Руководство пользователя сервиса 1с эдо

Как отправить электронный документ?

Дата обновления: 28.06.2022

Номер карточки: SD0000716

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

Отправка электронных документов может осуществляться:

  • При выполнении команды Отправить электронный документ меню ЭДО в таблице списка документов реализаций (рис. 1).

Рис. 1.

ОтправкаЭД(1).png     

  • При выполнении команды Отправить электронный документ меню ЭДО в карточке документа информационной базы (рис. 2).

Рис. 2.
ОтправкаЭД(2).png

  • При выполнении команды Подписать и отправить из карточки электронного документа (рис. 3).

Рис. 3.
ОтправкаЭД(3).png

  • При выполнении команды Подписать и отправить из папки Исходящие
    страницы Текущие дела ЭДО, открываемой по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Покупки — подраздел Сервис) (рис. 4).

Рис. 4.

ОтправкаЭД(4).png

Более подробную информацию по формированию и отправке электронных документов и многое другое можно прочитать в разделе Электронный документооборот на сайте its.1c.ru.

Также вам может быть интересно:

Смена форматов электронных документов

Сертификат не найден на компьютере

Где найти документы, ЭДО по которым завершен

Как получить электронный документ?

Пакеты электронных документов

Как выполнить подключение ЭДО в 1C, настроить электронный обмен документами, чтобы получать их от сторонних фирм? Одно из ключевых преимуществ программного пакета «Бухгалтерия» — это полная совместимость с цифровыми отчетами. Создаваемые с помощью данных утилит файлы имеют такую же юридическую силу, как и традиционная бумажная копия. Причем это применимо не только к гражданским договорам, но и налоговым отчетам (для отправки фискальным органам). То есть программа фактически позволяет создать полис, оформленный юридически, и отправить его самостоятельно коммерческим партнерам или же в ФНС.

Что нужно для подключения ЭДО в 1С 8 3, как пользоваться софтом

Первым делом следует установить ПО. Для его приобретения необходимо обратиться к региональному представителю разработчика (также с этим могут помочь брокеры, через которые отправляются отчеты в фискальные органы). Сама установка не представляет ничего сложного: потребуется инсталлировать ПО, далее — зарегистрировать его с помощью серийного номера (указывается в контракте).

В данном пакете содержится вся базовая информация о контрагентах, самом предприятии, данные загружаются автоматически из открытой базы ИФНС. По сути, чтобы произвести подключение организации к электронному документообороту 1С 8, предварительно нужно лишь оформить договор с оператором связи, который будет выступать в роли посредника (как правило, это та же самая компания, которая занимается формированием и отправкой налоговых отчетов). Без этого невозможно получить доступ к открытым базам фискальных органов (откуда загружается информация).

Ещё потребуется обязательно зарегистрироваться на портале разработчика, а после — создать профиль сотрудника, установив для него персональный сертификат. Все это производит системный администратор, обслуживающий сервер. Он же обязан обеспечить работу шлюза, связав основной ПК со вспомогательными.

Программный продукт 1С с поддержкой ЭДО

Генерируемые документы подписываются автоматически при их создании и заверяются цифровой подписью. То есть после этого отредактировать файл невозможно (иначе — убирается идентификатор ЭЦП). А далее они отправляются контрагентам и заверяются на их стороне.

Регистрация на портале ИТС

Перед тем как начать пользоваться системой электронного документооборота, потребуется зарегистрировать свой профиль на официальном сайте разработчика. Для этого необходимо:

  1. Перейти на https://portal.1c.ru. Нажать «Войти», если аккаунт отсутствует, выбрать «Нет логина».

    особенности электронного документооборота

  2. Ввести запрашиваемые реквизиты, подтвердить регистрацию.

  3. В личном кабинете портала ИТС указать продукцию, которая в дальнейшем будет закреплена за юзером. Нужно нажать «Зарегистрировать продукт», ввести регистрационный номер (указан в договоре или на самой упаковке к ПО).

Это как раз и требуется, чтобы произвести подключение ЭДО в 1С 8 3, после чего программа сможет автоматически подгружать информацию из ИФНС.

Криптопровайдер

Для обеспечения безопасного обмена документами на ПК (как правило, основной сервер) необходимо установить сертифицированное ПО криптопровайдера. В РФ сейчас это — КриптоПро и VipNet (утверждены к применению фискальными органами). Первый вариант — более предпочтителен и стабилен, как показывает практика. Скачать его можно с официального сайта https://www.cryptopro.ru/downloads. Он необходим для шифрования передаваемой информации с генерацией ключей (делает невозможным перехват).

как работает электронный документооборот

Сертификат ЭЦП

Перед тем как самостоятельно подключать ЭДО (электронный документооборот) в 1С нужно убедиться в наличии кода шифрования. Именно он является аналогом ручной подписи для генерируемых файлов и предоставляет ему юридическую силу.

Добавление ЭЦП в «Бухгалтерии» выполняется следующим образом:

  • в основном окне (подойдет любой продукт, поддерживающий документооборот) выбрать «Администрирование»;
  • перейти в раздел «Обмен»;
  • отметить пункт «Подписи»;
  • нажать на ссылку «Настройка шифрования»;
  • в разделе «Показать» кликнуть на стрелку (вызывает выпадающее меню);
  • заполнение документации

  • указать сертификат (предварительно ключ необходимо установить в Windows);

    заполнение электронной документации

  • убедиться, что после его выбора автоматически заполняется поле «Организация» (требуется подключение к интернету);
  • «Обновить»;
  • в строке «Программа» установить крипто-провайдера (КриптоПро).

В последнюю очередь нужно использовать «Проверить». Утилита самостоятельно определит срок действия подписи, наличие всех необходимых данных для заверения цифровых документов (в окне все разделы должны быть отмечены зеленым цветом).

проверка электронного сертификата

Если установка ЭЦП и первоначальная настройка ЭДО в 1С прошли успешно, то дальше можно приступать к созданию учетной записи. Её формируют отдельно для каждого сотрудника, разграничивая права к отчетной сертификации. Например, один из работников сможет работать только с файлами, касающихся сметы, другой — также с отчетами для налоговой службы, третий — администратор (который и уполномочен регистрировать новые профили). Но для каждого потребуется своя подпись.

Доступ в интернет

Передача информации выполняется по специальному каналу, обязательно дополняется шифрованием. И пользователю нужно подтвердить, что со стороны сетевого оборудования ограничений к портам — нет.

Как настраивается дподключение к сети для электронного документооборота в организации 1C? Необходимо убедиться, что на рабочей станции (где расположена база отчетов) открыты порты 80 и 443 (для TCP), при этом не используются сторонние сервисы для туннелирования трафика (например, VPN). Ещё следует проверить, не закрыт ли доступ к сайтам, начинающихся с доменов webits, 1C-API, login, 1C-EDO и EDO-integration (используется tenet). Всё это рекомендуется поручить системному администратору, занимающегося обслуживанием сервера с базой данных предприятия.

Также обязательно потребуется включить поддержку протокола HTTPS (достаточно просто установить последнюю актуальную версию Internet Explorer).

Настройка

Как в 1С подключить ЭДО? Опять же необходимо запустить пакет (любое приложение), далее:

  • открыть «Администрирование», перейти во вкладку «Контрагенты»;
  • отметить пункт «Сервисы»;
  • в следующем разделе кликнуть на «Создать учетную запись», после чего автоматически откроется помощник (с перечнем доступных параметров);
  • заполнить все обязательные поля (отмечены звездочкой), после нажать «Подключить»;

    помощник подключения к эдо

  • проверить все реквизиты и выбрать «ОК».

После этого создается новая учетная запись пользователя, система присуждает ему идентификатор (потребуется для обмена электронными документами в 1С).

Установка компонентов

При отсутствии ЭЦП её получают непосредственно через приложение. Можно опять же воспользоваться пакетом «Бухгалтерия 8». Подача заявки выполняется следующим образом:

  • открыть раздел «Администрирование»;
  • «Шифрование», кликнуть на «Добавить»;

    заполнение сертификата эцп

  • указать «Заявление на выпуск сертификата»;

    обмен электронными данными

  • откроется форма заявки, где нужно заполнить все пункты;
  • заполнение формы

  • отправить заявку менеджеру (с которым и был подписан контракт на установку и использование ПО).

В течение 24 часов ЭЦП будет выпущена и автоматически добавлена в программу как отдельный компонент.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Подключение к сервису 1С-ЭДО

Самый простой вариант как подключиться — это использовать компонент «Отчетность» и его интегрированный помощник для настройки новой учетной записи. Главное преимущество этого способа — это включение автономной отправки фискальной информации в контролирующие органы. Доступ к сервису предоставляется в рамках подключенных пакетов «Старт» или по персональному договору обслуживания ИТС (тот самый, который был подписан с менеджером, предоставившем набор ПО).

Предварительно в программе включить функцию «Интернет-поддержка» (без этого подключение к базе данных и всем сохраненным документам запрещается для защиты конфиденциальной информации предприятия).

настройка подключения

Это делается следующим образом:

  • во вкладке «Администрирование» перейти в «Настройки», а далее — в «Интернет-поддержка»;
  • отметить соответствующий пункт, а также ввести логин и пароль (тот указан в ранее оформленном договоре ИТС).

    интернет-поддержка пользователей

Для взаимодействия с сервисом нужно:

  • открыть раздел «Заявка»;
  • отметить пункт «Подключить к»;
  • кликнуть на строку «Уточнить», где вручную выбрать оператора и идентификатор налоговой;

    условия подключенияуточнение настроек

  • нажать «Далее», затем «Отправить заявление».

После этого первоначальная работа с ЭДО в 1С закончена, автоматически откроется окно «Завершение», где и формируется окончательный аккаунт пользователя.

Стоит упомянуть, что на данном этапе у многих юзеров возникает ошибка формирования нового профиля (появляется всплывающее уведомление). Устраняется это установкой свежих обновлений для Windows, а также пакета Net Framework (в Виндоус 10 они инсталлируются из «Центра обновлений», для остальных версий ОС — нужно скачать установочный файл из сайта Microsoft). После — обязательно перезагрузить ПК (сервер) для обновления реестра операционной системы и удаления из него устаревших (неактуальных) записей.

Настройка ЭДО в «1С: Бухгалтерия 8 3»: как настроить обмен с контрагентами

В программе необходимо:

  • открыть главное окно, перейти в «Администрирование»;
  • выбрать «Обмен»;
  • затем — «Контрагенты» и отметить пункт «Сервисы»;
  • кликнуть на «Подключиться» (пока не отмечен пункт «Сервисы» ссылка является неактивной, кликнуть на неё не получится);
  • автоматически запустится «Помощник», где потребуется нажать «Получить новый», а в верхней строке — указать установленный сертификат ЭЦП (владелец которого и возьмет доступ к профилю);
  • «Далее», проверить введенные данные (совпадают ли они с действительными идентификаторами организации);
  • в следующем поле ввести пароль, после — «Подписать».

Если всё выполнено правильно, то откроется окно помощника с результатами заявки (получена и утверждена стороной 1С).

подписание регистрационных данных

Для проверки правильности выполнения настройки необходимо зайти в раздел «Администрирование» и выбрать «Диагностика» (там же можно выгрузить отчет для системного администратора, если при работе с системой возникают какие-либо ошибки).

Естественно, если ранее это было включено через Отчетность, то в «Бухгалтерия 3.0» его повторно подключать не потребуется. Достаточно в «Администрирование» указать необходимый для использования профиль, который и будет использоваться для заверения цифровых файлов.

Как пригласить контрагента в 1С-ЭДО

Для организации автоматического обмена документами между компаниями необходимо заключить договор. То есть обменяться приглашениями, сгенерированными с помощью программы (используется как подтверждение со стороны руководителя компании на сотрудничество). Причем выполнять это нужно отдельно с каждой фирмой, с которой сотрудничает предприятие. В процессе этого происходит передача ключей крипто-провайдера. Обмениваемый трафик смогут расшифровать только на ПК отправителя и получателя. Именно для этого и применим КриптоПро с его надстройками.

Как отправить приглашение в 1С-ЭДО контрагенту? Для этого понадобится:

  • зайти в соответствующий раздел (в «справочнике»);
  • выбрать «ЭДО», затем — «Пригласить»;
  • откроется форма выбора варианта отправки приглашения;

    идентификационный номер

  • с помощью поиска ввести компанию, с которой планируется сотрудничать (естественно, у фирмы тоже должен быть установлен и настроен для использования программный пакет с поддержкой электронного документооборота);
  • выбор контрагента

  • нажать «Отправить».

Если возникает ошибка, то в большинстве случаев она связана с истекшим сроком действия установленного цифрового сертификата (ЭЦП). Придется либо использовать другой профиль, либо создать новый. Заверение со стороны отправителя и получателя тоже будет временно приостановлено.

Чтобы отправить в 1С приглашение контрагенту, предварительно нужно уточнить у него идентификатор, а также используемого оператора. И необходимо учесть, что синхронизация может занять до 10 дней. Все это время занимает проверка данных и подтверждение на осуществление обмена файлами со стороны разработчика ПО. Ускорить процесс невозможно, поэтому о «сотрудничестве» рекомендуется беспокоиться заблаговременно.

Завершение подключения

Окно для последнего этапа настройки открывается автоматически после ввода основных реквизитов профиля организации (при формировании нового).

Там потребуется ввести пароль от контейнера ключей (ЭЦП), после — выбрать «Подписать». В следующем диалоговом окне будут показаны сертификаты, которым предоставили доступ на редактирование. Рекомендуется отметить «Зашифровать», после чего выводятся параметры электронного документооборота с перечнем всех созданных записей (по умолчанию будет всего единый аккаунт). В противном случае обмен происходит не через зашифрованный туннель, то есть возможен перехват со стороны конкурентов.

создание отчетности

Как работает 1С: ЭДО, преимущества

Плюсы приложения:

  • автоматизация (все документы генерируются, отправляются и удостоверяются без задействования оператора);
  • полное нивелирование возможных ошибок, игнорирование «человеческого фактора» в формировании отчетов;
  • защита от штрафов и пени из-за несвоевременно сданной отчетности в фискальные органы (программа «знает» о крайних сроках сдачи данных в налоговую, автоматически синхронизируется с сервером ФНС);
  • минимизация расходов на ведение бумажной юриспруденции (в крупных предприятиях только на бумагу и расходные материалы для печатной техники ежегодно уходит свыше 2 миллионов рублей, не включая затраты на покупку принтеров);
  • организация архива с цифровыми копиями документов (можно дополнить облачной синхронизацией);
  • вся работа выполняется полностью через единое приложение (нет необходимости устанавливать дополнительное ПО);
  • выгрузка заверенных финансовых отчетов «по требованию».

Единственная сложность — это покупка, установка и настройка программного пакета. Но, как показывает практика, подключить клиента к ЭДО в 1С самостоятельно вполне реально и для этого даже не потребуется пользоваться услугами выездных специалистов. И не следует забывать, что при использовании «Бухгалтерия» пользователь имеет возможность с любыми вопросами по работе ПО обращаться к разработчику (данные регионального представителя указаны в контракте).

Ещё рекомендуется использовать серверные версии ОС, так как именно под них приложения и адаптированы (для сопровождения базы). В иных случаях есть вероятности несовместимости в цифровых компонентах (об этом указано в технической спецификации).

В каких программах реализован электронный документооборот

Нужно понимать, что ЭДО — это надстройка программного пакета «Отчетность», а не отдельное приложение. Она включена в состав следующих продуктов:

  • «Бухгалтерия 8» (включая подразделы «Управление» и «Финансовое сопровождение государственного учреждения»);
  • «Комплексная автоматизация»;
  • «ERP»;
  • «Розница 8»;
  • «Клиент».

Полный перечень совместимого ПО можно получить на официальном сайте разработчика. Там же публикуется вся свежая информация о выпущенных обновлениях.

Что делать, если электронный документ содержит ошибки

Ещё не заверенный файл в 1С всегда можно «закрыть принудительно». В этом случае контрагент не сможет его открыть. Если же доступ к отчету уже был получен, то в строке статуса будет указано «Актуально». Если полис будет отклонен, то он автоматически попадает в папку «Исправить». В разделе «Подписи» можно узнать точную причину, из-за которой он не был принят в работу (если комментарий был оставлен). Иногда ещё работает установленный срок на корректировку. Если за этот период правки не внести — отчет аннулируется, сохраняется только в архивном разделе.

Если после обмена электронными документами в 1С была обнаружена ошибка, то достаточно просто нажать «Отклонить». Соответствующий статус будет передан контрагенту, ему будет предложено внести корректировки и повторно отправить заверенный файл. Срок внесения корректировок — неограничен.

Если же полис был ошибочно принят, то перенести его в отклоненные можно только через администратора. Точнее — потребуется учетная запись с обязательной подписью руководителя организации или уполномоченного на это сотрудника.

Благодаря приведенной в предыдущих разделах инструкции по работе в ЭДО 1С, а также подробному пояснению, что это такое — состояние ПО, вы можете полностью самостоятельно настроить документооборот со всеми фирмами, с которыми сотрудничает предприятие. Самое сложное — это получить ЭЦП, установить её на ПК с базой данных (сервер), а также создать профиль. Все остальные процессы происходят без оператора. Но для полной автоматизации складского, производственного или магазинного учета можно также воспользоваться продуктами от «Клеверенс».

Главное преимущество нашего ПО — это полная совместимость с различными системами учета, включая Axapta, Navision, ЦФТ, SAP R/3.

Количество показов: 7668

1С-ЭДО - бесконтактный способ передачи документов контрагентам

Электронный документооборот (ЭДО) — это не только удобный, но и на текущий момент, в условиях коронавируса, практически единственный безопасный способ взаимодействия по документам между поставщиками и покупателями. В этом материале мы хотим показать, что есть возможность быстро и легко начать применять электронный документооборот с контрагентами. А если вы уже используете ЭДО от другого вендора, то можете прямо в своей программе 1С бесплатно получить новый идентификатор участника ЭДО и оценить удобство работы с электронными документами в решении от фирмы «1С» — сервисе «1С-ЭДО».

Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО

Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.

Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.

Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).

044.jpg

Рис. 1

На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.

При первом получении новой позиции номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать в вашем справочнике номенклатуры. В дальнейшем она будет сопоставляться автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса 1С:Номенклатура.

Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик. 

Еще больше полезных материалов об организации работы в период коронавируса см. на сайте фирмы «1С» на специальной странице «1С:Антикризис». Здесь же есть информация об антикризисных предложениях и возможностях 1С. 

Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:

  • автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
  • удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку — все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через 1С-Отчетность. Опись при этом формируется автоматически;
  • настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами ряда крупных операторов ЭДО доступен автоматический роуминг. Это означает, что нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга, приглашение к обмену отправляется к такому контрагенту в один клик.

Как начать использовать 1С-ЭДО

Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.

Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:

  • «1C:Управление нашей фирмой 8»;
  • «1С:Розница 8», ред. 2 (в т. ч. базовая);
  • «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
  • «1C:Управление холдингом 8»;
  • «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11 (в т. ч. базовые);
  • «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 2.0;
  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0;
  • «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8»;
  • «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО»;
  • «1С:Управление производственным предприятием 8»;
  • «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
  • «1С:ERP. Управление холдингом»;
  • «1С:Садовод» (в т. ч. базовая).

Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу «1С:Клиент ЭДО».

Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям облачных решений.

Можно использовать ту электронную подпись, с которой вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это — в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.

Если подписи нет, то из помощника подключения можно сформировать и отправить заявление на сертификат электронной подписи с помощью сервиса 1С:Подпись.

Сколько стоит 1С-ЭДО

Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО» (подробнее об основных видах договоров 1С:ИТС и пакетах сервисов см. на Портале 1С:ИТС).

Теперь это не нужно, и для вас бесплатно:

  • регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
  • приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
  • входящие документы от контрагентов;
  • до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
  • возможность обмена документами в роуминге;
  • получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
  • консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.

Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. Таким образом, если вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для вас будет полностью бесплатным. Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 руб.

Применяется следующий алгоритм расчета:

  • каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами, составляют один комплект документов;
  • отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: два электронных документа составляют один комплект документов.

К кому обращаться за консультацией

Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости на сайте сервиса 1С-ЭДО можно выбрать рекомендованного партнера и оставить заявку на подключение к ЭДО.

Для более легкого освоения функционала сервиса команда 1С-ЭДО запустила серию видеороликов.

Видео вы сможете найти на сайте 1С-ЭДО в разделе «Техподдержка» и на Youtube канале Учебного центра 1С. Рекомендуем подписаться на обновления канала, количество роликов будет регулярно пополняться.

Плей-лист с роликами 1С-ЭДО см. на Youtube канале.

Как известно, большинство российских компаний ведут бухгалтерский и налоговый учет с применением программ 1С. Поэтому система 1С-ЭДО, которая позволяет обмениваться электронными документами не выходя из учетной программы, является полезным инструментом для бухгалтера.

Как настроить обмен документами через 1С-ЭДО: отправить и принять приглашение

Как известно, большинство российских компаний ведут бухгалтерский и налоговый учет с применением программ 1С. Поэтому система 1С-ЭДО, которая позволяет обмениваться электронными документами не выходя из учетной программы, является полезным инструментом для бухгалтера.

Возможность электронного документооборота реализована практически во всех типовых конфигурациях 1С и в части прикладных решений.

Согласитесь, удобно когда входящие документы не нужно сначала долго выбивать из поставщика и потом вносить в программу руками. А вместо этого — нажатием одной кнопки загрузить в программу данные, присланные поставщиками через систему электронного документооборота.

Точно так же можно отправить по ЭДО документы на реализацию, сформированные в программе. И никакой почты или курьеров.

Даже если ваши контрагенты не используют 1С-ЭДО, можно настроить роуминг для работы с другими операторами электронного документооборота путем подачи заявки. Кроме того, система 1С-ЭДО предусматривает автоматический роуминг с операторами ЭДО, поддерживающими технологию 1С. Таких на данный момент семь:

  • Калуга Астрал;
  • Тензор (СБИС);
  • Линк-сервис;
  • ЭТП ГПБ;
  • Удостоверяющий центр (Екей);
  • ТаксНет;
  • Такском.

Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы. 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО.

Там же будут видны и входящие запросы от контрагентов на электронный обмен документами.

О преимуществах ЭДО за 2 минуты:

Настройка ЭДО в 1С

Прежде всего, для обмена электронными документами необходимо настроить ЭДО в программе 1С. Это можно сделать в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

Далее — раздел «Учетные записи ЭДО»

Настройку учетной записи удобно делать через Помощник подключения ЭДО.

Для регистрации учетной записи ЭДО в 1С необходимо указать:

  • сертификат ключа электронной подписи, принадлежащий организации;
  • идентификатор организации (присваивается участникам ЭДО);
  • пароль от контейнера сертификата КЭП;
  • пользователя 1С, который сможет использовать сертификат (при необходимости),
  • адрес электронной почты для получения уведомлений,
  • назначение учетной записи.

После регистрации учетной записи можно обмениваться документами электронно.

В разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами» есть возможность настроить автоматическое получение и отправку документов, а также частоту проверки новых сообщений.

Вся информация по электронному документообороту находится в разделе «Текущие дела ЭДО». Попасть в него можно через раздел «Покупки» или «Продажи» — «Сервис».

Кнопка «Отправить и получить» запускает обмен. При получении новых сообщений или документов они появляются в списке слева в соответствующем разделе.

Подобрать тариф 1С-ЭДО

Начало работы с контрагентами в 1С-ЭДО

Поступившие запросы на ЭДО от контрагентов находятся в группе «Приглашения» — «Требуется согласие». При этом в окне справа будут видны наименование контрагента, приславшего приглашение, и его идентификатор участника ЭДО.

Если вы предполагаете обмениваться по ЭДО с новыми контрагентами, которых еще нет в базе, рекомендуем поставить галочку «Создавать контрагентов автоматически» в настройках раздела «Администрирование» — «Обмен электронными документами». В этом случае контрагенты будут автоматически создаваться в вашей базе 1С при получении приглашений и документов.

После получения запросов на ЭДО в окне списка приглашений выбираем запрос от контрагента и нажимаем кнопку «Принять», если хотим работать с данным контрагентом по ЭДО.

Если же запрос пришел от неизвестного контрагента, можно отклонить приглашение нажатием соответствующей кнопки.

После принятия приглашения в настройках ЭДО появится соответствующая настройка по данному контрагенту. Ее можно подкорректировать в соответствии с вашим документооборотом.

Настройки обмена производятся как для получения, так и для отправки документов. Кроме того, при необходимости настройки обмена ЭДО оформляются по отдельным договорам в рамках одного контрагента.

Приглашение принято, настройки обмена сделаны — можно начинать работать с контрагентом по ЭДО.

Сервис 1С-ЭДО от Калуга Астрал предоставляет возможность электронного обмена документами прямо в учетной программе с использованием всего функционала программ 1С. Легкость настройки и подключения, а также роуминг с ведущими операторами ЭДО — вот преимущества нашего сервиса.

Отправляйте документы в 1 клик!

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Получите выгодное предложение!

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Сервис «1С-ЭДО» — это важное дополнение к «товароучетке» для обмена электронными документами. Еще не все пользователи «1С» оценили возможности этого продукта и продолжают отправлять «первичку» по почте, хотя могли бы сильно упростить себе жизнь.

Какие задачи решает сервис? Как выполнить настройку ЭДО в «1С»? Когда придется подключить роуминг? Ответы на эти и другие вопросы — в статье.

Обучим ваших сотрудников работе с ЭДО в «1С» !

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Зачем нужно подключение к сервису «1С-ЭДО», как он поможет в работе

Электронный документооборот (ЭДО) — это шаг к прозрачному учету и возможность ускорить процессы взаимодействия с контрагентами. Для участников системы маркировки это не просто удобная опция. В 2022 году ЭДО для них обязателен — по-другому отправлять сведения в «Честный ЗНАК» уже не получится. Решение этой задачи упростит сервис «1С-ЭДО» — инструмент для онлайн-обмена юридически значимой документацией:

  • по реализации продуктов и оказанию услуг: товарные накладные, универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ и т. д.;
  • по сделкам с клиентами: счета, договоры, соглашения;
  • по текущей деятельности: письма, акты сверки и другое.

С помощью «1С-ЭДО» пользователи «1С» могут отправлять и получать все перечисленные документы, не выходя из «товароучетки». Это очень удобно — сформировали акт, завизировали его электронной подписью и отправили исполнителю в пару кликов.

В чем выгода от использования ЭДО

По сравнению с бумажным документооборотом, электронный имеет следующие достоинства:

  1. Экономия денежных средств. Уменьшаются расходы на хранение и утилизацию бумаг, услуги курьеров, конверты и марки.
  2. Экономия времени. Документы «улетают» за считанные секунды, как и при отправке писем по email. В архиве можно моментально найти нужный акт или накладную.
  3. Безопасность и конфиденциальность. Важный файл не попадет в руки третьих лиц. Утерянные или испорченные документы за прошлые периоды всегда можно восстановить.

ЭДО помогает ускорить процесс передачи бухгалтерской «первички» заказчикам и поставщикам. Соответственно, процессы закупок, отгрузок и получение оплаты от клиента происходят в разы быстрее.

Какие операции могут выполнять пользователи «1С-ЭДО»

  • получать и отклонять входящие от контрагента — они автоматически сопоставляются с «первичкой», находящейся в информационной базе системы, и формируются для отражения в учете;
  • визировать и пересылать внутреннюю документацию;
  • легко находить нужные файлы в архиве;
  • исключать дублирование «первички» и операций по ней;
  • разграничивать права доступа к разным видам документации и возможности их заверки;
  • оперативно собирать и отправлять данные по запросу налоговой.

«1С-ЭДО» можно интегрировать с сервисом «1С-Отчетность» и организовать автоматическую отправку всех деклараций в ФНС и прочих отчетов в контролирующие органы.

В каких конфигурациях «1С» реализован ЭДО

Если «1С-ЭДО» встроен в конфигурацию, то отправлять документы можно прямо из «товароучетки» без установки дополнительных программных средств. То же самое и с получением накладных. На базе поступившего электронного документа (ЭД) сразу формируются данные для товароучета. Их остается только проверить и подтвердить. Функции сервиса поддерживаются почти всеми популярными конфигурациями «1С:Предприятие 8.3»:

Электронный документооборот можно вести автономно, то есть без интеграции с учетной системой. Для этого используется «1С:Клиент ЭДО». Информация в нем загружается с помощью подсистемы «Обмен данными».

Что потребуется для подключения к «1С-ЭДО»

Пользователям «1С-ЭДО» нужно платить только за отправленные пакеты. Общие расходы зависят от количества исходящих писем. Если за расчетный месяц отправлено не более 5 комплектов, счет за услугу не выставляется. За входящие документы комиссия не предусмотрена. Для подключения к «1С ЭДО» потребуется программный продукт «1С», удовлетворяющий требованиям:

  1. С поддержкой ЭДО. Выше приведен список прикладных решений, работающих с сервисом.
  2. Зарегистрированный на портале ИТС.

Раньше для использования «1С-ЭДО» необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО». Сейчас это не требуется. Но для пользователей «1С», которые обслуживаются по подписке ИТС ПРОФ и ТЕХНО, доступны 100 и 50 бесплатных исходящих пакетов соответственно.

Кроме самой «товароучетки», нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она обеспечивает юридическую значимость ЭД.

На рабочем компьютере должен быть установлен криптопровайдер (СКЗИ) — ПО для шифрования и криптозащиты данных. Софт «1С» совместим с двумя СКЗИ: КриптоПро CSP и VipNet.

Главное, что нужно сделать, — заключить договор обслуживания с оператором электронного документооборота. Если ваши контрагенты пользуются услугами других компаний, нужно настроить роуминг.

Настройка роуминга в «1С-ЭДО»

Процесс обмена ЭД осложняется тем, что все контрагенты могут обслуживаться у разных операторов. Чтобы все участники корректно взаимодействовали между собой в интернете, нужен межоператорский роуминг. Эту функцию выполняет «1С-ЭДО». Пользователь имеет право выбрать любого оператора, который поддерживает автоматический обмен в рамках этого сервиса. На момент публикации в перечень таких компаний входят:

  • «Калуга Астрал»;
  • «Тензор»;
  • «Линк-сервис»;
  • «ЭТП ГПБ»;
  • «Удостоверяющий центр»;
  • «ТаксНет».

Все перечисленные операторы поддерживают технологию «1С-ЭДО», которая не требует настройки роуминга. Обмен данными выполняется автоматически, без письменных заявлений и звонков оператору. Кроме того, пользователю доступны возможности:

  • создание нескольких аккаунтов участника ЭДО у различных операторов;
  • информационный обмен под разными учетными записями;
  • бесконтактный обмен с пользователями продукта «1С-ЭДО» и другого ПО.

Документы из «1С» будут доставлены, даже если принимающая сторона использует другую «товароучетку».

Если компания не входит в приведенный выше список, роуминг настраивается по заявке в службу техподдержки «1С-ЭДО». Если вы не нашли своего оператора в этом перечне, лучше заранее уточните у него возможность обмена.

Основной оператор электронного документооборота у «1С» — «Калуга Астрал». У него есть одно преимущество — если обмен не осуществляется автоматически, его можно настроить вручную.

Если ваш оператор поддерживает интеграцию с «1С-ЭДО», вы можете в любой момент перевести документооборот в «1С».

Настройка ЭДО в «1С Бухгалтерия 8.3»

Переходим от теории к практике. Порядок подключения и настройки «1С-ЭДО» будем рассматривать на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» в ред. 2.0 или 3.0. Для начала убедитесь, что на рабочий ПК загружен сертификат УКЭП и криптопровайдер.

Добавление ЭП

Первый этап настройки ЭДО в «1С:Бухгалтерия 8.3» ред. 3.0 — добавление УКЭП:

  1. Откройте «товароучетку».
  2. Перейдите в меню «Администрирование» → «Обмен ЭД» → «Настройки ЭП и шифрования».

Если в открывшейся форме не появится действующий сертификат ЭП, необходимо добавить его из загруженных на компьютер.

Действуйте по инструкции:

  1. В окне «Добавление сертификата для подписи данных» кликните по ссылке «Показывать все сертификаты».
  2. Выберите действующий и откройте его.
  3. Укажите название вашей организации (если оно не загрузилось автоматически).
  4. Поставьте флажок напротив пункта «Вводить пароль в программе ЭП», чтобы в будущем при работе с ЭД не пришлось постоянно отвлекаться на это действие.
  5. Укажите пароль от ЭП, если он есть, и выберите команду «Добавить».
  6. Откройте нужный сертификат.
  7. В графе «Программа» укажите криптопровайдер, установленный на вашем ПК (CryptoPro CSP или VipNet) и нажмите «Проверить».

Создание учетной записи

Для дальнейшего подключения ЭДО в «1С 8.3» вернитесь к подразделу «Обмен электронными документами». Порядок шагов:

  1. Откройте вкладку «Обмен с контрагентами» и отметьте галочкой «Сервисы ЭДО».
  2. Зайдите в подраздел «Учетные записи ЭДО».
  3. В открывшемся окне нажмите «Создать», выберите организацию и сертификат УКЭП.
  4. Введите идентификатор участника ЭДО (его выдает оператор).
  5. Подтвердите действие кнопкой «Далее».
  6. Заполните обязательные поля, укажите email для получения уведомлений. Часть сведений выгружается из карточки организации.
  7. Нажмите «Подключить».
  8. Введите пароль от ЭП и завизируйте форму с регистрационными данными.

После выполнения всех действий необходимо нажать на кнопку «Закрыть». Учетная запись успешно создана. Если вы приобрели новую ЭП, удалите старый сертификат в настройках и добавьте действующий. Для этого необходимо перейти в подраздел «Обмен ЭД» → «Учетные записи ЭДО».

Приглашение клиентов и поставщиков к ЭДО

Все действия с цифровой документацией осуществляются через обработку «Текущие дела ЭДО» в разделах «Продажи» и «Покупки».

Функция «Отправить и получить» предназначена для приема приглашений, накладных, актов и прочих ЭД.

Прежде чем начать документооборот, необходимо обменяться приглашениями со всеми партнерами и клиентами. Стандартный порядок действий:

  1. В справочнике «Контрагенты» выберите предприятие, с которым планируете обмениваться информацией.
  2. Кликните по вкладке «ЭДО» → «Пригласить к обмену электронными документами».
  3. На экране появится форма отправки приглашения. Если сервис не определит ни одного идентификатора по этой компании, выберите оператора ЭДО (заранее уточните его наименование у вашего партнера).
  4. Добавьте идентификатор в графе «Учетные записи контрагента».
  5. Прикрепите скан письма о выборе своего оператора.
  6. Подтвердите отправку.

Статус предложения можно отслеживать в соответствующей папке раздела «Текущие дела ЭДО». Когда контрагент ответит на запрос, напротив приглашения появится отметка «Принято».

Если другая сторона пришлет вам заявку, она отобразится в «Текущих делах ЭДО» со статусом «Требуется согласие».

Предложения можно рассылать массово сразу всем участникам. Сервис проверит всех контрагентов и выдаст предупреждение, если есть проблемы с настройкой.

Если идентификатор не найден, можно указать email компании — письмо с запросом придет туда.

Подключение и настройка «1С-ЭДО» в «1С:УТ», «1С:Розница» и других конфигурациях осуществляется по такому же принципу.

Поможем внедрить электронный документооборот за 1 день!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Настройка формата документов в ЭДО для «1С:Бухгалтерия» 3.0

В типовых решениях «1С:Предприятие» поддерживается автоматическая установка формата — система сама подберет наиболее подходящий для обмена с выбранным контрагентом. Если такой способ не подходит, его можно поменять вручную. Для этого выберите контрагента из справочника, нажмите на «ЭДО» → «Настройки отправки документов».

Два раза кликните по строке из табличной части. Откроется окно с настройками. При необходимости поменяйте формат ЭД.

Сервис позволяет формировать ЭД во всех форматах, утвержденных ФНС.

Как отправить документ

Для отправки файла перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация» → «Просмотреть ЭД».

Убедитесь, что акт сформирован в нужном вам формате, заверьте его и отправьте получателю. «Первичку» и счета-фактуры можно выслать в одном файле. Этот пункт необходимо предварительно отметить в настройках.

ЭДО с контрагентом также можно осуществлять через обработку «Произвольные документы».

Через эту форму удобно отправлять счета, договоры, платежные поручения и акты о приемке выполненных работ. Нужный файл сохраните в формате PDF, Word или Excel.

Перейдите в раздел «Продажи» → «Электронные документы» → «Произвольные документы». Затем откройте подраздел «Исходящие» и нажмите «Создать».

Как принять документ

Для получения цифрового документа перейдите на страницу «Продажи» → «Текущие дела ЭДО» и нажмите «Отправить и получить». Новый документ находится в папке «Входящие».

Чтобы его прочитать, дважды кликните по нему в колонке «Вид документа». Если документ оформлен правильно, утвердите его и нажмите «Подписать и отправить». После того как оба участника ЭДО утвердят и отправят документ другой стороне, состояние меняется на «Завершен». Для просмотра перейдите в «Архив ЭДО» из меню «Администрирование».

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Отражение в учете

После получения и утверждения ЭД необходимо отразить его в «товароучетке». В типовых решениях «1С» это происходит автоматически. Если номенклатура сопоставлена (названия позиций у продавца и покупателя совпадают), или в документе содержатся услуги, система по умолчанию самостоятельно отразит его в «товароучетке» на основании данных из полученного «письма».

Чтобы изменить способ обработки, перейдите в справочник «Контрагенты» и выберите организацию, для которой требуется настроить удаленный обмен. Дальнейший порядок действий:

  1. Откройте «ЭДО» → «Настройки отражения в учете».
  2.  Дважды щелкните левой кнопкой мыши по названию контрагента.

Способ обработки нужно задавать в зависимости от типа ЭД. Стандартными настройками предусмотрена автоматическая обработка. Например, при получении товарной накладной с сопоставленной номенклатурой программа по умолчанию сформирует на ее основе документ «Поступление». Но если вам это не подходит, в настройках отметьте пункт «Вручную в форме электронного документа».

Если вы хотите, чтобы все ЭД обрабатывались вручную, кликните по клавише «Заполнять по шаблону» и выберите соответствующую команду:

Ручной способ позволяет связать принятый документ с уже созданным в «1С». Что нужно для этого сделать:

  1. В подразделе «Входящие» нажмите на ссылку «Создать документы».
  2. Кликните по входящему документу и нажмите «Подобрать».
  3. Из открывшегося списка выберите соответствующий документ и нажмите «Перезаполнить текущий».

Документ, который уже есть в «товароучетке», будет перезаполнен на основании накладной, полученной от контрагента.

Что делать, если после подключения к «1С-ЭДО» вы обнаружили ошибку в документе

Если цифровой документ не утвержден вторым участником, его можно завершить самостоятельно. Для этого откройте раздел «Исходящие» в «Текущих делах ЭДО». Далее кликните по нужному документу в списке, нажмите «Еще» и выберите команду «Закрыть принудительно».

Если во входящем ЭД нашли ошибку, например, в реквизитах или сумме, нажмите «Отклонить» и сообщите контрагенту о причинах, оставив комментарий.

Если ваш документ отклонит другая сторона, он попадает в папку «Исправить». Причину можно уточнить во вкладке «Подписи».

Закройте этот документ принудительно, откорректируйте его и отправьте повторно.

Компания «Онлайн-касса.ру» предлагает услуги по настройке «1С:ЭДО 8.3» для разных конфигураций. Также наши специалисты могут обучить ваших сотрудников работе с электронным документооборотом в «1С». Консультации проводятся удаленно в любое удобное для вас время!

Настроим «1С» для работы с электронным документооборотом за 1 час!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Нокспрей инструкция по применению цена отзывы аналоги
  • Слуховой аппарат sanitas sha 15 инструкция
  • Что за фирма мануал
  • Сдв смарт датчик давления руководство по эксплуатации
  • Руководство по техническому обслуживанию камаз 43118