупок».

• Нажимает кнопку «Создать», после чего открывается форма плана с предзаполненными полями.
• Выбирает все необходимые позиции плана и проверяет, какие из них были утверждены.
• Просматривает в автоматическом режиме заполненные вкладки и обоснование.
• Заполняет лист согласования и передает на согласование.
• После перехода к формам согласования нужно нажать кнопку «Согласовать» или «Утвердить».

• План перенаправляется на контроль и размещение в ЕИС.

Некоторые вкладки в плане закупок будут заполнены в автоматическом формате, а другие заполняются вручную. Так, номер, статус, дату и версию плана система укажет самостоятельно, а плановый период прописывает заказчик.

Также к плану часто требуется прикрепить определенные документы (например, отсканированную копию плана). Для этого необходимо выбрать одну из трех кнопок: «Добавить вложение», «Сделать отсканированную копию» или «Создать связь»,

Для добавления укрупненной закупки в системе «Электронный бюджет» нужно придерживаться такого порядка действий:

1. В закупочном плане необходимо нажать на кнопку «Добавить строку» и выбрать здесь пункт «Укрупненная закупка». Она находится во вкладке «Товары, работы, услуги». В окне «Добавление укрупненной закупки» нужно выбрать из справочника наименование государственной программы или непрограммного направления работы (функции и полномочия).
2. Нажать кнопку «Сохранить».
3. В окне «Заполнение на основании» нужно выбрать закупку и прописать здесь поля «Наименование объекта закупки», «Периодичность», «Дата начала и окончания», «Ожидаемый результат» и «Обоснование объектов».
4. По результатам работы по вкладке с товарами, работами и услугами появится нужная строка по укрупненной закупке.

На практике при попытке размещения плана через сервис заказчики часто сталкиваются с непредвиденными техническими сложностями, так как функционал недостаточно хорошо отработан. При наличии таких проблем заказчику требуется обратиться в службу поддержки ЕИС и предъявить подтверждение.

Чтобы избежать административной ответственности за неразмещение в установленные сроки плана закупок, заказчику необходимо собрать доказательства появления у него технических затруднений. Это скрины ошибок, переписка со службой поддержки и иные свидетельства того, что заказчиком были предприняты все возможные действия для недопущения неразмещения плана в положенные сроки.

Иногда в ответ на отправленный план заказчик получает ответ, что в отношении него установлены нулевые лимиты. Причиной может стать тот факт, что распорядителем не были внесены нужные сведения в ЕИС.

Как внести изменения или отменить позицию в плане закупок

При внесении изменения формируется новая версия документа, а информация о прошлых версиях продолжает быть доступной для ознакомления.

Для изменения позиции закупочного плана нужно перейти к списку планов в личном кабинете и выбрать нужную позицию для ее изменения. Для поиска необходимо пользоваться идентификатором появления закупки в плане закупок, датой и временем появления плана в ЕИС и пр. После того как нужная строка была выбрана, заказчику следует придерживаться следующего алгоритма:

1. Нажать кнопку «Внести изменения в утвержденную версию плана-графика».
2. В системе появляется новая версия данной позиции, которая приобретает статус «Черновик», а статус более ранней версии станет недействительной.
3. Выбирается нужная позиция плана и выбирается опция «Открыть документ для редактирования».
4. Вносятся правки через вкладки «Основные сведения» (здесь можно поменять тип закупки), «Объем финансового обеспечения» и «Лист согласования». Важно отобразить обоснования вносимых изменений и выбрать один из вариантов «Изменение по итогам общественного обсуждения закупок» или иное (при возникновении обстоятельств непреодолимой силы).
5. После заполнения полей нужно нажать кнопку «Сохранить изменения и закрыть окно».
6. Измененная позиция подлежит согласованию.

Для отмены определенной позиции из плана закупок заказчику необходимо на этапе обоснования выбрать одну из позиций: изменение по результатам общественного обсуждения или возникновение существенных обстоятельств, которые нельзя было предвидеть на момент планирования. В результате появится опция «Отменить в рамках размещенного в ЕИС плана закупок»: здесь нужно поставить галочку.

Таким образом, в системе «Электронный бюджет» предусмотрен обширный функционал для ведения бухгалтерии, формирования закупочной документации и исполнения иных функций.

Menu

Copyright Zakupki-Inform.ru
All rights reserved.

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНТЕГРИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОБЩЕСТВЕННЫМИ ФИНАНСАМИ «ЭЛЕКТРОННЫЙ БЮДЖЕТ» Руководство пользователя Подсистема управления закупками в части формирования сведений реестра контрактов
Листов:
Москва 2016

1.ВВЕДЕНИЕ 5

1.1.Область применения 5

1.2.Краткое описание возможностей 5

1.3.Уровень подготовки пользователей 6

1.4.Перечень документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю 6

1.5.Список принятых терминов и сокращений 6

2.НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ 11

2.1.Виды деятельности, функции 11

2.2.Полномочия организаций 11

2.3.Полномочия пользователей 11

2.4.Функции пользователей в зависимости от полномочия организации 12

2.5.Системные требования к рабочему месту пользователя 18

3.ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ 20

4.ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ 21

4.1.Вход в личный кабинет Подсистемы 21

4.2.Переход в ЛК ЕИС 27

4.3.Назначение прав пользователям организаций с полномочиями Заказчик, Уполномоченный орган, Уполномоченное учреждение, ОПЗ для работы с реестром контрактов 27

4.3.1.Работа пользователя ОПЗ в разделе «Реестр контрактов» 30

4.3.2.Работа пользователя ОПЗ в разделе «Контракты, не принадлежащие организации» 32

4.4.Работа с реестром контрактов 33

5.Просмотр реестра контрактов 33

5.1.2.Простой поиск по реестру контрактов 41

5.1.3.Формирование информации о контракте 45

5.1.4.Создание информации о контракте по образцу 104

5.1.5.Просмотр карточки контракта 107

5.1.6.Смена заказчика в информации о контракте, для контрактов, не относящихся к организации пользователя 113

5.1.7.Внесение изменений в информацию о контракте 114

5.1.8.Внесение изменений в информацию о контракте, не принадлежащем организации пользователя 124

5.1.9.Формирование информации об исполнении (о расторжении) контракта 126

5.1.10.Размещение информации о контракте (его изменении), информации об исполнении (о расторжении) контракта 153

5.1.11.Формирование информации о бюджетном обязательстве 157

5.1.12.Согласование информации 167

5.1.13.Аннулирование реестровой записи 169

5.1.14.Результат проверки на нарушения 175

5.1.15.Проверка загружаемых файлов на наличие вирусов 175

5.2.Формирование печатной формы реестра контрактов 178

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ 179