Руководство пользователя предназначено для

О нормах и законах или Как вылечить процесс техдокументирования (спойлер: это больно)

Привет, Хабр! Ранее я писал о том, как можно подружить разработчика и писателя в рамках единого процесса и о подходе Docs-as-code к документированию разработки. Здесь мне бы хотелось поразмышлять, как в условиях agile и постоянного развития одновременно перестраивать документирование под требования других процессов, зачастую не очень предсказуемых, и при этом сохранить максимальную целостность, качество и единообразие документации.

Понятно, когда разрабатывается и постоянно развивается новый продукт, а процессы документирования еще не до конца выстроены, приходится иметь дело с банальнейшим бардаком при подготовке технической документации, который ведет к такому же бардаку при сдаче ее заказчикам. Каждая группа разработки фиксирует документацию так, как считает правильным, но понятия правильности у всех могут быть разные. Приемка же технических документов зависит от позиции и настроения заказчика – лоялен он компании или нет, хочется ему принять все поскорее или наоборот – потянуть резину. Отсюда бывают моменты, когда отвратительного качества сырые материалы принимаются без оговорок, а вполне приличные отвергаются с требованием переделать или доработать их. Для борьбы с этим надо принять ряд простых и понятных для каждого мер: попросту упорядочить процессы на уровне конвенции и закрепить это в инструкциях, обязательных для соблюдения. О том, какие конкретно меры требуются, и пойдет речь.

______________________________

3 меры для борьбы с бардаком в документировании

1. Зафиксировать жизненный цикл документации

Первая и основная мера компании – это внедрение понятного и прозрачного жизненного цикла документации, на каждом этапе которого каждый знает порядок и набор своих действий.  Например, при продуктовой разработке ответственность за внедрение новых функций и обновление старых обычно ложится на функционального аналитика, и, соответственно, он должен выступать как минимум источником инициатив по документированию и участвовать в планировании соответствующих задач. Качество текста – ответственность технического редактора, если, конечно, такая роль предусмотрена, и именно он должен быть последним, кто читает текст и одобряет его для публикации или передачи заказчику. Участников процесса может быть сколько угодно, главное обязательно зафиксировать их роли, порядок включения в процесс и ответственность в нормативных документах.

В принципе, ЖЦ документации как явление рассматривался уже столько раз, что говорить о нем немного неуместно – можно просто открыть любую книгу или курс по документированию, ну, или форум техписателей. Ниже смотрите примерную структуру жизненного цикла, составленную на основе различных источников (Рисунок 1).

2. Понять целевую аудиторию и зафиксировать требования к документам для каждой группы читателей

Каждый документ имеет свою целевую аудиторию, причем для разных видов документов эта аудитория также различна. Необходимо четко выделять внутренние документы и документацию для внешнего потребителя, документы сугубо технического назначения и общетехнические материалы для широкого круга пользователей. Для каждого вида должна быть обозначена своя аудитория и свой стиль.

Так, например, документы для внешнего потребителя должны строго соответствовать требованиям языковых и технических стандартов описаний и документации. Внутренние же вполне могут быть оформлены более простым языком – с отступлением от общих требований; главное, чтобы они были впоследствии приняты и поняты в данном сообществе разработчиков – важно правильно выбрать сленг, синтаксические конструкции, структуру и т. п.

3. Разработать фирменный стандарт оформления документов

Да, сейчас можно сказать, что соответствие требованиям норм и стандартов – вещь весьма условная, и большинство организаций и предприятий, если они не принадлежат к категории оборонных, не требуют стопроцентного соответствия документов ГОСТам и другим стандартам. Но порядок то нужен, и с этим никто не поспорит. А ГОСТ – это наиболее упорядоченный свод требований. Да, он часто бывает запутан. Да, он бывает избыточен. Но мы сейчас не говорим о создании документа в соответствии со всеми требованиями по отступам, рамочкам, титулам и т. п. Для самостоятельной компании со своим отделом технических писателей и достаточно большим пакетом проектов и заказчиков просто необходим фирменный стандарт оформления внешних документов, в котором вполне можно предусмотреть основные моменты редакторской политики, графические средства и т. п. А вот в качестве основы для такого фирменного стандарта вполне может выступить отраслевой ГОСТ. Для нас, например, наиболее актуальны ГОСТы 34-й и 19-й серий. Причем, достаточно четко и понятно требования к содержанию и структуре документов прописаны именно в 34-й серии, конкретнее – в РД-50, который сейчас уже недействителен (отменен в 2019 году), но лучшего то ничего не придумали. Так почему бы не взять наиболее рациональные блоки по оформлению и структурированию документов оттуда и не переработать их в фирменную редполитику?

Еще один момент, о котором не стоит забывать, – многие наши заказчики работают (или когда-то работали) строго по обозначенным выше ГОСТам, и часто спрашивают, даже полубессознательно, о соответствии именно этим требованиям. Или же, даже если нет необходимости следовать ГОСТам, заказчикам все равно нужны более или менее четкие критерии для приемки. А где они их возьмут? Да все там же – в ГОСТах. Вот и получается, что даже декларируя отсутствие требований, мы все равно вынуждены им следовать хотя бы в общих чертах. Поверьте, это лучше, чем когда заказчик руководствуется принципом «я художник – я так вижу». Документацию при таком подходе можно сдавать долго и нудно. А уж какие при этом будут понесены потери!

Так почему же не сделать ход сразу и иметь проработанный документ, на основании которого мы можем утверждать, что наша документация соответствует требованиям стандартов? Большинство багов в документации сразу отпадут, снизится нагрузка на техподдержку, и, конечно же, убавится стресса и истерик у аналитиков и писателей. Если у кого-то будут претензии к нашей документации, то мы сможем сказать, что вот именно так рекомендуется делать согласно такому-то ГОСТу, и если у заказчика есть потребность в каком-то другом подходе, то пусть он опишет, где и как этот подход представлен. Мы всегда готовы подкорректировать документацию для него. Это же облегчит работу для всех.

Итак, на основе четких требований к документации и прозрачного жизненного цикла мы можем примирить всех – разработчиков, заказчиков и писателей. Ну или хотя бы снизить градус напряженности при принятии документации на продукты. Заодно это поможет навести порядок в структуре документов. О структуре, пожалуй, стоит написать отдельную статью, и не одну, но здесь в качестве «введения в предмет» давайте хотя бы галопом пробежимся по требованиям к основным документам.

Ремарка: я не буду говорить о сугубо технических документах типа технического задания или техно-рабочего проекта, а также о внутренней документации, которая, как уже отмечалось выше, вполне может оформляться как удобно разработчику, лишь бы команде было понятно.

Требования к структуре документации.  Введение в предмет

Структура документации должна быть максимально прозрачной, в принципе, таковой ее и рисуют ГОСТы 34-й серии, которые можно приспособить под нужды компании-разработчика ПО. Можно назвать девять главных документов, необходимых для жизни продукта – приложения, сервиса и т. п.:

1. Функциональное описание сервиса или приложения с архитектурными схемами и другой информацией.

2. Файл Readme.

3. Changelog.

4. Описание (спецификация) API.

5. Руководство по развертыванию.

6. Руководство администратора.

7. Руководство пользователя.

8. Руководство программиста (это скорее опция, т. к. требуется только в тех случаях, когда продукт позиционируется как платформа для дальнейшей разработки собственных приложений и сервисов. Наш продукт – платформа ZIIoT – относится к таковым).

9. Руководство оператора (когда система предусматривает совсем уж простые операции с ПО и не планируется заморачивать народ чтением длинных инструкций).

Формировать перечень документов можно по простейшему алгоритму – смотрите Рис.  2.

Попробуем рассмотреть структуру упомянутых документов и разобраться, что же в них лучше отразить, а чего там быть не должно. Пойдем по порядку.

Функциональное описание

Функциональное описание составляется аналитиком или техническим писателем по заданию аналитика. В него включаются назначение и функции ПО, требования к нему, а также сведения об архитектуре, интерфейсе и процессах интеграции. Этот документ просто необходим при выпуске ПО, которое может масштабироваться и адаптироваться под заказчика, а также на основе которого заказчик может вести собственную разработку.

Обычно в функциональное описание включаются следующие разделы (в соответствии с ГОСТ 19.402-78):

1. Общие сведения (обозначение и наименование приложения, зависимости и взаимодействующее ПО и сервисы, языки программирования).

2. Функциональное назначение (назначение программы и сведения о функциональных ограничениях на применение).

3. Описание логической структуры (информация об архитектуре и интеграции системы, алгоритме программы, структуре программы с описанием функций ее составных частей, связей между ними и т. п.).

4. Технические средства (требования к компьютерному обеспечению, на котором должно работать ПО).

5. Вызов и загрузка.

6. Формат данных на входе и на выходе.

Readme

Разговор о readme обычно вызывает море хейта, т. к. любой разработчик скажет, что его readme идеален – лучше и сделать нельзя. Выработать требования к такому файлу попросту нереально, т. к. каждая команда видит его в свете своей разработки.

Основное требование, которому необходимо следовать, – readme ведется непосредственно участниками разработки и должен содержать основные сведения о проекте, необходимые для его запуска и работы с ним:

1. Полное наименование приложения/сервиса.

2. Краткое описание.

3. Использованные при разработке технологии и кодовая база.

4. Установка и настройка программы, необходимые переменные и т. п.

5. Характерные особенности, которые могут проявиться при работе с программой.

6. Демо (изображения, ссылки на видео, интерактивные демо-ссылки).

Changelog

Журнал изменений или changelog – это файл, в котором содержатся все значимые изменения для каждой версии ПО. Эти изменения упорядочены, расположены в хронологическом порядке и в идеале всегда актуальны. Идеально, если журнал изменений генерируется автоматически. Тогда команде не приходится заморачиваться при каждом изменении в проекте – все они будут автоматически отражены в журнале.

И здесь также можно сформулировать основное требование – выработать соглашение о коммитах, которому будут следовать все команды разработки. Ну не так это сложно, как кажется на первый взгляд.

Описание API

Документация API – это технический документ о том, как использовать API. Чаще всего он генерируется автоматом, но нужны единые правила и требования к формированию спецификаций. Иначе все рискуют получить невнятное или пустое описание, которое не поможет никому.

Руководство по развертыванию

Данный вид документа достаточно специфический и составляется командой системных инженеров. Технический писатель здесь может помочь разве что с оформлением текста более читабельным языком. Наши заказчики обычно хотят видеть в этом документе такие сведения, как:

1. Возможные (типовые) конфигурации системы.

2. Пошаговый порядок развертывания каждой типовой конфигурации.

3. Порядок проверки работоспособности системы, полученной после установки.

Этот список мы и берем в качестве основных требований. Если же эти сведения будут представлены в форме инструкций, то претензий от заказчиков будет значительно меньше.

Руководство администратора

 Руководство администратора помогает пользователям, ответственным за администрирование системы, следить за порядком ее работы, управлять доступом к ней, корректировать данные и так далее.  По ГОСТу (РД-50), руководство администратора должно включать:

1. Назначение и порядок использования программного продукта.

2. Описание общей логики функционирования системы.

3. Администраторские обязанности и связанные с ними операции.

4. Регламент выполнения каждой операции (очередность, периодичность, обязательность).

5. Перечень мероприятий по обслуживанию системы с указанием порядка проведения:

   • настройка и параметризация;

   • справочно-нормативные данные;

   • описание управления учетными записями;

   • способы назначения прав доступа;

   • ввод и вывод информации;

   • описания возможных проблем или неполадок функционирования системы, методов их устранения.

Руководство пользователя

Руководство пользователя предназначено для того, чтобы помочь пользователю самостоятельно работать с ПО. По большому счету, основное требование заключается в том, чтобы в таком руководстве пользователь смог найти максимально полное описание интерфейса, операций, которые он может совершать через него, и проблем со способами их устранения.

Основные разделы руководства пользователя по РД-50:

1) Введение.

2) Назначение и условия применения.

3) Подготовка к работе.

4) Описание операций.

5) Аварийные ситуации.

6) Рекомендации по устранению проблем.

Руководства программиста и оператора

Следует заметить, что для руководств программиста и оператора нет такой уж богатой нормативной базы – каждый заказчик предъявляет к ним свои требования в зависимости от собственных «хотелок» и нужд. Но разрабатывать правила для таких документов все равно нужно. В частности, сейчас мы работаем над руководством программиста, оно, само собой, вызывает много споров и разногласий. В одной из следующих статей поделюсь с вами, к чему мы в результате придем и какие требования сформируем. Особенности руководства оператора мы тоже в перспективе раскроем.

А где же боль и как ее облегчить?

Не все и не всегда готовы принять новую схему работы. Существует достаточно много команд разработки, у которых устоялись иные традиции:

• планирование осуществляется стихийно;

• писатель не является полноценным участником процесса разработки, а выступает в качестве этакой пишущей машинки;

• за качество документа отвечает, в конечном счете, продуктовик, который в общем-то хорошо общается с заказчиком, и документация у него принимается даже не в самом лучшем виде.

Да, такая схема может работать, но только в небольших компаниях с небольшим количеством клиентов. Если же нужно соответствовать условиям рынка, а уж тем более конкурировать с другими вендорами, то необходимо пересматривать свои процессы и подходы, причем, как показывает практика, не один раз, и устанавливать правила игры для всех участников этих процессов.

Казалось бы, это просто – понять и принять необходимость игры по общим для всех правилам. Но по опыту все не так просто и не так быстро. Трудности и медленный темп связаны с тем, о чем я уже говорил в предыдущей публикации, – с боязнью перемен и неготовностью команд разработки перестраиваться на новые рельсы. И здесь стоит вспомнить о создании культуры эксперимента. Под экспериментом понимаем небольшие изменения, не требующие каких-то значительных перестроек, но способные направить процесс к улучшениям (по Эстер Дерби). По сути, все agile-методы построены на идее небольших доработок и изменений, что позволяет в любой момент скорректировать продукт и процесс разработки под меняющиеся реалии. Документирование здесь не исключение. Это живой и подвижный процесс, который тоже должен меняться и улучшаться, не весь сразу, а постепенно – с постепенным вводом новых правил и порядков и их корректированием для приспособления к меняющимся условиям. Эти правила пусть и не застрахуют от всех ошибок, но по меньшей мере сократят их количество. Жить по правилам, даже общего плана, трудно и больно на первом этапе, но это необходимо.

P.S. В этой статье я говорил лишь о верхнеуровневых требованиях, которые должны предъявляться к внешней документации. Конечно, точек зрения на ее форму может быть много, а по отдельным документам так и просто можно писать монографии. Моей целью было сформировать общий вектор нашего движения к упорядоченной документации. В дальнейших же материалах я или мои коллеги попробуем развернуть основные требования и более подробно рассмотреть особенности некоторых видов документов в свете нашего подхода к документированию.

P.P.S. Отдельно хочу отметить, что в данной статье речь идет о формировании документации для «кондовых» технологических предприятий, работающих по ГОСТам. За время написания материала у нас наступило «прозрение», и мы поняли, что организация документации в виде длинных и нудных простыней, уходящих куда-то под стол (за рамки экрана ПК), видимо, не есть лучшее решение, и надо что-то менять в нашей жизни. Мы проработали новую структуру документации, оптимизировав ее в соответствии с требованиями docops и технологических норм, но это уже совсем другая история…

From Wikipedia, the free encyclopedia

For a full guide to an item owned by its operator, see Owner’s manual.

A user guide, also commonly known as a user manual, is intended to assist users in using a particular product, service or application. It’s usually written by a technician, product developer, or a company’s customer service staff.

Most user guides contain both a written guide and associated images. In the case of computer applications, it is usual to include screenshots of the human-machine interface(s), and hardware manuals often include clear, simplified diagrams. The language used is matched to the intended audience, with jargon kept to a minimum or explained thoroughly.

Contents of a user manual[edit]

The sections of a user manual often include:

• A cover page
• A title page and copyright page
• A preface, containing details of related documents and information on how to navigate the user guide
• A contents page
• A Purpose section. This should be an overview rather than detail the objective of the document
• An Audience section to explicitly state who is the intended audience who is required to read, including optionals
• A Scope section is crucial as it also serves as a disclaimer, stating what is out-of-scope as well as what is covered
• A guide on how to use at least the main function of the system
• A troubleshooting section detailing possible errors or problems that may occur, along with how to fix them
• A FAQ (Frequently Asked Questions)
• Where to find further help, and contact details
• A glossary and, for larger documents, an index

History[edit]

User guides have been found with ancient devices. One example is the Antikythera Mechanism,^[1] a 2,000 year old Greek analogue computer that was found off the coast of the Greek island Antikythera in the year 1900. On the cover of this device are passages of text which describe the features and operation of the mechanism.

As the software industry was developing, the question of how to best document software programs was undecided. This was a unique problem for software developers, since users often became frustrated with current help documents.^[2] Some considerations for writing a user guide that developed at this time include:

• the use of plain language^[2]
• length and reading difficulty^[2]
• the role of printed user guides for digital programs^[3]
• user-centered design^[3]

Computer software manuals and guides[edit]

User manuals and user guides for most non-trivial software applications are book-like documents with contents similar to the above list. They may be distributed either in print or electronically. Some documents have a more fluid structure with many internal links. The Google Earth User Guide^[4] is an example of this format. The term guide is often applied to a document that addresses a specific aspect of a software product. Some usages are Installation Guide, Getting Started Guide, and various How to guides. An example is the Picasa Getting Started Guide.^[5]

In some business software applications, where groups of users have access to only a sub-set of the application’s full functionality, a user guide may be prepared for each group. An example of this approach is the Autodesk Topobase 2010 Help^[6] document, which contains separate Administrator Guides, User Guides, and a Developer’s Guide.

See also[edit]

• Owner’s manual
• Release notes
• Moe book
• Technical writer
• Manual page (Unix)
• Instruction manual (gaming)
• Reference card
• RTFM
• HOWTO

References[edit]

Руководство пользователя – это основной документ в составе эксплуатационной документации на автоматизированную систему (ГОСТ 34). Очевидно ли это?

Назначение руководства пользователя

Цель создания документа заключается в том, чтобы предоставить пользователю возможность самостоятельно решать свои прикладные задачи с помощью системы. Этой цели может служить и введение в предметную область, и ознакомление со всеми возможностями программы, и описание конкретных процедур решения задач, и приведение различных инструкций. Иногда Руководство пользователя больше похоже на справочник, к которому можно обращаться в процессе работы, а иногда – на учебник, который позволяет изучить принципы работы с программой и ее возможности, а затем применять их на практике.

Состав типового руководства пользователя

Конкретный подход к написанию определяется многими факторами:

– назначением программы и областью ее применения;

– сложностью программы;

– количеством разнообразных вариантов использования.

Принимая во внимание все различия и особенности, сложно привести структуру любого Руководства пользователя к одному виду. Тем не менее, РД 50-34.698 предлагает нам такой список разделов:

– Введение, где указывают область применения ПО, краткое описывают его возможности, требуемый уровень знаний пользователя и список документов, которые необходимо изучить помимо настоящего руководства;

– Назначение и условия применения, где описывают виды деятельности и функции, которые автоматизированы и условия, при соблюдении которых автоматизация используется;

– Подготовка к работе, где описывают комплектность дистрибутива, порядок установки и загрузки программы, а также способ проверки ее работоспособности;

– Описание операций, представляет собой основной раздел, где описывают функции программы, процессы работы с данными, выполнение конкретных задач пользователя;

– Аварийные ситуации, где описывают действия в нештатных ситуациях – сбоях в программе, ошибок в данных и т.д.;

– Рекомендации по освоению, где приводят методические рекомендации по изучению программы и примеры использования.

Данная структура может меняться и дополняться – например, основной раздел часто разбивают на несколько значимых разделов по группам функций или задач, также в современных системах нередко добавляют раздел Интерфейс пользователя, где описывают взаимодействие пользователя с программой с примерами и снимками экрана.

Стандарты для руководства пользователя

Наличие Руководства пользователя регламентируется ГОСТ 34.201, а структура и содержание – РД 50-34.698. Однако, в зависимости от сложности, назначения и области применения ПО, различные Руководства пользователя могут отличаться друг от друга по способу, методике и стилю изложения.

Стоимость разработки руководства пользователя

Наименование документа	Наименование стандарта	Стоимость разработки
РП на автоматизированную систему	РД 50-34.698	от 70 тыс. р.

Грамотно написанное Руководство пользователя может сэкономить значительное количество времени на обучение и адаптацию пользователя к программе, а также снизить количество ошибок в работе что, в свою очередь, повышает экономическую эффективность системы. Если вы не хотите вникать во все тонкости создания Руководства пользователя, но хотите иметь полный, качественный и полезный документ – обратитесь в компанию ТехРайтКонсалт, и мы применим весь наш опыт и знания для решения вашей задачи по доступной цене!

Возможно, вас также заинтересует:

– разработка руководства администратора;
– создание руководства программиста;
– разработка руководства оператора.

---

Ниже представлен пример (образец) документа «Руководство пользователя«, разработанного на основании методических указаний РД 50-34.698-90.

Данный документ формируется IT-специалистом, или функциональным специалистом, или техническим писателем в ходе разработки рабочей документации на систему и её части на стадии «Рабочая документация».

Для формирования руководства пользователя в качестве примера был взят инструмент Oracle Discoverer информационно-аналитической системы «Корпоративное хранилище данных».

Ниже приведен состав руководства пользователя в соответствии с ГОСТ. Внутри каждого из разделов кратко приведены требования к содержанию и текст примера заполнения (выделен вертикальной чертой).

Разделы руководства пользователя:

1. Введение.
2. Назначение и условия применения.
3. Подготовка к работе.
4. Описание операций.
5. Аварийные ситуации.
6. Рекомендации по освоению.

1. Введение

В разделе «Введение» указывают:

1. область применения;
2. краткое описание возможностей;
3. уровень подготовки пользователя;
4. перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю.

2. Назначение и условия применения Oracle Discoverer Plus

В разделе «Назначение и условия применения» указывают:

1. виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации;
2. условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.).

3. Подготовка к работе

В разделе «Подготовка к работе» указывают:

1. состав и содержание дистрибутивного носителя данных;
2. порядок загрузки данных и программ;
3. порядок проверки работоспособности.

4. Описание операций

В разделе «Описание операций» указывают:

1. описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур;
2. описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур.

Для каждой операции обработки данных указывают:

1. наименование;
2. условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции;
3. подготовительные действия;
4. основные действия в требуемой последовательности;
5. заключительные действия;
6. ресурсы, расходуемые на операцию.

В описании действий допускаются ссылки на файлы подсказок, размещенные на магнитных носителях.

5. Аварийные ситуации

В разделе «Аварийные ситуации» указывают: 1. действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств; 2. действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных; 3. действия в случаях обнаружении несанкционированного вмешательства в данные; 4. действия в других аварийных ситуациях.

6. Рекомендации по освоению

В разделе «Рекомендации по освоению» указывают рекомендации по освоению и эксплуатации, включая описание контрольного примера, правила его запуска и выполнения.

Аннотация. В данной статье рассмотрены особенности разработки руководства пользователя для программного обеспечения «Зарплата и кадры». Автором изучены назначение и структура руководства пользователя. 

В современном мире  программное  обеспечение  отличается  высоким  уровнем функциональности и гибкости. Таким образом, чтобы успешно эксплуатировать программное обеспечение, пользователь должен иметь исчерпывающее описание возможностей используемого программного продукта. Функцию необходимого источника знаний, о программном обеспечении, выполняет документ «Руководство пользователя».

После разработки программы разработчик обязан написать документ «Руководство пользователя», который относится к пакету эксплуатационной документации. Часто у разработчиков возникают проблемы с его разработкой. В статье предлагается структура «Руководства пользователя» и описывается детально содержание данного документа.

Основная цель документа «Руководство пользователя» заключается в обеспечении пользователя необходимой информацией для самостоятельной работы с программой или автоматизированной системой. Документ должен отвечать на следующие вопросы: назначение программы, её возможности; что необходимо для обеспечения ее корректного функционирования и, что делать в случае отказа системы [1].

В статье приводится пример структуры «Руководства пользователя» для программного  обеспечения «Зарплата и кадры», используемого в Инновационном Евразийском университете (ИнЕУ).

«Руководство пользователя» должно состоять из двух частей:

• руководство пользователя;
• руководство оператора.

Структура руководства пользователя содержит:

1. Введение. Данный    раздел    должен    предоставлять    пользователю    общую    информацию о приложении. Введение должно состоять из следующих подразделов:

• Область применения. В подразделе описывается список задач, для которых предназначается программное обеспечение. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» предназначено для  учета кадров и расчета заработной платы сотрудникам ИнЕУ.
• Описание возможностей. В подразделе описываются основные возможности, которые предоставляет программное обеспечение. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» включает в себя такие функции как прием сотрудника, оформление отпуска сотрудника, начисление заработной платы, удержание налогов и многие другие.
• Уровень подготовки пользователя. Подраздел содержит в себе информацию о знаниях и навыках, которыми должен обладать пользователь, чтобы работать с приложением, используя весь его потенциал. Например, сотрудники, работающие с программным обеспечением «Зарплата и кадры», обязаны обладать знаниями необходимыми для бухгалтерского расчета заработной платы, а  также  иметь  навыки  работы на компьютере.

1. Перечень эксплуатационной документации. В подразделе перечислена документация, которая позволит пользователю избежать определенного рода ошибок. Пользователям программного обеспечения «Зарплата и кадры» предоставлен список литературы, которая позволит им повысить свои навыки работы на компьютере.

1. Назначение и   условия   применения.   Раздел   подразделяет   основную   задачу    приложения на подзадачи и описывает каждую из них.

• Виды деятельности и функции. В этом подразделе описываются функции, для автоматизации которых предназначена программа.
• Условия применения. В подразделе описываются условия, при которых обеспечивается полноценное применение программного обеспечения. В качестве таких условий могут выступать требования к аппаратному  обеспечению,  на  котором  будет  использоваться  программное  обеспечение, и квалификация сотрудников, которые будут работать с описываемым программным  продуктом. Например,  для  корректной  работы   программного   обеспечения   «Зарплата   и   кадры» рекомендовано не выполнять на компьютере параллельно других ресурсоемких задач [2]. 

1. Подготовка к работе. Данный раздел должен содержать пошаговую инструкцию для запуска приложения. К этапу подготовки системы к работе можно отнести установку дополнительных приложений, идентификацию, аутентификацию. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» является многопользовательским, следовательно, каждый пользователь несет ответственность за обрабатываемые и хранимые данные.

• Состав и содержание дистрибутивного носителя данных. В подразделе описываются все файлы, входящие в дистрибутив программного обеспечения.
• Порядок загрузки данных и программ. Подраздел описывает корректный порядок запуска программного обеспечения, чтобы предотвратить нестабильность в работе приложения, и, как следствие, избежать потери данных.

1. Проверка работоспособности. В подразделе описываются показатели, по которым можно определить, что программное обеспечение работает нестабильно. Процесс проверки программного обеспечения «Зарплата и кадры» требует определенного промежутка времени, так как необходимо протестировать большое количество различных функций при различных условиях.
2. Описание операций. Это основной раздел, который содержит пошаговую инструкцию для выполнения того или иного действия пользователем. Если работа автоматизированной системы затрагивает целый бизнес-процесс, то в руководстве пользователя перед описанием операций целесообразно предоставить информацию о данном процессе, его назначении и участниках. Подобное решение позволяет человеку четко представить свою роль в данном процессе и те функции, которые реализованы для него в системе. Далее в руководстве пользователя следует представить  описание функций, разбитых на отдельные операции. Необходимо выделить подразделы, описывающие функции данного процесса, и действия, которые необходимо совершить для их выполнения.

• Описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур. В подразделе производится подробное описание каждого процесса, выполняемого программным обеспечением.
• Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, задач, процедур. В подразделе описываются технологические процессы, которые состоят из нескольких процедур.

1. Аварийные ситуации. В разделе описываются действия в случае длительных отказов технических средств, обнаружении несанкционированного вмешательства в данные, действия по восстановлению программ или данных.

Руководство оператора отличается от руководства пользователя. В этом руководстве все процессы, выполняемые программным обеспечением, рассматриваются с технической точки зрения.

Структура руководства оператора содержит:

1. Установка а сервер. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» является многопользовательским, следовательно, оно имеет централизованную базу данных. В разделе описывается процесс установки программного обеспечения на сервер. Пошаговая инструкция дает точные указания, каким образом необходимо выполнить установку, в зависимости от технического состояния сервера. Настройка сервера для обеспечения работоспособности программного приложения «Зарплата и кадры» является основным моментом администрирования, так как сервер хранит большие объемы различной информации.
2. Установка локальная. В разделе описывается процесс настройки компьютеров, использующих программное приложение, также даются рекомендации по оптимизации настройки рабочих станций, чтобы улучшить процесс взаимодействия сервера и компьютеров пользователей.
3. Администрирование пользователей. В разделе подробно описывается процесс администрирования учетных записей пользователей программного обеспечения «Зарплата и кадры». Подробная инструкция описывает все   ситуации,   которые   могут   возникнуть   при   управлении   пользователями.   Например, с помощью   данной    подсистемы    можно    централизованно    завершать    все    активные    соединения с информационной базой и устанавливать блокировку новых соединений на определенный  период времени.   Такая    возможность    полезна    при    выполнении    различных    административных действий с информационной базой.
4. Информационная база. В разделе рассматриваются вопросы администрирования, сохранения, переноса базы данных. Описаны рекомендации по настройке базы данных. Например, рассматривается ситуация резервного копирования. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» позволяет создавать резервные копии информационной базы. Резервное копирование может выполняться как в автоматическом режиме, так и в ручном. Для автоматического режима предварительно необходимо выполнить настройки. В любой момент можно восстановить данные информационной базы из созданной ранее резервной копии.
5. Технические неполадки. Этот раздел содержит информацию о возможных технических проблемах, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации программного обеспечения. Рассматриваются проблемы, возникающие в результате некорректной работы оборудования, а также ситуации, возникающие в результате некорректного использования функций программного обеспечения «Зарплата и кадры». 

1. Программный код.   В  разделе  подробно  описывается  структура  программного  кода.      Если в процессе использования  программного  обеспечения  возникают  ошибки  или  потребуется  доработка, то для этого необходимо знать программный код. Указываются особенности программного кода, создающие затруднения в процессе доработки. Раздел является очень важным, так как  может потребоваться добавить, удалить или изменить определенные функции программного обеспечения «Зарплата и кадры».

Документ «Руководство пользователя» является неотъемлемой частью программного обеспечения, следовательно и чем лучше, он будет составлен, тем меньше проблем будет возникать в процессе эксплуатации разработанной программы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Радченко М.Г. 1С: Предприятие 0. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы . – 1С – Паблишинг, 2004. – 656 с.
2. Тимофеев Г., Шумейко Д. Конфигурирование и администрирование 1С: Предприятия. – Ростов н/Д: Феникс, 2003. – 320 с.