Руководство пользователя программой учета

Краткое руководство пользователя

В этом руководстве вы узнаете о ключевых возможностях программы складского учета и взаиморассчетов, с помощью которых вы сможете быстро решить проблемы учета взаиморасчетов с дилерами, что, когда и кому отгрузили, сколько денег они нам заплатили и сколько кто и кому должен.

Вы будете всегда знать текущие остатки продукции на складе и сможете в любой момент получить детальную информацию по всем взаиморасчетам, а так же планировать, что вам выгоднее производить прямо сейчас, чтобы повысить прибыль.

Ключевыми требованиями при создании программы были безопасность и простота.

Работать в программе можно только после аутентификации пользователя – подтверждения имени и пароля. Никто другой получить доступ к хранимым данным не сможет. Для двойной защиты можно использовать шифрованный диск, что практически полностью исключает утечку ваших данных, а использование программы с программой и данными на защищенной флешке, позволяет скрыть сам факт использования программы от посторонних глаз.

При первом старте программы запрашивается имя (email) и пароль.
С этими данными создается внутренняя регистрация пользователя в системе, пароль вы сможете потом поменять).

Рис. 1 . Авторизация в программе

Если по программе вам будет что-то непонятно, то можно нажать кнопку помощи и получить подробное описание выбранного вами режима работы.

При успешной аутентификации вам открывается главное окно программы с кнопками быстрого выбора режима работы:

• Клиенты
• Склад
• Оборот
• Приход
• Расход
• Настройки

Рис. 2. Кнопки выбора режима работы

Рассмотрим типовую структуру швейного предприятия.

Рис. 3. Типовая структура швейного предприятия.

У нас есть цех или несколько цехов, где осуществляется пошив изделий, обычно называется коротко: “Крой”.

Есть склад, куда поступают готовые изделия.

Изделия со склада мы отгружаем оптовым продавцам (дилерам) и они расплачиваются с нами. Кроме того, дилеры возвращают часть товара по разным причинам, например брак и нужно учитывать кто и кому, что должен, а так же текущие остатки на складе.

До начала использования программы операции с дилерами оформлялись записью на листочке с последующим переносом в таблицу Excel и картотеку на складе, что было довольно трудоемко и довольно сложно было сразу оценить остатки на складе и всю историю взаиморасчетов с дилерами, особенно задолженность.

Пример учета операций на складе продукции:

По сути, нам важно знать историю предыдущих взаимоотношений с дилером, т.е. сколько он нам должен или мы ему должны и операции складского учета плюс платежи.

Именно это и позволяет делать программа.

Большинство операций в программе делаются в режиме “Клиенты”. Это могут быть как поставщики, так и получатели товара. Деление чисто условное и в основном поставщиком готовых изделий для нас является цех, где осуществляется пошив (Крой), либо дилеры в случае возврата продукции.

Получателями товара обычно являются дилеры. Все вместе в программе они являются “клиентами”.

• Начало работы – ввод остатков на складе
• Пример работы по взаиморасчетам
• Складской учет
• Обороты товара

Подробнее о СКИФ | Видеоинструкции

Интерфейс приложения

Виды и назначение используемых документов

В СКИФ используются следующие виды документов:

Приходные:

— Покупка (оприходование товара на склад от поставщика. Этот документ увеличивает остатки на складе и задолженность поставщику)
— Оприходование (используется для ввода начальных остатков, излишков по инвентаризации и других приходов, за которые вы не должны платить поставщика)
— Заказ поставщику (не меняет остатков и задолженности. Может использоваться для планирования закупок/продаж и как «черновик» документа «Покупка»)
— Бонус от поставщика (увеличивает остатки на складе, но не увеличивает вашей задолженности поставщику. Используйте для оформления поступления от поставщика подарков, промопродукции и т.п.)
По умолчанию, документ «Бонус от поставщика» в системе не активен. Если вы хотите его использовать, добавьте в файле настроек wn_settings.php в корне установки системы следующую строку:
$docs[5]=array(‘name’=>’Бонус+’,’desc’=>’Подарок от поставщика’,’menu’=>3,’target’=>1,’cat’=>’store’,’price_type’=>1,’table_det’=>’doc’);

Расходные:

— Продажа (продажа/отгрузка товара покупателю. Этот документ уменьшает остатки на складе и задолженность покупателя)
— Списание (используется для списаний недостач по инвентаризации, брака, изъятий на собственные нужды и т.п., т.е. расход товара не в виде продажи покупателю)
— Заказ покупателя (не меняет остаток на складе и задолженности. Может использоваться для планирования закупок/продаж и как «черновик» документа «Продажа»)
— Бонус покупателю (уменьшает остатки на складе, но не увеличивает задолженности покупателя. Используйте для оформления отпуска товаров/услуг покупателям без оплаты: подарки, сертификаты, абонементы и т.п.)
По умолчанию, документ «Бонус покупателю» в системе не активен. Если вы хотите его использовать, добавьте в файле настроек wn_settings.php в корне установки системы следующую строку:
$docs[6]=array(‘name’=>’Бонус-‘,’desc’=>’Подарок покупателю’,’menu’=>4,’target’=>-1,’cat’=>’store’,’price_type’=>2,’table_det’=>’doc’);

Внутренние:

Примеры схем работы

В СКИФ можно как создавать любые вида документов копированием из существующих, так и просто менять вид документа с одного на другой. Это позволяет значительно упростить ведение учета. Рассмотрим использование этих возможностей на примере типичных схем работы:

Схема «Отгрузка под заказ»:

Схема «Склад-Магазины»:

2. Перемещаем товар в магазины. Выписывается документ «Перемещение со склада на склад» (меню Склад-Перемещение) по продажным ценам. Документ «Перемещение» удобно создать копированием документа «Поступление».

3. Магазин продает товары. Выписывается документ «Продажа покупателю» (меню Торговля-Продажа) по продажным ценам.

Табличную часть любого документа можно не набирать вручную, а загрузить из Excel. Например, эту возможность можно использовать, если поставщик предоставляет соответствующие данные в электронном виде или продавцы вносят данные в Excel файл, а не напрямую в систему.

Инструкция для продавца-оператора

Для работы в системе необходимо выполнить авторизацию — выбрать рабочую базу, ввести логин и пароль (выдаются администратором). Система хранит данные, кем из пользователей и когда был создан документ и кем и когда он был изменен.

Основная операция оператора-продавца — оформление расходной накладной (продаж). Для её формирования нужно зайти в меню Торговля-Продажа. Здесь отображается журнал ранее созданных документов, вы можете просмотреть их, дважды кликнув мышкой по выбранной строке или по иконке .

Добавлять товары в документ можно тремя способами:

1. Подбором по справочнику товаров. Для этого нажмите кнопку «добавить» в табличной части созданного документа, откроется справочник товаров, в котором вы можете осуществлять выбор нужных товаров при помощи поиска (строка поиска «Фильтр» расположена вверху списка) или навигацией по группам товаров слева. Добавление выбранного товара можно осуществлять либо двойным кликом мышки по строке, либо введение нужного количества и нажатием Enter.
При добавлении товара в нижнем левом углу будет обновляться сумма документа. Для возврата в документ просто закройте окно по «крестику» в правом верхнем углу окна или по строке с суммой в левом нижнем углу.

Выбранные строки переносятся в документ, при этом автоматически подсчитывается его сумма. Если накладная была продана со скидкой, укажите её в соответствующем поле внизу документа и нажмите кнопку со стрелкой рядом, цены в документе будут автоматически уменьшены на указанный процент. Скидка может указана со знаком минус, в этом случае цены в накладной будут, напротив, увеличены.

При необходимости сделать перерыв в работе, вы можете сохранить документ, закрыть его, в том числе закрыть браузер и вернуться к редактированию документа позже, выбрав его в журнале документов и нажав иконку редактирования или двойным кликом мышки по строке.

Учет движения денежных средств

Права доступа

• Руководитель (полные права)
• Управляющий (полные права, кроме некоторых системных функций)
• Просмотр (есть права на просмотр всего, но нет прав на редактирование. Удобно для установки аналитикам, тестового доступа/обучения или для доступа к архивам)

2. Назначая права доступа вручную. Для каждого объекта прав доступа можно выбрать «Разрешено» или «Запрещено» и назначить это право для всех или только для выбранных элементов. Возможно выборочное разрешение или запрет на склады, типы цен, группы контрагентов и номенклатуры, виды операций, отчетов и др. Например, продавцу торговой точки достаточно установить права на его склад/магазин, тип цен, по которым осуществляется продажа розничным клиентам и вид документов — «Продажа».